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Contraloría General de la República

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INFORME N. ° DFOE-PG-IF-16-2017 13 de diciembre, 2017

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS GENERALES

INFORME DE LAS SITUACIONES SIGNIFICATIVAS IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA SOBRE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS

CONTABLES DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y PAZ (MJP), CONTENIDAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL

PODER EJECUTIVO CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO ECONÓMICO 2016

2017

http://www.cgr.go.cr/

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CONTENIDO RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 4

ORIGEN DE LA AUDITORÍA ........................................................................................................... 4 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA ........................................................................................................ 4 NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA .................................................................................. 4 GENERALIDADES DEL PROCESO ACERCA DE LA AUDITORÍA ........................................................... 5 METODOLOGÍA APLICADA............................................................................................................ 6 COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ............................................. 6

2. RESULTADOS ..................................................................................................................... 7

BIENES NO CONCESIONADOS ...................................................................................................... 7

Deficiencias en el proceso de conciliación de saldos entre los sistemas SIGAF y SIBINET .. 7

3. CONCLUSIONES ................................................................................................................. 9

4. DISPOSICIONES .................................................................................................................. 9

A LA MÁSTER CECILIA SÁNCHEZ ROMERO, MINISTRA DE JUSTICIA Y PAZ O A QUIEN EN SU LUGAR

OCUPE EL CARGO ....................................................................................................................... 9

ANEXO UNICO ......................................................................................................................... 11

CUADROS

Cuadro 1 Saldo de las cuentas contables evaluadas ……………………………………………….6


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INFORME N. ° DFOE-PG-IF-16-2017

RESUMEN EJECUTIVO

¿Qué examinamos? La auditoría financiera que origina el presente informe se realizó con el objetivo de auditar las cuentas contables del Ministerio de Justicia y Paz (MJP), seleccionadas de acuerdo con criterios de materialidad, a saber: Bienes no concesionados, Depreciación acumulada de bienes no concesionados, Inversiones patrimoniales en Órganos Desconcentrados, Inventarios, Gasto en personal, Gasto por depreciación y Pasivos contingentes; contenidas en los estados financieros del Poder Ejecutivo correspondiente al ejercicio económico 2016, con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de dichos rubros y comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable. ¿Por qué es importante? El tema es de relevancia por cuanto la Contraloría General de la República con fundamento en su función fiscalizadora, ha establecido la realización de auditorías financieras en las instituciones públicas de mayor incidencia a nivel contable, con el fin de dar cumplimiento a lo estipulado en la Constitución Política y en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N.° 8131, respecto a la obligación de remitir a la Asamblea Legislativa un dictamen sobre la razonabilidad de los saldos incluidos en los estados financieros del Poder Ejecutivo del ejercicio económico que corresponda. Asimismo, el desarrollo de este tipo de auditorías contribuye al incremento del control ciudadano, al evaluar y dar a conocer los resultados en la gestión financiero-contable que ha realizado la Administración Pública, impulsa la rendición de cuentas, la transparencia de la gestión financiera, y la adecuada administración de riesgos financieros, lo cual se convierte en un insumo para la toma de decisiones. ¿Qué encontramos? Como resultado de la auditoría realizada en el MJP, se identificó que persisten debilidades de control interno que afectan la razonabilidad del saldo de la cuenta contable denominada “Bienes no concesionados”; debido a que existen diferencias acumuladas entre el sistema contable SIGAF y el sistema auxiliar SIBINET, que no han podido ser conciliadas ni ajustadas, a pesar de las acciones efectuadas por la Administración para conciliar el saldo de dicha cuenta. Al respecto, se determinó que al 31 de diciembre de 2016 dicha diferencia fue de ¢2.528.896.959,00 sobre la cual, la Administración identificó el origen de ¢1.767.146.927,00, quedando pendiente el ajuste respectivo; no obstante, existe un monto de ¢761.750.032,00 que no ha podido ser conciliado ni ajustado por la Administración. Por lo tanto, es necesario que se adopten las medidas necesarias para subsanar esta situación, de manera tal que se presente información confiable y oportuna para la toma de decisiones. ¿Qué sigue? Se emiten disposiciones a la Ministra de Justicia y Paz, con el propósito de que se instauren las medidas de control para corregir la situación detectada.


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INFORME N.º DFOE-PG-IF-16-2017

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS GENERALES

INFORME DE LAS SITUACIONES SIGNIFICATIVAS IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA SOBRE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS

CONTABLES DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y PAZ (MJP), CONTENIDAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL

PODER EJECUTIVO CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO ECONÓMICO 2016

1. INTRODUCCIÓN

ORIGEN DE LA AUDITORÍA

1.1 La auditoría se efectuó con fundamento en las competencias que le confieren a la Contraloría General de la República los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica N.° 7428, el artículo 52 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N.° 8131, y en cumplimiento del Plan de Trabajo del Área de Fiscalización de Servicios Públicos Generales de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE).

1.2 Por otra parte, la auditoría financiera sobre los saldos contables del Ministerio de Justicia y Paz contribuye al mejoramiento del sistema de control interno, a la confiabilidad de la información financiera y a la transparencia en la gestión de ese Ministerio.

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

1.3 Auditar las cuentas contables con mayor materialidad del Ministerio de Justicia y Paz, contenidas en los estados financieros del Poder Ejecutivo, correspondiente al ejercicio económico 2016, con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de dichos rubros y comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable. NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA

1.4 La auditoría comprendió la verificación de la razonabilidad del saldo de las cuentas contables de Bienes no concesionados, Depreciación acumulada de bienes no concesionados, Inversiones patrimoniales en Órganos Desconcentrados, Inventarios, Gasto en personal, Gasto por depreciación y Pasivos contingentes del Ministerio de Justicia y Paz, contenidas en los estados financieros del Poder Ejecutivo, correspondientes al 31 de diciembre del 2016.


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1.5 Asimismo, contempló la ejecución de procedimientos de auditoría, diseñados para obtener evidencia suficiente y apropiada sobre los montos y revelaciones de dichas cuentas

contables auditadas, mediante la aplicación de cuestionarios, pruebas sustantivas analíticas, y la revisión selectiva de las transacciones con su documentación de sustento.

1.6 Además se realizó la evaluación de los riesgos de representación errónea de importancia relativa, ya sea debido a fraude o error, para efectos de diseñar los procedimientos de auditoría apropiados a las circunstancias, y no con el fin de expresar una opinión sobre la efectividad del control interno del Ministerio; sin embargo, se presentan comentarios y disposiciones sobre aspectos de control a mejorar.

GENERALIDADES DEL PROCESO ACERCA DE LA AUDITORÍA

1.7 De conformidad con el artículo 1 de la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia y Paz (MJP) N.° 6739, del 28 de abril de 1982 y sus reformas, ese Ministerio tiene dentro de sus funciones representar al Estado en los litigios de interés público, registrar todos los actos y contratos que la ley determine, proponer y ejecutar políticas y programas penitenciarios, inscribir bienes muebles e inmuebles, derechos sobre propiedad intelectual e industrial, personerías jurídicas y otros. Asimismo, mediante la Dirección General de Adaptación Social, dicho Ministerio se encarga de la custodia, la ubicación y la atención técnica de las personas sujetas a penas y medidas privativas de libertad.

1.8 Para el cumplimiento de sus funciones, ese Ministerio trabaja bajo el Subsistema de Contabilidad Pública, el cual opera mediante una centralización normativa de la Dirección General de Contabilidad Nacional, y una desconcentración operativa en cada uno de los Ministerios del Poder Ejecutivo, esto incluye las transacciones que realizan y su registro contable.

1.9 Sobre ese particular, el MJP realiza sus registros contables mediante el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF), el cual integra todo el proceso contable del Poder Ejecutivo, por lo cual, la mayor parte de las transacciones que se ejecutan son automatizadas, proporcionando al Ministerio una infraestructura tecnológica para el registro, aprobación y control de su contabilidad.

1.10 En la auditoría financiera realizada se examinó la razonabilidad de los saldos de las cuentas contables del Ministerio de Justicia y Paz contenidas en los estados financieros del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de 2016, las cuales fueron seleccionadas de acuerdo con criterios de materialidad. El cuadro 1 muestra el detalle de las cuentas contables revisadas.


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Cuadro 1 Ministerio de Justicia y Paz

Saldo de las cuentas contables evaluadas Ejercicio económico 2016

-en colones-

Nombre de Cuenta Contable

Saldo al 31 de diciembre 2016

Bienes no concesionados1 112.158.524.189,00 Depreciación acumulada de bienes no concesionados (14.523.526.001,00) Inversiones patrimoniales en Órganos Desconcentrados 53.283.034.530,00 Inventarios 8.181.210.575,00 Gasto en personal 77.884.122.190,00 Gasto por depreciación 2.128.840.526,00 Pasivos contingentes 13.001.317.118,00

Fuente: Elaboración propia con base en la información del Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera (SIGAF).

METODOLOGÍA APLICADA

1.11 La auditoría se efectuó de acuerdo con lo establecido en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI), el procedimiento de auditoría de la Contraloría General de la República, y los lineamientos establecidos en las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores emitidas por la INTOSAI.

1.12 La determinación de las cuentas contables a evaluar, se realizó tomando en cuenta la importancia relativa de los saldos presentados en la balanza de comprobación del Ministerio de Justicia y Paz contenidas en los estados financieros del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de 2016, así como el nivel de riesgo asociado (importancia cualitativa).

1.13 La metodología aplicada para el desarrollo de la auditoría contempló la ejecución de procedimientos para obtener evidencia de auditoría sobre los montos y revelaciones de las cuentas contables auditadas, mediante la aplicación de entrevistas, cuestionarios, pruebas analíticas, y la revisión selectiva de las transacciones con su documentación de sustento.

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1.14 La comunicación preliminar de los principales resultados, conclusiones y disposiciones producto del estudio a que alude el presente informe, se efectuó el 28 de noviembre de 2017, en el aula N.° 2 del Centro de Capacitación de la Contraloría General de la República. Se contó con la presencia de los siguientes funcionarios del Ministerio de Justicia y Paz: Lic. Gerardo Echeverría Sáenz, Asesor Legal del Viceministro de Gestión Estratégica, en representación del Lic. Alejandro Redondo Soto, Viceministro de Gestión

1 Incluye las siguientes cuentas: Edificios, Maquinaria y equipo para la producción, Equipo de transporte, Equipo de Comunicación, Equipo y mobiliario de oficina, Equipo para la computación, Bienes no concesionados proceso de producción, Tierras y terrenos, Equipos varios, entre otras.


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Estratégica; Licda. Ivette Rojas Ovares, Auditora Interna; Lic. Rolando Chinchilla Masís, Proveedor Institucional; Licda. Virginia Barquero González, Coordinadora Unidad de Administración de Bienes; y Lic. Paulino Fernández Gamboa, Coordinador de la Unidad de Registro y Control, en representación del Lic. Giovanny Morales Sánchez, Jefe del Departamento de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

1.15 La reunión se efectuó de conformidad con la convocatoria realizada por la Contraloría General, mediante el oficio DFOE-PG-0577 (14288) del 27 de noviembre de 2017, dirigido a la Máster Cecilia Sánchez Romero, Ministra de Justicia y Paz.

1.16 En dicha reunión, y en cumplimiento de la normativa vigente, se entregó en versión digital el borrador del presente informe al Lic. Gerardo Echeverría Sáenz, Asesor Legal del Viceministro de Gestión Estratégica, en representación del Lic. Alejandro Redondo Soto, Viceministro de Gestión Estratégica. Lo anterior, con el propósito de que formularan y remitieran a la Gerencia del Área de Servicios Públicos Generales, las observaciones que consideraran pertinentes sobre su contenido.

1.17 Sobre el particular, la Contraloría General recibió el oficio VGE-0881-2017 del 05 de diciembre del 2017, en el cual se indicó que la Administración no tiene observaciones sobre el borrador del informe entregado.

2. RESULTADOS BIENES NO CONCESIONADOS

Deficiencias en el proceso de conciliación de saldos entre los sistemas SIGAF y SIBINET

2.1 El Ministerio de Justicia y Paz registra contablemente los bienes muebles, inmuebles,

intangibles y semovientes de la institución, en el Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera (SIGAF), mediante la cuenta contable denominada “Bienes no concesionados”. De manera paralela, se ingresan individualmente los activos mencionados, en el Sistema de Registro y Control de Bienes (SIBINET), el cual se constituye como auxiliar de dicha cuenta contable.

2.2 En relación con lo anterior, la Contraloría General ha emitido disposiciones2 para

subsanar las diferencias identificadas entre los saldos del sistema contable SIGAF y el sistema auxiliar SIBINET, mediante los procesos de auditorías y seguimientos realizados en años anteriores. En atención a dichas disposiciones, el Ministerio de Justicia y Paz ha llevado a cabo acciones para identificar el origen de las diferencias entre estos dos sistemas; tales como, un levantamiento físico de bienes, la elaboración e implementación del procedimiento “MP-PI-03.7 Elaboración de conciliaciones de activos”, el cotejo de la documentación que respalda la ejecución presupuestaria registrada en el SIGAF con los registros del SIBINET, y la realización de los ajustes pertinentes.

2 Mediante Informes DFOE-PG-IF-23-2012 de fecha 19 de diciembre de 2012, y DFOE-PG-IF-08-2015 de fecha 15 de enero de 2015, las cuales ya fueron razonablemente cumplidas.


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2.3 En ese contexto, al 31 de diciembre de 2016, el saldo en el SIGAF de la cuenta contable

“Bienes no concesionados” ascendió a ¢112.158.524.189,00, mientras que el SIBINET mostró un total de ¢109.629.627.230,00; por lo tanto, entre ambos sistemas aún existe una diferencia de ¢2.528.896.959,00 pendiente de ajustar. Al respecto, la Administración identificó el origen de ¢1.767.146.927,00 de dicha diferencia, quedando pendiente el ajuste respectivo; no obstante, existe un monto de ¢761.750.032,00 que no ha podido ser conciliado ni ajustado por la Administración.

2.4 Sobre el particular, el artículo 2 de la Directriz CN-001-2010 establece en relación con la

“conciliación de registros”, que se deberán realizar conciliaciones con periodicidad mensual durante cada ejercicio económico, con corte al último día hábil de cada mes. Las conciliaciones se efectuarán tomando los saldos del costo original y la depreciación acumulada de los bienes duraderos reconocidos en sus registros contables, contra los saldos registrados en SIBINET, así como en el SIGAF. Dicha información la deberán remitir a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa y a la Contabilidad Nacional, ambas del Ministerio de Hacienda.

2.5 Asimismo, las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE)

establecen en el punto 4.4.5, referente a las “Verificaciones y conciliaciones periódicas”, que la exactitud de los registros sobre los activos de la institución, debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan; incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros; con el propósito de adoptar las medidas procedentes cuando se determinen diferencias.

2.6 A pesar de las acciones efectuadas por el Ministerio de Justicia y Paz, la diferencia pendiente de ser conciliada y ajustada entre el sistema contable SIGAF y el sistema auxiliar SIBINET, obedece a que la Administración no ha concluido el proceso de comparación entre los bienes registrados en el SIBINET y los bienes obtenidos mediante el levantamiento físico de activos realizado por la institución; como primer paso a efectos de ajustar lo pertinente.

2.7 Como consecuencia de lo anterior, el saldo de la cuenta denominada “Bienes no

concesionados” que muestra la balanza de comprobación del Ministerio de Justicia y Paz, contenida en los estados financieros del Poder Ejecutivo, así como, el total de bienes registrados en el sistema auxiliar SIBINET, genera incertidumbre sobre la exactitud e integridad de la cuantía de los bienes, por lo que la información presentada para la toma de decisiones por parte de los usuarios de esta información no es confiable. Asimismo, la diferencia entre ambos sistemas podría estarse incrementando si no se aplican las medidas correctivas requeridas.

2.8 Aunado a lo anterior, al no tener certeza respecto de la identificación de todos los bienes

propiedad de la institución, existe el riesgo de que algunos de ellos no cuenten con las medidas de control y seguridad apropiadas para su protección y conservación.


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3. CONCLUSIONES 3.1 La auditoría efectuada pone en evidencia situaciones de control interno que afectan la

razonabilidad del saldo de la cuenta de Bienes no concesionados, debido a que existen diferencias acumuladas entre el sistema contable SIGAF y el sistema auxiliar SIBINET, las cuales no han podido ser conciliadas y ajustadas por la Administración. Por lo tanto, es necesario que se adopten las medidas necesarias para subsanar esta situación, de manera tal que se presente información confiable y oportuna para la toma de decisiones.

4. DISPOSICIONES

4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N.° 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, y sin perjuicio de otras eventuales acciones de fiscalización posterior que pudieren efectuarse posteriormente, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo (o en el término) conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2 Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán observarse los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría”, publicados en La Gaceta N.° 242 del 14 de diciembre de 2015, mediante resolución N.° R-DC-144-2015, los cuales entraron en vigencia desde el 4 de enero de 2016.

4.3 Este Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere

pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

A LA MÁSTER CECILIA SÁNCHEZ ROMERO, MINISTRA DE JUSTICIA Y PAZ O A QUIEN EN SU

LUGAR OCUPE EL CARGO

4.4 Realizar una comparación entre los bienes registrados en el Sistema de Registro y Control de Bienes (SIBINET) y el listado actualizado de los bienes obtenidos mediante el levantamiento físico de activos realizado por la institución, a fin de determinar si existen diferencias y proceder con los ajustes que correspondan. Enviar a la Contraloría General de la República, el 30 de abril de 2018, un informe sobre el avance de la comparación realizada; y remitir, a más tardar el 30 de setiembre de 2018, una certificación que acredite que los bienes registrados en el SIBINET coinciden con aquellos identificados en el levantamiento físico de activos. Ver párrafos del 2.1 al 2.8 de este informe.


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4.5 Remitir a la Dirección General de Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda la información ajustada del saldo de los activos registrados en el Sistema de Registro y Control de Bienes (SIBINET), derivada del cumplimiento de la anterior disposición; y gestionar ante dicha dependencia el ajuste del saldo de la cuenta contable de Bienes no Concesionados, en el Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera (SIGAF), en el caso de proceder. Enviar a la Contraloría General de la República, a más tardar 30 de noviembre de 2018, una certificación que acredite que se remitió a la Dirección General de Contabilidad Nacional, el saldo de los activos registrados en el SIBINET, así como de las gestiones realizadas para los eventuales ajustes en el SIGAF. Ver párrafos del 2.1 al 2.8 de este informe.

Firmamos a los 13 días del mes de diciembre del 2017, San José, Costa Rica.

Lic. José Luis Alvarado Vargas Licda. Mari Trinidad Vargas Álvarez GERENTE DE ÁREA ASISTENTE TÉCNICA A.I.

Licda. Yahaira Barquero Zamora FISCALIZADORA

/ghj Ce: Archivo Exp: CGR-INFI-2017000161 G: 2017000130-1


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ANEXO UNICO

DETALLE DE CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES DE AUDITORÍA FINANCIERA AÑOS ANTERIORES

INFORME DETALLE DE DISPOSICIÓN

RESPUESTA ACCION CORRECTIVA ESTADO

OBSERVACIÓN AUDITORÍA NÚMERO FECHA OFICIO FECHA

DFOE-PG-IF-09-2016

23 de diciembre de 2016

Disposición 4.8

Realizar gestiones concretas para inscribir ante Registro Nacional de la Propiedad los terrenos que actualmente se encuentran a nombre del Estado o de un tercero y que le pertenecen al Ministerio de Justicia y Paz. Remitir a la Contraloría General, a más tardar al 30 de agosto de 2017, una certificación donde conste que los expedientes para las inscripciones de dichos inmuebles fueron presentados ante la Notaría del Estado de conformidad con el ordenamiento jurídico.

VGE-0609-2017

Prueba de campo DFOE-

30/08/2017

25/09/2017 09/10/2017 28/11/2017

El Lic. Alejandro Redondo Soto, en calidad de Viceministro de Gestión Estratégica y Oficial Mayor del Ministerio de Justicia y Paz, certificó que ese Ministerio llevó a cabo las acciones correspondientes para inscribir ante el Registro Nacional de la Propiedad los terrenos que se encontraban a nombre del Estado o de un tercero. La Contraloría General de la República realizó una prueba de campo, mediante la cual se verificó que mediante la escritura pública N.° 93, del 9 de mayo de 2017, la Notaría del Estado realizó la rectificación del propietario de las fincas 326115-000, 326416-000, 109524-001 y 150604-000, para que en adelante se lean a nombre del Estado- Ministerio de Justicia. Sin embargo, se identificó que persisten cuatro propiedades que se encuentran incluidas en el Sistema SIBINET y que no se consignan en el Registro

En proceso de cumplimiento

La disposición se mantiene en proceso de cumplimiento, debido a que aún persisten 4 propiedades que se encuentran registrados en SIBINET y en SIGAF, pero no se encuentran inscritas ante el Registro de la Propiedad.

Sobre el particular, indicó la Administración que se encuentra en un proceso de revisión sobre la titularidad de las propiedades en cuestión, para proceder con el trámite que corresponda.


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PG- 0592

Nacional de la Propiedad a nombre del Ministerio de Justicia y Paz. La Contraloría General solicita a la Administración que se adopten las medidas correspondientes, para que se subsane la situación encontrada en la prueba de campo efectuada, dando un plazo de diez días hábiles.

DFOE-PG-IF-09-2016


Disposición 4.9 Realizar los ajustes contables en los sistemas SIGAF y SIBINET, a efecto de subsanar las inconsistencias de las propiedades que presentan duplicación en su registro, errores de digitación y aquellas que no pertenecen al Ministerio. Remitir a la Contraloría General, a más tardar al 30 de junio de 2017, una certificación que acredite los ajustes de las propiedades en los sistemas correspondientes.

VGE-0609-2017

Prueba de campo

28/07/2017 25/09/2017 09/10/2017

La Administración realizó los ajustes en los sistemas SIGAF y SIBINET para subsanar las inconsistencias en las propiedades que identificaron que presentaban duplicación en su registro, así como aquellas que tenían errores de digitación. La Contraloría General de la República realizó una prueba de campo, mediante la cual se verificó que la Administración realizó los ajustes contables en los sistemas SIGAF y SIBINET, a efecto de subsanar las inconsistencias de las propiedades que presentaban duplicación en su registro y errores de digitación, tal es el caso de


La disposición se mantiene en proceso de cumplimiento, debido a que la Administración se encuentra en un proceso de exclusión de tres propiedades de los sistemas SIBINET y en SIGAF, que no pertenecen al Ministerio de Justicia y Paz. Asimismo se informó que existe una finca registrada en SIBINET, y que está inscrita ante el Registro Nacional de la Propiedad, a nombre del Patronato de Construcciones, Instalaciones y Adquisición de Bienes (PCIAB); sin embargo, la Administración no aclaró si ese terreno requiere ser ajustado en el SIBINET o si requiere la rectificación del propietario


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DFOE-PG- 0592

28/11/2017

las fincas 30401, 42020, 157197, 40991, 42620, 6-000304, 7065-000, 6-041991. No obstante, se determinó que existen cuatro propiedades incluidas en el SIBINET y en el SIGAF que no pertenecen al Ministerio de Justicia y Paz. La Contraloría General solicita a la Administración que se adopten las medidas correspondientes, para que se subsane la situación encontrada en la prueba de campo efectuada, dando un plazo de diez días hábiles.

en el Registro Nacional de la Propiedad.


Disposición 4.10

Concluir el levantamiento de inventario de mercadería de acuerdo con la Circular OM-014-2016 del 16 de setiembre de 2016, emitida por la Oficialía Mayor del Ministerio, y comunicar a la Contabilidad Nacional, el saldo de dicho inventario para su respectivo reconocimiento en los estados financieros del Poder Ejecutivo. Remitir a la Contraloría General, a más tardar al 9 de enero de 2017, una certificación que acredite la conclusión del levantamiento de activo y la

PI-0208-2017

DFOE-PG-0591

17/08/2017 28/11/2017

La Administración solicitó una prórroga para el cumplimiento de esta disposición. Se otorga prórroga solicitada por la Administración, de manera que la nueva fecha de vencimiento para el cumplimiento de esta disposición es el 17 de marzo de 2018.


La disposición se mantiene en proceso de cumplimiento, debido a que el plazo para su atención vence el 17/03/2018.


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comunicación del saldo inicial de dicho Inventario a la Contabilidad Nacional.


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