INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1 CACFP Materiales … · Nota: la Guía para la compra de alimentos...

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PESTAÑA 1: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1 CACFP Materiales de solicitud PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 8 Incluye: » Todos los documentos utilizados para los materiales de renovación de solicitud anual necesarios para mantener su acuerdo permanente con el organismo directivo estatal del CACFP » Documentos para “agregar un sitio” que son necesarios cuando se agrega un nuevo lugar o sitio a un programa existente

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PESTAÑA 1: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1

CACFP Materiales de solicitud

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 8

Incluye:» Todos los documentos utilizados para los materiales de

renovación de solicitud anual necesarios para mantener su acuerdo permanente con el organismo directivo estatal del CACFP

» Documentos para “agregar un sitio” que son necesarios cuando se agrega un nuevo lugar o sitio a un programa existente

PESTAÑA 2: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1

Plan de gestión

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 8

Incluye:» Su plan de gestión escrito

Elplandegestión,quedescribecómosedirigesuCACFPparaasegurarelcumplimientoconlosreglamentosypolíticas.Puedeserunformulariosuministradoporsuorganismoestataloundocumentoqueustedmismocree.

PESTAÑA 3: INSTITUCIONAL CATEGORÍA 1

PresupuestoCACFP

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 10

Incluye:» Su presupuesto CACFP y gastos

e ingresos previstos

Supresupuestodebetenerencuenta:

• IngresosprevistosatravésdelosmontosdereembolsodelCACFPyotrosflujosdeingreso

• Gastosproyectadosquecumplanlasnormasderacionalidad,necesidadyprestaciónenvirtuddelasnormasdelosreglamentosdelaInstrucciónFNS796.2Rev.3ylaspolíticasdesuorganismoestataldirigente

PESTAÑA 4: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1

Normas de adquisición y Contratos de proveedores de alimentos

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 10

Incluye:» Sus pautas y/o políticas para la obtención de alimentos,

suministros, equipos y otros artículos y servicios

» Normas de conducta para funcionarios, empleados o representantes que participan en la adjudicación y administración de contratos

» Procedimientos de revisión y determinación de adjudicación de compras por parte de funcionarios de su programa para evitar la duplicación o la adjudicación innecesaria de contratos

» Medidas de acción afirmativa para garantizar que cuando sea posible se utilicen empresas pequeñas y minoritarias

» Procedimientos de selección que maximizan la competencia abierta y libre en el ambiente empresarial

PESTAÑA 5: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1

AcuerdoCACFP

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 11

Incluye:» Su contrato de servicio de alimentos o acuerdo permanente

con el organismo estatal del CACFP

AsegúresedequehayasidofirmadoporeldirectordelorganismodirectivoestataldelCACFPyporeldirectordesuprogramaHeadStartoEarlyHeadStart.

PESTAÑA 6: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1

Derechos civiles Documentación

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 12

Incluye:» Documentación de capacitación en derechos civiles

PESTAÑA 7: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1

Tabla de composición Racial y Étnica Incluye:

» Los datos demográficos de los lugares de sus centros o la comunidad que los rodea

Puedeencontrarestainformaciónutilizandolossiguientesrecursos:

• Censodelgobierno

• DatosracialesyétnicosproporcionadosporsuDepartamentodeEducaciónestatal

• Datosdematrículaobtenidosdelospadres

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 12

PESTAÑA 8: INSTITUCIONAL, CATEGORÍA 1

Capacitación Obligatoria del organismo estatalIncluye:

» Sus certificados u otra prueba de asistencia a capacitaciones obligatorias realizadas por su organismo estatal del CACFP

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema de Registro de documentación página 12

PESTAÑA 1: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2

Formularios de matrícula del CACFP

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 13

Incluyen:» Información requerida anualmente sobre la matrícula en el

CACFP para cada niño participante. Esto puede incluir:

» Formulario de matrícula proporcionado por su organismo estatal

» Declaraciones IES, si fuera necesario

SuprogramapodríaestaralimentandoaniñosquenoestánenHeadStartoEarlyHeadStart.UstedtendráqueobtenerlaIESactual(declaraciónsobreelegibilidaddeingresos)dedichasfamilias.LuegodeberánevaluarselasIES,ysedeberáclasificaradecuadamenteadichosniñosparaelreclamomensual.

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 13

PESTAÑA 2: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2

Guía de políticas y procedimientos de HS/EHSIncluye:

» La Guía TABLE, que explica su sistema de registro de documentación

» Políticas o procedimientos escritos exclusivos para el funcionamiento de su CACFP

» Controles internos utilizados para garantizar la integridad del programa

» Memorandos y cualquier otra correspondencia del organismo estatal que no se relacionen con las revisiones administrativas estatales

Nota:larevisiónadministrativavaenlapestaña5.

LaguíadelCACFPparasuprogramadebecontenerinformaciónimportantequerespaldesufuncionamientoypolíticasenlamedidaqueserelacionanconlaformaenquelasprácticasdelCACFPseimplementanensuorganización.

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 14

PESTAÑA 3: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2

Organigrama y Descripciones de tareasIncluye:

» El organigrama de su programa

» Descripciones de tareas detalladas para el personal que tiene responsabilidades u obligaciones en el CACFP

PESTAÑA 4: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2

Documentación de supervisión

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 14

Incluye:» Documentación sobre las tres visitas anuales que deben hacerse a

cada establecimiento y durante las tres comidas. Debe incluir esta información requerida:

» Formulario exigido por el estado para las visitas de supervisión, si se proporciona uno

» Proceso de conciliación de cinco días Seagregasinoestáenelformularioexigidoporelestado.

» Información sobre medidas correctivas Determinarclaramentequiénrealizaelseguimientodelospuntosindicadosenlas

medidas correctivas.

» Cronograma propuesto de visitas presentado al organismo estatal, por el sitio

» Documentación para la supervisión de las comidas al estilo familiar

PESTAÑA 5: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2

Revisiones del CACFP del organismo estatal

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 16

Debe guardar todos los materiales y correspondencia relacionados con las revisiones del CACFP llevadas a cabo por su organismo estatal del CACFP.

Incluye:» Aviso de la revisión con la lista de verificación de los

documentos que deberán revisarse, según lo determinado por el organismo estatal

» Informe de la evaluación sobre conclusiones y/o comentarios del equipo de revisión al completarse la misma

» Plan de medidas correctivas como respuesta a la evaluación

» Carta de cierre del organismo estatal, al completarse el plan de medidas correctivas

PESTAÑA 6: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2

Menús y Etiquetas CN

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 17

Incluye:» Sus menús con el ciclo del servicio de comidas

Losmenúsdebentenerencuentalasituacióncultural,adecuarsealaestación,yundietistaonutricionistaregistradolosdeberevisarconfrecuencia.

LasetiquetasCNcalificanlosalimentosdeacuerdoasucontribuciónalosrequisitosdelmodelodecomidas.EncontraráunadeclaracióndeinformaciónenlaetiquetadentrodelosbordesdellogoCN.

PESTAÑA 7: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2

Declaraciones médicas

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 18

Incluyen:» Cualquier declaración médica oficial realizada por un

médico u otra autoridad médica, que describe los problemas de un niño relacionados con la comida

» Información sobre la sustitución adecuada y/o la declaración médica que describe la discapacidad y la modificación necesaria en el modelo de comidas para el niño afectado

Nota:ladeclaraciónmédicaoriginaldebecolocarseenelarchivoprincipaldelniño.

PESTAÑA 8: AUDITORÍA Y REVISIÓN, CATEGORÍA 2

Registros de capacitación anual

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 19

Es obligatoria la capacitación del personal del programa Head Start. Cubre las obligaciones del CACFP y debe llevarse a cabo en forma anual.

Incluye:» Hojas para las firmas de todos los participantes

» Programa y temas de la capacitación del CACFP, detallados y estructurados

PESTAÑA 1: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3

Reclamo mensual del total del programa

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 19

Incluye:» Información sobre el reclamo mensual total proporcionada

a su organismo estatal del CACFP con fines del reembolso (para todos los establecimientos)

PESTAÑA 2: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3

Reclamos mensuales del establecimiento

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 19

Si su programa tiene más de un centro, tendrá que archivar aquí la información del reclamo para cada centro individual.

Incluye:» Documentación del reclamo individual por cada centro

individual, compilada de forma que el programa pueda saber cuánto se reembolsa a cada centro

PESTAÑA 3: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3

Lista del programa

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 20

Los niños que hayan asistido a su programa Head Start o Early Head Start al menos un día en el mes deben incluirse en su lista de participantes del CACFP.

Incluye:» Documentación de la siguiente información en una lista

principal, que un funcionario de Head Start firma y fecha:

» Fecha de matrícula del niño

» Declaración de ingresos del CACFP de niños que no pertenecen a Head Start

» Líneas de firma y fecha

PESTAÑA 4: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3

Documentación sobre el recuento de comidas

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 20

Incluye:» Documentación sobre los recuentos de comidas del punto

de servicio, registrada por el miembro del personal asignado para realizar el recuento mientras los niños están sentados y participando de la comida. Los recuentos deben ser revisados por otro miembro del personal para garantizar la exactitud de la información. Esta documentación debe incluir:

» Los recuentos del punto de servicio

» Hojas de ingreso conciliadas con el recuento del punto de servicio

Nota: al hacer la verificación de las modificaciones con otra persona, puede contribuir a la valiosa capacitación entre el personal y agregar profundidad e integridad al programa.

PESTAÑA 5: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3

Menús con fecha mensual

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 20

Incluye:» Ciclos de menús servidos durante un mes del servicio

de comidas

» Específicamente los menús de la fecha original con las sustituciones realizadas por el personal de cocina, si corresponde

Nota: la Guía para la compra de alimentos (Food Buying Guide) es siempre un buen recurso para ayudar a garantizar que las sustituciones sean confiables.

PESTAÑA 6: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3

Hojas de trabajo de producción (Si se solicita)

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 20

Incluye:» Registros de producción respaldados por descripciones

claras de la cantidad y tipo de componentes servidos

» Si los registros de producción son generados por un programa de computación, asegúrese de que el programa esté correctamente ajustado a los modelos de comidas

PESTAÑA 7: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3

Informe sobre costos de alimentos (Si se solicita)

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 21

Se deben mantener registros de las compras de productos alimenticios y no alimenticios para cada mes del servicio de comidas. Es importante realizar un control y mantenimiento cuidadoso de estos registros para la rendición de cuentas del programa.

Incluye:» Informe de los productos alimenticios y no alimenticios

» Documentación de cuántas comidas son para el personal que sirve de ejemplo durante las comidas al estilo familiar en los programas Head Start y Early Head Start

Nota: las comidas de los adultos no pueden ser reembolsadas a través de CACFP.

PESTAÑA 8: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN FORMA MENSUAL, CATEGORÍA 3

Costos de la mano de obra y Planillas de horarios (Si se solicita)

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN: Consulte la Guía para el Sistema TABLE de Registro de documentación página 21

Incluye:» Planillas de horarios de todo el personal con

responsabilidades y obligaciones en el CACFP

» Documentación sobre los costos de la mano de obra para las obligaciones relacionadas con el CACFP