Informe planeacion estrategica 30-06-2012 · +5l planeacion estrategica “la democracia es nuestra...

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PLANEACION ESTRATEGICA “LA DEMOCRACIA ES NUESTRA HUELLA”

2012

OFICINA DE PLANEACION

Bogotá D.C., junio 30 de 2012

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

“ LA DEMOCRACIA ES NUESTRA HUELLA”

Código: F-PDE-PGI-001 Fecha: 09/06/09 Versión: 0

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Introducción Con fundamento en la Ley 1450 de 2011, Plan Nacional de Desarrollo “Prosperidad para todos” y el Decreto 019 de 2012 “Ley Antitrámites” fue estructurado el Plan Estratégico de la Registraduría Nacional del Estado Civil “La Democracia es Nuestra Huella” 2012-2015, que marcó el inicio de una serie de actividades de orden estratégico que permiten el cumplimiento de los Objetivos Estratégicos y la mejora continua de los procesos. El Plan Estratégico de la Registraduría Nacional del Estado Civil, contiene 5 Objetivos Estratégicos, que se cumplirán a través de 18 objetivos inductores de resultado a corto y largo plazo. Los responsables de los Objetivos Estratégicos elaboraron por cada Objetivo Inductor de Resultado, un plan de trabajo que contiene las actividades, alcance, fecha de iniciación y terminación, fases o etapas, recursos, responsables, modelo de seguimiento y medición y metas. Teniendo en cuenta lo anterior, la oficina de Planeación recopiló, consolidó y analizó la información, para elaborar el presente informe, que permite dar cuenta del grado de cumplimiento y avance del Plan Estratégico “La democracia es nuestra huella” con corte a primer semestre de 2012. 1. Plan Estratégico 2012-2015 “La Democracia es Nue stra Huella” A continuación se muestran los resultados obtenidos por cada Objetivo Estratégico durante el primer semestre, teniendo en cuenta el cumplimiento de los objetivos inductores de resultado. Objetivo Estratégico No. 1 “Optimizar los procesos y procedimientos de las áre as misionales y de apoyo para asegurar una prestación del servicio efi caz acorde con las nuevas tecnologías”. El grado de avance del Objetivo Estratégico No. 1, con corte a 30 de junio fue del 52%, obtenido del resultado de los indicadores establecidos en los planes de trabajo de los objetivos inductores de resultado. Para llevar a cabo el cumplimiento de este objetivo estratégico, se formularon 5 objetivos inductores de resultado que tienen el mismo grado de importancia y




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de los cuales 4 son a corto plazo y 1 a largo plazo. A continuación se hace una breve descripción de las actividades realizadas por cada uno. Objetivo Inductor de resultado No. 2 de corto plazo “Reglamentar las condiciones de acceso a las bases de datos de la entidad de la implementación de los servicios de va lidación biométrica para sectores públicos y privados a mas tardar en j ulio de 2012”. Responsable : Gerente de Informática Avance: 100% Se elaboró el documento con los requerimientos y condiciones para el diseño y especificación biométrica para las entidades públicas. Este documento se implementó a partir de junio de 2012 y contiene los diferentes aspectos necesarios para que cada uno de los interesados en acceder a la base de datos de identificación ciudadana de la RNEC, lo pueda hacer.

Las entidades públicas o privadas que suscriban convenio o contrato con la Registraduría para consultar la información contenida en el Archivo Nacional de Identificación - ANI, tendrán la certeza que el nombre, apellido, número de la cédula de ciudadanía, fecha de expedición y vigencia del documento de identidad corresponden a sus titulares.

Entre las entidades públicas que han suscrito convenios con la Registraduría Nacional en el 2012 figuran Colpensiones, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Ecopetrol, Ministerio del Interior, Medicina Legal, Instituto de Bienestar Familiar y el Comando General de las Fuerzas Militares de Colombia, entre otras, las cuales acceden gratuitamente al servicio.

Las empresas privadas deben cancelar una tarifa por el cruce de cada dato, que oscila entre $23 y $44 pesos, dependiendo del volumen de datos a cruzar, de acuerdo con lo previsto en la Resolución 188 de 2012, publicada en el diario oficial 48408 del 20 de abril de 2012.

Con base en esta reglamentación ya son 32 las entidades del Estado que al 20 de junio de 2012, han accedido a la información contenida en las bases de datos de la Registraduría.

La Entidades interesadas en suscribir el convenio con la Registraduría Nacional para el acceso al Archivo Nacional de Identificación, deben presentar un




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requerimiento formal ante la Entidad, para así iniciar con la instalación de mesas de trabajo técnicas que permiten la implementación del proceso.

Las peticiones presentadas por las entidades son tramitadas a través de la Secretaría General de la RNEC. Esta dependencia coordina con las diferentes áreas competentes el trámite a que haya lugar, emite los pronunciamientos correspondientes para cada caso, según se indica en el Artículo 20 de la Resolución 6167 del 27 de julio de 2011, de la Registraduría Nacional.

La Entidad interesada en suscribir un convenio o contrato debe proveer el canal de comunicación, los equipos y la infraestructura tecnológica necesaria para la transmisión de la información.

Objetivo Inductor de resultado No. 5 de corto plazo “Ajustar para julio de 2012, los procesos, procedim ientos y cargas de trabajo de las áreas misionales de la entidad de ca ra a las nuevas funciones asignadas por el Decreto 0019 de 2012”. Responsables: Responsables de procesos Misionales – Jefe Oficina de Planeación Avance: 24% Se efectuó una primera revisión a cada uno de los procedimientos existentes en la Dirección Nacional de Registro Civil y la Dirección Nacional de Identificación, los cuales se encuentran pendientes de ser modificados. Así mismo, específicamente se están revisando los procedimientos del Grupo Jurídico y del Servicio Nacional de Inscripción. En lo referente a la Dirección Nacional de Identificación específicamente la Coordinación de Producción y Envíos, presentó 10 procedimientos nuevos y la Coordinación de Novedades 1 procedimiento. Por otra parte, se esta adelantando el proceso para contratar la asesoría de un experto externo que efectúe la revisión y presente el respectivo plan de mejoramiento para implementar las acciones que permitan optimizar los procedimientos y atención de respuesta a los ciudadanos.




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Objetivo Inductor de resultado de corto plazo No. 8 “Revisar y redefinir los procedimientos y demás doc umentos en lo referente a los procesos de identificación y de acc eso a las bases de datos de identificación (estos dos en niveles centr ales y desconcentrados) de tal manera que permitan mayor control y efectivi dad, para el 30 de mayo de 2012”. Responsables: Gerente de Informática - Responsables de Procesos Misionales y de Apoyo – Jefe Oficina de Planeación Avance: 46% Se realizó la revisión de procedimientos y documentos pertenecientes al Macroproceso de Identificación y con base en esta revisión se determinaron los servicios y productos a ofertar a entidades publicas., Así mismo, se publicó la prueba técnica para interesados estatales a inter operar con biometría acorde a lo planteado en la Resolución 6167 de 2011. Por otra parte, se expidió la Resolución 188 de 2012, que establece las tarifas para el acceso a las bases de datos del ANI de los particulares. Igualmente, se continúa realizando reuniones técnicas con diferentes interesados en suscribir convenios con la Entidad. Teniendo en cuenta lo anterior, se elaboró de un procedimiento para el acceso de las Entidades públicas a los sistemas de información biométrica de la Entidad. Objetivo Inductor de resultado No. 9 de corto plazo “Revisar y redefinir los procedimientos y demás doc umentos en lo referente al proceso contractual para el 30 de juni o de 2012”. Responsables: Jefe Oficina Jurídica - Gerente Administrativo y Financiero Coordinador de Compras Avance: 62% Se realizó una mesa de trabajo en el primer trimestre de 2012 con las áreas involucradas en el proceso contractual para definir los lineamientos y responsabilidades, así mismo se efectuó la revisión y análisis de la normatividad vigente aplicable, para proceder a la actualización del l actual manual de procesos y procedimientos.




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Es importante mencionar que debido a la expedición del Decreto 734 el 13 de abril de 2012, se hizo necesario replantear el plan de trabajo inicialmente elaborado para dar aplicabilidad al mencionado Decreto e incluirlas modificaciones al proyecto de manual que se esta elaborando. Objetivo Inductor de resultado No. 7 de largo plazo “Reducir los tiempos de atención y respuesta en los servicios a los usuarios a diciembre de 2015” . Responsables: Jefe Oficina de Planeación - Responsables de procesos de Identificación Avance: 28%

• Se realizó la actualización de trámites y servicios de identificación en el Portal del Estado Colombiano.

• Se ampliaron los puntos de consulta del sistema de seguimiento y control

(web service de Registro Civil e Identificación) en las 32 Delegaciones Departamentales, Registraduría Distrital y 13 Registraduría auxiliares a nivel Bogotá, con el fin de dar más cobertura al acceso de la información para que el usuario (ciudadano) conozca de manera inmediata el estado de su trámite (documento de identidad).

• Con relación al control y seguimiento de la conectividad de las bookings y

la capacitación de su uso, se ratificó mediante escritos a todas las Delegaciones el aprovechamiento total que se debe hacer de las estaciones automáticas, permanecer en línea y/o las actualizaciones que se deben hacer de manera inmediata.

• A partir del mes de febrero 2012, se implemento la consulta e impresión de

la certificación del estado de la cédula (vigencia), a través de un link de la página web de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

• Se implemento un aplicativo para llevar un control sobre las estadísticas de las booking que están conectadas y poder generar reportes semanales, los cuales se envían a las Delegaciones Departamentales con el fin de confirmar los trámites que se transmitieron.

• La RNEC, diseño un aplicativo para que las Notarias y demás funcionarios

que ejercen la actividad de Registro Civil de Defunción puedan ingresar los




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Registros Civiles con el soporte del documento físico, lo que permite actualizar automáticamente las bases de datos de Registro Civil de la RNEC, como es tener actualizado el Censo Electoral y el estado de la cédula a disposición de las entidades públicas y privadas prestadoras de servicios de salud, o pensión entre otras.

Con la implementación de este aplicativo a partir del 1 de julio de 2012, se esta dando cumplimiento a los artículos 21 y 23 del Decreto 0019 de 2012 (Ley Antitrámites). Objetivo Estratégico No. 2 “Fortalecer el uso y la incorporación de herramient as tecnológicas para la simplificación de los procesos misionales y de apoy o”. El grado de avance de este Objetivo es del 43%, obtenido del resultado de cumplimiento de los indicadores establecidos en los planes de trabajo de los objetivos inductores de resultado. Para dar cumplimiento a este Objetivo Estratégico, se formularon 6 objetivos inductores de resultado, de los cuales 1 es a corto plazo y 5 de largo plazo, como se relacionan a continuación, mostrando una breve descripción de las actividades realizadas por cada uno. Objetivo Inductor de resultado No. 4 a corto plazo

“Presentar una estrategia de conectividad que garan tice el cumplimiento de los compromisos institucionales en cuanto al acc eso de información”. Responsable: Gerente de informática Avance 95%

Se elaboró un diagnostico en relación a la conectividad existente en la RNEC. Con base en este diagnostico se elaboró un documento que contiene una estrategia preliminar y se encuentra en ajustes para ser presentada ante la Alta Dirección para su aprobación final.




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Objetivo Inductor de resultado No. 1 de largo plazo

“Adquirir y/o actualizar los sistemas de informació n que requieran las áreas de apoyo que no hayan sido atendidos en la vi gencia 2012”. Responsables: Gerente de informática y áreas involucradas Avance: 35% Se solicitó mediante oficio a las áreas de apoyo, los requerimientos frente a los sistemas de información que requieren para llevar a cabo su gestión. Con la información recibida se elaboro un diagnóstico inicial sobre los mantenimientos requeridos y los que posiblemente serán cubiertos dado que para optimizar resultados se requiere de la asignación presupuestal de cada vigencia. Objetivo Inductor de resultado No. 3 de largo plazo “Lograr la funcionalidad de las redes (eléctricas y de datos) de la totalidad de Registradurías en el territorio nacional, para A gosto 30 de 2013”. Responsables: Gerente de informática Avance: 70% Se elaboro un diagnostico por parte de UNE, empresa encargada del manejo y adecuación de las redes eléctricas y de datos, y en relación a este se viene desarrollando un plan de trabajo, el cual fue la base para la actualización del proyecto “Mejoramiento de redes eléctricas y de comunicaciones”. y solicitar los recursos para su ejecución. Objetivo Inductor de resultado No. 4 de largo plazo “Suministrar la totalidad de los lectores biométric os necesarios para la identificación de ciudadanos en la inscripción de c edulas de ciudadanía y procesos de votación para las elecciones de 2014 (p ara el primer trimestre de 2014”. Responsables: Gerente de Informática – Registrador Delegado en lo Electoral Director Nacional de Identificación Avance: 20% Se elaboró el estudio de necesidad para el suministro de la totalidad de equipos biométricos.




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De igual forma durante este primer semestre, se han venido adelantando gestiones frente a la implementación del Voto Electrónico, es así como en la séptima sesión de la Comisión asesora para la implementación del Voto Electrónico en Colombia, los miembros analizaron un documento presentado por la Gerencia de Informática de la Registraduría, el cual contiene aspectos generales a tener en cuenta, para elegir el sistema de voto electrónico que se utilizará en la prueba piloto a realizar en las consultas de partidos y movimientos políticos programadas para el 30 de septiembre. La Gerencia de Informática de la Registraduría Nacional manifestó que es importante que el sistema incluya un módulo biométrico que permita la identificación del votante, con procedimientos de contingencia para los casos donde se presente inconvenientes en la captura de huellas. Sin embargo, este mecanismo de identificación del votante no debe estar relacionado con el voto realizado. Prueba piloto Se están definiendo los posibles 33 puestos, donde se realizará la prueba piloto de voto electrónico en las consultas del 30 de septiembre. Se confirmó que en estos sitios se haya tenido una votación de al menos 500 sufragios en las consultas de partidos realizadas en el 2008, que serán similares a las de este año. Los puestos seleccionados permitirá analizar el modelo de voto electrónico en municipios zonificados y no zonificados, puestos urbanos y rurales, así como en puestos censo. Objetivo Inductor de resultado No. 6 de largo plazo “Fortalecer las herramientas tecnológicas y de segu ridad informática para la totalidad de los procesos, con cubrimiento nacio nal a diciembre de 2015”. La ejecución de este Objetivo inductor de resultado inicia a partir de enero de 2013. Objetivo Inductor de resultado No. 8 de largo plazo “Actualizar y mantener los sistemas de información: Sistema de Administración de Recursos Humanos, Administrativo y Financiero, para Diciembre de 2013”. Responsables: Gerente de Informática – Responsables de procesos Avance: 40%




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Se elaboro un diagnostico y levantamiento de información relacionado con la actualización y mantenimiento especifico y requerido para los sistemas de información de talento humano, administrativa y financiera. Dentro de este diagnostico se identificó nuevamente, la necesidad de continuar con los aplicativos Leader, kaptus y recaudos. Objetivo Estratégico No. 3 “Reducir los tiempos de atención y respuesta en los servicios al usuario privilegiando el interés superior de la población v ulnerable”. El grado de avance del Objetivo es del 63%, de acuerdo al resultado obtenido al cumplimiento de los indicadores establecidos en los planes de trabajo de los objetivos inductores de resultado. Para dar cumplimiento a este Objetivo Estratégico, se formularon 5 objetivos inductores de resultado de los cuales 4 son a corto plazo y 1 de largo plazo. A continuación, se describen las actividades realizadas por cada uno. Objetivo Inductor de resultado No. 1 de corto plaz o

“Entregar al Ministerio de Salud y/o Protección Soc ial, la información actualizada de las bases de datos del Archivo Nacio nal de Identificación (ANI) y Registro Civil, o permitir su consulta en l ínea para efectos de verificar o validar la supervivencia de los ciudada nos que lo requieran con miras a cumplir lo establecido en el Decreto 0019 d e 2012”. Responsables: Gerente de Informática - Director Nacional de Registro Civil Avance: 100%

Teniendo en cuenta que el Ministerio de Hacienda no atendió la solicitud de asignar los recursos necesarios para efectuar los desarrollos informáticos programados con miras a dar cumplimiento a los temas relacionados con el Decreto 0019 a julio de 2012, se tomaron conjuntamente las siguientes decisiones de trabajo: • Diseñar y desarrollar un aplicativo WEB (bruto), a través del cual la

Superintendencia de Notariado y Registro (NOTARIOS) capturará a partir del documento físico del Registro Civil de Defunción la información pertinente al mismo.




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• Los Registros Civiles de Defunción generados por los Notarios y capturados en el aplicativo, serán entregados a la Registraduría Nacional del Estado Civil bajo la estructura IRG para ser cargados al PMT.

• El aplicativo en mención se utilizará igualmente para el tema de seriales,

pero no para el tema de tomo y folio. • La Gerencia de Informática está desarrollando un aplicativo en ambiente

WEB para que las Funerarias, Parques Cementerios y Hospitales reporten las defunciones.

Con respecto al tema de SUPERVIVENCIAS, El Ministerio de Protección Social le solicitó a la Gerencia de Informática y a la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación el acceso a una base de datos del ANI con una opción adicional de fecha de defunción para ser colocada en la plataforma de Gobierno en Línea. El Ministerio de la Protección Social, con esta base de datos soluciona lo pertinente a este tema para poderle cumplir a las Entidades que requieran esta información. Con base en lo anterior, a partir del 1 de julio de 2012 el Ministerio de la Protección Social - MPS, a través del desarrollo de la herramienta informática, contará con la información actualizada de las bases de datos del Archivo Nacional de Identificación (ANI) y Registro Civil, con el fin de consultar en línea la supervivencia de los ciudadanos. Objetivo Inductor de resultado No. 3 de corto plaz o “Dar inicio al proceso de enrolamiento masivo de t arjeta de identidad que incorporara la captura de las impresiones dactilare s de menores de edad a partir de los 7 años desde julio de 2012” Responsables: Director Nacional de Registro Civil - Coordinador de Tarjeta de Identidad - Delegados Departamentales Avance: 100% • Se estableció el potencial de niños a atender para la vigencia 2012. • Se determinó el inventario de los puntos de enrolamiento con Booking On

Line, Off Line y DCU.




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• Se actualizaron las bases de datos de las estaciones automatizadas Booking. • La logística de insumos se encuentra programada para la demanda del año

2012. • Se proyectaron y solicitaron los insumos necesarios para la puesta en

marcha del enrolamiento de niñas y niños de 7 a 13 años. • El Pilotaje mecanismo de enrolamiento, inicio el día 14 de junio de 2012 y

culmina el 13 de julio del presente año. • El sistema de divulgación y documentación se realizó y se seguirá

realizándose a través de los siguientes medios de comunicación en las fechas relacionadas:

Programas Registra TV Programa No. 156 fecha de emisión: 4 de agosto de 2012 Programa No. 155 fecha de emisión: 28 de julio de 2012 Programa No. 146 fecha de emisión: 26 de mayo de 2012 Programa No. 140 fecha de emisión: 7 de 07 abril de 2012 Comunicados de prensa No. 212 del 26 de mayo de 2012 No. 322 del 08 de julio de 2012 No. 323 del 10 de julio de 2012 No. 356 del 24 de julio de 2012 No. 361 del 26 de julio de 2012 No. 371 del 01 de agosto de 2012 Boletines semanales de prensa Nuestra Huella Digita l No. 220 del 30 de julio al 05 de agosto de 2012 No. 221 del 23 del 29 de julio de 2012-08-08 No. 222 del 16 al 22 de julio de 2012 Respecto a la comunicación interna, se emitieron las circulares No 077 del 31 de julio de 2012 a nivel nacional, para Delegaciones Departamentales.




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Objetivo Inductor de resultado No. 6 de corto plaz o “Establecer los aspectos de atención y gestión al p úblico que se deben fortalecer de acuerdo con la naturaleza de la RNEC a diciembre de 2012”. Responsables: Jefe Oficina Jurídica - Responsables de procesos misionales Jefe Oficina de Planeación Avance: 10% Se realizó la caracterización de los servicios y tramites que presta la Entidad. Así mismo, se adelanta el proceso para contratar la asesoría de un experto externo para dar cumplimiento a este objetivo inductor de resultado. Objetivo Inductor de resultado No. 10 de corto pla zo “Gestionar las bases de información de la población vulnerable para facilitar su proceso de identificación para diciemb re de 2012” Responsables: Director Nacional de Identificación - UDAPV Avance: 77% Se realizó una reunión con las entidades que atienden a la población vulnerable Red Unidos, Victimas, Anspe, Familias en acción, consolidación, ICBF- SNBF interior, para conocer sobre el estado de avance en la conformación de sistemas de información, protocolos para el cruce de información y se elaboraron las minutas para suscribir los convenios entre las partes interesadas. Así mismo, se suscribieron convenios con ICBF y VICTIMAS. Por otra parte, se suscribió un acuerdo entre el Registrador Nacional y el Director de ANSPE y se estableció una estrategia para atender familias que se graduaran en la vigencia – MARTES UNIDOS con ICBF. Se creó la mesa de ciudadanía para la medición de derechos GED y se integro el trabajo armónico con las entidades que pertenecen al sistema de bienestar familiar donde se incluyen los pueblos indígenas. En este mismo sentido, se Identificaron los municipios donde se hace necesario realizar campañas interinstucionales.




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Objetivo Estratégico No. 4 “Gestionar la asignación y distribución de los recu rsos presupuestales de acuerdo a su naturaleza y destinación, para el adec uado cumplimiento de la Misión Institucional”. El grado de avance del Objetivo Estratégico No. 4, con corte a 30 de junio fue del 100%. Para llevar a cabo el cumplimiento de este Objetivo Estratégico, se formuló 1 objetivo inductor de resultado de largo plazo, como se relaciona a continuación: mostrando una breve descripción de las actividades realizadas. Objetivo Inductor de resultado No. 2 de largo plazo “Realizar la gestión necesaria para la asignación y distribución de los recursos presupuestales que se requieran, para dar cumplimiento a la misión institucional”.

Responsables: Gerente de Informática - Director Nacional de Identificación Gerente - Administrativo y Financiero – jefe Oficina de Planeación En cumplimiento de este objetivo inductor de resultado, el Registrador Nacional realizó la siguiente gestión: Envió el oficio DRN – 138 el 15 de febrero de 2012, al Ministro de Hacienda y Crédito Público, donde solicitó recursos adicionales en el presupuesto de gastos de la Registraduría Nacional para dar cumplimiento al Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 y al Decreto 0019 de 2012. Frente a este requerimiento, el 9 de Marzo de 2012 el Director General del Presupuesto Público Nacional dio respuesta donde solicita a la Entidad revisar la posibilidad de atender estos gastos con el presupuesto asignado. El 20 de marzo de 2012, El Registrador reiteró mediante el oficio DRN – 333, la necesidad de que se asignarán recursos, donde manifestó “No obstante, las apropiaciones efectuadas para el año 2012 resultaron insuficientes y de acuerdo a su comunicación no es posible asignar los gastos adicionales que se requieren para dar cumplimiento a las disposiciones del decreto, por lo que es importante señalar que la entidad no podría atender plenamente las exigencias del mismo”. “La entidad ya revisó la posibilidad de atender los gastos que implica la implementación de estas medidas, con los recursos disponibles actualmente y se encontró que no son




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suficientes, por lo que se determinó redefinir algunas de las actividades de los proyectos de inversión para atender de una manera muy básica algunas de las previsiones legales”. Continuando con la gestión el día 28 de junio de 2012, se envíó al Ministro de Hacienda el oficio DRN – 718, con asunto cuotas de inversión 2013. En este oficio se reitera nuevamente la falta de recursos así: “de manera atenta me permito reiterar la solicitudes efectuadas mediante comunicación DRN – 138 del 15 de Febrero de 2012 y DRN - 604 del 1 de junio de 2012, mediante las cuales se manifestó la necesidad de contar con la totalidad de los recursos para financiar el mantenimiento, sostenibilidad y actualización de las bases de datos de identificación, guardando concordancia con lo establecido en Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014”. Finalmente, el día 27 de junio de 2012, Mediante oficio DRN-719 enviado al Ministro de Hacienda el Registrador Nacional del Estado Civil, Dr. Carlos Ariel Sánchez Torres, reitera la solicitud por $10.500 millones para el desarrollo de la primera fase de la implementación de la carrera administrativa en la Entidad, de acuerdo con lo previsto en la Ley 1350 de 2009 y la Ley 1450 de 2011.

En su comunicación el Registrador señala que “la Entidad ha solicitado en los anteproyectos de presupuesto de los años 2009, 2010 y 2011 las partidas necesarias para iniciar la primera fase de los concursos a convocar, las cuales incluyen entre otras, el levantamiento de los perfiles, competencias, funciones específicas y la contratación con una institución idónea para adelantar el proceso de los concursos”.

Los recursos solicitados por valor de $10.500 millones se justifican en la medida en que la Registraduría no está facultada para efectuar ningún tipo de cobro a los ciudadanos interesados en participar en los concursos, por medio de “pines” o cualquier otro sistema.

Objetivo Estratégico No. 5 “Implementar el sistema de carrera administrativa e special en la RNEC”. El grado de avance del Objetivo Estratégico fue del 47%, conforme al grado de cumplimiento de los indicadores establecidos en los planes de trabajo de los objetivos inductores de resultado.




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Para el cumplimiento de este Objetivo, se formularon 2 objetivos inductores de resultado de los cuales 1 es a corto plazo y el otro de largo plazo, como se relaciona a continuación. Objetivo Inductor de resultado No. 7 de corto plazo

“Implementar el sistema de carrera administrativa e special en la RNEC”. Responsables: Gerente del Talento Humano - Gerente Administrativo y Financiero - Responsables de procesos Misionales y de Apoyo Avance: 47% Conformación de los órganos de administración de la carrera: Con el fin de conformar las comisiones de personal central y seccional y el consejo superior de la carrera, se concertaron y proyectaron las resoluciones que establecen el procedimiento y otras disposiciones para las elecciones de los representantes de los empleados ante los órganos de administración de la carrera administrativa especial. Evaluación del desempeño – sistema de estímulos – p lanes de capacitación y bienestar Se inicio con la elaboración del Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales de la primera fase de cargos a convocar. Así mismo, se construyó el mapa funcional del cargo de Registrador Municipal y auxiliar. Evaluación del desempeño: Se efectúo un benchmark con varias Entidades del Estado, detectándose que la mayoría han decidido adoptar el sistema tipo diseñado por la Comisión Nacional del Servicio Civil, por este motivo se optó por acoger inicialmente este mismo sistema con algunos ajustes mientras la entidad termina de elaborar el manual de funciones y competencias laborales para todos los empleos. Planes de capacitación y bienestar: Se diseñaron los planes de capacitación y bienestar programados dentro de los cuales se llevaron a cabo actividades dentro de las que se destacan las siguientes:

Feria académica del conocimiento 2012, realizada el 16 de marzo en la plazoleta central de la Entidad. Ciclo de conferencias denominadas "Mejorando la Productividad", realizadas los




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días 1º, 6, 13, 16 y 21 de marzo. Entrega de Tarjetas de cumpleaños tanto a nivel central, como nacional; se contó con la asesoria por parte de la Caja de Compensación COMPENSAR, las diferentes E.P.S. Feria de servicios recreativos Escuela de padres Ejecución de programas de salud ocupacional (ergonomía, psicosocial, riesgo cardiovascular, riesgo biológico, primeros auxilios, medicina laboral, entre otros) Mediante resolución 796 del 9 de febrero de 2012 se creó el grupo de Carrera Administrativa Especial y con Resolución 780 del 9 de febrero se adicionaron funciones al Grupo de Desarrollo Integral del Talento Humano. Se han efectuado reuniones con la Comisión del Servicio Civil con el fin de conocer las buenas prácticas utilizadas por ese organismo en las convocatorias realizadas y que puedan ser utilizadas en la RNEC. Se incluyó en el Anteproyecto de presupuesto 2013, la apropiación de recursos para la elaboración de los concursos en su primera fase. Sistema de evaluación de la Gestión perteneciente a la Gerencia Pública Se elaboraron los lineamientos básicos de la metodología de concertación, seguimiento y evaluación de los acuerdos de gestión, así como los formatos de concertación y suscripción de los acuerdos del empleado y el superior jerárquico con funciones gerenciales. Objetivo Inductor de resultado No. 5 de largo plazo

“Implementar el proceso de carrera administrativa e special”. Responsable: Gerente del Talento Humano - Responsables de procesos Misionales y de Apoyo

La ejecución de este objetivo inductor de resultado inicia a partir de septiembre de 2012.




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Conclusiones

1. Objetivo Estratégico No. 1: presentó un avance del 52% con corte a 30 de junio de 2012, teniendo en cuenta el avance reportado de los objetivos inductores de resultado asociados (CP-2; CP-5; CP-8; CP-9; LP-7), como se observa en el siguiente gráfico.

Objetivo Estratégico No. 1 Optimizar los procesos y procedimientos de las areas misionales y

de apoyo para asegurar una prestación del servicio eficaz acorde con las nuevas tecnologias

24%

46%

62%

28%

100%

52%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Total Objetivo Estrategico 11er semestre

de 2012

Corto plazo 2julio 2012


Corto plazo 8mayo 2012

Corto plazo 9octubre 2012

Largo plazo 7diciembre

2015

Inductores de Resultado

Fuente: Informes de cumplimiento a 30 de junio

Frente a este objetivo estratégico, se puede concluir que presentó un grado de cumplimiento aceptable, en razón a que 3 de los objetivos inductores de resultado (CP-2; CP-5 y CP-8), eran a corto plazo y debían cumplirse en el primer semestre, sin embargo solamente se logro culminar en su totalidad el CP-2 cuyo propósito era reglamentar las condiciones para el acceso a las bases de datos de la RNEC, por parte de empresas públicas y privadas.

Para los objetivos inductores de resultado CP-5 y CP-8, se vienen desarrollando actividades encaminadas a lograr su cumplimiento.




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El Objetivo inductor de resultado CP-9, relacionado con la revisión de los documentos y procedimientos en materia contractual alcanzó un porcentaje de cumplimiento sobresaliente para el primer semestre, a pesar que la expedición del Decreto 734 el 13 de abril de 2012, "Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones" genero demoras y cambios en el avance del plan de trabajo inicialmente establecido. Para el objetivo inductor de resultado LP-7 se obtuvo un grado de avance favorable, teniendo en cuenta que se han venido desarrollando actividades que permiten la reducción de tiempos de respuesta en los servicios a los usuarios, aún cuando este objetivo inductor es de largo plazo y tiene una fecha de cumplimiento hasta diciembre de 2015. Objetivo Estratégico No. 2: Presentó un avance del 44% con corte a 30 de junio de 2012, de acuerdo al cumplimiento de los objetivos inductores de resultado asociados (CP-4; LP-1; LP-3; LP-8;), como se observa en el siguiente gráfico.

Objetivo Estratégico No. 2

Fortalecer el uso y la incorporación de herramientas tecnológicas para la simplificación de los procesos misionales y de apoyo”

35%

70%

20%

0%

40%

95%

43%

0%

10%

20%

30%40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Total Ob jetivo Estrategico 21er semestre

de 2012

Corto plazo 4marzo

2012


2014

Largo plazo 3agosto 2013

Largo plazo 4abril 2014


2015


2013






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Este objetivo estratégico presentó un grado de cumplimiento aceptable, en razón a que el objetivo inductor a corto plazo relacionado con la elaboración de una estrategia de conectividad se cumplió a cabalidad. Los otros 5 objetivos inductores de resultado (LP-1;LP-3; LP4; LP-6 y LP-8) que aportan a su cumplimiento, son de largo plazo, sin embargo se han desarrollado actividades que permitieron mostrar un avance significativo como es el diagnostico realizado para el objetivo inductor LP-1 en determinar la necesidad de adquirir y/o actualizar los sistemas de información, en el LP-3 a través de la firma UNE se realizó un diagnostico, acerca de las redes eléctricas de la Registraduría a nivel nacional, para el LP-8 se elaboró un diagnostico que reitero la necesidad de actualizar y mantener los aplicativos de recursos humanos, administrativo y financiero y frente al LP-4, relacionado con suministrar la totalidad de lectores biométricos para procesos de identificación y de votación para las elecciones de 2014, se han venido realizando gestiones relacionadas con el voto electrónico. Objetivo Estratégico No. 3: Logro un avance del 63% con corte a 30 de junio de 2012, de acuerdo al grado de cumplimiento de los objetivos inductores de resultado asociados (CP-1; CP-3; CP-6; CP-10 y LP-7), como se observa en el siguiente gráfico.

Objetivo Estratégico No. 3"Reducir los tiempos de atención y respuesta en los servicios al usuario

privilegiando el interés superior de la población vulnerable”

100%

10%

77%

28%

100%

63%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Total Objetivo Estrategico 3

1er semestre de2012

Corto plazo 1junio 2012


Corto plazo 6diciembre 2012

Corto plazo 10diciembre

2012

Largo plazo 7diciembre 2015






21

El objetivo obtuvo un grado de cumplimiento sobresaliente, puesto que 2 de los 4 objetivos inductores de resultado a corto plazo (CP-1;CP-3), se cumplieron en su totalidad, permitiendo a la Registraduría Nacional poner a disposición del Ministerio de Protección Social una plataforma tecnológica de bases de datos y comunicaciones, con información de registro civil de defunción para inter operar con el sistema de información del Ministerio de Salud y Protección Social y con los que defina el Gobierno Nacional, como lo estipula el artículo de la Ley Antitrámites.

La plataforma consiste en la réplica de la base de datos actualizada del Archivo Nacional de Identificación - ANI, para que ésta, a través del Ministerio de Protección Social, sea consultada en línea por las entidades de seguridad social que deban verificar la fe de vida o supervivencia de una persona. La Registraduría realizará la actualización de la base de datos diariamente para garantizar la seguridad en la información que consulten las empresas.

De igual forma con el cumplimiento del objetivo inductor CP – 3, se podrá iniciar a partir de julio con el enrolamiento masivo de tarjeta de identidad que incorpora las impresiones dactilares de menores de edad a partir de los 7 años de edad. En relación al objetivo inductor de resultado CP-10 que culmina en diciembre de 2012, aporto un porcentaje significativo en razón a las gestiones realizadas con las entidades que atienden población vulnerable para conocer el estado de avance en los sistemas de información y a su vez suscribir convenios y en cuanto al CP-6 y LP-7 relacionados con la atención al público, presentaron un cumplimiento mínimo pero se sigue trabajando para poder cumplir satisfactoriamente. Objetivo Estratégico No. 4 : Se cumplió en el 100% , teniendo en cuenta el avance reportado del objetivo inductor de resultado asociado (LP-2), como se observa en el siguiente gráfico.




22

Objetivo Estratégico No. 4“Gestionar la asignación y distribución de los recursos presupuestales

de acuerdo a su naturaleza y destinación, para el adecuado cumplimiento de la Misión Institucional”

100%100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Total Objetivo Estrategico 4

1er semestre de 2012

Largo plazo 2

Inductor de Resultado

Fuente: Informes de cumplimiento a 30 de junio Frente a este Objetivo estratégico es importante aclarar que no se estructuró un plan de trabajo para el objetivo inductor de resultado asociado, Sin embargo se estructuró un documento donde se justifica el porque de este objetivo inductor. En cumplimiento al objetivo inductor de resultado de largo plazo 2 (LP-2), se continuará adelantando la gestión necesaria para la asignación y distribución de recursos presupuestales que requiera la Entidad, para cumplir con lo establecido en el Plan Nacional de Desarrollo 2012- 2014 “Prosperidad para todos” Decreto 019 “Ley Antitrámites” e Implementación del sistema de carrera administrativa en la Registraduría Nacional del Estado Civil. El Objetivo Estratégico No. 5 , presentó un avance del 47%, teniendo en cuenta el avance de cumplimiento reportado de los objetivos inductores de resultado asociados (CP-7 y LP-5;), como se observa en el siguiente gráfico.




23

Objetivo Estratégico No. 5 “Implementar el sistema de carrera administrativa especial en la

RNEC”

0%

93%

47%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Total Ob jetivo Estrategico 5

1er semestre de 2012

Corto plazo 7agosto 2012

Largo plazo 5noviembre 2015


Fuente: Informes de cumplimiento a 30 de junio Se puede concluir que presento un grado de cumplimiento sobresaliente, porque en uno de sus objetivos inductores de resultado a corto plazo (CP-7), se desarrollaron actividades encaminadas a la implementación del sistema de carrera administrativa especial en la RNEC, dentro de las que se destacan: la proyección de resoluciones para conformar los órganos de administración de la carrera y Consejo superior de la carrera; el diseño de un sistema de valuación del desempeño, sistema de estímulos y diseño y ejecución de los planes de capacitación y bienestar, diseño y presentación del sistema de evaluación de la gestión perteneciente a la gerencia pública. En relación al inductor de largo plazo 7 LP-7 inicia su ejecución en agosto de 2012. 2. El cumplimiento del Plan Estratégico “La Democracia es nuestra huella 2012 – 2015” con corte a 30 de junio, presentó un 61% de cumplimiento de acuerdo al grado de avance de los 5 objetivos estratégicos, como se ilustra en el gráfico.




24

Cumplimiento Plan Estratégico 1er semestre 2012

61%52%

43%

63%

100%

47%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Plan E

stra

tegi

co 1

er se

mes

tre 2

012

Ob. E

strat

égico

1

Ob. E

strat

égico

2

Ob. E

strat

égico

3

Ob. E

strat

égico

4

Ob. E

strat

égico

5

Fuente: Informes de cumplimiento a 30 de junio 3. Es importante resaltar la labor realizada por la Registraduría Nacional, para dar cumplimiento a lo establecido en el Plan Nacional de Desarrollo 2012-2014 “Prosperidad para todos”, y Decreto 019 de 2012 “Ley Antitrámites, a pesar de no haber podido contar con los recursos necesarios solicitados. ( Original firmado) MARTHA VIANEY DIAZ MOLINA Jefe Oficina de Planeación Elaboró: Sandra Liliana Sánchez Prof. Oficina de Planeación Revisó y aprobó: Jefe oficina de Planeación

Informe planeacion estrategica 30-06-2012 · +5l planeacion estrategica “la democracia es nuestra...

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