*DEPE_CODI*

2

Superintendencia de la Economa Solidaria

Gestin Documental

Informe de gestin.

Realizado porJavier Segura RestrepoGestin Documental

BOGOT, D.C. Diciembre de 2014

1. Objetivo:

El presente documento tiene como objetivo dar a conocer la gestin de las actividades realizadas en el rea de gestin documental y los avances alcanzados en la implementacin y puesta en marcha del nuevo sistema de gestin documental a travs de un mdulo de sede electrnica.

2. Informe del estado actual del rea de gestin documental: se realiza una descripcin del estado actual y de las falencias que presenta el rea.

A. En la actualidad la Entidad requiere hacer una actualizacin de las tablas de retencin documental ya que las vigentes no estn acordes con la modificacin de los procesos que se han realizado al interior de la misma. Las tablas estn aprobadas segn acuerdo 008 de 2003 por parte del AGN y fueron actualizadas y aprobadas por el acta 001 de 2005 por el comit de archivo. Adicionalmente la entidad debe levantar un inventario de toda la documentacin fsica que posee y de esta manera realizar la valoracin documental de los fondos acumulados.

A. No existe en la entidad un programa de gestin documental el cual se debi implementar desde el ao 2000 segn la ley 594 Ley General de Archivo, as mismo no hay un plan de contingencia para afrontar los inconvenientes que se puedan presentar en el rea. Se tiene proyectado el programa de gestin documental el cual est pendiente de ajustes con respecto a la plataforma documental y sede electrnica de la entidad.

B. La documentacin de la entidad se encuentra organizada por consecutivo de entrada y salida, para lo cual se viene trabajando en la conformacin de expedientes segn lo normado en la Ley General de Archivos. Adicionalmente no se est aplicando ningn mtodo archivstico adecuado para la conservacin de la informacin tanto en papel como en otros medios como disquetes, CD, libros, etc.

C. No se cuenta con ningn inventario documental del archivo que se encuentra tanto en las instalaciones de la Supersolidaria como lo del depsito de archivo en Organizaciones Solidarias.

3. Informe de transferencias recibidas por parte de Organizaciones Solidarias:

La Superintendencia est en la obligacin, segn el Decreto 1515 de 2013 y el acuerdo 002 de 2014 del AGN, de recibir las transferencias de documentacin que se encuentran en fondos acumulados de otras entidades y que son de nuestra competencia.

A. Las transferencias documentales por parte de Organizaciones Solidarias fueron suspendidas en Octubre de 2013 y fueron retomadas a finales de enero de 2014.

B. Con la entidad Organizaciones Solidarias se realizaron reuniones en las que se trataron temas en alusin a la transferencia y adicionalmente se redacto un documento de protocolo el cual es un requisito del Archivo General de la Nacin. Para lo cual el comit de archivo de la entidad aprob el protocolo y dio va libre para la elaboracin y ejecucin del cronograma de transferencia documental concertado con Organizaciones Solidarias. Durante el ao 2014 se recibieron 1000 metros lineales de transferencias.

C. Tambin se trabaj el tema de transferencias secundarias (archivo histrico), durante el periodo 2014 se recibi visita del Archivo General de la Nacin sobre el particular en la cual se retroalimento sobre la normatividad vigente.

4 Plan de mejoramiento archivstico:

Como trabajo en la solucin del plan de mejoramiento del archivo se puede informar lo siguiente:

B. Se realiz una socializacin sobre la conformacin fsica y electrnica de expedientes al personal del outsourcing.

C. Se efectu una visita de seguimiento a los archivos de gestin de las reas.

D. Se tiene proyectado el programa de gestin documental el cual est pendiente de ajustes con respecto a la plataforma documental y sede electrnica de la entidad.

E. Ya se tiene preparado y pendiente de presentacin y aprobacin al comit de archivo, el reglamento de archivo y correspondencia.

F. Se est realizando la conformacin de expedientes de entidades vigiladas por el personal del outsourcing.

G. Se implementaron las tablas de retencin documental aprobadas por el comit de archivo y validadas por el Archivo General de la Nacin.

H. Con respecto a la actualizacin de las tablas de retencin documental de la entidad se realiz el levantamiento de informacin del rea de secretara general para la actualizacin de las mismas.

6. Informe sobre trabajo realizado por el outsourcing de correspondencia:

Durante el ao 2014 podemos informar que en el rea de correspondencia se recibieron el siguiente nmero de radicados:

Periodo comprendido entre el 2 de enero a 31 de diciembre se recibieron 44.823 radicado de entrada. Durante el mismo periodo se tramitaron 25.769 radicados de salida.

Para este periodo tanto la correspondencia recibida como enviada tuvo un crecimiento del 30% con respecto a la del ao pasado. Adicionalmente los tiempos de radicacin y digitalizacin tuvieron una mejora representativa as:

Tiempos de digitalizacin: Promedio anterior: 1 HoraPromedio actual: 10 minutos

Errores: Promedio anterior: 20 errores mensualesPromedio actual: 9 errores mensuales

7. Digitalizacin de documentos:

Segn el sistema de gestin de calidad implementado por la entidad, el proceso de digitalizacin de los documentos, se debe realizar por parte del outsourcing, quienes dentro de sus obligaciones contractuales certifican dicho procedimiento.

8. Informe Ejecutivo de implementacin de la nueva herramienta de gestin documental y sede electrnica:

8.1 Levantamiento de la informacin

La primera etapa del proyecto consisti en el levantamiento de la informacin para lo cual la empresa GSE presento a la SES una serie de documentos el cual deberan ser resueltos y devueltos para poder implementar los procesos dentro de la nueva herramienta. En la actualidad se encuentra al da todos los entregables.

Para el levantamiento de la informacin se realizaron diversas reuniones con los jefes y coordinadores de las reas y la persona encargada del rea de archivo y correspondencia, quien es el enlace entre la entidad y el contratista. Dichas reuniones se realizaron con el fin de levantar la informacin de los procesos de comunicaciones oficiales y de lo correspondiente a peticiones, quejas y reclamos para la implementacin en la sede electrnica.

8.2. Reuniones tcnicas:

Durante el desarrollo del proyecto se han realizado diferentes reuniones tcnicas con el rea de sistemas para efectuar diversas pruebas sobre todo en la configuracin del ancho de banda de la conexin de internet de la entidad.

Las pruebas consisten en enviar archivos de diferentes tamaos para evaluar el comportamiento del servicio de internet observando si este resiste la capacidad de transmisin de datos.

Adicionalmente se realizaron diferentes reuniones para la verificacin del comportamiento de la nueva plataforma con los canales de internet dispuestos por la entidad

8.3. Avances del proyecto

La nueva plataforma y la sede electrnica ya se encuentran en funcionamiento desde el 10 diciembre de 2014 con las funcionalidades que se solicitaron en la primera fase del proyecto. Nos encontramos en la fase de nivelacin y mejoras de los procesos de la herramienta.

8.5 Informacin adicional

Adicionalmente a lo expuesto anteriormente se realizo un trabajo con respecto a mejorar y optimizar los procesos de gestin documental para as mismo realizar una puesta en marcha de la nueva herramienta de gestin documental. Estas actividades buscan tambin mejorar la calidad del trabajo que se vena realizando con la anterior herramienta de gestin documental (Orfeo).

8.6 Proyecto 2.015

Con respecto al proyecto 2.015 se puede informar que el objetivo es implementar todos los trmites y procesos que tiene la entidad en la plataforma y sede electrnica para cumplir con la Estrategia de Gobierno en Lnea, en cuanto a criterios de usabilidad, accesibilidad, interoperabilidad, cero papel y mltiples canales entre otros, y la aplicabilidad en materia de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo.

Para ello habr que realizar un levantamiento de informacin al interior de las reas de la entidad con el fin de realizar la implementacin debida en la nueva plataforma.

Por unas entidades solidarias confiables

Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 4895009. FAX Extensin 125 Lnea gratuita 018000 511737www.supersolidaria.gov.co Correo electrnico: cau@supersolidaria.gov.coNIT: 830.053.043 5 Bogot D.C., ColombiaV_OAPS-F62013SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA

Por unas entidades solidarias confiables