INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO CORPORACIÓN … · Contratistas de Apoyo ... EVALUACIÓN...

“Una Contraloría Aliada con Bogotá”

www.contraloriabogota.gov.co

Código Postal 111321 Cra. 32 A No. 26 A 10

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INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO

CORPORACIÓN MALOKA DE CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN

Revisar los recursos transferidos en cumplimiento del Acuerdo No. 693 de 2017

CÓDIGO DE AUDITORÍA 50

Período Auditado 2018

PAD 2019

DIRECCIÓN SECTORIAL HACIENDA

Bogotá, Diciembre de 2019

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Juan Carlos Granados Becerra Contralor de Bogotá D.C.

Anayme Barón Duran Contralora Auxiliar

David Fernando Dager Zota Director Sectorial

Jorge Orlando Murcia Sequeda Jairo Peñaranda Torrado José Luis Ochoa Vásquez

Asesores

Equipo de auditoría:

Hugo Huertas Romero Gerente Diany Yolima Rincón Pérez Profesional Especializado 222-07 Cardenio Valencia Chaverra Profesional Especializado 222-07 Javier William Orozco Ramos Profesional Especializado 222-07 Atilio Segundo Codina Granados Profesional Especializado 222-07 (E) Martha Patricia Niño Leguizamón Profesional Universitario 219-03 Yany Quintero Trujillo Profesional Universitario 219-03

Contratistas de Apoyo

Nasly Cardozo Londoño Milton Martínez Hernández Wilson Sánchez Hernández





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TABLA DE CONTENIDO

1. CARTA DE CONCLUSIONES ...................................................................... 5 2. ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORÍA .................................................... 8 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ........................................................... 16

3.1. CONCEPTO DEL CONTROL FISCAL INTERNO ....................................... 16 3.2. EVALUACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO ....................................... 17 3.3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA PRACTICADA .................................... 19 3.3.1. Marco Legal de la Corporación MALOKA de Ciencia, Tecnología e Innovación ............................................................................................................. 19

3.3.2. Acuerdos 693 del 11 de diciembre de 2017 y 694 del 28 de diciembre de 2017 22 3.3.3. Recursos girados por la Secretaría Distrital de Hacienda ........................... 24

3.3.4. Plan de inversiones ..................................................................................... 24 3.3.5. Resultado de la evaluación de los procesos contractuales ......................... 35 3.3.5.1. Observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria, por vulneración a los principios de Buena fe, Eficiencia, Economía, Objetividad, Responsabilidad y Transparencia en el proceso de adjudicación de los contratos 16C-00819 de 2018 y 16-C-00793 de 2018. ......................................................... 35

3.3.5.2. Hallazgo administrativo por vulneración al Manual de Contratación, en la supervisión, liquidación y pago del contrato 16C-00763. ...................................... 37

3.3.5.3. Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por incumplimiento de los requisitos del proceso de contratación y por deficiencias en los documentos integrales, en los contratos 16C–00700 de 2018, 16C–00703 de 2018, 16C–00701 de 2018 y 16C–00749 de 2018. ............................................... 40

3.3.5.4. Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por incumplimientos del Manual de Contratación de la Corporación Maloka de Ciencia y Tecnología, en el contrato 16C – 00854 de 2018 ............................................... 46

3.3.5.5. Hallazgo administrativo por incumplimientos de la cláusula séptima del contrato de interventoria16C – 00742 de 2018 ..................................................... 48

3.3.5.6. Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por incumplimientos de los principios de objetividad, publicidad y transparencia incluidos en el artículo 6 del Manual de contratación de la Corporación Maloka de Ciencia y Tecnología, en los contratos 16C – 00817 y 16C – 00818 de 2018 ...... 49 3.3.5.7. Hallazgo administrativo por falta de una adecuada supervisión de los contratos................................................................................................................ 51 3.3.5.8. Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por falencias en la selección del contratista, falta de documentos en la carpeta del contrato, actas de avance de obra sin firma del supervisor y realización de pagos no





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acordes con el grado de avance de obra correspondientes al contrato de prestación de servicios 16C-00721 de 2018 ......................................................... 52

3.3.5.9. Observación administrativa por incumplimiento de lo pactado en las clausulas sexta y trigésima tercera del contrato 16C-00797 ................................. 66 3.3.5.10. Hallazgo administrativo por deficiencias en los controles en el manejo de las entradas y salidas del almacén ........................................................................ 68 3.3.5.11. Hallazgo administrativo por incumplimiento del Manual de Contratación de la Corporación Maloka, en lo referente a las garantías y designación del supervisor del contrato 16C-00853 de 2018 ......................................................... 72 3.3.5.12. Hallazgo administrativo por incumplimiento del Manual de Contratación, por falta de garantía contractual y designación del supervisor, y por justificación parcial de la adición del contrato No. 16C-00722 de 2018 .................................... 77 3.3.5.13. Observación administrativa a la Corporación Maloka por incumplimiento de requisitos del contrato 16C-00784 y sus documentos integrales ..................... 83

3.3.6. Política Diferencial - Población Beneficiada ................................................ 85 4. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO ....................................................................................................... 90





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1. CARTA DE CONCLUSIONES

CÓDIGO DE AUDITORÍA 50

Doctora ADRIANA CORREA VELASQUEZ Representante Legal y Presidente Ejecutiva Corporación MALOKA de Ciencia, Tecnología e Innovación Carrera 68 D No. 24 A 51 Código Postal 110931 Ciudad Ref. Carta de Conclusiones Auditoría de Desempeño La Contraloría de Bogotá D.C., con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, el Decreto Ley 1421 de 1993, la Ley 42 de 1993 y la Ley 1474 de 2011, practicó auditoría de desempeño a la entidad Corporación Maloka de Ciencia, Tecnología e Innovación vigencia 2018, a través de la evaluación de los principios de eficiencia y eficacia, con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en cumplimiento de los objetivos para los cuales fueron asignados los recursos aportados por el Distrito Capital en virtud de la autorización dada por el Acuerdo 693 de 2017, y transferidos en cumplimiento del Decreto 816 de 2017. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría de Bogotá D.C. La responsabilidad de la Contraloría consiste en producir un Informe de auditoría de desempeño que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; la evaluación del sistema de control fiscal interno, los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en





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papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría de Bogotá D.C. CONCEPTO DE GESTIÓN SOBRE EL ASPECTO EVALUADO La Contraloría de Bogotá D.C. efectuó seguimiento en relación con la transferencia y destinación de los recursos transferidos por el Distrito en cumplimiento de los Acuerdos 693 y 694 de 2017, expedidos por el Concejo de Bogotá. Como resultado de la auditoría adelantada, este Organismo de Control, conceptúa que la Corporación Maloka de Ciencia, Tecnología e Innovación, cumple con los principios de eficiencia y eficacia, toda vez, que se lograron las metas propuestas y se ejecutaron los recursos transferidos por el Distrito en un 97.13% equivalentes a $9.712.523.453, con corte a 31 de diciembre de 2018. En lo referente a la gestión contractual, durante la vigencia 2018 la Corporación Maloka suscribió un universo de 218 contratos y órdenes de servicio, los cuales ascienden a la suma de $7.252.482.351, con ocasión de los recursos transferidos por el Distrito. Entre tanto, la muestra seleccionada por el equipo de auditoría correspondió a 32 contratos que ascienden a la suma de $5.290.205.510, es decir, el 72.94% del total. En el numeral 3.3.5. Resultado de la evaluación de los procesos contractuales se describen las falencias evidencias por este Organismo de Control. Así mismo, se conceptúa en el numeral 3.1 sobre el control fiscal interno para el asunto auditado. PRESENTACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO A fin de lograr que la labor de control fiscal conduzca a que los sujetos de vigilancia y control fiscal emprendan acciones de mejoramiento de la gestión pública, respecto de cada uno de los hallazgos comunicados en este informe, la entidad a su cargo, debe elaborar y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias puntualizadas en el menor tiempo posible y atender los principios de la gestión fiscal; documento que debe ser presentado a la Contraloría de Bogotá, D.C., a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal –SIVICOF- dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación de este informe, en la forma, términos y contenido previsto en la normatividad vigente, cuyo incumplimiento dará origen a las sanciones previstas en los artículos 99 y siguientes de la Ley 42 de 1993.





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Corresponde, igualmente al sujeto de vigilancia y control fiscal, realizar seguimiento periódico al plan de mejoramiento para establecer el cumplimiento y la efectividad de las acciones para subsanar las causas de los hallazgos, el cual deberá mantenerse disponible para consulta de la Contraloría de Bogotá, D.C., y presentarse en la forma, términos y contenido establecido por este Organismo de Control.

El anexo a la presente Carta de Conclusiones contiene los resultados y hallazgos detectados por este Organismo de Control.

Atentamente,

DAVID FERNANDO DAGER ZOTA

Director Técnico de Fiscalización Sector Hacienda





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2. ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORÍA

Alcance La evaluación de la gestión fiscal de la Corporación Maloka de Ciencia, Tecnología e Innovación, se adelantó con base en los lineamientos definidos por la Dirección Sector Hacienda, así:

1. Monto, distribución y entidades aportantes de los recursos autorizados por

el Acuerdo No. 693 de 2017 en el presupuesto del Distrito Capital con

destino a MALOKA.

2. Recursos girados directamente por la Secretaría Distrital de Hacienda a

MALOKA y su destinación.

3. Plan de inversiones de Maloka con los recursos establecidos en el Acuerdo

No. 694 de 2017.

4. Monto de contratación efectuada con recursos del Distrito.

5. Acciones realizadas y población beneficiada.

6. Conceptuar sobre el control Fiscal interno en las áreas evaluadas.

7. Otros aspectos que determine el equipo auditor.

Así mismo, en cumplimiento de lo establecido en el PAD – 2019 que señala en la justificación de la programación de la auditoría: “Se requiere auditar los recursos

transferidos por valor de $10.000.000.000”, recursos sobre los cuales este Organismo de Control efectuó seguimiento en relación con la transferencia y destinación de los mismos.

En efecto, el Acuerdo No. 693 del 11 de diciembre de 2017 expedido por el Concejo

de Bogotá, “Por el cual se autoriza a la Administración Distrital a participar en la

Corporación MALOKA de Ciencia, Tecnología e Innovación”, en el artículo 1 estableció “Autorizase al Alcalde Mayor, para que en representación del Distrito Capital, conforme a

las normas constitucionales y legales, participe en la Corporación Maloka de Ciencia y

Tecnología e Innovación, como Entidad Mixta.”.





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Igualmente, el parágrafo único del Articulo 2: consagra “Los aportes que realice el

Distrito Capital a Maloka, harán parte del Anexo informativo del Presupuesto Anual de

Rentas e Ingresos, de gastos e Inversiones del Distrito Capital”.

Asimismo, mediante Acuerdo 694 de diciembre 28 de 2017 “Por el cual se expide el

Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de

2018 y se dictan otras disposiciones”, se aprobó el presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda, incluyendo allí las transferencias destinadas a la Corporación Maloka de Ciencia, Tecnología e Innovación. El Decreto 816 del 28 de diciembre de 2017, “Por el cual se liquida el Presupuesto

Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2018 y se dictan otras disposiciones, en cumplimiento del Acuerdo 694 del 28 de diciembre de 2017,

expedido por el Concejo de Bogotá”, presentó en el presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda la partida presupuestal correspondiente a la transferencia de recursos del Distrito Capital a Maloka por valor de $10.000.000.000 de pesos. Por lo anterior, la Dirección de Fiscalización Sector Hacienda, dependencia de la

Contraloría de Bogotá D.C., con base en los artículos 267 y 272 de la Constitución

Política, el Decreto Ley 1421 de 1993, la Ley 42 de 1993 y la Ley 1474 de 2011,

practicó Auditoría de Desempeño a la Corporación Maloka de Ciencia, Tecnología

e Innovación, en el tema de “Revisar los recursos transferidos en cumplimiento del

Acuerdo No. 693 de 2017”, en armonía con el artículo 4º de dicho Acuerdo.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con los procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría, por lo tanto, requerirá de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar el concepto que se emita sobre el proceso evaluado. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias, registros, documentos y demás información que soporta el proceso auditado, así como el cumplimiento de los procedimientos y disposiciones legales, en que respalda MALOKA la gestión realizada en el tema evaluado. En cuanto al Plan de Mejoramiento se realizó por parte del equipo auditor, la revisión del cumplimiento de las acciones respecto de los hallazgos presentados en el


https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=73375#0




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informe de auditoría vigencia 2017 - PAD 2018, con el fin de determinar su cumplimiento. Muestra La evaluación se efectuó para determinar que la contratación se haya llevado a cabo con observancia y cumpliendo de la normatividad vigente y aplicable para la modalidad de contratación, de manera eficiente, eficaz, selectiva y con la responsabilidad que tienen los servidores públicos y los particulares, en el manejo de los recursos públicos en coherencia con los proyectos y metas institucionales de las entidades distritales contratantes y los fines esenciales del Estado; por tal razón se examinaron las etapas precontractual, contractual y pos -contractual. Se tomó el 72.94% de la totalidad de la contratación presentada por MALOKA - Centro Interactivo de Ciencia, Tecnología e Innovación, mediante radicado 1-2019-23945 y comunicación de fecha 11 de octubre de 2019, correspondientes a la contratación y órdenes de compra suscritas por la Corporación en la vigencia 2018, y que corresponden a los recursos transferidos por el Distrito en cumplimiento del Decreto 816 de 2017, así:

CUADRO 1 MUESTRA EVALUACIÓN DE CONTRATACIÓN

Cifras en pesos

NO. CONTRATO

FECHA DE SUSCRIPCIÓN

OBJETO DEL CONTRATO VALOR ETAPA

AUDITADA

763 27/07/2018

El contratista se obliga para con el contratante a ejecutar por el sistema de precio global fijo sin formula de reajuste y plazo fijo, la reparación y rehabilitación de cubierta de plazoleta e inyección de luz natural, reconstrucción anden costada orienta

$ 1.044.767.834 Precontractual, contractual y

post contractual

793 22/10/2018

El objeto del Contrato es la prestación por parte de DISCOVERY de servicios profesionales relativos al desarrollo, coproducción y promoción de una obra audiovisual inmersiva en formato full dome y 3D

$ 900.000.000 Precontractual, contractual y

post contractual





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NO. CONTRATO



AUDITADA

estereoscópico de 20 minutos de duración en adelante'

802 3/05/2018

Prestar los servicios de agencia de medios para el desarrollo de la estrategia de comunicación Integral de Maloka en la vigencia 2018


post contractual

819 18/12/2018

EL CONTRATISTA prestará en forma independiente, con personal y equipos propios, y con plena autonomía técnica, administrativa y financiera los servicios de producción de la exposición interactiva denominada "la ciencia del asco1*, compuesta por once (11)e


post contractual

803 7/05/2018

Prestar los servicios de asesoría, diserto, producción y operación de eventos para la agenda cultural y científica 2018 de Maloka.


post contractual

804 17/08/2018

El VENDEDOR realizará en forma independiente, con personal y equipos propios, y con plena autonomía técnica y directiva el diseño, fabricación, venta e instalación de los bienes muebles y pisos que serán instalados en EL ÁREA DE OFICINAS ADMINISTRATIVAS


post contractual

805 2/10/2018

EL CONTRATISTA prestará en forma independiente, con personal y equipos propios, y con plena autonomía técnica y directiva los servicios de diseño, renovación, instalación, configuración y puesta en funcionamiento de una solución de cableado estructurado,


post contractual

784 2/11/2018

EL CONTRATISTA prestará en forma Independiente, con personal y equipos propios, y con plena autonomía técnica y directiva por el sistema de precio global fijo sin fórmula de reajuste las obras de reparación, remodelación y mantenimiento para el área de of


post contractual





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NO. CONTRATO



AUDITADA

734 7/05/2018

Adquirir a título de compraventa un sistema integral de proyección digital itinerante para planetario portátil en forma de domo. Se compone de un proyector portátil un software de navegación, hardware de computo, bases de datos y contenidos.


post contractual

700 29/01/2018

Prestar sus servicios profesionales como abogado, con plena autonomía técnica y administrativa de la mano de la oficina legal con e! fin de apoyar actividades Jurídicas de MALOKA.


post contractual

701 13/02/2018

Prestar servicios profesionales con plena autonomía técnica, administrativa y financiera para coordinar procesos y actividades de investigación, evaluación y desarrollo de contenidos para la definición de estructuras conceptuales, pedagógicas e interpreta


post contractual

749 22/06/2018

Participar en el desarrollo del contenido y diseño museográfico para la exposición Itinerante Que Asco de acuerdo a los parámetros técnicos establecidos en el brief de la exposición que hace parte integral del contrato


post contractual

703 28/02/2018

Prestar servicios profesionales con plena autonomía técnica, administrativa y financiera para coordinar los procesos de diseño y prototipaje de narrativas, ambientes y experiencias de aprendizaje y comunicación de la ciencia para los escenarios y programa


post contractual

854 16/11/2018 Película $ 72.992.570 Precontractual, contractual y

post contractual

742 5/06/2018

Prestar servicios profesionales de gerencia de obra e interventoría técnica, administrativa y Financiera de obras civiles para los ajustes, modificaciones, mantenimiento, reparaciones y rehabilitación de las obras y trabajos en el área administrativa de M


post contractual





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NO. CONTRATO



AUDITADA

818 13/11/2018

EL CONTRATISTA prestará en forma independiente, con personal y equipos propios, y con plena autonomía técnica, administrativa y financiera sus servicios p3ra producir e Instalar con puesta a punto sin restricción de funcionamiento siete (7) componentes.


post contractual

817 14/11/2018

EL CONTRATISTA prestará en forma independiente, con personal y equipos propios, y con plena autonomía técnica, administrativa y financiera sus servicios para producir cinco (5) módulos especiales con modelados de la zona empatía que harán parte de la exp.


post contractual

826 20/11/2018

Adquirir a título de compra venta los equipos correspondientes a la zona cte emociones y zona audiovisual que harán parte de la exposición de la ciencia del amor y el perdón, con sus respectivos empaques y embalajes para utilizar en una Mini Maloka.


post contractual

702 23/02/2018

Prestar servidos profesionales con plena autonomía técnica, administrativa y financiera para diseñar, producir y ejecutar la agenda cultural y científica de Maloka de acuerdo con los criterios y los objetivos definidos para la misma.


post contractual

814 16/11/2018

EL CONTRATISTA prestará en forma independiente, con personal y equipos propios, y con plena autonomía técnica, administrativa y financiera sus servicios para producir dos (2) piezas audiovisuales, cada una de una duración de siete (7) minutos, y cinco (5)


post contractual

731 16/05/2018

Prestación de servicios profesionales como abogado en apoyo a la oficina jurídica de Maloka.


post contractual





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NO. CONTRATO



AUDITADA

746 15/06/2018

Desarrollar tres aplicaciones tituladas, realidad aumentada t-rex, tomografía T-REX y visión T-REX realidad virtual, incluyendo el suministro de equipos, instalación y puesta a punto del software y hardware en los módulos estructurales a cada experiencia


post contractual

721 8/05/2018

Prestar sus servicios con plena autonomía técnica y administrativa para el mantenimiento y reparación hasta obtención de superficies planas, eliminación de filtraciones en la tenso estructura y cubierta de vidrio denominada prisma.


post contractual

705 1/03/2018

Prestar sus servicios profesionales con plena autonomía técnica y administrativa para diseñar, gerenciar, asesorar, acompañar y brindar apoyo a la Dirección de proyectos en la articulación, planificación y seguimiento de desarrollo de nuevos contenidos, m


post contractual

783 12/11/2018

Adquirir a título de compraventa porcelanato para pared y piso, sanitarios, orinales, grifería y adhesivo para la instalación del porcelanato, para la remodelación de las tres (3) baterías de baños, para ser entregados en el almacén de la Corporación Maloka.


post contractual

797 8/11/2018

Contratar a título de compraventa con prestación de servicios la realización de las obras de adecuación, entrega, instalación y puesta en funcionamiento del sistema de ventilación y extracción mecánica que se encuentra dispuesto para el área administrativa.


post contractual

789 9/11/2018

El CONTRATISTA prestará en forma independiente, con personal y equipos propios, y con plena autonomía técnica, administrativa y financiera sus servicios para producir diez (10) piezas multimedia de acuerdo a las características consignadas en el Anexo A”


post contractual





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NO. CONTRATO



AUDITADA

722 7/05/2018

Prestar el servicio de soporte en línea, actualizaciones y visita anual de mantenimiento al sistema de proyección audiovisual fulldome del domo ubicado en Corporación Maloka.


post contractual

740 21/06/2018 Adquirir a título de compraventa equipes de computo.


post contractual

853 29/06/2018 Película $ 53.011.620 Precontractual, contractual y

post contractual

TOTAL MUESTRA CONTRATACIÓN $5.290.205.510 Fuente: Radicado No. 1-2019-23945 - Información reportada por MALOKA a la Contraloría de Bogotá D.C. – Sector Hacienda



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3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

3.1. CONCEPTO DEL CONTROL FISCAL INTERNO

De conformidad con el Informe de Control Interno Maloka – Vigencia 2018, presentado a través de SIVICOF, la Corporación Maloka de Ciencia y Tecnología: “… adoptó el modelo COSO III (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), el cual constituye un sistema de control interno efectivo y permite llevar a cabo procedimientos de control sobre los riesgos tales como identificar, evaluar, controlar y mitigar los mismos. Así mismo nos permite implementar políticas y procedimientos que permitan asegurar que el desarrollo de las actividades es consistente con las metas y objetivos establecidos en la organización”.

En ejecución de la auditoría se determinó que la Corporación Maloka presenta debilidades en su Sistema de Control Interno y en la aplicación de los mecanismos de control implementados para dar cumplimiento a su Manual de Contratación e instructivo de compras, así como a las cláusulas contenidas en los contratos. El Sistema de Control Interno – SCI tiene como uno de sus objetivos asegurar la confiabilidad de la información y de sus registros. Por esta razón, el SCI, cumple la finalidad de salvaguardar la gestión que se desarrolla en la Corporación Maloka de Ciencia, Tecnología e Innovación, con el fin de garantizar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y el cumplimiento de las funciones y objetivos de la entidad. Producto de la evaluación efectuada, y como se expone en el capítulo 3. Resultados de la auditoría, del presente informe, se encontraron debilidades en el Sistema de Control Interno de la Corporación Maloka, relacionadas con ausencia de documentos en los expedientes contractuales, falencias en los procesos de selección de los contratistas, procesos contractuales no sometidos a comité de contratación, incumplimiento de los requisitos y de las cláusulas de los procesos contractuales, inadecuada supervisión de los contratos, pagos no acordes con los avances de obra, documentos sin firma y falta de garantías. Las deficiencias evidenciadas por este Organismo de Control, conforme a la muestra seleccionada, son consecuencia de falta de aplicación de las normas consagradas en el Manual de Contratación e instructivo de compras, de la entidad objeto de esta auditoría, vulneración de los principios que rigen la contratación, ausencia de mecanismos de seguimiento y control efectivos del proceso contractual





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que permitan la verificación de los requisitos y garanticen su cumplimiento, así como fallas en la supervisión de los contratos y en la definición de responsabilidades.

3.2. EVALUACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

De conformidad con los lineamientos previstos en la Resolución No. 036 de 2019 "Por la cual se reglamenta el trámite del Plan de Mejoramiento que presentan los sujetos de vigilancia y control fiscal a la Contraloría de Bogotá, D. C., se adopta el procedimiento

interno y se dictan otras disposiciones.", se efectuó la evaluación de las siguientes acciones correctivas, las cuales presentaban como fecha de terminación el día 30 de marzo de 2019, y corresponden al factor Gestión Contractual.

CUADRO 2 ACCIONES PLAN DE MEJORAMIENTO MALOKA

VIGENCIA DE LA

AUDITORÍA

CODIGO AUDITORÍA PAD 2018

No. HALLAZGO

DESCRIPCIÓN HALLAZGO

DESCRIPCIÓN ACCIÓN FECHA DE

INICIO FECHA DE

TERMINACIÓN

2018 74 3.3.4.1.1 HALLAZGO ADMINISTRATIVO A LA CORPORACIÓN MALOKA POR INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DEL CONTRATO 1962 DE 2017 Y SUS DOCUMENTOS INTEGRALES.

ELABORAR UNA COMUNICACIÓN INTERNA (VÍA CORREO ELECTRÓNICO) PARA QUE SE DETERMINE DE MANERA CLARA Y DETALLADA EN LOS PROCESOS CONTRACTUALES LA DEFINICIÓN CONCEPTUAL Y ALCANCE DE LOS "PLANES OPERATIVOS", ASÍ COMO DE LOS SOPORTES QUE SERÁN EMPLEADOS POR LA CORPORACIÓN COMO LISTADOS DE ASISTENCIA O REGISTROS FOTOGRÁFICOS

2019-01-29 2019-03-30





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VIGENCIA DE LA

AUDITORÍA

CODIGO AUDITORÍA PAD 2018

No. HALLAZGO

DESCRIPCIÓN HALLAZGO

DESCRIPCIÓN ACCIÓN FECHA DE

INICIO FECHA DE

TERMINACIÓN

2018 74 3.3.4.3.1 HALLAZGO ADMINISTRATIVO POR INCUMPLIMIENTO DE LAS GARANTÍAS CONTRACTUALES ESTABLECIDAS EN LA ORDEN DE SERVICIOS NO. S.C 001233 DE 2017

ELABORAR UNA COMUNICACIÓN INTERNA (VÍA CORREO ELECTRÓNICO) CON LA FINALIDAD DE QUE LAS PERSONAS ASIGNADAS POR MALOKA PARA EL SEGUIMIENTO Y/O EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS, RECONOZCAN LAS DIFERENTES ETAPAS, RESPONSABILIDADES, IMPLICACIONES Y DEMÁS SITUACIONES NECESARIAS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE EJECUCIÓN DE LA CONTRATACIÓN ADELANTADA. LO ANTERIOR, CON EL PROPÓSITO DE QUE SE IDENTIFIQUEN LOS RIESGOS Y SE SUBSANEN LAS POSIBLES CONTINGENCIAS UNA VEZ SUSCRITOS LOS CONTRATOS

2019-01-29 2019-03-30

Fuente: Plan de mejoramiento consolidado estado de las acciones – SIVICOF

En razón de lo anterior, este Organismo de Control evaluó los soportes allegados por la Corporación Maloka mediante comunicación de fecha 15 de octubre de 2019, correspondiente a las acciones de mejora contenidas en el Plan de Mejoramiento, evidenciando la ejecución de las acciones propuestas, por tanto la Corporación logró el 100% en términos de eficacia. Así mismo, se determinó que las acciones adelantadas permitieron eliminar la causa que originó los hallazgos, al no presentarse dentro de la muestra seleccionada los hechos allí planteados, situación que permitió establecer un cumplimiento del 100% en términos de efectividad. En consecuencia, y teniendo en cuenta los criterios establecidos en la Resolución 036 de 2019 para la verificación de la eficacia y la efectividad, de cada una de las acciones del reporte del plan de mejoramiento, antes relacionadas, estas fueron calificadas así:





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CUADRO 3 RESULTADO EVALUACIÓN ACCIONES PLAN DE MEJORAMIENTO

VIGENCIA PAD

CODIGO AUDITORÍA

No. HALLAZGO EVALUACIÓN AUDITOR

2018 74 3.3.4.1.1 CUMPLIDA EFECTIVA

2018 74 3.3.4.3.1 CUMPLIDA EFECTIVA Fuente: Elaboración Equipo Auditor

3.3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA PRACTICADA

3.3.1. Marco Legal de la Corporación MALOKA de Ciencia, Tecnología e Innovación

De acuerdo con los Estatutos de la Corporación, constituida mediante Acta de Asamblea General de Asociados Nº 1 de fecha 04 de diciembre de 1997, en la Notaria 5ª del Círculo de Bogotá se establece “CAPITULO I. NOMBRE, NATURALEZA,

DOMICILIO Y DURACIÓN. Artículo 1.- Nombre y naturaleza: CORPORACIÓN MALOKA DE CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN, que podrá usar indistintamente el nombre abreviado de Maloka. Corporación promovida por la Asociación Colombiana para el Avance de la Ciencia – A.C.A.C. -. Es una asociación civil de participación mixta, regida por el derecho privado, sin ánimo de lucro, con patrimonio propio, organizada bajo las leyes colombianas, dentro del marco de la Constitución Política y en especial la Ley 29 de 1990, modificada por la Ley 1286 de 2009 y el Decreto Ley 393 de 1991 - normas de ciencia y tecnología -, la Ley 181 de 1995 - Ley del Deporte -, el Decreto Ley 1421 de 1993 - Estatuto Orgánico del Distrito Capital -, Ley 397 de 1997 o Ley de Cultura y regida por ellas, la Ley de Educación, Ley 30 de 1992 y normas que la modifiquen, complementen o adicionen, las normas ambientales y de emprendimiento vigentes y por las regulaciones previstas para las Corporaciones en el Código Civil y por estos Estatutos.”. En cuanto los objetivos de Maloka los estatutos de la Corporación señalan: “Artículo

4.- Objeto Social de Maloka: Fomentar la pasión por el aprendizaje a lo largo de la vida, fortaleciendo los lazos entre Ciencia – Tecnología – Innovación, Sociedad, y responsabilidad ambiental en el ámbito nacional e internacional, para aportar a la cultura, al desarrollo social y económico, la convivencia pacífica y a la calidad de vida. Con este fin, Maloka desarrolla programas y estrategias de Apropiación Social de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación a nivel regional, nacional e internacional, que son de interés general y con acceso a la comunidad en los términos previstos en los Parágrafos 1 y 2 del artículo 359 del Estatuto Tributario.





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Maloka podrá adelantar todas las actividades que puedan conducir al cumplimiento del objeto social, para lo cual podrá realizar las actividades que se relacionan a manera enunciativa y no limitativa como objetivos. Artículo 5.- Objetivos: Maloka tiene los siguientes objetivos: a) En Medios y Escenarios de Aprendizaje: Desarrollar experiencias, materiales, medios y ambientes de aprendizaje significativo, dispuestos para la interacción, la experimentación, el goce y la participación. b) En Comunicación y Participación: Promover, construir y enriquecer la formación y participación ciudadana frente a los procesos de generación, circulación y uso del conocimiento. c) En Educación y Formación: Diseñar, desarrollar y fortalecer procesos de enseñanza-aprendizaje no formal e informal de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación y su relación con la sociedad. d) En Investigación: Producir, socializar y aplicar conocimiento en torno a cultura ciudadana y apropiación social de la ciencia, la tecnología y la innovación. e) En Innovación, Competitividad y Productividad: Aportar a la competitividad, productividad y desarrollo sostenible, mediante el desarrollo de estrategias de formación, sensibilización, cultura ciudadana y apropiación social de la ciencia, la tecnología y la innovación. f) En Cultura Ciudadana: Contribuir al fortalecimiento de la cultura y economía del aprendizaje permanente, del conocimiento y de la innovación. g) En Fomento a la Investigación y al Desarrollo Tecnológico: Generar alianzas y vínculos estrechos con la comunidad científica y tecnológica nacional e internacional, organizaciones internacionales, fundaciones y otro tipo de empresas internacionales, que bajo el tema de responsabilidad social se pueden vincular a programas y proyectos de Maloka, para el fomento de la investigación y la apropiación del conocimiento que se produce en Colombia y en el mundo. h) En Creación de Entidades Afines: Promover y facilitar la creación y administración de otros centros interactivos y entidades afines en diferentes ciudades y regiones del país y del mundo. i) En promoción de cultura científica y estrategias de apropiación social de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación articulados con la sociedad. j) En Tiempo Libre y Entretenimiento: Contribuir como estrategia y oferta cultural al fomento del turismo, la recreación, el entretenimiento y el uso del tiempo libre. k) Los demás que le sean afines y que sean necesarios para el cumplimiento de su objeto social.”.

Respecto de la conformación del Patrimonio de la Corporación el artículo 13 de sus estatutos, establece: “El patrimonio de Maloka está conformado por:





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1. Los aportes o cuotas ordinarias y extraordinarias que hagan sus miembros, que de conformidad con lo dispuesto por el Código Civil deje de pertenecer a los asociados para conformar el patrimonio de la Corporación.

2. Los recursos de distintas entidades nacionales o internacionales que sean destinados a Maloka.

3. Los bienes que, de conformidad con la Constitución Política de Colombia y las leyes, reciba, a cualquier título, de entidades públicas o privadas o de personas naturales.

4. Los derechos y bienes muebles e inmuebles que adquiera a cualquier título.

5. El producto del rendimiento de sus bienes y los ingresos que reciba por sus actividades, programas y servicios.”.

El artículo 30 establece: “Quórum deliberatorio y decisorio: Para deliberar en las

reuniones presenciales se requerirá la presencia de la mitad más uno de los Miembros de la Junta Directiva y las decisiones se adoptarán por la mitad más uno de los miembros presentes. Para deliberar en las reuniones no presenciales y por voto escrito se requerirá la totalidad de los miembros de la Junta Directiva y las decisiones serán adoptadas por la mitad más uno de los participantes. Parágrafo. Las decisiones de la Junta Directiva de la Corporación Maloka de Ciencia, Tecnología e Innovación, respecto de los aportes del Distrito, requieren el voto favorable de los miembros que representen al Distrito Capital en este órgano. Estas decisiones deberán estar sustentadas técnicamente haciendo prevalecer el objeto misional de la corporación.”.

Subrayado fuera de texto. En lo referente a la composición de la Junta Directiva de Maloka, se observa que en sus Estatutos el artículo 25 establece la participación del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., o su delegado. En este sentido, la Resolución 005 del 09 de febrero de 2017 “Por medio de la cual se designa el delegado del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., en la Junta

Directiva de MALOKA”, establece en su artículo primero: “Delegar la participación del

Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., en la Junta Directiva de MALOKA en el Secretario de Educación del Distrito”.

Ahora bien, dentro de la normatividad que regula la apropiación de ciencia y tecnología, se encuentran las disposiciones a continuación relacionadas: Ley 29 de 1990 “Por la cual se dictan disposiciones para el fomento de la investigación

científica y el desarrollo tecnológico y se otorgan facultades extraordinarias” y sus decretos reglamentarios; modificada mediante la Ley 1286 de 2009 “Por la cual se modifica la

Ley 29 de 1990, se transforma a Colciencias en Departamento Administrativo, se fortalece





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el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación en Colombia y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 393 de 1991, “Por el cual se dictan normas sobre asociación para actividades

científicas y tecnológicas, proyectos de investigación y creación de tecnologías.”, en el cual se establece: “Para adelantar actividades científicas y tecnológicas, proyectos de

investigación y creación de tecnologías, la Nación y sus entidades descentralizadas podrán asociarse con los particulares, bajo dos modalidades: 1. Mediante la creación y organización de sociedades civiles y comerciales y personas jurídicas, sin ánimo de lucro como corporaciones y fundaciones. 2. Mediante la celebración de convenios especiales de

cooperación”. Decreto 591 de 1991 “Por el cual se regulan las modalidades específicas de contratos de

fomento de actividades científicas y tecnológicas”, en el cual se definen como actividades científicas y tecnológicas las siguientes: “1. Investigación científica y desarrollo tecnológico, desarrollo de nuevos productos y procesos, creación y apoyo a centros científicos y tecnológicos y conformación de redes de investigación e información. 2. Difusión científica y tecnológica, esto es, información, publicación, divulgación y asesoría en ciencia y tecnología. 3. Servicios científicos y tecnológicos que se refieren a la realización de planes, estudios, estadísticas y censos de ciencia y tecnología; a la homologación, normalización, metrología, certificación y control de calidad; a la prospección de recursos, inventario de recursos terrestres y ordenamiento territorial; a la promoción científica y tecnológica; a la realización de seminarios, congresos y talleres de ciencia y tecnología, así como a la promoción y gestión de sistemas de calidad total y de evaluación tecnológica. 4. Proyectos de innovación que incorporen tecnología, creación, generación, apropiación y adaptación de la misma, así como la creación y el apoyo a incubadoras de empresas, a parques tecnológicos y a empresas de base tecnológica. 5. Transferencia tecnológica que comprende la negociación, apropiación, desagregación, asimilación, adaptación y aplicación de nuevas tecnologías nacionales o extranjeras. 6. Cooperación científica y tecnológica nacional e internacional.”.

Resolución 1473 de 2016 “Por la cual se adopta la Política de Actores del Sistema

Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación –SNCTel” , expedida por Colciencias”.

3.3.2. Acuerdos 693 del 11 de diciembre de 2017 y 694 del 28 de diciembre de 2017

El Acuerdo No. 693 del 11 de diciembre de 2017 expedido por el Concejo de Bogotá, “Por el cual se autoriza a la Administración Distrital a participar en la Corporación MALOKA

de Ciencia, Tecnología e Innovación”, en su artículo 1 establece “Autorizase al Alcalde





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Mayor, para que en representación del Distrito Capital, conforme a las normas

constitucionales y legales, participe en la Corporación Maloka de Ciencia y Tecnología e

Innovación, como Entidad Mixta.”.

Igualmente, el parágrafo único del artículo 2: consagra “Los aportes que realice el

Distrito Capital a Maloka, harán parte del Anexo informativo del Presupuesto Anual de

Rentas e Ingresos, de gastos e Inversiones del Distrito Capital”.

Señala además en su artículo 4º, “La participación que para el efecto disponga el Distrito

Capital, estará sujeta al control fiscal por parte de la Contraloría Distrital. El Concejo de

Bogotá, de conformidad con el artículo 14 del Decreto – Ley 1421 de 1993 ejercerá el

control político.”.

Asimismo, en el Acuerdo 694 de diciembre 28 de 2017 “Por el cual se expide el

Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de

2018 y se dictan otras disposiciones”, se aprobó el presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda. En consecuencia, el Decreto 816 del 28 de diciembre de 2017, “Por el cual se liquida

el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2018 y se dictan otras disposiciones, en cumplimiento del Acuerdo 694 del 28 de diciembre

de 2017, expedido por el Concejo de Bogotá”, presentó en el presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda la partida presupuestal correspondiente a: “3.3.2

TRANSFERENCIAS PARA INVERSIÓN. Recursos con destino al presupuesto de inversión de entidades públicas distritales descentralizadas, destinadas a financiar sus gastos de inversión. Así mismo incluye otras transferencias que se den en cumplimiento de normas y

convenios.”, partida que se encuentra detallada en el respectivo anexo, así:

CUADRO 4 ANEXO DECRETO 816 DE 2017

Cifras en pesos

PRESUPUESTO DE GASTOS E INVERSIONES

111-02 SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA - DIRECCIÓN DISTRITAL DE PRESUPUESTO

CÓDIGO CONCEPTO

PRESUPUESTO

RECURSOS DISTRITO TRANSFERENCIAS

NACIÓN TOTAL

3-3-2-02-33 Corporación Maloka de Ciencia, Tecnología e Innovación

10.000.000.000 0 10.000.000.000

Fuente: Elaboración Equipo Auditor – Radicado 1-2019-24801 Secretaría Distrital de Hacienda – Anexo Decreto 816 del 28 de diciembre de 2017


https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=73375#0




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3.3.3. Recursos girados por la Secretaría Distrital de Hacienda

La Secretaría Distrital de Hacienda, en cumplimiento de lo ordenado por el Concejo de Bogotá informó que teniendo en cuenta la programación presupuestal para la vigencia 2018, respecto de la transferencia de recursos a la Corporación Maloka de Ciencia, Tecnología e Innovación, por valor de $10.000.000.000, realizó el trámite de los giros presupuestales de conformidad con las solicitudes efectuadas por la Entidad. A continuación se detallan los giros efectuados por la Secretaría Distrital de Hacienda con destino a Maloka, así como la fecha de recepción de estos recursos por parte de la Corporación:

CUADRO 5 TRANSFERENCIAS DE LA SECRETARIA DE HACIENDA A LA CORPORACION MALOKA

CIENCIA, TECNOLOGIA E INNOVACION - AÑO 2018 Cifras en pesos

FECHA ORDEN DE

PAGO

NO. ORDEN

DE PAGO NO. CDP NO. CRP

FECHA EXTRACTO BANCARIO MALOKA

VALOR $

22/01/2018 1 2 4 29/01/2018 1.265.888.500

22/02/2018 37 38 40 26/02/2018 1.265.888.500

20/04/2018 64 67 68 26/04/2018 1.265.888.500

25/05/2018 108 101 106 29/05/2018 1.390.898.050

14/06/2018 132 126 131 26/06/2018 1.559.928.050

18/07/2018 160 154 157 19/07/2018 1.856.968.500

18/10/2018 305 269 271 22/10/2018 1.394.539.900

TOTAL 10.000.000.000 Fuente: Elaboración equipo auditor - Extractos Bancarios Vigencia 2018 Maloka – Comunicación 2019EE183803

3.3.4. Plan de inversiones

Mediante Acta de Junta Directiva Extraordinaria - Corporación Maloka – De Ciencia, Tecnología e Innovación No. 156 de fecha 16 de enero de 2018, que contó con la participación de la Secretaría de Educación de Bogotá, entre otros; se realizó la aprobación de los siguientes documentos relacionados con el Acuerdo 693 de 2017:

Presupuesto 2018. Anexo documento explicativo con el Plan de Inversiones de los aportes del Distrito.

Plan de inversiones de los recursos del Distrito que serán entregados a Maloka en ejecución del Acuerdo 693 de 2017.





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Programación de desembolsos del plan de inversiones de los recursos del Distrito

Marco Legal de las actividades para el cumplimiento de las disposiciones legales referidas a la apropiación de la ciencia, tecnología e innovación en desarrollo del Acuerdo 693 de 2017.

De conformidad con el Anexo Documento explicativo con el Plan de Inversiones de los Aportes del Distrito, los recursos asignados por el Distrito se ubican dentro de uno de los pilares contenidos en el Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos”, “igualdad de calidad de vida”, y una de sus estrategias transversales “Desarrollo

económico basado en el conocimiento”. Igualmente, señala en lo referente a los Centros de Ciencias como Maloka: “… en cuanto tipología de museos, es en principio

una labor educativa que aporta en la construcción del Ecosistema de Aprendizaje de la ciudad, lo que define la naturaleza de sus prácticas de apropiación social de la ciencia, la tecnología y la innovación, así como de los programas que desarrolla. Es decir, en el marco de la política pública Maloka articula sus acciones en dos ámbitos: el de la política educativa y el de la política de ciencia, tecnología e innovación. … Para la política de ciencia, tecnología e innovación, Maloka se articula con lo previsto en el Plan y Acuerdo Estratégico Distrital de Ciencia, Tecnología e Innovación suscrito entre la Alcaldía Mayor y Colciencias el 31 de Octubre de 2016 en cumplimiento de la ley 1753 de 2015 del Plan Nacional de Desarrollo que ordena la suscripción de dichos acuerdos con los entes territoriales como mecanismo articulado de ejecución. En este caso, el aporte de Maloka se da desde el Objetivo 1: “Incentivar y fortalecer la cultura que valora y gestiona el conocimiento mediante la apropiación social del conocimiento”; objetivo que está alineado con la apuesta país 3 de Ciencia, Tecnología e Innovación: “Cultura que gestiona y valora el conocimiento”.

Se detalla en el anexo explicativo que para el cumplimiento del objetivo antes enunciado, se definen cuatro líneas de acción, acordes con los lineamientos de Colciencias, así: “1) Comunicación CTS, desde la cual se busca “favorecer la puesta en marcha de proyectos de comunicación reflexivos y contextualizados para la comprensión, el diálogo y la formación de opinión sobre las relaciones ciencia, tecnología, innovación y sociedad”; 2) Participación Ciudadana en políticas públicas de CTI, desde la que se espera “fomentar la participación ciudadana en la construcción de políticas públicas en CTI, fortaleciendo las capacidades de la sociedad para tomar decisiones que contribuyan a la resolución de conflictos que involucren conocimiento científico tecnológico”; 3)Transferencia e intercambio de conocimiento, en el que se propone “Promover iniciativas de extensión y transferencia del conocimiento científico y tecnológico, que permitan su efectiva integración a contextos locales y sociales específicos, y contribuyan al desarrollo humano de las





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comunidades involucradas” y 4) gestión del conocimiento para la apropiación, el cual plantea “Incentivar el desarrollo de mecanismos de formación y medición para generar conocimiento sobre las diversas formas en que la producción científico tecnológica es apropiada en la sociedad colombiana, por los diversos grupos e individuos que la componen”.

PLAN DE INVERSIONES APROBADO La Corporación MALOKA, para desarrollar las transferencias aportadas por el Distrito en el año 2018, implementó un plan de inversión articulado al “Plan Sectorial de Educación 2016-2020 “Hacia una Ciudad Educadora” aportando en tres de sus cuatro líneas estratégicas:1) Inclusión educativa para la equidad 2) Calidad educativa para todos y 3) Equipo por la educación para el reencuentro la paz y la equidad. Conforme lo anterior Maloka propuso un plan de inversiones, el cual fue aprobado en Junta Directiva de Maloka No. 156 de 2018 de fecha 16 de enero de 2018, así:

1. Inclusión Educativa para la equidad. “ …los Ambientes de aprendizaje para la vida,

en la construcción, mejoramiento y dotación adecuada de la infraestructura, con el fin de disponer de espacios dignos y proclives para el aprendizaje de los niños en la educación preescolar, básica y media, y su articulación con escenarios para la cultura y el deporte, que potencien la oferta de espacios y de encuentro con la comunidad.”.

a. Desarrollo de contenidos e infraestructura de exposiciones itinerantes. “En este punto se traza como meta el diseño y producción de al menos dos Mini Malokas nuevas, con módulos interactivos para el aprendizaje, así como las adecuaciones y mejoras de al menos dos de las tres Mini Malokas con las que viene atendiendo su oferta itinerante por fuera del Centro Interactivo, lo cual es fundamental para lograr la atención a poblaciones que tienen dificultades para el desplazamiento hasta las instalaciones del Centro Interactivo”.

b. Mejoramiento y dotación de la infraestructura. “Maloka debe asegurar la disponibilidad de la experiencia al visitante, a través de la promoción y gestión de un sistema de calidad total que comprende cuatro factores: 1) Seguridad: entendida como la seguridad integral que cubre un entorno seguro, experiencias seguras y logística planeada que garantice el perfecto desarrollo de la experiencia. 2) Funcionamiento: que garantice el acceso a las diversas experiencias de apropiación social de la ciencia y la tecnología del Centro para todos y en todo momento mientras Maloka esté abierta al público 3) Comunicación: este factor busca que sea transmitidos con rigor científico los conceptos y fundamentos de la ciencia y sea accesible la experiencia para públicos a partir de los 6 años y 4) Apariencia: dado el alto desgaste que produce





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el "prohibido no tocar" como la propuesta interactiva del museo de ciencias, es necesario garantizar el buen estado de lo que esté en contacto con el visitante.”.

2. Calidad educativa para todos. “Dentro de las acciones con las que coincide la

Corporación Maloka en este eje, se encuentran: 1) Bogotá reconoce a sus maestras, maestros y directivos docentes como líderes de la transformación educativa 2) Mejoramiento de la calidad educativa a través de la jornada única y el uso del tiempo escolar 3) Competencias para el ciudadano de hoy.”

a. Agenda científica y cultural y Comunicaciones “A través de la agenda científica y cultural con actividades para la divulgación y participación de la ciudadanía en dinámicas que relacionan la producción de conocimiento científico y el desarrollo tecnológico con los temas de agenda pública de la ciudad, Maloka busca avanzar en sus objetivos misionales relacionados con la construcción y enriquecimiento de la formación y participación ciudadana frente a los procesos de generación, circulación y uso del conocimiento; así como contribuir al fortalecimiento de la cultura y economía del aprendizaje permanente, del conocimiento y de la innovación.”.

b. Centros de Interés en CTI “Dentro de la apuesta del plan sectorial educativo de mejoramiento de la calidad educativa a través de la jornada única y el tiempo extra-escolar, Maloka se articula con su objetivo misional de diseñar, desarrollar y fortalecer procesos de enseñanza-aprendizaje no formal e informal de la ciencia, la tecnología y la innovación y su relación con la sociedad a través del programa Centros de interés. Esta iniciativa busca desarrollar espacios de educación no formal en los que diversos actores generan conocimiento a través de acciones participativas y redes colaborativas. Con ella se busca fortalecer la cultura ciudadana en ciencia tecnología e innovación, por medio de sesiones y talleres en los que se ofrece formación a docentes y alumnos para fomentar capacidades científicas, éste es un proceso que sucede tanto fuera como dentro del centro interactivo.”.

3. Equipo por la educación para el reencuentro, la reconciliación y la paz.

“Este eje busca garantizar espacios físicos, sociales y virtuales seguros con miras a proteger los derechos humanos, sociales y reproductivos de niños, niñas y adolescentes, así como de los demás miembros de la comunidad educativa. El mejoramiento de los entornos escolares también pretende aportar al fortalecimiento de la cultura ciudadana, al mejoramiento de la convivencia y a la construcción de territorios en paz.”.

a. Maloka puertas abiertas. “La Corporación Maloka coincide con dos de los pilares

y enfoques del Plan Sectorial de Educación denominados Calidad educativa para todos y Equipo por la educación para el reencuentro, la reconciliación y la paz.





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Es bajo estos dos acentos que la Corporación busca desplegar su estrategia para la atención de los estudiantes de las instituciones educativas distritales…. Como criterios de focalización para llegar a la población objetivo con la Secretaría Distrital de Educación se incluyen como criterios las orientaciones de la Dirección de Inclusión e Integración de Poblaciones, así como las instituciones educativas con estudiantes matriculados de los estratos 1, 2 y 3.

Dentro de estos grupos de atención y poblaciones se encuentra la atención a escolares con discapacidad o talentos, la población víctima del conflicto armado, la atención intercultural y atención a grupos étnicos, la población LGBTI, de responsabilidad penal adolescente, y la educación para adultos.

Por otro lado, durante la construcción de la Política diferencial que se realiza de la mano de la Secretaría de Educación, la Oficina de Planeación de la Secretaría Distrital de Planeación definió como población vulnerable el porcentaje de estudiantes matriculados por estrato 1, 2 y 3 en los colegios oficiales en 2017. La matrícula para los estudiantes de estratos 1, 2 y 3 es de 586.550 estudiantes de 300 Instituciones Educativas ubicados en las localidades de: Antonio Nariño, Barrios Unidos, Bosa, Ciudad Bolívar, Engativá, Fontibón, Kennedy, La Candelaria, Los Mártires, Puente Aranda, Rafael Uribe Uribe, San Cristóbal, Santa Fe, Suba, Sumapaz, Tunjuelito, Usaquén y Usme.

La Corporación Maloka llegará a esta población a través de sus programas: a) Centros de interés: b) Mini Malokas c) Agenda Científica d) Centro Interactivo”

El Plan de Inversiones aprobado se resume a continuación:

CUADRO 6 PLAN DE INVERSIONES APROBADO

Cifras en pesos PLAN SECTORIAL DE EDUCACIÓN

ENFOQUE PRODUCTO APROPIACIÓN

INICIAL % DE

PARTICIPACIÓN

Inclusión educativa para la equidad

1. Infraestructura y dotación al servicio de los ambientes de aprendizaje.

Contenidos nuevos o mejorados para el centro interactivo y exposiciones itinerantes fortalecidas

3.666.000.000 36.66%

Infraestructura física mejorada

2.034.000.000 20.34%





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PLAN SECTORIAL DE EDUCACIÓN

ENFOQUE PRODUCTO APROPIACIÓN

INICIAL % DE

PARTICIPACIÓN

Equipo por la educación para el reencuentro, la reconciliación y la paz

2. Mejoramiento de la calidad educativa a través de la jornada única y el uso del tiempo escolar.

Estrategia de comunicación y diseño de agencia científica

947.927.388 9.48%

Mejoramiento de la calidad educativa a través de la jornada única y el tiempo extra-escolar

1.357.072.612 13.57%

Transparencia, gestión pública y servicio a la ciudadanía-Gobierno y ciudadanía digital

3. Participación ciudadana para el reencuentro. la reconciliación y la paz.

Política diferencial para el acceso al centro interactivo y sus servicios a los estudiantes de las instituciones educativas distritales y a la población vulnerable.

1.995.000.000 19.95%

TOTAL 10.000.000.000 100%

Fuente: Elaboración Equipo Auditor – Comunicación 1-2019-24814 de fecha 11 de octubre de 2019

Así las cosas, se observa que los recursos asignados por el Distrito fueron programados en un 36.66% para el producto “Contenidos nuevos o mejorados para el centro interactivo y exposiciones itinerantes fortalecidas”, seguido por “Infraestructura física mejorada” con el 20.34% y la “Política Diferencial” con un 19.95%. Es importante resaltar que como mecanismo de control de los recursos aprobados para cada uno de los productos, la Corporación MALOKA estableció los siguientes Centros de Costos:

CUADRO 7 CENTROS DE COSTOS PLAN DE INVERSIONES

ENFOQUE No. CENTRO DE

COSTOS PRODUCTO

1. Infraestructura y dotación al servicio de los ambientes de aprendizaje.

654 Mini Malokas y Contenidos

Contenidos nuevos o mejorados para el centro interactivo y exposiciones itinerantes fortalecidas

651 Recuperación Sede

Infraestructura física mejoradas

2. Mejoramiento de la calidad educativa a través de la jornada única y el uso del tiempo escolar.

652 Agenda Científica y Cultural

Estrategia de comunicación y diseño de agencia científica





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ENFOQUE No. CENTRO DE

COSTOS PRODUCTO

653 Centros de Interés/Labs

Mejoramiento de la calidad educativa a través de la jornada única y el tiempo extra-escolar

3. Participación ciudadana para el reencuentro. la reconciliación y la paz.

655 Maloka Puertas Abiertas

Política diferencial para el acceso al centro interactivo y sus servicios a los estudiantes de las instituciones educativas distritales y a la población vulnerable.

TOTAL

Fuente: Comunicación Maloka de fecha 11 de octubre de 2019

MODIFICACIONES AL PLAN DE INVERSIONES El Plan de Inversiones aprobado mediante Acta de Junta Directiva No. 156 de fecha 16 de enero de 2018, fue objeto de modificaciones, las cuales fueron aprobadas mediante Actas de Junta Directiva Nos. 159 y 160 de fechas 08 de mayo y 24 de septiembre de 2018, como se relaciona a continuación:

CUADRO 8 MODIFICACIONES AL PLAN DE INVERSIONES

Cifras en pesos

FECHA CENTROS DE COSTOS

OBJETO DE MODIFICACIÓN

APROPIACIÓN INICIAL

ADICIÓN REDUCCIÓN DOCUMENTO

SOPORTE

08/05/2019 651 Recuperación Sede

2.034.000.000

348.833.700

Acta No. 159

08/05/2019 653 Centro de Interés/Labs

1.357.072.612

795.964.612 Acta No. 159

08/05/2019 655 Maloka Puertas Abiertas

1.995.000.000

447.130.913 Acta No. 159

24/09/2018 654 Mini Malokas y Contenidos

3.666.000.000

319.270.678 Acta No. 160

24/09/2018 651 Recuperación Sede

2.382.833.700

454.909.190 Acta No. 160

24/09/2018 653 Centro de Interés/Labs

561.108.000

21.108.000 Acta No. 160

24/09/2018 655 Maloka Puertas Abiertas

2.442.130.913

114.530.513 Acta No. 160

Fuente: Elaboración Equipo Auditor – Comunicación Maloka 29 de octubre de 2019.

Como consecuencia de las modificaciones antes relacionadas, el Plan de Inversiones Definitivo con corte a 31 de diciembre de 2018 y su ejecución se presentan a continuación:





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CUADRO 9

PLAN DE INVERSIONES APORTES ALCALDÍA DEFINITIVO Cifras en pesos

PLAN SECTORIAL

DE EDUCACIÓN

Enfoque Objetivo

específicos

Productos, indicadores, metas actividades e insumos. Estrategia

Nacional de Apropiación

Social de Ciencia,

Tecnología e Innovación

Centro de costo

Producto Indicador Meta Actividad Acciones o

Insumos Presupuesto Definitivo

Ejecución a Diciembre 31

de 2018

Inclusión educativa

para la equidad

Infraestructura y dotación al

servicio de los ambientes de aprendizaje

Desarrollar experiencias, materiales, medios y

ambientes de aprendizaje

significativos, dispuestos

para la interacción,

la experimentación, el goce y

la participación.

654 Mini Malokas y

Contenidos

Contenidos nuevos o

mejorados para el centro interactivo y exposiciones

itinerantes fortalecidas

Número de Mini

Malokas existentes

adecuadas y mejoradas

Al menos

2

Desarrollo de contenidos y dotación de

exposiciones itinerantes existentes

Mejoramiento y dotación de

Mini Malokas Existentes

3.346.729.322

200.000.000 174.459.479

Comunicación Ciencia,


Número de experiencias itinerantes

diseñadas y producidas

Al menos

2

Desarrollar los términos de referencia

para contratación

de experiencias

Producción y/o adquisición de

al menos 2 mini malokas

1.632.137.498 1.605.845.654

Número de contenidos

desarrollados para el Centro

Interactivo

Al menos

1

Desarrollo de contenido

para Domo o salas del

centro interactivo

Contratación producción

domo o contenido

trasmedia y contenido para

Centro

1.514.591.824 1.492.511.414

651 Recuperación

Sede

Infraestructura física

mejoradas

Sedes dotadas y

adecuadas 1 Mejoramiento

y dotación adecuada de

la infraestructur

a

Mejoramiento y dotación de la

zona de edificios

2.837.742.890

1.719.133.724 1.637.415.692

Adecuaciones de espacios

880.558.602 827.872.748

Sede con adecuaciones de Ley al

día

1

Mejoramiento y dotación de zonas del

Centro Interactivo

238.050.564 171.503.168





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PLAN SECTORIAL

DE EDUCACIÓN

Enfoque Objetivo

específicos



Social de Ciencia,


Centro de costo




de 2018

Calidad educativa para todos

Mejoramiento de la calidad educativa a través de la

jornada única y el uso del

tiempo escolar

Competencias para el

ciudadano de hoy/Bogotá reconoce a

sus maestras, maestros y directivos docentes

líderes de la transformación educativa

652 Agenda Científica y

Cultural

Estrategia de comunicación y diseño de

agencia científica

Número de personas

impactadas con agenda

científica

10.000 Diseñar una

agenda científica

Diseñar e implementar una agenda

científica

947.927.388

510.870.000 510.870.000

Comunicación CTI y

Participación ciudadana

CTI

Número de estrategias

de comunicació

n implementa

das

1

Desarrollar e implementar

una estrategia de comunicacio

nes

Desarrollar e implementar

una estrategia de

comunicaciones y divulgación

científica

437.057.388 437.057.388

Diseñar, desarrollar y

fortalecer procesos de enseñanza-aprendizaje no formal e

informal de la Ciencia, la

Tecnología y la Innovación y su relación

con la sociedad.

Acompañamiento a

instituciones educativas con énfasis

en ciencias y tecnologías.

653 Centros de Interés/Labs

Mejoramiento de la calidad educativa a través de la

jornada única y el tiempo

extra-escolar

Número de instituciones educativas acompañad

as

10

Desarrollo e implementaci

ón de programa

Centros de interés

Atención de Centros de

interés

540.000.000

540.000.000 529.240.150

Gestión del conocimiento

para la apropiación/Intercambio de

conocimientos Número de personas beneficiadas

1.500 Materiales, transporte y

ambientación 0 0





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PLAN SECTORIAL

DE EDUCACIÓN

Enfoque Objetivo

específicos



Social de Ciencia,


Centro de costo




de 2018

Equipo por la educación

para el reencuentro,

la reconciliación

y la paz

Participación ciudadana para el reencuentro,

la reconciliación y

la paz

Promover, construir y

enriquecer la formación y participación ciudadana frente a los procesos de generación, circulación y

uso del conocimiento

.

655 Maloka Puertas Abiertas

Política diferencial

para el acceso al

centro interactivo y sus servicios

a los estudiantes

de las instituciones educativas

distritales y a la población vulnerable.

Número de políticas diseñadas y aprobadas por la Secretaría de Educación

1 Realizar

alianzas con la Secretraía de Educación

para definición de IE a atender y con otras entidades distritales

para la atención a población vulnerable

Focalización de IE a atender y

Centros de atención de población vulnerable

2.327.600.400

2.157.600.400 2.157.600.400

Comunicación Ciencia,


Porcentaje atendido de instituciones educativas señalas por la Secretaría de Educación como vulnerables

0

Desarrollar estrategia de comunicación, divulgación y mercadeo y

acceso

170.000.000 168.147.360

TOTAL 10.000.000.000 10.000.000.000 9.712.523.453

Fuente: Comunicaciones 1-2019-24814 de fecha 11 de octubre de 2019 y de fecha 19 de noviembre de 2019, remitidas por Maloka – Elaboración Equipo Auditor





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EJECUCIÓN DEL PLAN DE INVERSIONES

En cuanto a la ejecución del Plan de Inversiones, con corte a 31 de diciembre de 20181, se observa un avance del 97.13% correspondiente a $9.712.523.454 quedando pendiente la ejecución de $287.476.546 equivalentes al 2.87%. Aunado a lo anterior, y teniendo en cuenta la suma transferida de $10.000.000.000 por parte del Distrito, la ejecución de estos recursos por parte de Maloka se encuentra distribuida en los ítems de contratación y de actividades realizadas por la Corporación, así: Desde este punto de vista la Corporación MALOKA invirtió los recursos aportados por el Distrito Capital en el año 2018 de la siguiente manera:

CUADRO 10

INVERSION A 31 DE DICIEMBRE DE 2018 - ACUERDO 694 DE 2017 Cifras en pesos

CENTRO DE COSTOS EJECUTADO A

DICIEMBRE 2018

CONTRATOS Y ORDENES DE COMPRA

654 Mini Malokas y Contenidos 3.259.890.215

651 Recuperación Sede 2.626.371.340

652 Agenda Científica y Cultural 947.837.388

653 Centros de Interés/Labs 250.905.958

655 Maloka Puertas Abiertas 167.477.450

TOTAL CONTRATOS CON TERCEROS 7.252.482.351

653 Centros de Interés 277.278.889

655 Entradas al Centro Interactivo 2.157.600.400

Gravamen a los Movimientos Financieros 25.161.813

TOTAL EJECUTADO 9.712.523.453

Fuente: Comunicación Maloka de fecha 18 de noviembre de 2019.

1 La información suministrada por Maloka indica un porcentaje de ejecución del 99.85%, equivalentes a la suma de $9.984.710.445, de los $10.000.000.000 aportados por el Distrito en la vigencia 2018.





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3.3.5. Resultado de la evaluación de los procesos contractuales

Durante la vigencia 2018 la Corporación Maloka suscribió 218 contratos y órdenes de compra, los cuales ascienden a la suma de $7.252.482.351, con ocasión de los recursos transferidos por el Distrito. Entre tanto, la muestra seleccionada por el equipo de auditoría correspondió a 32 contratos que ascienden a la suma de $5.290.205.510. La Corporación Maloka mediante comunicación de fecha 15 de octubre de 2019 remitió el “Manual de Contratación MALOKA”, documento sobre el cual se efectúo la evaluación de los procesos contractuales seleccionados en la muestra de auditoría. Es de anotar, que en la verificación efectuada se encontró que los contratos seleccionados guardaban relación con los productos y actividades programadas en el Plan de Inversiones presentado por la entidad. A continuación se presentan los resultados de la evaluación contractual:

3.3.5.1. Observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria, por vulneración a los principios de Buena fe, Eficiencia, Economía, Objetividad, Responsabilidad y Transparencia en el proceso de adjudicación de los contratos 16C-00819 de 2018 y 16-C-00793 de 2018.

Analizado el expediente, se pudo evidenciar que dentro de los estudios de referencia se encontraba incluido el nombre de los contratistas, en cada uno de los contratos, no se encontró ninguna invitación de otras empresas, a participar dentro del proceso contractual, incurriendo claramente Maloka en un proceso de contratación directa, hecho este que es contrario a lo estipulado dentro del Manual de Contratación de la entidad auditada, por cuanto la cuantía de cada proceso supera los 80SMMLV. El Manual de Contratación de Maloka, indica “Artículo 6. Principios de la Adquisición

de Bienes y Servicios. …. Buena fe: toda la contratación que realice MALOKA se ciñe al principio de la Buena fe, incluye al comprador, usuario, administradores y proveedores. …Eficiencia: el comprador, los usuarios, proponentes, proveedores procurarán el mejor uso de los recursos financieros, administrativos y técnicos garantizando la calidad en cada uno de los servicios ofrecidos por MALOKA. Este principio busca la obtención de máximos resultados, utilizando el menor tiempo posible, por la menor cantidad de recursos y con los menores costos.





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Economía: los procesos de contratación /compras por excelencia se adelantarán con economía de tiempo, economía en los medios para contratar y con las etapas necesarias para contratar un servicio o bien. …Objetividad: los responsables de la contratación escogerán la oferta más favorable para MALOKA basados en factores como: precio, calidad, tiempo, experiencia, oportunidad de entrega entre otros. En igualdad de las anteriores condiciones se preferirá al oferente que ofrezca mejor propuesta económica. …Responsabilidad: las personas que intervengan en el proceso contractual harán cumplir el objeto del contrato, su perfecta ejecución y buen uso de recursos, efectuarán una rigurosa vigilancia de la ejecución, incluida la etapa precontractual por lo tanto no podrá existir favorecimiento a terceros, deberá realizar evaluaciones objetivas sobre las propuestas presentadas y vigilará que no haya conflicto de interés u ocultamiento de inhabilidades o incompatibilidades de los proveedores. Por otra parte, los proveedores o proponentes se obligan a presentar ofertas claras, fiables y convenientes a MALOKA. Transparencia: este principio tiene como fin garantizar la objetividad, la igualdad y la imparcialidad en los distintos procedimientos que adelante MALOKA para la escogencia de sus contratistas, así como el de garantizar que todas sus actuaciones sean conocidas por todos los interesados, lo cual permite que puedan ser controvertidas. Lo anterior implica objetividad, neutralidad y claridad de las reglas o condiciones impuestas para la presentación de las ofertas, la garantía del derecho de contradicción, la publicidad de las actuaciones, la motivación expresa, precisa y detallada del informe de evaluación, del acto de adjudicación o de la declaratoria de desierta, la escogencia objetiva del contratista idóneo que ofrezca la oferta más favorable para los intereses de MALOKA.”

Igualmente, el Manual de Contratación, en relación con la modalidad de selección del tipo de contratación establece: “… Artículo 13. Modalidades de Selección de Contratistas. Teniendo en cuenta las condiciones y/o la cuantía estimada de los bienes y servicios que se pretenden contratar, se prevén las siguientes modalidades de selección: 1. Contratación directa 2. Convocatoria Abierta …Artículo 15. Convocatoria abierta. Se realizará bajo esta modalidad de selección los procesos de contratación cuya cuantía estimada sea mayor a 80 salarios mínimos legales mensuales vigentes más 1 y cuando no confluyan las reglas taxativas de contratación directa, descritas en el presente manual. La apertura de este tipo de proceso de contratación debe ser comunicada a los posibles interesados mediante la publicación de un aviso en la página web de MALOKA y/o divulgación o medios electrónicos, junto con la invitación a proponer….”.

Presuntamente se incumple el artículo 34 de la Ley 734 de 2002.





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De acuerdo al Manual de Contratación, Maloka estaba obligada a adelantar convocatoria abierta en este tipo de procesos. Al no adelantar este procedimiento la Corporación vulneró los principios de Buena fe, Eficiencia, Economía, Objetividad, Responsabilidad y Transparencia. La inaplicabilidad de las normas consagradas en el Manual de Contratación y la negligencia en la aplicación de las mismas, se deben al desconocimiento de sus propios procedimientos para la adquisición de bienes y servicios. Estos hechos ocasionaron que la Corporación no tuviera otras ofertas para ser evaluadas, que le permitieran realizar la selección acorde con su Manual de Contratación. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Analizados los elementos de las respuestas entregadas por parte de la Corporación Maloka, en relación a los contratos descritos en la observación, nos referiremos a los contratos, 16C-0819-2018 y 00793 de 2018, la entidad auditada, en su respuesta argumenta con claridad, y describe cuales fueron las etapas que adelantó dentro de los procesos contractuales, elementos estos que estudiados a fondo y habiendo verificado la información que reposa en los expedientes contractuales, aclara los hechos que fueron objeto de la observación. Maloka adelantó su proceso de adquisición de bienes, ajustado a su Manual de Contratación, bajo la modalidad de contratación directa. contemplado en el artículo 14, el cual indica claramente los elementos para elegir al contratista, describe dentro de su proceso, la modalidad del mismo, así la cosas Maloka no vulneró los principios de Buena fe, Eficiencia, Economía, Objetividad, Responsabilidad y Transparencia. Por lo anterior, de acuerdo con el análisis efectuado a la respuesta, se aceptan los argumentos planteados y por lo tanto se retira la observación de este informe.

3.3.5.2. Hallazgo administrativo por vulneración al Manual de Contratación, en la supervisión, liquidación y pago del contrato 16C-00763.

El objeto del Contrato señala que el contratista se obliga para con el contratante a: “…ejecutar por el sistema de PRECIO GLOBAL FIJO SIN FORMULA DE REAJUSTE Y PLAZO FIJO, la reparación y rehabilitación de la cubierta de plazoleta e inyección de luz natural, reconstrucción de anden costado oriental, reconstrucción del acceso al costado





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occidental, arreglo del cilindro en concreto y reestructuración de talud costado norte (en adelante los Trabajos) del Centro Interactivo Maloka…”.

Valor del contrato NOVECIENTOS NUEVE MILLONES NOVECIENTOS DIECINUEVE MIL CIENTO TRIENTA Y NUEVE PESOS MCTE ($909.919.139), más una adición de CIENTO TREINTA Y CUATRO MILLONES OCHOCIENTOS CUARENTA Y OCHO MIL SEISCIENTOS NOVENTA Y CINCO PESOS MCTE($134.848.695), para un total de este contrato de MIL CUARENTA Y CUATRO MILLONES SETECIENTOS SESENTA Y SIETE MIL OCHOCIENTOS TREINTA Y CUATRO PESOS MCTE ($1.044.767.834). Dentro del expediente contractual, no se encontró la licencia urbanística expedida por la Curaduría, para dar cumplimiento al objeto contractual; como quiera que la entidad, estaba en la obligación de tramitar previo a la celebración del contrato la respectiva licencia urbanística para adelantar procesos de reestructuración a su inmueble, situación que dio lugar a la suspensión del contrato. Debido a esta falta de previsión, las partes ante solicitud del contratista suspendieron el contrato de común acuerdo, a partir del día 16 de enero de 2019, y no se observa dentro de los documentos analizados acta de reinicio del contrato. En cuanto a los pagos efectuados, se encontró dentro del informe del supervisor que existe un 95% de cumplimiento del contrato. No obstante, al verificar el valor del pago se pudo establecer que Maloka le realizó pagos mediante transferencia electrónica por valor de OCHOCIENTOS NOVENTA Y DOS MILLONES SETECIENTOS CUARENTA Y DOS MIL QUINIENTOS SESENTA Y UN PESOS CON SESENTA Y TRES CENTAVOS ($892.742.561.63). Se practicó retención por concepto de impuestos por valor de VEINTIOCHO MILLONES TRESCIENTOS TREINTA Y CINCO MIL CUATROCIENTOS VEINTE PESOS CON SETENTA Y TRES CENTAVOS ($28.335.420.73). Adicionalmente, se efectuó retención de garantía por valor de CIENTO DOS MILLONES TRESCIENTOS CUARENTA Y UN MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y SIETE PESOS ($102.341.997.oo), conforme lo establece el contrato. Ahora bien, se observa acta de terminación bilateral, con fecha 18 de octubre de 2019, en la cual Maloka liquida el contrato. No obstante, dentro del acta no es clara la forma de liquidación, toda vez que no se observó cuál es el valor que la Corporación le debe restituir al contratista por la retención de garantía efectuada;





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se evidencia el valor del ítem del arreglo del cilindro en concreto y el valor que se debe descontar por este concepto, en razón a que el mismo no se realizó. Al respecto, el Manual de Contratación de Maloka, establece: “…Artículo 19.

Planeación. Se trata de la etapa previa del proceso de contratación en donde el área solicitante describe y justifica la necesidad de la adquisición del bien y servicio de acuerdo con las necesidades y requerimientos de Maloka. … Parágrafo 1. Estudios y documentos previos a la solicitud de contratación. El área que requiere la necesidad de contratación, deberá realizar previamente a la solicitud de contratación, el análisis del sector económico relativo al proceso de contratación, y dejar constancia en los documentos de la etapa de planeación, desde la perspectiva comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis del riesgo, si a ello hubiere lugar y en atención al bien o servicio a adquirir.”.

Conforme lo expuesto anteriormente, se estableció que Maloka efectuó un deficiente control al proceso contractual, en lo referente a la planeación, supervisión y liquidación, situación que generó dilaciones y mayores costos. Aunado a estos hechos no es posible establecer claramente, cuáles son los valores definitivos a cancelar al contratista por concepto de la retención de garantía realizadas por Maloka a este contrato, y cuál es el valor a descontar por concepto del ítem de arreglo al cilindro en concreto. En este proceso de contratación, se pudo evidenciar una deficiente planeación; Maloka, no contemplo que para la celebración del contrato se necesitaba licencia urbanística. Lo anterior se debió a inobservancia de la totalidad de los requisitos necesarios para la celebración de este contrato. En consecuencia, los hechos descritos ocasionaron que la entidad incurriera en dilaciones de tiempo y que no se cumpliera a cabalidad el objeto del contrato. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Analizados los argumentos expuestos por la Corporación Maloka se evidencia que nunca existió claridad por parte de la Corporación, si era necesario solicitar licencia urbanística o no. Pasaron (6) meses desde la suspensión del contrato por parte de





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Maloka, suspensión que se dio a solicitud del contratista, sin que se adelantara ningún proceso de obra. Así las cosas, se vulneró el proceso de planeación, ya que la falta de claridad dentro del proceso contractual, ocasionó que el mismo se paralizara por más de 8 meses, sin que se pudiera dar cumplimiento al objeto contractual en su totalidad; como quiera que la entidad, estaba en la obligación de tramitar previo a la celebración del contrato la respectiva licencia urbanística para adelantar procesos de reestructuración a su inmueble, o en su defecto adelantar la consulta si se necesitaba la misma, hecho este que solo ocurrió 8 meses después de iniciado el proceso contractual. Por lo anterior, de acuerdo con el análisis efectuado a la respuesta remitida, no se aceptan los argumentos planteados, por tanto, se configura hallazgo administrativo que deberá ser incluido en el plan de mejoramiento.

3.3.5.3. Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por incumplimiento de los requisitos del proceso de contratación y por deficiencias en los documentos integrales, en los contratos 16C–00700 de 2018, 16C–00703 de 2018, 16C–00701 de 2018 y 16C–00749 de 2018.

En relación con el contrato 16C–00700 de 2018, la Corporación Maloka allegó el expediente correspondiente; una vez revisado se identificó que corresponde a un contrato de prestación de servicios, bajo la modalidad de contratación directa, con un valor de $88.000.000 con el objeto de: “Prestar sus servicios profesionales como

abogado, con plena autonomía técnica y administrativa de la mano de la oficina legal con

el fin de apoyar actividades jurídicas de Maloka”, se suscribió el 29 de enero de 2018 e inició el 1 de febrero de 2018, con una fecha de terminación estimada para el 30 de diciembre de 2018. Se identificó que el contrato se terminó de manera anticipada el 9 de mayo de 2018 y se encontraron las siguientes inconsistencias:

El RUT del contratista presenta fecha de actualización del año 2015, (Actividad económica principal 6910 y secundaria 7490), esta situación está en contravía del instructivo de compras de la Dirección de Administración y Finanzas de la Corporación.





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Los informes de ejecución del contrato anexos a las cuentas de cobro por los servicios profesionales prestados en los meses de febrero, marzo y abril de 2018, no registran visto bueno del supervisor.

Respecto del contrato 16C–00703 de 2018, una vez revisado el expediente correspondiente se determinó que corresponde a un contrato de prestación de servicios, bajo la modalidad de contratación directa, con un valor de $75.000.000 con el objeto de: “Prestar servicios profesionales con plena autonomía técnica,

administrativa y financiera para coordinar los procesos de diseño y prototipaje de narrativas, ambientes y experiencias de aprendizaje y comunicación de la ciencia para los escenarios y programas de Maloka que sean memorables para los públicos, y estén orientados a

favorecer la relación ciencia, tecnología y sociedad”, se suscribió el 28 de febrero de 2018 e inició el 1 de marzo de 2018, con una fecha de terminación estimada para el 31 de diciembre de 2018, y se liquidó el 29 de febrero de 2019 y en la actualidad está terminado y liquidado. Se identificaron las siguientes inconsistencias:

El RUT del contratista, anexo en la carpeta fue expedido en 2006, este registra la actividad económica principal del contratista 2231, la cual a hoy no aparece dentro de las habilitadas por la Dian, así esta no coincide tampoco con la actividad para la cual fue contratada la persona.

La cuenta por concepto de servicios profesionales prestados a la Corporación Maloka, durante el mes de noviembre de 2018, fue tramitada con el soporte de pago de parafiscales correspondiente al mes de diciembre más no incluye el soporte de pago de parafiscales correspondiente al mes cobrado.

Por su parte, en la revisión efectuada al expediente correspondiente al contrato 16C–00701 – 2018, se encontró que corresponde a un contrato de prestación de servicios, bajo la modalidad de contratación directa, con un valor de $78.750.000 con el objeto de: “Prestar servicios profesionales con plena autonomía técnica,

administrativa y financiera para coordinar procesos y actividades de investigación, evaluación y desarrollo de contenidos para la definición de estructuras conceptuales, pedagógicas e interpretativas de las experiencias, narrativas, actividades y ambientes de aprendizaje de MALOKA a partir de la producción participativa y aplicación de conocimiento relevante en torno a los programas de apropiación social de la ciencia y la tecnología de MALOKA. PARÁGRAFO: este contrato es de naturaleza comercial y no faculta a MALOKA para dar órdenes a el contratista en cuanto a modo, cantidad, tiempo y trabajo, ni para exigirle el cumplimiento de su reglamento interno de trabajo, por lo anterior, no se genera relación laboral alguna, entre las PARTES, ni entre el personal que eventualmente llegaré





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a contratar el CONTRATISTA para prestar el servicio”, se suscribió el 13 de febrero de 2018, con fecha de terminación el 30 de diciembre de 2018 y el contrato se liquidó el 4 de marzo de 2019, en la actualidad está terminado y liquidado. Se identificaron las siguientes inconsistencias respecto de este contrato:

El RUT del contratista, anexo en el expediente fue expedido en 2016, este registra la actividad económica principal del contratista 7220.

El informe de ejecución del contrato no cuenta con el visto bueno del supervisor como lo especifica la cláusula sexta del contrato: forma de pago literal “…Los requisitos para pago son: a) informe mensual de actividades

aprobado por el supervisor del contrato y entregables cuando se haya pactado…” Igualmente, en revisión efectuada al expediente correspondiente al contrato: 16C–00749 de 2018, se evidenció que corresponde un contrato de prestación de servicios, bajo la modalidad de contratación directa, con un valor inicial de: $75.670.000 más IVA y valor final fue de: $ 90´047.300, el objeto del contrato reza en los siguientes términos: “Participar en el desarrollo del contenido y diseño

museográfico para la exposición itinerante ¡Qué asco! De acuerdo con los parámetros

técnicos establecidos en el brief de la exposición que hace parte integral del contrato”, se suscribió el 22 de junio de 2018, y se inició el 26 de junio del 2018, el plazo de ejecución inicial del contrato es de tres meses y dos semanas desde la aprobación de las pólizas, en la actualidad está terminado y liquidado. El equipo auditor estableció las siguientes inconsistencias:

No reposa en el expediente, el acta de Comité de Contratación, donde se autorizó y ordenó la contratación objeto de estudio y la cual supera la cuantía de 80 SMMLV más 1 sin IVA.

No se anexaron certificados de pago de parafiscales de los profesionales contratados para el desarrollo contractual mencionados en el cuerpo del contrato así: “Los requisitos adicionales para el pago son: … c) Copia de los

comprobantes de pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social

Integral...”. Los anteriores hechos y situaciones contravienen:





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Lo estipulado en el numeral 7.3 “Documentos soporte de los Proveedores y Contratistas.

Servicios Profesionales: 3. RUT actualizado”, (pág. 11) del instructivo de compras de la Dirección de Administración y Finanzas de Maloka. La cláusula sexta del contrato 16C–00700 de 2018: “forma de pago literal “…Los

requisitos para pago son: a) informe mensual de actividades aprobado por el supervisor del

contrato y entregables cuando se haya pactado…”. El Artículo 26 del Manual de Contratación de MALOKA, que reza en su artículo 26 literal b.: “….Ejecución: se da cuando se apruebe por parte de Maloka, la(s) garantía(s)

constituida(s) por el Contratista, si fue requerida y/o la suscripción del acta de inicio, si a ello hubiere lugar. Durante la ejecución el contratista debe efectuar ante el supervisor o interventor, como requisito previo para proceder con el pago, la realización de los aportes mensuales al Sistema General de Seguridad Social y Parafiscales cuando esté obligado”. El artículo 12 - Comité de contratación del Manual de Contratación, que a la letra dice: “El Comité de contratación, cuya integración y funcionamiento será determinado por

la presidencia ejecutiva y por este manual, en su órgano asesor y consultivo de las diferentes instancias que autorizan y ordena el gasto de manera contractual, cuando el valor estimado de la contratación o el convenio sea igual o superior el equivalente a 80 SMMLV más 1 sin IVA”.

Presuntamente se incumple el artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

Las situaciones descritas se deben a que Maloka presenta debilidades en el sistema de control interno; adicionalmente, falta seguimiento y evaluación de los supervisores de manera tal que se garantice que los procesos contractuales se estén ejecutando y cumpliendo para el caso, en el estudio de los requisitos para el proceso de contratación y realización de los respectivos pagos. Adicional la ausencia o debilidades en la supervisión generan que se desarrollen y reciban bienes y/o servicios deficientes o diferentes a los establecidos y/o pactados en el proceso contractual. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Sobre la norma mencionada por la Corporación Maloka en comunicación de diciembre 6, respecto de los registros RUT desactualizados en los contratos 16C–00700 de 2018, 16C–00703 de 2018 y 16C–00701 de 2018, a saber, Decreto 2460 de 7 de noviembre de 2013 que reglamentó el artículo 555-2 del Estatuto Tributario, se encuentra que, el carácter de no obligatoriedad en la renovación, salvo algunas





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consideraciones especiales sobre datos personales o comerciales, refiere al compromiso de la persona natural o jurídica respecto de la U.A.I., más el informe del Equipo Auditor refiere específicamente al cumplimiento de una disposición y/o exigencia establecida en el numeral 7.3 “Documentos soporte de los Proveedores y

Contratistas. Servicios Profesionales: 3. RUT actualizado”, (pág. 11) del instructivo

de compras de la Dirección de Administración y Finanzas de Maloka”, lo que implica e indica el incumplimiento de las normas internas de la entidad. De otra parte sobre la afirmación de la Corporación Maloka, en cuanto a que “… en

materia disciplinaria, al no tener el carácter de servidores públicos, los trabajadores no se encuentran sometidos al Código Disciplinario Único, sino al correspondiente reglamento de

trabajo…”, Manifiesta el Equipo Auditor que, si bien es cierto para la transferencia de los recursos del Distrito a Maloka aprobados mediante Acuerdo 693 de 2017, se establecieron algunas exigencias que en efecto se pudieron haber cumplido, es claro que esta disposición no excluye la responsabilidad legal en tratándose del manejo de recursos públicos u oficiales como lo contemplan las disposiciones legales vigentes. En consecuencia, son responsables disciplinariamente quienes administren recursos públicos u oficiales como lo expresa claramente el ARTÍCULO 44 de la ley

1474 DE 2011 “… Sujetos disciplinables. El artículo 53 de la Ley 734 de 2002, quedará así: “…El presente régimen se aplica a los particulares que cumplan labores de interventoría o supervisión en los contratos estatales; también a quienes ejerzan funciones públicas, de manera permanente o transitoria, en lo que tienen que ver con estas, y a quienes administren recursos públicos u oficiales… ” (Nota: El texto subrayado fue declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-084 de 2013, bajo el entendido que la falta le fuere imputable por el incumplimiento de los deberes funcionales.).

Respecto de los informes de ejecución del contrato 16C–00700 de 2018 anexos a las cuentas de cobro por los servicios profesionales prestados en los meses de febrero, marzo y abril de 2018, se evidenció que no registran visto bueno del supervisor, por tanto, se concluye que al no reposar en la respectiva carpeta suministrada por Maloka para cada contrato los documentos soporte con las especificaciones del manual de Contratación de la Corporación y el Manual de Compras de la misma se denotan debilidades en los procesos y procedimientos del control interno sumado ello a la falta de seguimiento y evaluación de los supervisores tal que, sé garantice que los procesos contractuales se estén ejecutando y cumpliendo como lo reza la norma interna.





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Respecto del documento soporte de pago de parafiscales del contratista que ejecutó el Contrato de prestación de servicios profesionales 16C–00703 de 2018, faltante en la cuenta por concepto de servicios profesionales prestados a la Corporación Maloka, no obstante este documento fue solicitado a la Corporación en punto 3. De acta de Visita Administrativa, este no fue entregado. La inexistencia de este soporte contraviene lo establecido en el Artículo 26 del Manual de Contratación de MALOKA, reza en artículo 26 literal b.: “….Ejecución: se da cuando se apruebe por

parte de Maloka, la(s) garantía(s) constituida(s) por el Contratista, si fue requerida y/o la suscripción del acta de inicio, si a ello hubiere lugar. Durante la ejecución el contratista debe efectuar ante el supervisor o interventor, como requisito previo para proceder con el pago, la realización de los aportes mensuales al Sistema General de Seguridad Social y

Parafiscales cuando esté obligado”. La Corporación Maloka en oficio de fecha diciembre 6, respecto del documento faltante en proceso contractual 16C – 00749 Acta de Comité donde se autorizó y ordenó la contratación objeto de estudio y la cual supera la cuantía de 80 SMMLV más 1 sin IVA, en oficio de respuesta a informe preliminar confirmó textualmente, que el mismo: “…no quedó registrado en un acta física de comité de contratos…”,

esta situación contraviene lo estipulado en el artículo 12 - del Manual de Contratación, que a la letra dice: “Comité de contratación: El Comité de contratación,

cuya integración y funcionamiento será determinado por la presidencia ejecutiva y por este manual, en su órgano asesor y consultivo de las diferentes instancias que autorizan y ordena el gasto de manera contractual, cuando el valor estimado de la contratación o el convenio sea igual o superior el equivalente a 80 SMMLV más 1 sin IVA.”

Este Organismo de Control, infiere que la respuesta y norma citada por el Ente sujeto de Control respecto de la ausencia del soporte del pago de parafiscales de los profesionales contratados por Estudio Mapping S.A.S. para el desarrollo contractual 16C – 00749 no es pertinente con la inconsistencia manifiesta por cuanto si bien en efecto reposa en la Carpeta del proceso contractual el documento: Certificado de no obligación de efectuar pagos de seguridad social y parafiscales firmado por Estudio Mapping S.A.S., este no releva a esta empresa de la responsabilidad de presentar el soporte del pago de parafiscales del personal (equipo multidisciplinario) a través del cual ejecutó el objeto contractual, contraviniendo lo establecido en el cuerpo del contrato, que a la letra dice: “Los

requisitos adicionales para el pago son: … c) Copia de los comprobantes de pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral...”.

Así mismo, para el perfeccionamiento del Contrato 16C – 00749 se requirió la adquisición de Póliza de Garantía de Cumplimiento No: BQ-100016329. Fecha de





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expedición: 27-06-18, expedida por COMPAÑÍA MUNDIAL DE SEGUROS S.A. con los siguientes amparos:

AMPARO: CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO Valor: $18.009.460 Vigencia: Inicio 26-06-2018 – Vencimiento 10-02-2019

AMPARO: PRESTACIONES SOCIALES Valor: $9.004.730 Vigencia: Inicio 26-06-2018– Vencimiento 10-10-2021

AMPARO: CALIDAD DEL SERVICIO Valor: $18.009.460 Vigencia: Inicio 26-06-2018 – Vencimiento 10-10-2019

De donde se deduce que, si la póliza incluye el amparo de prestaciones sociales, se entiende que estas debieron haberse tomado. Respecto de las anteriores consideraciones se precisa que los argumentos esgrimidos por la Corporación Maloka no aportan las pruebas que desvirtúen la totalidad de las situaciones contravinientes señaladas por el Organismo de Control en el informe preliminar, por tanto se configura hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria y se deben establecer las acciones correctivas e incluir en el plan de mejoramiento.

3.3.5.4. Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por incumplimientos del Manual de Contratación de la Corporación Maloka de Ciencia y Tecnología, en el contrato 16C – 00854 de 2018

En la celebración del contrato se incumplió con el artículo 12 del Manual de Contratación, por cuanto el contrato se suscribió por US$23.000 que al cambio de la época en pesos colombianos corresponde a $74.643.932, es decir mayor a 80 SMMLV ($62.499.360 de 2018) y por lo tanto debió ser autorizado por el Comité de Contratación, este artículo del manual con respecto al comité dice: “cuya integración y

funcionamiento será determinado por la Presidencia Ejecutiva y por este manual, es un órgano asesor y consultivo de las diferentes instancias que autorizan y ordenan el gasto en materia contractual, cuando el valor estimado de la contratación o el convenio sea igual o

supere el equivalente a 80 SMMLV más 1 sin IVA”. En este contrato, si bien es cierto que por ser proveedor único se hizo de manera directa de conformidad con el Manual de Contratación, por el monto debió ser autorizado por dicho comité como





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órgano asesor y consultivo de las instancias que autorizan y ordena el gasto de Maloka en materia contractual. Igualmente se incumple con el artículo 28 del Manual de Contratación, para este contrato Maloka debió constituir garantía de cumplimiento, por ser un contrato superior a 50 SMMLV y de calidad del bien porque implica una compra. Dicho artículo dispone que: “Maloka podrá exigir o aceptar cualquier garantía disponible en el

mercado nacional o internacional, tales como, pólizas, cartas de crédito stand by, fiducias

en garantía, garantías bancarias, entre otros. Presuntamente se incumple el artículo 34 de la Ley 734 de 2002. De conformidad con lo establecido en los términos de referencia y/o invitación a proponer, el contratista debe cumplir con las garantías allí solicitadas y para la legalización del contrato deben ser entregadas a Maloka en el plazo establecido en la orden o contrato y

ser aprobadas por la Corporación.”. Para este contrato, solicitado por la Dirección Comercial y de Mercadeo en los términos de referencia no se contemplaron las garantías como lo establece el Manual de Contratación. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal La respuesta no desvirtúa la observación, es claro que el Manual de Contratación vigente de Maloka en su artículo 28 establece que se debe exigir garantías de cumplimiento para “Todas las compras y contratos superior a 50 SMMLV”, igualmente, de calidad del bien “Todos los contratos que impliquen compra” como es el caso del contrato 16C – 00854 de 2018, en dicho manual dice TODOS sin hacer alguna excepción. Maloka con ocasión del aporte de recursos públicos efectuado por la administración Distrital modificó su Manual de Contratación entonces no puede argumentar que “En el uso y costumbre comercial ninguna empresa de este tipo expide

seguro, tanto es así que la Corporación en sus 20 años de existencia ha adquirido incluso

con recursos propios este tipo de licencias sin que medie un seguro de por medio.” Si es así la Corporación Maloka debió considerarlo cuando modificó el manual, en donde además se contempla que Maloka podrá exigir cualquier garantía existente en el mercado nacional o internacional. Por otra parte, con respecto a la no aprobación por el Comité de Contratación debe tenerse en cuenta es el valor de suscripción del contrato que fue por US$23.000 que al cambio de la época en pesos colombianos corresponde a $74.643.932, y no el valor de la etapa contractual como argumenta Maloka, por lo tanto el contrato 16C – 00854 de 2018 debió ser sometido a aprobación del Comité de Contratación de Maloka que en este caso se incumplió.





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Se transgredió presuntamente el artículo 53 de la Ley 734 de 2002, modificado por el artículo 44 de la Ley 1474 de 2011 cuando dice que son sujetos disciplínales quienes “Administran recursos públicos aquellos particulares que recaudan, custodian,

liquidan o disponen el uso de rentas parafiscales, de rentas que hacen parte del presupuesto de las entidades públicas o que estas últimas han destinado para su utilización

con fines específicos.”. Al respecto debe tenerse en cuenta que cuando el Estado transfiere a un privado para su administración recursos públicos, es claro que la administración es diferente al dominio, el titular del derecho de dominio sobre los recursos sigue siendo el Estado y nunca pierden tal calidad. Es por eso que el Acuerdo 693 de 2017 le asigna competencia a la Contraloría de Bogotá para ejercer el Control Fiscal y al Concejo de Bogotá el Control Político. Por lo anterior, se configura hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, que deberá ser incluido en el plan de mejoramiento.

3.3.5.5. Hallazgo administrativo por incumplimientos de la cláusula séptima del contrato de interventoria16C – 00742 de 2018

El contrato fue prorrogado y adicionado, el 26 de diciembre de 2018, por solicitud del supervisor, por la prórroga del contrato de obra con el Consorcio Interlomas, por un valor de $8.234.749 y prorrogado por un mes, hasta el 31 de enero de 2019. No obstante Maloka no exigió al contratista la modificación de la póliza de garantía de cumplimiento y calidad del servicio, como quedó pactado en el parágrafo primero de la cláusula séptima del contrato, donde se pactó que: “En todos los casos en que

se modifique el plazo de ejecución del presente contrato y/o se adicione el valor del mismo, EL CONTRATISTA se compromete a presentar a MALOKA el certificado de modificación de las pólizas, ajustando con el nuevo plazo o valor, según corresponda, y su respectivo

recibo de pago.” . En consecuencia el contratista no mantuvo vigente la garantía y Maloka no exigió a la aseguradora modificar la póliza estando autorizada para retener o descontar los valores correspondientes y por lo tanto no se mantuvo vigente durante todo el contrato las garantías de cumplimiento y calidad de los servicios prestados. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal La respuesta no desvirtúa la observación, puesto que en la misma Maloka se refiere es al pago de la adición que no tiene nada que ver con la observación y que la póliza





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iba más allá de la vigencia del contrato, al respecto es claro que las vigencias de las coberturas atienden al plazo inicial de ejecución del contrato al modificarse el contrato tiene que ampliarse la póliza. Por lo tanto Maloka no cumplió lo que el mismo contrato estipula en su cláusula séptima al prorrogar y adicionar el contrato 16C-00742 de 2018. Por lo anterior, se configura hallazgo administrativo, que deberá ser incluido en el plan de mejoramiento.

3.3.5.6. Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por incumplimientos de los principios de objetividad, publicidad y transparencia incluidos en el artículo 6 del Manual de contratación de la Corporación Maloka de Ciencia y Tecnología, en los contratos 16C – 00817 y 16C – 00818 de 2018

Estos contratos se cumplieron acorde con lo pactado, Maloka recibió a satisfacción todos los entregables, según actas de entrega del 19 y 20 de diciembre de 2018 respectivamente suscrita por el contratista y el supervisor. No obstante, se presenta un posible fraccionamiento de contrato, que si bien es cierto, se trata de un comportamiento que no se encuentra expresamente prohibido en el Manual de Contratación de Maloka, si contradice abiertamente los principios de objetividad, publicidad y transparencia del precitado manual, por cuanto los contratos 16C – 00817 y 16C – 00818 solicitados por la Directora de Proyectos y el Jefe de Desarrollo, suscritos con un día de diferencia y con la misma fecha de terminación, referidos con la exposición de la Ciencia del Amor y el Perdón, son contratos que recaen sobre el mismo objeto y atañen a la misma especie, por lo que existía unidad de objeto, para de esa forma abrir paso a la contratación directa y eludir el proceso de convocatoria abierta, es así, que el valor de los mismos ($62.196.302 y $62.450.000 respectivamente) está ligeramente por debajo de los 80SMMLV ($62.499.360), limite por encima del cual se requiere la convocatoria abierta. El principio de objetividad señala: “los responsables de la contratación escogerán la

oferta más favorable para MALOKA basados en factores como: precio, calidad, tiempo, experiencia, oportunidad de entrega entre otros. En igualdad de las anteriores condiciones se preferirá al oferente que ofrezca mejor propuesta económica.”.

El principio de publicidad indica: “Maloka informará a través de su página web de Maloka

y/o divulgación o medios electrónicos sus procesos de contratación de tal manera que se





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pueda permitir la participación de quienes se encuentren interesados, previo del requisito de registro como proveedor.”

El principio de transparencia establece: “este tiene como fin garantizar la objetividad, la

igualdad y la imparcialidad en los distintos procedimientos que adelante MALOKA para la escogencia de sus contratistas, así como el de garantizar que todas sus actuaciones sean conocidas por todos los interesados, lo cual permite que puedan ser controvertidas. Lo anterior implica objetividad, neutralidad y claridad de las reglas o condiciones impuestas para la presentación de las ofertas, la garantía del derecho de contradicción, la publicidad de las actuaciones, la motivación expresa, precisa y detallada del informe de evaluación, del acto de adjudicación o de la declaratoria de desierta, la escogencia objetiva del contratista idóneo que ofrezca la oferta más favorable para los intereses de MALOKA.” Presuntamente se incumple el artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

Con lo anterior, Maloka al fraccionar los contratos, incumplió los principios de objetividad, publicidad y transparencia consagrados en su Manual de Contratación. Además, también se evitó de esta forma la aprobación de los contratos por el Comité de Contratación, como órgano asesor y consultivo de las instancias que autorizan y ordena el gasto de Maloka en materia contractual. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal La respuesta no desvirtúa la observación. Maloka manifiesta que los objetos de los contratos son diferentes, sin embargo, como se pudo observar en la Corporación los modelos son de características similares, es así que Maloka en el contrato 16C-00818 solicitó cotización a ADAPTA SAS y a ARK soluciones Arquitectónicas SAS para como se dice en la respuesta “…para el desarrollo de una exposición interactiva se

precisa guardar coherencia técnica y conceptual en el proceso de diseño y producción.” asignando el contrato al primero mientras que el contrato 16C-00817 se lo asignó al segundo contratista. En cuanto a lo disciplinario presuntamente se transgredió el artículo 53 de la Ley 734 de 2002, modificado por el artículo 44 de la Ley 1474 de 2011 cuando dice que son sujetos disciplínales quienes “Administran recursos públicos

aquellos particulares que recaudan, custodian, liquidan o disponen el uso de rentas parafiscales, de rentas que hacen parte del presupuesto de las entidades públicas o que

estas últimas han destinado para su utilización con fines específicos.”. Al respecto debe tenerse en cuenta que cuando el Estado transfiere a un privado para su administración recursos públicos, es claro que la administración es diferente al dominio, el titular del derecho de dominio sobre los recursos sigue siendo el Estado y nunca pierden tal calidad. Es por eso que el Acuerdo 693 de 2017 le asigna competencia a la Contraloría de Bogotá para ejercer el Control Fiscal y al Concejo de Bogotá el Control Político.





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Por lo anterior, se configura hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria que deberá ser incluido en el plan de mejoramiento.

3.3.5.7. Hallazgo administrativo por falta de una adecuada supervisión de los contratos

La Corporación Maloka, suscribió los contratos No.16C-00826 y 16C814 de 2018,

como se muestra en el siguiente cuadro. Una vez revisados y analizados los

soportes que se encontraban dentro del expediente contractual se evidencio, que la

supervisión de los dos contratos presenta un Informe titulado “Informe Ejecución

Contractual y supervisión” como requisito para el pago como se estableció en la

Cláusula: Forma de Pago, pero este informe no pasa de ser una relación de cada

una de las obligaciones pactadas, y la supervisión coloca un visto bueno.

Lo anterior es ocasionado por la falta de un adecuado control interno, a los bienes

y elementos adquiridos por la Corporación.

Incumpliendo con lo estipulado en las cláusulas Novena y Décima de los contratos respectivamente. Funciones del Supervisor del Contrato en concordancia con lo estipulado documento titulado “Manual de Contratación Maloka” en su artículo 31

Seguimiento párrafo dos que dice: La supervisión y/o interventor deberá propender porque el contratista cumpla de manera idónea y oportuna el objeto contratado, de acuerdo con las especificaciones señaladas en todos los documentos que hagan parte integral de los contratos…. La supervisión se ejerce de manera integral, constante y conlleva al control de

los aspectos Jurídicos, técnicos, administrativos y financieros”. Presuntamente se incumple el artículo 34 de la Ley 734 de 2002. El no cumplir con lo estipulado en esta norma, le puede generar riesgos a la Corporación inherentes al recibir los bienes o servicios que no se ajusten a lo requerido en el contrato y no cumplan con el objeto para el que fueron adquiridos.

CUADRO 11

EVALUACIÓN GESTIÓN CONTRACTUAL Cifras en pesos

NÚMERO DEL

CONTRATO VIGENCIA

TIPO DE CONTRATO

OBJETO DEL CONTRATO VALOR DEL CONTRATO

ALCANCE

16C-00826 2018

Contrato de Compra venta con

Prestación de Servicios

Adquirir a título de compra venta los equipos correspondientes a la zona de emociones y zona audiovisual

$62.000.000 Precontractual, contractual y post contractual





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NÚMERO DEL

CONTRATO VIGENCIA

TIPO DE CONTRATO

OBJETO DEL CONTRATO VALOR DEL CONTRATO

ALCANCE

que harán parte de la ciencia del amor y el perdón, con sus respectivos empaques y embalajes para utilizar en una mini Maloka, A entregarse e instalar dentro del perímetro de Bogotá- Colombia en los lugares y fecha que Maloka indicara.

16C-814 2018

Contrato de Prestación de Servicios de Producción Audiovisual

Prestará en forma independiente, con equipos y con plena autonomía técnica y administrativa y financiera sus servicios para producir dos piezas audiovisuales , cada una de duración de 7 minutos y 5 clips de video corto , de duración de 10 segundos cada uno, que harán parte de la experiencia itinerante de Maloka sobre la ciencia del amor y el perdón.

$ 60.011.700 Precontractual, contractual y post contractual

Fuente: Oficina Jurídica Maloka

Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Revisada la respuesta dada por la entidad. Se evidencia que si bien los funcionarios de la contraloría revisaron cada uno de los elementos objeto de los contratos y se encontraban en perfecto estado, y que el objeto del contrato se cumplió. Pero como la observación no era sobre el recibo de elementos de los dos contratos evaluados ni tampoco a la no elaboración de dicho informe, ésta hacía referencia al informe del Supervisor ya que si bien este se elabora por parte del supervisor carece de las características establecidas por la Corporación a través del artículo 31 del Manual de Contratación, en el sentido que se debe elaborar un informe más detallado que contenga las características dadas por ustedes en el Manual de contratación. Se le retira la incidencia Disciplinaria porque si bien se elabora un informe este no reúne las características establecidas en la Corporación. Por lo anterior, de acuerdo con el análisis efectuado a la respuesta remitida, no se aceptan los argumentos planteados, por lo tanto se configura hallazgo administrativo y deberá ser incluido en el plan de mejoramiento.

3.3.5.8. Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por falencias en la selección del contratista, falta de documentos en la carpeta del contrato, actas de avance de obra sin firma del supervisor y realización de pagos no





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acordes con el grado de avance de obra correspondientes al contrato de prestación de servicios 16C-00721 de 2018

Mediante contratación directa el 08 de mayo de 2018, se suscribió el contrato de prestación de servicios 16C-00721 entre la Corporación Maloka y Metálicas H y M Ltda.

CUADRO 12 GENERALIDADES DEL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 16C-00721

Cifras en pesos

Número de Contrato Contrato de Prestación de Servicios Profesionales 16C-00721

Fecha de Suscripción 08 de mayo de 2018

Acta de inicio 28 de mayo de 2018

Plazo de ejecución 75 días calendario

Fecha de terminación 27 de agosto de 2018

Contratante Corporación Maloka de Ciencias, Tecnología e Innovación

Contratista

Metálicas H Y M LTDA

Objeto

Prestar sus servicios profesionales con plena autonomía técnica y administrativa para el mantenimiento y reparación hasta la obtención de superficies planas, eliminación de filtraciones en la tenso estructura y cubierta de vidrio denominada Prisma de ingreso al Centro Interactivo Maloka.

Valor CINCUENTA Y SIETE MILLONES SETECIENTOS TREINTA Y CUATRO MIL NOVECIENTOS OCHENTA Y TRES PESOS (57.734.983) M/Cte.

FORMA DE PAGO

A) 40% como anticipo a la firma del contrato, firma del acta de inicio y entrega del recibo de pago de pólizas. El contratista deberá entregar un plan de manejo del anticipo y manejarlo en una cuenta separada. Por valor de $23.093.993.

B) Un primer pago equivalente al 65% del valor total del contrato cuando lleve un 65% de avance de obra (verificado por la supervisión y/o interventoría), previa amortización del 100% del anticipo por 14.433.746 , para un total de $37.527.739

C) Un segundo pago equivalente al 25% del valor del contrato, se pagara cuando esté el 80% de avance de obra (verificado por el supervisor y o

interventoría por valor de $ 14,433,745.34).





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D) Un tercer pago equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, se pagara al recibo final de la obra, previa revisión del total de la misma, con la firma de acta de entrega y recibido a satisfacción como aprobación de los trabajos realizados y la actualización de las pólizas a que haya lugar. (por valor de (5.773.499)

Cada pago se realizara dentro de los treinta (30) días al recibo de la factura o cuenta de cobro según corresponda, mediante transferencia electrónica a la cuenta bancaria previamente indicada por escrito.

Control sobre la ejecución (supervisión)

La supervisión del contrato será ejercida por el Director de Operaciones de Maloka o quien haga sus veces, quien realizara una evaluación cada vez que lo considere

Comunicación de designación del Supervisor

No se evidencio comunicación escrita, emitida por la Gerencia y/o Presidencia Ejecutiva de Maloka, en donde se designe al Supervisor, en cumplimiento del artículo 31 Seguimiento del Manual de Contratación.

Estado actual Revisada la carpeta del expediente No se encontró acta de terminación y liquidación final del contrato

Fuente: Expediente del Contrato de Prestación de Servicios Profesionales 16C-00721

Revisados los soportes del proceso contractual, no se encontró en la carpeta del expediente, la comunicación con la cual se designó la supervisión del contrato, en cumplimiento de lo que establece el Manual de Contratación expedido por Maloka. Igualmente, no se evidenció informe de supervisión en desarrollo de la ejecución del mismo. Asimismo, no se observó en el expediente contractual, el acta de liquidación de que trata el parágrafo sexto, liquidación del contrato. Ante estos hechos y con el fin de obtener información que permitiera aclarar estas situaciones, se adelantó visita administrativa el 31 de octubre de 2019, la cual fue atendida por la Directora Jurídica de la Corporación Maloka, a quien se le solicitó soportar la comunicación o documento de delegación del supervisor de Operaciones de Maloka para lo supervisión del presente contrato. A lo cual manifestó que: “lo allegara el 5 de noviembre de 2019 al equipo Auditor”. En comunicación del 05 de noviembre de 2019, la Corporación Maloka a este punto contesto; “Se adjunta copia del comunicado interno. Se debe anotar que este comunicado

fue enviado en 2018, y en el email enviado por el área legal a los Directores de Maloka está fechado en 2019 (no es un error), lo estamos adjuntado, hemos solicitado al archivo la

ubicación del original (ver anexo 7)”. Subrayado es nuestro.





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Verificados los soportes allegados al Organismo de Control, se evidenció que la comunicación interna (circular) de fecha febrero de 2018 en la que el Gerente General de Maloka informa la designación de supervisores contractuales vigencia 2018, se encuentra sin la respectivas firmas, razón por la cual carece de validez.

Ahora bien, respecto al email adjunto, se observan dos fechas una del 14 de enero de 2019 y otra del 05 de noviembre de 2019, precisando que la vigencia auditada corresponde a la vigencia 2018, así mismo, lo contemplado en los respectivos email no corresponde a lo solicitado por el Organismo de Control respecto a la comunicación de designación del supervisor del contrato. Aunado a lo anterior, en desarrollo de la auditoria, no fue allegado comunicación o documento diferente a los ya citados que permitiera evidenciar el cumplimiento de la designación del supervisor para este contrato.

En cuanto al informe realizado por el Supervisor de Operaciones de Maloka, la Entidad señaló: “Los documentos de fecha 25 de junio y 20 de julio de 2018 (informes de

obras) evidencian la ejecución convenida y los mismos hacen referencia de supervisión de control y seguimiento de las actividades objeto del contrato, el contrato establece acta de entrega y recibo a satisfacción como aprobación de los trabajos realizados. El contrato en referencia finalizó dos semanas antes de la salida de la directora de operaciones de ese momento. Maloka ha verificado los documentos que hizo entrega la supervisora a cargo, en donde no se ha encontrado evidencia de un informe de supervisión a cargo del director de operaciones, ni como requisito para pago”. Subrayado es nuestro.

Al respecto, este Organismo de Control manifiesta que revisadas las actas de avance de obra de fecha 25 de junio, 20 de julio y 24 de julio de 2018, (folios 49, 53 y 60), las mismas se refieren a cuadro que contiene ítem, descripción, avance y valor, sin embargo estas descripciones no detallan específicamente el trabajo realizado para cada una de las fechas de avance, puesto que las tres actas de avance de obra presentan las mismas actividades, situación que no es clara y por ende no permite dar la certeza del cumplimiento de obra para cada fecha que permitirá continuar con el trámite del respectivo pago según el avance de obra, con el agravante de que las mencionadas actas no contienen la respectiva firma del supervisor que garantice el avance de obra por parte del contratista, por tanto carecen de validez, para haber continuado con el trámite de pagos, toda vez que no se estaría cumpliendo con el lleno de los requisitos. Bajo todas estas consideraciones la Corporación Maloka en cuanto a la designación del supervisor del contrato incumplió el artículo 31. Seguimiento del Manual de





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Contratación expedido por Maloka, el cual establece “La designación del supervisor se

efectuará posterior a la suscripción del contrato o convenio a través de comunicación escrita, emitida por la Gerencia y/o la Presidenta Ejecutiva de Maloka, a quien dicha situación”.

Respecto al Acta de Liquidación incumple lo contemplado en el “PARAGRAFO

SEXTO, LIQUIDACION de que trata el contrato, el cual establece “la liquidación del contrato se realizará, previa suscripción del Acta de Recibo final….En el acta de liquidación se incluirá una relación detallada de todas las cuentas y pagos que por cualquier concepto se hayan producido durante el desarrollo del contrato…. i) El estado contable del contrato y el valor del mismo pagado”.

En cuanto a las funciones del supervisor se evidenció:

Que las actas de avance de obra ya citadas al encontrarse sin firma, la Corporación Maloka Incumple el literal c) de la cláusula Decima Funciones del Supervisor, “aprobar con su firma las cuentas y/o facturas presentadas por el

CONTRATISTA derivadas del cumplimiento del contrato, así como el literal j)

aprobar, glosar o rechazar las facturas o cuentas de cobro que le presente el contratista, advirtiendo que sin su aceptación, EL CONTRATANTE no ordenara el pago de las mismas.

Que no se encontró en la carpeta del contrato, el informe mensual de actividades y entregables aprobado por el supervisor del contrato, incumpliendo el literal a) la cláusula quinta del contrato.

Que copia de los comprobantes de pago de los aportes al sistema general de seguridad social integral seguridad no se encontraron en la carpeta del contrato, los cuales eran requisitos indispensables para el pago, incumpliendo el literal c) la cláusula quinta del contrato.

No se encontró informe de supervisión que especifique las actividades o el cumplimiento del grado de avance de la obra, no obstante la Corporación Maloka considera como informe de supervisión, las actas de avance de obra, sin embargo, las mismas se refieren a cuadro que contiene ítem, descripción, avance, valor, pero no contiene información que permita establecer con exactitud el cumplimiento de la obra, con el agravante que las mismas no contienen firma de parte del supervisor, por tanto carecen de validez.





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Situaciones que representan relevancia para poder ejercer una evaluación integral del proceso contractual desde su etapa previa hasta la liquidación, acciones que generan fallas administrativas. Ahora bien, en cuento a los pagos pactados según la cláusula de Forma de pago, del contrato, se encontró lo siguiente:

CUADRO 13

PAGOS PACTADOS SEGÚN CONTRATO Cifras en pesos

PLAN DE PAGOS DE ACUERDO A % DE AVANCE DE OBRA VERIFICADO POR

SUPERVISOR CONTRATO

PAGOS PACTADOS DE ACUERDO AL AVANCE DE OBRA

OBSERVACION

NUMERO DE PAGOS

% VALOR

% AVANCE OBRA

VALOR A PAGAR

1er pago 65% 65%

37.527.739

Del valor total del contrato. se anticipó el 40%

23.093.993

Pago del saldo por valor 14.433.746. previa verificación de la ejecución de los 23.093.993 que equivale al 40% del anticipo. Amortización del 100%

Saldo del 1er pago después del anticipo

14.433.746

TOTAL 1ER PAGO INCLUIDO ANTICIPO

37.527.739

2do pago 25% 80%

14.433.746 2do pago

14.433.746

3er pago 10% 100%

5.773.498 3er pago

5.773.498

Total contrato 100% 100%

57.734.983 TOTAL

57.734.983

Fuente: Carpeta del contrato 16C-00721

En el cuadro anterior se muestra que la Corporación Maloka consideró pagar al contratista el 90% del valor del contrato, como forma de pago, cuando la ejecución de obra esté en el 80%, es decir se paga más con menos ejecución. No obstante haberse considerado la anterior forma de pago de acuerdo a porcentaje de avance de obra, se pudo determinar el siguiente comportamiento real de pagos efectuado por parte de la Corporación Maloka:





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CUADRO 14 PAGOS EFECTUADOS EN FECHAS REALES

Cifras en pesos

Nros de pagos

Fecha de acta de avance obra

% de avance de obra según

documento de supervisión

Factura de venta No.

Fecha pago

Valor factura y/o cuenta de cobro

Observación forma de pago según pactado en el

contrato

ANTICIPO COMO PARTE DEL PRIMER PAGO 23.093.993.00

Anticipo que corresponde al 40% del Valor del contrato para el primer pago

Saldo Primer pago

25 de junio de 2018

82% 0368 de 26 junio de 2018

23 de noviembre de 2018

14.433.746.00

Valor que equivale al restante del 65% del primer pago. que incluye el 40% del anticipo para un total de 37.527.738

Segundo pago

20 de julio de 2018

82% 0369 del 23 de julio de 2018

10 de octubre de 2019

14.433.746.00 Corresponde al 25% segundo pago

Tercero pago

24 de julio de 2019

100% 0373 del 31 de agosto de 2018

23 de noviembre de 2018

5.773.499.00

Corresponde al 10% restante del valor del contrato para un 100% de ejecución

Valor total del contrato 57.734.984.00

Fuente: carpeta del expediente del CPS 16C-00721

En el cuadro anterior se observa, un anticipo por valor de $23.093.993 que corresponde al 40% del valor total del contrato, (Cuenta de cobro folio 45), así mismo factura 0368 del 26 de junio por valor de $14.433.745 de 2018 (folio 50) y factura 0369 del 23 de julio de 2018 por valor de $14.433.745.34, (folio 54), valores que suman $51.961.483, que corresponde al 90% del pago pactado en el contrato, sin embargo el acta de avance de obra para estos pagos, corresponden al 82% de ejecución (folio 49 y folio 53 de la carpeta del contrato), por un valor de 47.201.771, estableciéndose que se pactó en el contrato pagar más al contratista con menor porcentaje de avance de ejecución. Situación que llama la atención del Organismo de Control, al considerar que al momento de estipular la forma de pago en el contrato, el porcentaje de pagos no guarda relación con el porcentaje de avance, lo que podría poner en riesgo el manejo de los recursos, al estar causando obligaciones por mayores valores de lo que realmente se ha recibido en el avance de la obra. Igualmente, se evidencia en el cuadro que los pagos efectuados por parte de Maloka al contratista, se realizaron tres y cinco meses después de la fecha radicación de la factura, (folios 52, 57 y 63) cuando el contrato establece en su cláusula quinta.





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Forma de pago…. “Cada pago se realizara dentro de los treinta (30) días siguientes

al recibo de la factura o cuenta de cobro, según corresponda mediante transferencia electrónica a la cuenta bancaria previamente indicada por escrito”. El contratista no podrá cobrar sin haber prestado los servicios a entera satisfacción de Maloka y la certificación del Supervisor del contrato. Los requisitos para pago son: Informe mensual de actividades y entregables aprobado por el supervisor del contrato…c) copia de los comprobantes de los aportes al Sistema General de Seguridad Social e Integral, cotizante e independiente, en el porcentaje establecido por el Gobierno Nacional. En el parágrafo primero se establece: El pago se efectuara en favor del contratista una vez radique la respectiva factura o cuenta de cobro en las oficina de Maloka, debidamente refrendada por Maloka y/o su delegado. Para el pago de las facturas o cuenta de cobro están deben cumplir con todos los requisitos para su aprobación y pago de manera tal que no haya lugar a la devolución de las mismas, para que se modifiquen, aclaren o adicionen.”.

Presuntamente se incumple el artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Situaciones estas, que incumplen las funciones del supervisor arriba enunciadas, establecidas en el Manual de contratación. Aunado a todo lo anterior, además se encontró que las propuestas económicas para el mantenimiento del Prisma de Maloka, fueron las siguientes:

CUADRO 15 PROPUESTAS ECONOMICAS PRESENTADAS

Cifras en pesos Proponente

Plazo de ejecución

Forma de pago

Valor de la propuesta

Calificación definitiva a la propuesta/ Maloka

IngeniEarq 45 días 30% anticipo 60% según avance de obra 10% a entrega de satisfacción

$47.701.388

455

Bios Technology Center

El establecido

50% al inicio 25% a la mitad del trabajo 25% a la entrega

$1.216.180.000

7

Metálicas H&M Ltda

75 días hábiles

40% a la firma del contrato 25% como avance de obra a 30 días 25% como avance de obra a 60 días 10% contra entrega a satisfacción

$57.734.983

450

Fuente: carpeta del expediente del CPS 16C-00721





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De conformidad con la revisión efectuada en el contrato, a folio 13 se evidencia que el Departamento de Compras otorgó calificación a cada una de las propuestas presentadas para la realización del trabajo mantenimiento y reparación hasta la obtención de superficies planas, eliminación de filtraciones en la tenso estructura y cubierta de vidrio denominada PRISMA que permita el ingreso al centro interactivo Maloka, encontrándose que la firma INGENIEARQ obtuvo la calificación más alta con 455 puntos, le sigue Metálicas H&M Ltda, obteniendo una calificación de 450 y por último la firma BIOS TECHNOLOGY CENTER, obteniendo 7 de puntos. No obstante esta calificación, la Corporación Maloka decidió contratar a la Empresa que obtuvo el segundo puntaje de calificación con una propuesta por $57.734.984 cuando la que alcanzó el mayor puntaje presentó una propuesta por $47.701.388, situación que va en contravía de lo consagrado en el Manual de Contratación por este concepto. En virtud de lo anterior, se contraviene el principio de Objetividad del Manual de Contratación de la Corporación Maloka, el cual establece: “Los responsables de la

contratación escogerán la oferta más favorable para Maloka basados en factores como: precio, tiempo, experiencia, oportunidad de entrega, entre otros. En igual de las anteriores condiciones, se preferirá al oferente que ofrezca mejor propuesta económica. Así como el

principio de Imparcialidad, el cual señala: “Maloka aplicará reglas objetivas e imparciales en los procesos de contratación cuando exista más de un proveedor u oferente. La oferta que sea seleccionada deberá ser aquella que haya obtenido la más alta calificación como resultado de ponderar los factores o criterios de selección establecidos en los términos de

referencia, invitación a proponer o contratación.” Igualmente, contradice lo consagrado en el principio de Transparencia, que establece: “este principio tiene como fin garantizar

la objetividad, la igualdad y la imparcialidad en los distintos procedimientos que adelante Maloka para la escogencia de sus contratistas…”

Todas esas situaciones se generan por falta de mecanismos de seguimiento y controles efectivos que permitan la verificación de cada uno de los requisitos que hacen parte del proceso contractual que garanticen el cumplimiento de lo establecido en el contrato, así mismo existe un desconocimiento de su propio Manual de Contratación. En consecuencia, estas situaciones no garantizan el correcto manejo y evaluación integral del proceso contractual desde su etapa previa hasta la liquidación, acciones que evidencian fallas administrativas.





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Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal La Corporación Maloka en su respuesta manifestó en cuanto a la comunicación de designación del supervisor para el contrato 00721 de 2018, que: “….No obstante, una

vez realizado el arqueo de todos y cada uno de los documentos emanados de las áreas directivas de Maloka, fue posible hallar el original de la designación de supervisión realizada en el mes de febrero de 2018.

No obstante haber allegado la circular de febrero de 2018 relacionada con la designación general de supervisión a los Directores de área, la misma no guarda los criterios contemplados en el artículo 31 Seguimiento del Manual de Contratación, toda vez que la designación debe realizarse a través de comunicación escrita con posterioridad a la suscripción del contrato, para el caso que nos ocupa, el contrato se suscribió el 08 de mayo de 2018 y la circular es de febrero de 2018, en este sentido no puede considerarse la circular como la comunicación de designación para el citado contrato. En cuanto al acta de liquidación suscrita entre las partes fue allegada (anexo 19), la cual no se encontraba en la carpeta en desarrollo de la auditoria. Asi mismo, la Entidad allega comunicación interna de fecha 10 de septiembre de 2018 (anexo 20), en la cual se designa al Gerente General de Maloka, la supervisión de todos los contratos que tenía la Directora de Operaciones, con ocasión de su renuncia a partir del 09 de septiembre de 2018. En este sentido, existieron dos supervisores para el contrato 16C-00721 de 2018 (la Gerente de Operaciones y el Gerente General de Maloka), sin embargo la comunicación de designación inicial la Gerente de Operaciones no fue aportada como prueba en la respuesta al informe preliminar. En cuanto a la nueva designación de supervisión del contrato al Gerente General de Maloka realizada a partir del 10 de septiembre de 2018 (anexo 20), llama la atención del Organismo de Control, como las actas de avance de obra de fecha 25 de junio, 20 y 24 de julio de 2018 (folio 49, 53, 60 ) se encuentran referidas con el nombre, cargo de Gerente General de Maloka y de “supervisor del contrato”, cuando para estas fechas aún no había renunciado la Directora de Operaciones, en el entendido de que su renuncia se generó a partir del 09 de septiembre de 2018 de acuerdo a lo manifestado por Maloka en la respuesta al informe preliminar, situación que evidencia aún más, el incumplimiento de lo establecido en el artículo 31 del manual de contratación, a efecto de dar cumplimiento a las responsabilidades en los procesos contractuales.





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No es por demás señalar, que si bien es cierto se allega la segunda designación de supervisión al contrato, mediante la comunicación interna 002 del 10 de septiembre de 2018, la misma no se encuentra en el formato denominado “DESIGNACION SUPERVISION CONTRATO - versión 01 que hace parte del Sistema Integrado de Gestion, situación que demuestra además el incumplimiento de lo contemplado en el SIG. Ahora bien, en cuanto al informe de supervisión, la Corporación Maloka confirma la ausencia del informe en desarrollo de la ejecución contractual, aunado a que las actas de avance de obra, no se encontraron firmadas por la Directora de Operaciones como supervisora del contrato, por el contrario aparece es el nombre del Gerente General de Maloka, con el cargo de Supervisor, demostrando con ello, falta de control en el cumplimiento de la designación específica y real de quien debía ejercer la supervisión del citado contrato. Con relación a las actas de seguimiento, (actas de avance de obra) la Corporacion acepta la ausencia de firmas y manifiesta que esta situación hará parte del plan de mejoramiento para la vigencia 2020. En cuanto al informe mensual de actividades y entregables aprobado por el Supervisor establecido en la cláusula quinta del contrato, manifiesta Maloka que el mismo no se compaginaba con el desarrollo mismo del contrato, y que la inclusión de este literal a) “informe mensual de actividades” corresponde a un error humano

producto de la plantilla utilizada, en donde para la mayoría de los contratos suscritos por Maloka se utiliza tal tipo de documento. Esta situación evidenciada por el ente de control será por demás objeto de mejora y corrección para la futura contratación a realizar.

Situación que acepta la entidad será objeto de mejora y que evidencia falta de controles efectivos que permitan establecer las actividades que correspondan en los contratos según el caso. Referente a los comprobantes de seguridad social los cuales debían ser objeto de entrega por parte de contratista, manifiesta la Entidad que fueron solicitados a la Dirección Administrativa y Financiera y allegados con la respuesta; lo que evidencia que no existe un control sobre el manejo de la información contractual. Con relación a los pagos efectuados según avance de obra, y de acuerdo a la respuesta proferida por Maloka a este punto en el literal c), este Organismo de Control precisa que en ningún momento se ha referido a este primer pago, toda vez que como se ilustra en el cuadro 13 del informe preliminar, se puede establecer





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claramente que este pago corresponde a los $37.527.739, que incluye el pago del anticipo y el primer pago establecido en el contrato. Ahora bien, en cuanto a lo que la Corporación Maloka indica: “En conclusión Maloka

bajo ninguna circunstancia pago con menos ejecución de lo pactado, no solo como se demostró en los considerandos anteriores no es obligatorio atar el porcentaje de pagos a la ejecución, sino porque siguió estrictamente los tiempos de pago respecto de los porcentajes de avance, dejando incluso un último pago contra el 100% con el propósito de asegurar y no colocar en riesgo los recursos,”

Al respecto este Organismo de Control, reitera a la Corporación que inclusive desde los términos de referencia ya había considerado en la forma de pago del contrato pagar más con menor ejecución de obra, es decir se estaría desembolsando dineros por actividades o hechos que no se han ejecutado. Si bien es cierto la forma de pago se encuentra contemplada contractualmente, esta consideración de pago, no es consecuente con la realidad al girarse más recursos con menor porcentaje, no se contempla una correcta proporción de los pagos considerados de acuerdo al avance de obra. Situación que contraviene lo consagrado en el principio de Responsabilidad en lo atinente a: “Las personas que intervengan en el proceso contractual harán cumplir…su

perfecta ejecución y buen uso de los recursos….” Aunado a que se denotan debilidades en la fase de etapa de planeación desde los términos de referencia de los procesos contractuales. En cuanto al proceso de facturación y pago, la Corporación Maloka señaló que: Para la factura de venta 0368 del 26 de junio de 2018, se realizó el pago con fecha 27 de junio, adjunta comprobante de egreso (Anexo 24). Para a factura 0369 el 23 de julio de 2018 y Maloka pagó el 1 de agosto de 2018, se adjunta comprobante de egreso en un (1) folio. (Anexo 24.) Para la factura No 0373 del 31 de agosto de 2018 para el tercer y último pago y Maloka paga el 5 de septiembre de 2018, se adjunta comprobante de egreso en un (1) folio. (Anexo 24.) Adicionalmente, informa que “Como bien lo observa el Ente auditor a folio 46, cada pago

se realizara entre los 30 días al recibo de la factura o cuenta de cobro, es decir que los pagos se hicieron de acuerdo a lo previsto en el contrato y no como lo afima el ente de

control que se hicieron los pagos 3 y 5 meses posteriores.





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Frente a este hecho, el Organismo de Control señala que el comprobante de egreso es un documento interno encargado de mantener el registro de todas las operaciones de una Empresa, por el contrario el desembolso del dinero se realiza efectivamente en la fecha en que Maloka autoriza a la Entidad bancaria , tal como se evidencia a folio 52,57,63 de la carpeta del contrato, en este sentido la Corporación Maloka incumple lo establecido en la cláusula quinta del contrato, “Cada pago se realizara dentro de los treinta (30 dias siguientes al recibo de la factura

cuenta de cobro, según corresponda mediante transferencia electrónica a la cuenta bancaria previamente indicada por el Contratista.”

Es del caso señalar, que la Corporación Maloka no se pronunció respecto de los documentos a folio 52, 57 y 63 de la carpeta del contrato, donde se evidencia “detalle de pago a METALICAS H&M Ltda de la Entidad bancaria DAVIVIENDA”. Finalmente, respecto del proceso de selección de las propuestas económicas para el mantenimiento del Prisma de Maloka, la Entidad manifestó: “En cuanto al proceso de selección donde el ente de control cuestiona el estudio de

mercado realizado por el área de compras, el cual supuestamente y según lo expresa el equipo auditor “Maloka decidió contratar a la Empresa que obtuvo el segundo puntaje de calificación”, la Corporación precisa aclarar que se escogió a Metálicas H&M Ltda., porque además éste cotizó el valor de los andamios multidireccionales; Ingeniarq no incluyó dentro de su propuesta el costo de los andamios haciéndola efectivamente más costosa al incluir este ítem, subiendo el valor a $59.950.058, tomando como referencia el único valor disponible que sería el mismo valor que cotizó H&M para los andamios (ver estudio de mercado el cual se adjunta en un (1) folio) (Anexo 25.) “.

Al respecto es del caso señalar conforme se manifestó en el informe preliminar de Auditoria en revisión realizada a folio 13 denominado “cuadro comparativo

contratación tensiómetro, reestructuración, eliminación de filtraciones…”, corresponde al mismo documento remitido en la presente respuesta por la Corporacion Maloka (anexo 25), en el cual se evidencia que la Empresa que obtuvo el mayor puntaje fue la firma INGENIARQ, a la cual se le asignó (455 puntos) con una propuesta por valor de $47.701.388, seguida de METALICAS H & M con un calificación de (450 puntos) con una propuesta por $57.734.984. No obstante esta situación, la Entidad en su respuesta manifiesta que la firma INGENIEARQ no incluyo dentro de su propuesta el costo de los andamios haciéndola efectivamente más costosa al incluir este ítem, circunstancia que no se observa en ninguna parte del cuadro comparativo, en la que se pueda demostrar la inclusión o no de los andamios que hiciera aumentar su valor en $59.950.058. Como tampoco fue esta la consideración o decisión tenida en cuenta en el ítem de observaciones del cuadro comparativo,





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que permitió escoger la propuesta del segundo puntaje en calificación (METALICAS H&M), por el contrario la decisión tomada tuvo otros argumentos por parte de las personas que hicieron parte del análisis contemplado en el cuadro comparativo, concluyendo que: …..De acuerdo al análisis del departamento de compras ,el servicio

que ofrece el proveedor H&M Ltda, es la mejor opción debido al buen servicio que nos prestaron en la etapa previa, adicionalmente tienen experiencia con Maloka….. Para culminar cuentan con un muy buen tiempo de entrega y su precio, a pesar de no ser el más bajo, es muy competitivo. Así las cosas, queda demostrado que la Entidad en ninguna parte del estudio de mercado y/o cuadro comparativo especificó que la firma INGENIARQ no incluyó el valor de los andamios y que este valor se incrementaría en $$59.950.058, valor que no se observa en el cuadro comparativo. Tampoco soporta en la respuesta al informe, este valor adicional de los andamios que efectivamente incrementaría el valor para la firma INGENIARQ. En este sentido y como se manifestó en el informe preliminar, la Corporación Maloka ante estos hechos contraviene el principio de Imparcialidad “…..La oferta que

sea seleccionada deberá ser aquella que haya obtenido la más alta calificación como resultado de ponderar los criterios de selección establecidos en los términos de

referencia…” Asa como el principio de objetividad “Los responsables de la contratación,

escogerán la oferta más favorable para Maloka basados en factores como: precio,

calidad, tiempo, experiencia, oportunidad de entrega entre otros”. Igualmente, contradice lo consagrado en el principio de Transparencia, que establece: “este principio tiene como

fin garantizar la objetividad, la igualdad y la imparcialidad en los distintos procedimientos

que adelante Maloka para la escogencia de sus contratistas…” Por lo anterior y de acuerdo con el análisis efectuado a la respuesta remitida, se precisa que los argumentos esgrimidos por la Corporación Maloka no aportan las pruebas que desvirtúan lo señalado por el Organismo de Control en el Informe Preliminar, por tanto se configura hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, el cual debe incluirse en el Plan de mejoramiento para efecto de la respectiva acción correctiva, que debe ser efectiva y permita eliminar las causas del hallazgo. Bajo los hechos expuestos, presuntamente se transgredió el artículo 53 de la Ley 734 de 2002, modificado por el artículo 44 de la Ley 1474 de 2011 cuando establece que son sujetos disciplínales quienes “Administran recursos públicos aquellos

particulares que recaudan, custodian, liquidan o disponen el uso de rentas parafiscales, de rentas que hacen parte del presupuesto de las entidades públicas o que estas últimas han





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destinado para su utilización con fines específicos.” Al respecto debe tenerse en cuenta que cuando el Estado transfiere a un privado para su administración recursos públicos, es claro que la administración es diferente al dominio, el titular del derecho de dominio sobre los recursos sigue siendo el Estado y nunca pierden tal calidad. Situación que le dio competencia a la Contraloría de Bogotá para ejercer el Control Fiscal, en cumplimiento de lo consagrado en el Acuerdo 693 de 2017.

3.3.5.9. Observación administrativa por incumplimiento de lo pactado en las

clausulas sexta y trigésima tercera del contrato 16C-00797

CUADRO 16

GENERALIDADES DEL CONTRATO Cifras en pesos

Número de Contrato Contrato de compraventa con prestación de servicios 16C-00797

Fecha de Suscripción 08 de noviembre de 2018


Contratista

INPROIN INGENIERIA Y PROYECTOS E.U

Acta de inicio No se encontró en la carpeta del contrato

Acta de finalización Acta de terminación y liquidación final del 18 de marzo de 2019

Objeto

Contratar a título de compraventa con prestación de servicios la realización de las obras de adecuación, entrega, instalación y puesta en funcionamiento del sistema de ventilación y extracción mecánica que se encuentra dispuesto en el área administrativa, ubicado en el costado occidental en el nivel superior del edificio, garantizando que la calidad del aire sea apta para las personas.

Plazo de ejecución 40 DIAS CALENDARIO

Valor CINCUENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS ($55.000.000)

FORMA DE PAGO

Previo los requisitos Maloka girara un Anticipo de $18.487.394 que corresponde al 40% y el restante contra entrega, instalación y puesta en funcionamiento (verificado por el supervisor), en un solo pago equivalente al 100% del valor total, previa amortización del 100% del valor del anticipo. El contratista debe entregar plan de inversiones del buen manejo y correcta inversión del anticipo Cuenta de cobro del 22 de noviembre de 2018: Pago del anticipo por 18.847.394 , transferencia del 28 de noviembre de 2018 Factura A923 del 12 de diciembre de 2018 por $55.000.000 que incluye la legalización del valor del anticipo.

Control sobre la ejecución

La Supervisión del contrato esta ejercida por la Gerente General de Maloka, se apoyara a través del Gerente de Proyectos.

Designación del Supervisor Mediante comunicado del 9 de noviembre de 2018

Terminado Si





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Estado actual Acta de Terminación y Liquidación Final del 18 de marzo de 2019

Fuente: Contrato de compraventa con prestación de servicios 16C-00797

Verificados los soportes de la carpeta del contrato, no se encontró el Plan de Inversiones de manejo del Anticipo presentado por el Contratista, el cual hace parte de los requisitos establecidos para el buen manejo y correcta inversión del anticipo.

Ante esta situación la Corporación Maloka incumple la cláusula sexta del contrato -Forma de Pago la cual establece que una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, Maloka girará al CONTRATISTA a título de anticipo la suma de DIECIOCHO MILLONES CUATROCIENTOS OCHENTA Y SIETE MIL TRESCIENTOS NOVENTA Y CUATRO PESOS ($18.487.394), correspondiente al 40% del valor del contrato, sin incluir IVA, y el valor del contrato contra la entrega, instalación y puesta en funcionamiento (verificado por el Supervisor o la Gerencia)…. “El anticipo deberá invertirse en

actividades y/o en la compra de bienes o servicios que de manera directa e inequívoca estén relacionados con el objeto contractual , so pena de que sea haga efectivo el amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo. EL CONTRATISTA deberá permitir sin

ninguna restricción, la revisión permanente del cumplimiento del mencionado Plan.”. El subrayado es nuestro. De otra parte, no se evidenció acta de inicio del contrato que permita establecer con exactitud la fecha en la cual se dio inicio a la obra, incumpliendo la cláusula TRIGESIMA TERCERA: PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCION, la cual señala “El

presente contrato se perfecciona con la suscripción del mismo por las partes. Para su ejecución se requiere de la aprobación de las garantías por parte de Maloka, la presentación ante MALOKA del documento que acredite la afiliación del Régimen de Seguridad Social Integral, ARL y el pago de los aportes parafiscales del CONTRATISTA o su personal, si a ello hubiere lugar y la firma del acta de inicio, conforme se estableció en los términos de referencia”. Subrayado es nuestro.

Estas situaciones se generan por falta de mecanismos de seguimiento y controles efectivos que permitan verificar cada uno de los requisitos que hacen parte del proceso contractual que garantice el cumplimiento de lo establecido en el contrato. En consecuencia estas situaciones no garantizan el cumplimiento de los requisitos para los respectivos pagos, así como la claridad en la fecha de inicio de la obra, circunstancias que evidencian fallas administrativas.





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Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal De acuerdo a los soportes allegados en la respuesta al informe preliminar corresponden a lo detectado en desarrollo de la auditoria, razón por la cual una vez valorada la respuesta y evaluados los argumentos esgrimidos por la Entidad y verificados los soportes, se acepta los argumentos planteados y se retira la observación de este informe.

3.3.5.10. Hallazgo administrativo por deficiencias en los controles en el manejo de las entradas y salidas del almacén

CUADRO 17

GENERALIDADES DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA 16C-00783 DE 2018

Número de Contrato Contrato de compraventa 16C-00783

Fecha de Suscripción 12 de noviembre de 2018

Plazo de ejecución 30 días calendario

Fecha de terminación 12 de diciembre de2018


Contratista

GRUPO DECOR S.A.S

Objeto

Adquirir a título de compraventa porcelanato para pared y piso, sanitarios, orinales. Grifería y adhesivo para la instalación del porcelanato, para la remodelación de tres (3) baterías de baños, para ser entregados en el Almacén de la Corporación Maloka.

Valor CINCUENTA Y CINCO MILLONES CUATROCIENTOS SESENTA Y TRES MIL OCHENTA Y SIETE PESOS ($55.463.087).

FORMA DE PAGO

30% que corresponde a $13.482.279 como anticipo, debidamente aprobado por parte de la supervisión el plan de manejo e inversión del anticipo, y el valor del contrato, contra entrega a satisfacción del objeto contratado por parte del supervisor, en único pago equivalente al 100% del valor total del contrato, previa amortización del 100% del anticipo.

Control sobre la ejecución

La supervisión del contrato será ejercida por el Gerente General de Maloka.

Comunicación de designación del Supervisor

Designación de Supervisión con fecha 14 de noviembre de 2018

Estado actual Sin acta de finalización y terminación del contrato.

Fuente: Contrato de compraventa 16C-00783





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Revisado los soportes contractuales del expediente se encontró que a folio 34 cláusula primera Objeto: Adquirir a título de compraventa porcelanato para pared y piso, sanitarios, orinales, grifería y adhesivo para la instalación de porcelanato, para la remodelación de las tres (3) baterías de baños, “para ser entregados en el

Almacén de la Corporación Maloka…” Subrayado y negrilla es nuestro). Ante esta situación y al no haberse encontrado en la carpeta del contrato, documento con el cual este material se entregó al Almacén, este Organismo de control mediante radicado 2-2019-24112 del 18 de noviembre de 2019 solicito a la Corporación Maloka: “…..allegar los comprobantes de ingreso y egreso de Almacén

correspondientes a los contratos …16C-00783…”

En respuesta de fecha 19 de noviembre de 2019, remitida vía correo institucional, Maloka manifestó lo siguiente: “Debido a que esta compra no corresponde a la adquisición de inventario para consumo posterior, ni sobre los elementos adquiridos se obtendrá un beneficio económico futuro (párrafo 2.37 de la NIIF para las PYMES). Por ende, “no se generan los comprobantes de ingreso y de salida de almacén”. Subrayado y negrilla es nuestro. Los soportes que comprueban el ingreso están respaldados por las facturas BG006608000, BG06608000741, BG0066080000760, que se anexan, a través de la firma de aceptación y recibo a satisfacción acreditada por el arquitecto de la Corporación….quien recibió y validó las condiciones técnicas y cantidad del producto adquirido acorte con el contrato”

Al respecto se precisa que las respuestas proferidas por la Corporación Maloka no son claras para el Organismo de Control que le permitiera establecer cuál es el control y manejo de lo que entra y sale del Almacén, máxime que para el caso que nos ocupa así fue definido en el contrato la entrega en el Almacén. , generándose imprecisiones de lo pactado en el contrato respecto a lo realmente sucedido en el desarrollo del mismo, por los siguientes hechos: No obstante haberse establecido en el contrato - cláusula decima primera de FUNCIONES DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO en el “literal c) aprobar con su

firma las cuentas y/o facturas presentadas por el CONTRATISTA, derivadas del

cumplimiento del contrato”, y encontrarse a folio 72 el acta de recibo a satisfacción por parte del Supervisor del Contrato, es decir el Gerente General, sin embargo quien acredita el recibido a satisfacción es el Arquitecto de acuerdo a lo verificado en las facturas y a lo manifestado por la Corporación Maloka …” a través de la firma

de aceptación y recibo a satisfacción acreditada por el arquitecto de la Corporación….quien





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recibió y validó las condiciones técnicas y cantidad del producto adquirido acorte con el contrato”.

De otro lado, se evidencia que no están definidas las responsabilidades, puesto que la supervisión del contrato fue designada al Gerente General de Maloka, sin embargo el recibido a satisfacción y verificación las acredita el Arquitecto con su visto bueno en las factura y en el contrato se estipula claramente que la entrega se hará en el Almacén, no logrando así establecer cual fue manejo y control de lo recibido y posterior salida, en el entendido que lo recibido iba a ser objeto de obra para uso y remodelación. Bajo estas consideraciones la Corporación Maloka incumple lo contemplado en el literal c) de la cláusula decima primera, Funciones del Supervisor, así como lo consagrado en la cláusula primera del contrato por los hechos relacionados con las entradas al Almacén. En consecuencia, este Organismo de Control no encuentra coherencia entre lo estipulado en el contrato respecto a lo ejecutado, situación que genera falta de claridad del manejo y control de las entradas y salidas de Almacén. Conforme con lo anterior, se establece que la Corporacion Maloka no tiene definido un procedimiento para el manejo y control de estos materiales, tampoco tiene especificada claramente las responsabilidades, lo que conlleva a que se puedan generar posibles pérdidas de elementos, bienes o materiales. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Analizada la respuesta emitida por la Corporación Maloka, se encuentra que la Entidad acepta lo observado por el Organismo de control al señalar que “manifiesta

que le asiste razón al equipo auditor respecto al hecho de que al momento de realizar la recepción de los elementos objeto de compraventa no se levantó un determinado documento o acta para soportar el proceso de ingreso de los elementos al almacén.”.

Es del caso señalar que en desarrollo de la auditoria, Maloka manifestó en relación a los comprobantes de ingreso y egreso de almacén que para estos materiales no se generaban. Igualmente señalo que: los documentos que comprueban el ingreso

están respaldados por las facturas BG006608000, BG06608000741, BG0066080000760, que se anexan, a través de la firma de aceptación y recibo a satisfacción acreditada por el arquitecto de la Corporación….quien recibió y validó las condiciones técnicas y cantidad del producto adquirido acorde con el contrato”





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Sin embargo en la respuesta al informe preliminar, señalan que: “El día 27 de

noviembre de 2018, el área de compras informa al área de almacén sobre unos elementos que van a llegar y que son el objeto mismo del contrato, lo anterior con el propósito de que esta última realizara la respectiva inspección y verificación de los elementos en los

días y horas concertados con el contratista. Además señala Maloka que “la persona

responsable del almacén… para la fecha del correo se encontraba en vacaciones y que persona encargada para suplir las funciones propias era la nueva encargada según correo anexo 28.”.

Ante estos nuevos aportes a la respuesta, este Organismo de Control precisa que conforme lo señala Maloka, la persona encargada del almacén, le correspondía recibir y verificar los materiales, sin embargo no se allega documento que evidencie esta labor. Por el contrario, el recibido a satisfacción de los materiales como se manifestó en el informe preliminar de auditoria lo realizó, el Arquitecto de acuerdo a lo verificado en las facturas y a lo manifestado por la Corporación Maloka …” a

través de la firma de aceptación y recibo a satisfacción acreditada por el arquitecto de la Corporación….quien recibió y validó las condiciones técnicas y cantidad del producto adquirido acorte con el contrato”.

Es este sentido, no fue la Almacenista quien recibió y verificó los materiales como lo menciona la Entidad en la respuesta, como tampoco se observa su visto bueno en las facturas. De otro lado no se allega la comunicación en la cual se le asignan las funciones de encargada de Almacén, únicamente se anexa copia de correo electrónico el cual refiere: “Adjunto los artículos que entregara Decorceràmica”, correo que no se puede considerar una comunicación de asignaciones de funciones. De otro lado como se manifestó en el informe preliminar, así como en la respuesta al mismo, no existen aportes nuevos que evidencien el cumplimiento de las funciones del supervisor establecidos en la cláusula decima primera –literal b)

aprobar los entregables o productos derivados del contrato, c) literal c) aprobar con su firma las cuentas y/o facturas presentadas por el CONTRATISTA, derivadas del cumplimiento del contrato”.

Situación que corrobora lo manifestado por el Organismo de Control, por cuanto no se tiene definido un control o procedimiento de entrada y salida de estos materiales, encontrando imprecisiones en el tramite dado a los mismos de acuerdo a la información suministrada en desarrollo de la auditoria frente a la información y soportes que allegan en la respuesta al informe. Aunado al hecho de que los materiales son entregados en forma periódica según avance de obra, una vez se tenga el contrato de instalación, de acuerdo a lo señalado por Maloka.





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Tampoco se encuentran definidas las responsabilidades, puesto que la supervisión del contrato fue designada al Gerente General de Maloka, sin embargo el recibido a satisfacción y verificación las acredita el Arquitecto con su visto bueno en las factura y en la respuesta al informe preliminar manifiestan que el recibido y verificación de este material, le correspondía a la Almacenista encargada, no logrando así establecer el manejo y control dado a estos materiales, en el entendido que lo recibido iba a ser objeto de obra para uso y remodelación. Bajo estas consideraciones, y de acuerdo con el análisis efectuado a la respuesta remitida, se precisa que los argumentos esgrimidos por la Corporación Maloka no aportan las pruebas que desvirtúan lo señalado por el Organismo de Control en el informe preliminar, por tanto se configura hallazgo administrativo, el cual debe incluirse en el plan de mejoramiento que suscriba la Entidad, para efecto de la respectiva acción correctiva, que debe ser efectiva y permita eliminar las causas del hallazgo.

3.3.5.11. Hallazgo administrativo por incumplimiento del Manual de Contratación de la Corporación Maloka, en lo referente a las garantías y designación del supervisor del contrato 16C-00853 de 2018

En revisión efectuada a la documentación que reposa en el expediente del contrato No. 16C-00853 de 2018, se evidenció que se suscribió Acuerdo de Licencia (Traducción Contraloría) a través de la modalidad de contratación directa. De manera específica la celebración de este contrato se enmarca en el literal e) del enunciado artículo 14 del Manual de Contratación que a la letra reza “Cuando se

haga la contratación con proveedor único. Es aquel proveedor que por las características de los bienes y servicios que ofrece o su condición de exclusividad en el mercado, es el

único que los puede suministrar siempre con las justificaciones correspondientes.”. En los términos de referencia se indica que los desembolsos correspondientes se efectuarán a través del Centro de Costos No. 654 – Minimalokas y Contenidos. Igualmente, se pactó el uso de la licencia por el término de un año, comprendido entre el 13 de septiembre de 2018 y el 12 de septiembre de 2019. Ante solicitud efectuada por este Organismo de Control, la Corporación Maloka señaló que el número de personas que ingresaron a la película fueron 11.143, se realizaron 279 funciones y se reportaron ingresos por valor de $56.972.478.





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CUADRO 18 GENERALIDADES CONTRATO No. 16C-00853 DE 2018

Número de Contrato 16C-00853

Modalidad de Contratación Contratación Directa

Objeto

Contratar la licencia de la película “The Man from the 9 Dimensions” en 2D y 3D para el Domo de Maloka como parte de la oferta de contenidos audiovisuales del Centro Interactivo.

Nombre o razón social del Contratista GOTO INC

Plazo Total 1 Año

Valor Inicial 18.000 US - $53.011.620 (TRM 2.945,09 - 29-jun-2018)

Adiciones Ninguna

Valor Final 18.000 US - $53.011.620 (TRM 2.945,09 - 29-jun-2018)

Forma de Pago Único contado

Fecha de suscripción 29/06/2018

Fecha de inicio 13/09/2018

Fecha de terminación 12/09/2018

Estado Actual Finalizado

Control sobre la ejecución (Supervisión) Supervisor Técnico de Cines Maloka Fuente: Expediente Contrato No. 16C-00853 aportado por la Corporación Maloka.

Dentro de los documentos que reposan en el expediente del contrato 16C-00853 de 2018 no se evidenciaron garantías que amparen los riesgos de que trata el Manual de Contratación de la Corporación. Igualmente, no se evidenció comunicación escrita, por parte de la Gerencia y/o Presidencia Ejecutiva de Maloka, mediante la cual se efectuó la designación de supervisor correspondiente a este contrato. Bajo estos hechos, este Organismo de Control realizó visita administrativa de control fiscal el día 31 de octubre de 2019, en la cual se solicitó allegar las garantías correspondientes a este contrato, así como, documento en el cual conste la designación del supervisor del contrato. Respecto de las garantías, la Directora Jurídica de la Corporación Maloka, indicó “por ser una licencia no tiene garantías, toda vez que ante alguna falla el contrato establece que la modifican conforme lo establece la cláusula 6 – Uso de la Licencia, 6.1. y 6.2. del acuerdo de licencia”. En revisión efectuada al Acuerdo de Licencia, se evidenció que la cláusula 6, numerales 6.1 y 6.2 señalan lo siguiente:





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“6. Uso 6.1. El Show se exhibirá intacto y sin modificaciones, excepto como se especifica a continuación. 6.2. Goto autoriza al Usuario a copiar solo los materiales necesarios para producir el Show como una presentación efectiva en el sitio del Usuario. Los archivos de video y banda sonora pueden copiarse de los medios de distribución de Goto en dispositivos de almacenamiento de medios de varios para fines de reproducción, copia de seguridad y / o archivado. El usuario no tiene otro derecho a copiar el programa, en su totalidad o en parte.”.

(Traducción Contraloría). Como se observa los numerales antes citados no hacen referencia alguna a una garantía otorgada por la empresa contratista. Aunado a lo anterior, no existe justificación por parte de la Corporación Maloka, ante la falta de exigencia o constitución de garantía que respalde el cumplimiento de las obligaciones en relación con este proceso contractual. En lo que corresponde al documento en el que conste la designación del supervisor del contrato, la Corporación Maloka no allegó tal documento. Al respecto, el Manual de Contratación presentado por la Corporación Maloka con fecha 19 de febrero de 2018, establece con relación a las garantías: “… Artículo 28. Garantías. Dependiendo del objeto de la contratación, las pólizas que garantizan los contratos deberán amparar entre otros los siguientes riesgos:

Tipo de Garantía Características Valor Vigencia

…Cumplimiento Todas las compras y los contratos superior a 50 SMMLV

>10% Valor Orden de Compra o contrato

>= Duración del contrato + 4 meses

Calidad del bien Todos los contratos que implique compra


>= plazo de ejecución/Duración del contrato +(1 o 3 años, según defina el área solicitante)…

MALOKA podrá exigir o aceptar cualquier garantía disponible en el mercado nacional o internacional, tales como, pólizas, cartas de crédito stand by, fiducias en garantía, garantías bancarias, entre otros.





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De conformidad con lo establecido en los términos de referencia y/o invitación a proponer, el contratista debe cumplir con las garantías allí solicitadas y para la legalización del contrato deben ser entregadas en Maloka en el plazo establecido en la orden o contrato y

ser aprobadas por la Corporación…”. Negrilla y subrayado fuera de texto. Por su parte, el instructivo de compras (versión 03 de fecha 19-02-2018) señala: “7.

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS O SERVICIOS … 7.4 PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS O SERVICIOS POR CONTRATO … 7.4.9 Garantías contractuales. El área de compras en conjunto con el área jurídica debe definir el tipo de póliza que requiere la orden de compra/servicio/ o contrato para su ejecución. Los tipos de pólizas y sus características se encuentran definidas en el artículo

28 del Manual de Contratación vigente…”. Respecto de la designación del supervisor el Manual de Contratación establece: “Artículo 31. Seguimiento. … La designación del supervisor se efectuará posterior a la suscripción del contrato o convenio a través de comunicación escrita, emitida por Gerencia y/o la Presidencia

Ejecutiva de MALOKA, a quien ejerza dicha función…”. Negrilla y subrayado fuera de texto. En concordancia con lo anterior, el aludido Instructivo de Compras de Maloka en su numeral 7. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS O SERVICIOS señala: “…7.3. DOCUMENTOS SOPORTE DE LOS PROVEEDORES Y

CONTRATISTAS … 7.3.3. Condiciones para el perfeccionamiento y firma de contratos u órdenes de compra: … d. … Durante la ejecución el área jurídica velará por el adecuado registro y archivo de los documentos correspondientes, según los reportes remitidos por cada una de las áreas responsables de la supervisión…”.

En razón de lo anterior, se incumplió el Manual de Contratación y el instructivo de compras de la Corporación Maloka, en los apartes antes citados, en razón de la falta de garantía y designación del supervisor del contrato en los términos allí señalados. Esta situación se presenta por falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo efectivos que garanticen que los expedientes contractuales contengan la totalidad de los requisitos y/o documentos del proceso contractual. Estos hechos conllevan a que existan riesgos para la Corporación, por la ausencia de garantías en la ejecución de los contratos. Igualmente, se generan posibles incumplimientos por falta de designación del supervisor.





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Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Adjunto a la respuesta remitida por la Entidad, se evidenció una comunicación interna de fecha febrero de 2018, dirigida a “Directores Corporación Maloka de Ciencia,

Tecnología e Innovación”, con asunto: “Designación de supervisores contractuales

Vigencia 2018”. No obstante, el inciso quinto del artículo 31. Seguimiento del Manual de Contratación de la Corporación, señala: “La designación del supervisor se efectuará

posterior a la suscripción del contrato o convenio a través de comunicación escrita, emitida por Gerencia y/o la Presidencia Ejecutiva de MALOKA, a quien ejerza dicha

función”.. Así las cosas, la comunicación interna mediante la cual se designó a los supervisores de los contratos, no cumple en estricto sentido lo señalado en el manual de contratación, por cuanto allí se establece que tal designación se efectuará posterior a la suscripción del contrato, es decir, después del 29 de junio de 2018, fecha de suscripción del contrato 16C-00853 de 2018. Además, como fue expuesto en el informe preliminar de auditoría, tal documento no se encontró dentro del expediente contractual. A su vez no fue aportado en visita administrativa de control fiscal efectuada por este Organismo de Control. Ahora bien, con relación a las garantías contractuales, la entidad indicó en su respuesta que la nota 2 del artículo 29 del Manual de Contratación de la Entidad, señala: “Para compras en el exterior se atenderá lo pactado en la negociación.”. Sin embargo, el enunciado artículo 29 se titula Condiciones de pago, siendo un tema diferente a las garantías del contrato, las cuales se encuentran regladas en el artículo 28. Garantías, del Manual de Contratación de Maloka. Así mismo, destaca la Entidad el texto “Dependiendo del objeto de la contratación…” relacionado en el artículo 28. Situación que no vislumbra una excepción dentro del Manual de Contratación, en forma específica para contratos celebrados con extranjeros. Igualmente, el artículo 28 del citado manual en el cuadro contentivo de los tipos de garantías establece las características de las pólizas, dentro de las cuales se establecen para las de Cumplimiento “Todas las compras y los contratos superior a 50

SMMLV” y Calidad del bien “Todos los contratos que implique compra”, como se encuentra transcrito en el informe preliminar. Como se observa dentro de este tipo de pólizas se hace referencia a la totalidad de las compras.





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Por lo anterior, de acuerdo con el análisis efectuado a la respuesta remitida, no se aceptan los argumentos planteados, por tanto, se configura hallazgo administrativo que deberá ser incluido en el plan de mejoramiento.

3.3.5.12. Hallazgo administrativo por incumplimiento del Manual de Contratación, por falta de garantía contractual y designación del supervisor, y por justificación parcial de la adición del contrato No. 16C-00722 de 2018

Respecto del contrato No. 16C-00722 de 2018 se evidenció en el expediente aportado por la Corporación Maloka que corresponde a la modalidad de contratación directa, con fundamento en el literal e) del artículo 14 del Manual de Contratación de fecha 19 de febrero de 2018, allegado por Maloka a este Organismo de Control. En los términos de referencia se indica que los desembolsos correspondientes se efectuarán a través del Centro de Costos No. 651 – Recuperación Sede. Se observa dentro del expediente documento titulado “ACUERDO DE SERVICIO DE

APOYO GENERAL DE SCISS” (Traducción Contraloría) suscrito entre Maloka y la empresa Scientific Content for Interactive Systems Sweeden – SCISS por valor de 18.870 US$. Así mismo, se encuentra un documento denominado “ENMIENDA AL

ACUERDO DE SERVICIO DE APOYO DE SCISS” (Traducción Contraloría), el cual presenta un precio de 11.050 US$. Así mismo, se indica dentro de los términos de referencia, como una de las obligaciones específicas, la siguiente: “…e) Las

expuestas en el documento denominado “Appendix A-Support services” que hace parte integral del contrato suscrito entre las partes, relativas a las actualizaciones Ucare y soporte Ucare Silver”.

CUADRO 19

GENERALIDADES CONTRATO No. 16C-00722 DE 2018



Objeto

Prestar el servicio de soporte en línea, actualizaciones y visita anual de mantenimiento al sistema de proyección audiovisual fulldome del domo ubicado en la Corporación Maloka

Nombre o razón social del Contratista Scientific Content for Interactive Systems Sweeden - SCISS

Plazo Total Desde 2 de abril hasta 31 de diciembre de 2018

Valor Inicial 18.870 US - $53.647.410 (TRM 2.843 - 07-may-2018)

Adiciones 11.050 US - $35.624.647 (TRM 3.223,95 - 26-nov-2018)





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Valor Final 29.920 US - $89.272.057

Forma de Pago Los montos de la licencia deben ser pagados a más tardar 30 días después de la fecha de facturación




Estado Actual Finalizado

Control sobre la ejecución (Supervisión)

Supervisor Técnico de Cines Maloka

Fuente: Expediente Contrato No. 16C-00722 aportado por la Corporación Maloka.

En revisión efectuada al expediente contractual correspondiente al contrato No. 16C-00722 de 2018, aportado por la Corporación Maloka, no se evidenció garantía alguna que respalde el cumplimiento del contrato. Igualmente, no reposa en el expediente contractual comunicación escrita, por parte de la Gerencia y/o Presidencia Ejecutiva de Maloka, como constancia de la designación del supervisor para este contrato. De otra parte, la Corporación Maloka efectuó una adición por valor de 11.050 US$, la cual no se encuentra debidamente justificada. Por su parte, este Organismo de Control realizó visita administrativa de control fiscal el día 31 de octubre de 2019, en la cual solicitó a la Corporación Maloka allegar las garantías correspondientes a este contrato. La entidad indicó que: “para este tipo de

contratos no se gestionan garantías”. Respecto de la designación del supervisor del contrato quien atendió la visita en representación de Maloka, señaló que: “la responsabilidad del Cine Domo se encuentra

a cargo del Supervisor Técnico de Cines”.

Ahora bien, en relación con la justificación de la adición suscrita por las partes, se encontró en la verificación efectuada por el Organismo de Control, el documento adjunto en folio No. 4 del expediente contractual, elaborado por Maloka y titulado “Documento de justificación para la adición al contrato Sciss para instalación de Software”, el cual carece de fecha, justificación de necesidad que da origen a la adición, sustentación técnica, término de ejecución, entregables por parte del contratista, indicación sobre el tipo de adición (en tiempo o en dinero), forma de pago y valor de la adición. Adicionalmente, este documento se encuentra suscrito por el Director Comercial y de Mercadeo, quien no fungía como supervisor del contrato.





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En cuanto a las garantías el Manual de Contratación presentado por la Corporación Maloka, establece: “… Artículo 28. Garantías. Dependiendo del objeto de la contratación, las pólizas que garantizan los contratos deberán amparar entre otros los siguientes riesgos:

Tipo de Garantía Características Valor Vigencia

…

Cumplimiento Todas las compras y los contratos superior a 50 SMMLV


>= Duración del contrato + 4 meses…

Calidad de los servicios prestados

Si la orden de compra o contrato implica la construcción o mantenimiento de bienes o adecuación, escenografia


>= plazo de ejecución/Duración del contrato + 3 años

MALOKA podrá exigir o aceptar cualquier garantía disponible en el mercado nacional o internacional, tales como, pólizas, cartas de crédito stand by, fiducias en garantía, garantías bancarias, entre otros. De conformidad con lo establecido en los términos de referencia y/o invitación a proponer, el contratista debe cumplir con las garantías allí solicitadas y para la legalización del contrato deben ser entregadas en Maloka en el plazo establecido en la orden o contrato y

ser aprobadas por la Corporación…”. Negrilla y subrayado fuera de texto. El Instructivo de Compras de Maloka en su numeral 7. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS O SERVICIOS señala: “…7.4 PROCEDIMIENTO

ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS O SERVICIOS POR CONTRATO … 7.4.9 Garantías contractuales. El área de compras en conjunto con el área jurídica debe definir el tipo de póliza que requiere la orden de compra/servicio/ o contrato para su ejecución. Los tipos de pólizas y sus características se encuentran definidas en el artículo 28 del Manual de Contratación vigente…”.

Respecto de la designación del supervisor el Manual de Contratación consagra: “Artículo 31. Seguimiento. … La designación del supervisor se efectuará posterior a la suscripción del contrato o convenio a través de comunicación escrita, emitida por Gerencia y/o la Presidencia





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Ejecutiva de MALOKA, a quien ejerza dicha función…”. Negrilla y subrayado fuera de texto.”. En concordancia con lo anterior, el Instructivo de Compras (versión 03 de fecha 19-02-2018) de Maloka en su numeral 7. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS O SERVICIOS señala: “…7.3. DOCUMENTOS SOPORTE DE LOS PROVEEDORES Y CONTRATISTAS … 7.3.3. Condiciones para el perfeccionamiento y firma de contratos u órdenes de compra: … d. … Durante la ejecución el área jurídica velará por el adecuado registro y archivo de los documentos correspondientes, según los reportes remitidos por cada una de las áreas responsables de la supervisión…”.

En cuanto a las modificaciones de los contratos, el Manual de Contratación presentado por Maloka, establece: “Artículo 27. Contratos y Modificaciones. … Los

contratos, ofertas y órdenes de compra podrán ser modificados, adicionados, prorrogados, suspendidos, cedidos, y aclarados de acuerdo al manual. … a. Adición: se presenta cuando, para el cumplimiento del objeto contractual se hace necesario agregar un presupuesto adicional al inicialmente pactado…”.

Así las cosas, no se cumplió a cabalidad con lo preceptuado en el Manual de Contratación y el instructivo de compras, por cuanto no reposan en el expediente contractual los documentos que acrediten la garantía y designación del supervisor, en los términos allí señalados. Así mismo, el documento que reposa en el folio No. 4 del expediente no permite establecer elementos esenciales, como son: fecha, justificación de necesidad que da origen a la adición, sustentación técnica, término de ejecución, entregables por parte del contratista, indicación sobre el tipo de adición (en tiempo o en dinero), forma de pago y valor de la adición, que permitan tener claridad sobre la adición del contrato. Esta situación se presenta por falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo efectivos del contenido de los expedientes contractuales en forma oportuna. A su vez, en lo atinente a la adición del contrato se originan por falta de regulación interna respecto de los requisitos mínimos que debe contener la justificación de las modificaciones contractuales, así como definición de los responsables de su solicitud, ejecución y seguimiento. En consecuencia, se generan riesgos para la Corporación ante posibles incumplimientos por parte del contratista. De igual forma, posibles inversiones innecesarias ante la justificación parcial de la adición. Se generan posibles incumplimientos por la falta de designación del supervisor.





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Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Adjunto a la respuesta remitida por la Entidad, se evidenció comunicación interna de fecha febrero de 2018, dirigida a “Directores Corporación Maloka de Ciencia,

Tecnología e Innovación”, con asunto: “Designación de supervisores contractuales

Vigencia 2018”.

No obstante, el inciso quinto del artículo 31. Seguimiento del Manual de Contratación de la Corporación, señala: “La designación del supervisor se efectuará

posterior a la suscripción del contrato o convenio a través de comunicación escrita, emitida

por Gerencia y/o la Presidencia Ejecutiva de MALOKA, a quien ejerza dicha función”.. Así las cosas, la comunicación interna mediante la cual se designó a los supervisores de los contratos, no cumple en estricto sentido lo señalado en el manual de contratación, por cuanto allí se establece que tal designación se efectuará posterior a la suscripción del contrato, es decir, después del 07 de mayo de 2018, fecha de suscripción del contrato 16C-00722 de 2018. Además, en su respuesta Maloka señala que la persona que firmó en principio no tenía designación, situación que confirma lo evidenciado por el Organismo de Control. Adicionalmente, como fue expuesto en el informe preliminar de auditoría, tal documento no se encontró dentro del expediente contractual. A su vez en visita administrativa de control fiscal efectuada por este Organismo de Control Maloka indicó que la supervisión de este contrato se encontraba a cargo del Supervisor Técnico de Cines, información que no coincide con la respuesta dada al informe preliminar, donde se reportó como supervisor del contrato al Director Comercial y de Mercadeo (según consta en folio 4 del expediente contractual). De otra parte, con relación a las garantías contractuales, la entidad indicó en su respuesta que la nota 2 del artículo 29 del Manual de Contratación de la Entidad, señala: “Para compras en el exterior se atenderá lo pactado en la negociación.”. Sin embargo, el enunciado artículo 29 se titula Condiciones de pago, siendo un tema diferente a las garantías del contrato, las cuales se encuentran regladas en el artículo 28. Garantías, del Manual de Contratación de Maloka. Así mismo, destaca la Entidad el texto “Dependiendo del objeto de la contratación…” relacionado en el artículo 28. Situación que no vislumbra una excepción dentro del





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Manual de Contratación, en forma específica para contratos celebrados con extranjeros. Igualmente, el artículo 28 del citado manual en el cuadro contentivo de los tipos de garantías establece las características de las pólizas, dentro de las cuales se establecen para las de Cumplimiento “Todas las compras y los contratos superior a 50

SMMLV” y Calidad de los servicios prestados “Si la orden de compra o contrato implica la

construcción o mantenimiento de bienes o adecuación, escenografía”, como se encuentra transcrito en el informe preliminar. Como se observa dentro de este tipo de pólizas se hace referencia a la totalidad de las compras, y a los contratos que implican mantenimiento de bienes. En lo referente a la adición del contrato, la Corporación únicamente aportó documento suscrito con la empresa contratista, en el cual aduce se encuentran los entregables, forma de pago y valor de la adición. Sin embargo, las falencias encontradas por el Organismo de Control hacen referencia a la justificación de la adición efectuada por parte de Maloka, y contenida en el folio 4 del expediente contractual. Adicionalmente, acepta la entidad en su respuesta que el documento de justificación carece de fecha y afirma “…b) Así mismo el documento expresa las razones y justificaciones técnicas por las cuales se necesita el cambio: … lo anterior hizo necesario la compra a título de compraventa de los elementos de Hardware necesarios para la instalación del software denominado Amateras en la infraestructura del Domo 3D8K y que SCISS hiciera la instalación de las mismas”. Negrilla y subrayado fuera de texto. Al respecto este Organismo de Control, deja constancia que el folio 4 del expediente contractual correspondiente al documento titulado “Documento de justificación para la adición al contrato Sciss para instalación software y hardware”, no contiene el texto subrayado y señalado en la respuesta dada por parte de la Entidad. Entre tanto, tal documento hace referencia a las calidades del proveedor, sin que se detalle fecha, justificación de necesidad que da origen a la adición, sustentación técnica, término de ejecución, entregables por parte del contratista, forma de pago y valor de la adición, que permitan tener claridad sobre la adición del contrato. Por lo anterior, de acuerdo con el análisis efectuado a la respuesta remitida, no se aceptan los argumentos planteados, por tanto, se configura hallazgo administrativo que deberá ser incluido en el plan de mejoramiento.





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3.3.5.13. Observación administrativa a la Corporación Maloka por incumplimiento de requisitos del contrato 16C-00784 y sus documentos integrales

El resumen del contrato 16C-784 se presenta en el siguiente cuadro:

CUADRO 20 GENERALIDADES CONTRATO No. 16C-00784 DE 2018



Objeto

EL CONTRATISTA prestará en forma independiente, con personal y con equipos propios, y con plena autonomía técnica y directiva por el sistema de precio global fijo sin fórmula de reajuste las obras de reparación, remodelación y mantenimiento para el área de oficinas de la Corporación Maloka de Ciencia, Tecnología e Innovación ubicada en la Cra. 68d no 24a -51, Bogotá

Nombre o razón social del Contratista INTERLOMAS S.A.S

Plazo Total 53 DÍAS

Valor Inicial $ 156.128.798

Adiciones 0

Valor Final $ 156.128.798

Forma de Pago

Pagos parciales de acuerdo al avance de obra establecido de la siguiente manera: A 45% de avance de obra verificados y aprobados por la GERENCIA, un cincuenta por ciento (50%) previa amortización del 35% del anticipo. Al 75% de avance de obra, verificados y aprobados por la GERENCIA, un veinte por ciento (20%). Previa amortización del 35% del anticipo. Un pago del 25%% al recibo a satisfacción, previa amortización del 30% del anticipo Un 5% a la liquidación del contrato.




Estado Actual Liquidado

Control sobre la ejecución (Supervisión) GERENTE GENERAL DE MALOKA Fuente: Expediente Contrato No. 16C-00784 aportado por la Corporación Maloka.

Se evidenció que en el expediente aportado por la Corporación Maloka, para el contrato 16C-00784 de 2018, no se encuentran los documentos que soportan la formación académica del profesional que se propone para desempeñar el cargo de





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Inspector SST, cuya profesión de acuerdo a lo registrado en el formato de hoja de vida (folio 20 del expediente) es Administradora de servicios de Salud. En este entendido, el 25 de noviembre de 2019, este Organismo de Control realizó solicitud vía correo electrónico, a la Directora Jurídica de la Corporación Maloka, allegar los documentos que soportan la profesión de quien desarrollo las labores de Inspector STT, junto con otros documentos pertenecientes a los expedientes 16C-803, 16C-804, 16C-805. El correo fue contestado el día 26 de noviembre. Este Organismo de Control evaluó los soportes allegados por Maloka mediante el correo referido y no encontró evidencia del documento que soporta la profesión de quien desarrollo las labores de Inspector STT durante la ejecución del contrato 16C -784. Al respecto, la cláusula tercera del contrato firmado el 2 de noviembre de 2018, entre la Corporación Maloka e Interlomas S.A.S, clausula titulada REQUISITOS DE EJECUCIÓN, indica: “No será posible comenzar a ejecutar las obligaciones a pactar en el contrato, sin el cumplimiento previo de los requisitos de ejecución que se describen a continuación: 1.1 Presentar dentro de los tres (3) días calendario siguientes a la suscripción del contrato

y para aprobación de la GERENCIA, los siguientes documentos: …

Soporte de educación y formación recurso humano a utilizar …..”

En consecuencia, se incumplió con lo pactado en el segundo punto del numeral 1.1 de la cláusula tercera del contrato 16C – 784, que obligaba al contratista a presentar previo a la ejecución de las obligaciones, los soportes de educación y formación del recurso humano a utilizar. La situación anteriormente descrita se origina por la ausencia de mecanismos efectivos de control y seguimiento, que permitan registrar la función de los supervisores en el ejercicio de la ejecución contractual. En consecuencia se pueden generar riesgos para la Corporación derivados en pérdidas o costos inoficiosos en la ejecución del contrato.





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Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal La Corporación Maloka allega en el anexo 32 de su respuesta los documentos que soportan la formación académica del profesional que desarrolló las labores de Inspector de Seguridad y Salud en el Trabajo, junto con las certificaciones que dan testimonio de su competencia profesional. Los soportes entregados por la entidad subsanan la observación, demostrando la formación laboral del profesional que desempeñó el cargo de Inspector de Seguridad y Salud en el Trabajo. Por lo anterior, de acuerdo con el análisis efectuado a la respuesta remitida, se aceptan los argumentos planteados y se retira la observación de este informe.

3.3.6. Política Diferencial - Población Beneficiada

El Acuerdo 693 de 2017 expedido por el Concejo de Bogotá, en ejercicio de sus facultades que le confieren los artículos 12 y 55 del Decreto 1421 de 1993, autoriza al Alcalde Mayor para que en representación del Distrito Capital, participe en la Corporación Maloka de Ciencia, Tecnología e Innovación como entidad mixta. Expresa el Acuerdo en su artículo 2º que la participación del Distrito Capital estará condicionada a la adopción previa de una reforma estatutaria, en la cual se “establezca que las decisiones de la Junta Directiva de la Corporación Maloka de Ciencia, Tecnología e Innovación respecto de los aportes del Distrito, requieren el voto favorable de los miembros que representen el Distrito Capital estas decisiones deberán ser sustentadas técnicamente haciendo prevalecer el objeto, misional de la corporación. La participación autorizada en este Acuerdo estará condicionada al cumplimiento de las disposiciones legales referidas a la apropiación de la Ciencia, Tecnología e Innovación.”

Por su parte el artículo 5° del citado Acuerdo, establece: “… En virtud de lo dispuesto

en el presente Acuerdo y para favorecer la apropiación social del conocimiento de los niños, niñas y adolescentes, el Distrito coordinará con la Corporación Maloka de Ciencia, Tecnología e Innovación el diseño de una política diferencial que permita el acceso al centro interactivo y sus servicios a los estudiantes de las Instituciones Educativas Distritales y a la población vulnerable”.

En efecto, la Corporación Maloka presentó el documento denominado: “Política

Institucional para el Acceso al Centro Interactivo y sus servicios a los estudiantes de las

Instituciones Educativas Distritales y a la Población Vulnerable”, en cumplimiento del Acuerdo antes citado. Dicha política se orienta bajo los principios de equidad,





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Acceso democrático al conocimiento, pertinencia, corresponsabilidad y sostenibilidad. El tiempo de duración de acuerdo con esta política, corresponde a cuatro años a través de planes operativos que serán aprobados en forma anual por la Secretaría Distrital de Educación, en su calidad de Representante de la Alcaldía Mayor de Bogotá en la Junta Directiva de Maloka, conforme la disponibilidad de recursos para cada período fiscal.

En cuanto al enfoque y criterio de focalización para atención de instituciones educativas y población vulnerable, señala la política: “La condición de vulnerabilidad

ha sido definida y enmarcada tanto a nivel nacional como distrital. El Ministerio de Educación Nacional (MEN), a través de la Ley General de Educación (Ley 115 de 1994) identificó como las poblaciones vulnerables, a las personas que, por su naturaleza o por determinadas circunstancias, se encuentran en mayor medida expuestos a la exclusión, la pobreza y los efectos de la inequidad y la violencia de todo orden. El título III de la Ley General de Educación en sus modalidades de atención a poblaciones hace referencia a 1) Educación para personas con limitaciones o capacidades excepcionales 2) Educación para adultos 3) Educación para grupos étnicos 4) Educación campesina y rural 5) Educación para la rehabilitación social. … Es por lo señalado previamente, que se define como primera estrategia de focalización de las poblaciones objeto de la presente política, actuar de manera coordinada con actores institucionales de carácter público o privado sin ánimo de lucro, principalmente las Secretarías de Educación e Integración Social, para permitir el acceso gratuito al Centro Interactivo a poblaciones especiales ya definidas por estas entidades. Se atenderán entonces las poblaciones en condición de vulnerabilidad ya identificadas por las instituciones distritales señaladas, teniendo en cuenta su condición, posición y situación, según lo propuesto en el documento de Lineamientos Distritales para la Aplicación del Enfoque Diferencial (2014). En síntesis, para efectos de la presente política se asumirán como criterios para definir la población en condición de vulnerabilidad a ser atendida los mismos utilizados por el Distrito Capital así: 1.Poblaciones especiales tales como población infantil, juvenil en condición de protección especial y personas mayores, poblaciones indígenas, afrodescendientes, raizales y Rrom en condición vulnerable, desmovilizados y víctimas del conflicto armado, personas en condición de discapacidad, entre otras, que sean remitidas de manera grupal por la Secretaría de Integración Social u otras entidades públicas o entidades no gubernamentales sin ánimo de lucro que acrediten la condición especial de vulnerabilidad





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de los grupos2 de acuerdo a los Lineamientos Distritales para la Aplicación del Enfoque Diferencial (2014)

2. Los estudiantes de colegios distritales de acuerdo con los registros oficiales de matrícula de la Secretaría de Educación Distrital.

3. Personas que hayan sido valoradas a través del Sisbén con 54.86 puntos o menos En todos los casos la atención a estas poblaciones estará sujeta al cupo anual definido según el presupuesto disponible para la atención en los diferentes programas bajo condiciones que se definen en los planes anuales que se derivan de la presente política. Para el primer año de implementación se establece como población prioritaria a atender a la población infantil, juvenil y de adulto mayor focalizada y remitida por la Secretaría de Integración Social, así como a los estudiantes de estrato 1,2 y 3 de los colegios oficiales del Distrito. Otras poblaciones incluidas en los tres criterios arriba señalados, podrán ser atendidas siempre y cuando exista la disponibilidad

presupuestal y una vez se haya concertado su registro.”. Negrilla y subrayado fuera de texto. De conformidad con el Informe de Gestión de Maloka vigencia 2018, a partir de esta política “... surgió el programa “Maloka Puertas Abiertas” como una apuesta para promover,

construir y enriquecer la formación y participación ciudadana frente a los procesos de generación, circulación y uso del conocimiento….”.

Igualmente, en el Informe de Rendición de Cuentas Vigencia 2018 presentado por la Corporación Maloka, se indica: “Para el seguimiento y registro de los visitantes, cada

entidad /con el acompañamiento de Maloka) diligenció un formato que permitió identificar la fecha de la visita y los datos demográficos de la población, específicamente la condición de vulnerabilidad (infantil o juvenil en condición de protección especial, adulto mayor, minorías étnicas en condición vulnerable, desmovilizados, víctimas del conflicto armado, personas en condición de discapacidad, estudiantes de colegios distritales y/o personas

con puntaje Sisbén hasta de 54,8%)”. Maloka resalta la importancia de esta iniciativa al brindar la posibilidad de aperturar los centros de ciencia y generar apropiación social de ciencia y tecnología, a comunidades y poblaciones en condición de vulnerabilidad que en el pasado no había tenido este acceso.

En concordancia con lo expuesto, Maloka detalló la población beneficiada, focalizada en las siguientes entidades y número de beneficiarios:





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CUADRO 21 POBLACIÓN BENEFICIADA VIGENCIA 2018

Cifras en pesos

Entidad Tipo de Población

Beneficiada

Tarifa Unitaria (Valor

Entrada) Política

Diferencial

Tarifa Normal a

Particulares Vigencia

2018

No. de Beneficiarios

Valor Total Valor Total

Beneficio

Política Diferencial

Tarifa Particulares

Secretaria de

Educación

Población escolar de colegios oficiales

27.900 34.900 64.728 1.805.911.200 2.259.007.200 453.096.000

Secretaria de

Educación

Población escolar de colegios oficiales

10.500 10.500 1 10.500 10.500 0

Secretaria Integración

Social

Personas con Discapacidad, Niños (as) y Adolecentes que se encuentran en situación o riesgo de trabajo infantil, Niños (as) Bajo Protección.

27.900 34.900 2.798 78.064.200 97.650.200 19.586.000

Secretaria Integración

Social (Adulto Mayor)

Adulto Mayor 12.000 24.400 2.384 28.608.000 58.169.600 29.561.600

ICBF

Niños de hogares sustitutos, Familias Restablecimiento de Derechos, Niños de Primera Infancia, Responsabilidad Penal para Adolecentes, Niños (as) y Adolecentes con derechos Inobservados, Amenazados Vulnerado

27.900 34.900 7.235

201.856.500 252.501.500 50.645.000

Refrigerio 5.000 No aplica 36.175.000 No aplica 0

Otra(s) Alcaldías (Niños (as) y Adolecentes con discapacidad)

27.900 34.900 250 6.975.000 8.725.000 1.750.000

TOTAL 77.396 2.157.600.400 2.676.064.000 554.638.600

Fuente: Comunicaciones Maloka de fechas 29 de octubre y 19 de noviembre de 2019.





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De conformidad con la información reportada por la Corporación Maloka, teniendo en cuenta las tarifas aplicadas en cumplimiento de la política diferencial, el total aplicado por este concepto asciende a la suma de $2.157.600.400, correspondiente a 77.396 personas. Adicionalmente, se reportan 7.235 refrigerios con destino al ICBF por valor total de $36.175.000, los cuales señala Maloka Producto no son ofertados para el público general. Con lo anterior se obtiene un total ejecutado de $2.157.600.400, correspondiente al 100% del valor propuesto en el plan de inversiones aportes del Distrito, vigencia 2018, para la acción “Focalización de IE a atender y Centros de atención de población

vulnerable” de la “Política diferencial para el acceso al centro interactivo y sus servicios a

los estudiantes de las instituciones educativas distritales y a la población vulnerable”, establecida en el enfoque “Participación ciudadana para el reencuentro, la reconciliación

y la paz”. En cuanto a los servicios prestados la Corporación señaló que los servicios prestados a la población beneficiada correspondieron al “MEGA PLAN MALOKA - Sala

digital + Domo 2D + Experiencias interactivas”. En lo que respecta a las entidades y población beneficiadas con la política diferencial, se estableció que el 83.63% corresponde a población escolar de colegios oficiales de la Secretaría de Educación, mientras que el 9.35% pertenece a población del ICBF, seguida por el 3.62% de “Personas con Discapacidad, Niños (as)

y Adolecentes que se encuentran en situación o riesgo de trabajo infantil, Niños (as) Bajo

Protección” pertenecientes a la Secretaría de Integración Social. Ahora bien, del producto del número de beneficiarios (77.396) por la tarifa establecida por la Corporación Maloka en la vigencia 2018 para particulares, se obtiene como resultado el valor de $2.676.064.000. Entre tanto, de la comparación efectuada por este Organismo de Control, entre las tarifas aplicadas por la Corporación Maloka en cumplimiento de la política diferencial y las establecidas para los particulares en la vigencia 2018, se evidenció un beneficio que asciende a la suma de $554.638.000.





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4. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR

(En pesos) REFERENCIACIÓN

1. Administrativos 10 N.A

3.3.5.2 3.3.5.3 3.3.5.4 3.3.5.5 3.3.5.6 3.3.5.7 3.3.5.8 3.3.5.10 3.3.5.11 3.3.5.12

2. Disciplinarios 4 N.A 3.3.5.3 3.3.5.4 3.3.5.6 3.3.5.8

3. Penales 0 N.A

4. Fiscales 0 $

N.A: No aplica.


INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO CORPORACIÓN … · Contratistas de Apoyo ... EVALUACIÓN...

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