Informe de Resultados de Autoevaluación 2013 del Sistema...
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Instituto Mixto de Ayuda Social
Informe de Resultados de Autoevaluación 2013 del Sistema de Control Interno
Unidad de Control Interno
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I. Objetivos
Al igual que en años anteriores, el objetivo de realizar el Proceso de Autoevaluación, consiste en
fortalecer el Sistema de Control Interno en sus cinco componentes, evaluando los controles
diseñados por las Unidades e identificando aquellos necesarios para mejorar la gestión.
Además, ejecutar la Autoevaluación en el IMAS, con el fin de detectar debilidades en el
funcionamiento del Sistema, con la participación de los titulares subordinados, se pretende elaborar
Planes de Mejora que se ajusten a diseñar las acciones necesarias para el fortalecimiento del Sistema
de Control Interno.
Paralelo a la evaluación, se obtienen los resultados del seguimiento de las Acciones de Mejora
propuestas en la Autoevaluación 2012.
II. Metodología utilizada
2.1 Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno de la CGR, aplicado por el Nivel
Superior
El presente año 2013 se aplicó por segunda vez el Modelo de Madurez del Sistema de Control
Interno de la Contraloría General de la República, derivado de la necesidad de aplicar dicho
instrumento en intervalos de aproximadamente 2 años.
En fecha 17 de abril, con la participación de las 3 Subgerencias, la Gerencia General y Planificación
Institucional, se procedió a dar respuesta al formulario Modelo de Madurez del Sistema de Control
Interno, con base en cuyos resultados se diseñaría el cuestionario para ser aplicado por el Nivel
Funcional.
2.2 Confección del instrumento de autoevaluación 2013
El instrumento para la evaluación se conformó por un cuestionario derivado de la aplicación del
Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno de la Contraloría General de la República por
parte del Nivel Gerencial de la Institución, el cual consta de 29 preguntas, las cuales corresponden:
Componente Ambiente de Control 10 preguntas
Componente Valoración de Riesgos 7 preguntas
Componente Actividades de Control 4 preguntas
Componente Sistemas de Información 4 preguntas
Componente Seguimiento 4 preguntas
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2.3 Utilización de la Herramienta informática SYNERGY
Este 2013, la Institución cuenta por fin con un sistema que responde a las necesidades para la
administración de la información resultado de los procesos de Autoevaluación, la cual consiste en
un sistema informático en el que cada funcionario destinado a completar los cuestionarios de la
Autoevaluación, realizar seguimientos y verificar el estado de cumplimiento del Sistema de Control
Interno puede accesar a través de internet a la dirección http://sci-autoevaluacion.imas.go.cr:8085.
2.4 Ejecución
En fecha 17 de abril, la Gerente General, los Subgerentes de la Institución y la Jefatura del Área de
Planificación Institucional dieron respuesta de forma conjunta y consensuada al Instrumento
Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno de la Contraloría General de la República.
Con base en los resultados de las respuestas del Nivel Gerencial, se desarrolló el cuestionario para
el Nivel Funcional, que fue incorporado a la herramienta informática SYNERGY adquirida para la
ejecución de la A convocó a los titulares responsables de las Unidades funcionales del IMAS en las
fechas que iban del 27 de mayo al 4 junio para acudir a las sesiones de inducción para la utilización
de la herramienta SYNERGY, y que luego de ello completaran a partir del 10 y hasta el 25 de junio
el cuestionario construido para dar respuesta a la Autoevaluación 2013.
Participación: En las fechas establecidas para la inducción semana únicamente se ausentaron dos
Titulares Subordinadas, de manera injustificada: la Máster Mayra Trejos Salas, la Licenciada Luz
Marina Campos Ramírez, los licenciados Roy Vargas Solano y José Miguel Jiménez Araya de
oficinas centrales y de las Áreas Regionales de Desarrollo Social los titulares de Puntarenas, Heredia
y Brunca, igualmente de forma injustificada y el Área de Alajuela que se excusó el propio día de la
inducción.
Del total de unidades participantes, treinta completaron el formulario de autoevaluación 2013 con
“Plan de Mejoras” en tiempo y forma.
III. Resultados del Proceso de Autoevaluación 2013
El proceso de Autoevaluación 2013 fue realizado en 2 niveles, a saber:
Aplicación del Instrumento Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno que
proporcionara la Contraloría General de la República, el cual fue aplicado por el Nivel Gerencial.
Aplicación del Formulario de Autoevaluación el sistema informático SYNERGY, por parte del
Nivel Funcional.
Seguimiento de los Planes de Mejora propuestos en el Procedo de Autoevaluación 2012.
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Por lo anterior, se esbozarán en diferentes apartados del presente informe los resultados de las
diferentes etapas expuestas.
3.1 Resultados Aplicación del Modelo de Madurez por parte del Nivel
Gerencial
Como primera etapa del proceso de Autoevaluación 2013, la Unidad de Control Interno
aplicó al nivel Gerencial y con la participación de Planificación Institucional el
Instrumento Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno, como complemento al
proceso de autoevaluación de este año 2013. Esto con la finalidad de permitir la
identificación del grado de madurez del Sistema de Control Interno, en comparación con
los resultados obtenidos en el año 2010, año en que dicho instrumento fuera aplicado por
primera vez en la Institución y además obtener los insumos necesarios para el
planteamiento de los contenidos a evaluar en el Proceso de Autoevaluación 2013 en la
Institución por el Nivel Funcional.
Se ha recomendado por parte de la Contraloría General de la República que las
Instituciones Públicas en nuestro Sistema de Derecho, apliquen al menos cada dos años el
instrumento denominado Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno
desarrollado, como un mecanismo adicional al proceso de Autoevaluación al que hace
referencia el artículo número 17 en su inciso C de la Ley General de Control Interno.
La aplicación del Modelo de Madurez, fue llevado a cabo en una sesión con el Nivel
Gerencial, de forma simultánea y homologando sus respuestas.
El formulario de Modelo de Madurez, contiene elementos a evaluar en los cinco
componentes funcionales del sistema (Ambiente de control, Valoración de Riesgos,
Actividades de Control, Sistemas de Información y Seguimiento), esto a través de 4 temas
por cada componente que determinan 5 probables atributos o grados de madurez del
Sistema de Control Interno con el detalle o descripción de la evolución que conllevan
(Incipiente, Novato, Competente, Diestro y Experto).
De seguido se describe cómo los define la Contraloría General de la República:
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Incipiente Existe evidencia de que la institución ha emprendido esfuerzos aislados para el
establecimiento del sistema de control interno; sin embargo, aún no se ha
reconocido su importancia. El enfoque general en relación con el control interno es
desorganizado.
Novato Se han instaurado procesos que propician el establecimiento y operación del
sistema de control interno. Se empieza a generalizar el compromiso, pero éste se
manifiesta principalmente en la administración superior.
Competente Los procedimientos se han estandarizado y documentado, y se han difundido en
todos los niveles de la organización. El sistema de control interno funciona
conforme a las necesidades de la organización y el marco regulador.
Diestro Se han instaurado procesos de mejora continua para el oportuno ajuste y
fortalecimiento permanente del sistema de control interno .
Experto Los procesos se han refinado hasta un nivel de mejor práctica, se basan en los
resultados de mejoras continuas y la generación de iniciativas innovadoras. El
control interno se ha integrado de manera natural con las operaciones y el flujo de
trabajo, brindando herramientas para mejorar la calidad y la efectividad, y
haciendo que la organización se adapte de manera rápida.
Para determinar la madurez del Sistema de Control Interno, se analizaron por temas cada
uno de los componentes, definido previamente en la herramienta “Modelo de Madurez
del SCI”, del cual se presenta la estructura de la misma:
AMBIENTE DE CONTROL
Compromiso
Ética
Personal
Estructura
VALORACION DEL RIESGO
Marco Orientador
Herramienta para la Administración de la Información
Funcionamiento del SEVRI
Documentación y Comunicación
ACTIVIDADES DE CONTROL
Características de las AC
Alcance de la A.C.
Formalidad de las A.C.
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Aplicación de las A.C.
SISTEMAS DE INFORMACION
Alcance de los Sistemas de Información
Calidad de la Información
Calidad de la Comunicación
Control de los Sistemas de Información
SEGUIMIENTO Participantes, Formalidad, Alcance y Contribución del seguimiento del SCI
Una vez que se obtuvo las respuestas para el Instrumento Modelo de Madurez, se
determinó que el grado de Madurez en el que se encuentra el sistema de control interno
de la Institución es el Nivel “Competente” en los 5 Componentes, lo cual a su vez nos
define la necesidad de establecer las acciones que tiendan a promover que se logre
alcanzar un Nivel de Diestro.
Los resultados generados serán insumos para que el nivel gerencial establezca las
directrices o lineamientos en cuanto a las acciones de mejora para corregir esas
deficiencias y lograr efectivamente el cumplimiento de los objetivos del SCI y del IMAS.
De esta manera se asegura que en la Institución se obtenga una estructura apropiada
de Control Interno y se tengan adecuadas prácticas de control interno.
En el año 2010, este instrumento Modelo de Madurez fue aplicado por el Nivel
Funcional de la Institución, de forma global se obtuvo que el Sistema de Control Interno
en la Institución se encontraba en un Nivel “Competente”. En ese año 2013, la
aplicación del Modelo de Madurez fue realizada por el Nivel Gerencial, con la
característica que el resultado se mantuvo en el mismo grado “Competente”.
Incipiente Competente Diestro Novato
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Resultados por Componente
Como se indicó anteriormente, la herramienta de diagnóstico tiene como objetivo
brindar una visión global del Sistema de Control Interno Institucional y así poder
contribuir al fortalecimiento del mismo, mediante la determinación del grado de avance
en la consolidación. Sin embargo, se considera importante detallar los resultados
obtenidos de los cinco componentes del SCI por separado.
Componente Ambiente de Control
El Ambiente de Control es el conjunto de factores del ambiente organizacional que
deben establecer y mantener el jerarca, los titulares subornidados y demás
funcionarios, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el
control interno.
De los resultados obtenidos, encontramos que pese a que el Componente Ambiente de
Control permanece en un Nivel Competente, los Temas Compromiso y Ética son
evaluados en un Nivel Diestro, mientras que se mantienen como Competentes Personal
y Estructura.
Diestro
Competente
Diestro
Competente
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De los cuatro temas evaluados para este Componente, es importante resaltar que lo
relacionado con el tema de Estructura Organizacional, presenta mejoría con respecto de
la evaluación del 2010 ya que ese año fue evaluado como “Novato” y este 2013 las
mejoras desarrolladas por la Institución .
Por otra parte, el tema de Ética, fue evaluado favorablemente en el 2010 como
“competente” y en la presente evaluación se determinó que se encuentra en un nivel
“Diestro”.
De esta manera, es necesario realizar acciones destinadas a incrementar el
cumplimiento de la normativa que se refiere a Personal y Estructura con acciones
cascada que incumban tanto al Nivel Superior como al Funcional.
Componente Valoración de Riesgos
Lo que se refiere al componete Valoración de Riesgos, conlleva información para la
identificación y el análisis de los riesgos que enfrenta la institución, tanto de fuentes
internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos; la
determinación de cómo se administran los mismos, lo cual se torna en fundamental
para el logro de los objetivos de la planificación estratégica, táctica y operativa de toda
entidad.
La evaluación realizada comprendía como atributos a evaluar: Marco Orientador,
Herramienta para la Administración de la Información, Funcionamiento del SEVRI y
Documentación y Comunicación.
Los temas evaluados en el Componente Valoracion de Riesgos, se enmarcan este año
2013 en un nivel inferior este 2013, ya que en el año 2010 se definió que el nivel de
madurez se encontraba por encima de “Competente”, y este año 2013 baja el tema
Marco Orientador a “Novato”, tema que se evidencia como necesario para ser atendido
de forma prioritaria.
Diestro
Competente
Novato
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Componente Actividades de Control
La Ley General de Control Interno define las actividades de control como políticas y
procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las
disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, por los jerarcas y
titulares subordinados para la consecución de los objetivos.
Componente Sistemas de Información
En este componente se evaluó lo relacionado al control de la Información y la
Comunicación en la gestion institucional, disponiendo de elementos y condiciones para
que de manera organizada, uniforme, consistente y oportuna se ejecutan las
actividades definidas en la Normativa de Control Interno para obtener, procesar,
generar y comunicar la información.
Diestro
Competente
Competente
Diestro
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Los sistemas de información deben asegurar razonablemente la recopilación, el
procesamiento y el mantenimiento de información sobre el entorno, la institución y su
desempeño, así como la comunicación de esa información a las instancias internas y
externas que la requieran.
El tema de la Calidad de la Información es el que ha mantenido con niveles de
cumplimiento por debajo de lo deseado, manteniéndose este año en un nivel
Competente y no Diestro, por lo que la Institución deberá diseñar acciones que tiendan
a incorporar a los requisitos de información mecanismos que incremen la calidad de la
información en toda la Institución.
Componente Seguimiento
Mediante el seguimiento al Sistema de Control Interno, se establecen y evaluan
actividades permanentes para valorar la calidad de ese sistema en la Institución.
El seguimiento comprende las actividades que se realizan para valorar la calidad del
funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para
asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se
atiendan con prontitud. Los temas evaluados son: Participantes en el Seguimiento,
Formalidad del Seguimiento, Alcance del Seguimiento y Contribución del Seguimiento a
la mejora del Sistema de Control Interno.
Los resultados del grado de madurez para este Componente como “Competente”, se
obtiene a partir de la evaluación lo relacionado con la contribución del seguimiento a la
mejora del SCI y la formalidad con que se realiza.
Diestro
Competente
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Lo anterior implica que el seguimiento constituye en la Institución una herramienta que
permite la valoración y mejora del Sistema de Control Interno y de su contribución a la
gestión institucional.
Este 2013 alcanza niveles de Diestro y Competente, lo cual se aleja por mucho de los
resultados de Novato e Incipiente del 2010, específicamente en lo relacionado al alcance
del seguimiento, lo cual se traduce en los esfuerzos institucionales en torno a la
integración de este seguimiento a las actividades institucionales y que se ha
incorporado en la documentación de los puestos y procesos lo relacionado al Control
Interno.
De igual forma, ha incrementado la conciencia de los funcionarios por aplicar las
actividades de seguimiento, así como la supervisión ejercida por los titulares
subordinados.