Informe pormenorizado del estado del control interno ley 1474 de 2011

República De Colombia

Departamento Del Magdalena

Municipio De Plato E.S.E. HOSPITAL 7 DE AGOSTO DE PLATO

NIT. N° 819002363-9

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--------------------------------------------------------------------------------- “SU SALUD ES NUESTRA PRIORIDAD“

Dirección: Carrera 23 No. 14 Esquina

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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL

INTERNO-LEY 1474 DE 2011

PERIODO EVALUADO: NOVIEMBRE 2014 – FEBRERO 2015

FECHA DE ELABORADO 11 de mayo del 2015-

Este informe referente al primer cuatrimestre Noviembre 2014-Febrero 2015 muestra la evaluación

realizada por la oficina de control Interno, dando cumplimiento al artículo 9 de la ley 1474 de 2011 y

los lineamientos del Decreto 943 de 2014 y su Manual Técnico con relación a la actualización del

Modelo Estándar de Control Interno –

MECI MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN AVANCES *

COMPONENTE TALENTO HUMANO

1. Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos: La entidad actualizó el código de ética mediante

acto administrativo. dicho documento contiene y se enfoca en los valores de la entidad El manual

será socializado a todos los servidores para lo que se dejará evidencia de la actividad. Este código

establece tanto los principios y valores de la institución, como políticas, planes y estrategias de

operación para el manejo de los conflictos y situaciones de interés Así mismo el código de ética

promueve el autocontrol en la conducta de los servidores públicos para su relación con los

distintos grupos de interés. Se continúa fortaleciendo la implementación del Modelo Estándar de

Control Interno dentro de una cultura de comportamiento ético en todas y cada una de las

diferentes áreas de la institución

2. Desarrollo del Talento Humano Se han elegido los comités de Bienestar Social, Comité Paritario

de Salud ocupacional y Comité de Convivencia para la vigencia 2015-2017 dichos comités deben

reunirse primeramente para proyectar el Plan de Bienestar y de Incentivos así como las

actividades de COPASO y los casos que se tengan pendientes para ser tratados en el Comité de

Convivencia. Inducción y Re inducción Conjuntamente con el área de talento humano de la E.S.E.

Hospital 7 de agosto de viene adelantando un la inducción para los nuevos funcionarios

vinculados a la institución donde se les ilustra sobre la misión de la entidad, código de ética,

manual de funciones, reglamento interno de trabajo y demás planes estratégicos. También la

cultura organizacional y las funciones específicas de los cargos *

COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO AVANCES

1. Planes, Programas y Proyectos La implementación del programa AIEPI le garantiza una atención

integral a la población infantil menor de 5 años ya que se realizan actividades de promoción y

prevención de la salud para esta población. Se han formulado los objetivos para llevar a cabo este

programa y lograr así las metas programadas para el año 2015. El plan de trabajo para la aplicación

de las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF se llevó a cabo dejando una serie de

actividades y elementos que se deberán cumplir antes del primer semestre de 2015. En dicho plan se

incluyó la depuración de la cartera de clientes (Particulares y EPS) solución de glosas aceptadas y

demás ajustes contables y financieros que ayuden a la aplicación correcta y oportuna de las

respectivas Normas. La ESE, Hospital 7 de agosto de plato magdalena, para este cuatrimestre

presentó el Plan Anual de Auditorías Interna el cual fue aprobado por el Comité de Control Interno.

2. Modelo de Operación Por Procesos: Venimos enfocándonos en la gestión por procesos. A la fecha

la E.S.E. viene actualizando el Mapa donde hemos vinculado todos los procesos Estratégicos,

Misionales, de Apoyo y de Evaluación. En la actualización de los manuales de procesos se




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involucraron a todos los miembros de la entidad comprometiéndolos con la optimización de los

mismos, garantizando el cumplimiento de la misión y visión de la Entidad.

Se está trabajando en la implementación del MANUAL DE CALIDAD. Procedimientos, documentos

de referencia e instructivos para todos procesos. Se realizaran mesas de trabajo, se socializaran y se

divulgaron a todos los funcionarios Para lo que se dejara evidencia.

3. Estructura Organizacional: se tiene definida la estructura y se incluyen niveles de responsabilidad

y autoridad. EXISTE EL MANUUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS ACTUALIZADOS..

4. Políticas de Operación: Las Políticas de Operación de la E.S.E. Hospital 7 de agosto de plato

magdalena, han sido establecidas y basadas en los procedimientos que hacen parte del Sistema

Integrado de Gestión y se difunden a través de la coordinación de Calidad. Los productos mínimos

requeridos para la actualización del MECI: 2014, se verificaron con los miembros del equipo MECI

donde se analizaron uno por uno, y se determinaron tiempos para su implementación plena o

actualización. *

COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO: 1. Políticas de Administración del Riesgo: La E.S.E.

tiene un Mapa de Riesgos donde se identifican las causas de los riesgos por proceso y de corrupción

en cada una de las áreas. Este mapa nos permite determinar los efectos, agentes generadores y

causas de los riesgos que afectan el desempeño de los procesos, subprocesos, procedimientos y

actividades. La Gerencia viene desarrollando la política para el manejo de los riesgos de operaciones

de cada área y cada uno de los jefes conoce que deben efectuar autoevaluaciones permanentes para

minimizar su posibilidad de ocurrencia. Las políticas de riesgos están divulgadas con el fin de que se

apliquen por cada uno de los líderes de área.

3. Identificación del Riesgo: Este componente se ha incluido dentro los mínimos exigidos en los

elementos para el cumplimiento con el MECI-2014; al que se le debe realizar un constante

seguimiento ya que aunque se tienen identificados, no se les realiza la respectiva actualización.

No obstante en la evaluación anual del MECI se determinó la importancia y prioridad de

fortalecer la aplicación de los instrumentos de medición y monitoreo de riesgos. Con el anterior

propósito se planeó la idea de establecer el mapa de riesgos dando cumplimiento con las

acciones de mejora recomendadas por el DAFP y la aplicación del Decreto 943 de 2014.

4. MODULO DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO AVANCES COMPONENTE DE AUTOEVALUACIÓN

INSTITUCIONAL

5. 1. Autoevaluación del Control y Gestión: AVANCES La alta Gerencia de la entidad viene liderando

el cumplimiento de las acciones del mejoramiento y compromisos adquiridos con los entes de

control del estado. La E.S.E. Hospital 7 de Agosto de plato magdalena, en su proceso de control

realiza un continuo fortalecimiento de las competencias y habilidades adquiridas durante los

procesos de formación en humanización, seguridad del paciente, mejora continua de los

procedimientos y atención al usuario, sistemas de calidad, trascendiendo del seguimiento al

cumplimiento de las funciones, a los procesos reales de autocontrol y autogestión institucional.

6. DIFICULTADES La cultura de la elaboración y el reporte de los planes de mejora individual aún

son débiles ya que existe cierto desinterés por parte de algunos funcionarios en la formulación

de los mismos. La no realización de las evaluaciones de desempeño al personal administrativo y

asistencial de la E.S.E. no permiten verificar ni calificar al personal sobre el desarrollo de sus

funciones, por lo que no se pueden tener indicadores de eficiencia y gestión, lo que conlleva a un

retraso en los posibles planes de mejora o ajustes a los procesos para el mejoramiento de los

mismos así como los objetivos misionales de la institución.

COMPONENTE DE AUDITORÍA INTERNA 1. Auditoría Interna: La Oficina de Control Interno presentó el

plan anual de auditoría vigencia 2015 donde se formulan actividades tendientes a evaluar y

promover acciones y planes de mejoramiento con los responsables de cada proceso. Este plan se

presentó al Comité de Coordinación de Control Interno de la Entidad con las observaciones y

recomendaciones del caso. Además con cada una de las dependencias se trabajó sobre la prioridad




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en la realización de las auditorías dependiendo del área que la requiera con celeridad. El informe de

ejecución de las auditorías se presentó al responsable del proceso, a los jefes de área y a la Gerente

de la Entidad. La labor es clave para evaluar el cumplimiento de las acciones preventivas o correctivas

implementadas. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO AVANCES Planes de Mejoramiento: La

E.S.E. con respecto a la Auditoría con enfoque integral modalidad especial, situación financiera

realizada al HOSPITAL 7 DE AGOSTO DE PLATO MAGDALENA, realizada el pasado mes de Junio de

2014 donde se formularon 13 hallazgos y para lo cual el pasado mes de Enero se le realizó el

respectivo seguimiento y se cumplió en un 85% lo que indica que efectivamente los planes de

mejoramiento presentados se están realizando y la oficina de control interno apoya de manera

permanente esta labor en cada área de gestión. Esto evidencia que se ha fortalecido la gestión por

procesos, permitiéndonos mejorar los niveles de calificación la gestión institucional en términos de

coberturas, oportunidad de atención, accesibilidad, seguridad, continuidad en la atención al usuario y

en el fortalecimiento de la cultura del mejoramiento.

Se presentó el PLAN DE GESTION INTEGRAL DE RIESGOS. ANTE LA SUPERTINTENDENCIA NACIONAL

DE LA SALUD.

Se presentó. EL PLAN DE SANEAMIENTO FISCAL ANTE EL MINISTYERIO DE HACIENDA.

EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN AVANCES La E.S.E. Hospital 7 de agosto de

plato magdalena, tiene definida las políticas de información y comunicación mediante el Plan

Institucional de Comunicaciones en las que se tienen detectadas las fuentes de información primaria

entre la entidad y los grupos de interés, y se manejan en medios presencial, físico y virtual. El sistema

de atención a las quejas y reclamos, se realiza a través del buzón ubicado en las áreas de Consulta

Externa y Urgencias, con el fin de obtener información y generar acciones preventivas y correctivas

oportunas y adecuadas. También se vienen implementando la optimización de la ventanilla única,

encargada de la gestión de documentos para el manejo de información formal desde el exterior,

hacia cada dependencia, de acuerdo con su competencia y según lo establecido en los procesos. A

través de la Gerencia y la Subgerencia se socializan, sustentan y divulga la información del hospital

hacia la comunidad relacionada con la gestión de la Entidad, para ello se tiene en cuenta el Comité de

usuarios de la entidad del que hace parte un grupo de ciudadanos del común (clientes, beneficiarios,

comunidad, entre otros) y articulada con la Oficina de Atención al Usuario, se evalúa constantemente

con el cuestionario de satisfacción al usuario la prestación del servicio. Los medios de comunicación

institucionales disponibles son: la página web www.esehospital7 deagosto.gov.co así como carteleras

internas por dependencia, , medios escritos y radiales, y perifoneo.

ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El Sistema de Control Interno de la E.S.E.

Hospital ese 7 de agosto de plato magdalena. Aún está en fase de implementación y mejoramiento,

pero lo que se tiene de él, ha permitido que los servidores públicos se concienticen, observen,

analicen y manejen la normatividad de establecida por la nueva adopción del MECI. Se nota la

participación del personal administrativo y asistencial de la E.S.E tanto en el desempeño individual

como en equipo, principalmente en cultura de autocontrol, autogestión, autorregulación y

autoevaluación, no obstante aún queda mucho camino por recorrer en el logro de los objetivos

institucionales. Al sistema de Control Interno se requiere darle continuidad a través de las actividades

de mantenimiento para su sostenimiento a mediano y largo plazo. Actualmente la E.S.E Hospital a

través del Decreto 943 de 2014 y su Manual Técnico, trabaja en la actualización de su Sistema de

Control Interno del nuevo Modelo Estándar de Control Interno MECI. A la fecha, la institución ya

realizó las siguientes fases del Plan:

1. socialización del conocimiento.

2. el diagnóstico institucional del SCI.

3. La planeación aún encuentra en fase de actualización, así como la de seguimiento y se espera se dé

por finiquitado a mediados del año 2015.

http://www.esehospital7/




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RECOMENDACIONES * La realización de las evaluaciones de desempeño a los funcionarios

respectivos. * Presentación de los Planes de mejoramiento de las áreas auditadas por la oficina de

control interno durante la vigencia 2014. * Aplicación de los principios y conductas formuladas por la

Ley 1474 de 2014 en términos de contratación, estableciendo puntos de control en los respectivos

procedimientos. *Continuar con la actualización del sistema de gestión documental para todas y cada

una de las áreas de la entidad. * Continuar con la actualización del nuevo MECI (Decreto 943 de

Mayo de 2011) a fin de culminarlo en su totalidad. * Dar respuesta a las quejas oportunamente y de

una manera eficaz, garantizando a los usuarios su derecho a la prestación de un mejor servicio

SHIRLEY SOFIA TIRADO TORRES

JEFE DE CONTROL INTERNO.




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