INFORME DE SEGUIMIENTO Facultad de Ciencias Sociales de la...

DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVAUNIDAD DE SEGUIMIENTO

INFORMEDE SEGUIMIENTO

Facultad de Ciencias Sociales de laUniversidad de chile

Número de Informe: 801201320 de junio de 2014

www.contra lo rl a. ci

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

UNIDAD DE SEGUIMIENTO

DAAN° 1.961/2014 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUEINDICA.

AL SEÑORNICOLÁS EYZAGUIRRE GUZMÁNMINISTRO DE EDUCACIÓNPRESENTEREE N’ 167.97212014

SANTIAGO, 20.JUNI4*045073

Adjunto remito a Ud., para su conocimiento yfines pertinentes, copia del Informe de Seguimiento realizado al Informe Final N° 80,de 2013, sobre auditoría de las transacciones financieras entre la Facultad deCiencias Sociales de la Universidad de Chile y su Fundación, así como, a laregularidad de las operaciones de esta última.

Saluda atentamente a Ud.,

ARRIAGADA VIIGeneral de la

Sufragante

‘Y1 ANrECED J

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICADIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA


DM N° 1.963/2014 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUEINDICA.

SANTIAGO, 20.JUN1L*045074



AL SEÑORDECANOFACULTAD DE CIENCIASUNIVERSIDAD DE CHILEPRESENTE

- REF N 167.972/2014

RÍEANTECED

SOCIALES

GENERALMARIA CRISTINA ERÓN VIDAL

Subjefe (S)División de Auditoria Administrativa

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICADIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA


DAA N° 1.96212014 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUEINDICA.

SANTIAGO, 2OJUN1~*O45O75



POR ORDEN DEj. ÇONT~LQR GENE~L~MRiA CRISTIÑ~ CALDERÓN VIDAL

Subjefe (S)División de Auditoria Adrninistr&.iva

AL SEÑORPRESIDENTE DEL DIRECTORIOFUNDACIÓN FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALESDE LA UNIVERSIDAD DE CHILEPRESENTEREF N° 167.972/2014

-AL




SANTIAGO, 2 0. JUN 4 5076


ABOGADOCUENTAS

RTEANTE CED


MARIA(S)

División de Auditoría AdrninistrahI~a

A LA SEÑORASECRETARIOJUZGADO DEPRESENTEREF N° 167.972/2014

.4-



DAA N° 1.964/2014 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUEINDICA.

SANTIAGO, 2 0. JUN 14 *0 450 77


AL SEÑORAUDITOR MINISTERIAL DE EDUCACIÓNPRESENTEREF N° 167.972/2014

[Lff~6Et’~


GENERALCALDERÓN VIDAL

Subjefe (5)Div~sjón de Auditoría Mrninjstrat~,a




SANTIAGO, 2O~JuN14*O45O7g

Adjunto remito a Ud., para su conocímiento yfines pertinentes, copia del Informe de Seguimiento realizado al Informe Final N° 80,de 2013, sobre auditoría de las transacciones financieras entre la Facultad deCiencias Sociales de la Universidad de Chile y su Fundación, así como, a laregularidad de las operaciones de esta última.

AL SEÑORAUDITOR INTERNOUNIVERSIDAD DE CHILEPRESENTEREF N’ 167.972/2014

~rPCEDJ


POR ORDEN DEL ~ONTRALOR GENER4LMARÍA GRISTiNA cALDERON VIDAL

Subjefe (S)División de Auditoria Adrninistra~jy~j



DAA N° 1.967/2014 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUEINDICA.

SANTIAGO, 2 0. JUN 11. *0 45079



A LA SEÑORAJEFA DEL ÁREA EDUCACIÓNDIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVACONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICAPRESENTE

N°167.972/2014

r-1RTE 1

L~J

POR OFMARIA

CONTRALOR GENEPLL[NA CAI.OERÓN ViD:~L

Subjefe (S)División de Auditoria Administrall,a



USEG N° 77/2014REF N° 167.972/2014

SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL N° 80,DE 2013, SOBRE AUDITORIA DE LASTRANSACCIONES FINANCIERAS ENTRELA FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALESDE LA UNIVERSIDAD DE CHILE Y SUFUNDACION, ASI COMO, A LAREGULARIDAD DE LAS OPERACIONESDE ESTA ÚLTIMA.

SANTIAGO 20 JUN~ 2014

De acuerdo con las facultades establecidas enla ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de laRepública, se realizó el seguimiento a las observaciones contenidas en el InformeFinal N° 80, de 2013, sobre auditoría de las transacciones financieras entre laFacultad de Ciencias Sociales de la Universidad de Chile, en adelante eindistintamente FACSO, y la Fundación Facultad de Ciencias Sociales, también, deesa casa de estudios superiores, como asimismo, a las operaciones de esta última,con la finalidad de verificar el cumplimiento de las medidas requeridas por esteÓrgano de Control. La funcionaria que ejecutó esta fiscalización fue la Sra. VictoriaLazo Quezada.

El proceso de seguimiento consideró elreferido informe N° 80, de 2013 y la respuesta del servicio a dicho documento remitidamediante la carta N° 5, de 2014, a esta Contraloría General.

analizados ycon el objetoarrojando los

Los antecedentes aportados fueroncomplementados con las validaciones correspondientes en la entidad,de comprobar la pertinencia de las acciones correctivas implementadas,resultados que en cada caso se indican.

A LA SEÑORITAPATRICIA ARRIAGADA VILLOUTACONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA (5)PRESENTE

Coçra or G neral de la Repúblicaubrogante

1. OBSERVACIONES QUE SE SUBSANAN



1—1, Falta deregistros contablesy deficiencias en la

segregación defunciones

— 1. Falta deregistros contablesy deficiencias en la

segregación defunciones

La fundación no niantenia un registro contable de sustransacciones, no disponiendo de una contabilidadactualizada de los hechos económicos acontecidosen los diversos años de funcionamiento, lo cual seencontraba en proceso de actualización para losaños 2010y 2011.

Se observó que la funcionaria de la Facultad deCiencias Sociales, en su calidad de jefa de la unidadde contabilidad de esa repartición, además, teniabajo su responsabilidad la función administrativa ycontable de la fundación, sin que puedan operar loscontroles por oposición de funciones quecorrespondan en la materia, lo que vulnera elprincipio general de control interno de segregación defunciones.

Además, lo descrito infringe el articulo décimonoveno del estatuto de la institución, aprobado por eldecreto supremo N° 381, del 31 de mayo de 1995,del Ministerio de Justicia, en cuanto indica que sonfunciones del tesorero mantener al día los libros decontabilidad, llevar un registro de ingresos y gastos,conservar su documentación mercantil y preparar elbalance que deberá presentar a la comisión revisorade cuentas, entre otras.

La facultad informó que a la fecha se encuentraregularizada esta situación, dado que fueroningresadas en el sistema contable todas lastransacciones del periodo 2010-2013. Loanterior, permitirá efectuar ante el SIl el trámitede término de giro, concretando el cierredefinitivo de su fundación.

El servicio fiscalizado señaló que lastransacciones efectuadas por dicha organizaciónson autorizadas por los miembros de sudirectorio, quienes son los titulares de la cuentacorriente.

Asimismo, indicó que fueron implementadoscomo procedimientos los controles de asistenciay el seguimiento de licencias del personal dedicho ente, solicitando mensualmente el informea la unidad de gestión de personas.

No obstante lo anterior, destacó que las últimas 2personas fueron desvinculadas con fecha 31 dediciembre de 2013, por lo tanto, a partir del mesde enero de 2014, no se registraría ningúnmovimiento en la contabilidad, asociados aremuneraciones y gastos operacionales.

Sobre el particular, se constató que para llevar lacontabilidad, la FACSO instaló un software, el cualutilizó para ingresar las operaciones pendientes.

Se comprobó que los procedimientos de controlmencionados fueron instaurados con las personasque mantenia durante la existencia de la fundación,como también los informes mensuales aludidos.

Asimismo, se validó la destitución de lasempleadas objetadas, verificándose que dichaentidad en la actualidad no posee personal a cargo,por estar en etapa de cierre.

de loselas

ANÁLISIS DE LA RESPUESTA YN° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD CONCLUSIÓNVERIFICACIONES REALIZADAS

En virtudexpuesto,subsananobjeciones.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA


N OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDADANÁLISIS DE LA RESPUESTA YVERIFICACIONES REALIZADAS CONCLUSIÓN

—2. Falta deconciliaciones

bancarias

Solicitada la información en relación con lasconciliaciones bancarias mensuales de la cuentacorriente utilizada por esa entidad para el control delos recursos percibidos y desembolsados, seconstató que estas no se habían confeccionado, loque significó una limitación al alcance del examen delas transacciones llevado a cabo por la comisiónfiscalizadora de esta Contraloria General,efectuándose solamente por parte de la entidadfiscalizada, la correspondiente al 31 de diciembre de2012.

1—3. Insuficientesantecedentes de

respaldo

Se evidenció, que en el periodo examinado existengiros de recursos emitidos por la fundación porconcepto de financiamiento de gastos operacionalesde la FACSO que fueron solicitados por el jefe depersonal, jefe de bienestar y personal decolaboración, todos ellos, funcionarios de la misma, afin de que se pagaran actividades desarrolladas porla citada sede universitaria, sin que previamente sehaya procedido a la firma de un acuerdo o convenioentre las partes para llevarlas a cabo.

Lo anterior vulnera, por parte de esa facultad, loestipulado en el artículo V de la ley N° 18.575,Orgánica Constitucional de Bases Generales de laAdministración del Estado, debiendo darcumplimiento a los principios de transparencia,control, eficiencia y eficacia en el resguardo de losrecursos públicos, lo que no se habria cumplido en laespecie.

El decano en su respuesta indicó que de acuerdoal inminente cierre de la entidad, aprobado por eldirectorio y ratificado por el Consejo de laFacultad de Ciencias Sociales, no es necesarioelaborar un nuevo acto administrativo queregularice lo observado.

Agregó que, además, en enero de 2014 se pusotérmino al convenio marco entre ambosorganismos. Adjuntando la resolución exentaN 10, de 23 de enero de 2014, la cual seencuentra en trámite.

A mayor abundamiento, señaló que a la fecha lasituación se encuentra regularizada, dado quefueron ingresadas en el sistema contable todaslas transacciones del periodo 2010 — 2013, loque permitirá efectuar el trámite de término degiro y cerrar la institución

Se tuvo a la vista la citada resolución exentaN° 10,de 2014, la que a la data del seguimiento, seencontraba formalizada.

Asimismo, se acreditaron las gestiones para elcierre definitivo del centro, mediante el formulariode ingreso y declaración por término de giropresentado al Servicio de Impuestos Intemos el 25de abril de 2014, el cual está aún no estatotalmente cursado

La FACSO consignó en su respuesta que se Se verificó la elaboración de dichos reportes para En consideración ainstauró como procedimiento la realización en los períodos 2012 y 2013. lo expuesto se danforma mensual de estos informes, por subsanadas las

observaciones

A su turno, en lo relativo a la entidad privada , ello nose condice con la regularidad de sus operaciones.



CONCLUSIONES

En mérito de lo expuesto, cabe concluir que laFacultad de Ciencias Sociales de la Universidad de Chile realizó gestiones quepermitieron subsanar las observaciones contenidas en el cuadro N° 1 del presenteinforme.

En relación a la observación N° 1, del acápiteII “Examen de Cuentas y Regularidad de las Operaciones”, respecto de la cual sedeterminó la realización de un reparo, cabe consignar que se ha iniciado elcorrespondiente juicio de cuentas siendo su rol en el tribunal el N° 55, de 2014. Noobstante, cabe agregar que durante el seguimiento se proporcionó la documentaciónde respaldo del reintegro de los montos objetados, motivo por el cual se solicitará alTribunal de Cuentas desestimar el referido reparo.


cMARIA CRISTI ~ CALDERÓN VIDAL

Subjefe (8)OMsiÓa de Auditoria Administrativa

www.contraloria.cI

INFORME DE SEGUIMIENTO Facultad de Ciencias Sociales de la...

Documents

Transcript of INFORME DE SEGUIMIENTO Facultad de Ciencias Sociales de la...