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División de Gestión de Apoyo

Informe Fin de

Gestión Máster Soledad Jiménez Cascante

Unidad de Servicios de Información

Febrero, 2015

Informe Fin de Gestión Master Soledad Jiménez Cascante

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Índice

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1. Presentación 2. Resultados de la Gestión

2.1 Labor sustantiva de la unidad 2.2 Cambios en el entorno 2.3 Estado de la autoevaluación del Sistema de Control Interno 2.4 Acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el

Sistema de Control Interno 2.5 Principales logros alcanzados durante la gestión 2.6 Estado de los proyectos relevantes y pendientes de concluir 2.7 Administración de los recursos financieros 2.8 Sugerencias para la buena marcha de la unidad 2.9 Observaciones 2.10 Estado actual del cumplimiento de las recomendaciones que durante mi gestión hubiera formulado la Auditoría Interna 2.11 Estado actual del cumplimiento de las recomendaciones que durante mi gestión hubiera formulado la Auditoría Externa


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1. Presentación Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 12, inciso e) de la Ley

General de Control Interno, No. 8292, en la Directriz D-I-2005-CO-FOE publicada en la

Gaceta 131 del 07 de julio del 2005 y en la Resolución No. R-DC-028-2014 mediante la

cual se aprobaron los “Lineamientos que deben observar los Jerarcas y Titulares

Subordinados de la Contraloría General de la República, para la entrega y recepción de

Informes de Fin de Gestión e Informes Abreviados de Gestión”, presento el Informe de Fin

de Gestión correspondiente a mi nombramiento como Jefe de la Unidad de Servicios de

Información (USI) en el período comprendido entre el 01 de julio del 2008 y el 15 de julio

del 2014, en el cual se consignan los aspectos más relevantes de mi gestión.

En cumplimiento de la normativa, en el informe se expone la labor sustantiva realizada por

la Unidad de Servicios de Información (USI) y la evolución de los nuevos procesos que

durante mi período como jefatura se fueron integrando. Se exponen también los

principales cambios del entorno que exigieron transformaciones o ajustes en la forma de

realizar algunas de las funciones. Asimismo se incluye una explicación detallada con el

estado del Sistema de Control Interno, y las acciones realizadas durante mi periodo en la

jefatura para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar dicho sistema. Por otra parte, el

informe incluye los principales logros alcanzados en mi gestión, así como los proyectos

que quedaron pendientes de finalizar. Se hace referencia también, al estado de las

recomendaciones que generara la auditoría interna a través de varios informes.

Aprovecho la oportunidad para agradecer el apoyo recibido tanto de mis mandos

superiores como de mis colaboradores, para lograr cumplir con los objetivos trazados

durante este periodo como Jefatura de la USI.


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2. Resultados de la Gestión

2.1 Labor sustantiva de la unidad

De acuerdo con el artículo 26 del Reglamento Orgánico de la Contraloría General de la República (R-1-2011-DC-GC), la Unidad de Servicios de Información (USI) es la “encargada de disponer de la información requerida por los procesos de gestión institucional, con el propósito de apoyar la toma de decisiones por parte de gestores y permitirles cumplir con sus responsabilidades”. Para llevar a cabo su propósito, esta unidad lidera el proceso de Gestión de la Información (PP-07) y los procedimientos de Gestión de Requerimientos Cliente Externo USI (parte del PP-01) y Gestión del Servicio Cliente Externo (parte del PP-10), según el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI). El proceso de Gestión de la Información busca satisfacer las necesidades de información de todas las unidades y procesos de la CGR, tanto de fuentes internas como externas; por otra parte, el proceso de Gestión de Requerimientos Cliente Externo, busca identificar las necesidades y expectativas de los clientes externos con respecto a los servicios que brinda la institución para así direccionar los requerimientos y promover la mejora de los productos de la Contraloría General de la República. Además, la USI participa también en los procesos relacionados con el diseño y la reproducción documental, así como asesoría interna en materia de su competencia. Ahora bien, para lograr cumplir a cabalidad con las funciones encomendadas, la Unidad de Servicios Información se encuentra a cargo de los siguientes procesos:

1. Administración de Sistemas Externos (SIAC, SIPP, DJB) 2. Administración de Sistemas Internos (CAPI) 3. Trámites Jurídicos 4. Archivo Central 5. Plataforma de Servicios 6. Correspondencia 7. Centro de Conocimiento 8. Sitio Web 9. Publicaciones

2.2 Cambios en el entorno

Uno de los mayores cambios del entorno que impactaron en la Unidad durante mi gestión, se presenta en el tema de Declaraciones Juradas, debido a cambios en la Ley contra la


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corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública N°8422, y en su respectivo Reglamento, los cuales implicaron un aumento de los puestos a los cuales les corresponde presentar la declaración jurada de bienes. La primera modificación se publicó en el mes de julio del año 2012, la cual reformó el artículo 56 del Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. Asimismo en el mes de diciembre del mismo año se publicó la reforma del artículo 21 de la ley citada. Estos, entre otros cambios, provocaron un aumento en el número de los declarantes, reflejado en que, durante el proceso de recepción anual de mayo 2010, que fue el primero que asumió plenamente la USI, se recibieron un total de 11.466 declaraciones, mientras que en el último proceso de recepción anual a mi cargo, en el año 2014, se recibieron 17.615 declaraciones, lo que representa un aumento del 53.62% en la cantidad de declaraciones recibidas. Por otra parte, un hecho que trajo cambios importantes fue la promulgación de Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454, pues impulsa el uso de nuevas herramientas en procura de la eficiencia así como seguridad en las transacciones electrónicas, razón por la cual se realizaron arduos esfuerzos en conjunto con la Unidad de Tecnologías de Información, para implementar en el año 2011 la presentación de la declaración jurada con Firma Digital. El resultado obteniendo fue muy positivo, pues para el período de presentación anual de declaraciones de mayo del 2010, un total de 341 personas presentaron la declaración con firma digital, mientras que en el 2014 aumentó a un total de 3092 declarantes. En este mismo sentido, no es posible omitir un cambio en el entorno con respecto a las tecnologías e innovación, las condiciones de acceso a internet por parte de los ciudadanos y el desarrollo de herramientas han acostumbrado a las personas a niveles de accesibilidad y de celeridad en trámites, los ciudadanos actuales son más exigentes con la administración pública, exigen una una mayor digitalización, uso de la internet, información ágil y oportuna para la satisfacción de sus necesidades. A la luz de lo anterior, en mi gestión se impulsó el proyecto de expediente electrónico en conjunto con la Unidad de Tecnologías de Información, logrando al 2014 un alto porcentaje de avance, el cual se detalla más adelante. Además, con el objetivo de responder a los cambios mencionados, se llevó a cabo un proceso de rediseño del Sitio Web de la Institución. Este proceso de rediseño e innovación se continúa ejecutando ante los constantes cambios del entorno en esta materia.

2.3 Estado de la autoevaluación del Sistema de Control Interno

Con respecto al ejercicio de aplicación de la autoevaluación del Sistema de Control Interno (SCI), consciente de la importancia de esta materia dentro de los procesos, y conforme lo establecido en la Ley General de Control Interno y la normativa relacionada, durante mi gestión, la Unidad de Servicios de Información participó y aplicó los instrumentos que al respecto promovió la institución. A partir del año 2011 se empezó a


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utilizar el Modelo de Madurez del SCI en la División de Gestión de Apoyo, el cual se estableció de forma bianual. Este modelo evalúa los componentes funcionales del SCI, a saber, ambiente de control, valoración del riesgo, actividades de control, sistemas de información y seguimiento, y a partir de esa evaluación se clasifica la evolución de cada componente según cinco estados: incipiente, novato, competente, diestro y experto. En razón de lo anterior, en el año 2011 participé en la aplicación del Modelo de Madurez, realizando el ejercicio para la Unidad de Servicios de Información, y así, consolidar posteriormente el de la División junto con las otras jefaturas. En el año 2012 se aplicó el Cuestionario para evaluar la suficiencia del Control Interno de la Contraloría General de la República; y en el año 2013, según lo establecido, se aplica nuevamente el Modelo de Madurez en la División de Gestión de Apoyo, con una diferencia en la metodología, pues en este caso se realizó una sesión de trabajo con todas las jefaturas para su aplicación. Los resultados de la primera aplicación de la herramienta en el 2011 fueron insumos valiosos para enfocar los esfuerzos y lograr mejoras en cada uno de los componentes del sistema. En consecuencia, la última aplicación del modelo para la División de Gestión de Apoyo, en el año 2013, reflejó que el Sistema de Control Interno logra ubicarse en un estado competente, y se mantiene el objetivo de mejorar la evolución del nivel de madurez del sistema, para lo cual, se definieron una serie de recomendaciones a nivel de División y Unidades. Como resultado de la metodología de trabajo utilizada en el año 2013 para la aplicación del Modelo de Madurez, se creó en la División de Gestión de Apoyo la Comisión de Control Interno, con representantes de todas las unidades, y cuyo objetivo es precisamente llevar a cabo acciones para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno.

2.4 Acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y

evaluar el Sistema de Control Interno De conformidad con el artículo 10 de la Ley de Control Interno, el cual delimita la responsabilidad del jerarca de “establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno Institucional (SCII)” procuré, desde el inicio y hasta el final de mi gestión, promover el control interno, darle permanencia y mejorarlo constantemente en cada uno de los procesos a cargo de la unidad. Como parte de los esfuerzos realizados, se han llevado a cabo las siguientes acciones:

1. Establecimiento de un ambiente de control en el cual los funcionarios identificaran el compromiso superior, así como el fortalecimiento de la ética institucional


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mediante la promoción y cumplimiento del Marco Ético de los funcionarios de la CGR y posteriormente el Código de Conducta, entre otra normativa interna.

2. Se llevó a cabo una reestructuración organizativa de la unidad según sus funciones, cada proceso fue asignado a un coordinador, se definieron y comunicaron las líneas de autoridad y delegación de funciones, lo cual impactó de forma positiva la toma de decisiones y la ejecución de acciones pertinentes en el quehacer diario así como la comunicación ascendente y descendente en la unidad.

3. Se incentivó al personal a completar la encuesta de Clima Organizacional llevada a cabo por la institución, y los resultados fueron utilizados para análisis y toma de decisiones, logrando así mejoras en los aspectos evaluados.

4. Se implementó la rotación de labores mediante las pasantías entre procesos, siempre y cuando las funciones lo permitieran, este proyecto tuvo muy buena aceptación, y cumplía el objetivo de promover el crecimiento profesional de los funcionarios así como brindar un mejor servicio a nuestros clientes internos y externos al contar con personal con un conocimiento amplio de los procesos de la unidad.

5. Se promueve la integración del control interno a las gestiones de los diferentes procesos, respondiendo a la administración de riesgos.

6. Documentación de procedimientos en el MAGEFI, la Unidad de Servicios de Información incluyó la información de forma paulatina, iniciando en el año 2010 y hasta el 2012, de la siguiente forma: Proceso Gestión de la Información (PP-07), el Procedimiento Gestión de Requerimientos Cliente Externo USI (parte del PP-01) y el Procedimiento Gestión del Servicio Cliente Externo (parte del PP-10).

7. Aplicación de las herramientas para la autoevaluación del SCI definidas por la institución, tal y como se mencionó en el apartado anterior.

8. Se realizó la valoración de riesgos a los procesos de la unidad. 9. Actualización de la normativa interna de forma constante. 10. Se aplicaron medidas de control interno en el Archivo Central para la protección y

conservación de los documentos, entre ellas, regulaciones internas para el préstamos de documentos confidenciales, actualización de tablas de plazos, entre otros.

11. Se asignó a un funcionario encargado del seguimiento del Sistema de Activos, para mantenerlo actualizado.

12. Asignación de una funcionaria para el seguimiento de los esfuerzos y acciones emprendidas en los diferentes procesos de la unidad con respecto al control interno; esta tarea se asignó en su momento a la funcionaria Grettel Cubero quien atendió los requerimientos sobre la materia y monitoreó los avances.

13. A partir de febrero del 2014 se nombró a Ronald Mora como enlace de la USI en la Comisión de Control Interno mencionada anteriormente, quién participó de forma activa en las reuniones para establecer un plan de acciones y fortalecer el control interno a nivel de unidad y división.


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14. En el primer semestre del 2014 se llevó a cabo la revisión, actualización y documentación de Manuales de Procedimientos de los procesos de la Unidad.

15. Se establecieron protocolos para la custodia de las declaraciones juradas de bienes y otros documentos confidenciales.

2.5 Principales logros alcanzados durante la gestión

Al iniciar la gestión en la Unidad de Servicios de Información, mi meta fue contribuir al logro de los objetivos institucionales, razón por la cual esta unidad ha enfocado sus esfuerzos en satisfacer las necesidades de información de todas las unidades y procesos de la CGR y atender los requerimientos de los clientes internos y externos. Además, llevé a cabo las gestiones necesarias para proveer a la USI del potencial humano y recursos de infraestructura, tecnológicos, entre otros, necesarios para el cumplimiento satisfactorio de las funciones. Dentro de los logros que alcancé durante mi gestión, describo en este apartado los más relevantes: Remodelación del espacio físico de la unidad: En el año 2008 se detectó que una de las grandes limitaciones de la unidad era el espacio físico tanto en el Archivo Central como en el Centro de Operaciones, pues la unidad atiende al público constantemente y no se contaba con el espacio suficiente. Durante mi gestión se lograron realizar dos remodelaciones, la primera en el año 2009, en la cual se creó un único recinto que integraba los procesos, y se creó una sala de cómputo para la atención de usuarios con respecto a los sistemas administrados por la unidad. La segunda remodelación se llevó a cabo en el año 2011, debido al crecimiento del personal de la unidad y el proceso de cambio de mobiliario a nivel institucional, en esta ocasión se cambiaron los escritorios por los cubículos organizados según los procesos de la unidad. Además, se consiguió el cambio del equipo de cómputo y de telefonía de la mayoría de los funcionarios, lo cual en conjunto con la remodelación, permitió a los funcionarios trabajar en un ambiente más agradable y cómodo, con mayor espacio para desplazarse, mayor claridad y ventilación, y con las herramientas adecuadas para ejecutar sus funciones, logrando así mejoras en el clima organizacional. Administración de nuevos procesos: Notificaciones: En el año 2009 se inició un plan piloto de notificaciones en la USI para llevar a cabo las notificaciones de la Áreas de Denuncias e Investigaciones y de Servicios Económicos para el Desarrollo. Una vez concluído el período de implementación, se realizó una evaluación del servicio brindado, la cual generó la decisión de establecer el proceso en forma permanente y para todas las áreas y unidades. El proceso se inició con un equipo básico para brindar el servicio, y conforme fue aumentando la demanda fue necesario dirigir los esfuerzos para obtener los recursos para continuar ofreciendo un servicio de calidad.


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Declaraciones Juradas: Después de un proceso de revisión y negociación, se trasladaron algunas funciones del Área de Denuncias de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE) en materia de declaraciones juradas, a la Unidad de Servicios de Información, específicamente la recepción de las declaraciones juradas así como la atención de consultas relacionadas con la operación del Sistema de Declaraciones Juradas (R-DC-23-2009), y posteriormente, se trasladó también la administración del Sistema de Declaraciones Juradas, la revisión y el seguimiento periódico de la información registrada por las unidades de recursos humanos y la comunicación de incumplimientos e inconsistencias, así como la atención de consultas, prevenciones y capacitación (R-DC-59-2011). Este proceso vino acompañado de la necesidad de traslado de recurso humano, tecnológico y de materiales para que la USI lograra cumplir a cabalidad con las nuevas funciones, razón por la cual, después de un estudio, se trasladaron dos plazas con el perfil de Fiscalizador Asistente a la Unidad de Servicios de Información. También cabe destacar con respecto a este proceso, la incorporación por parte de la USI de un acuerdo con la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) para la implementación de visitas durante el periodo de recepción de las declaraciones juradas, con el objetivo de brindar una mayor facilidad a los declarantes y mejorar el servicio prestado, pues se determinó que era la institución con la mayor cantidad de declarantes activos. A partir de esta iniciativa, se agregan de forma paulatina otras giras a zonas rurales, según la cantidad de declarantes activos, las cuáles se han llevado a cabo de forma exitosa, facilitando el proceso de recepción; en el proceso de recepción de declaraciones anuales de mayo 2014, se recibieron 4090 declaraciones en las giras de la zona rural, lo que representa un 24.1% del total de declaraciones recibidas en el periodo. Publicaciones: En el año 2011, la Gerencia de División de Gestión de Apoyo trasladó el proceso de Publicaciones de la Unidad de Gestión Administrativa (UGA) a la USI, mediante el oficio DGA-0026-2011. Lo anterior, como parte de una recomendación de la consultoría realizada por la firma Pricewaterhouse Coopers Costa Rica, la cual indicó que debido a la naturaleza de las funciones y por una mejora en el proceso de control interno, se recomendaba separar el proceso de Publicaciones de la Unidad de Gestión Administrativa e incorporarlo como un proceso más de la Unidad de Servicios de Información. Una vez que la USI se hace cargo del proceso, se inicia con una etapa de revisión de la forma de trabajo para llevar a cabo mejoras, y se trabajó en la modernización de los equipos de trabajo de los funcionarios para un mejor cumplimiento de sus funciones. Denuncias: La gerencia del Área de Denuncias e Investigaciones acordó junto con la jefatura de la Unidad de Servicios de Información el traslado la recepción de denuncias en formato digital o en papel, excepto las que se presentan de forma personal, las cuales se continúan atendiendo en el Área de Denuncias, pues se brinda una orientación especial. Una vez que se efectuó el traslado, se definió en la Plataforma de Servicios un procedimiento de recepción, debido a la importancia de la confidencialidad en este tema.


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Escaneo Institucional: Con el propósito de incrementar el uso de la tecnología como una herramienta para alcanzar una mayor eficiencia en los procesos de trabajo y en aras de promover conductas que favorezcan la reducción del uso del papel, así como hacer un mejor uso de los recursos disponibles, se tomó la decisión de centralizar el escaneo o digitalización de expedientes en el Proceso de Publicaciones. La USI envió un comunicado institucional informando la decisión tomada y comunicando las “Instrucciones generales para brindar el servicio de escaneo de expedientes en los equipos de la Unidad de Servicios de Información” (DGA-USI-1292). Reingeniería del Sitio Web. En el año 2011, como parte de una propuesta del funcionario Gustavo Gatjens Ortiz, en la cual se identifican una serie de limitaciones así como oportunidades de mejora del sitio web, se decide llevar a cabo un proceso de reingeniería del Sitio Web de la Contraloría, cuyos resultados fueron positivos. A partir de la implementación de dicho proyecto, la mejora continua ha sido la constante en este proceso de Administración del Sitio Web. En el año 2012 se llevó a cabo un trabajo para refrescar la imagen de la página, así como incorporar mejoras y nuevos servicios para los usuarios internos y externos. El resultado de este esfuerzo se vio reflejado en la “Evaluación de la calidad de la prestación de servicios públicos por medios digitales en Costa Rica”, pues en relación con el 2011 logramos subir tres posiciones, al pasar del sexto al tercer lugar. De igual forma en los años siguientes se ha trabajado por mejorar la experiencia de los clientes internos y externos al visitar el Sitio Web de la Contraloría General de la República. Rediseño del Informe de la Actividad Contractual: Desde el año 2008 en el cual asumí la jefatura se promovió el Sistema Integrado de la Actividad Contractual (SIAC) como una valiosa herramienta de apoyo en la auditorías que realiza la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE) y las Auditorías Internas de las instituciones, lo anterior, mediante capacitaciones y un trabajo de monitoreo de la información registrada en el mismo, para ofrecer información confiable para la gestión, control y fiscalización de los distintos usuarios. En el año 2011, se trabajó, en conjunto con la Unidad de Tecnologías de Información, en el rediseño del Informe de la Actividad Contractual, con el fin de promover la transparencia en el tema de contratación administrativa y facilitar a los usuarios un medio de consulta oportuno de los procedimientos de contratación en forma fácil y amigable. Este trabajo implicó una etapa de investigación mediante encuestas y visitas institucionales para identificar las necesidades de los usuarios internos y externos; posteriormente se elaboró una propuesta de cada uno de los módulos logrando así el diseño de una nueva imagen del informe citado con la inclusión de grandes mejoras en beneficio de los usuarios en cuanto al acceso de la información, pues con la implementación de la propuesta se produce de forma más rápida y gráfica, facilitando la comprensión de los datos. Implementación de la firma digital en DJB: Tal y como se comentó anteriormente, como otro de los proyectos en conjunto con la Unidad de Tecnologías de Información, en el año 2011 se implementó en el Sistema de Declaraciones Juradas de Bienes la opción


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para enviar la declaración firmada digitalmente a través de certificados oficiales. Esto permitió que, al cerrar mi gestión en julio del 2014, se hubieran recibido un total de 7.877 declaraciones firmadas digitalmente. Digitalización de documentos: Esta iniciativa nació en el año 2008, y posteriormente como parte del cumplimiento de los Lineamientos generales para la implementación de un programa “Cero Papeles” en la Contraloría General de la República, en cuya elaboración participó la Unidad de Servicios de Información. Por lo tanto, de acuerdo con el objetivo de los lineamientos citados, la USI busca fortalecer en la institución el desarrollo de procesos, conductas y actitudes que propicien la supresión del uso del papel en la gestión diaria, de ahí el inicio del proceso de digitalización de la correspondencia que ingresa a la institución por medio de la Plataforma de Servicios, cuyo objetivo es cargar los documentos en su versión digital en las herramientas tecnológicas de trabajo, lo cual permite incentivar la conformación de expedientes digitales y promover en los funcionarios la supresión del uso del papel en sus labores diarias. Para llevar a cabo este proyecto se adquirió equipo robusto de escaneo y se reorganizó la forma de trabajo de los procesos de Plataforma de Servicios y Correspondencia, con el fin de disponer la información digitalizada lo más rápido posible a los destinatarios, para la atención correcta y oportuna de las gestiones utilizando el formato digital. Expediente Electrónico: Desde hace muchos años la Contraloría General de la República ha hecho esfuerzos por establecer el expediente electrónico. Como parte de esos esfuerzos, en el año 2012 la USI trabaja en conjunto con la Unidad de Tecnologías de Información (UTI) para un rediseño de la propuesta del Expediente Electrónico, lo cual permitiría crear, almacenar, actualizar, consultar y extraer expedientes digitales, observando las normas de seguridad y confidencialidad. Para este proyecto asigné un equipo de trabajo permanente para la elaboración de requerimientos del nuevo Sistema de Expediente Electrónico, coordinación con al UTI para pruebas en el sistema y requerimientos, así como la elaboración de los Lineamientos para la gestión documental electrónica en la Contraloría General de la República, los cuales, a la fecha del fin de gestión en la USI, se encontraban en la etapa de ajustes para la aprobación por parte del Despacho Contralor. Centro de Conocimiento: En el año 2012 se empieza a definir una propuesta de desarrollo e implementación del Centro de Conocimiento en la CGR, la cual nace a partir de un replanteamiento de las funciones de la biblioteca institucional, pues si bien es cierto, había cumplido de forma satisfactoria sus funciones de satisfacer las necesidades de información a los funcionarios, el entorno trajo consigo cambios inevitables en cuanto a innovación y tecnología se refiere. En razón de lo anterior, y con el fin de que la Contraloría se mantenga actualizada en cuanto a la innovación tecnológica, se identificó que era necesaria una orientación a la información en formato digital, así como una transformación de la biblioteca en gestor del conocimiento y el aprendizaje en nuestra organización. Es así como nace a partir del año 2013, y de forma paulatina, el Centro de Conocimiento, el cual busca proveer de servicios y recursos informativos, mediante la


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centralización, almacenamiento y difusión de información especializada, con el fin de promover la gestión del conocimiento entre los funcionarios de la Contraloría General de la República y la ciudadanía en general. Entre los principales productos generados se encuentran: servicios de noticias y boletines informativos sobre la información generada, creación de un blog para la Biblioteca Digital en el sitio web institucional e informes de minería de información como insumo para las fiscalizaciones de la DFOE. Lineamientos para la atención de solicitudes de inf ormación, en cumplimiento de la Ley de Regulación del Derecho de Petición, No. 9097 . : Con la publicación de la Ley de Regulación del Derecho de Petición, No. 9097. en marzo del 2013, el Despacho Contralor y la Gerencia de la División de Gestión de Apoyo (DGA) consideraron necesario establecer las pautas para su acatamiento a nivel institucional. En razón de lo anterior, la Unidad de Servicios de Información colaboró con la División Jurídica en la elaboración de los “Lineamientos para la atención de solicitudes de información, en cumplimiento de la Ley de Regulación del Derecho de Petición, No. 9097.” emitidos en febrero del 2014, mediante la resolución R-DC-015-2014, y con el objetivo de orientar la atención de los requerimientos de información pública que realicen los ciudadanos ante la Contraloría General de la República, al amparo de la ley citada. Potencial Humano de la Unidad: Al iniciar la jefatura en el año 2008, la Unidad de Servicios de Información contaba con 30 plazas, sin embargo, durante mi gestión, la USI fue adquiriendo nuevos procesos y funciones, por lo tanto, se trabajó para obtener las plazas necesarias para el cumplimiento satisfactorio de las labores encomendadas. Como resultado de ello, al finalizar mi gestión, la USI cuenta con 18 plazas más que al inicio, para un total de 48 funcionarios. A continuación se muestra la distribución de plazas:


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Además de la realización de esos movimientos de personal necesarios para dotar a la Unidad de un equipo de trabajo adecuado, se llevaron a cabo acciones dirigidas a la integración y fortalecimiento del personal, buscando posibilidades de capacitación para su crecimiento profesional, con el fin de contar con un equipo de trabajo capacitado, competente, comprometido y motivado en el ejercicio de sus labores.

2.6 Estado de los proyectos relevantes y pendientes de concluir Con respecto a los proyectos relevantes al inicio de mi gestión, cabe aclarar que fueron detallados en el apartado anterior: “Principales logros alcanzados durante mi gestión”. A continuación se detallan los proyectos que quedaron pendientes de concluir al finalizar mi gestión como Jefe de la Unidad de Servicios de Información en julio del 2014.

● Desarrollo del Libro Marca Institucional: El proyecto se encontraba en la etapa final del proceso de selección de diseños, con base en una serie de ajustes propuestos por el Despacho Contralor. La meta era iniciar en el año 2015 con el plan de implementación.

● Rediseño del Sistema de Declaraciones Juradas de Bienes que incorpore un módulo de Adiciones y Aclaraciones: Al finalizar mi gestión se estaban detallando los últimos requerimientos del sistema para proceder a enviar el documento final a la Unidad de Tecnologías de Información.

● Proyecto de Expediente Electrónico: Con respecto a este proyecto se estaba a la espera de la aprobación de los lineamientos referentes al tema, para continuar con el plan de implementación.

● Centro de conocimiento: El proyecto se encontraba en su segunda etapa, colaborando con los procesos de fiscalización superior a través de estudios de Minería de Información para la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa. La meta era evaluar la ampliación de la oferta de servicios para el resto de Divisiones de la Institución.

2.7 Administración de los recursos financieros

Con respecto a la administración de los recursos financieros asignados durante mi gestión a la Unidad de Servicios de Información, se procuró hacer un uso eficiente y racional de los mismos, sacando el mejor provecho al hacer inversiones con el objetivo de dotar de las mejores herramientas a los procesos y así brindar un servicio de calidad tanto a los clientes internos como externos. Dentro de los procesos en los cuales se realizó una mayor inversión se encuentran:

● Publicaciones, debido a la especialidad y necesidad de nuevo equipo y mantenimiento.


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● Correspondencia, pues requirió la compra de equipo de escaneo robusto para

lograr dar abasto con el proceso de escaneo de la correspondencia que ingresa por la Plataforma de Servicios.

● Centro de Conocimiento, con la adquisición de bases de datos digitales, así como libros digitales para renovar y modernizar la forma de trabajo y llegar de una forma más fácil a los usuarios.

Es importante destacar que se han tomado las medidas pertinentes para llevar a cabo los trámites presupuestarios y de compras según lo establecido a nivel institucional, completando los registros correspondientes que brinden un conocimiento confiable de las transacciones realizadas. Lo anterior, por medio de la asignación de un funcionario como enlace presupuestario, quién coordina a lo interno de la unidad los requerimientos y mantiene comunicada a la jefatura sobre los trámites en curso.

2.10 Estado actual del cumplimiento de las recomendaciones que

durante mi gestión hubiera formulado la Auditoría Interna

Durante mi gestión como jefatura de la Unidad de Servicios de Información, la Auditoría

Interna formuló las recomendaciones que se detallan a continuación. Asimismo se indica

el estado de esas recomendaciones, así como la referencia a las acciones que se

tomaron para aceptarlas.

Informe AIG-062-2012:

Recomendación Estado Respuesta de la Administración

Subsanar las debilidades comentadas en el literal 1.1. a. y b.

Finalizada DGA-0120

Valorar y según corresponda, corregir lo comentado en el literal 1.2.

Finalizada DGA-0120

Solucionar la situación comentada en el literal 1.3.

Finalizada DGA-0120


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Informe I-AIG-01-2014:

Recomendación Estado Respuesta de la Administración

Recomendación 2.1.1 a) Actualizar y gestionar lo pertinente para que se mantenga actualizado, el Plan de Implementación del Programa Cero Papeles, con el propósito de que reúna los proyectos y/o actividades necesarias para un oportuno control respecto del logro de los objetivos y beneficios esperados de este Programa, entre otros, según lo comentado en este punto 2.1., lo siguiente, para:

ii. El Plan de Expediente Electrónico, los proyectos o actividades no incluidos, con sus posibles fechas de finalización.

En Proceso

DGA-0450-2014

El plan de acción para acatar las recomendaciones del informe I-AIG-01-2014, se remitió a la auditoría interna con el oficio DGA-0450-2014 del 29 de mayo del 2014. Actualmente se está trabajando en algunas modificaciones a los plazos establecidos en dicho plan, debido a que se ha atrasado la aprobación de los lineamientos referentes al Programa Cero Papeles y está aprobación es imprescindible para la implementación de algunas acciones. Por último quiero agradecer a todas las personas que con su compromiso, apoyo, dedicación hicieron posible todos los proyectos que se desarrollaron en mi gestión en la Unidad de Servicios de Información.

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