CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA División Auditoría Administrativa

Área Hacienda, Economía y Fomento Productivo Control de Personal

Informe Seguimiento Dirección de Compras y

Contratación Pública.

Fecha: 20 de agosto de 2010. N° Informe: 29/09.

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ÁREA HACIENDA, ECONOMÍA Y FOMENTO PRODUCTIVO CONTROL DE PERSONAL

D.A.A. N° 625/2010 INFORME DE SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES CONTENIDAS EN EL INFORME FINAL N° 29, DE 2009, SOBRE AUDITORÍA DE MATERIAS DE PERSONAL Y REMUNERACIONES, EN LA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA.

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En cumplimiento del Plan Anual de Fiscalización del año 2010, aprobado por esta Contraloría General, se procedió a efectuar un seguimiento a las observaciones señaladas en el Informe Final N° 29, de 2009, remitido a esa Entidad por oficio N° 62.611, del mismo año, sobre Auditoría de Materias de Personal y Remuneraciones practicada en la Dirección de Compras y Contratación Pública, con el objeto de verificar el cumplimiento de las medidas y regulaciones adoptadas por el Servicio, y de las consignadas en el Oficio N° 5.369, de 2009, del Director del citado ente fiscalizado, en el cual se da respuesta al Preinforme de Observaciones.

De la labor efectuada, se determinó lo siguiente, en relación con las observaciones que en cada caso se indican:

1. MEDIDAS Y REGULARIZACIONES ACEPTADAS

1.1 Auditoría Interna

En lo que dice relación con esta materia, se observó que en la planificación inicial del año 2009 no se contemplaba realizar auditorías al área de recursos humanos, por lo que se recomendó que una vez recepcionado el presente informe, se consideren las observaciones expuestas para un futuro programa de revisión.

A este respecto, la superioridad de la Entidad, instruyó para que en la planificación del año en curso, la Unidad de Auditoría Interna incorporara el seguimiento de las observaciones efectuadas por la Contraloría General.

De acuerdo a lo anterior, se ha podido determinar que se ha dado cumplimiento a la observación planteada por este Organismo de Control.

AL SEÑOR DIRECTOR DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA PRESENTE PZA/STB

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1.2 Numeración, Archivo y Formalidades Generales de los Documentos Exentos e Información Administrativa

Respecto a este tema, se observó que no se cumple con lo establecido en el artículo 12 de la Resolución N° 1.600, de 2008, de esta Contraloría General, sobre "Controles de Reemplazo" -vigente a contar del 24 de noviembre del citado año- por cuanto se detectó la reserva de números que, en definitiva no fueron ocupados, debiendo advertirse que la data de numeración de los actos administrativos debe coincidir con las fechas en que se producen las situaciones que regulan o resuelven.

En relación a este tema, el Servicio mediante resoluciones exentas Nos 181-A y 1.367-B, de 2009, anuló las resoluciones A y B, respectivamente, las que no fueron utilizadas durante el citado año.

En lo que atañe a los actos administrativos que autorizan cometidos funcionarios en el presente año, se advirtió que algunos se emitieron con posterioridad a su materialización, situación que fue subsanada con la emisión de la resolución exenta N° 132-A, de 25 de septiembre de 2009, que autoriza procedimientos de control de asistencia, autorización y pago de cometidos funcionarios.

Finalmente, se hace presente que respecto a la omisión de citar en los Vistos de los documentos exentos la Resolución N° 1.600, de 2008, de esta Contraloría General, el Servicio ha efectuado su inclusión a contar del año 2010.

1.3 Hojas de vida y carpetas funcionarias

Sobre el sistema de información centralizada en materia de personal que opera en el Servicio, el que contiene diferentes módulos, se debe señalar que está en proceso de poblamiento y actualización en los temas de remuneraciones, de acuerdo a las instrucciones emanadas de este Organismo de Control, lo que también se hace extensivo a los temas de antecedentes personales, estudios y servicios anteriores.

1.4 Control de asistencia y jornada de trabajo

En relación con esta materia, regulada por los artículos 65 al 72 de la ley N° 18.834, se observó la existencia de una diversidad de horarios alternativos, dentro de los cuales habían casos cuya jornada ordinaria de trabajo excedía el máximo de 9 horas diarias previsto en el artículo 65 de la ley N° 18.834, situación que fue regulada a través de la emisión de la resolución exenta N° 26-A, de 2010, en la que fija los turnos de los trabajos.

Sobre los descuentos por atrasos, se subsanaron con la dictación de las instrucciones contenidas en el Manual de Procedimiento sobre Control de Asistencia, en el que se establece el mecanismo de control y supervisión necesario para la aplicación de los descuentos correspondientes.

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1.5 Remuneraciones

En relación con el pago de la asignación de desempeño establecida en el artículo 9° de la ley N° 20.212, en que no se distribuye el monto pagado en el trimestre en la proporción correspondiente a las remuneraciones de cada mes, como procede, tanto para los efectos de las cotizaciones previsionales como de la tributación, el Servicio regularizó la observación mediante la corrección de parámetros definidos en el Sistema de Personal y Remuneraciones a contar del presente año, sin perjuicio de ello existen diferencias en el monto determinado del impuesto único en los meses en que se paga el citado estipendio.

1.5.1 Asignación de antigüedad

Sobre este rubro, es del caso observar la diferencia que existía entre la fecha en que corresponde reconocer esta asignación con la data de su otorgamiento, el Servicio subsanó la observación de las funcionarias afectadas ciñéndose al procedimiento descrito en el Informe Final de este Órgano Contralor.

1.5.2 Asignación de Alta Dirección Pública

En lo que respecta a esta asignación, en que se determinó erróneamente su monto, el Servicio regularizó la observación mediante la corrección de parámetros definidos en el Sistema de Personal y Remuneraciones, a contar del presente año.

1.5.3 Personal suplente

En lo que dice relación con esta modalidad de nombramiento, regulada por el artículo 4° de la ley N° 18.834, en que se le incorporó en las remuneraciones a la funcionaria Patricia Mejías Mejías, el incremento previsional establecido en el artículo 2° del decreto ley N° 3.501, de 1980, en circunstancias que al ser nombrada como suplente grado 16° de la Escala de las Instituciones Fiscalizadoras, Escalafón Administrativo, entre el 1 de febrero de 2007 y el 17 de octubre de 2008, no le correspondía el señalado estipendio.

En relación a ello, se efectuaron las correcciones necesarias en el cálculo de las remuneraciones mensuales de esta funcionaria, la que a su vez solicitó la condonación ante este Organismo Fiscalizador el 26 de enero del año en curso por las sumas adeudadas.

1.6 Bonificación por retiro

Referente a este rubro, se observó que esa Dirección no incluía el beneficio denominado incremento previsional establecido en el a iculo 2° del decreto ley N° 3.501, de 1980, en la determinación del aporte del 1,4%

la remuneración mensual imponible de cada furrgkl egpo, situación que fue

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regularizada mediante la aplicación de las correcciones necesarias a partir de las remuneraciones del mes de noviembre de 2009.

1.7 Fianzas

En lo que respecta a la observación de no efectuar el descuento pertinente por la póliza N° 316.277 de doña María Trinidad Inostroza Castro, esto fue regularizado en el mes de septiembre de 2009, realizando los descuentos retroactivos en esa oportunidad y desde el mismo mes a la fecha se descuenta el monto mensual correspondiente.

2. MEDIDAS Y REGULARIZACIONES NO ACEPTADAS.

2.1 Recuperación de Subsidios por Incapacidad Laboral

De la observación de las licencias médicas extendidas en el tercer trimestre de 2008, en que faltaba por recuperar de las diversas entidades de salud, a la fecha de la visita inspectiva, la suma de $ 1.106.499, lo que equivalía a un 25% de reembolsos no efectuados o cobrados, ese Servicio ha realizado las gestiones de cobro, mediante el envío reiterado de oficios a las Instituciones de Salud Previsional y al Fondo Nacional de Salud, acciones que no han producido efectos, por lo que, con fecha 30 de septiembre del año 2009, se ha cursado un oficio al Superintendente de Salud para informar esta situación, con el objeto que esa Entidad adopte las medidas correspondientes.

En lo que dice relación con el procedimiento de cálculo que se efectúa del monto a recuperar por este concepto, en el cual no se incorporaba correctamente las diferencias retroactivas de cada trimestre de la asignación por desempeño establecida en el artículo 9° de la ley N° 20.212, y que debe pagarse en los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre. Además, de no certificar en las remuneraciones imponibles de los tres meses anteriores al inicio de la licencia, el tercio de la citada asignación por cada mes informado, el Servicio incluyó a partir de abril de 2009, el monto total de la citada asignación en el mes que se paga y no efectuó la distribución mensual correspondiente.

2.2 Contratos sobre la base de honorarios a suma alzada

Cabe señalar respecto a este rubro, que en virtud del artículo 11 de la ley N° 18.834 y el decreto N° 98, de 1991, del Ministerio de Hacienda, aprobatorio del reglamento del artículo 16 del decreto ley N° 1.608, de 1976, y el artículo 5° de la ley N° 19.896, se permite a los organismos públicos regidos por el Estatuto Administrativo contratar sobre la base de honorarios a profesionales y técnicos de educación superior o expertos en determinadas materias para realizar labores accidentales y que no sean las habituales de la Institución, normativa que además, contempla la posibilidad de contratar para prestar servicios para cometidos específ os.

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Sobre el particular, de la revisión de los convenios apareció que algunos se han suscrito para efectuar labores propias y habituales de la Institución. Al respecto, esa Entidad manifiesta que debido a la dotación y a las múltiples labores que ha asumido la Institución producto del nuevo modelo operacional del Sistema de Compras Públicas, ha sido necesaria la contratación de personas por la vía del contrato a honorarios con el propósito de cumplir eficientemente la misión asignada, haciendo presente que ha tenido el cuidado de asignarles labores que no demanden responsabilidad administrativa, nombrándolos a contrata, en la medida que se aumente la dotación.

En el mismo orden de consideraciones, se detectó que en los convenios se establecía una cláusula que reconocía el derecho al pago de viáticos cuando se realizaban comisiones de servicio; sobre el particular la Dirección de Compras y Contratación Pública ha modificado el procedimiento empleado, incorporado en los contratos, expresamente, el concepto de "honorario adicional" para cumplir con lo observado por esta Contraloría General.

CONCLUSIÓN

En atención a lo expuesto, cabe señalar que en la próxima visita a la Dirección de Compras y Contratación Pública, se verificará si se recuperó el total de los reembolsos por concepto de subsidios por incapacidad laboral correspondientes al período revisado, como asimismo, la incorporación de la asignación por desempeño del artículo 9° de la ley N° 20.212 en el cálculo de la recuperación de dichos subsidios, además, se verificará el resultado del proceso de poblamiento y actualización de las hojas de vida, por último, se verificará el avance en la solución de lo observado respecto de las labores habituales que desarrollan los contratad,9s a honorarios.

Saluda atentamente a Ud.,

PQR ORDEN DEL CONTRALOR GENERAL

Patricia Arriagada Villouta ABOGADO JEFE

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