INFORME DE GESTIÓN ANTE EL CONCEJO MUNICIPAL Del 1 de enero al 30 de septiembre de 2020

SECRETARÍA GENERAL

GLORIA CECILIA CHÁVEZ RAMIREZ Secretario de Despacho

DARIO ANTONIO RAVE ECHAVARRIA

Jefe de Gestión Documental

JORGE IVAN ISAZA BUSTAMANTE Lider de Programa Oficina de Atención al Ciudadano

INFORME DE GESTIÓN ANTE EL CONCEJO MUNICIPAL (Del 1 de enero al 30 de septiembre de 2020)

DEPENDENCIA SECRETARIA GENERAL

RESPONSABLE GLORIA CECILIA CHAVEZ RAMIREZ Secretaria de Despacho DARIO ANTONIO RAVE ECHAVARRIA Jefe de Gestión Documental JORGE IVAN ISAZA BUSTAMANTE Lider de Programa Oficina de Atención al Ciudadano Estructura Organizacional

En la estructura organica de la Secretaría a cargo, se da cumplimiento a los diferentes planes

enunciados anteriormente, en lo concerniente a Gestión Documental y Atención al Ciudadano.

La Secretaría General cuenta con servidores públicos, tanto vinculados a la Planta de Cargos y contratistas de excenlentes competencias laborales, asi mismo, ejercen el liderazgo a través de la sensibilización, motivación y empoderamiento del personal;

buscando la eficiencia en la utilización de los recursos y el mejoramiento de los procesos FUNCIONES Apoyar a las distintas Secretarías de Despacho en la ejecución de los planes, programas y proyectos del Municipio y servir de ente articulador. La Secretaría General, es la Unidad Administrativa responsable de garantizar el cumplimiento de las políticas, planes, programas y proyectos definidos por la Administración Municipal, tanto en los procesos a cargo de la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental y los proyectos, planes y programas trasversales dentro de las demás unidades administrativas, sirviendo como eje articulador de las diferentes dependencias, para la no repetición de los mismos, procurando siempre el mejoramiento de la gestión institucional y el ahorro de los recursos. Los proyectos se encuentran establecidos en el Plan de Desarrollo “Itagüí ciudad de oportunidades 2020-2023”. Linea estratégica: 27 BUEN GOBIERNO Programa: 84 EFICIENCIA Y TRANSPARENCIA EN LA GESTIÓN PUBLICA Programa: 86 SERVICIO AL CIUDADANO CON CALIDAD Programa: 87 MODERNIZACIÓN INSTITUCIONAL

Coordinar con la Oficina Asesora de Comunicaciones, la realización de encuentros entre el alcalde y la comunidad. La administarción Desde la Secretaría General, con el Area de Eventos y Logistica, se apoyan las unidades administrativas y entes descentralizados en la realización de eventos con diferentes actividades tales como: instalación de imagen institucional (pendones, backing), atril, asesoría de protocolo según el evento, sonido, sillas, tarimas, luces, trimallas, micrófonos, planta eléctrica, manteles, mesas, ayudas audiovisuales, flores, alimentación, hidratación, entre otros elementos sujetos a disponibilidad, requerimientos logísticos, operativos y técnicos que garantizan la calidad del servicio de las actividades necesarias para los eventos institucionales que surjan del despacho del alcalde y de las diferentes dependencias. El área de logística y eventos está compuesta por servidores públicos formados en organización de eventos, protocolo organizacional, protocolo deportivo, comunicación audiovisual, marketing digital, gestión pública, sistema integrado de gestión de calidad,

entre otros temas; lo que indica que contamos con excelentes perfiles para el área de eventos de la Alcaldía de Itagüí.

A continuación, realizamos una relación de los eventos apoyados del 1 de enero al 30 de septiembre de 2020.

EVENTOS APOYADOS POR LA SECRETARÍA GENERAL DEL 1 DE ENERO AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2020

NÚMERO APROXIMADO DE PERSONAS IMPACTADAS EN LOS EVENTOS

Articular los procesos que involucran las diferentes dependencias y entidades de la Administración Municipal, para el diseño y ejecución de macro proyectos.

La Secretaría General, dando cumplimiento al Plan de Desarrollo “Itagui Ciudad de Oportunidades” 2020-2023, presentó el proyecto de SERVICIO AL CIUDADANO CON EFICIENCIA Y TRANSPARENCIA, al Departamento Administrativo de Planeación, dando cumplimiento al Programa de ATENCIÓN AL CIUDADANO CON EFICIENCIA Y CALIDAD, así mismo se llevará a cabo la Sede Electrónica, que es es es un sitio web, a disposición de la ciudadanía, de la cual es titular la Administración Municipal de itagui, encargada de gestionar y administrar la documentación generada en la atención para garantizar oportunidades de acceso a la información a la ciudadanía y las empresas; a los trámites y servicios, con autonomía y garantizando el ahorro del tiempo. Generando las mismas garantías como si lo hiciera presencialmente, bajo los principios de publicidad oficial, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad, interoperabilidad e identificación, y autenticación. En articulación con la Dirección Administrativa de la TIC, la sede electrónica avanza de la siguiente forma:

La Dirección de las TIC, tiene desarrollado la arquitectuta de la conexión de las diferentes unidades administrativas, elegidas por la secretaría General de acuerdo con los trámites de cada una de las siguientes secretarías:

• Movilidad

• Planeación

• Hacienda

• Educación

• Salud

A la fecha se ha realizado la integración de las bases de datos con las siguientes secretarías de la Administración Municipal, Hacienda con software fiscalización, planeación – usos del suelo, ayudas sociales dinámica gerencial, SEM, servicios de emergencias médicas, movilidad, educación con SIMAT, formulario de registro de ayudas sociales itagui solidaria, SISGED.

Enviar al Gobernador, dentro de los cinco días siguientes a su sanción o expedición, los Acuerdos del Concejo, los Decretos de carácter general que expida, los actos mediante los cuales se reconozcan y decreten los honorarios los Concejales y los demás de carácter particular que el Gobernador solicite.

Dando cumplimiento a las funciones como Secretaría General, se envían a la Gobernación de Antioquia, los Acuerdos del Concejo y Decretos Municipales de carácter general, Sancionados por el señor Alcalde.

• Acuerdos y Decretos Municipales Sancionados por el señor Alcalde y Circulares Expedidas por la Secretaría General - Primer Semestre 2020

• Acuerdos y Decretos Municipales Sancionados por el señor Alcalde y Circulares Expedidas por la Secretaría General del 1 de julio al 30 de septiembre

Asesorar al Alcalde en la formulación y la ejecución de las políticas y los planes generales de la Administración Municipal. La Secretaría General dentro de esta función, busca fortalecer a los servidores públicos en competencias para la formulación y ejecución de las diferentes políticas públicas, que se diseñarán e implementarán durante el periodo del plan de desarrollo “Itagui ciudad de oportunidades”; con el diseño del manual para la formulación de políticas públicas y capacitaciones en el mismo a las diferentes unidades administrativas.

Coordinar el sistema de atención al ciudadano y todo lo relacionado con la tecnología de la información para el servico a la comunidad. La Secretaria General, encargada de la Atención al Ciudadano del Municipio de Itagüí, busca fortalece la interacción con los itaguiseños, proporcionando a los servidores lineamientos claros y acordes con las normas legales vigentes y las herramientas tecnolígicas para brindar una mejor atención, por medio de los diferentes canales de

comunicación que se cuenta, con el ánimo de garantizar y dinamizar la comunicación efectiva con los alto estándares de calidad y asi, buscar resultados sobresalientes, aprovechando la innovación y la creatividad de todos los integrantes de este equipo de trabajo y el valor que le damos a las personas que integran esta Secretaría. Coordinando los diferentes canales de Atención, la sede electrónica y el protocolo de atención al ciudadano.

• Página de la alcaldía de Itagüí www.itagui.gov.co Registro de población vulnerable Atención al ciudadano Trámites y servicios en línea

• Chat en línea, se esta prestando el servicio dentro de la jornada laboral acorde con los horarios establecidos.

• Correo electrónico contactenos@itagui.gov.co Por este medio, se están relacionando gran cantidad de solicitudes de la comunidad a cerca de la contingencia de la COVID-19

• Línea única 24 horas 2041515, durante el periodo de contingencia por la Pandemía de la COVID-19.

• Software SISGED, por medio del cual se canaliza toda la información a las diferentes dependencias, correspondencia entrante, interna y saliente.

A través, de la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental, se procedió a elaborar un cronograma de trabajo basado en las funciones propias de la Secretaría, y con el contrato de Prestacion de Servicios de apoyo a la gestion en actividades asistenciales y administrativas para la atencion a la ciudadania de la administracion municipal de itagui" las cuales brevemente se describen;

• Se realizan reuniones periódicas con el equipo de trabajo, con el fin de ir estableciendo procedimientos de acuerdo a los momentos o situación atípicas para la atención efectiva de la ciudadanía, articulada con el nuevo Plan de Desarrollo “Itagüí ciudad de oportunidades”.

• Con la Dirección Administrativa de las TIC en cabeza del Ingeniero. Gustavo David Velasquez Monsalve, se han creado mesas de trabajo para los cambios del SISGED.

Una vez, presentada la contingencia de Salud Pública por la COVID 19, la Alcaldía del Municipio de Itagüí, impartió las directrices para que los servidores públicos y contratistas, puedan ejercer sus funciones en altenancia (desde su casa y de manera presencial), por lo tanto, se adoptó un Plan de Trabajo, de acuerdo al Protocolo de Bioseguridad de la COVID-19. Por lo anterior, la Secretaría General con la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental y todos los puntos de atención: Taquillas de Primer Piso - Ventanillas de Atención al Ciudadano de la Administración Municipal de Itagüí, Taquillas de Movilidad y Taquilla la Central Mayorista, Bloque Naranja se tienen todos los protocolos de

bioseguridad activados, para la prestación de Servicio.

• Señalización y pendón con las medidas de bioseguirdad, para evitar la propagación de la Convid -19

• Se gestionó la Proteccion (acrílicos) a las ventanillas de PQRDS, Planoteca y recepsión de documentos en Atención al Ciudadano.

• Medidas de distanciamiento antes del ingreso a las instalaciones de la Administración Municipal

• Desinfección, al Ingreso de las Instalaciones y toma de temperatura al ingreso de las instalaciones de la Administración Municipal -Ventanillas de Atención al Ciudadano

• Señalización y distanciamiento en la Sala de espera

• Distanciamiento físico para el ingreso a las taquillas del Banco

Otras funciones realizadas en el Oficina de Atención al Ciudadano

• Seguimiento al funcionamiento del Software SISGED,

• Revisión y ajustes al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano.

• Responder las solicitudes internas y externas que llegan a la Administración Municipal de Itagüí.

• Atender al correo contactenos@itagui.gov.co y canaliza la información a las diferentes dependencias a través del SISGED.

• Solucionar y asesorar solicitudes al chat en línea

• Responder los servicios de consultas de información de manera personalizada a los ciudadanos que buscan alguna orientación en la administración.

• Realizar la marcación de los envíos del SISGED.

• Aprobar y/o rechazar respuestas del SISGED.

Gestiones Con el fin de seguir en la mejora de prestación de servicios a la ciudadanía Itagüiseña, se han emprendido diferentes actos para tener una mejora continua en la administración municipal como son;

• El primer encuentro en la mesa departamental de la gobernación de Antioquia.

• Encuentros con el Departamento Nacional de Planeación DNP, para la implementación de la estrategia de Lenguaje de Señas y de Lenguaje Claro, en donde se diseñó el cronograma de trabajo para el desarrollo de estrategia.

• Además, se realizó capacitación para el personal de taquilla en lenguaje de señas.

• Integración de un equipo interdisciplinario para atender todos los temas de Gestión Documental no solo de la Secretaria General sino de todo el municipio.

• Se creó una mesa de trabajo con el director administrativo de las TIC, Con el fin de atender las necesidades del sistema SISGED.

SERVICIO AL CIUDADANO CON EFICIENCIA TRANSPARENCIA Preparación de la información requerida para la estructuración de la sede electrónica, en la cual los ciudadanos contarán con la información segura y centralizada; garantizando la transversalidad de información, con todas las unidades administrativas de la administración municipal. La percepción de la ciudadanía ha mejorado en cuanto a la atención, reflejada en las encuestas de percepción, se tienen clasificadas para los procesos de Trámites y Servicios, adicional, el proceso de Gestión Documental. Por parte del primer proceso, se tienen los datos de los trimestres 1, 2 y 3. En cambio, por parte del proceso de gestión

documental solo se tienen los datos pertinentes al 3 trimestre, esto es debido a que se tomó la decisión de separarlas y se comenzó con esta directriz a partir del trimestre mencionado.

• Resultados de Trámites y Servicios

Se encuestaron un total de 831 ciudadanos, donde el 98%, se encuentra satisfecho con la información brindada por los servidores y contratistas públicos, el trato brindado por el servidor público, el tiempo de espera para la atención, la comodidad, organización y logística de nuestras oficinas. Una insatisfacción del 2% y en el ítem no sabe, no responde un 0%.

• Resultados de Gestión documental

Se encuestaron un total de 29 ciudadanos, donde el 96%, se encuentra satisfecho con la información brindada por el servidor y Contratista público, el trato brindado por el servidor público, el tiempo de espera para la atención, la comodidad, organización y

logística de nuestras oficinas. Una insatisfacción del 4% y en el ítem no sabe, no responde un 0%.

Asegurar la aplicación del Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias de la Administración Municipal.

La Secretaria General a través de la Oficina de Atención al Ciudadano dirige, coordina y controla las actividades inherentes a la receptición física y/o virtual de las peticiones, quejas, reclamos, denuncias o sugerencias de los ciudadanos.

Asi, mismo, cuenta con el sistema de información (Sottware) SISGED-PQRDS, que coordina, las respectivas PQRDS a través de los diferentes medios disponibles adiciona, traslada las respuestas de las diferentes Unidades Administrativas hacia los ciudadanos y/o usuarios internos o externos. Además, de los que se encuentran en la página www.itagui.gov.co, link PQRDS para que los ciudadanos y/o usuarios internos o externos, puedan realizar sus inquietudes o solicitudes garantizando la recolección y atención oportuna.

A continuación, se ilustra las solicitues ingresadas por los diferentes canales de atención del 1° de enero al 30 de septiembre de 2020.

Descripción: Tabla y grafico de ingresos por medio de recepción

A continuación, se ilustra los diferentes tipos de solicitudes ingresadas por los canales de atención

Se realizó una capacitación en Derechos de Petición (PQRDS) a los servidores públicos y contratistas de la Secretaria General, Atención al Ciudadano y Gestión Documental, en donde se crea una mejor cultura en las respuestas de fondo originadas por las Secretarías de Despacho que permiten visualizar el cumplimiento de la normatividad como los criterios técnicos básicos requeridos en la satisfacción de las necesidades de la población itagüíseña

Dentro de las funciones, realizar de manera continua el diseño y actualización de los trámites, metodologías de trabajo y los procedimientos organizacionales, para incrementar la productividad y la racionalidad de la administración municipal.

Coordinar la política anti trámites del Municipio de Itagüí, y la implementación de estrategias que acerquen al municipio al ciudadano. La Secretaría General, Atención al Ciudadano y Gestión Documental, esta en el diagnóstico para la construcción de la Política de Racionalización de acuerdo con la Ley Nro. 2052 del 25 agosto de 2020, transversalmente a la Dirección Administrativa de las TIC y las diferentes unidades administrativas donde se realizan los 119 trámites.

• De los cuales se definieron en el diagnóstico inicial:

Unidad Administrativa Tramite

Participación Ciudadana

Inscripción de dignatarios

Actualización de estutos

Reconocimiento de personería jurídica de las juntas de acción comunal

Hacienda

Impuesto predial unificado

Declaración del impuesto de industria y comercio

Pago de los acuerdos de pago

Departamento Administrativo de Planeación

Usos de suelo

Hilos y Alineamientos

Jurídica Personeria jurídica de propiedad horizontal

Unidad Administrativa Tramite

Hacienda Beneficios tributarios

Radicación de cuentas de cobro

• Y se llevan Racionalizados al 30 de septiembre de 2020

Unidad Administrativa

Tramite

Hacienda Industria y Comercio

Departamento Administrativo de Planeación

Usos de suelo

Unidad Administrativa

Tramite

Hacienda Beneficios tributarios

Radicación de cuentas de cobro

Salud y Protección Social

Sistema de emergencias médicas

Movilidad Excención del pico y placa

Dar cumplimiento a las exigencias de Ley o a las solicitudes formales realizadas por entes externos. El municipio cuenta con canales de atención y recepción para la información a través del Software SISGED-PQRDS, donde la Secretaría General da cumplimiento a la siguiente normatividad, de los informes de solicitudes de acceso a la información, los cuales son publicados semestralmente en la pagina Web el municipio www.itagui.gov.co

• Ley 1755 de 2015

• Ley 1712 de 2014

• Decreto 491 de 2020

• Decreto 103 de 2015

Servir de ente articulador entre la Oficina de Control Interno y las diferentes dependencias municipales para el efectivo cumplimiento que en materia de control interno se realicen y la oportuna atención de las solicitudes.

La Secretaría General, suministra información a la Secretaría de Evaluación y Control sobre el cumplimiento a la normatividad de la Ley 1755 de 2015, de los informes de solicitudes de acceso a la información, mensualmente se envía un resumen de las PQRDS, a cada una de las dependencias de la Administración Municipal, para que se realice una auto evaluación y mejorar los tiempos de respuestas de las mismas. Elaborar y actualizar el Plan estratégico de Tecnología de la información del municipio para precisar el manejo de la información y los desarrollos tecnológicos. Esta función no aplica, fue traslada para la Alcaldia, mediante Decreto Nro 672 de 2017 (Dirección Administrativa de las TIC)

Asesorar a la Alcaldía, Secretarías de Despacho y demás dependencias, en lo que respecta a los Sistemas de Infomación, desarrollando o recomendando las aplicaciones informáticas requeridas par su optimo funcionamiento. Esta función no aplica, fue traslada para la Alcaldia, mediante Decreto Nro 672 de 2017 (Dirección Administrativa de las TIC)

Direccionar y gestionar el manejo informatico de la información, dentro de la entidad municipal, asi como, el control y mantenimiento de los diferentes elementos y equipo que existen en la administración Esta función no aplica, fue traslada para la Alcaldia, mediante Decreto Nro 672 de 2017 (Dirección Administrativa de las TIC)

Administrar y coordinar el debido uso de los auditorios pertenecientes a la administración municipal. Inventario de los espacios En la actualidad los espacios asignados a la secretaria son:

• Auditorio Juan Carlos Escobar Estrada

• Salón Múltiple (segundo piso edificio de la alcaldía)

• Plazoleta CAMI

Es de aclarar, que a raíz de la pandemia por la COVID-19, se restringieron las autorizaciones para la plazoleta, y el Auditorio Juan Carlos Escobar, se encuentra en mantenimiento. Rendir los informes periódicos de gestión que se le soliciten por el Alcalde y dependencias al interior de la administración municipal y demás autoridades competentes. La Secretaría General, realiza periodicamente los informes solicitados, dando, cumplimiento a los diferentes Actos Administrativos expedidos por el señor Alcalde, diferentes Unidades Administrativas y demás autoridades competentes, asi mismo, dentro del contexto de la pandemia, presentada por la COVID-19. Por lo anterior, se enuncian algunos informes:

• Informe dando respuesta a la Circular Nro 136 del 14 de mayo de 2020, Primero y segundo Cuatrimestre de 2020, dirigido al Señor Alcalde Jose Fernando Escobar Estrada

• Informe de Delegación dirigido al Departamento Administrativo de Planeación del consolidado de actos y contratos delegados del Primer y segundo trimestre 2020

• Informes consolidados de modalidad de trabajo en casa, dirigido al Secretario de Evaluación y Control, dando cumplimiento a la Circular Nro 85 y al Decreto Nro 426 -2020,

• Planes Operativos para aislamiento Obligatorio preventivo remitidos al Secretario de Evaluación y Control, dando cumplimiento al Decreto Nro 426 -2020.

• Informe, dando respuesta a la Circular Nro 111 del 27 de abril de 2020, dirigida a la Secretaría Juridica, dada, por la emergencia generada por lal COVID-19 (Decreto Nro 407 – 2020)

• Respuesta a la Circular Nro 171 del 8 de junio-2020, dando cumplimiento al reporte de condiciones de trabajo de Servidores Publicos, enviada al Secretario de Servicios Administrativos.

Formular, orientar y coordinar las políticas, planes y programas para la atención de prestación de los servicios al ciudadano en su calidad de usuarios de ellos mismos en el municipio En coherencia con las metas propuestas en el Plan de Desarrollo Municipal se realizó la actualización del Plan Institucional de Archivos, para garantizar las actividades a realizar en materia de Gestión Documental a corto, mediano y largo plazo, de tal forma, que se promueva la aplicación de los instrumentos archivísticos y políticas institucionales; este mismo, se publicó en la página web institucional, en cumplimiento con lo establecido en la Ley de transparencia 1712

de 2014 y relacionando los resultados proyectados en el Plan de Acción, Plan Indicativo 2020; el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano -PAAC, para el Municipio de Itagui. En el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, la Secretaría General, cuenta dentro de sus proyectos con las Politicas de Gestión Documental, Servicio al Ciudadano y Racionalización de Tramites, donde se propenderá por la mejora continua para garantizar estándares altos en la calificación de los programas propios de la unidad administrativa; con personal idóneo y capacitado en la prestación de los servicios. La política de racionalización de trámites esta en construcción de acuerdo con la ley 2052 del 25 agosto de 2020, con su base inicial en el diagnóstico.

En cuanto a la Política de Atención al Ciudadano, cuyo objetivo es garantizar la cercanía de la Administración Municipal frente a la oferta de trámites y servicios que esta presta, buscando la generación de más oportunidades para los itaguiseños, siendo coherentes con las trasversalización con los diferentes entes territoriales, esta se encuentra en la fase de revisión por parte de la Gobernación de Antioquia; con el propósito de que esta este articulada con la política pública de atención al ciudadano regional. Puplicación de planes y políticas en la pagina web

Divulgar y realizar seguimiento a los tramites corporativos.

La Secretaral General ha adelantado las gestiones necesarias a través de la Circular N°. 135 del 14 de mayo -2020, donde se solicitó la revisión para la actualizacion de tramites, dirigidas a las diferentes Unidades Administrativas con las que cuentan con Tramites para modificar suprimir o adicionar.

Lo anterior, para dar cumplimiento a la Ley Nro. 2052 de 2020 y al Decreto Nro. 2106 de 2019 Además, se realizó capacitación con la Asesora contratista de las TIC, sobre la actualización y publicaciones en sitio web, y en el sistema integrado de gestión – calidad, adscritos a la Administración Municipal Formular la politica de Gestión Documental y archivos, organizar el sistema municipal de archivo y conservar, proteger y difundir la memoria instituciona e histórica del Municipio. La Oficina de Gestión Documental, ha formulado y aplicado las Políticas de Gestión Documental e instrumentos archivísticos, en donde se vienen adelantando estrategias de acompañamiento en Gestión Documental, a las direfentes unidades administrativas; con el propósito de garantizar el acceso a la información, de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente. También se puede evidenciar la organización documental realizada a cada uno de los archivos, en procura de garantizar la conservación de la información; en el siguiente registro fotográfico.

Participar en el diseño, organización y control del ciclo vital de los documentos que ingresan y salen de la entidad, garantizando que las dependencias les den una adecuada utilización y archivo a los documentos. La Secretaria General a través de la Oficina de Gestión Documental, se encarga de coordinar y administrar el recibo, radicación, distribución y entrega de la correspondencia recibida (entrante) a través de la taquilla de la Ventanilla Única de correspondencia, y de la correspondencia interna a través del SIGED y enviada (saliente) de toda la Administración, dando cumplimiento a la oportunidad y la exactitud en la entrega y cumplimiento con los tiempos de respuesta. También se ha realizado

acompañamiento permanente a todas las unidades administrativas en el manejo de la correspondencia en razón a mejorar la efectividad en la distribución, trámite y archivo de los documentos. Archivo central de la Administración Municipal de Itagui

Información custodiada en el archivo central de la Administración Municipal, servicio contratado con la empresa GRM Colombia S.A.S. En la siguiente gráfica se presentan las cantidades de información custodiada en cajas y planos existentes, los cuales se encuentran en condiciones de temperatura y medio ambiente adecuado en cumplimiento con lo establecido en el Sistema Integrado de Conservación Documental de la Administración Municipal y también se realizan procesos de limpieza, control de plagas y desinfección en un promedio de cada 3 meses.

Procesos realizados en el Archivo Central En el siguiente registro fotográfico, se evidencia los procesos que se adelantan en el archivo central; en procura de garantizar la custodia y conservación de los documentos de archivo de la Administración Municipal, de acuerdo con lo establecido en el objeto contractual SG-145-2020; para dar cumplimiento con los requisitos de ley, así mismo se garantizan las medidas de bioseguridad en la manipulación de los documentos, en la distribución para el préstamo, estos son puestos en cuarentena antes y después a razón de la COVID-19.

Recepción, de las transferencias documentales primarias en la vigencia 2020 Esta actividad se realiza con el propósito de descongestionar los Archivos de Gestión y en coherencia con lo establecido en las Tablas de Retención Documental, se programaron en el mes de agosto de 2020, las transferencias documentales primarias, para entregar información en calidad almacenamiento, custodia y consulta de la información en la bodega del archivo central de la Administración Municipal. En cumplimiento con lo establecido en el sistema integrado de conservación documental (SIC) En los siguientes registros fotográficos se evidencia, las transferencias documentales realizadas

Oficinas que realizaron transferencias de documentos al archivo central

DEPENDENCIA TOTAL, CAJAS RECIBIDAS

Oficina de Contabilidad 125

Oficina de Tesorería 40

Subsecretaría de Presupuesto 16

Secretaría de Evaluación y Control 7

Fondo Rotatorio de Vivienda 9

Oficina de Control Interno Disciplinario 19

Secretaría de Salud y Proteccion Social, Aréa Control Riesgos Consumo 20

Dirección Administrativa, Autoridad Especial de Policía Integridad Urbanística 7

Inspección de Permanencia Dora 5

Inspección de Permanencia Mónica 5

Comisaria de Familia Zona Centro Dos 2

Secretaria de Educación 10

TOTAL, DE CAJAS RECIBIDAS 265

Solicitudes de información atendidas en el Archivo Central La siguiente gráfica representa la cantidad de solicitudes de información requeridas por los usuarios internos de las unidades administrativas, con el propósito de soportar trámites y decisiones administrativas de manera eficiente.

Brindar capacitación en transferencias primarias de archivos de gestión. Con el propósito de fortalecer la gestión documental en la administración Municipal, se han realizado capacitaciones orientadas a servidores públicos y contratistas, para que se garantice el debido y oportuno manejo de información, indistintamente del soporte en el que se reciba y/o produzca, con el propósito de aplicar el concepto del ciclo de vida de los documentos, de acuerdo con los tiempos de Retención establecidos en las Tablas de Retención y de Valoración documental. También, se hace énfasis en el valor que tiene la información, para la toma de decisiones y en la cual se resalta además la importancia de producir la información con sentido y responsabilidad social, para los ciudadanos y por el bien de la administración, frente a las respuestas respetuosas que se trasmiten a la población en atención a las PQRDS, frente al buen diligenciamiento de los datos del destinatario; para garantizar la entrega y respuesta oportuna de la información.

Capacitaciones orientadas, por la oficina de Gestión Documental

DETALLE CANTIDAD PARTICIPANTES

Capacitación en Gestión Documental, orientada a servidores públicos de la Administración Municipal

64

Capacitación en Manejo en Nomenclatura, orientada a servidores públicos de la Administración Municipal

70

Capacitaciones en el manejo del software SISGED

40

Capacitación en transferencias documentales primarias

20

Capacitaciones en organización de archivos de gestión y aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD)

20

Capacitaciones virtuales en manejo del software de mensajería para seguimiento a guias de entrega.

25

TOTAL, PERSONAS CAPACITADAS 239

Proceso de Mensajería Brindar los servicios de mensajería expresa y courier en moto (in house) para la distribucción y entrega de los envios de todas las dependencias de la administración municipal de itagüí Se realiza constantemente, seguimiento a la entrega oportuna de la correspondencia de la Administración Municipal, en atención a las necesidades de cada Unidad Administrativa; para tener un adecuado control en la distribución de las comunicaciones oficiales enviadas externas y así mismo garantizar la entrega oportuna de los

documentos. La oficina de Gestión Documental ha implementados estrategias que permitan el correcto desarrollo del servicio de correo certificado con el propósito de minimizar el riesgo de devolución de documentos y así mismo ha implementado las siguientes estrategias para garantizar la entrega oportuna de la información:

Envío de Circulares que promuevan la actualización de datos personales, lineamientos para la distribución de comunicaciones oficiales enviadas externas, capacitación en manejo de nomenclatura, reuniones periódicas con funcionarios públicos y contratistas de la administración, encargados de despachar los documentos, reuniones permanentes con la empresa de mensajería para regular el envío y entrega oportuna de correo certificado, capacitaciones en diligenciamiento de los datos del destinatario a funcionarios públicos y contratistas, reuniones permanentes con los mensajeros, para validar el seguimiento a las entregas de información e identificar motivos de devolución; para adelantar medidas de prevención y control, distribución de información vía correo electrónico, telemercadeo a devoluciones, auditoria permanente a las devoluciones de información, informes periódicos del estado de las entregas de comunicaciones oficiales, informes de porcentaje de cumplimiento de las entregas y comparativos de meses anteriores con motivos de devolución de la información por unidad administrativa.

Análisis de documentos distribuidos por correo certificado

La siguiente gráfica representa la cantidad de información a distribuir, frente a la gestión oportuna de entregas, devoluciones y porcentaje de cumplimiento.

Periódicamente, se hace seguimiento a la actualización de datos personales de ciudadanos en las bases de datos de la Administración Municipal, y se imparten directrices; para distribución y control de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

Actualización de procedimientos

En cumplimiento con lo establecido en la normatividad archivística vigente y en

coherencia con las políticas institucionales enmarcadas en el modelo integrado de

planeación y gestión MIPG, se viene adelantando la actualización de los procedimientos;

garantizando la articulación de la gestión documental, con las demás unidades

administrativas de la Administración Municipal; en procura de normalizar los procesos de

la gestión documental producida y/o recibida indistintamente del medio y soporte con el

propósito de garantizar la eficiencia administrativa y oportunidad en el acceso a la

información pública de acuerdo con lo establecido en la ley 1712 de 2014.

Actualización de las Tablas de Retención Documental

Se viene realizando el proceso de compilación de la información institucional, para la actualización de las Tablas de Retención Documental de la Administración Municipal; en cumplimiento con lo establecido en la ley general de archivos 594 de 2000 y el acuerdo 04 de 2019; mediante el cual se establece el procedimiento para la elaboración y/o actualización de las Tablas de Retención documental y Tablas de Valoración Documental. Así mismo se han creado TRD, para las oficinas nuevas que han sido incluidas en la nueva estructura orgánico funcional, aprobada por el decreto. Y en coherencia con las funciones administrativas enfocadas en los planes, programas y proyectos institucionales, garantizando la transversalidad de la información, racionalización y optimización de insumos desde la producción documental hasta la disposición final del documento en cumplimiento con el ciclo de vida y los valores primarios y secundarios de los documentos; para garantizar la conservación y preservación a largo plazo de la información.

Comité de Gestión y desempeño - mesa de trabajo comité de archivo

El día jueves 06 de agosto de 2020 se adelantó el comité de gestión y desempeño

institucional en el cual se presentaron los temas a tratar en la mesa de trabajo de comité

de archivo en el que se desarrollarán los siguientes temas:

• Comité de Archivo.

• Diagnóstico Integral de Archivos

• Programa de Gestión Documental

• Tablas de Retención Documental

• Manuales de Archivo, procedimientos y formatos

• Implementación de la organización y conformación de expedientes electrónicos y manejo de firmas digitales, nativos digitales, manejo del SISGED, frente a las necesidades de desarrollo y ajustes

• Estudio de propuesta de no impresión de información nativa digital producida durante la cuarentena

• Inclusión de medida de gestión de conocimiento en los contratos, frente a la custodia y transferencia de información y el manejo de los archivos de gestión

• Implementar gestión de paz y salvos a la oficina de gestión documental para todo el personal por cambio de puesto de trabajo, definiendo procedimiento de entrega del mismo e inventario documental y el manejo de la información en teletrabajo.

• Solicitud de ampliación de espacios y unidades de instalación y/o almacenamiento de archivos

• Retoma de cierre de auditorías a los archivos de gestión.

En conclusión, se socializó al comité de gestión y desempeño los temas a tratar y se solicito el permiso de hacer mesa de trabajo de comité de archivo; por lo cual el comité de gestión y desempeño ordenó a la secretaría jurídica y a planeación la elaboración del reglamento para el funcionamiento de la mesa de trabajo para poder tomar decisiones y así lograr llevar temas listos para aprobación al comité de gestión y desempeño institucional. A la fecha estamos a la espera del Reglamento para proceder a tomar decisiones con algunos compromisos citados en el comité.

Servicio de Planoteca

Se representa en la gráfica el comportamiento de las solicitudes de planos realizadas por los ciudadanos de manera presencial; entre los meses de enero a septiembre de 2020, las cuales suman un total de 237 y representan un valor de $ 474.000 por concepto de ingresos menores, para la Administración Municipal. Seguimiento a la infraestructura del archivo histórico De acuerdo con las condiciones de almacenamiento con las que cuenta el archivo histórico de la Administración Municipal, se han venido adelantando periódicamente acciones que permitan el adecuado almacenamiento y custodia de la información de acuerdo con lo establecido en la ley general de archivos 594 de 2000, frente a las condiciones de los locales de archivo y unidades de almacenamiento de información; que garanticen la conservación y preservación de los documentos en el tiempo; en razón a que el local en el que se encuentra custodiado el archivo histórico no cumple con las medidas de conservación que garanticen la perduración de los documentos en el tiempo; razón por la cual periódicamente se remite solicitud de adecuación del archivo y estrategias de mejoramiento del espacio físico a la oficina de infraestructura, seguridad y

salud en el trabajo; para que evalúen la posibilidad de hacer las mejoras pertinentes; sin embargo la secretaria general, viene adelantando gestiones de reubicación del archivo histórico; para dar cumplimiento a los requisitos de Ley. Cumplimiento con informe de FURAG La oficina de gestión documental en la vigencia 2020, ha venido adelantando acciones que permitan el cumplimiento y fortalecimiento de la calificación del FURAG, frente al cumplimiento de las acciones de mejora en razón a gestiones pendientes que venían de vigencias pasadas y en las cuales se ha logrado dar cumplimiento y de esta forma permitir mejor calificación y resultados del proceso de Gestión Documental de la Administración Municipal en el ámbito territorial, regional y nacional. Actualización del Normograma de Gestión documental, trámites y servicios Se vienen realizando actualizaciones constantes al normograma de gestión documental con el propósito de identificar normatividad nueva para aplicar en los procesos de Gestión Documental; con el propósito de garantizar la aplicación de las normas en los procedimientos de la oficina y en pro de replicar la información en las diferentes unidades administrativas de la administración municipal, para garantizar la mejora continua de los procesos. Así mismo se viene adelantando con el proceso de calidad de la secretaría general, la actualización de los indicadores, salidas no conformes, planes de mejoramiento, cumplimiento a las actividades del plan de acción, contexto estratégico, fuentes de mejoramiento, necesidades y expectativas y presentación de informes periódicos en cumplimiento con las metas de los planes programas y proyectos de la gestión documental. Protocolo de bioseguridad para la manipulación de los documentos físicos: Se implementaron las recomendaciones impartidas en el Archivo General de la Nación de Colombia “Jorge Palacios Preciado”, como ente rector de la política archivística del país, a raíz de la presencia del virus transmisor de la COVID-19 en Colombia, recomienda que se implementen acciones de protección y autocuidado en el ejercicio de la función documental. Para ello se diseño el protocolo de bioseguridad para la recepción de documentos, integrado al de atención al ciudadano. SEGUIMIENTO PLAN DE ACCION 2020

1. Se puede evidenciar de la homologación del proyecto de Gestión Documental con el de FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL MODERNA Y ACCESIBLE, con Nro. de Codigo BEPIN 2020053600137, el cual se esta dando

cumplimiento al Plan de acción con los siguientes Contratos: de Prestación de Servicios de apoyo a la gestión en el almacenamiento, custodia de archivos y consultas en el archivo central de la administración municipal de Itagüí y el Contrato de Prestación de Servicios de mensajería expresa y courier en moto (in house) para la distribucción y entrega de los envios de todas las dependencias de la administración municipal de Itagüí Se relacionarán los siguientes indicadores y las actividades programadas en el Plan de Acción con el cumplimieno de cada una de ellas. Trámites racionalizados con un avance del 33%. Este Indicador en el Plan de Acción, no tiene un porcentaje significativo debido a la contingencia por la COVID-19. Se encontraba en proceso de contratación, la Contratista Profesional Inicia contrato de Prestación de Servicios el 01/10/2020

• Diseñar la politica de Racionalización de tramites. Se cuenta con el diagnóstico para la construcción de la Política de Racionalización de Tramites, de acuerdo con la Ley Nro. 2052 del 25 agosto de 2020. Se encuentra con un cumplimiento de un 33%, ssegun lo planeado.

• Actualizar hojas de Vida de tramites y servicios. Se encuentran actualizando las hojas de vida en las diferentes Unidades Administrativas. Se encuentra con un cumplimiento de un 33%, a lo planeado.

• Actualizar el inventario de tramites y Servicios de la Administración Municipal. Se esta realizando un inventario de hojas de vida, dando cumplimiento a la Circular 135 del 14 de mayo -2020. Actualizar y racionalizar tramites, Según lo planeado se encuentra en un 33%

• Registrar los trámites actualizados en la plataforma SUIT. Por la contingencia de la COVID-19, se registraron varios tramites de las Secretarías de Hacienda, Planeación, Movilidad y Hacienda.

Documento Política de gestión documental realizado e implementado, con un avance del 75%. Este Indicador se viene ejecutando durante esta vigencia

• Brindar los servicios de almacenamiento, custodia y consulta de información en el archivo, el cual va en un cumplimiento del 75%.

• Brindar capacitación en transferencias primarias de archivos de gestión. Se da un cumplimiento en el Plan de Acción de un 50%, según lo programado y se realizaron capacitaciones de Gestión Documental.

• Brindar los servicios de mensajería expresa y courier en moto (in house) para la distribucción y entrega de los envios de todas las dependencias de la administración municipal de Itagüí. Este Indicador se encuentra en el Plan de Acción en un 75%.

• Capacitaciones en manejo de nomenclatura: Se realizaron dos (2) capacitaciones con el propósito de fortalecer la entrega oportuna de la información a los ciudadanos y así mismo, evitar las devoluciones de documentos. Tiene un cumplimiento del 50%, según lo planeado.

• Actualizar la política de gestión documental alineada al componente tecnológico y cultural (en actualización). Se tiene planeado para su cumplimiento en el mes de Novienbre

2. SERVICIO AL CIUDADANO CON EFICIENCIA TRANSPARENCIA

Se relacionarán los siguientes indicadores y actividades programadas en el Plan de Acción con el cumplimieno de cada una de ellas, ya que este indicador es transversal con la Dirección Administrativa de las TIC. Sede electronica para usuarios implementada: Se esta estructurando la sede

electrónica, en la cual los ciudadanos contarán con la información segura y centralizada; garantizando la transversalidad de información, con las diferentes unidades administrativas, contando con un avance del 15%, de lo planeado en el Plan de Acción.

• Consolidar información de los usuarios del Municipio de Itagüí, mediante el cruce de integración de base de datos. Se esta realizando actualización y racionalización de los tramites, con el propósito de identificar posibles integraciones de información entre procesos y las Unidades administrativas. Va en un cumplimiento de 25%

• Clasificar Unidades Administrativas Misionales con el proposito de priorizar información relevante para los tramites. Esta actividad se dará cumplimiento para el cuarto trimestre, según lo planeado

• Agrupar la información del ciudadano de acuerdo con los servicios prestados por las diferentes Unidades Administrativas. Esta actividad se dará cumplimiento para el cuarto trimestre, según lo planeado.

• Presentar informes de los avances de la Sede Electronica. Se han realizado reuniones con la Dirección Administrativa de las TIC, donde se están cruzando información con las bases de datos de las siguientes secretarias de: Educación, Hacienda, Movilidad y el Departamento Admiistrativo de Planeación-SISBEN. Con un cumplimiento de avance del 25% de los programado.

Ferias de servicio realizadas. El avance de este indicador va de acuerdo a la Planeación y pronta ejecución, teniendose como insumo los programas activos para el 2020 de las diferentes Unidades Administrativas.

• Implementar la Feria de las Oportunidades de manera descentralizada, donde se muestre los servicios que presta la Administración Municipal, por medio de las diferentes Unidades Administrativas

• Registrar información en las Bases de Datos (SISGED, SISBEN, Movilidad, Educación, Medio Ambiente, Gobierno, entre otras, acorde con las necesidades de los ciudadanos

• Presentar informe de evaluación del desarrollo de las ferias

• Capacitar a los ciudadanos en la utilización de las herramientas de las rutas tecnologicas para la atención

Encuestas realizadas El avance de este Indicador va en un 75%, de acuerdo a lo planeado. De las 1200 encuestas programadas para la vigencia, se han realizado 960 encuentas.

• Realizar las Encuestas de satisfacción del ciudadano. Se realizan las encuestas de percepación para los procesos de Gestión Documental y Trámites y Servicios. Esta actividad tiene un cumplimiento de un 75% de lo planeado.

• Consolidar y tabular la información de las encuestas de satisfacción del ciudadano. Se encuentran consolidas, tabuladas y analisadas, con un cum´plimiento del 75%

• Presentar el informe de las Encuestas de satisfacción del ciudadano con su respectiva medición

Documento de Politica Institucional del servicio al ciudadano implementada La Política institucional del servicio al ciudadano. Se encuentra en la Gobernación de Antioquia para la revisión y posterior implementación

• Realizar la Política institucional del servicio al ciudadano., se encuentra en un 50% de revisión

• Implementar la Politica institucional del servicio al ciudadano

Cordialmente GLORIA CECILIA CHAVEZ RAMIREZ Secretaria de Despacho SECRETARIA GENERAL

P/Elaboró/ Margarita Maria Arango Villegas

Contratista Profesional/Secretaría General OPERADOR CON EME S.A.