INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN EKOGUI · Elaboración y revisión Informe de seguimiento. ......
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1 SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN EKOGUI OFICINA DE CONTROL INTERNO Bogotá, febrero de 2.018
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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
INFORME SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN EKOGUI
OFICINA DE CONTROL INTERNO
Bogotá, febrero de 2.018
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Tabla de contenido
1. OBJETIVO ....................................................................................................... 4
2. ALCANCE ......................................................................................................... 4
3. METODOLOGÍA ............................................................................................... 5
3.1. Programación del Seguimiento a la Gestión. ................................................... 5
3.2. Planeación del Seguimiento a la Gestión (Equipo Seguimiento). ...................... 5
3.3. Anuncio del seguimiento ................................................................................ 5
3.4. Ejecución del seguimiento .............................................................................. 6
3.5. Elaboración y revisión Informe de seguimiento. .............................................. 6
3.6. Reporte de la actividad y publicación del informe en la página Web. ............... 6
4. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................... 7
5. FORTALEZAS ................................................................................................... 7
6. LIMITANTES ..................................................................................................... 7
7. NOMBRAMIENTO DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA .................................. 8
8. INFORME ......................................................................................................... 8
8.1. ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E
INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD LITIGIOSA DEL ESTADO -"eKOGUI"................. 8
8.2. USUARIOS DEL SISTEMA ............................................................................ 12
8.3. FUNCIONES COMUNES PARA LOS USUARIOS DEL SISTEMA ..................... 13
8.4. GESTIÓN DE PROCESOS ............................................................................ 13
9. INGRESO Y RETIRO DE ABOGADOS Y/O JEFE DE CONTROL INTERNO A LA
ENTIDAD: ............................................................................................................ 16
9.1. Creación nuevos usuarios en el sistema: ...................................................... 16
9.2. Inactivación de usuarios: ............................................................................. 17
10. CAPACITACIÓN ............................................................................................ 17
11. DEMANDAS O SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN PARA LA ENTIDAD ENTRE
EL 1 DE JULIO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017 .................................................. 18
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11.2. Solicitudes de conciliación allegadas a la Entidad entre el 1 de julio al 31 de
diciembre de 2017 radicadas en el eKOGUI: ......................................................... 21
11.4. Solicitudes de conciliación analizadas por la Entidad que tienen registrado en
el sistema si procedió la conciliación o no: ........................................................... 26
11.5. Procesos registrados en el sistema con provisión contable entre el 1 de julio al
31 de diciembre de 2017: ..................................................................................... 26
11.6. Procesos registrados en el sistema entre el 1 de julio al 31 de diciembre de
2017 con calificación del riesgo: ........................................................................... 27
11.7. Casos estudiados en sede del Comité de Conciliación entre el 1 de julio al 31
de diciembre de 2017 con las fichas técnicas registradas en el sistema: ............... 27
12. SEGUIMIENTO A PAGO DE SENTENCIAS ..................................................... 30
12.1. Pagos de sentencias adversas a la Institución, producidos entre el 1 de julio
al 31 de diciembre de 2.017, que ha motivado convocar al Comité de Conciliación
de la Entidad para el estudio de posible inició de acción de repetición. ................. 33
13. Comunicaciones de incidentes sobre el funcionamiento del sistema a la ANDJE
en el periodo comprendido entre 1 de julio al 31 de diciembre de 2017. ................ 34
14. Eliminación y corrección de información por la ANDJE en el sistema E-kogui
en el periodo comprendido entre 1 de julio al 31 de diciembre de 2017. ................ 34
15. Procesos judiciales y tramites arbitrales cuyo valor de la pretensión superó los
33.000 SMLMV y fueron reportados a la ANDJE en el periodo comprendido entre 1
de julio al 31 de diciembre de 2017. ..................................................................... 38
16. Ausencia absoluta o temporal de los usuarios del sistema y su reporte dentro
de los 5 días siguientes a la ocurrencia de la novedad a la ANDJE, en el periodo
comprendido entre 1 de julio al 31 de diciembre de 2017. .................................... 38
a. CERTIFICACION eKOGUI ........................................................................................... 39
17. CONCLUSIONES .......................................................................................... 41
18. RECOMENDACIONES ................................................................................... 41
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1. OBJETIVO
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud en ejercicio de sus
funciones y a fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el Decreto
No 2052 del 16 de octubre de 2014 que reglamentó la implementación del SISTEMA ÚNICO
DE GESTIÓN E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO “eKOGUI”, realizó seguimiento y
evaluación a dicha herramienta tecnológica a cargo de la Oficina Asesora Jurídica, responsable de
coordinar su registro oportuno y la actualización permanente de la información de la
actividad litigiosa de la Entidad, de conformidad con los lineamientos, protocolos e
instructivos emitidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE) .
La ANDJE cuya estructura fue desarrollada por el Decreto Ley 4085 de 2011, en
concordancia con el Decreto 1069 del 26 de mayo de 2015 y la Circular Externa 0005 del 24
de junio de 2016, proferida por la misma Unidad Administrativa Especial adscrita al
Ministerio de Justicia y del Derecho, le asignó la función de desarrollar, implementar y
administrar el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado,
que se desarrolló y adoptó para la gestión integral de la actividad litigiosa de las entidades públicas y
que permite obtener información para la formulación, aplicación y evaluación de las políticas de
prevención del daño antijurídico, así como la defensa y protección efectiva de los intereses litigiosos
de la Nación, en las actuaciones judiciales de las entidades públicas, en procura de la reducción de la
responsabilidad patrimonial y la actividad litigiosa.
2. ALCANCE
De conformidad con lo anterior la Oficina de Control Interno de la Superintendencia
Nacional de Salud, procedió a examinar la completitud y veracidad de la información en lo
que respecta a la actualización de los registros de las actuaciones surtidas por los
apoderados; de los procesos asignados y las conciliaciones extrajudiciales dispuesta en el
Sistema de Información en el periodo comprendido entre el 1 de julio al 31 de diciembre de
2.017.
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3. METODOLOGÍA
En esa medida, la metodología empleada desarrolla los siguientes tópicos:
3.1. Programación del Seguimiento a la Gestión.
La programación del presente seguimiento está incorporada en el PAAS – “Programa Anual
de Auditoría y Seguimiento” de la Oficina de Control Interno para la vigencia de 2.017,
aprobado por la Alta Dirección Institucional con Resolución No 4130 del 15 de diciembre
de 2.016 “Por la cual se aprueba el Plan Anual de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud
para la vigencia 2.017 y se hace una delegación y las que la modifiquen o adicionen.”
3.2. Planeación del Seguimiento a la Gestión (Equipo Seguimiento).
El Jefe de la Oficina de Control Interno de esta Superintendencia adoptó un esquema de
seguimiento que permitiera la recolección y análisis continuo y sistemático de la información,
para confrontar y verificar en el periodo del 1 de julio al 31 de diciembre de 2.017 los datos
registrados en el eKOGUI con la evidencia física que se exigió a la Oficina Asesora Jurídica
y que cargó el 7 de febrero del año en curso en el enlace
https://supersalud.sharepoint.com/sites/evidencias/Oficina%20Asesora%20Juridica/Forms/AllIte
ms.aspx?RootFolder=%2Fsites%2Fevidencias%2FOficina%20Asesora%20Juridica%2F0030%20142
%2005%20Ekogui%20Febrero%202017&FolderCTID=0x0120008518713F4B7D21458D6EA8469812
3F79&View=%7B308ED035%2DEE8F%2D410A%2DAE4D%2D4C24D0FC0337%7D creado para
ese propósito.
3.3. Anuncio del seguimiento
Es menester señalar que el anuncio sobre el seguimiento al eKOGUI y la solicitud de
información necesaria para determinar el grado de exactitud de la misma, se comunicó al
correo institucional del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y la Coordinadora del Grupo de
Defensa Judicial de la Superintendencia Nacional de Salud el 30 de enero de 2018.
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3.4. Ejecución del Seguimiento
Con el objeto de atender los requerimientos de la Agencia Nacional para la Defensa Jurídica
del Estado, específicamente, el mandato del artículo 14 del Decreto 2052 de 2014, que
establece: “Verificación. Los jefes de control interno de cada entidad verificarán el cumplimiento de
las obligaciones establecidas en el presente decreto a través de los procedimientos internos que se
establezcan y de conformidad con los protocolos establecidos por la Dirección de Gestión de
Información de la Agencia y enviarán semestralmente a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del
Estado, certificación sobre el resultado de la verificación, sin perjuicio de las acciones que se estimen
pertinentes dentro de los planes de mejoramiento institucionales para asegurar la calidad de la
información contenida en el Sistema”, recepcionada la información en el link anteriormente
citado, la Oficina de Control Interno adelantó el análisis sobre la documentación enviada.
3.5. Elaboración y Revisión Informe de Seguimiento.
Al margen de lo anterior, la Oficina de Control Interno elaboró el “INFORME SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN EKOGUI” que presentó al señor Superintendente Nacional de Salud y a la
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado Colombiano junto con la certificación de
cumplimiento correspondiente.
3.6. Reporte de la Actividad y Publicación del Informe en la Página Web.
La Oficina de Control Interno en cumplimiento a las obligaciones legales y reglamentarias
derivadas de la expedición de la Ley de Transparencia (Ley 1712 del 6 de marzo de 2014),
específicamente, lo prescrito en el literal e) del artículo 11 que estableció la obligación de
publicar en la página web de la Entidad “Todos los informes de gestión, evaluación y auditoría
del sujeto obligado” procedió en tal sentido.
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4. JUSTIFICACIÓN
De conformidad a lo dispuesto en las Leyes 87 de 1993 y 1474 de 2011 y los Decretos
Reglamentarios 1826 de 1994 y 1537 de 2001, entre otros, corresponde a la Oficina de
Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, verificar que el Sistema de
Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio
sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos; así como verificar que los
controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén
adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente de acuerdo con
la evolución de la Entidad.
En ese orden de ideas, dicho seguimiento comprende el control a la actividad de los
responsables de gestionar procesos judiciales y conciliaciones extrajudiciales de la Entidad,
así como de diligenciar las fichas que son presentadas ante el Comité de Conciliación a
través del registro de dicha información por los usuarios activos o que en su momento lo
estuvieron en el periodo evaluado, en el sistema de información que se creó con ese objeto
por la ANDJE.
5. FORTALEZAS
Exalta la Oficina de Control Interno la colaboración y coordinación del talento humano al
servicio de esta dependencia en la Oficina Asesora Jurídica de la Entidad, tanto en la
oportunidad como en la claridad de la información suministrada para la consecución del fin
reglamentariamente legítimo, de conformidad con las líneas sentadas por el Presidente de la
República en el Decreto 2052 del 16 de octubre de 2014 y que se constituyó en la fuente de
abastecimiento de insumos para la elaboración del presente informe.
6. LIMITANTES
Durante el proceso de seguimiento y evaluación al SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E
INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO “eKOGUI”, no se detectaron limitantes que impidieran
conseguir el objetivo inicialmente marcado y que conllevaran en esta oportunidad a sugerir
soluciones para mejorar o reducir oportunidades de mejora.
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7. NOMBRAMIENTO DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA
Advierte la Oficina de Control Interno que la administradora del eKOGUI en la
Superintendencia Nacional de Salud, es la doctora Piedad Cristina Correa Bedoya,
nombramiento que se efectuó con Resolución No 002775 del 22 de diciembre de 2015.
8. INFORME
El ejercicio del seguimiento tiene como objetivos realizar control posterior e ilustrar a la Alta
Dirección en lo relacionado con la gestión judicial de la Entidad al interior del SISTEMA
ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO “eKOGUI”, encaminado
a fortalecer la defensa legal de la Nación y en concreto de la Superintendencia Nacional de
Salud, para lo cual se considera importante que toda la información de la actividad litigiosa
del Estado se vea reflejada en este Sistema, para la toma de decisiones que permitan adoptar
los correctivos que resulten pertinentes apoyadas en criterios y situaciones reales y
comprobables que surgen de la verificación a cargo de la Oficina de Control Interno de la
Entidad a las actividades, procesos y procedimientos inherentes a la actividad judicial y
extrajudicial del Estado.
8.1. Aspectos Generales del Sistema Único de Gestión e Información de la
Actividad Litigiosa del Estado -"eKOGUI"
El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI,
como fuente oficial de la información sobre la actividad litigiosa del Estado, debe ser
empleado y alimentado por las entidades y organismos públicos del orden nacional,
cualquiera que sea su naturaleza y régimen jurídico, y por aquellas entidades privadas del
mismo orden que administren recursos públicos.
Es así, que cualquier información que las entidades reporten sobre su actividad litigiosa a
las demás instituciones que tienen obligación o competencia para recaudar información
sobre la materia, o a los ciudadanos en general, deberá coincidir con la información
contenida en el eKOGUI.
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Como punto de partida se debe señalar que para ingresar a la herramienta tecnológica se
debe acceder a la página oficial de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, y
posteriormente a la ventana que corresponde al eKOGUI, conforme se ilustra en las
imágenes que se plasman a continuación:
▪ AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO
(https://www.defensajuridica.gov.co/Paginas/Default.aspx):
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▪ SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO
(http://www.ekogui.gov.co/Pages/inicio.aspx):
A lo anterior, se añade que, los usuarios de la herramienta pueden entrar al sitio “Comunidad
Jurídica” que conduce al link http://www.conocimientojuridico.gov.co/ para obtener de
manera gratuita material para capacitarse en temas relacionados con la defensa jurídica del
Estado Colombiano y/o a través de conferencias virtuales.
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Ahora bien, en el caso concreto del ingreso al Sistema de Información por el Jefe de la Oficina
de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, se despliegan las opciones de
consulta que se advierten en la imagen. Véase:
▪ ACCESO POR EL JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE LA SNS
(https://app.ekogui.gov.co/eKogui/reportesK/reportes.jsp):
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8.2. Usuarios del Sistema
Conforme al artículo 6 del Decreto 2052 de 2014 los usuarios del Sistema Único de Gestión
e Información Litigiosa del Estado – eKOGUI en cada una de las Entidades, serán aquellos
funcionarios que ocupen los siguientes cargos o designaciones:
1. Jefe de Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces.
2. Administrador del Sistema en la entidad.
3. Apoderado de la Entidad.
4. Secretario Técnico de Comité de Conciliación.
5. Jefe de Oficina Financiera o quien haga sus veces.
6. Jefe de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces
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En tal sentido, se debe señalar que los usuarios habilitados para ingresar al eKOGUI en la
Superintendencia Nacional de Salud, son:
1. Administrador del Sistema en la Entidad.
2. Apoderado de la Entidad.
3. Jefe de Oficina de Control Interno
8.3. Funciones Comunes para los Usuarios del Sistema
El artículo 13 ibidem prevé como funciones comunes para los usuarios del Sistema Único
de Gestión e Información Litigiosa del Estado eKOGUl, las siguientes:
1. Asistir a las jornadas de capacitación sobre el uso y alcance del Sistema, que convoque
la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o el administrador de entidad.
2. Salvaguardar, en el marco de sus competencias funcionales, la confidencialidad de la
información contenida en el Sistema y adoptar las medidas efectivas para la protección de
datos personales de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377
de 2013.
3. Responder dentro del marco de sus competencias funcionales, por la veracidad y
oportunidad de la información que reporten.
8.4. Gestión de Procesos
Como lo pone de presente la ventana “Gestión de Procesos y Casos” en el eKOGUI a las 03:19
de la tarde del 5 de febrero de 2018, la Superintendencia Nacional de Salud tenía a cargo
742 procesos judiciales activos por un valor total de cinco billones ochenta y tres mil
trescientos setenta y cuatro millones cuatrocientos once mil ciento ochenta y ocho pesos
m/cte ($5,083,374,411,188):
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En el siguiente cuadro se detallan los procesos activos y los terminados, así como las
conciliaciones extrajudiciales en la misma fecha y hora referida en el apartado anterior, que
se extraen de la herramienta y que da cuenta de 742 procesos judiciales activos y 149
conciliaciones extrajudiciales para un total de 891 actuaciones, así:
Al respecto cabe señalar que, si bien es cierto que, el número de conciliaciones extrajudiciales
que reportó la Oficina Asesora Jurídica de la Entidad el 7 de febrero de 2018, es superior,
como se verá más adelante, en comparación al registro que se observa en la tabla anterior,
se debe a que la rendición que se efectuó comprende tantos las conciliaciones extrajudiciales
activas como terminadas entre el 1 de julio al 31 de diciembre de 2017 a diferencia del
eKOGUI que solo alude a las activas.
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Lo anterior, se puede constatar en la imagen que se reproduce a continuación:
Adicionalmente, el eKOGUI genera información referente a los procesos activos por abogado
y aquellos respecto de los cuales no se ha asignado aún, que con corte al 5 de febrero de
2018 se advierte así:
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Lo expuesto es indicativo que a la fecha de la muestra en la Superintendencia Nacional de
Salud hay un total de 21 procesos judiciales activos “SIN ABOGADO”.
Hace énfasis la Oficina Asesora Jurídica en la remisión de información el 7 de febrero de
2018 que, en esos casos: “Los procesos judiciales que se encuentran activos sin apoderado asignado
en la herramienta Ekogui, corresponden a procesos que han sido radicados por la Agencia de Defensa
Jurídica del Estado en Ekogui, pero que a la fecha no han sido notificados a la Superintendencia
Nacional de Salud.
La asignación del proceso a un apoderado en Ekogui, se realiza una vez el proceso ha sido notificado a
la Superintendencia Nacional de Salud, y se ha designado un abogado para que ejerza la defensa de
los intereses de la entidad”.
9. INGRESO Y RETIRO DE ABOGADOS Y/O JEFE DE CONTROL INTERNO A LA
ENTIDAD:
9.1. Creación nuevos usuarios en el sistema:
USUARIOS CREADOS (activos) CONFORME AL REPORTE DEL eKOGUI Y POR LA OFICINA ASESORA JURÍDICA DEL
01 DE JULIO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017
USUARIOS TIPO FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN
Edwin Miguel Alfonso Murcia
Mora
ABOGADOS
25/02/2016 _
Gilma Patricia Bernal León 22/03/2013 _
Hans Joachim Waldmann
Gamboa
25/08/2017 _
José Miguel de la Calle
Restrepo
22/09/2014 _
María Mercedes Grimaldo
Gómez
16/03/2016 _
Nancy Rocio Valenzuela
Torres
04/05/2015 _
Piedad Cristina Correa
Bedoya (Administradora)
18/12/2015 _
Juan David Lemus Pacheco JEFE OFICINA
CONTROL INTERNO
13/07/2015 _
Observa la Oficina de Control Interno que, en el asunto bajo examen, existe coincidencia
entre los datos extraídos del eKOGUI y los reportados por la Oficina Asesora Jurídica de la
Entidad.
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9.2. Inactivación de usuarios:
USUARIOS INACTIVOS CONFORME AL REPORTE DEL eKOGUI Y POR LA OFICINA ASESORA JURÍDICA DEL 1 DE
JULIO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017
USUARIOS TIPO FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN
Edgar Enrique Onofre Díaz
ABOGADOS
25/11/2016 08/09/2017
Felipe de Vivero Arciniegas 04/04/2013 04/10/2017
Pedro Alonso Casteblanco
Torres
16/02/2017 22/09/2017
Al respecto, basta anotar que, existe coincidencia en los datos registrados en el eKOGUI y
los suministrados por la Oficina Asesora Jurídica de la Entidad.
10. CAPACITACIÓN
En lo relativo a los usuarios capacitados por el administrador de la Entidad o la Agencia
Nacional de Defensa Jurídica del Estado en el periodo comprendido entre el 1 de julio al
31 de diciembre de 2017, la Oficina Asesora Jurídica reportó la siguiente información:
USUARIOS CAPACITADOS ENTRE EL 01 DE JULIO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017 CONFORME AL REPORTE POR
LA OFICINA ASESORA JURÍDICA
USUARIO TIPO POR EL
ADMINISTRADOR
DEL SISTEMA
FECHA DE LA
CAPACITACIÓN
POR LA
AGENCIA
NACIONAL DE
DEFENSA
JURÍDICA
FECHA DE LA
CAPACITACIÓN
Edwin Miguel
Alfonso Murcia
Mora
ABOGADOS
_ _ X 10/08/2017
Gilma Patricia
Bernal León
_ _ X 10/08/2017
Nancy Rocío
Valenzuela
Torres
_ _ X 10/08/2017
Piedad Cristina
Correa Bedoya
(Administradora)
_ _ X 10/08/2017
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Resalta la Oficina de Control Interno que respecto de los usuarios que se reseñaron en el
cuadro que antecede, se aportaron las correspondientes certificaciones expedidas por la
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en las que se dejó constancia que
participaron el 10 de agosto de 2017 en la jornada de capacitación eKOGUI en la ciudad de
Bogotá D.C, temática: “ACTUALIZACIÓN DE LA METODOLOGÍA PARA LA CALIFICACIÓN DEL
RIESGO Y CÁLCULO DE LA PROVISIÓN CONTABLE”.
Adicionalmente, se aportó una lista de asistencia que data del 28 de agosto de 2017, que
da cuenta que, en la Superintendencia Nacional de Salud, la abogada Piedad Cristina
Correa Bedoya y administradora del Sistema, capacitó a un nuevo usuario en el manejo del
eKOGUI de manera virtual, para el caso, el doctor Hans Joachim Waldmann Gamboa.
De otro lado, se debe señalar que la funcionaria de la Oficina de Control Interno de la
Entidad, Viviana Osorio Ocampo, el día 7 de febrero de 2018, asistió a una capacitación en
sobre el manejo del eKOGUI en la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, con
miras a la presentación del informe que ahora nos ocupa, por su formación de abogada y
reciente vinculación a la dependencia y desempeño idóneo del rol de evaluador posterior e
independiente que se le asignó.
11. DEMANDAS O SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN PARA LA ENTIDAD ENTRE EL 1
DE JULIO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017
11.1. Procesos Activos que tiene a cargo la Entidad entre el 1 de julio al 31 de
diciembre de 2017 y radicados en el Sistema:
PROCESOS ACTIVOS A CARGO DE LA ENTIDAD CONFORME AL
REPORTE DEL eKOGUI Y POR LA OFICINA ASESORA JURÍDICA
679
Con base en lo anterior, la Oficina de Control Interno tomó una muestra de cinco (05)
procesos de los reportados por el eKOGUI que coincidieran con los reseñados por la Oficina
Asesora Jurídica, para el caso, los identificados con el ID 107412; 107461; 108121;
108902 y 109413 respecto de los cuales se pudo constatar la sincronía del registro y su
estado en el Sistema.
19
ID 107412
ID 107461
20
ID 108121
ID 108902
21
ID 109413
11.2. Solicitudes de Conciliación allegadas a la Entidad entre el 1 de julio al 31 de
diciembre de 2017 radicadas en el eKOGUI:
SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN
234
De conformidad con lo dispuesto, la Oficina de Control Interno tomó una muestra de cinco
(05) conciliaciones de las reportadas por el eKOGUI que coincidieran con las reseñadas por
la Oficina Asesora Jurídica, para el caso, las identificadas con el ID 1017203; 1019288;
1023458; 1032413 y 1035075 respecto de las cuales se pudo corroborar la similitud del
registro y estado en el Sistema.
22
ID 1017203
ID 1019288
23
ID 1023458
ID 1032413
24
ID 1035075
11.3. Procesos Terminados entre el 1 de julio al 31 de diciembre de 2017 que tienen
Registrado en el eKOGUI el Sentido del Fallo:
TOTAL ID DE
PROCESOS
FALLADOS (ÚNICA,
PRIMERA Y
SEGUNDA
INSTANCIA)
ID TERMINADO EN UNICA INSTANCIA
ID TERMINADOS EN SEGUNDA
INSTANCIA
12
FAVORABLE DESFAVORABLE FAVORABLE DESFAVORABLE
1 _ 6 1
A continuación, se plasma la relación de los expedientes reportados como fallados en única,
primera y segunda instancia y los terminados se encuentran resaltados. Véase:
25
En consideración a lo anterior, la Oficina de Control Interno encontró en el periodo que se
examina fallados en única, primera y segunda instancia cuarenta y cinco (45) procesos de
los cuales se tomó una muestra de cinco (05) procesos terminados cuyo ID coincidiera entre
el reporte generado por la Oficina Asesora Jurídica y el eKOGUI a fin de constatar su registro
en el Sistema de Información, para el caso los procesos que se identificaron así: ID 344269;
342848; 389276; 1121451; 340359; 597344; 349012 y 768393 el estado de la situación
procesal actual es “sentencia ejecutoriada”.
26
11.4. Solicitudes de Conciliación Analizadas por la Entidad que tienen Registrado en
el Sistema si Procedió la Conciliación o No:
SOLICITUDES DE
CONCILIACIÓN
SENTIDO
234
FALLIDAS PENDIENTE DE
ACTA
PENDIENTE DE AUDIENCIA
189
2
43
Al respecto, es preciso tomar en consideración que, la Oficina de Control Interno tomó una
muestra de cinco (05) conciliaciones de las reportadas por el eKOGUI que coincidieran con
las reseñadas por la Oficina Asesora Jurídica, para el caso, las identificadas con el ID
1034563; 1032154; 1043818; 1017203 y 1044649 respecto de las cuales se pudo
constatar su registro en el Sistema, así como si hubo o no acuerdo conciliatorio.
11.5. Procesos Registrados en el Sistema con Provisión Contable entre el 1 de julio al
31 de diciembre de 2017:
PROCESOS REGISTRADOS EN EL SISTEMA CON PROVISIÓN CONTABLE
TOTAL PROCESOS
ACTIVOS
CON PROVISIÓN CONTABLE
679 24
La Oficina de Control Interno consultó en el eKOGUI una muestra de cinco (05) expedientes
para constatar la provisión contable en comparación con la reportada por la Oficina Asesora
Jurídica; es decir de aquellos con una probabilidad de pérdida calificada como superior al
50% para el caso, los identificados con los ID 950470; 449512; 109941; 778492 y 768393
comprobándose su coincidencia en el Sistema.
Así mismo, debe resaltarse en este punto lo que la Oficina Asesora Jurídica al respecto
explicó: “Se aclara que la información de provisión contable se encuentra en proceso de validación para
ser remitida al área de Contabilidad”.
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11.6. Procesos Registrados en el Sistema entre el 1 de julio al 31 de diciembre de
2017 con Calificación del Riesgo:
PROCESOS REGISTRADOS EN EL SISTEMA CON CALIFICACIÓN DEL RIESGO PROCESAL
TOTAL PROCESOS
ACTIVOS
RIESGO PROCESAL
679
ALTO BAJO MEDIO ALTO MEDIO BAJO
14 279 35 352
En este punto la Oficina de Control Interno no advirtió imprecisiones en la calificación del
riesgo de la muestra que tomó de cinco (05) expedientes entre el eKOGUI y los datos
suministrados por la Oficina Asesora Jurídica, los cuales se reseñan a continuación ID
883380; 407327; 656337; 659712 y 613824.
11.7. Casos Estudiados en Sede del Comité de Conciliación entre el 1 de julio al 31 de
diciembre de 2017 con las Fichas Técnicas Registradas en el Sistema:
CASOS ESTUDIADOS EN SEDE DE COMITÉ DE CONCILIACIÓN
TOTAL SOLICITUDES DE
CONCILIACIÓN
CASOS ESTUDIADOS EN COMITÉ DE
CONCILAICIÓN
234 221
La Oficina de Control Interno advierte entonces de la muestra de las solicitudes de
conciliación que fueron tratadas en Comité su correspondiente registro en el eKOGUI con
ese propósito.
A continuación, se exhibe la imagen de las fichas identificadas en el este orden: ID 60132;
60130; 61024; 60750 y 60002.
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ID 60132:
ID 60130:
29
ID 61024:
ID 60750:
30
ID 60002:
12. SEGUIMIENTO A PAGO DE SENTENCIAS
La Oficina de Control Interno solicitó información a la Oficina Asesora Jurídica sobre el
pago de sentencias entre el 1 de julio al 31 de diciembre 2017, ante lo cual se contestó:
“Durante el periodo solicitado, la entidad realizó el siguiente pago de condena:
Demandante: Clínica San Pablo
Valor pagado: $ 7.160.008
Despacho: Juzgado 13 Administrativo de Bucaramanga”
31
Lo expuesto se logró constatar con la siguiente evidencia:
▪ Documento de Acreedor de Ingresos Presupuestales:
32
▪ Orden de Pago Presupuestal de Gastos:
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12.1. Pagos de Sentencias adversas a la Institución, producidos entre el 1 de julio al
31 de diciembre de 2.017, que ha motivado convocar al Comité de Conciliación
de la Entidad para el Estudio del Posible Inició de Acción de Repetición.
Sobre el particular la Oficina Asesora Jurídica informó: “Durante el periodo solicitado se pagó la
condena correspondiente al proceso judicial de Clínica San Pablo, el cual fue estudiado por el Comité de
Conciliación de la Entidad en sesión ordinaria de fecha 23 de octubre de 2017, Acta No. 259”.
Es así, que para comprobar lo indicado se consultó en el eKOGUI la ficha técnica,
pudiéndose corroborar su registro en el Sistema:
34
13. COMUNICACIÓN DE INCIDENTES SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA A
LA ANDJE EN EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE JULIO AL 31 DE
DICIEMBRE DE 2017.
Al respecto, señaló la Oficina Asesora Jurídica que: “mediante correo del 09 de enero de 2018
(sic), se informó a la ANDJE, irregularidades que durante el semestre anterior se presentaron con la
radicación de conciliaciones prejudiciales. Se adjunta correo”
14. ELIMINACIÓN Y CORRECCIÓN DE INFORMACIÓN POR LA ANDJE EN EL SISTEMA
eKOGUI EN EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE JULIO AL 31 DE
DICIEMBRE DE 2017.
Sostuvo la Oficina Asesora Jurídica que: “Durante el periodo objeto de la auditoría se solicitó a la
Agencia la corrección y o eliminación de casos que presentaban duplicidad en la herramienta a través
del medio dispuesto para tal fin. Como prueba de ello se adjuntan una muestra de 5 correos electrónicos
que contienen este tipo de solicitudes”.
35
36
37
38
15. PROCESOS JUDICIALES Y TRAMITES ARBITRALES CUYO VALOR DE LA
PRETENSIÓN SUPERÓ LOS 33.000 SMLMV Y FUERON REPORTADOS A LA ANDJE
EN EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE JULIO AL 31 DE DICIEMBRE DE
2017.
Indicó la Oficina Asesora Jurídica que: “La entidad no fue notificada de procesos cuya pretensión
superara los 33.000 SMLMV, durante el periodo solicitado”.
16. AUSENCIA ABSOLUTA O TEMPORAL DE LOS USUARIOS DEL SISTEMA Y SU
REPORTE DENTRO DE LOS 5 DÍAS SIGUIENTES A LA OCURRENCIA DE LA
NOVEDAD A LA ANDJE, EN EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE JULIO
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017.
Advirtió la Oficina Asesora Jurídica que: “No se presentaron ausencias de los perfiles citados,
durante el periodo de la auditoría, por tanto, no se realizó reporte a la ANDJE”
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CERTIFICACION eKOGUI
Bogotá D.C, 15 de febrero de 2.017
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, conforme a la
legislación vigente y la normativa que regula el Sistema eKOGUI se permite emitir la
siguiente certificación.
PERIODO: Vigencia: 1 de julio al 31 de diciembre de 2.017
1. Ingreso y retiro de Apoderados
a la Entidad.
% de
Cumplimiento
Creación de Nuevos Usuarios en el
Sistema. Se creó
un (01) nuevo usuario.
100%
Inactivación de Usuarios Se
inactivaron tres (03) Usuarios
100%
Argumentos de ser necesario el resultado: Durante el segundo semestre de 2.017 se desactivaron tres
Usuarios,
Los doctores Edgar Enrique Onofre Díaz; Felipe de Vivero Arciniegas y Pedro Alonso Casteblanco
Torres y fue creado un (1) nuevo usuario el doctor Hans Joachim Waldmann Gamboa.
2. Capacitation
Número de Usuarios Capacitados / Número de Usuarios
Activos en la Vigencia
Usuarios capacitados por el
administrador de la Entidad o la
Agencia Nacional Jurídica del
Estado
durante la vigencia de la certificación:
5 apoderados
100%
3. Demandas o Solicitudes de
Conciliación para la
Entidad durante la vigencia de
certificación.
% de Cumplimiento
Verificar que los procesos activos que 100%
40
tiene a cargo
la Entidad están radicados en el
Sistema.
Verificar que los procesos que se
terminaron tienen registrados en el
sistema el sentido del fallo.
(Favorable/Desfavorable)
100%
4. Revisión Aleatoria de Registro de
Movimientos del proceso y
Actuaciones de las solicitudes
La Oficina de Control Interno verificó como muestra ocho (08)
procesos, uno de única instancia y siete de segunda instancia, dos
con sentencia desfavorable y seis con sentencia favorable a la
Superintendencia Nacional de Salud; encontrándose
terminados, coincidiendo su clasificación y registro con la emitida
por el eKOGUI.
5. Provision Contable.
Se informó que en el periodo comprendido entre el 1 de julio al
31 de diciembre de 2.017 se empleó la metodología adoptada por
Resolución No 004213 del 23 de diciembre de 2016, para el cálculo de la provisión
contable por actividad litigiosa.
Lo anterior, se expuso en los siguientes términos:
“Durante el periodo señalado La Superintendencia Nacional de Salud ha venido dando aplicación a lo establecido en la Resolución No. 4213 de 2016, "Por medio de la cual se adopta una metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable por actividad litigiosa", mediante la cual se adoptaron los lineamientos que por parte de la ANDJE fueron puestos a disposición de las entidades a través de la Resolución No. 353 del 1 de noviembre de 2016 y la Circular 09 del 17 de noviembre de 2017, ajustadas al nuevo marco normativo señalado por la Contaduría General de la Nación”.
JUAN DAVID LEMUS PACHECO Jefe Oficina de Control Interno
Superintendencia Nacional de Salud
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17. CONCLUSIONES
El Jefe de la Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud
puede colegir que la Oficina Asesora Jurídica utiliza el eKOGUI de manera
adecuada a través del Grupo de Defensa Judicial adscrito a la dependencia, lo
que permite afirmar que la información que allí se encuentra es veraz, confiable
y actualizada, y sobre todo hay que destacar que dicha labor permite que la
herramienta cumpla el fin al cual debe orientarse, esto es, brindar seguridad
jurídica y constituirse en la fuente oficial de la información sobre la actividad
litigiosa del Estado.
18. RECOMENDACIONES
Luego de realizar el seguimiento presentado en este informe, la Oficina de Control
Interno de la Superintendencia Nacional de Salud recomienda a la Oficina
Asesora Jurídica y al administrador del eKOGUI continuar con el óptimo
desempeño en el manejo de la herramienta orientado siempre al mejoramiento
continuo de la Entidad.
De esta manera la Oficina de Control Interno deja presentado informe de
seguimiento a la herramienta eKOGUI.
Cordialmente
JUAN DAVID LEMUS PACHECO Jefe Oficina de Control Interno
