INFORME DE PASANTIA DEFINITIVO YEXINIA RIVAS€¦ · • Sistemas de Bandejas y Canaletas Porta...
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACION Y CONTADURÍA COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACION DE PASANTÍAS DESCRIPCIÒN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA ¨LA CASA DEL ELECTRICISTA, C.A¨ TECNOLOGO: Rivas .G. Yexinia.Y. C.I.V-17.879.337 CIUDAD GUAYANA, OCTUBRE DE 2011.
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACION Y CONTADURÍA COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACION DE PASANTÍAS
DESCRIPCIÒN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA ¨LA CASA DEL ELECTRICISTA, C.A¨
TECNOLOGO:
Rivas .G. Yexinia.Y. C.I.V-17.879.337
CIUDAD GUAYANA, OCTUBRE DE 2011.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACION Y CONTADURÍA COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
DESCRIPCIÒN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA ¨LA CASA DEL ELECTRICISTA, C.A¨
Informe de Pasantía presentado como requisito para optar al titulo de:
LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS.
TUTOR ACADEMICO TUTOR EMPRESARIAL
Lcda. Otaiza Cupare Lcda. Zuly El Rouhmen
TECNÓLOGO
Rivas. G. Yexinia Y. C.I.17.879.337
CIUDAD GUAYANA, OCTUBRE DE 2011
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACION Y CONTADURÍA COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
DESCRIPCIÒN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA ¨LA CASA DEL ELECTRICISTA, C.A¨
Informe de Pasantía presentado como requisito para optar al titulo de: LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS.
__________________________ ____________________________ TUTOR ACADEMICO TUTOR EMPRESARIAL
Lcda. Otaiza Cupare Lcda. Zuly El Rouhmen
___________________
JURADO
DEDICATORIA
A Dios todo poderoso por guiarme en todo momento y ayudarme a superar todos los
obstáculos que puedan interponerse ante mí y así poder ver mis metas realizadas.
A Mi Madre, Aida Guevara mi fuente de inspiración, apoyo y ganas de seguir
adelante. Gracias madre eres mi mayor ayuda.
A Mi Segunda Madre Ing: Nancy Figueroa por ser parte de mi formación personal y
académica por siempre velar por mi bienestar y por ser un gran apoyo en mi vida.
A Mi padre, José Rivas Dreguerth, por ayudarme y colaborarme durante mi
formación académica.
A Mis hermanas Yaneth Rivas y Yexica Rivas por ser mi apoyo para realizar mis
metas.
A mi Novio Pedro Miguel Gabriele por ser mi apoyo en todo momento.
A Mi Prima María Belén Naranjo y a Mi primo Franklin Narváez quienes han sido
incondicionales en mi vida.
A Mis Mejores Amigas Franmelys Bolívar, Dominga Benítez y Yessica Gómez Por
ofrecerme una amistad incondicional, en los buenos y malos momentos. Gracias por
su apoyo.
A Mi Tutora Académica Lcda. Otaiza Cupare, por ser parte de mi formación
académica; por apoyarme siempre; y ser parte de esta última etapa como proceso de
aprendizaje y así ver realizada mi meta.
AGRADECIMIENTO
Mi Mayor Agradecimiento A Dios primeramente por darme entendimiento,
Salud, fortaleza, brindarme su amor y protección Incondicional y darme la
Oportunidad de lograr una meta más en mi vida.
A Mis Padres José Lorenzo y Aida, Por ayudarme y contar con su apoyo
para lograr mis objetivos y seguir adelante. Le doy gracias a Dios por ellos.
A Mis Hermanas por apoyarme en mis metas. Gracias Dios por cada una de
ellas.
A Mi Compañera y Amiga Rosmary Palacios Por brindarme su apoyo
Incondicional y sus Conocimientos para llevar a cabo este informe dentro
de la Empresa
Al Sr Jesús Fernández por brindarme su poyo, colaboración y comprensión
Y por realizar mi pasantía profesional en su Empresa. Gracias por la
Colaboración
A Mi Tutora Académica Lcda Otaiza Cupare por siempre brindarme su
apoyo incondicional. Dios te bendiga siempre
A Mis Amigas; Dominga Benítez, Guadalupe Rojas, Yessica Gomez
Franmelys Bolìvar, Anakarina Schreyer .Por darme siempre su apoyo, sus
Consejos , por celebrar mis triunfos y estar en las buenas y malas conmigo.
Gracias Dios por cada una de ellas por su compañerismo y su amistad
INDICE
INTRODUCCIÒN 1,2
DESARROLLO 3
Descripción de la Empresa 3
Nombre de la Empresa 3,4
Reseña Histórica 4
Misión 5
Visión 5
Descripción de la Unidad donde se desarrollo la pasantía 6
Organigrama 7
Planteamiento de los problemas observados 8
Objetivo de la Pasantía 9
Explicación del Plan de trabajo acordado 10-35
Logros del plan de trabajo acordado 36, 37
Facilidades y Dificultades encontradas durante el proceso de desarrollo de
la pasantía 38
Aportes dados a la organización 39
Apreciación sobre los conocimientos adquiridos 40,41
CONCLUSIÒNES 42
RECOMENDACIONES 43
BIBLIOGRAGIA 44
ANEXOS 45-53
INTRODUCCIÒN
En la actualidad las organizaciones se están direccionando hacia la búsqueda de
mejores practicas administrativas sobre la base de la eficiencia y eficacia la cual se
traduce en la consecución exitosa de los objetivos propuestos, en vista de un entorno
cada vez más competitivo y exigente que demanda diariamente mayores retos, a fin
de permanecer aislados a los cambios, económicos, financieros y tecnológicos que se
vienen suscitando.
Es ante tal situación que cobra mayor importancia describir los procesos
administrativos en la empresa donde se llevo a cabo la pasantía es decir “La Casa Del
Electricista, C.A”. Donde se deben implementar mecanismos que regulen y
garanticen una evaluación constante de sus procesos y operaciones con el objeto de
verificar que todo se está desarrollando de acuerdo a lo planeado.
De igual modo, el área relativa a los ingresos, representa un aspecto que debe ser
monitoreado constantemente al ser un elemento de vital importancia dentro de la
organización, ya que es el motor que inyecta el potencial necesario para cumplir con
las obligaciones y compromisos contraídos con el personal, proveedores y en líneas
generales para el desarrollo de las operaciones diarias. No obstante, en ocasiones este
proceso se hace mucho más lento como lo es el caso de la empresa; prestadora de
servicios a crédito; en vista que en su mayoría las facturas a crédito para cancelarlas a
un plazo de 30 días, lo cual hace el ciclo de conversión en efectivo de sus cuentas por
cobrar sea más lento.
La descripción de los procesos administrativos de la organización permitirá un mejor
desenvolvimiento en la práctica administrativa, generara mayor eficiencia y eficacia
a la hora de llevarlo a cabo. Cada proceso especificará cómo deba realizarse, es decir,
paso a paso para el logro de los objetivos del Departamento de Administración.
Además son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de
decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la
orientación precisa que requiere la acción humana en la unidad administrativa que
conforma a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son
una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus
integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han
encomendado.
La metodología utilizada fue la investigación descriptiva y la observación directa lo
que hizo posible recaudar toda la información detallada de los diferentes procesos que
realiza el Departamento de Administración.
y
DESARROLLO
DESCRIPCION DE LA EMPRESA
NOMBRE DE LA EMPRESA LA CASA DEL ELECTRICISTA, C.A UBICACIÒN Carrera Pedernales. Edificio Brunini local Nª 03; Sector los Monos. Castillito Puerto
Ordaz-Estado Bolìvar
RESEÑA HISTORICA La Casa del Electricista, C.A. Nació el 03 de marzo de 1996, fundada con el
propósito de dedicarse a la comercialización venta y distribución de materiales
eléctricos de alta, media y baja tensión así como poder suplir al mercado nacional de
una amplia gama de productos del ramo eléctrico. La clientela podrá encontrar una
amplia variedad de artículos, cuenta con la capacidad de suplir todos sus
requerimientos y con la debida atención y asesoría del personal capacitado,
mejoramos las demás ofertas del mercado, la gran variedad de productos nacionales e
importados que cumplen los más altos estándares de calidad tales como son:
• Materiales Eléctricos de Alta, Media y Baja Tensión.
• Equipos de Protección y Seguridad Industrial en General.
• Materiales eléctricos en general para el área de la Construcción, Industrial,
Petrolera, Comercial y Residencial.
• Herramientas, Equipos y Accesorios para el Electricista.
• Materiales eléctricos a prueba de explosión.
• Conductores y Cables en General.
• Luminarias e Iluminación en general.
• Tuberías y conexiones eléctricas en general.
• Sistemas de Bandejas y Canaletas Porta cables.
• Protección Electrónica y Eléctrica para diversos equipos y artefactos
eléctricos en general.
La experiencia y permanencia en el mercado ha permitido que año tras años las metas
y objetivos trazados se hayan cumplido exitosamente. Innovamos constantemente en
la presentación de productos, servicios y materiales eléctricos de excelente calidad y
de prestigiosas marcas nacionales e importadas.
Hoy en día, algunos de nuestros principales clientes se encuentran ubicados en las
ciudades de Caracas, Barquisimeto, Miranda Cantaura, El Tigre, Puerto La Cruz,
Maturín y Puerto Ordaz; entre otras.
MISIÒN Proveer y suministrar materiales de alta calidad a todos nuestros clientes que
satisfagan sus expectativas y necesidades, brindándoles una asesoría técnica y
comercial en la adquisición de reconocidas marcas nacionales e internacionales que
redunde en el beneficio mutuo de la relación comercial existente entre nuestra
empresa y el cliente.
VISIÒN Ser una empresa líder a nivel regional y nacional, asegurando un alto nivel de
competitividad del mercado de productos eléctricos siendo una entidad que ofrece
calidad en sus productos y un buen servicio de gestión logrando así mantenerse y ser
pionera del nuevo concepto de filosofía empresarial
En las actividades de ventas y servicios en el ramo eléctrico, aunado al excelente
servicio de ventas que brin todos sus clientes de forma general
DESCRIPCION DE LA UNIDAD DONDE SE DESARROLLO LA PASANTIA
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION En la Empresa “La Casa Del Electricista, C.A” de la Región Sur Zona Bolívar,
específicamente en el departamento de administración se desarrollo la pasantía
profesional. Encargada de dirigir, controlar, supervisar las actividades que engloba
todo el ciclo comercial que desarrolla la organización, en relación con todas las
actividades administrativas, mediante observación directa y participante se trabajo
con todos los procesos que se ejecutan en el departamento de administración.
El departamento de administración vela por el cumplimiento de sus objetivos
específicos planteados como es Minimizar la morosidad existente de los clientes a
crédito, Incrementar las ventas, ofrecer a sus compradores materiales de excelente
calidad, buenos canales de distribución y asistencia técnica, captar nuevos clientes
motivándolos a ser constantes en sus pagos, brindar respuesta integral, rápida y
eficiente a las necesidades del consumidor
El departamento de administración realiza diferentes actividades administrativas se
pudo conocer a través de la observación directa los pasos de cada una de las
actividades que se ejecutan. Podemos mencionar, emisión de facturas a crédito y al
contado, proceso de los pagos de los proveedores, el pago de impuestos al seniat,
recepción de pagos de clientes a crédito, presupuestos del departamento de ventas y
compras, consulta de los estados de cuenta de los clientes, consultar los datos de los
proveedores y clientes de la empresa. Cuenta con dos (02) asistentes administrativos
y una (01) cajera quienes conllevan la responsabilidad de la contabilidad; deben de
velar que la empresa ejecute paso a paso cada uno de los trámites administrativos que
implican a toda la organización.
ORGANIGRAMA
Fuente Propia.
DIRECCIÒN GENERAL
GERENCIA GENERAL
DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIÒN
2 ASISTENTE ADMINISTRATIVO
1 CAJERA
DEPARTAMENTO DE
ALMACEN
9DESPACHADORES
1 DIRECTOR GENERAL
3 VENDEDORES
1 GERENTE GENERAL
1 JEFE DE ADMINISTRACIÒN
1 JEFE DE ALMACEN
PLANTEAMIENTO DE LOS PROBLEMAS OBSERVADOS
Durante el estudio y observación directa se trabajó con cada una de las actividades
que realiza el departamento ;se pudo observar debilidades presentando retrasos al
momento de ejecutar las tareas, es decir, los archivos se encontraban desactualizados ,
las gestiones de cobranza no se realizaban correctamente, extravíos de facturas
originales entre otros : El departamento de Administración necesita describir los
procesos administrativos de la empresa que contenga la información detallada y los
pasos a seguir de cada actividad, que sirvan de guía para evitar errores al momento de
realizar la operación correspondiente, como la verificación, conformidad y validación
de cada actividad
Debido a que los procesos administrativos permiten planificar, organizar, dirigir y
controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los
demás recursos organizacionales. Con el propósito de alcanzar las metas establecidas
para la organización, se detecto la necesidad de describir los procesos como aporte a
la empresa durante la pasantía para que la misma vigile el deber ser de las actividades
que se van a ejecutar y como deben ejecutarse
OBJETIVOS DE LA PASANTIA
OBJETIVOS
1. OBJETIVO GENERAL Describir los procesos administrativos de la Empresa “La Casa Del Electricista, C.A”
2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Recopilar toda la información necesaria sobre los procesos administrativos
que se ejecutan
• Diagnosticar la situación problema de los procesos administrativos del
departamento de administración de la Empresa “La Casa Del Electricista,
C.A”
• Proponer la Descripción de los procesos administrativos para obtener un alto
nivel de eficiencia.
PLAN INICIAL DE TRABAJO
El plan de trabajo fue acordado conjuntamente con el tutor empresarial y el tutor
académico, en el cual se explica detalladamente las actividades que se desarrollaron
durante el proceso de pasantía en el departamento de administración de la Empresa
“La Casa Del Electricista, C.A”. La duración de la pasantía fue de (16) semanas y
el plan de trabajo fue estructurado y planificado al tiempo de duración
Inducción al área de trabajo y charla de Aprendizaje sobre las actividades que
se realizan en el departamento de administración
El objetivo principal de la inducción es brindar al pasante una efectiva orientación
general sobre las funciones que desempeñara, los fines o razón social de la empresa.
Se capacita y explica cada una de las actividades a realizar en el proceso de pasantía.
En la etapa de inducción se le facilita toda la información y la capacitación necesaria
para realizar todas las actividades pertinentes y así lograr su rápida incorporación al
medio de trabajo, a fin de lograr una identificación entre el nuevo miembro y la
organización.
En el proceso de inducción también se oriento sobre el manejo del sistema
administrativo llevado por la Empresa “Mantis technologies”, debido a que el proceso
de actividades depende del sistema informático
Es un Sistema administrativo desarrollado para facilitar la búsqueda de información,
procesada por el; para realizar toma de decisiones gerenciales economizando tiempo
y recursos con mayor confiabilidad.
Cuenta con varios módulos diseñados para facilitar el trabajo, agrupándolos de la
siguiente forma como módulos que contempla todo lo relacionado con las
operaciones de control de archivo, cancelaciones de cuentas por cobrar, cuentas por
pagar, manejo de inventarios, reportes de todas las operaciones, evaluación de la
situación de las operaciones e informes para ser analizadas por las personas que
toman las decisiones en la Organización.
ESTRUCTURA DEL PROGRAMA MANTIS TECHNOLOGIES.
Mantis technologies que a su vez gestiona los siguientes procesos:
PROVEEDORES
A través de esta sección se procede acceder a la información correspondiente al
proveedor, es decir, Nombre de la Empresa, Rif, Número de Teléfono de Contacto,
email, dirección, ramo de ventas.
INVENTARIO
El sistema permite accesar toda la información correspondiente a la entrada y salida
de mercancía así como registrar códigos de mercancía por procesar al sistema debido
que hay que ser vigilante diariamente de cargar la información del material existente
para que el sistema nos arroje faltas a la hora de emitir las facturas y no se pueda
atender satisfactoriamente al cliente debido a que el sistema emite la información que
tiene en su inventario.
SERVICIOS
El sistema ofrece servicio de ayuda innovador debido a que cumple las exigencias en
el campo administrativo, es muy versátil y funcional los servicios que ofrece a la
empresa.
CLIENTES
El sistema nos permite accesar a toda la información del cliente tanto dirección,
números de teléfono, email; Así como toda la información de los pagos, las fechas de
los pagos, que facturas cancelo, emite el estado de cuentas actualizado de todas las
cuentas por cobrar , el cliente será atendido de manera satisfactoria debido a que el
sistema nos arroja detalladamente el historial en cuanto a pagos de los clientes y el
estatus en que se encuentra , igual el mismo nos emite si el cliente tiene un límite
establecido de crédito, el mismo sistema automáticamente le cierra el crédito al
cliente
REPORTES
El sistema emite los reportes de la ventas al día detalladamente de acuerdo a la forma
de pago del cliente, es decir, emite las ventas a crédito, en efectivo, con tarjeta de
debito, tarjeta de crédito, también que el cliente desee cancelar una parte en efectivo o
la otra en tarjeta de debito y crédito. Informa también las devoluciones que se hacen y
a que factura afectan.
IMPUESTOS
El sistema contabiliza el libro de ventas y de compras que facturas se les dedujo la
retención de IVA de acuerdo si el cliente es contribuyente especial, nos da la
información correspondiente a las facturas que hay que declararse en el seniat, este
sistema nos emite el archivo txt exigido por el seniat para cargarlo a la pagina del
seniat para emitirnos el monto a cancelar de acuerdo a todas las facturas que se deben
declarar
BANCOS
A través de esta sección ingresamos a la cancelación de pagos de clientes a crédito
emitimos cheques también agentes externos de la empresa, emite cheque personal,
misceláneos, el pago de la nómina del personal nos permite conciliar lo físico con lo
digitalizado por el sistema
FINANZAS
A través de esta sección nos emite toda la información que debe contener la
información financiera los estatus del total de cheques y montos emitidos a otras
empresas o gastos incurridos a diario, las finanzas nos arrojan la información
monetaria con la que la empresa trabajo durante el día.
INFORME GERENCIAL
Mantis technologies nos presenta la información gerencial que se emite a cada cierre
de mes, contiene la información requerida para la jefa del área administrativa a la
hora de contabilizar y presentar la información correspondiente a un mes de
operatividad monetaria que obtuvo la empresa para ese periodo.
COMPRAS
Mantis permite accesar las compras que hace la empresa al sistema debido a que a
través del Número de factura y de los códigos que se le asigna a cada material
podemos registrar las compras internas que realiza la empresa para abastecer el
almacén de los requerimientos de los clientes tener un stand de materiales adecuado a
las exigencias de nuestra clientela.
ESTADO DE CLIENTES
Nos emite toda la información detalladamente de las transacciones hechas por el
cliente, tanto las facturas que tiene pendiente por cancelar y la conciliación de todas
las facturas canceladas a la hora de respaldar a la empresa en caso de extravíos por
parte del cliente.
INFORMACION DE CLIENTES
Es importante para toda empresa llevar un registro o una data de su clientela debido a
que es necesario para la organización llevar control de los clientes que nos compran
para estudiar si es buen cliente que tiene disponibilidad de pago y ofrecerle crédito
para la adquisición de sus productos.
INFORMACION DE PROVEEDORES
Es importante llevar relaciones laborales con los proveedores debido a que son
también parte importante de la operatividad de la empresa ya que a través de ellos
procesamos la compra de materiales a crédito, y así estudiar nuestros mejores
proveedores y mantenerlos fijos en nuestra organización.
ENTRADAS Y SALIDAS DE INVENTARIO
El sistema nos da acceso a la entrada de materiales a almacena si como también
salidas de mercancía que no se encuentran en el inventario
REGISTRAR CODIGOS.
El director general es quien asigna y autoriza la entrada de mercancía al inventario
del sistema y al almacén, es decir, se debe de velar siempre de que los materiales que
arroje el sistema se encuentran en almacén para evitar contratiempos y perdida de
clientes.
Por medio del plan de actividades se describen a continuación los procesos
administrativos de la empresa “La Casa del Electricista, C.A” como se lleva a
cabo a través del sistema Mantis technologies
Emisión de Facturas: Se debe Ingresar al sistema en el modulo de ventas, se selecciona Incluir, luego se va
a la opción de Cargar documento; nos muestra una lista del cual se escoge la opción
Temporal, que nos da el acceso a las facturas de clientes en cola por emitir
Emisión de Factura a Crédito
En este caso luego que se carga la factura en temporal se debe seleccionar la forma de
pago, especificar en este caso la factura es a crédito se carga la factura se selecciona
la opción CREDITO y se le adiciona 10 días para generar el pago de la misma.
Figura 01 Emisiòn De Facturas Al Contado Como podemos observar en la imagen anterior luego que se carga la factura en
Temporal se selecciona Totales y nos muestra la forma de pago del cliente si es en
tarjeta de debito, tarjeta de crédito o efectivo. También se puede seleccionar la
opción Contado y muestra directamente las forma de pago.
Se le hace entrega al cliente de la factura original y la u copia amarilla para que
pueda retirar la mercancía por almacén y la factura queda para la contabilidad de la
Empresa
Devolución
El cliente debe traer la factura que se le emitió en su primer pedido y notificar que
desea cambiar su pedido, al entregar la factura se ingresa al sistema mantis en el
modulo de Ventas nos desglosa varias opciones se selecciona la opción ventas, luego
la opción Incluir muestra varias opciones se selecciona la opción Devolución, se
ingresa el Número de Factura que debe hacerle la devolución luego presionar
Aceptar muestra la opción totales , verificar si coincide con la factura en físico y se
selecciona la opción Guardar ; al guardar la devolución se imprime la Nota de
Crédito que debe ir archivada junto con la que genero la devolución,
El cliente se dirige al vendedor hacer nuevamente su pedido, el vendedor al cargar la
factura al sistema; se revisa la nueva factura dependiendo del monto. La factura
nueva se compara el monto de la anterior con la actual por si la nueva da un monto
mayor el cliente deberá cancelar la diferencia, en caso de que la factura sea menor a
la anterior se le devolverá en dinero el restante al cliente. Se procede luego a
entregarle la factura Original y la copia amarilla al cliente y que las mismas lleven el
sello de cancelado; la factura original queda el cliente y la copia es con la que retirara
la mercancía y queda en almacén para llevar el control de la salida de materiales del
inventario.
Se procede archivar la factura junto con la devolución en su carpeta ventas diarias,
revisar a través del reporte de ventas del sistema que muestre correctamente la
devolución,
Consultar Los Estados de Cuenta de los Clientes
A través del sistema podemos ingresar a la opción Reportes se selecciona la opción
Cuentas Por Cobrar muestra una tabla donde se coloca la información del cliente
que se desea consultar bien sea Nombre o Rif, se le da a la opción Aceptar, el
procesa la información y emite el estado de cuenta con las facturas pendientes del
cliente, número de facturas , el monto correspondiente y el total resumido de la
sumatoria de las facturas pendientes por cancelar .
Cancelación De Facturas A Crédito
Se ingresa al sistema Mantis en el menú Finanzas se desglosa una pestaña que emite
varias opciones se escoge la opción Bancos .El sistema mantis trabaja directamente
con la Cuenta del Banco Exterior de la Empresa, al elegir la opción Bancos permite
ingresar los datos de los cheques o efectivo , tarjeta de debito y tarjeta de crédito con
que se desean cancelar las facturas pendientes por el cliente.
Cancelación De Facturas A Crédito en Efectivo (No Agentes de Retención):
Se ingresa al modulo de Finanzas a través de esta opción desglosa varias opciones se
selecciona la opción Bancos presenta la cuenta del banco; al Ingresar en cuenta se
coloca el Código Nº 04 y se le da a enter y refleja la cuenta del banco exterior, se
selecciona la operación Cuentas Por cobrar, en la parte de la transacción se
selecciona la opción deposito, el periodo del mes y fecha en que se realiza la
cancelación; en la Opción Nº se coloca como el pago es en efectivo. Se coloca
EFECTIVO / Nº DE FACTURA, en la sección de clientes a través del ingreso del
Número de Rif o Nombre de la Empresa.
Figura 02
Luego se va a la sección de CXC refleja las facturas; se selecciona las que el cliente
desee cancelar, el cliente indicara los números de factura que desee cancelar se bajan
seleccionando la X por ejemplo en este Caso La Empresa desea Cancelar la factura
00042575 por 2049,43 se baja seleccionando X, se le da a la opción SALIR
figura 03
Y nos lleva a la Imagen ver (Ver Figura 02) y se le añade una breve descripción del
pago en la opción Concepto y por último se le da a Guardar y se imprime el
Voucher que es el comprobante de pago del cliente que emite la Empresa. Se le
procede a la entrega de la Factura Original con su Comprobante de Pago, la copia se
archiva en su carpeta si es que el cliente cuenta con una carpeta en el archivo de
clientes; en caso de que no tenga se archiva en la carpeta Facturas Canceladas de
Clientes de acuerdo al mes correspondiente.
Cancelación Facturas A Crédito Cuando el Cliente es Agente de Retención
El cliente deberá al momento de cancelar traer copia de las facturas, el cheque con
que desea cancelar; los Comprobantes de Retención de IVA y Comprobante de
Actividades Económicas, si el cliente es de la zona; las facturas que contengan a
partir de Bs.F 1300 en adelante generan el Comprobante de Actividades Económicas.
Se Procede A través del sistema ingresar a la opción Finanzas muestra la opción
Bancos, se ingresa la información del cliente y del cheque con que se están
cancelando las facturas, se verifica los números de factura con sus respectivas
retenciones que contengan los mismos datos y fecha de la factura que se emitió a
crédito debido a que tiene que ir correctamente para efectos de declaración ante el
seniat (Ver Figura 03), procedemos a ingresar la información que tenemos en físico
al sistema , se selecciona la factura se le da a la aplicar la opción Ret.IVA que genera
la retención del 0.75% del monto total de la Factura , se verifica el monto de la
factura que genere el comprobante de Actividades Económicas, se resta el saldo final
que nos dio al aplicarle la retención menos el monto de la deducción del comprobante
de Actividades Económicas
En el modulo de pago se coloca el monto total de la resta, luego se ingresa a la
sección de Comprob. Ret.IVA se registra el numero de comprobante de Retención
de IVA que contenga (14) Dígitos, la fecha del comprobante y luego se selecciona la
X de la factura; se le da click a la opción SALIR nos lleva (Ver Figura 02)
seleccionamos la opción Guardar , se imprime el comprobante de pago del cliente
que especifica el número y monto de la factura y con que cheque se cancelo y en la
parte de Concepto transcribir un breve resumen de la transacción que se realizó
Se ingresa al modulo de Ventas a la opción Deducciones y Retenciones de IVA
Se llena la información del periodo actual del mes en que se está realizando la
operación, fecha del comprobante de Actividades Económicas, se selecciona el tipo
de factura en este caso es a crédito se selecciona la opción deducción.
A través del sistema se puede observar detalladamente las cuentas por cobrar de
clientes, se selecciona la opción Facturas y se selecciona la factura que se le aplico
Comprobante de Retención, y en la parte de concepto se coloca Deducción de
Impuesto de Actividades Económicas, luego se procede accesar a la opción ventas
deducciones y retenciones de ventas por que después queda pendiente ese monto al
cliente.
Por último, se le hace entrega de la factura original blanca junto con el comprobante
de Retención de IVA y Comprobante de Actividades Económicas, voucher de la
deducción de Impuestos de Actividades Económicas firmados y sellados por la
Empresa, se hace un juego para la contabilidad de la empresa que contenga copia de
las facturas canceladas, un Comprobante de Retención de IVA en original y un
Comprobante de Actividades Económicas en original ;firmados por la empresa del
cliente y por nuestra Empresa. Se archiva en su respectiva carpeta en copia. El
comprobante de Retención de IVA y el Comprobante de Actividades Económicas en
original van archivados en sus respectivas carpetas de comprobantes.
Figura 04
Cancelación De Una Factura A Crédito con Tarjeta de debito o Tarjeta de
Crédito (Si no es Agente de Retención)
Primeramente cobramos el total a pagar, es decir, realizamos la transacción a
tràves del punto de venta del Banco Caroní, esperamos que emita el voucher de
pago a través del número de referencia que emite el voucher es que ingresamos
al sistema Mantis Technologies.; se ingresa al módulo Finanzas se selecciona
la opción Bancos se procede a registrar los datos primeramente se selecciona la
cuenta del Banco Exterior, luego selecciona la opción Cuentas por Cobrar, se
posiciona en la opción REF; y se coloca el número de referencia que nos emite
el voucher; se repite el mismo número de voucher en la opción Nº luego se
carga la información del cliente se le baja la factura que cancela; se transcribe
una breve descripción del pago en la parte de concepto. Procedemos a
entregarle la factura original al cliente con su respectivo voucher emitido por el
punto de venta y el comprobante de pago que genera el sistema de la
cancelación de las facturas que canceló. Se genera una copia de la factura junto
con el voucher del punto de venta y el comprobante de pago de las facturas y se
archiva en su carpeta si el cliente tiene carpeta, si no tiene en carpeta se archiva
en Facturas Canceladas Clientes (Ver Figura 02)
Registrar Las Compras
El director general es quien autoriza el registro de las compras internas de la
empresa con sus respectivos códigos se procede a ingresar al sistema Mantis
Tecnologies en el Módulo de Compras muestra una lista de opciones se
selecciona la opción Registrar Compras
Figura 05
Luego que se ingresa nos muestra una lista de opciones de la cual se acepta
la opción Productos de Uso Interno; luego se le da click en Aceptar ,
refleja un formato para cargar toda la información que contienen las facturas
de compras con sus respectivos códigos de los materiales que se van a
ingresar se transcribe los datos del proveedor RIF, Nombre, Número de
teléfono ,Dirección, Comprador en el cual nos emite los nombres de los
socios de la empresa quienes son los únicos autorizados para hacer las
compras.
En este caso escogimos la opción del director general Sr Jesús Fernández, el
tipo de compra en este caso es a crédito, registrar el número de documento
que no es más que el número de factura, la fecha en que se emitió la factura-
El sistema refleja la fecha del día del registro y la fecha de vencimiento; el
plazo de pago es a 30 días las demás opciones por llenar se le da a enter
hasta llegar a Código.
Se ingresa el código del material que está en lista por registrar de la factura
se le da a Enter para que genere el material que está identificado con ese
código, verificar que sea el mismo material con las mismas descripciones de
la factura en este ejemplo se muestra el 003 y genero la Publicidad Página
completa global Magazine.
Cantidad (01) una, colocar la cantidad sin IVA y luego se le da a la opción
totales y genera el monto con IVA y se ingresa el Nùmero de control de la
factura y luego a la opción Guardar . Se procede a imprimir el ingreso de la
facturas se imprimen dos Uno para la Factura del Proveedor y la Otra al Jefe
de Almacén
Figura 06
Emisión De Pagos A Proveedores
La empresa atiende los pagos de los proveedores los días Martes y Jueves, se
coordina a que proveedores de acuerdo a las fecha de vencimiento de las facturas se
van a cancelar. Se realiza los Comprobantes de Retención de IVA de las facturas que
se van a Cancelar .
El Sistema Mantis Technologies, posee un registro de todos los proveedores a
quienes se les retiene el 75% o 100% del IVA, luego de esta deducción, quedara el
monto a cancelar. Si el proveedor es domiciliado en la región Guayana se emite
comprobante de retención de impuesto de actividades económicas, el porcentaje y
grupo (0.75% - 2BA) va a depender de la actividad a que se dedique la empresa y
cuando la base imponible de la factura sea mayor a 1300,00 Bs.F
Figura 07
Si la factura de compra, posee flete o gastos internos de ser este caso, el Sistema
Mantis Technologies, arrojara el código correspondiente PJ15.1. Al proveedor se le
retiene el 3% por concepto de gastos y fletes nacionales estipulado por el Seniat
Luego se registra el cheque a través del sistema Mantis por el modulo de Finanzas se
ingresa a la opción Banco para emitir el cheque al proveedor a través del Banco
Exterior, la operación a realizar es la cuentas por pagar, en la parte de la transacción
es cheque , la fecha en que se va hacer efectivo el cheque, Número de Cheque, se
ingresa al proveedor por Nombre o por Rif se selecciona la Opción CXP
Para que emita el monto a cancelar al bajar las facturas y se llenan los demás datos, se
coloca una breve descripción en la parte de conceptos para efectos de control interno
y se selecciona la Opción No Endosable, se le da click a la opción Guardar se
manda a imprimir el cheque; deberá contener nombre del proveedor, monto, fecha , el
monto en letras. Se procede a emitir un comprobante del pago que se está realizando.
Figura 08
Para entregar el pago al proveedor tiene que contener cheque Comprobante del pago,
(3) tres Comprobantes de Retención de IVA, (2) dos Comprobante de actividades
Económicas y en caso que contenga flete son (2) dos Comprobantes de I.S.R.L y Las
facturas originales con su respectivos voucher de ingresos, el mismo procederá a
firmar todos los Comprobantes, se le hace entrega de su cheque , y sus Comprobantes
de Retenciones Firmados y Sellados.
Se procede a sacarle copia al pago del proveedor para archivar las facturas originales
en el libro de compras y la copia en la carpeta del proveedor de las facturas que se
están cancelando, los Comprobantes en Originales van archivados en sus respectivas
carpetas , Comprobantes de Retención IVA, Comprobantes De I.S.R.L,
Comprobante de Actividades Económicas.
Actualización y Consultas De Los Proveedores de La Empresa
Mantenimiento y actualización de los archivos de proveedores. Se actualiza el
registro de los proveedores en el sistema como por ejemplo: Rif, Dirección, Nº de
Teléfono, Fax.
Figura 09
Se ingresa al sistema Mantis en el modulo de archivo se desglosa una lista de
opciones se selecciona Proveedores mostrara todos los proveedores que tiene la
empresa en este caso se selecciona CANTV y se le da doble click y encontraremos
los datos de ese proveedor
Figura 10
El Proceso De Bancos
Permite la emisión de cheques se coordina de acuerdo a la disponibilidad que hay en
banco y la comprobación de cheques en tránsito; se realizan a través de mantis en el
modulo de Finanzas seguido de la sección de Banco se carga la información del
cheque que se desea emitir
Las Conciliaciones Bancarias a Través del Sistema
A través de Mantis se puede Consultar los cheques que sean emitidos para llevar un
control de las salidas de cheques se ingresa en el modulo de Finanzas luego Bancos
Confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de las cuentas de
ahorros y corriente, con los valores que el banco suministra por medio de los estados
de cuenta para determinar si existe alguna diferencia a través del sistema en el
sección de bancos se procesa la información correspondiente
Figura 11
Permite a través de la Opción Buscar en caso de que se desee saber que cheques se
han emitido, muestra una lista de actividades se selecciona el numero del cheque,
fecha del cheque o se le da a click a Todos y aparecen reflejados todos los pagos con
cheque y se le da a la Opción Localizar y se ingresa el nombre del proveedor
mostrara todos los pagos que se le han hecho y así se concilia lo que tiene el sistema
con lo que está en físico
Manejo del libro Auxiliar De Bancos.
A través del sistema Mantis Technologies se Registran cada uno de los movimientos
hechos en las cuentas bancarias, como son el giro de cheques, consignaciones, notas
debito, notas crédito. Como en el caso de la anulación de un cheque por la opción
Finanzas en el menú bancos la opción Buscar se ingresa el día que se hizo el
cheque se selecciona la opción real se le da doble click y se le da a la opción Anular.
Ya el sistema nos emite la anulación el cheque anulado va archivado en una carpeta
Anulaciones de Cheques. (Ver Figura11)
Las Actividades de Nómina se llevan en el programa Saint Nómina
Revisar la asistencia, las comisiones, adelantos y prestamos, horas extras, feriados
para realizar el respectivo proceso de nomina quincenal en el Saint Nomina
Figura 12
Las Retenciones De Impuestos De Los Empleados.
Se retiene a los empleados 4% del S.S.O, (varia en función al Nº de lunes que tenga
el mes) 1% de Banavih, 0.5% de Paro Forzoso.
Calculo del Bono de alimentación
Se cancela de acuerdo a los días trabajados del empleado, si faltase debe justificar la
misma para la cancelación del mismo, se cancela el 25% de la unidad tributaria.
Archivo del Personal, Ingresos y Egresos
Ingresos de Datos al sistema Saint Nomina, cuando se termina la relación laboral se
procede al retiro del empleado en el sistema.
Figura 13
Cálculos y pagos de los aportes al Seguro Social Obligatorio, Paro Forzoso,
Banavih.
Los cálculos son mensuales en base al monto total de la nomina, (varia si ingresan o
se retira personal de la empresa) estos aportes se depositan directamente a los entes
respectivos,
Elaboración y Administración de Fideicomiso
Después de los tres (3) meses de periodo de prueba, se apertura una cuenta
fideicomiso al empleado, se cancela 5 días por concepto antigüedad a salario integral.
Cálculos de Prestaciones Sociales, adelanto de prestaciones sociales, Vacaciones,
Utilidades, Reposos.
Las prestaciones sociales se cancelan de la acumulación a través del tiempo de ciertos
beneficios económicos establecidos en la ley tales como la antigüedad, las
vacaciones, los bonos y el preaviso. El trabajador tiene el derecho a un período 15
días hábiles de vacaciones remuneradas una vez que cumpla 1 año de trabajo
ininterrumpido. Se cancela 45 días de utilidades, estos a salario integral.
Figura14
En este formato se lleva el control de los préstamos o adelantes que realiza el
personal donde especifica primera o segunda quince. Si son prestamos o adelantes se
llevan por separado en el formato
Figura 15
Actividades de contabilidad a través del Mantis Technologies
Trascripción de libros contables y Documentos (facturas, Notas de Debito y
Crédito, Gastos), para ser enviados a la contadora
Al cierre de cada mes, se revisa en libro de ventas que emite el sistema administrativo
mantis technologies para evaluar que las facturas que se hayan cancelado con
retenciones, contengan los 14 dígitos de comprobantes correctos y coincidan con el
formato de retenciones de periodo anteriores y periodo del mes. Igualmente el libro
de compras que las mismas no se hayan ingresado con errores y los datos como (Nº
de factura, Nº de control, fecha de emisión y monto totales).
Este proceso no debe exceder de los primeros 5 días de cada mes, ya que se debe
enviar toda la información requerida al contador externo para la respectiva
Declaración de IVA.
Figura 16
El Formato de Retenciones de IVA En este formato se refleja detalladamente todo los datos que generan las retenciones
de IVA de los clientes, este formato debe ser estrictamente correcto, vaciar la
información correcta verificar lo físico con lo digital, revisar que todas las facturas y
los números de Retenciones estén en el libro de ventas debe contener fecha de la
emisión de la factura, Rif, Nombre de la Empresa, Número de Factura, Numero de
comprobante de Retención, fecha de la emisión de las Retenciones, monto retenido
Figura 17
LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO Las actividades establecidas en el plan de trabajo al inicio de la pasantía fueron
logradas satisfactoriamente ya que el personal involucrado prestó la colaboración en
cuanto al desarrollo de los procesos efectuados en el departamento de Administración
de la Empresa “La Casa Del Electricista, C.A”
Para la realización de manera apropiada del informe de pasantía es indispensable
utilizar técnicas e instrumentos para la recolección de datos, los cuales nos permiten
evidenciar todas las situaciones que se presentan en el desarrollo de los procesos
asignados ; las técnicas y métodos usados fueron los siguientes: Observación directa,
Revisión Documental a continuación se detalla la información sobre los métodos
utilizados
OBSERVACIÒN DIRECTA
Es la más utilizada como técnica de investigación, la observación sugiere y motiva
los problemas y guía a la necesidad de la sistematización de los datos. La palabra
observación hará referencia explícitamente a la percepción visual y se emplea para
indicar todas las formas de percepción utilizadas para el registro de respuestas tal
como se presenta a través de los sentidos.
En este informe de pasantía se aplicará la técnica de observación directa ya que se
podrá evidenciar y visualizar de cerca cuales son las fallas que se presentan con
frecuencia a la hora de realizar cualquier actividad en cuanto a la descripción de los
procesos administrativos llevados por el Departamento de Administración de la
Empresa “La Casa Del Electricista, C.A”.
REVISION DOCUMENTAL
Es una técnica que permite obtener información proveniente de textos, manuales,
folletos, entre otros. Para obtener base más clara sobre el tema en estudio es necesario
utilizar la técnica de la documentación ya que este método servirá de soporte teórico
que sustente todo lo concerniente a la investigación planteada.
FACILIDADES Y DIFICULTADES DURANTE EL PROCESO DEL DESARROLLO DE LA PASANTÌA FACILIDADES:
.Asesoramiento sobre el manejo del sistema administrativo Mantis
Technologies.
Asesoramiento y apoyo del tutor Industrial en la ejecución de las actividades
del Departamento de Administración de la Empresa “La Casa Del
Electricista,C.A”.
Apoyo del personal que labora en el Departamento de Administración en
cuanto a material de trabajo.
DIFICULTADES:
El proceso de la pasantía tuvo una duración de dieciséis (16) semanas, no hubo
dificultades ya que se recibió toda la colaboración y apoyo necesario para el buen
desenvolvimiento en el lugar de trabajo.
APORTES DADOS A LA EMPRESA
En el aporte dado a la Organización, se aplicaron todos los conocimientos
administrativos adquiridos en la Universidad sirviendo este de gran apoyo
para el aprendizaje de todas las actividades ejecutadas por el departamento de
administración de la Empresa “La Casa Del Electricista,C.A”.
Y en lo práctico, luego del entrenamiento recibido sobre el uso del sistema
administrativa Mantis Technologies, se aplico satisfactoriamente, logrando
cumplir con todas las asignaciones recibidas por parte del Tutor Industrial del
departamento. Dando un optimo resultado, agilizando todas las actividades
pendientes, gestionando las cobranzas y repercutiendo de manera positiva en
la imagen de la Empresa
APRECIACIÒN SOBRE LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS DURANTE
EL PROCESO ADMINISTRATIVO.
La realización de la pasantía en la Empresa “La Casa del Electricista, C.A dejo una
experiencia satisfactoria debido a que se obtuvo conocimientos legales y
administrativos. Acompañados de la investigación para fomentar los conocimientos
que se debían implementar administrativamente logrando así mayor interés por
aprender y prestar la colaboración necesaria para desarrollar las funciones llevándolo
a la práctica. Se obtuvo conocimientos en la importancia que tiene el cliente para la
organización ofreciéndole la disposición en todos sus requerimientos y que el mismo
quede satisfecho de atención ofrecida por el personal
A la hora de señalar los conocimientos obtenidos en el desarrollo de la pasantía hay
que hacer referencia a todas las actividades administrativas que genera una empresa,
observando así que la administración es de suma importancia debido a que es el
departamento con más responsabilidades por ejecutar.
En el desarrollo de la pasantía también se conoció de los tramites tributarios que se
adquiere debido a la actividad que realiza la empresa, en este caso, la empresa es
contribuyente especial quien tiene una responsabilidad de verificar y mantener al día
los libros de compras, gastos de caja, libros de ventas, informe gerencial y el
compromiso con el Seniat; se adquieren al realizar todas estas tareas pues todas y
cada una de ellas están vinculadas directamente con los deberes formales y las
sanciones pecuniarias que se aplican a la hora de un ilícito, es decir, de no llevar en
los libros la debida información , los retrasos del pago de la declaración de IVA
genera multas, por eso la empresa debe mantener correctamente todos los archivos,
ser vigilante de las facturas y las respectivas tramitaciones que implican las demás
actividades.
En general, los conocimientos aprendidos y reforzados en el departamento de
administración serán de gran utilidad a lo largo de mi trayectoria como profesional
CONCLUSIONES
Con esta investigación se pudo evidenciar que en el departamento de administración
no hay una descripción de los procesos administrativos de manera detallada que nos
indiquen paso a paso; a la hora de ejecutar las actividades sin tener que estar
consultando a demás personas, se toma la decisión con asesoría de la tutora industrial
Debido a que simplificara el trabajo debido a que el personal .Contara con los
procesos a realizar dependiendo de la actividad que el mismo vaya a llevar a cabo.
Destacar la importancia que tiene la implantación de los procesos administrativos
para así obtener un alto nivel de eficiencia, ofreciéndole a la clientela un servicio de
calidad logrando las metas trazadas, y por ende el de los objetivos específicos
establecidos que conlleven a la empresa a ser exitosa; a través del sistema nos
permitirá el manejo de información confiable, ayudan a la gerencia a tomar
decisiones oportunas con resultados óptimos en el servicio que presta el departamento
de administración empresa “La Casa Del Electricista, C.A”.
RECOMENDACIONES
Tomando en cuenta las conclusiones a las cuales se llegó, se recomienda:
1. Establecer actualizaciones en el software Mantis Technologies para ofrecerle
a la clientela toda la información necesaria que el mismo requiera
2. Actualizar constantemente los procesos administrativos que realice la
empresa en caso que incurra en cambios para asi fortalecer el logro de sus
objetivos
3. Se recomienda al personal ser cooparticipe en los procesos que ejecuta la
empresa para así obtener más conocimientos para su área de trabajo
.
REFERENCIAS BIBLIOGRÀFICAS
SABINO, Carlos (1998). Cómo hacer una Tesis. Guía para elaborar y redactar Trabajos Científicos. Editorial Panapo. 2da. edición. Caracas. MUNICH G. Y MARTÍNEZ Gustavo (1979) Procesos Administrativos. Editorial Panapo. Caracas. TERRY & FRANKLIN (1993) Procedimientos Administrativos. Editorial 8va. Ed. Panapo. Caracas Nuevo Reglamento De Pasantías UNEG Según Resolución, Nº CU-O-09-446, fecha 16-05-2011, Según Acta Nº O-09
ANEXOS
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACION Y CONTADURÍA
Fecha de Inicio
PLAN DE TRABAJO Fecha de Culminación
Anexo 01
01 07 2011
29 º10 2011
ACTIVIDADES SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Inducción al área de trabajo y charla de aprendizaje sobre el manejo del sistema
administrativo Mantis Technologies, explicación de las actividades que realiza el
departamento de administración, emisión de facturas a crédito y al contado, recepción
de pagos de clientes a crédito
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Archivar facturas a crédito, actualizar a través del sistema el estado de cuenta de los
clientes, realización de pagos a proveedores, como se debe emitir los cheques a través
del sistema, cancelación de facturas a crédito de clientes que son Agente de Retención
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Crear carpetas a nuevos clientes y a proveedores, como se emiten las retenciones de
IVA a los proveedores, como se realiza los comprobantes de Retención de
Actividades económicas, realizar conciliaciones bancarias a través del sistema, revisar
los libros contables y documentos (facturas, notas de crédito, gastos) que se estén
archivando en sus respectivas carpeta
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Transcribir el formato de retenciones de IVA de periodos anteriores y del periodo
actual, revisar las retenciones que contengan los datos correctamente para ingresarlos
al formato de retenciones de Iva ,explicación de cómo se realiza la nomina de la
empresa
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Ingresar las compras al sistema, transcripción diaria de los cheques que se emiten,
gestionar las cobranzas debido que hay clientes morosos
X X X X X X X X X X
Archivar las facturas originales en sus carpetas, como se realiza una devolución de
una facturas, actualización de los datos de los clientes y los proveedores
X X X X X X X X X
Formato de Libro de Venta (Anexo 2)
NUM. EXPED.
NUM. PLANILLA
BASE IMPONIBLE % I. V. A. %
COMPROB. DE
RETENCION
IVA RET. A TERCERO
S
0001 PJ 01 0001
0002 PJ 01 0002
0003 PJ 01 0003
0004 PJ 01 0004
0005 PJ 01 0005
0006 PJ 01 0006
0007 PJ 01 0007
0008 PJ 01 0008
0009 PJ 01 0009
0010 PJ 01 0010
0011 PJ 01 0011
0012 PJ 01 0012
0013 PJ 01 0013
0014 PJ 01 0014
0015 PJ 01 0015
0016 PJ 01 0016
0017 PJ 01 0017
TP = TIPO DE PROVEEDOR TT = TIPO DE TRANSACCION
IVA= IMPUESTO AL VALOR AGREGADO R.I.F= REGISTRO DE INFORMACION FISCAL TP= TIPO DE PROVEEDOR
IMPORTACIONES
NUM. DEL
DOCUM.
*(332) C o m p r a s I n t e r n a s A f e c t a s s o l o A l i c u o t a G e n e r a l + a d i c i o n a l
*(30) C o m p r a s E x c e n t a s s i n d e r e c h o a c r é d i t o f i s c a l
T O T A L E S
*(31) C o m p r a s I m p o r t a c i ó n A f e c t a s s o l o A l i c u o t a G e n e r a l
*(312) C o m p r a s I m p o r t a c i ó n A f e c t a s e n A l i c u o t a G e n e r a l + a d i c i o n a l
*(313) C o m p r a s I m p o r t a c i ó n A f e c t a d a s en A l i c u o t a r e d u c i d a
*(33) C o m p r a s I n t e r n a s A f e c t a s s o l o A l i c u o t a G e n e r a l
RESUMEN
N O M B R E O R A Z O N
S O C I A L
02
AJUSTE04
NR= NO RESIDENCIADO ND= NO DOMICILIADO XXXXXXXXXX REGISTRO COMPLEMENTO ANULACION03PN= PERSONA NATURAL PJ= PERSONA JURIDICA SR= SIN RIF 01
EMPRESA: R.I.F:
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
MES: Año:
I. V. A.BASE IMPONIBLE
TOTAL COMPRAS
INCLUYENDO IVA
N° OPER
NUM. NOTA DE DEBITO
NUM. DE CONTROL
DEL DOCUM.
N U M. NOTA DE CREDITO
C O M P R A S
*(333) T o t a l C o m p r a s i n t e r n a s a f e c t a s e n A l i c u o t a R e d u c i d a
T o t a l e s
RETENCIONES
F ECHA
NUM. DE DOCUM.
AFECTADOTP TT R .I .F. N°
OPER
ANTICIPO IVA
(IMPORT.)
IMPORTACION COMPRAS INTERNAS
DIRECCION
COMPRAS
COMPRAS
SIN DERECHO A CREDITO
FISCAL
SR= SIN
NUM. EXPED.
NUM. PLANILLA
BASE IMPONIBLE % I. V. A. %
COMPROB. DE
RETENCION
IVA RET. A TERCERO
S
0001 PJ 01 0001
0002 PJ 01 0002
0003 PJ 01 0003
0004 PJ 01 0004
0005 PJ 01 0005
0006 PJ 01 0006
0007 PJ 01 0007
0008 PJ 01 0008
0009 PJ 01 0009
0010 PJ 01 0010
0011 PJ 01 0011
0012 PJ 01 0012
0013 PJ 01 0013
0014 PJ 01 0014
0015 PJ 01 0015
0016 PJ 01 0016
0017 PJ 01 0017
TP = TIPO DE PROVEEDOR TT = TIPO DE TRANSACCION
IVA= IMPUESTO AL VALOR AGREGADO R.I.F= REGISTRO DE INFORMACION FISCAL TP= TIPO DE PROVEEDOR
IMPORTACIONESNUM. DEL
DOCUM.
*(332) C o m p r a s I n t e r n a s A f e c t a s s o l o A l i c u o t a G e n e r a l + a d i c i o n a l
*(30) C o m p r a s E x c e n t a s s i n d e r e c h o a c r é d i t o f i s c a l
T O T A L E S
*(31) C o m p r a s I m p o r t a c i ó n A f e c t a s s o l o A l i c u o t a G e n e r a l
*(312) C o m p r a s I m p o r t a c i ó n A f e c t a s e n A l i c u o t a G e n e r a l + a d i c i o n a
*(313) C o m p r a s I m p o r t a c i ó n A f e c t a d a s en A l i c u o t a r e d u c i d a
*(33) C o m p r a s I n t e r n a s A f e c t a s s o l o A l i c u o t a G e n e r a l
RESUMEN
N O M B R E O R A Z O N
S O C I A L
02AJUSTE
04NR= NO RESIDENCIADO ND= NO DOMICILIADO XXXXXXXXXX REGISTRO COMPLEMENTO ANULACION
03PN= PERSONA NATURAL PJ= PERSONA JURIDICA SR= SIN RIF 01
EMPRESA: R.I.F:
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
MES: Año:
I. V. A.BASE IMPONIBLE
TOTAL COMPRAS
INCLUYENDO IVA
N° OPER
NUM. NOTA DE DEBITO
NUM. DE CONTROL
DEL DOCUM.
N U M. NOTA DE CREDITO
C O M P R A S
*(333) T o t a l C o m p r a s i n t e r n a s a f e c t a s e n A l i c u o t a R e d u c i d a
T o t a l e s
RETENCIONESFECHA
NUM. DE DOCUM.
AFECTADOTP TTR .I .F. N°
OPER
ANTICIPO IVA
(IMPORT.)
IMPORTACION COMPRAS INTERNAS
DIRECCION
COMPRAS
COMPRAS SIN
DERECHO A CREDITO
FISCAL
Anexo N° 3 Formatos de Libros Compras.
Empresas y Personas
Nº NOTA FECHA ORDEN NOMBRE VENTAS COMPRAS TELEFONO LLAMADA LISTO PLANILLA ENTREGADO123456789
101112131415161718192021 1222324252627
ENERO 2010
Anexo N°4
Formato para el orden de Llegada de las Empresas
Enero 2011
Nº NOTA FECHA ORDEN NOMBRE VENTAS COMPRAS TELEFONO LLAMADA LISTO PLANILLA ENTREGADO12345678
CONTRIBUYENTES FORMALESENERO-FEBRERO-MARZO
EMPRESAS QUE TRABAJAN CON REPORTE Z
NOTAS DE FIRMA FIRMA SERIAL MAQ.1 SERIAL AMAQ.2 CREDITOS CONTADOR CLIENTENOMBRE MAQUINAS FISCALES FACTURAS
MANUALES FECHAULT. REPORTE Z
MAQ. 1
PERIODO IVA ENERO 2010
Anexo N° 5
Formato para el orden de Llegada de las Empresas
Anexo N° 6
Formato para el orden de Llegada de las Empresas
Periodo IVA Enero 2011
PLANILLA FORMA 30. DECLARACION DE IVA
Anexo N° 7
Planilla de Forma 30 IVA. Pág 1/2
Anexo N° 8
Planilla de Forma 30 IVA. Pág 2/2
PLANILLA DE PAGO DE IVA
Anexo N° 9
Planilla de Pago Cuota Tributaria IVA.
