CONTRALORÍA

INFORME DE AUDITORÍA AL DESEMPEÑO

DIRECCIÓN DE OFICIALÍAS COMÚN DE PARTES Y

CENTRALES DE ACTUARIOS

Enero a Junio de 2015

Índice

1 INTRODUCCIÓN........................................................................................................................... 1

2 OBJETIVOS .................................................................................................................................. 1

3 GENERALIDADES DEL ÁREA REVISADA ................................................................................... 1

A) MARCO LEGAL DE LA UNIDAD RESPONSABLE REVISADA………………………..………………………...1

B) ASPECTOS GENERALES Y ORGANIZACIONALES………….…………………………………………..…… 3

C) SISTEMAS INFORMÁTICOS UTILIZADOS………………………………………………...……………...….…7

D) INDICADORES DE RESULTADOS…………..…………………………………………………………………..7

4 ALINEACIÓN DE MISIÓN, VISIÓN CON LOS OBJETIVOS DEL ÁREA REVISADA .................... 8

5 METODOLOGÍA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA ....................................................................... 9

6 RESULTADOS ............................................................................................................................ 10

6.1 PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................... 10 6.2 RESULTADO DEL INDICADOR, EN TÉRMINOS DE EFICACIA ........................................................... 11 6.2.1 RESULTADO DEL INDICADOR, PROCESO DE TURNO DE DOCUMENTOS ................................. 11 6.2.2 RESULTADO DEL INDICADOR, PROCESO DE NOTIFICACIONES ............................................. 12 6.2.3 RESULTADO DEL INDICADOR, PROCESO DE EJECUCIONES ................................................. 13 6.3 INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA OCP´S Y OCAS ............................................................. 14 6.3.1 CONSTITUCIÓN DE LAS OCP´S Y OCAS EN EL ESTADO ......................................................... 14

6.3.2 SISTEMAS UTILIZADOS EN LA OPERACIÓN DE LAS OCP´S Y OCAS…….. …………….…..15

7 CONSIDERACIONES ................................................................................................................. 16

1

1. INTRODUCCIÓN

Se efectuó la auditoría de evaluación al desempeño a la Dirección de Oficialía

Común de Partes y Centrales de Actuarios en lo sucesivo “Dirección de OCP´S y OCAS

por el periodo enero a junio de 2015, correspondiente al Programa de Auditorías del año

2015, la auditoría fue iniciada el 02 de octubre de 2015, con fundamento en los artículos 181

y 182 de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Guanajuato y artículo 35 fracción

V del Reglamento Interior del Consejo del Poder Judicial del Estado de Guanajuato.

La presente revisión se refiere al periodo comprendido del 1 de enero al 30 de junio de

2015, por lo que el resultado obtenido es parcial y será complementado en el presente año,

al revisar el periodo faltante para evaluar de manera definitiva el cumplimiento del indicador

de evaluación al desempeño determinado por el Consejo del Poder Judicial para el ejercicio

2015.

2. OBJETIVOS

El objetivo de la auditoría al desempeño fue evaluar el avance programático de la

Dirección de OCP´S y OCAS, en términos de eficacia, a efecto de verificar el avance al mes

de junio de 2015, en el cumplimiento de los indicadores señalados en la matriz de

indicadores para resultados (MIR) del Poder Judicial para el ejercicio 2015.

3. GENERALIDADES DEL ÁREA REVISADA.

a) Marco legal de la unidad responsable revisada.

Las disposiciones legales vigentes que regulan o reglamentan las operaciones y

actividades de la unidad responsable revisada, son las siguientes:

Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Guanajuato.

Reglamento Interior del Consejo del Poder Judicial del Estado de Guanajuato.

Manual de Procedimientos de la Oficialía Común de Partes. (En revisión por parte del

Consejo General, en su versión inicial de fecha 03 de diciembre de 2013)

Manual de Procedimientos de la Oficina Central de Actuarios. (En revisión por parte

del Consejo, en su versión inicial de fecha 03 de diciembre de 2013)

Manual de puestos de Centrales de Actuarios y Oficialías Común de Partes

(Aprobado por el Consejo el 03 de diciembre de 2013)

Adicional a las funciones establecidas en el Reglamento Interior y Manuales de

Procedimientos, las OCP´S y OCAS para su correcto funcionamiento cuentan con diversos

avisos y circulares emitidas por el Presidente del Supremo Tribunal de Justicia y del Consejo

del Poder Judicial.

2

Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Guanajuato

Oficialía Común de Partes del Supremo Tribunal de Justicia Artículo 186. El Supremo Tribunal de Justicia contará con una Oficialía Común de Partes que recibirá las promociones iniciales, escritos y documentos que deba conocer la presidencia o cualquiera de las salas, haciendo constar la hora y fecha de presentación tanto en el original como en la copia. Artículo 187. En cada partido judicial en donde existan dos o más juzgados de la misma materia, habrá una Oficialía Común de Partes, a la que corresponderá recibir y distribuir entre los diferentes juzgados, las demandas y promociones iniciales de procedimiento. Artículo 188. La Oficialía Común de Partes estará integrada por un oficial y los auxiliares que sean necesarios.

Oficinas Centrales de Actuarios

Artículo 191. En cada partido judicial en donde existan dos o más juzgados de la misma

materia, habrá una Oficina Central de Actuarios; a éstos les corresponderá cumplimentar las

resoluciones judiciales a que se refiere el artículo 68 del Código de Procedimientos Civiles

para el Estado de Guanajuato, que les sean turnadas.

El Consejo del Poder Judicial designará al titular responsable de la Oficina Central de

Actuarios.

Los actuarios dependerán administrativamente del titular de la Oficina Central de Actuarios,

pero estarán sometidos a la autoridad del juez que dicte la resolución que se cumplimente,

por lo que a ésta se refiere.

Reglamento Interior del Consejo del Poder Judicial del Estado de Guanajuato

Artículo 52. Las áreas administrativas que regula el presente Reglamento son: (…) X. Dirección de Oficialías Comunes de Partes y Centrales de Actuarios. Artículo 83. La Oficialía Común de Partes de partido judicial es un órgano administrativo de apoyo, dependiente del Consejo, a quien corresponde recibir los documentos presentados para turno o de término y remitirlos a los juzgados competentes, así como cualquier otra función que le otorguen las leyes, reglamentos, acuerdos del Consejo y manuales de procedimientos. Artículo 84. El Consejo determinará la especialización de las Oficialías atendiendo a las necesidades de los órganos jurisdiccionales por partido, así como tomar cualquier otra medida para el mejor despacho de las funciones que tiene a su cargo. Las Oficialías, en su conjunto, contarán con un Director General de Oficialías, ubicado jerárquicamente por encima de aquéllas.

3

Artículo 85. La Oficialía estará integrada por el Oficial de Partes y los Oficiales Auxiliares

que determine el Consejo. Dependiendo de las necesidades del servicio y la disponibilidad

presupuestaria, el Consejo podrá autorizar uno o más Supervisores que estarán bajo el

mando del Oficial de Partes.

Artículo 87. La Oficina Central de Actuarios es un órgano administrativo de apoyo judicial,

dependiente del Consejo, a quien corresponde recibir los expedientes que le sean enviados

por los órganos jurisdiccionales del partido para la realización de la notificación o ejecución

de que se trate, y devueltos una vez se hayan practicado. Las Oficinas Centrales de

Actuarios, en su conjunto, contarán con un Director General de Actuarías.

Artículo 88. La Oficina Central de Actuarios estará integrada por un Director, los actuarios

adscritos y los oficiales auxiliares que determine el Consejo. Dependiendo de las

necesidades del servicio y la disponibilidad presupuestaria, el Consejo podrá autorizar uno o

más Supervisores que estarán bajo el mando del Director.

b) Aspectos generales y organizacionales.

Funciones

Los principales procesos de las OCP´S son los siguientes:

En materia Civil:

Recibir los documentos presentados para turno o de término, así como las

promociones subsecuentes en los casos autorizados por el Consejo.

Entregar a los juzgados los documentos de término y promociones subsecuentes

recibidas.

Turnar a los juzgados los documentos presentados para turno.

Cualquier otra función que le otorguen las leyes, reglamentos, acuerdos del Consejo y

manuales de procedimientos.

En materia Penal:

Recibir, controlar y resguardar las promociones de ejercicio de la acción penal, hasta

su entrega en el juzgado.

Recibir los documentos presentados para turno, así como las promociones

subsecuentes en los casos autorizados por el Consejo.

Turnar y entregar a los juzgados los documentos referidos en las fracciones

anteriores.

Funciones especiales:

Dar de alta a los suscriptores en el Sistema Informático del Poder Judicial.

Generar Certificados de Firma Electrónica a los servidores públicos del Poder Judicial.

4

Los principales procesos de las OCAS son los siguientes:

Recibir los expedientes, instructivos o cédulas que le sean enviados por el órgano jurisdiccional para la realización de la notificación o ejecución de que se trate.

Programar la fecha y hora para la práctica de las ejecuciones y notificaciones autorizadas por el órgano jurisdiccional.

Asignar equitativamente las notificaciones y ejecuciones que deban realizarse por el actuario.

Practicar las notificaciones y ejecuciones programadas.

Devolver los expedientes, instructivos o cédulas una vez practicada la notificación o ejecución.

DIAGRAMA PROCESOS OPERATIVOS

1. Oficialía Común de Partes.

Las OCP´S tienen como proceso clave el turnado de documentos como se muestra en

el esquema:

Demanda o escrito

presentado

Recepción y entrega

Demanda o escrito turnado

PROCESO DE TURNO DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS

La OCP entrega a los Juzgados los documentos presentados por el justiciable, conforme al orden asignado por el OFIPAR, mediante un vale de envío.

El justiciable o Tribunal remite a la OCP una demanda, promoción inicial o cualquier otro documento que deba ser

turnado a otro Tribunal.

El Juzgado recibe los documentos, revisa y en caso de detectar algún error rechaza y regresa a la OCP la documentación para que esta la corrija y la reenvié.

5

2. Central de Actuarios

Las OCAS tienen dos procesos clave que son, el proceso de notificación y proceso de

ejecución, como se muestra en los siguientes esquemas:

Resolución a notificar

1.- Recepción de expedientes

2.- Asignación de expedientes

3.- Cumpimiento de notificaciones

4.- Devolución de expedientes

Resolución notificada

El solicitante presenta la ficha de ejecución autorizada por el Juzgado, la OCA la recibe y programa fecha y hora para la práctica de la diligencia ordenada.

PROCEDIMIENTOS

PROCESO DE NOTIFICACIÓN

PROCEDIMIENTOS

Una vez recibidos los expedientes, instructivos o cédulas, se asignan las notificaciones a los actuarios según la zona que le corresponda.

El Juzgado envía a la OCA, los expedientes, instructivo o cedulas necesarias para la práctica de la notificación.

Una vez practicadas las notificaciones o, en su caso, levantadas las razones que corresponda, la OCA devuelve al Juzgado los expedientes, instructivos o cédulas

respectivos.

El actuario procede a realizar la notificación en el día y hora programados.

Orden judicial a ejecutar

1. Programa de ejecuciones.

2. Asignación de ejecuciones.

3. Cumplimiento de ejecuciones.

4. Devolución de ejecuciones

Orden Judicial

Ejecutada

PROCESO DE EJECUCIÓN

El actuario procede al estudio y prepara las ejecuciones para realizarlas en el día y hora programados.

Una vez recibida la orden de ejecución, el Director, Jefe o Supervisor mediante el sistema asigna al actuario que llevará a cabo la diligencia.

6

Fuente.- Manual de Procedimientos de las OCP´S y OCAS proporcionado por el Titular de la Dirección de la OCP´S y

OCAS.

ORGANIGRAMA

A continuación se muestra la estructura general de las OCP´S y OCAS, en los municipios de

León, Salamanca, Celaya e Irapuato, se encuentran de la siguiente forma:

En la OCP´S y OCAS de los municipios de Guanajuato, San Francisco del Rincón, Silao, San

Miguel de Allende, Dolores Hidalgo, Pénjamo, Salvatierra, Acámbaro, San Luis de la Paz, la

estructura es la siguiente:

Director General de Oficialías Comunes de Partes y Centrales

de Actuarios

Director de Oficina Central de Actuarios y Oficial de

Partes

Supervisor

Actuario

Oficial Auxiliar

Director General de Oficialías Comunes de Partes y

Centrales de Actuarios

Jefe de Oficina Central de

Actuarios y Oficial de Partes

Oficial Auxiliar

Actuario

7

c) Sistemas informáticos utilizados.

Para el registro de demandas, escritos iniciales y promociones de término: Oficialía de

Partes Civil (OFIPARC), Oficialía de Partes Penal (OFIPARP) y Sistema de recepción

en materia de Oralidad Mercantil.

Para el control de diligencias: Solución Integral Sistematizada (SISNE) y Sistema de la

Central de Actuarios (CENACT).

Para la suscripción al sistema informático del Poder Judicial: Sistema para la

suscripción de usuarios al sistema informático del Poder Judicial.

Para la expedición de certificados de firma electrónica: Agente Certificador.

d) Indicadores de resultados para la Dirección de OCP´S y OCAS.

En la Matriz de Indicadores para Resultados (MIR) del Poder Judicial, las OCP´S tienen

establecido un indicador mientras las OCAS cuentan con dos indicadores uno para evaluar el

proceso de notificaciones y otro para ejecuciones, los cuales se plasman a continuación:

Indicador Oficialías Común de Partes

“Por lo menos el 80% de promociones distribuidas a más tardar al día siguiente de su

recepción”

Fórmula:

En la que se definen las siguientes variables:

PD= Promociones distribuidas a más tardar el día hábil siguiente de su recepción; excluyendo sábados, domingos y días feriados en general.

PR= Promociones recibidas

X= % de promociones distribuidas a más tardar el día siguiente de su recepción

Indicadores Central de Actuarios

“Por lo menos el 80% de notificaciones solicitadas, atendidas en un plazo que no

exceda 3 días.”

Fórmula:

En la que se definen las siguientes variables:

NA= Notificaciones atendidas en un plazo que no exceda tres días hábiles, contados a partir de la fecha de recepción del expediente en la Oficina de Central de Actuarios hasta la fecha de atención por el actuario; excluyendo sábados, domingos y días feriados en general.

NS= Notificaciones Solicitadas

x= % de notificaciones atendidas en un plazo que no exceda 3 días.

(

)

(

)

8

“Por lo menos el 80% de ejecuciones solicitadas, atendidas en un plazo que no exceda

10 días.”

Fórmula:

En la que se definen las siguientes variables:

SA= Solicitudes atendidas en un plazo que no exceda los 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de solicitud a la fecha programada para la ejecución; excluyendo sábados, domingos y días feriados en general.

ES= Ejecuciones solicitas

x= % de solicitudes atendidas en un plazo que no exceda 10 días.

4. Alineación de misión, visión con los objetivos del área revisada.

El Poder Judicial definió en su plan estratégico 2013-2018, las siguientes:

Misión

Prestar el servicio de impartición de justicia y solución de controversias de manera

imparcial, gratuita y oportuna, a través de órganos jurisdiccionales que cuentan con

servidores públicos profesionales, comprometidos con los principios legales y éticos;

contribuyendo a la convivencia y desarrollo social.

Visión

Un poder judicial con excelencia profesional que goza de la confianza de la sociedad y

es una institución de vanguardia, efectiva, responsable, transparente, seria y con excelente

servicio de impartición de justicia y solución de controversias, otorgando siempre un servicio

de calidad.

Valores

Independencia judicial, imparcialidad, eficiencia, eficacia, legalidad, excelencia

profesional, honestidad invulnerable, diligencia, celeridad, honradez, veracidad, objetividad,

competencia, honorabilidad, lealtad, probidad, rectitud y equidad.

La Dirección de Oficialías Común de Partes y Centrales de Actuarios, desarrolla sus

funciones teniendo en cuenta los objetivos, valores y directrices contenidas en la declaración

de misión y visión del Poder Judicial.

Como parte de los ejes establecidos en el Plan Estratégico del Poder Judicial 2018 se

encuentra “La adecuación organizacional y de procesos, para la mejora de sus servicios y

(

)

9

optimización de sus recursos” y objetivo estratégico “Fortalecer los sistemas existentes de

impartición de Justicia” para lo cual la Dirección de OCP´S y OCAS como órgano

administrativo de apoyo dependiente del Consejo coadyuva en la realización de este objetivo,

ya que con el cumplimiento de sus actividades las OCP´S colaboran con el eficiente proceso

de recepción de documentos y promociones de término y su turnado a los juzgados

competentes, por su parte las OCAS intervienen en el proceso de impartición de justicia al

realizar las notificaciones o ejecuciones ordenadas por los órganos jurisdiccionales de partido

con lo cual contribuye directamente al eje y objetivo estratégico del Poder Judicial en cuanto

a la mejora de sus servicios y fortalecimiento de los sistemas de impartición de justicia

existentes.

5 METODOLOGÍA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA

Para la evaluación, correspondiente al periodo del 1 de enero al 30 de junio de 2015, se desarrollaron, entre otras, las siguientes actividades:

1. Se revisó que el “fin” anotado en la Matriz de Marco Lógico (MML) aprobada por el

Consejo del Poder Judicial, estuviera alineado con el Plan Estatal de Desarrollo

“Guanajuato Siglo XXI 2035” (PED), el cual incluye en su apartado IV.2. DIMENSIÓN

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y ESTADO DE DERECHO, la estrategia 2: Promover

una gestión y políticas públicas de excelencia, confiables y cercanas al ciudadano que

garanticen una sociedad democrática, justa y segura”. Encontrando concordancia

entre la estrategia marcada en el PED y la MML del Poder Judicial.

2. Se solicitó a la Dirección de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones (en

lo sucesivo DTIyT) las bases de datos de promociones del sistema OFIPARC y

OFIPARP, así como las bases que contuvieran las notificaciones y ejecuciones del

sistema SISNE y CENACT.

3. Se verificó la estructura de las OCP´S y OCAS, identificando los municipios en los

cuales se encuentra establecida como tal un área que lleve a cabo estos procesos de

manera formal y en los cuales el propio juzgado realiza estas funciones.

4. Se revisaron los manuales de procedimientos de las OCP´S y OCAS para verificar el

apego de los procesos establecidos en dichos documentos, con la operación real de

estas oficinas.

5. Se acudió directamente a las OCP´S y OCAS para revisar la operación de los

procesos de recepción de promociones, programación, práctica de notificaciones y

ejecuciones.

6. Se acudió a los Juzgados para revisar documentalmente en los expedientes las

órdenes de notificación y ejecución así como las actas que respaldan la realización de

las mismas.

10

6 RESULTADOS 6.1 Procedimientos

En lo que respecta a la revisión de las funciones de las OCP´S se realizaron los siguientes

procedimientos de auditoría:

a) Se verificó que los documentos recepcionados de demanda o de término, así como las

promociones subsecuentes en su caso, se hayan turnado al Juzgado correspondiente

a más tardar el día hábil siguiente de su recepción, conforme a lo signado en su

indicador.

b) Se acudió a la OCP de la ciudad de Guanajuato para verificar documentalmente los

vales de envió que contienen los folios que en la base de datos no contaban con el

dato de fecha recepción del juzgado, con la finalidad de acreditar la fecha de

recepción en los Juzgados e investigar acerca de los motivos que originan esta

situación en la base de datos.

c) Se realizó la observación del proceso de recepción de demandas o documentación por

parte del justiciable y su preparación para el turnado al Juzgado correspondiente.

d) Se solicitó a la DTIyT que indicara los problemas técnicos que originaron que en la

base de datos OFIPARC los registros arrojaran error en la fecha recepción de manera

generalizado en varios Juzgados.

En lo que respecta a la revisión de las funciones de las OCAS se realizaron los siguientes

procedimientos de auditoría:

a) Se verificó que las notificaciones ordenadas por los Juzgados, se llevaran a cabo a

más tardar a los 3 días hábiles siguientes a partir de la fecha de recepción del

expediente por parte del Juzgado, conforme a lo establecido en su indicador.

b) Se verificó que las ejecuciones ordenadas por los Juzgados, se llevaran a cabo a más

tardar a los 10 días hábiles siguientes a partir de fecha de solicitud, conforme a lo

establecido en su indicador.

c) Se investigaron las inconsistencias en la base de datos CENACT y SISNE operado

para la recepción de documentos en materia civil, mercantil y familiar en el campo de

fecha de salida, fecha en la que se realizó la notificación.

d) Se procedió a la revisión directa en los Juzgados de las actas de notificación y

ejecución integradas a los expedientes, que conforme a los registros de salida en las

bases de datos presentaron mayor desfase en la fecha de su realización.

e) Se acudió a las OCAS de León y Valle de Santiago para documentar los procesos de

notificación y ejecución, con las titulares de las oficinas.

11

6.2 Resultado del Indicador, en términos de eficacia

Los resultados de los indicadores se presentan en apartados por separado, correspondientes

al proceso de turno de documentos realizado por las OCP´S y los procesos de notificación y

ejecución llevados a cabo por las OCAS:

6.2.1. Resultado del indicador: proceso de turno de documentos.

Conforme a la revisión de la base de datos del sistema OFIPARC, la cual contiene los folios

capturados por la recepción de escritos iniciales de demanda, promociones de término o

promociones subsecuentes en su caso, comprendidas del periodo enero a junio 2015, se

determinó que las OCP´S, cumplieron con el porcentaje establecido en su indicador al haber

distribuido el 99.67% de las promociones a los Juzgados a más tardar al día siguiente hábil al

de su recepción, el cálculo de su porcentaje se presenta a continuación:

Fórmula del indicador:

Sustitución de variables

La estadística de promociones recibidas por OCP fue la siguiente:

MUNICIPIO ABREVIATURA NÚM.

PROMOCIONES

LEÓN LE 42,381

IRAPUATO IRAP 17,072

CELAYA CEL 14,574

SALAMANCA SAL 7,586

SAN FRANCISCO DEL RINCON

SFR 4,028

GUANAJUATO GTO 3,308

SAN MIGUEL DE ALLENDE SMA 2,292

SILAO SIL 2,081

ACAMBARO ACA 465

PENJAMO PEN 419

SALVATIERRA SLV 415

DOLORES HIDALGO DHL 318

APASEO EL GRANDE APG 296

SAN LUIS DE LA PAZ SLP 189

SAN JOSE ITURBIDE SJI 29

Total 95,453

El análisis gráfico se muestra a continuación:

(

) (

)

12

6.2.2. Resultado del indicador: proceso de notificaciones.

Para la revisión del cumplimiento del indicador que evalúa el proceso oportuno de las

notificaciones, consistente en realizar por lo menos el 80% de notificaciones a más tardar a

los 3 días hábiles siguientes, se proporcionaron las bases de datos de los sistemas SISNE y

CENACT1, en los cuales se capturaron las diligencias de notificación ordenadas durante el

periodo enero a junio de 2015, determinándose un 99.79% de cumplimiento en el plazo para

llevar a cabo una notificación, el cálculo de su porcentaje se presenta a continuación:

Fórmula del indicador:

Sustitución de variables

El detalle de la integración de los datos de las variables es el siguiente:

Sistema Variable Descripción variable Totales

CENACT NA Notificaciones atendidas 5,926

SISNE NA Notificaciones atendidas 213,763

CENACT NS Notificaciones solicitadas 5,991

SISNE NS Notificaciones solicitadas 214,159

1 Durante el periodo de revisión, este sistema aún operaba en 6 municipios: Apaseo el Grande, Comonfort, Cortázar, Juventino Rosas,

San José Iturbide y Valle de Santiago, en donde no se encontraba constituida una Oficina de Central de Actuarios como tal, en los meses

de noviembre y diciembre de 2015 fueron creadas las OCAS de Apaseo el Grande, Cortázar y Valle de Santiago, en las cuales ya se

incorporó el sistema SISNE para el control de sus funciones.

-

5,000

10,000

15,000

20,000

25,000

30,000

35,000

40,000

45,000

LE

IRA

P

CEL

SAL

SFR

GTO

SMA

SIL

AC

A

PEN SL

V

DH

L

AP

G

SLP

SJI

Núm. Promociones recibidas por OCP

Núm. Promociones

(

) (

)

13

Total notificaciones atendidas

(NA) CENACT-SISNE

219,689

Total notificaciones solicitadas

(NS) CENACT-SISNE

220,150

X= 99.79%

Es preciso señalar que no fue posible evaluar la totalidad de las notificaciones registradas en

el sistema CENACT, ya que de las 12,298 notificaciones registradas en la base de datos,

6,307 no contienen el dato de la "fecha_sali", campo en el que se registra la fecha en la que

se realizó la notificación, lo cual representa un 51% del total de registros sin dato, por lo cual

sólo resultaron evaluables 5,991 registros.

El análisis gráfico de las notificaciones por OCA, en las cuales se muestra la proporción de

cumplimiento o incumplimiento se presenta a continuación:

6.2.3. Resultado del indicador: proceso de ejecuciones.

Para la revisión del cumplimiento del indicador del proceso de ejecuciones, consistente en

realizar por lo menos el 80% de ejecuciones a más tardar a los 10 días hábiles siguientes a

partir de la fecha de solicitud recibida en la OCA, se proporcionaron las bases de datos de

los sistemas SISNE y CENACT, en los cuales se capturaron las diligencias de ejecución

ordenadas durante el periodo enero a junio de 2015, determinándose un 96.25% de

cumplimiento del plazo para llevar a cabo notificación, el cálculo de su porcentaje se

presenta a continuación:

Fórmula del indicador:

Sustitución de variables

Cumplimiento de plazos de notificación

(

) (

)

14

-

5,000

10,000

15,000

20,000

25,000

30,000

35,000

40,000

45,000

50,000

ACA CEL DHL GTO IRAP LEÓN PENJ SALAM

SLV SFR SLP SMA SIL APG CMFRT

CTR JR SJI VDS

NO CUMPLIO 23 893 10 13 1 752 187 2 1143 59 1182

CUMPLIO 1,060 14,40 1,347 2,916 17,22 48,91 1,379 5,582 992 4,357 575 1,493 2,442 1337 623 2034 377 761 1653

Eje

cuci

on

es

soilc

itad

as

Cumplimiento de plazos de ejecución

El detalle de la integración de los datos de las variables es el siguiente:

Sistema Variable Descripción variable Totales

CENACT SA Ejecuciones atendidas 6,785

SISNE SA Ejecuciones atendidas 102,690

CENACT ES Ejecuciones solicitadas 10,110

SISNE ES Ejecuciones solicitadas 103,630

Total solicitudes de ejecuciones

(SA) CENACT-SISNE

109,475

Total ejecuciones solicitadas (ES)

CENACT-SISNE

113,740

X= 96.25%

El análisis gráfico de las ejecuciones por OCA, en las cuales se muestra la proporción de

cumplimiento o incumplimiento se presenta a continuación:

6.3 Integración y funcionamiento de las OCP´S y OCAS.

6.3.1 Constitución de las OCP´S y OCAS en el Estado.

Al 30 de junio de 2015, se encontraban constituidas 13 OCP´S en materia civil, familiar y

mercantil, 2 OCP´S en materia penal, 13 Centrales de Actuarios y 2 Coordinaciones

Actuariales en todo el Estado, actualmente fueron creadas 4 OCP´S y OCAS en los

municipios de Valle de Santiago, Apaseo el Grande, Cortázar en materia civil, familiar y

mercantil y 1 OCP en materia penal en la ciudad de Irapuato, sin embargo en 30 municipios

no existe una constitución de OCP´S y OCA´S, como tal, ya que legalmente no se tiene la

15

obligación de su constitución, sin embargo si se realizan las funciones, ya sea por actuarios o

mismo personal del Juzgado que actúa como “ministro ejecutor”.

De manera gráfica se muestra el porcentaje de la integración de OCP´S y OCAS en el

Estado, así como el porcentaje de los municipios donde no se cuenta con esta estructura

como tal, y en donde los Juzgados o Coordinaciones Actuariales realizan las funciones de las

mismas:

Porcentaje de OCP´S, OCAS y Unidades Jurisdiccionales

del Estado que realizan estas funciones.

6.3.2 Sistemas utilizados en la operación de las OCP´S y OCAS.

En la mayoría de los municipios en los cuales se encuentra formalmente constituida una

OCP´S y OCA opera el sistema informático SISNE, sin embargo al 30 de junio de 2015, en 6

Juzgado se operaba el CENACT y en 31 Juzgados el control de las diligencias se maneja en

un libro manual, lo cual por consecuencia, de estos últimos es complejo evaluar la

oportunidad con la cual se realizan las notificaciones o ejecuciones.

A continuación se muestra un resumen de los sistemas informáticos utilizados en cada OCP

y OCA, o en su caso en los Juzgados o Coordinaciones Actuariales que realizan estas

funciones:

Órgano Jurisdiccional que opera

CONTROL OPERATIVO DE SUS FUNCIONES

OFIPARC CIVIL

OFIPARP PENAL SISNE CENACT

1

LIBRO MANUAL

J. Civil de Partido 1 4 4

Coordinación Actuarial

1 2

J. Menor Mixto 1 1 23

OCP 1 1

OCP y OCA 13 2 13 2

J. Penal de Partido 1 1

Total general 16 5 13 6 31

J. CIVIL DE PARTIDO 16%

COORD. ACTUARIAL 4%

J. MENOR MIXTO 46%

OCP-PENAL 2%

OCPyOCA-CIVIL 26%

OCPyOCA-PENAL 4%

J. PENAL DE PARTIDO 2%

16

Nota

1 Al 30 de junio de 2015, en los municipios de Apaseo el Grande, Valle de Santiago y Cortázar operaban con el sistema

CENACT, actualmente ya se encuentran constituidas formalmente como Oficialías Común de Partes y Centrales de

Actuarios y utilizan el sistema SISNE.

7. CONSIDERACIONES

De acuerdo con la fracción X del artículo 16 de la Ley de Transparencia y Acceso a la

Información Pública para el estado y los Municipios de Guanajuato, este Informe de

Recomendaciones será público hasta que sea emitida la declaratoria correspondiente por el

Consejo del Poder Judicial.

A t e n t a m e n t e

Guanajuato, Gto., 28 de marzo del 2016.

El Contralor del Poder Judicial del Estado de Guanajuato

C. P.C. y M.F. José Socorro Quevedo Ramírez