UNIVERSIDAD DE LA SABANA DIRECCION DE SISTEMAS Y TECNOLOGIAS DE INFORMACION

INFORME DE AVANCE DE PROYECTOS 4 de agosto de 2014

PROYECTO “CONTRATOS” Entre el 24 de mayo y el 13 de junio de 2014 se realizaron las primeras etapas del proceso de selección de proveedor para el tema de “gestión documental”, en dicho proceso se le solicitó a los proponente tener en cuenta 3 temas a saber, contratos, gestión documental y gobierno colegial, resultando que uno de los proveedores era la empresa ORACLE, la cual nos indicó que dentro del contrato del proyecto SIGA la universidad había adquirido el módulo de “CONTRATOS”, por lo cual se decide no implementar nuevas herramientas, e implementar el módulo ya adquirido. Esto entonces queda pendiente dentro del cronograma del proyecto SIGA. Sugerencia de solución Validar con el Gerente de proyecto SIGA, la fecha estimada en la cual se podrá implementar el módulo, para alinear el cambio en la Dirección Jurídica con la implementación del módulo y la priorización de esta funcionalidad de cara al proyecto SIGA.

PROYECTO GOBIERNO COLEGIAL El requerimiento de gobierno colegial se consideró dentro del proyecto de gestión documental, resultando que los proponentes encontraron éste tema como flujos de trabajo o flujos documentales, por lo cual habría que hacer desarrollos. 3 empresas presentaron demos, pero las cuales no resultaron satisfactorias para el equipo de sistemas. Actualmente se están evaluando otras opciones en el mercado como son:

- Otras empresas con experiencia en éste tipo de implementaciones en Sharepoint. - Otras empresas que tienen software específicamente para éste fin.

A hoy se están coordinando reuniones para conocer el alcance de las nuevas propuestas y ver si dan respuesta a la necesidad de gobierno colegial de La Universidad considerando al mismo tiempo las especificaciones técnicas. Sugerencia de solución 29 de julio al 15 de agosto: Propuestas de nuevos proveedores 16 de agosto al 31 de agosto: Selección de la solución 1-sep al 30-septiembre: Cierre de negociación e implementación

PROYECTO GESTION DOCUMENTAL En la búsqueda inicial de una solución, realizada entre mayo y junio de 2014, los proveedores dejaron en evidencia que La Universidad de La Sabana no tiene claridad sobre su proyecto de gestión documental, por lo tanto se decidió que la jefe de gestión documental, Andrea Toledo, se vinculara al proyecto SIGA con el objetivo de engranar los dos proyectos. Actualmente, se decidió llevar a cabo un Assessment con la empresa ORACLE para estudiar el alcance del proyecto SIGA en cuanto a gestión documental y como se le da solución a las necesidades específicas de La Universidad. Sugerencia de solución El 8 de Agosto se realizará el assessment con la empresa ORACLE.