INFORME CONTROL INTERNO 2019 - 2020 I. INFORMES ...
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INFORME CONTROL INTERNO
2019 - 2020
Atendiendo el requerimiento con No. de radicado 20-340662, la Cámara de Comercio de
Tumaco se permite remitir los siguientes informes
I. INFORMES CONSOLIDADOS DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO VIGENCIA 2019 Y 2020, entregado por la Dirección de Control
Interno.
A continuación se presenta un resumen de informes presentados por Control Interno
desde agosto 2019 a la fecha, no sin antes presentar los siguientes antecedentes:
Antecedentes 2018:
1. En reunión del 04 de agosto de 2018 se socializa a los líderes de procesos la estrategia
para implementar el sistema de Control Interno, ratificando su importancia al interior
de la Institución. Ver anexo
2. Socialización de modelo de Control Interno a todos los funcionarios de la CCT
presentación que se llevó a cabo en el mes de septiembre de 2018 por parte de la
Cámara de Comercio de Santa Marta. Ver anexo
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3. Socialización de código de ética y reglamento interno, metodología para la
identificación de los riesgos en función de los objetivos estratégicos y objetivos de
cada proceso: 6 noviembre de 2018 Ver Anexo
4. Socialización sobre organigrama y demás temas de SGC: 5 Diciembre 2018 Ver
Anexo
5. El 29 de noviembre de 2018 la Junta Directiva a través de acta No. 005 modifica el
organigrama aprobando la incorporación del Control Interno, asumiendo las
responsabilidades y cumplimiento de ley. Ver Anexo
Fuente: Imagen del organigrama aprobado por Junta Directiva 29 de noviembre 2018, Tumaco
6. El 5 de diciembre de 2018 se socializa con los colaboradores el nuevo organigrama
donde se incorpora el área de Control Interno. Ver Anexo 15
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AÑO 2019
7. En enero de 2019, se establecen nuevas directrices encaminadas a consolidar el
trabajo adelantado con relación a la implementación del Sistema de Control Interno,
con apoyo de asesoría externa, hasta el mes de agosto donde se contactó a una
profesional con el perfil requerido en la ciudad de Pasto y el 22 de agosto se logra
llegar a un acuerdo y se firma el contrato laboral, la profesional organizó el comité
de control interno, creo y socializó manual de control interno, procedimiento de
auditorías de control interno, programa de auditorías internas y seguimientos de
control interno, caracterización del proceso de control y evaluación, programa de
seguimientos de control interno, ajuste de procedimientos entorno a la
implementación de actividades de control y evaluación. Ver Anexo
8. Como primer informe se realiza un diagnóstico del estado del Control Interno con
los siguientes resultados:
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DIAGNÓSTICO REALIZADO PERIODO COMPRENDIDO ENTRE ENERO A
AGOSTO 2019:
COMPONENTES Rendimiento
Específico
Trabajo
pendiente TOTAL
Ambiente Control 42% 58% 100%
Administración de Riesgos 29% 71% 100%
Actividades de Control 32% 68% 100%
Información y Comunicación 35% 65% 100%
Evaluación del Control Interno 100% 0% 100%
Total Estado 39% 61% 100%
Nota: El anterior resultado se interpreta de la siguiente manera:
1. Teniendo en cuenta que en diciembre de 2018 se aprueba la incorporación del
sistema de control interno como una unidad independiente dentro de la Institución,
inicialmente se contó con asesor externo que diagnóstico y avanzó en la adecuación
del modelo, sin implementarlo, lo que se constituye como proceso lógico dentro de
la adecuación de un sistema denominado planificación o alistamiento.
2. La Institución venia identificando una persona que cumpla con el perfil requerido
para implementar el modelo COSO ERM en la Región durante el año de 2019,
apoyándose mientras en asesores externos.
3. En el mes de agosto se contrató a un profesional para la implementación del modelo
COSO, quien hasta el momento se desempeña como tal, con aproximadamente un
año de actividades entorno a adecuar e implementar el sistema.
Fuente. Elaboración Dirección de Control Interno.
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Las conclusiones del diagnóstico fueron los siguientes:
1. AMBIENTE DE TRABAJO
Código de ética y reglamento de trabajo. Se cuenta con el formato de inducción
y reinducción del personal donde se puede verificar las socializaciones y
retroalimentaciones con el personal, el objetivo es empoderar y sensibilizar a los
colaboradores para desarrollar su trabajo de manera eficiente.
La organización cuenta con una metodología para la identificación de los riesgos.
Se encuentran establecidos los niveles que autorizan las políticas institucionales
y otorgan las responsabilidades y sus límites.
Los procesos para la contratación, capacitación y desarrollo son óptimos.
El organigrama actualmente aprobado corresponde a la estructura funcional de la
Cámara de Comercio.
Existe un compromiso permanente hacia la elaboración responsable de
información financiera, contable y de gestión.
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2. EVALUACION DE RIESGOS
Los riesgos inherentes y los riesgos residuales son determinados mediante el uso de la
metodología adoptada por la Institución (Matriz Excel, riesgos) para establecer el grado de
severidad y diseñar los planes de acción para su mitigación.
Socialización Riesgos inherentes y riesgos residuales: 26 de noviembre de 2018 Ver anexo -
Capacitación personal.
Componente de identificación de eventos: Se trata de identificar los eventos
potenciales, que afectan positiva o negativamente la consecución de los objetivos
de la organización.
La Institución identificó eventos externos (factores económicos, medioambientales,
políticos, sociales y tecnológicos) que afectan el cumplimiento de los objetivos a través del
análisis del contexto.
Análisis del Contexto: 02 de Octubre 2018 Ver Anexo
Componente de respuesta al riesgo: Una vez evaluados los riesgos relevantes,
la dirección determina su respuesta. (Evitar, reducir, compartir y aceptar el
riesgo) y considera los costos y beneficios.
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Se cuenta con una política de riesgos que aplica a todo el personal de la organización, los
miembros de la dirección y los órganos e instancias de decisión y cada uno de ellos asume
algún rol o responsabilidad en la gestión de los mismos. La Política de riesgos está
contemplada.
Se determina que si existe la capacidad para reaccionar ante la ocurrencia de eventos internos
y/o externos, se cuenta con sistema de seguridad y salud en el trabajo coordinada desde un
área específica de la Institución quien desarrolla actividades de manera oportuna y efectiva.
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
La Institución cuenta con actividades de control (registro, autorización, verificación,
conciliación, revisión, resguardo de archivos, bitácoras de control, alertas y bloqueos de
sistemas y distribución de funciones) y se aplican para asegurar que la gestión del riesgo sea
efectiva.
Existe proceso de supervisión, inspección y vigilancia en la expedición de
cheques o pagos a través de la coordinación de funciones.
Existen controles para asegurar y salvaguardar los bienes.
Existen informes de Revisor Fiscal y auditorias externa, en 2019 auditorías de
control Interno.
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Socialización Mejora continua 18 y 19 septiembre 2018 Ver anexo
Reunión con Líderes de procesos sensibilización temas financieros 7 noviembre 2018 Ver
Anexo
Reunión con líderes procesos de sensibilización 15 noviembre 2018 Anexo
Socialización Mejora Continua 16 Noviembre 2018 Ver Anexo
Actualización de procedimientos 26 noviembre 2018 Ver Anexo
Socialización de Mecanismos de control (Preventivos, Detectivos, Correctivos)
Socialización Controles para salvaguardar los bienes a su cargo. 21 enero de 2019 Ver
Anexo.
4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
La Institución no solo se encarga de la comunicación interna, sino que se apoya de medios
de comunicación externos necesarios para la toma de decisiones.
Las sugerencias, quejas, peticiones y felicitaciones son analizadas y gestionadas
de manera oportuna, dentro de los plazos establecidos.
Las decisiones son comunicadas a los diferentes niveles de la organización a
través de canales de comunicación oficial y Correo electrónico.
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Se trabaja en la actualización de la página web la cual se apega a las condiciones
del ITA. Se cuenta con un DIRECTOR TIC que lidera el proceso y audita los
sistemas de información.
Componente de comunicaciones e información: Manejo de Docx Flow PQRSF: 17
Diciembre de 2018 Ver Anexo.
Se cuenta con matriz de riesgos del sistema de información.
Cada proceso maneja su tabla de comunicación, donde especifica que comunica, como
comunica, a quien comunica, donde comunica.
5. SEGUIMIENTO DE CONTROLES:
El plan de seguimiento de control interno presentado en comité tiene como propósito:
infundir en el personal procesos de Autoevaluación, Autorregulación y Autocontrol como
único mecanismo para crear y soportar el modelo COSO. Plan de seguimientos de control
Interno aprobado por Comité.
Componente Seguimiento a Controles: Procesos de autoevaluación, Autorregulación y
Autocontrol, Hallazgos emitidos por diferentes fuentes, Formulación plan de mejoramiento.
28 enero de 2019 Ver anexo.
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Desarrollo de auditorías internas basadas en ISO 9001 2015 fundamentadas en la gestión de
riesgos: Ver Lista de asistencia Ver anexo Reunión de Apertura.
En enero de 2019, como actividad de control se determina que todos los colaboradores deben
autocontrolar sus operaciones y que esto debe estar ligado al cumplimiento efectivo de
funciones, por lo cual se actualizó el manual de funciones entorno a la incorporación de una
función específica en cada cargo así:
“Cumplir lo establecido por los sistemas: gestión de calidad, gestión documental
y el sistema cameral de control interno de la cámara de comercio de Tumaco”
CÓDIGO: M-A2-01 VERSIÒN No. 4 FECHA EFECTIVA: 2019/01/24
El día martes 5 de febrero de 2019 se reestructura el comité de calidad basado en la
actualización de la norma técnica colombiana ISO 9001: Versión 2019, se ajustó al modelo
por riesgos.
El Control Interno liderado desde el Sistema de Gestión de Calidad, estableció como
actividades de seguimiento y de valoración de riesgo de la entidad, una auditora externa.
Frente a esta iniciativa Presidencia Ejecutiva, la Dirección Administrativa y Financiera y la
Coordinación de Calidad determinaron la pertinencia de contratar a ICONTEC para que
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evalué el Sistema de Gestión de Calidad a través de una auditoria de otorgamiento y
transición con orden de compra número (2019-CLO-SOC-12992) del 27 de marzo de 2019,
la Alta Dirección determinó que el avance del sistema de gestión Institucional se encuentra
en un estado maduro, y decide certificar el proceso de REGISTROS PUBLICOS Y
COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD. Anexo Plan de auditoria externa.
En los meses posteriores se desarrollaron avances como:
Reunión ordinaria de Comité Control Interno 17 de septiembre de 2019 –
Presentación de mapa de riesgos, resultados de seguimientos, creación de líneas de
mandos (comisiones). Ver acta
Reunión ordinaria de Comité Control Interno 23 de septiembre de 2019 –
Presentación de mapa de riesgos financieros. Ver acta
Reunión de comité de control Interno – Comisión Financiera 26 de diciembre Ver
acta
DESARROLLOS DE AUDITORIAS INTERNAS. El cierre de auditorías se realiza
en 2020.
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AÑO 2020
COMPONENTES Rendimiento
Específico Trabajo Pendiente
Ambiente Control 75% 25%
Administración de Riesgos 100% 0%
Actividades de Control 50% 50%
Información y Comunicación 41% 59%
Evaluación del Control Interno 100% 0%
Total Estado 60% 40%
Nota: Los resultados se determinan teniendo en cuenta informes de seguimientos y auditorías
internas realizadas.
Por lo anterior se puede inferir razonablemente que a la fecha la Institución cuenta con un
sistema de Control Interno, de esta forma se da entero cumplimiento a lo señalado en el
Capítulo octavo Título VIII del numeral 8.2.1 de la Circular Única, así mismo se puede
corroborar la efectiva ejecución del sistema de Control Interno, bajo el liderazgo y
compromiso de la dirección de este Departamento, a través del cumplimiento del plan de
trabajo resultado del diagnóstico situacional en donde se analizó cada componente de control
interno y se definió el estado actual del sistema del proceso de control y evaluación. Ver
Anexo 24. Actualmente el Departamento de Control Interno se encuentra desarrollando
auditorías internas basadas en COSO ERM. Ver anexo 1 Programa de auditoria Interna 2019.
Reunión de comité de control interno – comisión financiera 24 de enero riesgos financieros.
Fuente. Elaboración Dirección de Control Interno.
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A continuación se presentan las Actividades detectadas que contribuyen a los resultados de
Control Interno 2020. (Son avances teniendo en cuenta el diagnóstico inicial realizado por
Control Interno en el año 2019):
1. Ambiente de Control
Plan estratégico (misión visión,
estructura orgánica, objetivos
estratégicos organizacionales etc.)
implementada actualizado
plan operativo anual - poa implementada actualizado
mecanismos de evaluaciones de
desempeño (r-gh-008 evaluación de
competencias del personal)
implementada actualizado
manual de funciones y perfiles,
descripción y perfil del cargo implementada actualizado
2. Gestión del riesgo
Análisis de contexto interno y externo implementada actualizado
Procedimiento administración de
riesgos
implementada actualizado
Manual de administración de riesgos implementada actualizado
Herramienta para el monitoreo del
riesgo
implementada actualizado
Matriz de riesgos internos y externos implementada actualizado
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3. Actividades de Control
(Identificación y tratamiento de
producto no conforme)
implementada actualizado
Plan de mejoramiento institucional implementada actualizado
Manual de políticas de seguridad de la
Información
implementada actualizado
Políticas de protección de datos implementada actualizado
Backup de la información implementada actualizado
Programa anual de auditorías internas
SGC, SGD, SCCI
implementada actualizado
4. Información y comunicación
Sitio web implementada actualizado
5. Seguimiento de controles
Informe de revisoría fiscal implementada actualizado
Auditorías internas implementada actualizado
Auditorías externas implementada actualizado
Informes de la contraloría general de
la república
implementada actualizado
Informes de la superintendencia de
industria y comercio
implementada actualizado
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II. INFORMES DEL REVISOR FISCAL VIGENCIAS 2019 Y 2020.
Estos documentos fueron presentados por los Revisores Fiscales
III. BALANCE DE PRUEBA POR TERCERO DE LA VIGENCIA 2019.
Estos documentos fueron presentados por el Área Contable
IV. CUADRO DE CONTRATACIÓN DE LA VIGENCIA 2019, EN EL QUE
SE INCLUYA: NÚMERO DE CONTRATO, OBJETO, TIPO, VALOR
(INCLUIDO IVA), PORCENTAJE DE EJECUCIÓN, SUPERVISOR (ES).
Se analizó información remitida y certificada por Dirección Administrativa y financiera.
V. MANUAL DE CONTRATACIÓN
Se presenta como documento para actualizar.
VI. MAPA DE RIESGOS DE GESTIÓN.
El Sistema Integrado de Gestión de Calidad venía trabajando durante lo corrido
de 2019 con matriz de riesgos a través de una metodología sistémica enfocada
en los sistemas de Gestión de la Calidad. En el año 2020 se inicia la
actualización de los mismos a través de la identificación de riesgos extraídos
desde diferentes fuentes (auditorias, informes, análisis de contexto, resultados de
indicadores entre otros) y con el apoyo de los diferentes Líderes: (Gestión
Documental, Gestión de Calidad, Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo),
también se trabajó en riesgos de corrupción en una metodología nueva basada en
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la determinación de riesgos a través de procedimientos, lo que requiere de una
valoración continua.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL MAPA DE RIESGOS Y PLAN DE MANEJO
ADOPTADO POR LA ENTIDAD 2020
La Cámara de Comercio de Tumaco definió el plan de manejo de riesgos donde se estableció
que se debía incluir riesgos de corrupción y externos como pandemias y demás factores
actuales.
Teniendo en cuenta el acompañamiento realizado por la Oficina de Control Interno para
llevar a cabo el proceso de actualización del Mapa de Riesgos, que se debe entender como
un proceso continuo y sistémico, la Institución concluye que:
- A la fecha se ha identificado los riesgos que pudieran afectar el cumplimiento de los
objetivos institucionales del total de procesos identificados y priorizados.
- El mapa de riesgo que hasta el momento se tiene, arroja los siguientes resultados:
N° Procedimientos / áreas Nivel de exposición riesgo
1 Registro Público 3,1
2 Capacitaciones 3,1
3 Gestión Humana 5,2
3 Contratación 2,8
4 Gestión Logística 2,8
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5 Gestión Documental 5,8
5 Gestión Financiera 6
6 Gestión Tecnológica 3,1
7 Comunicaciones 2,1
7 Gestión de Calidad 3,1
8 Conciliación y Arbitraje 2,7
9 Control Interno 2,7
9 Gestión Estratégica 3,3
10 Afiliados 1,7
11 Emprendimiento 1,7
Fuente: Matriz de riesgos de corrupción, 2020 - Elaboración Dirección de Control Interno.
_fin del informe ___________________________________________________________
ADRIANA PAOLA FUERTES HACHE
DIRECTORA DE CONTROL INTERNO
Celular 3154154644
Correo electrónico [email protected]
Proyectó. Paola Fuertes Directora de Control Interno Cámara de Comercio de Pasto Revisó. Zaida Mosquera Presidenta Ejecutiva.