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POLÍTICAS, BASES Y LINEAMIENTOS EN MATERIA DE CONTRATACIÓN DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL INCA RURAL

Elaborado por: Héctor Antonio Toscano Barajas, Director de Finanzas y Administración.

Fecha de Emisión: 20/06/2012

Aprobado por: Galia de los Ángeles Arrillaga Espinoza, Directora General Adjunta de Planeación y Administración.

Versión: 1.0 Página:1/43

Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A.C.

POLÍTICAS, BASES Y LINEAMIENTOS EN MATERIA DE CONTRATACIÓN DE

ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL

INCA RURAL

Aprobadas en la 2ª Sesión Extraordinaria del 20 de junio de 2012, mediante el Acuerdo EXT Núm. 01-04-12






Índice Página

I. Introducción 3

II. Glosario de términos 6

III. Ámbito de aplicación 10

IV. Fundamento Legal 11

V. Políticas 14

Planeación, Programación y Presupuestación 14

Disposiciones para Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios 18

Procedimientos de Contratación 22

A. Pasos a seguir en las Licitaciones Públicas 22

B. Invitación a cuando Menos Tres Personas 24

C. Adjudicación Directa 26

D. Montos Menores 27

Bases para la celebración de Contratos o Pedidos 30

A. Aspectos Generales 30

B. Modificación a los Contratos o Pedidos 32

C. Rescisión de Contratos y Pedidos 32

Garantías 34

Penas Convencionales 37

Políticas de Pago 37

Políticas para otorgar anticipos 38

Lineamientos relativos a la recepción y calidad de los bienes y servicios 39

Cumplimiento de los Tratados Internacionales 40

Refrendos 41






I. INTRODUCCIÓN

Las presentes políticas, bases y lineamientos las emite el Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A. C., en cumplimiento a lo señalado en el penúltimo párrafo del artículo 1 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y artículo 3 de su Reglamento, acorde a su visión de calidad. Como referencia fundamental se ha considerado el artículo 134 Constitucional, el cual establece que los recursos económicos de que disponga el Gobierno Federal, así como sus respectivas administraciones públicas paraestatales, deberán administrarse con eficiencia, eficacia y honradez y que las adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios de cualquier naturaleza se adjudicarán mediante licitaciones públicas, a efecto de asegurar al Estado las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes, considerando también las excepciones a tal procedimiento que en el propio artículo se incluyen de manera implícita. Asimismo, en el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 9 de agosto de 2010, se establece que las dependencias de la Administración Pública Federal deberán “dejar sin efecto todas aquellas disposiciones, lineamientos, oficios, circulares, procedimientos y demás instrumentos normativos emitidos al interior de sus instituciones”, entre otras, en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público. La Secretaría de la Función Pública, también presentó el Acuerdo por el que se emiten diversos lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios y de obras públicas y servicios relacionados con las mismas, publicado en el DOF el 9 de septiembre de 2010, que contiene los lineamientos para la expedición de políticas, bases y lineamientos por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, los cuales tienen por objetivo, entre otros, la adecuada aplicación de los procedimientos de contratación; la reducción de los montos de garantías de cumplimiento de contratos que otorgan los proveedores y contratistas, y la promoción de la agilización del pago a proveedores. En el marco de esta normatividad, se presentan estas políticas, bases y lineamientos que tienen como propósito hacer explícitos ciertos pasos del proceso de adquisiciones, arrendamientos y servicios del INCA Rural, que la normatividad no contempla






puntualmente, mismas que permiten una mejor toma de decisiones y una mayor eficiencia en la administración de los recursos disponibles, además de garantizar la transparencia en estos procedimientos. Asimismo, se pretende proporcionar a las diversas áreas que lo integran, los elementos que precisen y den claridad a la aplicación de esta normatividad. En cumplimiento de las actividades señaladas, el INCA Rural a través de los instrumentos consensuales que concerta año con año, adquiere obligaciones con terceros tanto del sector público como privado; en cumplimiento a dichas obligaciones, frecuentemente se requiere apoyo adicional para atender específicamente los compromisos contraídos, solventándolos con la contratación de servicios. Los Objetivos del INCA Rural para llevar a cabo las actividades en la contratación de proveedores son:

• Garantizar el cumplimiento de los contratos que firme el Instituto Nacional para el Desarrollo de las Capacidades del Sector Rural, A.C. (INCA Rural) con personas morales o físicas, mediante el establecimiento de políticas, bases y lineamientos.

• Apoyar a los servidores públicos de las áreas del INCA Rural, en el proceso

integral para la contratación de prestadores de servicios.

• Contar con los elementos suficientes que permitan solicitar, calificar, conservar en guarda y custodia, evaluar, cancelar, devolver y hacer efectivas las garantías que aseguren el cumplimiento de los contratos.

Adicionalmente, en los instrumentos consensuales que se realizan con otras entidades se contemplan, entre otros, recursos para la contratación de personal para el desarrollo de funciones administrativas y operativas, así como de prestadores de servicios dedicados a las actividades sustantivas de las estrategias convenidas, incluidas sus remuneraciones, con las siguientes características:

• El INCA Rural ha estableciendo un tabulador1 para los casos en los que es posible determinar con base en otros referentes, ingresos estandarizados y que corresponden a los prestadores que realicen las funciones operativo-administrativas que demandan las estrategias, en las que se consideran las

1 Ver la “Guía para el Establecimiento del Tabulador de Honorarios”, documento que sirve para

determinar los honorarios de los PSP’s que se contratan para los diferentes instrumentos consensuales que establezca el INCA Rural con otras instancias.






actividades necesarias de supervisión, y que por otro lado corresponde exclusivamente al Instituto la definición de su contratación.

• Para los prestadores de servicios profesionales responsables de las actividades

técnicas y operativas, su proceso de selección, contratación e ingreso se determina en función de la estrategia y de las características de actividades a desarrollar, el grado de especialización, la dimensión de la carga de trabajo y los acuerdos definidos con las contrapartes institucionales en instrumentos consensuales de que se trate. Es en este sentido que los procesos y criterios de su incorporación deben quedar establecidos en los instrumentos legales correspondientes debidamente formalizados.

Estas necesidades se solventan mediante la contratación de servicios, en la mayoría de los casos, prestados por una persona física, siendo adjudicados directamente con fundamento en el artículo 41, 42 y 47 de la LAASSP, que se establece como excepción a la licitación pública para la contratación de servicios profesionales. Las presentes Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Contratación, de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del INCA Rural, resultan en un documento vinculatorio aplicable a este Instituto, en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios y son una herramienta complementaria a la Ley y su Reglamento, por lo que en ningún momento podrán anteponerse a dicha normatividad, ni de ningún otro ordenamiento legal aplicable, de tal suerte que en todo lo que se oponga a los mismos, se estará a lo dispuesto por el criterio de la Ley y su Reglamento. En caso de considerarse modificaciones o adecuaciones a las presentes Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Contratación, de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del INCA Rural, el Director General o Directores Generales Adjuntos, presentarán sus propuestas en el seno del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, mismas que serán incorporadas por la Secretaria Ejecutiva e incluidas en el orden del día en la siguiente sesión del Comité para su aprobación y proceder a su presentación al COMERI del INCA Rural y posterior publicación en la página Web Institucional.






II. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Términos Definición

Acta

Documento en que se da constancia de los hechos, acuerdos y decisiones efectuadas en la celebración de una reunión, y que es redactada por la persona autorizada para hacerlo.

Acta Constitutiva

Documento o constancia notarial en la que se registran los datos referentes a la creación e información de una sociedad o agrupación. Se especifican denominación, objeto, domicilio, bases, fines, integración de la agrupación, funciones específicas de cada uno de los integrantes, firmas autentificadas y demás información fundamental de la sociedad que se constituye.

Adjudicación directa

Procedimiento de contratación previsto por los artículos 26 fracción III, 41 y 42 de la Ley.

Adquisición Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedad de un bien mueble o algún derecho real sobre él.

Áreas requirientes

Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones de Área y Delegaciones Regionales que forman parte del INCA Rural.

Arrendamiento

Cesión de uso de un bien mueble por tiempo determinado, mediante el pago de una renta, de conformidad con las partes interesadas y las normas aplicables.

Bienes Muebles

Artículos o materias primas que consumen internamente las áreas del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A. C. que no tienen un uso constante o duradero y los muebles y equipo que forman parte del activo fijo de la Institución, cuyo uso es constante y duradero.

CAASIR o Comité

Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del INCA Rural.







INCA Rural Instituto

Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A.C.

Instrumento consensual

Documento en el que se acotan los acuerdos relacionados con la atención de la contraparte o institucional pudiendo ser: Convenio, Acuerdo, Anexo, Contrato o Instrucción.

IVA Impuesto al Valor Agregado.

Justificación legal y técnica

Descripción completa y detallada de un bien o un servicio que se pretenda adquirir y/o contratar, incluyendo los términos jurídicos y técnicos que la avalen, precisada y/o validados por el área requirente.

Licitante o Participante

Persona física o moral que participa en cualquier procedimiento de licitación pública, invitación a cuando menos tres personas y adjudicación directa.

Ley o LAASSP Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

LFPRH Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

OIC Órgano Interno de Control en el INCA Rural.

PAAAS Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

Población Objetivo

La población objetivo del INCA Rural está compuesta, además de la especificada en la Sección II “Del componente Desarrollo de Capacidades y Extensionismo Rural” de las Reglas de Operación de la SAGARPA, por aquella en la que se pueda incidir en servicios de formación, capacitación, evaluación y certificación a la población rural.

PEF Presupuesto de Egresos de la Federación.

Proveedores A las personas físicas y/o morales, que prestan servicios profesionales y técnicos para un programa o proyecto del INCA







Rural, con los que se firmen contratos.

R.F.C. Registro Federal de Causantes.

RLAASSP o Reglamento

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Reglas Las Reglas de Operación de la SAGARPA.

Rescisión Acción de dejar sin efecto un Contrato por causal existente durante su ejecución.

SAGARPA La Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación.

SEDESOL La Secretaría de Desarrollo Social.

SFP La Secretaría de la Función Pública.

SHyCP La Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

SAT Servicio de Administración Tributaria.

Servicio

Se refieren a los proporcionados por personas físicas o morales especializadas y que eventualmente puede incluir el uso de equipos, material de consumo y algunos otros bienes muebles, los que se consideran como parte del servicio mismo. Comprende los servicios de cualquier naturaleza, excepto los relacionados con la obra pública.

Tesorería La Tesorería del INCA Rural.






III. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las presentes políticas, bases y lineamientos son de carácter obligatorio para todas las Unidades Administrativas del INCA Rural que requieran contratar personas morales o físicas para los diferentes programas o instrumentos consensuales, así como para la adquisición de bienes, arrendamientos y servicios.






IV. FUNDAMENTO LEGAL

Conforme a lo estipulado en el artículo 12 de la Ley Federal de Entidades Paraestatales y el 3º de su Reglamento, así como la Relación de Entidades Paraestatales de la Administración Pública Federal, publicada por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público anualmente en el Diario Oficial de la Federación, el Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A.C.(INCA Rural),es una empresa de participación estatal mayoritaria y está sectorizada a la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación. Por lo tanto le aplica la siguiente regulación: Leyes

• Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. • Ley Federal de las Entidades Paraestatales. • Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. • Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. • Ley Federal de Procedimiento Administrativo. • Ley del Servicio de Tesorería de la Federación. • Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. • Ley Reglamentaria del artículo 27 Constitucional en el Ramo del Petróleo. • Ley de Ciencia y Tecnología. • Ley Federal sobre Metrología y Normalización. • Ley Federal de Competencia Económica. • Ley General de Contabilidad Gubernamental. • Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. • Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

• Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros Códigos

• Código Fiscal de la Federación. • Código Civil Federal. • Código Federal de Procedimientos Civiles.






Reglamentos

• Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. • Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector

Público. • Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. • Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública. • Reglamento de la Ley del Servicio de Tesorería de la Federación.

Decretos

• Presupuesto de Egresos de la Federación vigente. • Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la

Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 4 de diciembre de 2006.

• Decreto por el que se establecen diversas medidas en materia de adquisiciones, uso de papel y de la certificación de manejo sustentable de bosques por la Administración Pública Federal, publicado en el DOF el 5 de septiembre de 2007.

Acuerdos

• Acuerdo por el que se establecen las Reglas para la realización de Proyectos para

Prestación de Servicios, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 9 de abril de 2004.

• Acuerdo por el que se establecen las reglas para la aplicación del margen de preferencia en el precio de los bienes de origen nacional, respecto del precio de los bienes de importación, en los procedimientos de contratación de carácter internacional que realizan las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 12 de julio de2004 y modificado mediante Acuerdo publicado en el citado Diario Oficial el 20 de enero de 2006.

• Acuerdo por el que se establece la estratificación de las micro, pequeñas y medianas empresas, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 30 de junio de 2009.

• Lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 29de diciembre de 2006 y adicionados y






modificados mediante Acuerdo publicado en el referido órgano de difusión oficial el 14 de mayo de 2007.

• Acuerdo por el que se expide el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, publicado en el DOF 9 de agosto de 2010.

• Lineamientos para las adquisiciones de papel para uso de oficina por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal publicado en el Diario Oficial de la Federación el 2 de octubre de 2009.

Circulares

• Circular que contiene los Lineamientos generales relativos a los aspectos de sustentabilidad ambiental para las adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 31 de octubre de 2007.

Disposiciones Generales

• Disposiciones Generales a las que deberán sujetarse las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para su incorporación al Programa de Cadenas Productivas de Nacional Financiera S.N.C., Institución de Banca de Desarrollo, publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 28 de febrero de 2007. (Modificaciones publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 6 de abril de 2009 y el 25 de junio de 2010).

Guías • Guía para la calificación, aceptación y remisión de las garantías para su efectividad

a la Tesorería de la Federación, emitida por la Tesorería de la Federación en septiembre de 2009.

Instructivos • Instructivo para la Elaboración de la Liquidación de Adeudo y Acta Administrativa de

Incumplimiento de Obligaciones emitido por la Tesorería de la Federación, mediante oficio 401-T-2754 del 21 de enero de 2010.






V. POLÍTICAS

PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN

1. La planeación, programación y presupuestación de las adquisiciones, los arrendamientos y prestación de servicios deberán sujetarse a lo dispuesto por la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, su Reglamento, el Presupuesto de Egresos de la Federación (PEF) y demás normatividad aplicable vigente.

2. Los Directores Generales Adjuntos de cada Unidad Administrativa, bajo su responsabilidad, deberá llevar a cabo la planeación, programación y solicitud de sus requerimientos de adquisición de bienes muebles, de arrendamientos y de contratación de servicios de cualquier naturaleza, excepto los relacionados con la obra pública, que necesiten para la eficaz realización de los programas sustantivos, de apoyo administrativo y de inversión.

3. El Área encargada de la contratación deberá verificar la no existencia de los bienes de las mismas características o en su caso, el nivel de inventario de los mismos que haga necesario adquirir o arrendar. Asimismo, tratándose de consultorías, asesorías, estudios e investigaciones, se deberá verificar en los archivos de la propia dependencia o entidad, la existencia de estudios similares que pudieran hacer innecesaria la contratación.2

4. Para la adecuada planeación de sus necesidades, los titulares de las Direcciones Generales Adjuntas deberán:

a. Establecer sus requerimientos en función de las estrategias y metas institucionales;

b. Prever la suficiencia presupuestal para abastecer las necesidades del ejercicio;

c. Elaborar, en su caso, los estudios técnicos, justificación y especificaciones que se vinculen con la adquisición, arrendamiento y servicios;

2Ver artículo 19 de la Ley






d. Requerir y utilizar de manera preferente adquisiciones, arrendamientos y servicios de procedencia nacional y local;

e. Precisar las normas aplicables conforme a la Ley Federal sobre Metrología y Normalización, y

f. Evitar la repetición de requerimientos y el fraccionamiento de las operaciones.

5. La integración del PAAAS3se realizará coordinadamente entre las Direcciones

Generales Adjuntas requirientes y la Dirección de Administración y Finanzas (DAF), quien tendrá a su cargo la coordinación e integración oportuna y atenderá los aspectos relativos a la consolidación de todas las necesidades y su volumen, el orden en que se desahogarán atendiendo a la importancia y jerarquía de los programas, así como al presupuesto y calendarios de gasto autorizados y a la inexistencia o el nivel de inventario de bienes muebles con las mismas características solicitadas.

6. Para efectos de lo dispuesto en los artículos 20 de la LAASSP y 16 de su Reglamento, corresponde al Director de General Adjunto de Planeación y Administración la aprobación del PAAAS4, el cual deberá contener como mínimo la descripción y monto de los bienes y servicios que representen el ochenta por ciento del presupuesto total estimado, así como el monto total de la suma de los bienes y servicios que integran el porcentaje restante.

7. En el proceso de presupuestación, se debe tomar en cuenta lo siguiente:

a. La DAF concentrará y valorará cada uno de los rubros correspondientes a la planeación y programación de las necesidades de adquisición de bienes muebles, arrendamiento y prestación de servicios de todas las áreas del INCA Rural y una vez que el área de presupuesto les asigne el techo presupuestal, ajustará a éste los requerimientos.

b. Una vez autorizado el presupuesto de egresos del INCA Rural, la DAF y de acuerdo con las áreas solicitantes, procederá a ajustar el PAAAS.

3 Ver Título Segundo de la Planeación, Programación y Presupuesto, Capítulo Único de la Ley de

Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y el Manual Administrativo de aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, apartado 4.1 Planeación.

4 Ver Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, publicado en el DOF el 9 de agosto de 2010.






c. El PAAAS ajustado y el presupuesto de adquisiciones, arrendamientos y servicios autorizado del ejercicio, se presentará al Comité en sesión ordinaria, a más tardar el 15 de marzo de cada año, para que lo revise y formule las observaciones y recomendaciones que considere convenientes.

d. El Instituto podrá adquirir o arrendar mobiliario, equipo, maquinaria y vehículos, contando con la autorización de la SHCP y con el presupuesto correspondiente, siempre y cuando dichos bienes muebles sean estrictamente indispensables para el cumplimiento de sus objetivos, lo cual deberá soportarse documentalmente.

e. Se procurará celebrar contratos abiertos cuando se conozcan con toda precisión, tanto las características como los precios unitarios de los bienes respectivos, pero dejando en forma abierta las cantidades correspondientes, con objeto de efectuar consolidaciones, tener flexibilidad en cuanto a cantidades y a fechas de entrega, agilizar el proceso de abastecimiento y disminuir las compras fuera del PAAAS.

f. Se deberán observar las disposiciones en materia de gasto público y las de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestaria que resulten aplicables.

8. La Dirección General Adjunta de Planeación y Administración, es el Área

responsable de autorizar los diversos actos relacionados con el procedimiento de adquisiciones, arrendamientos y servicios del INCA Rural.

9. Las Direcciones Generales Adjuntas requirentes, serán las encargadas de realizar

los estudios de mercado y de costo beneficio antes de iniciar un proceso de contratación que permita conocer las condiciones que imperan en ese momento en el mercado y de esta forma determinar la conveniencia de la adquisición, arrendamiento o arrendamiento con opción a compra de bienes, de la adquisición de bienes usados o reconstruidos, servicios, así como de determinar la realización de contratos abiertos para arrendar bienes, lo cual deberá ser autorizado por la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración.

10. Los estudios de mercado deben tener por lo menos la siguiente información respecto de tres o más posibles proveedores:

a. Nombre del bien o servicio que se desea contratar; b. Descripción del bien, incluyendo especificaciones técnicas completas y

precisas; c. Plazo de entrega o cumplimiento; d. En su caso, normas que se cumplen;






e. Cotización que considere el volumen de bienes o tipo de servicio; f. En su caso, porcentaje de anticipo que se requiere, y g. En el caso de bienes, debe señalarse si son de línea o requieren de un

procedimiento especial de fabricación y/o empaque.

11. Corresponde a la DAF conducir los procedimientos de contratación, asegurando que se apeguen en forma íntegra a la Ley, a su Reglamento, a las políticas internas y demás disposiciones aplicables.

12. Las Direcciones Generales Adjuntas, son las Unidades Administrativas

responsables de realizar el análisis y estudio de los instrumentos consensuales presentados por las diversas instituciones de la Administración Pública Federal, estatal, municipal y demás entidades, a efecto de determinar si los mismos resultan viables y deberán realizar sus solicitudes para presentarlos al Comité con la debida oportunidad, considerando los tiempos para la realización de los servicios convenidos.

DISPOSICIONES PARA LAS ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS

1. Previo a la presentación de los requerimientos de adquisiciones, arrendamientos y

contratación de servicios al Comité, las Direcciones Generales Adjuntas (DGA’s) requirientes administrativas deberán constatar la disponibilidad presupuestal ante la DAF;

2. En sus requerimientos de bienes y servicios, las DGA’s requirientes en coordinación con la DAF deben:

a. Precisar los mínimos de calidad requeridos; b. Justificar, en estricto apego a la Ley y su Reglamento, las solicitudes que

incluyan marcas específicas, precisando las razones justificadas para la determinación de la marca y anexar el análisis y/o estudio de mercado de que no existen bienes alternativos o sustitutos técnicamente razonables;

c. Anexar documento en el que conste la suficiencia presupuestal y las partidas presupuestales centralizadas, las cuales estarán definidas por la DAF, quien será responsable de su consolidación, en todos los rubros de adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles y prestación de






servicios, incluyendo aquellas que se llegaran a realizar con dependencias y entidades;

d. Indicar las especificaciones técnicas, completas y precisas de los bienes o servicios, o indicación de los sistemas empleados para identificación de los mismos, información específica que se requiera respecto a mantenimiento, asistencia técnica y capacitación, relación de refacciones que deberán cotizarse cuando sean parte integrante del pedido o contrato, las normas aplicables a que se refieren la fracción VII del artículo 20 de la Ley y el artículo 31 de su Reglamento, dibujos, cantidades, muestras, catálogos, fotografías, folletos, diseños y/o planos y pruebas que se realizarán, así como el método para ejecutarlas;

e. Considerar las demás previsiones que deban tomarse en cuenta, según la naturaleza y características de las adquisiciones, arrendamientos o servicios que se requieran;

f. En todas las contrataciones que se realicen se buscará la participación social para el desarrollo rural sustentable y revertir el deterioro de los ecosistemas en zonas rurales y costeras.

g. Señalar tiempo y lugar de entrega de los bienes y servicios; h. Especificar el grado de contenido nacional que deben contener los bienes; i. Anexar copia del oficio de autorización de la SHCP para contrataciones

que rebasen un ejercicio presupuestal, e j. Anexar copia de los oficios de autorización y de liberación de la inversión

en el caso de bienes del capítulo 5000 (inversión física).

3. El proveedor entregará su documentación a la DAF; en caso de tratarse de prestadores de servicios profesionales que se pretendan contratar como parte de un instrumento consensual, corresponderá a la Dirección de Operación recabar y entregar la documentación a la DAF para la elaboración de los contratos correspondientes.

4. Para la elaboración del contrato se requiere la presentación de la siguiente

documentación:

a. Instrumento jurídico que avale el instrumento consensual; b. El presupuesto correspondiente debidamente desglosado; c. Documentación relativa al procedimiento de adjudicación aplicado, en su

caso; d. Objeto del Contrato; e. Nombre de los prestadores de servicios profesionales a contratar;






f. Monto unitario de honorarios, el monto total del Contrato (Considerar el IVA)5;

g. Periodo de Contratación; h. Funciones a realizar, términos de referencia o programa de trabajo según

sea el caso, y i. Productos a entregar para la liberación de los diferentes pagos que se

deban hacer como resultado del servicio prestado.

Tratándose de Personas Morales, la documentación necesaria, es:

a. Copia del acta constitutiva y sus modificaciones, inscritas en el Registro Público de la Propiedad o documento que avale el proceso de registro en el Registro Público de la Propiedad de la localidad;

b. Copia del poder notarial del representante legal que firmará el contrato en representación de la persona física, inscrito en el Registro Público de la Propiedad; registrado o en proceso de registro en el Registro Público de la Propiedad de la localidad;

c. Copia identificación oficial del representante legal o apoderado legal; d. Currículum Vitae de la empresa, en el que se demuestre su experiencia en

la tarea que se pretende desarrollar; e. Comprobante de domicilio, con antigüedad no mayor a 3 meses; f. Copia legible del R.F.C. del proveedor o prestador de servicios; g. Recibos o facturas que cumplan con los requisitos fiscales vigentes; h. En caso de tratarse de bienes o servicios sobre los cuales recae algún

derecho de exclusividad, patente, marca o derecho de autor, se requiere copia de la documentación con la cual se acredita la titularidad de tal derecho y su inscripción en el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial;

i. En caso de proveedores o prestadores de servicios extranjeros deberán de presentar su certificado de incorporación debidamente apostillados conforme a la Convención de la Haya de 5 de octubre de 1961, traducidos por perito oficial, legalizadas las firmas e inscritos en el Registro Público de Comercio;

j. Documentación relativa al procedimiento de adjudicación aplicado; k. En los casos de contratos menores a los $300,000.00 (trescientos mil

pesos) antes de I.V.A., los proveedores deberán presentar carta en la que manifiesten, bajo protesta de decir verdad, encontrarse al corriente de sus

5 Estos montos se determinarán conforme a la “Guía para el Establecimiento del Tabulador de

Honorarios”.






obligaciones fiscales y no tener adeudos, ni créditos fiscales ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

l. En los casos de contratos que rebasen los $300,000.00 (trescientos mil pesos) antes de I.V.A., deberán obtener el comprobante emitido por el SAT de no más de 3 meses de antigüedad, en el que se manifieste que está al corriente en el pago de sus impuestos, en cumplimiento al artículo 32D del Código Fiscal de la Federación;

m. Último Estado de Situación Financiera de la empresa, frmado por el contador o última declaración ante la SHyCP;

n. En caso de no presentar los requisitos estipulados en los incisos j y k anteriores, no se podrá contratar a un proveedor o prestador de servicios;

o. Comprobante en el que se especifique que el proveedor no se encuentra en ninguno de los supuestos del artículo 50 de la LAASSP;

p. Carta compromiso del proveedor o PSP, asumiendo la responsabilidad de llevar a cabo los trabajos contratados hasta la conclusión satisfactoria y

q. Estado de cuenta bancario y carta original firmada por el proveedor, indicando el banco, cuenta CLABE y sucursal, en su caso, en la que se le depositarán sus pagos.

La documentación necesaria tratándose de Personas Físicas, es:

a. Currículum vitae; b. Copia de comprobantes de estudios máximos y complementarios; c. Copia del acta de nacimiento; d. Copia de la clave única de registro de población (CURP); e. Copia legible del R.F. C. del proveedor o prestador de servicios; f. Recibos o facturas que cumplan con los requisitos fiscales vigentes; g. Comprobante del domicilio señalado por el proveedor o prestador de

servicios para asentarlo en el Contrato, como recibo de luz, pago de impuesto predial o recibo de pago telefónico con antigüedad no mayor a dos meses;

h. Copia de identificación oficial (Credencial de Elector, pasaporte vigente o cartilla).

i. Cartas originales de recomendación; j. Estado de cuenta bancario y carta original firmada por el proveedor,

indicando el banco, cuenta CLABE y sucursal, en su caso, en la que se le depositarán sus pagos;

k. En los casos de contratos menores a los $300,000.00 (trescientos mil pesos) antes de I.V.A., los proveedores deberán presentar carta en la que






manifiesten, bajo protesta de decir verdad, encontrarse al corriente de sus obligaciones fiscales y no tener adeudos, ni créditos fiscales ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

l. En los casos de contratos que rebasen los $300,000.00 (trescientos mil pesos) antes de I.V.A., deberán obtener el comprobante emitido por el SAT de no más de 3 meses de antigüedad, en el que se manifieste de manera positiva, que está al corriente en el pago de sus impuestos, en cumplimiento al artículo 32D del Código Fiscal de la Federación;

m. En caso de no presentar los requisitos estipulados en los incisos i y j anteriores, no se podrá contratar a un proveedor o prestador de servicios;

n. Comprobante en el que se especifique que el proveedor no se encuentra en ninguno de los supuestos del artículo 50 de la LAASSP, y

o. En caso de tratarse de bienes o servicios sobre los cuales recae algún derecho de exclusividad, patente, marca, derecho de autor se requiere copia de la documentación con la cual se acredita la titularidad de tal derecho y su inscripción en el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial.

6. Las personas físicas pueden ser técnicos, profesionales, comerciantes propietarios

de un establecimiento mercantil o con actividades empresariales, o cualquier persona en general, señalando en todos los casos la actividad o servicio que se encuentra ligada con el Contrato que pretenda celebrar.

7. En los contratos con personas morales que realice el INCA Rural por sí misma o para los convenios que llegaran a formalizar con cualquier entidad de la Administración Pública Federal, Gobiernos Estatales, Municipales, Instituciones de Educación Superior e Instituciones Internacionales, se deberá especificar la obligación de depositar garantías6 para asegurar el cumplimiento del contrato, de acuerdo a las opciones existentes7.

8. El Departamento de Recursos Materiales del INCA Rural, integrará los expedientes,

con un tanto en original del Contrato firmado, conteniendo la documentación personal del prestador de servicios y será responsable de su resguardo.

9. La DO solicitará la contratación y deberá integrar un expediente, el cual se compondrá con un tanto en copia simple del contrato firmado, conteniendo en original los productos a entregar como resultado del servicio prestado.

6Conforme a lo estipulado en el Artículo 48 de la LAASSP. 7Conforme a lo estipulado en el artículo 137 del Reglamento de la Ley del Servicio de Tesorería.






10. Los expedientes relativos a los contratos se resguardarán por un periodo de dos años

en el archivo de trámite y la DO generadora de los mismos, será responsable de vigilar su cumplimiento.

11. Una vez que transcurra el plazo de dos años, el responsable del archivo de trámite de la Unidad Administrativa remitirá los contratos al archivo de concentración del INCA Rural, para su resguardo por un periodo de 3 años.

PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN

A. Pasos a seguir en las licitaciones públicas 8

1. La DAF será la encargada de llevar a cabo el proceso de licitación pública, misma

que deberá contar con el visto bueno de la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración (DGAPA).

2. Los pasos a seguir en una licitación pública son:

a. Elaborar un calendario que contemple las fechas del procedimiento de licitación pública e inclusive de las etapas previas y posteriores al mismo, hasta la suscripción del contrato;

b. Elaborar e integrar el proyecto de convocatoria a la licitación pública, cubriendo cada uno de los requisitos previstos en los artículos 29 de la Ley y 39 del Reglamento;

c. Difundir el proyecto de convocatoria en CompraNet, al menos durante 10 días hábiles con anterioridad a la publicación de la convocatoria a la licitación pública, con la finalidad de recibir los comentarios de los interesados y hacer las adecuaciones necesarias;

d. Publicación de las bases de licitación en la página web del INCA Rural y en CompraNet, enviando un resumen de la misma al DOF para su publicación;

8 Ver el Título Segundo de los Procedimientos de Contratación, Capítulo Segundo de la Licitación

Pública de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, apartado 4.2.2 Licitación Pública.






e. En su caso, realizar la visita a las instalaciones de acuerdo a lo establecido en la convocatoria a la licitación pública; efectuar el registro de asistencia al iniciar la visita;

f. Recibir las solicitudes de aclaración que sean remitidas vía CompraNet o entregadas personalmente, a más tardar veinticuatro horas antes de la fecha y hora en que se realizará la junta de aclaraciones, elaborando el documento con los comentarios correspondientes;

g. Junta(s) de aclaraciones, elaboración del acta correspondiente, que se debe difundir en CompraNet y en el sitio oficial del INCA;

h. Acto de presentación y apertura de propuestas, con su acta correspondiente;

i. Si se declara desierta, se podrá seleccionar entre dos opciones de contratación, considerando el tiempo necesario para una segunda convocatoria o bien, la conveniencia de optar por el supuesto de excepción previsto en el artículo 41, fracción VII de la Ley;

j. Consultar en CompraNet para verificar que los licitantes no se encuentren inhabilitados para participar en procedimientos de contratación o celebrar contratos regulados por la Ley;

k. Realizar la evaluación técnica de cada proposición conforme al criterio de evaluación previsto en la convocatoria;

l. Posteriormente, en el resultado de la evaluación técnica se indicarán las proposiciones que deban desecharse por incumplimientos que afectan la solvencia del instrumento consensual, conforme a las causales establecidas en la convocatoria;

m. Realizar la evaluación económica de cada proposición conforme al criterio de evaluación previsto (puntos o porcentajes) y elaborar la tabla comparativa de ofertas;

n. Para determinar el precio conveniente de la licitación pública, se hará a partir de promediar de las propuestas aceptadas técnicamente y a la cifra resultante se le restará un 5%, aquellas propuestas que encuentren por arriba del precio que resulte de este monto, serán desechadas por considerarse inaceptables;En caso de empate entre participantes, el criterio para adjudicar es: en primer término a la microempresa; a continuación se considerará a la pequeña empresa y en caso de no contarse con alguna de las anteriores, se adjudicará a la que tenga el carácter de mediana empresa, o en su caso realizar un sorteo;

o. Emitir el fallo de la licitación pública y difundirlo en CompraNet el mismo día de su emisión;






p. Formalización del contrato o pedido, firmado por el Director General Adjunto de Planeación y Administración, y

q. Aquellas propuestas que hayan sido desechadas durante el proceso de la licitación pública, los proveedores deberán solicitar la documentación presentada ante el Departamento de Recursos Materiales, en caso contrario después de 30 días hábiles, se procederá a su destrucción.

3. Con el propósito de obtener bienes y servicios de calidad, las áreas requirentes

deberán realizar constantes estudios de mercado, a fin contar permanentemente con información de los avances tecnológicos y la aparición de nuevas creaciones de productos y servicios, así como de modificaciones y mejoras de los bienes y servicios ya existentes, así como comprobar la existencia de bienes y servicios sustitutos y/o alternar.

4. En el caso de las adquisiciones, arrendamientos y servicios contemplados en las el artículo 41 de la Ley, se procederá conforme a lo estipulado en el artículo 40, de la Ley firmado por el titular de las Direcciones Generales Adjuntas requirente.

5. Las áreas requirentes deberán abstenerse de fraccionar sus necesidades con el propósito de no rebasar los montos autorizados por el PEF para llevar a cabo un procedimiento de excepción a la licitación pública.

6. Las operaciones fundamentadas en el artículo 42 de la Ley no deberán exceder, en su conjunto, del 30% del presupuesto respectivo autorizado, tal como lo dispone dicho artículo en su párrafo cuarto.

B. Invitación a Cuando Menos Tres Personas9

1. Antes de iniciar el procedimiento para la invitación a cuando menos tres personas, se debe constatar que se acredite el supuesto de excepción a la licitación pública para determinar si procede la contratación que se pretende realizar.

9 Ver el Título Segundo de los Procedimientos de Contratación, Capítulo Tercero de las

Excepciones a la Licitación Pública de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, apartado 4.2.3 Invitación a Cuando Menos Tres Personas.






2. Los pasos a seguir en la invitación a cuando menos tres personas son los siguientes:

a. Requiere ser dictaminada por el CAASIR, o bien, por el Director General

Adjunto de Planeación y Administración, o b. Se encuentra dentro de los supuestos señalados en el penúltimo párrafo

del artículo 41 de la Ley, o c. Se encuentra dentro de los rangos de los montos máximos determinados

por el CAASIR, con respecto a los límites máximos establecidos en el PEF, en términos del artículo 42 de la Ley.

3. En caso de que no proceda la invitación a cuando menos tres personas, por exceder el porcentaje del treinta por ciento del presupuesto, la DAF lo comunicará al Área requirente.

4. Elaborar un calendario considerando los tiempos del procedimiento, tanto en función de la naturaleza de los bienes o servicios, así como del carácter al que hace referencia el último párrafo del artículo 40 de la Ley.

5. Dictaminar, en su caso, la procedencia de excepción a la licitación pública.

6. Los titulares de las Direcciones Generales Adjuntas adquirientes, serán responsables de consultar en CompraNet, para verificar que los licitantes no se encuentren inhabilitados para participar en procedimientos de contratación o para celebrar contratos regulados por la Ley.

7. Elaborar la invitación considerando los aspectos técnicos de los bienes, arrendamientos o servicios, y demás requisitos que correspondan en términos de los artículos 29 de la Ley y 39 del Reglamento. La invitación, será firmada por el titular de la DGPA y se deberá difundir en CompraNet y en la página de Internet del INCA Rural el mismo día en que se entregue la última invitación.

8. Se invitará a personas cuyas actividades comerciales o profesionales estén relacionadas con los bienes muebles o servicios objeto del contrato o pedido a celebrarse.

9. Se puede considerar programar visitas a las instalaciones de acuerdo a lo establecido en la invitación, en su caso hacer el registro de asistencia de participantes.






10. Recepción de aclaraciones, remitidas vía CompraNet o entregadas

personalmente, a más tardar veinticuatro horas antes de la fecha y hora en que se realizará la junta de aclaraciones.

11. Celebración de la junta(s) de aclaraciones; las cuales serán presididas por el titular de la DAF, el Jefe de Recursos Materiales y el Asesor Jurídico del INCA Rural y con un representante de la Unidad Administrativa requirente, elaborando el Acta correspondiente.

12. Celebrar el acto de presentación y apertura de proposiciones10.

13. Elaborar el acta en la cual se haga constar la celebración del acto de presentación y apertura de las proposiciones.

14. Seleccionar, en caso de que una invitación a cuando menos tres personas se declare desierta, el procedimiento de contratación considerando el tiempo necesario para una segunda invitación así como, cuando corresponda, la actualización de alguno de los supuestos de excepción previstos en la Ley. Cuando sean dos invitaciones las que se declaren desiertas, o bien, una invitación y ésta derive a su vez de una licitación pública también declarada desierta, se evaluará la conveniencia de optar por una adjudicación directa.

15. En todos los casos deberán tomarse en cuenta el carácter del procedimiento de contratación, los requisitos establecidos en la primera convocatoria a la licitación pública o invitación a cuando menos tres personas y, en su caso, las causas que motivaron que se declarara desierto el procedimiento de contratación.

16. Formalización del contrato o pedido.

C. Adjudicación Directa11

10 Ver el punto 4.2-3-1-11 Celebrar acto de presentación y apertura de proposiciones del Manual

Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

11 Ver el punto 4.2.4 Adjudicación Directa del Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.






1. En los supuestos de excepción establecidos en el artículo 41 de la Ley, se podrán seleccionar directamente a aquellos proveedores que aseguren las mejores condiciones para el Estado, invitando a personas que cuenten con capacidad de respuesta inmediata, así como con los recursos técnicos, financieros y demás necesarios y cuyas actividades estén directamente relacionadas con los bienes o servicios estipulados en los instrumentos consensuales, y será responsabilidad de la Dirección General Adjunta requiriente, la contratación de los PSP’s y /o proveedores;

2. En cualquier caso, las DGA’s deberán fundar y motivar, al menos uno de los criterios incluidos en segundo párrafo del artículo 40 de la Ley;

3. La documentación necesaria para someter a la consideración del CAASIR mediante esta modalidad, deberá ser enviada al Secretario Ejecutivo del CAASIR, al menos diez días hábiles previos a la fecha de la reunión ordinaria y cinco días hábiles previos a la fecha de la reunión extraordinaria que se pretenda realizar, la solicitud de adquisición, arrendamiento y/o contratación de bienes y/o servicios, adjuntando todos los soportes necesarios que justifiquen de manera suficiente el motivo de la excepción de la licitación pública, el dictamen debidamente motivado y fundado y las cotizaciones obtenidas en su caso y demás documentación que soporte la causa de la excepción dando cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 40 de la Ley y 49 del Reglamento.

4. El dictamen al que se refiere el artículo 40 de la Ley, deberá estar firmado por el titular de la Dirección General Adjunta requiriente de las adquisiciones, arrendamientos y servicios, mismo que deberá contener:

a. Descripción de los bienes o servicios, anexando los términos y requisitos técnicos que deberán tener el bien o servicios solicitados;

b. Plazos y condiciones de entrega de los bienes y servicios. En el cual deberá quedar indicada la unidad administrativa que recibirá los bienes o servicios, considerando el grado de especialidad de los mismos;

c. Resultado de la investigación de mercado; d. Motivación y fundamentación legal en la que se sustenta el supuesto de

excepción; e. El precio;






f. La forma de pago. Deberá determinarse si será en una o varias exhibiciones,

g. Resultados de la consultar en CompraNet, para verificar que los proveedores no se encuentren inhabilitados para participar en procedimientos de contratación o para celebrar contratos regulados por la Ley, y

h. Garantías. Los proveedores, ya sean personas física o morales, se deberá especificar la necesidad del depósito de garantías.

5. Paralelamente a cualquier solicitud de contratación de servicios que deba ser

sometida a la consideración del CAASIR, se deberán presentar los expedientes correspondientes conforme a lo dispuesto en el apartado de “Disposiciones para las Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios” de las presentes Políticas, donde se enlista la documentación necesaria que deberá presentar un prestador de servicios profesionales ya sea persona física o moral. 12

D. Montos Menores

Para el caso de adquisiciones, arrendamientos o servicios al amparo de artículo 42 de la Ley, cuyo monto de contratación se encuentre bajo el procedimiento de adjudicación directa conforme a los montos establecidos en el PEF de cada año, las Direcciones Generales Adjuntas solicitarán la cotización al proveedor, misma que deberá ser presentada por escrito a la DAF, a fin de proceder a verificar que se cumpla con lo solicitado y que los precios propuestos correspondan a los vigentes en el mercado.

1. Para los casos de adjudicación directa mencionados en el punto anterior, las

cotizaciones se podrán solicitar y recibir vía fax o correo electrónico, cuidando que éstas se elaboren en papel membretado y se encuentren debidamente firmadas por el representante legal. Previamente a la firma del contrato, se deberá contar con la cotización original seleccionada.

2. Cuando el monto de la adjudicación directa no rebase el 10% del límite fijado en el PEF, sin incluir el IVA, no se requerirá solicitar cotización.

12 Ver páginas 19a 21 de las presentes Políticas.






3. En la adquisición de bienes de consumo o contratación de servicios mediante el uso de fondos revolventes, no se requerirá la formalización de pedidos o contratos, pero se deberá observar lo siguiente:

a. Sólo podrá considerarse la adquisición de bienes de consumo o

contratación de servicios que por su naturaleza no sean comunes en todo el INCA Rural, o cuya adquisición o contratación sea de extrema urgencia, lo cual deberá estar debidamente documentado;

b. No se podrán adquirir bienes que, de acuerdo con el clasificador por objeto del gasto, correspondan al capítulo 5000;

c. En lo general, las compras no deberán exceder las 300 veces el salario mínimo diario general vigente en el Distrito Federal, sin incluir el I.V.A. y contar con al menos tres cotizaciones con las mismas condiciones; en este caso se deberá contar con la autorización por escrito de la DAF para la comprobación del egreso. Las adquisiciones o contratación de servicios no se podrán fraccionar para quedar comprendidas dentro del rango establecido;

d. Se deberán precisar y comprobar los conceptos del destino del gasto autorizado;

e. Invariablemente se deberá observar la normatividad institucional relativa a la operación, manejo y control del fondo revolvente, y

f. La documentación o factura para la comprobación del egreso en la adquisición de bienes muebles de consumo o contratación de servicios, deberá ser de personas físicas o morales cuyas actividades comerciales o profesionales estén relacionadas con el objeto de la compra o contratación.

4. En el caso de que la adquisición de bienes o la contratación de servicios mediante

adjudicación directa, fundamentados en el artículo 42 de la Ley, sea a través de requisición interna, se deberá cumplir con lo siguiente:

a. Cuando las unidades administrativas centrales requieran hacer alguna erogación por adquisición de bienes muebles o contratación de servicios superior al 10% del límite fijado en el PEF para las operaciones que por adjudicación directa pueda llevar a cabo el INCA Rural, deberán obtener previamente la autorización escrita de la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración, la que determinará la procedencia de la operación. La solicitud de autorización deberá firmarla el titular de la






Unidad Administrativa requirente y deberá acompañarse de un mínimo de tres cotizaciones.

b. Las operaciones no se podrán fraccionar para quedar comprendidas dentro del rango establecido.

BASES PARA LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS Y PEDIDOS13

A. Aspectos Generales

1. En contrataciones iguales o superiores a la cantidad de trescientas veces el Salario Mínimo Diario General Vigente en el Distrito Federal para cualquier adquisición, arrendamiento o servicio, se deberán formalizar a través de contratos o pedidos, observando lo estipulado en los artículos 45 de la Ley y 81 de su Reglamento.

2. Los titulares de la Dirección General y la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración, conforme a los poderes notariales que se les confieran, estarán facultados para llevar a cabo los diversos actos de los procedimientos de contratación o que se relacionen con éste; emitir y firmar las actas correspondientes y encargarse de su notificación; solicitar la cancelación de partidas o procedimientos de contratación; suscribir los diferentes documentos que se deriven y para llevar a cabo las evaluaciones técnica, legal y económica de las proposiciones, así como determinar la conveniencia de incluir una cláusula de arbitraje en el contrato y, en su caso, para la firma del inicio del procedimiento de arbitraje en sí;

3. La Dirección General Adjunta de Planeación y Administración, será la responsable de elaborar los modelos de convocatorias a solicitud de las Direcciones Generales Adjuntas requirientes, así como de los contratos correspondientes y la administración de dichos contratos;

4. Las cláusulas que se establezcan en el contrato no deberán modificar las condiciones previstas en las bases de licitación, en las invitaciones a cuando

13Ver el Título Tercero de los Contratos, Capítulo Único de la Ley y el Título Tercero de los

Contratos, Capítulo Único del Reglamento de la Ley.






menos tres personas o en aquellas justificaciones que se hubieran presentado a la consideración del CAASIR.

5. El titular de la DGAPA, con información proporcionada por la DAF respecto del proceso de licitación, podrá determinar la cancelación de una licitación pública, la recisión o la terminación anticipada de un contrato o la suspensión de la prestación de un servicio o de la ejecución de los trabajos; los gastos no recuperables a cubrir por una cancelación de licitación pública, la falta de firma del contrato por causas imputables al Instituto, una terminación anticipada o la suspensión y las consideraciones necesarias para elaborar el finiquito en caso de rescisión, en apego a lo establecido según el caso, en los artículos 38, 46, 54, 54 Bis y 55 Bis de la LAASSP o 40, 47 y 60 a 63 de la Ley de Obras;

6. En la contratación de PSP’s se podrán celebrar contratos abiertos en atención a lo dispuesto en el artículo 47 de la Ley y 85 de su Reglamento, a solicitud de las Direcciones Generales Adjuntas requirientes, debiendo justificar las razones para optar por esta modalidad; en el caso los bienes o servicios que puedan ser adquiridos o arrendados mediante contratos abiertos, la DAF deberá hacer el estudio y determinar los criterios conducentes y será la DGAPA quien autorice la celebración de este tipo de contratos.

7. En virtud de que el INCA Rural no cuenta con instalaciones para la operación de almacenes, la adquisición de bienes de consumo preferentemente se llevará a cabo mediante contratos abiertos que permitan el suministro programado de tales bienes.

8. La fecha para la firma del contrato será la determinada en las bases de licitación

pública o de invitación a cuando menos tres personas, conforme a lo establecido en el artículo 46 de Ley.

9. En caso de requerirse de la presentación de garantías, se deberá precisar en el contrato correspondiente los montos de dicha obligación y los términos de su exhibición y los casos en los que se podrán hacer efectivas dichas garantías.

10. Los pedidos y contratos deberán ser solicitados por escrito por el titular de la Dirección de Operación a solicitud de las Direcciones Generales Adjuntas requirientes y los contratos serán autorizados por la DGAPA y una vez que haya sido firmado por los Departamentos de Presupuestos, Recursos Materiales y de la Dirección de Administración y Finanzas .






11. El Instituto se abstendrá de recibir propuestas o celebrar contrato alguno en las

materias a que se refiere la Ley, con aquellos proveedores que, por causas imputables a ellos mismos, conforme a lo establecido en la fracción III del artículo 50 de la LAASSP, el INCA Rural les hubiere rescindido administrativamente más de un contrato dentro de un lapso de tres años calendario contados a partir de la notificación de la primera rescisión. Dicho impedimento prevalecerá durante cinco años.

12. En casos excepcionales y previa aprobación de la SHCP, el INCA Rural por

conducto de la DGAPA, podrá convocar, adjudicar y formalizar contratos cuya vigencia inicie en el ejercicio fiscal siguiente de aquél en el que se formalizan. Los referidos contratos estarán sujetos a la disponibilidad presupuestaria del año en el que se prevé el inicio de su vigencia, por lo que sus efectos estarán condicionados a la existencia del presupuesto respectivo, en caso de no existir la suficiencia necesaria, se procederá a la cancelación del contrato respectivo sin responsabilidad alguna para las partes.

13. El INCA Rural no adquirirá bienes muebles usados o reconstruidos, a menos que

se presenten circunstancias debidamente acreditadas por el área usuaria que demuestren la conveniencia de hacerlo, en cuyo caso se deberá cumplir estrictamente con lo señalado en el artículo 12 Bis de la Ley.

14. Las adquisiciones, arrendamientos de bienes muebles y prestación de servicios de

cualquier naturaleza se pactarán, en general, a precios fijos, a fin de no tener alteraciones en las erogaciones contempladas en el presupuesto del sistema, de conformidad con el artículo 44 de la Ley.

15. Previo al arrendamiento de bienes, la DAF deberán realizar los estudios de factibilidad necesarios, conforme a la normatividad vigente, al presupuesto, los requerimientos y necesidades expuestas por la Dirección General y las DGA’s, considerando la posible adquisición mediante arrendamiento con opción a compra, de conformidad con el artículo 12 de la Ley.

16. Se deberá atender a las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina

presupuestaria, conforme a lo estipulado en el artículo 40 de la Ley. Para estos efectos, será de suma importancia la adecuada planeación que las áreas usuarias hagan de los bienes muebles que requieran.






17. Para los casos en los que es posible determinar con base en otros referentes el pago de prestadores de servicios profesionales que realicen las funciones operativo-administrativas que demandan los instrumentos, se utilizará, a la “Guía para el Establecimiento del Tabulador de Honorarios”. Anexas a las presentes Políticas.

B. Modificaciones a los Contratos o Pedidos

1. Toda modificación a contratos o pedidos, se realizará conforme a la suficiencia presupuestaria y deberá llevarse a cabo mediante convenios modificatorios que serán firmados por las mismas personas que hubieran firmado el documento inicial, o quienes los sustituyan o estén facultados para ello y conforme a lo estipulado en el artículo 52 de la Ley y 81 de su Reglamento.

2. Las modificaciones contractuales deberán contar, por regla general, con la

autorización de la DGAPA; por su parte, la actualización de garantías y la formalización del instrumento legal estará a cargo de la DAF.

3. El INCA podrá modificar los pedidos o contratos a efecto de diferir las fechas de

entrega; cuando dicha modificación sea atribuible al proveedor, la cual deberá presentar por escrito, previo al vencimiento de las fechas de cumplimiento estipuladas originalmente en el contrato, debiendo formalizarse mediante convenio modificatorio, no procediendo la aplicación de penas convencionales.

4. Los servidores públicos responsables de subscribir el contrato serán los únicos facultados para autorizar el diferimiento del plazo en la entrega de los bienes muebles o la prestación de los servicios, debiéndose sujetarse para ello a lo que señala el artículo 80 y 91 del Reglamento de la Ley.

C. Rescisión de Contratos o Pedidos

1. El INCA Rural podrá, en cualquier momento, rescindir administrativamente los

contratos por convenir a sus intereses, siempre y cuando el proveedor incurra en incumplimiento de sus obligaciones, en cuyo caso se procederá al pago de la parte proporcional que efectivamente se hubieran prestado y se harán efectivas las






garantías depositadas. Todo lo anterior conforme a lo señalado en los artículos 54 y 54 Bis de la Ley.

2. Si se llegara a un acuerdo con el proveedor, se establecerá otro plazo, que le permita subsanar el incumplimiento que hubiere motivado el inicio del procedimiento, estableciendo para tal fin un convenio modificatorio, sin ninguna sanción por el incumplimiento.

3. En caso de rescisión del contrato, la aplicación de la garantía de cumplimiento será proporcional al monto de las obligaciones incumplidas por parte del proveedor o servicios no prestados y la DAF, en el marco de sus atribuciones, informará al Órgano Interno de Control para que actúe conforme a su competencia.

4. Concluido el procedimiento de rescisión de un contrato, se formulará el finiquito

correspondiente, dentro de los treinta días naturales siguientes a la fecha en que se notifique la rescisión, a efecto de hacer constar los pagos que deban efectuarse y, en su caso, se determinarán las penas convencionales que correspondan.

5. Cuando se rescinda un contrato o pedido, el INCA Rural lo podrá adjudicar al participante que ocupe el siguiente lugar en el proceso de licitación o de invitación correspondiente, siempre que el monto del siguiente licitante no rebase el 10% del monto originalmente asignado.

6. La terminación anticipada de los pedidos o contratos se sustentará en el dictamen

que emita la DAF, que precisará las razones o las causas justificadas que den origen a la misma, las cuales deberán ser proporcionadas por el titular de la Unidad Administrativa correspondiente.

7. En tal supuesto, únicamente será necesario que la DAF notifique por escrito tal

decisión a su contraparte, con diez días naturales de anticipación, atendiendo a las disposiciones de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo.

GARANTÍAS14

14Las garantías que deban constituirse ante el INCA Rural, se harán en términos del artículo 5o

fracción II de la Ley del Servicio de Tesorería de la Federación y se deberán recibir del proveedor las garantías que éste debe otorgar y sujetarse a lo establecido en los artículos 48,






La garantía tiene por objeto proteger al INCA Rural, sobre los posibles incumplimientos por parte de los Proveedores o prestadores de servicios a las condiciones establecidas en el contrato/ pedido derivado de un procedimiento de contratación. De acuerdo con lo dispuesto por el artículo 48 de la Ley, las personas físicas y morales que resulten adjudicadas con algún contrato o pedido deberán garantizar, en su caso:

a. Los anticipos que reciban; b. El cumplimiento de los pedidos o contratos, y c. Responder por los vicios ocultos de los bienes o su calidad.

1. En un plazo de diez días naturales, después de la firma del contrato, el proveedor

deberá proceder a efectuar el depósito de sus garantías, las cuales deberán ser por un 10% del monto del contrato, sin considerar el I.V.A. y podrán ser de cumplimiento o de anticipo.

2. La Tesorería del INCA Rural será la responsable de recibir y verificar que las garantías que entreguen las personas físicas o morales contratadas, cumplan con los requisitos legales y sean suficientes para cubrir las obligaciones correspondientes, así como de su custodia.

3. Las garantías se constituirán por el proveedor o prestador de servicios a favor del INCA, pudiendo ser fianzas, cheques de cajas o cheques certificados y cumplir con lo establecido en el artículo 81 del Reglamento de la Ley.

4. Los proveedores o prestadores de servicios que así lo decidan, podrán depositar los montos de las garantías mediante transferencias electrónicas a las cuentas bancarias que la Tesorería del Instituto disponga para tal fin.

5. Las garantías se requerirán a los proveedores en los procedimientos de licitación

pública, de invitación a cuando menos tres personas y de adjudicación directa de manera indistinta, debiendo contemplar lo establecido tanto en la Ley como en su Reglamento.

49 y 51 de la Ley; 136, 137, 138,139, 140, 141 de su Reglamento y 79 del Reglamento de la LFPRH, así como a lo establecido en la “Guía para la calificación, aceptación y remisión de las garantías para su efectividad a la Tesorería de la Federación”.






6. En caso de que el proveedor o el prestador de servicios no realice el depósito de

las garantías o no cumplan el porcentaje establecido de acuerdo al monto del contrato, la Tesorería podrá rechazarlas e informará al área requirente a fin de que se subsane la falta o se proceda a la rescisión del contrato correspondiente, sin responsabilidad para el INCA Rural.

7. En caso de incumplimiento del proveedor o prestador de servicios en los términos establecidos en el contrato, se procederá a hacer efectivas las garantías y se aplicarán las penas convencionales que procedan.

8. Las garantías que se hagan efectivas, se deberán registrar contablemente por parte del Departamento de Contabilidad y la Tesorería deberá informar a la Tesorería de la Federación respecto de las garantías hechas efectivas y radicarle dichos recursos.

9. La cancelación o liberación de las garantías solamente procederá cuando la DAF

certifique de acuerdo al ámbito de su competencia, la recepción satisfactoria de los bienes adquiridos y/o servicios prestados, para tal efecto el área o áreas requirentes del contrato o pedido, otorgarán por escrito su conformidad con la entrega del bien y/o con la prestación del servicio.

10. Se deberá establecer en los pedidos y contratos la obligación de los proveedores

de responder por los defectos de fabricación y vicios ocultos de los bienes y de la calidad de los servicios, así como de cualquier otra responsabilidad en que puedan incurrir, en los términos estipulados en el propio pedido o contrato y en la legislación aplicable, conforme a lo establecido en el artículo 53 de la Ley. En caso de que la naturaleza de la contratación requiera póliza de responsabilidad civil, se deberá solicitar en las bases y estipular en el contrato.

11. Para el caso de adjudicaciones directas que entreguen sus bienes o prestación de los servicios en los 10 días naturales a la firma del contrato, no se requerirá la garantía de cumplimiento.

12. El titular de la DGAPA, considerando lo que señala el tercer párrafo del artículo 48 de la Ley, podrá exceptuar al proveedor del otorgamiento de la garantía de cumplimiento en los casos de excepción a la licitación pública que se fundamenten en las fracciones IV, XI y XIV del artículo 41 y en el artículo 42 de la Ley, y cuyo monto total adjudicado sin incluir el I.V.A. no exceda del 30% del límite fijado en el






PEF, para las operaciones que por adjudicación directa pueda llevar a cabo el INCA Rural. Y en su caso solo podrá se podrá exceptuar al proveedor de otorgar garantía de cumplimiento, siempre y cuando el titular del área requirente lo solicite por escrito y se responsabilice, en su caso, por el incumplimiento del contrato o pedido.

13. El titular de la DGAPA, podrá reducir el monto de la garantía, cuando el proveedor tenga antecedentes satisfactorios de cumplimiento y de acuerdo a lo establecido en el artículo cuarto del Capítulo Tercero de los Lineamientos para la Reducción de los Montos de Garantía de Cumplimiento que deban constituir los proveedores.15

14. Tratándose de contratos de seguros, deberá observarse lo establecido en los artículos 14 y 62 de la Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros en el sentido de que no es obligatorio presentar garantía de cumplimiento.

15. Conforme a lo establecido en el artículo 91 del Reglamento de la Ley, cuando se realicen modificaciones a los contratos o pedidos, se requerirá el ajuste de las garantías al proveedor para garantizar el monto adicional contratado, el cual formará parte de la fianza.

DE LAS PENAS CONVENCIONALES

1. La forma de aplicación de las penas convencionales a los proveedores o prestadores de servicios por atraso en la entrega de los bienes muebles o prestación de los servicios, se harán conforme a lo estipulado en los artículos 45, 53 y 54 de la Ley y el 81, 86, 91, 92, 95, 96 y 105 del Reglamento.

2. En los procedimientos de contratación cuyos contratos no requieran garantía de

cumplimiento, deberá indicarse en las bases de licitación e invitaciones que los licitantes no deberán incluir en sus propuestas los costos por dicho concepto; en

15 ACUERDO por el que se emiten diversos lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios y de obras públicas y servicios relacionados con las mismas.






estos supuestos, el monto máximo de las penas convencionales por atraso será del 20% del monto de los bienes o servicios no entregados o no prestados oportunamente, de acuerdo con lo establecido en el artículo 58 del Reglamento de la Ley.

3. Será responsabilidad de las Direcciones Generales Adjunta requirentes verificar el

cumplimiento en la prestación de servicios, debiendo informar por escrito a la Dirección General Adjunta de Planeación y Administración de todo incumplimiento, incluyendo el cálculo de las penas convencionales que correspondan, para el cobro correspondiente.

4. Las penas convencionales son independientes de los daños y perjuicios

(responsabilidad civil) que ocasione algún proveedor. También son independientes de las deducciones que se deban hacer por servicios no prestados.

POLÍTICAS DE PAGO

1. El pago de los bienes y servicios recibidos, será autorizado y solicitado por los

Directores Generales Adjuntos las Unidades Administrativas requirentes,16 conforme a lo estipulado en el contrato correspondiente y con cargo al presupuesto determinado desde el inicio del procedimiento de que se trate. Las autorizaciones de pago se harán anotando el nombre y firma autógrafa de los DGA’s quien autorizarán el pago que ampare los bienes o servicios, lo cual significará que los han recibido a su entera satisfacción.

Las adquisiciones, arrendamientos de bienes muebles y prestación de servicios de cualquier naturaleza se pactarán, en general, a precios fijos, a fin de no tener alteraciones en las erogaciones contempladas en el presupuesto del sistema, , sin embargo en casos justificados en licitaciones públicas e invitación a cuando menos tres, se podrán pactar en el contrato decrementos o incrementos a los precios originalmente establecidos de un 20% máximo, de conformidad con lo establecido en el artículo 44 de la Ley

2. La Dirección de Operación será la responsable de llevar a cabo los trámites necesarios para el pago de las facturas o recibos de honorarios de los PSP’s ante

16 En el caso de servicios de los PSP’s se considerará lo establecido en la “Guía para el

Establecimiento del Tabulador de Honorarios”.






la Dirección de Administración y Finanzas (DAF) . En caso de proveedores diferentes a PSP’s, el Departamento de Recursos Materiales será el encargado de requerir las facturas y realizar el trámite correspondiente para el pago, mismo que se efectuarán dentro de los veinte días naturales posteriores a la presentación de la factura o recibo con su documentación soporte debidamente requisitada y autorizada por la DAF. Las facturas deberán cumplir con todos los requisitos legales para poder tramitar el pago correspondiente.

3. Los pagos se efectuarán, preferentemente, a través de medios de comunicación

electrónica.

4. El titular de la Dirección de Administración, previa autorización de su Jefe inmediato superior, autorizará el pago de suscripciones, seguros y otros servicios previstos en el artículo 13, último párrafo de la LAASSP.

5. El titular del Departamento de Recursos Materiales será responsable de elaborar y dar seguimiento al programa de desarrollo de proveedores y a los programas que tengan por objeto promover la participación de las empresas nacionales, en especial de las micro, pequeñas y medianas, a que aluden los artículos 8 de la Ley de Adquisiciones o 9 de la Ley de Obras.

POLÍTICAS PARA OTORGAR ANTICIPOS

1. El INCA Rural no financiará a proveedores o prestadores de servicios, la adquisición o arrendamiento de bienes muebles o la prestación de servicios, cuando éstos vayan a ser objeto de contratación, salvo que, de manera excepcional y por tratarse de proyectos de infraestructura, se obtenga la autorización previa y específica de la SHCP y de la SFP.

2. No se considerará como operación de financiamiento el otorgamiento de anticipos, los cuales deberán garantizarse en los términos del artículo 48 de la Ley.

3. En las contrataciones en que sea estrictamente indispensable, circunstancia que

deberá demostrar por escrito el titular de la Dirección General Adjunta requiriente, se podrá otorgar un anticipo de un máximo del 20%, el cuál se deberá amortizar contra el pago de las dos primeras exhibiciones por concepto del contrato firmado, de conformidad con la normatividad aplicable, el cual deberá señalarse, en su






caso, en las convocatorias y en las bases de licitación e invitaciones a cuando menos tres personas.

4. Tratándose de bienes cuyo proceso de fabricación sea superior a 90 días,

circunstancia que deberá demostrarse por escrito por el proveedor, el INCA Rural deberá otorgar al menos el 20% de anticipo, salvo la existencia de causas que impidan hacerlo.

5. Para el otorgamiento de los anticipos mencionados en los dos puntos anteriores,

se requerirá de la autorización por escrito del titular de la DGAPA, la cual deberá ser gestionada por el titular de la Dirección General Adjunta requiriente previamente al inicio del procedimiento de contratación.

6. En el caso de pagos progresivos o parciales, los anticipos que se otorguen

deberán amortizarse proporcionalmente en los dos primeros pagos, lo que deberá establecerse en las bases y en los contratos o pedidos respectivos. En estos casos siempre deberá de mediar una garantía por la totalidad del monto de los anticipos, con el fin de asegurar la amortización del anticipo y la prestación del servicio o entrega del bien contratado.

7. En caso de incumplimiento en la entrega de los bienes o en la prestación de los

servicios, el proveedor deberá reintegrar los anticipos que haya recibido más los intereses correspondientes (Conforme al Índice de Precios al Consumidor más 2 puntos) y la garantía se deberá hacer efectiva. Los cargos se calcularán sobre el monto del anticipo no amortizado y se computarán por días naturales desde la fecha de su entrega hasta la fecha en que se pongan efectivamente las cantidades a disposición del INCA, conforme a lo dispuesto en los párrafos penúltimo y último del artículo 51 de la Ley.

LINEAMIENTOS RELATIVOS A LA RECEPCIÓN Y CALIDAD DE LOS BIENES Y SERVICIOS

1. No se recibirán bienes hasta que se compruebe el cumplimiento de todas las especificaciones de la operación, calidad, duración, etc. que sobre el particular hayan emitido los organismos competentes.






2. En caso de requerirse personal capacitado para el manejo de los bienes

adquiridos o arrendados, se preverá, invariablemente, la capacitación de personal del INCA; de igual manera, deberá preverse con oportunidad la presencia de un representante de la Unidad Administrativa requirente en el momento de la entrega, quien determinará, mediante la presentación de un informe por escrito, la forma y términos en que se llevará a cabo la verificación de las especificaciones.

3. Cuando el INCA Rural realice operaciones que requieran de bienes de fabricación

especial y programada, se incluirá en las bases correspondientes que el proveedor adjudicado otorgará todas las facilidades a los representantes del Instituto a fin de que lleven a cabo visitas periódicas a sus instalaciones y observen el proceso de producción, empaque y demás condiciones, para hacer por escrito los comentarios que consideren convenientes, en su caso.

4. Los pagos a proveedores y PSP’s se asentará en el clausulado del contrato respectivo y no se deberá finiquitar dichos los pagos si no se han recibido los bienes o prestación de los servicios estipulados. La solicitud de pago la realizará por escrito el Director General Adjunto requiriente, una vez que tenga constancia de la recepción y conclusión de los bienes o prestación de los servicios contratados.

CUMPLIMIENTO A LOS TRATADOS INTERNACIONALES

1. En la adquisición de bienes y servicios, se buscará las mejores condiciones para el Estado y en igualdad de condiciones, se optará por aquellos de procedencia nacional, sin contravenir lo dispuesto en el artículo 4 de la Ley.

2. Los aspectos a observar respecto de los tratados suscritos son: la cobertura, que

define a las entidades incluidas en los tratados; los bienes, en donde se mencionan las excepciones; los servicios, precisar los que de manera provisional están cubiertos.






Refrendos

EMISIÓN DIRECCIÓN GENERAL

JOSÉ DE JESÚS AYALA PADILLA

ELABORACIÓN DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE PLANEACIÓN Y ADMINSITRACIÓN

GALIA DE LOS ÁNGELES ARRILLAGA ESPINOZA

REVISIÓN DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE DESARROLLO Y DIFUSIÓN

JOSÉ ÁNGEL DOMÍNGUEZ VIZCARRA

REVISIÓN DIRECCIÓN DE OPERACIÓN

JOSÉ LUIS HIDALGO ROBLES

REVISIÓN DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN

OTHÓN ROBERTO WILDE GALLARDO

REVISIÓN TITULAR DEL ORGANO INTERNO EN EL INCA RURAL

J. EDUARDO CECEÑA ZÚÑIGA

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