inisterio de Relaciones Exteriores República de Colombia · 2017-10-02 · Documentos legalizados...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: SC-PT-56

NOMBRE: SERVICIO AL CIUDADANO / EXPEDICIÓN DE LEGALIZACIÓN VERSIÓN: 2

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE APOSTILLA Y LEGALIZACIONES Página 1 de 18

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 02 / 10 / 17

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 • Aprobación del procedimiento (Reemplaza el Procedimiento SC-PT-44 Expedición de Legalización)

2

• En documentos asociados se agregó: IT-FO-04 Guía de usuario (Guía apostilla y legalización usuario oficina) • Se realizó la actualización de las políticas de operación, donde se incluye: Control de producto final, Registro de Cambios internos.

• Se actualizo la matriz de procedimiento, donde se incluyeron las siguientes actividades:

• Se cambió la pregunta 2.1 por ¿el documento cumple con los requisitos?

• Se agregó la pregunta 2.2 ¿se requiere una consulta adicional?

• Se agregó la pregunta 2.3 ¿Qué tipo de consulta es?

• Se ajustaron las actividades a los numerales incluidos.

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

DIANA ISABEL PICO ORTIZ Gestor de Cambio 02/10/2017

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

JENNY ANDREA HERNÁNDEZ A. Asesora 02/10/2017

REVISÓ CARGO FECHA

AMPARO DE LA CRUZ TAMAYO RODRIGUEZ Asesora del Grupo Interno de Trabajo

de Apostilla y Legalización 02/10/2017

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional 02/10/2017






1. OBJETIVO

Establecer las actividades para legalización documentos colombianos que van a surtir efectos legales en un país que no es miembro de la “Convención sobre la Abolición del requisito de Legalización para documentos Públicos Extranjeros” suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961; Así como la certificación de la firma del Cónsul colombiano en documentos públicos otorgados en países que no son parte de dicha Convención, mediante cadena de legalización

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la recepción de todos los documentos remitidos en línea por los ciudadanos y

finaliza con la notificación de rechazo o aprobación.

Este procedimiento es de obligatoria aplicación por parte del Grupo Interno de Trabajo de Apostilla y Legalizaciones

3. BASE LEGAL

• Ley 1564 de 2012: Por medio de la cual se expide el “Código General del Proceso” Artículo 251.

• Ley 1212 de 2008 (Artículo 7) “Por medio de la cual se regulan las tasas que se cobran por la prestación de los servicios del Ministerio de Relaciones Exteriores con destino al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores”.

• Ley 527 de 1999 (Artículo 28) “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”.

• Convención de Viena de 1963 sobre Relaciones Consulares. Artículo 5. Sobre Funciones Consulares.

• Decreto 019 de 2012 (Artículo 52): Ley Antitrámites.

• Decreto 2092 de 2010 “Por el cual se modifica el artículo 3° del decreto 1024 de 1982”, relacionado con la certificación del ejercicio del cargo de Notario, para los documentos que deban presentarse en el exterior de los Estados no partes de la Convención de la Haya.

• Directiva Presidencial 04 de 2012 “Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública”






• Resolución 8318 del 16 de diciembre de 2014, por la cual se autoriza la reposición de apostillas y legalizaciones.

• Resolución 3269 de 2016 por la cual se adopta el procedimiento para apostillar y/o legalizar

documentos y se deroga la Resolución 7144 del 24 de octubre de 2014

• Resolución vigente a través de la cual se establecen las tarifas de los Trámites del Ministerio

4. DEFINICIONES

APLICATIVO DE APOSTILLA: El Sistema de Apostilla y Legalización permite tanto gestionar el trámite de

registro de firma de funcionario público colombiano como efectuar el reconocimiento de la firma del

funcionario público en el documento que deba surtir efecto en el exterior.

EQUIPO DE TRABAJO APOSTILLA Y LEGALIZACIONES: Equipo conformado por líderes, sustanciadores,

funcionario encargado de registro de firmas y la Asesora de la Coordinación

LEGALIZACIÓN: La legalización consiste en certificar la firma de un funcionario público en ejercicio de sus

funciones previo registro en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores para que el documento

sea válido en otro país.

LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS QUE VAN A SURTIR EFECTOS LEGALES EN COLOMBIA:

Certificación de la firma del Cónsul Colombiano en documentos públicos provenientes de países que no son

parte de la “Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos

extranjeros”, suscrita en La Haya el 5 de octubre de 1961. Que de acuerdo con lo anterior deben seguir el

requisito de Cadena de Legalización.

Si el país legalizante no cuenta con una representación diplomática colombiana, deberá realizar la

legalización de sus documentos a través de la figura de país amigo.

LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS QUE VAN A SURTIR EFECTOS EN EL EXTERIOR: legalizar la firma

de un funcionario público colombiano para documentos que van a surtir efectos legales en un país que NO es






parte de la “Convención sobre la abolición del requisito de legalización en documentos públicos extranjeros”,

suscrita en La Haya el 5 de octubre de 1961.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• SC-PD-02 Caracterización de producto/ Apostilla-Legalización de documentos

• IT-FO-04 Guía de usuario (Guía apostilla y legalización usuario oficina)

6. REGISTROS UTILIZADOS

• SC-FO-03 Solicitud de devolución de dinero.

• SC-FO-91 Reporte Apostilla y/o Legalización Correcciones en Línea.

• Registro diario de las apostillas que generan pago (Cierre diario del Sistema).

• Certificado Digital (Código Alfanumérico en la base de datos de Apostilla y Legalizaciones).

• Registros Aplicativo Apostilla

• Correos electrónicos 7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS

Aplicativo de apostilla.

8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Legalizaciones de documentos que van a surtir efectos en el exterior:

• Los documentos de carácter comercial y aduanero deben seguir el mismo procedimiento de

legalización, así el país destino sea parte del “Convención Sobre la Abolición del requisito de Legalización

para documentos Públicos Extranjeros” la Haya del 5 de octubre de 1961

Documentos legalizados que van a surtir efectos en Colombia:

Para que un documento emitido por un país que no hace parte de la “Convención de la Haya”, tenga validez en el territorio colombiano, debe cumplir con la cadena de legalización de documentos. Que puede ser consultada a través de http://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla_legalizacion_en_linea/que_es_legalizacion

http://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla_legalizacion_en_linea/que_es_legalizacion

http://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla_legalizacion_en_linea/que_es_legalizacion






• El equipo de trabajo de Apostilla y Legalizaciones deberá dar respuesta a las solicitudes de los usuarios

en un plazo máximo de 24 horas hábiles en casos fortuitos, en los casos que no presente contratiempos, la

respuesta se entregará antes de las 24 horas hábiles.

• El equipo de trabajo de Apostilla y Legalizaciones, deberá asegurar que las solicitudes no excedan las

24 horas hábiles, a través de la verificación diaria, realizada en el aplicativo.

• Para considerar una digitalización correcta el documento debe contener los siguiente

✓ Documento con información legible. ✓ El documento debe digitalizarse completo, si el documento cuenta con información por

ambas caras digitalizar estas, de forma que se vea el aval en su totalidad. ✓ Solo se acepta un documento por cada PDF.

• Siempre que se tramite la aprobación de una solicitud que presente impedimento en la fecha del aval,

esta será rechazada automáticamente por el sistema.

• En los casos en que el funcionario encargado de firmas, reciba una solicitud que no contenga una firma

registrada en la base de datos de Ministerio de Relaciones Exteriores, se podrá rechazar directamente al

usuario.

• La Coordinación de Apostilla y Legalizaciones será la responsable de evaluar y aprobar la devolución

de dinero por el trámite de apostilla a los usuarios, para lo cual el usuario debe diligenciar el formato

“Solicitud de devolución de dinero SC-FO-03” y entregarlo físicamente a la Coordinación de Apostilla y

Legalización, adjuntando el recibo de pago original. La funcionaria encargada de recibir estos documentos al

usurario, deberá remitirlos a la Dirección Administrativa y Financiera en medio físico, una vez el usuario

cumpla con los requisitos.

• La funcionaria encargada de la Coordinación de Apostilla y Legalizaciones, responsable del registro

diario de las apostillas que generan pago, deberá elaborar un cierre a mes vencido de los ingresos de esta

Dependencia. El informe de cierre debe ser remitido a la Secretaria General, a través de correo electrónico

dentro de los 5 días hábiles siguientes al mes de corte.






• Las correcciones las debe solicitar el usuario en un tiempo máximo de 30 días, una vez ingresa la

corrección al aplicativo, inmediatamente se asigna de manera aleatoria a un sustanciador, quien debe

realizar el proceso. Estas correcciones quedan registradas en el formato SC-FO-91 Reporte Apostilla y/o

Legalización Correcciones en Línea.

• De acuerdo con la Resolución 3269 de 2016, en el evento en que se presente algún error en la Apostilla

tramitada en línea, el usuario no podrá reclamar corrección de la misma, teniendo en cuenta que, al momento

de ser aprobada la solicitud, recibe un mensaje en rojo en su correo electrónico que indica: “Antes de

continuar verifique que los datos sean correctos, si registra el pago y sus datos son incorrectos, el documento

expedido NO PODRÁ SER CORREGIDO y NO habrá lugar a DEVOLUCIÓN. Importante: En caso de existir

algún error en los datos de aprobación por favor solicite la corrección al momento de generar la liquidación

para el pago”.

• Teniendo en cuenta el artículo 5 de la Resolución 3269, las firmas mecánicas no serán válidas para

aprobar el trámite de apostilla. En el caso que el documento contenga una firma digital, deberá cumplir con

los requisitos establecidos en los artículos 3 y 4 de la mencionada Resolución.

• El equipo de trabajo de Apostilla y Legalizaciones no es responsable de efectuar la reposición de

apostillas electrónicas generadas entre los años 2011 y 2013. Para esto, el usuario a través del link:

https://tramites.cancilleria.gov.co/ciudadano/consultaapostilla/wfrmapostilla.aspx podrá efectuar la reposición

de estas apostillas, que ya han sido pagadas por los usuarios y que presentan las advertencias “Hay al

menos una firma que presenta problemas” o “La validez de la certificación del documento es

DESCONOCIDA”, por las cuales son rechazadas por las autoridades de otros países.

• Las anulaciones de apostilla se realizarán en los siguientes casos:

✓ Cuando por factores del sistema se produce un cruce de información y los datos de la

apostilla no correspondan a los capturados.

✓ Cuando el documento no cumpla con los requisitos establecidos y se haya realizado el

trámite por equivocación.

https://tramites.cancilleria.gov.co/ciudadano/consultaapostilla/wfrmapostilla.aspx








• La Referencia Única de Pago por concepto de exentos, se expedirá para los siguientes

documentos de acuerdo con la Resolución vigente a través de la cual se establecen las tarifas de

los Trámites del Ministerio:

✓ La apostilla y legalización dentro de los trámites de extradición solicitados por la vía diplomática o

por la vía que acepten los tratados internacionales aplicables para Colombia.

✓ La legalización de las copias, extractos y certificados relativos a prestaciones sociales

✓ La apostilla y legalización de documentos a los colombianos, a solicitud del Alto Comisionado de las

Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR) o de la Agencia Presidencial para la Acción Social y

la Cooperación Internacional, o quien haga sus veces, previo concepto favorable de la Dirección de

Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano.

HORARIOS DE ATENCIÓN

El trámite de apostilla 100% en línea, debe cumplir con un horario de atención de 24 horas los siete días de

la semana, incluidos festivos.

SALA DE CAPACITACIÓN

La Sala de Capacitación, la cual se encuentra ubicada en el sexto piso del Edificio Torre 100 (Av. Cra. 19 #

98 – 03), debe cumplir con horario de atención estipulado de lunes a viernes de 8:00 am a 4:30 pm en

jornada continua, atendida por dos sustanciadores del Grupo de Apostilla y Legalizaciones, en donde se

capacita a los usuarios sobre la realización del trámite de apostilla en línea y toda la información que sobre el

tema requieran.

CAMBIOS NO PLANIFICADOS

En caso de presentarse cambios no previstos en la prestación del servicio a los usuarios, ya sea por fallas o

indisponibilidad en el aplicativo para solicitud en línea, o en los horarios de atención para asesoría en la sala

de capacitación, o por cualquier cambio no planificado, la Coordinación de Apostilla y Legalización deberá

informar a los usuarios, a través de notas en el sitio Web, aplicativo de Trámites en Línea, Redes Sociales,

Pantalla Informativa del sexto piso.






TRATAMIENTO AL PRODUCTO FINAL

En caso de presentarse una corrección en el producto final, la Coordinación de Apostilla y Legalización,

verificará los motivos por los cuales se expidió el trámite con inconsistencia, se constatará la responsabilidad

de cualquiera de las dos partes: Si esta corresponde a un equívoco injustificado por parte del sustanciador de

esta Dependencia, se procederá a realizar la respectiva corrección. Caso contrario, no existirá corrección

alguna por parte de esta Oficina si la inconsistencia, es producto de la falta de verificación previa del usuario,

al no tener en cuenta la información que se le suministra en el correo.

Todos los documentos base, la apostilla y/o legalización, se guardan en el sistema, por cuanto no hay

necesidad de protegerlos ni custodiarlos, porque no corresponden a documentos físicos, teniendo en cuenta

que el trámite es 100% en línea.

REGISTRO DE LOS CAMBIOS

Siempre que se realicen cambios internos en la operación para el trámite y la prestación del servicio, la

Coordinación de Apostilla y Legalización, deberá dejar evidencia documentada de la revisión, la acción a

ejecutar para el desarrollo y el autorizador del cambio, quien para todos los casos será el Director de Asuntos

Migratorios Consulares y Servicio al Ciudadano o el Coordinador del GIT de Apostilla y Legalización, a través

de correo electrónico, memorando o (formato CO-FO-05 Control de Asistencia y Seguimiento a

Compromisos). Así mismo estos cambios deberán ser comunicados al Grupo Interno de Trabajo dejando

registro en el acta CO-FO-05 Control de Asistencia y Seguimiento a Compromisos.






1. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

LEGALIZACIÓN

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

1 Iniciar proceso

2 Verificar el documento cargado por el usuario

Sustanciador -Grupo Interno de

Trabajo de Apostilla y

Legalización

Aplicativo Apostilla

Se debe verificar que el documento: este digitalizado correctamente, sea legible, que contenga nombre, cargo y firma del funcionario público que avala el documento. De acuerdo con las restricciones del aplicativo, solo se podrán recibir de 1 a 10 documentos por solicitud y un máximo de 11 MB por documento.

2.1

¿El documento cumple con los

requisitos establecidos?

SI Continúe con la pregunta 2.2.

NO Continúe con la pregunta 2.2






LEGALIZACIÓN



2.2 ¿Se requiere una consulta adicional?

SI Continúe con la pregunta 2.3.

NO

Continúe con la actividad 6 (si es para rechazo) Continúe con la actividad 8 (si es para aprobación)

2.3 ¿Qué tipo de consulta es?

Es sobre la firma de

funcionario público

Continúe con actividad 3

Es sobre el contenido del documento

Continúe con la actividad 4






LEGALIZACIÓN



3

Efectuar segunda verificación por parte del funcionario encargado del registro de firmas.

Funcionario encargado del

registro de firmas - Grupo Interno de


Legalización


Para esta verificación se podrá:

• Consultar a la Entidad competente

• Escalar la consulta a la Asesora de la Coordinación.

• Revisar información de consultas previas.

• Análisis y concepto propio del funcionario encargado del registro de firmas. Continúe con la actividad 5.

4 Efectuar segunda

verificación por parte del líder de piso.

Líder de piso - Grupo Interno de


Legalización


Para esta verificación se podrá:

• Consultar a la Entidad competente

• Escalar la consulta a la Asesora de la Coordinación.

• Revisar información de consultas previas.

• Análisis y concepto propio del líder de piso.






LEGALIZACIÓN



5 Devolver al sustanciador

con el concepto

Líder de piso o funcionario

encargado del registro de firmas - Grupo Interno de


Legalización


Brindar al sustanciador indicaciones sobre el rechazo o aprobación de la solicitud.

5.1 ¿El concepto es

de?

Aprobación Continúe con la actividad 8

Rechazo Continúe con la actividad 6

5.2

¿El documento cumple con los

requisitos establecidos?

SI Continúe con la actividad 7

NO Continúe con la actividad 5

6 Rechazar la solicitud y

notificar al usuario



Legalización

Aplicativo Apostilla-

Certificado digital- correo

electrónico

En el motivo de rechazo se debe indicar al ciudadano, qué requisito está incumpliendo y cómo puede corregirlo.






LEGALIZACIÓN



6.1 ¿Se hace revisión de calidad por parte del líder de piso?



7 Revisar la solicitud

rechazada por parte del Sustanciador

Líder de piso - Grupo Interno de Trabajo Apostilla y Legalización.


7.1 ¿El líder de piso

realiza el rechazo del trámite?

SI

Continúe con la actividad 13 Cuando el líder de piso aprueba el rechazo, se va a automáticamente la respuesta de rechazo al usuario.

NO

Continúe con la actividad 12. El líder de piso devuelve el tramite al sustanciador con la observación respectiva.

8 Capturar la información

del documento en el aplicativo.



Legalización


El Sustanciador deberá capturar la información textualmente del documento, en el Aplicativo de Apostilla.






LEGALIZACIÓN



9 Aprobar la solicitud y

notificar al usuario



Legalización

Aplicativo Apostilla-

Certificado digital- correo

electrónico

La notificación llegará al correo del usuario automáticamente cuando se aprueba la solicitud. En caso que el usuario no registre correo, deberá consultarla respuesta en el sitio web de la Cancillería. SI EL DOCUMENTO YA PASÓ POR SOLICITUD DE LEVANTAMIENTO DE IMPEDIMENTO, CONTINÚE CON LA PREGUNTA 9.2

9.1

¿El documento presenta

impedimento al momento de aprobarlo?



9.2 ¿Se hace revisión

de calidad por parte del líder de piso?



10 Revisar la solicitud de levantamiento de impedimento.

Líder de piso - Grupo Interno de Trabajo Apostilla y Legalización


Se compara la firma del documento con la ficha de firma registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores.






LEGALIZACIÓN



10.1 ¿Se aprueba el levantamiento de impedimento?

SI Continuar actividad 8.

NO

Continúe con la actividad 13 Cuando el líder de piso rechaza el levantamiento del impedimento, el rechazo se va a automáticamente al usuario.

11 Revisar la solicitud

aprobada por parte del Sustanciador

Líder de piso - Grupo Interno de Trabajo Apostilla y Legalización.


Se revisa la información capturada por el sustanciador y el cumplimiento de los requisitos.

11.1

¿El líder de piso realiza la

aprobación del trámite?

SI

Continúe con la actividad 13 Cuando el líder de piso aprueba, se va a automáticamente la respuesta de aprobación al usuario.


12 Realizar la corrección

indicada



Legalización

Aplicativo de

apostilla Continúe con la actividad 13






LEGALIZACIÓN



13 Finalizar proceso






1. PUNTOS DE CONTROL

PUNTOS DE CONTROL

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA O VULNERABLE

DESCRIPCIÓN DEL CONTROL

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

3 Aprobar el documento

con inconsistencias

Efectuar segunda verificación por parte

del encargado, siempre que se

detecten inconsistencias en el

documento

Por cada documento en el que se tengan

dudas

Encargado de registro de firmas

Aplicativo de Apostilla y

Legalización.


con inconsistencias

Efectuar segunda verificación por parte

del encargado, siempre que se

detecten inconsistencias en el

documento

Por cada documento en el que se tengan

dudas

Encargado de registro de firmas


Legalización.


erróneamente

Control de Calidad - Verificar el documento aprobado por parte del

sustanciador

Se realiza diariamente sobre 2

documentos por sustanciador o

documentos con impedimentos

Líder de piso. Aplicativo de Apostilla y

Legalización.

2

Aprobar solicitudes fuera de los tiempos establecidos

(24 horas hábiles)

Verificar diariamente que no haya

solicitudes que excedan las 24 horas

hábiles

Diariamente

Líder de Piso/ encargado de

registro de firmas


Legalización






2. ANEXOS

No Aplica

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