INFORME DE AUDITORíA - ESAP · Cuentas del Balance General y el Estado de actividad financiera,...

INFORME DE AUDITORíA

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACiÓN PÚBLICAVigencia 2011

CGR- CDSS No.Julio de 2012

Carrera 10 No. 19-64 P.S PBX: 3537700 Bogotá, P,C. Colombia1

INFORME DE AUDITORIAESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACiÓN PÚBLICA

Vigencia 2011

Contralor Delegado Sector SocialDirector de Vigilancia FiscalSupervisor de AuditoríaResponsable de AuditoríaEquipo de Auditores Nivel Central

Gerencia Departamental ColegiadaAntioquiaPresidenteContralor ProvincialEquipo de Auditores

Gerencia Departamental ColegiadaAtlánticoGerente DepartamentalContralor ProvincialCoordinadorEquipo de Auditores

Gerencia Departamental ColegiadaNariñoGerente DepartamentalCoordinadoraEquipo de Auditores

MARIO SOLANO CALDERÓNSIMÓN ALEJANDRO GUZMÁN GUERREROCLAUDIA ISABEL BERBEO NOCUACLAUDIA MARCELA VELÁSQUEZ VIGOYAGLORIA ELENA AGUIRRE RODRIGUEZHILMA BAUTISTA PARADAFEUCIANO DIAZ SARMIENTOONEIDA DrAZ VILORIARICARDO FABIO CASTAÑO MARTíNEZ

RICARDO FEDERICO TRUJILLO MONTOYAGERMAN DARío GIRALDOPIEDAD ARBOLEDAMARIO LEÓN GÓMEZ MUÑETON

MANUEL ANTONIO DIAZ JIMENOJULIO REDONDO ESCOBARFREDY BLANCO BARCOHENRY MENDOZA PINEDOWILUAM DE AVILA GARCIAADALBERTO ALMANZA MARTíNEZDINA NAEDER PÉREZ

SANDRA ELlSABETH PATIÑO MONTUFARANA MARIA LUCERO VALLEJOALBERTO BENAVIDESGERMAN ALMEIDA ARELLANONOHORA KELL y CHAMORRO M.

Carrera 10 No. 19·64 P.8 PBX: 3531700 Bogotá. O.C. Colombia2

HAROL.D FABIAN DEL.GADO ESTRADA

Gerencia Departamental ColegiadaRisaraldaGerente Departamental AL.VARO TRlJJIL.LO MEJfAPresidente Gerencia Colegiada MARtA VICTORlA VEL.EZ ACEVEDODirectivo Colegiado GL.ORIA AL.EJANORA CASTRO GARCIACoordinadora MARTHA ISABEL PEREZ CASTROEquipo Auditor JAVIER RAMIREZ CARDONA

MARíA CRISTfNA GONZÁLEZ OYUELADORACELLY GARCíA HOYOS

Gerencia Departamental ColegiadaTolimaGerente DepartamentalEquipo Auditor

FERNEY ALCIDES ESQUIVEL ARIASSONIA BARRERO GUTIÉRREZERIKA MILENA CÁRDENAS CRUZELIDA JOSEFA SERRATO REYES

Carrera 10 No. 19-64 p.e PBX; 3537700 Bogotá, D.•C. Colombia3

INFOR.MEDE AUDITORíAESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACiÓN PÚBLICA

Vigencia 2011

TABLA DE CONTENIDO

1.1.1 Gestión y Resultados 8

1. DICTAMEN INTEGRAL 11.1 EVALUACION GESTION y RESUL TAOOS 8

~1~.~1.~1~.1__ ~P~r~o~glr~a~m~.a~5~2~0~:A~.d~<m~j~n~is~tr=ac~i~on~ 4-__81.1.1.2 Convenio 062 de 2009

2.1.3 Gestión Presupuestal 51

13

1.1.2 Legalidad y Gestión Contractual 9~1_._1._3 ~F~in~a=n~C~ie~r~o~ ~1.1.4 Sistema de Control interno 10

1.1 .5 Plan de Mejoramiento 111.2 FENECIMIENTO DE LA CUENTA 111.3 RELACION DE HALLAZGOS2. ULTADOS DE LA AUDITORIA

1113

2.1 GESTiÓN Y RESULTADOS

2.1.1 Gestión y Resultados 14

¡ 2.1.1.2 Proyectos de Inversión según DNP 152.1.1.1 Sistema de Gestión y Seguimiento a metas del gobierno SISMEG 14

2.1.1.3 Convenio 062 de 2009 162.1.1.4 Proyectos de Inversión Plan de Desarrollo 2010-2020 ESAP 312.1.1.5 Otros Aspectos de Gestión evaluados en las Direcciones Territoriales I 312.1.1.5.1 Dirección Territorial de Antioquia 312.1.1.5.2 Dirección Territorial de Risaralda 482.1.2 Gestión Contractual y de Legalidad 48

2.1.4 Evaluación de Estados Contables 912.1.5 Sistema de Control interno 942.1.6 Plan de Mejoramiento 116

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Carrera 10 No. 19-64 P.S PBX: 3531700 Bogotá, D.C. Colombia4

DoctorHONORIO MIGUEL HENRIQUEZ PINEDODirector NacionalEscuela Superior de Administración Pública - ESAPBogotá, D.C.

La Contratoría General de la RepúbUca, con fundamento. en las facultadesotorgadas por el artículo 267 de la .Constitución Política, practicó Auditoría a laEscuela Superior de Administración Pública - ESAP,. a través de la.evaluacióndelos principios de la gestión fiscal; economía, eficiencia, eficacia y equidad con ql,.leadministró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión enlas áreas, actividades o procesos .~xaminados, el examen del .BalanceGeneral al31 de diciembre de 2011 y el Estado de.Actividad Fil1anciera,Económica. Social yAmbiental, por el año terminado en esa fecha, dichos estados financieros fueronexaminados y comparados con los del año anterior los cuales fueron auditados porla Contraloría General de la República.

La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras,administrativas y económícas se realizaron conforme a las normas. legales,estatutarias y. de procedimientos aplicable.s. Asimismo, evaluó el Sistema deControl Interno.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la informaciónsuministrada por la entidad y analizada por la Contraloria General de la República.Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de estosestados financieros de conformidad con las normas prescritas por las autoridadescompetentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados oprescritos por el Contador General.

La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producirun informe que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento (o no) de lacuenta, con fundamento en la evaluación de la gestión y resultados, financieros,Legalidad y Control Interno, obtenidos por la administración de la entidad en lasáreas y/o proceso auditados.

El representante legal de la Escuela Superior de Administración Pública - ESAPrindió la cuenta anual consolidada por la vig~ncia fiscal del año 2011, acorde alplazo previsto en la Resolución Orgánica 6289 de 2011, por la cual se establece elSistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes - SIRECI, excepto enlo correspondiente a los Estados Financieros COncorte a 31 de diciembre de 2011;toda vez que la Contaduría General de la Nación amplió el plazo para la emisión ypresentación de los mismos, afeqtando el cargue. de información al Aplicativo


SIRECI, el cual no permite modificaciones a la información ya reportada. Noobstante, los Estados Financieros fueron allegados a la Contratoría Delegada parael Sector Social completando la información a rendir por la Entidad a la CGR.

la evaluación se llevó a cabo de acuerdo con Normas de AuditoríaGubernamental Colombianas (NAGC) compatibles con las Normas Internacionalesde Auditoría (NIA's) y con políticas y procedimientos de Auditoría prescritos por laContraloría General de la República. Tales normas requieren que planifique yefectúe la auditoría para obtener una seguridad razonable acerca de si los estadosfinancieros están libres de errores e inconsistencias significativas. la auditoríaincluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que soporta las cifras, lasrevelaciones en los estados financieros, los documentos que soportan la gestión yresultados de ta entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales. así comola adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno.

los procedimientos de auditorla seleccionados dependen del juicio profesional delauditor, incluyendo la evaluación de los riesgos de errores significativos en losestados financieros y de la gestión y resultados de la Entidad. En la evaluación delriesgo, el auditor considera el control interno de la Entidad como relevante paratodos sus propósitos, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que seanapropiados en las circunstancias. Una auditoría también incluye, evaluar losprincipios de contabilidad utilizados y las estimaciones contables significativashechas por la administración, así como evaluar la presentación general de losestados financieros. Consideramos que la auditoría proporciona una baserazonable para expresar nuestro concepto y la opinión.

la auditoría incluye el examen a la Sede Central y las Territoriales de Antioquia,Atlántico, Nariño, Risaralda y Tolima. Estos puntos de control representan el 40%del total de las Sedes Territoriales de la entidad. El conjunto examinadorepresenta el 72.4% del presupuesto de inversión ejecutado por la ESAP durantela vigencia 2011.

Se efectuó s.eguimiento a las metas SISMEG que reporta la ESAP enconcordancia con el Plan Sectorial y, por lo tanto del Plan Nacional de Desarrollo.De igual manera, se realizó análisis y seguimiento a los proyectos presentadosante DNP y el cumplimiento de las metas de los mismos. Adicionalmente seevaluó el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI), en la Sede Central en locorrespondiente al Programa 520 yen la Territorial Antioquia el pertinente a dichaSede.

la ESAP contempla en su presupuesto de inversión 7 programas, de los cuales laCGR evaluó en todos los puntos de control, acorde al Memorando de Asignación,el Programa 520 •.Administración, Control y Organización Institucional para Apoyo


a Administración del Estado, con recursos apropiados de $23.164 millones.Programa que representa el 22,59% frente al presupuesto general de la ESAP y el33,64% del presupuesto de inversiones, vigencia 2011.

Adicionalmente, en la Territorial Risaralda-Quindío se evaluaron los Programas410: InvestIgación básica, aplicada y estudies y 510: Asistencia técnica,divulgación y capacitación a funcionarios del Estado para apoyo a laadministración del Estado por valor ejecutado en la Territorial de $515.96 millones.

De otra parte, se consideró el Convenio 062 de 20091, el cual se ejecutó conrecursos de la vigencia 2009 correspondientes a funcionamiento. y de losproyectos de Fortalecimiento de la Calidad programas de educación Formal yMejoramiento administrativo y Operativo ESAP. Evaluación que se. ·efectuórespecto a tres aspectos, a saber: i) Aspectos legales relacionados con la entregade los bienes a los puntos involucrados en el mencionado convenio, ii}. Existenciade los bienes y manejo de inventarios y, ¡ii) uso y funcionamiento del sistema devideoconferencia satelital.

La Escuela Superior de Administración Pública - ESAP1 en los puntos de controlevaluados por la CGR2 suscribió durante la vig.encia·2011, 1.537 contratos porvalor de $42.393.7 millones, de los cuales se analizaron 394 contratos por .cuantíade $28.622.4 millones, que representan un 26% en cuanto a cantidad de contratosy el 68% frente al total.

La evaluación contable incluyó el análisis de manera selectiva de las siguientesCuentas del Balance General y el Estado de actividad financiera, económica,social y ambiental: Caja, Bancos, Inversiones, Deudores, Propiedad, planta yequipo, Gastos pagados por anticipado, Cargos .•.•diferidos, Impuestos y lasObligaciones laborales, Capital fiscal y los superávit por donaciones y porvalorizaciones.

Con respecto a los ingresos la contabilización de los aportes de Ley 21, lorelacionado con el servicio educativo y los Ingresos financieros; en los gastos ycostos las cuentas de nómina y aportes, algunos gastos generales, lasdepreciaciones y amortizaciones.

Se examinó de tos Activos el valor de $539.886.83.millones que corresponde al98.61°10, de los Pasivos el valor de $10.396.89 millones que corresponde al71.56%, y Patrimonio $530.846.84 millones que corresponde al 99.60% y de los

1 Conv~nio que se encontraba vigente en el año 2011 y que fu~ objeto de adición y prórroga en el20122 Sede Central y Sedes Territoriales de Antioquia, Atlántico, Nariño, Risaralda y Tollma

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resultados del ejercicio el valor del 99% de los ingresos y de los gastos el 60.18%valores que ascienden en los ingresos a $153.666.86 millones

En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que afectaran el alcancedel mismo. Los hallazgos se dieron a conocer a la entidad dentro del desarrollo dela auditoría, las respuestas de la administración fueron analizadas y seincorporaron en el informe, las que fueron debidamente soportadas.

1.1 EVALUACiÓN DE GESTiÓN Y RESULTADOS

La evaluación de la gestión y resultados se fundamenta en los sistemas de controlde: Gestión y Resultados, Legalidad, Financiero y Control Intemo; los cualescontemplan las variables que son verificadas y calíficadas por el equipo auditor.

1.1.1 Gestión y Resultados

Con base en las conclusiones y hallazgos que se relacionan en el presenteinforme, la Contraloría General de la República como resultado de la auditoríaadelantada, conceptúa que la gestión y resultados de la Escuela Superior deAdministración Pública - ESAP es FAVORABLE con la consecuente calificaciónconsolidada de 80.93 puntos.

Frente a este resultado, es de resaltar que las observaciones que sustentan talcalificación están principalmente en los componentes de Control de Legalidad,Control de Resultados y Sistema de Control Interno, como se detalla acontinuación:

1. 1. 1. 1 Programa 520: Administración

Frente a planes y metas establecidas en concordancia con Plan Nacional deDesarrollo se observa cumplimiento parcial como consecuencia de la debilidadesen la definición y formulación de metas, dado que algunas de ellas se establecensin que exista la necesidad de acciones frente a los objetivos de la unidadejecutora y en otras, la meta no corresponde con las caracteristicas deformulación, en el entendido que deben ser objetivas, medibles, cuantificables,correspondientes a una periodicidad de tiempo. Igual situación, en la ejecuciónreal donde se reportan cumplimiento de metas en números.y porcentajes que nocorresponden a lo realmente alcanzado en las unidades ejecutoras.

Respecto a los contratos de prestación de servicios suscritos para este Programa,se observó deficiencias en la función de supervisión por cuanto se realizaronpagos que ocasionan presunto detrimento patrimonial en cuantía de $8 millones.


Igualmente mayores valores cancelados que se ..I()graron su resarcimiento encuantía de $ 0.660 millones, los cuales generan beneficio del proceso de auditoría.

1.1.1.2 Convenio 062 de 2009

Del análisis a este Convenio, se observan deficiencias en los procedimientosutilizados para la entrega y suscripción de los contratos de comodato, pérdida dealgunos bienes en los lugares seleccionados por la ~$AP donde se hizo entregalos Kits Satelitales, en los mecanismos de colaboración armónica. que debenexistir entre la Escuela, las Administraciones Territoriales y otras entidades del.Estado enlazadas en el proyecto, frente a la debida y oportuna utilización de laherramienta puesta a su disposición.por parte de Ja ESAP y en los mecanismosde control y seguimiento: si bien se estt;lbJeceun mejoramiento reconocido pormisma ESAP, por la labor realizada por este ent~ de control en la presenteauditoría y se presentan gesti.ones institucionales ante las nuevasadministraciones territoriales, siendo imperante para la CGR, la importancia deinvolucrar a los Gobernadores, Alcaldes y Representantes Legales de los otrospuntos establecidos, tanto en la funcionalidad y uso del sistema como en eladecuado manejo, cuidado y custodia de los bienes que conforman el mismo.

1.1.2 Legalidad y Gestión Contractual

En cuanto a los contratos de prestación de servícos se determinó que en JasSedes de la Escuela que fueron objeto de evaluación se maneja esta modalidadde contratación en forma permanente ~ sucesiva, contraviniendo lo dispuesto enel Articulo 10 del Decreto 3074 de 1968. Y la Sentencia de la Corte ConstitucionalC-614/094, en la ESAP no existe coherencia entre la estructura organizacionalcon la planta de personal debido a que existen cargos de responsabilidad que losproveen por medio de contratación de prestación de servicios.

Con relación a 10$ contratos de Obra Pública se evidenciaron defi.ciencias en losprocesos de planeación de la gestión contractual de la ESAP, toda vez que secontrata la realización de una segunda fase.•de unas obras cuando no se harecibido a satisfacción la primera, considerando que ésta es prerrequisito para laotra, en detrimento de la gestión institucional de la Escuela y del adecuado y

3 "Para el ejercicio de funciones de carácter permanente se crearán los empleos correspondientes,y en ningún caso, podrán celebrarse contratos de prestación servicios para el desempeño detales funciones"4 establece que el contrato de prestación de servicios es una modalidad de trabajo con el estado,concebido como un instrumento para atender funciohes ocasionales, que no hacen parte del giroordinario de las labores encomendadas a la entidad, o siendo parte de ellas no pueden ejecutarsecon empleados de planta o se requieran conocimientos espeCializados,

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oportuno manejo de los recursos públicos frente a las necesidades y fines que sequieren atender.

Con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones contenidas en los conveniosinteradministrativos suscritos entre la ESAP y el Ministerio del Interior, laPresidencia de la república y el INPEC se celebraron contratos de prestación deservicios en los cuales no aparece un estudio técnico que determine claramente elnúmero de contratistas necesarios para adelantar las labores convenidas, laracionalización del gasto público y el cumplimiento de los principios de economíaeficiencia y eficacia .

En los expedientes contractuales de los convenios de cooperación suscritos con laCEI no se demuestra la ejecución de los recursos aportados, toda vez que sepresentan informes generales que no permiten evaluar el desglose y los soportesde los gastos realizados y la debida ejecución de los recursos públicos.

1.1.3 Financiero

Los activos de fa ESAP ascienden a $547.518.17 miltones, de los cuales seencuentran afectados en el 4.47%, que corresponde a $24.498.4 millones.

Estas afectaciones corresponden a las diferencias que se presentan en lascuentas bancarias y los extractos, adicionalmente que existen 3 de ellas que nohan sido conciliados desde el 2009.

Igualmente las debilidades en las cuenta de deudores y sus diferencias concartera. El manejo que se les da a las cuentas recaudos por clasificar, los saldospor depurar de los salarios por pagar y los ingresos recibidos por anticipadorelacionados con las matriculas, al igual que las legalizaciones de viaticos.

En nuestra opinión excepto por lo expresado en los párrafos anteriores y al interiordel informe en la línea financiera, los Estados Contables de la Escuela Superior deAdministración Pública ESAP, presentan razonablemente la situación financiera,en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de2011 Y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la mismafecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmenteaceptadas o prescritos por la Contaduría General de la Nación.

1.1.4 Sistema de Control Interno.

El Sistema de Control Interno de la ESAP, obtuvo una calificación de 1,513 que loubica en el rango "con deficiencias", lo que significa que conforme a losparámetros establecidos, los controles generales del sujeto de control existen, sin


embargo algunos de los controles específicos •••de los. procesos o áreas. examinadas, no mitigan de manera adecuada los riesgos para los cuales. fueronestablecidos. Al interior del informe se detalla la Calificaciónobtenida.

1.1.5 Plan de mejoramiento

El seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno (ill Plan de MeJoramientovigente se hizo con corte 31/12/11, donde se reporta un cumplimiento del 100% Yavance de 58.45%. No obstante, se observan hallazgos ql.J~datan de la auditoríaa la vigencia 2008 que presentan cumplimientos parciales.

En el ejercicio de este proceso auditor, se realizó seguimiento y análisis alcumplimiento y avance del Plan realizado por la Ofiqina de Contrpllnterno, dondese tomó las que presentaban cumpñmlsnto del 1000/<>.No obstante, evaluada laefectividad de las acciones tomadas por la entidad, se obtuvo que las mismas notuvieron el efecto preventivo y correctivo que se pretende con los Planes deMejoramiento.

1.2. FENECIMIENTO DE CUENTA

Con base en la calificación de los componentes, obtenida de la evaluación deGestión y Resultados, la Contraloría General de fa República fenece la cuenta dela Escuela Superior de Administración Pública - ESAP correspondiente al año2011.

1.3 RELACiÓN DE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron de manera consolidada,104 hallazgos administrativos, de los cuales 6 corresponden a hallazgos conalcance fiscal5 en cuantía total de $154.64 millones; 7 tienen posible alcancedisciplinarios; 1 con presunta incidencia penaf y 1 con otra posible incidenciaS,loscuales serán trasladados ante la autoridad competente.Seis (6) hallazgos constituyen beneficio de auditoría, cinco (5) cuantitativo porrecuperación de recursos, en monto de $83.9 millones y se reconoce uno (1)cualitativo en la utilización y aprovechamiento del Sistema Satelital para elmejoramiento continuo de los Entes Territoriales.

5 Uno (1) Nivel central, cuatro (4) en la Gerencia Departamental Colegiada de Tohma y uno (1) enla Gerencia Departamental Colegiada de Atlántico6 Cuatro (4) Nivel Central, Dos (2) Nariño y uno (1) Atlántico1En la Gerencia Departamental Colegiada de Atlántico8 Traslado al Archivo General de la Nación por parte de la Gerencia Departamental Colegiada deNariño

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Adicionalmente se establece una (1) función de advertencia respecto a loscontratos de obra que se adelantan para la construcción, adecuación ymantenimiento de las Sedes de la Escuela y, se solicitó el inicio de un (1) trámiteespecial con el fin de establecer el debido uso de los recursos invertidos por laESAP n s Convenios Interadministrativos con la OEI.

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2. RESULTADOS DE LA AUDITORíA

2.1 GESTiÓN Y RESULTADOS

La evaluación de la gestión y resul.tadosde.la Escuela Superior de AdmInistraciónPública ~ ESAP durante la vigencia 2011, se llevó a cabo teniendo en cuenta lametodología contenida en la Guía deAuditoría, que incluye un examen a lossiguientes componentes y sus respectivos factores mínimos:

• Componentes de Control de Gestión (que contiene los factores de procesosadministrativos, indicadores, ciclo presupuestal y población objetivo ybeneficiaria), y Control de Resultados (con los factores de Objetivosmisionales y cumplimiento de planes, programa.s y proyectos); el análisiscorrespondiente se presenta en el numeral 2.1.1 del presente informe.:

• Componente de Legalidad, que incluye el cumplimiento de la normatividadgeneral aplicable, la gestión contractual desarrollada por la entidad engeneral y el cumplimiento a la Sentencia C-614/09, ver numeral 1.2

• Componente Financiero, reflejado en la correlación de los resuítadoa de larazonabilidad de los estados financieros y fa gestión institucional, numeral2.1.4 del presente capítulo

• Componente del Sistema de Control Interno, aecrde a la calidad y confianzaque el mismo ofrece, como se detalla en el numeral 2.1.5

Como resultado de la auditoría adelantada, la Escuela Superior de AdministraciónPública - ESAP obtuvo una calificación consolidada de 80.93 puntos, por lo cualla Contraloría General de la República conceptúa que la gestión y resultados esfavorable, toda vez que la puntuación alcanzada•.se.:encuentra en .el rango mayora los 80 puntos y que se encuentra.fundamentada en los re~ultados y conceptosobtenidos en la Sede Central y en las Sedes Territoria'Iesde ta ESAP.

La Contratorfa General de la República evaluó las operaciones efectuadas duranteel año 2011 por la Sede Nacional y las Territoriales de Antioquia, Atlántico, Nariño,Risaralda y Tolima, las cuales ejecutaron un total de $35.840.3 millones quecorresponden al 72.4% de la ejecución del presupue~to de inversión de la ESAP,el cual a 31 de diciembre de 2011 alcanzó la suma de $49.504.6 millones, como acontinuación se detalla:


CUADRON<>1SEDES TERRITORIALES EVALUADAS POR LA

Cálculos: CGR Equipo Nivel Central

A continuación los resultados que sustentan las calificaciones obtenidas:

2.1.1 Gestión y Resultados

2.1.1.1 Sistema de Gestión y Seguimiento a Metas del Gobierno - SISMEG

Hallazgo N° 1.- Línea de base para las metas sectoriales

Para la Escuela Superior de Administración Pública, el SISMEG presentaindicadores en dos programas así:

CUADRO N<>2M.ETAS SISMEG

0,00 20,00 5,00 7,00 140%

12,376 49,750 12.400 11.412 92%

346,00 310 402 129.60%1,825

o <> o206,00

11.00 38,00 8,00 11,00 137.5%

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Considerando que el presupuesto .de la Entidad para el cumplimiento de su objetomisional ha permanecido constante, y una vez verificados los resultados y nivelesde cumplimiento reportados por la ESAP al.SISMEG,se observan porcentajes quepese a que muestran una ejecución mayor .a la proyectada presentanobservaciones, así:

Respecto al indicador "Consultorías/Asistencia técnica realizada a municipios",aunque muestra resultados superando la meta en un 29.6%, este logro mayorobedece a que la meta fijada de 310 Consultorías es .menor a fa Uneabase de lavigencia inmediatamente anterior, al cual correspondía a 346.

Igual situación se presenta, en los prodUctos de lnV(estigaciéJndado ({Ve la líneabase son 11 prodl.lctos de investigación divulgados .en espacíos espeCializados oindexados en el ámbito nacional o internacional y la meta para el 2011 proyectaen 8, evidenciándose la superación de fa misma en un 37%. No obstante, alverificar la línea base corresponde a la meta que se había logrado para elcuatrienio y no a la alcanza en la vigencia inmediatamente anterior.

Con relación a los estudiantes y egresados de la ESAP vinculados laboralmente,se relaciona en el.SISMEG como Hnea base 50, sin embargo la misma entidad9informa que este indicador no contaba con una medición previa que permitietaestablecer una linea. de base; además, que no es un indicador sectorial. Asícosas, no existe en la ESAP reporte estadístico10 que permita evidenciar donde seestableció la linea base y la meta lograda para la vigencia 2011.

las anteriores situaciones denotan la carencia de criterios unificados al establecerla línea base y por lo tanto el punto de partida para el seguimiento del avance ycumplimiento de las metas y que, en consecuencia puede distorsionar losresultados realmente obtenidos.

2.1.1.2 Proyectos de tnvereton según DNP

El componente de inversión de la ESAP está conformado por siete (7) programasque para su desarrollo proponen una serie de objetivps, metas e indicadores, quese ejecutan a través del presupuesto de inversión asignado para la vigencia 2011,el cual fue apropiado en cuantía total de $68.867 millones y ejecutado en $49.505millones, que corresponden a una ejecución total del 71,9%.

9 oficio de respuesta del 29 de junio de 2012 suscrito por la oficIna de planeación y la subdirecciónacadémica10 Según oficio 160.780.20 "El proyecto de Egresados lo está administrando la SubdirecciónAcadémica desde el año 2010, cuando se inició el proceso de transición, Con base a lo anterior,esta Subdirección no pUdohaber proyectado ninguna meta por raZones obvias",

Carrera 10 No. 19·64 P.S PBX: 3537700 Bogotá, D.C. Colombia15

Hallazgo N° 2.- Ejecución categoría Infraestructura Educativa

Acorde a lo dispuesto en los artículos 27 y 28 del Decreto 2844 de 20101\ yefectuada la verificación de la CGR, se observa la baja ejecución del Proyecto"Infraestructura Educativa" con un avance financiero del 26.1%, que demuestra laejecución real de las categorías reportada al DNP, como se detalla a continuación

CUADRON°3AVANCE DE EJECUCiÓN PROYECTOS INVERSIÓN ESAP 1

FUENTE: Seguimiento a proyectos de Inversión - SPI ONP

Cabe resaltar, que si bien para el año 2011 la ejecución fue del 26.1%, para el año2010 fue aún menor ya que correspondió tan solo al 2%. Situación que reflejafalencias en la gestión rnstitucíonal frente al tema, con su correspondiente efectoen el cumplimiento de los objetivos misionales de la ESAP en virtud de su Plan deDesarrollo Institucional y que está correlacionado con los resultados de laevaluación de los contratos de obra suscritos por la entidad y que acorde a lamuestra evaluada presentan observaciones que se detallan en el acápite degestión contractual.

2.1.1.3 Convenio062 de 2009

Acorde a lo establecido en el Memorando de Asignación de la Auditorla, se analizóen todos los puntos de control, el Convenio 062 de 200912 el cual se ejecutó conrecursos de la vigencia 2009 correspondientes a funcionamiento y de losproyectos de Fortalecimiento de la Calidad programas de educación Formal y

11 Art. 27: "El seguimiento a los proyectos de inversión se basará como mlnimo en los indicadores ymetas de gestión y de producto, en el cronograma y en fa regionalización, de conformidad con lainformación contenida en el Banco Nacional de Programas y Proyectos - BPIN para la formulacióndel proyecto, así como en la información de ejecución presupuestal registrada en el SI/F. Estainformación permitirá reflejar los avances ñstcoe, financieros, cronológicos y regíona/es, y conocerel estado del proyecto frente a los objetivos definidos"Art. 28: "Las entidades ejecutoras deberán reportar mensualmente al sistema que administra elDepartamento Nacional de Planeación el avance logrado por el proyecto durante ese periodo".12 Convenio que se encontraba vigente en el alfo 2011 y que fue objeto de adición y prórroga en el2012

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Mejoramiento administrativo y Operativo ESAP. La evaluación se efectuórespecto a tres aspectos, a saber: i)Aspecto$ legales relacionados con la.entregade los bienes a los puntos involucrados en el mencionado convenio, ii} Existenciade los bienes y manejo de. inventarios y, jii) uso y funcionamiento del sistema devideoconferencia satelital (incluye se.guimientofísico y funcional a las antenas)

El Convenio 062 de 2009, se suscribió con el objeto de: "Aunar esfuerzos para eldesarrollo del proyecto de innovación y renovación tecnológica, informática yacadémica que permita la transferencia de conocimiento mediante la oferta deservicios de formación, capacitación y asistencia técnica en tiempo real y en líneay la adecuada conectividad desde la ESAP hacia 240 puntos en el territ9rionacional incluidas las quince Direcciones Territoriales;de la entidad. que le permitadesarrollar su misión establecida en el Decreto 219 de 200413,", por valor de$9.326.3 millones, donde el aporte de la ESAp fue de $8.479,]' millones.Convenio que se encontraba vigente para el 2011 y que fue prorrogado hasta elmes de diciembre de 2012.

Para el seguimiento físico y funcional a las antenas .adquiridas mediante esteconvenio, se solicitó. a la entidad la creación de. un usuario de consulta paramonitorear el estado real de las antenas respecto a .su funcionamiento, el cual seefectuó través de internet Dirección IP 64.209.31.143. como se ilustra acontinuación.

Dicho seguimiento se realizó durante varios días y a diferentes horas para verificarel estado de las antenas; se hicieron 15 ingresos y se generaron los pantaUazosque mostraba esta aplicación, para cada día y hora de acceso. Se pudo observarlo siguiente:

13 El Decreto 219 de 2004, establece. que la ESAP tiene como ()bjeto la capacitación, formación ydesarrollo desde el contexto de la investigación, docencia y extensión universitaria de los valores,capaCidades y conocimientos de la administración y .:gestión de lo públIco que propendan· atransformación del Estado y el ciudadano.


Hallazgo N° 3.- Seguimiento y Nlonitoreo Antenas

1. Se encontraron 108 antenas que a pesar de aparecer en el sistema nuncaestuvieron activas. Lo que representa que el 45% de las antenas nunca seutilizaron durante el monitoreo efectuado.

2. El número máximo de antenas activas en un momento dado durante elmonitoreo fue de 95 (40%), Y el de menos fue de 63 (26%).

Respecto a estos dos íterns, informa la entidad en su respuesta que,"Evidentemente se ha podido corroborar que 108 antenas no se conectarondurante ese período, lo que significa el 45% del total. Sobre esa cifra nospermitimos indicar que la Escuela habia detectado el bajo nivel de conexiones departe de los puntos a finales del mes de febrero, encontrándose hacia esa fechaun porcentaje de no conexión del orden del 75%.

La anterior situación se relaciona con el contexto generado como consecuenciadel cambio de administraciones, tanto en las alcaldías como en las gobernaciones,a partir del 1 de enero de 2012; situación que originó que en la mayoría delocalidades municipales y departamentales con punto satelital tnstalado, elresponsable de la operación técnica de la conexión y/o la persona encargada de lacapacitación hubiese sido cambiada y/o no reemplazada.

Por lo anterior, la ESAP inició un proceso de re-contacto con cada una de lasalcaldías y gobernaciones tendiente a reconstruir la red de contactos yresponsables, por lo que la ESAP envió directamente comunicación el pasadomes de febrero y mayo solicitándoles a los alcaldes que notificaran sobre lasnuevas personas encargadas en el rol técnico o de capacitación.

A la fecha y corroborando lo informado por la Comisión de la Contraloría, hemosevidenciado una disminución del 75% al 45%, lo cual demuestra que se hamejorado en el índice de no conexión respecto a lo detectado en el mes de febrerode 2012.

Adicionalmente, se adjunta informe recibido de la Empresa de RecursosTecnológicos - ERT entidad encargada de la prestación del servicio satelital - enel cual certifica que el 98% de los puntos de la red sateUtal, es decir 238, se hanconectado al sistema de videoconferencia".

Acorde a lo manifestado. si bien se establece un mejoramiento reconocido por lamisma ESAP y se presentan gestiones institucionales ante las nuevasadministraciones territoriales, la CGR hace relevancia sobre la importancia deinvolucrar a los Gobernadores, Alcaldes y Representantes Legales de los otros

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puntos establecidos tanto en la funcionalidad y uso del sistema como en eladecuado manejo, cuidado y custodia de los bienes que conforman el mismo.

3. De las antenas que se encontraron en el sistema, 38 estuvieron activas menosde 5 veces y solo 71 estuvieron activas 10 o más.vecss, de estas 34.estuvl.eronactivas siempre. Lo cual frente al total de las antenas adquiridas representasolamente el 14% de antenas en funcionamiento.

Al respecto, para el Órgano de.Control no existe certeza sobre la totalidad de.lascapacitaciones realizadas en cada punto y la real población beneficiada con el usode esta herramienta bajo el contexto de la capacitación, formación, investigación yextensión del conocimiento y su respectivo impacto en la comunidad.

4. Se encontró una antena con nombre "sin .espeqificar" lo cual no permite suadecuada identificación. Aunque la entidad en fa respuesta manifiesta quecorresponde al Municipio de Tame (Arauea), a la fecha no ha sido cambiada.

De otra parte, acorde con la información suministrada por la ESAP, en desarrollodel convenio se adelantó el proyecto de conexión satelital con Alcaldías,Gobernaciones y dependencias del Ejército Nacional a fin de cumplir con el objetomisional de la Escuela: promover la unidad nacional, la descentralización, la

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integración territorial y la cooperación interinstitucional; para este propósito laESAP entregó al Ejercito Nacional y a los Entes Territoriales, k.its satelitales14,sobre los cuales posteriormente se celebraron contratos de comodato.

En tal sentido, la CGR efectuó visitas de inspección física en diferentes puntos dela geografía nacional, unos por parte de los funcionarios de las GerenciasDepartamentales y otros, por parte del grupo auditor del nivel central; con el fin deevaluar los aspectos legales respecto a la entrega de los bienes, inventario ycustodia de los mismos, y el uso y funcionamiento de los kit satelitalesmencionados.

2.1.1.3.1 Aspectos Legales

Hallazgo N° 4.- Contratos de Comodato

De acuerdo con los sitios visitados se observó que en las Gobernaciones deCórdoba, Huila, Tolima, Nariño y Sucre yen los Municipios de Tolú, Chiquinquirá,Moniquirá, Garzón, Campoalegre, San Agustín, Bucaramanga, Girón, PuertoWilches, San Gil, Apartadó, El Peñol, La Ceja, Frontino, Jericó, Santa Rosa deOsos, Turbo, Quibdo, Condoto, Tumaco, Tebaida, Pereira, Belén de Umbría,Ibagué, lcononzo, Honda no tienen el contrato de comodato. Igual situación parala "Casa del Alcalde y el Gobernador", ubicada en la ciudad de Bogotá y en elBíter 14 y Bíter 17 en Antioquia.

La ESAP en su respuesta indica: "En relación con los contratos de comodatos dela Gobernación del Huila, y de los municipios de Tolú, Chiquinquirá, Moniquirá,Garzón, Campoalegre , San Agustín, Girón San Gil se encuentran suscritos por laspartes y como soporte de ello se adjunta copia... ", Los correspondientes a lasGobernaciones de Córdoba y Sucre y los municipios de Bucaramanga, PuertoWilches y la casa del Alcalde y Gobernador a la fecha se encuentren realizandolos trámites correspondientes para la suscripción de los mismos.

En la Gobernación de Boyacá, las Alcaldías de Sincelejo, Sincé, Neiva, Andes(Antioquia), Cisneros, NecocH,Puerto Berrio, Tunja, Villa de Leiva, Chiquinquirá ySogamoso, no obstante contar con copia del contrato de comodato, éste no tienefecha de suscripción.

La entidad en la respuesta informa: "en cuanto a la falta de numeración y fecha desuscripción del contrato de comodato, esta corresponde a la fecha de entrega delas antenas satelitales y no llevan número por cuanto es un único contrato decomodato suscrito por cada uno de los puntos satelitales, esto es, un solodocumento tramitado con cada una de fas Alcaldías, gobernaciones, entidades y

14 Conformados por los siguientes productos: un computador de escritorio, un micrófono, unvideobeam, una cámara, un modem, y una antena. (Bienes Muebles Devolutivos en Servicio)

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demás seleccionado en el marco del proyecto de Universidad vírtual". Debido aque un contrato o convenio constituye un acuerdo de voluntades entre las partes yque en él se suscriben obligacion~s para cada una de ella$; no indicar la fechadesde que se suscribe el mismo genera inqertidumbre frente al momento en queempiezan a tener efecto jurídico las obligaciones convenidas así como riesgofrente a la responsabilidad del gestor fiscal.

Adicionalmente.. el contrato suscrito entre la ESAP y las Alcaldías de ViUa deLeiva, Sogamoso, Cumbal, San Pablo (Nariño) y Puerto Berrio, no se encuentranfirmados por el comodante. Y en el Municipio de Melgar, no se encuentra suscritopor el.comodatario. Sin embargo, con la respuesta de la entidad se observa queen la sede de Bogotá se encuentran los originales de los contratos de comodatodebidamente firmados.

En la Gobernación de Cundinamarca se entregaron los equipos en el 2010, perosólo se envió el contrato de comodato en septiembre de 2011, fechado del 12 deabril de 2010, negándose la oficina jurídi.ca del ComQdatario a la firma del mismopor el tiempo que ha transcurrido. desde el recibo del componente salelital a .la.fecha en la que fue alle.gadoel contrato•.aduciendo la Gobernación.que no puedeasumir la responsabilidad en la firma del mismo.

La respuesta, sin desvirtuar lo observado, indica que se encuentran realizando loscontactos con la Gobernación de Cundinamarca, a fin de efectuar los ajust~s quea bien tengan; no obstante, también manifiesta la ESAP que: "Dado que laGobernación de Cundinamarca no ha hecho uso permanente del sistema, no seha involucrado con la agenda académica y ha manifestado su intención. dedesligarse del proyecto, el equipo satelital será desinstalado.e instalado en la sedede la Federaclón de Departamentos, entidad que ha manifestado su requerimientopara uso en simultanea con las g.obemaciones que se encuentraninterconectadas" situación que indica que después de dos años de entregar losequipos sin las debidas fo.rmalidadesahora serán devueltos.

Las observaciones expuestas anteriormente, revelan deficiencias en los procesosy procedimientos para la entrega de los kits $atelita1es y la suscripción de los.contratos de comodato correspondientes. En tal sentido, es de precisar queacorde con lo manifestado por la ESAP, el acta d~ entrega suscrita entre elrepresentante de ERT y un funcio.nario.de •las entes territoriales no sustituye elcontrato de comodato que debe suscribirse entre la ESAP como propietario dedichos bienes y el representante legal de los entes territorialeS y demás entidadesinvolucradas en el proyecto, quienes al asumir la responsabilidad y debidacustodia de los bienes obtienen la calidad de Gestores Fiscales frente a losmismos.

Carrera 10 No- 19..64 P.S PBX: 3537700 Bogotá, O.C. Colombia21.

COtl1TnAt,O.J'!iiA (f1!tt.*<lAOASfien.:}n 'lfOI.)! •••t_

Hallazgo N° 5.- Acta de Entrega y Recibo de.1kit Satelital

En las Alcaldías de Sincé, Pijao, Icononzo, Apartadó, Frontino, Jericó, Bíter 14 enAntioquia, no reposa acta de entrega del Kit Satelital.

En las Alcaldías de Sincelejo, Tunja, Chiquinquirá y Moniquirá a pesar de contarcon el acta, ésta no tiene fecha de entrega del Kit satelital y para el casoespecifico de Moni.quirá esta acta no se encuentra firmada por los responsables deentrega y recibo de los bienes.

El Numeral 7, clausula 2a del convenio, Con el fin de hacer entrega minuciosa delos bienes, la ESAP suscribe un acta con cada uno de los municipios; en lasvisitas realizadas al Departamento de Santander se pudo evidenciar que en losmunicipios de Girón y San Gil no se encuentra la mencionada acta.

En el numeral 3 de la clausula tercera -Obligaciones de las partes del contrato decomodato que dice: "El delegado de la ERT, de acuerdo con la informaciónsuministrada por la ESAP, adelantará la entrega de los bienes muebles que serelacionan en la ficha técnica por medio de Acta la cual debe ser suscrita por losque en e/la intervienen". Lo anterior, denota deficiencias en el seguimiento ycontrol al cumplimiento de las obligaciones asignadas a ERT, por parte de lasupervisión, lo que pude generar riesgo de pérdida o sustitución de los elementos,y dificulta la restitución de los bienes por parte del comodante, en caso deincumplimiento.

La ESAP en la respuesta, refiere que envía copia de las actas firmadas por laspartes y que reposan en la sede de Bogotá, como ya mencionamos los procesos yprocedimientos utilizados para la entrega de los bienes y la suscripción de loscontratos de comodato no han dado los resultados esperados a fin desalvaguardar los bienes de la Entidad.

2.1.1.3.2 Inventarios

Hallazgo N° 6." Pérdida de Equipos (F)

Acorde a las visitas de inspección fisica desarrolladas por el Grupo Auditor delNivel Central se detectaron las siguientes situaciones:

En la Gobemación de Córdoba hasta el día 18 de mayo de 2012, los funcionariosde la Administración Departamental, se enteraron de la existencia de estosequipos ya que se encontraban empacados y sellados desde el 2 de febrero de2011, a excepción de la caja que contiene el Modem marca HUGHES que hasta elcierre del acta de la visita fiscal, no lo encontraron, por lo cual se infiere supérdida, generando un presunto detrimento patrimonial en cuantía del costo delModem por $1.3 millones.

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Igual situación se presentó en la Alcaldía de Bucaramanga donde se evidencióque no aparece el VIDEO BEAM que se encuentra relacionado en el acta deentrega y la alcaldía no había detectado la pérdida de este bien, lo que genera unapresunta incidencia fiscal en cuantía del costo del equipo, por valor de $2.3millones.

En la.respuesta se pone de presente la••existencia de una copia de las actas deentrega tramitadas. el 2 de febrero de 2011 y el 28 de mayo de 2010 mayorespectivamente, como ya se mencionó ésta no sustituye el contrato de comodato.

La Alcaldía. de.Sincelejo trasladó su sede, para lo cual solicitó a la firma. ERTtraslado de la Antena, sin embargo. dado que a la fecha de la visita no se tieneadecuada la sala donde se va a utilizar para Ia.scapacitaciones., los equipos seencuentran en la Oficina de Sistemas donde. se. realizó la verificación de losseriales, encontrándose los equipos a excepción del Modem marca HUGHES porvalor de $1.3 mUlones.

Así mismo. en la Alcaldia de Neiva se evidenció la p~rdida deja cámara web, quesegún el inventario tiene un valor de $0.3 millones, hecho. qtJe.no ha sidoreportado a la ESAP según lo informó el responsable del componente satelital dela Administración Municipal

No se observó que las Administraciones Municipa.les hayan impetrado lasacciones pertinentes. frente a la inexistencia de Jos bienes que les fueronentregados en Comodato por la ESAP, tampoco acción alguna de la Escuel.afrente a los bienes que son de su propiedad.

Se evidenció que en el municipio de Hobo - Huila aparece la antena, los demáselementos fueron hurtados, respecto a lo cual la Alcald ía municipal puso enconocimiento de la Fiscalía General de la Nación; debido a que a la fecha de laauditoría no se logro evidenciar la existencia de estos bienes se determina unpresunto detrimento patrimonial en cuantía de $6.9 millones.

Dado que los equipos se.encuentran bajo la responsabilidad de la firma ERT porcuanto no han sido instalados y no existe acta de entrega ni contrato.de comodatoal ente territorial la presunción de la responsabilidad es concomitante el contratistaERT en la misma cuantía.

En la Territorial ESAP Nariño15, se. estableció que. en Municipio de Cumbal lacámara web fue hurtada, no existe denuncio de la pérdida ni la reposición de ella

15 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Nariño, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Nariño. junio de 2012


de acuerdo a lo estipulado en el contrato de comodato cláusula 3a. Numeral 4° y5°. Tampoco se ha adelantó el proceso administrativo de pérdida de bienes.

Consecuencia generada por la falta de supervisión por parte del ComodanteESAP que no cumple con la cláusula 3a Obligaciones de las partes, literal A delnumeral 40 del contrato de comodato, el cual establece "Designar un profesionaldel grupo de compras y servicios Generales, como supervisor del contrato delpresente contrato" Hallazgo con connotación fiscal por valor de $0.3 millonesacorde al registro del acta de entrega del Kit satelítal al municipio No. 0196.

Según lo reporta la Gerencia Departamental Colegiada del Tollma, en laTerritorial ESAP ToUma16, en el Municipio de Mariquita el "kit satelital estáincompleto, falta el radio satelltal, el teclado, el mouse y los cables de fuente depoder". Adicionalmente, informa que para dicho municipio no se ha efectuado lainstalación del Kit ni hay acta de entrega, razón por la cual los equipos están bajola responsabilidad de ERT.

Por lo expuesto anteriormente, se constituye un presunto detrimento patrimonialen cuantía total de $12.4 millones, el cual será traslado a la Contraloría Delegadapara Investigaciones y Juicios Fiscales, para lo de su competencia.

Por todo lo expresado, se evidencia que frente al cuidado y existencia de losequipos de componente satelital, si bien existen contratos de comodato y actas deentrega que soportan la responsabilidad, tenencia y cuidado de los mismos, no seconstatan mecanismos de control por parte de la ESAP que permitan mitigar elriesgo respecto a la pérdida de los elementos.

Hallazgo N° 7.- Exclusividad en el uso de equipos (D)

En el Municipio de San Gil se evidenció que el computador se viene utilizando porla persona encargada de íaoficina de sistemas para el uso de dicha oficina entareas ajenas a las inicialmente planteadas y correspondientes a lascapacitaciones de la ESAP.

En el Municipio de Cumbal17 la custodia de los elementos que componen el Kit noes efectiva, debido a que el equipo de computo se encuentra ubicado en la oficinade Planeación Municipal y el videobeam son de uso de la administración, sinque medie documento de asignación de responsabilidad de quien los utiliza,desatendiendo lo expuesto en la cláusula 2a. USO del contrato de comodato queanota lo siguiente: "El comodatario deberá utilizar los bienes objeto de este

16 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Tolima, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Tolima, junio de 2012.17 CGR _ Gerencia Departamental Colegiada Nariño, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Nariño, junio de 2012

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contrato única y exclusivamente para atender el desarrollo del Proyecto deinnovación y renovación tecnológica de sus servicios en el Territorio Nacionaf'. Enel Municipio de la Unión los equipos se encuentran· almacenados sin ..el debidocuidado corriendo el riesgo de deterioro.

Situaciones que van en contrario de. Jo esteblscído en el Contrato de Comodatoque determina que los equipos son de uso exclusivo del convento, sin que laEscuela conozca dicha situación por cuanto en los contratos de comodato no seestablece supervisión de parte de la misma, lo que dificulta el seguimiento ycontrol pertinente.

Hallazgo con presunto alcance disciplinario que será traslado a la entidadcompetente.

Hallazgo N° 8.- Oportunidad frente a requerimíente>s y servi<;ío técnico

En la Territorial ESAP Atlántico18, se realizaron visitas de inspección del kitSatelital instalados en las Alcaldías .de BarranquiUa, Santa Marta, Ciénaga,Aracataca, Fundación, Riohacha, Maicao, Barrancas, Fonseea, Sanjuán delCesar, Urumita, Villanueva, Valledupar. La Paz y San Diego y las Gobernacionesdel Atlántico, Magdalena, Guajira y Cesar; además se verificó en la Sede de laESAP Regional Atlántico, observándose que:

Debido a debilidades en el proceso de seguimiento y supervisión del.convenio 062de 2009, se aprecia falta de mantenimiento y uso adecuado de este medio, porcuanto los funcionarios encargados de operar estos f:)quipos, informan que no hansido atendidos sus requerimientos para resolver inconvenientes, además los entesterritoriales hacen el desmonte de estos equipos, sininformar oportunamente a laESAP, para que ella solicite al operador del .••sistema, la reparación ymantenimiento de acuerdo a cada necesidad, lo anterior ocasionó una reducciónen la disponibilidad del (30%) de los equipos satelitales para la realización oejecución del objeto contractual y as.f garantizar la interconexión del sistema devideooonferencia 001'1 las condiciones de calida.d del servicio para la comunidad.

En laTerritorial ESAP Antioquia19, se estableció un hai.lazgo relacionado con lano sustitución de partes defectuosas, en los siguientes términos:

La clausula "Segunda: Obligaciones de las partes" del ConvenioInteradministrativo 062 del 13 de noviembre de 2009 establece entre lasobligaciones específicas de ERT "9. Cambiar las partes o el equipo defectuoso

18 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Atlántico, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Atlántico, junio de 201219 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Antioquia, Repo.rte Resultados Dirección TerritorialESAP Antioquia, junio de 2012


según el caso, en un término no mayor a 48 horas, el concepto técnico lo dará elsupervisor técnico.". El Modem suministrado al municipio de Apartadó presentófallas técnicas por lo que debió ser devuelto a ERT el 4 de noviembre de 2010, sinque a la fecha de la visita (3 de mayo de 2012) este elemento haya reemplazado,esta situación se debe a deficiencias en la ejecución del contrato lo que generaque esta herramienta no esté destinado a los propósitos del objeto contractual yque a los demás componentes del Kit satelital se les dé otros usos de parte de laAdministración Municipal.

Adicionalmente, La clausula "Primera: Objeto" del Convenio Interadministrativo062 del 13 de noviembre de 2009 establece "Aunar esfuerzos para el desarrollodel proyecto de innovación y renovación tecnológica. informática y académica quepermita la transferencia de conocimiento mediante la oferta de servicios deformación, capacitación y asistencia técnica en tiempo real y en línea y laadecuada conectividad desde la ESAP hacia 240 puntos en el territorio nacionalincluidas las quince Direcciones Territoriales de la entidad, que le permitadesarrollar su misión establecida en el Decreto 219 de 2004." Sin embargo lacláusula "Tercera - Obligación de las partes" de la mínuta de tos contratos decomodato literal B) Por parte del comodatario establece que "1) Recibir a título decomodato por parte de la ESAP, por intermedio del delegado de la ERT, los bienesdescritos en la cláusula primera de este contrato, en el estado en que seencuentren, lo cual se indicará en la respectiva acta de entrega, sin que se puedahacer reclamación alguna por la calidad o condición de los bienes dado encomodato", situación generada por deficiencias jurídicas y técnicas en laelaboración de las minutas, lo que genera el cumplimento del objeto contractualdel Convenio Interadministrativo 062 al limitarse la posibilidad de exigir lasustitución de elementos defectuosos que no permiten una optima operación delsistema, como se evidenció en los Municipios de Apartadó, Medellín yGobernación de Antioquía. (subrayado del auditor)

Finalmente, en la Territorial ESAP Nariño20, se estableció que las antenas seencuentran subutilizadas esto obedece a la falta de planeación de capacitacionespor parte de la ESAP, durante el año 2011 y a que no se dio el servicio técnicooportuno, de acuerdo al contenido 062 en el numeral de la 23 cláusula segunda enlos puntos que lo requieren; tal como se evidenció en los municipios de Cumbal,Tumaco, la Unión y Poltcarpa, quienes solicitaron el servicio mediante oficio portener los equipos sin funcionamiento y hasta el momento no han obtenidorespuesta. Otro factor importante que conlleva a esta situación es la falta decomunicación entre la ESAP y los responsables de la operación del sistemadebido a que la programación proyectada para este año se desconoce, por tantono se le da la importancia al cumplimiento del objeto del convenio y por ende a lafunción misional de la ESAP.

20 CGR _ Gerencia Departamental Colegiada Nariño, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Naríño, junio de 2012

Carrera 10 No. 19-64 P.8 PElX: 3537100 Bogotá. O.C. Colombia26

calidad de la transmisión y la no existencia de contrato de comodato según elresumen que se presenta en el cuadro siguiente:

O.EI.

CSI/IIL-MlLrrAR

En la CASA DEL ALCALDE Y EL GOBERNADOR· su utifización se ha dadosolamente 5 veces desde su instalación. En la O.E.I. estuvo subutilizado el recursopor varios meses hasta cuando con oficio DIR .•47674 ·de 2012 .•03-30 de laOrganización a la ESAP, solicita retirarla junto con los'equipos suministrados·antela imposibilidad de instalar la antena. En la JEDOC-MIUTAR, la antena que habíasido instalada en la Escuela de Cadetes José María Córdoba de la Calle 80, fuecambiada de sitio a la Av T". Con calle 102 "sin la previa y escrita autorización deEl Comodante", Cláusula Cuarta contrato de Comodato No. 413.

En la Gobernación de Córdoba, las alcaldías de Moniquirá y Sogamoso no serealizó la prueba de conexión satental debido a que ninguno de tos funOionariosactuales del Municipio, poseen el conocimiento de cómo operar la herramienta yfuncionamiento del sistema, dado que no conocen en qué términos fueronentregados estos equipos ni las obligaciones y responsabitidades· derivados delrecibo de dichos bienes. En la respuesta la ESAP indica que realizara lasconvocatorias a fin de aclarar inquietudes y amptíar la información requerida.

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Hallazgo N° 9.- Placas de Inventario

En la Federación Colombiana de Municipios, los equipos carecen de placa deinventario, situación que no permite la clara identificación de los bienes entregadosen comodato y genera riesgo en el manejo de inventarios por parte de la entidad.

Adicionalmente desconoce lo establecido en la Resolución 400 de 2005 de laESAP, que determina en el articulo 3 que "todos los elementos devolutivos de laESAP debe identificarse con una placa, que debe adherirse al bien en el momentode salir del almacén".

Además se pudo evidenciar que en los municipios de San Agustín y Campoalegrese encuentran trocadas las placas de inventario de la cámara web Logitech entreestos dos municipios.

2.1.1.3.3 Uso y Funcionamiento

La subdirección de Alto Gobierno en el ejercicio de sus funciones. desarrollóactividades académicas durante la vigencia 2011, dentro de las cuales llevó acabo 34 eventos capacitando a 2.182 personas a través de la herramienta deVideoconferencia Satelital.

La Subdirección anota que el uso de la herramienta es un proceso que implica uncambio cultural, lo que implica romper paradigmas sobre la presencialidad en losprocesos formativos por la utilización de las tecnologías al servicio de laeducación.

También indica que variables externas han afectado la participación de loseventos programados a través del sistema satelltal, como fueron el procesoelectoral para la vigencia 2011 y para la corrido del 2012 el cambio deadministraciones departamentales y municipales.

Hallazgo N° 10.- Funcionamiento de equipos

Acorde a las visitas de inspección física efectuadas por la CGR, se observó:

En las dependencias del Ejército Nacional y Otras Instituciones en la Ciudad deBogotá: En la Cláusula 2~ObUgacionesde las partes, numeral 15 soporte técnico ynumeral 13 interconexión en condiciones de calidad a cargo de ERT del convenio0622009-, además del artículo 1, numeral 1, de la Resolución 1697 del 30-12-04-Manual de Interventoria, por cuanto a través del análisis de la documentaciónevaluada, visitas técnicas realizadas y encuestas efectuadas a usuarios de lasEntidades, se evidenciaron deficiencias relacionadas con subutilización outílización en temas diferentes a lo contratado de los equipos, deficiencias en la

carrera. 10 No. 19-64 P.8 PBX: 3537700 Bogotá, D.C. Colombia27

En la Gobernación de Córdoba, Alcaldía de Tunja,. Villa de leiva, Moniquirá ySogamoso no hay evidencia de que hayan sido. ut.ilizados los equipos paracapacitación sateíltal desde que fueron entregados por parte de la ESAP.

Durante lo que va corrido de la vigencia 2012, en las Gobernaciones de: Córdoba,Sucre, Tunja, Cundinamarca y los municipios de: Montería, Sincelejo, Tolú, Sincé,Villa de leiva, Sogamoso, Moni.quirá, Bucaramanga, Girón, San Gil, PuertoWilches y Campoalegre no se ha dado uso a la herramienta sateutal.

De las visitas efectuadas por. el equipo auditor de. la sede •central, se pudoevidenciar que los sitios dispuestos por los entes terri~()riales para la proyección delas videoconferencias no son adecuados, por cuanto no hay exclusividad y sucapacidad no responde a las necesidades de la comunidad beneficiada.

De otra parte y respecto a la Cal.idad de la conexión, se estableció que en laGobernación y en la Territorial de la ESAP Hulla, en las alcaldías de Neíva,Garzón, Campoalegre, la señal en ocasiones es defic.iente.

Durante las visitas realizadas •por la Gerencia Oepartamental Colegiada deNariño21, se efectuaron pruebas de interconexión en el Biter 23 del l3ataUónBoyacá Ejercito Nacional yen tos Municipios de Cumbal e Iplates detectando fallasde video y audio sin establecer los problemas que pUdiieron ocasionarlas, situaciónque muestra que ERT no ha garantizado la interconexión .al. Sistema deConferencia WEB Satelital con las condtcíonea de calidad del servicio tal. como loexpresa el numeral 13 de la cláusula 2a. Obligaciones generales de ERT delconvenio 062 de 2009, evidenciando falta de seguimiento y control al cumplimientodel convenio y nula utilización del sistema como herramienta de apoyo a la g.estiónde la ESAP.

De otra parte, teniendo en cuenta que los puntos del territorio nacional .(240).incluidos para el proyecto, debieron haberse escogido de manera estructurada,llama la atención que existan lugares donde no •se. logró la instalación de lasantenas, y otros, donde aún esta.ndo instaladas no funcionan o no se encuentranactivas. Al respeqto se precisa que teniendo las antenes y demás equipos unavida útil, y de acuerdo a los términos y tiempos corridos, dichos elementos podríanestar próximos a la obsolescencia. y por lo tanto genera riesgo de pérdida respecto.a la inversión efectuada.

Como conclusión general sobre el uso.'1 funciomarniento de los. equipos •.·'1 deacuerdo con lo. expresado anteriormente, se pude col.e.gir que el objeto delconvenio interadministrativo "... desarrollo del proyecto de. innovación y renovacióntecnológica, informática y académica que permita la transferencia de conocimiento

21 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Nariño, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Nariño, junio de 2012


mediante la oferta de servicios de formación, capacitación y asistencia técnica entiempo real y en línea y la adecuada conectividad desde la ESAP hacia 240 puntosen el territorio nacional incluidas las quince Direcciones Territoriales de la entidad,que le permita desarrollar su misión establecida en el Decreto 219 de 2004" no seha cumplido en su totalidad.

lo anterior, debido entre otras, a que la transferencia de conocimiento en elproceso de mejoramiento continúo en los entes territoriales no se ha logrado porel desconocimiento de éstos, tanto del proyecto como de la existencia de losbienes entregados y el desinterés de las admInistraciones territoriales, para laconexión y uso de la herramienta.

Hallazgo N° 11.- Colaboración armónica (SA)

Por lo descrito, se observó que para la vigencia auditada, existieron deficienciasen los mecanismos de colaboración armónica que deben existir entre la Escuela,las Administraciones Territoriales22 y otras entidades del Estado enlazadas en elproyecto, frente a la debida y oportuna utilización de la herramienta puesta a sudisposición por parte de fa ESAP, con el propósito de alcanzar el mejoramientocontinúo del Estado a través de fa capacitación, comunicación y transferencia deconocimiento. Nótese por ejemplo, una supervisión que involucre e interrelacionelos tres componentes de seguimiento, a saber financiero, técnico y misional(capacitaciones). control sobre la existencia y uso de los bienes entregados,comunicación con las entidades mencionadas, entre otras.

Finalmente y como resultado de las observaciones presentadas por la CGR, seobserva que se han iniciado acciones de mejora inmediata a fin de lograr unamayor utilización de los equipos de comunicación satelital instalados por la ESAPen las diferentes puntos donde se les fueron asignados en las gobernaciones,alcaldías y otros entes en el País.

Es de destacar, que la Administración de la Entidad reconoce que a raíz de lasvisitas practicadas por ·el grupo auditor de la CGR a los fugares donde se haninstalado los equipos para la utilización del sistema de videoconferencia satelital,ha generado respuesta satisfactoria y creciente a las convocatorias que realiza laESAP a las diferentes actividades de capacitación y acompañamiento para elfortalecimiento de la gestión departamental y municipal del país.

lo anterior nos lleva a concluir, que se genera un beneficio cualitativo del procesode auditoría, por cuanto la entidad a partir de nuestras observaciones seencuentra adelantado acciones inmediatas y que han tenido respuesta positiva envirtud del la labor realizada por este ente de control. (Subrayado es nuestro).

22 Más cuando a la fecha se encuentran iniciando perIodo de Gobierno


2.1.1.4 Proyectos de Inversión Plan de Desarrollo 2010-2020 ESAP

2.1.1.4.1 Programa 520: Administración. Control y Organización Institucional paraApoyo a Administración del Estado.

Del componente de inversión se. seleccionó el programa de "Administración,control y organización institucional para apoyo a administración del Estado" el cualse desarrolla en el segundo escenario.estratégico: Excelencia académica, del Plande Desarrollo 2010 - 2020 de la ESA? Tiene un peso del 22.59% frente alpresupuesto general de la ESA? 2011 Y representa el 33.64%)del presupuesto deinversiones.

El programa se desarrolla a través de los proyectos de "Mejoramientofortalecimiento de la calidad de los programas· de educación formal" y"Mejoramiento administrativo y operativo de la ESA? a nivel nacional.

Proyecto. Mejoramiento. Forta.lecimiento. de la Calidad de. los Programas deEducación Formal

El proyecto de Mejoramiento, fortalecimiento de la calidad de los programas deeducación formal tiene como objetivo general "Fortalecer la calidad de losprogramas académicos que ofrece fa ESA?, para dar cumplimiento a losestándares de calidad exigidos por la ley 30 de 1992 y sus normas reglamentariasvigentes, a la polftica sobre acreditación de programas académicos e institucionaly a la misión asignada, en particular, la formación y actualización de profesionalesque requiere .Ia sociedad en el ámbito de la administración de lo púbfico, consentido de responsabilidad social"

Este es un tipo de proyecto recurrente, es decir, se programa en todas lasvigencias, se inició en el 2003 y para la vigencia 2011 se le asignaron recursos por

Carrera 10 No. 19-64 P.S PBX: 3531700 Bogotá, O.C. Colombia31

$19.868 millones, de los cuales ejecutó el 90.1%. El proyecto se desarrolla através de ocho (8) subproyectos, los cuales son ejecutados por la Sede Central ylas Direcciones Territoriales.

A continuación se presentan los subproyectos evaluados por la CGR en la SedeCentral, los cuales se ejecutaron acorde a lo presentado a continuación:

CUADRON°6EJECUCIÓN SUBPROYECTOS PROYECTO MEJORAMIENTO Y FORTALECIMIENTO DE LA

CALIDAD DE LOS PROGRAMAS DE EDUCACiÓN FORMALSEDE CENTRAL

71%

85%

89%

89%

95%

Facultad de Pregrado

Hallazgo N° 12.- Definición, fo·rmulación y cumplimiento de metas.

Se evidencian debilidades en la definición y formulación de metas, dado quealgunas de ellas se establecen sin que exista la necesidad de acciones frente a Josobjetivos de la unidad ejecutora y en otras, la meta no corresponde con lascaracterísticas de formulación, en el entendido que deben ser objetivas. medibles,cuantificables, correspondientes a una periodicidad de tiempo, entre otras. Hechoque afecta la presentación de los resultados obtenidos con su correspondienteefecto en la toma de decisiones.

A continuación se describen las situaciones detectadas respecto a la definición yformulación de las metas:

Referente a la meta de registro calificado de la totalidad de los ProgramasAcadémicos Ofertados vigentes del Subproyecto 123, pese a que se reporta concumplimiento al 100%, el Subdirector Académico indica que: "Durante el año 2011no se realizo solicitud ni renovación de Registro calificado para los programasofertados por la ESAP en la sede Nacional y sus 15 sedes territoriales, toda vez

23 Mejoramiento y Fortalecimiento de los Procesos Académicos de la ESAP


que los registros calificados de los programas ofertados se encuentranvigentes... ", Situación que evidencia debilidades en el proceso de planeación delas metas, por cuanto según la Subdirección Académica para. la vigencía.2011 nose requería la renovacIón planteada y a su vez, y falencias en el proceso deseguimiento por parte de laOficina de Planeación, toda vez que no se reprogramóla meta acorde a las necesidades reales del proyecto.

Para el Subproyecto 424, se proyectó "Mantener el número de estudiantes depregrado" con unidad de medida de 1659 y fórmula del indicador "Número dealumnos matriculados" y en el seguimiento del.POAI se presenta como ejecución1.742 estudiantes para un cumplimiento del 105%.

El resultado presentado corresponde al reporte de los alumnos matriculados enpregrado 2011~1. Resultado frente al cual se presentan dos situaciones: 1). Ladefinición de la meta involucra un solo período académico (1 semestre) cuando elplan es anual e involucra los 2 semestres, por lo cual se determina unainadecuada formulación de metas y unidades .de medida de las mismas. 2} Elresultado presentado en el POAI no corresponde con el reportado por laSubdirección Académica25 dado que conforme al ••informe de dicha área, sematricularon 1615 estudiantes nuevos en la ESAP, en toda la geografía nacional.Hecho que resta confiabilidad al seguimiento.y resultados generados por la Oficinade Planeacíén.

La situación descrita respecto a la formulación de la meta descrita para elsubproyeclo anterior, se observa en igual medida y caracterización en elSubproyecto 626, dado que la meta fue definida por la entidad en su descripcióncomo. "Mantener el número de estudiantes de los. programas de postgracJo"conunidad de medida de 855 y fórmula del indicador "Número de alumnosmatriculados".

Frente a los dos últimos subproyectos la entidad en .su respuesta indica: "En estecontexto teniendo en cuenta. que en la ESAP Se conciben dos conceptosespecíficos, a saber la sostenibilidad de los programas de formación que implica elseguimiento a los estudiantes de segundo a último semestre y el acompañ.amientoo inmersión a la vida universitaria de los nuevos estUdiantes de primer semestre...considerando que es la época en la que se presenta el mayor número deaspirantes".

De lo expuesto por la entidad en su respuesta, pone de presente dos cosas,primero la deficiencia en la formulación. de fa meta, por cuanto no es clara yobjetiva en el sentido de que el plan es de la vigencia y no de un semestre,

24 Implementación del Programa Curricular Administración Pública25 Unidad ejecutora del Proyecto y por lo tanto, es la fuente primaria de la información26 Implementación y Desarrollo de Postgrados, Maestrías y Doctorados

Carrera 10 No. 19-64 P.8 PBX: 3537700 Bogotá. D.C. Colombia33

además si la entidad en sus estadísticas maneja los conceptos de cuando es elmayor número de aspirantes a esta Escuela, estos se presentan como loselementos a tenerse en cuenta para tomar las decisiones cuando se está en elproceso de formulación de sus planes. Y, segundo el establecimiento de metadebe ser claro y entendible por cuanto en el indicador se establece "Número deAlumnos Matriculados" situación que da para interpretaciones de quien tenga a suhaber el análisis de la misma.

De otra parte, se observa que en el POAI se reportan cumplimiento de metas ennúmeros y porcentajes que no corresponden a lo realmente alcanzado en lasunidades ejecutoras. Situación que evidencia debilidades en el seguimiento ycontrol de ejecución de las metas por parte de la Oficina de Planeación y restacredibilidad a la información presentada por la misma. con su correspondienteefecto en la gestión tanto de la unidad ejecutora como de la entidad como tal y enlos procesos de toma de decisiones de las mismas.

Nótese lo referente a la meta de estudiantes en programas de postgrados virtualesdel subproyecfo número 227 que consiste en alcanzar 2000 estudiantes bajo estamodalidad y presenta como cumplimiento 1100 estudiantes con un porcentaje del55%. Al cruzar la información reportada en el seguimiento al POAI con lareportada por la Subdirección Académica se establecen diferencias en lainformación por cuanto el seguimiento al POAI reporta 1.100 nuevos estudiantes,mientras que la Subdirección indica que para el período 2011-1 fueron 280estudiantes y para el 2011-2 fue de 132, para un total de 412 estudiantes nuevos.Hecho este último que corresponde a lo reflejado en el Sistema de InformaciónACADEMUSOFT y que por lo tanto se considera como el realmente alcanzado.Frente a lo anterior, se observa que el cumplimiento real de la meta es del 18% yno del 55% como lo expone la Oficina de Planeación.

Es de precisar que al cotejar los resultados presentados en el POAI con lossistemas de información de la entidad se pudo establecer que el reportepresentado corresponde es a los usuarios de la plataforma virtual.

En la respuesta la ESAP señala: "Con respecto al reporte de estudiantes enprogramas de postgrado virtuales, efectivamente se plantea como meta alcanzar2000 estudiantes bajo esta modalidad, sin embargo se precisa que los datosaportados por la plataforma de aprendizaje virtual incorpora a la totalidad de losusuarios que se registran en plataforma y no estrictamente el reporte deestudiantes matriculados; lo anterior debido a que la plataforma de aprendizajevirtual está separada del aplicativo oficial de registro y control académicodenominado ACADEMUSOFT, y esta última es la que distingue su condiciónindividual de matricula". Respuesta que confirma lo observado por el ente decontrol.

27 Gestión, planeacíón y seguimiento a la educación virtual 2011

Carrera 10 No. 19--64 P.8 PBX: 3537700 Bogotá, D.C. Colombia34

Igual situación se presenta para el Subproyecto 328 por cuanto se planteó comometa el ingreso de registros nuevos al sistema de 5.000 ejemplares adquiridosreportando una ejecución del 117% es decir la adquiSición de 5.852 ejemplares deacuerdo con el seguimiento realizado por la Oficina de Planeación.y lo informadopor el Grupo de Biblioteca y COIM para el seguimiento del POAI.

Información que ante requerimiento de la CGR en virtud del proceso auditor, noconcuerda con lo presentado por el Subdirector Acagémico, al informar que en lavigencia 2011 se realizaron adquisiciones de material bibliográfico, hemerográficoy suscripción a periódicos, revistas y bases de datos, así:

Renovación por un año de la suscripción a las Revistas:o Análisis Político 17o Anuario de Historia 2o Foro 17o Innovar 17o Numero 2o Rev »Ó Estudios Sociales 17o Viejo Topo 17

DANE Encuesta de Cultura Política 2008 (DATOS) (1)Renovación suscripción a información legislativa. jurídica y tributaria Artículo 20 (BaseDatos) (1)Renovación a la suscripción por Doce (12) meses a la Base de Datos Jurídica AVANCEJURlDICO (1)Renovación de la suscripción a Multilegis como publicación electrónica, por el medio deconsulta IP ylo DVD, por un año. (1)Ubro: INTRODUCCiÓN A LA ECONOMIA. MACROECONOMIA. KRUGMAN PAULlibros: Adquirir a SIGLO DEL HOMBRE EDITORES S.A. tres ejemplares delos siguientes títulos:

o Interacciones Multiculturales - Los Estudiantes Indígenas En La Universidad (3)o Estudios Penales A Partir De libertad Y Solidaridad (3)o Representación Mediática y Perspectiva de Derechos de la Niñez en Colombia (3)o Terrorismo Y Estado De Derecho (3)o Tribunal Europeo Y Corte Interamericana De Derechos Humanos (3)o limites A La Reforma Constitucional Y Las Garantías limites (3)o Cátedra Unesco. Derechos Humanos Y Violencia: Gobierno (3)o libro: Diccionario Administra(:ión Pública Colombiana. Pachón tucas Carlos (17)

Renovación suscripción periódico EL ESPECTADOR: (3)Renovación de la suscripción, por un año, 10 suscripciones periódico Ef Tiempo (10)Cuatro suscripciones al Diario PORTAFOLIO (4)Renovación de la suscripción, por un año al peri.ódicoEI...NUEVO SIGLO (1)Renovación de la su.scripción por un (1) año de de.la Revista Semana (17)y tres suscripciones de la Revista Dinero (3)

Por lo observado anteriormente, el cumplimiento de metas reflejadas por laSubdirección Académica no corresponde con las que se presentan en el

28 Modernización y Desarrollo de Colecciones Bibliográficas y Documentales de las Bibliotecas yCDIM


seguimiento al POAI, generando inconsistencia e incertidumbre sobre elcumplimiento real de la meta y por lo tanto sobre el porcentaje de consecución.

Al observar los resultados se pudo evidenciar que el reporte presentado por elGrupo de Biblioteca corresponde a todos los registros que se hacen en laBiblioteca en el quehacer diario de su gestión, reporte que corresponde a unameta del plan de acción y no al cumplimiento del plan de inversión. Situación queevidencia debilidades en el seguimiento y control de ejecución de las metas porparte de la Oficina de Planeación con su correspondiente efecto en la gestióntanto de la unidad ejecutora como de la entidad como tal.

La entidad responde: "Previo a las explicaciones pertinentes, es preciso aclararque la meta referida por la CGR como "el ingreso de registros nuevos al sistemade 5000 ejemplares adquiridos" es distinto a lo establecido en el POAI que reza:"Ingresar 5000 registros nuevos al sistema", toda vez que el registro en Base deDatos Bibliográfica es la unidad básica y fundamental del catalogo y en estesentido, la meta no se refiere a 5000 ejemplares adquiridos sino a la realización de5000 nuevos registros, los cuales significan inclusión de cada libro, revista, CDetc, en el sistema, tanto para la sede central como para las direccionesterritoriales, según corresponda."

La respuesta dada por la entidad, desconoce que la CGR realiza una evaluaciónintegral de la gestión de la entidad, por tanto no se puede observar solamente ladescripción de la meta sino el indicador con que se va medir la misma, y para elcaso que nos ocupa se estableció como indicador "Número de EjemplaresAdquiridos I Número de Ejemplares Proyectados a Adquirir", por tanto como estaestablecido el indicador lo que indica es la adquisición de nuevos ejemplares.

Lo consignado reitera debilidades en la formulación de la meta, debido a quecomo lo plantea la misma entidad en su respuesta, la descrípeíén de la meta noguarda relación con el indicador establecido para su evaluación.

De otra parte, en el Subproyecto 429 se proyectó la publicación y difusión de 4números de las Revistas: 2 de la Revista Institucional POLEMICA y 2 de la RevistaPOLlTICA y ADMINISTRACION con artículos escritos por estudiantes; según elseguimiento realizado por la Oficina de Planeación presenta un cumplimiento del100%. No obstante verificado el soporte enviado por la facultad de pregradoinforman que la meta se encuentra cumplida, sin embargo al verificar lasobservaciones del reporte se indica que "Se publicó un número de cada revista, elmaterial para la publicación del sigui.ente número se encuentra en el taller depublicaciones de la ESAP". Por lo anterior, se estableció que la meta planteadapara la publicación y difusión de las revistas no fueron cumplidas en su totalidad,sino solamente de un 50%, afectando el principio de eficacia. (subrayado nuestro).

29 Implementación del Programa Curricular Administración Pública

Carrera 10 No. 19-;64 p.e PBX: 3537700 Bogotá, D.C. Colombia36

Con relación a la meta propuesta en el SUbproyecto 530, sobre EncuentrosAcadémicos, se proyectó la realización de dos eventos los cuales se reporta en elseguimiento al POAI cumplimiento del 100%, No obstante, verificado el soporteenviado por el decano de la facultad de pregradQ indica que "esta meta. fuereplanteada a un encuentro académico, el cuál no se llevó a cabo por las múltiplesactividades académícas que no dieron el esp<:)clo para nevarse a cabo".(Subrayado es nuestro)

Frente. a lo anterior. surgen dos inqui.etudes: 1) No se evidencia la aprobaCión porparte de la instancia competente del replanteamiento de la meta y 2) la fuente deinformación que es la Facultad de Pregrado reporta un cumplimiento del 0%, por locual no es coherente que en el seguimiento .al POAI. se reporte el 100% decumplimiento. Situaciones que restan confiabUidad a la información reportada porla Oficina de Planeación y la segUimiento de. cumplimiento de metas en formaoportuna tal que permita en un momento determinado la reprogramación dentro delos términos pertinentes.

En la Territorial ESAP Narifto31 con el fin de determinar la eñcíencta, eficacia yefectividad de las actividades proyectadas en desarrollo del ProyectoMejoramiento, fortalecimiento de la calidad de los programas de educación formalse verificó el "Subproyecto funcionamIento integral de los programas de pregradoy postgrado en la Dirección Territorial ESAP N<:)riño",para el cual se. apropiaronrecursos por $831 millones, que equivale al 50% del total de los recursosdestinados a inversión. De los $831 millones la .ejecución alzó un 92%, noobstante el 8% restante se reflejan en $66 miUonas dejados de ejecutar. Asímismo, se observa que los gastos ejecutados fueron de $ 20(37. millones quealcanzaron a un cubrir el 92% del total del presupuesto, sin embargo, el saldo sinejecutar es de $173 millones de pesos, de los cuales $123,8 equivalentes al 71%corresponden a gastos de inversión.

Según información suministrada y tomada directamente del SistemaACAOEMUSOFT, se pudo establecer que la ESAP territorial Nariño contó con 11centros Territoriales de Administración Pública CETAP en el periodo 2011 primersemestre. En los cuales se desarrollan los créditos sobre Tecnología en GestiónPública Financiera, administración pública territorial ':1 especializaCión el1 derechoshumanos y contó con 762 estudiantes matrict.llados,

El total de estudiantes matriculados para el segundo semestre es de 642notándose una disminución de 120 alumnos respecto del primer semestre de2011, debido a que en la CETAP de Túquerrss los 35 estudiantes de

30 Mejoramiento y Apoyo Académico de los Programas 2011.31 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Nariño. Reporte Resultados Dirección Territorial ESAP Nariño,junio de 2012.


administración pública se graduaron y no volvieron a abrir por motivo de carecerde espacio físico, así mismo, 35 estudiantes de la especialización de derechohumanos terminaron el programa y para el segundo semestre no huboconvocatoria, en la CETAP Pasto se graduaron 38 alumnos, no obstante, sí hubocumplimiento de las metas establecidas.

En la Territorial ESAP Quindio-Risaralda32, para este programa se ejecutaronrecursos por $692.98 millones. Evaluadas las metas e indicadores de eficaciaestablecida en el Acuerdo de Gestión, y con base en actividades y estadísticas,permiten inferir acerca de la eficiencia, calidad, equidad, con los siguientesresultados:

En el proceso de Docencia, el indicador de eficacia, se vio afectado, ya que de685 estudiantes que debían permanecer en el programa de pregrado, al 2011-2periodo se encuentran matriculados 642 estudiantes, lo que implica que la metase cumplió en un 94%. Igualmente de una meta anual de 44 estudiantes de losProgramas de Postgrado que deben permanecer, se cumplió la meta en un 41%,al contar con 18 estudiantes matriculados. Igualmente, la calidad, se afectódebido a que no se tiene la consolidación de la evaluación de los docentes periodo2011-1 y 2.

Con relación al principio de Equidad se evidenció que para el periodo 2011-2 de616 estudiantes del programa APT, 345 son mujeres y 266 hombres. La poblaciónvulnerable matriculada correspondió a 8 estudiantes (Etnia indígena 1,Desplazados 3 y Negritudes 4). En el programa GEPUR (Especialización engestión y planificación del desarrollo Urbano Regional), el 50% son mujeres, de loscuales 1 es población vulnerable.En cumplimiento del arto12 del Acuerdo 02 de 2008, la ESAP - Territorial QuindíoRisaralda, con Resolución N°. 01 de enero 3 de 2011, Art. 3 reconoció laexoneración del pago de matrícula en el programa de Pregrado APT a 7 miembrosde población vulnerable, por el periodo 2011-1 y con Resolución N°, 239 del 18 dejulio de 2011 a 6 estudiantes, por haber obtenido un promedio acumulado superiora 3.8 en el semestre.

De otra parte, se evidenció que para el Proceso de Capacitación no hayconsistencia entre las estadísticas e indicadores reportados en los diferentesformatos e información suministrada por la Territorial a través del SIGEB, ademásno corresponden al resultado real de las metas logradas durante la vigencia 2011.

32 CGR _ Gerencia Departamental Colegiada Risaralda, Reporte Resultados Dirección Territorial ESAPOuindfo-Risaraída, junio de 2012

Carrera 10 No. 19·64 p.e PBX: 3537700 Bogotá. D.C. Colombia38

10.300 1.226 No figura el 1 12.374indicador

a 390 273

1.800 3.865 No figuraindicador

50 94 71

Lo anterior causado por deficiencias de control interno en la alimentación ymanipulación de los sistemas de información tanto en la Sede Central como raTerritorial, generando incertidumbre al no asegurar la confiabilídad de lainformación y sus registros e inadecuado .•apoyo ..a los Directivos en la toma dedecisiones, además que se incumplió el articulo 12 literal d) y e) de la ley 87 de1993, ya que analizada la información contenida en el, Formato RE-A-TH..49.-Suscripción, seguimiento y evaluación Acuerdo de Gestión, RE•..S-PE.•03. Plan deAcción por Dependencias - Proceso y et seguimiento subproyectos deinversión(lndicadores).

Finalizando el tema referente a la formulación de. indicadores y metas y Sucumplimiento, en la Dirección Territorial Antioqu ia33, frente al "Plan OperativoAnual de Inversiones" que ejecuta la Territorial se observan las siguientessituaciones:

• Un cumplimiento del 350% en la meta "Eventos de CapacitaciónRealizados" •para el. subproyecto "ActualizaCión y FortalecimientoCognitivo del Personal de la .ESAPTerritorial Antioquia"

• Un cumplimiento del 34.1% en la meta "Personas Capacitadas a Travésde Acciones Presenciales y a Distancia", del 41,4% de la meta "PersonasCapacitadas en Programas y/o Eventos. Superiores a 40 Horas" y del38.8% en la meta "Eventos de Capacitación Realizados en MetodologíaPresencial y a Distancia para el subproyecto "Programa de CapacitaciónDirigido a la Alta Gerencia de la Administración Pública para elFortalecimiento de la Gestión".

33 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Antioquia, Reporte Resultados Dirección Territorial ESAPAntioquia-Chocó, junio de 2012

Garrera 10 No. 19-64 P.S PBX: 3537700 Bogotá, D.C. Colombia39

• Un cumplimiento del 54.2% en la meta "Personas Capacitadas enMetodologías Presencial y a Distancia", el 67.2% de la meta "PersonasCapacitadas en Metodologías Presencial y a Distancia en Programas y/oEventos Superiores a 40 Horas" para el subproyecto "Actualización yPerfeccionamiento de Competencias para el Fortalecimiento de laGestión Pública".

Lo anterior evidencia deficiencias en el proceso de planeación y en el seguimientoy control en la elaboración, definición de indicadores y ejecución del POAI porparte de control interno, lo que pone en riesgo cumplimiento del objeto misional ydel Plan Decenal de la ESAP.

Proyecto Meioramiento Administrativo y Operativo de la ESAP a NivelNacional

El Objetivo del proyecto: "Fortalecer la capacidad administrativa y el desempeñoinstitucional de la ESAP para cumplir cabalmente con su función misional", con untotal de presupuesto asignado de $3.296,0 millones discriminados como seestablece a continuación:

CUADRO N°SSUBPROYECTOS PROYECTO MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO Y OPERA TaVO

DE LA ESAP

Oficina de Sistemas

Las metas establecidas para el Subproyecto son las siguientes:

CUADRON°9

1) 39 Dependencias con Tablas de Retención Documental-TRD- Actualizadas2) 100% del Archivo Inactivo en Custodia y Almacenamiento por una Empresa externa3) 100% del Archivo Histórico Microfilmado4) 39 Visitas de Evaluación y Seguimiento Realizadas5) Dotación de Equipos Tecnol6gicos para el Área de Archivo Central y Dotación de Elementos yArchivadores en las 15 Direcciones Territoriales y Dependencias de la Sede Central

Carrera 10 No. 19..M P.S PBX: 3537700 Bogotá, D.C. Colombia40

1) Mantener Actualizado el 100% de la Plataforma Existente en Software como Bases de Datos,Sistemas. Operativos, Software. de Seguridad, Sistemas de Información2) Desarrollo del 100% de los Procesos de Adquisición y Mantenimiento de Hardware (Equiposde Sistematización y Comunicación)Fuente: PúAI 2011 ESÁP

Del análisis y evaluación del proyecto se establecieron los siguientes hallazgos:

Hallazgo N° 13.- Oportunidad en la compra de elementos e insulTlos

Dentro del componente de Implementa.ctóndel Sistema de Gestión DocumentalInstitucional, se encuentra la actividad 1.5 Dotación de Equipos Tecnológicos paraArchivo Central, y dotación de elementos y archivadores en las 15 DirecCionesTerritoriales y Dependencias de las Sede Central.

En desarrollo de la evaluación se determinó que a pesar de que la SecretaríaGeneral solicitó los elementos e insumos desde marzo de 2011, el contrato sefirmó hasta finales de la vigencia 2011, observándose' demoras en los procesos delos Grupo de Compras y Contratación, por lo tanto .•dichos.elementos e insumossólo fueron entregados en la vigencia 2012. Hecho que denota inoportunidad enel desarroffo de los procesos contractuales frente a las necesidades institucionalescon el correspondiente efecto en el cumplimiento de las metas pro.puestas.

Hallazgo N° 14.- Resultados Proyecto Mejoramiento Administrativo yOperativo de la ESAP

Según lo establecido en el POAI 2011 de la ESAP se programaron metas de lascuales no hubo cumplimiento o fue bajo, como se presentan a continuación:

1. Se realizaron TRD ajustadas en 20 dependencias que frente a las 39proyectadas, representan el 51.28%. No obstante, informa la entidad que "Lasotras 19 no requirieron ajuste para fa vigencía".

La entidad responde: "para estas 19 dependencias Secretaria General verificóque durante la vigencia· 2011 no se presentaron cambios estructurales,fusiones y/o supresión de funciones o de oficinas, ante esta situación no fuenecesarlo realízar actualización de las mismas." Al respecto se Confirma unavez más, la deficiencia en el establecimiento de metas en el proceso depfaneación de la entidad,

2. La entidad se impuso la meta del 100% del Archivo Histórico Microfifmado.•frente a la cual el porcentaje de cumplimiento fue de.0%; al respecto la Escuelainforma que "Durante el año 2011, el fondo documental acumulado seencontraba en proceso de organ¡Z~ción a. trri1V!ésdel convenio 009 de .2009entre OEI-ESAP, por lo que la custodia y administración del mismo estuvo en


manos de dicho Organismo Intemacional ... ." y qué el "requisito previo paramicrofilmar los documentos" era la organización de los mismos. y que "por estarazón no fue posible contratar la mícrofilmación>f. Para la CGR, este hecho noera ajeno al conocimiento de la entidad previa la programación de éstaactividad y debió ser tenido en cuenta para la misma.

La ESA? sin desvirtuar lo observado indica: "La píaneacíón del cumplimientode la meta se programó a partir del compromiso de la OEI de entregar losdocumentos en el primer semestre de 2011. Dada la complejidad del procesode organización de los fondos documentales y el cumplimiento de los requisitosestablecidos por el Archivo General de la Nación se hizo necesario realizar unareprogramación de la entrega de los archivos para el 11 de noviembre de2011. No obstante se adelantó la gestión para el proceso de contratación de lamicrofilmación como se evidencia en el acta de comité de contratación del 2 denoviembre de 2011, pero esta instancia considera inoportuno realizar lacontratación teniendo parcialmente la documentación que se requería pararealizar el proceso de microfilmación".

Al respecto la CGR advierte que es un convenio suscrito desde el 2009, y queen el proceso auditor anterior observó "La OEI no ha reportado avances gueden cuenta de la realización del obieto ni de Jos compromisos establecidos enlas cláusulas primera, tercera literal a, numerales 3, 5. 6, 7, 8. 10 Y 12 Yséptima". Además no es entendible que se programen metas teniendo encuenta los incumplimientos presentados por el conviniente.

3. La Entidad programó llevar a cabo 39 visitas de seguimiento a lasdependencias de la Sede Central y Direcciones Territoriales, realizandosolamente 27, que corresponde al 69.23%, evidenciándose una baja ejecuciónde la meta programada.

La entidad responde: ti, •• En el reporte estadístico solo se incluyó las visitas deacompañamiento quedando sin reportar un total de 24 capacitacionesrealizadas que son complementarias al mantenimiento al programa de gestióndocumental y con las cuales se da por cumplida esta meta."

Lo señalado en la respuesta, no corresponde por cuanto la meta era la derealizar visitas de seguimiento que lo que se busca con etlas es reaUzarmejoracontinua en el proceso y otra cosa muy distinta son las capacitacionesrealizadas que como bien ustedes en la respuesta manifiesta escomplementaria a las visitas de seguimiento.

4. Programó dotar 39 dependencias de la ESA? con: Equipos Tecnológicos parael Area de Archivo Central y de Elementos y Archivadores en las 15Direcciones Territoriales y Dependencias de la Sede Central, pero solamente

Carrera 10 No. 19·64 P.S PBX: 3531700 Bogotá. D.C. Colombia42

hubo dotación para 3 Dependencias, lo que representa un 7.69% de avance alfinal de la vigencia auditada.

La respuesta confirma el bajo.cumplimiento de la meta, toda vez que durante lavigencia 2011 solo se suscribió el contrato y la entrega de los elementos seestá realizando en la vigenci.a 2012, postergándose el cumplimiento demisma para la vigencia siguiente.

Por lo expuesto anteriormente y analizada las respuesta.emitidas por la entidad seconcluye que existieron debilidades en la planeación y programación de las metaspara el proyecto y en el .seguimientoen el cumplimiento de las mismas.

Ejecución de los Recursos para el Pro.grama 620.

En desarrollo de la ejecución del Programa en la S.de Central, se evaluaron 72Contratos de Prestación de. Servicios por valor de $2.097.6 millones, querepresentan el 49.4% del total de la contratación de prestación de servicioscelebrada para el desarrollo de los Objetivos del Programa. Asimismo,analizaron un total de 72 resoluciones de viáticos y hora cátedra por valor de$2.337.4 millones, que corresponden al 69.4% del total de resoluciones de la Sedepor valor total de $3.368.3 mUlones.

El análisis y resultados de la contratación de prestación de servicios paraejecución de este programa, se incluyen en el numeral 2.1.2.1 del presenteinforme. Respecto a las Resoluciones Horas.Cátedra, Pago de Viáticos y Qastosde Viaje, se concluye:

Hallazgo N° 15.- Legalización de contrato (D)

Mediante oficio del 6 de septiembre de 2011 la ESAP cursó invitación a unconferencista internacional para desarrellar la conferencia "Ideologías PoliticasContemporáneas", en el ciclo de conferencias y foros de profundización para losestudiantes de maestría en Administración Pública. Y Alta Dirección del Estado.Revisada la resolución 1702 de 22 de septiembre de 2011 por la cual se autorizael pago de viáticos al conferencista internacional (Argentina), donde se evidencióque se cancelaron viáticos durante los días 23 al 26 de septiembre de 2011 paradictar la mencionada conferencia.

En virtud de lo anterior, la ESA? suscribi.óel contrato de prestación de serviciosNo. 640 del 20 septiembre de 2011, de acuerdo con lo establecido en faResolución 0728 de 6 de septiembre de 2006 que en su articulo segundo dice: "Lavinculación de capacitadores a los programas de Educación para el Trabajo y eldesarrollo Humano (Educación no Formal) se realizará mediante te suscripción decontra.tos u órdenes de prestación de serviciQ$, por periodOSdeterminados} conpersonas que reúnan como mínimo los siguientes requisitos y que estén

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registrado.s en el banco. de capacitado.res o. co.nferencistas con el que cuente elárea respectiva" .

Una vez revisado este contrato se observé que fue suscrito el 20 de septiembre de2011 yen la clausula tercera se estableció: "la duración del presente cootreio seráa partir de la suscripción del acta de inido, previo registro presupuestal y hasta el17 de septiembre dia que se dictará la conferencia. No.obstante, las partes decomún acuerdo y previa observancia de los requisitos de Ley, podrán terminarlo.anticipadamente o prorrógalo en igual forma y/o por el termino que considerenecesario." De lo descrito anteriormente, se evidencia que la suscripción delcontrato fue posterior al término de duración del mismo, además la expedición dela resolución 1702 se emitió sin que mediara relación contractual entre elconferencista y la ESAP. (Negrilla nuestra)

De otra parte, con la resolución No, 2182 del 1 de noviembre de 2011 se lecancelan víátlcos y tiquetes aéreos a un conterencísta internacional para llevar acabo. la co.nferencia sobre "Go.biemo y Partidos Po/fticos Representación yDemocrecie en América Latina", La cual se llevó a cabo el dia 12 de noviembre de2011.

Igualmente que en el caso anterior, se presenta la suscripción del contrato No. 636entre la ESAP y el conferencista el día 16 de septiembre de 2011 y en la cláusulatercera se estableció: "la duración del presente co.ntrato será a partir de lasuscripción del acta de inicio, previo. registro. presupuestal y hasta el 17 deseptiembre día que se dictará la conferencia. No obstante, las partes de comúnacuerdo y previa ooservenoie de los requisltos de Ley, po.drán terminarlo.anticipadamente o prorrógalo en igual torme y/o. por el termino. que oonskierenecesario." (Negrilla nuestra)

Según lo observado se concluye que se expidieron las resoluciones 1702 y 2182sin que existiera vínculo contractual, por cuanto. no se evidenció modificación(Prorroga) en los contratos antes mencionados. Situación que genera una poslblefalta disciplinaria en virtud del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

Hallazgo N° 16.- Registro· hora cátedra

En la eSAP Territorial Narifio34 del análisis efectuado a las Resoluciones para elpago de hora Cátedra y Viáticos Docentes Hora Cátedra, se detectarondebilidades en el registro de la hora cátedra, como seguidamente se detalla:

La coordínaclón académica debe ejercer control y seguimiento.a la prestación delservicio cíñéndose a Io.s procedimientos establecido.s mediante el buen uso y

34 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Nariño, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Nariño, junio de 2012.

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diligenciamiento de los formatos aprobados por el si$tema de Gestión de Calidadpara cada modalidad de los programas misionales de fa entidad con el. fin degarantizar el cumplimiento del objetivo de éstos y el buen uso de los recursospúblicos, no obstante en las carpetas de los docentes revisadas se detecto en el20% de la muestra objeto de revisión. en las resoluciones de vinculación adocentes determinan un número de horas que se requieren para cumpUr con elmódulo contenido en ella, los registros de los formatos establecidos para el controly vigilancia a la prestación del servicio como es el de seguimiento horas tutorialessoportado en forma RE-M-DC-23no coinciden con elformato registro de clases deprogramas a distancia soportado enferma RE-M-DC70.:Revelando debilidad.en elcontrol y seguimiento puede conllevar a riesgos de pagos de. horas cátedrasmayores a las realmente laboradas.

Hallazgo N° 17.- Vinculación y pago a docentes

Por su parte, en la Territorial ESAP TOlima35, se establecieron las siguientessituaciones, dado que se desconocen los mecanislJ'los de segUimiento y controlfrente a la debida vinculación y pago de los docentes, como se evidenció en lossiguientes casos:

En las Resoluciones de vinculación de docentes. N° 003 Y004.del 2 de.febrero de2011 y 302, 313 Y 314 del 1 y 5 de agosto de 2011, se vinculó como profesoraAsistente a la docente identificada con C.C N° 38.260.151, cuando estabacategorizada como Asociada, situación reconocida en el acta N° 11 del. 9 deSeptiembre de 2009.

De igual forma en la Resolución N° 157 del 5 de mayo de 2011, por la cual seajusta la hora cátedra a los docentes de la ESAP, se reconoce y ordena pagar, alos docentes con C.C N° 38.260.151 Y N° 93.401.298, el ajuste de hora cátedracon una categoría menor (Asistente y Auxiliar).

Situaciones que indican que se les pagó a los docentes menor valor de 10 querealmente les correspondía, debido, entre otras, a falta de comunicación entre elNivel Central y Territorial y a debilidades en la expedición de los actosadministrativos.

Hallazgo N° 18.- Procedimiento Nómina

En la Territorial ESAP Risaralda36, verificado el procedimiento para .••darcumplimiento a las resoluciones que ordenan la vinculación de docentes decátedra desde su nombramiento, hasta fa cancelación de sus emolumentos, con

35 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Tolima, Reporte ResultadoS Dirección Territorial ESAP Tollma,WniO de 2012.

CGR - Gerencia Departamental Colegiada Risaralda, Reporte ResultadoS Dirección Territorial ESAPRisaralda·Quindlo, junio de 2012.

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cargo al programa 520 según la muestra se determinó que se ínobserva loestablecido en el articulo 4, literal "b" de la Ley 87/93, toda vez que la ESAPTerritorial Ouindío-Risaralda, no tiene estandarizado en su sistema de controlinterno y dentro de la caracterización del Sistema de gestión de calidad unprocedimiento para dar cumplimiento a las resoluciones que ordenan lavinculación de docentes de cátedra desde su nombramiento, hasta la cancelaciónde sus emolumentos.

lo anterior causado por la aplicación de procedimientos manuales inadecuados.inexistentes, obsoletos o poco prácticos, debilidades de control que no permitenadvertir oportunamente el problema y que traen como consecuencia un Controlinadecuado de recursos o actívtdades y registros poco útiles, poco significativos oinexactos.

Hallazgo N° 19.- Evaluación Docentes

Se inobserva lo establecido en los artículos 77,78,80, Y 82 del Acuerdo N° 9 de2004 "Estatuto de Personal Docente", el art.2 literal d) ye) de la ley 87 de 1993,la Escuela Superior de Administración Pública -ESAP- no ha realizado laconsolidación de la evaluación de los docentes del 2011, requisito para el procesode vinculación de docentes y parametrizar las ofertas para la vigencia del 2012.

En la Territorial Ouindío Risaralda, para la oferta académica de tos diferentesprogramas, se tuvo como base la evaluación de desempeño del 2010, debido aque no se ha recibido del Nivel Central el consolidado de la evaluación de losdocentes, pese a las continuas solicitudes realizadas por la CoordinadoraAcadémica.

Lo anterior causado por deficiencias en el seguimiento y control de losprocedimientos establecidos para la evaluación del desempeño docente,productividad académica y fortalecimiento docente, lo que no garantiza lacalidad del proceso de enseñanza-aprendizaje conforme con las necesidades delservicio.

2.1.1.4.2 Programa 510 "Asistencia técnica divulgación y capacitación afuncionarios del Estado para apoyo a la Administración del Estado"(Evaluado en la Sede Territorial ESAP Risaralda37

)

Se ejecutaron recursos por $453,56 millones, a través de los Proyectos Asistenciatécnica, intersubsectoriaJ, educación capacitación a los altos funcionarios delEstado en Colombia, adecuación y fortalecimiento del desarrollo institucional delas Entidades Públicas y organizaciones sociales del orden Nacíonal y Territorial y

37 CGR _ Gerencia Departamental Colegiada Risaralda, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Risaralda, junio de 2012.


actualización perfeccionamiento de la capacidad de los funcionarios públicos y losciudadanos para el fortalecimiento de la gestión pública.

Con relación a las actividades programada~ en el Plan de Acción de Capacitacióny gestión vigencia 2011. el indicador de eficacia muestra un buen comportamiento,la capacitación a funcionarios públicos en eventos superiores a 40 horas fuesuperado (309,3%). al capacitarse 1.593 personas, superando la meta anual de515, de igual manera en eventos inferiores a 40 horaS se logró capac.itar 16.239personas superando en 134,2% la meta anual de 12.100. Así mismo serealizaron 352 eventos, frente a.una meta anual de 210, con un cumplimiento del167•.6%. Sin embarg.o se evidencia que las metas. sobresalientes corre~pondenbásicamente a seminarios entre 4 y 8 horas de duración, con unarepresentatividad del 69,1%, (11.200 capacitados), .cursos de 40 horas con el11 %(1.795 capacitados), mientras. que tos diplomados de 120•. 1.28 Y 160 horasrepresentan tan solo el 6,08%, con 996 personas que realizaron diplomadosdurante la vigencia 2011.

Frente al indicador de Calidad, se evidencia evaluación a todos los eventosrealizados por la ESAP. y los resultados son satisfactorias; la Territorial ha veladoporque los docentes escogidos para las diferentes capacitaciones cumplan con elperfil y hayan obtenido excelente calificación en .<eventos, sin embarflo esteindicador se vio afectado debido a que no hay consistencia entre las.estadísticas eindicadores reportados en los diferentes formatos.

2.1.1.4.3 :.....:..::~~:.....,...:...:.=;._-.:.:.:..;..:.;~=:...:....,...,:==.,..;;:;:.c;~=_~~~Rm~!Qión enESAP

Se ejecutaron $62,4 millones y en el cual se construyeron 8 semilleros deinvestigación y 2 proyectos de investigadón formativa, evidenCiándose que lameta se cumplió en un 143%.

En el proceso de investigaciones, la eficacia se refleja a.1conformarse 8 semillerosde investigación y 2 proyectos de investigación·formativa, superandO la meta en143%, la que establecía 7 grupos de investigación conformados.

En Asesoría y Asistencia Técnica, a través del SISCAP se recepcionaron 117consultas, superando la meta que estaba en 100. Se prestó asesoría y asistenciatécnica en los temas de MECI, rendición de cuentas y proceso de empahne a 12municipios, superando en 150% la meta programad<:ide 8 asesorías.

2.1.1.5 Otros Aspectos de Gestión evaluados en 18$ Qirecciones Territoriales

38ldem


A continuación se presentan las conclusiones y observaciones de otros aspectosde gestión evaluados en las Direcciones Territoriales, según los reportes emitidospor las Gerencias Departamentales Colegíadas de Antioquia, Atlántico y Risaralda:

2.1.1.5.1 Dirección Territorial Antioguia

Hallazgo N° 20.- CETAP Quibdó

La ESAP en su Plan de Desarrollo 2010-2020 estableció como CRITERIOSPLANIFICADORES "Prioridad del gasto público social: Sin detrimento de ningunade las funciones misionales de la entidad se deberá tener en cuenta para laasignación de los recursos, las características sociales de la población y elimpacto que genere para la sociedad" y "Desarrollo Armónico de las Regiones:Siendo la ESAP una entidad que cuenta con cubrimiento a nivel nacional buscarádentro de su proceso de planeación garantizar la igualdad de oportunidades acada una de las Sedes Territoriales." Sin embargo, en visita realizada el 3 demayo de 2011, al CETAP de la ciudad de Quibdó, se observaron las siguientesdeficiencias:

• Funciona en unas instalaciones locativas con notorio deterioro físico: sepresentan humedades en las paredes, presenta deficientes condicionesde iluminación, deterioro de fa red eléctrica, carece de una adecuadaventilación.

• Durante la vigencia 2011 solo contó con Coordinación asignada para esteCETAP mediante contrato de prestación de servicios desde el 16 de juniohasta 31 de diciembre y a la fecha de la visita aún no se tiene contratadoel servicio de coordinación para la presente vigencia.

• Falta de ayudas audiovisuales entre ellas videobeam, del cual se tieneuno en mal estado de funcionamiento.

• Carece de biblioteca y de Sala de Sistemas.• Cuenta solo con tres equipos de cómputo de escritorio, de los cuales

funciona solo uno por falta .de un adecuado y oportuno mantenimiento ysoporte y se tiene una impresora que no funciona.

Lo anterior debido a deficiencias en el acompañamiento y en la gestiónadministrativa para este centro. territorial y genera el riesgo.de incumplimiento dela misión institucio.nal,deterioro o.pérdida elementos logísticos y deserción de losestudiantes.

2.1.1.5.2 Dirección Territo.rialRisaralda

Se analizó el -PDDI- Plan Decenal de Desarrollo Institucional 2010-2020 "Elconocimiento. público. corno alternativa de prosperidad democrática y desarrollo


administrativo", Plan Nacional de Desarrollo1 Plan de Acción por Procesos 2011de la Territorial, Acuerdo de Gestión vigencia 2011 donde se establecen loscompromisos entre la Dirección Territorial y la Dirección Nacional de la ESAP.

Las metas anuales e indicadores utillzados en la Territorial Risaraldacorresponden a Josestablecidos en el Acuerdo de Gestión, formulados.por la SedeCentral para todos los procesos misionales y de apoyo y corresponden al principiode eficacia. Para los procesos misionales no se incluyen indi.cadores deefectividad, eficiencia, calidad entre otros. En cuanto a los indicadoresInstitucionales consolidados, diferentes a los del Acuerdo de Gestión, la TerritorialRisaralda desconoce sus resultados y es en la Sede Central donde juegan con lasvariables.

A la Territorial Quindío - Risaralda le fue asignado un. presupuesto ini.ciaf degastos por $1.879.9 millones, producto de las modificaciones de asignaciónpresupuestal y traslados presupuestales, se aumentó en $398.3 millonesupara unpresupuesto total definitivo para la Territorial por $2.2783 millones. EV(jluadaEjecución Presupuestaí de Gastos, se evidenció una apropiación definitiva.de losgastos totales en la vigencia 2011 de $ 2.278.3 millones con una.ejecución totalde $2.079.9 millones equivalente a un porcentaje de ejecución del 91,29% Laejecución de los recursos se distribuyo así: Para gastos de funcionamiento $589.7millones equivalente a un 28,4% y gastos de inversión $1.490.2 miUonesequivalente a un 71,6%.

Analizado el presupuesto ejecutado para INVERSIQN, se observa. que el 46,5%)correspondiente a $692.9 millones, estuvo orientado. a la Educación Superior, enel funcionamiento integral de los programas de pregrado y Posgrado, el 30,4,% esdecir ($453.6 millones) en Capacitación a los Altos funcionarios del Estado,Asesorías, Asistencia técnica y Capacitación en general, el 16,8% .($250.3millones) en adecuación y mantenimiento de las áreas administrativas yacadémicas de la Territorial Risaralda, el.4,2% ($62.5.millones), en Promoción yApoyo a la Investigación y el 2% restante en servicios de promoción y difusión delquehacer misional de la Territorial y capacitación del recurso humano.

En Docencia, la población objetivo está dada porjos servidores públicos y laciudadanía en general. Para el 2011-2 periodo se tuvieron 664 estudiantesmatriculados, de los cuales 616 en el Programa APT - Administración PúblicaTerritorial en los CETAP Pereíra y Armenia, 30 en) el programa Tecnología enGestión Pública Ambiental en el CETAP Monten~gro y 18 en el ProgramaEspecialización Gestión y Planificación del DesarrollO Urbano y Regional eh elCETAP Pereíra,

En el proceso investigatívo la población objetivo es de 1.291 conformada porDocentes (70), estudiantes (664), funcionarios (24) y egresados (533, estadfstíc:asperiodo 2005 al 2011). Producto del ejercicio investigativo en fa Territorial en la


vigencia 2011, se conformaron 8 semilleros de investigación y 2 proyectos deinvestigación formativa, en los que participaron un total de 46 personas.

En Capacitación la población objetivo corresponde a: Servidores Públicos,Veedores, organización Social, Acción Comunal, Ciudadanos, Altos Directivos,Congresistas, Diputados, Concejales, Juntas Administradoras Locales, EquiposGobierno, Afrocolombianos, Indígenas, Desplazados, Egresados. Se capacitaronun total de 16.239 personas.

En Asesoría y Consultoría la población objetivo está definida por las Entidades delnivel Territorial en donde se ejecuten los proyectos de consultoría y los serviciosque presta, así: Alcaldías de los Municipios de Finlandia, Pueblo Rico; Circasia,Buenavista, Mistrató, Córdoba, Belén de Umbría, la Celia, la Tebaida, Ouimbaya,la Virginia y Santuario. Se prestó asesoría y asistencia técnica a 12 municipios

Las consultas SISCAP, la población objetivo está definida por los funcionarios delas Entidades Públicas o Privadas, Gobernación, Alcaldías, Concejos, Hospitales,Empresas y Comunidad en general que requiera información sobre AdministraciónPública. Se recepcionaron en la Territorial 117 consultas.

Se examinó el Acuerdo de Gestión 2011, suscrito entre el Director Nacional de laESAP y la Directora de la Territorial Ouindío Risaralda, del cual se evaluaron losprocesos misionales Docencia, Investigación, Capacitación, Asesoría y AsistenciaTécnica, evaluando el 100% de los programas y proyectos reportados, además delos procesos de apoyo contenidos en esta herramienta de evaluación.

Hallazgo N° 21... Acuerdo de gestión

Se incumplió el artículo 12 literal d} de la ley 87 de 1993, ya que evaluada lainformación contenida en el Formato RE-A-TH-49 -Suscripción, seguimiento yevaluación Acuerdo de Gestión- celebrado entre el Director Nacional de la ESAP yal Director Territorial Ouindfo Risaralda, se presenta incumplimiento de lassiguientes metas:

68544

100%Gestión de laNúmero de solicitudes atendidas

Carrera 10 No. 19·64P.8 PBX: 3537700 Bogotá, D.C. Colombia50

Gestión DocumentalRe istro de transferencias documentos al archivo central

100% 66%

Elaboró Equipo Auditor

Lo anterior causado por deficiencias en .el seguimiepto y control. del Acuerdo deGestión, lo que no garantiza la correcta ejecución de la gestión organizacional y elapoyó a tos Directivos en la toma de decisiones.

2.1.2 Gestión Contractual y de Legalidad

La Escuela Superior de Administración Pública - ESAP, en los puntos de controlevaluados por la CGR39 suscribió durante la vigendia 2011, 1.537 contratos porvalor de $42.393.7 millones, de los cuales se analizaron 394 contratos por Cuantíade $28.622.4 millones, que representan un 26% en cuanto a cantidad de contratosy el 68% frente al total. En el cuadro de la página siguiente se presenta el detallede alcance.

Durante la vigencia 2011 en la Sede Central se suscribieron 890 contratos por$37.803.2 millones, de los cuales se revisaron 157; 85 que corresponden a facontratación general en cuantía de $23.680.8 millones y 72··contratos deprestación de servicios en virtud del Programa 520 por valor de $2.097.6 millones,para un total evaluado de $25.778.4; es decir un 68.1~% del valor total contratado.

CUADRON°11CONTRATACiÓN DE LA ESAP EN LAS SEDES EVALUADAS POR LA CGR

VIGENCIA 2011

En la Sede Territorial Antioquia se suscribieron 127 contratos por $809.5millones, de los cuales la CGR - Gerencia Departamental Colegiada de Antioquiaevaluó 34 contratos en cuantía de $551.8 millones, lo cual representa el 68.16%.Para la Territorial Atlántico de 175 contratos suscritos por valor de $1.065millones, la Gerencia Departamental.:Colegiada de Atlántico analizó 66 por valorde $728 millones, lo que corresponde a 68.35%.

39 Sede Central y Sedes Territoriales de Antioquia, Atlánti.co, Nadño, Risaralda y Tolima


En la Sede Territorial Nariño se suscribieron 134 contratos por $1.075 millones,de los cuales la CGR - Gerencia Departamental Colegiada de Nariño evaluó 50contratos en cuantía de $614 millones, que representa un 57.11%. Rara laTerritorial Risaralda de 99 contratos suscritos por valor de $812 millones, laGerencia Departamental Colegiada de Risaralda analizó 28 por valor de $313.2millones, que representa un 38.57%. Finalmente, en la Sede Territorial ToUmase celebraron 112 contratos por $830 millones, de los cuales se evaluaron 59 encuantía de $637 millones. para un total evaluado del 76.74%•

De la evaluación a los contratos se determinaron los hallazgos que seguidamentese presentan, acorde al tipo de contrato, en el siguiente orden: contratos deprestación de servicios, conveníos interadministrativos, contratos de obra pública,licitaciones y otros tipos de contrato.

2. 1.2.1 Contratos de Prestación de Servicios

Durante la vigencia 2011, la ESAP suscribió para el desarrollo de funcionesmisionales y de apoyo, un total de 2.241 contratos·de prestación de servicios40 porvalor de $23.342 millones, discriminados de la siguiente manera:

CUADRO N°14CONTRATOS DE PRESTACiÓN DE SERVICIOS

ESAP- 2011

En la Sede Central, se evaluaron 141 contratos de prestación de servicio por valorde $3.389,7 millones, correspondientes a la contratación para el desarrollo delPrograma 520, como se detalló en las páginas 38 y 39 del presente informe y, alos suscritos para adelantar proyectos tales como el Fortalecimiento institucionalde la ESAP, Escisión del Ministerio del Interior, Grupos Alzados en Armas, yRestructuración del INPEC.

Como producto de la evaluación mencionada se presentan los siguientesresultados:

Hallazgo N° 22.- Mayor Valor Pagado (SA)

40 Contratación de Prestación de Servicios en todo el país.


Una vez revisados los pagos efectuados en el Contrato 117 de 2011 se observóincumplimiento en la clausula cuarta del contrato donde se establecíó la forma delpago, así: "Para los efectos legales el valor total deLpresente contrato asciende a$30.7 millones, los cuales serán cancelados por mensualidades vencidas de $3.0millones. Cada una y proporcionalmente por fracción de mes", por cuanto el pa.gorealizado por el periodo del 1 al 23 de diciembre. fUe de $2,4 millones cuando sedebía cancelar $2.3 millones, situación que generó un mayor valor cancelado encuantía de $0.1 millones y por lo tanto un presunto detrimento patrimonial en estacuantía.

Igual situación se presenta en el Contrato 153 de 2011 con el objeto de "asesorary asistir permanentemente a los. docentes de los programas curriculares. enproyectos de desarrollo y en finanzas públicas, modalidad virtual, en la revisión decontenidos presentados por los cursos en ambientes virtuales de apremdizaje,acompañar a cada director de curso en el diseño pedagógiCOy establecer lasestrategias didácticas y metodológicas para garantizar el aprendizaje de Josestudiantes en la plataforma LMS" por.un valor de $25.5 millones, se establecióen la clausula cuarta la forma de pago así: ".. ,por mensualidades vencidas de $2.5millones cada una y proporcionalmente por fn:lcción ge mes". Verifi.cado.íos pagosrealizados se pudo evidenciar que para los meses demarzo,.•abril, mayo, Juni.o,julio y ago.stose cambió el valor pagado, aumentánd()lo en $50.000; generando enconsecuencia un mayor valor cancelado en cuantfa de $310.000, valor que.representa un presunto daño patrimonial.

La forma de pago establecida en el Contrato .NQ .079 cie 2.0.11, fue porMensualidades vencidas de $2.5 millones cada una y proporCionalmente porfracción de mes. El pago de febrero por 24 días (primer pago), está por valor de$2.25 millones, mayor valor al que realmente debía cancelarse por la fracción dedías de servicio prestado, en cuantía de $2.0 millones. Lo anterior da comoresultado un mayor pagado a la contratista por valor de $0.25 mmanes, por cuantoel contrato empieza a ejecutarse a partir de la suscripción del acta de inic.io,lo cualfue el 06 de febrero de 2011, así las cosas, el pago proporcional. por este mescorresponde a los 24 días mencionados porel equipo auditor.

De otra parte, atendiendo las funciones financierlas a cargo del superviso.restablecidas en el literal b del numeral 6.3 de la Resolución mencionada, queestipulan: "Revisar, aprobar y tramitar ante la.oficina·o dependencia de la ESAPque corresponda, las solicitudes de pagos formuladas por el contratista, y llevar unregistro cronológico de los pagos, ajustes y deducciones efectuados'}. se configuraen cada uno de los supervisores de los contratos aquí señalados.•responsabilidad como gestores fiscales al revisar, aprObar y tramitar un pago sinque se evidencien los soportes para el mismo, hecho que genera un presuntodetrimento patrimonial en los mayores valores cancelados por cada •uno de. los


contratos, al haber autorizado la erogación por un mayor valor del realmentecausado.

La entidad en su respuesta reporta que debido a la labor realizada por laContratoría, los contratistas realizaron devolución del mayor valor cancelado encuantía de $0.66 millones y se constituyó un Beneficio del proceso deAuditoría por la recuperación de éstos recursos.

Hallazgo N° 23.- Cumplimiento de Requisitos (D)

Revisados los contratos en la Sede Central, se observa:

En el Contrato 168 de 2011 suscrito con el objeto de "apoyar a los programas depregrado a distancia y virtual en la aplicación, tabulación, análisis y seguimiento delas pruebas saber Pro a nivel nacional, con base en los lineamientos establecidospor el ICFES y brindar todo el apoyo y soporte para la inscripción de losestudiantes a nivel nacional en las mismas" por un valor de $19.9 millones, ycedido el12 de agosto de 2011, se detectó:

Los estudios de Conveniencia y oportunidad para inversión 1'10 funcionamientoelaborados el 9 de febrero de 2011 por la facultad de pregrado- programaAdministración Pública territorial y Tecnológicas, en el numeral 4.2 establecieronel perfil de la persona a contratar, la experiencia que debe acreditar el futurocontratista, donde se requiere Profesional en Ciencias Sociales, humanidades, conexperiencia docente de mínimo de dos años, con experiencia en procesos deacreditación en programas de educación superior. Una vez revisados los soportesaportados por los contratistas se observa que ni el contratista ni la cesionaria delcontrato cumplen con la experiencia requerida como docentes.

Otro aspecto importante, es que se suscribe el acta de inicio a los 26 días del mesde septiembre y en ella se indica que el contrato se inicia el 8 del mismo mes, loque evidencia una vez más la carencia de controles y supervisión en la ejecuciónde estos contratos. Por otra parte los informes de interventoría para los pagos 1,3, 4 Y 5 de la cesionaria presentan inconsistencias, debido a que en el aparte deavance de contrato por actividad se hace alusión al contrato NO.129y no al 168 de2011, evidenciándose deficiencias de control.

En el contrato 200 de 2011 con el objeto de prestar sus servicios profesionalespara apoyar los procesos de renovaci6n de registro calificado de los programas deespecialización de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1295 de 2010, seobservó que en los estudios de conveniencia se requiere conocimiento 1'10experiencia en procesos de acreditación 1'10 obtención de registros calificados.

En el expediente se observó que el contratista presentó una certificación expedidapor el coordinador académico territorial Boyacá - Casanare donde indica que el

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señor Camargo docente de la entidad, participó en la presentación de propuestasen el proceso relacionado con la Obtención del registro calificado a través de suasistencia a las reuniones del equipo docente y territorial, por lo que se consideraque el futuro contratista no cumplía con los requisitos.establecidos en los.estudiosprevios que hacen parte integral del contrato

Teniendo en cuenta lo esbozado por la ESAP en la respuesta no. presentaargumentación que. desvirtúe lo observado por cuanto indica:. "...es claro que el.contratista cumple con la experiencia en educación superior, al igual que acredita,como lo solicita el ECO. Conocimiento y/o experiencia en obtención de re.gistrocalificado por haber participado en el proceso de acreditactón de registro calificadode la territorial Boyacá-Casanare".

Al respecto, la CGR precisa que no se puede (aludir experiencia con la solaasistencia a las reuniones del equipo docente de la. territorial en el proceso deacreditación del registro calificado.

En el Contrato N° 218 de 2011 con el Objeto de "apoyar los procesos derenovación de Registro calificado de los programas de especialización de.acuerdocon lo establecido en el Decreto 1295 de 2010, se observó que en tos estudios deconveniencia se requería dentro del perfil. profesional estudios. de posgrados y/odoctorado en ciencias sociales, sin embargo se evidenció que el contratista aportacertificado de estudios de Magíster en estudios sociales y políticoslatinoamericanos de Chile (2004) y Doctorado. en Historia UniversidadIberoamericana de México (2010)".

La entidad en su respuesta indica que en los casos de que sea un contratista seaplica el artícuío 1.1del decreto 2772 de 2005 que establece "Articulo 11.Títulos yCertificados obtenidos en el exterior. Los es.tudios realízados y los titulosobtenidos en el exterior requerirán para su validez, de la homologación yconvalidación por parte del Ministerio de Educación. Nacional o de la autoridadcompetente.

Quienes hayan adelantado estudios de pregrado.o de postgrado en el .exterior, almomento de tomar posesión de un empleOpÚblico que exija para su desempeñoestas modalidades de formación, podrán acreditar el cumplimiento de estosrequisitos con la presentación de los certificados expedidOS.por la co.rrespondienteinstitución de educación superior. Dentro.de los 2 años.siguientes a la fecha de suposesión, el empleado deberá presentar los títulos debidamente homologado.s.Sino lo hiciere, se aplicará lo dispuesto.en el articulo 5 de la Ley 190 de 1995 y lasnormas que lo mo.difiqueno.sustituyan... "

Pese a los argumentos. expuest(lS por la entidad e.n su respuesta, ésta no. esadmisible, por cuanto en to.sestudios de conveniencia.y opo.rtunidad.exigían en elperfil pro.fesional 1', ••Con estudio.s de .postgrado y/o. doetorado en ciencias

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sociales... ". dado que fa exigencia es indispensable para el desarrollo del objetocontratado, el titulo aportado es otorgado por una institución universitariaextranjera y para poder ejercer en Colombia con este título, es necesario laconvalidación del mismo, más aún cuando el contrato de prestación de servicioses por un tiempo determinado.

El Contrato 270 de 2011 con el objeto de Brindar soporle profesional a lacoordinación del proyecto en las actividades que se desarrollen en el proyecto"Sostenibilidad académica proyecto NPT/COU071 y articulación del proyectoN/CHE-COL 035, se observó que en los estudios de conveniencia se requeríacomo perfil Profesional estudios en Ciencias Sociales, o áreas afines conexperiencia en el desarrollo de eventos de educación superior y/o programas deeducación, evaluados los documentos que soportan la experiencia se evidencióque la contratista inicial como la cesionaria no cumplen los requisitos establecidosen los estudios en cuanto a la experiencia en el desarrollo de eventos enEducación Superior y/o programas de educación.

El Estudio de Conveniencia y Oportunidad del Contrato 161 de 2011, determinaque se requiere contratar los servicios de un "Profesional en AdministraciónPública con conocimientos ley 115 del 2001, legislación educativa, con habilidadesen medios ofimáticos en acción, formación en corrección idiomática, con mínimo 6años de experiencia en docencia administrativa relacionada". Analizados lossoportes que acreditan la experiencia de la futura contratista se evidencia que nocorresponden, por cuanto no cumplen con los 6 años de experiencia en docenciaexigidos en los estudios.

Situación que se denota al analizar los Certificados Laborales aportados; laconstancia del LICEO DEL LLANO "CARO Y CUERVO" E.U. certifica entre otros,la experiencia de la Señora Giraldo desde el 10 de enero del año 2000 hasta el 31de diciembre de 2005, desempeñándose como coordinadora en la jornadasabatina (sábados y domingos), lo que demuestra que no cumple con los 6 añosde experiencia exigidos para desarrollar el contrato. Hecho que revelainobservancia de los principios de la contratación estatal, específicamente en laSelección Objetiva y Transparencia contemplados en los articulas 29 y 24 de laLey 80 de 1993, generando una presunta incidencia disciplinaria.

En respuesta la entidad argumenta lo siguiente: "Previo a la explicacióncorrespondiente, se debe aclarar que el nombre correcto de la contratista es ANAMARGARITA GIRALDO JIMENEZ. De manera ínicíal, es preciso indicar que laESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PÚBLICA, cuenta con un manualde procesos y procedimientos, de manera particular el proceso de contratación enla modalidad de Contratación Directa", acata los postulados legales contenidos enla ley 80 de 1993, modificada por la ley 1150 de 2001 y para el momento de lacelebración del contrato que nos ocupa, el Decreto 2414 de 2008. En este orden,no es ajustada a la realidad la apreciación, sobre la carencia de "estándares para

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el proceso de selección", pues como ya se ha podido evidenciar, los criterios parala celebración de un contrato de .prestación de sElrvici.os, deben consultar. lasnecesidades de la entidad respecto al perfil del contratista.

Ahora bien, en cuanto a la apreciación "que en el estudio se determinan requísítosque encuadran con el profesional a .contratar" , es ajustada a la realidad que nosocupa, Con relación a los certi.ficados lab.orales de 'ª señoríta ANA MARGARITAGIRALDO, que acreditan su e~periencia en docencia ªdmini.strativa, los seis añesfueron valorados de la siguiente forma:

1 AÑO 2000

AÑO ACADEMICO TIEMPO COMPUTADO

2 AÑO 2001

3 AÑO 2002

4 AÑO 20035 AÑO 2004

6 AÑO 2005

TOTAL 6 AÑOS DESDE AÑO 2000 AL 2005

De acuerdo con 1.0 expresado por la entidad en su respuesta, no se desvirtúa elhecho correspondiente al cumplimiento de la experiencia exigida en .los estudiosde conveniencia y oportunidad, toda vez que el perfil requerid.o por el contratistacorno en este caso, la experiencia en docencia no ha sid.o Justificada porentidad, dado que no es apr.opiado computar un año completo de experienciaprofeslonal por solamente laborar durante el año enjornada sabatina (sábados ydomingos).

Según el estudio de conveniencia y .oportunidad presentado· para la celebractóndel Contrato 419 de 2011 suscrito con el objeto. de ¡;... elaborar la Biografía delex presidente Belisario Betanc.ourt Cuartas que garantice el cumplimient.o de lasdirectrices establecidas por la ESAP para dich.o fin"t por valor de $69 millones,éste debía· además de la aprobación del Comité Editorial, justificar la contrataciónen Ley, Decreto, Acuerdo o eonvsmo, procedimIento que no se evidencia y que ensu momento fue requerid.o por fa Jefe de la Oficina Jurídica (e), sIn que seevidencie respuesta a dicha s.olicitud en el expediente oornracnral, y tampoco lajustificación pertinente.

En la Territorial Nariño de la ESAp41, respecto a este tema se presentan lassiguientes situaciones:

41 CGR - Gerencia Departamental. Colegiada Naríño, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Nariño, junio de 2012.

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El numeral 1.3 del artículo decimocuarto Fase Precontractual del manual decontratación de la ESAP, Estudios y condiciones y precios de mercado, estableceque para la celebración de contratos de prestación de servicios y de apoyo a lagestión "La dependencia interesada en el estudio de los precios de mercadoefectuará un estudio de los precios del mercado teniendo en cuenta los costos yvalores existentes en el lugar de cumplimiento de la prestaci6n y las condicionesde pago que pretende proponer la ESAP a los futuros contratistas" Este seráfirmado por el funcionario que elabora con el visto bueno del director Territorial.

De la muestra analizada ninguno de los contratos de prestación de serviciospresenta un estudio de mercado tal como lo exige el manual de contratación de laESAP.

El contrato 107 si bien registra un formato denominado: Estudio de Mercadocódigo RE-A-GA-17 este se encuentra sin firmas, sin fecha, en el se relacionan 2cotizaciones, a las cuales no se les realiza ningún análisis que determine unaestimación de precios que de un margen de pago a los futuros contratistas.

Hechos que no permite identificar cual fue la base que se tuvo en cuenta paraasignar el presupuesto y el pago pactado de los contratistas la inobservanciapuede generar riesgos de pagos mayores por parte de la ESAP.

De otra parte, el formato establecido para la formulación de los estudios deconveniencia y oportunidad numeral 3, cita que debe justificarse de maneradetallada la necesidad del objeto a contratar - razones que permitan considerarque el bien o servicio a contratar se enmarca dentro de las necesidadesrequeridas para atender un servicio.

No obstante se observa que durante la planeación de la entidad no se determinani precisa de manera clara y detallada las necesidades que presenta la entidadpara la celebración de los contratos de prestación de servicios profesionales, laomisión de este soporte precontractuaI, puede conllevar a confusiones o falta declaridad en el desarrollo de los contratos, ya que este permite dilucidar laverdadera necesidad de Jos requerimientos de la entidad frente al programa oproyecto que se va a ejecutar durante una vigencia. Por ejemplo para la ejecucióndel subproyecto "Realizaci6n de asesorías y consultorías a entidades públicas delorden Nacional, departamental, y organizaciones comunitarias" la justificación dela necesidad de una determinada contratación se la está entendiendo como ladescripción del perfil requerido, contratos No. 12, 029. Igual situación se observaen los contratos celebrados para adelantar el subproyecto de Asesorías yAsistencia Técnica a todo nivel de la Administración Pública.

Así mismo, el contrato No. 137 que tiene por objeto "Prestar el servicio deservicios de mantenimiento general preventivo y reparaci6n de equipos computo,comunicación y oficina de propiedad de la ESAP Territorial Nariño, conforme al

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siguiente detalle: CAMBIO DE •.LAMPARAS. A CUATRO (4) VEDEOBEAM -CAMBIO DE LAMPARA Y MANTENIMEINTO A UN (1) VEDEOBEAM -MANTENIMIENTO CORRECTIVO A UN (1) VEDEOBEAM - ARREGLO UNA (1)FOTOCOPIADORA - ARREGLO UNA (1) UPS TRIPEL/TE.

Corno se puede observar se generaliza e.1 .objet.oc.ontractual y la justificación de lanecesidad en el esfudiQ de cOnveniencia no señala de manera detallada lascaracterísticas de los elementos que se va a reparar y que dependencia se estánusando que son las que determinan la real necesidad requerida.

Finalmente, en fa Dirección Territorial ToUma42 se detectó las siguientessituaciones:

En los Estudi.os Previos de los contratos de prestación de servici.os N° 002, 013 Y053 de 2011, celebrados en la Territorial Tolima de fa ESAP, exigían experienciade: cuatro años de ejercici.o pr.ofesi.onal, eXPeriencia en el sistema RYCAexperiencia en aseeoría en .organizaciones (restructuraciones, cargas de trabajo,manuales de funciones, evaluación del desempeñ.o. gestión de calidad) en unaentidad pública, respectivamente, ceíeorándese los mismos con personas que. nocumplían tales exigencias, Lo anterior, por debilidade$ en fa etapa preco.ntractual,lo que podría generar ríesqos en el cumplimiento de la actividad contratada ypuede afectar la efectividad de los objetos contractuales.

De otra parte, teniendo en cuenta 1.0 estípuladc en el Articulo 3 del decret.o2474 de2008, los estudios y documentos prevíos estarán contormados por los d.ocumentosdefinitivos que sirvan de soporte para la elaboración del pr.oyecto de pliego decondícíones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente elalcance de 1..0 requerid.o por la entidad. No obstante, en el contrato. 095 de 2011,presenta las siguientes situaciones:

• En los estudios previos y en la minuta del oomrato la ferma de pago dacorno resultad.o un 125%, aunque en la realidad se pagó el 100%.

• En los estudios previ.os, la calificación ••técnica para factores depuntuación y p.onderación punto 9 no co.incide con los factores de sudesarrollo del punto 9.2, así:

42 CGR - Gerencia Departamental Colegiada ToUma, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Tolima, junio de 2012


Tabla NO.4 Evaluación factores

Componente Nacional 100 100 oExperiencia 300 200 100Trabajo en las Alturas 100Persona Adicional. al mínimo. 100Fuente: contrato

• En los pliegos definitivos tales factores se reducen a dos: Económico:900 y nacional: 100. No concordante con estudios previos.

Como conclusión se observa que las situaciones expuestas en este hallazgodemuestran que se presenta incumplimiento a los numerales 7 y 12 del artículo 25de la ley 80 de 1993, modificada por la Ley 1150 de 2007 y reglamentada por elDecreto 2474 de 2008, normatiVidad que determina como deberán estarconformados los estudios previos, y que a su vez denota inobservancia de losprincipios de la contratación administrativa, especialmente los de selecciónobjetiva y transparencia contemplados en los artículos 29 y 24 de la Ley 80 de1993, generando en consecuencia una presunta incidencia disciplinaria, a la luz delo ordenado en el artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

Hechos que denotan debilidades en la realización de la etapa precontractual enlas tres sedes de la ESAP mencionadas.

Hallazgo N° 24.- Objetos Contractuales

En la Territorial Nariño de la ESAp43 se observó que los contratos de prestaciónde servicios profesionales N° 39, 40, 42, 44 Y 45 tienen el mismo objeto y sedesarrollan en el mismo tiempo (01-06-2011 a 12-11-2011), "prestar los serviciosprofesionales para conformar el equipo de asesorías en la línea de aseguramientode la norma MECI 1000:2008, articulando el sistema hacia la Norma NTCGP1000:2009, mediante la implementación del subsistema de control y evaluación:Autoevaluación, Evaluación Independiente y Planes de Mejoramiento en dos (2)entidades públicas, acorde a las directrices establecidas por el DepartamentoAdministrativo de la Función Pública DAFP". Sin embargo, no determina el lugar ya quien va dirigido el servicio por tanto se puede expresar que la descripción delos objetos es general, no se especifica cualitativa ni cuantitativamente y tampocoevidencia los productos esperados.

Similar situación se observa en los Contratos N° 12 Y 29 donde el objeto es"Prestar los Servicios Profesionales para Coordinar, planear, organizar y hacer

43 CGR _ Gerencia Departamental Colegiada Nariño, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Nariño, junio de 2012.


seguimiento del desarrollo de los. procesos que adfillante el Deparlamfmto deAsesorte y Consultorias en las entidades territoriales para. el diseño y aplicaciónde herramientas e instrumentos metodológicos existentes". Es de tal magnitud delobjeto que no permite ser evaluaQo de manera puntual de tal fo.rrna que segarantice su cumplimiento, nótese .por ejemplo en el.contrato 12 la.·oblIgacíónN°10, es "Realizar atención a los usuarios personal y telefónicamente. que seacerquen a la dirección territorial por lo cual se debe cumplir con el objeto delcontrato en los horarios estlilblecidos por la dirección Territorilill de la ESAP paraIiItenciónal público".

La obligación N° 2, informe del contratista 1 "coordinar, plam3ar,organizar y hacerseguimiento a los convenios y/o contratos que adelante la dirección. Territorial endesarrollo de las actividades del proceso de esesoii« y asistencia técnica, seevalúa el desarrollo de otras. actividades. tales. como en cuanto a la planeacióndicen haberse adelantado acciones tendientes a la difusión del proyecto asesoríay asistencia técnica a todo. nivel .de la administrªción púbNca. No muestraplaneación sino difusión de un proyecto "Asesoría y asistencia técnica a todo nivelde la administración pública", no tiene nada que ver con.planeación -invitación alos 68 municipios a una reunión para socializar un es.tudiode mercado donde .s.emuestran las. líneas y tendencias y necesidades general.es Sobre cual se.hace laproyección y líneas de.acción que trabajará la ESAP .en el 2011..Acción que fueevaluada como cumplida sin tener nada que Ver con eLobjeto del contrato, de igualmanera en la evaluación del contrato 29, obl.igación 2, según la evaluación seencuentra en proceso la actividad "se mantiene en contacto con las entidades quese han firmado convenios,.mediante vía teletónica, correo electrónico y de manerapersonal para cumplir con todos los requerimientos anteriores a la prestación delservicio". Si bien parece una forma de efectuar s.eglJimientoa los convenios enninguna parte se afirma que se desarrolló la coordinación y planifiC<3ciónyorganización de los contratos y proyectos que adelanta la dirección Territorial, quetampoco especíñca cuáles.

Igual situación se determino para el Contrato N° 137 cuyo Objeto es "Prestar elservicio de servicios de mantenimiento general preventivo y reparación de equiposcomputo, comunicación y oficina de p.ropiedad de la ESAP Territorial Nariño AltoPutumayo,. ubicada en la Calle 20 N° 28-35 Interior 5, conforme al siguientedetalle: CAMBIO DE LAMPARAS A CUATRO (4) VIDEOBEAM - CAMBIO DELAMPARA Y MANTENIMIENTO A UN (1) VIDEOBEAM - MANTENIMIENTOCORRECTIVO A UN (1) VIDEOBEAM - ARREGLO UNA (1) FOTOCOPIADORA -ARREGLO UNA (1) UPS TRIPELlTE. Valor $5.1 millones. La Justificación de lanecesidad del objeto a contratar no se determina de manera detallada lascaracterísticas los elementos a los.cuales se les efectúa el mantenimiento.

Por lo expuesto, se deduce desconocimiento del manual de contratación de laESAP, en el artículo decimocuarto Fase preooníractual numeral 1.2.1 referente aadquisición de bienes y servicios, que en uno de sus apartes establece que la

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Colombia

descripción del Objeto a contratar, en los estudios de conveniencia debe ser conespecificaciones y características del bien que se requiere adquirir que permita suclara identificación. Así mismo es importante que los objetos contractuales debandetallar cualitativa y cuantitativamente las actividades a desarrollar a fin degarantizar el debido seguimiento y control, además de poder exigir al contratista elcumplimiento cabal del mismo.

Hallazgo N° 25.- Certificado de Antecedentes Fiscales

De conformidad con el arto60 de la Ley 610 de 2000, se ordena a las entidadesestatales, verificar que las personas con quien se aspire a celebrar contratos no seencuentren incluidas en el boletín de responsables fiscales de la ContratoríaGeneral de la República so pena de incurrir en causal de mala conducta. En talsentido, uno de los requisitos para la celebración de contratos de prestación deservicios profesionales y de apoyo es la consulta por parte de la entidadcontratante de las certificaciones de antecedentes fiscales.

En la revisión de la muestra seleccionada en la Dirección Territorial Nariño44, seidentificó que en los contratos de prestación de servicios N° 015, 30, 33, 34, 36 yel contrato de suministro N° 7, la consulta no se hace oportunamente, lo cualgenera que se tenga en cuenta un boletín que no vigente, incurriendo en el riesgoque se contrate con personas que se encuentren vinculadas dentro del boletfn deresponsables fiscales y por ende que se encuentren inhabilitadas para contratar.

Hallazgo N° 27.- Aportes al Sistema General de Seguridad Social (D)

En la Sede Central, contrato N° 131 de 2011, el contratista aporta fotocopias delos pagos a salud y pensiones por el término de ejecución del contrato (21-02-2011 hasta 15-12-11), hecho que corresponde al cumplimiento por parte delcontratista de sus obligaciones contractuales. Sin embargo, no es consecuentecon la información que reposa en el Comprobador de Derechos en Salud y en elFOSYGA, dado que mediante consulta en los UnkshUp:llapp.saludcapital.gov.colcomprobadordederechos/wpconsulta.aspx yhttp://www.fosyga.gov.coIConsultas/AfiliadosCompensados/MaestroAflIiadosCompensados/tabid/439/Default.aspx, respectivamente aparece desafiliado en salud apartir de abril de 2009.

En respuesta la entidad señala: !'•••a) De acuerdo con lo establecido en elARTICULO 83. De la Constitución Política de Colombia,. "Las actuaciones de losparticulares y de las autoridades públicas deberán ceñirse a los postulados de labuena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquellos adelanten anteéstas... "

44 Idem


http://www.fosyga.gov.coIConsultas/AfiliadosCompensados/MaestroAflIiadosComp

Sin embargo, mediante oficios Números 160.1480.10-546 de 2012-06-13 elSubdirector académico, solicita a la Secre~ariaGeneral d~ la ESAP, dar iniclo a unposible (sic) proceso disciplinario contra la supervisora de este contrato; y160.1480.10..554 de 2012-06-14 el mismo Subdirector y la contratista solicitan a laFISCALÍA GENERAL DE LA NACION "se investiguen los hechos en los cualespuede haberse presentado un ilic.itopenal (sic)".

No obstante de que la entidad manifiesta que ha adelantado acciones al respecto,se observa que deficiencias presentadas en la. superv.isi.6n permitieron (aocurrencia de los hechos antes presentados.

Acorde con lo reportado por la Gerencia Departamental COle¡iada Nariño de laCGR, por la Auditoría a la .Dirección Territorial ESAP Nariño4 , en.la carpeta quecontiene el Contrato N° 30 Y 34 presenta un solo ce.rtificadode seguridad socialdel mes de septiembre, ef mismo que lo soporta para ~l pago d~1contrato.25 y 39,respectivamente, sin tener en cuenta el artículo 17 de la Ley 100 de 199346, y elartículo 3 de la Ley 197 de 200347•

El Contrato.N° 137 que su objeto es el d~ Prestar el-:servicios.de .mantenimientono certifica el pago de aportes a salud y pensión tampoco los parafiscales tal comolo exige la cláusula 8a. del contrato.

Asimismo, en lo que reporta Direc.ción Territori;.ll eSAP Tolima48, en lesContratos N° 112 Y 107, los contratistas no realizaron los pagos correspondientesa salud y pensión de acuerdo a los ingresos recibidos.por prestación de servicios;lo anterior, por debilidades en la supervisión de los contratos, lo que generaincumplimiento de obligaciones contractuales. Ad~más inobservancia de losArtículos 4° de la Ley 797 de 200349 y 3° del Decreto 510 de 200350•

45 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Nariño, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Nariño, junio de 2012.46 que establece que "durante la vigencia del contrato de prestación de servicios deberánefectuarse cotizaciones en forma obUgatoria a los regímenes del Sistema General de Pensiones,por parte de los contratistas con base en los ingresos por prestación de servicios que aquellosdevenguen.47 que expresa que las personas naturales que prestan directamente servicio al Estado o a lasentidades o empresas del sector privado bajo fa modalidad de contratos de prestación de servicioso cualquier otra modalidad de servicios que adopten, deberán e~tar afi.liados. a.l Sistemas Generalde pensiones y su cotización deberá corresponder a los ingreso.s gue efectivamente perciba elafiliado.4$ CGR - Gerencia Departamental Colegiada Tolima, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP ToUma, junio de 2012.49 Obligatoriedad de las Cotizaciones. Durante la vigencia de la relaciÓn laboral y de! contrato deprestación de servicios, deberán efectuarse cotlzaCiones.Oblí~~t?rias·a los.·r~gfmenes del •.sisternageneral de pensiones por parte de los afilíados, los empleadores y contratistas con base elsalario o ingresos por prestación de servicios que aquellQs devenguen50 La base de cotización para el Sistema General de Pensiones deberá ser .ía misma la basede la cotización del. Sistema General de Seguridad Social en Salud, salvo que el afinado. cotice para


eONTlfA,l,o¡qf,. Oll!~.~V.bA$.llictOM $OOlAt,.

Finalmente, y por lo observado en las tres Sedes, tampoco se constata elcumplimiento, por parte de la Entidad, de la Ley 789 de 2002, respecto al Articulo5051, ni de la circular conjunta de los Ministerios de Hacienda y Crédito Público yde Protección Social número 000001 de 200452, dado que no se evidencia laverificación del correcto pago de las sumas que debieron ser aportadas al SGSSpor parte del contratista, función que acorde con la Resolución 0049 de 2008corresponde al supervisor del contrato. Hallazgo con presunta incidenciadisciplinaria y se dará traslado a las enUdadescompetentes.

Hallazgo N° 27.- Prórroga en contrato

En el Contrato 284 de 2011, se estableció en la cláusula tercera "Término deduración y/o ejecución a partir del acta de inicio y hasta el 30 de septiembre de2011. Dicho contrato fue adicionado pero no prorrogado, sin embargo los informesdel supervisor demuestran que la ejecución se desarrolló hasta el mes deDiciembre, sin que existiera modificación contractual que da el soporte jurídico adicha ejecución. Adicionalmente no se modificó la póliza de cumplimiento encuanto a su vigencia, debi.endo la ESAP asumir el riesgo frente a un posibleincumplimiento por parte del contratista.

La ESAP en su respuesta indica. "El contrato No. 284 de 2011, fue suscritoinicialmente con una duración hasta el 30 de septiembre de 2011, Y en vista quese requería la continuidad en la prestación del servicio, para asegurar ladisponibilidad del sistema en la sede central y las territoriales, se solicitó sucontinuidad hasta el 31 de diciembre de 2011, razón por la cual el Grupo deContratación realizó el correspondiente contrato hasta el 31 de diciembre de 2011.

el Sistema General de Pensiones sobre una base inferior a la mínima establecida para el SistemaGeneral de Seguridad Social en Salud.51 " ..• deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a losaportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto canceladoy las sumas que debieron haber sido cotizadas.

El funcionario que no deje constancia de la verificación del cumplimiento de este requisito incurrirá en causalde mala conducta".52 Las entidades contratantes públicas o privádas ... deben verificar que el contratista se encuentre afiliado ycancele sus aportes al Régimen de Seguridad Social en Salud e informar a las Entidades Promotoras deSalud EPS o a las entidades estatales competentes, de aquetlos eventos en los que haya lugar a revisar losaportes a cargo del contratista... Además de . ., verificar y dejar constancia del cumplimiento de lasobligaciones del contratista frente a los aportes al Sistema durante toda la vigencia del contrato, estableciendouna correcta relaci6n entre el monto cancelado y las sumas que debieron cotizar, retener las sumasadeudadas al Sistema General de Seguridad Social en Salud y girar los recursos a las distintasadministradoras. Obligaciones que deben realizarse en el momento de la liquidación de los respectivoscontratos.... Si como resultado de las verificaciones que en los anteriores términos se efectúen, surgen diferencias,estas deberán ser informadas por las entidades contratantes a la EPS o entidades de control respectivas, oaplicar directamente lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, cuando a ello hubiere lugar.


Dicho contrato contó con todas las exigencias legal.es, tales como disponibilidadpresupuestal No. 50911, registro presupuestal No. 144411, póliza de garantía 24GU038331 del 29 de Agosto de 2011 expedida por a compañía de seguros laConfianza, cuya vigencia data del 25 de agosto de 2011 al 30 de marzo de 2012,la póliza fue aprobada el dta 6 de septiembre de 2011

Como puede observarse, todos los trámites temdieotes a la materialización delcontrato estuvieron dentro de los parámetros. estªblecidos por las normas queregulan la materia y se plasmo en el formato RE-A-CT-31 de Adición - Prórroga,"

la entidad en su respuesta no desvirtúa lo Qbservado,. debido a que el formatout.ilizado se encuentra con el título de "ADICIQN-PRORROGA-MODIFfCACIONCONTRATO", no obstante haberse contemplado en la parte cons.iderativa que"... se necesita garantizar la disponibilidad del sistema. en la sede central y lasterritoriales hasta el 31 de diciembre de 2011 ... ", en la parte resolutiva solo seconsideró la adición del valor del contrato en cuantía de $2.2 millones y las demásclausulas contractuales del contrato de prestación de. serviciQs.no sufren variaciónalguna. Por la anterior, la modificación realizada en el contrato el 25 de agosto de2011, no contempló la prórroga del mismo.

Hallazgo N° 28.- Supervisión del Contrato (D)

Sobre el contrato 419 de 2011, celebrado el 7 de julio de 2011 con el objeto"Elaborar la biografía del Ex Presidente Belisario Be(l¡mcur Cuartas que garanticeel cumplimiento de las directrices establecidas por la ESAP para dicho fin", porvalor de $69 millones y prorrogado hasta el1 de febrerQ de 2012., no se evidenciael cumplimiento del objeto contractual en el término y oportunidad establecido.

Según el acervo documental allegado a la CGR, se evidencian debilidades en lasupervisión efectuada al contrato, dadas en los siguientes hechos:

1) Existe una presunta omisión de parte de la supervisora frente a la terminacióndel plazo convenido (febrero de 2012), dado que considerando la necesidad deefectuar la evaluación del producto entregado por el contratista, debió habersetramitado la prórroga correspondiente para el.desarrollo de esa labor dentro de lostérminos contractuales de tal forma que fuera viable emitir el recibo a satisfacción.

2) Una posible extralimitación de funciones de la supervisora del contrato, según lomanifestado en él oficio sin número, calendado del 28 de Junio de 2012, suscritopor la Subdirectora de Proyección Institucional y dirigido al SubdirectorAdministrativo y Financiero, quien funge como ordenador del gasto, donde informaque acorde a lo aenrado por dicha supervisora "... se acuerda con el contratistarealizar las correcciones correspondientes (sic) en un tiempo de dos (2) meses apartir del.24 de abril de 2012. tiempoque finaliza el 24 de junio de 2012, hechoque da curso a una nueva valoración del producto final y que determinará el

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cumplimiento o no de! contrato... ", toda vez que: 1) el contrato venció el 1 defebrero de 2012, es decir que en el momento de la actuación de la supervisión elmismo no estaba vigente; y íi) es función de la supervisora acorde a lodeterminado en la Resolución 0049 de 2008, en el literal d del numeral 6.4 "emitirconceptos sobre la viabilidad de suscribir adiciones o modificaciones a loscontratos", situación diferente a acordar plazos o tiempos adicionales, cuando esemecanismo es discrecional del ordenador del gasto y acordado entre las partes através de la suscripción de una prórroga, siempre y cuando el acuerdo contractuala modificar se encuentre vigente.

Lo anterior en concordancia a lo establecido en el numeral 7 de la designación desupervisión que textualmente reza "En ningún momento el supervisor estáautorizado para modificar o prorrogar contratos o convenios, so pena de incurrir ensanción disciplinaria y pecuniaria, respectivamente, ya que solamente es elordenador del gasto quien puede y debe autorizar la modificación, suspensión,prórroga o modificación de tos términos según el caso y por escrito". Hecho quedenota una presunta incidencia disciplinaria.

En la Dirección Territorial Risaralda53, se evaluaron 28 contratos de prestaciónde servicios (6 que corresponden al Programa 520 y, 22 de la contratación generalde la Territorial) por valor total de $313.19 millones. presentándose los siguienteshallazgos:

Hallazgo N° 29.- Exactitud de los Registros

Se mobserva lo establecido en el artículo 2, literales "e" y "f' de la ley 87 de 1993 yel numeral 4.2-Gestión de calidad, literal "A" del manual de calidad, la ESAPTerritorial Oulndfo-Rlsaraída presentó las siguientes deficiencias de forma,producto de la revisión a la gestión contractual así:

16-03-11 el C- O En contrato prestación de seobservaron las siguientes deficiencias:• El estudio de conveniencia del área jurldica y el acto

administrativo de justificación del tipo de contratación hacereferencia a celebración de contrato de prestación de

10

53 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Risaralda, Reporte Resultados Dirección Territorial ESAPRisaralda, junio de 2012.

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65

49

60

95

03-09-11

01-09-11

21-06-11

12-12-11

tipo de contrato corresponde a prestación de servicios no Iprofesionales. 1

• El comprobante de egreso N° 2152 del 16-11-11 y en laCuenta por pagar W 944. faltan la firma del ordenador delaasto,

En el C65 de prestación de servicios profesionales, el acta deinicio del 03-09-11 es al)terior a la fecha de suscripción delcontrato que corresDonde al 07~09-11.En el C--49de adqufsición de bienes celebrado con Crisalltex S.Ase observan las siguientes deficiencias:

• No se observa dentro de la carpeta la propuestapresentada por Almacenes "EXfTO" S.A quíen participóen el proceso.

• En el formato evaluación expedido por el decontratación .se relacionan las. propuestas de Cn:;¡aUlexSA por $5.52 millones y Almacenes txitomillones, al revisar el acta de adjudicación DT-04 #014del 25-08-11 se menciona que según estudio, la oferta demenor precio fue la presentada por Crisalltex S.A. por$5.20 millones, razón oor la cual fue adjudicada a este.

En el C-60· de compra venta celebrado con Molano Londoño ehijos Uda. Se presentan las siguientes observaciones:

• La designación del supervisor carece de firma de laDirectora Territorial

En el C-95 de suministro Celebrado con Molano Londoño e hijosLtda.se encontró la siguientes deficiencia:

• Error en el control de entrega de propuestas al permitirsela firma del proportente. Molano Molano e hijos Uda. delproceso de invitación p(lblica 018-2011, registrarse en elproceso de invitaCión 019-2011.

22

98

12-04-11

22-12-11

En el C-22 de prestación de servicios profesionales, se observóQue la propuesta económica es posterior al inicio del contrato.En el C-98 de prestación de servicio se observan las~deficiencias:

• La designación del Interventor del 22-12-11 hacereferencia a que el contrato 098 fue suscrito conAERORUMBOS LTDA, información que es errada.

• El acta de liqUidación está firmada, pero sin fecha.

68 16..09-11

64 01-09-11

14 05..04-11

En el C-68. de. prestación de servicio celebradO con Computiendael acta de Liquidación del. 16-11-11, es anterior al informe deInterventoría para el oaoe V que correspondió al 23-12-11En el C-64 de prestación de servicios celebrado Con ConsultecLtda., el acta de liquidación no presenta fecha, no obstante seencuentra firmada nor la Da.rtes.En el C-14 de prestación de servicios profesionales, falta la firmadel Director Territorial en el acta de liQuidación del 10-01-12.

Elaboró: Equipo Auditor

Lo anterior se debe principalmente a debilidades de control que no permitenadvertir oportunamente el problema, la falta de mecanismos de se.guimiento ymonitoreo lo que conlleva a registros inexactos y a un control inadecuado deactividades que ponen en riesgo el mantenimiento del SCI y el SGC de laTerritorial.


Hallazgo N° 30.- Aprobación de Garantías

Se inobserva lo establecido en el artículo 11 del Decreto 4828/08 y el artículo 2,literales "e" y "f' de la ley 87 de 1993, la ESAP Territorial Quindío-Risaraldapresentó las siguientes deficiencias, producto de la revisión a la gestióncontractual así:

CUADRO N°i6

11

01 24-02-11

Lo anterior se debe principalmente a debilidades de control que no permitenadvertir oportunamente el problema, la falta de mecanismos de seguimiento ymonitoreo lo que conlleva a registros inexactos y a un control inadecuado deactividades que ponen en riesgo el mantenimiento del SCI y el SGC de laTerritorial.

Hallazgo N° 31.- Designación Interventoría

Se ínobserva lo establecido en el artículo 3 de la Resolución 1697 de 2004 de laESAP- Manual de Interventoría y el artículo 2, literales "e" y "f' de la ley 87 de 1993,en la ESAP Territorial Quíndío-Risaralda la designación del Supervisor del Contrato095 de suministro celebrado con Molano Londoño e Hijos Ltda., la realiza el AsesorJurídico de la Territorial y no el Director.

Lo anterior se debe principalmente a falta de mecanismos de seguimiento,monitoreo y conocimiento de requisitos, lo que conlleva a registros inexactos y a uncontrol inadecuado de actividades que ponen en riesgo el sostenimiento del SCI yel SGC de la Territorial.

Hallazgo N° 32.- Liquidación de Contratos

De conformidad con lo estipulado en el artículo 60 y 61 de la Ley 80 de 1993, lasentidades públicas deben liquidar los contratos a fin de finiquitar el estado de los


mismos. Respecto a este tema, en consideración a lo estipulado en la cláusuladecimo octava, del manual de contracción de la ESAP. la liquidación de loscontratos que se suscribe se sujetará a los términ9$.y; oportunidades est~bl~p¡dosen el articulo decimoséptimo fase post-contractual liquidación de contratos. Entérminos de oportunidad, la liquidación por mutuo acuerde se realizará dentro delos 4 meses siguientes a la expiración del contrato o a la expedición del actoadministrativo que ordene la terminación o a la fecha del acuerdo que lo disponga.De igual forma y de manera específica, la entidad reglamenta este tema en laResolución No. 0049 de 2008 en la que determina que a la terminación delcontrato el supervisor deberá proyectar la liquidación.

Sin embargo, en la Sede Central los contratos 384,395,419,449,529, Y 780 seencuentran sin liquidar. Situación que si bien se encuentra dentro de los términoslegales generales, desconocen la normatividad interna de la.Escuela acorde a loestipulado en su Manua.1de Contratación y la Resolución 0049 de 2008.

En la Dirección Territorial Nariño54 con los Contratos .N° 32, 33, 34 Y 27,situación que impide establecer si 10$ contratos descritos concluyeron asatisfacción el servicio prestado o cual es .su estadq actual; igualmente generariesgo para la entidad en cuanto a que estos contratos queden sin el amparo delas pólizas de garantía por superar el término de los 6 meses de la garantíaobtenida hasta después de la liquidación.

En la mencionada Territorial, tampoco se han liquidado los siguientes contratos:

El Contrato de Mantenimiento N° 135 que tiene por objeto ejecución deAdecuaciones locativas y mantenimiento de la sede de la Escuela Superior deAdministración Pública ESAP, Dirección Territorial Naríño, en la Calle 20 N° 28-35int, 5 de la ciudad de Pasto, valor $21.9 millones. Fecha de inicio 27 diciembre2011 y termina 30 de diciembre. No presenta liquida.cióndel contrato ni certifica sila obra fue recibida a satisfacción.

El Contrato N° 127 que tiene por objeto arrendamiento de un salón empresarial,organizado con sillas, mesas, y brindar el apoyo Logístico para el EncuentroCultural y Social de ..la Comunidad ESAPISTA, de la Territorial Nariño - AltoPutumayo, con una capacidad para 400 y el NQ 137 cuyo objeto ~s la prestacióndel servicio de mantenimiento reparación de equipo.sde computo, comunicaciónde propiedad de la ESAPI tampoco se encuentran .Iiquidadosni existe certificaciónde haber recibido a entera satisfacción el servicio.

54 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Na.riño, Reporte Resultados Dirección Territorial ESAP Nariño,junio de 2012

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Hallazgo N° 33.- Adición contrato (F)

En la Dirección Territorial Tolima55 se suscribió el contrato de prestación deservicios profesionales 025 de 2011, al cual se realizó Adición N° 1, sin fecha, por$2.5 millones mensuales, fundamentado en que era necesario continuar con laimplementación y desarrollo de la oferta institucional de capacitación del áreatemática de talento humano, basado en el modelo de competencias laborales, enel ámbito territorial (local y regional) y articular directrices que al respectopromuevan los líderes del proceso de capacitación y el líder de la correspondienteárea temática.

Sin embargo, en el informe presentado por el contratista para el pago, del mescomprendido entre el 11 de noviembre y el 10 de diciembre de 2011, se indica quepreparó dos informes de los seminarios realizados en Ibagué de los municipios delTolima y el de las reuniones mensuales de instalación y planeación de actividades2011 y retroalimentación. Así mismo presentó la realización de cincocapacitaciones fas cuales en el registro de asistencia a evento no presentannombre del evento, ni lugar ni fecha y la evaluación reacción satisfacción tiene lasfechas enmendadas, las actividades realizadas por el contratista no contribuyen alcumplimiento de los fines de la adición del contrato y al valor pagado.

Lo expuesto, debido a falta de control y seguimiento a la contratación y adebilidades de la supervisión, lo que generó detrimento en la cuantía señalada, ala luz de lo estipulado en el Artículo 6 de la Ley 610 de 200056, afectando losprincipios de economía y eficiencia.

Por su connotación fiscal este hallazgo, se traslada al Grupo de Investigacionesde la Gerencia Departamental Colegiada Tolima de la Contrataría General de laRepública.

Hallazgo N° 34.- Diferencia valor de contrato (SA)

En el contrato 089 de 2011 celebrado en la Dirección Territorial Tolima57, por

valor $3.98 millones, para suministrar impresos y publicaciones como apoyo aldesarrollo del subproyecto de capacitación actualización y perfeccionamiento decompetencias para el fortalecimiento de la gestión pública en el departamento delTolirna, se pagó de más $0.25 millones, al no tener en cuenta que el valor de la

55 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Tolima, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Tclima, junio de 201256 Establece por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público representada en la~érdida de los recursos públicos.1 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Tolima, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Tolíma, junio de 2012

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propuesta era de $3.73 millones, IVA incluido, y que el contrato se suscribió por elpresupuesto oficial; situación que se presentó debido a falta de control en laelaboración de la minuta y en la suscripción del contrato y que generó detrimentoen la cuantía señalada, afectando los principios de economía y eficiencia.

Por accionar de la Ccntraloría, el contratista realizÓdevolución del mayor valorpagado en cuantía de $0.25 millones y se constituyo un Beneficio de Auditoriapor recuperación.

Hallazgo N° 35.- Contratos apoyo Misional

Con la Resolución 2151 del 15 de octubre de 2011 se establece el calendarioacadémico general nacional para todos los programa curriculares de pregrado,posgrado y maestría para el año 2011, indicándose que el mismo inicia el 26 deenero y culmina el 11 de junio.

En la vigencia 2011, la ESAP Territorial ToUma58, no dio cumplimiento alcalendario académico general nacional establecido para todos los programasl yaque inició clases el12 de febrero y no el 26 de enero como alfi se dijo; .asfmismoocurrió con la contratación de las actividades que tienen relación directa con famisión de la Escuela, debido a falta de pfaneación e inadecuada toma dedecisiones, lo que afecta la efectividad de la prestación de servicio público deeducación superior, el funcionamiento de la entidad y, el principio de eficacia.

Como detalle de lo anterior, en el siguiente cuadro se puntualizan las fechas en lascuales se firmaron los contratos y se inició la.ejecución de los mismos:

CUADRO NQ17DE

012

014 21-feb-20 11

22-feb-2011013 21-feb-2011

22-feb-2011

017 01-mar-2011 02-mar-2011

581dem

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coordinación en el CDIM de laESAP Territorial Tolima. realizando además asistenciapermanente y continua corno apoyo a los procesosacadémicos de los usuarios de lunes a sábado en labiblioteca CDIM por medio de novedades bibliográficasregistradas en la base de datos OLlB y CDIM para el 2011¡•..•,."'''''''·or ""1"' ••.••..•1",":••" de materi

018

Liderar y coordinar las de y diseñocurricular de los programas de capacitación y reaUzar elacompañamiento y seguimiento a la implementación y eldesarroflo académico con particular referencia al

019

020

Realizar las de en fresno dela territorial Tolima para los programas de proyeccióninstitucional y a los procesos de docencia e021

023Brindar apoyo a fa coordinación académica en todos losprocedimientos académicos y administrativos del proceso de

046

Prestar apoyo a la territorial endifusión mercadeo redacción y recolección de artlculos parael periódico institucional nuevo municipio contactopermanente con los medios de comunicación para fortalecerla presencia de la ESAP Territorial Tolima de su quehacermisional oferta y prestación de servicios apoyo en lalogística y atención de eventos de proyección social comoferias eventos y visitas a colegios y los demás que sugiera la

actívldadE~sconcernientes al manejo delárea de sistemas, sala de sistemas (realizar actividades

060 concernientes al manejo del área de sistemas, sala desistemas y la administración del servidor y los usuarios de lared de la esa t",rr'Ítnri",,1

04-mar-2011

04-mar-2011

Hallazgo N° 36.- Proyecto Fortalecimiento Institucional de la ESAP

14-mar-2011

14-mar-2011

25-mar-2011

16-may-2011

08-jun-2011

04-mar-2011

16-mar-2011

16-mar-2011

29--mar-2011

20-may-2011

08-jun-2011

El Proyecto Fortalecimiento Institucional de la ESAP, fue un requerimiento delConsejo Directivo de la entidad con objeto de darle cumplimiento al articulo 46 dela Ley 909 de 2004 mediante el cual se establece que a (a ESAP le correspondeelaborar los estudios técnicos de las reformas administrativas de las entidadesestatales.

Fue definido mediante el desarrollo de tres fases, de las cuales en la vigencia2011 tan solo se terminó y recibió a satisfacción la fase 1.

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El proyecto se adelantó con la suscripción de contratos de prestación de servicios.entre otros los siguientes: 431. 432. 433,435.436,437,438.439,440,441,443,444,447,472 Y478; los cuales fueron terminados por mutuo acuerdo, conllevandoa que no se cumpliera con las fases 11y 111del proyecto, con el correspondienteefecto sobre la gestión misional de la entidad.

Hallazgo N° 37.- Cumplimiento funciones misionales con Contratación deprestación servicios

En la Sede Central, en la evaluación efectuada a ••la contratación general de laentidad se constató que los contratos 069 de 2011,036 de 2010 y 331 de.200959,se suscribieron para cubrir una necesidad permanente. en el tiempo de labores enla Dirección Nacional, tal como se deduce de los objetos de los tres contratos, asaber: "Apoyo administrativo y de funcionami.ento en el manejo de. sistemas,secretariado ejecutivo, digitación, organización de la .informaciÓn, atención alpúblico, entre otra.s funciones secretariales, para la Dirección Nacionaf", "Prestarsus servicios de apoyo técnico a la Dirección nacionª', en fa gestión administrativay operativa para el cumplimiento. de. sus funciones, .:así como el análisis de. lainformación para el optimo desempeño de las funciones propias. de la DirecciónNacional", y "Apoyo de labores secretariales. realización de comunicaciones ymemorandos que el dire.ctPfrequiera, recepción de llamadas, etc."

Respecto de la Contratación de Prestación de Servicios suscrita para .efPrograma520 se evidenció insuficiencia de personal frente a las labores. misionales deEscuela, toda vez que los recursos asignados, se ejecutan a través de este tipo decontratos y de la contrataci()n de hora cátedra, con s'4s corresponcfientes pag.os deviáticos y gastos de viaje, observándose que Ies labores desarrollacfas por loscontratistas tienen permanencia en el tiempo y Continua necesidad del Servicio..Nótese por ejemplo, que para la elaboración de Ips cfocumentos maestros para larenovación de los re.gistros calificados, se contrataron 26 profesionales para 1.levara cabo esta labor que es completamente de la.misión de la ESAP.

En la ESAP Territorial Atlántico60, se. evidenció qUe se no /cuenta COn unaestructura orgánica de acuerdo a sus funciones y necesidades misionales, porcuanto suscribe contratos de prestación de servicios{ para cargos como: contadorde la Reg.ional, asesorjurfdico y profesional en contratación, Coordinador de CTI(Centro Técnico de Investigaciones), coordinador académico, coordinador de losCETAP en los diferentes Departamentos. coordinador de asesorías y profesionalde cartera y recaudo, además de ser designados como supervisores de contratos,incumpliendo el Decreto 2539 de julio 22 de 2005, por el cual se establecen lascompetencias laborales .generales para los distintos empleados públiCOS de las

59 Celebrados con la misma contratista60 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Atlántico, Reporte ReSUltados DIrección Temtoríal N° 2, junío2012.

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diferentes entidades establecidas en los Decretos ley 170 y 185 de 2005,generando debilidades de control interno que afectan los niveles deresponsabilidad y autoridad de la entidad.

De otra parte, el manual de funciones del Coordinador Académico de la TerritorialAntioquia-Chocó61 establece como propósito principal "Soportar las acciones decapacitación, asesoría y consultoría que presta la entidad, como partefundamental de la misión de promover el desarrollo institucional del sector públicoterritorial". Sin embargo, en lo que va trascurrido de la presente vigencia (año2012), en la Territorial Antioquia-Chocó no se ha asignado una persona para estecargo, lo cual denota falta de celeridad en la gestión contractual de la ESAP, conel riesgo de que se presente incumplimiento de la misión institucional.

Adicionalmente, la eSAP Territorial Tolima62, para la vigencia 2011 suscribiócontratos de prestación de servicios números: 012, 060, 017, 018 Y 006 (apoyotécnico a capacitación, apoyo a sistemas, apoyo técnico académica. apoyo aCEDIM y coordinación área asesoría y asistencia técnica, respectivamente) sintener en cuenta que las funciones realizadas tienen vocación permanente yguardan relación directa con el área misional de la Entidad.

Según lo reportado sobre la Dirección Territorial Nariño63, la ESAP en estaterritorial durante la vigencia 2011, celebró los contratos de prestación de serviciosprofesionales y de apoyo a la gestión N° 09,05, 13,14,15,16,19,20,21,22 Y 26por no existir personal de planta para el desarrollo de las funcionesencomendadas, los cuales se cargan a presupuestos de proyectos de inversión(Coordinadores de los Centros Territoriales de Administración Pública - CETAPSPrograma 520), desempeñan funciones misionales de la entidad y son contratadosaño tras año, los cuales son concebidos para desempeñar actividades de carácterpermanente, tal como lo establece el decreto 219 del 21 de enero de 2004,incurriendo en gastos de inversión que pueden incrementar sus procesosformativos en cuanto a capacitar, inducir y actualizar servidores públicos para elservicio del Estado y de la sociedad, Igual situación presentan los contratos 02que tienen por objeto "Asesorar, coordinar y ejecutar las actividades relacionadascon la organización y seguimiento de la actividad procesal de la ESAP tendientesal mejoramiento organizacional de la gestión juridica que garantice una eficientedefensa litigiosa de la ESAP" y el 011" Prestar los Servicios Profesionales para elapoyo a la Gestión del Area de Capacitación en las lineas de acción por oferta yrespuesta a la demanda de servicios de capacitación y atención de entidades".

61 CGR _ Gerencia Departamental Colegiada Antioquia, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Antioquia-Chocó, junio de 201262 CGR _ Gerencia Departamental Colegiada Nariño, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Nariño, junio de 2012.63 CGR __Gerencia Departamental Colegiada Tolima, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Tolima, junio de 2012.


Asimismo, como parte de la evaluación de los mecanismos de control interno de laDirección Territorial se observó que la estructura. organi.zacional de la entidad noes coherente con la planta de p~rsonal debido a que existen cargos deresponsabilidad que los proveen por medio de. contratación como el asesorjurídico, contador, el encargado de presupuesto, los coordinadores de los Centrosde Administración Pública territorial CETAP lo cual.g~nera que en el momento quese tes termine el.contrato éstos cargos queden sin elfuncionario, fo cual hace quese presente dualidad de funciones y atrasos en.los prpcedimientos respectivos.

Las situaciones expuestas para fas. Sedes de la Escuela referidas, vislumbrancontratación de carácter permanente y sucesiva.qlJecontraviene lo dispuesto en .elArtículo ..10 del Decreto 3074 de 19681'f4 y.la Sentenciade la Corte Constitucional C-614/0965, No obstante, las mismas se presentan debido a que la ESAP no cuentacon planta de personal suficiente frente a sus obligaciones misionales, y quedesde el año 2004 su planta en lugar de aumentar, disminuyó producto de lasdecisiones gubernamental.esde la época, hecho que po es atribuible ala ESAP.

En tal sentido, la Entidad informa: u ••• la contratación <(feprestación de servicios esuna necesidad prácticamente de supervivencia p~ra poder cumplir con susresponsabilidades Legales y Misionales con que cuenta la Escuela...

... De otra parte, la creación de Cargos de •Planta de Personal no es deGobernabilidad de la Escuela pues esta función corresponde. únicamente a laAprobación que se haga desde el Gobierno Nacional; para todos.es conocido quedurante los últimos dos.anteriores mandatos.Presidenciales .(8 años del GobiernoUribe) se estableció la política de achatar el estado .'1.nose permitió la ampliaCiónde Plantas de Personal, sino que por el contrario lo que se buscaba era reducir eltamaño del Estado...

... Esto afectó enormemente a la ESAP, pues en el último rediseño efectuado.a suplanta y estructura en el año 2004 en lugar de fort~lecerla se redujo y ha.stasesuprimió cargos vacantes de personal absolutamente indispensable como loscontadores de las Territoriales, los docentes de planta etc.... "

En el mencionado Oficio 778 dirigido al Director Nacional de la ESAP de la época(2004), se establece entre otras cosas ".... razón ppr la cual, le agradezco quesobre la base de la estructura propuesta, se efectúe. una.reducción de mínimo el40% de los cargos administrativos que permita un margen de ahorro adicional de

64 "Para el ejercicio de funciones de carácter permanente se crearán los empleos correspondientes,y en ningún caso, podrán celebrarse contratos de prestación de servicios para el desempeño de

tales funciones"65 establece que el contrato de prestación de servicios es una modalidad de trabajo con el estado,concebido como un instrumento para atender funciones ocasionales, que no hacen parte del giroordinario de las labores encomendadas a la entidad, o siendo parte de ellas no pueden ejecutarsecon empleados de planta o se requieran conocimientos especializados.

10 No. Bogotá, D.C. Colombia

4.500 millones de pesos en gastos de funcionamíento ...". como consecuencia deesto y ante una casi eminente parálisis de la ESAP, la Administración tuvo querecurrir a solicitarle al Ministerio de Hacienda y Crédito Público la aprobación derecursos para la contratación de servicios personales.

En respuesta a esta necesidad el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. havenido aprobándole a la Escuela la posibilidad de 'vincular personal para atenderlas gestiones propias de la misma, y es así que en cada vigencia fiscal se asignanrecursos con cargo al rubro de funcionamiento "A-1-0-2-14 - RemuneraciónServicios Técnicos" en las siguientes cuantías: Año 32004 $1.029,6; 2005$1.100,2; año 2006 $1.440,0; año 2007 $1.415,8 millones. año 2008 $1.485,2millones, año 2009 $2.330,6 mitlones; año 2010 $3.614,0 millones; año 2011$5.411,0 millones (incluye 1.772 millones del Convenio con el INPEC); año 2012$3.749,0.

La Señora Contratora General de la República emitió una Función de Advertencia,dirigida a los Representantes Legales, Jefes de Control Interno y EntidadesPúblicas del Presupuesto Nacional, calendada del 26 de marzo de 2012,fundamentada en el pronunciamiento de la Corte Constitucional en Sentencia C-614/0966, ",., se concluye que la administración no puede suscribir contratos deprestación de servicios para desempeñar funciones de carácter permanente dela administración, pues para ese efecto debe crear los cargos requeridos en larespectiva planta de personal... Situación que afecta el presupuesto de inversiónde la entidad, ya que se imputan a proyectos de inversión gastos de carácterrecurrente y permanente que deben ser atendidos como gastos de funcionamientode la entidad a través de plantas de personal y de los gastos generales que ellasconllevan",

Respecto a la Función de Advertencia citada, y en virtud del seguimientoefectuado por la Comisión de Auditoría de la CGR, la Subdirección Administrativay Financiera de la ESAP, informa las acciones que durante la presente vigenciafiscal (2012) adelantó la Escuela Superior de Administración Pública:

66 La Corte encuentra que la prohibición a la administración pública de celebrar contratos deprestación de servicios para el ejercicio de funciones de carácter permanente se ajusta a laConstitución, porque constituye una medida de protección a la relación laboral, ya que no sóloimpide que se oculten verdaderas relaciones laborales, sino también que se desnaturalice lacontratación estatal, pues el contrato de prestación de servicios es una modalidad de trabajo con elEstado de tipo excepcional, concebido como un instrumento para atender funciones ocasionales,que no hacen parte del giro ordinario de las labores encomendadas a la entidad, o siendo parte deellas no pueden ejecutarse con empleados de planta o se requieran conocimientos especializados.De igual manera, despliega los principios constitucionales de la función pública en las relacionescontractuales con el Estado, en tanto reitera que el ejercicio de funciones permanentes en laadministración pública debe realizarse con el personal de planta, que corresponde a las personasque ingresaron a la administración mediante el concurso de méritos.

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1. IICon el fin de poder contar con un estudio técnico que soporte la creaciónde planta en la ESAP para atender las crecientes necesidades de laEscuela, se efectuó ha contratación de un EquipOde Rediseño que concluyalas dos fases del Proyecto de Fortalecimiento Institucional que no fueposible realizar en la vigencia 2011, tal que permita con base en ••Iametodología establecida por el Departamento Administrativa de la FunciónPública, presentar a las diferentes autoridades del Estado la solicitud deautorización para que en el presente año sea posible lograr la ampliaciónde planta que permita atender las crecientes neceSidades de la entidad.Labor de la que se espera esté aprobada tanto por el Consejo Directivo dela ESAP como por el Ministerio de Hacienda y Crédito público a más tardaren el mes de noviembre de 2012.

Esto dado que en el año 2004, fue el año en que se efectuó el ultimorediseño de fa Escuela, donde en lugar de ampliar su planta de per::mnalsevio reducida, hecho que ha obligado a contar con Contratos.de prestaciónde servicios para poder atender las responsabilidades legales y misionales.Adicionalmente. desde el año 2006 hasta la fecha, la Escuelaprácticamente ha triplicado su cobertura, por ejemplo en 2006 se contabacon aproximadamente 4.600 estudiantes y en el presente año Se superanlos 12.000; en 2006, se capacitaron cerca de 169.000 personas y a fin dediciembre de 2011, fueron más de 600.000 personas.

2. As! mismo, y con el fin de contar con los recursos que garanticen laimplementación del proceso en la próxima vigencia fiscal, se han efectuadolas solicitudes del caso ante la Dirección General del Presupuesto delMinisterio de Hacienda y Crédito Público, con el fin de que se incluya enpresupuesto as.ignadoa la ESAP para el.año 2013, un monto estimado encerca de $14.000 millones de pesos en gastos de funcionamiento parafinanciar la creación de los cargos de planta de persona' que requiere laEscuela.

En la reciente reunión del marco de gastos de mediano plazo, convocadapor la Dirección de Presupuesto el pasado miércoles 11 de julio de foscorrientes se ratificó dicha solicitud, la cual en principio. fue afirmativa porparte de las autoridades presupuestales del Ministerio de Hacienda y elDepartamento Nacional de Planeacíón".

2.1.2.2 Convenías Interadminístratívas

Durante la vigencIa 2011, en la Sede Centra.1 de t.a ESAP se suscribieron 30convenios interadministrativosp.or valorde $1.2.996.3 millones, de los cuales laCGR evaluó 8 por valor de $11.134 millones. Los convenios evaluados fueroncuatro (5) con la OEI, uno (1) con el Ministerio de Interior y de Justicia, uno (1) conla Presidencia de la República y uno (1) con el fNPEC.

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A continuación se presentan los resultados del análisis de esos convenios y detres convenios marco evaluado en la Dirección Territorial Tolima:

Hallazgo N° 38· Convenios OEI

Durante la vigencia 2011, se suscribieron 4 convenios interadministrativos con laOrganización de Estados Iberoamericanos - OEI, por valor total de $6.168millones, con los objetos que se detallan a continuación:

CUADRON°18CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS CON LA oel

valOfE!S en millones de pe~¡os

"Aunar esfuerzos administrativos, financieros, loglsticos y humanos, con el deplanear, organizar coordinar y ejecutar actividades de asesona, asistencia técnica yacompañamiento con población afrocolombiana, Palenquero, para generar mejoresniveles de gestión pública y gobernanza en territorio afrocolombíano y paíenquero; en40 municipios ubicados en los departamentos de: Valle, Antioquia, Bolívar y Atlántico, le

Choco ... "

. $1:898

053 "Con el fin de· desarrollar programas de capacitación· que conlleven la generaCión deconocimiento emprendedor y empresarísmo, gestión de proyectos e innovación enmunicipios colombianos seleccionados, para incrementar capital humano y la capacidad

estudiantes" .esfuerzos administrativos, financieros, logísticos y humanos con el fin de

054 fortalecer la competencia de "Creatividad e innovación" y la competencia de"Orientación al usuario y al cíudadano" en servidores pÚblicos de! nivel profesional,técnico y asistencial. vinCulados al sector público y de la comunidad en losdepartamentos y municipios seleccionados, a través de un proceso y sus componentesque apoyan el desarrollo de las competencias comporta mentales, dentro de losdiferentes de laTOTAL

Fuente: Convenios 050,

En los expedientes contractuales de los convenios de cooperación 050, 051, 053 Y054 suscritos con la OEI se presenta informe financiero que no demuestra laejecución de los recursos aportados, toda vez que refiere unas cifras sin queevidencie el desglose y soporte del gasto realizado. Nótese por ejemplo el rubrode apoyo logístico en el que se presentan valores ejecutados sin que se conozca aque corresponden; igual situación con el rubro de viáticos y transporte, entre otros.Situación que no permite a un tercero, en este caso el Órgano de Control,determinar la debida ejecución de tos recursos públicos en términos de eficiencia,eficacia y economía.

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.800

$6.168

Adicionalmente, en el caso.de. los pagos por honorarios y servícícs técnicos, quees el rubro más significativo, llama la atención que. los ejecutores de los cuatroconvenios son los mismos, teniendo en cuenta que tos.equipos ejecutores en losconvenios 050, 051 Y 053 están conformado por tres personas yen los convenío053 y 054 por cuatro personas, donde los ejecutores son los mismos, sin que seaposible determinar a qué actividades corresponden 10$ valores cancelados.y por lotanto, determinar la debida ejecución de los recursos públIcos en términos deeñciencía, eficacia y economía.

A continuación se presentan los valores establecidos por el concepto dehonorarios y servicios técnicos:

Por lo anterior y con el fin de determinar la debida ejecución de los recursospúblicos invertidos en estos convenios en térmInos de la gestión fiscal, se solicitael inicio de un trámite especial.

Hallazgo N° 39.- Convenios Interadministrativos Nivel Central

Con el fin de elaborar el estudio técnico de escisión del Ministerio del Interior y deJusticia, de acuerdo con las políticas,.lineamientos y orientaciones impartidas porla Función pública, la ESAP suscribró entre otros los contratos 041, 046, 050 ':1058, con productos tales como: Actualización del diagnóstico, documento dePropuesta y proyectos de decretos y actos adminIstrativos. En fas contratos 046 y050 se pactaron exactamente las mismas obligaciones (Clausula Segunda) peroen ninguno de ellos se determinó la responsabilidad específica frente a la entregade los productos.

Los dos contratistas encargados de .Iadirección de este proyecto (contratos 041 y058) terminaron los contratos, el 9 de mayo de 2011, por mutuo acuerd.o Sin quese terminaran de cumplir las tres fases programadas. En el contrato· 058 elcontratista aduce que termina el contrato por cuanto: "ha sido contratado pararealizar varios estudios de manera inmediata .que .no .Ie permitirían desarrollar acabalíoad las obligaciones del contrato 058". A pesar.de no contar con.estos dosprofesionales la ESAP cumplió con los productos. a entre.garen virtud del convenio

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(Decretos de Agosto de 2011 ), situación que demuestra que el número decontratistas contratados no obedeció a un estudio técnico que permitiera sabercuántos profesionales eran necesarios y que denota falencias en la planeaclón dela gestión contractual.

De otra parte, los estudios de conveniencia presentados para suscribir loscontratos mediante los cuales se desarrollara el contrato tnteradministrativo con laPresidencia'", establecieron un número de contratistas que adelantaron laslabores sin que la cantidad de personas contratadas obedeciera a una justificaciónsustentada en un estudio técnico que así lo determine.

Es así que la ESAP suscribió entre otros los contratos 298, 305, 306, 333. 345,377, 384, 395 para adelantar este proyecto y determinó que para asesorar yacompañar su desarrollo eran necesarios 2 profesionales para el análisis de lainformación; que se hacia imperativo la contratación de 5 profesionales y pararecolectar y organizar la información era necesario contratar 12 profeSionales. Noobstante, no reposa en la documentación allegada soportes sobre ladeterminación de la cantidad de profesionales a contratar de tal forma que permitaverificar que la entidad racionaliza el gasto público y contempla los principios de lagestión fiscal en términos de economla, eficiencia y eficacia.

Hallazgo N° 40." Convenios Marco Territorial Tolima

La Territorial Tolima de la ESAp68. en la carpeta del convenio Marco deCooperación Interadministrativo N° 011, no reposa Certificado de DisponibilidadPresupuestaí, a pesar que la ESAP territorial se está comprometiendo en $17,10millones, ni acta de liquidación.

Así mismo en el Convenio Marco de Cooperación Interadministrafivo No. 21 nose refleja cual es el aporte de cada una de las partes contratantes para determinarla modalidad o naturaleza contractual; situación ocasionada por debilidades en laetapa precontractual y pfaneación de los convenios, lo que pudo generardivergencias en materia contractual por imprecisiones en tos documentos quehacen parte integral del contrato,

En el Convenio de Cooperación Interadministrativo N° 20 del 2011. cuyo objeto esconcertación de esfuerzos interinstitucionales para que los estudiantes de últimosemestre del programa de pregrado en administración pública territorial, puedanrealizar la práctica administrativa, como opción de grado en CASAMOTOR S.A.",se encuentran las siguientes situaciones:

67 Alta Consejeria Presidencial para la reintegración Social Económica de Personas y GruposAlzados en Armas.ss CGR - Gerencia Departamental Colegiada Tolima, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Tolima, junio de 2012.

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• En los Estudios previos, ítem 9, se exige en los requisitos técnicosmlntmos: "Entidad pública que llene los requisitos y esté dispuesta apermitir la realización de. prácticas administrativas .... " y se contrata con unasociedad Anónima de naturaleza privada.

• La denominación del convenio. no es acorde con la modalidad contractualllevada a cabo.

Debido a incorrectas decisiones administrativas y debilidades en la etapaprecontractual del convenio, lo que pudo generar ineficacia en la gestióncontractual.

2.1.2.3 Contratos de Obra Pública

En la Sede Central de fa ESAP se evaluaron tl contratos de obra pÚblicacorrespondientes a la construcción, adecuación y mantenimiento de las Sedes· dela Escuela en Bogotá,. Santa Marta, Norte de Santander y Nariño; de la evaluaciónefectuada, se desglosan los siguientes resultados:

Hallazgo N° 41.- Sede Central Bogotá

Contrato 881 de 2011: Suscrito con Consorcio Oficinas de.Bogotá, con el objetode: "Realizar la adecuación de oficinas.de la sede central de la SSAP, que tienecomo objeto la ejecución de obras civiles, suministro e instalación de. redeseléctricas, voz datos entre otro« todo de conformidad con los pliegos ..decondiciones de la licitación pública No.•SC·101MSAF-;()79-2011 y la propuesta quehace parte integral del presente contrato", el 29 de diCiembre de 2011. porvaJor de$478.078.742.20, con un plazo de 4 meses eentadosa partir del acta de inicio, alcual fue suscrita el 23 de febrero de 2012.

La CGR evidencia demora en la suscripción del acta de inicio, toda vez que entrela suscripción del contrato y la de la mencionada acta transcurre cerca de 2meses, hecho que es imputable al contratista pese a las gestiones y solicitudes deinformación efectuadas por la interventoría y la supervisión. del contrato. Noobstante, el supervisor designado por la ESAP manifestó. a la oficina jurídica lainconformidad por .Ia dilación en el. inicio del contrato y la solicitud de aplicar lacláusula 10.1 Penal Convencional de Apremio, frente a 1.0 cual no se evidenciaacción alguna de parte de dicha área de fa.entidad.

De otra parte, llama la atención la ejecución de las obras contratadas ya quesegún la última acta de supervisión que reposa en el expediente contractual y quedata del mayo 7 de 2012, se evidencia que la obra muestra un retraso del 42%;situación preocupante dado que a junio de 2012, debía darse ta entrega asatisfacción de la obra acorde a los plazos convenidos.

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Sin embargo, y considerando la respuesta de la entidad, el 21 de junio de 2012 setramitó solicitud de prórroga del contrato en 45 días en razón a modificación de losestudios previos a causa de condiciones no previstas que se identificaron en laetapa de ejecución de obras. Trámite administrativo sobre el cual se desconocesu formalización y que afecta la situación jurídica y continuación del contrato.

Hallazgo N° 42.- Sede Santa Marta

Contrato 323 de 2011: Suscrito con G y G Construcciones Ltda., el12 de mayo de2011, por valor de $126.8 millones, con un plazo de 4 meses a partir del acta deinicio, con el objeto de: "... Elaborar los estudios y diseños arquitectónicos ytécnicos así como adelantar los trámites de permisos y obtención de licenciasnecesarias para la construcción de la CETAP (Centro Territorial de AdministraciónPública) ubicada en la avenida libertador NO.24-063 Santa Marta (Magdalena),todo de conformidad con los pliegos de condiciones y adendas del Concurso deMeritos abierto con propuesta técnica simplificada No.SC-1 01-SAF-DT -02-010-2011 Y la propuesta que hace parte integral del presente contrato".

Verificada la ejecución del contrato, se observa que a 30 de septiembre de 2011se prorrogó el contrato hasta el 14 de noviembre del mismo año. No obstante,obra en el expediente solicitud del jefe de la oficina jurídica al supervisor,calendada del 12 de diciembre de 2012 para aclarar las razones por las cuales nose ha entregado el producto. De lo que se concluye que el contrato no se cumpliódentro del plazo contractual pactado. Situación que se reafirma con la respuesta alas observaciones dada por la ESAP, donde se establece que a marzo de 2012,(casi a 4 meses de terminado el plazo establecido) se da por cumplido el objetodel contrato y se procederá a la respectiva liquidación, la cual también estará porfuera de los términos de ley.

Manifiesta la ESAP en su comunicación del 27 de junio de 2012 en respuesta a lacomunicación de observaciones, "Mediante Acta No. 12 de fecha Noviembre 15 de2011 (anexo 7), el consultor entregó los diseños del proyecto al supervisor delContrato designado por la ESAP, con fecha de marzo 5 de 2012 como consta enel Acta No. 13 (anexo 8) el contratista y el supervisor designado por la ESAP danpor cumplido el objeto del contrato, y el supervisor se comprometió a revisar ladocumentación para proceder con la respectiva liquidación del contrato"

Revisados los soportes presentados en la respuesta, se evidencia:

1) El acta 12, cuyo asunto es la entrega final del contrato 323 de 2011, no seencuentra completa ni es concluyente frente a lo que se recibe.

2) En el anexo 8 reposa un acta, identificada como "Acta de Entrega Final Número013" del 5 de diciembre de 2011, cuyo asunto es "Control y seguimiento delcontrato 323 de 2011, de acuerdo a lo establecido en la Cláusula segunda,


numeral 19", Y con agenda de: 1) Observaciones deja consultoría; 2) entrega dedocumentos finales y 3) licencia de construcdón ori.g.inal;tampoco concluyentesobre el recibo a satisfacción del objeto contractual ni de la terminación delcontrato.

De otra parte, informa la ESAP que en dicIembre 2ª de .2011 ~u~cribió conveniointeradministrativo con FONADE para la.construcción de este proyecto, por lo quefue necesario hacer la entrega de la totaUdad de Jos diseños .desarroUadosporGYG frente a los cuales •FONADE requ.irió aClaraciólJY complementación v • Hechoque conllevó a que durante los .meses de enero,. f~brero y marzo de 2012 seadelantaran reunione~ entre la ESAP, FONADE y GYG respecto al anáU~i~de.lo$diseños que según las actas allegadas (algunas sin la totalidad de las firm(¡;1s)aúnpresentan situaciones pendientes.

Según el acta.de marzo 5 de 2012. "FONADE, GYG y el supervisor designado porla ESAP señalan que. los diseños y -.estudio~ pueden recibirse" No •obstante,refiere el texto del acta que "GYG Construcciones Uda., se.compromete a realizaracompañamiento a la construcción según lo estipulado en el .col}trato.presenta alguna observación de los diseños GY<P Construcciones Uda.,compromete a solucionarlo". Hecho que denota que no hay seguridad en el reciboa satisfacción del contrato.

Llama la atención que se suscriba contrato con FO;NADE,ien diciembre de 2011cuando aún no se contaba con los diseños resultado del c()ntrato con GYG, y quese supone son prerrequisito para ta contratación de Ia suscripción de. la obra,situación que afecta la debida ejecuci.óndel convenio. ya que como lo manifiestael mismo FONADE en comunicación del 27 de enero de. 2012 "Comentamosigualmente la importancia de contar con los productos finales de diseñoespecialmente para el proyecto de construcción de Iª sede de la ESAP en SantaMarta teniendo en cuenta que la ruta critica para el· proyecto se encuentravinculada a esta ejecución y.en caso de sobrepasar 19sti.emposestimado$ pararevisión de la información inicial estimado en dos .•meses, podríamos presentarrezag.ospara el cumplimiento del mismo afectando de esta manera el flujOde.cajade los proyectos".

Hallazgo N° 43•.• Sede Norte de Santander .. Cúcuta

Contrato 779 de 2010: Suscrito con CONSORCIO; DEL CARIBE, el .27 dediciembre de 2010, con objeto de: "... Contratar la primera fase de las obras civilescorrespondientes .al reforzamíento de la. estruct(Jraide la sede, la ampliación yconstrucción del cuarto piso y la construcción del.·foso·.para el ascensor de laTerritorial Norte de Santander -Arauca en la ciudad de Cúcuta, de acuerdo a loestablecido en los pliegos de condiciones de la licitación pública.No. SC-101~SAF•.NTS·145~2010,adendas y la propuesta presentada por el contratista la cu.alhaceparte integral del contmio"; por va.lorde $401.5 mil'one~,.con un plazo de 4 meses

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a partir del acta de inicio, suscrita el 14 de febrero de 2011. Se solicitaron dosprorrogas 14 de junio y 12 de agosto de 2011.

El 5 de septiembre de 2011 se realiza visita a la obra, de la cual se levanta un acta"que establece incumplimientos tales como: 50% de cumplimiento del ítem 8.1Ascensor; Item 9.3 Construcción cuarto de máquinas este trabajo no fueejecutado. Lo que permite inferir que las obras que no se han ejecutado por partedel contratista ascienden a $45.476.803, además de determinaron obras quepresentan defectos de calidad requieren de su demolición y de ser ejecutadasnuevamente, ascienden a $7.000.000. Así mismo se pudo verificar que con lasobras ejecutadas por el Consorcio Caribe se ha visto afectada la infraestructurapreexistente, en situaciones tales como: Humedades, filtraciones y daños deimpermeabilización".

La última actuación presentada en el expediente contractual corresponde a unborrador de Resolución que busca i) declarar el incumplimiento del contrato 779 yla ocurrencia del siniestro con relación a la póliza por los amparos de cumplimientoy calidad y correcto funcionamiento de los bienes y servicios suministrados encuantía total de $160,5 millones y ii) imponer al contratista la sanción penalpecuniaria, por valor de $40,1 millones.

Sin embargo, la gestión correspondiente no se ha adelantado, denotandopermisividad de la ESAP frente a los incumplimiento de los contratistas y falenciasen la efectividad de los procesos resarcitorios a favor de la Escuela, adicional alriesgo de pérdida de los recursos públicos invertidos en cuantía de $347 millones,en atención a que los términos contractuales están vencidos y denota elincumplimiento del objeto contractual.

Contrato 822 de 2011: Suscrito con GESTION RURAL y URBANA LTDA, el 28de noviembre de 2011, por valor de $484.6 millones, con un plazo de 4 meses apartir del acta de inicio, 30 de marzo de 2012, con el objeto: tlRea/izarla segundafase de las obras correspondientes a la construcción del cuarto piso,mantenimiento, fachada y pintura general de la sede de la territorial Norte deSantander-Arauca en la ciudad de San Jose Cúcute".

El 27 de enero de 2012 se desplazó a la sede de Cúcuta el supervisor del contratoy verificó que las obras adelantadas con cargo al contrato 779 de 2010 (18 Etapa)presentan problemas de calidad, estableciendo que no es posible adelantar lostrabajos del contrato 822 y que por lo anterior considera que es viabletécnicamente proceder con la suspensión del contrato, el cual según acta desuspensión firmada el 30 de marzo de 2012 fue suspendido hasta el 30 de mayode 2012 y luego con acta de ampliación de suspensión, la misma se corrió hasta el30 de julio de 2012. Siendo la causal de dichas suspensiones el incumplimientodel contrato 779, el cual no ha sido declarado formalmente por la ESAP, y que porlo tanto deja sin piso jurídico la suspensión referida.

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la CGR evidencia deficientes procesos de planeaCiónde la gestión contractual dela ESAP toda vez que se contrata la realización de una segunda fase de unasobras cuando no se ha recibido a satisfacción. la primera, considerando que éstaes prerrequisito para la otra; tal como Jo demuestra la causal de suspensión delcontrato 822.

Adicionalmente, denota debilidades en el seguimiento a la ejecución contractual,toda vez que se demora cerca de 4 meses la suscripción del acta de inicio,respecto a la fecha de suscripción y perfeccionamiento del contrato. Situación queaunado a que a igual fecha de acta de inicio (marzo 30 de 2012) se suscribe.elacta de suspensión del contrato, evidencia una gestión contractual ineficaz,inoportuna, ineficiente y que no contribuye al cumplimiento de los fines de laESAP.

Por lo expuesto, se evidencian deficiencias en los procesos de planeación de lagestión contractual de la ESAP sobre los cuales advierte la •CGR, ya que sepueden ver afectados los procesos contractuales y los. resultados esperados, endetrimento de la gestión institucional de la Escuela 'ti de.1adecuado. y oportunomanejo de los recursos públicos frente a las neces.id~Qesy fines que se qUierenatender.

Hallazgo N° 44.- Sede Nariño

Contrato 778 de 2010: Suscrito con INGENIERIA ASESQRIAS COMERCIOINVERSIONES LIMITADA - INACI l TOA, el 24 de diciembre de 2010, con elobjeto de: "Realizar las obras civiles correspondientes. a la construcción de laprimera fase de infraestructura de la Nueva Sede Territorial Nariño de la ESAPubicada en la calle 14 No.24 .•42 en la ciudad de Pasto<de acuerdo a los pliegos decondiciones de la licitación pública No. se..-1 01...SAF-N.AR-144-201 O adendas y lapropuesta presentada por el. contratista la cual hace parte inte.gral .del .contrato",por valor de $3.496.6 millones, con un plazo de 7 m.eses, contados a partir delacta de inicio la cual se dio el 25 de febrero de 2011.

El contrato fue suspendido por cinco (5) veces hasta el 30 de diciembre de 2011,situación que a su vez obligó a la solicitud de autorización ante el ONP deviabilidad para el traslado presupuestal - vigencias expiradas para soportar tosgastos y pagos correspondientes.

Según información de la Sede Central de la ESAP las suspensiones referidas sedieron como consecuencia del incumplimiento del contrato 431 de 2010 suscritocon G y G Construcciones ltda., que tuvo como objeto: "Elaborar los estudios ydiseños técnicos, asf como los trámites de permisos y obtención de licenciasrequeridos para la construcción de la Sede de Nariño! tQdo de conformidad con lospliegos de condiciones". Del cual declarado el incumplimiento.•la ESAP informa el

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pago y consignación de los amparos de cumplimiento y calidad del servicio encuantía de $81.5 millones.

De otro lado, llama la atención que se efectúa gestión contractual considerandolos resultados de un contrato que no había sido recibido a satisfacción y quedados los incumplimientos reflejan la inadecuada planeación de la contrataciónque en este caso ocupa y que de una u otra forma, es la misma situacióndetectada por la CGR en los contratos de obra de la Sede de Norte de Santander.

Según lo reportado por la Gerencia Departamental Colegiada Nariñ069 respecto alestado actual del contrato acorde al seguimiento efectuado directamente en laTerritorial, "una vez superadas la suspensión generada por el contratistaincumplido que obligó a la ESAP a la parálisis de la obra durante toda la vigencia,con fecha 29 de diciembre de 2011, se giró el anticipo por valor de $1.398.6millones, a favor del Contratista de Obra, INGENIERíA ASESORIAS COMERCIOE INVERSIONES UMITADA- INACl LTOA. Valga precisar que sin embargo estevalor no se ha desembolsado, por cuanto la ESAP ha tenido la precaución depreservar los recursos públicos destinados a este proyecto y porque en laactualidad se encuentran terminando las actividades relacionadas con el ajuste alos estudios y diseños de conformidad a lo ordenado por los actos administrativosexpedidos por la Dirección de Patrimonio del Ministerio de Cultura y la CuraduríaUrbana N° 1 de la Ciudad de Pasto, que otorgaron las autorizaciones yviabilidades para intervenir el inmueble de conservación que no podía demolerse.

En la presente vigencia fiscal, 2012, fue necesario efectuar la adición referenciadaen el numeral 2.5 de este escrito con las actividades que a la fecha se encuentraen ejecución y de las cuales, el4 de mayo de 2012, el contratista entregó el ajustea los diseños del proyecto arquitectónico y los cálculos y ajuste de los diseñosestructurales, debidamente aprobados por la interventoría y la supervisión de estecontrato, razón por la cual se encuentra en trámite el primer pago del valor total dela adición equivalente al treinta por ciento (30%), por valor de $55.566.000,00incluido ellVA y que corresponde a la factura 0385 del 17 de mayo de 2012. Asímismo para demolición se cuenta con las recomendaciones del profesionalRestaurador, en relación con los procedimientos a seguir para la demoliciónparcial del inmueble en razón a que es imprescindible garantizar la estabilidad delsector a conservar como Patrimonio Cultural de la Ciudad de Pasto.

Así las cosas, el avance en las actividades de ajuste a los estudios y diseños, seencuentra actualmente en el sesenta por ciento (60%), de conformidad con elúltimo informe de la interventoría.

69 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Nariño, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Naríño, junio de 2012.

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De otro lado en relación con el estado de las obras, se informa que se hanrealizado las exploraciones y levantamiento detallado de todos los elementos quecomponen el inmueble patrimonial, con el propósito de conservar y reutilizar loselementos originales que se puedan emplear en la restauración del área que se vaa mantener por su carácter de Patrimonio Cultural, se ha comenzado con eldesmonte de las tejas originales de la edificación, la ubicación de las barandas demadera que se reutilizará, se instaló la valla de información a la comunidad yestán en la preparación de la actividad tendiente a la etapa de apuntalamiento yconstrucción de sobrecubierta del sector a conservar."

Por lo expuesto en los hallazgos 42,43,44 Y45, se evidencian deficiencias en losprocesos de planeación de la gestión contractual de la ESAP sobre los cuales laCGR advierte la necesidad de actuaciones precisas y oportunas por parte de laentidad, ya que se pueden ver afectados los procesos contractuales y losresultados esperados, en detrimento de la gestión institucional de la Escuela y deladecuado y oportuno manejo de los recursos públicos frente a las necesidades yfines que se quieren atender.

Hallazgo N° 45•..Obras de adecuación en salones (F)

En el Contrato N° 095 de 2011, suscrito en la ESAP Territorial TOlima7o, paracontratar la obra pública para las adecuaciones necesarias de pisos, cielo raso,cubierta y tanque, por un valor inicial de $57,73 millones y un valor adicional$13,94 millones, para un total de $71,68 millones se presentan ¡nefectividad yfaJtanteen la inversión discriminada así:

-Descripción Unidad C8nti Precio con Valor Total

dad AlU $mlllonesSe presenta gotera en el Salón 204 yel Salón103 se inunda cuando llueve haciendo ¡nefectiva

m2 1,65 s 0,079 s 0,131la inversión en el cielo raso en lámina 60 x60 enfibra mineral yestructura de aluminio

No se encontró el item marquesina perfilería en m2 14.4 s 0,242 $ 3,48aluminio con vidrio templado en zona de escalera

Total $ 3,61! :,Fuente .:Equl!,~a~(jltor

70 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Tolima, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Tolima, junio de 2012.

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Debido a deficiencias en la ejecución y supervisión de las obras, lo que generódaño patrimonial en la cuantía de $ 3,61 millones. Por su connotación fiscal estehallazgo, se traslada al grupo de Investigaciones de la Gerencia DepartamentalColegiada Tofíma de la Contraloría General de la República.

2.1.2.4 Licitaciones Públicas

Según lo evaluado en la Sede Central respecto a este ítem, se observó:

Hallazgo N° 46.- Pago por Diferencias Tarifarias

La Escuela Superior de Administración Pública, a través de la licitación pública,suscribió el Contrato 484 de 2011 por la suma de $1.770.4 millones, con el objetode "Suministro de tíquetes de transporte aéreo nacional e internacional para losfuncionarios, contratistas y demás personal que requiera la ESAP para eldesarrollo de la misión de la Entidad".

Durante la ejecución del contrato se ha venido pagando un valor aproximado de$7.71 millones por concepto de "DIFERENCIAS TARIFAR/AS"; esta situación haobedecido a la falta de aplicación del principio de planeación, por cuanto se


expiden actos administrativos mediante los cuales se confieren comisiones deservicios que deben ser derogad<;isy asignado el tiqu(¡lte.a otro funcionario o enotra fecha al mtsmo, circunstancia que.genera el ¡¡Revisadode los tiquetes" y en.lagran mayoría de ocasiones el pagOde diferencias.tarifarías,.por cuanto se debenasumir cambios en la rutas y premura en la compra. de tiquetes. No obstante,estos recursos no implican mayores valores pagados dado el contrato mismo y losbeneficios convenidos.

2.1.2.5 Otro Tipo De Contratos

Hallazgo N° 47.- LICENCIAS SOFTWARE ON UNE (eA)

El dfa 21 de diciembre de 2011, la ESAP suscribió el contrato.NO.868de 2011 conCORPORATE EOUCATION SOLUTIONS S.A.S por 'ª suma de. $150.8 millones!.con el objeto de: "El contratista se obliga con la ESA? con autonomía Técnica yAdministrativa a entregar a titulo de venta 1.000 Ucencias para el acceso y usoindividual de un software onUne especializado para. el aprendizaje del idIoma. Ir "Ing es....

El día 29 de diciembre la entidad suscribe con el mismo contratista el contrato 882con el mismo objeto: "El contratista se obliga con la .E~AP een autonomía técnicay administrativa a entregar a titulo de venta 5.824.LICENCIAS para el acceso yuso individual de un software ONLlNE especializago para el aprendizaje delidioma inglés", por la suma de $608.0 millones.

De acuerdo con los estudios de conveniencia yoportunidad la oferta presentadapor la firma contratista para los dos contratos es la siguiente:

Teniendo en cuenta que la ESAP incumplió el precepto legal que obliga a lasentidades estatates a que sin importar la<modalidad ..de selección que utilicendeben velar por el cumplimiento del deber de selección objetiva y que cuandosolamente se recibe una oferta, el deber de selección Objetiva se cumplecomparando este ofrecimiento. con el. estudio que previamente ha efectuado la

10 No. 19-64 P.S P8X: 3537700 Bogotá, D.C. Colombia89

entidad como son las condiciones y precios del mercado tal como lo establece elartículo 29 de la Ley 80 de 1993, que preceptúa: "Es objetiva la selección en lacual la escoqenci« se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los finesque ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, engeneral, cualquier clase de motivación subjetiva.

Ofrecimiento más favorable es aquel que, teniendo en cuenta los factores deesooqencie, tales como cumplimiento, experiencia, organización, equipos, plazo,precio y la ponderación precisa, detallada y concreta de los mismos, contenida enlos pliegos de condiciones o términos de referencia o en el análisis previo a lasuscripción del contrato, si se trata de contratación directa, resulta ser másventajoso para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factoresdiferentes a los contenidos en dichos documentos, sólo alguno de ellos, el másbajo precio o el plazo ofrecido. Si el plazo ofrecido es menor al previsto en lospliegos de condiciones o términos de referencia, no será objeto de evaluación. Eladministrador efectuará fas comparaciones del caso mediante el cotejo de losdiferentes ofrecimientos recibidos, la consulta de precios o condiciones delmercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismosconsultores o asesores designados para ello".

Por lo anterior, se evidencia una vulneración a este precepto legal que conlleva aun presunto detrimento patrimonial en cuantía de $40 millones por cuanto laentidad adelantó dos procesos contractuales con el mismo objeto y con el mismocontratista sin tener en cuenta que comprando a mayor escala podría obtener unmayor beneficio, es decir que no aplicó el principio de economía que busca "queen igualdad de condiciones de calidad los bienes y servicios se obtengan al menorcosto".

La ESAP mediante oficio DN100-2012-JQ265 de 3 de julio de 2012 reconocecomo beneficio de auditoría, un acuerdo con el proveedor de las licencias y ajustecontractual en cuantía de $40,.3 millones, por cuanto se consideró el valor de todaslas licencias a $90 mil cada una, para lo cual se compensó el valor del contratocon tiempo de servicio hasta el mes de julío de 2013. Por lo anterior, se obtieneun beneficio de auditaria en la cuantía señalada ..

Hallazgo N° 48.- Contrato de Arrendamiento (O)

El contrato No. 127 de la Dirección Territorial Nariño71• que tiene por objeto"Arrendamiento de un salón empresarial, organizado con sillas, mesas, y brindar elapoyo Logístico para el Encuentro Cultural y Social de la Comunidad ESAPISTA,de la Territorial Nariño - Alto Putumayo, con una capacidad para 400 personas.Por valor de $12.4 millones.

71 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Nariño, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Nariño, junio de 2012


El decreto 2474 de 2008 en su arto 83 establece que los arrendamientos yadquisición de bienes inmuebles se puede hacer mediante la negociación directa,acorde con el numeral 3,3 del manual de contratación de la entidad donde seanota que la ESAP tramitará bajo la modalidad de contratación directaarrendamientos y adquisición de muebles, entendiéndose •este tipo dearrendamiento el cual se le debe exigir otro tipo de requisitos en este caso segúnel objeto del contrato en la parte correspondiente "brindar el apoyo logístico para elencuentro cultural y social de la comunidad ESAP/STA" se observa que se tratade un contrato de prestación de servicios el cual no debió adjudicarse en lamodalidad contratación directa sino bajo el proceso de contratación de mínhnacuantía.

La consecuencia de lo anterior se enmarca en la falta de observancia de losrequisitos requeridos en el momento de definir una contratación en el sentido deprecisar las modalidades de contracción con el fin de no permitir evadir el procesode selección der contratista hecho que puede generar el principio de la selecciónobjetiva. Hallazgo de carácter disciplinario.

2.1.3 Gestión Presupuestal

Durante la vigencia 2011, el comportamiento presupuestal de la ESAP estuvodado de la siguiente manera:

CUADRO No. 21INGRESOS

CIFRAS EN MILLONES DE PESOSPorcentaje de Ej_cuclón

Presupuesto Presupuesto (Presupuesto EjecutadoDescripCión Definitivo Elec;utado ¡PresupuestoDefini.tlvo)

~R~e_c_ur~so_s~d_e_C_a~p_it_al~~__ ~ __ ~30~.4~8~0~,0~0444.564,~6699~•.~ ~_1_46_~_o ~Contribuciones Parafiséales 66.000,00 ~ 131%

Recursos Propios 7.840,30 16.496,77 210%

TOTAL INGRESOS 104.320,30 147.434,14 141°/0Fuente: Oficina de presupuesto ESAP - Papeles de trabajo equipo auditor

CUADRO No. 22EJECUCION DEL REZAGO PRESUPUESTAL DE 2010

CIFRAS EN MILLONES DE PESOS

VIGENCIASEXPIRADAS

2.330,54

REZAGO PRESUPUESTAl EJECUCiÓN DEL REZAGODESCRIPCiÓN AL CIERR¡;[)¡;~º1º. PRESUPUESTAL DE.2Q10

Reservas Presupuestales ~ 5.021,05Cuentas ecr Pagar 4.515,21 4.515,21 o

Fuente: Oficina da presupuesto ESAP - Papeles de trabajo equipo auditor

CUADRO No. 23


CIERRE PRESUPUESTAL -CONSTITUCION REZAGO PRESUPUESTAL

AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011CIFRAS EN MILLONES DE PESOS

9.863.42DESCRIPCIÓN

REZAGO PRESUPUESTAl AllCIERRE DE 2011

Reservas PresupuestalesCuentas por Pagar 16.900,81

Fuente: OfiCinade presupuesto ESAP - Papeles de trabajo equipo auditor

Con respecto a las vigencias futuras en octubre de 2010 con el oficio 2-2010-029990 le aprobaron vigencias futuras para garantizar la contratación de losservicios de aseo y cafetería, seguridad y vigilancia privada y para los servicios delnternet, hosting, seguridad perimetral y el canal de datos (contratación del 1-12-2010 al 30-11-2012).

Vigencias Expiradas con el oficio DIFP-20122.5650000956, el Departamento dePlaneación Nacional le autoriza a la ESAP la utilización de las vigenciasexpiradas para cumplir con las obligaciones del contrato 778 de 2010 por$2.330.54 millones.

En la Territorial Antioquia - Chocó72, el presupuesto de ingresos ejecutado parala vigencia 2011, fue de $2.553 millones; que representa el 1,7% del consolidadoNacional ($147.437 millones) por concepto de recaudos. El presupuesto de gastosejecutado fue de $1.980 millones, el cual representa con respecto al presupuestode gastos o ley de apropiación de la ESAP Nacional ($89..502millones) el 2%. LaApropiación disponible al cierre del periodo fue de $2.174 millones, lo que frente alpresupuesto ejecutado indica que se dejaron de ejecutar $194 millones querepresentan el 8%

,

Hallazgo N° 49.- Reporte presupuesto de ingresos

En la Territorial Antioquia-Cbocó el presupuesto de ingresos en los ítems "Ventade Servicios" y "Recursos de Capital" que sumados representan el 6% delpresupuesto de ingresos de la Territorial, no contiene todos los recaudosrealizados con cargo a la Territorial, debido a retrasos en la identificación de laspartidas por parte de la Sede Central, lo que conlleva a que la informaciónpresupuestal generada para la Territorial no sea soporte para el análisispresupuestal y financiero ni para la toma de decisiones.

Hallazgo N° 50.- Ejecución presupuesto de gastos

En la Territorial Antioquia-Chocó la ejecución presupuestal es inferior a laprogramación inicial, básicamente por los retrasos en la iniciación de los procesos

72 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Antioquia, Reporte Resultados Direcci6n TerritorialESAP Antloquia-Chocó, junio de 2012


administrativos y contractuales, a pesar de algunos ser necesarios durante toda lavigencia, entre ellos se destacan los contra~ospara la asesoría contable.y apoyojurídico los cuales fueron suscritos el 31 de enero y el 4 de febrerorespectivamente, los de las coordinaciones de los..•CETAP los cuales fueronsuscritos el 16 de junio de 2011 para Quibdó y 14 de julio de 2011 para Apartadó;y uno de apoyo logístico en capacitación a funcionarios públicos por el proceso detalento humano suscrito el.1 de septiembre de 2011, debido a demoras en laliberación de recursos por parte de la Administración.qentral de la ESAP, situaciónque deja desprovista la Territorial del apoyo administrativo y técnico en laboresfundamentales para su adecuado funcionamiento y cumplimiento del objetomisional.

Hallazgo N° 51.- Programación Presupuestal.

La Escuela Superior de Administración Pública ESAP, Dirección TerritorialAtlántico73 en agosto del 2011 (octavo mes del año), solo habla ejecutado el38.7% del presupuesto asignado, lo antenor, debido a debilidades en laplaneación de sus proyectos; por ende la entidad, ejecutó en los últimos cuatro (4)meses del 2011, el 61.3 % restante, lo cuaí refleja deficiencias administrativas enla programación integral del proyecto de presupue~to. y en las proyecci.onesinternas del proceso presupuesta!.

Hallazgo N° 52.- Plan de Inversiones.

la Escuela Superior de Administración PÚbl.ica ESAP, Diirección TerritorialAtlántico, ejecutó en Costos de Inversión $3.851.8 millones equivalentes al77.4% del total del presupuesto; quedando por.ejecutar $1.121.4 millones,.con unporcentaje de 22.5%. lo cual denota la falta de gestión en la ejecución de losrecursos. En este sentido, se advirtió que la Regional Atlántico. no programó unPlan de Inversiones que le permita a la entidad mantener un control sobre losgasto.sde inversión.

Hallazgo N° 53.- Reversión presupuestal.

De la relación de contratos suscritos por .ía Escuela Superio.r de AdministraciónPública - ESAP Territorial Atlántico, durante la vigencia 2011, se constató.queseis (6) contratos no. se ejecutaron, cuyos valores corresponden a $ 26.9 millones,así mismo se verificó que once (11) de ellost por valor de $20.9 minones, seejecutaron parcialmente; como consecuencia de lo anterior, estos montos fueronreversados del presupuesto de la .Vigencia, .hecho ..que demuestra indebidaplaneación de la contratación de acuerdo a la necesidad de la territo.rial eincumplimiento de metas.y programas en la meneíonada vigencia 2011,

13 CGR .•..Gerencia Departamental Cotegiada Atlántico, Reporte Resultados Dirección TerritorIalESAP Atlántico, junio de 2012

carrera 10 No. Colombía93

2.1.4 Evaluación de los Estados Contables

La evaluación contable incluyó el análisis de manera selectiva de las siguientesCuentas del Balance General y el Estado de actividad financiera, económica,social y ambiental: Caja, Bancos, Inversiones, Deudores, Propiedad, planta yequipo, Gastos pagados por anticipado, Cargos diferidos, Impuestos y lasObligaciones laborales, Capital fiscal y los superávit por donaciones y porvalorizaciones.

Con respecto a los ingresos la contabilización de los aportes de Ley 21, lorelacionado con el servicio educativo y los ingresos financieros; en los gastos ycostos las cuentas de nómina y aportes, algunos gastos generales, lasdepreciaciones y amortizaciones.

Se examinó de los Activos el valor de $539.886.83 millones que corresponde al98.61%, de los Pasivos el valor de $10.396.89 millones que corresponde al71.56%, y Patrimonio $530.846.84 millones que corresponde al 99.60% y de losresultados del ejercicio el valor del 99% de los ingresos y de los gastos el 60.18%valores que ascienden en los ingresos a $153.666.86 millones

2. 1.4. 1 Evaluación Balance General y Estado de Actividad financiera, económica,social y ambiental

Hallazgo N° 54.- Legalización de cajas menores

Verificados los registros en el aplicativo SEVEN se observo que las cajasmenores no fueron legalizadas de forma oportuna. la de la territorial Huila del2010 se legalizó en el 2011. En cuanto a las creadas en la vigencia 2011 teníanque legalizarse antes del 28 de diciembre de 2011, pero se legalizaron el 30.Incumpliendo los plazos establecidos en la Resolución de las cajas menores.

Hallazgo N° 55.- Saldo Caja General

Se pudo establecer que se encuentra sobreestimada la cuenta de caja generalen $2.42 millones, toda vez que en la territorial de Norte de Santander a pesar dehaberse consignado este valor, no se realizó el registro en la contabilidad.subestimando el saldo de la cuenta del Banco Popular.

Hallazgo N° 56.- Conciliaciones Bancarias

Se pudo establecer a través de las conciliaciones entregadas por la ESAP, lasnotas a los Estados financieros y la respuesta al oficio CDSS-ESAP-011 que laentidad tiene dos cuentas del Banco Caja Social, y una del Banco Popular las

carrera 10 No. 19-64 p.e psx: 3537700 Bogotá, O.C. Colombia94

cuales no concilia desde diciembre de 2009. Incumpliendo con lo establecido enla Resolución 357 de 2008 numeral 3.8 del anexo.

Hallazgo N° 57.- Cruces entre la contabilidad y Jos extractos bancarios

Se pudo establecer que existen diferencias entre los extractos y la contabilidad, lacual no permite que los saldos en las cuentas de contabilidad relacionada.scon losbancos, ingresos, cuentas por cobrar y gastos financieros sean los reales, todavez que se hallan partidas no registradas desde vigencias anteriores, íos que.genera incertidumbre, sobreestimación y subestimación en sus valores.Verificadas las nueve (9) cuentas que funcionan en el nivel central y acorde conlas conciliaciones verificadas y las diferencias entre los (3) bancos que no tienenconciliación. Se puedo establecer un.a subestimaci(m en las cuentas bancariaspor $3.153.10 millones y en el patrimonio por igual cuantía.

En la Territorial Nariño74 se estableció que existe diferencia a 31 de diciembre de2011 entre los saldos del sistema SEVEN $164 millones y en libro.s$74 milloneslo que generara incertidumbre de $90 millones <en la cuenta de bancos.Igualmente existen partidªs conciliatorias .••por concepto de consi.gnacionespendientes de registrar desde el año 2006 hasta elaño 2011 que .ascienden$124 millones que se constituyen en subestimación de la cuenta de Depósitos enInstituciones y en el patrímonio por la mencionada cuantía.

En la Territorial Tolima75 existen notas débitos y consignacione.s sin depurar yregistrar en contabilidad, que vienen.desde la vigencia 2004 y del 2008 al 2010,por un valor total de $0,681 millones. Sobree.stimando el efectivo y afectandoPatrimonio-Resultados ejercicios anteriores,

En la Territorial Antioquia76 los bancos Popular y Agrario se encuentransubestimados en $242 millones, ya que existen notas débito, notas crédito, ajustesy consignaciones pendientes de regi·strar en libros. • Igualmente al cierre de lavigencia 2011, en SEVEN se presentan diferenc.iasentre los módulos de Tesoreríay Contabilidad, para los saldos de la cuenta de Ahorros del Banco. Popular de$0.201 millones, los cuales se vienen arrastrando desde vigencias anteriores,situación reflejada en ..•Ias conciliaciones bancariªs sin identificación plena de lapartida a la que corresponde, debido a. defipiencias de Gestión Contable .paraidentificar su origen y.posterior conciliación entre módulos

Hallazgo N° 58.- Pago Gravamen Financiero por uso de diferentes NIT

74 CGR, - Gerencia Departamental Colegiada Nariño, Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial ESAP Naríño, mayo de 201275 CGR, - Gerencia Departamental Colegiada Tolima, Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial ESAP Tolima, mayo de 201276 CGR, - Gerencia Departam!'i}ntal Colegiada .Antioquia,. Report$ Resultados Contables DirecciónTerritorial ESAP Antioquia-Chocó, mayo de 2012

Carrera 10 No. 19-64 P.8 PBX: 3537700 Bogotá, Colombia95

Se pudo establecer que a través de la cuenta del Banco Popular la ESAP en elmes de diciembre canceló $50.2 millones de gravamen financiero por lastransferencias a las territoriales, consultada la entidad esta nos manifestó que estose debe a que cada una de las territoriales maneja un NtT diferente al de la SedeCentral, denotando una gestión antieconómica, toda vez que se paga por latransferencia y a la vez por cada pago que la territorial genere.

Hallazgo N° 59.- Registro de Valorizaciones y Desvalorizaciones

Realizado el cruce de las cuentas de inversiones del activo con las devalorizaciones y desvalorizaciones de las cuentas de ingresos y egresosrespectivamente y consultado el valor reportado en las Notas a los EstadosFinancieros se encuentra que en los meses de julio, septiembre y octubre secompenso las valorizaciones y desvalorizaciones que se presentaron con los TES,incumpliendo lo establecido en los artículos 123 del Plan General de ContabilidadPública, que no permite la compensación de ingresos y gastos. y 113 deconsistencia de la información ya que no se toma de manera uniforme todos losmeses, porque en los demás las valorizaciones y desvalorizaciones sepresentaron de forma separada.

Hallazgo N° 60.- Cruces entre contabilidad y cartera

Se pudo establecer que existen diferencias entre los reportes de contabilidad ycartera por las diferentes cuentas por cobrar; en contabilidad tiene saldo de$10.330.69 millones y en cartera $15.800.79 millones, lo que le resta confiabifídada los saldos de estas cuentas y el manejo que se le da a las mismas.

Igualmente se pudo observar que existe una gran cantidad de terceros con saldonegativo, a los cuales en ninguna de las dos áreas les han realizado el ajuste, allíse encuentran valores desde $0.02 pesos, tos terceros en común con saldonegativo ascienden a 688 y su valor es de $183.05 millones. Incumpliéndose losnumerales 102 Y 104 del Plan General de Contabilidad Pública.

En la Territorial Nariño77 se reportan registros en la contabilidad cuyo conceptoes "ajustar valores registrados en contabilidad y no en cartera" y que obedecen aajustes globales sin soportes y sin individualizar el deudor, igualmente no se tieneen cuenta las consignaciones que se tienen pendientes de registrar.

77 CGR, _ Gerencia Departamental Colegiada Nariño, Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial ESAP Nariño, mayo de 2012

Carrera 10 NO. 19-64 P.8 PBX: 3537700 Bogotá. D.C. Colombia96

En la Territorial de Tolima78 se hacen íos ajustes internos por recaudos decartera pero no se registran en SEVEN.

Hallazgo N° 61.- Legalización de viáticos y gastos de viaje (D)

Verificado el movimiento de la cuenta viáticos y gastos de viaj.een la Sede Centralse pudo precisar que se incumple lo establecido en.el instructivo.código OC-A- TH-08 que determina que no se puede otorgar una nueva comisión hasta tanto no sehaya legalizado las anteriores.•(numeral 6.1.1 de requisitos y límites). y ~I numeral6.1.2 que establece la responsabilidad de legalizar a los tres (3) días hábiles dehaberse cumplido la comisión y la responsabilidad que tiene el grupo de gestióncontable de llevar el control sobre. la legalización op.ortuna de las comisiones.Como sucede con la resolución 184 de julio legalizada en septiembre, laResolución 198 de agosto legalizada en noviembre y la 315 de noviembrelegalizada en diciembre. correspondiendo estas resoluciones a un mismo tercero,.Con respecto a otros terceros la legalizaciÓn solo se hace el. 31 de diciembre,igualmente se realiza un ajuste de la .territorial Huila. legalizan $56.60 millones..Incumpliéndose Jo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública, que.trata de la revelación plena, oportunidad y la verificabilidad.

Igualmente se puedo establecer que no se legalizaron los valores que venían devigencias anteriores. lo que genera incertidumbre en estos, toda vez que si prestola comisión esta no se legalizó y por ende existiría una subestimación en losgastos y de no haberse prestado no se han adelantado gestiones para recuperarestos recursos.

En la ESAP Territorial Nariño79 las resoluciones que autorizan el desplazamientoy pago de viáticos en calidad de docentes hora cátedra para los programas deadministración pública Territorial y el de tecnotogfa en gestión pública y financiera,no muestran las fechas reafes de comisión y éstos difieren de (os días liquidadospara el pago, lo cual demuestra que las Resoluciones de asignación decomisiones no son explicitas en su contenido 1.0 cual genera inconsistencias en laliquidación del pago y las resoluciones correspondientes al 20 periodo no sonespecificas al determinar los días comiSionados, Otro aspecto observado es que siel docente no viaja en la fecha de comi$ión y sale en otra fecha la resolución no esmodificada.

El artículo tercero de fas resoluciones de Elsignacíqnde desplazamiento y pago deviáticos anota que "para la legalización de la· comisi6n otorgada a los docenteshora cátedra, deberán rendir un informe de labores ante el Dírector Territoriál

78 CGR, - Gerencia Departamental Colegiada Tolima, Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial ESAP Tolima, mayo de 2012

79 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Nariño, Reporte •••Resultados Dirección TerritorialESAP Nariño, junio de 2012

Carrera 10 No. 19-84 P.8 PBX: 353170097

D,C. Colombia

quien a su vez certificará a quien corresponda en las territoriales el cumplimientode lo expuesto, anexando el certificado de permanencia expedido por la autoridadcompetente dentro de los tres dlas hábiles siguientes a la finalización de lamisma".

Se pudo determinar que en el 100% de la muestra objeto de revisión no presentandentro de los documentos la certificación del director Regional sobre el informe delabores rendido por los docentes comisionados tal como lo establece el artículotercero de las resoluciones de asignación de desplazamientos.

Así mismo los cumplidos de permanencia no certifican días reates de la comisiónpara su legalización por cuanto las resoluciones se elaboran de forma global porun periodo determinado y no por cada salida que se requiera tampoco existeregistro de la fecha cuando el docente entrega el cumplido de permanencia queidentifique si cumple con el término de la legalización de los viáticos, obedeciendoesto a la inobservancia de los procesos y procedimientos que no permiten efectuarun adecuado control y vigilancia lo cual puede generar riesgos a pagos que no seencuentren autorizados. Hallazgo con presunto carácter disciplinario.

En la ESAP Territorial Quindío-Risaralda80, en las siguientes resoluciones decomisión no dio cumplimiento al término de legalización establecido dentro de lostres (3) días a la terminación de la comisión, así

CUADRO N° 24LEGALIZACiÓN DE COMISIONES

57

99

fecha salida Resolución '1 desolicitud el 16-07-11. El cumplido de comisión fue expedido

11fecha de salida según Resolución '1 formato de

solicitud es el 15-05-11 El cumplido de comisión fueel 30-05-11

80 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Risaralda, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Qulndío-Risaralda, junio de 2012

Carrera 10 No. 19--64 P.S PBX: 3537700 Bogotá, O.C. Colombia98

Asimismo se estableció que las siguientes resoluciones y cumplidos de comisión,no contienen fechas exactas de los días durante los cuales el funcionario estuvocomisionado:

099 07-04-11

30-09-11

1 29-04-11

392 30-09-11

285 06-08-11

05-08-11

En la Territorial Tolima81 los documentos. de legaUzación de las ResolucionesDT-14-No.011 y DT-14-No.014 del 4 de Febrero d~ 2011, las .certificaciones decumplimiento de la Comisión no se expiden por el Coordinador de la CETAPcorrespondiente y en algunas de ellas no se registra .~Inúmero de la resolución ala cual se le está dando cumplimiento.

Lo anterior causado por debilidades de control •que no permiten advertiroportunamente el problema, falta de seguimiento y monitoreo que tiene comoefecto, el incumplimiento de términos que podrían afectar la ejecución de estos

81 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Tolima, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAPTolíma, junio de 2012


recursos, Informes o registro poco útiles, poco significativos o inexactos y controlinadecuado de actividades.

Finalmente, en la Territorial de Atlántico82 se estableció que no se anexan lossoportes exigidos para legalizar los viáticos o las fechas autorizadas en lasResoluciones no coinciden con los cumplidos.

Hallazgo N° 62." Estudios y diseños para construcción CETAP Santa Marta

Se pudo evidenciar en la Territorial AtlánticoS3 en la subcuenta Anticipo para laadquisición de bienes y servicios -142012, el registro los días 24/11/2011 y28/12/2011 de dos (2) pagos parciales de $25,3 millones y $38 millones alcontratista G y G Construcciones Ltda., equivalentes al 20% y 30%respectivamente del valor total del contrato 323 de 2011, como anticipos,verificado este en el Nivel Central se pudo establecer que el pago es contraentrega del productos tal como lo estable la clausula de forma de pago delmencionado contrato; desatendiendo lo estipulado en el Régimen de ContabilidadPública acerca de las Etapas de Reconocimiento y Revelación en el ProcesoContable.

Hallazgo N° 63...Anticipos para proyectos de inversión

Se pudo establecer en esta cuenta presenta saldo desde la vigencia anterior,denotando que existen contratistas con recursos de la ESAP por $136.99 millones,y sobre la cual no existió ningún movimiento. En la respuesta que da laadministración solo informa que esta corresponde a un convenio en ejecución conla Universidad Nacional. Dado que en la contabilidad no se ha registrado ningúnavance sobre la ejecución de este convenio, se considera la incertidumbre sobreeste valor al igual que en el patrimonio en la mencionada cuantía. Incumpliendolos principios de causación y revelación plena.

La ESAP a pesar de pagar una cantidad considerable de viáticos y anticipos através de los proyectos de inversión, solo registró en esta cuenta anticipos por$6.95 millones, lo que denota que a pesar de tener esta cuenta no se manejan losrecursos que se giran por inversión a través de la misma.

La administración y las interventorías no le aportan a la parte contable los avances(ejecución) de los convenios, lo que permita una revelación plena de lainformación financiera.

82 CGR, _ Gerencia Departamental Colegiada Atlántico, Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial 2, mayo de 2012831dem


Hallazgo N° 64.- Publicaciones cuenta 140127

Verificados los movimientos. se. evidencia que existen saldos de vigenciasanteriores por venta de publicaciones que no han sido cancelados, consultado elprocedimiento para la venta de los mismos la .entigad nos informa. que a laslibrerías se le entregan los libros en consignación y cada tres meses se concilianlos saldos y con los particulares ellos consigm¡my s~ efect~a la.factura, pago decontado, por lo que esta cuenta solo podría tener el.~aldo de las librerías, peropresenta saldos, generando incertidumbre tanto en Jos que vienen •del 2010 aligual que los saldos de estos terceros en el 2011., por lo que no se refl~jan lossaldos reales de estas cuentas. Por lo anteri.or se cuantifica incertidumbre por$8.22 millones en esta cuenta al igual que en la cuenta de recaudo a favor deterceros.

Hallazgo N° 65.- Aportes Ley 21 de 1982

Se pudo establecer que esta cuenta presenta saldos sin depurar por $6.508.40mUlones, según se informa en vigencias anteriores los habían .glosado por norealizar causación de los ingresos, si bien es cierto esta ..gl()sa es contradiqtoriacon el principio de prudencia que es aplicable.a los ingresos, también es cierto quela entidad no realizó las depuraciones y ajustes de los mismos para determinarque los vatores fueran los reales al termino de cada vigencia y a la fecha no sehan realizado los ajustes respectivos, generando incertidumbre frente a estascifras en estas cuentas por cobrar y en el patrimonio por igual cuantía.

En la Territorial Tolima84 se informa que la Gobernación del Toñma soportopagos por $80.90 millones y sobre los cuales soUcitQal nivel central desde el1 dediciembre de 2010 el ajuste contable, pero a la fecha no se ha realizado.Igualmente existen saldos sin depurar con vigencias superiores a 5 años, tercerosen Ley 550 y hospitales estos últimos no son re.sponsables del pago de esteaporte.

Hallazgo N° 66.- Prestación de Servicios Educativos

Verificadas las subcuentas de este grupo se encuentra que presentan saldo enítem que son de pago inmediato como. son los certificados de calificaciones,constancias, formularios de inscripción•.cursos de vacaciones, actas de grado,derechos de grado, dupUcados de diploma, habilitaqiones, entre otros, lo quegenera sobreestimación en este grupo. En la respuesta dada por la entidad senos informa que "En esta cuenta se encuentran varias facturas las cuales estáncon doble registro; el estudiante ya dejo de estudiar y se sigue Importando sufactura del semestre, estos saldos son de vigencias anteriores .. ,". Por lo anterior

84 CGR, - Gerencia Departamental Co.legiada Toüma, Reporte Resultados Co.ntables DirecciónTerrito.rial ESAP Toñrna, mayo. de 2012


se constituye una sobreestimación en estas cuentas por cobrar y unaincertidumbre en el patrimonio porque no se tiene definida la vigencia a la quepertenecen estos saldos, en cuantía de $3.456.18 millones.

Hallazgo N° 67.- Cartera prestación servicio. (F)

Se pudo establecer que en la Territorial Tolima85 no se realizó oportunamente elcobro de algunos saldos de cartera de las vigencias 2003 y 2004, de serviciosEducativos Formación profesional y Posgrados, encontrándose sin posibilidad decobrar $3,26 millones, lo que generó un detrimento en la cuantía señalada, sobreestimando el Activo Deudores, afectando el Patrimonío-Resultado de Ejerciciosanteriores. Por su incidencia fiscal, este hallazgo será trasladado al Grupo deInvestigaciones y Juicios Fiscales de la Contraloria Departamental Colegiada deTclima de la Contraloría General de la República

Hallazgo N° 68.- Depuración contable (F)

En el contrato de prestación de servicios No. 022 de 2011, contratado en al ESAPDirección Territorial TOlima86, se presenta un posible detrimento por $17,57millones. no se ejecutaron cabalmente las siguientes obligaciones:

'Y Depurar en el sistema financiero SEVEN el inventario físico con la afectacióncontable

'Y Revisar la información presupuestal en el sistema SEVEN y su respectivaafectación contable,

'Y Elaborar las fichas técnicas de acuerdo a las cartas circulares de laContaduría General de la Nación,

y Depurar los saldos de las cuentas de deudores y los aportes parafiscales,'Y Depurar los saldos de recaudo y cartera con el de contabilidad y presentar los

informes semanales de los hallazgos.

Hallazgo N° 69..•Legalización convenio

Consultados los movimientos de legalización del convenio 062 se observa que encomprobante NO.511-62 se registra en las cuentas de gasto de vigenciasanteriores $2.427.50 millones, cuyos conceptos son servicio técnico, transporte,póliza, imprenta nacional. En la respuesta dada por la ESAP establecen quecorresponden a la instalación de cada una de las antenas dentro del territorionacional de Colombia.

La normatividad establece que hace parte de los activos el costo de adquisición.instalación, montaje y otros costos directos e indirectos, necesarios para que la

851dem861dem


maquinaria, planta y equipo estén en condiciones de ser utili2!ados..Por lo cual noestamos de acuerdo con la contabUización dada. Generándose unasubestimación del equipo. sateUtal y una, sobreestimación de los gastos devigencias anteriores por cuantía de $2.427.50 millones.

Hallazgo N° 70•.•Recursos entregados y recibidos en administración

Se pudo evidenciar que no se .entregan al área contable para su respectivoregistro los avances de la ejecución de los convenios registrados en las cUC:lntas1420, 1424,2450 Y2453 que permita causar en los gastos y en-los ingresos losvalores de cada vigencia. lo que hace que se genere incertidumbre en estascuentas así: la 1420 por $260.24 miUones,1424 por $6.105.7.2mitloljes. 24$0 por$90.66 y 2453 por $26.17 millones y la cuenta de patrimonio por $6.482.79millones. Incumpliendo lo establecido en el Plan General de Contabilidad PúbliCade las etapas de reconocimiento.y revelación del proceso contable.

Hallazgo N° 71...Deudas de difícil cobro

Se pudo evidenciar en la Territorial Risal'alda87 qU(t) a .31·.dC:lDiciembre dE¡t~011no se reclasificó la cartera en cuantía de $5.58 millones, así como el saldo deprovisiones desde el año 2001 en .cuantla de $15.05 millones, en cuentas de dificilrecaudo, provisión o ajustC:lspor depuración, sobre. aquellas cuentas por cobrarque al final de la vigencia presentan un. vencimJC:lntosuperior a 180 días yprovisiones que se reflejan en los estados finanCieros desde el año 2007,denotando debilidades de seguimiento y control en la cartera y a la falta deaplicación de los principios, normas técnicas y procedimientos contablesestablecidos por la CGN.

En la Territorial Antioquia .•Chocó88 se evidenció que no se reclasifican jos de losdeudores de la cuenta principal a la cuenta "1475 ..Deudas de dificif recaudo", deacuerdo a su antigüedad y morosidad. Igualmente no se realiza la provisión paradeudores (cuenta 1480), como valor estimado de las contingenc.ias de pérdidageneradas como resultado del riesgo de incobrabilidad. Estas situaciones sepresentan por deficiencias en el proceso contable, de depuración y saneamientode saldos, lo que genera incertidumbres por $1.275 millones sobre la existenciadel activo. sobreestima la cuenta de deudores, subestima fa cuenta de gastos"5304 -Provisión para Deudores" y sobreesñma los resultados del período.

Hallazgo N° 72.- Edificaciones en mantenimiento y bienes no explotados

87 CGR, - Gerencia Departamental Colegiada Risaralda, Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial ESAP Risaralda-Quindío, mayo de 201288 CGR, - Ger~ncia Departamental Colegiada Antioquia,. Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial ESAP Antioquia-Chocó, mayo de 2012

Carrera 10 No. Colombia103

Se pudo establecer que en la contabilidad se encuentran saldos en las cuentas163601 y 163703 correspondiente a propiedad planta y equipo en mantenimientode la Territorial Tolima y propiedad, planta y equipo no explotados de la TerritorialBolívar, consultada la entidad no informa que el primero corresponde a un saldomigrado desde el 2005 y el segundo a la legalización del anticipo de un conveniocon FODESEG en el 2007 y que en fa actualidad está en proceso de depuración.Acorde con la respuesta dada por la entidad se establece incertidumbre en lossaldos de las mismas por cuantía de $485.19 millones al igual que en elpatrimonio. Incumpliendo lo establecido en el plan general de contabilidadpública de verificación plena.

Hallazgo N° 73.- Bienes muebles en Bodega

Se pudo establecer en la Territorial Tolima89 que existe un saldo de $0.73millones en la cuenta Bienes Muebles en Bodega, los cuales se encuentran sinidentificar, estando pendientes por depurar desde la vigencia 2007.Generándose sobreestimación.

Hallazgo N° 14.- Uso de los inmuebles

Verificados los avalúos realizados en las vigencias 2007 y 2008, se pudoestablecer que en la Territorial Meta, los cuales tal como se informa en el cuadroestán en desuso o simplemente por el sitio donde se encuentran no son aptospara la construcción de una institución educativa:

CUADRONQ27INMUEBLES META

Cifrasen de De!~OS

RURAL

Vereda losAndes-Granada

Carrera 31 a .34 a-43

236-16441Escritura 1DE 4-01*97

eneno, el avalúodetermina que no esapta para el desarrollourbano y debepermanecer con sucarácter agropecuario

550.6 eldel

89 CGR, - Gerencia Departamental Colegiada Tollma, Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial ESAP Tolima, mayo de 2012

Carrera 10 No. 1!!H34P.S PBX: 3537700 Bogotá, D.C. Colombia104

PUERTO Calle 26 no, 6 -INIRIDA 141 37.0

500~0033149 Escritura 058 Lote sin usodé! 17-6-94

IFuente: Papeles de trabajo equipo auditor CGR

En la respuesta dada por la entidad informan que se está determinando lapertinencia o no de trasladar los inmuebles a CISA en cumplimiento del Decreto4054 de 2011. Sobre esta cuenta se tiene.una subElstímaciónen la cuenta depropiedad, planta y equipos no explotados y •una sobreestimac.ión enedificaciones, toda vez que como se muestra en el cuadro .anterior no estánprestándole servicio a la entidad. Que si.bien no afecta la razonabilidad.de losestados contables, no muestra efectivamente los valores reales en cada una delas cuentas, principios de relación plena, revelación.

Hallazgo N° 75.- Edificacione$

Verificados los movimientos de la cuenta edificaciones. se pudo establecer queen la Territorial de Atlántico90 se incluyo el pago de servicios profesionales enla cuenta de cableado en la cuenta de edificaciones sobrestimando esta cuentaen $41.8 millones y subestimando la cuenta de patrimonio en igual cuantía.

Igualmente en la Territorial Tol101a91 se pudo establ.ecer que la cuentaedificaciones presenta saldo por $10.67 millones. cabe anotar que el edificodonde funciona la ESAP lo recibió en cemodatc, por lo que no tendría queaparecer. saldo en esta cuenta adicionalmente se informa que lo que a.IU••tienecorresponde a registros de aires acondicionados y organizados de cables, lo quegenera una sobreestimación en esta cuenta y subestimación en la cuenta demejora en propiedad ajena.

Hallazgo N° 76...Venta de a.utomóvile$

Se pudo establecer que en noviembre de 2010, la ESAP remató a través del.Banco Popular en operación dEl martillo seis (6) vehículos por $55.06 mi.llonescomo consta en la cons.ignación del 26.de noviembre de 2010, Registrada encuenta del Banco Caja Social vs la cuenta 290580 recaudos por clasificar.Verificados los movimientos de.estas cuentas se puedo.establecer que este valorcontinuo en el 2011.

En agosto de 2011 mediante el comprobante ·1024 - 2.5 se registra la venta deestos vehículos y se lleva .el valor de la consignación antes mencionada a lacuenta de gastos 5111140390 Materiales y otros por $55.06 millone.s. Lo que

90 CGR, - Gerencia Departamental Colegiada Atlántico, Reporte. Resultados Contables DirecciónTerritorial 2, mayo de 201291 CGR, •• Gerencia Departamental COlegiada ToUma, Reporte< Resultados Contaeles DirecciónTerritorial ESAP Tolima, mayo de 2012

Carrera 10 No. 19-64 P.8 PBX: 3537700 Bogotá, O.C, Colombia105

genera que la cuenta de gastos este sobreestimada al igual que la cuenta derecaudos por clasificar.

Hallazgo N° 77.- Faltante de inventario (SA)

Se pudo establecer que la Territorial Tolima92, a marzo de 2012, presenta unfaltante de almacén por valor $1.16 millones representando en una CPU marcaHP-60200, y a esta fecha no ha iniciado ningún proceso disciplinario paraestablecer la responsabilidad en la perdida ocurrida el12 de julio de 2011, el áreade almacén no reportó el hecho a contabilidad para que se realizaran los registroscontables. Encontrándose sobreestimada la cuenta de equipos. de cómputo yafectando la cuenta de gastos pérdida en retiro de activos.

Por accionar de la Contraloría General de la RepúbUca, la entidad realizóreposición por mayor valor del bien en cuantía de $1,35 millones y se constituyeun beneficio de auditoría por recuperación.

Hallazgo N° 78.- Traslado elementos satelitales

Se evidenció que en la Territorial Tolima93 no se ingresó al inventario loselementos recibidos mediante acta 0026 del 24 de marzo de 2010, consistenteen el kit de equipo satelital por valor $8,22 millones, entregados en virtud delconvenio 062 de 2009 suscrito entre la ESAP Bogotá y la empresa ERT,subestimándose las cuentas1670 de equipo de cómputo y el patrimonio de laentidad en la mencionada cuantía.

Hallazgo N° 79.- Bienes inservibles y/o obsoletos

En la Territorial Nariño94 existen elementos y equipos de cómputo que seencuentran en desuso y no se ha realizado el procedimiento de baja de bienes así:los equipo de comunicación por $1.43 millones, equipos de Computo por $33,36millones; generando una sobreestimación de la cuenta propiedad planta y equipopor $34,79 millones al igual que en la cuenta de Capital Fiscal.

En la Territorial del AtlánticoS5 se pudo establecer la existencia de elementos enestado de obsolescencia o de deterioro y los cuales a la fecha no han sido dadosde baja, además ciertos elementos se clasifican en grupos que no correspondenal tipo de bien; asimismo aparecen bienes con valor de adquisición inferior alsalario mínimo mensual vigente, desatendiendo las normas de Control Interno y

921dem931dem94 CGR, - Gerencia Departamental Colegiada Nariño, Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial ESAP Nariño, mayo de 201295 CGR, - Gerencia Departamental Colegiada Atlántico. Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial 2, mayo de 2012


disposiciones contables emitidas por la Contaduría General de la Nación, estasituación genera un mayor valor en los respectivos grupos y cifras tot.alesreportadas.

Con respecto a la Territori.al Ris.aralqa96 se observo mediante prueba selectivaque a 31 de Dic.iembre de 2011 existen bienes en desuso y t.otalmentedespreciados en cuantía de $7.17 millones a los cuales no se les ha dado de bajani física ni contablemente.

Hallazgo N° 80.- Depreciaci6n acumulada

Se pudo establecer en la Territorial TOlima97 que la Cuenta 1685 DepreciaciónAcumulada, se encuentra sobreestimada en .$1,33 millones; toda vez qlle noexisten los muebles y enseres a los cuales se les realizó esta depreciación, aligual que la cuenta 7208 provisión, depreciaciones y amortizaciones en igualcuantía.

Hallazgo N° 81.- Otros activos

Se evidencio en la Territorial Tolima98 que la •.cuenta cargos diferidos -materiales y suministros se encuentra sobreestimªda en $1.99 millones conrespecto al inventario de estos productos, al igual que la cuenta de gastosgenerales.

Hallazgo N° 82.- Amortizaciones

En la Territorial .Atlántico99 se pudo establecer que la cuenta 1975 de.amortizaci.ones acumuladas de int.angiblespresenta. un saldo de $7 miUqnesapesar que la cuenta 1970 intangibles no presenta saldo, lo que genera unasobreestimación en la cuenta de amortizaciones yen el patrimonio. Al respectola entidad respondió que realizará el ajuste para febrero de 2012.

En la Territorial Tolima 100 esta cuenta esta sobreestimada en $7,5 millones todavez que el 1 de septiembre de 2011, se dio de baJaJo saldos registrados •.en lacuenta 1970 y no se tuvo en cuenta la reclasificación de la misma.en la cuentade patrimonio.

96CGR. - Gerencia Departamental Colegiada Rlsaralda, Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial ESAP Risaralda~auíndio, mayo de 201297 CGR, - Gerencia Departamental Colegiada Tolima, Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial ESAP Toñma, mayo de 201298ldem99 CGR, - Gerencia Departamental Colegiada Atlántico, Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial 2, mayo de 2012100 CGR, - Gerencia Departamental Cole.giada ToUma, Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial ESAP Tolima, mayo de 2012

10 No. 19·64 P.S PBX: 3537700 Bogotá. D.C. Colombia107

OON1'...,t.Qi'tlA. U.t..E"<!iAO,*-S~.CtOB eococc

Hallazgo N° 83.- Cálculo de valorizaciones

Se evidenció en la Territorial Risaralda101 que a 31 de Diciembre de 2011 norealizo el cálculo de la valorización y la actualización respectiva de los activos fijoslo que no permite fortalecer la estructura financiera de la Entidad.

El Nivel central solicito los avalúos a lo que la entidad respondió que en lavigencia 2011 no se habían realizado y allegó veintiún informes de los avalúosrealizados por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi-IGAC siendo efectuadosdieciséis en la vigencia 2007 y los restantes en el 2008.

La entidad informa que con respecto a los inmuebles de la Sede Central a estosno se les ha realizado avaluó debido al proceso de legalización en que seencuentra la zona del Centro Administrativo Nacional - CAN Y los saldosestablecidos en el balance corresponden a los ajustes por inflación. Los avalúosde Risaralda y Norte de Santander no fueron allegados, solo los resúmenesrealizados por el grupo de inventarios y almacén.

En las Notas a los Estados Financieros en el ítem 2.1.1.4 de Propiedad Planta yEquipo se manifiesta que se tienen establecidos realizar en la vigencia 2012,proponiéndose capacitar a funcionarios de la ESAP en esta labor dados los costosque representa para la entidad realizarlos a través del IGAC.

Lo que genera una posible subvalorización de los bienes inmuebles por elincumplimiento en las Resoluciones 355 y 356 de 2007 de la Contaduría Generalde la Nación relacionadas con el manual de procedimientos capítulo 111numeral 18relacionados con la propiedad, planta y equipo. Y la obligación que tienen lasentidades públicas de realizarla valorización de sus bienes cada tres años.

Hallazgo N° 84." Cheques no cobrados o por reclamar:

Se pudo evidenciar que la cuenta Cheques no cobrados o por reclamar- 242529,presenta saldos de vigencias anteriores, los cuales se consideran incobrables, laentidad nos informa que a la fecha se encuentra analizando la prescripción deestas obligaciones o de lo contrario tenerlo como unas recuperaciones, seestableció que a nivel nacional el saldo asciende a $127.84 mUlones,de los cuales$1.85 millones corresponden a la Territorial Toüma. Por lo que se generaincertidumbre sobre el total de esta cuenta al igual que en el patrimonío.

101 CGR, _ Gerencia Departamental Colegiada Risaralda, Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial ESAP Risaralda-Quindío, mayo de 2012

Carrera 10 No. 19•.64 P.S PBX: 3537700 Bogotá, D.C. Colombia108

Hallazgo N° 85.- Salarios y prestaciones sociales

Verificados. los saldos de la cuenta ~505 y cruzada con los informados en lasnotas de los Estados Financieros, se establece que estos saldos están siendoobjeto.de evaluación y análisis, lo••que genera incertiqumbre. q·e la existencia deestas acreencias en cuantía de $199.40 millones por nómina y $9.87 por prima denavidad. Los cuales no tendrían que tener saldo al término de la vigencia.

La Territorial de Atlántico102 reporto adicionalmente a los anteriores ítemssobreestimación en las cuentas de: prima de vacaciones por $29 millones y primade servicio por $24 millones.

Hallazgo N° 86.- Pasivos. estimados

Se pudo establecer que la. Territorial Atlántico103. contabilizó en la subcuenta271005, la causación de una partida por $0,2 millones por concepto de embargodeducido a un Docente, para la cual existe en el. catalogo de cuentas.embargosjudiciales-242524, lo que genera una sobreeeñmactón en la 2710 y unasubestimación en la 2425 en la mencionada cuantía.

Asimismo se registro $1,9 mUlones en la subcuenta obligaciones potenciales271006, sin que existan evidencia del concepto que motivó el mismo, .nl de tosrespectivos documentos soportes, lo que origina una incertidumbre por el citadomonto en esta cuenta al igual que en el patrimonio.

Hallazgo N° 87.- Recaudos por clasificar

El grupo de auditoria establece que existe incertidumbre sobre el saldo de estacuenta, toda vez que a diciembre 31 la entidad no. ha podido establecer a quepertenecen estos recursos los cuates suman $7.846.44 millones. En la respuestadada por la entidad establece que esta se crea para controlar los depósitos eninstituciones financieras y que estas consignaciones son independientes delconcepto que las genere, que la ESAP identtffcó los conceptos de ingresos.•comofueron aportes de Ley 21de 1982 y servicios educativos principalmente y que estápendiente de la depuración de la cartera. Al respecto se establece que sobre estesaldo se genera una sobreestimaclón de este pasivo al igual que las cuentas decartera por la cuantía antes establecida.

102 CGR, - Gerencia Departamental Colegiada Atlántico, Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial 2,.mayo de 20121031dem


En la territorial de Atlántico104 se estableció que existe en esta cuenta $32.7millones que le deben devolver al Área Metropolitana de Barranquilla,adicionalmente no se realizó el ajuste a la cuenta de ejercicios anteriores.

La territorial Tolima105 reporta la incertidumbre sobre esta cuenta en $43.45 porpartidas sin identificar.

Hallazgo N° 88.- Ingresos recibidos por anticipado

Se pudo establecer que existe incertidumbre en el manejo dada a la cuentaingresos recibidos por anticipados ya que según lo informado por la administraciónlas matriculas se pagan en la vigencia al comienzo del semestre, por lo que laESAP no tendría porque pasar de una vigencia a otra con saldos de recursosrecibidos por anticipado. Igualmente se observa que en la cuenta 29100790 nopresenta movimientos en la vigencia su saldo es de $187.79 millones. Las otrasdos cuentas de matricula son cada una por $1.43 millones, que como se dijoanteriormente no tendrían porque presentar saldo. Lo anterior generaincertidumbre en estas cuentas por las cuantías anteriormente expresadas.

En la respuesta dada por la entidad se nos informan los valores causados pormatriculas ordinarias tanto del nivel profesional como del posgrado los cualesdifieren de los valores establecidos en las cuentas de ingreso por este conceptoencontrándose subestimados

CUADRO N° 28CRUCE DE MATRICULAS VS ESTADOS FINANCIEROS

Cifras

Lo que denota que existe una subestimación de $357.03 millones en los ingresos,aparte del valor que se estableció de sobreestimación en las cuentas 291007. que

1041dem105 CGR, _ Gerencia Departamental Colegiada Tolíma, Reporte Resultados Contables DírecciónTerritorial ESAP Tolima, mayo de 2012

Carrera 10 No. 19-.64 P.S PBX: 3537700 Bogotá. O.C. Colombia110

debió quedar en cero. y teniendo en cuenta lo .establecido por la entidad alinformar que se debió a inconsistencias en el mom$nto de generar el número deperiodos a diferir en unas ordenes de matriculas registradas. Denotando debilidadal momento del registro de la información

Hallazgo N° 89.- Desviación de Fondos (F)(D)(P).

En la Dirección Territorial Atlántico106, durante las vigencias 2010 y 2011, seprodujeron presuntas desviaqiones de fondos, •.correspondientes ••..a .pagosefectuados por una ex pagadora de la entidad, utilizando las modalidades detransferencias electrónicas efectuadas a su cuenta y cheques girados a diferentespersonas y cobrados por ella misma; sin soporte~ ni evidencias que permitancomprobar que las erogaciones se hicieran para cangelar algunas obligaciones dela entidad ni responsabilidades contractuales de la misma, ~I valor de los pagosefectuados ascendieron a $33 millones; esta conduqta podría enmarcarse dentrode un daño fiscal; ley 610 del 2000, artículo 6107, incumpliendo los deberespúblicos artículo 48, numeral 1108 de la Ley 734 del 2002.

Desde el punto de vista contable, ests hecho fue ..contabilizado en los EstadosFinancieros, en la subcuenta 581006 - Perdidas en Siniestros, a cargo de una (1)ex pagadora de la ESAP Territorial .J.\tl.$ntíco,no <Qbstante.,se hace necesarioefectuar una reclasificación de saldos a la respectiva Cuenta Deudora de Control,imputable a los presuntos responsables, por los valores señalados anter¡orm~nte,

Este hallazgo tiene alcance fiscal, disciplinario y penal y será trasladado.a lasinstancias competentes.

Asimismo, se evidenció que en las vigencias 20()7 al 2009, presentaronpresuntas apropiaciones de $82.3 millones girados.a la.;ESAP, porparte.de. una expagadora de la Territorial N° 2, quien consignaba en cuentas bancarias diferentesa las propias de la entidad, los cheques recibidos de Entes Territorialespertenecientes a la Regional, por concepto de pago correspondientes a los

106 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Atlántico, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Atlántico, Junio de 2012107 ARTICULO 60. DAÑO PATRIMONIAL AL ESTADO. Para efectos de esta ley se entiende por dañopatrimonial al Estado la lesión del p<itrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio,detrimento, pérdida, o deterioro de los bienes o recursos p~bUcos, o a 10$intereses p(iltrimoniales del Estado,producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, inéftoiente, e inoportuna. que en términos generales,no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por elobjetivo funcional y organizacional, programa. o proyecto de los sl,ljetos de. vigllanoia y control decontratorlas.Dioho daño podrá ocasionarse por acción. u omisión de los servidores públicos o por .Ia persona natural ojuridica de derecho privado, que en forma dolosa· o culposa prodl,lzcan directamente o contribuyan_aldetrimento al patrimonio público.108 Artículo 48. Faltas .:gravísimas, Son .falías gravisimas I<iSsiguientes:1. Realizar objetivamente una descripción Upica consagrada en la ley como delito sancion<ible a título de dolo,cuando se cometa en razón, con ocasión o como consecuencia de la función o cargo, o abusando del mismo.

Carrera 10 No. 19-64 P.8 PBX:111

Bogotá, Colombia

aportes parafiscales; situación que se enmarca dentro de un presunto daño fiscal;Ley 610 del 2000, artículo 6, incumpliendo los deberes públicos artículo 48,numeral 1 de la Ley 734 del 2002.

Estos hechos tienen presunto alcance fiscal, disciplinario y penal y será trasladadoa las instancias competentes en el Gerencia Departamental Colegiada deAtlántico.

Hallazgo N° 90- Registro de recuperaciones y aprovechamientos

Verificados los movimientos de fas cuentas de ingresos por recuperaciones yaprovechamientos, se pudo establecer que los ajustes por mayores valorescalculados en los aportes a la seguridad social, incapacidades, al igual que unosreintegros (no explicados por la administración) que son manejados por estacuenta. Con respecto a los aprovechamientos se evidencio que allí se registranlas multas cobradas por biblioteca al igual que la venta de publicaciones.Existiendo la cuenta contable de sanciones y publicaciones.

Con lo anterior se denotando una mala clasificación de las mismas.

Hallazgo N° 91.- Registro cuentas de costos

Se pudo establecer que no existe consistencia en el registro de los costos de loscontratos, toda vez que en algunas ocasiones se cargan como si fueran deeducación formación profesional cuenta 7208, ó formación de posgrados cuenta7209 ó 7221 que corresponde a formación extensiva, lo que genera que no seconozca efectivamente en que fueron ejecutados los recursos, tal como seevidencio en los contratos 112, 167, 191, 193, 194,200, 218. Lo que denota faltade verificación al momento del registro.

Hallazgo N° 92.- Litigios y Demandas

Se pudo establecer que la Territorial Tolima a diciembre 31 de 2011, no registrocontablemente el valor del litigio de Acción de Reintegro Laboral, con un montode provisión de $15 millones. Lo que genero sobrestimación de las cuentas deorden.

2.1.4.2 Sistema de Controllntemo Contable

Con base en la Evaluación de la Resolución 357 de 2008 de la ContaduríaGeneral de la Nación, el sistema de Control Interno Contable de la EscuelaSuperior de Administración Pública - ESAP presenta los siguientes resultados:

Entre las fortalezas de la ESAP, el manejo de un aplicatiVOcontable alterno quepermitió la verificación de las transacciones toda vez que SnF 11 no lo permite; el

Carrera 10 No. 19-64 P.8PBX: 3531700 Bogotá, D.C. Colombia112

registro y manejo de sus inversiones, la depreciación que es realizada a través delsistema y de forma individualizada. la existencia de manuales de procedimientospara cada proceso del área contable, financiera y presupuesta!.

la identificaciÓn de los riesgos y controles del área financiera.

En cuanto a las debilidades se encuentra. la no realizaciÓn de conciliacionesbancarias de forma oportuna, los reportes y cruces c;on las diferentes áreas de laadrnlnístracíón, el registro de los avances de los recursos entregados y recibidosen los convenios, la depuración de los terceros con saldos de. mínimas cuantíastanto positivos como negativos. El reconocimiento de hechos económicos,financieros, sociales y ambientales en el momento en que ocurren, principio decausalidad,

Adicionalmente se tiene que para la vigencia 2012 no manejan un sistema alterno,sino solo SIIF 11, lo que ocasiona que se pierda totalmente la utilidad de lacontabilidad.

En relación con la Evaluación del Sistema de Control Interno Contable pararegistro en Audibal, la caUficaCión es >SATISfACrORI(J, debido a que IQscontroles especificos de las lineas o áreas examinadas mitigan los riesgos paralos cuales fueron establecidos, este control interno fue calificado con 3.40

los hallazgos correspondientes a control interno son revelados en los del áreafinanciera y corresponden a la legalizaCión de las caja~· menores, el manejo de lasconciliaciones bancarias, lo que incide en el manej.Q de las cuentas de deudorese ingresos, la legalización tanto de viático.s y g.asto.s de viaj~, como de losanñcípos entregados y recibido.s en administración.

Hallazgo N° 93.-Conciliación Sistema de Información SIIF Nación 11y Sistemade información contable SEVEN

Se pudo. establecer que debido. a la tardanza en el registro de la info.rmacióncontable en el sistema SIIF II y para poder cumplír con los E}~tado.sfinanciero~ enel mencionado. sistema. nivel central regi~trÓ la c;;o.ntabilídad en el SHF U enconsolidado., lo que generó diferenc;;ias entre los datQs de la~ t~rritoriafes en losdos aplicativos, restándole la co.nfiabUidad y utilidad que frente a terceros debetener la misma.

Carrera 10 No. 19--64 P.S PBX: 3537700 Bogotá, D.C. Colombía113

""",,L..'-"f-'¡'''''' e~'1RAL01l'4'A bGt..~ASECl'OB SOOtAL

Hallazgo N° 94.- Registro y contenido de los Libros

En la territorial Atlántico 109 se evidencio que los registros de los libros auxiliaresde Bancos durante la vigencia 2011 no se realizaron de manera ordenadaatendiendo a los criterios de numeración, fecha y valor de la operación, tal comosucede con el giro de cheques, situación que genera un mayor grado de dificultadpara efectuar la revisión de movimientos y conciliación de saldos, afectando ellogro de uno de los objetivos de la información contable.

Hallazgo N° 95.- Registro de otros activos:

Verificados los movimientos de las diferentes cuentas de propiedad, planta yequipo. se pudo establecer que en los meses de octubre y noviembre de 2011 enla cuenta de herramientas y accesorios se cargaron al parecer 4 libros, los cualestienen contabilidad en las cuenta de otros activos. Igualmente se registraronsoftware en la cuenta de equipo de computo debiéndose registrar en la cuenta 19de intangibles. Incumpliéndose con los principios de verificación que debe hacersede forma permanente a los registros que se incluyen en la contabilidad.

Hallazgo N° 96.- Causación oportuna de las cuentas por pagar

Se evidenció en la Territorial Risaralda 110 que no se contabilizan los hechos unavez ocurridos de forma cronológica, tal como se compruebo en las facturas87197,88197,87012,87011,88313 Y 89266 para la compra de suministros delcontrato 62 y las fracturas soporte del contrato 069 para el suministro de tiquetesaéreos para docentes y capacitadores y adicionalmente el contrato 15 para laprestación del servicio de aseo. Incumpliendo los principios, normas técnicas yprocedimientos contables establecidos por la CGN, generando incertidumbre enel tiempo respecto a las obligaciones o los derechos, lo cual incide en el reporte delos resultados de un periodo determinado.

Hallazgo N° 97.- Cheques Girados y no Entregados

Se estableció que existen en la Territorial Nariño111 tres cheques girados endiciembre y no entregados a los beneficiarios hasta la fecha de verificación (26 deabril de 2011); por valor de $1.405 millones los cuales se encuentran custodiadosen caja fuerte de la entidad. Estos corresponden a anticipo de contrato No. 778ejecución de obras civiles primera fase nueva sede; y los cheques 3553 y 3569del 31 y 29 de diciembre de 2011 por $4. Millones y $2 millones respectivamente,

109 CGR, _ Gerencia Departamental Colegiada Atlántico, Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial 2, mayo de 2012110 CGR, _ Gerencia Departamental Colegiada Risaralda, Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial ESAP Risaralda-Quindío, mayo de 2012111 CGR, _ Gerencia Departamental Colegiada Nariño, Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial ESAP Nariño, mayo de 2012


por concepto de contratos. de prestación de servJCIOSpendiente de recibirsatisfacción, situación que demuestra falta de observancia de medidas de controlinternoy debilidad en interventoría y supervisión.

Hallazgo N° 98.- Manejo de Cuenta Oeudores- Aportes y Cotizaciones

Se estableció en la Territorial TOlima112 aparte de las inconsistencias antesmencionada en cartera que se tienen saldos de hospitales sin realizar aJustecontable, en consideración a que estos no deben retiHzar aportes DE Ley.21 de1982. En el sistema SEVEN se registra un mismo deudor con diferentes NfT, sepresenta desconocimiento de los periodos por col.)rar de cada deudor. Conrespecto a la cartera de municipros que se encuentran en ley 550 de 1999, P9r$11,64 millones correspondiente a vigencias 2001, 2003 Y 2004, información quedifiere de los Acuerdos de Reestructuración de. los municip.iospor valor de $12,04miflones existiendo.una diferencia de.$0.,41millones.

Hallazgo N° 99... Cumplimiento de contrato

En la revisión realizada a la Territorial Tolima 113 se pudo establecer que existeincumplimiento en la ejecución del contrato de prestEl~iónde servicios No. 0162011, no se evidencian suficientes gestiones encaminadas al cabal desarrollo delobjeto contractual en las actividades relacionadas con el área .de recaudo y carteray que se relacionan con la determinación del estado de.aporte·sde. Gobernacióndel ToUma,Fiscalía General de la Nación y municipios en ley 550; no se crearonlos expedientes de la totalidad de los deudores, nq se hizo se.guimiento a losoficios remitidos a los deudores anteriores al 2011. Así mismo no se ejecutaronlas siguientes obligaciones:

);;> Revisar los saldos de los deudores morosos con corte a 30 de cada mes.);;> Análisis de la cartera existente determinando si.ha .operadola prescripción.);;> Análisis de la cartera clasificando las obligaciones de conformidad con la

resolución 0387 de 2009.)f> Realizar las gestiones y labores tendientes a establecer la existencia de bienes

muebles e inmuebles de propiedad de deudores ecodeudores, con el fin.deanalizar la viabilidad de ejecutar medidas cautelares.

);;> Realizar la suscripción del acuerdo de pago con los deudores y codeudores.

Igual situación sucede con el contrato 001 de 2011de la Territorial Tolima. dondese establecía en fa clausula primera que el contratista debía realizar las notas alos estados contables, labor que no fue realiza.

CGR, - Gerencia Departamental Colegiada Tolíma, Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial ESAP Tolima, mayo de 20121131dem

Carrera 10 No.115

Hallazgo N° 100.- Realización de Inventario Físico de Bienes

Se pudo establecer que en la vigencia 2011 en la Territorial de Atlántico114 no serealizo inventario físico de los bienes, incumpliendo con lo establecido en laresolución 357 de 2008, de igual manera no se realizó la conciliación de saldosentre almacén y contabilidad a cierre de vigencia 2011, por lo que se generandiferencias en los Grupos Edificaciones y Equipos de Comunicación yComputación y consecuentemente en las respectivas Depreciaciones, alconfrontar los saldos reportados con los reales.

Hallazgo N° 101... Cruces entre contabilidad y almacén en equipos decómputo

Se establecieron diferencias entre el reporte del inventario del almacén y el áreacontable en el registro de los bienes adquiridos a través del convenio 062 de 2009,toda vez que el proveedor facturó un valor por administración, el cual no estabapactado en el convenio, por lo que no se autorizó incluir este mayor valor en lacontabilidad, pero tampoco se ha dado la instrucción al almacén para su ajuste.

Hallazgo N° 102.- Cruces entre Contabilidad e inventarios

Se pudo establecer que en la Territorial de Nariño 115 existe diferencia entre lacontabilidad y el almacén en la cuenta de Edificaciones ya que la primera presentaun saldo de $329,29 millones, y el reporte de inventarios ñsíeo por $280,57millones; presento una diferencia de $49 millones; correspondiente a la falta delregistro de la licencia de construcción ya que el almacén la registró en bienesmuebles en bodega; lo que denota debilidades en los cruces de estas dos áreasde la ESAP.

2.1.5 Sistema de Control Interno

El Sistema de Control Interno de la ESAP en la Sede Central, en los aspectosauditados obtuvo una calificación de 1,513 que lo ubica en el rango "condeficiencias", lo que significa que conforme a los parámetros establecidos, loscontroles generales del sujeto de control existen, sin embargo algunos de loscontroles específicos de los procesos o áreas examinadas, no mitigan de maneraadecuada los riesgos para los cuales fueron establecidos. La evaluación presentafalencias y riesgos por los siguientes aspectos:

114 CGR, _ Gerencia Departamental Colegiada Atlántico, Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial 2, mayo de 2012115 CGR, _ Gerencia Departamental Colegiada Nariño, Reporte Resultados Contables DirecciónTerritorial ESAP Nariño, mayo de 2012


La entidad tiene definido mapa de riesgos, sin embargo su construcción presentafalencias; debido a que en algunos procesos se Umita a presentar uno o dosriesgos que no recogen los posibles. eventos .que podrían afectar en formasignificativa los. procesos y por. lo tanto no. permiten garantizar la eficacia ••.de losmismos. Por ejemplo, el proceso de docencia donde se tiene identificado un soloriesgo, igual situación se presenta en el de contratación donde los controles,acciones, responsables y cronograma, no están debidamente identificados.

Las carpetas contractuales, no cuentan con la••.información suficiente paraestablecer la totalidad de los aspectos precontractua1es. contractuale~ y postcontractuales, especialmente en lo qlle hace referencia a los.productos recibidos.por la administración y que permitan evidenciar el cumplimiento de las.obligaciones pactadas en los contratos, así como la ¡Oclusiónde documentos que.no corresponden como es .el caso por citar. un . ejemplo, en el expedientecontractual del contrato 780 de Prestación CIéSéIVicios aparecen una ..serie dedocumentos que corresponden al contrato 780 de Obra pública.

Deficiencia en la oportunidad en la asesoría que debe. prestar la.oficina jurídica,situación evidenciada en íos controles y seguimientos a lél ejecución. de loscontratos de Obra Pública.

La Labor de supervisión ejercida en la ESAP, presenta debilidades en loscontroles, seguimientos y apoyo que deben brindar los supervísorss en laejecución de los contratos y convenios que aseguren la correcta ejecución de losmismos, evidenciado en los diferentes contratos evaluados dOnde tenemos<porejemplo, el contrato 214 el oficio mediante el cual el contratista ·entrega alsupervisor los. informes correspondientes a los. meses de mayo, junio, julio. yagosto hace referencia a que las actividades relacionadas corresponden al peri.odocomprendido entre el 1 y el 30 de abril de 2011, en los contratos 270 se muestracomo fecha de liquidación el 15-12-2011 antes de culminar el plazo establecidohasta el 30-12-2011 mediante prorroga No.1 del 6. de diciembre de 2011; en elcontrato 100 culmina el 15 de diciembre de 2011 y.el acta de liql..lÍdación.tienefecha de 25 de abril de 2011, es decir antes de culminar su ejecución y encontrato 436 aparece el acta .de liquidación de fecha 15 de diciembre de 2011, enesta acta no se hace mención al acta.de terminación.por mutuo acuerdo, y el actade terminación presenta fecha posterior al acta de liquidación (16 de diciembre de2011).

DIRECCiÓN TERRITORIAL ANTIOQUlA

La evaluación del Sistema de Control Interno, en la Territorial Antioquia116, seorientó a los procesos: Planeación Estratégica, Contractual, Gestión Presupuestal

116 CGR - Gerencia Deparn:.mental Colegiada Anti()quia, Reporte Resultados. Dirección TerritorialESAP AntioQuia, junio de 2012

Carrera 10 No. 19-64 p.e PBX: 3537700 Bogotá, O.C. Colombia117

eOMTnA4.QAtA P ••~·ttO·AQA$h:Cl0l'1 $OC¡Al

y Contable. Durante las fases de auditoría, se evaluaron los mecanismos decontrol, para conceptuar sobre la efectividad de los controles implementados por laDirección Territorial tendientes a disminuir riesgos inherentes y de control a losprocesos evaluados, dicha evaluación arrojó un resultado ponderado de 1.292 quecalifica a la Territorial en el rango de eficiente.

DIRECCiÓN TERRITORIAL NARIÑO

La evaluación de los mecanismos de Control Intemo en la fase de ejecución en laDirección Territorial Nariño 117 se determinó que los controles utilizados por laentidad para mitigar los riesgos en el desarrollo de sus funciones es condeficiencias de acuerdo a la calificación de 1.396 que se encuentra dentro delrango de evaluación en la segunda etapa, debido a que existen situaciones queno contribuyen a mitigar situaciones riesgosas a que está expuesta la entidad,tales como:

La estructura organizacional de la entidad no es coherente con la planta de depersonal debido a que existen cargos de responsabilidad que tos proveen pormedio de contratación como el asesor jurídico, contador, ef encargado depresupuesto, los coordinadores de los Centros de Administración Pública territorialCETAP lo cual genera que en el momento que se les termine el contrato éstoscargos queden sin el funcionario, lo cual hace que se presente dualidad defunciones y atrasos en los procedimientos respectivos.

Si bien la entidad tiene establecidas metodologías para mitigar los riesgos éstasno son efectivas por cuanto durante el desarrollo de sus actividades no identificanlos riesgos que les permita efectuar los correctivos inmediatos, ni se hanelaborado informes con la evaluación de los riesgos de la entidad durante lavigencia 2011.

En la Territorial no existe un área de atención al usuario que facilite el acceso a lainformación sobre los servicios que la entidad ofrece, riesgo de no generarinformaciones precisas que afectarían a los usuarios y directamente a la entidad.Si bien se ha definido claramente la responsabilidad para la administración de lossistemas de información éstos no se evalúan de manera periódica que dé lugar averificar su efectividad.

No existe un proceso de sistematización y clasificación de la correspondenciagenerada y recibida lo cual puede generar pérdida de la misma,

117 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Naríño, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Nariño, junio de 2012


Proceso de Operación y Gestión de Recursos en Proyectos

Los canales de comunicación entre el nivel central y la territorial en cuanto a laejecuci.ón de. proyectoe es inadecuada, debido que para la contratación delconvenio 062, no existió una debida planeacíón o no se tuvo en cuenta en elestudio de conveniencia u oportunidad, las reales necesidades de la entidad parala asignación de equipos de computo, .televisores e impresoras, como.tampoco laInstalación de las antenas sateUtales en cuanto a determinar por intermedio de laRegional que Municipios o entes necesitaban el servicio Sateutal, lo cual hace quela cobertura en la territorial de personal capacitado sea mínima.

Existen deficiencias en la asistencia técnica por parte de la ESAP a los puntos deinterconexión en territorial necesaria por el cambio de administración suscitadadurante la vigencia 2011 debido a que los responsables capacüados no seencuentran laborando lo cual ha generado lo. cual.l1a ocasionado traumas en .elmanejo de los equipos para la conexión al sistema de conferencia Web Satelitalpor falta de. conocimiento del nuevo personal as.ignado en esta función COmoes elcaso de Ipiales, Cumbal, la Unión.

Proceso Contractual

El representante legal cumple parcialmente con .el deber de establecermecanismos y procedimientos de control y vigilancia de la gestión .precontractualse encontraron estudios de conveniencia y oportunidad sin la firma del directorRegional mostrando falta de control generando riegos de realiz.ar contratacionesobjetivas y con transparencia.

Las evaluaciones de la gestión del interventor o supervisor de las contratacionesestán en cabeza de una sola persona las cuales pueden no ser efectivas.

Existen deficiencias en la aplicación de los procesos y procedimientos en lasdiferentes etapas de las contratacciones de prestaCión de servicios, suministro ymantenimiento, tales como: no se efectúa adecuadamente la consulta del boletínde responsables fiscales, no se determina de manera precisa las necesidadesrequeridas para la contratación, no se exigió en algunos casos los Gertificados deaportes en salud y pensión y parafiscales., no. existe una adecuada planeaciónpara verificación de requisitos para .la suscripción de contratos.

Se observó que del total de la muestra de contratos revisados el 30% no han sidoobjeto de liquidación, es decir, •que Se·encuentra vencido el término lo cual impideestablecer si los contratos descritos co.n.Gluyerona satisfacción el servicio prestadoo cual es su estado actual; igualmente genera riesgo para la entidad en cuanto aque estos contratos queden sin el amparo de las pólizas de garantía por superar eltérmino de los 6 meses de.la garantfª obtenida.hasta después de la liquidación.

10 No. 19-64 P.8 PBX: 3537700 Bogotá, Colombia119

Proceso Financiero

la entidad territorial Nariño cuenta con manuales y procedimiento contables ypresupuesto aprobados y se aplica, pero de una manera deficiente por lossiguientes hechos:

Inoportuno registro contable en la legalización de viáticos_ Deficiente coordinación entre las áreas de cartera y contabilidad

Deficiente coordinación ente contabilidad y almacén- Atraso en la elaboración de conciliaciones bancarias mensuales_ Atraso en el registro de las partidas contables en el sistema de información

SIIF NaciónNo se cuenta con el personal suficiente y requerido para reallzar el procesofinanciero.

Hallazgo N° 103.- Gestión Documental (AGN)

En la Sede Territorial Nariño se determinó que la entidad no cuenta con unaadecuada organización del archivo de información sistematizada de lacontratación, los soportes contractuales y los que corresponden al programa depregrado no se encuentran debidamente organizados, foliados o referenciados, nopresentan tablas de retención, la falta de exigencia de la aplicación de losprocesos y procedimientos del manejo de archivo genera riesgos de pérdida oextravío de documentos que en determinado momento se requiera como pruebadentro de trámites legales de carácter administrativo o judicial, se dará traslado alArchivo General de la Nación para lo de su competencia.

DIRECCiÓN TERRITORIAL RISARAlDA

la evaluación final de la valoración y de la efectividad de los mecanismos decontrol interno en la Dirección Territorial Risaralda118 obtuvo una calificaciónde 1,185, ubicado en el rango de eficiente, lo que significa que conforme a losparámetros establecidos los controles generales reflejan de manera adecuadasobre cada uno de los controles especificos a nivel de proceso y transacción.

la ESAP Territorial Ouindio-Risaralda en las Resoluciones de comisión yreconocimiento de transporte números: 019 (Terrestre), 057 (Terrestre), 349(Pasabordo Aéreo), 058 (Terrestre), 082 (Pasabordo Aéreo), 391 (Terrestre), 203(Terrestre), 170 (Pasabordo Aéreo) 329 (Pasabordo Aéreo) y 390 (Terrestre),presentan documentos en papel térmico, los cuales no garantizan durabilidad porla acción del tiempo, inobservando lo establecido en el artículo 47 de la Ley594/00 y el Acuerdo N° 060 de 2001, artículos 9 y 12 del Consejo Directivo delArchivo General de la Nación.

118 CGR _ Gerencia Departamental Colegiada Rísaralda, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Risaralda, junio de 2012

Carrera 10 No. 19--64 P.S PBX: 3531700 Bogotá, D.C. ColOmbia120

Lo anterior causado por el desconocimiento <f(:) los requisitos del archivodocumental, debilidades de control que no permiten advertir oportunamente elproblema. lo que trae como consecuencia la exist(:)ncia de registros poco útiles,poco significativos o inexactos y control inadecuado de actividades.

Para las territoriales de Atlántico y Tolima reportan la calificación del sistema decontrol interno en 0.94 ubicándolo en el rango eficiente y de 1,521 que lo ubica enel rango "con deficiencias", respectivamente.

Hallazgo N° 104.- Acompañamiento Ofit:ina Control Interno

Como conclusión general y basado en lo descrito en este numeral, se evidenciafalta de acompañamiento y asesoramiento por parte de la Oficina de. ControlInterno, hecho que no ha mitigado los riesgos a los que está eXpLJesta la .entidad yha impactado el desarrollo de los procesos y procedimientos que ejecuta laentidad en cumplimiento de su misión institucional, como se ha presehtado a lolargo de este informe

2.1.6 Plan de Mejoramiento

El seguimiento realizado por la Oficina de Control. Interno al Plan de Mejoramientovigente se hizo con corte 31.112/11, donde se reportél un cumplimiento del tOO% yavance de 58.45%. No obstante, se observan haUazgos que datan de la auditoríaa la vigencia 2008 que presentan cumplimientos parciales,

En el ejercicio de este proceso auditor, se reañzó seguimiento y análisis alcumplimiento y avance del Plan realizado por la Oficina de Control Interno, dondese tomó las que presentaban cumplimiento del 100%, dado que se podría evaluarla EFECTIVIDAD de las acciones tomadas por la entidad, dando como resultadoque estas acciones no tuvieron el efecto preventivo y correctivo que se pretendecon tos Planes de Mejoramiento. (subrayado nuestro)

Respeto al Hallazgo No. 4, la entidad adelantó acciones de mejoramientoplanteadas para subsanar el hallazgo relacionado con los indicadores de gestióncon un cumplimiento del 100% de las acciones y como resultado se Obtuvo laaprobación de la matriz de indicadores mediante acta No. 28 del 19 de septiembrede 2011 por el Comité de Dirección, la cual. se encuentra clasificados en tresgrandes grupos: de gestión, procesos y estratégicos para un total de 112indicadores.

La CGR pone de presente que pese haberse cumplido totalmente las accionescorrectivas, estas no fueron efectiVas para subsanar 'las causas del hallazgo, porcuanto se evidencia que la definiciÓn de indicadores de economía, equidad yvaloración de costos ambientales no fueron tenidos en cuenta, lo que dificulta la

Carrera 10 No. 19-64 p,e PBX: 3537700 Bogotá, D.C. Colombia121

evaluación de la gestión fiscal, aunado a la carencia de indicadores de efectividadpropios de la actividad que realiza la entidad.

Por otra parte, las acciones correctivas correspondientes a los hallazgos 17, 19,32 de la vigencia 2010 y. 2 Y3 de la vigencia 2009, habiéndose cumplido 100% lasacciones, no representan un mejoramiento efectivo en la gestión, por cuanto secontinúan evidenciando falencias en tos mismos temas observados por fa CGR envigencias anteriores.

Por lo anterior, La ESAP se encuentra adelantando acciones de mejora paradepurar las falencias detectadas en los diferentes procesos auditores, sin embargolas acciones correctivas no han sido efectivas frente a los hallazgos a subsanar.

En el plan de me~oramiento suscrito por la ESAP el 20-10-09, la TerritorialQuindío-Risaralda 19 quedó con seis (6) hallazgos, resultado de la auditoríaadelantada a la vigencia 2008, de los cuales según informe de avance al 14-01-10el porcentaje de avance físico de ejecución de metas fue del 100%, toda vez quela fecha máxima de terminación de metas se cumplieron en su totalidad.

CUADRO N° 29

Incumpliendo el art, 187 de 1993, la territorialpresenta incumplimiento enestablecidas en el Acuerdo de Gestión paravigencia 2008 así:Preguntas a través del StSCAPImplementación del programa deadministración de riesgosCarnetización de la totalidad de la

Se evidenció quePE-03 Plan de Acción por procesos.El documento Plan de Acción 2011 de la Territorialno presenta presupuesto por actividades,programadas, resultados obtenidos por indicadorespara los procesos misionales docencia yparcialmente capacitación, los responsables de suejecución, sin embargo estos fueron verificados enel POAI, Acuerdo de Gestión, seguimiento

de

•.•••"'...........lo estabhecí.cioResolución 53 deOumdlo-Rlsaralda, no contó conAcción para la vigencia fiscal 2008

vigencia , de una meta"",,,,,,,r;.o.o ••• 100 consultas, se evidenció que la

decepciono 117, las que fueron enviadas a laCentral para su respuesta. Se realizóselectiva a 1O consultas evidenciándose que serespuesta dentro de los términos establecidos.En cuanto al programa de administración de riesgos,se evidenció la existencia de mapa de riesgos.Se evidenció la carnetización de la totalidad de lacomunidad.Para solucionar primera debilidad detect'!ida

I!>l"r,nnrni<>l ESAP territorial se comprometió areuniones para socializar la normatividad que rigenlos del •."",..,eI •.••.••••.• ,.., •••..•••• "",.t.

119 CGR _ Gerencia Departamental Colegiada Risaralda, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Risaralda-Quindío, junio de 2012

Carrera 10 No. 19-64 P.13PBX: 3537700 Bogotá, D.C. Colombia122

artículo 10 del decreto 26 de 1998, la entidadcompró en el mes de diciembre de 20Q8 unpesebre por valor de $250.000 y un árbol denavidad con sus aceesoaos por valor dE$388.500, incluidos en el plan de compra~aprobado por el nivel central, este gasto fUEimputado al gasto presupuestal compra deequipo

Con el fin de dar cumplimiento al hallazgo No. 3Código 1402001, .en ·el mes de abríl·de 2009 sereal.izó la jornada de socialización a todo elpersonal, para la adecuada elaboración y ejecucióndel plan de compras.

Se verificó el cumplimiento de las metaspropuestas en el tiempo estipulado, con respecto alhallazgo No. 3 este se le dio una connotaciónfiscal y como correctivo la ESAP realizo pago orembolso de dicho gasto, cuyo.s documentossoportes reposan en el expediente deresponsabilidad fiscal de la Contraloría General dela República.

Incumplimiento del artículo 14, numeral 1.2.~ Para la segunda se comprometió a fortalecer elliteral "c" de la resolución 0049 del 29-01-08 por proceso de contratación y dar cumplímiento alla cual se adopta el manual de contratación de manual de contratación.la ~SI\P, ~n los contratos de prestación de Se diligencia el formato de Estudio de Conveniencia~erylclos numeros 50 de mayo 09/08, 78 de y Oportunidad del Sistema de Gestión de la CalidadJumo ,13/08, Y 126 de a~?sto 25/08 •..en adoptado a partir de 14/01/2009, para todos loscon~atlsta .•tiene como. actiVidad•. ?~m.er~I~I,procesos de contratación de esta Terrítorial, con losegun cert~cado de re~lstro mercantil servicie: que damos cumplimiento ¡:tI hallazgo No. 6 códigode panaden~ y cafeterfa-venta de gaseosas y No. 1402013.cervezas" sin embargo es contratado por laentidad para "Apoyo logístico y suministro demateriales e implementos requeridos para laactividad académica, recreativa y cultural por labienvenida de los estudiantes del primelsemestre por el día de los padres y paré:organizar una carroza con la participaCión delos estudrantes en las fiestas aníversarías dePereira incluyendo en las propuestas comeCoordinación.Se incumplió el artículo 7, inciso 5 de la ley Para el último se comprometió a socialízar la1150 de 2007, en concordancia con el apficación de la normatividad vigente.artículos 17 del decreto 679/94, ya que en laorden de servicios número 127 de agosto28108, cuyo objeto consistía en cerramientode muro liviano para la adecuación de dosaulas de clase en el auditorio, por valor de$6.729,000 no se le exigió al contratista pólizade cumplimiento que incluyera los amparos decalidad, estabilidad de obra y responsabilidadcivil extracontractual no haber sidocontemplada en los estudios de convenienciay oportunidad.

Sobre el registro de la contratación, la asesoraJurídica Territorial, ha registrado mes a mes elavance de la contratación en el sistema SI.GEB,y sehizo el debido seguimiento en los comités directivosde esta Territorial. Lo anterior para darcumplimiento afhallazgo No. 7 Código No. 1402014.

Inobservando lo establ.ecidoen el artículo 8 dela ley 42 de 1993, principios de la gestiónfiscal, la ESAP territorial Quíndfo Risaralda noha adelantado las acciones judicialescorrespondientes a la ejecución de los títulosvalores y títulos ejecutivos que tienen a sufavor

Se realizo Un pontrato de un profesional para ladepuración de la cartera en fecha 5 de junio de2009 contrato No. 080 y a través de la ResoluciónNo. 0387 de fecha 28 de abril de 2009 se establecióun procedimiento para el recaudo interno decartera,

Fuente: Gerencia Departamental Colegiada Risaralda


COMT~QRiA OU\..QADAeecvoe 51'>0\"'1,.

Dentro de la Territorial Nariño120 y en concordancia con las obligaciones quepriman sobre control interno y especialmente con las evaluaciones realizadas porparte del Comité del Sistema de Coordinación del Control Interno, se hanrealizado varios requerimientos, los cuales se detallan a continuación y decaracterizan para que en su momento y si es necesario se pueda profundizar laauditoría, aquí se detalla todo sobre la última auditoría de la CGR:

Oficio de fecha 22 de mayo de 2009, asunto: Complemento soportes Plande Mejoramiento tercer avance, la respuesta tiene 56 folios que incluyen Elplan de Mejoramiento y sus soportes. se incluyen hallazgos 8 de 2009 y5 hallazgos de 2007. Donde se presenta un avance de 53,48%.

- Oficio de fecha 10 de julio de 2009, asunto: Compromisos pendientes, larespuesta tiene 34 folios que incluyen oficio relacionado con 6 hallazgos ylos soportes (4 anexos).

- Oficio de fecha 28 de agosto de 2009, asunto: Plan de Mejoramiento 2007 y2009, la respuesta tiene 136 folios, que incluye copias de oficiosenviados en abril y julio, plan de mejoramiento y soportes (10 anexos).Donde se presenta un avance de 91,67%.

- Oficios de fecha 14 de septiembre de 2009, asunto: Avances plan deMejoramiento, la respuesta tiene 42 foHos que incluyen oficio y soportesrelacionados con certificaciones que permiten ir cerrando los hallazgos.

- Oficio 10 de noviembre de 2009, asunto solicitud soportes Plan demejoramiento vigencia 2008 primer avance. Se reporta el 47% de avancede 17 metas solo se cumplió con 8, las 9 pendientes se consignaran al Plande mejoramiento aprobado el 20 de octubre de 2009, donde la TerritorialNariño le quedan con un total de 14 hallazgos equivalentes a 14 metas.

- Oficio de fecha 8 de febrero de 2010, asunto: Informe aclaracionesPlan de Mejoramiento 2009, la respuesta tiene 86 folios que incluyenoficio, plan de mejoramiento y soportes. Fecha de corte de la evaluación30 de octubre de 2009, hallazgos 2007 y 2009. Se presenta un avance del100%.

2.1.7 Informes de Gestión de directivos que entregaron sus cargos

La Ley 951 de 2005, creó la obligación para los servidores públicos en su candadde titulares y representantes legales y particulares que administren fondos obienes del Estado, de presentar a quienes los sustituyan un acta de informe degestión de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursosfinancieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de

120 CGR _ Gerencia Departamental Colegiada Nariño, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Nariño, junio de 2012

Carrera 10 No. 19..64 P.S PBX: 3531700 Bogotá, D.C. Colombia124

sus funciones. Si no existe designación inmediata del reemplazo, entregará aquien su superior jerárquico haya determinado para tal efecto.

Igualmente, creó la obligación para quien asume el. cargo de recibir el acta degestión y de revisar su contenido. La misma Ley e$tablece que los Servidorespúblicos por terminación del período para el cual fueron elegidos, deben presentarel informe dentro de los 15 días hábiles siguientes a la finalización del mismo

Para el caso de la Dirección Territorial Atlántico121, se revisó el Informe deGestión presentado por la Doctora Vera Judith Blanco Miranda, quien ungia comoDirectora Regional Atlántico hasta el 11 de enero de 2011, este documento cuentacon fecha de. recibo del 6 de febrero de 2012, radicado 12.•0207, el cual contienepuntos que corresponden a: actividades emprendidas, investigaciones, asesoríasy asistencias técnicas, capacitación, recursos materiales, financieros y humanos,inventarios de bienes muebles e inmuebles, presupuesto, programas y estudios,contratación pública y situaciones administrativas entre otras.

De lo anterior, se puede colegir que la directora hizo ·la presentación del Informede Gestión, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 951 de de 2005 y la ResoluciónOrgánica de la Contratoría General de la República No. 5674 de·2005.

En la ESAP Regional Nariño122 el 18 marzo de 2011 el Director Regional delCauca encargado de fa Regional Nariño mediante acta de reunión hace entrega aldirector entrante quien se posesionó el 8 de marzo del mismo año los siguientesdocumentación en cumplimiento del artículo 10 de la ley 951 de 2005.

Informe ejecutivo de la gestión realizada en la vigencia 2010 proyectos decapacitación alto Gobierno y viernes del concejal.Informe de Presupuesto, actividades de oficina Jurídica, avance Plan demejoramiento, evaluación de desempeño de los funcionari.os.Informe final de asesorías y asistencia técnica 2010.Carpeta que contiene documentación nueva sede.

Si bien se cumple con el término establecido por la Ley citada para la presentacióndel acta de informe de Gestión y demás documentos exigidos, en la carpeta noreposa la entrega en detalle pormenorizado sobre la situación de los recursosmateriales, financieros y humanos así como los bienes muebles e inmuebles a sucargo, debidamente actualizados a la fecha de la entrega. Numeral 2 articulo 10.

121 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Atlántico, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Atlántico, junio de 2012122 CGR - Gerencia Departamental Colegiada Nariño, Reporte Resultados Dirección TerritorialESAP Nariño, junio de 2012


001'rtl'fAt.OAíA f:U!tttOA.OAescoce UOO¡A"

2.1.8 Denuncias

De conformidad con lo señalado en el artículo 4 de la Resolución orgánica No.5589 de 2004, fue remitida al grupo auditor de la Sede Central, la Denunciacodificada con el N° 2011-32411-82111 mediante la cual se informanirregularidades en contratos.

Refiere que, en días anteriores la ESAP emitió una convocatoria por $5.000millones, por medio de la cual se les enseñará a Jos alcaldes recientementeelegidos, como levantar la mano derecha y tomar así posesión del cargo.

Con el fín de darle el trámite correspondiente a la mencionada denuncia, el grupoauditor consultó el artículo 31 de la Ley 489 de 1998 mediante el cual sedetermina que: "La escuela de Alto Gobierno de la ESAP organizará y realizaráseminarios de inducción a la administración pública para Gobernadores y Alcaldeselectos a realizarse en el término entre la elección y la posesión de talesmandatarios. La asistencia a estos seminarios es obligatoria como requisito parapoder tomar posesión del cargo para el cual haya sido electo".

Para dar cumplimiento a este ordenamiento legal, la ESAP realizó los estudiosprevios, bajo los antecedentes del seminario 2008-2011, con el fin de adelantar elproceso de contratación de los servicios de operación logística y realizar elSeminario de Inducción a la Administración Pública para Alcaldes y GobernadoresElectos Periodo 2012 - 2015. actividad que tuvo fugar en la ciudad de Bogotá, del13 al 15 de diciembre de 2011.

Desde el comienzo del proceso, la ESAP solicitó la vigilancia de la ProcuraduríaGeneral de la Nación hasta la audiencia de adjudicación.

Con el fin de dar cumplimiento al artículo 23 del Decreto 192 de 2011, expedidopor la Alcaldía Mayor de Bogotá, en relación con la aglomeración de público, laESAP generó el Plan de Emergencia y Contingencia y las alertas hospitalarias yde movilidad, entre otras, para la correcta ejecución de la actividad.

Los criterios de habilitación para participar en el proceso fueron: Experienciamínima del proponente y cumplimiento de requisitos técnicos establecidos en elEstudio de Conveniencia y Oportunidad.

Para la verificación de la oferta más favorable se establecieron factores deselección, tales como: -Propuesta económica, Personal de logística adicional,Disposición de equipos adicionales de votación inalámbrica, para evaluar elevento, maestro de ceremonias, Estímulo a la industria Nacional. Se presentóinforme de habilitación y resultado de la evaluación con las respectivascalificaciones.

Carrera 10 No. 19-64P.8 PBX: 3537700 Bogotá, D.C. Colombia126

Se llevó a cabo audiencia de adjudicación conforme al cronograma del proceso,no hubo ninguna observación por parte de tos proponentes ni se dejaronconstancias ni aclaraciones. Mediante la Resofuci.ón2002 se adjudicó la licitaciónpública No. SC-101-SA- AG-061-2011; el valor del contrato Sé estableció en$2.070 millones, con una adición de $179.4 millones para un total dé $2.249.3millones.

La ejecución del contrato se desarrolló según lo previsto, al seminario asistieron1093 de los 1123 alcaldes municipales y distritales y 31 gobernadores de los 32;se informó que 8 alcaldes y 1 gobernador no pudieron asistir por razones defuerza mayor. Existe informe acerca de la ejecución de cada componente técnico.Se realizó acta de liquidación del contrato 767 donde se refleja el descuento en elúltimo pago pactado de los recursos por los servicios no prestados.

Acorde a lo aquí expuesto se dará respuesta al denunciante a través de laContraloría Delegada para Participación Ciudadana.


Anexo 2Matriz de codificación de hallazgos

3. ANEXOSAnexo 1

Estados Contables

Carrera 10 No. 19-64 P.8 PBX: 3537700 Bogotá. O.C. Colombia128

Matriz de codiflcaci6n de haUazgosCONTRALORIA DELEGADA PARA EL SECTOR SOCIAL

DIRECCION DE VIGILANCIA FISCALEntidad Auditada: ESCUELA SUPERIOR DE .ADMINfSTRACION PÚBLICA

2011

niveles de cumplimiento reportados por la ESAP al se obseMmporcentajes que pese a que muestran una ejeoución mayor a la proyectada,

1 1101001 denotan la carencia de criterios unificados al establecer la linea base y por lo Xtanto el punto de partida para el seguimiento del avance y cumplimiento de lasmetas. hecho que evidencia debilida.desen la planeacíón de las mismas y que

, los

2 1103002

antenas que a pesar de aparecer en el sistema nunca estuvieron activas. Lo querepresenta que el 45% de las antenas nunca se utlliz:arondurante el monitoreoefectuado.El número máximo de antenas activas en un momento dado durante elmonitoreo fue de 95 (40%), '1e! de menos fue de 63 (26%).De las antenas que se encontraron en el sistema. 38 estuvieron activas menos Xde 5 veces y solo 71 estuvieron activas 10 o más veces, de estas 34 estuvieronactivas siempre. Lo oual frente al total de las antenas adquiridas representasolamente el 14% de antenas en funcionamiento.Se encontró una antena con nombre "sin especificar" lo oua! no permite suadecuada identlficacíón. Aunque la entidad en la respuesta manifiesta que

a.lafecha

3 2202100

No. 4 quevisitados (26) y gobernaciones (S}, dos bíter y la calOa del alcalde y elgobernador. no cuentan con los contratos de comodato.En una gobernación y once municípios en que se encontraron no se enouentran Xnumerados ni se enouentra la fecha de suscripción.Se encontraron 5 no firmados por el comodante y uno sin firmar por el

4 1404001

5 1604001

No. 5 entrega y . kit evideñCio queen 6 municipíos no se encontró el acta de entrega del kit sEl.telital;en tres nOtiene fecha de entrega y en uno no se encuentra firmado por las partes.En el numeral :3 de la clausula tercera ...obligacíones de las partes del contratode comodato que dice: "el delegado de la eRT, de acuerdo con la informaciónsuministrada por la TESAR, adelantará la entrega de los b~ne$ muebles que serelacionan en la ficha técníca por medio de Acta la cual debe ser suscrita por los Xque en ella inlervíenen".. Lo anterior, denota deficiencias en el seguimiento ycontrol al cumplimiento de las obligaciones asignadas a ERT, por Parte de lasupervisión, lo que pude generar riesgo de pérdida o sustitucíón de loselementos, y dificulta la restitución de los bienes por parte del comodante, en

6

Se la perdida de:el modem en la gobemaclón de Córdoba y alcaldía de SinceleJoEl videobeam en la alcaldía de Bucaramanga

1601001 Cámara web en la alcaldía de Neiva, Cumbal X XA excepcíón de la antena los demás elementos fueron hurtados en el municipiode HoboRadio satelital, teclado, mouse Ylos cables de ruente poder en Mariquita

16031007 X

12.4

8 1603001

9 1601004

equipos::Ejército Nacional y Otras Instituciones en Bogotá a través de las visitas técnicasrealizadas, la documentación presentada y las encuestas efectuadas a losusuarios de estas Entidades, se evidenciaron deficiencias relacionadas consubutilización o utilización en temas diferentes a lo contratado de los equípos, Xdeficiencias en la calidad de la transmisión y la no existencia de contrato decomodato,En la Gobemación de Córdoba y las alcaldías de Monlquira Sogamoso los

10 1603003

11 1103001

(SA): Se que para laauditada, existieron deficiencias en los mecanismos de colaboración

armónica que deben existir entre la Escuela, las Administraciones Territoriales yotras entidades del Estado enlazadas en el proyecto, frente a la debida y

utilización de la herramienta puesta a su disposición por parte de lacon el propósito de alcanzar el mejoramiento continúo del Estado a X

través de la capacitación, comunicación y transferencia de conocimiento,Nótese por ejemplo, una supervisión que involucre e interrelacione los trescomponentes de seguimiento, a saber financiero, técnico y misional(capacitaciones), control sobre la existencia y uso de los bienes entregados,comunicación con las entidades mencionadas, entre otras Más cuando a la

Hallazgo y de metas:evidencian debilidades en la definición y formulación de metas, dado quealgunas de ellas se establecen sin que exista la necesidad de acciones frente alos objetivos de la unidad ejecutora y en otras, la meta no corresponde con las Xcaracterísticas de formulación, en el entendido que deben ser objetivas,medibles, cuantificables, correspondientes a una periodicidad de tiempo, entreotras, Hecho que afecta la presentación de los resultados obtenidos con su

tOf!lade

12 1101001

13 1402011en compra de En

desarrollo de la evaluación se determinó que a pesar de que la SecretaríaGeneral solicitó los elementos e insumos desde marzo de 2011, el contrato se Xfirmó hasta finales de la vigencia 2011, observándose demoras en los procesosde los Grupo de Comp.ras y Contratación, por lo tanto dichos elementos e

enta

1101002

Hallazgo·Operativo de la ESAPPara este proyecto las entidad se impuso las siguientes metas:Realizar 39 Tablas de Retención Documental - ajustadas y se implementaron en20 dependencias lo que representa el 51.28%.El 100% del Archivo Histórico Microfilmado, frente a la cual el porcentaje decumplimiento fue de 0%;Llevar a cabo 39 visitas de seguimiento a las dependencias de fa Sede Central yDirecciones reali:¡¡:andosolamente 27, que corresponde al 69,23%Dotar 39 dependencias de la ESAP con Equipos Tecnológicos para el Área deArchivo Centra! y de Elementos y Archivadores en las 15 DireccionesTerritoriales y Dependencias de la Sede Central. pero solamente hubo dotación

14 X

15 1402100

16 1903004

demuestra objeto de revisión en las resoluciones de Vlf!CUI.aCf()f]

determinan un número de horas que se requieren para con módulocontenido en ella. los registros de los formatos establecidos para el control yvigilancia a la prestación del servicio como es el de seguimiento horas tutoriales Xsoportado en forma RE-M-DC-23 no coinciden con el formato registro de clasesde programas a distancia soportado en forma RE-M-DC70. Revelando debilidaden control y seguimiento puede conllevar a riesgos de pagos de horas

alas

x

X1402013

X

X

X

17 1404100

Nómina:cumplimiento a las que ordenan de docente.s decátedra desde su nombramiento. hasta la cancelación de S4!>emolumentos. concargo al programa 520 según la mue.stra se determ.inó que se inQbserva IQestablecidQ en el articulo 4. literal "b" de la Ley 87/93. toda vez que laESAP XTerritorial Qulndío-Risaralda. no tiene estandarizado en S4 sistema de controlInterno y dentro de la caracterización del Sistema de ge!>tión de caU4ad unprocedimiento para dar cumplill1íento a )I:lS resoluclQn~s que ordenan lavincuhilción de dQcentes de cátedra desde su nombramiento, hasta la1-+--+~l~~~oq~e¡:~~'j

18 1502001

19 1501002

2020 estableció como del gastopúblico. social: Sin detrimento de ninguna de misionales de laentidad se deberá tener en cuenta. para la los recursos, lascaraclerlsticas !>Ocialesde la. población y el impacto que genere para la Xsociedad" y "Desarrollo Armónico de las.Regl.ones:Siendo la ESAP una enUdadque cuenta con cubrimiento a nivel naci.onalbuscará dentro de !>uproceso deplaneación la igualdad. de .oportunidades a cada una de las SedesTel'ritciriales. Sin embarco. en visita realizada el3 de mayo de 2011. al CETAP

20 1103001

la ley de 1993. ya que eV811uadalaJrlf0l1n¡¡\(~ó!l'",nt.on¡¡4",A-TH-49 ...suscripción, secluirn¡Anfnentre el Direct.orNacional Risaralda, Xse presenta incumplimiento siguientes metas: ma¡n~e:l1er número deestudiantes de pregrado y •.postgrado; registro de la información financiera;número de solicitudes atendidas y registro de transferencias de documentos al

21 1103100

22 1404100

23

de la seobservó que los contratos de prestación de servicios profesionales N° 39, 40, 42,44 Y 45 tienen el mismo objeto y se desarrollan en el mismo tiempo (01-06-2011a 12-11-2(11), "prestar los servicios profesIonales para conformar el equipo deasesorías en la linea de aseguramiento de la norma MECI 1000:2008,articulando el sistema hacia la Norma mCGP 1000:2009.Similar situación se observa en los Contratos N° 12 Y 29 donde el Objeto es

24 1404001 "Prestar los Servicios Profesionales para Coordinar, planear, organizar y hacer Xseguimiento del desarrollo de los procesos que adelante el Departamento deAsesoda y Consultorías $O las entidades territoriales para el diseño y aplicaciónde herramientas e instrumentos metodológicos existentes·.El contrato 137 cuyo Objeto es "Prestar el servicio de servicios demantenimiento general preventivo y reparación de equipos computo,comunicación y oficina de propiedad de la ESAP TerritOrial Nariño Alto

26

de lamuestra seleccionada en la Dirección Territorial Nariño, se identificó qUe en loscontratos de prestación de servicios N° 015, 30, 33, 34, 36 Y el contrato de

25 1401003 suministro N° 7, se consulte el boletín que no corresponde a la vigencia del Xmismo incurriendo en el riesgo que se contrate con personas que se encuentrenvinculadas dentro del boletín de responsables fiscales y por ende que seencuentren

deSede contrato N· 131 de 2011, el contratista aporta fotocoPiaS de lospagos a salud y pensiones por el término de ejecución del contrato (21-02-2011hasta 15-12-11). hecho que corresponde al cumplimiento por parte delcontratista de sus obligaciones contractuales. Sin embargo, no es consecuente

1404100 con la información que reposa en el Comprobador de Derechos en Salud y en el XFOSYGA, dado que medianíe consulta en los links respectivamente aparecedesaflliado en salud a partir de abril de 2009.En la Territorial Nariño establecen que en los contratos 25 y 29 se presenta elmismo el contrato 137 no se certifica el pago.En la en los contratos.10r

M el .-estableció en la cláusula tercera ·Término de duración y/o ejecución a partir delacta de inicio y hasta el 30 de septiembre de 2011. Dicho contrato fueadicionado pero no prorrogado, sin embargo los informes supervisor

27 1404007 demuestran que la ejecución se desarrolló hasta el mes de Diciembre, sin que Xexistiera modificación contractual que da el soporte juridlco a diCha ejecución.Adicionalmente no se modificó la p6liza de cumplimiento en cuanto a suvigencia, debiendo la ESAP asumir el riesgo frente a un posible incumplimiento

del

29 1903004

30 1404003

31 1404004

X

384. 419,449,529, Y 780 se encuentran sin liquidar. Situación que si biense encuentra dentro. de los términos legales generales, desconocen lanormatividad Interna de la Escuela. acorde a lo. estipulaqo. en su Manual de XContratación y la Reso.lución0049 de 2008.En la Dirección Territo.rial Harino. con los Co.ntrato.s

establecer si los deisórifos

X

X

32 1405001

orofeslion¡¡les025 de 2011, al cual semillones mensuales, fundamentado enImplementación y desarro.llo.de la o.ferta íns;tirurciclnaltemática de talento..humano, basado..en modelo de colnp,etelnci,~sen el ámbito territorial (Io.cal y regio.nal) y articular dirE~ctrii.cespromUevan los lideres del proceso. de capacitación ycorrespondiente árE;laten~átlica.Sin embarg.o., reailiZ<'!lQaS

33 1404006

34 1404100

2011 celebrado en la DiI-eclción TAl'I"ltnrlililpara suministrar. impreso.s y p.ublicaciones COmo.apQyo al delsubpro.yecto.de capacitación actualización y perfeccio.namiento.de competencias Xpara el. fo.rtalecimiento.de la gestión pÚblica en el departamento.del To.lima. sepagó de más $0.25 millo.nes,al no.tener en cuenta que el valor de l¡;¡.propuestaera de $3.73 millones. IVA inciuído., y que el contrato. se suscribió pcr el

35 1404100

trlSflfl.JIClo'nSf dePro.yecto.Fortalecimiento. Institucion¡;¡1de la ESAP, fue lIn requerimiento. delConsejo.Directivo de la entidad con o.bjeto.de darle cumplimiento.al artículo 46de la Ley 909 de 2004 mediante el cual se establece. que a la ESAP lecorresp.o.ndeelaborar los estudios técnicos de las refo.rmas administrativas delas entidades estatales.Fue definido mediante el.desarrolío de tres fases, de las cuales en la vigencia X2011 tan solo.se terminó y recibió a satisfacción fa fase l.El proyecto se adelantó ta suscripción rv-."_,t",,, de prestación deservicios, entre s: 431.432, ,438,439,440,441. 443, 444, s cuales mutuo acuerdo..conllevando proyecto..•con el

36 1406100

37 1404100

pl'&Sfación servicios; En Sede en la efectuada a lacontratación general de la entidad se constató que los conltato.¡;069 de 2011,036 de 2010 y 331 de 2009. se suscribiero.n para cubrir una necesidadpermanente en el tiempo. de labo.res en la Dirección Nacio.nal. tal como sededuce de los o.bjetosde los tres contratos, a saber: "Apo.yOadministrativo y defuncionamiento en el manejo. de sistemas. secretariadO ejecutivo, digitaclón,o.rganización de la información,. atención al público, entre otras funcionessecretariales, para la Dire.cción Nacional", "Prestar sus servicio.s de apo.yo. Xtécnico a la Dirección nacio.nal, en la Gestión administrativa y o.perativapara elcumplimiento de sus funciones, as! como el análisis de la informaciÓn para elo.ptimodesempeño de las funciones propias de la Dirección Nacio.nal",y uApoyo.de labores secretariales, realización de comunicaciones y memo.randos que eldirector requiera, recepción de llamadas, etc."En la ESAP Territorial Atlántico, se evidenció que se no cuenta con unae$tructura o.rgán¡cade aCl)erdóa.s(Js funciones ':1 necesidad(ijs.mlsionales, po.rcuanto susolibe pre¡;tación de servicios, cargos COmo:

X 2.5

Hallazgo deconvenios de cooperación 050, 051, 053 Y 054 susclitos con la OEl se presentainforme financiero que no demuestra la ejecución de los recursos aportados,toda vez que refiere unas cifras sin que evidencie el desglose '1 soporte del Xgasto realizado. Situación que no permite a un tercero, en este caso el Órganode Control, determinar la debida ejecución de los recursos públicos en términos

38 1404100

39 1406100

. N°39.- .",¡"ht\r,"f el estudio técnico de escisión del Ministerio del Interior '1de Justicia, deacuerdo con las pollticas, lineamientos y orientaciones impartidas la Funciónpública, la ESAP suscribió entre otros tos contratos 041, 046, Y 058, conproductos tales como: Actualización del diagnóstico, documento Propuesta y Xproyectos de decretos y actos administrativos. En los contratos 046 y 050 sepactaron exactamente las mismas obligaciones (Clausula Segunda) pero enninguno de ellos se determinó la responsabilidad frente a la entrega

40 1402005

Nr140.- Marcode la ESAP, en la carpeta del convenio Marco de CooperaciónInteradmínistrativo N" 011, no reposa Certificado de Disponibilidad Pres.upuestal.en el Convenio No. 21 no se refleja cual es el aporte de cada una de las partescontratantes para determinar la modalidad o naturaleza contractualEn el convenio no. 20 los Estudios previos, ítem 9. se eXige en los requisitos Xlté<:nlc:Osmínimos: "Entidad púbUca que llene los requiSitos y &sté dispuesta a

'ón de prácticas administrativas .... " Y se contrata con unade naturaleza privada.d&1 convenio no es acorde con la modalidad contractual

Hallazgo conConsorcio OfIcinas de Bogotá, con el objeto de: "Realizar ta adecuaci(Jn deofícínas de la sede central de la ESAP, que tiene como objeto la ejecución deobras civiles, suministro e instalación de redes eléctricas, voz datos entre oOOs,todo de conformidad con los pliegos de condiciones de /a 'icitación pública No. XSC-101-SAF-079-2011 y la propuesta que hace parte integral del presentecontrato", el 29 de diciembre de 2011, por valor de $478.018.742.20, con unplazo de 4 meses contados a partir del acta de inicio, al cual fue suscrita el 23

41 1404100

contrato no se plazocontractual ¡JlaC1tao·o.A marzo de 2012, (casi a 4 meses de terminadO el plazo

da por cumplido el obleto del contrato, no obstante en las actasde terlmirlaci6n la ESAP no concluyente sobre el recibo a satisfacción del objetocontractual ni de la terminación del contrato.

otra parte, a díci.embre 28 de 2011 suscribió convenio interadmlnistratillo con Xla construcción de este proyecto. por lo que fue necesario hacer la

la totalidad de los diseños desarrollados por GYG frente a los cualesquirió aclaración y complementación,

El hizo elrec:ibo de los diseños. pero aún si la seguridad del

42 1404007

43 1404009

Sedea la obra se establecen incumplimientos. EXiste un "borrador" de

¡r(6S0HJC!(n! que busca i) declarar el Incumplimiento de! contrato 179 Y lah""Ir~,~nr1",del siniestro con relación a la póliza por los amparos de cumplimiento

y correcto funcionamiento de los bienes y servicios suministrados ende $160,5 millones y íi) imponer al contratista la sanción penal X

pe'CUlllli:méi, por valor de $40,1 míllones.la gestión correspondiente no se ha adelantado. denotando

de la ESAP frente a los Incumplimiento de los contratistas yen la efectividad de los procesos resarcitorios a favor de la Escuela,

iadicicinal al riesgo de los recursos pÚblicos Invertidos en cuantla de

45

2011, suscrit!) en la ESAP Territ!)rial Tolima, para COlrl'tr~ltarlas adecuaciones necesarias de pisos, cielo raso, '1 tanque, por un valorinicial de $51,73 mi!lone$ '1 un valor adicional $13,94 millones, para un total de

1405004 $71,68 millone$ se presentan ¡nefectlvidad '1 faltante en la inversión CGR - X XGerencia Departamental Colegiada Tolima, Reporte ResultadOS DirecciónTerritorial ESAP Toñma, junio de 2012.Debido a deficiencias en la ejecuc~on

44

porde diciembre de 2011, situación que a su vez obligó a la

!aultor¡:zac~6nante el DNP de viabilidad para el traslado presupuestal •..vigencias!ex~)¡rada~,palraii$Op1oirtal'los gastos y pl!lgoscorrespondientes.Según información de la Sede Central de la ESAP las suspensiones referidas sedieron como consecu(1llcia del incumplimiento del contra!!) 431 de 2010 suscrito XCOnG y G Construcciones Ltda., que tuvo como Objeto: "Elaborar los estudios yd/seflos técnicos, así como los trámites de permisos y obtenci6n de licenciasrequeridos para la construcción drl/a sede de Nariflo, todo de conformidad canlos pliegos de condiciones", Del ClJal declarado el incumplimiento la ESAPinforma el pago '1consignación de los amparos de cumplimiento 'l.calidad del

.......45.- Obras' en

1404009

1402100

X

3.61

46

47 1402100

tlir.iiAml'lrA de 2011, la ESAP suscribió el contrato No.800.por I¿¡ suma de $150.8millones y el dla 29 de diciembre la entidad suscribe. con etmlsmo contratista elcontrato 882, por la suma de $608.0 millones. Objeto; Adquisición de Licencias:1000 para el primer caso y 5824 para el segundo.se evidencia una vulneración a este precepto legal que conlleva a un presuntodetrimento patrimonial en cuantía de $40. millones por cuanto la entidadadelantó dos procesos contractuales con el mismo objeto y con el mismocontratista sin tener en cuenta que ccmprando a mayor escala podría obtener unmayor beneficio. es decir que no aplicó el principio de economía que busca X"que en igualdad de condiciones de calidad los bienes y servicios se obtengan almenor costo".la ESAP mediante oficio DN100.2012·JQ265 de 3 de juliI' de 2012 reconocecomo beneficio de auditoría, un acuerdo con el prov~edor las licencias '1ajuste contractual en cuantía de $40,3 millones, .porcuanto se consideró el valorde todas las licencias a $90 mil cada una, para lo cual se compensó el valor delcontrato de MIlI' de 201;1. Po.rlo anterior, se

48

"AIrentdalnielntode un salón...... -r-....1... loglstico para el

Encuentro Cultural '1Social de la Comunidad ESAPISTA, la Territorial Nariño- Alto PVwmayo. con una capacidad para 400 personas••Por valor de $12.4millones.El decreto 2414 de 2008 en su art. 83 establece que los arrendamientos yadquisición de bienes inmuebles Se pvede hacer mediante la neaol:lÍa(;íón

1402015 directa. acorde con el numeral 3.3 d!íll.manual de contratación de Xdonde se anota que la ESAP tramitará bajo la modalidad de contratagiónarrendamientos '1 adquisición de muebles. ent!ílndféndo.$e tipo dearrendamí(1llto el cual se le debe eXigir Oír!) tipo de requisitos en este casosegún el objeto dt)1 contrato en la parte correspondientt) "brindar el apoyologístico para el E1ncuentrocultural '1 social de la comunidad ESPlSTA" seobserva que se trata de un contrato de prestación de servicios el cual no debióadjudlc;¡trse en la modalidad contratación directa sino bajo el proceso de

49 1802002 X

X

de .gastOs: .Antioquia-Chocó la presupuestal es inferior a la programación inicial,básicamente por los retrasos en la iniciación de los procesos administrativos ycontractuales, a pesar de algunos ser necesarios durante toda la vtgencia, entreellos se destacan los contratos para la asesoría contable y apoyo jurídico loscuales fueron suscritos el 31 de enero y el4 de febrero respectivamente, los de Xlas coordinaciones de los CETAP los cuales fueron suscritos el 16 de jUtllo de2011 para Quibdó y 14 de julio de 2011 para Apartadó; y uno de apoyo logísticoen capacitación a funcionarios públiCOSpor el proceso de talento humano

.•..•.de

180200250

suscritosTerritorial Atlántico, durante la vigencia 2011, se constató que seis (6)

53 1802100 contratos no se ejecutaron, cuyos valores corresponden a $ 26.9 millones, as! Xmismo se verificó que once (11) de ellos, por valor de $20.9 millones, seeíecutaron parcialmente; como consecuencia de lo anterior, estos montos fueron

t--t--H~;;¡i~~Wj54 1801100

menores: enel aplicativa SEVEN se observo que cajas menores no fueron leg:alizadElsde forma oportuna, la de la territorial Huila del 2010 se Encuanto a las creadas en la vigencia 2011 tenían que legalizarse antes dei 28

.depudO que Se

sobreestimada la cuenta de caja general en $2.42 millones. toda vez que en laterritorial de Norte de Santander a pesar de haberse consignado este valor, nose realizó

55 1801002

56 1801004

N0 56.- Bancarias: pudo establecer alas conciliaciones entregadas por la ESAP, las notas a los Estados financierosy la respuesta al oficio COSS-ESAP-011 que la entidad tiene dos de!Banco Caja Social, y una del Banco Popular las cuales no desde

y losSe establecer que existen diferencias entre los extractos y la contabilidad.la cual no permite que los saldos en las cuentas de contabilidad relacionadas Xcon los bancos, ingresos, cuentas por cobrar y gastos financieros sean losreales, toda vez que se hallan partidas na registradas desde vigencias

57 1801004

58 1801005

58.- Pago por usoSe pudo establecer que a través de la cuenta del Banco Popular la ESA? en elmes de diciembre canceló $50.2 millones de gravamen financiero por lastransferencias a las territoriales, consultada la entidad esta nos manifestó que Xesto se debe a que cada una de las territoriales maneja un NIT diferente al de la

59 1801003

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de

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en la Sedeque se. e~ código

que determina que no se pUede otorgar una nueva comisión hastatanto no se haya legalizado fas anteriores, {numeral (3.1.1 de requisitos ylimites), y el numeral 6.1.2 que estabteee la responsabilidad de legalizar a lostres (3) días hábiles de haberse cumplido<lacomisión.Igualmente se puedo establecer que no·se legalizaron los valores que venlan de XvigenCiasanteriores.En la ESAP Territorial Harlfto las resoluciones que autorizan el desplazamientoy pago de viáticos en calidad de docentes hora cátedra para los programas deadministración pública Territorial y el de tecnologia .en gestión pÚblica yfinanciera, no muestran las fechas reales de comisión y éstos difieren de los

X

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62 1801002

Se evidenciar en la Te¡rrltorial A,tI8IiltIC:Oadquisición de bienes y servidos28/12/201.1 de dos (2) pagos parciales decontratista G y G Construcciones Ltda., Xrespectivamente del valor total d&l contrato 323 2011, como anticipos,verificado este en el Nivel Central Sé pudo establecer qU{l el pa~o es contra

del productos tal como lo estable la clausula de forma de pago del

t'lr~'<r••:nt", saldo desde la vigencia anterior,denotando que existen contratistas COn recursos de la ESAP por $136.99millones, y sobre la cual no existió ningún movimiento, la respuesta que da Xla administración solo informa que esta corresponde a un convenio en ejecucióncon la Universidad Nacional, Dado que en la contabilidad.•nose ha registrado

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Se pUdoestablecer que esta cuenta presenta saldos sin depurar pOI' $6.508.40millones, según se informa en vigencias anteriores los hablan glosadp por norealizar causación de los ingresos, si bien es cierto .esta !;llosa es contradictoriacon el principio de prudencia que es aplicable a los ingresos, también es ciertoque la entidad no realizó las. depuraciones y. ajustes de los mismosdeterminar que los valores fueran los reales al termino de cada vigencia y a lafecha no se han realizado los ajustes respectivos, generando incertidumbre Xfrente a estas cifras en estas cuentas por cobrar y en el patrimonio porcuantía.En la Territorial Tolima se informa que la Gobernación de! Tolima soportopagos por $80 .•90 millones y sobre los cuales solicito al nivel central desde el 1de diciembre de 2010 el ajuste contable, pero a la fecha no se ha realizado.Igualmente existen saldos sin depurar con vigencias superiores a 5 años,terceros en Ley 550 y hospitales estos últimos no son responslill;llesdel pago deeste

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66.-subcuentas de este grupo se encuentra qU~presentan saldo en item que son depago inmediato como son los certificados de calificaciones, constancias,formularios de insCripción, cursos de vacaciones, actaS de grado, derechos degrado, duplicados de diploma, habllitacioMS,· entre otros, lo que. genera

66 1801004 sobreestimací6n en este. grupo. En la.respuesta dada por la entidad se nos Xinforma que "En esta cuenta se encuentran varías facturas las cuales estén condoble registro; el estudiante ya dejo de estudiar y se sigue importando su facturadel semestre, estos saldos son de vigencias anteriores ... ". Por lo anterior seconstituye una sobreestimación en estas cuentas por cobrar y una incertidumbreen definida la

X

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Hallazgo· NO67.- cartera prestación servicio. Se pudo establecerque en la Territorial Tolima1 no se realizó oportunamente el cobrode algunos saldos cartera de las vigencias 2003 Y 2004, de

1801004 servioos Educativos Formación profesional y Posgrados, X Xencontrándosesin posibilidadde cobrar $3,26 míllones, lo Quegeneróun detrimento en la cuantía sobre estimando el Activo

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Hallazgo N0 68.- Depuración contable En el contrato deprestación de servidos No. 022 de 201.1, contratado en al ESAPDirección Territorial Totima, se presenta un pOSibledetrimento por$17,57 millones, no se ejecutaron cabalmente las siguientesobligaciones: Depurar en el sistema financiero SEVENel invI!>nli"l:\riif\

1801002 físico con la afectación contable; Revisar la información presupuestal X Xen el sistema SEVENy su respectivaafectacióncontable; elaborar lasfichas técnicas de acuerdo a las cartas circulares de la ContaduríaGeneral la Nación; Depurar los saldosde las cuentasde deudoresylos . Depurar los saldosde recaudoy cartera con

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convenio Consultados losde legalización del convenio 062 se Que en

comprobante No.511-62 se registra en las cuentas gastovigenciasanteriores $2.427.50 millones, cuyos conceptosson serviciotécnico, transporte, póliza, imprenta nacional. En la respuesta dadapor la ESAPestablecenque correspondena la instalaciónde cada unade las antenas dentro del territorio nacional de Colombia. La Xnormatívidad establece que hace parte de los activos el costo deadquisición, instalación, montaje y otros costos directos e indIrectos,necesarios que ta maquinaria, planta y estén encondiciones ser utilizados. Por lo cual no estamos acuerdoconla contabilización dada. Generándoseuna subestimación del equiposatelltal Y una soereestnnacíénde los de anteriores

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70.- Recursos enadim,rni:;tr,acJ;ón pudO evidenciar que no se entregan al áreacontable para su respectivo registro los avancesde la ejecuciónde losconvenios registrados en las cuentas 1420, 1424, 2450 Y 2453 quepermita causar en los y en los ingresos los valores de cadavigencia. Lo que hace que se genere incertidumbre en estas cuentas Xasí: la 1420 por $260.24 millones, 1424 por $6.105.72 2450por $90.66 y 2453 por $26.17 millones y la cuenta de patrimonio por$6.482.79millones. Incumpliendo lo establecidoen el PlanGeneraldeContabilidadPúblicade las etapas de reconocimientoy revelacióndel

Hallazgo N0 71..;,·ofiudas de Se pudo evidenciar enla Territorial Risaralda que a 31 de Diciembre de 2011 no sereclasificó la cartera en cuantía de $5.58 millones, así como el saldode provisionesdesdeel año 2007 en cuantía de $15.05 encuentas de difícil recaudo¡provisión o ajustes por depuración,

cuentas por cobrar que al final de la vigencia presentan unvencimiento superior a 180 días y provisionesQuese reffejan en los

71 1801002 estados financieros desde el año 2007, denotando debilidades de Xseguimiento y control en la cartera y a la falta de apliCaciónde losprincipios, normas técnicas y procedimientos contables establecidospor la CGN.En la Territorial Antioquia-Chocó se evidencióque nose reclasificanlos de los deudoresde la cuenta principal a la cuenta"1475 -neucas de difícil recaudo", de acuerdo a su antigüedad ymorosidad. no se realiza la provisión deudores

$3.26

$17.57

Hallazgo N° en noexplotadosSe pudo establecer que en la contabílídad se encuentransaldos en las cuentas 163601 y 163703 correspondiente a prt>piedadplanta y éQuipo en mantenimiento· de la Territorial Tolima ypropiedad, planta y equipo..no explotados de la Territorial Bolívar,consultada la entidad no informa Que el primero corresponde a un

72 1801002 saldo migrado desde el 2.00S y el segundo a la legalizacIón del Xanticipo de un convenio con FODESEGen el 2.007 y que en laactualidad está en proceso de depuración. Acorde con la respuestadada por la entidad se establece Incertidumbre en los saldos de lasmismas por cuantía de $485.19 millones al igual que en elpatrimonio. Incumpliendo lo establecido en el plan general de

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NO los avalÚos .realizados en las vigencias 2007 y 2.008, se pudo establecer que en laTerritorial Meta, los cuales tal como se informa en el cuadro están endesuso o simplemente por el sitio donde se encuentran no son aptos Xpara la construcción de una institución educativa, como en la veredalos Andes que se encuentra vacío y sin construcción, Vereda los AndesGranada que según el avalúo no es apto para la construcción y su

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Hallazgo NO 7:5.- Edificaciones los movimientos de lacuenta edificaCiones, se pudo establecer que en la·Territorial deAtlántico se incluyo el pago de servicios profesionales en la cuentade cableado en la cuenta de edificaciones sobrestimando esta cuentaen $41.8 millones y subestimando la cuenta de patrimonio en igualcuantía. Igualmente en la Territorial Tofima se pudo establecer quela cuenta edificaciones presenta saldo por $10.67 millones, cabeanotar que el edifico donde funciona la ESAPlo recibió en eornodato,por lo que no tendria que aparecer saldo esta cuentaadicionalmente se informa que lo que allí corresponde aregistros de aires acondicionados y organizados de cables, lo quegenera una sobreestirnaC¡ón en esta cuenta y subestimación en fa

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NI1'76.- de pudo que ende 201 la ESAP remató a través del Banco Popular en operación de martilloseis (6) vehiculos por $55.06 millones como consta en la consignación dal2e denoviembre de 2010. Registrada en la cuenta del Banco Caja Social vs la cuenta290580 recaudos por clasificar. Verificados los movimientos de estas cuentasse puedo establecer que este valor continuo en el 2011.

En agosto de 2011 mediante el comprobante 1024 - 25 se registra la vehta deestos vehlculos y se lleva el valor de la COnsignación antes mencionada a lacuenta de gastos 5111140390 Materiales y otros por $55.06 millones. Lo quegenera que la cuenta de gastos este sobreestimada al igual que la cuenta de

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para que se realizaran los registros contables.sobreestímeda la cuenta de equipos de cómputo y afectando lacuenta de gastos pérdida en retiro de activos.

Por accionar de la Contraloría General de la República, la entidadrealizó reposición por mayor valor del bien en cuantía demillones y se constituye un beneficio de au.ditoria por

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Hallazgo 78 elementos satellta/es Se eVIClf"nC!O

que en la Territorial ToUma no se ingresó al inventarlo loselementos recibidos mediante acta 0026 del 24 de marzo de 2010,consistente en el kit de equipo satelital por valor $8,22 millones,entregadOS en virtud del convenio 062 de 2009 suscrito entre laESAP Bogotá y la empresa ERT, subestimándose las cuentas1670 deequipo de cómputo y el patrimonio de la entidad en la mencionada

Bienes ....:río· En laexisíen elementos y equipos de cómputo que se encuentran en desuso y no seha realizado el procedimiento de baja de bienes así: los equipo de comunicaciónpor $1.43 millones, equipos de Computo por $33,36 millones; generando unasobreestimación de la cuenta propiedad planta y equipo por $34,19 millones aligual que en la cuenta de •Capital Fiscal. Igualmente en la Territorl¡¡1 delAtlántico se establecer la existencia de elementos en estado de obsolescenciao de deterioro y los cuales a la fecha no han sido dados de baja, además ciertos Xelementos se clasifican en grupos que no corresponden al tipo de bien;asimismo aparecen bienes con valor de adquisición infertor al salarlo mlnimomensual vigente, desatendiendo las normas de Control Interno y dispoSicionescontables emitidas por la Contaduría General de la Nación, esta situacióngenera un mayor valor en los respeciívoS grupos Y cifras totales reportadas. Con,especto a la Territorial Risaralda se existen bienes en desuso y totalmentedesoreciad¡)s en cuantía de $7.17 millones a los cuales no se les ha dado de

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8:1..- Otros activos: Se evidencio enToUmaque cuenta cargos diferidos - materiales y suministros se

sobreestimada en $1.99 millones con alde estos productos, al igual que la cuenta de gastos

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82.- Amortizaciones En la seestableciÓ que en la cuenta 1975 de acumuladas de

n e-~",,,:.nt,. un saldo de $7 millones a pesar que la cuenta1970 intangibles no saldo, lo que unasobreestímeoón en la cuenta de amortizaciones Y en patrimonio,Al respecto la entidad respondiÓ que realizará el ajuste para febrerode 2012. En la Territorial Tolima esta cuenta esta sobreestimadaen $7.5 millones toda vez que el 1de septiembre de 2011, se dio debaja lo saldos registrados en la cuenta 1970 Y no se tuvo en cuenta

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en laTerritorial Risaralda que a 31 de Diciembre de 2011 no realizo elcálculo de la valorización Y la actualización respectiva de los activosfijos lo que no permite fortalecer la estructura financiera de la Entidad.

83 1801005 El Nivel central solicito los avalúos a lo que la entidad respondIÓ que Xen la 2011 no se habran realizado Y allegó veintiún informesde los avatéos realizados por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi-IGAC siendo efectuados dieciséis en la vigencia 2007 Y los restantes

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presenta saldosconsideran incobrables, la nos Informa que aencuentra analizando la prescripción de obligacionescontrario tenerlo como unas recuperaciones, se que anivel nacional el sstdo asciende a $127.84 millo!')es, los cuales$1.85 millones corresponden a la Territorial Tolíma. Por lo que segenera incertidumbre sobre el tota.1 de esta cuenta al igual que en el

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89 1801005 x X X $115.3

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N° 85.- Salarios y Verificados lossaldos de la cuenta 2505 y cruzada con los informMos en lasde los Estados Financieros, se establece que estQS saldossiendo Objeto de evaluación y análisis, lo que genera incertidumbrede la existencia de cuantía de $199.40 millonespor nómina y $9.87 por prima de navidad. Los CUales no tendríanque tener saldo al término de la vigencia. la territorial deAtlántico reporto adicionalmente a los ítemssobreestimaci6n en las cuentas de: de por $29

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N° 86.- estimados Se pudo. establecer que laTarritorlal Atfántic.o contabiliZó en.la subpuenta 2710015, I~ I;:ausaciónde una

$0,2 millones por concepto de embargo. de(,jucido a un docente,para la pual existe en el catalogo de 24, loque genera una sobreestlmacfón en.' • •• .. . . 2425en la mencionada cuanUa-. Asimismo se registro $1,9 millones en fa subcltentaobligaciones potenciales 271006, sin que existan evidencia del concepto qltemotivó el mismo, ni .de los respectivos documentos soportes, lo que originauna incertidumbre por el citado· monto en esta cuenta al igual que en el

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Hallazgo NO 87.- Recaudos por Se que existeincertidumbre sobre el saldo de toda que a diciembre31 la entidad no ha pOdido establecer a qOe pertenecen estos recursoslos cuales suman $7.846.44 míHones. Al respecto se establece quesobre este saldo se genera una sobreestimación de este pasivo al igualque las cuentas de cartera por la cuantía antes establecida. En la Xterritorial de Atlántico se estableció existe en esta cuenta$32.7 millones que le deben devolver Área. MetropOlitana deBarranquilla, adicionalmente no se realiz6 el ajusté a la cuenta deejercicios anteriores. La la incertidumbre

r-I----t,f:J~i~~~f"/w1i~~8~¡8~.:.,:~~~~lri:~~~~~"por Se pudoestablecer que existe incertidumbre en el manelo dada a la cuenta ingresosrecibidos por anticipados ya que según lo informado por .Ia administración lasmatriculas se pagan en la vigencia al comienzo del semestre, por lo que laESAP no tendría porque pasar de una vigencia a otra cOn saldos de recursosrecibidos por anticipado. Igualmente en la cuenta 29100790 no presentamovimientos en la vigencia su saldo es de $187.79 millones. Las otras doscuentas de matricula son cada una por $1.43 millones, Lo anterior generaincertidumbre en estas cuentas por las cuantí3$ anteriormente expresadas. Enla respuesta dada por la entidad se nos informan los valores causados Xpor matriculas Ordinarias tanto del nivel profeSional como delposgrado los cuales difieren de valores establecidos en las cuentasde ingreso por. éncontrándose·· s~best¡mados . en$357.03 millones los del valor que se estableció desobreestimaci6n en las que debi6 quedar en cero, yteniendo en cuenta lo entidad al informar quedebiÓ a inconsistencias de el número de

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soportesni "" ,irl""nri",,,,hicieran para cancelar algunas obligaciones de la entidad niresponsabilidadescontractuales de la misma, el valor de losefectuadosascendierona $33 millones; asimismo,se evidencióque enlas 2007 al 2009, se presentaronpresuntasapropiacionesde$82.3 millones a la ESAP, por parte de unaex pagadora,quienconsignaba en cuentas bancarias diferentes a las propias de laentidad, los chequesrecibidosde EntesTerr¡torialespertenecientesala Regional, por concepto de pago correspondientesa los aportes

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Hallazgo N° 90- Registro de Yaprovechamientos Verificados los movimientos de las cuentas deingresospor Y aprovechamientos,se pudo establecerque los ajustes por mayores valores calculadosen los aportes a laseguridad social, tncepacídades, al igual que unos reintegros (noexplicadospor la administración)que son manejadospor esta cuenta. XConrespectoa los aprovechamientosse evidencioque auíse registranlas multas cobradas por biblíoteca al igual que la venta depublicaciones. Existiendo la cuenta contable de sanciones y

de costos: Se1"("lIh<:i;~tAnril'l en el registro de los costosde los rnr,trl'l,r,...c:

toda vez que en algl.lnasocasiones se cargan como si fueran deeducación formación profesional cuenta 1208, ó formación deposgrados cuenta 7209. ó 7221 que corresponde a formación Xextensiva, lo Quegenera.que no se conozcaefectivamente en Quefueron ejecutadoslos recursos,tal como se evidencioen los COntratos112, 167, 191, 193, 194, 200, 218. Lo que denota falta de

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Hallazgo N0 93.- Conciliación· Sistema de··Nación IX Y Sistema de información contable SEVEN Se establecióque debido a la tardanza en el registro de la información contable en el sist.ema

93 1801004 SIIF 11 y para poder cumplir con los estados financieros en el mencionado Xsistema, nivel central registró la contabilidad en el SIIF Il en consolidado, lo Quegeneró diferencias entre los datos de las territoriales en los dos aplicativos,

restándole la....... ¡¡;...... ..... y la

Atlántico se evidencio que los registros de los libros auxiliares de Bancosdurante la vigencia 2011no se realizaron de manera ordenada atendiendo a los

94 1801005 criterios de numeración, fecha y valor de la operaCión. tal como sucede con el Xgiro de cheques. situación que genera un mayor grado de dificultad paraefectuar la revisión de movimientos y conciliación de saldos, afectando el logro

95

oportuna cuentasporen la TerritQrial Risaralda que no se contabilizan los hechos una vez ocurridosde forma cronológica, tal como se compruebo en las facturas 87191, 88197.

96 1801002 87012.87011,88313Y89266para la compra de suministros del contrato 62y Xlas fracturas soporte del contrato 069 para el suministro de tiquetes aéreos paradocentes capacitadores y adicionalmente el contrato 15 para la prestación del

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existen en la Territorial tres cheques. giréldos en diciembre yno entregados a los beneficiarios hasta la fecha de verificación (26 deabril de 2011); por $1.405 millones los cua.les se encuentrancustodiados en caja fuerte de la entidad, Estos corresponden aanticipo de contrato No. 778 ejecución de obras. civiles primera fase Xnueva sede; y los cheques 3553 y 3569 del 31 y 29 de diciembre de2011 por $4, Millones y $2 millones respectivamente, por concepto decontratos de prestación de servicios pendiente de recibir asatisfacción, situación que demuestra falta de obServancia de medidasde control interno y debilidad en íoterventorfa y supervisión.

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Hallazgo NI:) 98.· Manejo de Cuenta Deudores- Apodes yCotizaciones Se estableció en la Territorial ToUma aparte de lasinconsistencias antes mencionada en cartera que se tienen saldos de hospitalessin realizar ajuste contable, en consideración a que estQS no deben realizarapOrtes de Ley 21 de 1982. En el sistema SEVEN se registra un mismo deudorcon diferentes NIT, se presenta desconocimiento de los .periodo.spor cobrar de Xcada deudor. Con respecto a la cartera de municipios que se encuentran en ley550 de 1999, por $11,64 millones correspOndiente a vigencias 2001, 2003 Y2004, información que difiere de los ACUerdos de Reestructuración de losmunicipios por valor de $12.04 míflones existiendo una diferencia de $0,41

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Hallazgo NI:) 99.~ Cump.llmlento contrato En fa revisiónrealizada a la Territorial ToUma se pudo establecer que existeincumplimiento en la ejecución del contrato de prestación de serviciosNo. 016 de 2011, no se evidencian suficientes gestionesencaminadas al cabal desarrollo del objeto contractual en lasactividades relacionadas con el área de recaudo y cartera y que serelacionan con la determinación del estado de aportes de Gobernación Xdel Tolima, Fiscalía General de la Nación y municipios en ley 550; nose crearon los expedientes de la totalidad de los deudores, no se hizoseguimiento a los oficios remitidos a los deudores anteriores al 2011,entre otras obligaciones. Igual situación sucede con el contrato 001 de2011de la Territorial Tolima donde se establecía en la clausula primeraque el contratista debía realizar las notas a los estados contables,

..... . .. inventario de Sienes pudo

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establecer que en la vigencia 2011 en la Territorial de Atlántico no se realizoinventario físico de los bienes. incumpliendo con lo establecido en la resolución357 de 2008, de igual manera no se realizó la conciliación de saldos entrealmacén y contabilidad a cierre de vigencia 2011, por lo que se generan Xdiferencias en los GrupOs Edfficacíones y Equipos de Comunicación yComputación y consecuentemente en las respectivas Depreciaciones, alconfrontar los saldos reportados con los reales.

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101.- Cruces entre y en equipó;'

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cómputo Se establecieron dfferencias entre el repOrte del inventario delalmacén y el área contable en el registro de los bienes adquiridos a través delconvenio 062 de 2009. toda vez que el proveedor facturó un valor por Xadministración, el cual no estaba pactado en el convenío, por lo que no seautorizó incluir este mayor valor en la contabilidad. pero tampoco se ha dado la

1801004

Hallazgo NO 102.- Cruces entre Contabilidad e Sepudo establecer que en la Territorial de Nariño existe diferenciaentre la contabilidad y el almacén en la cuenta de Edificaciones ya quela primera presenta un saldo de $329,29 millones, y el reporte deinventarlos ffsico por $280,57 miffones; presento una diferencia de X$49 millones; correspondiente a la falta del registro de la licencia deconstrucción ya que el almacén la registró en bienes muebles enbodega; lo que denota debilidades en los cruces de estas dos áreas de

1905001 X

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del archivo decontratación, los soportes contractuales Y los corresponden alprograma de pregrado no se encuentran debidamente organizados,foliados o referenciados; no presentan tablas de retención, la falta deexigencia de la aplicación de los procesos Y procedimientos del manejode archivo genera riesgos de pérdida o extravío de documentos queen determinado momento se requiera como prueba dentro de trámiteslegales de carácter administrativo o judiCial, se dará traslado alArchivo General de la Nación para lo de su competencia. La ESA?Territorial QUindio-Risaralda en las Resoluciones de comisión yreconocimiento de transporte se presentan documentos en papel

no

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Hallazgo N0 104.- Control Tnta,'nnComo conclusión general y basado en lo descrito en este numeral, seevidencia falta de acompañamiento Y asesoramiento por parte de laOficina de Control Interno, hecho que no ha mitigado los riesgos a los Xque está expuesta la entidad Y ha impactado el desarrollo de losprocesos y procedimientos que ejecuta la entidad en cumplimiento desu misión institucional, como se ha presentado a lo largo de este

A= Administrativo;Penal

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICAESTADO DE ACTMoAD FINANCIERA. ECOHOMICA, SOCIAL y AMBIENTAL

COMPARATIVO oa,01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE OE!(Cifr,a$ en miI8s de 1)eS<l$}{Pmsentlleiórt por euentas¡

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exCEDEH'l'E (O@FICITJOPERACIONAL

INGRESOS NO OPERACJOItAI..ESOTROS INGRESOSFlnartdetos~ por Oiferenda en CambioOtros 11Igle5QS OrdinariosAju$ta de EjerddQs AnleOOi'es

GA$TOS NO OPEAACIONAI.eSOTROS GASTOSComIsIofIesFInaru:!eros0Ir0$ ~ CJiJlOarIosAju$1e$ de EIerdCios AAleñores

EXCEDENTe(omclTl NO OPERACIONAl

EXCEDENTe .FICITJ DE ACTlVIOAOESOROINARIAS

PARTIDAS EXTRAORDINARIASOTROS INGRESOSExIraofdInariosOl'ROSGASTOS

100.441,44586.521.984

28.26466.512.965

·13.24516,913,46116.699.018

568.307-353.864

95,931,37719.600.196

8.62119.613.801

·22,22816.331,18116,110.736

655,502-1.09s.o57

51.481.29351.487.29351.4$7293

50,997.34951),997,34900.991,349

2M~1.55026.326.43511.309.101

m.&781.494,7,(8298.227

12.&11,626912,851

25,010.00919.543,(16310,21$.683

311.6961.453,062218.007

IU59.2fO

125.1151)

125.115

2S,502,6Cl2 19.923.219

5o,t29.9$5 64.650.26750.729.955 64.650.26t5&005.325 60.289.166

1 o180,319 22.155

-11,435,600 4,338.946

1$,656.405 24,322,56816.656,405 24,322,568

136.428 110.09813,Ma,107 22.2fO.431

834,409 23,1211.837,4&1 1,668,920

34,073,500 41),327.699

59.578.'52 60.250,918

417.285 -365.967215.959 49.78621S.959 49.788893,244 415,753893.244 415,753

59,151.8&1 59.884.951

INFORME DE AUDITORíA - ESAP · Cuentas del Balance General y el Estado de actividad financiera,...

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