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Informe de Notas a

Estados Financieros

Diciembre de 2017

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NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2017

(Valores expresados en miles de pesos)

I. NOTAS DE CARÁCTER GENERAL

1- NATURALEZA DEL ENTE: La Contraloría General de Cundinamarca, es una entidad de carácter técnico, con autonomía administrativa y presupuestal creada mediante Ordenanza 36 de julio 29 de 1935 y de acuerdo con la Constitución Política de Colombia; le corresponde la función pública de control fiscal de la Administración de Cundinamarca, y la de sus municipios donde no haya contraloría municipal, los sectores descentralizados de ambos órdenes y a los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos en toda la jurisdicción territorial del Departamento Cundinamarqués, de acuerdo con los principios, sistemas y procedimientos establecidos por la ley. Dicho control se ejerce de manera posterior y selectiva función que se extiende al ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal, de gestión y de resultados de la administración territorial, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. Tiene como visión al 2019 ser reconocida como una contraloría destacada en el país por su contribución en el buen manejo de los recursos públicos, basada en el ejercicio de un control fiscal eficiente e independiente; con capacidad técnica, jurídica y humana para alertar la posibilidad del daño patrimonial o el logro de su resarcimiento, con altos principios éticos; coadyuvando a la paz de Colombia y a la construcción de un país más equitativo, incluyente, transparente, y con un alto sentido de lo ambiental. 2- POLÍTICAS Y PRACTICAS CONTABLES: La entidad realiza el proceso de identificación, registro, preparación y revelación de sus estados contables, dando aplicabilidad al Régimen de Contabilidad Pública adoptado por la Resolución 354 del 05 de septiembre de 2007, conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de procedimientos y la Doctrina Contable Pública y contiene la regulación contable pública de tipo general y específico; la Resolución 355 de 2007 en el que se adopta el Plan General de Contabilidad Pública integrado por el marco conceptual y la estructura y descripción de las clases, y la Resolución 356 de 2007 en la que se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública integrado por el catálogo general de cuentas, los procedimientos contables y los instructivos contables; siendo sus operaciones financieras y económicas soportadas con documentos fuentes de origen interno y externo, reflejadas en los libros oficiales de contabilidad. Con el fin de garantizar la razonabilidad y consistencia de las cifras consignadas en el Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social y cuentas de orden, La Contraloría de Cundinamarca aplico los procedimientos generales expedidos por la Contaduría General de la Nación, criterios y normas de valuación de activos y pasivos.


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La depreciación del valor de los bienes del grupo Propiedad, Planta y Equipo y la amortización de los activos registrados en las cuentas Bienes y Servicios pagados por anticipado, Cargos Diferidos, e Intangibles; se calculan utilizando el método de línea recta de acuerdo a la vida útil estimada según Circular Externa 11 de 1996. En el marco de los principios de contabilidad pública el reconocimiento del proceso de afectación cuantitativa real y potencial de los hechos económicos, financieros y sociales de la Contraloría de Cundinamarca se aplica sobre la base de causación y para el reconocimiento de la ejecución presupuestal se utiliza la base de caja en los ingresos y el compromiso en los gastos. Por ser una sección del gasto del Departamento de Cundinamarca, los estados financieros se remiten a la Secretaria General del Departamento quienes los incorporan y consolidan con la información a presentar a la Contaduría General de la Nación Actualmente la contabilidad se lleva de manera sistematizada y se utiliza el software SYSMAN; el cual funciona con las interfaces de Tesorería, Presupuesto, Almacén e Inventarios y Nómina. 3. EFECTOS Y CAMBIOS SIGNIFICATIVOS EN LA INFORMACIÓN CONTABLE: Grupo 11: MANEJO DEL EFECTIVO En este grupo se incluyen las cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata; como son la caja, cuentas corrientes, y de ahorros, que se utilizan para el desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública. La Contraloría de Cundinamarca viene aplicando el numeral 3.8 Conciliaciones de Información; de la resolución 357 de 2008, manteniendo como principal actividad la elaboración mensual de las conciliaciones bancarias, con el fin de garantizar que el proceso conciliatorio haga posible un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto y los libros de contabilidad. Para la fecha de cierre 31 de diciembre de 2017 todas las cuentas de la Contraloría de Cundinamarca quedaron debidamente conciliadas. Al cierre de la vigencia la Contraloría tiene abiertas tres cuentas bancarias con Bancolombia; una de ahorros con Número 12616916716 y dos corrientes con los Números 12616913109. y 20317725431 respectivamente. Estas cuentas son utilizadas para el recaudo de las transferencias del departamento por concepto de cuotas de fiscalización, el pago de la nómina y proveedores. Y en la cuenta corriente No 20317725431 se maneja los desembolsos correspondientes a Caja Menor a la cual mensualmente se le realiza arqueo de caja para verificar el saldo de la cuenta y la persona encargada del manejo de caja menor hace control respectivo de los saldos de dicha cuenta. Las cuentas bancarias presentan un saldo al cierre de la vigencia de $377.299, estos valores representan la liquidez inmediata en cuentas bancarias y equivalen al 1.7% del total del activo.


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GRUPO 14 DEUDORES. En este grupo están representados los valores de los derechos de cobro de la entidad originados en el desarrollo de sus operaciones; hacen parte de este las Transferencias por Cobrar, Avances y anticipos entregados, Pagos por cuenta de terceros, Indemnizaciones, Responsabilidades Fiscales y Otros deudores. La entidad no reconoce provisión para deudores atendiendo al párrafo 156 que hace parte de las normas técnicas incluidas en el PGCP, en el que la Contaduría General determina lo siguiente: “El reconocimiento de la provisión de deudores afecta el gasto. Los deudores de las entidades de gobierno general que no estén asociadas a la producción de bienes o a la prestación de servicios individualizables no son objeto de provisión. En este caso cuando el derecho se extinga por causas diferentes a cualquier forma de pago se afectará directamente el patrimonio” Para el 2017 el grupo Deudores cerro con un saldo de $185.867, cuya mayor representatividad se refleja en la cuenta Otros Deudores –Pago por Cuenta de Terceros Incapacidades, con cuantía igual a $160.816 y que equivalen al 86,52% del total del grupo; en ella se incluye los valores por recaudar de incapacidades correspondiente a períodos que van de 2014-2017 pero que por falta de información confiable, clara y cierta no fue posible conciliar la cuenta para establecer las cuantías reales que adeudan las E.P.S a la entidad, sin embargo en el transcurso de 2017 la Subdirección de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería trabajo conjuntamente con la Dirección Administrativa de Gestión Humana para obtener información precisa que permitiera organizar y clasificar la cartera por edades y hacer la gestión de cobro correspondiente para disminuir la mora en este proceso y castigar cuentas que se pudieran clasificar como incobrables, pero no fue posible obtener información base que soportara la incobrabilidad y por ende el castigo de la cuenta, por tal razón se espera que el proceso se continúe realizando en el 2018 con mejores resultados y con el objetivo de sanear la cuenta y mejorar el sistema de recobro de incapacidades, teniendo en cuenta el plan de mejoramiento suscrito con la AGR y el cual tiene vigencia a junio 30 de 2018. GRUPO 16 Y 19 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Y OTROS ACTIVOS. En el grupo 16 Propiedad, Planta y Equipo la cuenta de edificaciones de uso permanente sin contraprestación, tuvo una variación muy importante debido a que en la vigencia 2017 con adición No 2 al contrato interadministrativo de comodato No 103 de 2016, celebrado entre la Beneficencia y la Contraloría de Cundinamarca para el usufructo del edificio ubicado en la Calle 49 No 13-33 y en el que funcionan las oficinas de la entidad, se realizó modificación en el avaluó comercial del edificio lo que incremento su valor en $9.828.245 teniendo en cuenta el valor comercial que se estableció en la adición y que se incluyó en el saldo en libros de la Contraloría de Cundinamarca, lo que refleja un incremento en este bien de 53,15% con respecto a la vigencia anterior y que representa el 95,75% del total del activo de la entidad, lo que ocasiona un impacto importante en el balance ya que su peso muestra una dependencia financiera de alto riesgo, especialmente por el hecho de ser un bien dado en comodato que hace inestable su permanencia y manejo por parte de la entidad y que en el caso


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de no haber continuidad en el comodato se debe sacar de los estados financieros lo que disminuiría de forma drástica los activos y por ende el patrimonio. Se realizó el inventario físico en el transcurso del año y se hicieron los ajustes respectivos en la parte contable. La Contraloría de Cundinamarca viene causando el pago total de las pólizas de seguros y a su vez las amortiza de acuerdo al periodo de vigencia. Los cargos diferidos, materiales y suministros se encuentran debidamente conciliados con el almacén con corte 31 de diciembre de 2017. El software y las licencias se encuentran debidamente amortizadas. Además, se recalculo la cuenta de depreciación para edificaciones de uso permanente sin contraprestación de acuerdo al avaluó comercial realizado al edificio y que causo efectos importantes en el resultado del periodo ya que la depreciación mensual del bien paso de $18.583 a $34.963 para los meses de noviembre y diciembre con un incremento mensual el 53,14% En Equipos de Transporte, Tracción y Elevación de Uso permanente se incluyó una camioneta recibida a través del comodato No 141 de 2017 cuyo valor es de $128.800 y dos motocicletas que se adquirieron a través de comodato No 256 de 2017 que fueron firmados con la Secretaria General del Departamento de Cundinamarca. En cuanto a la preparación de los Estados Financieros con miras a la implementación de NICSP y teniendo en cuenta lo establecido por la Resolución 533 de 2015 y el Instructivo No 002 de 2015, la entidad realizo un trabajo de depuración de la propiedad, planta y equipo en la que se buscó clasificar los elementos por su estado y condiciones de uso considerando el saldo en libros y vida útil, se contó con el apoyo de la oficina de planeación y de servicios generales para que se emitieran los conceptos correspondientes y establecieran las vidas útiles residuales con las que iniciaran una vez hecha la transición. Igualmente se dieron de baja elementos que se consideraron inservibles por cuantía igual a $288.691 2. PASIVOS Son las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad contable pública como consecuencia de hechos pasados, de las cuales se prevé que representan para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicios o beneficios económicos en desarrollo de funciones de cometido estatal; la Contraloría de Cundinamarca utilizo los criterios y normas de valuación contempladas en el Plan General de Contabilidad Pública para el registro de los pasivos, el reconocimiento de estos se efectúa de acuerdo al principio de causación, quiere decir cuando se contrae la obligación y se ordena el gasto.


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El pasivo total de la entidad asciende a $1.340.969 y por su mayor representatividad podemos analizarlo así:

Concepto Valor Porcentaje Participación

en el Total del Pasivo

Observación

Obligaciones Laborales

$913.837 68,14 En ella se incluye el pasivo real de las prestaciones sociales que ha cierre de la vigencia estaban por pagar como son: Vacaciones, Prima de Vacaciones, Bonificación Especial de Recreación, y Bonificación por Servicios Prestados

Cuentas por Pagar

$406.324 30,30 El grupo más importante en cuanto a cuentas por pagar encontramos Acreedores Varios en donde se incluye el valor pendiente por girar a la Tesorería General del Departamento por concepto de rendimientos financieros, recobro incapacidades de vigencias anteriores, y sobrantes de presupuesto por cuantía igual a $291.775

Pasivos Estimados

$20.808 1,55 que corresponde al reconocimiento de la provisión para contingencias por litigios que afronta actualmente la entidad.

TOTAL $1.340.969 100 3. PATRIMONIO. En él se incluyen los grupos que representan bienes y derechos, deducidas las obligaciones, para cumplir las funciones de cometido estatal. Esta diferencia se encuentra representada en los recursos aportados o asignados a la entidad contable pública para su creación y desarrollo. 4. INGRESOS. TRANSFERENCIAS Y OTROS INGRESOS. Transferencias: Se reconocen las transferencias recibidas por parte de la Gobernación de Cundinamarca por concepto de cuotas de fiscalización, originando las cuentas de cobro que son causadas mensualmente y enviadas a la Gobernación para el respectivo pago. Otros Ingresos: Se incluyen los valores de los costos y gastos recuperados, donaciones e indemnizaciones. Y de ajustes de ejercicios anteriores. 5. GASTOS. En esta denominación se encuentran los grupos que representan los flujos de salida de los recursos de la entidad contable pública susceptibles de reducir el patrimonio de la entidad durante el periodo contable, en orden de importancia por el peso que tienen frente a los demás gastos encontramos; Gastos de Administración $19.306.835 con el 99,91% y en el que se destaca Sueldos y salarios con $14.115.808 y representan el 73,11% del total del subgrupo.


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En el mismo subgrupo encontramos Contribuciones Imputadas por cuantía igual a $34.113 y que representa el 0,17% del total del gasto de este subgrupo y refleja el valor asumido por la entidad por concepto de incapacidades, contribuciones efectivas con $2.495.116 con el 12,92% y aportes sobre la nómina $537.618 con el 2,78% con respecto al total del subgrupo. De otra parte, encontramos los gastos generales que intervienen directamente con el desarrollo de las diferentes actividades de la entidad y que permiten su normal funcionamiento con cuantía igual $2.007.347 y que representan el 10,40% del total del subgrupo. Finalmente encontramos los gastos de provisión para contingencias por Litigios y que para la vigencia suma $26.106 y representan el 0,13% del total del subgrupo. Otros Gastos Ordinarios y Extraordinarios en este grupo encontramos valores por la pérdida en retiro de bienes y pérdidas por siniestros de activos fijos y que suman $15.519 Ajustes de ejercicios anteriores: en el que aparecen los valores de ajustes que se debieron realizar dentro de esta vigencia y que pertenecía a ejercicios anteriores por cuantía igual a -$26.043 4. LIMITACIONES Y/O DEFICIENCIAS DE TIPO OPERATIVO Y ADMINISTRATIVO QUE INCIDEN EN EL NORMAL DESARROLLO DEL PROCESO CONTABLE Y/O AFECTAN LA CONSISTENCIA Y RAZONABILIDAD DE LAS CIFRAS. En el proceso contable se evidencian situaciones que ponen en riesgo la calidad de la información y están asociadas a cada una de las actividades que se desarrollan regularmente dentro del proceso; entre las que se puede mencionar: Limitaciones de Orden Administrativo: La entidad actualmente tiene implementado el Software contable SYSMAN, que contiene un módulo para Contabilidad, uno de Presupuesto, Almacén y Nómina los cuales deben ser interfazados cada mes al módulo de contabilidad para consolidar la información; sin embargo, se han presentado inconvenientes con la información generada en los módulos de Nómina y Almacén Módulo de Nómina: Las limitaciones se dan por dos razones; una, porque la información generada es de responsabilidad y manejo de la Dirección de Gestión Humana, de otro lado el sistema presenta algunos inconvenientes de parametrización de las cuentas contables para hacer la interfaz, lo que ocasiona que la información generada desde el módulo de nómina en algunos casos se presente de forma incorrecta, ya que no tiene en cuenta el pasivo real que arrastran las cuentas por pagar de la vigencia anterior, ni tampoco se puede incluir el reconocimiento del pasivo real al cierre del ejercicio, por lo que se debió reclasificar y hacer los ajustes correspondientes de forma manual, se espera que para 2018 la configuración del sistema incluya estos nuevos desarrollos para que se haga de forma automática y así la información se refleje de manera veraz y con la calidad esperada en el módulo de contabilidad; por este hecho se tuvo que realizar ajustes permanentes que generaron reprocesos


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presentándose un movimiento débito y crédito superior al del flujo normal, sin mayores alteraciones en los saldos finales. Módulo de Almacén: en este módulo también se presentaron dificultades con la parametrización de las cuentas contables y de algunos errores de cálculo de depreciaciones, y de manejo de activos cuando van a bodega de inservibles para dar de baja, por lo que se debió realizar varios ajustes, es de resaltar que el informe que emite el módulo de almacén presenta inconsistencias con respecto a los valores de la depreciación acumulada ya que una vez se realiza el proceso de retirar el activo contablemente la depreciación acumulada se cancela y se envía a cuentas de orden de control hasta tato no procede la salida de bodega de inservibles, sin embargo en el informe de almacén continua presentando el valor de la depreciación acumulada hasta tanto no se anula la placa del bien, hecho que ocurre hasta que no sale de la bodega de inservibles a su disposición final, por lo tanto no es posible obtener una conciliación frente a esta información, se está en espera que el sistema haga el desarrollo correspondiente para hacer la cancelación de las depreciaciones en las mismas condiciones. Limitaciones De orden contable: el sistema no permite realizar las transacciones en tiempo real, lo que ocasiona ingresar información de forma manual como es los ajustes que se deben hacer por el movimiento de nómina (causación de pasivo real), se debe registrar manualmente las cesantías de régimen retroactivo, las demandas o litigios, los contratos celebrados y pagados, la causación de amortizaciones, legalización de viáticos entre otros. En cuanto al grupo deudores por concepto de incapacidades por cobrar a las E.P.S, contabilidad no logro conciliar estos valores, ya que al cierre del periodo no se había recibido información de calidad y confiable que nos permitiera comparar las cifras y establecer los valores reales que adeudan. Sin embargo, en el transcurso del año se afecto el saldo de las cuentas en los casos en que se logró identificar valores que se consignaron a la cuenta por parte de las E.P.S haciendo los respectivos descargos en la cuenta y al tercero correspondiente.


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II NOTAS DE CARACTER ESPECÍFICO (Valores expresados en Miles de Pesos)

RELATIVAS A SITUACIONES PARTICULARES DE LOS GRUPOS, CLASES, CUENTAS Y SUBCUENTAS. CLASE 1 – ACTIVOS Incluyen las cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata en caja, cuentas corrientes, de ahorro y en fondos; disponibles para el desarrollo de las funciones del cometido estatal de la entidad contable pública. (1) GRUPO 11 – EFECTIVO: Corresponde al valor de los fondos disponibles depositados en caja y bancos. Los saldos de efectivo comparativos entre 31 de diciembre de 2016 y 2017 eran los siguientes: DICIEMBRE

2016 DICIEMBRE

2017 CAJA -0- -0- Caja Principal -0- -0- Caja Menor -0- -0- DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS

$389.027

$377.298

Cuenta Corriente 250.373 54.630 Cuenta de ahorro 138.654 322.668 En las cuentas corrientes y de ahorros se manejan los recursos, por concepto de las cuotas de fiscalización y auditaje del Sector Central y Descentralizado del Departamento y los Establecimientos Públicos, entidades auditadas por la Contraloría de Cundinamarca y que se constituyen en la única fuente financiación de la entidad; a la fecha de cierre estaba pendiente por girar a la Tesorería del Departamento el sobrante de presupuesto, ingresos por recuperaciones, y rendimientos financieros del mes de diciembre de 2017 por cuantía igual a $291.775.

Las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes y de ahorros de Bancolombia se realizaron mensualmente junto con el registro de los rendimientos financieros y fueron revisadas en su totalidad. A 31 de diciembre de 2017 en la cuenta corriente estaba pendiente de afectación bancaria, por 51 cheques girados y no cobrados por cuantía igual a $439.171 y en la cuenta de ahorro quedaron pendientes cheques que fueron entregados y no cobrados por cuantía igual a $14.591. Con respecto al pago de los cheques la entidad continúo aplicando lo establecido en el artículo 721 del código de comercio que dice: “aun cuando el cheque no hubiere sido presentado en tiempo, el


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librado deberá pagarlo si tiene fondos suficientes del librador o hacer oferta de pago parcial, siempre que se presente dentro de los seis meses que sigan a su fecha”. para la vigencia no se presentaron cheques pendientes de cobro con caducidad mayor a seis meses. (2) GRUPO 14 – DEUDORES: Representa el 0,85% del total del activo, las cuentas por cobrar que posee la contraloría corresponde principalmente a cuotas de fiscalización y a otros deudores en el que encontramos como rubro importante el cobro de incapacidades que constituye derechos ciertos a favor de la entidad. Transferencias Por Cobrar. Corresponde a las Cuotas de Fiscalización y Auditaje del Sector Central y Descentralizado del Departamento y de los Establecimientos Públicos auditadas por la Contraloría de Cundinamarca y que a 31 de diciembre de 2016 no presenta cartera pendiente por este concepto. (2.1) OTROS DEUDORES En esta cuenta encontramos los valores de los derechos de cobro de la entidad, diferentes a los originados en el desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Los saldos de otros deudores, comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre de

2016 Diciembre de

2017 OTROS DEUDORES $165.196 $185.866 Pagos por cuenta de terceros Incapacidades 140.191 160.816 Responsabilidades Fiscales 19.851 19.851 Otros Deudores 5.153 5.199 La subcuenta Pagos por cuenta de terceros: Constituye los valores causados por concepto de Incapacidades por enfermedad general de los funcionarios de la entidad y que están pendientes de pago por las diferentes E.P.S con cuantía igual a $160.816 y que tuvo un incremento del 14,71% con respecto al año anterior, en esta cuenta se refleja los saldos acumulados por recuperar de las vigencias 2014-2017 y de los que no hay certeza en su razonabilidad ya que a pesar de los esfuerzos de la Subdirección de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería y la Dirección de Gestión Humana para conciliar y establecer saldos reales de la cuenta no fue posible obtenerlo, dentro de los avances significativos podemos referir la inclusión de nuevos procedimientos para acelerar el recobro, ya que una de las mayores dificultades es que los funcionarios incapacitados no hacen llegar a tiempo los documentos requeridos para tramitar el recaudo de cartera y tampoco se pueden incluir en las novedades que se presentan en el mes quedando fuera de la información que Nómina interfaza con Contabilidad, por esta causa algunas incapacidades se deben incluir de forma extemporánea para reconocerlas en contabilidad, sin embargo para el 2017 Gestión Humana no informo de la existencia


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de este tipo de incapacidades no reconocidas en la nómina al cierre de cada mes, existe en la Dependencia y en la entidad un plan de Mejoramiento en ejecución con vencimiento 30-06-2017 el cual pretende actividades propias para establecer el valor real de esta partida y su recobro A diciembre 31 de 2017 la subcuenta presentaba los siguientes saldos por cobrar por cada EPS:

Entidad 2016 2017 Variación

Cafesalud E.P.S 5.491 0 (100)

Compensar E.P.S 8.514 279 -96.72

Coomeva E.P.S 1.331 1.768 32.83

Cruz Blanca E.P.S 4.683 13.837 195

E.P.S Sura 1.169 1.177 0.68

E.P.S Famisanar LTDA 47.903 53.299 11.26

E.P.S Sanitas 44.402 58.061 30.76

Ermedica S.A 113 113 -0-

Golden Group E.P.S 2.651 2.651 -0-

Instituto de Seguro Social 16.269 16.269 -0-

Nueva E.P.S 4.262 4.078 -4.31

Positiva Compañía de Seguros 500 500 -0-

Saludcoop E.P.S 3.536 3.536 -0-

ARLSura Riesgos Laborales 0 2.921 -0-

ARP Suratep 2.222 2.222 -0-

Medimas E.P.S 0 102 -0-

Total 140.191 160.816 14.71

La subcuenta Responsabilidades Fiscales corresponde a los deducibles pendientes por cancelar de los procesos de responsabilidad fiscal en contra del Doctor Juan Carlos Medina Ovalle con Nos. de radicado, RF-212-096-2006 por valor de $11.801, RF -2012-103-2006 con un saldo de $4.234, y RF -212-106-2006 con un saldo de $3.840, de acuerdo a información enviada por parte de la oficina de Procesos de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción coactiva de la Auditoría General de la República y según oficio con No de radicado 20142120035501 del 26 de agosto de 2014, se encuentran acumulados bajo el proceso de jurisdicción coactiva No JC 212-0490-2008 – RESOLUCIÓN No 058 del 16 de agosto de 2011 en trámite. Así mismo encontramos la subcuenta de Otros Deudores por cuantía igual a $5.198,valores pendientes por pagar correspondientes a $504 de la señora Guerrero Pinzón Gloribety debido a la conciliación y pago con el Seguro Social; obligación que se encuentra también registrada en los procesos a favor de la Entidad en la Oficina Jurídica. Fondo de Pensiones y Cesantías Porvenir S.A POR 29, BBVA $11, Registro de deuda por concepto de pagos de servicios públicos, correspondiente a los locales ubicados en el Cr 13 No 48-73 Local 101 y Cr 13 No 48-77 Local 102 de propiedad de la Beneficencia de Cundinamarca por cuantía igual $4.283. Además, se incluyó cuenta por cobrar por


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concepto de gastos financieros cobrados por el Banco al realizar transferencia por cuenta de terceros por embargos judiciales de empleados de la entidad por cuantía igual a $80. (3) GRUPO 16- PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Comprende los bienes tangibles de propiedad de la Contraloría de Cundinamarca, nuevos, usados, al servicio y recibidos sin contraprestación de otras entidades, los cuales son utilizados para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. La Propiedad, Planta y equipo se registra por su costo de adquisición, además el valor inicial de los inmuebles también se afecta con las mejoras y adiciones que se pueden realizar durante el periodo contable, a su vez todas estas cuentas han sido sujetas a la aplicación del sistema de depreciación calculado sobra la vida útil estimada, utilizando el método de línea recta aplicado mensualmente; además se da aplicabilidad a lo establecido por la Contaduría General para el reconocimiento y revelación contable de los activos de menor cuantía en el período 2017 en el que establece “que las entidades contables públicas pueden afectar la depreciación de activos adquiridos durante este periodo por su valor total, sin considerar su vida útil, cuando el valor de adquisición sea igual o inferior a ($1.593) o 50 UVT.” Para garantizar la salvaguarda de los bienes que hacen parte de este grupo La Contraloría de Cundinamarca adquiere póliza de seguro Todo Riesgo Material que ampara la perdida y daño en los bienes la cual se garantiza por los 365 días del año, y en cuanto a los bienes de la subcuenta de equipo de transporte, tracción y elevación además se incluyen la póliza de automóviles colectiva y el SOAT correspondiente de cada vehículo. Para el año 2017 el incremento total del grupo fue del 78,32%; a continuación, se discrimina el saldo comparativo entre el 31 de diciembre de 20146 y 31 de diciembre de 2017 así:

CODIGO NOMBRE Diciembre 2016

Diciembre 2017

Variación

16 Propiedad, Planta y Equipo $11.694.056 $20.852.297 78.32

1635 Bienes Muebles en Bodega 0 0 0

1636 Propiedad Planta y Equipo en Mantenimiento

521 0 -100

1637 Propiedad Planta y Equipo no explotados

417.937 97.381 (-76.70)

164028 Edificaciones 11.149.756 20.978.001 88.15

165010 Redes; Líneas y Cables 313.560 313.560 -0-

165501 Equipo de Construcción 2.211 1.451 -34.36

165511 Herramientas y Accesorios 1.670 1.702 01.90

166003 Equipo de Urgencias 2.091 1.209 -42.17

166501 Muebles y Enseres 714.681 769.746 07.70

166502 Equipo y Maquina de oficina 224.513 241.009 07.35


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167001 Equipo de Comunicación 227.428 286.671 26.05

167002 Equipo de Computación 979.800 1.216.113 24.12

167007 Equipo de comunicación y computación de uso permanente sin contraprestación

153.124 148.639 -02.93

167502 Terrestre 686.434 707.433 03.06

167508 Equipo de transporte, tracción y elevación de usos permanente

128.000 285.133 122.76

168002 Equipo de restaurante y cafetería 18.282 18.800 02.84

1685 Depreciación Acumulada -3.325.955 -4.214.554 26.72

(3.1) BIENES MUEBLES EN BODEGA: En la cuenta Bienes Muebles en Bodega, se reflejan los bienes que se adquirieron y no salieron al servicio, para la vigencia su saldo es cero debido a que se trasladó el 100% de estos bienes al servicio (3.2) PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN MANTENIMIENTO: la variación presentada se da porque en el 2016 se trasladaron elementos de los grupos de muebles y enseres, y equipos de comunicación a mantenimiento a esta cuenta y que para el 2017 se reclasificaron para reflejar un movimiento en cero, por tal razón la variación es de -100%. (3.3) PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS: Esta cuenta representa los bienes de propiedad de la entidad que por características o circunstancias no son objeto de uso en el periodo, o que se encuentran en bodega por reintegro del servicio para ser entregados a otro funcionario o porque son obsoletos, se encuentran dañados o ya no prestan un servicio para la entidad; presenta disminuciones por el valor de las propiedades, planta y equipo que se colocan en servicio, o por valor registrado en libros al momento de su enajenación o entrega a cualquier título. El porcentaje de variación por la fluctuación en su movimiento con respecto al año anterior fue de -76,70% y se da porque a diciembre de 2017 se realizó el retiro de activos para dar su baja y que se encontraban en esta bodega por cuantía igual a $288.691, la cual es respaldada con Acta de Comité de Baja de Bienes No 001 del 26 de diciembre de 2017. (3.4) EDIFICACIONES: Representa el valor de las edificaciones adquiridas a cualquier título por la Contraloría de Cundinamarca, para el desarrollo de sus funciones, incluye las edificaciones para el uso permanente recibidas sin contraprestación de otras entidades del gobierno general. La cuenta de edificaciones de uso permanente sin contraprestación representa el registro e incorporación en la contabilidad de la entidad del valor comercial del edificio ubicado en la Calle 49 No 13-33 donde funcionan sus oficinas y que fue recibido en comodato mediante contrato interadministrativo de comodato No 103 de 2016, celebrado entre la Beneficencia y la Contraloría de Cundinamarca; para el 2017 mediante Modificación No 2 el avaluó comercial del edificio se incrementó por cuantía igual a: $9.828.245 valor que se incluyó en el saldo en libros de la Contraloría


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de Cundinamarca, presentando un incremento en este bien de 88,15% con respecto a la vigencia anterior y que representa el 95,75% del total del activo de la entidad. (3.5) REDES LÍNEAS Y CABLES: Muestra el valor de las redes, líneas y cables de propiedad de la Contraloría de Cundinamarca, adquiridas a cualquier título, para el desarrollo de sus funciones; para el 2017 no presenta variaciones. (3.6) MAQUINARIA Y EQUIPO: Representa el valor de la maquinaria y equipo de propiedad de la Contraloría de Cundinamarca, adquirida a cualquier título, para que sea utilizada en el desarrollo de sus funciones, para este periodo se puede observar una variación en la subcuenta de -18,76% con respecto a 2016 y que corresponde al traslado de elementos de este grupo al grupo Propiedad, planta y equipo no explotados y elementos que se incluyeron en la baja de 2017. La subcuenta herramientas y accesorios sufrió una mínima variación del 01,90%. (3.7)EQUIPO MEDICO Y CIENTIFICO: Representa el valor de los equipos médicos, científicos, de investigación y de laboratorio, de propiedad de la entidad, que se encuentran en uso para el desarrollo de sus funciones. Presenta variación entre vigencias del -42,17% debido a que en el periodo se retiraron elementos de este grupo para dar de baja por cuantía igual a $882 de acuerdo a Acta de baja de bienes No 001 del 26 de diciembre de 2017. (3.8) MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA Representa el valor de los muebles, enseres y equipo de oficina, de propiedad de la Contraloría de Cundinamarca, adquiridos a cualquier título, para el desarrollo de sus funciones. Incluye los muebles, enseres y equipo de oficina para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno general. La subcuenta de Muebles y Enseres, se ve incrementada en un 07,70% por la fluctuación dada en el movimiento de elementos que salen al servicio, y así mismo se da una disminución en los movimientos de la vigencia 2017, por la salida de elementos de servicio a bodega de inservibles para dar de baja por cuantía igual a $28.052, igualmente se incluyó la compra de muebles por valor de $74.370 según del proceso de selección abreviada de menor cuantía No 009 y Contrato 062 de 2017. La subcuenta Equipo y Máquina de oficina sufre un incremento del 07,35% debido a que se obtuvo una indemnización y reposición de impresora por parte de la Aseguradora Solidaria por cuantía igual a $4.581 y la adquisición de equipo de oficina a través del proceso de selección abreviada de menor cuantía No 009 y Contrato 062 por cuantía igual a $12.390. (3.9) EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN Representa el valor de los equipos de comunicación y computación de propiedad de la entidad, adquiridos a cualquier título, incluye los equipos de comunicación y computación para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno general.


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La subcuenta de Equipos de comunicación presento una variación del 26,05% debido a que se adquirieron elementos de este grupo por cuantía igual a $8.295 con Contrato de compraventa 058 de 2017, $7.610 según contrato de compraventa No 059 y con la adición 1 del contrato de compraventa No 059 de 2017 se anexaron elementos de comunicación por cuantía igual a $16.676. La subcuenta Equipo de Computación; presenta una variación del 24,12% representado en adquisición de equipos de cómputo por valor $21.400 según contrato de compraventa No 059 de 2017; y $17.099 con contrato de compraventa No 065 de 2017. También se surtió procedimiento para retirar elementos del grupo para dar de baja que para Equipos de comunicación fue por cuantía igual a $10.985 y para equipos de Cómputo fue de $65.643. En la subcuenta Equipos de Comunicación y Computación de uso Permanente se presentó una variación de -02,93% en la vigencia debido a que se trasladó Equipos de cómputo por cuantía igual a $1.705 a bodega de bienes no explotados debido a su mal estado. (3.10) EQUIPOS DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN Representa el valor de los equipos de transporte, tracción y elevación de propiedad de la Contraloría de Cundinamarca, adquiridos a cualquier título, para el desarrollo de sus funciones. La subcuenta terrestre presenta un incremento del 03,06% debido al movimiento de elementos de bodega de bienes no explotados y que se puso al servicio por cuantía igual a $21.000 La subcuenta Equipo de transporte, tracción y elevación de uso permanente presenta una variación de 122,76% cuya principal causa se da porque en la vigencia se incluyó el vehículo Toyota con placas OFK 562 por valor igual a $128.800 con contrato de comodato No 141 de 2017 hecho con la Gobernación de Cundinamarca. Y dos motocicletas Yamaha por valor igual a $28.333. con contrato de comodato No 256 de noviembre de 2017. (3.11) EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERÍA Representa el valor del equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería de propiedad de la entidad, adquirido a cualquier título, para que sea utilizado en el desarrollo de sus funciones. En esta cuenta se presentó una variación de 02,84% ya que en esta vigencia se dio traslado de elementos de este grupo a la bodega de inservibles por cuantía igual a $1.928. y se adquirieron elementos para este grupo por cuantía igual a $1.237 los cuales fueron adquiridos por caja menor. (3.12) DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) La depreciación se calcula sobre los costos históricos por el método de línea recta, basada en la vida útil probable de cada activo, de acuerdo a los establecido en el Régimen de Contabilidad Pública, libro II Manual de procedimientos, de la resolución 356 del 5 de septiembre de 2007, actualizados a 31 de diciembre de 2016 y sus posteriores modificaciones con las resoluciones 413, 633, 634 y 635 de 2014;


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y resolución No 564 del 26-10-2015, y Circular Externa 11 de 1996, tomando como base las siguientes vidas útiles

Grupo Años (Vida Útil)

Edificaciones 50

Redes, líneas y cables 25

Maquinaria y Equipo 15

Equipo Médico y Científico 10

Muebles, enseres y equipo de oficina 10

Equipos de transporte, tracción y elevación 10

Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería

10

Equipos de comunicación 10

Equipos de Computación 5

La subcuenta de Depreciación Edificaciones, presenta una variación de 33,17% que corresponde a la depreciación del periodo 2017, que mensualmente tiene una afectación de $18.583, pero se modificó una vez se incluyó el nuevo valor comercial del edificio, y a partir del mes de noviembre se hizo el recalculo afectando mensualmente esta subcuenta en $34.963 para un total de la vigencia de $258.457. Depreciación Redes Líneas y Cables: Presenta una variación de 11,02% ya que se continuó aplicando depreciación mensual de $1.299 para un total del año de $15.587. Depreciación Maquinaria y Equipo: presenta una variación de -05,25% que corresponde a la depreciación del periodo de las subcuentas Armas y sus Accesorios por $263, Herramientas y sus accesorios $124, Equipo de Construcción en este grupo se debió realizar ajustes a la depreciación por errores de interface y se canceló la depreciación de elementos que se enviaron a bodega de inservibles. Las subcuentas de depreciación de Equipo médico y científico presentan una variación del -42,17% entre vigencias debido a que se trasladaron elementos a la bodega de inservibles para dar de baja y por tal razón se canceló la depreciación acumulada de estos elementos por valor igual a $1.209 La depreciación de Muebles Enseres y Equipo de oficina: presenta una variación de 11,45% que se debe particularmente a que se dieron de baja elementos de este grupo y por ende se canceló el valor de la depreciación acumulada por cuantía igual a $33.545 para Maquinaria y Equipo de Oficina, y para Muebles y Enseres $28.583; además se incluyeron los ajustes necesarios al identificar afectaciones incorrectas correspondientes al periodo anterior por cuantía igual a $48.691 para Muebles y Enseres y $18.993 para Máquinas de oficina, ajustes que permitieron conciliar los saldos entre el módulo de almacén y contabilidad. Además, el incremento se justifica dado que en el mes de diciembre se adquirieron Muebles y Enseres por $74.370 y Equipo de Oficina por $15.710 de los cuales fueron clasificados como activos de mínima cuantía y depreciados al 100% para Muebles y


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Enseres $74.370 y en equipo de Oficina $12.390, constituyéndose en un valor considerable que afecta e incrementa la depreciación del periodo. Equipos de Comunicación y Computación: para el periodo se presentó una variación del 45,53% en lo que podemos destacar que en la vigencia se realizó un trabajo de conciliación de los saldos de las cuentas del módulo de almacén con respecto a contabilidad, en el que se identificaron ajustes importantes para el subgrupo de Equipos de Comunicación que afectaron considerablemente el saldo, se identificaron y ajustaron causaciones incorrectas correspondientes a la vigencia 2016 y fueron ajustadas en febrero de 2017 por cuantía igual a $14.590, además esta variación se da por el ingreso de nuevos elementos de este subgrupo que se adquirieron en la vigencia por cuantía igual a $13.120 de los cuales se catalogaron como activos de mínima cuantía $5.184 que fueron depreciados al 100% lo que influye considerablemente en el incremento del valor de la depreciación del periodo, y sumado a ello el proceso de bajas que disminuyo en $10.985. En cuanto a la Depreciación de Equipos de Cómputo se identificaron y ajustaron afectaciones a la cuenta correspondientes al periodo 2016 por error de interface por cuantía igual a $280.002, incrementando su valor, a su vez se incluyen nuevos elementos a depreciar por adquisiciones hechas en diciembre de 2017, y que en su gran mayoría por catalogarse como activos de mínima cuantía se depreciaron totalmente en el periodo por $12.622, también se encuentra el movimiento de elementos que se dieron de baja en el período por un valor de $71.401. La depreciación de los Equipos de transporte, tracción y elevación presenta una variación del 17,22% incremento que corresponde a la variación que se dio por el reconocimiento de la depreciación del período y que equivale a $92.493. La depreciación de la subcuenta Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería, la variación es de 12,52% y se debe a las fluctuaciones que se dan por la baja de elementos de este subgrupo por cuantía igual $2.148. (4) GRUPO 19 – OTROS ACTIVOS Comprende las cuentas que representa los recursos, tangibles e intangibles, que son complementarios para el cumplimiento de las funciones de la Contraloría de Cundinamarca o están asociados a su administración, en función de escenarios como posesión, modalidad especial de adquisición, destinación, o su capacidad para generar beneficios o servicios futuros. Para el cálculo de amortización de Activos Diferidos se utiliza el método de línea recta, teniendo en cuenta las fechas de adquisición y su puesta en marcha uso y utilización. (4.1) BIENES Y SERVICIOS PAGADOS POR ANTICIPADO Representa el valor de los pagos anticipados de bienes o servicios que se recibirán de terceros, permitidos por las normas de contratación pública y las estipuladas en el contrato en desarrollo de sus funciones.


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Los saldos de bienes y servicios pagados por anticipado, comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son:

Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 Bienes y Servicios pagados por Anticipado 275.057 108.955 Seguros 275.057 108.955

La cuenta de seguros pagados por anticipado presenta una variación del -60,39% decrecimiento que se da porque para la vigencia 2017 se continúo amortizando las pólizas adquiridas por la entidad desde la vigencia 2016 y que caducan hasta el 2018, al cierre del período aún tenía saldo por amortizar las siguientes pólizas:

Aseguradora No Contrato Concepto Valor Vigencia

Aseguradora solidaria de Colombia

Contrato de Licitación Pública No 034 del 20-09-2016

Contratar programa de seguros para amparar los bienes e intereses patrimoniales de la Contraloría de Cundinamarca y aquellos por los cuales sea o llegare a ser responsables de acuerdo con las condiciones de la entidad,

325.434 De20-09-2016 Al 30-06-2018

La causación de estos Contratos tiene por objeto amparar seguros adjudicados a los cuales se incorporan las presentes cláusulas 1. Seguros de todo riesgo daños materiales, 2. Seguros de automóviles, 3. Seguros de daños corporales causados a las personas en accidentes de tránsito – SOAT, 4. Seguro de manejo global para entidades estatales, 5. Seguros de responsabilidad civil extracontractual, 6. Seguro de infidelidad y riesgos financieros. 7. Seguro de vida Grupo. Para el 2017 se incluyeron los siguientes adicionales al contrato de licitación pública No 034 del 20-09-2016 para realizar el aseguramiento de los siguientes bienes que se adquirieron a través de contratos de comodato ADICIONAL 1. Camioneta de placas OFK 562 por cuantía igual a $4.533, ADICIONAL 2 por valor de $2.382, Motocicletas con placas No EBY 01D y EBY 02D, Adicional 3, $5.835 por revalorización del edificio y $8.302 por renovación del SOAT del parque automotor que se encontraba al servicio de la entidad. Los valores correspondientes a este grupo se vienen amortizando mensualmente teniendo en cuenta la vigencia de las pólizas.


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(4.2) CARGOS DIFERIDOS Los cargos diferidos están representados por los materiales y suministros, elementos de aseo, lavandería y cafetería y otros cargos diferidos. La amortización de cargos diferidos se reconoce durante los periodos en los cuales se piensa percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos, los periodos estimados de consumo de los bienes y servicios o la vigencia de los contratos. Los saldos de cargos diferidos, comparativos entre 31 de diciembre de 2016 y 2017 son:

Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 CARGOS DIFERIDOS $96.980 $157.099 Materiales y Suministros 77.360 139.301 Dotación a trabajadores 3.629 1.764 Elementos de aseo, lavandería y cafetería 4.392 12.563

Otros cargos diferidos 11.599

3472

La cuenta de cargos diferidos presenta una variación de 61,99% a diciembre 31 de 2017 con respecto a la vigencia 2016 en razón a: En la subcuenta Material y Suministros dentro del subgrupo presenta un incremento de 80,07% el cual tiene una representatividad importante porque para la vigencia se adquirieron materiales por concepto de Útiles y Papelería con los siguientes contratos y valores: Contrato de Compraventa No 023 por $27.529, Contrato de compraventa No 051 por cuantía igual $8.299, Adquisición de Tóner con Contratos de compraventa No 35 por $1.273, 36, por 471, 37 por $44.205, y 39 por $14.944; por $11.531, Llantas: con contrato de Compraventa No 050 $17.469 Cuadernos, Esferos, Anuarios, Brochure con Contrato de Mínima Cuantía No 064 por valor $11.186 y que fueron incorporados en esta cuenta pero al cierre del período no se habían amortizado en su totalidad. La subcuenta dotación a trabajadores, disminuye en un -51,37% por la compra de elementos para suministrar a trabajadores y los cuales fueron entregados en el periodo a los Funcionarios. En ella encontramos Elaboración y adquisición de uniformes con contrato de compraventa 031 por valor $7.333 La subcuenta de elementos de aseo, lavandería y cafetería presenta un incremento de 186,03% debido a la adquisición de elementos de este grupo con contratos de Compraventa No 024 $17.650 y que al cierre del periodo no se había amortizado en su totalidad. La subcuenta otros cargos diferidos: presenta una disminución del -70,07% y se da porque solo hasta en 2017 se amortizo los valores correspondientes a las publicaciones que ingresaron en el 2016 por valor igual a $8.004 además de las fluctuaciones normales del movimiento de la cuenta en la que se llevaron los valores cancelados por informe anual del estado de los recursos naturales y el informe de la situación de las finanzas públicas del departamento de Cundinamarca hecho con Contrato de prestación de servicios No 25 por $4.229.


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(4.3) BIENES DE ARTE Y CULTURA Representa el valor de los bienes muebles de carácter histórico y cultural, adquiridos a cualquier título por la Contraloría de Cundinamarca con el propósito de decorar. Los saldos de bienes de arte y cultura comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 BIENES DE ARTE Y CULTURA $36.210 $36.151 Libros y Publicaciones de investigación y consulta.

12.756 12.698

Otros Bienes de arte y Cultura 23.454 23.454 La subcuenta Libros y publicaciones de investigación y consulta, refleja una disminución del -0,46% en los movimientos de la vigencia 2017 debido a que se dieron de baja elementos de este grupo por valor igual a $58. (4.4) INTANGIBLES Representa el valor de costos de adquisición o desarrollo del conjunto de bienes inmateriales, o sin apariencia física, que puedan identificarse, controlarse, cuya utilización representa para la Contraloría de Cundinamarca un potencial de servicios. El software se amortiza en la medida en que se genere los beneficios que se esperaban y las licencias en el periodo de vigencia de uso. El software y las licencias se amortizan bajo el método de línea recta. Los saldos de intangibles, comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 20167 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 INTANGIBLES $626.398 $687.858 Software 626.398 687.858 La cuenta intangible presenta variación del 09.81% debido a que se realizó la adquisición de licencias así: Contrato 048 con el que se obtuvo la licencia para el uso de correo electrónico G-Suite por $46.948,Con el Contrato de Compraventa No 058 se compró las Licencia Firewall Sonicwall por $5.864, Licencia Edition 3YR por $15.259, Antivirus Kaspersky security por $13.313, Licencia de Webex por $3.478, Licencia VMWAR por cuantía igual a $9.000 y la licencia Snicwall por $643 valor que fue amortizado en su totalidad por catalogarse como un activo de mínima cuantía, finalmente con Contrato de Compraventa No 059 se adquirió la Licencia de Adobe Acrobat por $6.361. (4.5) AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE INTANGIBLES (CR) Representa el valor acumulado de las amortizaciones graduales registradas sobre el valor de adquisición o desarrollo de los intangibles


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Los saldos de amortización acumulada de intangibles (CR), comparativos entre el 31 de diciembre de 2015 y 2016 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE INTANGIBLES

-$417.829 -$626.688

Software -417.829 -626.688 La amortización de intangibles presenta un incremento del 49,99% debido al ejercicio normal de amortización que se determina para cada uno de los activos intangibles de la entidad y que se refleja mensualmente. Sin embargo, se realizaron ajustes que incrementaron la amortización por cuantía igual a $181.744 valores que se detectaron en 2017 por errores de interface que venían arrastrando del 2016, Además de la fluctuación por el movimiento de elementos que se dieron de baja que para este grupo fue de $54.511 CLASE 2 – PASIVOS Incluye los grupos que representan las obligaciones ciertas o estimadas de la Contraloría de Cundinamarca, como consecuencia de hechos pasados, de las cuales se prevé que representan para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicios. (5) GRUPO 24 – CUENTAS POR PAGAR Corresponde a las obligaciones que la entidad adquiere con terceros, relacionadas con las operaciones que lleva a cabo, en desarrollo de sus funciones. (5.1) ACREEDORES: Representa el valor de las obligaciones adquiridas por la entidad, en cumplimiento de sus funciones. Los saldos de acreedores, comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 ACREEDORES $307.765 $295.346 Aportes a Seguridad Social 89 89 Cheques no cobrados o por reclamar 3.950 3.481 Otros Acreedores 303.786 291.775 Aportes a seguridad Social: este valor refleja el valor pendiente a pagar de una UPC adicional a la E.P.S Sanitas. Cheques no cobrados o por reclamar: Representa el valor de los cheques pendientes de reclamar y que a la fecha de cierre tenían una caducidad superior a 6 meses de emitidos. Cuyo valor es de $3.481.


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La subcuenta de Otros Acreedores, presenta una disminución del 04,04% y que representa el valor a reintegrar a la Tesorería General del Departamento por concepto de recursos no comprometidos de presupuesto vigencia 2017, los rendimientos financieros del mes de diciembre, y de recuperaciones de costas judiciales, y recuperaciones de Incapacidades de períodos anteriores. En el movimiento de la cuenta se puede reflejar los valores girados correspondientes a la vigencia 2016. (5.2) RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE: Representa el valor que ha sido recaudado por la entidad y que se retuvo a todos los pagos o abonos en cuenta que realizaron en la vigencia 2017. Los saldos de retención en la fuente e impuesto de timbre, comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son:

Diciembre 2016 Diciembre 2017 RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE

$57.774 $59.392

Salarios y pagos laborales 38.052 28.587 Honorarios 417 9.273 Servicios 2.143 1.644 Compras 7.210 5.701 Impuesto a las ventas retenido por consignar 6.017 28.587 Retención de impuesto de industria y comercio por compras

3.935 4.204

Otras Retenciones 0 0

(5.3) IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS POR PAGAR: Representa el valor de las obligaciones a cargo de la entidad contable pública por concepto de descuentos departamentales retenidos al momento de elaborar las órdenes de pago por los conceptos de prodesarrollo, procultura, pro electrificación, pro hospitales y pro desarrollo UDEC, y Estampilla para el Bienestar del adulto mayor. Los saldos de impuestos, contribuciones y tasas por pagar, comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son:

Diciembre 2016 Diciembre 2017

IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS POR PAGAR

$37.430 $51.586

Otros Impuestos Departamentales 37.430 51.586 Este saldo corresponde a los valores retenidos en el mes de diciembre de 2017 y que se encuentran pendientes por consignar al Departamento y a la Universidad de Cundinamarca. (6) GRUPO 25 – OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL.


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Incorpora las cuentas representativas de las obligaciones generadas en la relación laboral en virtud de normas legales, así como las derivadas de la administración del sistema de seguridad social integral. (6.1) SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Representa el valor de las obligaciones por pagar a los empleados como resultado de la relación laboral existente y las originadas como consecuencia del derecho adquirido por acuerdos laborales, de conformidad con las disposiciones legales. Los saldos de salarios y prestaciones sociales, comparativas entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre 2016 Diciembre 2017 SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES $700.166 $913.837 Cesantías 0 0 Vacaciones 305.265 445.659 Prima de Vacaciones 220.180 264.526 Prima de Servicios 0 0 Bonificaciones 174.721 203.539 Prima de Navidad 0 113 Estos saldos corresponden al pasivo real causado a 31 de diciembre de 2017, según oficio de liquidación de la Dirección Administrativa de Gestión Humana y de Carrera Administrativa por valor total de $913.837 y tuvo una variación del 30,52% con respecto al año anterior y cuyo incremento se da por los ajustes salariales hechos en el 2017 que fue del 10,5% para profesionales universitarios grado 1, Nivel Asesor el 15%, Técnicos Grado 2 el 6,75%, y para los demás niveles el incremento se dio en un 8% (7) GRUPO 27 – PASIVOS ESTIMADOS Incluyen las cuentas representativas de las obligaciones a cargo de la entidad contable pública, originadas en circunstancias ciertas, cuya exactitud del valor depende de un hecho futuro. (7.1) PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS: Los saldos de provisión para contingencias, comparativas entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre 2016 Diciembre 2017 PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS $10.994 $20.808 Litigios 10.994 20.808 El movimiento de la cuenta presenta incrementos debido los ajustes por el estado en el que se encuentran los litigios en contra de la entidad y que tienen fallo en contra de primera instancia por los que se debe provisionar ya que hay una alta probabilidad de perder, y que asciende a $20.808 en ellos encontramos las provisiones por el proceso del señor Jairo Salazar Gallo por $17.601, y Seguros del Estado $3.206. De acuerdo con conciliación e informe reportado por la Oficina Asesora Jurídica de


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la Entidad, se registran los procesos que se encuentran con fallo de pago y se retira del reporte el correspondiente al Sr. Horacio Romero Ríos que estaba registrado aun en Estados Financieros y había sido terminado en el año 2015. CLASE 3 – PATRIMONIO En esta denominación se incluyen los grupos que representan bienes y derechos, deducidas las obligaciones, para cumplir las funciones de cometido de la entidad, esta diferencia se encuentra presente en los recursos asignados o aportados a la entidad para su creación y desarrollo, en las diferentes modalidades de superávit y en los factores que implican su disminución. (8) GRUPO 31 – HACIENDA PÚBLICA En esta denominación se incluyen las cuentas que representan los recursos destinados para la creación y desarrollo de las entidades del sector central de los niveles nacional y territorial, también incluye las variaciones patrimoniales originadas por el desarrollo de las funciones de cometido estatal, los procesos de actualizaciones y las decisiones de terceros a favor de la entidad. (8.1) CAPITAL FISCAL Representa el valor del resultado obtenido por la entidad, como consecuencia de las operaciones realizadas durante el periodo, en desarrollo de las funciones. (8.2) RESULTADO DEL EJERCICIO El saldo de resultado del ejercicio comparativo entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre 2016 Diciembre 2017 RESULTADO DEL EJERCICIO $113.636 -30.769 Excedente del Ejercicio 113.636 0 Déficit del Ejercicio -30.769 Para la vigencia 2017 se obtuvo un déficit en el resultado debido a que en este período se llevaron elementos de la Propiedad, planta y equipo a la bodega de inservibles por el proceso de baja que no se realizaba desde el 2015, demás con el incremento en el avaluó comercial del edificio se debió recalcular la depreciación lo que afecto directamente el resultado del ejercicio. (8.3) PATRIMONIO PÚBLICO INCORPORADO Representa el valor de las reservas de recursos naturales no renovables, por nuevos descubrimientos, incorporadas durante el período contable; de los bienes que, por situaciones de legalidad, medición u otra causa especial no habían sido reconocidos; de los bienes de uso permanente recibidos sin contraprestación de otra entidad del gobierno general; y de los bienes, derechos y obligaciones recibidos de otra entidad. Los bienes y derechos recibidos de otras entidades se reconocen como patrimonio público incorporado, siempre que constituyan formación bruta de capital.


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Los saldos del patrimonio público incorporado, comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre 2016 Diciembre 2017 PATRIMONIO PÚBLICO INCORPORADO $11.637.327 $21.433.027 Bienes 9.218 9.218 Bienes de Uso Permanente sin contraprestación

11.438.430 21.423.808

Es de resaltar que para la vigencia 2017 el patrimonio incorporado presenta una variación del 75.89% cuya mayor afectación se debe a la inclusión de lo correspondiente al avaluó comercial del edificio que lo incremento en cuantía igual a $9.985.378. (8.4) PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES Representa las estimaciones de carácter económico, en que incurre la entidad, derivados de contingencias de pérdida o provisiones por eventos que afecten el patrimonio público, así como el valor relativo al desgaste o pérdida de la capacidad operacional por el uso de los bienes, su consumo o extinción. Los saldos de provisiones, agotamiento, depreciaciones, y amortizaciones, comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre 2016 Diciembre 2017 PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES

-$562.521 -$1.288.705

Depreciación de propiedades, planta y equipo -491.935 -1.039.722 Amortización de otros activos -70.586 -248.982 La subcuenta de depreciación de propiedades, planta y equipo presento para la vigencia 2017 una variación de 129.09% $-547.788 por la siguiente razón: depreciación de la cuenta propiedad, planta y equipo la cual presenta una disminución por la reclasificación de saldos a la cuenta 3128 de provisiones año 2016, por valor de $-491.935 y un incremento en el movimiento que corresponde a la depreciación de propiedad, planta y equipo de la vigencia 2017 por $-1.039.722 La subcuenta de amortización de otros activos presenta una variación de $-178.396, que corresponde a una disminución por la reclasificación de saldos de la cuenta 3128 provisiones, agotamiento, depreciaciones por el año 2016 por un valor igual $-70.586, y presenta aumentos por la amortización del período 2016 por -248.982 CLASE 4 – INGRESOS (9) GRUPO 44-INGRESOS


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Provenientes del 2.2% del total de los ingresos corrientes de libre destinación, que recauda el Departamento de Cundinamarca a través de la secretaria de hacienda y cuotas de auditaje de las entidades descentralizadas sector central y establecimientos públicos. (9.1) TRANSFERENCIAS Se incluyen las cuentas que representan los ingresos obtenidos por la entidad que provienen de transferencias de otras entidades por concepto de las cuotas de fiscalización del nivel central y descentralizado. Los saldos de las transferencias comparativos entre 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre 2016 Diciembre 2017 TRANSFERENCIAS $17.422.658 $19.241.813 OTRAS TRANSFERENCIAS 17.422.658 19.241.813 Para Gastos de Funcionamiento 17.422.658 19.241.813 La cuenta de otras transferencias a 31 de diciembre de 2017 refleja el valor ejecutado durante la vigencia. (10) GRUPO 48 – OTROS INGRESOS Se incluyen las cuentas que representan el valor de los ingresos de la entidad que por su naturaleza no son susceptibles de clasificarse en alguno de los demás grupos definidos, incluye ingresos de carácter extraordinario. (10.1) EXTRAORDINARIOS Surgen de transacciones y hechos que son claramente distintos de las actividades ordinarias, que no se espera que sean frecuentes y que no son controlables por la entidad. Los saldos de la cuenta de extraordinarios comparativos, entre 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 EXTRAORDINARIOS $20.587 $23.450 Sobrantes 0 0 Recuperaciones 42 0 Indemnizaciones 20.544 23.448 Otros Ingreso extraordinarios 0 2 La vigencia 2017 presento variaciones importantes debido a: Indemnizaciones; es el monto correspondiente a la reposición de elementos que se repusieron por parte de la aseguradora (dos portátiles, un computador fijo, y dos impresoras) y que en total se repusieron por una cuantía igual a $23.448, Otros Ingresos Extraordinarios; corresponde a ajustes al peso del periodo,


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(10.2) AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES Se registra el valor de los ajustes a los ingresos de la vigencia, por hechos relacionados no reconocidos en vigencias anteriores, por la corrección de valores originados en errores aritméticos en el registro de ingresos de vigencias anteriores y en la aplicación de principios, normas técnicas y procedimientos. Los saldos de ajuste en ejercicios anteriores, comparativos entre el 31 de diciembre de 2015 y 2016 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES $7.909 $26.386 Otros Ingresos 7.909 26.386 Este valor refleja ajustes que se realizaron a la propiedad, planta y equipo y que se venían arrastrando de periodos anteriores. CLASE – 5 GASTOS Corresponde a los recursos utilizados por la entidad, para gastos de funcionamiento correspondientes a servicios de personal, gastos generales y transferencias. (11) GRUPO 51 – ADMINISTRACIÓN En esta denominación se incluyen las cuentas que representan los gastos asociados con actividades de dirección, planeación y apoyo logístico de la entidad, incluye los gastos de administración. (11.1) SUELDOS Y SALARIOS Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 SUELDOS Y SALARIOS $12.704.496 $ 14.115.809 Sueldos de Personal 7.556.853 8.061.244 Horas Extras y festivos 25.947 24.959 Gastos de Representación 437.315 478.080 Remuneración servicios técnicos 2.436 69.500 Prima de vacaciones 399.657 482.953 Prima de Navidad 784.021 880.853 Vacaciones 761.236 752.714 Bonificación especial de recreación 49.262 59.668 Cesantías 1.165.536 1.368.055 Intereses a las cesantías 54.126 74.532 Capacitación, bienestar social y estímulos 395.961 684.755 Dotación y suministro a trabajadores 8.152 12.557 Bonificación por servicios prestados 382.477 308.164 Prima de servicios 252.047 390.086 Otros sueldos y salarios 429.471 467.686


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La subcuenta sueldos y salarios presento una variación por $1.411.313, debido al incremento salarial aprobado para el año 2017. Además, en el rubro de Capacitación, bienestar social y Estímulos se incluyó una especialización por convenio Interadministrativo de Cooperación con la Universidad Militar Nueva Granada ejecutado con mediante contrato No. 26 por valor de $125.117.874 con beneficio para 15 funcionarios de la entidad escogidos mediante proceso administrativo; también se realizaron convenios para capacitación con la FUCS y la Universidad Nacional ejecutados durante la Vigencia. (11.2) CONTRIBUCIONES IMPUTADAS: En esta cuenta se incluyeron los valores que la entidad llevo al gasto por incapacidades inferiores a 3 días y que no reconocen las E.P.S por cuantía igual a $34.113 (11.3) CONTRIBUCIONES EFECTIVAS Representa el valor de las contribuciones sociales que la entidad paga, en beneficio de sus empleados, a través de las entidades responsables de la administración de los sistemas de seguridad social o de proveer otros beneficios. Los saldos de las contribuciones efectivas, comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 CONTRIBUCIONES EFECTIVAS $2.292.826 $2.495.116 Aportes a Cajas de Compensación Familiar

395.282 429.782

Cotizaciones a seguridad social en salud 766.505 834.444 Cotizaciones a riesgos profesionales 48.920 52.867 Cotizaciones a entidades administradoras del régimen de prima

0 0

Cotizaciones a entidades administradoras del régimen de ahorro

1.082.119 1.178.024

La subcuenta Contribuciones efectivas presento un incremento por $202.290 a razón del ajuste salarial para el año 2017 y demás condiciones de ley para la vigencia. (11.4) APORTES SOBRE LA NÓMINA Representa el valor de los gastos que se originan en pagos obligatorios sobre la nómina de la entidad, con destino al ICBF, SENA, ESAP y Escuelas Industriales e Institutos Técnicos. Los saldos de Aportes sobre la nómina, comparativos a 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 APORTES SOBRE LA NÓMINA $494.103 $537.618 Aportes al ICBF 296.462 322.376 Aportes al SENA 49.410 53.844 Aportes a ESAP 49.410 53.843


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Aportes a Escuelas Industriales e Institutos Técnicos

98.821 107.554

La subcuenta aportes sobre la nómina presento un incremento por $43.515 debido al ajuste salarial del periodo 2017 y demás condiciones de ley para la vigencia. (11.5) GENERALES Representa el valor de los gastos necesarios para apoyar el normal funcionamiento y desarrollo de las labores administrativas de la Contraloría de Cundinamarca. Los saldos de los gastos generales comparativo de diciembre 31 de 2016 y 2017 Son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 GENERALES $1.492.034 $2.007.347 Gastos de Organización y Puesta en Marcha 8.352 11.180 Vigilancia y Seguridad 174.332 186.083 Materiales y suministros 160.049 175.557 Mantenimiento 117.993 148.456 Reparaciones 167 251.962 Servicios Públicos 133.975 151.369 Arrendamientos 0 0 Viáticos y gastos de viaje 456.758 659.420 Impresos, publicaciones, suscripciones y afiliaciones

14.967 17.858

Comunicaciones y Transporte 49.462 80.547 Seguros Generales 238.372 187.155 Combustibles y Lubricantes 35 12 Elementos de Aseo, Lavandería y cafetería 9.347 11.872 Otros gastos generales 69.811 125.875 La subcuenta Gastos Generales presenta un Aumento total de $515.313, para la vigencia 2017 podemos destacar dentro de este grupo, el aumento en la partida de Gastos de Organización y puesta en Marcha con variación de $2.828 correspondiente a mayor valor pagado en la cuenta por custodia de archivo a diferencia de 2016. En la correspondiente a Reparaciones se presentó la contratación para mejora de las unidades sanitarias de la Entidad con la firma IK INGENIEROS mediante contrato No. 041 por suma inicial de $167.975 y adición en valor No.1 por $83.987 para un total de $252 millones contrato ejecutado durante el último trimestre de la vigencia. El aumento de en la subcuenta de viáticos y gastos de viaje con un 44.37%, correspondiente a los ajustes de los valores por estos conceptos aplicados para la vigencia y ya que se realizó mayores visitas a municipios dentro del ejercicio del Control Fiscal. En el caso de la Subcuenta Seguros; la variación negativa -21,49% se dio por que en la vigencia 2017 no se adquirieron pólizas ya que se encuentran en cubrimiento hasta el mes de junio de 2018 y Otros Gastos Generales que tuvo una variación significativa dado que para la


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vigencia 2017 se volvió a cancelar el Aporte económico, para sostenimiento y transporte a los estudiantes que realizan pasantía en la entidad. (11.6) IMPUESTOS CONTRIBUCIONES Y TASAS Representa el valor de los impuestos, contribuciones y tasas causados a cargo de la entidad, de conformidad con las disposiciones legales. Los saldos de Impuestos, Contribuciones y Tasas, comparativo a 31 de diciembre de 2016 y 2017 fueron los siguientes: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS

$113.367 $116.831

Impuesto Predial Unificado 108.153 108.426 Impuesto sobre vehículos automotores 5.214 8.405 La subcuenta de impuestos y contribuciones y tasas presento para la vigencia 2017 una variación de $3.464, que se da por el incremento anual de pago de impuesto predial, y variación en el pago de impuesto de vehículos en $3.191. (12) GRUPO 53- PROVISIONES DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES Se registran las cuentas representativas de los montos determinados para cubrir previsiones futuras de ocurrencia cierta, derivados de contingencias de pérdida o provisiones por eventos que afecten el patrimonio público, así como el valor relativo al desgaste o pérdida de la capacidad operacional por el uso de los bienes, su consumo, o extinción. (12.1) PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS Representa el valor provisionado justificable, confiable y cuantificable, para atender obligaciones a cargo de la entidad, ante probable ocurrencia de eventos que afecten su situación financiera, deberá adelantarse mediante procedimientos de reconocido valor técnico. Los saldos de provisiones para contingencias, comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 PROVISIÓN PAR CONTINGENCIAS $202.738 $26.106 Litigios 202.738 26.106 La subcuenta de Litigios presenta una variación de -$176.632 entre vigencias dado que en el 2017 se ajustó mediante informe remitido por la Oficina Asesora Jurídica de la entidad los procesos que generaron fallo de primera instancia entre los que se encuentran los de Salazar Gallo Jairo por $17.601, Afanador Gómez Maritza por $5.298 y Seguros del Estado por $3.206, que están clasificados en las cuentas correspondientes al manejo y control por contingentes.


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(13) GRUPO 58 – OTROS GASTOS. En esta denominación se incluyen las cuentas representativas de los gastos de la entidad, que por su naturaleza no son susceptibles de clasificarse en alguna de las cuentas definidas anteriormente, incluyen costos de endeudamiento, los cuales corresponden a intereses, comisiones y otros conceptos originados en la obtención de financiación, incluye los gastos de carácter extraordinario. (13.1) OTROS GASTOS ORDINARIOS. Representa el valor de los gastos de la entidad originados en el desarrollo de actividades ordinarias que no se encuentran clasificados en otras cuentas. Los saldos de los gastos ordinarios comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 OTROS GASTOS ORDINARIOS $11.333 $15.519 Pérdida en retiro de activos 11.333 15.519 El saldo que se refleja en la subcuenta Pérdida en retiro de activos, corresponde al valor registrado en libros de los bienes que fueron retirados del servicio para ser dados de baja porque ya no prestan servicio para el desarrollo de las funciones de la entidad o se encuentran obsoletos y aún tenían valores en libros. Su aumento se da por ajustes hechos por reclasificación de afectaciones hechas en comprobante de interfaz de almacén durante la vigencia en fechas 31/10/2017 por $2.990 y 31/12/2017 por $12.528. (13.2) AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES Representa el valor a registrar como ajuste a los gastos de la vigencia, por hechos relacionados y no reconocidos en vigencias anteriores, por corrección en valores originados en errores aritméticos en el registro de gastos en vigencias anteriores y en la aplicación de principios, normas técnicas y procedimientos. Los saldos de la subcuenta Ajustes de ejercicios anteriores comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES $8.292 -$26.047 Gastos de Administración -8.311 -26.043 Gastos Operacionales 8.594 0 Otros Gastos 8.009 0 Para la vigencia se debió registrar ajustes para modificar la información presentada en 2015 en cuanto a:


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Gastos de Administración; en esta subcuenta se registraron los ajustes para disminuir valores registrados por concepto de pasivo real de la vigencia 2016 (Prima de servicios, prima de vacaciones, bonificación especial de recreación) que al ser cancelados en 2017 se debió ajustar ya que el valor a cancelar fue inferior al causado en 2016. Igualmente se encontraron variaciones en las contabilizaciones de la Interfaz con el módulo de Almacén los cuales se reportaron dentro del proceso de análisis de los inventarios de la entidad realizados en la vigencia. Gastos Operacionales: No tuvo movimiento en la vigencia. Otros Gastos: No tuvo movimiento en la vigencia. (14) GRUPO 59- CIERRES DE INGRESOS Y GASTOS Registra la cuenta que permite realizar el cierre de los ingresos, gastos y costos del período contable, con el fin de establecer el resultado de las operaciones realizadas. (14.1) CIERRE DE INGRESOS GASTOS Y COSTOS Representa el valor del resultado obtenido de las operaciones realizadas por la entidad. Los saldos de cierre de ingresos, gastos y costos comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 CIERRE DE INGRESOS,GASTOS Y COSTOS $113.636 -$30.769 Cierre de Ingresos, Gastos y Costos 113.636 -30.769 Para la vigencia 2017 el resultado obtenido de las operaciones es un Déficit del ejercicio por valor de -$30.769. Este resultado obedeció a la variación de los ingresos vs. Los gastos incurridos durante la vigencia que incluye los ajustes a las Depreciaciones y amortizaciones realizadas por verificación en los inventarios de la entidad; al igual que las variaciones presentadas en los aumentos salariales y demás factores dentro del rubro de gastos de administración que venían arrastrando un déficit durante la ejecución de los meses de Enero a Noviembre de 2017 por -$398.662, situación que aunque en el mes de Diciembre mostro un superávit considerable al final del Ejercicio con el cierre definitivo de ingresos y gastos se reportó en el Déficit aquí presentado. CLASE 8 – CUENTAS DE ORDEN La entidad registra bajo estas cuentas las demandas a favor y en contra de la institución, los bienes entregados en comodato y cuentas representativas de los compromisos o contratos que se relacionan con posibles obligaciones y que, por lo tanto, pueden llegar a afectar la estructura financiera de la entidad y los bienes que son retirados del servicio para dar de baja.


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(15) GRUPO 81- DERECHOS CONTINGENTES En este grupo se incluyen las cuentas que representan hechos, condiciones o circunstancias existentes que implican incertidumbre en relación con un posible derecho de la entidad. (15.1) LITIGIOS Y DEMANDAS En la cuenta Litigios y Demandas se registra el valor de las demandas interpuestas por la entidad en contra de terceros. Los saldos de litigios y demandas comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 LITIGIOS Y DEMANDAS 0 $15.519 Administrativas 0 15.819 La subcuenta de Administrativa presenta un ajuste a favor de la entidad por la inclusión de los procesos presentados en contra de las entidades: EPS SANITAS S.A. por concepto de recobro de licencia de Maternidad de funcionaria con una pretensión de $4.012 el cual se encuentra en alegatos de reclamación administrativa, CONDOR S.A. Compañía de Seguros Generales; con pretensión por valor de $11.807 referente a la declaratoria de Nulidad de la Resolución No. 191 del 4 de mayo de 2015 a título de restablecimiento del derecho, dentro del proceso de responsabilidad fiscal No. 2009254. (16) GRUPO 83 – DEUDORAS DE CONTROL. Se incluyen las cuentas donde se registran las operaciones que la entidad contable pública realiza con terceros, que por su naturaleza no afectan su situación financiera, económica, social y ambiental, así como las que permiten ejercer control administrativo sobre bienes y derechos. (16.1) ACTIVOS RETIRADOS Se registra el valor de los bienes retirados del servicio por destrucción o por encontrarse inservibles, de la misma forma se registra los bienes totalmente depreciados o amortizados y que la entidad ha decidido retirarlos por no tener las condiciones de uso adecuados. Los saldos de los activos retirados comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2016 ACTIVOS RETIRADOS $131.829 $318.630 Propiedades, planta y equipo 131.829 318.630 Para la vigencia se debió registrar ajustes correspondientes a diciembre de 2017 ya que se realizó el retiro de activos para dar su baja y que se encontraban en esta bodega y en uso, por cuantía igual a $288.691 la cual es respaldada con Acta de Comité de Baja de Bienes No 001 del 26 de diciembre de


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2017 y de acuerdo con el procedimiento administrativo para la vigencia 2018 se deben retirar definitivamente de Estados Financieros. (16.2) BIENES ENTREGADOS A TERCEROS En esta cuenta se registra el valor de los bienes entregados a terceros que no implican el traslado de dominio de la propiedad y sobre los cuales se requiere llevar a cabo procesos de seguimiento y control. Los saldos de los bienes entregados a terceros, comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 BIENES ENTREGADOS A TERCEROS $72.689 $51.689 Propiedades, planta y equipo 72.689 51.689 Para la vigencia de 2017 se presenta variaciones con respecto al año anterior, en referencia a la devolución por parte de la POLICIA NACIONAL de la motocicleta entregada en comodato para el esquema de seguridad del sr contralor, situación que se registró el 02/10/2017 por la suma de -$21.000. (16.3) RESPONSABILIDADES En la cuenta de responsabilidades se refleja el valor de los faltantes de bienes y demás actos relacionados con el detrimento del patrimonio público que amerita el inicio de un proceso de responsabilidad para funcionarios o particulares que administren o manejen fondos o bienes públicos. El saldo de las responsabilidades, comparativo a 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 RESPONSABILIDADES $10.854 $0 En Proceso Internas 4.054 0 Ante autoridad competente 6.800 0 Se realizaron ajustes teniendo en cuenta que se hicieron afectaciones incorrectas en periodos anteriores y se dieron ajustes durante la vigencia 2017, teniendo en cuenta la realización del inventario del almacén y tomando las reclasificaciones correspondientes entre las diferentes cuentas de ese rubro al igual del reconocimiento y restitución de los bienes que se encontraban en proceso con entidades aseguradoras. (17) GRUPO 89 – DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) Se incluyen las cuentas que registran la contrapartida de las cuentas de orden deudoras de derechos contingentes, fiscales y de control.


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(17.1) DERECHOS CONTINGENTES POR CONTRA. Representa el valor de la contrapartida de las cuentas clasificadas en el grupo 81 – Derechos Contingentes. Los saldos de los derechos contingentes por contra, comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 DERECHOS CONTINGENTES POR CONTRA (CR)

0 -$15.819

Litigios y Demandas 0 15.819 Registra la contrapartida correspondiente a la cuenta 812004 en todos y cada uno de los procesos que están a favor de la Entidad. (17.2) DEUDORAS DE CONTROL POR EL CONTRARIO (CR) Representa el valor de la contrapartida de las cuentas clasificadas en el grupo 83- Deudoras de Control. Los saldos de las cuentas deudoras de control por contra, comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR)

-$215.373 -$370.319

Activos Retirados -131.829 -318.630 Bienes Entregados a terceros -72.689 -51.689 Responsabilidades -10.854 0 Registra la contrapartida correspondiente a la cuenta 831510 y 834704 en todos y cada uno de los ítems que en ellas se relacionan. CLASE 9 – CUENTAS DE ORDEN (18) GRUPO 91- CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS En esta cuenta se incluyen los grupos que representan los hechos o circunstancias, compromisos o contratos, que se relacionan con posibles obligaciones y que por lo tanto pueden llegar a afectar la estructura financiera de la entidad contable pública, se incluyen las cuentas de registro utilizados para efectos de control de pasivos y patrimonio e ingresos y la información tributaria.


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(18.1) LITIGIOS Y DEMANDAS Representa el valor de las demandas interpuestas por terceros en contra de la entidad, también incluye las pretensiones económicas originadas en conflictos o controversias. El saldo de la cuenta de Litigios y demandas, comparativo entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 LITIGIOS Y DEMANDAS $304.353 $845.029 Laborales 90.546 631.222 Administrativas 213.807 213.807 Laborales: Esta cuenta presenta variaciones entre la vigencia 2016 y 2017, debido a que en este periodo se realizaron ajustes correspondientes al reporte remitido por la Oficina Jurídica de la Entidad, donde se relacionan como casos importantes: Causación procesos: Sandra Milena Bonilla Rodríguez por cuantía $19.232 No. 60048300 por Nulidad de la Resolucion0270 del 28 de abril de 2016. Miguel Ángel Rubio por cuantía de $32.320 No. 60016500 por Nulidad de la resolución 0104 del 03/02/16. Dayana Andrea Fernández por cuantía de $23.569 No. 60064700 por Nulidad de la Resolución No. 0236. Martínez Ocampo Susana Lorena y otros; No. 20015600 por reparación directa descontando un valor en su pretensión inicial $796.734 y se ajustó en la suma de $186.158 quedando por $610.576. En esta vigencia se cancelaron por reporte de la Oficina Jurídica, los siguientes procesos: Beltrán Galvis Jairo por valor de $1.155, Guerrero Basto María Luz por cuantía de $15.073, Duarte Bernal Deyanira María por valor de $15.794, Salazar Gallo Jairo por cuantía de $14.984 que fallo a favor del demandante y se reclasifico a la cuenta de pasivo contingente, Afanador Gomez Maritza por $5.673 que se reclasifica como contingente y el de Seguros del Estado S.A. que falla a favor de la entidad solo por costas de proceso y se clasifica en la cuenta de contingencias. Otros procesos terminados están: Guerra Millan Luis Ernesto por $15.073, Vargas Marin Jorge Mauricio por $13.770. Administrativas: Para la vigencia esta cuenta no tuvo movimiento. (19) GRUPO 93- ACREEDORAS DE CONTROL (DB) En esta cuenta se incluyen las operaciones que la entidad contable pública realiza con terceros, que por su naturaleza no afectan su situación financiera económica, social y ambiental, así como las que permiten ejercer control administrativo sobre las obligaciones. (19.1) BIENES RECIBIDOS EN CUSTODIA Representa el valor de los bienes de propiedad de terceros recibidos en custodia por la entidad para su salvaguarda y custodia.


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Los saldos de los bienes recibidos en custodia, comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 BIENES RECIBIDOS EN CUSTODIA $7.500 $21.605 Pagarés, Letras de Cambio y Otros 7.500 21.605 Para la vigencia correspondiente se registran los valores correspondientes a Títulos de Depósito Judicial entregados por la Subdirección de Jurisdicción Coactiva de la Entidad y los que se encuentran depositados en la cuenta del Banco Agrario a Nombre de la Entidad No. 250009196151. Para esta vigencia se evidencio que existe una diferencia que viene desde la vigencia 2016 por valor de $16.140 ya que los extractos reflejan valor de $37.745, los cuales no se registraron ya que no existe documento físico que nos refleje los valores reportados en la cuenta al detalle de Terceros y el proceso correspondiente. Se envía comunicación para proceder con la verificación de estos valores a las áreas involucradas y con soportes físicos que se obtengan hacer la contabilización de los mismos. (20) GRUPO 99- ACREEDORAS POR CONTRA (DB) Se incluyen las cuentas para registrar la contrapartida de las cuentas de orden acreedoras de responsabilidades contingentes, fiscales y de control. (20.1) RESPONSABILIDADES CONTINGENTES POR CONTRA (DB) Representa el valor de la contrapartida de las cuentas clasificadas en el grupo 91- Responsabilidades contingentes. Los saldos de la subcuenta responsabilidades contingentes por contra, comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 ACREEDORAS POR CONTRA (DB) -$304.354 -$845.029 Responsabilidad contingente por contra (DB) -304.354 -845.029 Litigios y demandas -304.354 845.029 Corresponde a la contrapartida de la cuenta 912002 y 912004 en todo su detalle y descripción. (20.2) ACREEDORAS DE CONTROL POR CONTRA (DB) BIENES RECIBIDOS EN CUSTODIA En esta denominación se registra la contrapartida de las cuentas de orden acreedoras de responsabilidades contingentes.


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Los saldos de las cuentas de bienes recibidos en custodia comparativos entre el 31 de diciembre de 2016 y 2017 son: Diciembre de 2016 Diciembre de 2017 ACREEDORAS DE CONTROL POR EL CONTRARIO (DE BIENES RECIBIDOS EN CUSTODIA)

-$7.500 -21.605

Bienes Recibidos en Custodia -7.500 -21.605 Corresponde a la contrapartida de la cuenta 930616 en todo su detalle y descripción.

OLGA YAMILE GONZALEZ FORERO Directora Administrativa y Financiera

ARMANDO BENAVIDES CORREA Subdirector de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería ©

T.P. 120736-T

Revisó: Armando Benavides Correa Subdirector de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería ©

Elaboró: Nancy Jael Abril Joya, Profesional Universitario Subdirección de Presupuesto y contabilidad


Informe de Notas a Estados Financieros Diciembre de … informes/009... · valoración de los...

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