INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO 1 DE JULIO … · 2019-11-19 ·...

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INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL DEL ESTADO DEL CONTROLINTERNO

1 DE JULIO DE 2019 A 31 DE OCTUBRE DE 2019

La Oficina de Control Interno del Ministerio y Fondo de Tecnologías de la Información ylas Comunicaciones, en cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la Ley 1474 de2011, y siguiendo los lineamientos impartidos por el Departamento Administrativo de laFunción Pública, presenta el informe pormenorizado cuatrimestral del estado delSistema de Control Interno de la Entidad.

1. SEGUIMIENTO A ACCIONES DE MEJORA DE PERIODOS ANTERIORES

Situación evidenciada:

En el informe con corte a 28 de febrero se generó la siguiente acción, relacionada conlas Políticas que no alcanzan el nivel de ejecución programado en el FOGEDI 2018:

Política de Gestión y Desempeño Avance con corte a 31 dediciembre de 2018

No. de Accionesrezagadas

Participación Ciudadana 99,6% 2Seguimiento y Evaluación 99% 1

Seguridad Digital 93,8% 1Defensa Jurídica 88,9% 5

Acción recomendada No.1-2019: Generar los planes de acción, con metas y responsablespara las acciones que no alcanzaron el 100% de implementación en la vigencia 2018,correspondiente a las Políticas de Participación Ciudadana, Seguimiento y Evaluación,Seguridad Digital y Defensa Jurídica

Información verificada:


Política de Gestióny Desempeño

Acciones rezagadas FOGEDI 2018 Evidencia

ParticipaciónCiudadana

No. 137: Publicación de la Políticaacerca de los componentes deInformación

Manual de Activos deInformación GDO-TIC-MA-014Versión 1 Publicado en elSIMIG

ParticipaciónCiudadana

No. 138: Publicación de la Políticaacerca Estilo y Usabilidad para losSistemas de Información de laEntidad

Lineamientos para la recepcióno desarrollo de serviciostecnológicos y sistemas GTI-TIC-MA-018 Versión 1Publicado en el SIMIG

Seguimiento yEvaluación

No. 39: Plan de Tratamiento delriesgo materializado RIDI3, procesoI+D+i

Matriz de eventosmaterializados, donde seestablece como Plan realizar lareestructuración del proceso,Carta Descriptiva del procesoIDI-TIC-CD-001, revisada enComité MIG No. 35, Matriz deriesgos actualizada en SIMIG a30 de septiembre de 2019

Seguridad Digital No. 235: Documento de requisitosmínimos de seguridad en los sistemasde información

Manual de Políticas deseguridad y privacidad de lainformación MIG-TIC-MA-012Versión 1 Publicado en elSIMIG

Defensa Jurídica No. 94: Implementación de la Políticade Defensa

Acción 749 registrada ycerrada en SIMIG, señala”Pendiente aplicar el 100% delas estrategias allí definidas enatención al concepto dereserva”

Defensa Jurídica No. 98: Mejora del sistemadocumental de la información deDefensa Judicial

Se refleja en Acción No. 152del Plan de Acción para lavigencia 2019

Defensa Jurídica No. 100: herramienta para estimarcosto-beneficio de la conciliación

Se diseño la herramienta deacuerdo con la Acción 749registrada y cerrada en SIMIG

Defensa Jurídica No. 105: Implementación Plan deAcción de la Política de Prevenciónde Daño Antijurídico


Defensa Jurídica No. 107: Difusión / Capacitación de laPolítica de Daño Antijurídico



Conclusión: Se cierra la Acción recomendada No.1 al verificar que se generaronlos planes de acción aplicables.

Situación evidenciada:

En el informe anterior, con corte a 30 junio se realizó la evaluación del sistema decontrol interno con base en el modelo COSO 2013, cuyo resultado general fue de89,4%, resultante de promediar el puntaje individual alcanzado por cada Componente, yque se observa en la siguiente gráfica:

De acuerdo con las brechas identificadas para cada componente se generaron lasAcciones recomendadas No.2-2019 a No.27-2019 que se observan a continuación,junto con el avance encontrado para cada una:


ACCIONES RECOMENDADAS

AVANCE REPORTADO POR ELGRUPO INTERNO DE TRABAJO DE

TRANSFORMACIÓNORGANIZACIONAL

OBSERVACIÓN OCI

Acción recomendada No.2-2019:Aplicar la encuesta de percepciónética correspondiente a la vigencia2019, así como establecermecanismos adicionales quepermitan verificar la aceptación yentendimiento del Código de ética.

La medición del índice ypercepción de gestión de ética serealizará en el mes de diciembrede 2019

PENDIENTESe verifica en el siguienteinforme pormenorizado, por locual permanece abierta hastasu ejecución.

Acción recomendada No.3-2019:Divulgar la política de conflictos deinterés, así como los mecanismos deresolución y divulgación de conflictosde intereses.

Se realiza solicitud de firma delacuerdo de confidencialidad porparte de los funcionarios, desde elmes de agosto de 2019

PENDIENTELa acción hace referencia a ladivulgación de la Política ymecanismos que se encuentranincluidos en el Código de buenGobierno, por lo cualpermanece abierta hasta suejecución.

Acción recomendada No.4-2019:Realizar la medición del índice degestión ética, de acuerdo con elCódigo de Buen Gobierno.

La medición del índice ypercepción de gestión de ética serealizará en el mes de diciembrede 2019


Acción recomendada No.5-2019:Establecer y divulgar un canalinterno para denuncias desituaciones irregulares, que en casode requerirse pueda ser anónimo,generar el protocolo de atencióncorrespondiente, divulgación y unmecanismo de supervisiónindependiente.

La Coordinación de control internodisciplinario se encuentragestionando la creación de uncorreo institucional como canalpara recibir denuncias desituaciones irregulares, el cualestará bajo la administración de lacoordinadora del grupo. Ladivulgación del protocolo demanejo se realizará durante lavigencia 2020.


Acción recomendada No.6-2019:Revisar los documentos publicadosen la sección de Transparencia yasegurar su ubicación yactualización. (Se encontró unManual de Contratación

Se actualizó la página web(micrositio de transparencia) conel Manual de Contrataciónactualizado en el numeral deManuales. Se actualizó el 25 dejulio de 2019, como se evidencia

CUMPLIDAAdicional a la corrección, seenvió solicitud de actualizaciónde toda la información de lasección de transparencia el 25de julio de 2019, por lo cual se





OBSERVACIÓN OCI

desactualizado y ubicado de formaincorrecta en 3.2. Funciones ydeberes.)

en las propiedades del pantallazoanexo.

avala el cierre de la acción.

Acción recomendada No.7-2019:Establecer un indicador omecanismo de autoevaluación de laimplementación de controles porparte de los líderes responsables decada proceso.

A 30 de octubre de 2019 se cuentacon las matrices de riesgos porproceso, en las cuales se evidenciael indicador a los riesgos.

CUMPLIDAPara cada una de las matricesde riesgos de gestión seobservan indicadores deefectividad para medir lamaterialización de los riesgos ymensualmente el gestor delproceso realiza monitoreo, porlo cual se avala el cierre de laacción.

Acción recomendada No.8-2019:Realizar seguimiento a la ejecuciónde controles y planes de acción pormaterialización, de los riesgos de lasiniciativas registrados en el ASPA,por parte de la OAPES.

Se encuentra en el ASPA para cadauno de los riesgos.

CUMPLIDASe verificó en auditoría alProceso de DireccionamientoEstratégico el monitoreomensual de controles y lasacciones correctivaspropuestas, por lo cual se avalael cierre de la acción.

Acción recomendada No.9-2019:Formalizar el procedimiento para elmanejo de encargos o promoción delos funcionarios de planta en el MIG(ISOLUCIÓN).

Aún no se ha realizado laactividad, se espera darlecumplimiento en la vigencia 2020


Acción recomendada No.10-2019:Incluir en el plan de capacitacióntemas orientados a fortalecer losdiferentes aspectos del controlinterno como la ejecución decontroles

En los meses de marzo, abril ymayo, se llevaron a cabo talleresde riesgos y controles

PENDIENTELa acción se refiere a lainclusión de dichos temas en elPlan de capacitación, por locual se verifica en el siguienteinforme pormenorizado.

Acción recomendada No.11-2019:Establecer el análisis de riesgo paralos objetivos estratégicos de laentidad (objetivos de los cuatro ejesde la Planeación Estratégica).

CUMPLIDASe verificó en auditoría al Proceso de Direccionamiento Estratégicoy se generó el hallazgo correspondiente, por lo cual se avala elcierre de la acción para evitar duplicidad.





OBSERVACIÓN OCI

Acción recomendada No.12-2019:Incluir los riesgos de procesostransversales en los mapas de riesgode los procesos misionales quepueden llevar a su materialización,con base en un análisis de frecuencia

A 30 de octubre de 2019 se cuentacon las matrices de riesgos porproceso incluidos los riesgostransversales definidos por laEntidad.

CUMPLIDASe verificó la inclusión de dosriesgos transversalesrelacionados con loslineamientos del proceso deFortalecimiento Organizacionaly con la respuesta oportuna aPQRSD en los 23 mapas deriesgo de la Entidad, por lo cualse avala el cierre de la acción.

Acción recomendada No.13-2019:Revisar que los indicadoresestablecidos en los mapas de riesgode la Entidad permitan medir laeficacia y/o efectividad de la gestióndel riesgo de acuerdo con la Guíapara la Administración de los Riesgosde Gestión, Corrupción y SeguridadDigital y el Diseño de Controles enEntidades Públicas emitida por elDAFP.

A 30 de octubre la OAPEScontribuye a los procesos aidentificar los indicadores quemiden la eficacia y/o efectividadde la gestión del riesgo

CUMPLIDASe encuentran determinadosen los mapas de riesgosindicadores de efectividad quemiden la materialización de losriesgos, por lo cual se avala elcierre de la acción.

Acción recomendada No.14-2019:Establecer indicadores para medir lagestión del riesgo de las iniciativasdel plan de Acción registradas en elASPA.

Mensualmente se presenta elinforme de calidad delseguimiento a la estrategia dondese observan las estadísticas deriesgos.

CUMPLIDASe verifica el punto 11 delinforme de calidad del mes deseptiembre, donde se observala distribución de los riesgos deacuerdo con su tipología, alnivel de riesgo, el mapa decalor, y el índice deoportunidad en el seguimiento.Se reporta que no se registranriesgos adicionales en dichoperiodo, por lo cual se avala elcierre de la acción.

Acción recomendada No.15-2019:Realizar análisis de riesgo de fraudepara los cargos críticos que manejanrecursos significativos.

Las matrices de riesgos seencuentran en actualización y parael perfil 2019 se identificaron losriesgos de fraude para aquelloscargos que manejan recursos

CUMPLIDATodos los egresos cuentan conuna cadena de aprobación, porlo cual se identificaron enriesgos de corrupción de





OBSERVACIÓN OCI

significativos. procesos que manejanrecursos: Gestión Financiera,Gestión Jurídica, Gestión deRecursos Administrativos,Gestión de Talento Humano(nómina), por lo cual se avala elcierre de la acción.

Acción recomendada No.16-2019:Generar una política encaminada aasegurar la segregación defunciones, definir las funciones quepueden representar conflictos deinterés para aplicar segregación omonitoreo.

Teniendo en cuenta el Decreto815 de 2018, por el cual semodifica el Decreto 1083 de 2015,Único Reglamentario del Sector deFunción Pública, en lo relacionadocon las competencias laboralesgenerales para los empleospúblicos de los distintos nivelesjerárquicos, se establece para elsector público que definen lascompetencias funcionales yblandas que están estandarizadaspara todas las entidades tanto delorden nacional, como delterritorial, lo anterior encaminadoa asegurar la segregación defunciones. Para el caso del MinTICa través del estudio de RediseñoOrganizacional avalado por la LeyTIC 1978 de 2019, se pretendeasegurar la actualización de lascompetencias específicas porniveles que permiten generar unaseparación en cuanto aresponsabilidades transversales,competencias específicas por niveljerárquico o naturaleza, en casode tener empleos de confianza ymanejo todo esto lo reflejara elManual Especifico de Funciones yCompetencias Laborales delMinTIC como resultado del






OBSERVACIÓN OCI

ejercicio.

Acción recomendada No.17-2019:Establecer mecanismos para laGestión del Cambio de los impactosgenerados por la reorganizacióninstitucional en el Sistema de ControlInterno.

Se adelanta el proceso contractualpara el rediseño institucional


Acción recomendada No.18-2019:Establecer la revisión periódica deque la asignación de roles (usuarios)en los diferentes sistemas deinformación sea la correcta, deforma conjunta entre el líder de cadaproceso y el área de TI.

Se adelanta la revisión de loscontroles establecidos en laResolución 512 de 2019, Por lacual se adopta la Política deSeguridad y Privacidad, SeguridadDigital y Continuidad de laEntidad.


Acción recomendada No.19-2019:Establecer una periodicidad para laspruebas de restauración de copiasde seguridad y documentarla en elprocedimiento correspondiente.

No se reporta avance.


Acción recomendada No.20-2019:Generar un reporte con destino alcomité institucional de controlinterno relacionado con el estado deimplementación del sistema deseguridad de información.

Se presentó el reporte en elComité MIG.

CUMPLIDASe verifica la presentación delComité MIG No. 36, punto 5.Avance del Plan de Seguridad yPrivacidad de la Información,donde se muestra el avance decada actividad de las cuatrofases que componen el Plan,por lo cual se avala el cierre dela acción.

Acción recomendada No.21-2019:Generar un análisis de riesgos paralos nuevos proyectos de Desarrollode TI.

Esta en definición el PETI






OBSERVACIÓN OCI

Acción recomendada No.22-2019:Generar procedimientosdocumentados que soporten losprocesos misionales de Acceso a lasTIC, Fortalecimiento de Industria TIC,Uso y Apropiación, dada sucriticidad.

La OAPES y los Directores de losprocesos misionales consideranque no se debe efectuar,documentar o asegurarprocedimientos para dichosprocesos porque se ejecutan através de contratos, por tanto sedocumenta en el proceso decompras y contratación. La partetécnica del Ministerio,específicamente de los procesosmisionales, se deja registrada odocumentada en los anexostécnicos y estudios previos (etapaprecontractual) de los contratos,adicionalmente, se hace unanálisis de las operaciones que nosiempre es igual, por lo cual no sepuede estandarizar.

PENDIENTESe reitera la observación, dadoque la implementación depolíticas de operaciónmediante procedimientos haceparte del componente deActividades de Control delsistema de control interno; deigual forma las políticas,métodos y procedimientos seestablecen en cumplimientodel principio deautorregulación que tambiénestablece el MECI.

Acción recomendada No.23-2019:Actualizar el registro de activos deinformación, así como el índice deinformación reservada y clasificada ala vigencia 2019.

Se creó un equipointerdisciplinario donde participanlos siguientes grupos internos:GFRGI-GTO-GTI-GJU y el Oficial deSI. El 22 de octubre se publicó elManual de activos de lainformación código GDO-TIC-MA-014 V 1.0, el 30 de octubre sediseñó la herramienta delevantamiento de activos de lainformación, se realizaráncapacitaciones a los facilitadoresde todas las dependencias decomo diligenciar la herramienta yasí levantar los activos deinformación de la entidad. Unavez se tenga el inventario se podrárealizar el índice de informaciónreservada y clasificada. Se dioplazo a los facilitadores de






OBSERVACIÓN OCI

entregar la herramientadiligenciada a 29 de noviembre.

Acción recomendada No.24-2019:Generar el inventario de reportesclave que debe emitir cada proceso,evaluando su confiabilidad,oportunidad y calidad, con el fin dedeterminar si los procesos cuentancon información suficiente para suanálisis y control.

Los inventarios de activos deinformación y activos deconocimiento serán fuentesimportantes para identificar losreportes que emiten los procesos,seguidamente deberán serevaluados.

Actualmente el GIT deFortalecimiento de las Relacionescon los grupos de Interés, juntocon la OTI, GIT de TransformaciónOrganizacional y el Oficial deSeguridad se encuentranrealizando capacitaciones a losenlaces de cada una de lasdependencias con el fin deinstruirlos sobre eldiligenciamiento del formato deactivos de información el cual fueactualizado recientemente.


Acción recomendada No.25-2019:Realizar una sensibilización en lasresponsabilidades generales frenteal Sistema de Control Interno detodos los funcionarios, incluyendouna capacitación para la PrimeraLínea de defensa en cuanto a susresponsabilidades frente al sistema.

En el proyecto de cargas laborales,denominado "Manual Especificode Funciones y CompetenciasLaborales del MinTIC" se estárealizando con todos losmiembros de las líneas de defensala sensibilización de susobligaciones, responsabilidades yfunciones, que entre otras cosasincluyen lo referente al SistemaInstitucional de Control Interno ysus líneas de defensa.

En la sesión del ComitéInstitucional de Coordinación deControl Interno, próxima a






OBSERVACIÓN OCI

realizarse, se incluirá un proyectode cambio en lasresponsabilidades frente alSistema.

Acción recomendada No.26-2019:Generar comunicaciones externas aproveedores con relación a la culturade la organización, el cumplimientode los controles, así como frente aldeber de denunciar cualquier eventode fraude.

Los controles de corrupción seencuentran publicados en lapágina web para consulta de laciudadanía.

PENDIENTELa recomendación hacereferencia a hacer partícipes alos Grupos de Interés en lacultura del control y el reportede denuncias o eventos defraude.

Se verifica en el siguienteinforme pormenorizado, por locual permanece abierta hastasu ejecución, especialmente encuanto a la divulgación a losgrupos de interés del canal dedenuncias mencionado en laAcción No. 5.

Acción recomendada No. 27-2019:Establecer el Plan de Acción deacuerdo con los resultadosobtenidos en el FURAG, para lasPolíticas de Gestión y Desempeñoque presenten menor puntaje ohayan resultado inferiores a lamedición inmediatamente anterior.

Se están diligenciadoAutodiagnósticos para el año2020, que incluyen como uno delos factores el resultado obtenidoen el FURAG y el puntaje máximoposible por cada Política deGestión y Desempeño, de acuerdocon el concepto emitido por elDAFP, con miras a definir el Plande Acción de Fortalecimiento deGestión y Desempeño vigencia2019.


Conclusión:

Se avala el cierre de las siguientes acciones:


· Acción recomendada No. 6-2019: Revisar los documentos publicados enla sección de Transparencia y asegurar su ubicación y actualización.

· Acción recomendada No. 7-2019: Establecer un indicador o mecanismo deautoevaluación de la implementación de controles por parte de los líderesresponsables de cada proceso.

· Acción recomendada No. 8-2019: Realizar seguimiento a la ejecución decontroles y planes de acción por materialización, de los riesgos de lasiniciativas registrados en el ASPA, por parte de la OAPES.

· Acción recomendada No. 11-2019: Establecer el análisis de riesgo paralos objetivos estratégicos de la entidad (objetivos de los cuatro ejes de laPlaneación Estratégica).

· Acción recomendada No. 12-2019: Incluir los riesgos de procesostransversales en los mapas de riesgo de los procesos misionales quepueden llevar a su materialización, con base en un análisis de frecuencia

· Acción recomendada No. 13-2019: Revisar que los indicadoresestablecidos en los mapas de riesgo de la Entidad permitan medir laeficacia y/o efectividad de la gestión del riesgo de acuerdo con la Guíapara la Administración de los Riesgos de Gestión, Corrupción y SeguridadDigital y el Diseño de Controles en Entidades Públicas emitida por elDAFP.

· Acción recomendada No. 14-2019: Establecer indicadores para medir lagestión del riesgo de las iniciativas del plan de Acción registradas en elASPA.

· Acción recomendada No. 15-2019: Realizar análisis de riesgo de fraudepara los cargos críticos que manejan recursos significativos.

· Acción recomendada No. 20-2019: Generar un reporte con destino alcomité institucional de control interno relacionado con el estado deimplementación del sistema de seguridad de información.

Las demás acciones continúan en seguimiento hasta su culminación deforma cuatrimestral.


2. SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN PARA ELFORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN Y EL DESEMPEÑOINSTITUCIONAL 2019.

Se continúa con la implementación del Plan de Acción para el Fortalecimiento de laGestión y el Desempeño Institucional 2019, el cual incluye 153 actividades deimplementación o mejora del MIPG determinadas para la presente vigencia, con susindicadores de avance, que presentan la siguiente distribución por Dimensión y porPolítica de Gestión y Desempeño:

Cantidad deIndicadores

%

1 Planeación Institucional 1 0,59%2 Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público 1 0,59%3 Talento Humano 10 5,92%4 Integridad 1 0,59%

5 Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción 77 45,56%

6 Fortalecimiento Organizacional y Simplificación de Procesos 6 3,55%

7 Servicio al Ciudadano 8 4,73%

8 Participación Ciudadana 21 12,43%9 Racionalización de Trámites 7 4,14%

10 Gestión Documental 3 1,78%11 Gobierno Digital 9 5,33%12 Seguridad Digital 3 1,78%

13 Defensa Jurídica 7 4,14%

14 Gestión del Conocimiento y la Innovación 4 2,37%

15 Control Interno 3 1,78%

16 Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional 7 4,14%17 Mejora Normativa 1 0,59%

169 100%

Por Políticas MIPG


El Grupo de Transformación Organizacional, perteneciente a la Oficina Asesora dePlaneación y Estudios Sectoriales, llevó a cabo en el periodo comprendido en elpresente informe el seguimiento correspondiente al segundo corte determinado (C2),con fecha 30 de septiembre, a continuación, se presentan los resultados obtenidos:

2.1 AVANCE POR DIMENSIÓN

Se supera el avance esperado de la ejecución de las acciones, con excepción de laDimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación

2.2 AVANCE POR POLÍTICA DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO


Se presentan rezagos en la Política de Gestión Presupuestal y Eficiencia del GastoPúblico, Integridad, y Participación Ciudadana.

2.3 ANÁLISIS INDIVIDUAL (REALIZADO POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO)

Con base en la información entregada por el Grupo de Transformación Organizacionalreferente a los avances obtenidos para cada actividad con corte al 30 de septiembre(C2), se generó el cálculo de las diferencias de los valores verificados de avance vs. losvalores programados o esperados, superiores al 10%, resultando los siguientes atrasospuntuales:


De esta forma, se presenta retraso en 13 de 169 indicadores de las actividades quecomponen el Plan de Acción para el Fortalecimiento de la Gestión y el DesempeñoInstitucional 2019, equivalente al 7,7%; las diferencias oscilan entre el 16% y el 100%,por lo cual se genera la siguiente acción:

Acción recomendada No.28-2019: Realizar seguimiento anticipado (antes del C3) alas actividades que presentan atraso y tomar correctivos con el fin de recuperar elatraso presentado.


3 CONCLUSIONES

Como resultado de la evaluación del modelo COSO 2013 se generaron en total 25observaciones, una vez analizado el avance se concluye el siguiente estado porcomponente:

ComponenteSistema de ControlInterno

Resultadoevaluación(informe anterior)

No. deobservacionesgeneradas

No. deobservacionescerradas

No. deobservacionesabiertas

Entorno de control 95,7 9 3 6

Evaluación deriesgos

80,6 7 3 4

Actividades decontrol

86,4 5 1 4

Información yComunicación

87,9 4 0 4

Actividades deSupervisión /Monitoreo

96,3 1 0 1

Frente al avance del del Plan de Acción para el Fortalecimiento de la Gestión y elDesempeño Institucional 2019, de acuerdo con lo verificado para segundo corte elavance es adecuado. No obstante, y de acuerdo con el seguimiento realizado por laOficina de Control Interno, se presenta atraso en el 7,7% de los indicadores deejecución de acciones (13 en total), sin incurrir aún en incumplimiento, dado que lasfechas de culminación de estas acciones son posteriores al corte C2.

Se recomienda atender las observaciones planteadas para cada uno de losComponentes, realizando el registro, seguimiento y cierre de acuerdo con losLineamientos del Procedimiento de Acciones de Mejora, con el fin de garantizar latrazabilidad y control de las acciones.

(Original Firmado)JOSÉ IGNACIO LEÓN FLÓREZJefe Oficina de Control Interno

Elaboró: Paola Nates Jiménez – Contratista Oficina de Control Interno.

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