UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “RAFAEL MARIA BARALT”

PROGRAMA: ADMINISTRACIÓN

PROYECTO GERENCIA INDUSTRIAL

COORDINACIÒN DE PASANTIAS SEDE:

IUTA VALENCIA

“ACTIVIDADES EJECUTADAS EN EL DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRACIÓN EN LA EMPRESA OPERADORA HCL VALENCIA, C.A.”

INFORME FINAL DE PRÁCTICA

PROFESIONAL I PRESENTADOR POR:

Serrano Alcalá, Orson José

CI, 10.231.347

TUTOR ACADÉMICO: Lcdo. LUIS CONDE

TUTOR EMPRESARIAL: Lcda. ZAIDA GARCIA

Naguanagua, 25 de Septiembre de 2015.

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C.A (OPERADORA HCL VALENCIA) Municipio Naguanagua

Departamento de administración

LCDO. LUIS CONDE LCDA. ZAIDA GARCIA TUTOR ACADÉMICO TUTOR INDUSTRIAL

PERÍODO DE PRÁCTICA

FECHA DE INICIO: 03/08/2015.

FECHA DE CULMINACIÓN: 25/09/2015.

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DEDICATORIA

A Dios Por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme dado

salud para lograr mis objetivos, además de su infinita bondad y amor.

A mis padres, Rosemary Alcalá y Orson Serrano, por ser el pilar

fundamental en todo lo que soy, en toda mi educación, tanto académica,

como de la vida, por su incondicional apoyo perfectamente mantenido a

través del tiempo. Los amo!!!

A mi esposa, Angélica Maria, quien me brindó su amor, su cariño, su

estímulo y su apoyo constante. Su cariño, comprensión y paciencia son

evidencia de su gran amor.

A mis hermanos por su apoyo incondicional, por sus buenos deseos y

la confianza que han depositado en mí durante mi carrera y por estar siempre

presente en los logros alcanzados.

A mis hijos, Andrea, Orson y Andreina, por ser el motor para seguir

adelante y nunca desmayar, buscar siempre lo mejor para ustedes. Los amo

infinitamente.

Orson Serrano

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AGRADECIMIENTO

Te agradezco a ti mi Dios, por permitirme salir adelante con mis labores

y guiarme por un camino mejor. Amén.

A la Universidad Nacional Experimental “Rafael María Baralt”

(UNERMB) y al Instituto Universitario De Tecnología Y Administración

Industrial (IUTA), por permitir continuar con nuestra formación académica.

A ti esposa, nuevamente por estar conmigo en estos 13 años, en las

buenas y en las malas, por acompañarme en cada una de mis etapas

profesionales y por ser una excelente mujer y madre.

Agradezco a mis padres, que siempre están presentes en los

momentos más importantes de mi vida. Los amo.

A mi tutora empresarial y Jefa del departamento, Licda. Zaida García y

la Supervisora Contable Licda. Carla Fraino, por brindarme toda la ayuda

necesaria para mis prácticas profesionales.

A todos los profesores, que de una u otra forma han contribuido con mi

formación académica.

Y por último, pero no menos importante a Operadora HCL Valencia,

C.A, por brindarme la oportunidad de realizar mis prácticas profesionales,

ofreciéndome todo el apoyo necesario para ampliar mis conocimientos fuera

del instituto.

Orson Serrano

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5

INDICE GENERAL

Pág.

Dedicatoria………………………………...…...................................................

III

Agradecimiento………………………..……………………..………….…..……

IV

Introducción………………………………………………………………..………

10

Capítulo I

Identificación de la Empresa……………………………………………..…

11

1.1. Razón social o denominación comercial……………..…………… 12

1.2. Figura jurídica………………………...……………........................... 12

1.3. Capital suscrito y pagado……………………………………..…….. 12

1.4. Conformación del capital: nacional, extranjero o mixto…………... 12

1.5. Antecedentes Históricos……………………..………………………. 13

1.6. Actividad a la cual se dedica…….................................................. 13

1.7. Estructura organizativa ………………..…………………….……….. 14

1.8. Productos o servicios ofrecidos………………………………...…… 20

1.9. Volumen anual de ventas…...…………………………...…..……… 20

1.10. Misión, Visión y Valores…………………………….………………..

20

V

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Capítulo II

Pág.

Práctica profesional………………………………………………………….. 22

2.1. Identificación y determinación del departamento de

Administración………………………………………………………………... 23

2.2. Estructura del departamento de Administración……………....... 23

2.3. Funciones del departamento de Administración……………....... 24

2.4. Actividades realizadas en el departamento de Administración….. 26

Capítulo III

Descripción del trabajo realizado……………………………………………

28

3.1. Desarrollo de las Actividades realizadas………………………… 29

Conclusiones………………………………………………………………. 39

Recomendaciones…………………………………………………………. 40

Anexos………………………………………………………………………. 41

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ÍNDICE DE FIGURAS

Pág.

Figura №1, Organigrama estructural de la empresa………………………. 19

Figura №2, Organigrama estructural del departamento…………………… 23

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ÍNDICE DE ANEXOS

Pág.

Anexo №1, Solicitud de cotización generada por almacén…................... 42

Anexo №2, Orden de compre a través de Solemp.................................... 43

Anexo №3, comprobante de retenciones IVA e ISRL………..................... 44

VIII

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INTRODUCCION

La administración de una empresa es un proceso que trata de

desempeñar y de mantener un entorno en el que un grupo de individuos

realizan actividades planificadas, dirigidas y controladas con la finalidad de

cumplir con los objetivos propuestos.

Así mismo, práctica profesional es lo que realiza un estudiante para

poner en práctica sus conocimientos y facultades. El pasante es el aprendiz

que lleva adelante esta práctica con la intención de obtener experiencia de

campo, mientras que el encargado de guiarlo suele conocerse como tutor.

Este informe final es un requisito esencial para optar al título de

Licenciatura en Administración Mención Gerencia Industria y evidenciar la

aplicación de conocimientos adquiridos dentro de las instalación de

Operadora HCL Valencia, C.A, específicamente en el departamento de

administración que se encarga de registrar y pagar facturas, archivar, revisar

los reportes del gastos, consolidados de venta entre otros, estás actividades

en conjunto se emplean para la elaboración de un plan de trabajo bajo la

revisión del tutor empresarial quien tiene a su cargo la administración de

dicho departamento, con el fin de realizar un análisis que sirva de base al

momento de la revisión de los procesos en el departamento, de tal manera,

que se puedan detectar posibles irregularidades.

En esta empresa realice mis prácticas profesionales distribuidas en

fechas de 03 de agosto hasta el 25 de septiembre del 2015, siendo un total

de 320 horas, para cumplir con los requisitos dictado por el convenio, dentro

de las cuales obtuve conocimiento acerca del proceso Administrativo que

lleve el departamento de Administracion de Operadora HCL Valencia, C.A.

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todo esto bajo la tutoría de la Jefe del departamento de Administracion.

En el capítulo I se destacan aspectos alusivos a las características de

la empresa, como por ejemplo: razón social, actividad comercial,

antecedentes, entre otros.

El capítulo II está enfocado a describir las características del

departamento donde se desarrolla la práctica de las pasantías, resaltando los

aspectos principales de la sección de la empresa que sirve de contexto para

este fin, en las que se nombran las actividades realizadas.

El capítulo II está conformado por el detalle de las actividades

realizadas por el pasante y que fueron mencionadas en el capítulo II, así

como también el aporte que este dio a la Institución donde realizo las

pasantías.

Y por ultimo pero no menos importante, tenemos las conclusiones y

recomendaciones derivadas de las pasantías realizadas.

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CAPITULO I

IDENTIFICACION DE LA EMPRESA

12

CAPITULO I

IDENTIFICACION DE LA EMPRESA

1.1. Razón Social o Denominación Comercial:

OPERADORA HCL VALENCIA, C.A. (LIDOTEL HOTEL BOUTIQUE

VALENCIA) Se encarga de Ofrecer el servicio de hotelería moderna con los

más altos estándares de calidad, como una cadena que valora lo exclusivo

de cada rincón de Venezuela, ubicados estratégicamente en las principales

ciudades del país donde el lujo y el confort se unen para ofrecer a nuestros

huéspedes una experiencia única que lo hará sentir como en casa.

1.2. Figura jurídica:

Es una Compañía anónima, que financieramente se sostiene por

recursos propios con un aporte de terceros que participan del paquete

accionario.

1.3. Capital suscrito y pagado:

OPERADORA HCL VALENCIA, C.A., cuenta con un capital suscrito y

pagado de doscientos catorce mil bolívares (214.000,00 Bs.),

1.4. Conformación del capital: nacional, extranjero o mixto:

La conformación del capital de la empresa OPERADORA HCL

VALENCIA, C.A. es de carácter Nacional.

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1.5. Antecedentes históricos:

OPERADORA HCL VALENCIA, C.A. Comenzó sus operaciones en el

año 2008, construida por la empresa de desarrollos inmobiliarios

Constructora Sambil, siendo el primero de la cadena, la sede de Caracas

Hotel Centro Lido, seguida de Lidotel Hotel Boutique San Cristobal,

además cuentan con infraestructura de gran tamaño y arquitectura y todos

los Hoteles Lido cuenta con un Sambil que es punto de referencia para

nuestros huéspedes que como atractivo pueden visitar el Sambil sin mucho

esfuerzo.

El hotel se encuentra ubicado en la Urbanización Ciudad Jardín de

Mañongo, entre la Avenida 4 y la Calle nro. 2, en la Jurisprudencia del

Municipio Naguanagua en el Distrito Valencia, del Estado Carabobo. En un

terreno de un área aproximada de (5.318,00 M2).

El Edificio del Hotel tiene un área de construcción aproximada de

(9.378,00 M2), y está representado por un volumen de seis niveles, el cual

está distribuido por: Nivel Planta Baja Lobby, Planta Mezzanine, Planta Piso

1, Planta Tipo 2 y 3, Planta 4 y Planta Techo y con una capacidad de 135

habitaciones, distribuidas de la siguiente manera: 62 Suites, 72 Suites

Júnior y 1 Suite Presidencial.

1.6. Actividad a la cual se dedica.

Es una empresa de servicio, Se encarga de Ofrecer un servicio de de

hotelería moderna con los más altos estándares de calidad.

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1.7. Estructura organizativa:

Su estructura organizacional está conformada por tres (4) niveles, el

nivel uno (1) representado por los accionista mayores de constructora

Sambil.

Así mismo el nivel dos (2) está caracterizado por la Gerencia

General la cual permite ejecutar las evaluaciones periódicas acerca del

cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos que tiene a

su potestad el cual representan el nivel tres (3) por la Gerencia de

Operaciones y el nivel 4 por las jefaturas de; Alimentos y Bebidas, Ama de

llaves, Ingenieria, Ventas, Administracion, Seguridad, Recursos Humanos,

Sistemas Recepcion y la Coordinación de Seguridad y Salud Laboral.

Accionista:

La empresa para su administración se regirá por los lineamientos

de una compañía anónima, donde los accionistas serán constructora

Sambil.

Gerencia General

La Gerencia General tiene como Finalidad la ejecución de las

políticas y directrices emitidas por la junta Directiva que garanticen el

correcto y eficaz funcionamiento de la Empresa.

Destacándose como sus principales funciones y atribuciones, el de

designar todas las posiciones gerenciales, realizar evaluaciones periódicas

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acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos,

planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales

y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación.

Gerencia de Operaciones:

Tendrá como función principal la de supervisar el funcionamiento del

hotel, a través del control y operación de las distintas áreas del Hotel,

además de dirigir las actividades operativas del Hotel a fin de garantizar una

atención de Calidad a nuestros huéspedes.

Jefe de Alimentos y Bebidas:

Supervisión y seguimiento a las actividades y tareas realizadas por el

equipo líder de producción y servicio (Chef, Jefes de Cocina, Capitanes de

Servicio de sala y Bares, Jefe de Steward, Houseman, Supe. de Room

Service) de los diferentes puntos de venta de Alimentos y Bebidas en el

hotel.

Jefe de Ama de Llaves:

Supervisa y dirige todos los aspectos de las operaciones globales del

departamento, incluyendo los huéspedes, áreas públicas y áreas interiores

especificadas.

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Jefe de Ingenieria:

Dirige la función de Ingeniería para mantener todas las instalaciones

en las mejores condiciones posibles. Es responsable de la integridad y

protección industrial del personal.

Jefe de Ventas:

Supervisa y pone en ejecución todas las actividades del área de

Ventas, garantizando así una alta ocupación del Hotel.

Jefe de Administracion:

Tiene el deber y la obligación de cumplir con planificar, organizar y

controlar todas las actividades desarrolladas en el ámbito administrativo y

financiero a su vez administrando efectivamente los recursos de la

empresa tanto humano, material y financiero del departamento bajo a su

cargo a fin de garantizar la adecuada aplicación de los lineamientos o

parámetros fijados.

Jefe de Seguridad:

Es el responsable de dirigir las funciones del departamento, con el fin

de garantizar la seguridad y tranquilidad de todas las áreas, además de

velar por el fiel cumplimiento de los procedimientos en materia de Seguridad

Integral, para las personas, instalaciones y equipos que sean asignados a

su custodia.

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Jefe de Recursos Humanos:

Coordina, controla, diseña e implementa normas y procedimientos en

cuanto a labores del recurso humano de la empresa. Asesora y maneja

leyes laborales. Desarrolla y controla los diferentes sub-sistemas de

recursos humanos: administración de personal, compensación de salarios,

reclutamiento y selección. Planifica y controla los procesos del área de

RRHH.

Jefe de Sistemas:

Realizar mantenimiento preventivo y correctivo de todo el hardware y

programación de las bases de datos, custodiando así la información del

hotel. Brindar un soporte óptimo tanto al personal que labora en nuestras

instalaciones como a clientes y huéspedes.

Jefe de Recepcion:

Responsable ante la Gerencia General del Hotel, de toda la

operación de Recepción, concierge, personal uniformado en general;

cumplimiento de las políticas ya establecidas y creando nuevas a seguir

para un mejor funcionamiento de su área, colabora con los demás

departamentos en los diferentes aspectos de trabajo a fin de lograr los

objetivos propuestos.

Coordinador de Seguridad y Salud Laboral:

Responsable de ante la Gerencia General del Hotel, de Controlar las

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actividades de seguridad industrial e higiene ocupacional, estableciendo las

políticas y normas, desarrollando planes y programas, supervisando la

ejecución de los procesos técnicos-administrativos que conforman el área, a

fin de garantizar la eficacia y la eficiencia de las operaciones de prevención

de accidentes y/o enfermedades ocupacionales en el ámbito de la

Institución, de acuerdo a las disposiciones y principios emanados por los

entes reguladores de la materia.

A continuación se da a conocer el organigrama estructural de

Operadora HCL VALENCIA, C.A. (Lidotel Valencia, C.A.):

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FIGURA N° 1, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA.

20

1.8. Productos o servicios ofrecidos:

La empresa OPERADORA HCL VALENCIA, C.A., ofrece a la

comunidad un servicio de de hospedaje, comida, bebida y atención

personalizada moderna con los más altos estándares de calidad.

.

1.9. Volumen anual de ventas: nacional o exportación, señalar zonas

o áreas del mercado:

Con respecto al volumen de ventas, la empresa OPERADORA HCL

VALENCIA, C.A., mantiene un estimado de 420.007.200,00 Bs, que fue lo

percibido en el cierre de ejercicio para el año año 2014.

1.10. Misión, Visión y Valores:

Misión:

Ser la cadena Hotelera de Lujo más importante de Venezuela,

mantenimiento lo más altos estándares de calidad y servicio de la hotelería

moderna y mantener el reconocimiento de la comunidad local e

internacional conservando una tarifa de alto nivel para preservar las

expectativas financieras de la empresa, mediante un equipo humano

altamente motivado y capacitado, contribuyendo al desarrollo económico y

social del país.

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Visión:

Seremos la empresa hotelera que logre satisfacer todas las

necesidades de nuestros clientes y huéspedes, con una organización

participativa basada en el personal excelente y apoyada en el cumplimiento

de los más altos estándares de calidad y servicio, en un ambiente de trabajo

confortable dentro del entorno tan competitivo del mercado.

Valores:

Responsabilidad.

Honestidad.

Compromiso.

Lealtad.

Confianza.

Todos estos valores le han permitido a la organización crecer y

establecer en sus trabajadores una dedicación y constancia en el desarrollo

de sus tareas diarias, lo cual es una fortaleza que posee esta organización,

lo que ayuda a su continuo crecimiento nacional e internacional.

22

CAPITULO II

PRACTICA PROFESIONAL

23

CAPITULO II

PRACTICA PROFESIONAL

2.1 Identificación y determinación del departamento de

Administración

Las pasantías fueron realizadas en el departamento de

administración de OPERADORA HCL VALENCIA, C.A, este departamento

es el encargado de Controlar las actividades técnicas y administrativas de

las áreas de presupuesto, contabilidad, mantenimiento, operaciones y

demás unidades administrativas, de los servicios y los recursos materiales y

financieros asignados a una dependencia, planificando, coordinando y

ejecutando los sistemas y procedimientos contables y financieros, a fin de

satisfacer las necesidades de ésta y administrar efectivamente los recursos

financieros de la empresa, también gestionar y controlar los trámites legales

tales como facturas y pagos de impuestos en las fechas correspondientes.

2.2 Estructura del departamento de Administracion.

El departamento de administración está estructurado de la siguiente

manera:

FIGURA N° 2, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL DEPARTAMENTO.

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2.3 Funciones del departamento de Administracion.

A continuación se detalla la función del departamento de

Administración según los cargos de este:

Jefe de Administracion: Tiene el deber y la obligación de cumplir con

planificar, organizar y controlar todas las actividades desarrolladas en el

ámbito administrativo y financiero a su vez administrando

efectivamente los recursos de la empresa tanto humano, material y

financiero del departamento bajo a su cargo a fin de garantizar la

adecuada aplicación de los lineamientos o parámetros fijados.

Supervisor Contable: Elaborar los Estados Financieros mensuales y

anuales con sus respectivos anexos, efectuando el análisis de los

resultados de cada uno de los estados financieros mensuales y anuales

con el fin de avaluar la razonabilidad de las cifras, la rentabilidad del

negocio y los resultados económicos de la empresa.

Analista de Compras: En nombre del hotel, revisa, firma y asesora las

compras, elaborar cotizaciones, firmas y seguimiento a las órdenes de

compra, realizar las órdenes de compra de alimentos, bebidas,

banquetes, recursos humanos, recepción contabilidad, papelería etc.,

con su respectivo seguimiento, llevar carpetas actualizadas de

proveedores y cotizaciones alternativas para los diferentes tipos de

productos, mantener el directorio telefónico actualizado mediante el

sistema computarizado de los números frecuentemente usados.

25

Analista de Impuestos: Ejecutar y controlar el cumplimiento de las

obligaciones tributarias de la Empresa, encargándose de la

contabilización de las mismas y de atender los requerimientos de

información por parte de la SENIAT. Asimismo ejecutar y controlar la

contabilización de todas las transacciones relacionadas con impuestos

Analista de Costos: Tiene como función principal la de considerar los

costos que el hotel posee para lograr el presupuesto que mejor se

adecue a la política de la empresa. Tener conocimiento de todas las

áreas del hotel y cómo funcionan para costear correctamente, su

responsabilidad es lograr un justo equilibrio entre el objetivo final de la

empresa y el presupuesto indicado para lograrlo.

Analista Contable CxP: Confección de cheque, analizar los estados de

cuentas de los proveedores con el fin de verificar que el saldo que

presenta el proveedor, balancea con los que se mantienen registrado los

auxiliares, actualizar el cuadro de cheque pendiente de entrega para el

análisis del jefe de Administracion.

Analista de CxC: Dirigir y ejecutar las acciones encaminadas a elevar el

nivel de eficiencia de la cobranza y servir de enlace para gestiones de

préstamos, créditos y convenios.

Analista de Ingresos: Calcula y lleva control de los ingresos propios de

la Institución, efectúa los cálculos para el análisis y elabora los estados

financieros, mantiene registro de las modificaciones al presupuesto,

coordina y supervisa el proceso de recolección de información financiera.

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Auditor Nocturno: Contribuir al desarrollo y la proporción de los

movimientos realizados durante la noche, para así ayudar a la labor del

auditor de ingresos en su tarea de elaborar, supervisar y controlar la

contabilidad del hotel. El auditor nocturno canaliza la operación de los

cargos de los ingresos por ventas y el analista de ingresos hace la

verificación y contabilización de dichos ingresos del hotel.

Almacenista: Mantener ordenado y sectorizado el departamento, para al

momento de inventariar facilitar el trabajo, realizar la recepción de

mercancía, Cargar facturas, despacho de mercancía según requisición

del personal, llevar control e inventario del material que entra y sale del

almacén.

2.4 Actividades realizadas en el departamento de Administración

Las actividades que se lista a continuación fueron las que realice en

el proceso de práctica profesional:

Solicitud de cotización a los proveedores.

Análisis de cotizaciones para realizar orden de compra.

Realizar órdenes de compra.

Recepcion de auditoría nocturna.

Lectura del informe de auditoría nocturna.

Realizar el “Daily Sales Report”.

Cargar facturas al sistema Solemp.

Elaboración de cheques.

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Consignación y envió de facturas.

Gestión de cobranza.

Recepcion de documentos y verificación de datos.

Recepcion de solicitudes de pagos y anticipos.

Aprobación de requisiciones.

Realización de inventario.

Análisis de inventarios

Conciliación de costos.

Recepcion de mercancías.

Realizar requisiciones de almacén.

28

CAPITULO III

DESCRIPCION DEL TRABAJO REALIZADO

29

CAPITULO III

DESCRIPCION DEL TRABAJO REALIZADO

2.5 Desarrollo de las Actividades realizadas

Solicitud de cotización a los proveedores: Realizar comunicación y

contacto con los diferentes proveedores del hotel para solicitar las

cotizaciones correspondientes a los insumos, materiales y repuestos

usados en el hotel para mantener la operatividad del mismo (Anexo N°

1).

Análisis de cotizaciones para realizar orden de compra: Después de

recibir las cotizaciones de los proveedores, proceder a clasificar según

los ítems para su posterior análisis tomando en consideración los criterios

de; tiempo de entrega, costos y calidad, para poder tomar la decisión de

a cual proveedor comprar.

Realizar órdenes de compra: Después de haber realizado el análisis de

las cotizaciones y haber seleccionado el proveedor al cual se le realizara

la compra, ingresar al software Solemp (Anexo N° 2) y realizar la orden

de compra según las características de los productos requeridos.

Recepcion de auditoría nocturna: Todas las mañanas se hace la

recepción de la auditoria nocturna la cual refleja los ingresos que

ocurrieron en horas de la noche, esta auditoría viene acompañada de un

informe de auditoría.

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Lectura del informe de auditoría nocturna: Después de recibido el

informe de auditoría nocturna se procede a la evaluación de los

financieros observando a detallado todas las novedades que el auditor

nocturno encuentro al momento de revisar los movimientos de los

coordinadores de recepción así como también la de los cajeros de

restaurante e informes y cargos hechos por lavandería y Banquetes, a fin

de resolver cualquiera de estas novedades o saber el porqué de algunos

de los errores en el sistema.

Realizar el “Daily Sales Report”: Esto es una hoja de cálculo en la cual

se registran los ingresos diarios, se desglosa los ingresos por concepto

de: Habitaciones, Comidas, Bebidas, Banquetes, Otros ingresos. Para

obtener la información para realizar esta hoja de trabajo se obtiene del

Trial Balance, del manager Report y de los movimientos que se observan

en los reportes de cierre de cajero de restaurant o directamente en el

programa MICROS.

Se busca en compartidos la carpeta daily, seguidamente abrir el archivo

HOJA DE TRABAJO DAILY RECLASIFICADA; en la cual se va a

introducir todos los datos recolectados del Trial Balance en los revenue

(ingresos), el cual se encuentran todos los ingresos que fueron cargados

en el día como lo son: habitaciones, comidas, bebidas, cigarrillos,

banquetes, etc.; y Manager Report, los cuales se van a encontrar la

estadística del hotel (buscar en auditoria nocturna), esto se hace cada

día del mes, porque para cada día se presentan ingresos diferentes.

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Cargar facturas al sistema Solemp: Para cargar las facturas al sistema

(Solemp) es necesario seguir los siguientes pasos:

o Se reciben las facturas originales, revisa que todos los datos estén

correctos.

o Se integran las facturas en el modulo de compra (incluyéndolas en

su respectivo centro de costo) comparando que la mercancía entre

al inventario, y poder darle de baja a la cuenta puente de

proveedores.

o Después de haber revisado minuciosamente la factura se pasaran

al departamento de impuesto para proceder a incluirles sus

comprobantes de retenciones tanto de I.V.A (Anexo N°3) como de

I.S.L.R (en los casos que correspondan).

o Después que ya se tengan todos los soportes se procederá a la

elaboración de los cheques.

Elaboración de cheques: Para elaborar los cheques existen dos

módulos: cuentas por pagar y por tesorería.

Cuando lo hacemos por cuentas por pagar: se cancelan todas las

facturas de compra de alimentos y servicios, como también las

reposiciones de caja y anticipos.

Cuando lo hacemos por tesorería: se cancelan todos los gastos

generados por recursos humanos como son vacaciones, viáticos,

anticipos de prestaciones, liquidaciones, guarderías, cursos, pago de

I.N.C.E.S, Ley de Política Habitacional como también los pagos de

impuestos.

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o En el momento de emitir los cheques se verifica la cuenta del

banco correspondiente, que los impuestos (IVA, I.S.L.R) estén

correcto. Luego se pasan al Jefe de Contraloría y Gerente

General para su revisión previendo que todos los soportes que

lleve cada cheque estén correctos.

o Por último después de ser verificados se envían por valijas a

caracas para la firma de los mismos, y así proceder a cancelarle a

cada proveedor.

o Ya terminados los pagos se procede a generar los asientos

contables las cuales se deben hacer diariamente.

o Luego de entregado el pago al proveedor, se procede a archivar

los cheques de acuerdo al correlativo de los cheques y los

asientos contables por mes.

Consignación y envió de facturas: Revisar cada una de las facturas

remitidas por el Front y por el Auditor Nocturno, verificar que las facturas

recibidas sean las mismas cargadas en FIDELIO en el modulo de

TRANSFER, verificar que cada una de las facturas recibidas tengan sus

anexos completos y que la información de los mismos coincidan con el

folio de FIDELIO.

Las facturas y los anexos adjuntos a cada factura recibida en City

Ledger deben ser:

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o Original y Copia de la factura fiscal generada en Front.

o Infocopia de FIDELIO donde deben aparecer todos los cargos de

consumo con la respectiva firma del huésped como aceptación de

los mismos.

o Cheques de consumo de Restaurant, lavandería, teléfono, etc.

Que aparezcan cargados en la infocopia de FIDELIO. (Firmados

por el huésped como aceptación de los mismos)

o Carta de Garantía de la empresa que solicito el servicio.

o Tarjeta de registro firmada por el huésped.

Si se encuentra alguna irregularidad en las facturas recibidas, informar

inmediatamente al departamento a que le competa y solicitar la consigna

de la información que falte para enviar las facturas al cobro y/o solicitar

aclarar las dudas que se hayan encontrado al momento de revisar.

Después de verificar que todas las facturas recibidas cumplan con los

puntos anteriores se transfieren del modulo de TRANSFER al modulo de

POSTIG en FIDELIO para que cada una de ellas viaje a la empresa a

que corresponda y se sumen al saldo de las mismas, por último se

entregan las facturas al Mensajero para que él las envíe al cobro.

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Gestión de cobranza: Se ubica la empresa a gestionar y se cumple el

siguiente procedimiento:

o Se llama a la empresa para gestionar la cobranza.

o Se envía el estado de cuenta vía correo electrónico, fax, impreso,

etc. junto a un oficio de cobranza solicitando respuesta de pago.

o Se registra en el archivo de la empresa lo convenido con nuestros

contactos.

o Se le hace seguimiento continuo a la gestión.

Recepcion de documentos y verificación de datos: Se hace recepción

de todos los documentos que van hacer entregados tanto al Jefe de

Administración, como al resto de los analistas (pertenecientes al Dpto.

Administración) por cualquier otro personal del hotel, se reciben y se

verifican, luego se hace la distribución según la información o tipo de

documento y a quien va dirigido.

Recepcion de solicitudes de pagos y anticipos: Se reciben las

solicitudes de pago a proveedores y anticipos deben se verifican que

contengan la siguiente información:

Para solicitudes de Pago:

o Memorándum explicativo solicitando el pago al proveedor.

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o Factura a cancelar

o Tres presupuestos.

o Aprobación por parte del jefe corporativo que corresponda.

Para solicitudes de Anticipos de Pago:

o Memorándum explicativo solicitando el anticipo al proveedor.

o Presupuesto aprobado.

o Soporte de los 2 presupuestos.

o Aprobación por parte del jefe corporativo.

o En el caso de ser un proveedor nuevo deben anexar copia del

registro mercantil y del RIF.

Aprobación de requisiciones: Todos los días el se debe realizar la

aprobación de las requisiciones al almacén para que el encargado del

mismo pueda despachar la mercancía pero antes verificando que los

almacenes de entrada y origen estén correctos, y teniendo en

consideración que la cantidad solicitada no excede de los niveles de

mínimos y máximos que deben manejar.

Realización de inventario: Mensualmente se efectúa un inventario en

los almacenes de Entrada, almacenes de Destinos y Puntos de Ventas,

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estos se llevaran a cabo en dos partes:

1. Toma física: Este inventario se llevara a cabo los días 30, 31 y 01 de cada

mes, se realizarán junto con la colaboración del personal correspondiente

al área a inventariar, notificando con anterioridad a todos los Jefes de

Departamentos en qué fecha se va a realizar la toma física para que cada

uno tome sus previsiones y pueda realizar requisiciones al Almacén ya

que durante los días de Inventario no se permitirá Movimientos de entrada

ni de salida de mercancía.

Se debe realizar en primer lugar un conteo de los Almacenes Generales,

luego de los almacenes destinos que son los circulantes, durante este

procedimiento el analista deberá verificar:

o Fecha de vencimiento de la mercancía

o Rotación de la misma, verificando si existen productos dañados

o Verificar los mínimos y máximos de los almacenes

En caso de que se encuentre mercancía dañada o vencida se debe

levantar un Acta de Bajas de Productos, la cual deberá ser firmada por el

responsable de Alimentos y bebidas, Jefe De Administración y Analista

de Costos.

2. Generación de conteos físicos: Luego de que el procedimiento de conteo

físico de cada producto se procede a ser incluidos en el sistema Solemp,

37

comparando de que existencia que hay por sistema concuerde con la

existencia física de haber discrepancias en las cantidades el analista debe

realizar un ajuste en Solemp llamado Ajuste de Inventario vs. Toma

Física.

Análisis de inventarios: Luego de que el procedimiento de conteo físico

de cada producto se procede a ser incluidos en el sistema Solemp,

comparando de que existencia que hay por sistema concuerde con la

existencia física de haber discrepancias en las cantidades el analista

debe realizar un ajuste en Solemp llamado Ajuste de Inventario vs. Toma

Física (Análisis de Inventario).

Conciliación de costos: Mensualmente se realiza una conciliación de

costos, la cual nos va a reflejar el porcentaje del costo total arrojado por

todas las operaciones del hotel y de acuerdo con los resultados

obtenidos se procede a realizar el asiento de cierre. Esta conciliación

debe ir soportado con inventario inicial, recepciones de mercancía del

mes, inventario final, créditos al costo, toma física y ajustes realizados

durante el mes.

Recepcion de mercancías: Para las recepciones de lácteos y

charcutería se deben tomar los pesos de cada producto y comparar con

la factura. Si viene facturado más de lo que se recibe se debe hacer una

nota de devolución para que el proveedor emita una nota de crédito o

cambio de factura.

En la recepción de frutas, verduras y legumbres se toman los pesos y

son comparados con los del pedido establecido, se anotan aparte, una

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copia se la lleva el proveedor para realizara la respectiva factura, toda

esta mercancía es chequeada por el chef a su ingreso en el hotel.

Para la recepción de los vinos, licores y whiskies, se debe revisar bien el

estado de las botellas y fecha de vencimiento, es necesario que al

momento de recibir la mercancía el transportista entregue junto con la

factura la guía de licores, ya que con ello se lleva a cabo el control en el

libro de licores.

De igual manera los alimentos perecederos y no perecederos, se deben

chequear de manera estricta, al momento de la recepción para así evitar

que llegue en mal estado o se venza en el almacén.

Se debe tomar en cuenta la rotación de los productos, en caso que un

producto no tenga continuidad en su rotación debe ser notificado al chef,

para que el tenga las previsiones y tome en cuenta la salida del mismo.

Realizar requisiciones de almacén: El Almacenista verifica todos los

días el inventario en rojo que le indica el sistema Solemp, este inventario

esta basados en un stock mínimo y máximo en el cual el sistema se basa

según parámetros establecidos para dar la alerta, se verifica la alerta y se

hace la requisición a compras para la procura del productos, insumo,

alimento, entre otros, esto con el fin de reponer inventarios y que el Hotel

no se quede sin dicho inventario, que pueda afectar la operatividad del

mismo.

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CONCLUSIONES

El proceso de pasantías llevado a cabo en OPERADORA HCL

VALENCIA, C.A., me permitió como pasante aplicar conocimientos prácticos

en materia de administración, participando en forma activa de los trámites y

procesos llevados a cabo en dicha área administrativa, además de fomentar

las relaciones humanas producto del contacto directo y de compartir

cotidianamente con el personal de la empresa.

Durante la estadía tuve la oportunidad de certificar documentos

administrativos dirigidos por el jefe de administración y el asistente

administrativo.

El desarrollo de este proceso de pasantías fue de gran ayuda para

comprender las actividades diarias dentro de una empresa Hotelera

directamente en el departamento de administración.

Cabe destacar la importancia de tener a la mano las herramientas

informáticas para la buena gestión y desempeño del departamento, ya que

con estas, agilizan y hacen a prueba de fallas humanas la administración del

Hotel.

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RECOMENDACIONES

En mis pasantías en el departamento de Administracion de

OPERADORA HCL VALENCIA, C.A., solo pude observar y palpar por mi

mismo una oportunidad de mejora, con respecto a las estaciones de trabajo

(PC) de los diferentes puestos, entre ellas existen diferencias de

características, algunas más rápidas, otras no tanto, lo que originaba que un

proceso a través de ellas pudiera tardar más en una que en otra, y esta lo

pude apreciar gracias a que pase por siete puestos y en cada uno de ellos

trabaje con estas PC.

Para culminar la idea, mi recomendación se enfoca en la adquisición

de PC, con capacidad para todos los cargos y así garantizar que los procesos

tengan igualdad de rapidez unos con otros y evitar cuellos de botellas que

puedan entorpecer la gestión del departamento.

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ANEXOS

ANEXO 1. SOLICITUD DE COTIZACION GENERADA POR ALMACEN.

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ANEXO 2. ORDEN DE COMPRA A TRAVES DE SOLEMP

Solicitud de Cotización: CT00001827 23/06/2011 Hora:21:00 Señores, PROVEEDOR Presente. Atentamente: PROVEEDOR Por medio de la presente nos dirigimos a ustedes con el fin de solicitarles la cotización para los siguientes Productos y/o Servicios: Cantidad Descripción Precio Proveedor

Sin mas por los momentos y esperando su pronta respuesta se despide, Atentamente, ADMINISTRACION Envíenos su cotización a través de Nro. de fax: 0241-7003375 o al correo electrónico: comprasval@lidotel.com.ve

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ANEXO 3. COMPROBANTE DE RETENCIONES IVA E ISLR.

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