INFORME TRIMESTRAL
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1 Con el apoyo de INFORME TRIMESTRAL “Rendición de cuentas en el sistema de compras de los Hospitales Roosevelt y San Juan de Dios del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social” Enero a marzo 2017
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Con el apoyo de
INFORME TRIMESTRAL “Rendición de cuentas en el sistema de compras de los Hospitales Roosevelt y San Juan de Dios del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social”
Enero a marzo 2017
UNO
DOS
TRES
CUATRO
DISCLAIMER
Este informe fue elaborado gracias al apoyo generoso del pueblo americano a través de la Agencia de
los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID). El contenido es la responsabilidad
exclusiva de Fundación para el Desarrollo de Guatemala - FUNDESA y no refleja necesariamente la
posición de USAID o del Gobierno de los Estados Unidos”.
ÍNDICE
RESUMEN EJECUTIVO .......................................................................................................................... 1
ACTIVIDADES REALIZADAS .................................................................................................................. 2
PRINCIPALES RESULTADOS ................................................................................................................ 10
ENFOQUE DE GÉNERO E INCLUSIÓN SOCIAL ....................................................................................... 12
MONITOREO Y EVALUACIÓN ............................................................................................................. 13
BUENAS PRÁCTICAS .......................................................................................................................... 15
RETOS Y LECCIONES APRENDIDAS ...................................................................................................... 17
RECOMENDACIONES ......................................................................................................................... 18
PROXIMOS PASOS ............................................................................................................................. 19
ANEXOS ............................................................................................................................................ 21
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RESUMEN EJECUTIVO
El proyecto “Rendición de cuentas en el sistema de compras de hospitales del Ministerio de Salud
Pública y Asistencia Social” está diseñado para el desarrollo de una metodología de manejo de
inventarios y control en las compras, enmarcados en la transparencia y eficiencia del gasto público. La
metodología comprende una herramienta que proyecta por cada tipo de medicamento o equipo médico
quirúrgico qué comprar, cuándo comprar, cuánto comprar, precios de referencia con la finalidad de no
desabastecerse o tener sobre stock de los inventarios de los hospitales.
Durante el primer trimestre del proyecto se analizó el registro de producción de servicios, así mismo sus
sistemas de información, debido que cada hospital lleva su propio control. Se identificaron varias
diferencias y variabilidades en cuanto al registro de la información. Se busca con esta metodología
orientar las compras y mejorar eficientemente los inventarios de los hospitales, con stock de
medicamentos e insumos médico quirúrgicos.
Se tenía planificado desarrollar 27 actividades en el primer trimestre del proyecto y se lograron ejecutar
23 actividades. Los aliados más importantes para llevar a cabo la adopción y ejecución de la metodología
y herramienta son la unidad de compras de cada hospital, la Unidad de Gestión Logística –UGL- del
Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social -MSPAS-, los Directores de los hospitales y la misma
Ministra de Salud y el Viceministro Financiero Administrativo.
Los resultados más importantes a la fecha consisten en la realización de los diagnósticos de los
almacenes y de las compras de los hospitales San Juan de Dios y Roosevelt. Con base en estos
resultados, se han determinado los límites máximos y mínimos por cada medicamento y equipo médico
quirúrgico que el MSPAS debe comprar. El reto con la UGL es agilizar los trámites de institucionalización
de la herramienta para que luego pueda escalar a todos los hospitales.
Otro de los resultados importantes es la finalización de la herramienta de alerta temprana, para la
detección de compras atípicas. Esta herramienta será de mucha utilidad para identificar anomalías en
los procesos de contratación y compra de insumos. La herramienta cuenta con una escala de riesgo y,
con base al análisis histórico y actual, se determinará que unidad está incurriendo en faltas
administrativas para poder indagar a nivel de detalle por tipo de compra, volumen y proveedor.
Los pasos para el segundo trimestre consistirán en la operación de la metodología y herramienta en los
hospitales objeto del proyecto, con la finalidad de detener compras y reorientarlas para evitar actos de
corrupción. En el caso de la herramienta de alerta temprana, será necesario formar un equipo técnico
sencillo donde se discutan los avances del proyecto y los ajustes que se deberán realizar.
2
ACTIVIDADES REALIZADAS
OBJETIVO DEL PROYECTO Lograr la eficiencia, calidad y transparencia del gasto público en salud a través de la implementación de
mejores prácticas en el manejo de inventarios para la compra de medicinas, equipo médico quirúrgico y
servicios no personales de los hospitales Roosevelt y San Juan de Dios.
Objetivo Específico 1 Contribuir para que el MSPAS pueda realizar las compras de acuerdo a la
demanda real basada en el perfil epidemiológico y demanda de medicamentos por enfermedad de
cada hospital
Actividad 1.1 Cuadre de datos inventario real con el sistema de información (mensual)
Descripción: Se solicitó a los departamentos de informática de los hospitales, información de las
existencias de todos los insumos de los renglones 266 (Medicamentos) y 295 (Equipo Médico
Quirúrgico). Con esta información y con base en la muestra estadística definida, los inventarios fueron
revisados y cuadrados con los encargados de almacenes, contra las existencias físicas encontradas en las
diferentes bodegas evaluadas según detalle mostrado en la actividad 1.4.
Metodología utilizada: Generación de una muestra representativa de los diferentes insumos de cada
renglón (266 y 295), para los hospitales Roosevelt y San Juan de Dios, considerando las diferentes
categorías de consumo y las diferentes bodegas para asegurar que el cuadre los abarcara a todos.
Participantes: Consultores del proyecto MSc. Ing. Andrés Domingo Castillo e Ing. Fredy Arturo Paniagua.
Actividad 1.2 Cálculo de la demanda real por semana en hospitales (semanal)
Descripción: Se procedió a la recolección de data necesaria, usando los reportes del BRES1, del SIAHR2 y
del SICODA3 disponibles. Debido a la falta de homogeneidad de los datos, se procedió a ejecutar la
depuración y formateo de los mismos de los dos hospitales. Además, se cargó la data al modelo
estocástico4 y se ejecutaron los cálculos de niveles y sugeridos de compra.
1 Balance, Requisición y Envío de Suministros.
2 Sistema Administrativo del Hospital Roosevelt.
3 Sistema para Control de Almacenes.
4 El Modelo estocástico: sirve para tratar con magnitudes aleatorias que varían con el tiempo, o más exactamente
para caracterizar una sucesión de variables aleatorias (estocásticas) que evolucionan en función de otra variable,
generalmente el tiempo. Es un modelo no determinístico que utiliza información histórica de variables, con las
cuales se proyectan supuestos o estimaciones de valores cercanos a los esperados, máximos y mínimos, a los
cuales se les agregan incertidumbres para minimizar los riesgos de desacierto. Introducción a las series de tiempo.
Métodos paramétricos. Universidad De Medellin. 2016.
3
Metodología utilizada: Depuración de datos, para asegurar que los mismos respondan a las variaciones
de demanda que se presentan en los hospitales, el uso de herramienta con metodología estadística y la
determinación de la demanda real para que se obtengan resultados adecuados. El modelo estocástico a
aplicar variará según los siguientes mecanismos: Mecanismo 1: Al tener datos esporádicos, se realizará
un modelo estocástico que permita establecer si la irregularidad en los datos corresponde a la falta de
compra o despacho. Luego se harán muestreos que garanticen la hipótesis en los casos en donde exista
disponibilidad en medicinas.
Mecanismo 2: Se utilizará un modelo estocástico de proyección del consumo, obviando la estacionalidad
potencial del artículo.
Mecanismo 3: Se utilizará el modelo estocástico de consumos. El MSPAS cuenta con el sistema SICODA,
SIAHR y una hoja electrónica que realiza las proyecciones y sustituye al BRES (Balance, requisición envío
de suministros).
Participantes: Consultores del proyecto MSc. Ing. Andrés Domingo Castillo e Ing. Fredy Arturo Paniagua.
Actividad 1.3 Cálculo de máximo y mínimos óptimos para cada SKU por hospital
Descripción: Se definió e implementó la metodología que es utilizada para el cálculo de los niveles para
el abastecimiento de medicamentos (renglón 266) y equipo médico quirúrgico (renglón 295).
Metodología utilizada: Modelo estocástico para la determinación de máximo y mínimo óptimos por tipo
de medicamento y equipo médico quirúrgico implementado por cada hospital. En el caso del Hospital
San Juan de Dios se estiman mínimos y máximos con la información obtenida por el SICODA y en el caso
del Hospital Roosevelt del SIAHR, cada hospital tiene su propio sistema de información de producción
hospitalaria. (Ver Anexo AE.1 y AE.2)
Participantes: Consultores del proyecto MSc. Ing. Andrés Domingo Castillo e Ing. Fredy Arturo Paniagua.
Actividad 1.4 Evaluación física de inventarios en bodegas del MSPAS y farmacias de los hospitales
Descripción: Conteo físico de medicamentos y material médico quirúrgico existente en las bodegas
generales de los hospitales y comparación de los resultados con lo registrado, en el caso del Hospital San
Juan de Dios, en el Sistema para Control de Almacenes -SICODA-; y, en el caso del Hospital Roosevelt, en
el Sistema Administrativo del Hospital Roosevelt -SIAHR-. El 22 de febrero, en la bodega general del
Hospital San Juan de Dios, se realizó, con la participación de 4 personas del hospital, 1 de
Fundesa, 1 de Participación Cívica y 2 consultores, la validación de la muestra establecida de los
insumos contra lo registrado en el sistema SICODA (Sistema de Control de Almacén). El martes
28 de febrero, nos presentamos en la bodega general del Hospital Roosevelt para validar la
muestra previamente definida y, con un equipo de 8 personas del hospital y 3 consultores, se
procedió a validar los insumos contra lo registrado en el sistema SIAHR (Sistema Administrativo
del Hospital Roosevelt). (Ver Anexo AE. 3 y AE.4)
Metodología utilizada: Selección de una muestra representativa y aleatoria de medicamentos y equipo
médico quirúrgico para validar que los insumos existentes, inventarios físicos, estaban debidamente
4
registrados en el sistema de información SIAHR del hospital Roosevelt y SICODA del Hospital San Juan de
Dios.
Participantes: a) Hospital San Juan de Dios: 2 trabajadores del hospital, 2 Consultores del proyecto, 1
Fundesa y 1 de Participación Cívica y, b) Hospital Roosevelt: 8 trabajadores del hospital y 1 Consultor del
proyecto.
Actividad 1.8 Identificación de la demanda insatisfecha
Descripción: Dos reuniones de trabajo con áreas involucradas en cada hospital, almacenes y farmacias.
Determinación de áreas con un adecuado registro para tomarlas de referencia.
Metodología utilizada: Recolección de datos iniciales de demanda insatisfecha en área de Farmacia y
definición de estrategia para institucionalizar el control y registro de la demanda insatisfecha, proceso
que se evalúa consolidar derivado que no se registra de forma centralizada y no todas las unidades de
atención de pacientes registran la demanda insatisfecha.
Participantes: Consultores del proyecto MSc. Ing. Andrés Domingo Castillo, Ing. Osmar Duarte e Ing.
Fredy Arturo Paniagua.
Objetivo Específico 2 Implementar un sistema de monitoreo y evaluación del manejo de los
inventarios y compras de dos hospitales del MSPAS
Actividad 2.1 Priorización de patrones de consumo atípicos en los requerimientos de demanda
Descripción: Presentación de los índices, metodología utilizada y primeros resultados de la información
procesada de patrones atípicos relacionados a las compras y determinación de las pruebas estadísticas
que serán utilizadas para identificar los consumos atípicos dentro de la data obtenida de cada hospital.
Metodología utilizada: Consolidación de la información de los consumos del 2016 para cada uno de los
renglones (medicamentos e insumos médico-quirúrgico); aplicación, por cada SKU, de dos pruebas
estadísticas para determinar patrones atípicos de consumo en la data del 2016 consolidada y revisión de
los primeros resultados para identificar si los métodos estadísticos utilizados arrojan resultados
coherentes según la data obtenida y realizada.
Participantes: Consultores del proyecto MSc. Ing. Andrés Domingo Castillo, Ing. Osmar Duarte e Ing.
Fredy Arturo Paniagua.
Objetivo Específico 3 Mejorar la distribución y compra de medicamentos, equipos médicos
quirúrgicos y servicios no personales
Actividad 3.2 Generación mensual de niveles de reorden y lote óptimo por SKU
Descripción: Se recolectó la data mensual de la demanda por cada medicamento y equipo médico
quirúrgico de cada hospital, tiempo de espera y existencia de cada insumo, luego se depuraron y se
ejecutó el modelo con esa data para establecer los niveles sugeridos de reorden de compra y/o
abastecimiento.
5
Metodología utilizada: Recolección y depuración de datos, ejecución del modelo y registro de los
nuevos niveles de medicamentos y equipo médico quirúrgico por SKU.
Participantes: Consultores del proyecto MSc. Ing. Andrés Domingo Castillo e Ing. Fredy Arturo Paniagua.
Actividad 3.3 Revisión semanal de sugerido de compras según método estocástico
Descripción: Luego de ejecutado el modelo estocástico, se revisó el resultado contra la historia de
compra para comparar tendencias.
Metodología utilizada: Análisis de los resultados provistos por el modelo y validación de los mismos
según la tendencia de consumo.
Participantes: Consultores del proyecto MSc. Ing. Andrés Domingo Castillo e Ing. Fredy Arturo Paniagua.
Actividad 3.5 Reuniones de trabajo con todas las unidades de los hospitales relacionadas a la cadena
de suministros
Descripción: Se han sostenido 6 reuniones en el Hospital San Juan de Dios y 5 en el Hospital Roosevelt
para determinar la periodicidad de la entrega de datos, fuente responsable de la entrega, medio por el
cual se entrega, revisión de resultados preliminares del modelo para determinar niveles y validar
sugeridos de compra. Se ha realizado la presentación del modelo a los Comités de Farmacoterapia y
personal de la cadena de suministro (compras, bodegas y farmacia) con la finalidad de validar la
información que se ha operado en la herramienta.
Metodología utilizada: Visitas semanales a las instalaciones de la Unidad de Gestión Logística del MSPAS
de los hospitales.
Participantes: Consultores del proyecto MSc. Ing. Andrés Domingo Castillo e Ing. Fredy Arturo Paniagua.
Actividad 3.6 Intercambio de información con proyectos en marcha (Deliver-USAID y UGL)
Descripción: Durante el mes de febrero y marzo, los consultores sostuvieron 10 reuniones de trabajo
con el Lic. Rubén Del Águila y la Licda. Claudia Carballo de la UGL del MSPAS, para intercambiar
información relativa a la normalización de códigos que ellos están liderando e incorporarla al proyecto.
Adicionalmente, se trasladó información sobre la herramienta desarrollada para optimizar la compra,
buscando su colaboración para institucionalizarla.
Metodología utilizada: Aprovechar los espacios de la UGL para institucionalizar la herramienta y así
poder optimizar la compra en los dos hospitales que debe incluir la incorporación del Catálogo de
Insumos del MSPAS en la herramienta e inclusión de mejoras propuestas validadas en la misma.
Participantes: Consultores del proyecto MSc. Ing. Andrés Domingo Castillo e Ing. Fredy Arturo Paniagua.
Objetivo Específico 4 Promover la adopción de buenas prácticas para la transformación de la
cultura de eficiencia, calidad y transparencia del personal y la institucionalización de los cambios
acorde a marcos normativos del MSPAS para la sostenibilidad y escalabilidad en todas las unidades
ejecutoras
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Actividad 4.1 Revisión de los sistemas de información oficiales del MSPAS (SICODA, SIAHR, SIGES5 y
SICOIN6)
Descripción: Se realizó dos reuniones con los encargados de sistemas de los hospitales para poder ver la
estructura de datos, reportes, etc. que registran en sus sistemas. Luego se evaluaron los sistemas para
identificar el procedimiento a realizar con cada una para recopilar la data para su respectivo análisis de
la mejor manera. (Ver Anexo AE.7)
Metodología utilizada: Reuniones con los jefes de Informática y análisis de datos y reportes de los
diferentes sistemas.
Participantes: las personas participantes en esta actividad son los consultores del proyecto MSc. Ing.
Andrés Domingo Castillo e Ing. Fredy Arturo Paniagua. 2 personas de género masculino, no indígenas.
Actividad 4.2 Elaboración de diagnósticos del personal de las cadenas de suministros de los hospitales
San Juan de Dios y Roosevelt
Descripción: Dos reuniones de trabajo con el departamento de Recursos Humanos de cada hospital.
Elaboración y aplicación de encuesta utilizada con el personal en la cadena de suministros (ver en
anexos), así como análisis de resultados. El objetivo de este análisis fue determinar las competencias del
personal, cuál son las áreas de conocimientos a reforzar y el perfil de cada puesto. (Ver Anexo AE.5).
Metodología utilizada: Encuestas a personal de cada hospital para obtener el perfil del personal
involucrado en la cadena de suministros, comparándolo con los estándares normalmente aceptados y
normados por el MSPAS.
Participantes: Consultores del proyecto MSc. Ing. Andrés Domingo Castillo e Ing. Fredy Arturo Paniagua.
Actividad 4.3 Elaboración de reportes de recomendaciones para la mejora de las competencias del
personal a cargo de la cadena de suministros en los hospitales de estudio
Descripción: Documento mostrando el estado actual del personal en la cadena de suministros,
comparación de perfiles y definición de ventanas de oportunidad en la capacitación al personal. (Ver
Anexo AE.6).
Metodología utilizada: Análisis de resultados de la encuesta para la determinación de necesidades de
fortalecimiento de capacidades del personal.
Participantes: Consultores del proyecto MSc. Ing. Andrés Domingo Castillo e Ing. Fredy Arturo Paniagua.
Actividad 4.5 Desarrollo e implementación de herramienta tecnológica para la detección de casos
atípicos en las compras y manejo de inventarios (sistema de alerta temprana)
Descripción: Desarrollo de la herramienta basada en un scoring de riesgo, análisis de la información
base para la detección de los patrones atípicos de las compras realizadas en cada uno de los hospitales
5 Sistema Informático de Gestión.
6 Sistema de Contabilidad Integrada.
7
en 2016 y revisión de los primeros resultados de la implementación de la herramienta por hospital,
proveedores, montos en riesgo, entre otros.
Metodología utilizada: Entender el SIGES, sistema que controla la trazabilidad de las compras realizadas
en las unidades ejecutoras del MSPAS; recabar la información histórica del año 2016 de las compras
realizadas por los hospitales San Juan de Dios y Roosevelt; analizar la data contenida en el reporte
electrónico que contiene las compras realizadas en el 2016 para realizar las simulaciones en Excel de la
base de la herramienta a desarrollar para la detección de compras atípicas; analizar el inventario y
meses a mano de los hospitales al cierre de diciembre 2016; determinación de cinco índices que serán la
base para el scoring de riesgo: 1) Precio irregular de compra; 2) Contrato abierto vigente; 3) Orden
mayor al tiempo entre compras promedio; 4) Orden con existencia suficiente; y, 5) Presencia de
fraccionamiento. (Ver Anexo AE.8)
Participantes: Consultores del proyecto MSc. Ing. Andrés Domingo Castillo, Ing. Osmar Duarte e Ing.
Fredy Arturo Paniagua.
Actividad 4.8 Talleres / Sesiones de trabajo para la elaboración de documento con propuestas para la
optimización de la cadena de suministros
Descripción: 10 Reuniones de trabajo con la Unidad de Gestión Logística para definir mecanismos que
permitan optimizar la cadena de suministros, incorporando al mismo a equipos de los hospitales del
proyecto.
Metodología utilizada: Revisión de las sugerencias de compra versus los procesos de gestión de los
hospitales, que ha incluido proveedores y gestión del proceso de adquisición y consumo de
medicamentos y equipo médico quirúrgico.
Participantes: Consultores del proyecto MSc. Ing. Andrés Domingo Castillo, Ing. Osmar Duarte e Ing.
Fredy Arturo Paniagua.
Actividad 4.10 Análisis de eficiencia en la gestión de los hospitales
Descripción: Obtención de la información de enero 2016 a febrero 2017 para cada uno de los hospitales,
análisis de la información de compras, consumos, inventarios y elaboración y revisión de los primeros
indicadores realizados con los datos obtenidos por hospital.
Metodología utilizada: Validación de los resultados obtenidos de los indicadores propuestos:
a) Compras por modalidad de compra. b) Montos de inventario por categoría de consumo. c) Meses a
mano del inventario por categoría de consumo. d) Porcentaje de disponibilidad de existencias por
categoría de consumo. e) Comparativo con % de abastecimiento con relación al indicador del MSPAS. f)
Categorías de precios unitarios por categoría de consumo. Además, elaboración de un Dashboard
ejecutivo con el resultado de los indicadores por hospital.
Participantes: Consultores del proyecto MSc. Ing. Andrés Domingo Castillo, Ing. Osmar Duarte e Ing.
Fredy Arturo Paniagua.
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ACTIVIDADES NO PREVISTAS EN EL PLAN, NO REALIZADAS O DESESTIMADAS
Acá se describen actividades aún no realizadas durante el trimestre, debido a varias circunstancias que
no han podido ser salvadas en su momento, sin embargo, solo se han retrasado; en cuanto las
circunstancias sean propicias, se reactivarán.
Objetivo 1. Contribuir para que el MSPAS pueda realizar las compras de acuerdo a la demanda
real basada en el perfil epidemiológico y demanda de medicamentos por enfermedad de cada
hospital.
Las siguientes 3 actividades no han sido desarrolladas debido a que no se cuenta aún con autorización
del MSPAS. Su ejecución se realizará al recibir la autorización.
Actividad 1.5 Evaluación interna de proveedores
Descripción: Se finalizó la herramienta de atípicos, pero no se pudo identificar y evaluar a los
proveedores.
Actividad 1.6 Solicitud de cotización a proveedores de servicios
Descripción: Esta actividad únicamente se puede realizar luego de la evaluación interna de proveedores.
Actividad 1.7 Acompañamiento en la renegociación de contratos para lograr ahorros
Descripción: La aplicación de estas decisiones del proyecto está ligada a la adopción e instrucción de la
herramienta en los hospitales de forma oficial, lo que requiere un proceso de capacitación,
empoderamiento y actualización de normas.
Objetivo 2. Implementar un sistema de monitoreo y evaluación del manejo de los inventarios y
compras de dos hospitales del MSPAS
Actividad 2.2 Verificación de cumplimiento y avisos a MSPAS y MINFIN7 de fallas
Descripción: Esta actividad se realizará la primera semana de abril, debido a problemas de agenda y
disponibilidad de tiempo.
Actividad 2.3 Cumplimiento de la restricción de compra de medicamentos, equipo médico quirúrgico y
servicios no personales (Oficina de Gestión del Proyecto -PMO-)
Descripción: Esta actividad no ha podido ser llevada a cabo ya que depende del resultado de la anterior
actividad
7 Ministerio de Finanzas Públicas.
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Objetivo 3. Mejorar la distribución y compra de medicamentos, equipos médicos quirúrgicos y
servicios no personales.
Actividad 3.4 Revisión semanal de sugerencias de compra de unidades responsables de los hospitales
Descripción: Esta actividad depende de la modificación a la normativa vigente, proceso que está siendo
coordinado con la Unidad de Gestión Logística; se estima que en el mes de abril se esté obteniendo la
autorización respectiva.
Objetivo 4. Promover la adopción de buenas prácticas para la transformación de la cultura de
eficiencia, calidad y transparencia del personal y la institucionalización de los cambios acorde a
marcos normativos del MSPAS para la sostenibilidad y escalabilidad en todas las unidades
ejecutoras
Actividad 4.4 Evaluación permanente de incumplimientos de las recomendaciones por parte del
personal y unidades responsables de los hospitales
Descripción: Esta actividad se ha pospuesto derivado a los retrasos que se tienen en el cronograma, se
tiene previsto implementarla después la tercera semana de abril 2017.
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PRINCIPALES RESULTADOS
Objetivo Específico 1. Contribuir para que el MSPAS pueda realizar las compras de acuerdo a la
demanda real basada en el perfil epidemiológico y demanda de medicamentos por enfermedad
de cada hospital.
Resultado 1: Reducción de 20% de los montos de compra que no corresponden a la demanda real.
No ha podido lograrse debido a retrasos de la autorización en la implementación. Los resultados
se empezarán a lograr en el segundo trimestre. Ya está avanzada la revisión de las
recomendaciones de compra de la herramienta y se valida con la UGL y personal de la cadena de
suministros de los hospitales.
Según una simulación llevada a cabo sobre los datos del 2016, se hubiera obtenido un ahorro de
Q16.6M equivalentes a un 15% para el Hospital San Juan de Dios y Roosevelt.
Resultado 2: Reducción del 10% de los montos de compra de los tres ítems evaluados que no tienen
consumo.
No ha podido lograrse debido a retrasos de la autorización en la implementación. Los resultados
se empezarán a lograr en el segundo trimestre. Ya está avanzada la revisión de las
recomendaciones de compra de la herramienta y se valida con la UGL y personal de la cadena de
suministros de los hospitales.
Objetivo Específico 2. Implementar un sistema de monitoreo y evaluación del manejo de los
inventarios y compras de dos hospitales del MSPAS
Resultado 1: Incremento de hasta 80% en la detección de compras atípicas (innecesarias o excesivas)
para reducir la incidencia de compras innecesarias y excesivas que no cumplan con la ley de
Contrataciones del Estado y monitorear los movimientos de inventarios.
Se han detectado compras atípicas en el orden de un 40% del total de compras directas
efectuadas.
Objetivo Específico 3. Mejorar la distribución y compra de medicamentos, equipos médicos
quirúrgicos y servicios no personales.
Resultado 1: Mejora de la cadena de suministros (eficiencia en 25%).
No se ha podido lograr, debido a la falta de autorización en la implementación del modelo en los
hospitales. Ya está avanzada la revisión de las recomendaciones de compra de la herramienta y
se valida con la UGL y personal de la cadena de suministros de los hospitales.
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Objetivo Específico 4: Promover la adopción de buenas prácticas para la transformación de la
cultura de eficiencia, calidad y transparencia del personal y la institucionalización de los
cambios acorde a marcos normativos del MSPAS para la sostenibilidad y escalabilidad en todas
las unidades ejecutoras.
Resultado 1: Adopción de buenas prácticas en el MSPAS para la transparencia y gobierno abierto.
Con el apoyo de la Unidad de Gestión Logística, se ha logrado, en el Hospital Roosevelt, la
adopción de buenas prácticas en el registro y gestión de los datos en los reportes de BRES.
Los primeros resultados para San Juan de Dios arrojan que solo el 13% de lo comprado no tuvo
riesgo, el resto si activó como mínimo uno de los cinco índices; mientras que los resultados para
el Hospital Roosevelt determinaron que solo el 11% de lo comprado no tuvo riesgo, el resto si
activó como mínimo uno de los cinco índices de riesgo desarrollados en la herramienta de alerta
temprana de compras atípicas.
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ENFOQUE DE GÉNERO E INCLUSIÓN SOCIAL
PARTICIPACIÓN DENTRO DEL PROYECTO DE POBLACIONES QUE VIVEN EN CONDICIONES DE VULNERABILIDAD (MUJERES, JÓVENES, PUEBLOS INDÍGENAS, PERSONAS CON DISCAPACIDAD, COMUNIDAD LGTBI, ENTRE OTRAS) Debido que el proyecto está enfocado hacia el proceso administrativo de compras y el manejo eficiente
de los inventarios, la población que tenga acceso a los hospitales San Juan de Dios y Roosevelt, que
generalmente son mujeres y niños del interior del país en la actualidad no pueden cuantificarse, esto
debido que los hospitales registras servicios y no personas. Se revisará con la UGL si existen alternativas
de identificación y clasificación de las poblaciones que viven en condiciones de vulnerabilidad, esto
debido que las unidades del hospital reportan eventos como producción de la atención hospitalaria.
EFECTO DEL PROYECTO PARA POBLACIONES QUE VIVEN EN CONDICIONES DE VULNERABILIDAD (MUJERES, JÓVENES, PUEBLOS INDÍGENAS, PERSONAS CON DISCAPACIDAD, COMUNIDAD LGTBI, ENTRE OTRAS) Uno de los aportes más importantes del proyecto hacia las poblaciones que viven en condiciones de
vulnerabilidad es el control adecuado de medicina para entregar de forma gratuita, principalmente a las
familias de escasos recursos financieros. Sin embargo, en la actualidad no pueden cuantificarse, esto
debido que los hospitales registran servicios y no personas. Se revisará con la UGL si existen alternativas
de identificación y clasificación de las poblaciones que viven en condiciones de vulnerabilidad, esto
debido que las unidades del hospital reportan eventos como producción de la atención hospitalaria.
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MONITOREO Y EVALUACIÓN
Las acciones de monitoreo y evaluación realizadas por Fundesa al equipo de consultores ha consistido
en el acompañamiento a las actividades con los equipos técnicos delegados por los directores de los
hospitales para la implementación del proyecto. Personal de las unidades de almacén, farmacia,
informática, comités de farmacoterapia y compras.
Se realizan reuniones semanales con el equipo de consultores para verificar avances y cuellos de botella
para facilitar procesos con autoridades del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, El Ministerio
de Finanzas Públicas y los directores de los hospitales.
Se realizan reuniones mensuales con la Ministra de Salud y su equipo de Viceministros para presentar
avances y gestionar apoyo para agilizar la implementación del proyecto. Estas reuniones han sido claves
para lograr avances y resultados de las acciones, como es el caso de la integración de la UGL a todo el
proceso, unidad responsable de coordinar el proceso de institucionalización de la metodología
implementada con el proyecto.
El control del avance de las acciones del proyecto es con base a la siguiente matriz de seguimiento:
Acción realizada Frecuencia Responsable
Objetivo Específico 1. Contribuir para que el MSPAS pueda realizar las compras de acuerdo a la
demanda real basada en el perfil epidemiológico y demanda de medicamentos por enfermedad de
cada hospital
Cuadre de datos inventario real con el sistema de información
Mensual MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Cálculo de la demanda real por semana en hospitales Semanal MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Cálculo de máximo y mínimos óptimos para cada SKU por hospital
Mensual MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Evaluación física de inventarios en bodegas del MSPAS y farmacias de los hospitales
Trimestral MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Identificar la demanda insatisfecha Mensual MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Objetivo Específico 2. Implementar un sistema de monitoreo y evaluación del manejo de los
inventarios y compras de dos hospitales del MSPAS
Priorización de patrones de consumo atípicos en los requerimientos de demanda
A requerimiento de la Ministra de Salud
Ing. Osmar Duarte
Objetivo Específico 3. Mejorar la distribución y compra de medicamentos, equipos médicos
quirúrgicos y servicios no personales
Generación mensual de niveles de reorden y lote óptimo por SKU
Mensual MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Revisión semanal de sugerido de compras según método estocástico
Semanal MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
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Acción realizada Frecuencia Responsable
Reuniones de trabajo con todas las unidades de los hospitales relacionadas a la cadena de suministros
Semanal MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Intercambio de información con proyectos en marcha Semanal MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Objetivo Específico 4. Promover la adopción de buenas prácticas para la transformación de la cultura
de eficiencia, calidad y transparencia del personal y la institucionalización de los cambios acorde a
marcos normativos del MSPAS para la sostenibilidad y escalabilidad en todas las unidades ejecutoras
Revisión de los sistemas de información oficiales del MSPAS (SICODA, SIAHR, SIGES y SICOIN)
Única MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Elaboración de diagnósticos del personal de las cadenas de suministros de los hospitales SJD y Roosevelt
Única MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Elaboración de reportes de recomendaciones para la mejora de las competencias del personal a cargo de la cadena de suministros en los hospitales de estudio
Semestral MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Desarrollar e implementar herramienta tecnológica para la detección de casos atípicos en las compras y manejo de inventarios (sistema de alerta temprana)
Única Ing. Osmar Duarte
Análisis de eficiencia en la gestión de los hospitales Trimestralmente Ing. Osmar Duarte
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COMUNICACIÓN Y MATERIAL PRODUCIDO
DOCUMENTOS ELABORADOS POR EL PROYECTO
Nombre del document Fecha de
elaboración Encargado de elaborar el documento
Fecha de aprobación
Cálculo de Demanda Real y Límites Máximo y Mínimo para el Hospital San Juan de Dios
Feb-2017 Consultor Externo – Fredy Paniagua Feb-2017
Cálculo de Demanda Real y Límites Máximo y Mínimo para el Hospital Roosevelt
Feb-2017 Consultor Externo – Andrés Castillo Feb-2017
Informe de Levantado de Inventario Muestra del Hospital Roosevelt
Feb-2017 Consultor Externo – Andrés Castillo Feb-2017
Informe de Levantado de Inventario Muestra del Hospital San Juan de Dios
Feb-2017 Consultor Externo – Fredy Paniagua
Feb-2017
Cuestionario Perfiles del personal de la cadena de suministros de hospitales del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social –MSPAS-
Feb-2017 Consultores Externos – Andrés Castillo y Fredy Paniagua
Feb-2017
Análisis del Perfil Ideal para la gestión de la cadena de suministro de hospitales del MSPAS
Feb-2017 Consultores Externos – Andrés Castillo y Fredy Paniagua
Feb-2017
Revisión de los Sistemas de Información para la producción hospitalaria del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social – MSPAS-
Feb-2017 Consultores Externos – Andrés Castillo y Fredy Paniagua
Feb-2017
Identificación de Patrones Atípicos detectados en órdenes de compras realizadas durante el 2016 para 4 hospitales del MSPAS
Mar-2017 Consultores Externos – Andrés Castillo y Fredy Paniagua
Mar-2017
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BUENAS PRÁCTICAS
Firma de un convenio interinstitucional público-privado con el Ministerio de Finanzas Públicas y el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Para operar adecuadamente la gestión de compras de los hospitales es necesaria la asignación presupuestaria oportuna del MINFIN, esto ha sido clave para implementar la metodología de eficiencia en la compra y manejo de inventarios de insumos hospitalarios.
Apertura y voluntad política de la Ministra de Salud Dra. Lucrecia Hernández para la ejecución del proyecto de hospitales.
Desarrollo de un proceso adecuado de coordinación con el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social – MSPAS-, se ha logrado la designación de personal que acompañe los procesos, desde el Despacho Ministerial al Viceministro Administrativo el Dr. Edgar González, de Unidad de Gestión Logística el Licenciado Rubén del Águila y los directores de los hospitales y sus equipos de cadena de suministros, del Hospital San Juan de Dios el Doctor Juan Antonio Villeda y del Hospital Roosevelt el Doctor Carlo Soto Menegazzo.
Apoyo y coordinación con el Ministerio de Finanzas Públicas – MINFIN a través del Viceministro Licenciado Leonel Soto y la licenciada Vivian Lemus como su brazo operativo para la incorporación de insumos de alto consumo a contrato abierto.
Validación de los procesos metodológicos propuestos y revisión de resultados de la herramienta para las compras, coordinada con la UGL y personal de la cadena de suministros de los hospitales del proyecto.
Presentación de avances del proyecto a las autoridades del MSPAS y MINFIN para resolver y agilizar procesos para la implementación del proyecto.
Coordinación con unidades designadas por el Despacho del MSPAS para la institucionalización de la metodología y herramienta de compras, Dirección de Adquisición de Medicamentos –DAM- y la Unidad de Gestión Logística –UGL-.
Elaborar una herramienta de alerta temprana para la identificación de compras atípicas de medicamentos y equipo médico quirúrgico que permita mayor eficiencia y transparencia en el gasto público de los hospitales del proyecto.
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RETOS Y LECCIONES APRENDIDAS
Tipo de compras por categoría de consumo. La forma como compran los hospitales indica que no hay una lógica de eficiencia o transparencia y esa es la esencia del proyecto, por eso se asesora en una metodología y herramienta que oriente las compras. El 60% de las compras se concentran en categorías de bajo y lento consumo, a pesar de que en la categoría de lento consumo los costos unitarios son los más altos, las cantidades que se compran son mayores a las necesarias, de acuerdo a los resultados de la metodología que se implementa.
Listados de medicamentos y equipo médico quirúrgico. Los listados de insumos (medicamentos y equipo médico quirúrgico) no están actualizados, la última versión corresponde al año 2002 y 29 insumos de alto consumo no se encuentran en compras de Contrato Abierto para reducir sus costos. Se brindó la información al MSPAS y MINFIN quienes se encuentran gestionando incluirlos en contrato abierto.
Control de la información. No existe un sistema único para el registro de la producción hospitalaria y la información de consumo y compras está dispersa en diferentes unidades de atención en cada hospital.
Demanda insatisfecha. No se cuenta con registros de la demanda insatisfecha, por lo que se evalúa con la Unidad de Gestión Logística como capturar esta información.
Resistencia al cambio. La adopción de la metodología y herramienta de compra ha sido un desafío que hemos tenido que atender constantemente, el personal responsable de la cadena de suministros se ha acostumbrado a un proceso de gestión por varios años, esta nueva propuesta implica modificar y adoptar mejores prácticas, que como lección aprendida hemos iniciado un proceso de validación para la institucionalización en coordinación con la DAM y la UGL del MSPAS.
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RECOMENDACIONES
De acuerdo a los avances del primer trimestre del proyecto, se recomiendan las siguientes acciones para lograr los resultados previstos en el proyecto:
Reuniones de alto nivel con el MSPAS para acordar la institucionalización y uso de la metodología y herramienta de compras de hospitales para el proyecto.
Validación de los procesos para la adopción de la metodología y herramienta de compras en cada actor involucrado en la cadena de suministros.
Institucionalizar el uso del modelo en los hospitales referidos y posteriormente implementarlo en el resto de hospitales de la red nacional.
Gestionar y acompañar a la Unidad de Gestión Logística para adaptar la normativa vigente de compra, para que refleje los beneficios del modelo de optimización.
Definir programas de capacitación en el área específica de cadena de suministros para optimizar los procesos y sus respectivos flujos.
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PROXIMOS PASOS
Institucionalizar el modelo de optimización de compras, con el apoyo de la Unidad de Gestión Logística del Ministerio de Salud y Asistencia Social.
Establecer un cronograma de visitas para iniciar el uso del modelo en las unidades involucradas de los hospitales San Juan de Dios y Roosevelt.
Iniciar el registro de la demanda insatisfecha para alimentar el modelo y hacerlo más eficiente.
Aplicar la herramienta de alerta temprana para la identificación de compras atípicas e incidir en la toma de decisiones con base en los resultados generados.
