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Cátedra de Administración

Organización y métodos administrativos. Los Sistemas Administrativos en el Ejército y el

impacto de la computación. Situación actual y perspectivas de futuro.

Curso de Capacitación y Perfeccionamiento

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para Oficiales Superiores

Autor: Coronel Roberto Moreira. Orientador: Coronel Dorval Rodríguez.

1999

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I N D I C E

PROLOGO

I. PROBLEMA DE LA INVESTIGACION

II. OBJETIVOS

III. MARCO CONCEPTUAL DE REFERENCIA

A- La administración y los sistemas

B- Diseño de un enfoque de sistemas para la administración

1-Características del enfoque de sistemas.

a- organizado

b- creador

c- teórico

d- empírico

e- pragmático

2-Razones del enfoque de sistemas.

a- la complejidad en las organizaciones modernas

b- adelantos administrativos

C- Desarrollo de la teoría de la administración y de la organización.-

1- Frederick Taylor (1856-1950)

2- Henri Fayol (1841-1925)

3- Los experimentos Hawthorne

4- La computadora electrónica

5- La teoría moderna de la organización

6- Escuelas del Análisis Administrativo

a- Escuela del Comportamiento

b- Escuela Empírica

c- Escuela de la Teoría de Decisiones

d- Escuela cuantitativa

e- Escuela de Proceso Administrativo

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D- Enfoques de la Teoría de Organización

1- El enfoque clásico

2- El enfoque neoclásico

E- El enfoque de sistemas para la organización y la administración

1- Los recursos

2- La organización

3- Enfoque de sistemas para la Administración y la Organización

a- Partes del sistema y su interactuación

b- Integración de las funciones administrativas básicas

F- Otros enfoques

1- Enfoque de contingencia

2- Enfoque de compromiso dinámico

G- Enfoque de Calidad en la Administración Pública.

1- Generalidades

2- Mejora de Gestión

H- Los Sistemas de Información y Administración

1- Evolución de un sistema de información

2- Elementos y operación de un Sistema de Información

3- Definición de Sistema de Información

4- El sistema de información y los demás sistemas

5- Tecnología de la información

6- Concepto de Base de Datos

IV. ESQUEMA DE LA INVESTIGACION

- Breve referencia al diseño

- Descripción de métodos y técnicas

V PRESENTACION ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS HECHOS

A- Sistemas Administrativos del Ejército

1- Generalidades

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2- Concepto General de Administración Militar

a- Definición

(1) Ramas fundamentales

(a) La logística

(b) La Administración de Personal

3- El proceso Administrativo.

4- Métodos de trámite Administrativo.

5- Contenido del sistema Administrativo Reglamentado.

B- Sistema Informático del Ejército

1- Antecedentes

a- Situación a Setiembre de 1996

b- Situación proyectada al 2000

c- Beneficios

d- Relación de proyectos a llevar a cabo

2- Situación actual

a- Política Informática

b- Descripción de Misión, Objetivos y Metas

- Misión

- Objetivo

- Metas por objetivo

c- Descripción de Proyectos

(1)- Proyecto Red Privada de Comunicación de datos

(2)- Proyecto Base de Datos Unificada del Ejército

(3)- Proyecto de Capacitación del Personal Militar

(4)- Comisión de Informática

C- Análisis de los Sistemas desarrollados.

1- Generalidades

2- Realidades constatadas.

a- En cuanto al Equipamiento – Hardware

b- Software utilizado

3- Preguntas de opinión.

a- Aspectos concordantes.

b- Aspectos discordantes.

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VI. CONCLUSIONES

VII. BIBLIOGRAFIA

VIII. ANEXOS

A. Anexo Nro. 1

Diseño de Investigación.

B. Anexo Nro. 2.

Instrumento de recolección de datos.

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PROLOGO

Desde la postura de quien no conoce en profundidad un área esencialmente técnica, se

abordo el tema de investigación adoptando una ubicación intermedia entre los tomadores de

decisiones a diferentes niveles y los especialistas en informática tratando de cerrar el espacio

de comunicación que los separa.

Desde la postura de operador del sistema administrativo, se intentó encarar un estudio

profundo de las teorías clásicas y modernas, como de los diferentes sistemas vigentes y la

absorción por los mismos del fenómeno informático tratando de identificar los alcances de su

incidencia en la gestión institucional.

Estas dos posturas básicas permitieron el acceso al tema desde un ángulo particular con

intención de realizar un aporte reflexivo sobre la verdadera significación de estos fenómenos

modernos que repercuten en la institución.

Ateniéndose a las necesidades del método científico se intentó ir más allá de las simples

apariencias, tratando de conocer, comprender y explicar los hechos ateniéndose a reglas

metodológicas fijadas de antemano. Sin despreciar la utilización del conocimiento previo por

el cumplimiento de la actividad profesional, se adoptó una aptitud clara de verificación

evitando que el sentido común se convirtiera en obstáculo epistemológico.

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I. PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN

Conocer si se ha producido un impacto por la introducción de las computadoras en los

Sistemas Administrativos del Ejército. En caso afirmativo determinar su magnitud y las

afectaciones trascendentes en las áreas administrativas, logística y de personal y los

problemas que ha contribuido a mejorar. Al mismo tiempo despejar las interrogantes sobre

la utilización de la tecnología informática asociada a las telecomunicaciones como

herramienta en apoyo de las actividades administrativas.

Conocer la capacidad organizacional para enfrentar los desafíos tecnológicos mediante la

capacitación de los recursos humanos y si las posibilidades económicas permiten la

obtención y renovación de los equipos de cómputos.

Conocer si a nivel de teoría administrativa se han superado las posturas clásicas y si se

avanza en la conceptuación moderna de calidad en los procesos a la par de las

organizaciones privadas y estatales.

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II. OBJETIVOS

Estudiar la organización y el funcionamiento de los sistemas administrativos, el uso que

hacen de los medios informáticos disponibles y sus planes de futuro.

Estudiar concretamente los sistemas y procedimientos informáticos y cuantificar su

impacto en las funciones administrativas.

Estudiar el entorno de trabajo y sus ambientes hardware y software y los planes de

desarrollo de sistemas y tecnología de información.-

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III. MARCO CONCEPTUAL DE REFERENCIA.-

A. LA ADMINISTRACION Y LOS SISTEMAS.- La noción de la necesidad de encarar los temas de la Administración como un todo

integrado más allá de las funciones tradicionales de planeamiento, organización,

dirección, coordinación y control se está imponiendo desde algún tiempo atrás.-

La nueva filosofía de la vida administrativa pasa por encararla como un sistema y los

expertos oportunamente calificaron a los años setenta como la época de los sistemas.

Se comenzó de esa forma a pensar en que la tarea administrativa se debía encarar con

un enfoque de sistemas.-

El enfoque de sistemas proporciona el proceso para armonizar las complejidades de las

empresas modernas, donde los sistemas de información a la gerencia, normales o

basados en computadoras proporcionan los instrumentos.-

El proceso administrativo está llevando a cabo rápidamente la transición de muchas

décadas de técnicas anticuadas a un presente donde los problemas son observables

cuantificables y capaces de resolverse mediante la modalidad sistemática y no

utilizando la experiencia o la intuición.-

Un sistema puede definirse como una serie de elementos unidos de algún modo a fin de

lograr metas comunes y mutuas (1) Murdick Y Ross.

Ejemplo:

Sistema Elementos Meta BásicaClub Social Miembros Entretenimiento Policía Hombres, equipo, edificios,

comunicaciones, armas Protección de la sociedad contra el crimen

Computadora Componentes físicos y conexiones, hardware Programas, software

Procesamiento de datos

Recopilación, elaboración propia, basado en Murdick y Ross (1)

A su vez podemos en este mismo sentido introducir un concepto de Información a la

gerencia como un sistema que:

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Está integrado por un grupo de personas.

Organizado en base a manuales. (elementos)

Con un equipo de procesamiento de datos.

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Escogen

Almacenan (manipulación de datos)

Procesan

Recuperan

Para disminuir la incertidumbre de la toma de decisiones, mediante el suministro de

información a los gerentes (metas).

Las organizaciones están cambiando para aceptar la tecnología de la información. La

estructura y la composición de los recursos están comenzando a reflejar un nuevo

enfoque para el diseño de organización, causado por el enfoque de sistema.

Características comunes de las organizaciones y de los sistemas de información:

Ambos son procesos dinámicos, por lo que son de naturaleza cambiante.

Pueden analizarse, diseñarse y administrarse como sistemas mediante principios

generales del diseño.

Sus elementos están unidos funcionalmente y en cuanto a operación.

El diseño del sistema de información permite la integración de las partes de la

organización a la que sirve. Esta integración ha sido llamada como “Enfoque Total de

Sistemas”.

Ambos tienen salidas, que son un objetivo, pero la del sistema de información, es una

decisión, que resulta de los datos suministrados mediante el sistema.

Una parte importante del esfuerzo de diseño de los sistemas de información se dedica a

la programación de esas decisiones.

B. DISEÑO DE UN ENFOQUE DE SISTEMAS PARA LA

ADMINISTRACION.- Esencialmente se diseña para:

• Desarrollar y administrar los sistemas de operación.

• Para diseñar sistemas de información para la toma de decisiones.

Existe una relación recíproca de las partes o subsistemas de la organización. El

enfoque comienza con una serie de objetivos y se dedica al diseño del todo a diferencia

del diseño de los componentes y subsistemas. Murdick y Ross (1) hablan de una

relación sinérgica que produce un efecto total mayor que es de la suma de los efectos

considerados independientemente.

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El enfoque en el diseño del todo, a diferencia del diseño de los componentes y

subsistemas se demuestra en la siguiente figura donde se muestra el enfoque clásico y

el de sistemas para la organización y el flujo de la información.

Tomada de Murdick y Ross (1)

1. CARACTERISTICAS DEL ENFOQUE DE SISTEMAS.- Las características son las siguientes:

a. Organizador: Es un medio para resolver grandes problemas cuyas soluciones

requieren la aplicación de grandes cantidades de recursos en una forma

organizada.

b. Creador: El diseño final depende en gran parte de la originalidad y de la

capacidad creadora de los individuos que contribuyen al diseño.

Algunos aspectos que favorecen el uso de la creatividad:

• Los problemas son complejos y no hay una formulación única.

• Gran parte de los datos disponibles es incompleta y ambigua.

• Hay que superar las barreras tradicionales en pro de la solución.

c. Teórico: La teoría proporciona el molde y es el fundamento del enfoque de

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sistema.

d. Empírico: La búsqueda de datos empíricos contemplan distinguir los

pertinentes de los que no lo son y los falsos de los verdaderos.

c. Pragmático: Busca un resultado orientado a la acción. Debe ser posible, capaz

de producirse y de funcionar.

2. RAZONES DEL ENFOQUE DE SISTEMAS.- Las razones las encontramos en dos aspectos fundamentales y son: la creciente

complejidad de las organizaciones modernas y los cambios fundamentales en los

procesos administrativos lo que determina un especial énfasis en la administración

del cambio.

a. La Complejidad en las organizaciones modernas:

La revolución tecnológica que no cesa, obliga a una revolución administrativa,

como a investigación y desarrollo cada vez más incentivados desde las

organizaciones.

El constante cambio de productos como consecuencia de lo anterior, se aprecia

con sorprendente efecto en el campo de las computadoras y en la electrónica,

con la explosión de la información y su influencia en la toma de decisiones.

b. Adelantos administrativos:

Se han producido cuatro desarrollos que dan la oportunidad de mejorar los

procesos administrativos:

La teoría de los sistemas de información y retroalimentación.

Una mejor comprensión del proceso de toma de decisiones que condujo a

automatizar o programar las decisiones.

Esta idea de programar las decisiones mediante reglas de decisión es

actualmente una consideración básica de la administración y del diseño de

sistemas de información.

Son ejemplos de estas reglas comunes de decisión que se han programado

para resolver con ayuda de las computadoras, las nóminas de control de

inventarios, etc.

Las técnicas de la ciencia administrativa están estrechamente relacionadas

con las decisiones programadas y las reglas de decisión programadas.

Estas técnicas se combinan con la capacidad de cálculo de las

computadoras, para proporcionar soluciones de problemas que eran

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impracticables anteriormente.

La computadora electrónica digital es el cuarto desarrollo que ha hecho

posible el enfoque de sistemas para la administración.

La capacidad de las computadoras para procesar y almacenar información,

ha sobrepasado la capacidad humana para diseñar sistemas que utilicen

adecuadamente esa capacidad.

C. DESARROLLO DE LA TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN Y DE LA

ORGANIZACIÓN: La historia de la civilización occidental está llena de indicios de que las organizaciones

como el Ejército y la Iglesia Católica romana fueron los que introdujeron innovaciones

tales como línea y personal, relaciones de autoridad formal de organización y otros

adelantos administrativos semejantes que todavía subsisten en nuestra época.

Utilizando un gráfico de Murdick y Ross (1) pretendemos un repaso rápido por el

desarrollo de la ciencia comparada con la administración y encontrar los hitos que

marcaron la evolución hacia una teoría moderna de la organización y las Escuelas de

análisis administrativo.

Tomado de Murdick y Ross.

1. Frederick Taylor (1856 – 1950). Creador de la administración científica y de la iniciación del movimiento

administrativo moderno.

Página 13 de 69 Aunque sus principios tendían a aplicarse a toda una organización industrial, hizo

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hincapié en el empleo de la administración científica a nivel del taller.

Se interesaba en la eficiencia de los trabajadores y gerentes en los procesos de

manufactura y producción. Creía en que la dificultad principal consistía en que los

gerentes no expresaban lo que esperaban, unida a la falta de comprensión

resultante de parte de los empleados con respecto a esas esperanzas.

Realizó el examen de los pasos del proceso de trabajo con la intención de mejorarlo

en forma científica.

Fue el originador de los estudios de tiempo y movimiento y de otros métodos de

ingeniería industrial.

Consideró las siguientes, como funciones administrativas:

• Determinación científicas de cada elemento de trabajo de un individuo.

• Selección científica y adiestramiento de cada trabajador.

• Colaboración entre la gerencia y el trabajador.

• La igualdad de la distribución de responsabilidades entre los gerentes y

los trabajadores.

2. Henri Fayol (1841 – 1925). Por primera vez Fayol desarrolló una amplia y explícita estructura de principios

administrativos generales que explicaban la naturaleza del proceso administrativo

que constituyen la base de la teoría administrativa “clásica”.

Sostuvo que la administración es universal y que los gerentes sin importar la

organización debían desempeñar las mismas funciones a saber:

- Planeamiento.

- Organización.

- Ordenamiento.

- Coordinación.

- Control.

Afirmó que los principios administrativos no sólo se aplican a los negocios, sino

también a empresas militares, institucionales, políticas, religiosas o de otra índole.

Los 14 principios que estableció para la administración los consideró como flexibles

y no absolutos y que pueden adaptarse a cualquier necesidad:

División del trabajo (Especialización del trabajo).

Autoridad y responsabilidad. Derecho de dar órdenes y facultad de

exigir obediencia y la responsabilidad es el corolario de la autoridad

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y nace de la misma.

Disciplina.

Unidad de mando. Nadie debe recibir órdenes de más de un

superior.

Unidad de dirección. Una cabeza y un plan para cada grupo de

actividades que tengan el mismo objetivo.

Subordinación del interés individual al general.

Remuneración del personal. Paga justa.

Centralización. En grado óptimo para la organización específica.

Cadena de escalafón. Cadena de mando o de superiores.

Orden. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

Equidad. Igualdad de tratamiento.

Estabilidad de los puestos del personal.

Iniciativa.

Espíritu de cuerpo. Trabajo en grupo y comunicación.

3. Los experimentos Hawthorne. El concepto de hombre económico prevalecía hasta este experimento que demostró

que no solo los salarios y las sanciones eran importantes sino que habían otros

elementos a tener en cuenta.

Los experimentos en la Fábrica Hawthorne en Chicago acabaran con las ideas

sobre la forma de motivación de los trabajadores.

Los estudios destinados a medir el efecto sobre la producción de los cambios en las

condiciones físicas de trabajo, demostraron que la productividad de los trabajadores

se afecta mucho más debido a los factores humanos, los sentimientos de los

trabajadores con respecto a su interactuación con el resto del grupo, sus actitudes y

su sentido de reconocimiento por sus iguales y sus superiores. La falta de

productividad no es tanto una función de las condiciones de trabajo, de las

sanciones o de los incentivos, como del aislamiento del trabajador y su sensación

de anonimato, como resultado de trabajos insignificantes que hacen una pobre

contribución al producto final.

Estos estudios se consideran generalmente como indicios del nuevo principio del

pensamiento administrativo.

Comenzó a hacerse hincapié en las relaciones humanas, la motivación de los

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trabajadores y el liderazgo administrativo.

Además comenzó a valorarse como útiles las ciencias del comportamiento como la

sociología y la sicología como auxiliares muy valiosos para el conjunto de los

conocimientos administrativos.

4. La computadora electrónica. Lo que fue la Revolución Industrial para el siglo XIX lo sería la computadora para el

siglo XX (1).

Como dijo TERRY (2) “no es exagerado decir que probablemente la computadora

ha contribuido más a nuestro actual desarrollo administrativo que cualquier otra

entidad aislada”.

Ha servido para acelerar el desarrollo del pensamiento administrativo y ha sido el

catalizador requerido para encontrar el alcance de las teorías de organización y

administración (3).

La importancia que se da actualmente a la información como un mecanismo de

integración y el movimiento hacia la programación de las decisiones, son por sí

demostrativos de la influencia de las computadoras, no solo sobre las técnicas

administrativas, sino también sobre el desarrollo de una teoría de organización y

administración.

5. La teoría moderna de la organización. Sus orígenes no pueden identificarse con ninguna época específica, ni atribuirse a

ningún individuo.

La transición del enfoque tradicional y funcional para la administración, a una

preocupación por la estructura de la organización y con el comportamiento humano,

es casi imperceptible.

En la década del 50 se inició una tendencia para alejarse del enfoque administrativo

basado únicamente en las funciones empresariales del planeamiento, organización

y control, hacia una consideración de los procesos de actividad coordinada y las

técnicas de la toma de decisiones.

Estas funciones administrativas clásicas de planeamiento, organización y control no

pueden llevarse a cabo sin considerar el sistema social de la organización por lo

que hay una relación muy fuerte entre las metas de la organización y el sistema

social.

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Esa interactuación de lo humano con la organización se indica en la definición de

PRESTHUS (4) “La organización se define como un sistema de relaciones

estructurales e interpersonales... Los individuos se distinguen en términos de

autoridad, posición y papel, lo que da por resultado que se prescriba la

interactuación personal”.

SCOTT (5) por su parte da otra definición: “un mecanismo que tiene como objetivo

final la compensación de aquellas fuerzas que minan la colaboración humana”.

En contraste con el enfoque “clásico” o “funcional”, que era descriptivo y se basaba

en gran parte en la experiencia o la observación, la teoría moderna es: conceptual,

analítica y empírica.

La aparición del enfoque de sistemas para la administración es posible que haya

resultado el hito más importante.

En general las definiciones de sistemas son semejantes, describen un sistema

como un conjunto de complejas partes que forman un todo para lograr un objetivo.

La esencia del enfoque consiste en que cuando se combinan eficazmente las

partes, el total es mejor que la suma de ellas.

En el desarrollo de una teoría de organización y administración el problema consiste

en reunir o formar un sistema con los diferentes enfoques, principios y técnicas de

las teorías existentes. Debidamente integrado, ese sistema administrativo logrará

con más eficacia el objetivo que si se examinan aisladamente las partes

individuales.

6. Escuelas del Análisis Administrativo. Han aparecido doctrinas que representan diversas disciplinas respaldadas por

investigadores que se agrupan para el estudio de los diferentes enfoques de la

Administración en “escuelas”.

Siguiendo a Murdick y Ross (1) separaremos las cinco más significativas ayudados

por un cuadro aclaratorio.

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Tomado de Murdick y Ross

a. Escuela del comportamiento.

Agrupa a defensores de dos concepciones: el grupo denominado del

comportamiento humano y el de sistemas sociales.

Consiste en hacer las cosas por conducto de la gente y por lo tanto para que el

gerente tenga éxito debe comprender las relaciones humanas, el liderazgo y los

demás enfoques de la ciencia del comportamiento que describen las relaciones

interpersonales entre la gente.

Los de esta concepción tuvieron su origen en los estudios de Howthorne y

luego de Elton Mayo (el autor de The Human Problems of on Industrial

Civilization). De la misma concepción han sido posteriormente Keith Davis (6) y

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Douglas Mc.Gregor que presentara la idea de la teoría X y la teoría Y. El

enfoque clásico siguió el de la teoría X que sostenía que no había satisfacción

en el trabajo, que los seres humanos lo evitan y que tienen muy poca ambición.

La antítesis es la teoría Y que sostiene que los trabajadores tienen un potencial

mucho mayor que el imaginado, que ejercerán su propia dirección y si se les

motiva serán responsables, lo que resume esta teoría, es la participación.

Entre sus precursores están Maslow (7) que desarrolló la famosa “jerarquía de

las necesidades” que sostiene que las obligaciones humanas varían desde las

fisiológicas hasta las que incluyen el amor y la estimación. Esta clasificación de

las necesidades desde las más bajas hasta las más altas y su opinión de que

los trabajadores pueden motivarse apelando a su propia estimación, cambió el

sentido de la opinión clásica que sostenía que los trabajadores se motivan con

recompensas monetarias.

Chris Argiris, autor de Personality and Organization, sostenía que la

organización clásica tendía a ahogar las necesidades de participación de la

gente y que por vía de la motivación se podía lograr una mayor productividad.

Herbert Simon, autor de Organizaciones y Administrative Behavior, es un pilar

fundamental en el desarrollo de la teoría moderna de las organizaciones

mientras que Frederick Herzberg (8) aportó lo suyo en las investigaciones sobre

la motivación y el diseño de las organizaciones.

b. Escuela Empírica.

También llamado como enfoque de la experiencia o la costumbre.

En el mundo académico esta escuela está representada por los colegios de

negocios que enseñan con el “método de casos”, siendo la escuela de

graduados de negocios de Harvard la precursora de este movimiento. Entre sus

teóricos más destacados están LEARNED (9) y DALE (10). En general

estudiaron las experiencias de gerentes que han tenido éxito, intentando hacer

algunas generalizaciones de las mismas.

c. Escuela de la teoría de decisiones.

Herber Simon (11) sostiene que “Administración” y “toma de decisiones” son

expresiones casi sinónimas e incluye entre las actividades que preceden a la

decisión los siguientes:

- buscar ocasiones para tomar una decisión.

- buscar posibles rutas de actividad.

- escoger entre esas rutas.

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Forrester (12) sostiene que la investigación de la naturaleza de la toma de

decisiones en el contexto de las tácticas militares forma la base para la

comprensión del sitio de la toma de decisiones en la industria.

La idea de que los miembros de las organizaciones se consideren como

tomadores de decisiones y capacitados para resolver problemas es un

concepto clave de la teoría de organizaciones y administración y es muy

importante para el desarrollo de sistemas de información para la gerencia.

d. Escuela cuantitativa.

Trata de describir la administración en términos de símbolos matemáticos,

relaciones y datos medibles, con la finalidad de cuantificar variables de la

situación de solución de problemas y relacionarlas en una ecuación de tal modo

que resulte en una solución cuantitativa. El empleo de sus técnicas obliga a los

gerentes a definir sus problemas con exactitud y fomenta un pensamiento

cuidadoso, una metodología lógica y el reconocimiento de restricciones

definidas.

e. Escuela del proceso administrativo.

Es la llamada escuela de procesos que define lo que hacen los gerentes. Tuvo

su origen con los escritos de Taylor quien describió las funciones

administrativas en términos de lo que hacen los gerentes.

Esta escuela no solo no niega la validez de otros enfoques para la

administración, sino que trata de absorber o utilizar la metodología y las

técnicas de las otras escuelas para desempeñar las cinco funciones

administrativas.

Después de la definición de Fayol de la estructura conceptual para la escuela

de procesos, James Mooney y Allan C. Reiley (13) dos ejecutivos de la General

Motors hicieron otro aporte en general concordante con Fayol y establecieron

cuatro principios:

- coordinador

- de escalafón, (que define el flujo jerárquico de autoridad)

- funcional, (que hace hincapié en la necesidad de especialización para

poder organizar)

- de personal.

Posteriormente Gulick y Urwick (14) modificaron y ensancharon el trabajo de

Fayol y el primero identificó siete elementos clave para el trabajo de los

ejecutivos:

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- planeamiento.

- organización.

- dotación de personal.

- dirección.

- coordinación.

- información.

- presupuestos.

Esta clasificación de las funciones administrativas y del proceso de

administración ha permanecido con algunas diferencias a través del tiempo.

El enfoque de procesos para la administración, es sin duda la estructura que

más se usa entre los administradores y practicantes, tanto en la industria como

en la tarea gubernamental.

D. ENFOQUES DE LA TEORIA DE ORGANIZACION. La meta principal de la organización consiste en llevar a cabo un trabajo.

Entre las escuelas o modelos de la teoría de organización más prevalecientes están:

- la toma de decisiones.

- la burocracia.

- Los sistemas sociales.

- los modelos de sistemas.

El principal sostenedor del enfoque de toma de decisiones es Herbert Simon (15), que

considera a los miembros de la organización como tomadores de decisiones y capaces

de resolver problemas, llegando a la conclusión que los procesos administrativos son de

decisión.

El modelo de burocracia se originó en Max Weber y sigue siendo todavía un enfoque

interesante y valioso para las organizaciones. La descripción de Weber sobre las

características estructurales y de procedimiento de la burocracia, la estructura

jerárquica de la autoridad y la idea de disciplina basada en posiciones formales, son

conceptos que se usan ampliamente en nuestra época y que son característicos de una

teoría que proporcionó los fundamentos para la construcción de otras hipótesis

posteriores.

El modelo de sistemas sociales se identifica primordialmente con la sociología y su idea

básica es que las organizaciones son sistemas sociales. Uno de los principales

sostenedores de esta teoría es Talcott Parsons.

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Hay dos teorías adicionales de organización que han influido en el desarrollo de las

teorías modernas de organización y administración. Ellas son el enfoque clásico y

neoclásico.

1. El enfoque clásico. La teoría clásica, tradicional u ortodoxa, puede atribuírsele a Frederick Taylor y su

concepción de supervisión funcional y tácticas de planeamiento. Su enfoque se

ocupa casi que exclusivamente de la anatomía de la organización formal, su

estructura y la forma en que se trasmiten las órdenes por su conducto y como se

logran los resultados.

Mooney (16) además de hacer popular los siete elementos clave para el trabajo de

los ejecutivos propuesto por Gulick-Urwick (17) identificó cuatro métodos de

organización:

- por objetivo principal.

- por proceso.

- por clientela.

- por sitio.

Estudió la organización en términos de los principios de:

- coordinación

- escalafón funcional

- línea y personal.

La premisa de la escuela clásica es que la organización es un proceso lógico y

racional. Dado el objetivo, se determina el trabajo que hay que hacer, se agrupa ese

trabajo en unidades lógicas y se definen posiciones dentro de esas unidades en

términos de una estructura de responsabilidad.

De todo esto se obtiene como resultado la tabla de organización y la descripción de

las tareas.

La organización clásica tiene cuatro principios clave:

- el de escalafón.

- unidad de mando.

- gama de control.

- especialización de organización.

El principio de escalafón se refiere a la línea de jerarquía o sea que la autoridad y

responsabilidad deben fluir en una línea continúa, desde el jefe ejecutivo hasta el

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operador más bajo (cadena de mando).

La unidad de mando deriva del principio de escalafón y expresa que en la

organización ningún miembro recibirá órdenes de más de un superior.

La gama de control refiere al número de subordinados que puede supervisar

eficazmente un gerente.

La especialización de organización es la piedra angular de esta teoría. Supone que

la división del trabajo da por resultado un aumento de la eficacia, en el entendido

que es posible descomponer las tareas necesarias para lograr el objetivo de la

organización. Esas tareas pueden agruparse por departamentos semejantes y

asignarse a un gerente.

Las bases para la departamentación incluyen:

- números.

- sitio o lugar.

- cliente.

- función.

- procesos.

Esta teoría pasa por alto factores importantes como la organización informal, las

interacciones humanas dentro de los grupos de trabajo y las contribuciones de las

ciencias del comportamiento.

2. El enfoque neoclásico. La inspiración y los orígenes de esta teoría se remontan a los experimentos de

Howthorne y a los conceptos de Elton Mayo. La escuela se asocia comúnmente con

el movimiento de “relaciones humanas”.

El adelanto principal fue la introducción de las ciencias del comportamiento en la

teoría de la organización.

Los principios básicos del enfoque clásico se consideraron como estaban y se

modificaron incorporándoles opiniones de comportamiento.

Introdujo la idea de la organización informal en contraste con la organización formal.

Aparece un grupo natural de gente que es respuesta a las necesidades sociales de

la gente para asociarse con otros.

Las dos teorías, clásica y neoclásica consideradas son los antecedentes de la

teoría moderna y proporcionan un principio para examinarla más detalladamente.

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E. EL ENFOQUE DE SISTEMAS PARA LA ORGANIZACION Y LA

ADMINISTRACION. Las actividades administrativas solo tienen algún significado cuando la organización

está en un estado dinámico, procesando entradas de recursos para obtener salidas de

productos o servicios útiles. Las empresas pueden considerarse como un organismo, un

sistema dinámico que requiere la administración de subsistemas para transformar las

entradas de recursos.

De una forma abreviada se puede establecer los fundamentos básicos para el enfoque

de sistemas para la organización y la administración.

1. Los recursos, de las empresas incluyen información, material, dinero, recursos

humanos, maquinarias, equipamiento e instalaciones y todos se transforman en

salidas.

Bajo el concepto de sistemas de las empresas esos recursos se consideran como si

fluyeran a través del sistema de transformación y por lo tanto los subsistemas

pueden construirse basándose en esa cadena de flujo. En consecuencia

tendremos:

- la cadena de recursos humanos.

- la cadena de flujo de dinero y

- la de flujo de material, máquinas, equipamiento e instalaciones.

Para que esos cuatro funcionen es necesario diseñar un SISTEMA DE FLUJO DE

INFORMACION, que integre los otro cuatro y que sirva de centro nervioso para toda

la empresa.

2. La organización, es el vehículo que transforma las entradas en salidas. Como se

compone de gente, el gerente se debe ocupar del comportamiento e interactuación

de ese personal dentro de la distribución de la estructura de la empresa.

3. Enfoque de sistemas para la Administración y la Organización. Explica la transformación de los flujos de las cadenas en salidas por conducto del

vehículo de una organización dinámica.

Los tres subsistemas de este enfoque son:

- la teoría moderna de la organización.

- las funciones administrativas.

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- las escuelas de administración: empíricas, de comportamiento, de teoría

de decisión, de procesos administrativos y cuantitativas. Estas

suministran las técnicas.

- un cuarto subsistema hace posible el funcionamiento de los demás, el

que suministra el sistema de información a la gerencia.

a. Partes del sistema y su interactuación.

Las partes básicas son:

- el individuo.

- la organización formal

- la organización informal

- los patrones de posición y de papel de los gerentes.

- ambiente físico.

El individuo es la parte básica del sistema, su personalidad, motivos y actitudes.

La organización formal es la estructura, asignación y patrón relacionado de

tareas.

La organización informal, interactúa tanto con la organización formal como con

el individuo.

Los estilos de liderazgo traducidos en patrones de posición de los gerentes

abarcan aspectos de la organización formal como de la informal.

El enfoque de sistemas estudia la interactuación entre el individuo, los grupos y

el ambiente físico y las características sicológicas, sociales y fisiológicas de la

gente que interactúa con las máquinas, instalaciones y equipamiento.

b. Integración de la funciones administrativas básicas.

La tarea general de un gerente consiste en crear con la empresa el ambiente

que facilite el cumplimiento de sus objetivos. Para hacerlo, planea el trabajo de

sus subordinados así como sus propias actividades, escoge y adiestra a los

subordinados dotando de personal a sus operaciones, organiza el trabajo y las

relaciones de las tareas, dirige el trabajo y controla los resultados, comparando

la actuación con el plan. Esas son la funciones tradicionales del gerente.

El método más usado para clasificar las funciones administrativas consiste en

agruparlas alrededor de las actividades de:

- planeamiento.

- organización.

- dotación de personal.

- dirección.

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- control.

La figura del siguiente cuadro sintetiza un sistema de organización y

administración.

Tomado de Murdick y Ross

Este esquema acepta todas las técnicas, enfoques, disciplinas y escuelas

donde el componente final del sistema es la envoltura conocida como sistema

de información a la gerencia que incluye todo el modelo y que recolecta,

analiza, almacena y escribe datos para los que toman decisiones

administrativas en todos los niveles de la organización para la administración de

los flujos de recursos de materiales, recursos humanos, dinero, instalaciones y

máquinas, siendo también indispensable en la práctica de las funciones

administrativas.

F. OTROS ENFOQUES. Según Stoner-Freeman y Gilbert (21) aunque es imposible pronosticar que estudiarán

las generaciones del futuro, si es posible identificar cuando menos, dos perspectivas de

la Teoría de la Administración que pueden adquirir importancia además de la ya

estudiada del enfoque de sistemas. Página 26 de 69

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1. El enfoque de Contingencias La teoría de la Administración pretende determinar las relaciones pronosticables

entre situaciones, actos y resultados. .

Por tanto no es raro que un enfoque reciente quiera integrar las diversas escuelas

del pensamiento de la Administración, concentrándose en la independencia de los

muchos factores que implica una situación administrativa.

El enfoque de sistemas fue concebido por gerentes, asesores e investigadores que

tratan de aplicar los conceptos de las escuelas más importantes, a las situaciones

reales que vivían. Cuando había métodos que eran muy eficaces para una

situación, no funcionaban en otras, buscaban algún tipo de solución.

La tarea de los gerentes consiste justamente en identificar que técnica viene mejor

en una situación concreta, en circunstancias concretas y en un momento concreto

lo que resume el espíritu de este enfoque.

2- El enfoque de compromiso dinámico. Las relaciones humanas y los tiempos están obligando a los gerentes a

reconsiderar los enfoques tradicionales debido a la velocidad y constancia de los

cambios. Con el propósito de resaltar la intensidad de las relaciones de las

organizaciones modernas y la intensidad de las presiones del tiempo que rigen

dichas relaciones, STONER-FREEMAN y GILBERT han llamado a ésta nueva

corriente, de compromiso dinámico.

Se basan en que la palabra dinámico (lo contrario de estático) implica cambio,

crecimiento y actividad constantes, la palabra compromiso (lo contrario de

desinterés) implica un involucramiento profundo con otros. Por lo dicho sostienen

que expresa un enfoque vigoroso que usan actualmente los gerentes exitosos para

dirigirse a las relaciones humanas y adaptarse sin tardanza a las condiciones que

cambian con el tiempo. Dentro de este ámbito que llaman del compromiso dinámico

apuntan al seguimiento de seis temas que versan sobre la Teoría de la

Administración y a los que atribuyen capital importancia:

- nuevos entornos organizacionales

- la ética y la responsabilidad social

- la globalización y la administración

- Como inventar y reinventar organizaciones

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- Culturas y pluriculturismo

- La calidad

Mediante el enfoque de compromiso dinámico, la Administración de la Calidad Total

debe formar parte del vocabulario de todo gerente.

G. ENFOQUE DE CALIDAD EN LA ADMINISTRACION PUBLICA.

1. Generalidades Hablar de calidad, productividad y eficiencia no es patrimonio exclusivo de las

empresas privadas. Esta conceptuación ha ido tomando cuerpo en toda la

administración de empresas ya sea privada o públicas.

Este proceso se motiva en los sucesos que a nivel mundial y regional han

evolucionado hacia un proceso de cambios, ágil y dinámico.-

El cambio lleva a que las empresas piensen cada vez mas en la calidad. El cambio

lleva necesariamente a una mayor competencia, lo que hace que el usuario tenga

mas opciones y por lo tanto imponga sus necesidades como forma de ajustar lo que

se le ofrece a sus expectativas. El ciudadano, usuario, pagador de impuestos cada

día exige más, porque es quien aporta los recursos para que la actividad pública

funcione.

El desafío entonces pasa a ser: obtener mayor calidad con menor costo.

Esto lleva a que se haga necesaria aquella vieja regla de minimizar los recursos y

obtener la maximización de su uso optimizando el producto, servicio u objetivo que

tenemos que alcanzar.

Esta maximización de objetivos asumiendo la responsabilidad que implica obtener

mejores resultados con menos recursos, pasa necesariamente por el análisis de la

calidad de las prestaciones. El problema se centra entonces en la excelencia de la

gestión y la calidad de los servicios prestados. El rol del estado ya no será

solamente el de prestador de servicios con mayor o menor calidad sino que será el

de generador de conciencia en los usuarios para que estos demanden calidad en

los servicios que presta.

2. Mejora de gestión. Acorde a experiencias de empresas nacionales la mejora de gestión es un proyecto

que se basa en los siguientes aspectos:

- incorporación de tecnología avanzada

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- nuevo modelo organizativo

- administración moderna y eficaz

Todo esto comprende un proceso de reingeniería que tiende a provocar un cambio

cultural con el involucramiento de los gerentes y su compromiso con la calidad

total.-

H. LOS SISTEMAS DE INFORMACION Y LA ADMINISTRACION. Si hay un problema en la organización, es posible que nadie pueda determinar que

clase de información se hubiera necesitado para impedirlo, ni que se tome el tiempo

necesario para organizar un sistema. Aunque con frecuencia los datos y la información

son muy abundantes, a veces no son los suficientes ni de la clase que se necesitan

para fijar objetivos, valorar alternativas, tomar decisiones, anticipar problemas y medir

resultados comparándolos con los planes.

La información es el catalizador de la administración y el ingrediente que reúne las

funciones administrativas de planeamiento, operación y control.

1. Evolución de un sistema de Información. A medida que se ensanchan las operaciones de las organizaciones, las

necesidades de información se hacen más complejas.

El aumento de tamaño de las empresas da por resultado un aumento también de la

recolección, procesamiento y distribución de la información. Además del aumento

de registros, de las necesidades de información y de otras dificultades asociadas,

surgen los problemas relacionados con la delegación de autoridad y

responsabilidad. De la misma forma es necesario asignar algunos individuos para

que supervisen a otros y esto ensancha las líneas de comunicación y multiplica los

problemas.

A medida que aumenta la necesidad de información habrá que añadir más gente y

más equipo para manejar esa información. Hay que comprar más máquinas y

contratar más empleados. El siguiente paso consiste en comprar computadoras

electrónicas, una después de otra para aprovechar la tecnología de procesamiento

de información más reciente.

Por lo dicho el objetivo del desarrollo o mejoramiento de un sistema de información

a la gerencia puede explicarse en base a dos requerimientos esenciales:

- proporcionar el tipo de ambiente de información que integre las

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funciones básicas de la administración

- y dar acceso a la administración a actividades complejas en las

organizaciones descentralizadas.

2. Elementos y operación de un sistema de información. El sistema de información es el catalizador y el centro nervioso de la empresa. La

visión más intuitiva del Sistema de Información de una empresa en organización se

obtiene simplemente observando, cómo la información fluye de una parte a otra de

la misma, y entre ella y su entorno.

La necesidad de acceder a información está presente no solo en el proceso de

toma de decisiones rutinario, sino que es necesario acceder a información relevante

en todas las actividades que tienen lugar en el desempeño de las funciones y

procesos de cualquier empresa, desde la planificación y definición de objetivos

hasta el control de consecución de los mismos, pasando por el diseño y la puesta

en práctica de acciones encaminadas a conseguir los objetivos fijados.

3. Definición de Sistema de Información. Una primera visión de qué entendemos por Sistema de Información es que es uno

más, de la misma categoría que otros tradicionales como el de control o

planificación; encargado de coordinar los flujos y registros de información

necesarios para llevar a cabo las funciones administrativas de una empresa u

organización de manera de atender su planeamiento estratégico.

Desde un punto de vista general, dichas funciones dan lugar a actividades de

planificación, diseño y ejecución de acciones para conseguir objetivos y actividades

de control.

Seguir Andreu-Ricart-Valor (18) el Sistema de Información es el conjunto formal de

procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con

las necesidades de una organización o empresa, recopila, elabora y distribuye la

información necesaria para la operación de dicha organización y para las

actividades de dirección y control correspondientes, apoyando al menos en parte, la

toma de decisiones necesaria para desempeñar las funciones y procesos de la

misma de acuerdo con su estrategia.

La definición se centra fundamentalmente en el para qué del sistema más que en el

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cómo o el qué. Las organizaciones necesitan que determinada información fluya,

para coordinar sus acciones operativas y que otra información llegue a tiempo y

organizada adecuadamente para que los decisores tomen sus decisiones con el

máximo conocimiento de causa posible, y para que quienes tienen la

responsabilidad de controlar las distintas actividades puedan hacerlo en el momento

en que se detecte la primera desviación relevante entre lo previsto y lo real. Y todo

ello para llevar a cabo las funciones y procesos que la organización o empresa les

ha encomendado, de manera coherente con los objetivos. De esta manera el

sistema de información debe ser utilizado como parte activa de la organización de

modo que pueda conseguir ventajas competitivas.

4. El sistema de Información y los demás sistemas. Habiendo delimitado el concepto de sistema de Información debemos establecer

que el mismo debe interactuar con los demás sistemas de la organización. Debe ser

coherente y coordinarse con todos ellos que conjuntamente forman la

infraestructura de la misma.

El sistema de Información es parte integrante del conjunto que configura la

infraestructura, inclusive las informales. La coherencia debe ser tanto internamente

como con los objetivos de la empresa u organización. Esta doble coherencia por un

lado implica que para respetar las interdependencias entre los distintos sistemas se

establezca un adecuado equilibrio, por otro lado la coherencia con los objetivos de

la organización a que pertenecen implica que el diseño de los mismos deba tenerse

en cuenta al definir los distintos sistemas.

La siguiente figura ejemplifica esta situación:

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SISTEMA DEPLANIFICACION

SISTEMA DE CONTROL

SISTEMAS DE INFORMACION/

COMUNICACION

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION

SISTEMAS DE COMPENSACION E

INCENTIVOS

ASPECTOS HUMANOS: - INDIVIDUALES

- GRUPO

Creación de un clima que permita: - Obtener los objetivos de la organización- Satisfacer las necesidades individuales

NIVELES ESTRATEGICO YY OOPPEERRAACCIIOONNAALL

CULTURA DE LA ORGANIZACION

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Tomada de Hax y Majluf (19)

El concepto de equilibrio entre sistemas explica que los cambios que se introduzcan

al afectarlo, obligarán a tener en cuenta las implicancias de los mismos sobre todos

los sistemas de manera que el equilibrio se restablezca.

La mejor estrategia para introducir cambios dependerá de este equilibrio en cada

momento al que no son ajenos los aspectos humanos tanto de grupo como

individuales.

5. Tecnologías de la Información. Antes de hablar de tecnologías conviene no perder de vista que la necesidad inicial

se plantea en términos de Sistema de Información. Puede decirse que la influencia

que las tecnologías empleadas en la implementación, diseño y planificación de los

sistemas de las organizaciones puede terminar siendo solamente coyuntural.

No obstante sería poco realista argumentar que por esta razón la tecnología es

irrelevante.

La tecnología a que nos referimos es la informática y afines denominados

frecuentemente tecnologías de la Información.

El punto de contacto inicial entre estos tecnologías y el Sistema de Información es

obvio, ya que las mismas proporcionan soluciones claras a determinados problemas

que se presentan en mayor o menor grado en la implementación de todo el sistema

de información: almacenamiento de datos y acceso posterior a los mismos según

pautas difíciles de anticipar, tratamiento de datos (numéricos o de otro tipo) rápido y

con pocos errores, comunicaciones automáticas, etc..

A partir de este punto de contacto inicial que se produce de manera natural, la

implementación de sistemas de información utilizando las tecnologías de la

información no ha sido desde la perspectiva histórica, muy fácil. Son frecuentes las

situaciones en que una deficiente comprensión de las posibilidades (puramente en

el plano funcional, prescindiendo de detalles técnicos) de las tecnologías conduce a

implementar sistemas de manera inconveniente.

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Conviene darse cuenta que si se desea utilizar las tecnologías en la implementación

de sistemas, a menudo no será posible simplemente hacer lo mismo que antes y

de la misma manera, con una tecnología diferente. La tecnología no es neutral

según Andreu-Ricart-Valor (20) sino que aporta su propia idiosincracia de la que no

se puede prescindir, debe tenerse en cuenta. Conviene incluso estar dispuesto a

prescindir de la tecnología si desde una perspectiva de sistemas de información sus

aportaciones (en rápidez de proceso, en conveniencia de acceso de datos) no son

suficientes para justificar los sacrificios de adaptación en la manera de hacer las

cosas que su adaptación pueda suponer.

Una implementación importante es que “alguien” en la estructura organizativa debe

responsabilizarse de estar al día acerca de las cambiantes posibilidades de las

tecnologías y de mantener una actitud crítica frente a los mismos desde la

perspectiva de las necesidades del sistema de información.

Tener en cuenta las características de la tecnología puede llevar a reconsiderar la

manera de hacer las cosas para que los sistemas de información funcionen bien.

Pueden darse dos circunstancias:

- que lo tecnología aporte mejores maneras de hacer las cosas.

- que nos fuerce a tener que hacerlas de peor manera.

6. Concepto de Base de Datos. Una de las aportaciones más positivas que para los sistemas de información ha

traído la informática es el concepto de Base de Datos, por lo que supone de

disciplina en la organización de los datos y también por lo que supone

conceptualmente como conjunto organizado según las necesidades de cada caso.

La idea de Base de Datos se resume en los siguientes conceptos:

- Agrupar todos los datos relevantes para el sistema de información de una

organización o empresa en un único lugar, la Base de Datos (BD).

- Evitando redundancias, es decir evitando tener el mismo dato registrado

más de una vez, lo que a la larga provoca siempre inconsistencias.

- Estructurándolos de una única manera (que debe reflejar su estructura

“natural”, es decir lo que interesa ver desde la perspectiva de sistema de

información) incluso a lo largo del tiempo.

- Proporcionando acceso a los mismos a través de “lenguajes” lo más

naturales posible y basados en la estructura anterior, es decir que para

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acceder a un dato baste con saber cosas del propio dato, no otras como

donde está archivado en un momento determinado.

Base de datos – Centralización – Descentralización Una consecuencia de la Base de datos es un cierto “grado” de centralización en la

concepción de los Sistemas de Información ya que la Base de Datos se convierte

en un grado central y neurálgico de los mismos. Contribuye a visualizar el conjunto

de datos como un todo perteneciente a la organización y no a determinados

departamentos, que debe por tanto diseñarse, administrarse y usarse desde un

punto de vista global.

Esto evita que en la organización diversas dependencias utilicen “sus” Bases de

Datos propios sin tener en cuenta que otra dependencia pueda estar necesitando

datos relevantes que un colega ya maneja.

Por otro lado vemos que si se desea descentralizar determinados aspectos del

sistema de información básico, puede hacerse precisamente con la ayuda de la

Base de Datos.

La aparición de los ordenadores personales (PC) y de herramientas basadas en los

mismos (en particular, hojas de cálculo y pequeños sistemas de bases de datos)

han traído consigo la posibilidad que algunos usuarios del sistema de información

empezaran a desarrollar “sus propias soluciones basadas en la informática”,

algunos incluso yendo más allá de la simple utilización de esas herramientas,

construyéndose de hecho las suyas propias. Se trata pues de una innovación en el

terreno de los sistemas de información (una cierta descentralización del Sistema de

Información) hecha posible por un nuevo paso evolutivo en el desarrollo de las

Tecnologías.

Debe visualizarse sin embargo, desde la perspectiva del sistema, es decir, no solo

por que la tecnología lo permita debe juzgarse adecuado.

Con todo, la construcción de “herramientas personales” es lógica y contribuye

eficazmente a resolver problemas en actividades de toma de decisiones. Con

frecuencia, además, la utilización de herramientas de este tipo requiere el acceso a

datos pertenecientes a la Base de Datos de la organización.

Desarrollos tecnológicos relativamente recientes sobre todo los relacionados con la

denominada arquitectura “cliente-servidor” han venido convenientemente a facilitar

la implantación de este tipo de soluciones, facilitando que un “servidor” (un

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ordenador) de servicio a una serie de “clientes” (otros ordenadores) conectados con

aquél, permitiendo el acceso a datos comunes y ocupándose que dicho acceso sea

eficiente y se produzca sin errores. De este modo, una solución técnica ha venido a

dar respuesta a una necesidad de sistema de información que el concepto de base

de datos había inicialmente facilitado.

Así, simplemente conectando herramientas personales a la base de datos central,

algo técnicamente resuelto como se vio, puede darse solución a este tipo de

necesidades de descentralización, sin renunciar a la perspectiva global que

proporciona el concepto de base de datos.

Es interesante notar que utilizando tecnologías de telecomunicaciones los “usuarios

descentralizados” pueden ser también remotos. Así pues de la mano de la

informática y de las telecomunicaciones puede llegarse a esquemas de

funcionamiento que de manera natural expande las posibilidades del sistema sin

imponer nada por la fuerza..

REFERENCIAS ( 1)- MURDICK, Robert – ROSS, Joel, Sistemas de Información basados en computadoras

para la administración moderna, Editorial Diana, México, 1982 (8ª impresión). ( 2)- TERRY, George, Principio de la Gerencia, Homewood, Richard D. Irwin, 1968. ( 3)- ZALAZNICK, M.B.A., El hombre, el mito y el método (cita de MURDICK y ROSS). ( 4)- PRESTHUS, Robert, Hacía una teoría del comportamiento organizacional, Junio 1958. ( 5)- SCOTT, William, Teoría de la Organización, Journal of the Academy of

Management,1961. ( 6)- DAVIS, Keith, Relaciones humanas en los negocios, Nueva York, Mc.Graw-Hill Book

Company,1957. ( 7)- MASLOW, A.H., Motivación y personalidad, Nueva York, Horper and Row

Publishers,1954. ( 8)- HERZBERG, Frederick, Una vez más, como motivar a los empleados. Howard

Business Review,1968. ( 9)- LEARNED,Edward, Política de negocios, Homewood,Illinois,1965. (10)- DALE, Ernest, Los grandes organizadores, Nueva York, Mc. Graw-Hill Book

Company,1961. (11) (15) - SIMON, Herbert, La nueva ciencia de la toma de decisiones, Nueva York, Harper

and Row Publishers,1960.

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(12)- FORRESTER, Jay W., Industrial Dynamics, Cambridge,1961. (13) (16) - MOONEY-REILEY, Análisis de decisiones, Nueva York,1957. (14) (17) - GULICK-URWICK, Compiladores, Papel de la Ciencia Administrativa, Nueva York,

1937. (18)(20) - ANDREU, RICART y VALOR, Estrategia y Sistemas de Información, Mc. Graw-

Hill, Madrid,1998. (19)- HAX, A. y MAJLUF, N, La Estrategia, concepto y proceso, Prentice-Hall, 1991. (21)- STONER – FREEMAN y GILBERT, Administración, 6ta. Edición, Prentice-Hall,

México, 1996.

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IV. ESQUEMA DE INVESTIGACION.

A. BREVE REFERENCIA AL DISEÑO La confección del diseño de investigación se encaró partiendo de una idea vaga de las

características del problema a estudio. Si bien el tema en su conjunto permitía un

encare desde un ángulo de conocimientos y experiencias previas en lo referido a

organización y métodos administrativos; en lo específico del uso de la computación, fue

necesario una elaboración más cuidadosa que evitara trabajar sobre un tema ya

estudiado y estructurar más formalmente la idea de investigación.

Concomitantemente con esto se intentó seleccionar la perspectiva principal desde la

cual abordar esa idea de investigación.

El diseño en resumen contempló que la investigación se desarrollaría en un proceso

autocorrectivo y progresivo mediante ajustes sucesivos que fueran dando luz al método

y técnicas a emplear.

Diseño. Anexo Nro. 1.

B. DESCRIPCION DEL METODO. Se utilizó un tipo de investigación exploratorio, no como un fin en sí mismo, sino con el

propósito de determinar tendencias, familiarizarse con el problema y obtener

información sobre la posibilidad de un encare particular, desde la perspectiva que el

tema estaba poco estudiado.

Se progresó luego a un enfoque descriptivo visando establecer como era y como se

manifestaba el fenómeno.

Se avanzó relacionando variables usando el conocimiento producto de la etapa

exploratoria y formulando las preguntas específicas que se busca responder.

En particular en relación a la complejidad del tema, la tecnología, las capacidades,

como acceder a predicciones mínimas aunque rudimentarias, e ir revelando aquellas

“piezas o trozos” de la realidad que ya tienen apoyo empírico moderado sobre las que

se puede fundamentar nuevos estudios.

Finalmente se pretendió que la investigación concluyera siendo explicativa en base a la

evidencia empírica de los diversos contextos que se analizaron.

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C. SELECCION DE LA MUESTRA Y RECOLECCION DE DATOS.

1. Aspectos generales manejados. Inicialmente se pensó en acceder a la realidad a través de un método inductivo para

lo que se estructuró un formulario de encuesta genérico que contemplara las

diferentes reparticiones dejando para el final la selección de la muestra.

Se inició el trabajo con una entrevista al responsable de una dependencia

informática buscando más que contestaciones puntuales, el enriquecimiento teórico

conceptual que complementara la elaboración del marco teórico.

En este estado se confrontó el diseño con las opiniones del orientador y se logró

definir una herramienta válida.

Sin embargo se desechó el uso de la misma como elemento del que pudiera

inferirse conclusiones generales de la población ya que la realidad a la que se

accedería, por diversa, no permitiría superar una vaguedad evidente que

conspiraría con la efectividad requerida.

2. Elección de muestra y recolección de datos. Al considerarse poco viable definir una muestra representativa se optó por

seleccionar cuatro reparticiones en diferentes ramas de actividad y dependencia

orgánica, a las que aplicarle el cuestionario con una propósito de exploración,

desde el punto de vista informático.

Paralelamente encarar el estudio específico de los procesos administrativos,

vinculados al empleo de medios informáticos en el Departamento I del E.M.E. por

tratarse de un órgano clave en la estructura administrativa encargada de un área

básica desde el punto de vista administrativo como es la administración documental

referida al hombre como unidad.

En ambas opciones se apuntó a la opinión del “técnico” al que se dirigen una serie

de interrogantes referidas a su especialidad como a su actividad de responsable del

área informática en aspectos funcionales de gestión administrativa.

El relevamiento no siguió una lógica de auditoría sino que se direccionó a la

obtención de datos que permitieran una conceptualización exploratorio descriptiva.

Instrumento de recolección de datos: Anexo Nro. 2.

a. Dependencias estudiadas:

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- Departamento de Informática del E.M.E.

- Servicio de Intendencia del Ejército.

- Instituto Militar de Estudios Superiores.

- Departamento I del E.M.E..

b. Justificación de su elección:

Al Departamento de Informática del E.M.E. se lo consideró desde dos puntos de

vista diferentes. En su calidad de órgano generador de políticas informáticas

para el Ejército, el acceso se encaró con un criterio totalizador en el entendido

que a través del enfoque holístico es por donde mejor se avanza hacia la

comprensión de las partes componentes.

Se pretendió dar respuestas a las clásicas preguntas de como funciona? Hacia

donde va?.

Por otra parte se orientó la recolección de datos a analizarlo como parte de un

sistema del que por supuesto es el principal coordinador-catalizador

Se cubrió así el proceso inductivo de tratar desde el conocimiento de las partes

evidenciar la realidad que se mide, sin pretender conclusiones determinantes

sino acceder a un estado de cosas en un determinado momento, en un

determinado lugar, al decir de CHALMERS (1) a un “enunciado singular”.

Con idéntico criterio al Servicio de Intendencia se lo encaró como parte del

Sistema pero particularmente pretendiendo abarcar la Administración desde la

rama Logística.

Al Instituto Militar de Estudios Superiores, por obvios motivos de facilidad de

acceso y pretendiendo captar una realidad vinculada a la Educación Militar.

Finalmente la elección del Departamento I del E.M.E. pretendió abarcar la

Administración desde la rama de Personal.

REFERENCIAS ( 1)- CHALMERS, Alan F., Qué es esa cosa llamada Ciencia?, Una valoración de la

naturaleza y el estatuto de la ciencia y sus métodos. 19ª edición, Siglo Veintiuno

editores, México, 1997..

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V. PRESENTACION, ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS HECHOS.-

A. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DEL EJERCITO.

1. Generalidades. La Administración en el Ejército es definida por el Manual R.G.29.8 con la finalidad

de constituir un ordenamiento de los instrumentos que el Administrador Militar debe

utilizar para racionalizar su ejecución.

Define el alcance de un claro concepto de Administración Militar y de una estructura

que relacione los principios y la normativa vigentes para las jerarquías de

Comandante de Sub-Unidad y Jefe de Unidad.

Las normas, Reglamentaciones, Leyes y Decretos, constituyen la base jurídica del

sistema de Administración Militar y las mismas son cambiantes acorde a

necesidades de orden administrativo, económico-financiero y aún de carácter

social.

El manual reconoce al igual que cualquier administrador práctico que no existe una

norma universal en cuanto a la mejor forma de hacer las cosas en todos los casos y

la aplicación de la teoría y ciencia administrativas han reconocido siempre la

importancia de la realidad o contingencia de una situación dada.

El manual toma el concepto del General Harold K. Johnson quien define a la

Administración como el proceso de establecer y lograr objetivos para cumplir con

las responsabilidades. Consta de aquellas actividades continuas de planeamiento,

organización, dirección, coordinación y control del uso del elemento humano,

dineros, materiales e instalaciones que contribuyen al cumplimiento de misiones y

tareas asignadas. La administración es inherentes al Comando, pero no incluye una

autoridad y responsabilidad tan amplia como el Comando.

En el Ejército de hoy, los Comandantes son también administradores. La situación

no táctica difiere de la táctica únicamente en los objetivos que han de ser logrados y

los recursos empleados para obtenerlos. En todo caso el Comandante debe

administrar sus recursos de modo que la misión sea cumplida con el menor

consumo posible de ellos.

La administración se aplica a todos los niveles de Comando. El uso efectivo y eficaz

de hombres, dinero, materiales, tiempo e instalaciones es ahora más que nunca un

problema administrativo, de competencia vital del Comandante quien debe ser

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además de un experto en táctica, un hábil administrador.

El Ejército dispone de muchos administradores además del Comandante. Estos

son, los Jefes de Estado Mayor, los Jefe de las Secciones de Estado Mayor, los

Oficiales de Operaciones y los Superiores Militares y Civiles de todos los niveles.

La tarea de los mismos es la de asegurar que las funciones de administración se

efectúen dentro de sus elementos orgánicos. Deben requerir que sus

organizaciones planeen, organicen, dirijan, coordinen y controlen las áreas de

responsabilidad asignadas.

2. Concepto general de Administración Militar. Luego de un examen del concepto general de Administración, nos dedicamos al

desarrollo del concepto de Administración Militar, como una acepción distinta a la

usual y más reducida.

Se acepta que en general el objetivo principal de una Fuerza Armada, es la

seguridad y defensa del País a que pertenece. Para lograrlo se distinguen dos

situaciones:

- una no bélica o de preparación.

- una bélica.

Aunque se destaca que en la primera pueden existir conflictos internos, que hoy día

constituyen una verdadera forma bélica.

Para ambas situaciones se cumplen las siguientes actividades:

- Estrategia, que estudia como escoger objetivos capaces de consagrar la finalidad

superior buscada; la Táctica General, que estudia como realizar la conquista de

los objetivos que determinó la Estrategia, pero todo esto supone organizar,

inmovilizar, concentrar, desplazar y mantener recursos en el lugar donde deban

conquistarse esos objetivos; este es el cometido de lo que llamamos

Administración Militar.

- Los recursos: se incluyen bajo este término al potencial humano y al material,

sean instalaciones, equipos, vehículos, etc.. Ambos tienen costos de preparación y

de mantenimiento y el logro de un objetivo siempre resulta condicionado por un

límite razonable y aceptado de tales costos.

- Definición: La Administración Militar incluye todos aquellos aspectos militares

que no corresponden ni a la táctica ni a la estrategia.

Está integrada por dos ramas fundamentales:

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- La logística, que incluye exclusivamente la operación de:

- abastecimientos.

- evacuaciones y hospitalizaciones.

- transportes y

- servicios.

- La administración de personal, que incluye todos aquellos aspectos

administrativos que toman al hombre, al combatiente, como objeto y como unidad.

3. El proceso Administrativo. La función administrativa en el Ejército sigue los criterios básicos de funciones

administrativas ya estudiadas de planificación, organización, dirección, coordinación

y control.

Acorde a una política del Poder Ejecutivo de desburocratización tendiente a eliminar

trámites y formulismos innecesarios y a la simplicidad del funcionamiento

administrativo, se instrumentó a través del Programa Nacional de

Desburocratización, la reforma del texto del Decreto 640/73 de Agosto de 1973 en

el que se fijaban normas generales de actuación administrativa.

El Decreto 500/91 sustituyó al anterior y lo complementó fijando nuevas normas de

racionalización administrativa a través del uso de formularios.

Estas nuevas normas agilitan y dan flexibilidad al procedimiento administrativo,

evitando la realización de trámites, formulismos o recaudos innecesarios que

complican o dificultan su desenvolvimiento, delimitando los casos en que se formará

expediente, acortando los plazos para producir informes, diligenciar pruebas y para

dictar y ejecutar las resoluciones de la Administración.

En el presente se ha avanzado en esta dirección con la instrumentación a nivel de

la Oficina de Servicio Civil de la Presidencia de la República del expediente y firma

electrónica.

El Comandante en Jefe del Ejército en su Concepto Directriz fijó como prioridad

particular la integración del Sistema de Informática a procedimientos

administrativos, apuntando básicamente a la desburocratización de la gestión

administrativa.

Asimismo se contempla en ese documento la enseñanza de computación

enfatizando que la informática gana cada día más importancia, asumiendo un papel

de creciente relevancia en todos los ámbitos de la vida del hombre y se establece

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que se buscará lograr que todo el personal superior sea como mínimo Operador de

P.C.

4. Métodos del trámite administrativo. El trámite es el proceso de los asuntos administrativos dentro de una organización.

Principios del trámite:

- Acción directa: en forma recta entre dos puntos.

- Acción continua: el trabajo debe llevarse a cabo en la forma más regular

que sea posible.

- Agrupar tareas: acciones que se relacionan entre si deben ser agrupadas.

- Reducir al mínimo el manipuleo: todo el desplazamiento o transporte que

no sea absolutamente esencial es una pérdida de tiempo.

- Tareas equilibradas: cada tarea debe tener relativamente la misma

cantidad de trabajo a cumplir.

5. Contenido del sistema administrativo reglamentado en el Ejército. Además de las generalidades ya enunciadas el Ejército cuenta con un sistema que

contempla concretamente los siguientes aspectos:

a. Ordenes, Anexos a las ordenes, Comunicaciones del C.G.E., Circulares

Reservadas, Circulares, Folios del C.G.E. y Directivas Particulares.

b. Prescripciones referentes a trámite y archivo.

c. Procedimientos permanentes de operaciones de las comunicaciones.

d. Prescripciones para administración documental:

- de instrucción.

- administrativa.

- de personal

- legajo personal

- hoja de servicios y hechos

- fichas de personal

- trámites, documentación, especialidades.

- altas, bajas, retiros, fallecimientos, deserciones.

- cursos, ascensos, mutaciones, calificaciones.

- de los casinos y cantinas.

e. Trámites con los diferentes servicios.

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f. Metodología en el campo de la contabilidad para la registración, asientos y

balance de movimiento de cuentas.

g. Normas presupuestales.

h. Reglamentos de organización y funcionamiento de las diferentes dependencias.

B. SISTEMA INFORMATICO DEL EJERCITO.

1. Antecedentes. Para comprender el verdadero impacto de la tecnología informática en el Ejército

hay que remitirse al año 1996 donde por primera vez se instrumentó un plan que

intentó en un período de cinco años (1996-2000) dotar a las diferentes reparticiones

con la tecnología que permitiera su integración al sistema. Este Plan Director de

Informática según directivas de la Comisión Nacional de Informática (CONADI) se

estructuró acorde al Proyecto 857, contemplando:

- la situación al momento.

- la situación proyectada.

- los beneficios para la Institución.

a. Situación a setiembre de 1996.

El Ejército Nacional cuenta actualmente con equipamiento individual de informática (PC

e impresoras) en la totalidad de sus reparticiones.

A nivel de equipos minis se puede decir que los mismos se encuentran distribuidos de la siguiente manera: Dpto.Inf.del E.M.E. -1 Eq. AS/400

S.M.A. -1 Eq. AS/400

S.I.E. -1 Eq. AS/400

CC.MM. -1 Eq. AS/400

S.G.M. -1 Eq.VAX DIGITAL

E.I.E. -1 Eq. BULL DPX

En cada repartición funciona un Centro de Procesamiento de Datos Local, el cual es

administrado por un Administrador del C.P.D.L.. y que cuenta con personal capacitado

para la operación y explotación de Utilitarios y Sistemas.

Con respecto al Desarrollo de aplicaciones las mismas contemplan las Areas de

Personal, Sueldos, Gestión de Gastos, Planillas, Proveeduría, Contable, Farmacia,

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Vehículos, Apreciación de Situación, Inteligencia, Gimnasio, Seguimiento de

expedientes y aplicaciones de uso general, existiendo una descentralización en

cuanto al desarrollo de aplicaciones de los grandes Centros de Cómputos (S.I.E.,

S.M.A., S.G.M. y CC.MM.).Con respecto a los Recursos Humanos de carácter técnico

profesional los grandes Centros de Cómputos posee en una relativa escasez de los

mismos existiendo una mayor concentración a nivel del Departamento de Informática del

E.M.E..-

Existen problemas a nivel de los tres cargos equiparados ya existentes y a los siete

otorgados por Ley de Presupuesto, particularmente en el llenado de los mismos.

Existe el proyecto 857 relacionado con el área de Informática, que cubre el quinquenio

1996-2000 por un valor total de U$S 1.500.000., cuya planificación se verá reflejada en

el formulario correspondiente a la Situación Proyectada.

b. Situación proyectada al 2000

De acuerdo al Proyecto de Inversión 857 perteneciente al Departamento de

Informática del E.M.E., se prevee para el quinquenio 1996-2000:

- La actualización de Software

- La compra de un manejador de Base de Datos (DB2)

- La concurrencia a Seminarios y Conferencias

- El comportamiento de equipos y medios para la transmisión de datos. (Proyecto de

Comunicación de Datos del Ejército a nivel Nacional).

- Las Becas de estudio para los SS.OO.

- Cursos de Actualización

- La contratación de Asesores altamente especializados.

- La implementación de Correo Electrónico para el E.M.E..

- La confección de un Sistema para la Toma de Decisiones (Primera y Segunda etapa)

- La investigación y desarrollo de simuladores para apoyo a la Instrucción.

- La ampliación del Sistema de Personal (con imágenes digitalizadas).

- La realización de Auditorías a nivel Ejército.

- La renovación de Pcs e impresoras existentes y compra de equipos para apoyo a la

Instrucción para UU. y Centros de Instrucción.

c. Beneficios.

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De la aplicación del Plan quincenal 1996-2000 se obtendrán los siguientes

Beneficios:

- dinamizar el funcionamiento del sistema informático del Ejército

- facilitar las tareas de control

- contribuir a la toma de decisiones en tiempo real y con datos actualizados

- Se brindarán las siguientes prestaciones:

- pasaje automático de descuentos (Sistema de Liquidación de Sueldos del Ejército)

- pasaje automático de información respecto al movimiento de personal (Sistema de

Personal del Ejército).

- actualización de stocks de material, armamento y vehículos en forma automática.

- correo electrónico.

- reparaciones lógicas de equipos en forma remota

- mensajería.

d. Relación de proyectos a llevar a cabo. Nº Proy. Nombre del Proyecto Exist. / Nuevo

857- 1 Actualización de Software Nuevo

857- 2 Becas de estudio para SS.OO. Existente

857- 3 Compra del Manejador de Base de Datos Nuevo

857- 4 Concurrencia a Seminarios y Conferencias Existente

857- 5 Proyecto Comunicación de Datos del Ejército a nivel

Nacional

Nuevo

857- 6 Cursos de Actualización Nuevo

857- 7 Contratación de Asesores Nuevo

857- 8 Renovación de Equipamiento ya existente Existente

857- 9 Sistema para Toma de Decisiones Nuevo

857-10 Sistema de Simulación Nuevo

857-11 Ampliación Sistema Personal Existente

857-12 Implementación Red y Correo Electrónico en C.G.E.-

E.M.E.

Nuevo

857-13 Realización Auditorías a nivel Ejército Nuevo

2. Situación Actual. Actualmente están en desarrollo los proyectos reseñados y se implementó

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acorde al Proyecto 857 la proyección de inversiones con la finalidad de

aplicación en el siguiente período quinquenal 2000-2005.

El listado de Proyectos asciende a 15 y figura en el Concepto Directriz del

Comandante en Jefe del Ejército emitido el año anterior y actualizado en el

presente.

a. Política Informática (cuadro tomado del Dpto. De Informática del E.M.E.)

POLITICA INFORMATICA DEL EJERCITO

Plan Director(Misión S.I.I.E.)

Plan Director(Misión S.I.I.E.)

Plan Quinquenal(OO. y Metas)

Plan Quinquenal(OO. y Metas)

Plan de Ejecución

anual

Plan de Ejecución

anual

CRNº1

CURSOS

ADQ. DE EQUIPOS Y SOFTWARE

CRNº1

CURSOS

ADQ. DE EQUIPOS Y SOFTWARE

15 Proyectos15 Proyectos

PlanificaciónCoordinaciónAsesoramientoFinanciación

Tareas(en beneficio de)

Tareas(en beneficio de)

De ejecución directa

b. Descripción de Misión, Objetivos y Metas.-

Misión:

Asegurar la obtención y mantenimiento de un Sistema Informático Integrado,

en todo el ámbito de Ejército aplicado a procedimientos administrativos,

tácticos y estratégicos y destinado al apoyo de la toma de decisiones.

Objetivos:

1. Alcanzar, mantener y actualizar un desarrollo tecnológico que permita el

cumplimiento de las misiones del Ejército, aplicando y desarrollando

técnicas, sistemas y procedimientos que faciliten el mejor empleo de los

medios, particularmente en el campo de la informática.

2. Alcanzar y mantener la automatización de la gestión administrativa, Página 47 de 69

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apoyando a la toma de decisiones a nivel de procedimientos tácticos y

estratégicos del Ejército Nacional particularmente tendiente a:

Dinamizar su funcionamiento.

Facilitar las tareas de control y administración.

Contribuir a la toma de decisiones en tiempo real y con datos

actualizados, mediante una adecuada integración de los medios

computacionales (Hardware y Software)

3. Obtener, mantener y actualizar un cuadro de profesionales, Técnicos y

Asesores altamente especializados y tender a logra una mayor eficiencia del

Personal, acorde a la dinámica tecnológica, las correspondientes auto-

evaluaciones e implementación e investigación de sistemas informáticos.

Procurar elevar el nivel de eficiencia de la organización para atender las

necesidades de al Institución.

Metas:

Objetivo 1:

• Análisis de reconversión, reingeniería o desarrollo de programas y

sustitución de hardware derivados del cambio de siglo (problema Y2000)

en los principales Centros de Cómputos del Ejército (CGE-EME, CAA,

SIE, SMA).

• Creación de una Comisión Informática y puesta en funcionamiento de

la misma antes de mes de enero del año 2000, cuya finalidad será

coordinar y evaluar propuestas, establecer prioridades y determinar

proyectos, evitando la generación de soluciones parciales, aisladas,

redundantes y/o duplicando medios y esfuerzos.

• Actualización de equipos centrales (Hardware y Software) en el

Centro de Cómputos del CGE-EME, derivado del cambio tecnológico, el

incremento en los requerimientos de los usuarios y necesidades de

nuevas aplicaciones.

• Adecuación de equipamiento computacional (Hardware y Software)

que esté discontinuado en su fabricación o por cambio de tecnología.

• Asegurar las instalaciones computacionales mínimas de los

Comandos, Unidades, Institutos y Servicios, en todo el territorio nacional,

que permita su integración en beneficio del Sistema Informático del

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Ejército.

• Completar el sistema de Comunicación de Datos para el Ejército, a

nivel nacional, de forma que la totalidad de las Unidades accedan al CGE-

EME por medio de una red Privada de datos.

Objetivo 2:

• Coordinar, planificar y supervisar el desarrollo de todas las instalaciones

involucradas en el Sistema Informático del Ejército, visualizando la

planificación centralizada y la ejecución descentralizada, en beneficio de

la misión del sistema.

• Continuar con la implementación y mantenimiento de una Base de Datos

Institucional Unificada con el fin de facilitar el control y la toda de

decisiones, inicialmente en las áreas de Personal y Presupuesto de

Ejército y posteriormente en las áreas Logística y de Operaciones.

• Implementación de un Sistema de Correo Electrónico, así como la

automatización de las tareas administrativas para todas las reparticiones

del Ejército.

• Actualización anual del plan de contingencia en los principales Centros de

Cómputos del Ejército (CGE-EME, CAA, SIE, SMA, SGM).

• Diseñar, desarrollar e instalar las aplicaciones informáticas para manejar

el sistema Logístico de Ejército.

• Investigar, diseñar y desarrollar sistemas de simulación aplicados a la

instrucción, entrenamiento y evaluación del personal y organizaciones.

• Diseñar, desarrollar e instalar un Sistema de Apoyo a la toma de

decisiones.

• Realizar auditorias anuales de los sistemas informáticos instalados y en

operación, así como control y supervisión de los sistemas a desarrollar,

tanto a nivel de programas como de equipamiento.

Objetivo 3:

• Alcanzar y mantener un cuadro de Profesionales y técnicos que permitan

desarrollar, mantener y operar el Sistema Informático Integrado del

Ejército.

• Actualizar los conocimientos de profesionales y técnicos, pertenecientes

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al área informática, mediante la concurrencia a seminarios, conferencias y

cursos nacionales y extranjeros en un mínimo de 10 y 2, respectivamente.

• Capacitar un mínimo de 12 Oficiales Subalternos del Cuerpo de Comando

(Analista de Sistemas o Licenciado en Informática) en el área de

informática mediante la asignación de becas de estudio en centros de

nivel terciario o militar, nacionales y extranjeros, para ocupar los cargos

técnicos en Centros de Cómputos del Ejército en condiciones de

planificar, organizar y dirigir los Servicios Informáticos.

• Coordinar y supervisar los planes de Instrucción de los cursos de

formación y capacitación del personal superior a los efectos de que

alcancen los siguientes niveles a su egreso.

• Contratación de asesores altamente especializados a los efectos de

brindar asesoramiento y apoyo técnico en áreas específicas.

• Capacitar a través del Centro de Estudios de Informática del

Ejército/Estado Mayor del Ejército a personal no especializado a los

efectos de operar sistemas de gestión interna del Ejército, Procesadores

de texto y planillas electrónicas.

Administrador de Centro de procesamiento

de Datos Local

22 Oficiales o Sub-Oficiales

Operador de Centro de Procesamiento de

Datos Local

44 Personal Subalterno

Operación de Base de Datos (apoyo a la

Escuela de Inteligencia)

22 Oficiales y 22 Personal

Subalternos

Comunicación de Datos 44 Personal Subalternos

Operación de Sistema de Información 22 Personal Subalternos

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c. Descripción de Proyectos (Cuadro tomado del Dpto. de Informática del E.M.E.)

Descripción del ProyectoExisteNuevo Prioridad

RecursosPersonal EconómicosProyecto Coordinación

J.P. A/P Otros

857/01 Reingeniería y desarrollo de Software (Año2000) y sustitución de Hardware (Año 2000)

Existe Muy alta 1 6 J.C.C. 3-5-6-7-8-11

Creación de Comisión Informática

Actualización de hardware central y equipamientocomputacional (hardware y software)

Red privada de comunicación de datos del Ejército

Racionalización del Sistema Informático del Ejército

Base de Datos Unificadas del Ejército

Plan de Contingencia

Sistemas de Apoyo Logístico para el Ejército Nacional

Simulación

Sistema de Apoyo a la toma de Decisiones

Auditoría de Sistemas a nivel del Ejército

Cuadro de Profecionales y Técnicos delSistema Infórmático del Ejército.

Capacitación del Personal Militar del Ejército

Contratación de Personal.

Apoyo a las Operaciones

Existe

Existe

Existe

Existe

Existe

Nuevo

Nuevo

Nuevo

Nuevo

Nuevo

Nuevo

Nuevo

Muy alta

Muy alta

Muy alta

Muy alta

Alta

Alta

Alta

Alta

Alta

Alta

Alta

Sin Prioridad

Alta

AltaNuevo

Nuevo

- -

1

1

1

1

1

1

1

1

A Det. A Det. A Det.

1

1

1

1

-

6

5

2

4

A Det.

3

-

-

J.D.I.

S.M.S

J.C.C.

J.C.C.

1 DBA

J.C.C.

J.C.C.

1 Of.A.

-

-

Instr.

J.D.I. , J.D.D.I. , J.C.C.

857/02

857/03

857/04

857/05

857/06

857/07

857/08

857/09

857/10

857/11

857/12

857/13

857/14

857/15 1 2 -

A Det.

1-4-5

3-5-6-7-9-10-11-15

1-3-4-6-7-8-15

1-4-5-7-8-10-11-15

1-4-5-6-8-11-15

1-5-6-7-10-11-15

4

4-6-8-15

1-4-6-7-8

Todos

Todos

A Det.

4-5-6-7-8-10

Personal Necesario: 13 Jefes de Proyecto29 Analístas - Programadores

Personal Actual: 5 Jefes de Proyecto13 Analístas - Programadores

A continuación se describen cuatro proyectos considerados de relevante

importancia para el sistema.

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(1). Red privada de comunicación de datos del Ejército (estructura física)

(Cuadro tomado del Dpto. de Informática del E.M.E.)

DPTO.INFORMATICA

Adinet64k

64kUruguay Net

Red Telefónica

UU BB

28k

Hub

Proxy

www Pop 3 FTP

ejercito.gub.uy

FIREWALL

D.M.Z.

Red C.G.E. - E.M.E. cge-eme.ejercito.gub.uy

WWWFTPPOP3TELNET

100

Routers

M.Z.

D.E.I

DATA EXPRESS64 k

D.E.II D.E.III C.A.A.D.E.IV

Finanzas

Dpto. I

Dpto III

Dpto IV

Informática

E1

Reparticiones fuera de la guarniciónde Montevideo

10ROUTER

CC.II

Cdo. BB

E.M.

Reparticiones en laguarnición de Montevideo

24k

ROUTER

ROUTER

Proyecto 857/04:

RED PRIVADA DE COM. DE DATOS DEL EJERCITOESTRUCTURA FISICA

(2). Base de Datos Unificada del Ejército.

Tareas:

(a). Completar el sistema de Personal y Presupuesto del Ejército e

integración a la base de datos.

(b). Integración a la base de datos de sistemas de Logística y

Operaciones.

(c). Estandarización de las estructuras de datos.

(d). Administración de la base de datos.

(e). Ratificar o rectificar las directivas de informática.

Indicadores de Gestión: Compra o actualización de software

necesario para manejar Base de Datos

Sistemas desarrollados e integrados a la

Base de Datos.

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(3) Proyecto de Capacitación del Personal Militar del Ejército.

Perfil del Personal Superior Usuario del Sistema Informático del Ejército.

Curso Profesional Perfil a alcanzar.

Egresados de la Escuela Militar Administrador de Centro de Procesamiento de

Datos Local (A.C.P.D.L.).

Egresados del C.C.P.O. Actualización del curso de A.C.P.D.L.

Usuario del Sistema Informático del Ejército.

Egresados del C.C.P.JJ. Actualización del aprendizaje anterior.

Informática aplicada a nivel Dirección.

Metas para el funcionamiento del Sistema Informático Integrado:

Capacitar: Como mínimo 12 Oficiales Subalternos del Cuerpo de

Comando en el área de informática por Ley de Presupuesto.

Nivel de Especialización: Analista de Sistemas o Licenciado en

Informática.

Procedimiento: Mediante la asignación de becas de estudio.

Lugar: En centros de estudios de nivel terciario o militar, nacionales

y extranjeros.

Lugar de Revista: Cargos técnicos en Centros de Cómputos del

Ejército.

Tareas a Encarar: Planificar, organizar, dirigir los Servicios

Informáticos y proporcionar soluciones a la Gestión.

(4) Comisión de Informática (Proyecto 857/02): se prevé durante el

presente ejercicio, la creación de una Comisión de Informática cuya

finalidad será coordinar y evaluar propuestas, establecer prioridades y

determinar proyectos, evitando la generación de soluciones parciales,

aisladas, redundantes y/o duplicando medios y esfuerzos. Esta Comisión

resultará de importancia fundamental ya que permite eliminar la

incertidumbre y la posibilidad de desarrollos sin coordinación.

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C. ANALISIS DE LOS SISTEMAS DESARROLLADOS

1. Generalidades

Habiendo establecido los antecedentes, las políticas informáticas y su proyección

hacia el futuro se analizan a continuación las realidades puntuales de las

dependencias seleccionadas.-

2. Realidades constatadas.a. En cuanto al equipamiento Hardware solamente dos de las dependencias poseen

equipos de gran porte (AS 400). En cuanto a Redes el Dpto. de Informática

cuenta con dos, Red Novell y Windows NT 4.0, el S.I.E. la tiene en proyecto y el

I.M.E.S. cuenta con Red Windows NT.

Dpto.Inf. S.I.E. I.M.E.S. Dpto.I

Sist.central AS 400 AS 400 --- --- Ambiente

multiusuario Redes Novell

Windows NT

En proyecto Red NT,

conexión CAA-CGE

Windows NT ---

Ambiente monousuario PC PC PC PC

b. Software utilizado

Dpto.Inf. S.I.E. I.M.E.S. Dpto.I

Ambiente

Multiusuario

Novell

Windows NT

AS 400

AS 400

RPG II

Windows NT ---

Software

De Base Ambiente

Monousuario

Visual Fox

Windows 95

Windows 98

Windows 95

D.O.S.6.22

Windows 95 Windows 95

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Dpto.Inf. Actualización de Reservas, Administración Militar, Apreciación de Situación, Ayudantía General, Ayudas de Instrucción / Mantenimiento de Matrices, Bedelía (I.M.A.E.), Biblioteca, Biblioteca (EE.HH.), Biblioteca y Bedelía (C.E.I.D.E.), Boletín Meteorológico (A.E.), Camping de Santa Teresa, Casino, Combustibles, Vehículos y Talleres, Consolidación de Información Médica, Contaduría C.G.E., Control de Equipos, Correos, Costos de Obras, Cursos de Inglés, Datos Personales (D.E.I), Descuentos de la Unidades, Descuentos por Viviendas (AS/400), Destinos, Digesto, Enlace, Escalafón, Establecimientos Extranjeros, Existencias Individuales, Facturas, Falso Listín, Farmacia, Formularios, Gastos e Inversiones, Gestión de Gastos (S.G.G.), Gimnasio (Versión 1 y 2), Gimnasio (Versión 3.1), Historial Armamento/ Existencias Individuales/ Existencias Colectivas., Hojas de Trámite, Inversiones (Unidades), Libro de Caja, Maquinaria (B.Ing.1), Médicos, Mesa de Oficiales, Mesas de Misiones al Extranjero, Misiones al Extranjero (CE.CO.MA.PA.) , Misiones al Extranjero (Dpto. I del E.M.E.), Novedades, Pasaporte, Personal, Planilla de Bovinos, Presupuesto, Proveedores, Proveeduría, Pruebas de Equitación, Radios, Red Internacional, Relaciones Públicas, Seguimiento de Expedientes, Socio-Económico (Social), Sueldo de Obreros, Test Psicológico, Vehículos, Veterinaria y Remonta (S.V.R.), Viviendas (Dpto. Ingenieros). TOTAL 64 (Mono Usuario, desarrollados en Genexus)

S.I.E.

Sistemas de control de stock de la Previsión de Ejército, Cálculos de necesidades e inventario del Ejército, Parte de Equipo del Ejército, Sistema de personal, Pasaje de descuentos, Control de facturación, Seguimiento de expedientes, Control de vida útil de equipo y vestuario del Ejército, Registro de proveedores.

Ambiente

Multiusuario

I.M.E.S.

Sistema integrado de gestión de recursos humanos, financiero y Docente

S.I.E.

Sistema de pasajes sin cargo del Ejército, Control de gastos a nivel Ejército de Organismos Oficiales, Registro detallado de seguimiento sobre compras y entrega de mercadería por parte de los proveedores. Office 97, Word para D.O.S., Formtool, Dbase, Clipper.

I.M.E.S.

Office 97

Software

De Aplic.

Ambiente

Monousuario

Dpto.I

Sistema de Personal, de Misiones en el extranjero, de Pasaportes, de la Corte Electoral, Office 97, Dbase, Lotus, Windows 3.1, CorelDraw 8.0, en desarrollo Sistema de Política de Destinos, de Informes Anuales de Calificación, Clipper 5.2.

La situación es dispareja, notándose atraso tecnológico en algunas dependencias, que aún

trabajan sobre sistemas operativos y lenguajes de programación superados hace muchos

años. Ejemplos: - R.P.G. II.

- Word para D.O.S.

- FormTool.

- Lotus.

3. PREGUNTAS DE OPINIÓN En el área destinada a recoger la opinión de los técnicos o responsables de áreas,

se procedió al análisis de sus aportes teórico conceptuales y de valoración,

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agrupados en aspectos en que hallan demostrado concordancia en el concepto y

aquellos en que la opinión es discorde.

a. Aspectos Concordantes

Capacidad de procesamiento insuficiente con cierto rezago tecnológico.

La Institución no tiene madurez tecnológica y de recursos humanos para

asimilar la tecnología informática.

La informática ha contribuido a mejorar la gestión administrativa

Visión escéptica sobre desarrollo de software propio, aunque se coincide

en que es posible

Conveniencia de descentralización de las funciones informáticas, recursos

y productos informáticos.

Existencia de repetición de tareas y duplicación de esfuerzos

Rotación del 50% de personal especializado anualmente por problemas

económicos

El mejor ejemplo del correcto uso de los medios informáticos es la

mensajería y Sistema de Novedades a nivel C.G.E..

No existen auditorías internas pero sí mantenimiento de software.

La inversión en equipamiento se valora como justificada.

Existen manuales de procedimiento en el 50% de las instalaciones

relevadas.

Creación de escalafón o cuerpo profesional y mejores remuneraciones.

Se detecta dependencias a nivel gerencial no se posee la capacitación

técnica acorde a la función.

b. Aspectos Discordantes

Al respecto de quien debe fijar los objetivos de los sistemas informáticos: en

tres casos la respuesta fue los jerarcas conjuntamente con un equipo de

trabajo integrado por usuarios y técnicos. Una respuesta adjudicó a los

jerarcas con capacitación la responsabilidad.

Con respecto a sí el Ejército con el modelo actual de gestión, con su gente y la

cultura institucional que lo sustenta, está capacitado para enfrentar la

revolución tecnológica por la que atraviesa el mundo globalizado en función de

los diferentes usuarios demandantes de servicios y respuestas de informática:

Una respuesta afirmativa, sin embargo enfatiza la necesidad de una

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concientización a nivel general.

Las respuestas negativas enfatizan algunos de los siguientes aspectos:

- No todos los integrantes de la organización absorven los cambios, siendo

necesario esperar una renovación generacional.

- No lo ven como posible, sin explicitar causas.

• Con respecto a la necesidad de encarar una reingeniría de organziación y

funciones y una reingeniería de procesos:

Una respuesta la entendió como oportuna a través de una repartición de

Organización y Métodos (OyM).

Una respuesta entendió que debe ser liderada por el Departamento de

Informática potenciado con medios y recursos.

Una respuesta expresa que hay que esperar una renovación generacional, ya

que en la actualidad no se exige capacitación continúa y no hay actualización

tecnológica.

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VII. CONCLUSIONES.-

Habiéndose presentado los hechos, analizados e interpretados se llega a las siguientes

conclusiones:

• En materia de teoría organizacional y administrativa los enfoques clásicos han

alimentado la estructura conceptual básica permitiendo la evolución hacia los conceptos

de sistemas, contingencia y compromiso dinámico, donde la calidad de los procesos

tienden a la optimización de los recursos, minimización de los gastos, la satisfacción del

cliente y la eficiencia en la prestación de los servicios.

• Los sistemas administrativos del Ejército concebidos para procesar en forma manual no

han asimilado el concepto del procesamiento de datos electrónico. Los computadores

no son otra cosa que el procesador electrónico pero sus componentes son los mismos

del sistema manual. Este concepto básico muchas veces no ha sido interpretado y los

tomadores de decisiones “intimidados” por la computadora no utilizan al máximo sus

capacidades.

• Aunque en general todos los tomadores de decisiones hablan de las computadoras, del

diseño de sistemas y están dispuestos a invertir recursos humanos y monetarios, no

invierten el tiempo y el esfuerzo para apoyar el trabajo y participar involucrándose

activamente en el sistema de información.

• Todavía se mantiene un muro que separa a los técnicos y profesionales informáticos de

los tomadores de decisiones y de ambos lados existen motivos para sentirse

insatisfechos con los desarrollos alcanzados.

• Si bien existe conciencia de la importancia de un sistema informático integrado su

concreción se ve como muy lejana y proliferan los esfuerzos parciales muchas veces

duplicando esfuerzos y medios.

• No se percibe al sistema informático como uno más de la organización interactuando

con el resto.

• No existe una base de datos unificada con suficiente desarrollo y muchas dependencias

tienen “sus” propias bases de datos.

• Hay una tendencia por ahora irreversible hacia la pérdida de recursos humanos

especializados, notándose la necesidad de instrumentar un escalafón especializado y

mejores remuneraciones.

• La cultura institucional hasta el momento no atiende la expectativa de grandes cambios

alejando la posibilidad de enfrentar la revolución tecnológica y satisfacer las demandas

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de servicios y respuestas informáticas.

• La Comisión de Informática establecida como Proyecto permite avisorar un desarrollo

planificado tendiente a maximizar los recursos y unificar criterios.

• Todavía existe la percepción de que la responsabilidad por la instrumentación y

funcionamiento de los programas es “exclusiva” del Departamento de Informática con

tendencia a la existencia de compartimentos semi-estancos.

• El establecimiento del Plan Informático integrado es auspicioso, no obstante necesita

del tiempo y el esfuerzo de la alta gerencia (Jefes de Departamentos y Estados

Mayores, Grandes Unidades y Servicios) superando la idea de que la Informática por sí

resolverá todos los problemas.

• El Sistema de Personal no funciona, existen sin embargo en el Departamento I

desarrollos encomiables, pero parciales y no se avisora el funcionamiento eficaz de una

base de datos unificada.

Los sistemas de Personal Subalterno no tienen suficiente desarrollo a excepción de:

Registro de Bajas, Fallecimientos, Accidentes de Tránsito, Pases a la Justicia Militar ó

Civil.

• El Sistema Logístico a cargo del S.I.E. presenta un importante desarrollo en sistemas

aunque con un rezago tecnológico considerable.

• El Sistema Integrado de Gestión del I.M.E.S. en desarrollo, hace avisorar un correcto

desempeño atendiendo las áreas de recursos humano, financiero y especialmente el

área docente con herramientas apropiadas al fin (dietas, calificaciones, programas de

materias, ayudas de instrucción, docentes civiles y militares, etc.).

• Se debe manejar la alternativa de esperar una renovación generacional o la de exigir

capacitación continúa y actualización tecnológica para poder afrontar la revolución por

la que atraviesa el mundo globalizado contemplando que la capacitación abarque desde

los estratos superiores a los inferiores de la organización, de manera de hablar un

mismo idioma técnico.

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VII. BIBLIOGRAFIA.-

- ANDER- EGG, Ezequiel – AGUILAR, María José, Como elaborar un proyecto, Guía para

diseñar proyectos sociales y culturales, Editorial Humanitas, 1978.

- ANDREU, RICART y VALOR, Estrategia y Sistemas de Información, Mc GRAW-HILL de

Management, España,1996.

- ASTI-VERA, Armando, Metodología de los Invent, Kapeluz, Argentina 1973.

- ARECHAGA, Rafael, La Informática en la Administración Pública, Editorial Limusa,

México,1986.

- Carpeta de CONADI (Comisión Nacional de Informática) Informática en la Administración

Pública, Montevideo,1993.

- CHALMERS, Alan F., Que es esa cosa llamada Ciencia, Siglo veintiuno editores, España,

1997.

- ECO, Humberto, Cómo se hace una Tesis, Gedira, España,1997.

- FELCMAN, Isidoro - KRIEGER, Mario J., La Informática en el sector Público, Elementos

para la Formulación de diagnósticos y propuestas, Editorial MACCHI, Argentina, 1984.

- HERNANDEZ, FERNANDEZ y BAPTISTA, Metodología de la Investigación, Mc GRAW-

HILL, México, 1998.

- Monografías 1068, Facultad de Ciencias Económicas, El Impacto de los

microcomputadores en la Administración de Empresas, Mvdeo., 1976.-

- Monografías 934, Facultad de Ciencias Económicas, El Estudio de Organización y

Métodos en dos departamentos de la Universidad de la República, Mvdeo., 1987.-

- MURDICK, Robert G-ROSS, Joel E., Sistemas de Información basados en computadoras

para la administración moderna, Diana, México,1982.-

- RAMIREZ DE ALVAREZ, Elsa, Guía para presentar diseños de investigación,

Montevideo, 1991. -

- QUINTAS JORNADAS ACADEMICAS, Ministerio de Defensa Nacional, Experiencias

Nacionales en el mejoramiento de la gestión administrativa, Montevideo, 1994.

- QUIVY-CAMPENHOUDT, Manual de Investigación en Ciencias Sociales

- STANDOP, Ewald, Como preparar monografías e informes, Kapeluz, Argentina, 1976.

- STONER, FREEMAN y GILBERT, Administración, 6ta. Edición, Prentice-Hall.

México,1996.-

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VIII. ANEXOS.-

A. ANEXO Nro. 1 Diseño de Investigación.

B. ANEXO Nro. 2. Instrumento de recolección de datos.

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ANEXO NRO. 1

DISEÑO DE INVESTIGACION

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RESUMEN

El abordaje del tema se hará adoptando una ubicación intermedia entre el Tomador de

Decisiones a diferentes niveles y los especialistas en Informática, tratando de cerrar el

espacio de comunicación que los separa, en la visión de un neófito en la materia.

El acercamiento se efectuará desde un ángulo particular, con humildad y tratando de realizar

un aporte cuya dimensión determinará la validez del método empleado y de los objetivos.

PROBLEMA DE LA INVESTIGACION

Establecer el real impacto de la introducción de las computadoras (Informática) en los

Sistemas Administrativos del Ejército y si ha producido cambios o mejoramiento en los

índices de rendimiento en las tareas que se aplica.

MARCO CONCEPTUAL DE REFERENCIA

Como marco de referencia se ha tenido en cuenta la Teoría de las organizaciones, los

sistemas administrativos, el Enfoque de Sistemas. La revolución tecnológica. De cómo la

computadora puede ser el origen del enfoque de sistemas para la teoría de la Org. Y Adm..

Las funciones de la administración. Equilibrio de los sistemas.

Estos tópicos se analizan en base a la Teoría Moderna de STONER. De la carpeta de

CONADI, la informática en la administración pública (estrategias y alternativas).

Material de consulta de la Facultad de Ciencias Económicas y Escuela de Administración.

De ARECHAGA, Rafael... La informática en la administración pública.

Al efectuar un abordaje íntegro partiendo de la faz organizacional, la aplicación de la

tecnología y la utilización de los recursos disponibles, se pretende un trabajo compacto, que

no deje cabos sueltos y que contribuya por lo menos a un diagnóstico sugerente para los

órganos encargados del establecimiento de políticas en la materia.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION

Estudiar la organización y el funcionamiento de los sistemas administrativos, el uso que estos

hacen de los medios informáticos disponibles y sus planes del futuro.

Estudiar concretamente los sistemas y programas informáticos y cuantificar el impacto de los

mismos en el mejoramiento de la eficiencia administrativa mediante u n relevamiento y

análisis de funcionamiento intentando descubrir los elementos que entorpecen el

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aprovechamiento óptimo de los mismos.

RESULTADOS ESPERADOS

Llenar el vacío de comunicación existente entre los tomadores de decisiones a todo nivel y

los sistemas informáticos disponibles.

Hacer un aporte en caso de ser valioso el resultado para orientar en la dirección de la

optimización del empleo de los recursos como en la sugerencia de cambios organizacionales

y/o de equipamiento, fijación de objetivos, utilización de programas sistémicos racionales a la

luz de la moderna teoría administrativa.

LIMITACIONES

Validez de muy corto plazo de las conclusiones por el acelerado desarrollo de la tecnología.

Se evitará un enfoque excesivamente técnico enfatizando aspectos sistémicos y

organizacionales.

Desconocimiento del investigador de un área técnica aunque bien posicionado en cuanto a la

Org. , sus metas y objetivos.

METODO DE INVESTIGACION

Dado lo complejo del tema, se efectuará un detallado estudio exploratorio.

Aparte de la abundante bibliografía a consultar, se profundizará en el conocimiento a través

de entrevistas con informantes calificados, en busca de elementos que vayan permitiendo un

encuadre adecuado y la inferencia por un procedimiento deductivo, de las características

preliminares de un instrumento idóneo de trabajo.

Se empleará un esquema cuanti-cualitativo mediante una encuesta para determinar:

- la constitución del parque existente

- los sistemas y programas empleados

- la opinión de técnicos y responsables de dependencias

Posteriormente se encuestará a niveles de Jefes de Dpto. de Informática de organizaciones

superiores, como forma de prueba del cuestionario y enriquecimiento del mismo, intentando

lo que se considera clave en el estudio, la determinación del universo y muestra a utilizar.

En este estado se visualiza asimismo, encuestar a la mayor cantidad de especialistas sin

cargos concretos en el área, utilizando sus aportes como termómetro de la marcha de la

investigación.

Estos aportes permitirán una más exacta operacionalización de las variables a utilizar y si es

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del caso la redimensionalización de hipótesis.

En este estado se procederá a la preparación de un Programa de análisis de la información

recogida visualizando la descripción de los resultados de la investigación.

OBTENIDA LA MUESTRA, OPERACIONALIZADO EL INSTRUMENTO Y DETERMINADO

EL PROGRAMA DE ANALISIS DE LOS RESULTADOS APLICAR EL MISMO.

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ANEXO NRO. 2

INSTRUMENTO DE RECOLECCION DE DATOS.-

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IINNSSTTRRUUMMEENNTTOO DDEE EENNTTRREEVVIISSTTAA –– EENNCCUUEESSTTAA 1) Datos de la Dependencia

Línea de dependencia: Jerárquica Técnica

Organización:

Personal afectado: -Cantidad de profesionales informáticos

-Cantidad de técnicos

-Niveles Adquirido en: 1)Universidad de la República

2)UCUDAL 3)O.R.T.

4)Otros 2) Nivel técnico Jef. de Dpto. y Segundo Jefe en caso de existir. 3) Hardware utilizado

a) -Ambiente Multiusuario

-Sistema Central

-Redes

b) –Ambiente Monousuario 4)Software utilizado

a)- Ambiente Multiusuario - Software de Base

- Software de Aplicación

b)- Ambiente Monousuario - Software de Base

- Software de Aplicación Descripción del software de aplicación desarrollado especificando Sistemas Administrativos

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que cubre

Como se determina la necesidad de automatización de los sistemas

Quienes participan en la fijación de objetivos y metas a alcanzar y en que tiempos

El desarrollo abarca el área específica de aplicación o una visión global de la Institución

Ejército. Existen requerimientos de información a nivel gerencial (Cte.en Jefe del E.)

5) Existe una auditoría interna permanente o revisión periódica de programas desarrollados

por la Institución

6) Existen manuales de procedimiento, operaciones, programación o de algún otro tipo

(carpetas técnicas)

7) Piensa que el costo del equipo y su mantenimiento está justificado y que objetivos cree

que se contemplan

8) Cual es la utilización efectiva de la información proveniente de los sistemas de información

que están computarizados

9) Existen en los sistemas multiusuarios diferentes niveles de acceso. Detalle los mismos.

10) Con relación a la situación actual y perspectivas de futuro de la dependencia. Considera

suficiente la capacidad de procesamiento de las computadoras existentes

11) Piensa que la tecnología informática ha provocado cambios radicales o impactantes en la

administración, en caso afirmativo cuales:

12) Cuales son los problemas que entiende ha contribuido a solucionar

13) Cual es su visión respecto al desarrollo de software propio, con personal militar y cuales

serían las grandes áreas de aplicación. Detalle ventajas y desventajas, posibilidades y

limitaciones actuales.

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14) Que estrategia considera como más conveniente en cuanto a la centralización y

descentralización de las funciones informática, recursos y productos informáticos, como la

información para la toma de decisiones.

15) Conoce casos de repetición de tareas y duplicación de esfuerzos en cuanto a desarrollo

de software

16) Conoce casos de alejamiento de personal profesional o técnico hacia otros empleos y

cuales entiende que son las principales motivaciones.

17) Puede dar un ejemplo de lo que a su criterio resulta un uso correcto de los medios

informáticos en el Ejército

18) Que considera que se hace mal o muy mal en esta área y cual sería su aporte para el

mejoramiento de la misma.

19) Acorde con su criterio quien debe fijar los objetivos de los sistemas informáticos, los

jerarcas de la organización o los técnicos en base a las necesidades constatadas o ambos

formando equipo de trabajo.

20) Que propondría como solución para evitar el alejamiento de los profesionales y técnicos

de su área de responsabilidad.

21) Según su criterio, el Ejército con el modelo actual de gestión, con su gente y la cultura

institucional que lo sustenta, está capacitado para enfrentar la revolución tecnológica por la

que atraviesa el mundo globalizado en función de los diferentes usuarios demandantes de

servicios y respuestas del informático.

22) Asociada a la pregunta anterior cual es su concepto sobre la necesidad de encarar una

reingeniería de organización y funciones y una reingeniería de procesos.

23) A la luz de los dos anteriores requerimientos, explicitar cuales serían, en caso de

entender lo oportuno y convincente los pasos a dar cronológicamente como forma de encarar

soluciones futuras.