INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓNeapsa.com.co/documentos/furagII/2016... · INFORME DE...

INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN

ES-P-SG-02-F-025

Versión 12 Página 1 de 18

1. INFORMACIÓN GENERAL

ORGANIZACIÓN

EMPRESA DE ALUMBRADO PÚBLICO DEL MUNICIPIO DE SABANETA E.S.P.

SITIO WEB: www.eapsa.com.co

LOCALIZACIÓN DEL SITIO PERMANENTE PRINCIPAL:

Carrera 44 64Sur-112, interior 108, sector Aliadas del Sur Sabaneta - Antioquia, Colombia

Si la certificación cubre más de un sitio permanente donde se realicen actividades del sistema de gestión, indicar la localización de cada uno.

Dirección del sitio permanente (diferente al sitio principal)

Localización (ciudad - país)

Actividades del sistema de gestión, desarrollados en este sitio, que estén cubiertas en el alcance

Ninguna

ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN:

Prestación del servicio público de alumbrado en el municipio de Sabaneta.

Montaje y mantenimiento de alumbrado en el municipio de Sabaneta.

Rendering of illumination public services in Sabaneta municipality.

Assembly and maintenance of illumination system in Sabaneta municipality.

CÓDIGO IAF: 25

CATEGORÍA DE ISO/TS 22003: No aplicable

REQUISITOS DE SISTEMA DE GESTIÓN: ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2009

GERENTE O DIRECTOR DE LA ORGANIZACIÓN

Nombre: Obed Ruiz Arrieta

Cargo: Director Proyectos

Correo electrónico [email protected]

TIPO DE AUDITORÍA: Inicial o de Otorgamiento Seguimiento Renovación Ampliación de alcance Reducción de alcance Reactivación Extraordinaria Renovación y actualización

Aplica toma de muestra por multisitio: Si No

Auditoría combinada: Si No

Auditoría integrada: Si No

FECHA Días de auditoría)

Preparación de la auditoría y elaboración del plan 2016-11-24 0.5

Auditoría en sitio 2016-12-01 1.0

EQUIPO AUDITOR

Auditor líder Humberto Sylva Sánchez

Auditor

Experto Técnico Gustavo Antonio Arroyave A.

http://www.eapsa.com.co/

mailto:[email protected]


ES-P-SG-02-F-025


1. INFORMACIÓN GENERAL

DATOS DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTIÓN

Código asignado por ICONTEC SC 5826-1, GP065-1

Fecha de aprobación inicial 2008-12-19

Fecha de próximo vencimiento: 2017-12-18

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión.

Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la Organización cumple los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables en el alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión

Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la Organización puede tener expectativas razonables con relación al cumplimiento de los objetivos especificados.

Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión

3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

Los criterios de la auditoría incluyen la norma de requisitos de sistema de gestión, la información documentada del sistema de gestión establecida por la organización para cumplir los requisitos de la norma y documentos de origen externo aplicables.

El alcance de la auditoría, las unidades organizacionales o procesos auditados se relacionan en el plan de auditoría, que hace parte de este informe.

La auditoría se realizó por toma de muestra de evidencias de las actividades y resultados de la Organización y por ello tiene asociada la incertidumbre, por no ser posible verificar toda la información documentada.

Se verificó la capacidad de cumplimiento de los requisitos legales o reglamentarios aplicables en el alcance del sistema de gestión, establecidos mediante su identificación, la planificación de su cumplimiento, la implementación y la verificación por parte de la Organización de su cumplimiento.

El equipo auditor manejó la información documentada suministrada por la Organización en forma confidencial y la retornó a la Organización, en forma física o eliminó la entregada en otro medio, solicitada antes y durante el proceso de auditoría.

Al haberse ejecutado la auditoría de acuerdo con lo establecido en el plan de auditoría, se cumplieron los objetivos de ésta.

En el caso de Sistema de Gestión de la Calidad están justificadas las exclusiones acorde con lo requerido en el numeral 1.2 de la norma ISO 9001:2008, o la no aplicabilidad de algún requisito acorde con lo requerido en el numeral 4.3 de la norma ISO 9001:2015 o en el numeral 1 de las ISO/TS 22002 en sus diferentes partes? Si No NA .

En caso afirmativo, describa los requisitos que de manera justificada son excluidos o no son aplicables

7.3 Diseño y desarrollo. Los servicios se prestan de acuerdo con la legislación establecida vigente, se efectúa la planificación según las necesidades para la prestación de los servicios.

¿Se auditaron actividades en sitios temporales o fuera del sitio (Por ejemplo instalaciones de cliente, proyectos (de acuerdo al listado de contratos o proyectos entregado por la Organización)?: Si No NA .

Si aplica indicar ¿en cuáles sitios temporales, se realizó auditoría, a cuáles proyectos o contratos? Indicar que actividades del alcance fueron cubiertos en cada contrato o proyecto o sitio temporal auditado.


ES-P-SG-02-F-025


3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

Nombre del Contrato o Proyecto: Contrato interadministrativo de alumbrado navideño

Actividades del alcance Instalación de alumbrado navideño del municipio de Sabaneta

Cliente: Municipio de Sabaneta

Localización: Parque y Laberinto Lumínico

Fechas de la auditoría 2016/12/2016

¿En el caso de los esquemas en los que es aplicable el requisito de diseño y desarrollo del producto o servicio (Por ejemplo el numeral 8.3 de la norma ISO 9001:2015 ó 7.3 de la norma ISO 9001:2008), este se incluye en el alcance del certificado?: Si No

¿Existen requisitos legales para el funcionamiento u operación de la Organización o los proyectos que realiza, por ejemplo habilitación, registro sanitario, licencia de funcionamiento, licencia de construcción, licencia o permisos ambientales en los que la Organización sea responsable?: Si No .

¿Se evidencian cambios significativos en la Organización, desde la anterior auditoría, por ejemplo relacionados con alta dirección, estructura organizacional, sitios permanentes bajo el alcance de la certificación, entre otros? Si No .

En caso afirmativo, cuáles: Se presentan cambios en la administración de la organización por término del período del Gerente anterior y cambio en la administración en el municipio de Sabaneta. Con el cambio de Gerente hay cambio de la planta de personal administrativa.

¿Se auditaron actividades en turnos nocturnos? Si No .

¿Se encontraron controlados los procesos de origen externo (outsourcing), cuyo resultado incide en el producto o servicio y que hacen parte del alcance de certificación. Si No No aplica .

¿Se presentaron, durante la auditoría, cambios que hayan impedido cumplir con el plan de auditoría inicialmente acordado con la Organización? Si No .

¿Existen aspectos o resultados significativos de esta auditoría, que incidan en el programa de auditoría del ciclo de certificación? Si No .

¿Quedaron puntos no resueltos en los casos en los cuales se presentaron diferencias de opinión sobre las NC identificadas durante la auditoría? Si No .

No quedan no conformidades menores pendientes de la auditoría anterior de ICONTEC.

NC Descripción de la no conformidad (se relaciona el numeral de la

norma y la evidencia del incumplimiento)

Evidencia obtenida que soporta la solución

¿Fue eficaz la acción? Si/No

Ninguna

4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA

4.1 Oportunidades de mejora

La identificación de la normatividad legal para complementar, de manera detallada en el nomograma, los artículos aplicables para la organización y los procesos, con el fin de avanzar en el control y se asegure el cumplimiento riguroso en cada proceso.

La clasificación y análisis de las quejas y reclamos y las no conformidades de servicio, por el tipo de


ES-P-SG-02-F-025


4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA

motivo, defecto o falla, para detectar los factores de mayor impacto, dar prioridad con el apoyo de técnicas estadísticas, identificar causas de acuerdo con su frecuencia, severidad y grado de criticidad, e iniciar la toma de acciones correctivas.

El entrenamiento al personal para afianzar la aplicación en la solución adecuada y eficaz de problemas o evitar fallas o no conformidades, con el empleo de manera permanente de acciones correctivas y preventivas, bajo la aplicación adecuada de los criterios del P/H/V/A, con el fin de alcanzar el mejoramiento continuo de los procesos y la consolidación del sistema de gestión de la calidad.

El enfoque de revisión de desempeño de procesos por la organización, en la revisión por la dirección, para visualizar los procesos en eficacia, eficiencia y efectividad, que ayude a la interpretación de los resultados, a fortalecer la capacidad de análisis gerencial para que sea más concluyente de éstos y sobre la tendencia y el desempeño de los procesos, a la vez, que facilite la toma de decisiones.

La presentación de los resultados de las auditorías a la revisión por la dirección, con un resumen consolidado, que le dé el enfoque del análisis de los resultados de las auditorías internas desde el punto de vista de su capacidad para evidenciar la eficacia, eficiencia, mantenimiento, mejoramiento y adecuación del sistema de gestión de la calidad. De este análisis, igualmente, derivar las acciones para la mejora del proceso de auditorías.

La presentación, de manera específica, de los cambios que podrían afectar, tanto riesgos como oportunidades, en un futuro inmediato, el sistema de gestión de la calidad como entrada para la revisión por la dirección, considerando no solo aspectos internos, sino aquellos externos, y los legales y reglamentarios, que puedan tener un impacto importante en el sistema o en los resultados de la organización para la planificación en la implementación de nuevas disposiciones.

4.2 Hallazgos que apoyan la conformidad del sistema de gestión con los requisitos.

La orientación del plan estratégico para proyectar la organización a 2026, con enfoque a promover la innovación en los procesos y servicios, con ideas como la de probar con tecnologías de generación de energía basada en el sistema Tesla y procurando el uso de energías alternativas, permite la estructuración de procesos para atender las necesidades del mercado con mejoras en la productividad y eficiencia.

El compromiso y liderazgo demostrado por la Gerencia y la participación activa del personal para que se mantenga el sistema de la calidad; además, el profesionalismo del personal para el desarrollo de sus labores ya que de este modo se asegura la confianza en la organización por parte del cliente.

El fortalecimiento de uso de la tecnología LED para la actualización tecnológica de iluminación pública, con análisis económico de la aplicación, busca generar ahorro de energía, mantener un servicio con mayor eficiencia y duración y con menores costos operativos.

5. INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO Y LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

5.1. Análisis de la eficacia del sistema de gestión certificado

Incluir la tendencia anual de las reclamaciones o quejas validas del cliente en los sistemas de gestión que aplique. (Aplica a partir de la primera auditoría de seguimiento) (La tendencia se observa en la relación del número de quejas vs número de clientes o contratos)

En 2014 se reportaron 111 casos con respuesta en un promedio de 3.1 días, en 2015 se presentaron 251 casos y en 2016, hasta noviembre se registraron 60 casos. Con el cambio de administración no queda un análisis que permita evaluar el estado de evolución real de las manifestaciones de los usuarios y clientes.

¿Existen quejas de usuarios de la certificación recibidas por ICONTEC durante el último periodo evaluado? (Aplica a partir del primer seguimiento)? Si No NA .


ES-P-SG-02-F-025


5. INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO Y LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Se evidencia la capacidad del sistema de gestión para cumplir los requisitos aplicables y lograr los resultados esperados? Si No .

Si la respuesta es negativa, por favor describa brevemente la situación: Se presentan manifestaciones delicadas en el sistema de gestión de la calidad por la falta de comunicación de la administración anterior con la actual ya que no hubo una entrega formal de la información. No obstante, se manifiesta un alto compromiso de la Gerencia y del personal par mantener a flote y mejorar el sistema.

¿Los riesgos identificados por la Organización, en el alcance de su sistema de gestión, se han controlado de manera eficaz? Si No .

En caso positivo la eficacia de control se basa en disminuir la probabilidad del riesgo? Si No .

¿Se concluye que el alcance del sistema de gestión es apropiado frente a los requisitos que la Organización debe cumplir? (consultar ES-P-SG-02-A-001). Si No .

5.2. Recurrencia de no conformidades detectadas en auditorías previas del ciclo de certificación

A partir de la auditoría de otorgamiento o renovación, indicar contra cuáles requisitos se han reportado no conformidades y si existe recurrencia a algún requisito en particular

Auditoría Número de no conformidades Requisitos

Renovación Una (1) Mayor 5.6

1ª de seguimiento del ciclo Una (1) Mayor 5.6

2ª de seguimiento del ciclo Tres (3) Mayores y cinco (5) menores

4.1, 6.2.2 y 8.2.2 y 8.5.2 Mayores, 4.1, 4.2.3, 5.4.1, 5.6 y 8.2.3 menores

¿Se evidencia recurrencia de no conformidades detectadas en las auditorías de ICONTEC en el último ciclo de certificación? Si No . Se ha presentado, de manera reiterativa, no conformidades relacionadas con la revisión por la dirección.

5.3 Análisis del proceso de auditoría interna

Las auditorías son programadas para ser realizadas una vez en el año. Las anteriores auditorías se realizaron 18, 19, 20 y 21 de octubre de 2016 a todos los procesos y los requisitos del sistema de gestión de la calidad aplicables, con la participación de auditores externos, de control interno de la administración de municipio de Sabaneta, que han demostrado tener competencia de acuerdo con los criterios establecidos, aunque en los reportes de auditoría muestran deficiencias en la ejecución de las auditorías y en la determinación de no conformidades con respecto a los requisitos del sistema de gestión de la calidad. Los tiempos de auditorías para los procesos son adecuados para la evaluación del desempeño del sistema de gestión de la calidad. Las auditorías se planifican por los auditores. En la realización de las auditorías no se tuvieron en cuenta las directrices de la norma ISO 19011 como orientación para la programación y ejecución.

5.4 Análisis de la revisión del sistema por la dirección

La revisión por la dirección se lleva a cabo con frecuencia anual. En la revisión realizada el 24 de noviembre de 2016 no se incluyeron todas las entradas de acuerdo con lo establecido por la norma para evaluar el desempeño del sistema de gestión de la calidad durante 2016. Después de analizados los temas tratados, se toman las decisiones y se plantean acciones para la mejora continua de procesos y el sistema, pero no se definen necesidades de recursos para mantenimiento del sistema de gestión de la calidad.


ES-P-SG-02-F-025


6. USO DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTIÓN Y DE LA MARCA O LOGO DE LA CERTIFICACIÓN

¿El logo o la marca de conformidad de certificación de sistema de gestión de ICONTEC se usa en publicidad (página web, brochure, papelería, facturas, etc…)? Si No No Aplica .

¿La publicidad realizada por la Organización está de acuerdo a lo establecido en el reglamento ES-R-SG-001 y el Manual de aplicación ES-M-SG-001? Si No .

¿El logo o la marca de conformidad se usa sobre el producto o sobre el empaque o el envase o el embalaje del producto, o de cualquier otra forma que denote conformidad del producto? Si No .

¿Se evidencia la adecuación de la información contenida en el certificado (vigencia del certificado, logo de organismo de acreditación, razón social registrada en documentos de existencia y representación legal, direcciones de sitios permanentes cubiertos por la certificación, alcance, etc.? Si No .


ES-P-SG-02-F-025 Versión 12

Página 7 de 18

7. ANEXOS QUE FORMAN PARTE DEL PRESENTE INFORME

Anexo 1 Plan de auditoría ES-P-SG-02-F-002

Anexo 2 Información específica de esquemas de certificación de sistema de gestión NA

Anexo 3 Suplemento del informe de auditoría.

ANEXO 2



Página 8 de 18

La siguiente sección del informe de auditoría (Anexo 3), se completará luego de la reunión de cierre de acuerdo con los resultados de la misma.

ANEXO 3. SUPLEMENTO DEL INFORME DE AUDITORÍA.

Se recibió la propuesta de correcciones, análisis de causas y acciones correctivas para la solución de no conformidades el 12 de diciembre de 2016 y recibieron observaciones por parte del auditor líder.

Las correcciones, análisis de causas y acciones correctivas propuestas por la organización, fueron aceptados por el auditor líder el 12 de enero de 2017.

PROPUESTA DE CORRECCIONES, CAUSAS Y ACCIONES CORRECTIVAS.

# Descripción de la no

conformidad / Evidencia

Clasificación (mayor o menor)

Requisito(s) de la norma, en caso de

auditoría combinada o integrada indicar la

designación de la norma

Corrección propuesta / Evidencia de la

Corrección y fecha de implementación

Análisis de causas (indicar la(s) causa (s) raíces)

Acción correctiva propuesta/ /Evidencia de

la Acción correctiva y fecha de implementación

1 No se asegura que se hayan identificado los riesgos que puedan afectar la satisfacción del cliente y el logro de los objetivos.

No se han identificado ni se han determinados los controles para los riesgos de los procesos

MAYOR 4.1 - Elaborar el mapa de riesgos e implementar la metodología de mitigación y prevención de los riesgos.

FECHA: 30 de diciembre de 2016.

-No existe mapa de riesgos.

-No se ha determinado la metodología para el control y prevención de los riesgos.

- Falta de documentación.

- Falta de conocimiento.

- Elaborar mapa de riesgos para identificar adecuadamente los riesgos existentes en cada uno de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.

- Determinar e implementar la metodología para el



Página 9 de 18

estratégicos, misionales y de apoyo del sistema de gestión de calidad de la organización.

-Poca información. control preventivo de los riesgos de los procesos.

FECHA: Marzo 3 de 2017

2 No se asegura que se determina plenamente la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan la conformidad del servicio.

No se asegura que se mantengan los registros apropiados de competencias en educación, formación o conocimientos básicos o esenciales ni de habilidades del personal que realiza trabajos que puedan afectar la conformidad con los requisitos del producto y del servicio.

No se han determinado los requisitos de formación y habilidades del Director Técnico de Servicios Públicos. Asimismo, no se han

MAYOR 6.2.2 - Determinar plenamente la competencia necesaria del personal que realiza trabajos que afectan la conformidad del servicio.

- Revisar que los registros de la educación, formación, habilidades y experiencia del personal sean apropiados.

- Determinar los requisitos de formación y habilidades del Técnico

- Evaluar la eficacia de las actividades de formación o acciones necesaria de competencia del personal.

- Asegurar los registros necesarios con los que se puedan demostrar que el técnico electricista cumple con las habilidades requeridas.

FECHA: Febrero 7 de

- Manual de responsabilidades y competencias no está actualizado.

- No se realizó el debido proceso de inducción y reinducción, al igual verificación de requisitos para el cargo.

- Actualizar el manual de responsabilidades y competencias

- No se tuvo en cuenta al momento de la contratación la entrega de documentos requeridos para los cargos de planta y contratación por prestación de servicios.

- No se identificaron las necesidades de formación del personal para asumir los diferentes cargos.

- Falta de evaluación de habilidades y competencias

- Actualizar e implementar el Manual de Responsabilidades y Competencias para el cumplimiento de los requisitos.

-Realizar capacitación o formación del personal para el logro de competencias.

Realizar proceso de inducción y re inducción y verificar los requisitos acordes al cargo.

- Pedir y recopilar los documentos soportes requeridos para el desempeño de los cargos de planta y contratación de prestación de servicios, para demostrar las competencias del personal desde su ingreso a la empresa.

- Identificar las necesidades de formación



Página 10 de 18

definido las competencias en educación, formación y habilidades del Georeferenciador.

No se asegura que se mantengan los registros apropiados de educación y experiencia del Director Técnico de Servicio Público.

No se asegura que se evalúe la eficacia de la formación o de la toma de acciones para lograr la competencia necesaria del personal.

No se tiene registros que demuestren habilidades del Técnico Electricista.

2017. del personal. que faciliten la ejecución de actividades laborales para el logro de competencias y evaluar su eficacia.

- Realizar evaluación del personal de la empresa, donde se determine si se cumplen con las habilidades y competencias requeridas para el cargo


3 No se asegura que se tomen las acciones correctivas, sin demora injustificada, para eliminar las causas de las no conformidades detectadas en auditoría interna.

No se han identificado

MAYOR 8.2.2 y 8.5.2 - Tomar las acciones correctivas y las correcciones necesarias para eliminar las causas de las no conformidades.

FECHA: Febrero 17 de 20017

- Falta de conocimiento y dominio de una metodología adecuada para la identificación de la causa raíz

- No se implementó una metodología adecuada para la formulación de las acciones correctivas y para

- Seleccionar la metodología adecuada

- Desarrollar su dominio e identificar las causas de las no conformidades detectadas en la auditoria interna realizada entre el 18 y 21 de



Página 11 de 18

las causas para las no conformidades de la auditoría interna realizada entre el 18 y el 21 de octubre de 2016 ni se han determinado y tomado las acciones correctivas necesarias para suprimir las causas de las no conformidades encontradas en todos los procesos.

la formulación y ejecución de las correcciones

octubre del 2016.

- Proceder a la formulación de acciones correctivas.

- Formular y poner en ejecución el plan de mejoramiento.

- Modificar el formato del Pan de mejora para incluir en él las acciones correctivas.


4 No se asegura la determinación de las interacciones de los procesos del sistema de gestión de la calidad para asegurar la secuencia de proceso.

No se han definido las interacciones del proceso de proyectos de servicio públicos que se incluye en el mapa de proceso.

Menor 4.1 - Evidenciar que los procesos estén debidamente interrelacionados.

- Definir el beneficio del proceso de proyectos de servicios públicos en las actividades que se desarrollan en los procesos misionales.

FECHA: Enero 31 de 2017

- No existe la caracterización del proceso de proyectos de servicios públicos.

- No se da aplicación al manual de calidad.

- Proceso que no cumple con el objetivo de los procesos misionales.

- Revisar el mapa de procesos.

- Revisar las caracterizaciones para asegurar las interacciones de los procesos.

- Ajustar el manual de calidad.


5 No se asegura que se tengan los controles necesarios de los

Menor 4.2.3 - Dar aplicación al procedimiento para “elaboración y control de

- Procedimiento para la elaboración y control de documentos internos sin la

- Desarrollar y aplicar el procedimiento para el control de documentos.



Página 12 de 18

documentos del sistema de gestión de la calidad para la aprobación en cuanto a la adecuación antes de su emisión, la identificación de cambios y el estado de la versión vigente.

El "Manual de calidad" y los procedimientos del sistema de gestión de la calidad, "Revisión por la dirección", "Comunicación pública", "Auditorías internas de calidad", y otros documentos como el "Manual de responsabilidades y competencias" no tienen evidencia de aprobación ni el control para asegurar su estado de vigencia.

documentos internos”

-Actualizar la caracterización del proceso institucional y expedir la norma para establecer los procesos y procedimientos del S.G.C.

FECHA: Febrero 7 de 2017.

- Implementar y descargar los registros y evidencias del SIEAPSA.


debida revisión y aprobación.

- Por desconocimiento de la norma no se ha revisado el procedimiento para verificar la adecuación con respecto a la aprobación y control de vigencia de los documentos internos.

- Por falta de gestión los procedimientos están desactualizados.

- Aplicación desactualizada del listado maestro de documentos.

- No existe resolución administrativa para la aprobación, control y vigencia de los documentos que soportan S.G.C.

- No se ha dado cumplimiento al aplicativo Sistema de Información de la Empresa de Servicios Públicos de Sabaneta (SIEAPSA).

- Desconocimiento de la elaboración del normograma para el control de documentos y procesos

- Expedir la norma y dar aprobación a los documentos procesos y procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad.

- Actualizar la caracterización del proceso soporte institucional.

- Elaborar el normograma que da aplicación a los procesos y procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad.

- Implementar y descargar los registros y evidencias del SIEAPSA para los módulos de documentación y desarrollo de la gestión.

- Actualizar el listado maestro de documentos internos aprobados.

- Revisar la adecuación del procedimiento “para la elaboración y control de documentos internos” para asegurar los criterios de cambio, aprobación y



Página 13 de 18

del S.G.C. vigencia de los documentos.


6 No se asegura que se los objetivos de calidad sean medibles y se establecen en las funciones y los niveles pertinentes en la organización.

No se han definido cuáles son los indicadores que permitan la medición de los objetivos de calidad para asegurar que se cumplen y que aseguran la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

Menor 5.4.1 - Asegurar que los objetivos de calidad sean medibles y sean aplicados a los distintos niveles y proceso de la organización.

Definir los indicadores


- No se dispone de un sistema de indicadores que permita medir los objetivos de calidad a lo largo y ancho de la organización.

- No se implementaron las fichas de indicadores

- Definir e implementar los indicadores para los objetivos de calidad, logrando así la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios.

- Implementar las fichas de indicadores, para el logro de metas y objetivos de calidad y asegurar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.


7 No se asegura que se revise toda la información de entrada que se debe incluir en la revisión por la dirección, de acuerdo con los criterios definidos en el numeral

Menor 5.6 - Reajustar el proceso de revisión por la dirección realizado el día 19 de noviembre del presente año.

FECHA: febrero 21 de 2017

- No se realizó el adecuado procedimiento para la revisión por la dirección del Sistema de Gestión de la Calidad.

- No se han determinado los recursos para la implementación y revisión

- Realizar y ajustar el procedimiento y seguimiento a los resultados de la revisión por la dirección.

- Definir los recursos necesarios para la implementación y revisión



Página 14 de 18

5.6 de la norma ISO 9001, versión 2008. Asimismo, no se incluyen en lo resultados de la revisión por la dirección las decisiones relacionadas con las necesidades de recursos.

En la revisión por la dirección del 24 de noviembre de 2016 no se evidencia la evaluación de la información de entrada para la retroalimentación de cliente en cuanto a las quejas y reclamos de los clientes, conformidad del servicio y los resultados de la gestión y actualización de los riesgos identificados para los procesos.

Además no se definen necesidades de recursos para el sistema de gestión de la calidad.

del Sistema de Gestión de la Calidad.

- No se han implementado los procedimientos para la atención de las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes (PQRS), y para las acciones correctivas, preventivas y de mejora.

- No se ha actualizado el proceso de mejora continua.

del Sistema de Gestión de la Calidad.

- Implementar los procedimientos de las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes (PQRS), acciones correctivas, preventivas y de mejora.

- Actualizar, ajustar y ejecutar los formatos de las acciones, preventivas, correctivas y de mejora.

- Actualizar el proceso implementado de mejora continua y sus procedimientos.




Página 15 de 18

8 No se asegura el seguimiento y medición de los procesos de manera sistemática.

No se ha realizado análisis ni se han determinado las acciones necesarias derivadas de los resultados desfavorables, en aspectos como oportunidad, de la encuesta de satisfacción del cliente.

No se tiene medición y análisis de los indicadores de los proceso de talento humano, "Ejecución del plan de capacitaciones" ni se han analizado y tomado acciones con relación a los resultados del indicador de "Mantenimiento preventivo" del proceso de Administración, operación y mantenimiento.

Menor 8.2.3 - Realizar seguimiento al procedimiento medición y análisis de la satisfacción del cliente.

- Asegurar la medición de los procesos y determinar las acciones y oportunidad de la encuesta de satisfacción del cliente.

- Realizar medición y evaluación de los indicadores de los procesos talento humano y administración, operación y mantenimiento; además, realizar la ejecución del plan de capacitaciones.


- Inoperatividad del comité de calidad.

- El software Mejoramiso no ha entrado en aplicación.

- La representación de la dirección no hace seguimiento de objetivos, procesos y metas.

- No se evalúa el S.G.C

- Falta de conocimiento de los procesos.

- Mala aplicación y tabulación de la encuesta.

- Falta de registros que aseguren la ejecución de las capacitaciones.

- Realizar seguimiento al procedimiento “medición y análisis de la satisfacción del cliente” vigencia 2016 contenido en los procesos de mejora continua y talento humano.

- Construir los indicadores, análisis y evaluación para el procedimiento “mantenimiento preventivo” correspondiente al proceso administración, operación y mantenimiento del alumbrado público.

- Realizar ejecución, medición y seguimiento al plan de capacitaciones determinado para la empresa.



Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoría únicamente a la Organización y no será divulgado a terceros sin autorización de la Organización.


Página 16 de 18

10. RESULTADO DE LA REVISIÓN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS PARA LAS NO CONFORMIDADES MAYORES DETECTADAS EN ESTA AUDITORÍA

No conformidades mayores identificadas en esta auditoría o las menores pendientes de la auditoría anterior. que no se solucionaron. La verificación complementaria se realizó el 23 de febrero de 2017.

NC Descripción de la no conformidad (se relaciona el numeral de la

norma y la evidencia del incumplimiento)

Evidencia obtenida que soporta la solución

¿Fue eficaz la acción? Si/No

1 No se asegura que se hayan identificado los riesgos que puedan afectar la satisfacción del cliente y el logro de los objetivos.

No se han identificado ni se han determinados los controles para los riesgos de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo del sistema de gestión de calidad de la organización.

Se elabora el mapa de riesgos para identificar adecuadamente los riesgos existentes en cada uno de los procesos.

Se determinar e implementar la metodología para el control preventivo y control operativo de los riesgos de los procesos.

Sí

2 No se asegura que se determina plenamente la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan la conformidad del servicio.

No se asegura que se mantengan los registros apropiados de competencias en educación, formación o conocimientos básicos o esenciales ni de habilidades del personal que realiza trabajos que puedan afectar la conformidad con los requisitos del producto y del servicio.

No se han determinado los requisitos de formación y habilidades del Director Técnico de Servicios Públicos. Asimismo, no se han definido las competencias en educación, formación y habilidades del Georeferenciador.

No se asegura que se mantengan los registros apropiados de educación y experiencia del Director Técnico de Servicio Público.

Se actualiza e implementa el “Manual específico de funciones y de Competencias laborales” GT-MN01, versión 2, y se definen los perfiles de cada cargo de acuerdo con decreto 785 de 2005, que establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004.

Se define Manual de actividades y responsabilidades para la contratación de prestación de servicios.

Se determina evaluación del personal para cumplimiento de las habilidades y competencias requeridas para el cargo de acuerdo con el formato para fijación y evaluación compromisos comportamentales.

Se definió metodología para evaluar eficacia de capacitación u otras acciones que se tomen para asegurar competencia del

Sí




Página 17 de 18

10. RESULTADO DE LA REVISIÓN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS PARA LAS NO CONFORMIDADES MAYORES DETECTADAS EN ESTA AUDITORÍA

No se asegura que se evalúe la eficacia de la formación o de la toma de acciones para lograr la competencia necesaria del personal.

No se tiene registros que demuestren habilidades del Técnico Electricista.

personal.

3 No se asegura que se tomen las acciones correctivas, sin demora injustificada, para eliminar las causas de las no conformidades detectadas en auditoría interna.

No se han identificado las causas para las no conformidades de la auditoría interna realizada entre el 18 y el 21 de octubre de 2016 ni se han determinado y tomado las acciones correctivas necesarias para suprimir las causas de las no conformidades encontradas en todos los procesos.

Se revisa el formato para plan de mejoramiento para FO-EM04 para asegurar que se hace el análisis de causas para las no conformidades de auditoría.

Se hacen los análisis de causas para las no conformidades de auditoría y se planifican las acciones correctivas correspondientes.

Sí

11. RECOMENDACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-001

Se recomienda otorgar la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda actualizar el certificado del Sistema de Gestión

Se recomienda mantener el alcance del certificado o del Sistema de Gestión?

Se recomienda mantener el alcance y actualizar a nueva versión el certificado del Sistema de Gestión

Se recomienda mantener el certificado y ampliar alcance del Sistema de Gestión

Se recomienda mantener el certificado y reducir alcance del Sistema de Gestión

Se recomienda renovar el certificado del Sistema de Gestión

Se recomienda renovar el certificado y actualizar a nueva versión

Se recomienda renovar el certificado y ampliar alcance del Sistema de Gestión

Se recomienda renovar el certificado y reducir alcance del Sistema de Gestión

Se recomienda ampliar el alcance del certificado del Sistema de Gestión

Se recomienda ampliar el alcance del certificado del Sistema de Gestión

Se recomienda ampliar el alcance y actualizar a nueva versión

Se recomienda reducir el alcance del certificado

Se recomienda reducir el alcance y actualizar a nueva versión

Se recomienda reactivar el certificado

Se recomienda restaurar el certificado, una vez finalice el proceso de renovación

Se recomienda suspender el certificado

Se recomienda cancelar el certificado

Se recomienda no otorgar el certificado

Se recomienda no renovar el certificado




Página 18 de 18

11. RECOMENDACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-001

Se recomienda no ampliar el alcance certificado

Se recomienda no reactivar el certificado

Se recomienda no restaurar el certificado

Nombre del auditor líder: Humberto Sylva Sánchez Fecha 2016 03 03

PLAN DE AUDITORÍA EN SITIO


Página 1 de 3

EMPRESA: EMPRESA DE ALUMBRADO PÚBLICO DEL MUNICIPIO DE SABANETA E.S.P.

Dirección del sitio: Carrera 44 64Sur-112, interior 108, sector Aliadas del Sur Sabaneta - Antioquia, Colombia

Representante de la organización:

David Martinez Carrillo Teléfono: (4) 378 1805

Cargo: Representante de la Dirección Correo electrónico: [email protected]

Alcance: Prestación del servicio público de alumbrado en el municipio de Sabaneta.

Montaje y mantenimiento de alumbrado en el municipio de Sabaneta.

CRITERIOS DE AUDITORÍA: ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2009

Documentación del Sistema de Gestión

Tipo de auditoría : OTORGAMIENTO SEGUIMIENTO RENOVACIÓN

AMPLIACIÓN EXTRAORDINARIA

Auditoría con toma de muestra de sitios por múltiple sitio:

Si

No

Con un cordial saludo, enviamos el plan de la auditoría que se realizará al Sistema de Gestión de su organización. Por favor indicar en la columna correspondiente, el nombre y cargo de las personas que atenderán cada entrevista y devolverlo a mi correo electrónico. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoría le agradezco invitar a las personas del grupo de la alta dirección y de las áreas que serán auditadas.

Para el balance diario de información del equipo auditor le agradecemos disponer de una oficina o sala, así como también de acceso a la documentación del sistema de gestión.

En cuanto a las condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su organización, por favor informarlas previamente al inicio de la auditoría y disponer el suministro de los equipos de protección personal necesarios para el equipo auditor.

La información que se conozca por la ejecución de esta auditoría será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor e ICONTEC.

El idioma de la auditoría y su informe será el español.

Los objetivos de la auditoría son:

Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión.

Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento por la organización de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables al alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión.

Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar razonablemente que la organización puede lograr sus objetivos especificados

Identificar áreas de potencial mejora en el sistema de gestión.

Auditor Líder: Humberto Sylva Sánchez - HSS Correo electrónico [email protected]

Auditor: Auditor

Experto técnico: Gustavo Antonio Arroyave A. - GAAA

mailto:[email protected]



Página 2 de 3

Fecha/ Sitio (si

hay más de uno)

Hora de inicio de la

actividad de

auditoría

Hora de finalización

de la

actividad de

auditoría

PROCESO / REQUISITOS POR

AUDITAR

EQUIPO

AUDITOR CARGO Y NOMBRE

2016-12-01

8:00 8:30 Reunión de apertura

GAAA - HSS

Líderes de procesos

8:30 9:30

Proceso direccionamiento estratégico, revisión por la dirección: 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6. 6.1, 8.4, 8.5.1

Gerente Dr Juan Guillermo Villada Arango

9:30 10:00 Procesos comunicación pública: 5.1, 6.3, 6.4, 7.2.3, 8.2.3, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3

Gerente Dr Juan Guillermo Villada Arango Director de Servicios Públicos – Juan Pablo Pimienta Botero

10:00 11:30 Proceso talento humano: 6.2.1, 6.2.2, 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3

Gerente Dr Juan Guillermo Villada Arango Asesor Jurídico – David Martínez Carrillo

11:30 13:00

Proceso administración, operación y mantenimiento: 6.3, 6.4, 7.1, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 Se incluye control de calidad en la prestación del servicio.

Director de Servicios Públicos – Juan Pablo Pimienta Botero

13:00 14:00 Receso

14:00 14:30

Proceso de asistencia técnica: 6.3, 6.4, 7.1, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.4, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3


14:30 15:00 Proceso proyectos de servicios públicos: 7.1, 7.5.1, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3


15:00 16:00

Proceso evaluación y mejora continua: gestión legal, seguimiento y control de riesgos, satisfacción del cliente, quejas y reclamos y sugerencias, planes de mejoramiento, auditorías internas de calidad: 6.3, 7.2.3, 8.2.1, 8.2.2, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3

Coordinadora de Calidad – Maryline Giraldo Cano

16:00 16:30

Revisión de acciones para las no conformidades de auditoría anterior. Revisión del uso de la publicidad del certificado

Coordinadora de Calidad – Maryline Giraldo Cano

Balance y preparación del informe

Gerente Dr Juan Guillermo Villada Arango

16:30 17:00 Reunión de cierre



Página 3 de 3

Observaciones:

Favor coordinar la logística para el desplazamiento del equipo auditor, para llegar hasta el sitio de auditoría y para su regreso, así como para los desplazamientos que sean necesarios para el desarrollo de la auditoría.

Para el inicio de la auditoría, favor suministrar al equipo auditor en medio electrónico y/o en medio físico la siguiente información: Estadísticas de producto no conforme interna 2014 a 2016 Estadísticas de quejas y reclamos de los clientes 2014 a 2016 Resultados de logros frente a los objetivos de calidad 2014 a 2016

Durante la auditoría se evaluará el cumplimiento de los requisitos relacionados con requisitos generales (4.1), el manual de calidad (4.2.2), control de documentos (4.2.3) y control de registros de calidad (4.2.4), responsabilidad y autoridad (5.5.1), comunicación interna (5.5.3), provisión de recursos (6.1), recursos de infraestructura (6.3), ambiente de trabajo (6.4), seguimiento y medición de procesos (8.2.3), análisis de datos (8.4), mejora continua (8.5.1), acciones correctivas (8.5.2) y acciones preventivas (8.5.3) en la auditoría de cada proceso.

Así mismo se verificará el cumplimiento de los aspectos reglamentarios establecidos en el “Reglamento de la certificación ICONTEC de sistema de gestión” R-SG-01, versión 2, y en el “Manual de aplicación” M-SG-01-A con respecto a quejas y reclamos y el uso de las marcas ICONTEC e IQNET.

Fecha de emisión del plan de auditoría: 2016-11-24

INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓNeapsa.com.co/documentos/furagII/2016... · INFORME DE...

Documents

Transcript of INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓNeapsa.com.co/documentos/furagII/2016... · INFORME DE...