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MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA

Código: PA02-GA-M4

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Fecha de emisión: 30/12/2014

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INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS

– INVIMA –

2014


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TABLA DE CONTENIDO

1. GENERALIDADES ............................................................................................................... 4

1.1 MANUAL DE CONTRATACIÓN ............................................................................................. 4

1.2 OBJETO DE LAS ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA ....................................... 4

2. ALCANCE ............................................................................................................................. 5

2.1 FUNCIONES DEL SUPERVISOR Y DEL INTERVENTOR ............................................................ 5

2.2 DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR Y DEL INTERVENTOR ......................................................... 6

2.3 CAMBIO DE SUPERVISOR .................................................................................................. 6

2.4 CALIDADES DEL SUPERVISOR Y DEL INTERVENTOR ............................................................. 7

2.5 TÉRMINOS Y DEFINICIONES ............................................................................................... 7

3. FACULTADES, PROHIBICIONES E INHABILIDADES ...................................................... 8

3.1 FACULTADES DE LOS SUPERVISORES Y LOS INTERVENTORES ............................................. 8

3.2 PROHIBICIONES ............................................................................................................... 8

3.3 INHABILIDADES ................................................................................................................ 9

4. PROCEDIMIENTOS QUE SE SURTEN DENTRO DE LA ACTIVIDAD DE SUPERVISIÓN

O INTERVENTORÍA ..................................................................................................................... 9

4.1 INICIO DEL CONTRATO ...................................................................................................... 9

4.2 DESARROLLO DEL CONTRATO ........................................................................................... 9

4.2.1 Seguimiento del anticipo ........................................................................................... 9

4.2.2 Informes ................................................................................................................... 10

4.2.3 Facturas o documentos equivalentes ...................................................................... 10

4.2.4 Procedimiento de solicitud de modificaciones, adiciones, prórrogas y cesiones.... 10

4.2.5 Actividades extras o adicionales, relacionadas con el objeto del contrato ............. 10

4.2.6 Suspensión del contrato .......................................................................................... 11

4.2.7 Reinicio del contrato ................................................................................................ 11

4.3 RECIBO FINAL Y LIQUIDACIÓN DEFINITIVA DEL CONTRATO ................................................. 11

4.3.1 Recibo final de trabajos ........................................................................................... 11

4.3.2 Liquidación del contrato........................................................................................... 12

4.3.3 Seguimiento de las actividades posteriores a la liquidación de los contratos ........ 12

4.4 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES...................................................................................... 13

4.5 CUMPLIMIENTO DE ÓRDENES DEL ORDENADOR DEL GASTO, COMO CONSECUENCIA DE

IRREGULARIDADES O CIRCUNSTANCIAS QUE AFECTEN EL NORMAL DESARROLLO DE UN CONTRATO . 13

5. ACTIVIDADES ESPECÍFICAS A CARGO DEL SUPERVISOR ........................................ 13

5.1 ACTIVIDADES GENERALES .............................................................................................. 13

5.2 ACTIVIDADES FINANCIERAS ............................................................................................. 16

5.3 ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS ...................................................................................... 17

5.4 ACTIVIDADES TÉCNICAS ................................................................................................. 18

5.5 ACTIVIDADES LEGALES ................................................................................................... 19

6. RESPONSABILIDAD DE LA SUPERVISIÓN Y LA INTERVENTORÍA ............................ 21

7. TRÁMITE EN CASO DE INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL ........................................ 21

8. IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTOS

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9. DISPOSICIONES FINALES ................................................................................................ 22

9.1 MARCO LEGAL ............................................................................................................... 22

9.2 DOCUMENTOS ASOCIADOS ............................................................................................. 22

9.3 DIVULGACIÓN, EDICIÓN Y MECANISMOS DE REFORMA ...................................................... 22

9.4 VIGENCIA, PUBLICACIÓN Y DEROGACIÓN .......................................................................... 22


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MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA Presentación Las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto de sus contratos a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. Esta vigilancia tiene como finalidad “proteger la moralidad administrativa,… prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual”. Las actividades de supervisión e interventoría son una de las principales herramientas con las que cuentan las entidades estatales para garantizar el cumplimiento de la misión institucional y la continua y eficiente prestación de los servicios y actividades que les son propias. Por tal razón, el presente Manual junto con el Manual de Contratación de la entidad, son un instrumento esencial para el desarrollo de la actividad contractual del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -INVIMA-. El presente Manual de Supervisión e Interventoría tiene como objetivo principal servir de herramienta de trabajo a las personas naturales o jurídicas que ejercen las labores de supervisión e interventoría de los diferentes contratos celebrados por el INVIMA, así como a las demás personas que tienen relación con su actividad contractual. Para estos efectos, se establecen criterios y directrices de la actuación de supervisores e interventores, lo que permite normalizar sus actividades y fijar parámetros mínimos para su ejecución. Aplicarlo en debida forma contribuye a garantizar la calidad de los productos, bienes, obras y/o servicios contratados por el INVIMA, por lo que es de obligatorio cumplimiento por parte de los supervisores o interventores y los demás funcionarios, contratistas u oferentes a los que le resulte aplicable.

1. Generalidades

En el primer capítulo de este Manual se hace una presentación del documento, de su relación con el Manual de Contratación de la Entidad, del objeto de las actividades de supervisión e interventoría, el alcance del documento y de los términos y definiciones que se relacionan con su aplicación.

1.1 Manual de Contratación

Para la lectura, interpretación y aplicación del presente Manual, se debe tener en cuenta que el mismo es un cuerpo único junto con el Manual de Contratación de la entidad, expedido a través de la Resolución no. 2014024113 del 31 de julio de 2014.

1.2 Objeto de las actividades de supervisión e interventoría

El objeto de las actividades de supervisión o interventoría en los contratos celebrados por el INVIMA, es el seguimiento detallado del objeto contractual para verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del mismo, el acatamiento de las especificaciones técnicas ofrecidas, así como supervisar la ejecución de las actividades administrativas establecidas en cada uno de los contratos y la sujeción al presupuesto asignado. Lo anterior, con el objeto de alcanzar los fines de la contratación estatal y a su vez contribuir en la búsqueda del cumplimiento de los fines del estado. En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, en los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la entidad, con independencia de la modalidad de selección, se deberá determinar la necesidad de contar con interventoría. En todos los casos, los pliegos de condiciones deben informar los términos de la supervisión y/o interventoría del contrato correspondiente.


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2. Alcance

El presente Manual de Supervisión e Interventoría deberá ser observado y acatado en el desarrollo de la actividad contractual por todos los servidores públicos, contratistas que presten sus servicios al Instituto, los interventores y supervisores, los oferentes, los ciudadanos y organizaciones que ejerzan participación ciudadana, y las demás personas naturales y jurídicas que se asocien con el INVIMA para la adquisición de bienes, obras y servicios. Su aplicación no releva al usuario de la observancia de las normas vigentes y sus modificaciones. Los procedimientos que no se encuentren detallados en el presente manual y sus documentos asociados deberán adelantarse de conformidad con la normatividad vigente que resulte aplicable. Este Manual es aplicable a toda la actividad contractual del Instituto, esto es a los procedimientos ordenados en la Ley y que están descritos en el INSTRUCTIVO SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA PA02-GA-I14

2.1 Funciones del supervisor y del interventor

La supervisión que, de conformidad con lo reglado en la Ley 1474 de 2011, consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no se requieren conocimientos especializados. La designación de los supervisores se realizará en el escrito de solicitud de contratación y será un funcionario que pertenezca a la planta de personal del Instituto y cuando se requiera podrá tener como apoyo un contratista de prestación de servicios. La interventoría, por su parte, consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por el INVIMA, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante lo anterior, cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. El contrato de Interventoría será supervisado directamente por el Instituto. Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor. Los supervisores e interventores de los contratos según el procedimiento señalado en el presente Manual y en la normatividad vigente, están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. La función de supervisión e interventoría se ejercerá con plena autonomía respecto del ordenador del gasto y demás funcionarios que tengan que ver con la ejecución del contrato, pero siempre dentro del ámbito de sus funciones y contando con las autorizaciones y vistos buenos que se establezcan en el presente manual. Así mismo, se desarrollará respetando los principios constitucionales, de la Función Pública y los especiales para la contratación estatal: de transparencia, economía y responsabilidad.

https://www.invima.gov.co/procesos/archivos/Gestion_Administrativa/2008/formatos/PA02-GA-I14.pdf


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2.2 Designación del supervisor y del interventor

La designación del supervisor corresponde al Ordenador del Gasto. Para la designación se tendrá en cuenta que se trate de una persona que acredite conocimientos técnicos relacionados directamente con el objeto contractual. Para los efectos previstos en el artículo 58 del Decreto 1510 de 2013, el INVIMA designará un supervisor de la ejecución de las operaciones que, por su cuenta, realicen las bolsas de productos y del contrato de comisión. La designación se realizará en la minuta del contrato o en las aceptaciones de las ofertas en los casos de contratos de mínima cuantía, indicando el cargo que desempeña el funcionario público que ejercerá la supervisión. La designación le será comunicada al funcionario a través del Grupo de Gestión Contractual que informará del perfeccionamiento del contrato, momento a partir del cual la persona designada adquiere su calidad de supervisor e inicia el ejercicio de sus funciones. La comunicación será enviada a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato, junto con copia del contrato, copia del Pliego de Condiciones, copia de la respectiva propuesta, copia del registro presupuestal, y copia de la aprobación de la garantía única (esta comunicación puede ser electrónica). La función del supervisor sólo finalizará una vez se haya suscrito el acta de liquidación, de manera que corresponderá al supervisor gestionar las actas de liquidación respectivas, cuando ello sea procedente y se haya dejado la constancia de cierre del expediente contractual. Por su parte, la designación del interventor, en los casos en que aplique, se hará por concurso de méritos abierto o invitación pública de acuerdo con la cuantía de la contratación. No podrá ser supervisor y/o interventor quien se encuentre incurso en alguna de las causales de impedimento respecto del contratista, según lo previsto en la ley 80 de 1993 y la ley 734 de 2002. De igual manera, quien este incurso en alguna inhabilidad o incompatibilidad para celebrar contratos con entidades del estado.

2.3 Cambio de supervisor

En el evento que se requiera el cambio de supervisor por las razones que el ordenador del gasto considere procedentes, este funcionario designará un nuevo supervisor, previa sugerencia del titular del Despacho responsable del área ejecutora, cuando lo considere conveniente. Ningún otro funcionario está facultado para designar o sustituir a un supervisor, sin perjuicio de que los Jefes de Oficina o Coordinadores de Grupo tengan el deber de informar al ordenador del gasto cuál es el funcionario idóneo y capacitado para ejercer tal designación. El supervisor saliente debe suscribir un acta de entrega conjuntamente con el supervisor entrante designado en su reemplazo, en la que detallará los aspectos técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico de la ejecución del contrato o convenio, el estado de ejecución de éste, la relación de los documentos que entrega y las observaciones que considere pertinentes. Si no es posible la suscripción conjunta del acta, el supervisor entrante designado dejará constancia del estado en que se encuentra el contrato o convenio al asumir el ejercicio de estas funciones. Los Directores, Jefes de Oficina o Coordinadores de Grupo comunicarán al Ordenador del Gasto o quien haga sus veces, cuando por cualquier circunstancia la persona designada no pueda ejercer la supervisión del contrato o convenio. El supervisor del contrato de interventoría, comunicará al Ordenador del Gasto o quien haga sus veces, cuando por cualquier circunstancia el interventor no pueda ejercer las funciones propias de su contrato.


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El cambio de supervisor deberá informarse al contratista. No hay necesidad de designar un nuevo supervisor, por cambio del titular del empleo, pues la designación se hará a éste o a quien haga sus veces.

2.4 Calidades del supervisor y del interventor

El supervisor del contrato estatal debe ser una persona idónea, con conocimiento en las funciones del INVIMA, y de la dependencia destinataria de los bienes y servicios contratados, así como de los proyectos y las especificidades del objeto a contratar. Será función de los Directores, Subdirectores, Jefe de Oficina o coordinadores, determinar la persona que debe actuar como supervisor, garantizando que cuente con las calidades necesarias para el cumplimiento adecuado de las funciones que le corresponden.

Por su parte, el interventor, debe reunir las competencias requeridas y ser experto en el tema u objeto del contrato al cual se le ha de hacer seguimiento. Para su designación será necesario adelantar el proceso de selección respectivo en el cual debe demostrar las calidades y conocimientos indispensables para realizar en forma exitosa, el seguimiento y vigilancia puntual a todos y cada uno de los aspectos que intervienen en la realización del objeto contractual.

En general, el perfil profesional del supervisor o interventor debe corresponder con la naturaleza del contrato en razón a que éste debe estar en capacidad de resolver los problemas y dificultades que se presenten durante el desarrollo del contrato, ya que es el delegatario del INVIMA.

2.5 Términos y definiciones

En el presente Manual se identifican los términos utilizados frecuentemente en la actividad contractual de acuerdo con su significado natural y obvio. Particularmente, se deben tener en cuenta los siguientes.

SUPERVISIÓN: De conformidad con el artículo 84 de la ley 1474 de 2011, la supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento de las obligaciones a cargo del contratista desde el punto de vista técnico, jurídico y financiero del cumplimiento.

SUPERVISOR: Funcionario designado por el INVIMA encargado de realizar el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

INTERVENTOR: Persona natural o jurídica contratada por el INVIMA para realizar el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal. Es principio general que las actuaciones del interventor consten por escrito.


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Adicionalmente, se hace remisión a los términos definidos en el artículo 3 del Decreto 1510 de 2013 y en el documento Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación publicado por Colombia Compra Eficiente.

3. Facultades, prohibiciones e inhabilidades En este capítulo se hace referencia a las funciones, prohibiciones e inhabilidades propias de los supervisores e interventores.

3.1 Facultades de los supervisores y los interventores

La supervisión e interventoría contractual implican el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad sobre las obligaciones a cargo del contratista. Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. La supervisión del contrato va desde la suscripción del mismo y concluye con su liquidación y constancia de cierre. Al interventor o supervisor y le corresponde la verificación de todas las obligaciones contraídas por el contratista, así como velar por el cumplimiento de los siguientes aspectos:

Que los bienes y servicios se ajusten a las especificaciones, calidad y cantidad solicitadas en los Pliegos de Condiciones.

Que se cumplan los ofrecimientos hechos en la propuesta.

Que sea oportuna la entrega la entrega de los bienes o la prestación del servicio.

Que el INVIMA entregue la información, materiales o bienes requeridos, para que el contratista cumpla con sus obligaciones.

Que el INVIMA cumpla con la forma de pago y plazos convenidos en el contrato.

3.2 Prohibiciones

Los supervisores e interventores, en el ejercicio de sus funciones, tienen las siguientes limitaciones y prohibiciones:

Transar diferencias.

Conciliar divergencias.

Suspender el contrato.

Autorizar cambios de especificaciones establecidas en el contrato.

Autorizar mayores o menores cantidades de bienes o servicios con respecto al objeto contractual.

Autorizar modificaciones, prórrogas de plazos contractuales o ejecución adicional de obras o servicios.

Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.

Certificar el cumplimiento de las obligaciones para el pago sin que se haya ejecutado lo correspondiente al contrato en los términos acordados.

Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficio o prebenda por parte de la entidad contratante, del contratista o de cualquier tercero, con el fin de brindar un trato apartado de sus funciones y/o de la ley.

Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.

Disponer para su uso personal o de terceros de los bienes de propiedad del INVIMA que con ocasión del ejercicio de su investidura le sean entregados.


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Permitir indebidamente el acceso a terceros a información reservada obtenida en ejercicio de la supervisión o interventoría.

En relación con las actuaciones que impliquen la modificación del contrato, su actuación se limita a adelantar las gestiones a que haya lugar frente al INVIMA para obtener acuerdos y suscribir los documentos a que haya lugar. Solo el ordenador del gasto del INVIMA podrá autorizar los actos mencionados en este párrafo.

3.3 Inhabilidades

Además de las previsiones establecidas en la Constitución Política, en los artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993 y en las demás disposiciones aplicables, estará inhabilitado el interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente. (Parágrafo 2 del artículo 84 de la ley 1474 de 2011).

4. Procedimientos que se surten dentro de la actividad de supervisión o

interventoría

En el presente capítulo se describen las actividades que deben adelantar el supervisor o el interventor en los principales hitos de ejecución del contrato. Lo anterior, sin perjuicio de que el supervisor o interventor deba realizar otras actividades en etapas diferentes a las expresamente mencionadas.

4.1 Inicio del contrato

El acta de inicio del contrato procede en los contratos en que se haya consagrado expresamente tal requisito para dar inicio a la ejecución. Este documento se suscribirá una vez se constituyan y aprueben las pólizas y se hayan pagado los impuestos a que haya lugar por parte del contratista, es decir, cuando el contrato se encuentre legalizado y de esta situación se haya informado al supervisor, por escrito, por el Grupo de Gestión Contractual. Será obligación del interventor o supervisor verificar que en el acta consten el número del contrato, la fecha, el objeto, el nombre y el NIT o cédula del contratista, y que se suscriba por el contratista y el supervisor. En todo caso, el supervisor o interventor no podrá impartir órdenes al contratista con el fin de dar inicio a la ejecución, sin que haya verificado que el contrato se encuentra perfeccionado y legalizado y se cumplieron los requisitos para la ejecución.

4.2 Desarrollo del contrato

Durante la ejecución del contrato el supervisor o el interventor deberán realizar las siguientes actividades.

4.2.1 Seguimiento del anticipo

Para los contratos de obra, concesión, salud o los que se realicen por licitación pública deberá estarse a lo establecido en el artículo 91 Ley 1474 de 2011, en consecuencia, el contratista deberá constituir una fiducia o patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo.


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El supervisor será responsable de velar por la correcta inversión del anticipo, solicitando el respectivo plan de inversión al contratista, así como los informes que considere necesarios, a fin de garantizar la correcta ejecución de los recursos públicos. Será deber del supervisor o interventor del contrato requerir en los casos en que sea necesario, el programa de inversión del anticipo para su revisión, aprobación y seguimiento. El supervisor deberá solicitar al contratista, representante legal, según se trate, informes mensuales sobre el manejo del anticipo, los cuales se archivarán en la carpeta del contrato y verificará que se realice la amortización del mismo en las cuentas o facturas que presente el contratista para pago.

4.2.2 Informes

Los informes de supervisión e interventoría deben contener información clara y completa sobre la ejecución del contrato y en ellos se debe advertir sobre las situaciones irregulares que puedan amenazar su debido cumplimiento, y las formular recomendaciones que se consideren pertinentes. Estos informes deben presentarse al Grupo de Gestión Contractual dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término contemplado en el contrato de que se trate; en caso de no haberse pactado plazo para la entrega de informes, los mismos deberán presentarse mensualmente dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes. En el evento en que la duración del contrato sea inferior a un (1) mes, se presentará un solo informe dentro de los ocho (8) días siguientes a la finalización del pazo contractual. En los contratos en los que se pacten entregas parciales, se deberá rendir el informe respectivo dentro de los cinco (5) días siguientes a la entrega parcial de que se trate.

4.2.3 Facturas o documentos equivalentes

El interventor o supervisor verificará que las facturas o documentos equivalentes presentados por el contratista, respecto de su valor correspondan a la ejecución y a la forma de pago establecida en el contrato. Si se encuentran errores o inconsistencias se solicitará al contratista el cambio de la factura o documento equivalente. Recibida nuevamente la factura o documento que haga sus veces, el supervisor o interventor, deberá continuar con el trámite respectivo antes de iniciar el trámite de pago. A partir de este momento se contabilizará el término para efectuar el pago. Para el trámite de facturas, el supervisor deberá verificar que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes a los sistemas de seguridad social y aportes parafiscales.

4.2.4 Procedimiento de solicitud de modificaciones, adiciones, prórrogas y

cesiones

Para realizar la modificación, adición, prórroga o cesión de los contratos se deberá adelantar el procedimiento establecido en el INSTRUCTIVO SOLICITUD MODIFICACIONES, ADICIONES, PRÓRROGAS Y CESIONES PA02-GA-I13 diseñado para tal fin que hace parte del sistema de gestión de calidad de calidad de la entidad.

4.2.5 Actividades extras o adicionales, relacionadas con el objeto del contrato

Si durante el plazo de ejecución se hace necesario realizar labores o actividades extras y/o adicionales, la aprobación para su realización estará a cargo del ordenador del gasto y su formalización requerirá una modificación, adición o prórroga del contrato de acuerdo con lo previsto en la ley 80 de 1993, sin que esto implique cambio del objeto del contrato. En ningún caso el supervisor o interventor del contrato podrá bajo su propio criterio, autorizar la realización de obras adicionales o el suministro de mayores cantidades, sin la aprobación previa y expresa del ordenador del gasto.



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El supervisor o interventor del contrato tramitará ante el Grupo de Gestión Contractual, de acuerdo con el procedimiento correspondiente, la solicitud de adición, modificación o prórroga, la cual deberá estar debidamente soportada y justificada para aprobación del ordenador del gasto. El supervisor o interventor deberá tener en cuenta que la adición en valor del contrato, no podrá superar el cincuenta (50%) del valor inicial expresado en salarios mínimos o los límites especiales que establezca la ley dependiendo del objeto contractual de que se trate. En caso de prórroga, la solicitud deberá remitirse al Grupo de Gestión Contractual para su trámite, mínimo con cinco (5) días hábiles anteriores a la fecha de terminación del plazo de ejecución del contrato. Una vez vencido el plazo del contrato, no podrá bajo ninguna circunstancia continuarse su ejecución o tramitar adiciones en valor o prórrogas de tiempo.

4.2.6 Suspensión del contrato

Podrá suspenderse temporalmente el plazo de ejecución del contrato, cuando se presenten circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito que obliguen a ello. La suspensión se hará por el tiempo que se estime necesario para superar los hechos que dieron lugar a la misma y constará en un acta suscrita por el ordenador del gasto, el contratista y el supervisor, en la cual consten los motivos que dieron lugar a la suspensión, así como el concepto técnico del supervisor o interventor y el plazo o condición al cual se sujeta la parálisis contractual. Para estos efectos el supervisor deberá remitir la solicitud al Grupo de Gestión Contractual, siguiendo el procedimiento correspondiente. Suscrita el acta de suspensión del contrato, deberá remitirse copia a la carpeta del contrato e igualmente a la compañía aseguradora que expidió la garantía única de cumplimiento a efectos de que conozcan de dicha novedad.

4.2.7 Reinicio del contrato

Superadas las contingencias, el supervisor o interventor deberá informar dicha situación al ordenador del gasto, el cual dispondrá la reanudación del contrato y dejará constancia en acta firmada en conjunto con el contratista y el supervisor. Es obligación del contratista prorrogar la vigencia de los amparos contenidos en la garantía única por el mismo término de la suspensión del contrato y del supervisor hacer seguimiento al cumplimiento de esta actividad.

4.3 Recibo final y liquidación definitiva del contrato

En cuanto al recibo y liquidación del contrato son actividades a cargo del supervisor o interventor las siguientes.

4.3.1 Recibo final de trabajos

Dependiendo de la naturaleza del contrato y previa la verificación del cumplimiento de todas las especificaciones y requisitos técnicos pactados, se levantará un "acta de entrega y recibo final" que será suscrita por el supervisor o interventor y el contratista. Los supervisores no expedirán certificados de recibo a satisfacción para pago, ni certificarán un cumplimiento a satisfacción hasta tanto los bienes no hayan ingresado oficialmente en los inventarios del INVIMA a través del Almacén General Grupo de Gestión Administrativa de la Secretaría General del Instituto, o se hayan prestado los servicios contratados, como corresponda.


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4.3.2 Liquidación del contrato

Los contratos de obra, consultoría, suministro, arrendamiento y compraventa con entregas parciales, así como aquellos que expresamente lo contemplen, deberán liquidarse por las partes dentro del plazo de vigencia del mismo. Previo a la Iiquidación del contrato, el interventor o supervisor deberá verificar la vigencia tanto de la garantía única, así como de los amparos que cubran los riesgos que deban garantizarse con posterioridad a la finalización del contrato, de acuerdo con lo pactado por las partes en el contrato y si fuere del caso, procederá a informar al representante de la entidad con el objeto de solicitar su ampliación o actualización al contratista como requisito para la suscripción del acta de liquidación. También será condición para la firma del acta de Iiquidación que el contratista adjunte las certificaciones que acrediten el reintegro de los equipos y demás elementos facilitados por la entidad, así mismo, el contratista deberá presentar certificación del pago de aportes parafiscales suscrita por el revisor fiscal o representante legal según el caso, donde conste que se encuentra a paz y salvo por dicho concepto. Una vez verificado lo anterior, el interventor o supervisor elaborará el proyecto del acta de Iiquidación, en el que constará el balance final del contrato respecto al cumplimiento de las prestaciones derivadas del mismo, así como los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que Ilegaren las partes para dirimir conflictos que se originen con ocasión de la actividad contractual. En todos los casos el acta de liquidación deberá ser suscrita por el ordenador del gasto, el contratista y el supervisor o interventor.

Una vez liquidado el contrato, el supervisor o interventor deberá entregar al Grupo de Gestión Contractual, los archivos y la información técnica administrativa y contable para que reposen en la carpeta del contrato. El supervisor del contrato deberá comunicar al Almacén General la terminación del contrato con el fin de que este proceda al recibo de los bienes devolutivos asignados al contratista para el cumplimiento de su objeto contractual.

4.3.3 Seguimiento de las actividades posteriores a la liquidación de los contratos

En los contratos en los cuales se hayan estipulado garantías como estabilidad de obra, calidad de los bienes y/o servicios, salarios y prestaciones sociales, calidad del servicio, la responsabilidad del supervisor del contrato cesará una vez vencidos los términos de las garantías estipuladas en el contrato. Para tal fin, periódicamente el supervisor o interventor del contrato revisará el estado de los bienes, obras y servicios recibidos, e informará oportunamente al Grupo de Gestión Contractual cualquier circunstancia que pudiere afectar la calidad o estabilidad de los mismos. En caso de que se requiera proceder a hacer efectiva alguna de las citadas garantías, el supervisor o interventor realizará los requerimientos correspondientes a los contratistas, y remitirá el informe de que trata el literal a) del artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 al Ordenador del Gasto y al Grupo de Gestión Contractual con el fin de que adelante el trámite a que haya lugar. Una vez vencidas las garantías el supervisor deberá dejar constancia de tal situación e informará al Grupo de Gestión Contractual para que se proceda a realizar el cierre del expediente del Proceso de Contratación, dejando la constancia correspondiente como lo establece el artículo 37 del Decreto 1510 de 2013.


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4.4 Evaluación de proveedores

Una vez terminado el plazo de ejecución del contrato o las entregas parciales que existan en los contratos de tracto sucesivo, los supervisores deberán evaluar al proveedor de acuerdo con los criterios establecidos en el Formato Evaluación de Proveedores F12-PA02-GA. Se evalúan los criterios de calidad de producto o servicio prestado, oportunidad en el cumplimiento de las obligaciones contractuales, oportunidad en la radicación de la factura. Nota 1: La Oficina de los Laboratorios y Control de Calidad realiza adicionalmente la evaluación de proveedores una vez por contrato para dar cumplimiento al Ciclo de evaluación de proveedores establecidos en la NTC ISO/IEC 17025 e informe 44 bajo el formato PA04-GS-LABS-F005 Evaluación Interna de Proveedores. Nota 2: Los Laboratorios ingresan al Formato Listado de Proveedores PA04-GS-LABS-F002 los proveedores que durante la evaluación interna realizada a través del formato evaluación interna de Proveedores PA04-GS-LABS-F005, no fueron evaluados como MALOS, en concordancia con la evaluación establecida en el Formato Evaluación de proveedores F12-PA02-GA

4.5 Cumplimiento de órdenes del ordenador del gasto, como consecuencia de

irregularidades o circunstancias que afecten el normal desarrollo de un contrato

Los supervisores están en la obligación de acatar las observaciones y decisiones que tome el ordenador del gasto en el caso de discrepancia en la ejecución del contrato, y no podrá expedir la certificación de cumplimiento a satisfacción para el pago de las obligaciones contraídas, hasta tanto se tenga pronunciamiento favorable del ordenador del gasto para ese efecto. Nota: La oficina de Laboratorios y control de calidad realiza la recepción y verificación de bienes, servicios y suministros diligenciando el formato PA04-GS-LABS-F003 Verificación de recibo de bienes suministros y servicios y/o el formato PA04-GS-LABS-F004 Recepción de equipos. En caso de recibir equipos con consumibles o reactivos se diligencian los dos formatos, Lo anterior con el fin de verificar las condiciones técnicas. La verificación incluye solicitud de documentos de calidad, y certificados, la calidad de los medios, reactivos y elementos adquiridos por el laboratorios son controlados durante todo el proceso, una vez se están utilizando.

5. Actividades específicas a cargo del supervisor

En este capítulo se encuentran algunas de las actividades y funciones principales a cargo del supervisor o interventor, las cuales deberán ser tenidas en cuenta para garantizar la correcta ejecución del contrato.

5.1 Actividades generales

A continuación se describen las actividades generales a cargo del supervisor.

Antes de iniciar el cumplimiento del objeto del contrato, deberá verificar que el contratista haya cumplido con todos los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización del mismo.

Al iniciar la ejecución del objeto contractual deberá suscribir un acta de inicio del contrato, en los casos que así lo estipule el contrato.

Redactar y suscribir con el contratista o a quien éste delegue los informes parciales y final de interventoría y supervisión.

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Verificar que el objeto del contrato se haya cumplido en la totalidad y suscribir el acta definitiva de recibo a satisfacción del objeto contractual.

Revisar que se cumpla con el cronograma planteado en el contrato, así como la vigencia del contrato y la vigencia de los amparos de la garantía única.

Verificar y constatar que el contratista cumple con todas las obligaciones contractuales, respetando las especificaciones, técnicas, económicas previstas en el contrato.

Supervisar la ejecución de los recursos entregados al contratista como anticipo o valor anticipado para la ejecución del contrato.

Vigilar que el suministro de bienes o servicios se haga sin exceder el valor del contrato, esto es, hasta concurrencia del valor contratado, exclusivamente. Le está prohibido al interventor autorizar modificación económica o de cantidad de elementos o de obra alguna que implique mayores costos, sin que se tramite previamente la respectiva adición de valor.

Controlar la vigencia de las garantías.

Le corresponde al interventor y/o supervisor emitir concepto debidamente justificado y las respectivas recomendaciones sobre la viabilidad o no de las prórrogas, adiciones, suspensiones, terminación anticipada o aplicación de cláusulas excepcionales.

Avisar oportunamente y por escrito al Grupo de Gestión Contractual del INVIMA sobre cualquier retraso, incumplimiento parcial o total de obligaciones o irregularidades que se presente durante la ejecución del contrato, para que se adopten las medidas pertinentes.

Hacer requerimientos oportunos, por escrito, con el fin de lograr que el contratista cumpla con sus obligaciones contractuales. En estos casos se deberá contar con el visto bueno del Coordinador del Grupo de Gestión Contractual, quien determinará la necesidad de enviar copia a la aseguradora.

Recomendar oportunamente la adopción de medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento del ofrecimiento y celebración del contrato.

Prever y solucionar rápidamente las diferencias que puedan surgir con motivo del contrato, y evitar que por causas imputables al INVIMA sobrevenga una mayor onerosidad en la ejecución del contrato.

Pasar oportunamente el informe al Grupo de Gestión Contractual, debidamente sustentado de la recomendación para que se hagan efectivas las multas pactadas en el contrato cuando exista mora injustificada o incumplimiento que puedan afectar de manera grave la ejecución del objeto pactado y emitir los conceptos técnicos a que haya lugar.

Dar la mayor colaboración y orientación al contratista sobre las acciones y medidas que debe adoptar para la correcta y debida ejecución del contrato.

Elaborar el proyecto de Acta de Liquidación del contrato y entregarla al Grupo de Gestión Contractual, dentro de los plazos establecidos para el efecto.

Pedir al contratista los documentos e información necesarios para el debido desarrollo del contrato.

Dar traslado oportuno al Coordinador del Grupo de Gestión Contractual de las solicitudes y peticiones que le haga el contratista en relación con el desarrollo del contrato y advertir a ésta sobre el vencimiento del término para resolver, prestando especial atención a los términos fijados por la ley respecto del silencio administrativo positivo.

Llevar el archivo ordenado cronológicamente de los documentos del contrato y de la correspondencia que se produzca.

Adelantar reuniones periódicas con el contratista para analizar el estado de avance de ejecución, constatar las dificultades que se presenten, acordar correctivos y hacer recomendaciones y levantar el acta de cada una de esta reuniones, las cuales deberán estar suscritas por todos los que intervinieron en ellas.

Rendir informes periódicos de acuerdo con lo estipulado en el presente Manual, sobre el estado, avance y contabilidad de la ejecución del contrato.


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Velar por que se hagan oportunamente los pagos al contratista, de acuerdo con lo pactado en el contrato.

Verificar que el contratista cumple en forma oportuna con las obligaciones laborales y parafiscales, frente al personal por el contratado para ejecutar el objeto del contrato.

Cuando sea del caso, redactar y suscribir las actas de suspensión y reinicio del contrato, debidamente sustentado.

En el caso del interventor, además de cumplir con las anteriores obligaciones, deberá sujetarse a las estipulaciones contenidas en su contrato de interventoría.

El supervisor deberá enviar el original (si ello no es posible, la copia) de los documentos que se generen con ocasión de la ejecución contractual al Grupo de Gestión Contractual para que repose en el expediente contractual respectivo, a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición o recibo.

Todas las demás actividades inherentes y propias establecidas en la ley o en el contrato.

Además, el Supervisor deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

Adquirir pleno conocimiento del objeto del contrato, en especial, fecha de iniciación, terminación, obligaciones, forma de pago y garantías.

Archivar copia del contrato, sus anexos y aprobación de la garantía única.

Verificar el cumplimiento de los requisitos señalados en el contrato y las obligaciones a cumplir por parte del contratista.

Exigir al contratista, el cumplimiento de las obras o servicios, mediante reuniones de seguimiento y verificación, incluso comunicaciones escritas y correos electrónicos.

Dejar constancia escrita en la verificación del porcentaje de cumplimiento del contrato.

Presentar informes de supervisión con sus debidos soportes.

Realizar la proyección de pagos, allegando los soportes respectivos como son el informe de supervisión, el pago de aportes parafiscales, el certificado de cumplimiento de las actividades comprometidas por parte del supervisor y la factura o similar, y remitirla al Coordinador del Grupo Financiero y Presupuestal.

En cuanto al interventor, deberá cumplir además las siguientes obligaciones:

Atender y resolver toda consulta sobre la interpretación correcta de los planos y especificaciones.

Atender y resolver toda consulta sobre omisiones, errores o discrepancias en los planos o en las especificaciones.

Estudiar o recomendar los cambios sustanciales que sean necesarios o convenientes en los planos o en las especificaciones y presentarlos a consideración del Contratante.

Decidir sobre los cambios en los planos o en las especificaciones, que no afecten substancialmente estos documentos.

Determinar la necesidad de ejecutar obras adicionales o extras, presentar su ejecución y precios a consideración de El Contratante para su aprobación.

Aprobar, rechazar y hacer seguimiento del plan y programa de trabajo e inversiones para el buen desarrollo del contrato.

Aprobar o rechazar y auditar el sistema de aseguramiento de calidad de las obras de El Contratista.

Aprobar o rechazar el planeamiento, diseño y construcción de las obras temporales.

Aprobar o rechazar los métodos de construcción, equipos, elementos, materiales, herramientas y calificación de la mano de obra a ser incorporada en las obras y vigilar su oportuno suministro y manejo.

Estudiar y recomendar las modificaciones y ajustes a los recursos como el tipo, número, capacidad o potencia de los equipos, elementos, materiales, herramientas y mano de obra a ser utilizados en la ejecución de las obras que considere necesarios para el logro de la oportunidad y calidad de las obras.


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Practicar inspección de las obras y velar porque las obras se realicen de acuerdo con los planos, las especificaciones, los plazos y demás documentos del contrato.

Exigir que las obras sean ejecutadas cumpliendo con todos los requisitos de salud ocupacional y prevención de accidentes establecidos en los documentos del contrato.

Exigir que las obras sean ejecutadas dando protección al medio ambiente y cumpliendo con todas las normas sobre manejo del impacto ambiental establecidas en los documentos del contrato.

Verificar y certificar conjuntamente con El Contratista la medición y cómputo de las cantidades de obra ejecutadas, sus valores y reajustes de precios para efectos de la aprobación de las actas de pago.

Vigilar el buen uso y conservación de los elementos de propiedad de El Contratante que estén al servicio de El Contratista o de las obras.

Vigilar que El Contratista cumpla con el pago de los salarios mínimos legales y las prestaciones sociales legales y que cumpla con las disposiciones legales aplicables al personal empleado en la ejecución del contrato, para lo cual podrá revisar los libros de contabilidad de El Contratista con el fin de verificar dichos pagos.

Tener acceso a la información completa y correcta sobre el número de personas empleadas en cada subdivisión del trabajo, sobre clasificación y sueldos de cada uno, sobre el costo para El Contratista de cada clase de materiales, herramientas, equipos e instrumentos utilizados por él en el trabajo y sobre las cantidades y clase de materiales empleados en cada subdivisión de la obra y sobre todos los costos directos e indirectos, fijos o variables, imputables a la misma, para lo cual podrá revisar los libros de contabilidad y los registros de contabilidad de costos de El Contratista y demás información requerida para conocer en detalle los costos de las obras.

Todas las demás atribuciones de El Contratante que se contemplen en los documentos del contrato y correspondan al Interventor.

5.2 Actividades financieras

En estos aspectos se busca la verificación de la legalidad financiera, de todos los requisitos necesarios desde el inicio del contrato, hasta la liquidación del mismo, de modo que permita realizar un seguimiento económico de todas las transacciones involucradas.

Verificar que el Contratista cumpla con los requisitos exigidos por el INVIMA para la entrega del anticipo o pago anticipado pactado. Constatar la correcta inversión del anticipo, para este efecto deberá exigir según corresponda, la programación de los trabajos, el flujo de inversión del contrato y el plan de inversión del anticipo.

Verificar y aprobar mensualmente los informes de buen manejo del anticipo y remitirlos al Grupo Financiero y Presupuestal.

Verificar que no haya diferencia entre los saldos que se registren en el extracto, con el registro de gastos o el plan de inversión del anticipo. En el caso en que se compruebe que el Contratista le dio a los dineros provenientes del anticipo una destinación diferente a la autorizada, será causal para hacer efectiva la garantía de buen manejo y correcta inversión del mismo, debiendo informar inmediatamente al Coordinador del Grupo de Gestión Contractual del INVIMA.

Garantizar que se esté llevando a cabo la amortización del anticipo en las cuentas presentadas por el Contratista, asimismo que el Contratista transfiera al INVIMA, de acuerdo al procedimiento establecido para ello, los rendimientos financieros generados por el anticipo.

Revisar y aprobar las solicitudes de pago formuladas por el Contratista y llevar un registro cronológico de los pagos, y ajustes económicos del contrato - BALANCE DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL CONTRATO.

Cuando esté establecido, el supervisor o el interventor debe calcular los ajustes de precios del contrato de acuerdo a lo indicado en las cláusulas contractuales.

Verificar y controlar el balance de ejecución del contrato. Para garantizar el cumplimiento del objeto dentro del presupuesto asignado.


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Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.

De manera previa al cierre de la vigencia fiscal de cada año, informar al Grupo Financiero y Presupuestal, el estado de ejecución del contrato para establecer las reservas presupuestales y de cuentas por pagar cuando a ello haya Iugar.

Efectuar el balance presupuestal de ejecución del contrato para efectos de la liquidación del mismo.

5.3 Actividades administrativas

Estos aspectos tienen como finalidad la supervisión y verificación de la ejecución de los criterios de administración, de acuerdo con el objeto del mismo, el pliego de condiciones, y la propuesta

Solicitar al INVIMA la documentación e información necesaria para desarrollar adecuadamente la supervisión o la interventoría.

Asegurar la correcta organización del equipo de supervisión o interventoría para el control de la ejecución de la obra y la realización de las actividades exigidas en el contrato, tanto en cantidades, como en las especificaciones generales y particulares que el proyecto presenta.

Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la supervisión o interventoría a su cargo.

Servir de conducto regular para las relaciones entre el INVIMA y el Contratista de Obra.

Verificar y exigir que se otorguen las garantías exigidas y velar que estás permanezcan vigentes de acuerdo con las condiciones estipuladas en el contrato.

Revisar y estudiar los documentos e información suministrados por el INVIMA que dieron origen al contrato, con el propósito de establecer criterios claros y precisos sobre el proyecto, que le permitan adelantar con efectividad las labores encomendadas, solicitando al INVIMA las aclaraciones del caso.

Verificar que existan las licencias y/o permisos necesarios para la ejecución del contrato, así mismo revisar los requisitos exigidos por las entidades competentes a través de dichos permisos con el fin de garantizar su implementación antes del inicio del contrato.

Exigir al Contratista la entrega de los análisis de precios unitarios de las actividades estipuladas en los pliegos de condiciones y el contrato, revisar estos y emitir el concepto correspondiente. Cabe mencionar, que la información detallada contenida en los análisis de precios unitarios es la base para la aprobación y fijación de los precios unitarios de las obras complementarias que se requieran en el desarrollo del proyecto.

Cumplir y hacer cumplir durante el desarrollo del contrato lo establecido en los pliegos de condiciones, referente a los requisitos exigidos sobre los perfiles profesionales del recurso humano y el tiempo de dedicación de los mismos al contrato, así como el equipo exigido para la ejecución de los trabajos. Además, de ser necesario, puede exigir el cambio de personal o equipo, siempre y cuando esté de acuerdo con lo establecido por el INVIMA, en los pliegos y contrato.

Programar y coordinar con el Contratista y con el INVIMA las reuniones de seguimiento a la ejecución del contrato. En estas reuniones se presenta el estado de avance del contrato, así como se tratan y analizan temas y problemas relacionados con el desarrollo del proyecto, acordando entre las partes soluciones prácticas y oportunas, la elaboración del acta de reunión será realizada por el supervisor o el interventor.

Elaborar, revisar, suscribir y radicar las actas y demás documentos necesarios para la ejecución del contrato.

Mantener actualizada la documentación de los contratos y los archivos correspondientes que de este se deriven.

Durante la ejecución del contrato, solicitar si es del caso, los cambios respectivos de personal de los equipos de trabajo del contratista. Efectuar la aprobación de los cambios para el equipo de trabajo del mismo.


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Efectuar la evaluación del contratista de acuerdo al procedimiento de Evaluación de Proveedores.

Cumplir y hacer cumplir al Contratista la obligación de que todo el personal a su cargo se encuentre afiliado al Sistema General de Seguridad Social (Salud, pensiones y riesgos profesionales) de acuerdo con lo dispuesto en la ley, así como el cumplimiento del pago de las obligaciones parafiscales.

Cumplir con la entrega de los informes semanales, mensuales y finales requeridos por el INVIMA en los cuales se presente el estado de ejecución, avance y terminación del contrato.

Realizar las demás actividades de tipo administrativo requeridas para la correcta administración del contrato.

5.4 Actividades técnicas

Dentro de los aspectos técnicos el supervisor e interventor, según sea el caso, debe cumplir las siguientes obligaciones:

Realizar y entregar un informe al supervisor o al ordenador del gasto del INVIMA donde se describan las actividades realizadas en la etapa previa a la ejecución del proyecto, los resultados obtenidos y la proyección de cantidades, presupuesto y programación de obra obtenida de la remisión de todos los documentos.

Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el objeto del contrato, igualmente constatar - según el caso - la existencia de planos, diseños, licencias, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado.

Controlar que el Contratista cuente con la logística operativa, la infraestructura física adecuada y el recurso humano suficiente para adelantar la implementación de los requerimientos exigidos por las entidades competentes a través de las licencias y/o permisos otorgados para el desarrollo del contrato.

Suscribir con el Contratista de Obra las actas de vecindades requeridas, antes del inicio de los trabajos, las cuales incluirán el registro fotográfico correspondiente y firma de los vecinos.

Verificar oportuna y permanentemente los ítems y las cantidades de obra establecidas en el contrato, a partir de la información suministrada y presentar un informe al INVIMA, sobre los aspectos que repercutan en el normal desarrollo de los contratos y que puedan implicar modificaciones al contrato.

Verificar que el Contratista cumpla con las normas y especificaciones técnicas establecidas por el INVIMA para el desarrollo del contrato. En caso de identificación de cambios en las especificaciones, deberá informar al INVIMA para su evaluación y aprobación.

Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y producto. Para lo anterior, el Interventor exigirá al Contratista efectuar los ensayos de laboratorio o pruebas necesarias para el control de calidad de los mismos, así como realizará los ensayos de laboratorio o pruebas requeridas para verificar y aprobar que el Contratista esté cumpliendo con las normas y especificaciones técnicas establecidas para el contrato. En caso que estas pruebas o ensayos no cumplan con los resultados, el interventor deberá dejar registro de la implementación y verificación de las acciones correctivas pertinentes.

Verificar la medición de cantidades de obra realizadas por el constructor y aprobar o rechazar las actas de obra ejecutada. Dentro de este proceso deberá revisar y aprobar o rechazar las obras ejecutadas y su calidad para proceder al respectivo pago.

Velar por el cumplimiento del cronograma y flujo de inversión del contrato, efectuando controles periódicos de las actividades programadas, así mismo recomendar los ajustes a los que haya lugar. En caso de incumplimiento, el Interventor deberá informar


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oportunamente al INVIMA y sugerir si es el caso la aplicación de los procedimientos sancionatorios establecidos en el contrato.

Estudiar y decidir los requerimientos de orden técnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de requerirse modificaciones al contrato estas deberán someterse al estudio del INVIMA, previo concepto de la Interventoría.

Recibir y estudiar los análisis de precios unitarios de ítems correspondientes a obras complementarias presentados por el Contratista. Cuando se requiera, el Interventor deberá soportar la revisión efectuada a los análisis de precios unitarios de los ítems de las obras complementarias, como mínimo con dos cotizaciones. Una vez se revisen por parte del Interventor los precios correspondientes a las obras complementarias, éste debe remitir al supervisor del contrato el concepto de aprobación de ítems y precios de obras complementarias, cuadro comparativo de los mismos y los respectivos análisis unitarios, para que éste efectúe las gestiones necesarias de acuerdo con los procedimientos internos del INVIMA. En caso de que la Entidad presente observaciones a los análisis de precios unitarios de ítems obras complementarias, el Interventor deberá efectuar las correcciones del caso.

Velar por el cumplimiento por parte del contratista de la normatividad ambiental y el plan de manejo ambiental si lo hubiere.

En los casos de obras complementarias o extra, adicionales o mayores cantidades de obra que impliquen, modificación del alcance del contrato, el supervisor o interventor deberá solicitar la autorización al INVIMA, y ordenar su ejecución, cuando verifique la existencia de la legalización de la modificación al respectivo contrato.

Controlar permanentemente el cumplimiento por parte del Contratista de los requerimientos exigidos en las licencias y / o permisos, normas y leyes que le apliquen para el desarrollo del proyecto.

Abrir, llevar y tener la custodia del libro o bitácora de la obra para registrar en él las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante el plazo del contrato, esta debe estar debidamente foliada y el registro de datos en la misma debe ser continuo y sin espacios.

Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes, certificando el cumplimiento técnico del contrato en sus diferentes etapas de ejecución.

Coordinar el reintegro a la entidad de los equipos y elementos suministrados o comprados con cargo al contrato, y verificar su estado y cantidad.

Tener presencia permanente en la obra a través de su Director de Interventoría y/o Residente de Interventoría, para cumplir con las labores de control antes referidas. Las instrucciones y órdenes impartidas a los contratistas por la Interventoría, deberán darse por escrito, salvo las urgentes o inmediatas que podrán impartirse verbalmente con la debida anotación en el libro o bitácora de obra, pero posteriormente deberán ratificarse por escrito.

5.5 Actividades legales

Estas actividades corresponden al control y seguimiento a los aspectos jurídicos dentro del perfeccionamiento del contrato y la ejecución del mismo, dentro de los cuales se incluyen los siguientes:

Suscribir las actas de inicio, recibo parcial de obra, seguimiento a los contratos, terminación, entrega y recibo final y proyecto de acta de liquidación, que se produzcan en la ejecución del contrato.

Cumplir y hacer cumplir al Contratista las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato suscrito.

Estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por el Contratista y emitir un concepto al INVIMA para la resolución final de las mismas. De conformidad con el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública ninguna orden del supervisor o interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el


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supervisor o el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato.

Emitir concepto sobre las quejas, reclamos, tutelas, derechos de petición y demás reclamaciones que sean enviadas al INVIMA, en relación con los proyectos que hagan parte del objeto de sus contratos, exigiéndose que sean verificadas siempre y cuando tengan relación con el contrato.

Si se presenta la necesidad, por fuerza mayor o caso fortuito, de suspender el contrato de obra al que se le hace Interventoría, o si se establece con posterioridad ampliar el plazo pactado para la suspensión, la Interventoría deberá emitir un concepto técnico previo sobre la pertinencia de la misma.

Vigilar que el objeto contractual se realice sin exceder el valor del contrato, esto es, hasta la concurrencia del valor contratado, exclusivamente. No se permite exceder el valor contratado, más allá de las reservas y compromisos presupuestales constituidos por la entidad para la ejecución del respectivo contrato.

Revisar las solicitudes de adición en valor y/o prórrogas, modificaciones, suspensiones, etc., del plazo de ejecución del contrato, requeridas por el contratista y emitir un estudio de justificación y conveniencia al INVIMA. Además, elaborar, revisar y remitir dichas solicitudes al INVIMA para su aprobación, con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles respecto a la fecha requerida para su implementación, las cuales deben estar suficientemente justificadas.

Verificar y adelantar las acciones pertinentes para que las adiciones y prórrogas se realicen oportunamente antes del vencimiento del contrato.

Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato.

Revisar permanentemente la vigencia de las garantías del contrato y realizar al Contratista los requerimientos del caso, cuando sea necesario ampliar las mismas en valor o en plazo. En caso de que el Contratista no realice las ampliaciones a que haya lugar, el supervisor o interventor deberá informar al ordenador del gasto o al supervisor asignado por el INVIMA de esta situación, con el fin de que se tomen las medidas a que haya lugar.

Presentar los informes de avance de los trabajos del contrato de Obra en los términos acordados en el contrato y en el presente manual.

En caso de cualquier tipo de incumplimiento del contrato, el supervisor o el interventor, de conformidad con el procedimiento establecido en el Manual de Contratación del INVIMA y por la normatividad vigente, deberá enviar al ordenador del gasto o al supervisor, copia de los requerimientos realizados al Contratista, de los cuales siempre se deberá allegar copia a quien expida la garantía.

Si no obstante el requerimiento realizado al contratista - el cual deberá establecer un término para el cumplimiento de la obligación -, el Contratista incurre en incumplimiento del mismo, el supervisor o el interventor deberá informar de tal situación de manera inmediata al ordenador del gasto o al supervisor, quien adelantará ante el Coordinador del Grupo de Gestión Contractual del INVIMA el trámite para que se notifique a la compañía aseguradora del incumplimiento del contratista al requerimiento y el inicio del proceso formal de la declaratoria del siniestro de incumplimiento por parte de la entidad pública, el cual se expedirá y notificará de conformidad con la normatividad vigente.

Previo a la promulgación del acto administrativo declaratorio del siniestro de incumplimiento por parte del contratista, el supervisor o el interventor deberán enviar al ordenador del gasto o al supervisor un informe detallado desde el punto de vista técnico, sobre el incumplimiento del Contratista y una tasación de los perjuicios ocasionados, para que dicho informe sea incluido dentro de la parte motiva del acto administrativo, que deberá expedir la entidad con destino al contratista a la compañía aseguradora, respetando la debida notificación y los recursos establecidos en la vía gubernativa. Dicho informe deberá contener entre otros:


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Requerimientos efectuados al contratista

Análisis de las respuestas dadas por el contratista

Fundamentos del por qué debe sancionarse

Monto de las multas de conformidad con los porcentajes establecidos en el contrato, ya sea por días de atraso respecto del programa de trabajo o por actividades.

Copia de los descargos y justificaciones

Copia de los oficios enviados a la aseguradora

Si el incumplimiento conlleva además, a un indebido manejo de recursos, el Interventor deberá informar al supervisor para que se inicien las acciones a las que haya lugar.

Elaborar el proyecto de acta de liquidación del contrato objeto de la Interventoría dentro del término establecido contractualmente contado a partir de la fecha de terminación del contrato y remitir al Grupo de Gestión Contractual del INVIMA para su revisión y aprobación final junto con la totalidad de los soportes.

Suscribir conjuntamente con el Contratista de la obra y el supervisor asignado al contrato por parte del INVIMA, el Acta de Entrega y Recibo Final de la Obra, previa verificación del cumplimiento de todos los requisitos necesarios, y verificar la posterior entrega del contratista de la garantía de estabilidad de la obra con el lleno de todos los requisitos de la misma.

Verificar que el Contratista presente los paz y salvos a los que haya lugar según la naturaleza del contrato.

6. Responsabilidad de la supervisión y la interventoría

De conformidad con los artículos 51 y 53 de la Ley 80 de 1993, y el artículo 82 de la Ley 1474 de 2011 y las demás normas pertinentes, los interventores y supervisores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría o supervisión. El supervisor o interventor deberá estarse a lo dispuesto en el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011 a fin de conocer el alcance de su responsabilidad.

7. Trámite en caso de incumplimiento contractual

En caso de que se presente incumplimiento total o parcial de las obligaciones contractuales, el interventor o supervisor requerirá oportunamente por escrito al contratista, con el fin de hacer cumplir las obligaciones adquiridas. En caso de que la respuesta al requerimiento no sea satisfactoria, el interventor o supervisor remitirá de forma inmediata los antecedentes al Grupo de Gestión Contractual que analizará la situación planteada, reiterará el requerimiento en caso de ser pertinente y procederá a adelantar las acciones legales pertinentes. Para emitir su concepto respecto a un posible incumplimiento del contratista, el supervisor o el interventor deberá realizar un análisis objetivo, claro y preciso del objeto contractual en general, teniendo en cuenta que su concepto será determinante a la hora de definir las acciones legales a seguir por parte de la administración. Tal manifestación deberá estar lo suficientemente soportada, teniendo en cuenta que la responsabilidad por un eventual detrimento del patrimonio del estado a causa de una sentencia judicial, involucra a todos los servidores que intervienen en la actividad contractual.


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8. Imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimientos

En caso de que el Coordinador del Grupo de Gestión Contractual, previa discusión con el Secretario General, considere que hay lugar a iniciar la actuación administrativa para determinar si se deben imponer multas, sanciones y/o declaratorias de incumplimiento, seguirá el procedimiento establecido para tal fin en el INSTRUCTIVO PARA LA IMPOSICIÓN DE MULTAS Y SANCIONES PA02-GA-I12 y en la Ley.

9. Disposiciones finales

En el último capítulo se presenta el marco legal que determina el contenido del Manual, así como los mecanismos a utilizar para su aprobación, modificación y divulgación.

9.1 Marco Legal

Las actividades de supervisión e interventoría que se adelanten en relación con los contratos suscritos por el INVIMA deberán ajustarse a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, contenido en las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, modificada por las Leyes 1450, 1474 de 2011, el Decreto Ley 019 de 2012 y demás normas pertinentes; así como en las normas que los reglamenten, en especial, el Decreto 1510 de 2013. Los procedimientos, requisitos y demás aspectos no contemplados en el presente manual, deberán adelantarse de acuerdo con las normas y principios que regulan la contratación estatal, en especial la Constitución Política, la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, y sus Decretos reglamentarios y las demás normas que los modifiquen, adicionen y complementen. En caso de contradicción entre las normas legales y reglamentarias respecto de lo previsto en este Manual, se aplicarán aquéllas, de acuerdo con la jerarquía de las mismas.

9.2 Documentos Asociados

• Manual de contratación PA02-GA-M1 • Instructivo de supervisión e interventoría PA02-GA-I14 • Instructivo para la imposición de multas y sanciones PA02-GA-I12

9.3 Divulgación, edición y Mecanismos de reforma

Este Manual de Supervisión e Interventoría se publicará junto con el Manual de Contratación en la página web de la entidad. El Coordinador del Grupo de Gestión Contractual tendrá la responsabilidad de interpretar su articulado y proyectar sus actualizaciones, de acuerdo con las normas o sentencias que se expidan sobre la materia. De igual forma, se realizarán capacitaciones para su correcta utilización. La actualización normativa deberá cumplirse siguiendo los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad.

9.4 Vigencia, publicación y derogación

La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga los manuales de supervisión e interventoría que tuviere la entidad y las demás regulaciones que le sean contrarias.


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