Informe Pormenorizado de Control Interno a Marzo …...informe sobre el estado del Control Interno...

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO

LEY 1474 DE 2011

PERIODO EVALUADO 12 DE NOVIEMBRE DE 2016 AL 11 DE MARZO DE 2017

Teniendo en cuenta que la Ley 1474 en su Artículo 9, habla de los reportes que se deben

realizar por parte de las Oficinas de Control Interno en las entidades, se elaboró el presente

informe sobre el estado del Control Interno en el periodo que va del 12 de noviembre de

2016 al 11 de marzo de 2017. Los resultados de la entidad se describen tanto en los avan-

ces, como en las dificultades que se han presentado para el logro de los Objetivos Misiona-

les y del Plan de Desarrollo de la actual administración. Como parte del desarrollo del con-

trol interno y a la par de la finalización del programa Anual de Auditorias del año 2016 y del

inicio del mismo en el año 2017, se han obtenido por parte de la Oficina de Control Interno

los informes de auditorías, evaluaciones, seguimientos y monitoreos; que la Oficina ha gene-

rado al interior del Instituto; los Planes de Mejoramiento de carácter interno, elaborados por

las diferentes dependencias, con seguimiento en procura de la permanente mejora del Insti-

tuto. Adicional a lo anterior, es importante resaltar que las diferentes dependencias también

han generado por iniciativa propia acciones correctivas y oportunidades de mejora que se

traducen en una corrección de desviaciones que se puedan haber presentado en el periodo

evaluado.

La Alta Dirección ha valorado, el papel estratégico de la Oficina de Control Interno, acatan-

do en su mayoría las sugerencias y recomendaciones fruto de las Auditorias y Evaluacio-

nes preventivas en tiempo real, lo que ha permitido fortalecer el Sistema de Control Interno.

Finalmente la Oficina de Control Interno solicitó información de los avances que han tenido

las dependencias del Instituto para cada uno de los módulos, componentes y elementos del

Modelo Estándar de Control Interno – MECI, adoptado por el Estado Colombiano mediante

el Decreto 1083 de 2015, con el fin de apoyar el informe con datos actualizados y que han

sido generados por el IDRD, las siguientes son las dependencias que han facilitado infor-

mación: Secretaría General – Área de Atención al Ciudadano y Apoyo a la Contratación,

Oficina Asesora de Planeación, Oficina Asesora de Comunicaciones y Subdirección Admi-

nistrativa y Financiera - Área de Talento Humano y Área Financiera.

1. MODULO CONTROL DE PLANEACION Y GESTIÓN

1.1. Componente – Desarrollo del Talento Humano

En este componente que hace parte del Módulo de control de Planeación y Gestión,

se observan elementos como los “Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos, adi-

cionalmente el elemento “Desarrollo del Talento Humano”. El IDRD, tiene en el Apli-

cativo ISOlucion, los actos administrativos que soportan la adopción de los princi-

1

pios y valores de la entidad; los desarrolla publicándolos en el aplicativo para cono-

cimiento de los funcionarios, adicionalmente se encuentran cada una de las activi-

dades que desarrolla el elemento de Talento Humano.

Sugerencia: La Oficina de Control Interno recuerda la necesidad que las estrate-

gias de socialización de éstos principios y valores del Ideario Ético, deben tener una

programación y divulgación; donde, las Áreas correspondientes deben actualizar y

mostrar los logros que se realizan en cuanto a estos temas en el aplicativo ISOlu-

cion, en espacios de participación de los servidores públicos y en otros mecanismos

de difusión. Adicionalmente se han realizado actividades con respecto a los temas

de gestores éticos, que no están en el informe enviado por Talento Humano.

Avances de las dependencias

Registro de las capacitaciones, inducciones, re-inducciones realizadas (tema, objetivo y fe-

cha que se realizó).

REGISTRO DE CAPACITACIONES – 12 DE NOVIEMBRE DE 2016 AL 11 DE MARZO DE2017

Temas Objetivo Fecha

Acuerdo 565 de 2016

Divulgar y socializar el Sistema

Tipo de Evaluación del Desempe-

ño Laboral de los Empleados Pú-

blicos de Carrera Administrativa y

en Periodo de Prueba

Noviembre 10 de 2016

Gestión Documental Base de la

Transparencia - Foro Soy10

Concientizar a los servidores públi-

cos de su responsabilidad sobre la

autenticidad, integridad, fiabilidad y

disponibilidad de los documentos

en soportes físicos y electrónicos y

del impacto de la gesitón docu-

mental como herramienta de la

transparencia


Comunicación y Liderazgo

Fortalecer las competencias, cono-

cimientos y habilidades de los Ser-

vidores Públicos


Derecho Humanos en el Servicio

Público



vidores Públicos


Consejos Prácticos para ejercer

una supervisión contractual efecti-

va



vidores Públicos


Funciones Legales de las Comisio-

nes de Personal


cimientos y habilidades para

miembros de las Comisiones de

Personal

Diciembre 13 de 2016

2

Plan de Mejoramiento - Temas

Precontractual y de Supervisión

Fortalecer la gestión y el manual

del Plan de MejoramientoDiciembre 21 y 27 de 2016

Evaluación MECI-FURAG

Dar a conocer a las entidades los

lineamientos que deben seguir

para la evaluación del Modelo Es-

tándar de Control Interno MECI y

del Modelo Integrado de Planea-

ción y Gestión -MIPG

Febrero 03 y 10 de 2017

Acuerdo 565 de 2016

Divulgar y socializar el Sistema

Tipo de Evaluación del Desempe-

ño Laboral de los Empleados Pú-

blicos de Carrera Administrativa y

en Periodo de Prueba

Febrero 7, 09 y 21 de 2017

Nueva Metodología para la Ges-

tión del Rendimiento de los Geren-

tes Públicos Acuerdos de Gestión

y Documentos CONPES Nuevo

Modelo del Empleo Público en Co-

lombia

Gestión del Rendimiento y Conso-

lidar un sistema de empleo públicoFebrero 16 de 2017

Primer Encuentro Distrital de Ofici-

nas de Control Interno Disciplinario

Cumplir los objetivos estratégicos

trazados por la Administración Dis-

trital

Febrero 27 y 28 de 2017

Fuente: Área de Talento Humano - IDRD

Reseña Inducción

Durante el período del 12 de noviembre de 2016 al 28 de febrero de 2017, no se llevaron a

cabo inducciones ni re-inducciones.

Sugerencia: La Oficina de Control Interno ve necesario que se revisen periódicamente los procedi -

mientos, formatos, instructivos y demás mecanismos administrativos con el fin de actualizarlos a la

normatividad vigente, a las nuevas políticas administrativas y a los desarrollos del Sistema Integrado

de Gestión. Igualmente, con los múltiples cambios de personal de prestación de servicios, hay que ac-

tivar pronto esta actividad.

Estado Actual del Plan de Capacitación Vigencia 2017

El Plan Institucional de Capacitación de la vigencia 2017, se encuentra consolidado y se pro-

yectó Resolución para aprobación.

3

Relación cuantitativa de los servidores de Libre Nombramiento, Carrera Administrati-va, Trabajadores Oficiales y Provisionales.

Tipo de Vinculación Noviembre 2016 Febrero 2017

Carrera administrativa 174 174

Libre Nombramiento 18 17

Provisionales 32 32

Trabajadores Oficiales 12 12


Relación cuantitativa personas en encargo, nombramientos y retiros del personal de LibreNombramiento, Carrera Administrativa, Trabajadores Oficiales y Provisionales en la presentevigencia.

2017

Personas en Encargo 63


Personas Nombra-das

2017 Personas Retira-das

2017

Carrera adminis-trativa

0 Carrera adminis-trativa

0

L i b r e N o m b r a-miento

1 Libre Nombra-miento

1

Provisionales 0 Provisionales 0

4

Trabajadores Ofi-ciales

0 Trabajadores Ofi-ciales

0


Estado actual de los programas de bienestar e incentivos, salud ocupacional y el planinstitucional de capacitación en el período referido

Bienestar e incentivos

1. Se realizó en ceremonia pública, el sorteo para la elección de los mejores funciona-

rios de carrera administrativa en cada uno de los niveles ocupacionales. Se tramita-

ron algunos pagos de estos incentivos.

2. Se realizó la entrega de los bonos de navidad para los hijos de los funcionarios en

edades comprendidas entre los 0 y 12 años.

3. Se realizaron afiliaciones y desafiliaciones a la Caja de Compensación Familiar.

4. Se llevaron a cabo las Vacaciones Recreativas para los niños en edades entre 5 y 12

años, hijos de los funcionarios IDRD con la participación de 25 niños. En la misma fe-

cha, se realizó el Campamento para los hijos de los funcionarios en edades entre los

13 y 16 años, con la participación de 11 niños.

5. Conjuntamente con la Caja de Compensación Familiar (Compensar), se adelantaron

las gestiones necesarias para la mejora de las instalaciones físicas del gimnasio de la

sede administrativa del IDRD, la puesta a punto de los equipos y la dotación con los

implementos necesarios para la práctica del deporte.

6. Se adelantó el trámite para pago de los auxilios que establece la convención colecti-

va, para los trabajadores oficiales de la entidad, cómo bonificaciones educativas y

auxilios para anteojos.

7. Se adelantaron los trámites de pago y solicitudes relacionadas con los préstamos de

vivienda adjudicados por el Comité para los funcionarios del IDRD.

Subprogramas – Talento Humano y Desarrollo Humano

Subprograma de Seguridad Industrial5

Se realizó capacitación a los integrantes de la Brigada de Emergencias en temas

como Primeros auxilios y contra incendios, con la participación de 12 brigadistas.

Se actualizó con las empresas contratistas de Servicios Generales y Vigilancia los do-

cumentos pertinentes a los riesgos expuestos en la actividad ocupacional (Programa

de Riesgo químico, hojas de vida y perfil psicosocial).

Se adelantó el proceso de contratación para la adquisición de equipos y elementos de

seguridad industrial, brigada de emergencias, primeros auxilios y estación antropomé-

trica.

Se finalizó en conjunto con la Subdirección Técnica de Parques, el proceso de contra-

tación para la elaboración de la matriz de peligros y riesgos laborales en 73 parques y

escenarios del IDRD.

Se construyó el documento Permiso de Trabajo en Alturas para el IDRD, el documen-

to se encuentra en la Oficina Asesora de Planeación para instalarlo en ISOLUCION –

Gestión del Talento Humano.

Se realizó con la Brigada de Emergencias y Línea de Vida proveedor de ARL Positi-

va, la salida de práctica a la Pista Samán el 14 de diciembre de 2016, donde se reali-

zaron ejercicios en cuerdas altas.

Subprograma de higiene ocupacional

Se coordinó con el Área de Administración de Escenarios la fumigación a las áreas de

archivo, tesorería general y cuartos de almacenamiento de la Sede Administrativa del

IDRD.

Se realizaron actividades de gimnasia laboral y fisioprofilaxis con los pasantes del

Programa de Fisioterapia de la Corporación Universitaria Iberoamericana, fortalecien-

do el concepto de pausas activas en los funcionarios y contratistas del IDRD.

Se realizaron jornadas semanales de toma de tensión a los funcionarios y contratis-

tas de la sede administrativa.

Se adecuaron algunos puestos de trabajos de funcionarios con recomendaciones de

la respectiva EPS y ARL.

Se elabora Nueva Política de Seguridad y Salud en el Trabajo del IDRD, con el nuevo

direccionamiento estratégico 2016-2020 del IDRD.

Se adecuó, un espacio alterno provisional para continuar con las actividades del gim-

nasio, por intervención en obra civil del salón asignado, mantenimiento y adecuación

6

de las máquinas de cardio y fortalecimiento (pesas), este se mantuvo sin servicio has-

ta la reinauguración a comienzos del mes de enero de 2017.

Se entrega el informe de la auditoría con las evidencias solicitadas por la Oficina de

Control Interno, después de realizada la auditoría al SISO en el mes de noviembre.

Se entrega informe a la Subdirección Administrativa y Financiera del SISO, como so-

porte a la Revisión por la Dirección General.

Subprograma de medicina del trabajo

Se realizaron las prácticas deportivas de natación, voleibol y Gimnasio, enmarcadas

en el programa de prevención del riesgo cardiovascular, el estrés laboral, y lesiones

osteomusculares, en la cual participaron aproximadamente 65 funcionarios y contra-

tistas.

Se reportaron oportunamente los accidentes de trabajo que han sido comunicados al

área, realizado los trámites correspondientes para cada caso. A su vez en cumpli-

miento con la resolución 1406 de conformación de equipos investigadores de acci-

dentes de trabajo, se reúnen el presidente del COPASO, el jefe del Área y la Especia-

lista en Salud Ocupacional para aplicar la metodología de investigación y cumplir con

el procedimiento exigido por la ARL para accidentes graves.

Se realiza la consolidación de la estadística de los Accidentes de Trabajo reportados

en el año 2016: cinco (5) en el personal de planta y sesenta y dos (62) en contratis-

tas, para un total de 67 accidentes.

Se consolido la Estadística del año 2016 así:

La Tasa de ausentismo 2016 fue del 0,98%

El Índice de Frecuencia 2016 fue del 2,1%

El Índice de Severidad 2016 fue del 31,14%

El Índice de Lesiones Incapacitantes (ILI) 2016 fue del 0,07 por mil.

Se construyó el procedimiento y el formato para implementar las inspecciones pla-

neadas, el documento se encuentra en el aplicativo ISOLUCION – Gestión del Talen-

to Humano.

Se finalizó el proceso de contratación para la realización de las actividades tendientes

a fortalecer la calidad de vida laboral de los funcionarios del IDRD por parte del CO-

PASST 2016.

7

Se finalizó el proceso de contratación para la aplicación de la encuesta de Clima Or-

ganizacional para los funcionarios de planta del IDRD.

Se finalizó el procedimiento para el personal de planta, de reubicación laboral por an-

tecedente de accidente de trabajo o por recomendaciones del médico de la EPS.

1.2. Componente – Direccionamiento Estratégico

1.2.1. Planes, Programas y Proyectos:

El módulo de Control de Planeación y Gestión tiene que ver con aquellos parámetros de

control que han definido las entidades en función del cumplimiento de la visión, misión, ob-

jetivos, principios, metas y políticas. El Instituto en el aplicativo ISOlución generó un módu-

lo denominado MECI, el cual proporciona la información tendiente al cumplimiento y desa-

rrollo del Sistema de Control Interno. En éste aplicativo se tienen definidos en el LINK Di-

reccionamiento Estratégico: la Misión, Visión, Objetivos Estratégicos, Políticas y Objetivos

del Sistema Integrado de Gestión; dichos parámetros de control fueron aprobados median-

te Acta del Comité del Sistema Integrado de Gestión del 19 de octubre de 2016. Los pará-

metros de control adicionalmente debían recoger elementos de coherencia entre el Plan de

Desarrollo Distrital “Bogotá Mejor para Todos” y los objetivos para los cuales el Instituto fue

creado. La Oficina de Planeación mediante una metodología participativa de las dependen-

cias misionales en los meses de septiembre y octubre de 2016, realizado el trabajo de ela-

boración y actualización de estos parámetros de control. Este link de Direccionamiento Es-

tratégico se replica en el aplicativo ISOlucion en el módulo MECI.

El módulo de control de planeación y Gestión observa las situaciones que tienen que ver

con los planes, programas y proyectos que el IDRD brinda a la comunidad, para ello cuen-

ta con diferentes instrumentos como el Plan Operativo por dependencias, en los cuales se

generan una serie de compromisos que son evaluados trimestralmente por las dependen-

cias y por la Oficina Asesora de Planeación que realiza el acompañamiento y seguimiento;

se suman los proyectos de inversión que se visualizan en el informe ejecutivo mensual,

con su grado de avance presupuestal y la ejecución. Finalmente se tienen los datos e in-

formaciones que se extractan de los indicadores de producto y objetivo, mensuales. A con-

tinuación, se presentan los resultados en cuanto a plan operativo e informe ejecutivo de

proyectos de inversión:

Resumen de resultados a diciembre de 2016 Planes Operativos:

Total % cumplimiento

Metas programadas 172 N.A.

8

Metas que cumplieron con el 100% 145 84.30%

Metas que no cumplieron con el100%

27 15.70%

Fuente: Oficina Asesora de Planeación - IDRD

En cuanto a los Planes Operativos del Instituto vigencia 2016, se programó un total de

172 metas, en donde 145 metas cumplieron con todas las actividades propuestas, es

decir un 84.3%, del total. Mientras 27 metas no cumplieron con las actividades

propuestas obteniéndose un porcentaje del 15.7%; con relación al año 2015,

encontramos una mejora sustancial en cuanto al incumplimiento de las metas, ganando a

favor un 9% de un año con respecto al otro, pasando de niveles del 24% al 15,7%. En el

informe de Control Interno a las dependencias de enero de 2017, se hace referencia a la

necesidad “que al plantearse las actividades y metas, se sigan las políticas de operación,lo anterior teniendo en cuenta que existen actividades que no son claras, concretas,medibles, verificables en el tiempo y no se tienen en cuenta los recursos disponibles(humanos, financieros, técnicos y tecnológicos)”; situación que puede mejorar los niveles

de cumplimiento de los planes operativos en la presente vigencia.

Proyectos de Inversión:

Resultados a diciembre de 31 de 2016PROYECTO DE IN-

VERSIÓNPPTO INICIAL PPTO DEFINITIVO EJECUCION EJE %

1076 – Rendimiento

deportivo al 100 x

100 $ 6.300.654.008 $ 6.300.654.008 $ 6.261.248.072 99,37%

1147 – Deporte me-

jor para todos $ 4.640.203.561

$ 4.140.767.372 $ 4.116.881.061 99,42%

1077 – Tiempo es-

colar complementa-

rio $ 16.810.242.517 $ 16.084.085.588 $ 16.040.208.921 99,73%

1082 – Construc-

ción y adecuación

de parques y equi-

pamientos para to-

dos

$ 124.822.465.107 $ 103.284.295.903 $ 60.718.185.537 58,79%

9

1145 – Sostenibili-

dad y mejoramiento

de parques, espa-

cios de vida

$ 30.921.109.522 $ 31.270.912.644 $ 31.240.165.968 99,90%

1146 – Re-

creación Activa 365 $ 8.218.911.879 $ 10.051.570.420 $ 9.873.093.779 98,22%

1148 – Fortaleci-

miento de la gestión

institucional de cara

a la ciudadanía.

$ 2.292.676.638 $ 1.992.676.638 $ 1.556.122.976 78,09%

1155 – Moderniza-

ción institucional $ 7.100.000.000 $ 6.900.000.000 $ 3.319.670.974 48,11%

1200 – Mejoramien-

to de las tecnolo-

gías de la informa-

ción orientado a la

eficiencia

$ 2.012.500.000 $ 2.012.500.000 $ 1.966.113.390 97,70%


Los proyectos de inversión de la Subdirección Técnica de Parques y la Subdirección Técnica

de Recreación y Deportes, y algunos de los programas de la Subdirección Administrativa y

Financiera, llegaron a ejecuciones cercanas al 100%; al contrario, la Subdirección Adminis-

trativa y Financiera en algunos de los proyectos y la Subdirección Técnica de Construccio-

nes presentan baja ejecución. Los controles implementados en cada una de las áreas o de-

pendencias responsables, dejan observar las debilidades que se tienen en cuanto a la eje-

cución presupuestal, evidencian los cuellos de botella que puedan existir en el proceso de

contratación; adicionalmente los instrumentos administrativos creados para la ejecución pre-

supuestal (Procedimiento de proyectos de inversión) cuentan con las instancias que corrijan

las desviaciones que se puedan presentar en el proceso. Es importante que, al realizar la

evaluación de los resultados de la vigencia anterior, se tomen las medidas necesarias y co-

rrespondientes, tanto desde las Subdirecciones como desde las Oficinas de apoyo y planea-

ción, para que los porcentajes de ejecución sean mejores en la vigencia 2017.

Adicional a lo anterior se encuentran las modificaciones más representativas que se presen-

taron en la vigencia 2016, frente al Plan de Desarrollo.

Afectaciones metas:

PROYECTO FECHA DEMODIFICACION

DESCRIPCIÓN

10

Construcción y adecuación de

parques y equipamientos para

todos

Septiembre Reformulación según memorandos No. 429353 de septiembre 29

de 2016 y No. 445293 de octubre 7 de 2016, para realizar recorte

presupuestal por valor de $ 21.538.169.204 correspondiente a cupo

de endeudamiento. Se ajustó la meta “Construir y/o mejorar

parques metropolitanos, zonales y equipamientos” de 11 a 9. Se

eliminaron los parques La Esperanza y Las Margaritas.

Recreación Activa 365 Diciembre Reformulación según memorando No. 526633 de noviembre 30 de

2016, para realizar recorte presupuestal por valor de $

495.665.625. Se ajustó la meta “Realizar actividades recreativas

dirigidas a grupos etarios" de 15.800 a 15.799



todos

Diciembre Reformulación según memorando No. 563843 de fecha diciembre

16 de 2016, para realizar ajustes en las magnitudes de las

siguientes metas: 1 “Construir y/o mejorar parques vecinales” de 12

a 0; 2 “Construir y/o mejorar parques metropolitanos, zonales y/o

equipamientos“ de 9 a 0; 3 “ Gestionar la construcción de

equipamientos deportivos y recreativos “ . de 2 a 0; 4 “Adquirir

predios ubicados en el parque zonal Hacienda Los Molinos

localidad Rafael Uribe Uribe” de 7 a 0; 5 “Construir y/o adecuar

canchas sintéticas” de 6 a 0; 6 “Realizar los diseños y estudios de

parques o equipamientos de diferentes escalas” de 5 a 0; 8”

Realizar el mejoramiento de parques con gimnasios y juegos

infantiles “ de 14 a 0.


Afectaciones presupuestales:

PROYECTO FECHA DEMODIFICACION

DESCRIPCIÓN



todos

Septiembre Reformulación según memorando 429353 de septiembre 29 de

2016 y 445293 de octubre 7 de 2016, para realizar recorte

presupuestal por valor de $ 21.538.169.204. Decreto 418 de

septiembre 30 de 2016, Secretaria Distrital de Hacienda.

Deporte Mejor para Todos Noviembre Reformulación según memorando 465423 de fecha octubre 28 de

2016, para realizar traslado de $ 265.277.054 al proyecto

Recreación Activa 365. Resolución IDRD 982 de fecha noviembre

17 de 2016.

Tiempo Escolar

Complementario

Noviembre Reformulación según memorando 465423 de fecha octubre 28 de



17 de 2016.

Sostenibilidad y mejoramiento

de parques, espacios de vida

Noviembre Reformulación según memorando 482813 de fecha noviembre 2 de

2016, para realizar traslado del proyecto de Bogotá Humana

“Parques Inclusivos: Física, Social, Económica y Ambientalmente”

al proyecto “Sostenibilidad y mejoramiento de Parques Espacios de

Vida” por valor de $ 492.487.596. Resolución IDRD 981 de fecha

noviembre 17 de 2016.

11

Recreación Activa 365 Noviembre Reformulación según memorando 465423 de fecha octubre 28 de

2016, para realizar traslado de los proyectos Deporte Mejor para

Todos, Tiempo Escolar Complementario, Fortalecimiento de la

Gestión Institucional de cada a la ciudadanía y Modernización

Institucional al proyecto por valor de $ 1.409.303.717. Resolución

IDRD 982 de fecha noviembre 17 de 2016.

Reformulación según memorando 469243 de fecha octubre 26 de

2016, para realizar traslado de los proyectos Jornada Escolar 40

horas semanales, Tiempo Libre tiempo Activo, Construcción y

adecuación de parques y escenarios para la inclusión, Bogotá

Participactiva, Bogotá Forjador de Campeones, Acciones

Metropolitanas para la convivencia, Pedalea por Bogotá y

Fortalecimiento Institucional al proyecto por valor de $ 919.020.449.

Resolución IDRD 982 de fecha noviembre 17 de 2016.

Fortalecimiento de la gestión

institucional de cara a la

ciudadanía

Noviembre Reformulación según memorando 465423 de fecha octubre 28 de



17 de 2016.

Modernización Institucional Noviembre Reformulación según memorando 465423 de fecha octubre 28 de



17 de 2016.

Deporte Mejor para Todos Diciembre Reformulación según memorando 526633 de noviembre 30 de

2016 para realizar reducción presupuestal por valor de $

234.159.135 correspondiente a la fuente IVA al servicio de Telefonía

Móvil. Resolución Ministerio de Hacienda No. 957 del 07 junio de

2016. Decreto No. 588 de diciembre 20 de 2016.

Tiempo Escolar

Complementario

Diciembre Reformulación según memorando 526633 de noviembre 30 de


82.130.266 correspondiente a la fuente IVA Cedido de Licores. Lo

anterior teniendo en cuenta las instrucciones de Secretaria Distrital

de Hacienda a través de memorando No. 2016EE165237 del

11/11/2016 y IDRD No. 2016100246492 del 15/11/2016. Decreto

No. 588 de diciembre 20 de 2016.

Sostenibilidad y mejoramiento

de parques, espacios de vida

Diciembre Reformulación según memorando 140511 de octubre 05 de 2016

para realizar reducción presupuestal por valor de $ 142.684.474

correspondiente al pago de pasivo exigible. Resolución IDRD 1074

de fecha diciembre 6 de 2016.

Recreación Activa 365 Diciembre Reformulación según memorando 526633 de noviembre 30 de


495.665.625 correspondiente a la fuente IVA cedido de licores. Lo

anterior teniendo en cuenta las instrucciones de Secretaria Distrital

de Hacienda, a través de memorando No. 2016EE165237 del

11/11/2016 y IDRD No. 2016100246492 del 15/11/2016. Decreto

No. 588 de diciembre 20 de 2016.


Avances de las Dependencias:

12

La Subdirección Administrativa y Financiera remite los informes de ejecución de los pro-

yectos del Plan de Desarrollo “Bogotá Humana”, “Bogotá mejor para todos” y el estado de

las reservas constituidas a diciembre 31 de 2016, como se muestra en los siguientes cua-

dros:

Ejecución - Bogotá Humana

Bogotá HumanaCod Rubro Presu-

puestoDisponible

nov-16 dic-16 ene-17 feb-17

Presu-puestoCom-

prometi-do

GirosReali-zados

Presu-puestoCom-

prome-tido

GirosRealiza-

dos

Presu-puestoCom-

prome-tido

GirosReali-zados

Presu-pues-

toCom-pro-meti-

do

Giros Rea-lizados

Inversión 61.695 0 4.093 0 11.292 0 0 0 1.982

928 Jornada es-colar 40 ho-ras semana-les

11.557 0 332 0 507 0 0 0 142

847 Tiempo libre tiempo acti-vo

1.769 0 208 0 281 0 0 0 48

708 Construc-ción y ade-cuación de parques y escenariospara la inclu-sión

1.469 0 135 0 328 0 0 0 55

814 Bogotá par-ticipactiva

934 0 64 0 35 0 0 0 4

816 Bogotá for-jador de campeones

9.286 0 500 0 1.017 0 0 0 193

842 Parques in-clusivos: fí-sica, social, económica yambiental-mente

25.913 0 2.093 0 2.812 0 0 0 1.122

846 Acciones metropolita-nas para la convivencia

4.383 0 303 0 611 0 0 0 178

862 Bogotá es mi parche

100 0 0 0 0 0 0 0 0

867 Corredores vitales

0 0 0 0 0 0 0 0 0

845 Pedalea por Bogotá

451 0 10 0 4.823 0 0 0 3

949 Probidad y 0 0 0 0 0 0 0 0 0

13

transparen-cia en el IDRD

818 Fortaleci-miento insti-tucional

5.833 0 448 0 878 0 0 0 237

Fuente: Subdirección Administrativa y Financiera

Adicional a la información anterior, la Oficina de Control Interno en Evaluación realizada a

corte 31 de octubre de 2016, observa que posterior a la armonización presupuestal se te-

nían unos compromisos remanentes de $63.000 millones, para los diferentes proyectos del

citado Plan de Desarrollo, que a esa fecha de corte se habían ejecutado en un 97.3% y te-

nían giros por alrededor del 75%. Para el corte del 28 de febrero de 2017, quedaban reser-

vas por ejecutar por valor de $1.213.204 miles.

Ejecución - Bogotá Mejor para Todos

Bogotá Mejor para TodosCod Rubro Presupues-

to Disponi-ble 2016

nov-16 dic-16 ene-17 feb-17

Presu-puestoCom-

prome-tido

GirosReali-zados

Presu-puestoCom-

prometi-do

GirosRealiza-

dos

PresupuestoDisponible

2017

Presu-puesto

Compro-metido

GirosRealiza-

dos

Presu-puesto

Compro-metido

Giros Rea-lizados

Inversión 182.992 24.694

6.767 54.681 23.254 331.789.220 6.738 81 36.381.193

268.990

1076 Rendimiento Deportivo al 100x100

6.301 496 713 1.041 1.705 17.680.000 449 0 6.430.975

778

1077 Tiempo EscolarComplementa-rio

16.166 1.495 2.344 344 3.454 21.874.000 1.038 0 2.389.341

0

1147 Deporte Mejor para Todos

4.375 84 704 597 856 6.546.000 61 0 1.791.002

1.640

1082 Construcción y adecuación de parques y Equi-pamientos paraTodos

103.284 18.733

81 29.187 3.308 152.285.023 641 0 1.833.090

0

1145 Sostenibilidad y Mejoramientode Parques, es-pacios de vida

31.413 2.433 2.165 15.008 9.933 101.832.197 2.947 81 11.226.817

262.651

1146 Recreación Ac-tiva 365

10.547 1.171 577 3.403 3.150 23.072.000 31 0 8.032.074

0

1148 Fortalecimientoa la gestión ins-titucional de cara a la ciuda-danía

1.993 100 112 832 409 6.170.000 1.571 0 4.419.974

3.921

1155 Modernización Institucional

6.900 182 0 3.137 36 1.330.000 0 0 0 0

1200 Mejoramiento de la TIC

2.013 0 71 1.132 403 1.000.000 0 0 257.920 0


14

La inversión Directa del Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos” se gestiona en el

Instituto a través de 9 proyectos de inversión que se muestran en el cuadro anterior. De és-

tos quedaron recursos en reserva por valor de $82.458.897 miles, cuya ejecución se en-

cuentra en un 8%, a 28 de febrero del presente año. Adicionalmente se le asignaron

$331.789.220 miles en el presupuesto de 2017, de los cuales se han ejecutado

$40.256.354 miles, equivalentes al 10.6%, transcurridos 2 meses de la vigencia.

Estado de las Reservas cons�tuidas a 31 de diciembre de 2017

Rubro ReservasDefinitivas

% Participaciónsobre la Reserva

Definitiva

Giros 2017 Saldo por Girar

Valor % Valor % % Participación so-bre el Saldo por Gi-

rarGastos 94.051.921 100,00% 9.301.374 9,89% 84.750.547 90,11% 100,00%Gastos de Funciona-miento

1.202.838 1,28% 333.999 27,77% 868.839 72,23% 1,03%

Inversión 92.849.083 98,72% 8.967.375 9,66% 83.881.708 90,34% 98,97%Jornada escolar 40 ho-ras semanales

426.942 0,45% 141.810 33,22% 285.132 66,78% 0,34%

Tiempo libre tiempo ac-tivo

71.535 0,08% 48.006 67,11% 23.529 32,89% 0,03%

Construcción y ade-cuación de parques y escenarios para la in-clusión

159.895 0,17% 55.239 34,55% 104.656 65,45% 0,12%

Bogotá participactiva 10.078 0,01% 4.396 43,62% 5.682 56,38% 0,01%Bogotá forjador de campeones

354.152 0,38% 193.205 54,55% 160.947 45,45% 0,19%

Parques inclusivos: fí-sica, social, económicay ambientalmente

1.474.492 1,57% 1.121.794 76,08% 352.698 23,92% 0,42%

Acciones metropolita-nas para la convivencia

331.721 0,35% 177.533 53,52% 154.188 46,48% 0,18%

Pedalea por Bogotá 8.396 0,01% 3.301 39,32% 5.095 60,68% 0,01%Fortalecimiento institu-cional

426.659 0,45% 237.434 55,65% 189.225 44,35% 0,22%

Rendimiento Deportivo al 100x100

1.398.996 1,49% 81.866 5,85% 1.317.130 94,15% 1,55%

Tiempo Escolar Com-plementario

5.998.474 6,38% 375.024 6,25% 5.623.450 93,75% 6,64%

Deporte Mejor para To-dos

1.106.495 1,18% 619.524 55,99% 486.971 44,01% 0,57%

Construcción y ade-cuación de parques y Equipamientos para To-dos

57.190.486 60,81% 216.192 0,38% 56.974.294 99,62% 67,23%

Sostenibilidad y Mejo-ramiento de Parques, espacios de vida

14.607.235 15,53% 4.224.609 28,92% 10.382.626 71,08% 12,25%

Recreación Activa 365 3.952.976 4,20% 836.469 21,16% 3.116.507 78,84% 3,68%Fortalecimiento a la gestión institucional decara a la ciudadanía

929.155 0,99% 294.693 31,72% 634.462 68,28% 0,75%

Modernización Institu-cional

3.282.546 3,49% 63.880 1,95% 3.218.666 98,05% 3,80%

Mejoramiento de la TIC 1.118.850 1,19% 272.400 24,35% 846.450 75,65% 1,00%

15


A su vez, el estado de las reservas constituidas a 31 de diciembre de 2016 fue de

$94.029.289 miles. De las mismas se han ejecutado un total de $9.488.348 miles, es decir

un 10,09% transcurridos dos meses de la presente vigencia, cifra que sumada al presu-

puesto vigente se constituye en un monto de $ 416.330.161 miles. Esta Oficina ve con

preocupación el gran volumen de recursos por ejecutar durante 2017 y que amenaza con

incrementar los pasivos exigibles para la próxima vigencia, e incrementar el rezago presu-

puestal. Lo cual sugiere efectuar una ejecución rigurosa de los recursos.

Avances Área de Apoyo a la Contratación

El Área de Apoyo a la Contratación proporciona los datos por tipo de contrato y la cantidad

realizada durante el periodo.

Noviembre 12 a diciembre 31 de 2016.

TIPO DE CONTRATO CANTIDAD

CONTRATO DE APROVECHAMIENTO ECONOMICO 2

CONTRATO DE COMODATO 1

CONTRATO DE COMPRAVENTA 16

CONTRATO DE CONSULTORIA 9

CONTRATO DE INTERVENTORIA 7

CONTRATO DE OBRA 16

CONTRATO DE PAGO DE DERECHOS CONEXOS DE AUTOR 1

CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS 25

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PERSONAS NATURALES 39

CONTRATO DE SEGUROS 2

CONTRATO DE SUMINISTRO 6

CONTRATO DE SUSCRIPCION 2

16

CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 2

CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS ARTISTICOS 9

CONVENIO 5

TOTAL 142

Fuente: Área de Apoyo a la Contratación

Enero 1 al 28 de febrero de 2017.

TIPO DE CONTRATO CANTIDAD

CONTRATO DE APROVECHAMIENTO ECONOMICO 7

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PERSO-

NAS NATURALES941

ORDEN DE COMPRA 2

TOTAL 950

Fuente: Área de Apoyo a la Contratación

1.2.2. Modelo de Operación por Procesos:

En el año 2016, a través de la resolución 980, se adoptó el mapa de procesos en su ver-

sión número cuatro (4), que modificó el mapa en el sentido de tener en el IDRD un proceso

específico para los temas de tecnologías en la información y la comunicación, además de

suprimir el proceso de la Unidad Ejecutora Local – UEL. A la par del Mapa de Procesos, se

encuentra la caracterización de cada uno de los procesos tanto estratégicos, de evalua-

ción, misionales y de apoyo, los cuales contienen links con contenidos como el listado ma-

estro de documentos (procedimientos, formatos, manuales, instructivos, etc).

17

1.2.3. Estructura Organizacional:

En el módulo MECI, del aplicativo ISOlucion, se encuentra el elemento de Direccionamien-

to Estratégico que contiene los aspectos relacionados con la estructura organizacional de

la entidad, desde el acuerdo de creación, la estructura organizacional y la normatividad re-

lacionada con la entidad. Adicionalmente parte de ésta información se réplica en el link de

trasparencia de la página WEB del IDRD. El Manual de Funciones y competencias labora-

les se encuentra actualizado en el Modulo MECI del aplicativo ISOlucion.

Cambios y/o modificaciones en la estructura organizacional.

En el periodo comprendido entre el 12 de noviembre de 2016 al 28 de febrero de 2017, no

se realizaron cambios y/o modificaciones en la estructura organizacional de la Entidad.

1.2.4. Indicadores de Gestión:

18

En el módulo MECI, del aplicativo ISOlucion se encuentra en Direccionamiento Estratégico

los contenidos de indicadores y de los proyectos de inversión de los dos (2) últimos años,

con el fin de mantener actualizada la información respecto a la medición e la gestión insti-

tucional observando de manera especial los cambios que acontecen periódicamente en la

gestión atada al logro de objetivos y metas. El proceso de indicadores se revisa en las de-

pendencias correspondientes y se mantiene el seguimiento por parte de la Oficina Asesora

de Planeación. Manual de Funciones y competencias laborales se encuentra actualizado

en el Modulo MECI del aplicativo ISOlucion.


Conclusión general del estado actual sobre el cumplimiento de las metas y los indicadores

de gestión de la vigencia 2016.

Tipo de Indicador Total

Indicador de eficacia 41

Indicadores de eficiencia 35

Indicadores de efectividad 18

TOTAL INDICADORES 94


El comportamiento de los indicadores fue:

NOVIEMBRE 2016

Tipo deindicador

Totalindicadores a

medir

Totalindicadores

medidos

No reportaron No cumplen conla meta

Eficacia 12 11 1 3

Eficiencia 9 9 0 5

Efectividad 2 2 0 1

Total 23 22

NO REPORTARON:* Contratación: Cumplimiento presentación informes seguimiento avance de

contratos (supervisores)

NO CUMPLEN CON LA META:

19

EFICACIA:

1. Planeación: Oportunidad en la entrega por parte de las Subdirecciones del

informe mensual de seguimiento a proyectos de inversión

2. Construcciones: Ejecución del PAC – Diseño y Construcción de Parques y

Escenarios

3. Parques: Aprovechamiento económico de parques y/o escenarios

EFICIENCIA:

1. Parques: Ejecución del PAC - Administración de parques y escenarios

2. Recreación: Ejecución del PAC - Promoción de la Recreación

3. Recreación: Asistentes en la Recreovía

4. Recreación: Asistentes Recreación para Personas con limitaciones

5. PQRS: Tiempo de respuesta de las PQRS

EFECTIVIDAD:

1. PQRS: Satisfacción de peticionarios

DICIEMBRE 2016Tipo de

indicadorTotal

indicadores amedir

Totalindicadores

medidos

No reportaron No cumplen con la meta

Eficacia 41 38 3 5

Eficiencia 35 35 0 13

Efectividad 15* 14 1 3

Total 91 87

NOTA: *Se establecieron 3 indicadores adicionales los cuales tiene frecuencia de

medición bianual para un total de 18 de efectividad



* Costos: Procesos Oportunamente Tramitados

* Costos: Actualización Base de Datos Control Integral de Obras

20

* Comunicaciones: visitas página web


EFICACIA:

1. Archivo: Normalización de instrumentos archivísticos

2. Archivo: Grado de cumplimiento de requisitos legales aplicables Subsistema

Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).

3. Administrativa: Grado de cumplimiento de requisitos legales aplicables

Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SsyST).


Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).


Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)

EFICIENCIA:

1. Construcciones: Ejecución presupuestal Diseño y construcción de Parques y

escenarios


Escenarios


4. Comunicaciones: Free press


6. PQRS: Porcentaje disminución de quejas y reclamos

7. Contratación: Oportunidad en la definición de los procesos - inferiores al 10%

de la menor cuantía

8. Contratación: Oportunidad en los actos de apertura

9. Administrativa: Ejecución presupuestal de inversión - Administrativa y

Financiera

10. Financiera: Oportunidad en el trámite de la orden de pago colectiva 11. Financiera: Oportunidad en el trámite de la cuenta de pago individual

12. Recursos físicos: Porcentaje reducción generación total de residuos del

IDRD.

13. Recursos físicos: Porcentaje reducción generación de residuos

aprovechables del IDRD

EFECTIVIDAD:

1. Construcciones: Calidad de los Parques y Escenarios

21

2. Comunicaciones: Publicaciones positivas en medios de comunicación

3. Administrativa: Índice de severidad de accidentes

ENERO 2017

Tipo deindicador

Totalindicadores a

medir

Totalindicadores

medidos

No reportaron No cumplen conla meta

Eficacia 12 11 1 4

Eficiencia 9 9 0 7

Efectividad 2 2 0 1

Total 23 22




EFICACIA:

1. Planeación: Oportunidad en la entrega del informe mensual de seguimiento a

proyectos de inversión

2. Recreación: Asistentes Recreación para Personas Mayores

3. Recreación: Asistentes Recreación para Personas con limitaciones

4. Recreación: Asistentes Recreación para la infancia

EFICIENCIA:


Escenarios

2. Parques: Ejecución del PAC - Administración de parques y escenarios

3. Deportes: Ejecución del PAC - Fomento al Deporte



6. Administrativa: Ejecución del PAC - Administrativa y Financiera

7. Administrativa: Oportunidad en el trámite de la orden de pago colectiva

22

EFECTIVIDAD:

1. PQRS: Satisfacción de peticionarios


1.2.5. Políticas de Operación:

En el módulo de control de planeación y gestión se encuentra el tema de las Políticas de Opera-

ción, el IDRD en cada uno de los procedimientos establecidos por cada proceso, determina cuales

son las políticas de operación aplicables y con base en ello construye el paso a paso (flujograma),

los responsables, los puntos de control y otras actividades que fortalecen la gestión administrativa

y enmarcan las actividades en un lineamiento (política), acorde con la caracterización del Proceso.


Relación de los procedimientos nuevos y que se han modificado en el SistemaIntegrado de Gestión.

Actualmente, el mapa de procesos cuenta con 15 procesos. En el segundo semestre del año

2016 se modificó el mapa en cuanto a que se eliminó el proceso “Gestión Proyectos UEL” y

se creó el proceso “Gestión de Tecnología de la Información y las Comunicaciones”.

a) Se crearon cinco nuevos procedimientos:

• Planes de mejoramiento interno.

• Plan de mejoramiento entes de control.

• Inspecciones de seguridad.

• Notificación, reporte e investigación de incidentes y accidentes ambientales.

• Gestión de incidentes.

b) Se modificaron 23 procedimientos:

• Consulta Unidad de Ciencias Aplicadas al Deporte – UCAD.

• Formulación y seguimiento del plan operativo.

• Otorgar, renovar, actualizar, suspender o revocar el reconocimiento deportivo.

• Promoción de actividad física.

• Acción preventiva.

• Control de producto y/o servicio no conforme administración y mantenimiento de

parques y escenarios.

23

• Proyectos de inversión.

• Acción correctiva.

• Escuelas deportivas.

• Apoyo técnico metodológico al atleta.

• Gestionar integralmente los residuos generados por la sede administrativa.

• Identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales.

• Uso eficiente de recursos para la sede administrativa.

• Comunicación interna y externa.

• Administración del centro de documentación.

• Atención a peticiones, quejas, denuncias y/o reclamos.

• Pagos.

• Contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión.

• Contratación de bienes y/o servicios inferiores al 10% de la menor cuantía.

• Concurso de méritos.

• Control de equipos de medición.

• Notificación de actos administrativos de otras entidades.

• Cobro coactivo.

c) Se crearon seis nuevos instructivos:

• Uso eficiente de los recursos para la sede administrativa.

• Referenciación competitiva.

• Documento guía derechos y deberes de los ciudadanos y de las autoridades en la

atención de PQRS.

• Seguimiento a la publicación de información en la página web del IDRD en

cumplimiento a la Ley 1712 de 2014.

• Instructivo para actas de comité de contratación.

• Instructivo para elaboración y organización de las actas de la junta directiva.

d) Se modificaron tres instructivos:

• Diligenciamiento de la matriz de identificación y evaluación aspectos e impactos

ambientales.

• Administración de la página web y redes sociales.

• Organizar y conservar los archivos contractuales.

e) Se modificaron tres manuales:

• Manual del Sistema Integrado de Gestión.

• Manual de comunicaciones y de manejo y control de crisis.

24

• Manual de supervisión e interventoría.

De otra parte, se creó el Programa de Gestión Documental – PGD y el plan de prevención

de emergencias y atención de desastres para el archivo central y archivos de gestión del

IDRD.

1.3. Componente – Administración del Riesgo

1.3.1. Políticas de Administración del Riesgo:

En el módulo de control de planeación y gestión se encuentra el tema de riesgos, que ha

tenido algunos desarrollos en el sentido del Sistema Integrado de Gestión, que involucra

en los Subsistemas un nuevo elemento que denomina matrices de riesgos, de tratamiento

diferente en cado de uno de ellos; adicionalmente se tiene los riesgos anticorrupción que

están definidos en la Ley 1474 de 2011.

En cuanto a la Política de Administración del riesgo se actualizó durante el periodo evalua-

do con el fin de incorporar a los riesgos de gestión algunos de los nuevos elementos que

se han desarrollado a la par de la implementación del Sistema Integrado de Gestión; en

este orden de ideas, se plantea que las Políticas operativas de Administración del Riesgo,

evalúen los mapas de Riesgos por Procesos, Seguridad y Salud en el Trabajo, Gestión Do-

cumental, Seguridad en la Información entre otros; así mismo se contempló en las mismas

políticas de operación en lo concerniente a los riesgos asociados a la corrupción. La actua-

lización de la Política de Riesgos, viene acompañada de la actualización del Procedimiento

de Administración del Riesgo, que se ha venido trabajando en la Oficina de Control Interno

con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación, para que en el transcurso de los prime-

ros meses del año se pueda tener un procedimiento más expedito y riguroso en cuanto a

los controles y las actividades que desarrollan las dependencias.

La Oficina de Control Interno, realizó en el mes de enero de 2017, el informe de Segui-

miento al Mapa de Riesgos de Gestión – Vigencia 2016, en el cual se recogen los diferen-

tes aspectos que marcaron la gestión del IDRD, con respecto a la temática de Riesgos.

Una situación relevante tiene que ver con la cantidad de riesgos que están clasificados

como riesgo de Zona Extrema, los cuales alcanzan a ser el 50% del total, adicionalmente

los riesgos catalogados de Zona baja son el 9% del total; en ese orden de ideas, se deben

fortalecer los controles para que ellos garanticen la no materialización del riesgos y en

caso de ocurrencia tener los suficientes elementos que permitan su corrección inmediata,

impidiendo la generación de costos adicionales a la entidad.

Adicional a lo anterior se encuentra el análisis de cumplimiento a las metas de los proyec-

tos de inversión que están en cabeza de las Dependencias misionales, que al materializar

el riesgo deben incorporar acciones de mejora que corrijan las desviaciones que se pre-

sentan al incumplimiento en las metas, en el año 2016 se pudieron definir las acciones

25

(356, 664, 326, 319, 316, 312, 311, 310, 285 y 279), que buscan corregir las deficiencias

encontradas. Por otro lado, la Oficina de Control Interno plantea “estos riesgos deben te-ner especial seguimiento por parte de los dueños de los procesos. Debido a la importanciade incorporar aspectos que tienen que ver con el Plan de Desarrollo Distrital”.

Se hace un análisis por cada uno de los procesos institucionales, observando en ellos la

pertinencia de la medición, su oportunidad, las evidencias documentales presentadas, la

medición de los indicadores asociados entre otros; la Oficina de Control Interno, se permite

señalar las omisiones que presentan las dependencias en su seguimiento, realiza las ad-

vertencias que se consideran pertinentes y las traduce en un seguimiento en el aplicativo

ISOlucion.

El informe de Control Interno, contiene adicionalmente los aspectos generales a tener en

cuenta en la vigencia 2017, con el fin de que el tema de los riesgos profundice en las acti-

vidades de la gestión administrativa y evite a la entidad la materialización del riesgo en el

sentido de ocasionar gastos al IDRD, que puedan ser previsibles y de manejo a través de

los controles.

1.3.2. Identificación de Riesgo:

En el aplicativo ISOlucion, se encuentra el contexto estratégico del año 2016 con los ele-

mentos de análisis DOFA, necesarios para la elaboración del Mapa de Riesgos, que debe-

rán ser actualizados para la vigencia 2017, tarea que se realizara antes de finalizar el pri-

mer trimestre de 2017. Por otro lado, se encuentra el marco de identificación de los riesgos

que para el año 2017, deberá contener parte de la nueva Política de Riesgos señalada an-

teriormente. Es importante que, en el nuevo contexto de riesgos de la entidad, al imple-

mentar las matrices de los Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión, contenga una

nueva forma de seguimiento que posibilite la acción correctiva en caso de materialización

u omisión por parte de las dependencias correspondientes.

1.3.4. Análisis de Riesgos y valoración de riesgos:

Durante cada vigencia, posterior a la formulación y actualización de los riesgos, se deben

realizar mesas de trabajo con el fin de determinar las metodologías de seguimiento, sus

tiempos y responsables para que al final de cada uno de los trimestres se tenga una ges-

tión eficaz frente a los mismos. En el aplicativo ISOlucion, se encuentra el módulo de ries-

gos, que contiene las actividades e indicadores, que permiten el control de los riesgos, su

seguimiento y responsables. Este aplicativo tiene la posibilidad de adjuntar las evidencias

de seguimiento, la oportunidad en el seguimiento y realizar los análisis correspondientes.

Sugerencia: Frente a la actualización de los riesgos en cada vigencia, de acuerdo con los

lineamientos originados en el procedimiento Administración del Riesgo, se ha venido reali-

zando normalmente en el mes de enero, para los años 2016 y 2017, esto no se realizó, ge-

nerando de esta manera inconvenientes para el seguimiento y control. La Oficina de Con-

26

trol Interno, ve necesario revaluar la situación para llevar una coherencia de los riesgos de

gestión, con los de corrupción y con los riesgos de los subsistemas del Sistema integrado

de Gestión.

2. MODULO CONTROL DE PLANEACION Y GESTIÓN

El Modelo Estándar de Control Interno, recoge en este módulo la agrupación de los pará-

metros de control que se hallan definido por parte de la entidad, con el fin de valorar per-

manentemente su efectividad en cuanto a la Gestión Institucional. Este Módulo de evalua-

ción mide la eficiencia, eficacia y efectividad de los diferentes procesos institucionales en

el sentido de poder evaluar los planes, programas y proyectos, así como los resultados de

la gestión, adicionalmente poder establecer posibles desviaciones y definir salidas institu-

cionales apegadas a las normas con el objetivo que la entidad brinde a su público objetivo

el mejor servicio.

2.1. Componente – Autoevaluación del Control y Gestión

En el Módulo de Control de Planeación y Gestión, se ha definido el componente de Autoeva-

luación del Control y Gestión, mediante una metodología definida por la Oficina de Control

Interno, se elaboró en diciembre de 2016, la “AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CON-

TROL INTERNO DEL IDRD VIGENCIA AÑO 2016”. La metodología consiste en una serie de

encuestas a los funcionarios y servidores públicos, estos respondan las preguntas sobre el

Modelo Estándar de Control Interno – MECI. Para la vigencia 2016, participaron 225 servido-

res públicos, que respondieron 34 preguntas de los diferentes módulos, componentes y ele-

mentos del MECI, mediante el radicado interno 533623 del 5 de diciembre de 2016, se pue-

den observar los resultados de la autoevaluación.

Para destacar, en desarrollo de la Autoevaluación, la Oficina de Control Interno se llega a la

conclusión “en este año 2016 se elevó, luego de venir siendo contestada por una menorcantidad de personas, pasando de 116 en 2013, a 86 en 2014, a 73 en 2015, se elevó a 225en el año 2016. Síntoma que podría reflejar tendencia de un mayor involucramiento de losfuncionarios y servidores con la gestión y el ejercicio de la Autoevaluación del Sistema deControl Interno”. Lo que genera al interior de la entidad un mayor compromiso con el control

interno, con el autocontrol y en general con la gestión administrativa.

Otro punto a destacar dentro de la evaluación es el resultado de todo el Modelo, obteniendo

un nivel ADECUADO, que corresponde a una calificación del 3,87 sobre cinco (5). La Oficina

de Control Interno viene realizando la medición desde el año 2008, encontrando que el año

2016, ha sido uno de los mejores años para la medición y autoevaluación del MECI.

27

Sugerencia: La Oficina de Control Interno en el citado informe de diciembre de 2016, hace

énfasis en la necesidad de fortalecer el “elemento” Desarrollo del Talento Humano, en el

sentido de mejorar el clima laboral de la entidad y en cuanto al Módulo de Información y Co-

municación es necesario medir la efectividad de los medios de comunicación tanto a nivel

externo como interno de la entidad.

Otra herramienta para la Autoevaluación de Control y Gestión, tiene que ver con la “sensibili-

zación autoevaluación”, que viene trabajándose a través de mecanismos como los “Boleti-

nes de Autocontrol”, que empezaron a difundirse desde el 18 de marzo de 2014, con el Bole-

tín No. 1, llegando al número 70, el 3 de marzo de 2017. En el periodo evaluado de noviem-

bre de 2016 a marzo de 2017, se han realizado ocho boletines de autocontrol, los cuales se

publican en los diferentes aplicativos y se envían a los correos institucionales. Por otro lado,

se tiene en el plan operativo de la Oficina de Control Interno la meta de sensibilizar el tema

de Control Interno a los servidores del Instituto, con charlas o talleres dirigidos por grupos de

trabajo, para el último trimestre se tres (3) capacitaciones a las dependencias de Tesorería,

Contabilidad y Presupuesto. Para el 2017, se dejó en el Plan Operativo los talleres de sensi-

bilización para las diferentes dependencias.

2.2. Componente – Auditoría Interna

La Oficina de Control Interno, para desarrollar el “Componente”, Auditoria Interna viene

elaborando el programa anual de Auditorias de Control Interno y el Programa Anual de

Auditorias del Sistema Integrado de Gestión, adicionalmente se contempla el Plan Operativo

dela Oficina de Control Interno, las evaluaciones, seguimientos y monitoreos de control

interno; lo anterior, con el fin de tener las herramientas de seguimiento al Sistema de Control

Interno.

28

Fuente: Oficina de Control Interno

El Plan Anual de Auditorias para el año 2017, que se muestra en el cuadro anterior, fue

aprobado en el comité de Coordinación del Control Interno, llevado a cabo el 08 de febrero

de 2017, adicionalmente el Plan Operativo esta publicado en la página WEB del IDRD, en el

link de Rendición de Cuentas, así como en el aplicativo ISOlucion en el módulo de MECI.

Informe Ejecutivo de Control Interno

ESTADO GENERAL

En cuanto al ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL IDRD du-

rante la VIGENCIA 2016, la Oficina de Control Interno consideró que su nivel de madurez

fue alto y garantizó razonablemente el adelanto en el logro de los propósitos del Instituto. La

Entidad mantuvo implementado el MECI, el Sistema de Gestión de la Calidad, gestionó la

optimización de estos sistemas e impulsó en general mejoras en el Sistema Integrado de

Gestión, acorde con la Norma Técnica Distrital (NTD-SIG 001:2011), con lo que propició el

fortalecimiento integral del control institucional. Es de mencionar que se renovó la certifica-

ción al Sistema de Gestión de Calidad, luego de ser evaluada por el ICONTEC.

FORTALEZAS Y DEBILIDADES

1.ENTORNO DE CONTROL: Fortaleza: Compromiso de Alta dirección, lineamientos éticos

y de gestión, incremento de proponentes en contratación, apoyo y acogida a expansión de

29

autocontroles. Mejoraron estudios previos, actualizados manuales de Contrastación y de Su-

pervisión e Interventoría. Debilidad: Carencia de acuerdos documentados de gestión de di-

rectivos. Insuficiencias en planeación operativa, y de análisis e intervenciones consecuentes

del Clima Laboral.

2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y GESTIÓN: Fortaleza: claro y difundido conoci-

miento de planes estratégicos, adecuación y actualización de Misión, Visión, objetivos y me-

tas, solidez de operación por procesos y actualización de procedimientos, herramientas para

facilitar su consulta y afianzamiento. Ejecución presupuestal del 81%. Debilidad: Bajo el ni-

vel de ejecución del presupuesto en cuanto autorizaciones de giro del 48%.

3. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO: Fortaleza: Cubre todos los procedimientos, hubo con-

tinuidad en plan Anticorrupción. Debilidad: Limitado enfoque estratégico reflejado en matriz

y seguimiento. Bajo análisis de efectividad de acciones para controlar riesgos residuales y

en casos de materialización.

4. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO: Fortaleza: Establecimiento y desarrollo de programa

anual de auditorías internas cubriendo todos los procesos misionales y contratación, entre

otros. Debilidad: Demoras en oportunidad de establecimiento de planes de mejoramiento,

su implementación, seguimiento y análisis de efectividad.

5. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: Fortaleza: Optimización en manejo de gestión do-

cumental, mecanismos y sistemas de información. Debilidad: Medición de efectividad de

medios y estrategias de comunicación a nivel externo e interno.

Sugerencia: La Oficina de Control Interno, considera que es indicado continuar mejorando

integralmente el Sistema del Control Interno del IDRD, afianzando las fortalezas y optimizan-

do los controles para tratar el ámbito de las debilidades aplicando buenas prácticas en los

diferentes componentes.

Procedimiento de Auditoria Interna

El Modelo Estándar de Control Interno, ha definido que en el Modulo de Control, Evaluación

y Seguimiento, se cuente con las herramientas necesarias para evaluar el Modelo, generar

las alternativas de solución a las desviaciones encontradas y generar mejora continua en la

Entidad. El IDRD, tiene previsto lo anterior con los procedimientos de Auditorías Internas del

Sistema Integrado de Gestión y de Auditorías Internas de Control Interno. Los

procedimientos se encuentran en el aplicativo ISOlucion en el proceso de Control,

Evaluación y Seguimiento y el Modulo MECI.

A continuación, se presentan las Auditorias, Evaluaciones, Monitoreos realizadas en el

30

periodo evaluado:

Se presentó el Informe Final de Auditoria de Contratación a través del radicado

490703 del 8 de noviembre de 2016. Se presentó informe de Auditoria de Control

Interno al Diseño y Construcción de Parques y Escenarios, con radicado 570433 de

diciembre 22 de 2016. Evaluación y seguimiento a los proyectos de inversión,

radicado 505243 del 17 de noviembre de 2016. Informe de Evaluación de la queja del

señor Carlos Serrato, radicado 170051 del 18 de noviembre de 2016. Informe de

Evaluación del Riego de Colusión en la contratación del IDRD, radicado 170011 de 18

noviembre de 2016. Evaluación Austeridad en el Gasto Publico – Tercer Trimestre,

radicado 512763 de 24 de noviembre de 2016. Evaluación – seguimiento Plan de

Mejoramiento Individual, radicado 562053 de 16 de diciembre de 2016. Evaluación

proyecto TEC- Planificación de Sesiones de Centros de Interés, radicado 564143 de

19 de diciembre de 2016. Monitoreo cabinas de sonido TEC – UDS, radicado 566753

de 20 de diciembre de 2016. Auditoria de Control Interno a la Subdirección Técnica

de Recreación y deportes, radicado 576743 del 28 de diciembre de 2016. Evaluación

al Sistema de Control Interno Contable, radicado 14573 del 17 de enero de 2016.

Evaluación de la Gestión por Dependencias, radicado 28513 del 30 de enero de

2017. Evaluación Módulos de Aprovechamiento Económico, radicado 90233 de 2 de

febrero de 2017.

Las No Conformidades, producto de las Auditorias y Evaluaciones se registran en el

aplicativo ISOlucion, de tal forma que los responsables de los procesos, realicen las

acciones pertinentes para corregir las desviaciones que se hayan podido presentar.

Para el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, se realizaron los

seguimientos respectivos por medios de memorando interno a todas las

dependencias y su resultado se pública en el sitio WEB del IDRD (www.idrd.gov.co),

Informe No. 14.

Se consolidó y validó las cuentas mensuales (Noviembre y diciembre de 2016, Enero,

Febrero y Marzo de 2017) a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal –

SIVICOF de la Contraloría de Bogotá D.C. Adicionalmente se presentó la Cuenta

Anual de la Contraloría de Bogotá, el 15 y 28 de febrero de 2017. Adicionalmente se

envió el plan de mejoramiento de la Contraloría General del Republica, el 17 de enero

de 2017, por correo electrónico, enviado a la Secretaria de Hacienda Distrital.

En lo que respecta a los planes de mejoramiento, se vienen realizando los

seguimientos pertinentes a los diferentes responsables de las dependencias en el

aplicativo ISOlucion, en el módulo de mejoramiento. Así mismo en las diferentes

31

mesas de trabajo con los funcionarios delegados por cada proceso. Es importante

anotar que se han realizado los seguimientos a los planes de mejoramiento internos,

originados por las diferentes auditorías y evaluaciones que realiza esta Oficina,

seguimiento a las solicitudes realizadas por los entes de Control y actualización de la

base de datos para su posterior seguimiento

La Oficina de Control Interno remitió el “Informe evaluación matriz legal”, sobre la

aplicación de la normatividad relativa a los subsistemas del Sistema Integrado de

Gestión, radicado 581713 del 30 de diciembre de 2016; adelantando con ello la

medición de los indicadores de cumplimiento legal de los Subsistemas.

3. EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN

3.1. Componente - Información y Comunicación interna y externa

El componente de información y comunicación interna y externa cuenta con elementos como

el procedimiento de atención a las Peticiones, Quejas y Reclamos, actualizado a 30 de di-

ciembre de 2016, en el cual se adicionaron nuevos elementos en la descripción del procedi-

miento. Adicionalmente se cuenta con las fuentes de información interna (isolución y Orfeo),

el LINK de rendición de cuentas de la página WEB, las tablas de retención y las políticas de

comunicaciones.

En este componente se encuentran los avances de las dependencias así en el elemento

procedimiento PQRS:

1. ESTADO ACTUAL DE LOS SERVICIOS QUE PRESTAN LOS SUPERCADES:

En la actualidad los módulos de atención de los Supercades Bosa, Américas, CAD, 20 de

Julio y Suba, conforme con el Decreto 604 de 1997, se lleva a cabo la solicitud y entrega del

“Pasaporte Vital – Tarjeta de recreación y espectáculos públicos para adultos mayores”,siendo este el trámite con más requerimientos por parte de la ciudadanía.

Adicionalmente, en los módulos de atención, se suministra información sobre los siguientes

servicios que oferta el IDRD:

Centro de Documentación

Eventos Metropolitanos

Permiso para uso temporal del Salón Presidente del IDRD

Préstamo de uso de escenarios especiales administrados por el IDRD

32

Préstamo de uso de módulos ubicados en parques o escenarios administrados por el

IDRD.

Préstamo de uso de parques y escenarios para la ubicación de atracciones mecáni-

cas.

Préstamo de uso de parques y escenarios para prácticas deportivas, procesos de for-

mación o entrenamiento, o prácticas culturales.

Préstamo de uso de parques y escenarios para torneos, mercados temporales y acti-

vidades comerciales.

Programa Ciclovía

Programa Escuela de la Bicicleta

Programa Muévete Bogotá

Programa Nuevas Tendencias Deportivas Bogotá – NTD Bogotá.

Programa Recreación Comunitaria

Programa Recreación Incluyente

Programa Recreación para la infancia

Programa Recreación para la Juventud

Programa Recreación para personas Mayores

Programa Recreovía

Uso de Piscinas Practica Libre

SUPERCADE MES TURNOS TOTAL

AMERICAS

NOVIEMBRE 2016 257

1356DICIEMBRE 2016 412

ENERO 2017 460

FEBRERO 2017 227

SUBA

NOVIEMBRE 2016 197


ENERO 2017 519

FEBRERO 2017 400

BOSA

NOVIEMBRE 2016 122


ENERO 2017 192

FEBRERO 2017 208

33

20 DE JULIO

NOVIEMBRE 2016 542


ENERO 2017 415

FEBRERO 2017 209

CAD

NOVIEMBRE 2016 251


ENERO 2017 599

FEBRERO 2017 523

TOTAL 6585

Fuente: Área de Atención al Ciudadano

Teniendo en cuenta lo anterior, a continuación, se relaciona el número trámites y servicios

gestionados por el IDRD, en cada uno de los módulos de atención a la ciudadanía ubicados

en los Supercades, entre el 12 de noviembre de 2016 y 28 de febrero de 2017.

SUPERCADE MES TURNOS TOTAL

AMERICAS

NOVIEMBRE

2016 2571356

DICIEMBRE 2016 412

ENERO 2017 460

FEBRERO 2017 227

SUBA

NOVIEMBRE

2016 1971296

DICIEMBRE 2016 180

ENERO 2017 519

FEBRERO 2017 400

BOSA

NOVIEMBRE

2016 122600

DICIEMBRE 2016 78

ENERO 2017 192

FEBRERO 2017 208

20 DE JULIO

NOVIEMBRE

2016 5421499

DICIEMBRE 2016 333

ENERO 2017 415

FEBRERO 2017 209

CAD

NOVIEMBRE

2016 2511834

DICIEMBRE 2016 461

ENERO 2017 599

FEBRERO 2017 523

TOTAL 6585


34

2. CONCLUSIÓN GENERAL DE LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS, CLASIFICADAS POR DEPENDENCIA:

El Área de Atención al Cliente, Quejas y Reclamos bajo la coordinación de la Secretaría Ge-

neral, continúa fortaleciendo el proceso de gestión de la atención a las peticiones, quejas y

reclamos, adoptando las medidas necesarias para realizar el seguimiento que permita la

atención de las mismas, dentro de los términos que estipulan las normas vigentes.

En el período comprendido entre el 12 de noviembre de 2016 y 28 de febrero de 2017, se

recibieron 1251 PQRS. El 52,52% de los requerimientos que ingresaron al IDRD por medio

de los canales oficiales de recepción, correspondieron a asuntos competentes con la Subdi-

rección Técnica de Parques y que en su gran mayoría se refieren a mantenimiento de par-

ques, instalación de gimnasios biosaludables y solicitud de puntos de venta en la Ciclovía.

En segundo lugar con un 16,39%, se encuentra la Subdirección Técnica de Recreación y

Deportes; luego la Oficina Asesora Jurídica con 12,39%, la Subdirección Técnica de Cons-

trucciones con 8,71%, y en menor porcentaje de las demás áreas del Instituto, como se

muestra a continuación:

DEPENDENCIA

2016 2017

TOTAL %

NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO

DIRECCIÓN GENERAL 1 1 3 5 0,40

SECRETARÍA GENERAL 3 1 2 6 0,48

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 6 22 9 18 55 4,40

SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE PARQUES 82 113 178 284 657 52,52

SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE CONSTRUCCIONES 15 18 39 37 109 8,71

SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECREACIÓN Y DEPORTES 76 30 27 72 205 16,39

OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES 1 1 2 0,16

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 1 1 0,08

OFICINA ASESORA JURÍDICA 25 41 35 54 155 12,39

OFICINA DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS 3 3 0,24

APOYO A LA CONTRATACIÓN 5 9 15 10 39 3,12

35

DESARROLLO Y GESTIÓN COMUNITARIA 1 3 10 14 1,12

TOTAL 214 238 308 491 1251 100


3. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES MÁS SOBRESALIENTES DE LA GESTIÓN DEL DEFENSOR DEL CIUDADANO:

A continuación, se detallas las actividades más relevantes de la gestión adelantada por el

área de Atención al Cliente, Quejas y Reclamos:

1. Se realizó una capacitación en el mes de noviembre de 2016 a los auxiliares de atención

al ciudadano sobre temas de información institucional y adicionalmente a los servidores pú-

blicos que integran el Área Atención al Cliente, Quejas y Reclamos.

2. El 30 de diciembre de 2016 se actualizó a la versión 13 el procedimiento “Atención a Que-jas, Denuncias y/o Reclamos, definiendo claramente las responsabilidades de cada una delas Áreas donde se gestionan las peticiones ciudadanas” el cual se encuentra disponible en

el aplicativo Isolución en el Procesos Gestión de Comunicaciones.

4. TOTAL DE PQRS CONTESTADAS FUERA DE TÉRMINOS Y REPORTADAS A LA OFICINA DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS DEL PERÍODO:

MES N° de PQRS

NOVIEMBRE 31

DICIEMBRE 7

ENERO 39

FEBRERO *** 2

TOTAL 79

36

***: en cuanto a la información a suministrar para el mes de febrero de 2017, aún se encuentran en trámite de respuesta de

las PQRS, por lo cual no hay reporte definitivo del período.


5.PORCENTAJE DE SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS SOBRE LAS RESPUESTAS DADAS POR EL IDRD, CORRESPONDIENTES AL PERÍODO REFERIDO:

AÑO MESESTotal personas con-

tactadas

N° personas sa-

tisfechas

N° personas insa-

tisfechas

% de Satisfac-

ción

2016

NOVIEMBRE 33 20 13 60,60

DICIEMBRE 29 22 7 75,86

2017

ENERO 44 32 12 72,72

FEBRERO ** 5 3 2 60,00

**: Mes vencido. Se están realizando las llamadas en este momento


Fuentes de Información:

En el módulo MECI, se encuentran las fuentes de información internas (Isolcuion y Orfeo),

sin embargo, es importante generar los enlaces pertinentes que apoyen la información nece-

saria.

Rendición de cuentas:

En el módulo MECI, del aplicativo ISOlucion, se remite al link de la página del IDRD, la infor-

mación concerniente a los diferentes mecanismos de rendición de cuentas, así se puede

consultar información tal como los Proyectos de inversión IDRD, el Plan de Acción, Plan

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Operativo, Informes de Gestión IDRD, Atención al cliente – PQRS, Ejecución presupuestal,

Estados financieros, Informe pormenorizado de Control Interno, Procesos jurídicos contra el

IDRD, Planes de mejoramiento, Actas de gestión archivo y correspondencia e informes de

empalme de la administración.

Sugerencia: Es importante que las dependencias responsables de cada uno de estos enla-

ces los revisen periódicamente para no mantener información obsoleta o irrelevante que no

sea coherente con los tiempos de rendición de cuentas. Casos como la “cartilla de gestión

del IDRD durante el año 2014”, “rendición de cuentas”, “informes de planes de mejoramiento

integral”, “informes de procesos contra el IDRD”, “Informe de atención al cliente PQRS de fe-

brero de 2016”; deben ser revisados por los responsables en oportunidad.

Tablas de Retención Documental:

En el módulo MECI, del aplicativo ISOlucion, se remite al LINK de las tablas de retención do-

cumental del año 2015, que incluyen cuadros de clasificación y las tablas de retención docu-

mental de las diferentes dependencias como la Dirección General, Secretaria General, Ofici-

nas Asesoras, Subdirección de Parques, Subdirección de Construcciones, Subdirección

Técnica de Recreación y Deportes y la Subdirección Administrativa y Financiera. A finales de

2016, se terminó una revisión por parte del equipo de Archivo y Correspondencia para ajus-

tar y actualizar las tablas de retención documental y remitirlas al archivo distrital para su con-

validación, se encuentra a la espera de estas definiciones para aplicar y socializar en las de-

pendencias los nuevos adelantos sobre el particular.

Política de Comunicaciones

Como parte de los desarrollos del proceso de Gestión de Comunicaciones y unido a la políti-

ca del componente de Información y Comunicaciones se adelantaron algunas mejoras en

los instrumentos administrativos “Manual de Comunicaciones y de Manejo y Control de Cri-

sis”, “Procedimiento Comunicación Interna y Externa” y “Instructivo Administración Página

WEB y Redes Sociales”; la Oficina Asesora de Comunicaciones después de aprobado el

Manual, se encuentra en proceso de implementación a través de diferentes mecanismos.

Avance de las dependencias

Descripción del cumplimiento del Plan de Comunicación

Luego de la aprobación por parte de la Dirección General en noviembre de 2016, del Manual

de Comunicaciones que incluye los formatos del Plan para el año 2017, se remitieron los

38

mismos a los subdirectores de las áreas misionales del IDRD, solicitando su diligenciamien-

to y alimentación informativa permanente a través de la opción Drive, de los correos electró-

nicos de las personas que manejan la información en dichas subdirecciones, para su conso-

lidación y cumplimiento por parte de la Oficina de Comunicaciones. Dicha remisión se hizo

con memorandos radicados 88483, 88593 y 88633 del 1 de marzo de 2017, los cuales

anexo como evidencia.

Sugerencia: Teniendo en cuenta lo novedoso del Manual de Comunicaciones y de Manejo

de Crisis, la Oficina de Control Interno considera que es necesario que socialice a todos los

funcionarios éste instrumento administrativo para conocer los alcances y los objetivos del

mismo, con el fin de conocer de primera mano la forma y proceder en consecuencia en los

diferentes casos.

39

3.2. Componente – Sistemas de información y Comunicación

En este componente se encuentran elementos como los Sistemas de Información

para el Proceso Documental, que en el IDRD están conformados básicamente por el

aplicativo ORFEO, y el procedimiento de Administración de Correspondencia. En el

Modulo MECI de ISOlucion, se encuentran estos instrumentos; es importante generar

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Informe Pormenorizado de Control Interno a Marzo …...informe sobre el estado del Control Interno...

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