Informe consolidado fase analisis v2014 03-02

Informe consolidado Fase de Análisis de Información de la

Actual Arquitectura Empresarial de la GST

Febrero de 2014

Visión de la Arquitectura Empresarial de la Gerencia de Servicios Tecnológicos de la Corporación Minuto de Dios

Página 1 de 77

1 Informe Consolidado de Análisis de Información

Consultoría Visión de la Arquitectura Empresarial de la Gerencia de Servicios Tecnológicos de la Corporación Minuto de Dios.

Informe elaborado por Raginwald Consulting dentro de los compromisos de la Orden de Pedido

4500039060.

Historia de versión

Fecha Versión Comentarios Autor

25-02-2014 1 Versión Inicial. Plantilla del documento Claudia Guaracao-Mario Monsalve 01-03-2014 2 Versión con Información diligenciada Fabio Osorio 02-03-2014 3 Revisión y complementación de información Claudia Guaracao

Tabla de contenido Introducción y Contexto a la Actual Arquitectura Empresarial de la GST UniMinuto. .................... 6

1. Matriz de alineamiento del PETIC Vs. Plan de desarrollo institucional. ................................... 7

2.1 Objetivo del documento ..................................................................................................... 7

2.2 Fuente de la información .................................................................................................... 7

2.3 Contenido del documento .................................................................................................. 7

2.3.1 Misión de la GST y retos .............................................................................................. 8

2.3.2 Matriz de iniciativas de la UNIMINUTO ..................................................................... 8

2.3.3 Matriz de iniciativas de GST ..................................................................................... 10

2.3.4 Matriz de Alineamiento de Iniciativas ....................................................................... 13

2. Informe listado de stakeholders de GST y necesidades de información de cada uno. ............. 19

2.1. Objetivo del documento ................................................................................................... 19

2.2. Fuente de la información .................................................................................................. 19

2.3. Contenido del documento ................................................................................................ 19

2.3.1. Regulatorio .................................................................................................................... 19

2.3.2. Estratégico Directivo ..................................................................................................... 20

2.3.3. Misional, Formación Integral ........................................................................................ 21

2.3.4. Misional, Investigación Innovación .............................................................................. 22



Febrero de 2014


Página 2 de 77


2.3.5. Misional, Proyección Social .......................................................................................... 22

2.3.6. Procesos Soporte y Apoyo ............................................................................................. 23

2.3.7. Corporativo.................................................................................................................... 24

2.3.8. Otros .............................................................................................................................. 24

3. Procesos Institucionales y Listado de procesos TI ................................................................... 24

3.1. Objetivo del Documento ....................................................................................................... 24

3.2. Fuente de Información .......................................................................................................... 25

3.3. Contenido del Documento .................................................................................................... 25

3.3.1. Mapa de Procesos Institucionales ..................................................................................... 25

3.3.2. Listado de Procesos de TI .................................................................................................. 26

4. Matriz RASCI por proceso de GST. ........................................................................................... 27

4.1. Objetivo del Documento ....................................................................................................... 27

4.2. Fuente de Información .......................................................................................................... 27

4.3. Contenido del Documento .................................................................................................... 27

5. Inventario de Aplicaciones, Módulos y Líderes Técnicos. ....................................................... 28




5.3.1. SIS - Student Information System ................................................................................. 29

5.3.2. ERP - Enterprise Resource Planning .............................................................................. 31

5.3.3. LMS - Learning Management System ............................................................................ 33

5.3.4. Otros .............................................................................................................................. 35

5.3.5. Portal – FrameWork ...................................................................................................... 35

5.3.6. Procesos ........................................................................................................................ 35

5.3.7. Repositorio documental ................................................................................................ 35

5.3.8. Misional ......................................................................................................................... 36

5.3.9. Funciones de GST .......................................................................................................... 36

5.3.10. Portal – Servicios ........................................................................................................... 36



Febrero de 2014


Página 3 de 77


5.3.11. Servicios GST ................................................................................................................. 37

5.3.12. Interno GST .................................................................................................................... 37

5.3.13. Inventario de Funciones ................................................................................................ 38

6. Descripción de la plataforma tecnológica de cada una de las aplicaciones (Ficha Técnica de

las aplicaciones). ............................................................................................................................... 38




7. Matriz de Interoperabilidad de aplicaciones. .......................................................................... 39




7.3.1. Diagrama de interdependencias ................................................................................... 40

7.3.2. Listado de Interdependencias ....................................................................................... 41

7.3.3. Matriz de Interdependencias ........................................................................................ 44

8. Catálogo de Servicios GST. ....................................................................................................... 45

8.1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO ............................................................................................. 45

8.2. FUENTE DE LA INFORMACIÓN ........................................................................................... 45

8.3. CONTENIDO ....................................................................................................................... 45

8.3.1. ADQUISICIONES TECNOLÓGICAS ................................................................................... 46

8.3.2. SOPORTE TI (MESA DE AYUDA) ..................................................................................... 46

8.3.3. DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE SW ................................................................... 47

8.3.4. SERVICIOS MISIONALES ................................................................................................. 47

8.3.4.1. SERVICIOS DEL SIS (BANNER) .................................................................................... 47

8.3.4.2. SERVICIOS APEX (BANNER) ........................................................................................ 49

8.3.4.3. SERVICIOS PORTAL WEB ............................................................................................ 50

8.3.4.4. SERVICIOS LMS (MOODLE) ........................................................................................ 51

8.3.4.5. SERVICIOS PENTAHO ................................................................................................. 51

8.3.4.6. SERVICIOS ERP (SAP) ................................................................................................. 51



Febrero de 2014


Página 4 de 77


8.3.5. SERVICIOS CENTRO DE CONTACTO ............................................................................... 52

8.3.6. TECNOLÓGICOS ............................................................................................................. 53

9. Análisis del ciclo de vida de los servicios GST. .......................................................................... 54

10. Inventario de Infraestructura ............................................................................................... 56



10.3. CONTENIDO ....................................................................................................................... 56

10.3.1. Estaciones de trabajo ........................................................................................................ 56

10.3.2. Equipos de comunicaciones LAN ....................................................................................... 57

10.3.3. Puntos de acceso WIFI ...................................................................................................... 57

10.3.4. Redes WAN ........................................................................................................................ 57

10.3.5. Telefonía ............................................................................................................................ 58

10.3.6. Correo Electrónico ............................................................................................................. 58

10.3.7. Red de Video Conferencia ................................................................................................. 59

10.3.8. ESQUEMA DE BACKUP ....................................................................................................... 59

11. Matriz de distribución de aplicativos en los servidores. ....................................................... 60



11.3. CONTENIDO ....................................................................................................................... 60

11.3.1. Matriz de distribución de aplicaciones por servidor ......................................................... 60

11.3.2. Matriz de distribución de servidores virtuales .................................................................. 62

12. Características técnicas de la infraestructura. ...................................................................... 62



12.3. CONTENIDO ....................................................................................................................... 62

12.3.1. Centro de datos principal .................................................................................................. 63

12.3.2. Centro de datos alterno .................................................................................................... 63

12.3.3. Sistemas Operativos .......................................................................................................... 64



Febrero de 2014


Página 5 de 77


12.3.4. Bases de Datos .................................................................................................................. 64

12.3.5. Software Base .................................................................................................................... 64

13. Análisis del entorno y ubicación de la infraestructura. ......................................................... 65



13.3. CONTENIDO ....................................................................................................................... 65

13.3.1. Mapa geográfico ............................................................................................................... 66

13.3.2. Localización de computadores .......................................................................................... 67

13.3.3. Esquema de conectividad ................................................................................................. 68

13.3.4. Esquema de Interconexión y Acceso ................................................................................. 68

14. Listado de Repositorios y Fuentes de Información. .............................................................. 69

15. Valoración de la madurez del Sistema de Seguridad de la información. .............................. 69

16. Matriz de Riesgos. ................................................................................................................. 72

17. Organigrama e Inventario de Roles ....................................................................................... 74

17.1. Objetivo del Documento ................................................................................................... 74

17.2. Fuente de Información ...................................................................................................... 75

17.3. Contenido del Documento ................................................................................................ 75

17.3.1. Organigrama de la Gerencia de Servicios Tecnológicos de Uniminuto ............................ 75

17.3.2. Inventario de Roles............................................................................................................ 76



Febrero de 2014


Página 6 de 77


Introducción y Contexto a la Actual Arquitectura Empresarial de la GST UniMinuto. El propósito de este documento es describir la arquitectura empresarial actual de la GST (Línea

Base o Baseline) en sus diferentes dominios para luego proceder a efectuar un diagnóstico que

conduzca a la formulación de la Arquitectura Objetivo y luego la hoja de ruta del plan de mejora.

La GST de UniMinuto la podemos representar en el siguiente diagrama de contexto:



Febrero de 2014


Página 7 de 77


Que en términos generales se caracteriza por lo siguiente:

Que se puede evidenciar con la información detallada de cada uno de los dominios de la

Arquitectura empresarial

TABLA DE ENTREGABLES FASE DE ANÁLISIS DE LA ARQUITECTURA ACTUAL:

1. Matriz de alineamiento del PETIC Vs. Plan de desarrollo institucional.

1.1 Objetivo del documento Obtener información sobre los ejes estratégicos consignados en el plan de desarrollo institucional

de UNIMINUTO y de las iniciativas de GST para el año 2014 para establecer el estado actual de

alineamiento entre gobierno y gestión de TI.

1.2 Fuente de la información La obtención de información se realizó por medio de una entrevista con el Gerente GST – Dr

Álvaro Blanco e Información suministrada por el Director de Infraestructura - Efraín Martinez,

archivo de apoyo recibido “resumen_infraestruct_tecnologica_2013-1.pdf”

1.3 Contenido del documento Misión de la GST y retos

Matriz de iniciativas de la UNIMINUTO

Matriz de iniciativas de GST



Febrero de 2014


Página 8 de 77


Matriz de Alineamiento de Iniciativas

1.3.1 Misión de la GST y retos A continuación se presenta la misión de la GST y los retos para el año 2014.

La Gerencia de Servicios Tecnológicos (GST) como parte de su misión propende por la

competitividad del Sistema UNIMINUTO mediante la planeación e implementación de

soluciones tecnológicas alineadas con las necesidades y objetivos estratégicos de la

Institución plasmados en el Plan de Desarrollo 2013-2019.

GST en el marco del plan de desarrollo de UNIMINUTO tiene bajo su responsabilidad el

cumplimiento de los siguientes retos:

Reto 15. Desarrollo del Sistema. Modernizar e integrar el Sistema UNIMINUTO en el ámbito administrativo, y desarrollar e implementar un modelo de gestión que genere valores compartidos

a todas las partes.

Línea Descripción

L1. Alineación del Sistema para generar eficiencia, eficacia y efectividad.

Apropiar la estrategia por parte de toda la organización, e integrarla al día a día, a través del mejoramiento de los procesos y del fortalecimiento organizacional.

L3. Promoción del uso y mejoramiento de la tecnología.

Lograr la apropiación del uso de la tecnología en permanente actualización, conforme a los cambios que generan las nuevas herramientas tecnológicas.

L5. Fortalecimiento del modelo de integración de la estrategia con la operación.

La exitosa implementación de la estrategia depende del eficiente y permanente monitoreo de su ejecución; con el fin de adoptar de manera oportuna los correspondientes ajustes que se requieran para lograr las metas que se ha propuesto la institución.

Tabla 1. Retos asignados a GST año 2014

1.3.2 Matriz de iniciativas de la UNIMINUTO

Para la presentación de la matriz de iniciativas de UNIMINUTO se va a utilizar como referencia las

metas genéricas institucionales proporcionadas por el marco de referencia integrado COBIT 5

(Gobierno y Gestión de TI) los mismos permiten ilustrar 17 metas genéricas institucionales, como

un primer análisis, sin tener el alcance de diagnóstico (el cual se realizará en la Fase 3 del presente



Febrero de 2014


Página 9 de 77


proyecto) se han mapeado los ejes estratégicos del plan de desarrollo institucional dentro de estas

metas genéricas:

Perspectiva Financiera

Metas (Institucionales - Genéricas Fuente COBIT 5) Ejes Plan de Desarrollo

Institucional

1 Valor para las Stakeholders de las Inversiones de Negocio

e) Modelo replicable

2 Cartera de productos y servicios competitivos a) Calidad, acreditación

3 Riesgos de negocio gestionados (salvaguarda de activo)

d) Sostenible

4 Cumplimiento de leyes y regulaciones externas

5 Transparencia financiera g) Cooperación para el desarrollo

Perspectiva Clientes


Institucional

1 Cultura de servicio orientada al cliente Egresados

2 Continuidad y disponibilidad del servicio de negocio b) Acceso y Cobertura

3 Respuestas ágiles a un entorno de negocio cambiante c) Incluyente

4 Toma estratégica de Decisiones basadas en información

5 Optimización de costes de entrega del servicio

Perspectiva Procesos (Interna)


Institucional

1 Optimización de la funcionalidad de los procesos de negocio

2 Optimización de los costes de los procesos de negocio

3 Programas gestionados de cambio en el negocio

4 Productividad operacional y de los empleados

5 Cumplimiento con las políticas internas

Perspectiva Aprendizaje y Conocimiento


Institucional



Febrero de 2014


Página 10 de 77




Institucional

1 Personas preparadas y motivadas

2 Cultura de innovación del producto y del negocio f) Innovación Tabla 2. Matriz de Ejes Estratégicos - UNIMINUTO 2014

1.3.3 Matriz de iniciativas de GST

Para la presentación de la matriz de iniciativas de GST se va a utilizar como referencia las metas

genéricas relacionadas con TI proporcionadas por el marco de referencia integrado COBIT 5

(Gobierno y Gestión de TI) los mismos permiten ilustrar 17 metas genéricas relacionadas con TI,

como un primer análisis, sin tener el alcance de diagnóstico (el cual se realizará en la Fase 3 del

presente proyecto) se han mapeado los proyectos de la GST dentro de estas metas genéricas:


Metas (Relacionadas con TI - Genéricas Fuente COBIT 5)

Proyectos GST 2014 Descripción Valor

Aprobado (Millones)

1 Alineamiento de TI y la estrategia de negocio

Sistemas de Información

Diagnosticar las necesidades de administración de información de UNIMINUTO a fin de informatizarlas para facilitar su gestión.

300

2 Cumplimiento y soporte de la TI al cumplimiento del negocio de las leyes y regulaciones externas

3 Compromiso de la dirección ejecutiva para tomar decisiones relacionadas con TI

4 Riesgos de negocio relacionados con las TI gestionados

Gestión del Riesgo

Realizar un diagnóstico de la infraestructura Informática de UNIMINUTO identificando los elementos críticos a fin de implementar planes que mitiguen esos riesgos

215



Febrero de 2014


Página 11 de 77





Aprobado (Millones)

Plan de Contingencia

Disponer de un Centro de Datos alterno a la Sede Principal e implementar sistemas de contingencia de los sistemas críticos que permitan garantizar la continuidad del servicio en caso de desastre o desconexión del Centro de Datos Principal.

760

5 Realización de beneficios del portafolio de Inversiones y Servicios relacionados con las TI

6 Transparencia de los costes, beneficios y riesgos de las TI




Aprobado (Millones)

1 Entrega de servicios de TI de acuerdo a los requisitos del negocio

Campus Virtual UNIMINUTO

Proyecto en ejecución tiene como objetivo eliminar el facturador y permitir que el Campus Virtual sea la ventanilla única para prestación de servicios: Notas, Certificados, etc.

Plan de Adquisición de Infraestructura 2014

Centro de atención MULTICANAL

Fortalecer los canales de atención al usuario, implementando sistemas de comunicaciones unificadas que permitan homogeneizar la respuesta a los clientes.

365



Febrero de 2014


Página 12 de 77





Aprobado (Millones)

2 Uso adecuado de aplicaciones, información y soluciones tecnológicas

Integración LMS (Moodle) con SIS (Banner) para notas de evaluaciones.

Posible iniciativa que tendría como objetivo poder incentivar que los docentes realicen la mayor cantidad de evaluaciones por medio de la plataforma LMS y que de ésta se puedan pasar las notas de los estudiantes al SIS (Banner) en forma automática.

Perspectiva Procesos



Aprobado (Millones)

1 Agilidad de las TI SOA - Bus de Integración

2 Seguridad de la información, infraestructura de procesamiento y aplicaciones

3 Optimización de activos, recursos y capacidades de las TI

Modernización de Redes

Fortalecer las instalaciones de REDES en los CERES y centros Regionales a fin de asegurar que la conectividad instalada tenga un buen desempeño, y disponibilidad para los usuarios en los sitios de presencia de UNIMINUTO

879

4

Capacitación y soporte de procesos de negocio integrando aplicaciones y tecnología en procesos de negocio

5

Entrega de Programas que proporcionen beneficios a tiempo, dentro del presupuesto y satisfaciendo los requisitos y normas de calidad.

6 Disponibilidad de información útil y relevante para la toma de decisiones

7 Cumplimiento de las políticas internas por parte de las TI



Febrero de 2014


Página 13 de 77





Aprobado (Millones)

1 Personal del negocio y de las TI competente y motivado

Oficina de software Libre

Recopilar las experiencias de Software Libre de UNIMINUTO y centralizar los esfuerzos institucionales que permitan enfocar las iniciativas en este tema. Recoger las necesidades del sistema e investigar posibles soluciones usando tecnologías de software libre que se alineen con la arquitectura tecnológica de UNIMINUTO.

280

2 Conocimiento, experiencia e iniciativas para la innovación de negocio

Gerencia de proyectos como una capacidad institucional

3 Gestión del cambio, cultura de uso de sistemas de información

Tabla 3. Matriz de Iniciativas GST 2014

1.3.4 Matriz de Alineamiento de Iniciativas

A continuación se presenta el análisis de la información obtenida con respecto a los ejes

estratégicos UNIMINUTO e Iniciativas GST 2014, el mismo no tiene alcance diagnóstico, el cual se

realizará en la Fase 3 del presente Proyecto, es importante aclarar que una meta institucional en

cualquiera de las 4 perspectivas (Financiera, Clientes, Procesos, Aprendizaje) puede requerir la

priorización de metas relacionadas con TI en cualquiera de las 4 perspectivas (Financiera, Clientes,

Procesos, Aprendizaje), con el objetivo de realizar un primer análisis se presenta la matriz de

alineamiento de ejes estratégicos UNIMINUTO – Iniciativas GST para cada una de las perspectivas:

Perspectiva Financiera:

Perspectiva Perspectiva

Financiera 1 2 3 4 5



Febrero de 2014


Página 14 de 77


Metas Institucionales

Genéricas

Metas

(Institucionales -

Genéricas Fuente

COBIT 5)

Valor para

las

StakeHolde

rs de las

Inversiones

de Negocio

Cartera de

productos y

servicios

competitivos

Riesgos de

negocio

gestionados

(salvaguarda

de activo)

Cumplimiento

de leyes y

regulaciones

externas

Transparencia

financiera

Ejes Plan Estratégico

Ejes Plan de

Desarrollo

Institucional

e) Modelo

replicable

a) Calidad,

acreditación d) Sostenible

g) Cooperación

para el desarrollo

Perspectiva

Financiera

Metas (Relacionadas con TI

- Genéricas Fuente COBIT

5)

Proyectos GST

2014

1 Alineamiento de TI y la

estrategia de negocio

Sistemas de

Información,

Diagnosticar las

necesidades de

administración de

información de

UNIMINUTO a fin

de informatizarlas

para facilitar su

gestión.

Revisar si

en el

proyecto

GST se

incluye el

requerimie

nto que sea

replicable

Revisar si

existe un

sistema de

información

para apoyar

la

acreditación.

Revisar si existe

un sistema de

información para

apoyar la

cooperación para

el desarrollo.

2

Cumplimiento y soporte

de la TI al cumplimiento

del negocio de las leyes y

regulaciones externas

3

Compromiso de la

dirección ejecutiva para

tomar decisiones

relacionadas con TI

4

Riesgos de negocio

relacionados con las TI

gestionados

Gestión del Riesgo Alineado

Plan de

Contingencia Alineado

5

Realización de beneficios

del portafolio de

Inversiones y Servicios

relacionados con las TI

6

Transparencia de los

costes, beneficios y

riesgos de las TI

Tabla 4. Matriz de Alineamiento Ejes Estratégicos UNIMINUTO - Iniciativas GST 2014 – Perspectiva Financiera



Febrero de 2014


Página 15 de 77


Perspectiva Clientes:

Perspectiva

Clientes 1 2 3 4 5

Metas

(Institucionales

- Genéricas

Fuente COBIT

5)

Cultura de servicio

orientada al cliente

Continuidad y

disponibilidad

del servicio

de negocio

Respuestas

ágiles a un

entorno de

negocio

cambiante

Toma estratégica

de Decisiones

basadas en

información

Optimización de

costes de entrega

del servicio

Ejes Plan de

Desarrollo

Institucional

Egresados b) Acceso y

Cobertura

c)

Incluyente

Perspectiva

Clientes

Metas

(Relacionadas con TI

- Genéricas Fuente

COBIT 5)

Proyectos GST

2014

Revisar si se tiene

algún modulo en los

sistemas de

información que

satisfaga las

necesidades de los

egresados.

1

Entrega de servicios

de TI de acuerdo a

los requisitos del

negocio

Campus Virtual

UNIMINUTO Alineado

Plan de

Adquisición de

Infraestructura

2014

Alineado Alineado

Alineado

Centro de

atención

MULTICANAL

Alineado

2

Uso adecuado de

aplicaciones,

información y

soluciones

tecnológicas

Integración

LMS (Moodle)

con SIS

(Banner) para

notas de

evaluaciones.

Alineado

Tabla 5. Matriz de Alineamiento Ejes Estratégicos UNIMINUTO - Iniciativas GST 2014 – Perspectiva Clientes



Febrero de 2014


Página 16 de 77


Perspectiva Procesos (Interna):

Perspectiva

Procesos

(Interna)

1 2 3 4 5

Metas

(Institucionales

- Genéricas

Fuente COBIT

5)

Optimización

de la

funcionalidad

de los procesos

de negocio

Optimización

de los costes

de los

procesos de

negocio

Programas

gestionados

de cambio

en el

negocio

Productividad

operacional y

de los

empleados

Cumplimiento

con las políticas

internas

Ejes Plan de

Desarrollo

Institucional

Perspectiva

Procesos

Metas

(Relacionadas

con TI - Genéricas

Fuente COBIT 5)

Proyectos GST

2014

1 Agilidad de las TI SOA - Bus de

Integración Alineado

2

Seguridad de la

información,

infraestructura de

procesamiento y

aplicaciones

3

Optimización de

activos, recursos

y capacidades de

las TI

Modernización

de Redes

Alineado

4

Capacitación y

soporte de

procesos de

negocio

integrando

aplicaciones y

tecnología en

procesos de

negocio



Febrero de 2014


Página 17 de 77


Perspectiva

Procesos

(Interna)

1 2 3 4 5

Metas

(Institucionales

- Genéricas

Fuente COBIT

5)

Optimización

de la

funcionalidad

de los procesos

de negocio

Optimización

de los costes

de los

procesos de

negocio

Programas

gestionados

de cambio

en el

negocio

Productividad

operacional y

de los

empleados

Cumplimiento

con las políticas

internas

Ejes Plan de

Desarrollo

Institucional

Perspectiva

Procesos

Metas

(Relacionadas

con TI - Genéricas

Fuente COBIT 5)

Proyectos GST

2014

5

Entrega de

Programas que

proporcionen

beneficios a

tiempo, dentro

del presupuesto y

satisfaciendo los

requisitos y

normas de

calidad.

6

Disponibilidad de

información útil y

relevante para la

toma de

decisiones

7

Cumplimiento de

las políticas

internas por

parte de las TI

Tabla 6. Matriz de Alineamiento Ejes Estratégicos UNIMINUTO - Iniciativas GST 2014 – Perspectiva Procesos



Febrero de 2014


Página 18 de 77


Perspectiva Aprendizaje y conocimiento:


1 2

Metas (Institucionales - Genéricas Fuente COBIT 5)

Personas preparadas y motivadas

Cultura de innovación del producto y del negocio

Ejes Plan de Desarrollo

Institucional

f) Innovación


Metas (Relacionadas con TI - Genéricas Fuente

COBIT 5) Proyectos GST 2014

1 Personal del negocio y de las TI competente y motivado

Oficina de software Libre

Alineado

2

Conocimiento, experiencia e iniciativas para la innovación de negocio

Gerencia de proyectos como una capacidad institucional

Revisar si se tiene algún modulo en los sistemas de información que satisfaga

las necesidades para inicio, planeación,

ejecución y control, cierre de proyectos.

Alineado

3

Gestión del cambio, cultura de uso de sistemas de información

Alineado

Tabla 7. Matriz de Alineamiento Ejes Estratégicos UNIMINUTO - Iniciativas GST 2014 – Perspectiva Aprendizaje y

conocimiento



Febrero de 2014


Página 19 de 77


2. Informe listado de stakeholders de GST y necesidades de información de cada uno.

2.1. Objetivo del documento

Obtener la información de stakeholders de GST y necesidades de tal forma que en la Fase 3 de

diagnóstico se pueda establecer el estado actual de la información (datos y aplicaciones)

disponible como para atender las necesidades de todos los grupos de interesados.

2.2. Fuente de la información

La obtención de la información fue por medio de la realización de un taller de identificación de

stakeholders y necesidades con la presencia del Gerente GST y los Directores.

2.3. Contenido del documento

Stakeholders por categoría:

Regulatorio

Estratégico Directivo

Misional, Formación Integral

Misional, Investigación Innovación

Misional, Proyección Social

Procesos Soporte y Apoyo

Corporativo

Otros

A continuación se presenta el listado de Stakeholders y Necesidades:

2.3.1. Regulatorio

STAKEHOLDER NECESIDAD



Febrero de 2014


Página 20 de 77



PLANEACIÓN SNIES-MEN

VICE RECTORÍA GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA VGAF

MEN-AUDITORÍA FINANCIERA

BANCO MUNDIAL, INFORMES PARA CRÉDITO

VICE GRAL ACADÉMICA MEN, ACREDITACIÓN DE PROGRAMAS E INSTITUCIONAL

Out Sourcing Contabilidad-Audit And Advisoring Service

DIAN, MEDIOS MAGNÉTICOS, DECLARACIONES

SECRETARÍA HACIENDA

UGPP

NIIF

CONTROL INTERNO

REVISORÍA FISCAL - EXTERNO (BDO)

BSA

SAP

ORACLE

MICROSOFT CAMPUS

OTRAS MARCAS DE SW

SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN JURÍDICA HABEAS DATA / SIC

CONSEJO FUNDADORES Informes de gestión

CONSEJO TECNOLÓGICO Informes de gestión

Tabla 8. Listado de Stakeholders – Categoría Regulatorio

2.3.2. Estratégico Directivo


RECTORÍAS Informes de gestión

VICE RECTORÍAS Informes de gestión

SECRETARÍA GENERAL Informes de gestión

GERENCIAS Informes de gestión

Tabla 9. Listado de Stakeholders – Estratégico Directivo



Febrero de 2014


Página 21 de 77


2.3.3. Misional, Formación Integral


VGA

SEDES Y UNIDADES ACADÉMICAS

FACULTADES

DOCENTES

BANNER

DECANOS

DIRECTORES DE PROGRAMA

SECRETARIOS ACADÉMICOS

COORDINADORES DE PROGRAMAS

COORDINADOR DE REGISTRO

ESTUDIANTES

ESTUDIANTE DE EXTENSIÓN

ARTICULACIÓN: COLEGIOS, ALCALDÍAS,

SECRETARÍAS EDUCACIÓN, ESTUDIANTES SECUNDARIA

Por documentar

REGISTRO Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

REGISTRO Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN BANNER,

MOODLE RECTORÍAS RECTORÍAS

UNIMINUTO VIRTUAL Y DISTANCIA UVD

VICE PASTORAL Y BIENESTAR COORDINADORES DE BIENESTAR

Por definir

Tabla 10. Listado de Stakeholders – Misional, Formación Integral



Febrero de 2014


Página 22 de 77


2.3.4. Misional, Investigación Innovación


VICERRECTORÍA GENERAL ACADÉMICA

DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN COORDINADORES DE INVESTIGACIÓN

Sistema de información /

módulos que apoyen la gestión,

supervisión de los proyectos de Investigación LÍDERES DE PROYECTOS APOYO A

LA INVESTIGACIÓN

GST PROYECTO SW LIBRE Repositorio de gestión del conocimiento

Tabla 11. Listado de Stakeholders – Misional, Investigación Innovación

2.3.5. Misional, Proyección Social


VICE GRAL ACADÉMICA EGRESADOS Sistema de información para atender las necesidades de Egresados y Seguimiento.

CENTROS Y ESCUELAS

Sistema de información para atender las necesidades de centros y escuelas con respecto a los servicios de UNIMINUTO.

FACULTAD CIENCIAS EMPRESARIALES EMPLEABILIDAD

Sistema de información para atender el seguimiento a empleabilidad de estudiantes y egresados de UNIMINUTO.

Tabla 12. Listado de Stakeholders – Misional, Proyección Social



Febrero de 2014


Página 23 de 77


2.3.6. Procesos Soporte y Apoyo


SERVICIOS INTEGRADOS

VGAC Por definir

VGAF

PLANTA FÍSICA

MANTENIMIENTO SAP

ADECUACIÓN SAP

CONSTRUCCIÓN SAP

DIR. GRAL ADMINISTRATIVA

COMPRAS, TIENDA UNIMINUTO

Por Definir

INVENTARIO ACTIVOS FIJOS

SAP

CONTROL DE ACCESO Y CIRCUITOS CERRADOS

SAC

CONTABILIDAD SAP

DIRECCIÓN FINANCIERA

COORD NAL MATRÍCULAS

SAP

TESORERÍA SAP

GESTIÓN HUMANA

BIENESTAR INSTITUCIONAL

Sistema de Información para

seguimiento y control de los

planes de bienestar

institucional.

NÓMINA SAP

SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN

SAP

UNICORPORATIVA (CAPACITACIONES)

Por Definir

VGBP Por Definir

RECTORÍA GRAL Por Definir

PLANEACIÓN Y DESARROLLO

Por Definir

DIRECCIÓN DE MK Y COMUNICACIONES

PROSPECTOS CENTRO DE CONTACTO

RETENCIÓN CENTRO DE CONTACTO



Febrero de 2014


Página 24 de 77



GST

SERVICIO AL CLIENTE CENTRO DE CONTACTO

SEDES Y UNIDADES ACADÉMICAS (60)

BANNER

Tabla 13. Listado de Stakeholders – Procesos Soporte Y Apoyo

2.3.7. Corporativo


COOPERATIVA Servicios Integrados

CORPORACIÓN Servicios Integrados

CENTRO CARISMÁTICO Servicios Integrados

Tabla 14. Listado de Stakeholders – Corporativo

2.3.8. Otros


UNIEMPRESARIAL Servicios Integrados

SEMINARIO MAYOR Servicios Integrados

UNICATÓLICA Servicios Integrados

POLITÉCNICO LÉRIDA Servicios Integrados

FUNDACIÓNUNIVERSITARIA POPAYÁN Servicios Integrados

RED MUTIS Servicios Integrados

CONGREGACIÓN JESÚS Y MARÍA Servicios Integrados

Tabla 15. Listado de Stakeholders – Otros

3. Procesos Institucionales y Listado de procesos TI

3.1. Objetivo del Documento

Identificar los procesos actuales del TI en la Gerencia de Servicios Tecnológicos y las personas

asignadas a los mismos.



Febrero de 2014


Página 25 de 77


3.2. Fuente de Información

Documento de procesos institucionales oficializados que están publicados en los repositorios

isolución y Alfresco que corresponde al archivo “mapa de procesos 20-feb -20140.ppt”, así como

los procesos documentados directamente por la GST, según archivo “Matriz de Procesos-

Responsable.xls”. Esta información además fue expuesta por el Gerente de GST en sesión de

trabajo del 3 de febrero de 2014.

3.3. Contenido del Documento

3.3.1. Mapa de Procesos Institucionales

La Coordinación de Calidad Institucional, publica en isolución el mapa de procesos aprobado en

comité directivo de calidad el 26 de febrero de 2013, en los que se identifican diecisiete (17)

procesos en cuatro Macroprocesos de acuerdo con la siguiente relación:

1. Macroprocesos de Seguimiento

a. Gestión de la Calidad

b. Control y Seguimiento

2. Macroprocesos Estratégicos

a. Direccionamiento Estratégico

b. Inteligencia de Negocios

c. Relaciones Institucionales

3. Macroprocesos Institucionales

a. Formación Integral

b. Investigación e Innovación

c. Pertinencia y Proyección Social

4. Macroprocesos de Apoyo

a. Gestión Financiera

b. Gestión Administrativa

c. Gestión Jurídica

d. Gestión de Recursos Académicos

e. Gestión Humana

f. Bienestar Institucional



Febrero de 2014


Página 26 de 77


g. Gestión de Comunicaciones

h. Gestión de TIC

i. Planta Física

La siguiente ilustración presenta el mapa de procesos institucional.

Ilustración 2. Mapa de Procesos Uniminuto – Fuentes: Coordinación de Calidad

3.3.2. Listado de Procesos de TI

La Coordinación de Calidad de la Institución registra dos subprocesos que están caracterizados y cuatro procedimientos:

Soporte Tecnológico: o Copias de seguridad realizadas por el colaborador o Administrador de la mesa de servicio e incidentes o Administración de copias de seguridad

Infraestructura Tecnológica. o Creación de cuentas de correo UNIMINUTO



Febrero de 2014


Página 27 de 77


Adicionalmente la GST ha elaborado una primera versión de los procesos de gestión de TI en concordancia con el modelo de gobierno Cobit v4.

4. Matriz RASCI por proceso de GST.

4.1. Objetivo del Documento Presentar los roles y responsabilidades del equipo de trabajo con los procesos de gestión de TI

4.2. Fuente de Información Se dispone de información de los roles y de la primera versión de inventario de procesos de

gestión de TI, sin embargo aún no se dispone de una Matriz que los relación (Rasci)


El significado de la sigla RASCI se describe a continuación:

R: Responsable

A: Asegura los resultados (Accountable)

S: Soporte

C: Consultado

I: Informado

El siguiente es el formato de la matriz de asignación de responsabilidades, para los procesos de

Gestión de TI en la GST



Febrero de 2014


Página 28 de 77


La anterior matriz debe elaborarse en la fase de arquitectura objetivo pues es necesario enriquecer

la desagregación de los procesos y particularizar algunos de los servicios para facilidad de

distribución de responsabilidades

5. Inventario de Aplicaciones, Módulos y Líderes Técnicos.


Obtener la información sobre las aplicaciones que están siendo usadas en UNIMINUTO para

atender los procesos de SIS, ERP, LMS, Procesos Misionales, Procesos de Soporte, Gestión

Documental, Portal, Funciones de GST y Servicios de GST con el fin de poder determinar el estado

actual de alineamiento entre necesidades de las Stakeholders y los sistemas de información

disponibles para atender esas necesidades, en forma adicional determinar el ni el de cubrimiento

de los bloques de construcción de arquitectura para entidades del sector educativo tecnológico y

universitario.



Febrero de 2014


Página 29 de 77



La obtención de información se realizó mediante la realización de talleres con el Gerente de GST y

Directores.


La información obtenida sobre el inventario detallado de aplicaciones se encuentra en el archivo

“AE_UNIMINUTO_GST_Fase2_ObtencionInformacionv…XLS” hoja “5.6.Invent.Aplicaciones”, en la

presente sección se presenta un breve resumen de la información obtenida.

SIS - Student Information System

ERP - Enterprise Resource Planning

LMS - Learning Management System

Portal – FrameWork

Procesos

Repositorio documental

Misional

Funciones de GST

Portal – Servicios

Servicios GST

Interno GST

Otros

Inventario de Funciones

5.3.1. SIS - Student Information System

Sistema Banner

Categoría SIS - Student Information System

Descripción Sistema de soporte al proceso de admisiones y registros de

estudiantes

Alcance Geográfico Nivel Nacional

Líder Funcional Dirección

Nombre

Líder Técnico Dirección Sistemas de Información



Febrero de 2014


Página 30 de 77


Sistema Banner

Nombre Francisco

Proveedor

Sitio Web http://www.ellucian.com/student-information-system/

Versión v8.5 Liberada Octubre de 2011

Contrato de Soporte y

Mantenimiento SI

Módulos Módulos

- Estudiantes - General - Autoservicios - Cuentas por cobrar En estudiantes se gestiona: - Prospectos, admisiones, matricula, inscripción de asignaturas, historia académica, egresados.

Servicios

Tecnología

Interfaces Web y cliente servidor

Sistema Operativo

Linux

Servidor de Aplicaciones

Oracle Weblogic

Servidor Web

Motor de Base de Datos

Oracle 11g R2 COBOL para ETL

Interfaces Cliente - Servidor

Forms and reports

Virtualizado SI 7 Máquinas

Servidores

1- BD 2- INB - Internet Native 3- SSB - Self Service Banner 4- Batch Server

Almacenamiento SAN

Estrategia de Backup

Imagen de la máquina virtual

Aplicación

Lenguaje de programación

-PLSQL '- Oracle APEX (Oracle Application Express)

Ambientes - Producción - Pruebas

Reportes

Repositorio Versiones

SVN

http://www.ellucian.com/student-information-system/



Febrero de 2014


Página 31 de 77


Sistema Banner

Observaciones

Se usa solamente alrededor de un 30% de las funciones que tiene BANNER. Se usa COBOL para ETL de datos. No tienen replicas para realizar análisis de negocio. Autenticación de alumnos por LDAP

Procesos de Negocio

Formación Integral Gestión Humana Bienestar Institucional Jurídica Evaluación 360 grados

Partes Interesadas

Estudiantes Docentes Coordinadores Académicos Directores de Programa

Uso por Terceros

En una instalación independiente: UNICATOLICA Como SEDES: UNIEMPRESARIAL, SEMINARIO MAYOR, POLITECNICO DE LERIDA

Tabla 16. SIS - Student Information System

5.3.2. ERP - Enterprise Resource Planning

Sistema SAP

Categoría ERP - Enterprise Resource Planning

Descripción Sistema ERP (módulos contabilidad, recursos humanos,

financiero y proyectos)


Líder Funcional Dirección

Nombre

Líder Técnico

Dirección Dirección SAP

Nombre

3 Profesionales: Líder Funcional Administración de usuarios Líder Funcional Atención solicitudes de mejoras, actualización de normatividad para nomina

Proveedor

Sitio Web

Versión v 6.0

Noviembre de 2011



Febrero de 2014


Página 32 de 77


Sistema SAP

Contrato de Soporte y

Mantenimiento

SI Hasta :

Soporte con Consultores Independientes

Módulos Módulos

1. finanzas 2. Activos Fijos 3. FICA - Cuenta Financiera Estudiantes 4. SD- Facturación 5. FM- Presupuesto Facturación 6. IM- Inversión 7. PS- Proyectos 8. CO 9. MM 10. TR- 11. HR - Gestión humana (8 módulos)

Servicios

Tecnología


Sistema Operativo


Servidor Web


DB2 (IBM)


SI

Virtualizado SI

7 Máquinas

Servidores Cuchillas X86

Almacenamiento SAN 100T

Estrategia de Backup

Imagen de la máquina virtual

Aplicación

Lenguaje de programación

Ambientes

1. Desarrollo: 1.1. - Prueba nuevas configuraciones 1.2. - Desarrollo 2. Calidad 3. Productivo 4. Solman - Soluction Manager 5. Entrenamiento - copia productivo (sirve para revisar los Backup) 6. BWQ - Business Warehouse para todos los reportes 7. BWP - BW Productivo

Reportes



Febrero de 2014


Página 33 de 77


Sistema SAP

Repositorio Versiones

Observaciones

Procesos de Negocio

Partes Interesadas

Uso por Terceros UNIMINUTO

Centro Carismático Corporación Minuto de DIOS

Tabla 17. ERP - Enterprise Resource Planning

5.3.3. LMS - Learning Management System

Sistema Moodle

Categoría LMS - Learning Management System

Descripción Plataforma de Educación Virtual


Tecnología

Interfaces WEB Sistema

Operativo Linux


NA

Servidor Web Apache


MySQL


Web

Virtualizado SI

Servidores Consume el 30% de la capacidad del centro de datos

Almacenamiento SAN Estrategia de

Backup Imagen de la máquina virtual

Observaciones

Tiene problemas de "rendimiento" y "disponibilidad" por la cantidad de usuarios concurrentes, hay picos de 1.300. No hay políticas, cada docente es dueño de contenidos. Se usa para realizar exámenes, sin embargo, las notas pasan de manera "manual" a BANNER. Tiene un proceso de sincronización con BANNER



Febrero de 2014


Página 34 de 77


Sistema Moodle

para creación de aulas y asignación de estudiantes.

Procesos de Negocio

Tiene instalaciones independientes: - Apoyo presencial (50.000) - Apoyo postgrados (1.500) - Virtuales (15.000) - Distancia (30.000)

Partes Interesadas

- UNIMINUTO virtual y a distancia (UVD) - Docentes - Estudiantes

Tabla 18. LMS - Learning Management System



Febrero de 2014


Página 35 de 77


5.3.4. Otros

Sistema Categoría Descripción

Simcoplus Otros Sistema administrativo de la cooperativa

Lo administra directamente la cooperativa

Tabla 19. Otros

5.3.5. Portal – FrameWork


Liferay Portal -

FrameWork Sistema de gestión y publicación de contenidos que

Soporta el Portal WEB de UNIMINUTO

Tabla 20. Portal – FrameWork

5.3.6. Procesos


Isolucion Procesos Sistema de Gestión de Calidad

Tabla 21. Procesos

5.3.7. Repositorio documental


Alfresco Repositorio documental

Sistema de Gestión documental que apoya la gestión de conocimiento Institucional

Tabla 22. Repositorio documental



Febrero de 2014


Página 36 de 77


5.3.8. Misional


Men SNIES-SPADIES Misional Sistema de información de educación superior

Aleph Misional Sistema de gestión bibliotecario

SistemaUno Misional Contabilidad - RED MUTIS

Dspace Misional Repositorio de producción escrita de estudiantes y

docentes (Revistas y proyectos de grado)

SAC - Smart Access Control Misional Smart Access Control

MBRS Misional Reserva de Espacios Laboratorios

EZProxy Misional Servicios de la biblioteca para acceder a bases de

datos de información

Tabla 23. Misional

5.3.9. Funciones de GST


Goautodial Funciones Contact Center

Krafty Funciones Chat de Soporte

Vtiger Funciones Contact Center - CRM

GLPi Funciones Soporte a mesa de ayuda

Tabla 24. Funciones de GST

5.3.10. Portal – Servicios


Pentaho BI Reportador para análisis de negocio

PHPList Portal Gestión de correos electrónicos masivos

Coovachilli Portal Portal cautivo red inalámbrica

Lime survey Portal Encuestas

Drupal Portal Gestión de contenidos

PWM Portal Administración directorio (páginas blancas y



Febrero de 2014


Página 37 de 77



contraseñas)

Joomla Portal Gestión de contenidos

Wordpress Portal Gestión de contenidos

Opina Portal Gestión de encuestas

Tabla 25. Portal – Servicios

5.3.11. Servicios GST


LAMP- WEB Servicios Sistema de apoyo que soporta las aplicaciones web

que son de utilidad a la comunidad académica

ADAS Servicios Sistema de Autenticación Unificada

A2billing Servicios Sistema de Facturación de VoIP

Zimbra Servicios Correo Electrónico

Google App Servicios Correo Estudiantes

OpenMeeting Servicios Videoconferencia

Pumo Kit Servicios Streaming

Jabber Servicios Mensajería

OwnCloud Servicios Copias de seguridad administrativos y docentes

Tabla 26. Servicios

5.3.12. Interno GST


SVN Interno Control de versiones solo de Banner

SQUID Interno Firewall de contenidos

Ulteo Interno Virtualización de escritorios







Febrero de 2014


Página 38 de 77





Tabla 27. Interno GST

5.3.13. Inventario de Funciones

MESA DE AYUDA

Agentes mesa de ayuda 3 en Bogotá

Soporte en sitio: 6 Tecnólogos en Bogotá 14 en el resto del país

Para la administración de aplicaciones el escalamiento es primero con el líder funcional y luego con el líder técnico

CONTACT CENTER

1 Coordinador, 22 Agentes de 6 am a 8 pm

Usan GOautoDIAL como aplicación de administración y asterisk como ACD

Tienen funciones de cobranza, cartera, Atención conmutador, Líneas de servicios para el estudiante y externos.

TELEFONIA IP

Nivel nacional con 4 dígitos, enrutamiento de llamadas

Bajo Asterisk

1 Profesional para administración y soporte

Aplicación de enrutamiento es Kamalio

Se usa FreePBX para la administración básica.

Tabla 28. Inventario de Funciones

6. Descripción de la plataforma tecnológica de cada una de las aplicaciones (Ficha Técnica

de las aplicaciones).


Obtener información de la plataforma tecnológica de cada una de las aplicaciones para establecer

el estado actual de la arquitectura empresarial en el dominio de tecnología, en lo que respecta a la

plataforma tecnológica usada actualmente para soportar la información (aplicaciones y datos).



Febrero de 2014


Página 39 de 77



La información fue obtenida por medio de entrevistas a profundidad con el Director de

Infraestructura Profesional Efraín Martinez y con base en lo consignado por la GST en el archivo

“resumen_infraestruct_tecnologica_2013-1.pdf”


La información obtenida sobre descripción de la plataforma tecnológica de cada una de las

aplicaciones se encuentra en el archivo:

“AE_UNIMINUTO_GST_Fase2_ObtencionInformacionv…XLS” hoja “5.6.Invent.Aplicaciones”, en la

sección cinco (5) anterior se detallan las siguientes:

SIS - Student Information System

ERP - Enterprise Resource Planning

LMS - Learning Management System

7. Matriz de Interoperabilidad de aplicaciones.


Obtener información sobre las interdependencias que se tienen entre las aplicaciones, para

establecer el estado actual de la arquitectura empresarial, en lo que respecta a las necesidades de

integración y requerimientos de servicios que posteriormente puedan ser evaluados para ser

implementados bajo una arquitectura orientada a servicios (SOA).


La información se ha obtenido por medio de la realización de un taller de obtención de

información de interoperabilidad (interdependencias) entre aplicaciones con la participación del

Gerente de GST y los Directores.



Febrero de 2014


Página 40 de 77



Diagrama de interdependencias

Listado de Interdependencias

Matriz de de Interdependencias

7.3.1. Diagrama de interdependencias

A continuación se muestra el diagrama de interdependencias entre aplicaciones suministrado por

la Dirección de Infraestructura:

Figura 1: Diagrama de Interdependencias entre aplicaciones



Febrero de 2014


Página 41 de 77


7.3.2. Listado de Interdependencias

A continuación se muestra el detalle de interdependencias que se tienen en la actualidad, que

están proyectadas o en construcción:

No Interdependencia Tecnología Líder Técnico Frecuencia Automático

/ Manual En

Servicio/Proyecto Observaciones

1

Banner-SAP/ Interfaz: A SAP llegan datos que

actualizan banner. Datos estudiantes, factura, retención financiera. Actualmente una vía.

Banner a SAP. SAP dispara la consulta.

Conexión directa a base

de datos. Ejecuta cada 4

minutos.

Tercerizado: ABAP-BASIS

4 MINUTOS Automático Servicio

Se bloquea con más de

10.0000 mueve 200 - 300

novedades. Proyecto: para

hacerla a través de web

Service de doble vía.

2

BANNER-DBLINK Simcopolus.se llevan las retenciones. Se corre

desde Banner.

DBLINK se llevan las

retenciones. Se corre desde

Banner.

DBA 24 HRS Automático Servicio

3 Banner-Aleph.

Retenciones y acceso de estudiantes

DBLINK -ORACLE por

agente externo


4

Banner-Liferay. Llevar información básica del

estudiante, notas actuales y sábana de

notas, horarios,

web Service Proyecto

5 Banner-Alfresco.

Certificaciones, hoja de vida, jurídica

Sistema Operativo.

DBA On line Automático Servicio

Alfresco no soportó

concurrencia. (protocolo)

6

Banner-Moodle. Se envía creación cursos cada

periodo. Se ejecuta en Banner

Procedimiento almacenado en la base de

datos


Muchas novedades en el proceso de

asignar estudiantes a

los cursos.

7

Banner-Moodle. Se envía creación cursos cada

periodo. Moodle toma el archivo

Script en Batch que

hace la actualización de la base de

datos en todas las instancias de Moodle

Admón. de Servidores

(Infraestructura) 3 HRS Automático Servicio

8 Banner-SNIES. DBLINK enlace DBA A demanda Manual Servicio Proyecto:



Febrero de 2014


Página 42 de 77



/ Manual En


Información estudiantes y docentes para el MEN

BD SNIES Migrar la versión de BD

9

Banner-Pentaho. Información demográfica prospectos, estudiantes y egresados, docentes, programas, admitidos,

bienestar.

ETL Automático

DBA Definida para cada uno de los procesos.

Automático Servicio Se ejecuta de 11:30 p.m. a 5

a.m.

10

Banner-Google Apps. Depuración de cuentas

de correo para estudiantes, docentes y

egresados.

BATCH extrae los datos de

Banner genera archivo y se

envía a Google

Admón. de Servidores

(Infraestructura) Anual Automático Servicio

11 Banner-Vtiger Proyecto Información de

usuarios

12 Banner-LDAP.

Información de usuarios

Procedimiento almacenado

para generación del

archivo y BATCH para

subir la información a

LDAP

admón de Servidores

(Infraestructura)-DBA

2 HRS Automático Servicio

Proyecto: Activar el

módulo de Banner para actualizar en

línea.

13 Banner-LDAP. Cambio de

contraseñas

Procedimiento almacenado

para generación del

archivo y BATCH para

subir la información a

LDAP

admón de Servidores

(Infraestructura)-DBA

10 minutos Automático Servicio

14 SAP-Liferay. Información

financiera del estudiante.

Web Service. Lo publica SAP y lo consume

el portal

Tercerizado: ABAP-BASIS

Proyecto

facturación web.

Valor matrícula,

descuentos, convenios,

becas, patrocinios,

carnetización, financiación. Condiciones y

valores.

15 SAP-Liferay.

Certificaciones laborales. Sistema archivos

Proyecto

certificados laborales web.

16

Liferay-Alfresco. Mostrar contenidos

documentales que residen en Alfresco

desde el portal

CMIS Por definir Proyecto



Febrero de 2014


Página 43 de 77



/ Manual En


17 Liferay-Moodle. Mostrar en el campus novedades

de Moodle. Web Service Por definir Proyecto

18 Banner-SAC. Trae fotos

Conexión sistema de

ficheros SCRIPT

DBA 24 hrs Automático Servicio

19 Liferay-SAC. Traer fotos estudiantes - docentes

Proyecto

20 Liferay-ADAS.

Autenticación y mapeo de roles.

Protocolo CAS Administrador de seguridad

On line Automático Servicio

21

Liferay - GoogleApps - traer información de cantidad de correos pendientes por leer

Web Servicios Por definir On line Automático Proyecto

22

Liferay - LDAP - Para leer el grupo de usuario y presentar el campus

correspondiente

Online Por definir On line Automático Servicio

23 Alfresco - LDAP - Usa

servicios de autenticación

Online Administrador

de comunicaciones


24 Moodle - LDAP. Usa

servicio de autenticación Servicio

25 Moodle-ADAS. Usa

servicio de autenticación Proyecto

26 Moodle - Openmeeting. Clases virtuales en línea

Plug in open meeting

Por demanda Servicio

27 GLPI-LDAP.

Autenticación de usuario (SE pasa a ADAS)

Servicios

28 SAC-LDAP. Crear y Activar usuarios

.BAT Operador de

centro de cómputo

24 HRS Automático servicio

29 ADAS-LDAP. Información

de Autenticación de usuarios

Servicios

30 Coovachilli-LDAP.

Autenticación de usuario

31 PWM-LDAP. Prestación

de un servicio

32 Zimbra-LDAP-ADAS.

Autenticación de usuario

33 Google Apps-LDAP.

Sincronizar cuentas de correo

Administrador de servidores

24 hrs Automático Servicio

34 MBRS-LDAP.

Autenticación usuarios Servicios



35 SQUID-LDAP.




36 Ulteo-LDAP.




Febrero de 2014


Página 44 de 77



/ Manual En


37 Jabber-LDAP.


38 Own Cloud-LDAP.


39 EZPROXY-LDAP.

Autenticación usuarios (Se pasa ADAS)

Servicios

Tabla 29. Detalle de Interdependencias

El detalle de las interdependencias entre aplicaciones se muestra en el archivo

“AE_UNIMINUTO_GST_Fase2_ObtencionInformacionv….xls” hoja “7.Matriz Interoperabilidad_2”.

7.3.3. Matriz de Interdependencias

La matriz siguiente relaciona las principales interdependencias entre aplicaciones, los números en

las celdas corresponden al número de la interdependencia (listado presentado en la sección

anterior). La matriz completa de interdependencias entre aplicaciones se encuentra en el archivo

“AE_UNIMINUTO_GST_Fase2_ObtencionInformacionv….xls” hoja “7.Matriz Interoperabilidad_1”.

Banner SAP Simcoplus Aleph Isolucion LAMP- WEB

Liferay Alfresco Dspace Moodle

Banner 1 2 3 4 5 6, 7

SAP 14, 15

Simcoplus

Aleph

Isolucion

LAMP- WEB

Liferay 16 17

Alfresco

Dspace

Moodle

Tabla 30. Listado de Interdependencias



Febrero de 2014


Página 45 de 77


8. Catálogo de Servicios GST.

8.1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO

Obtener información de los servicios que presta la GST con el fin de poder establecer el estado

actual de arquitectura empresarial con relación al alineamiento entre necesidades de las

Stakeholders y los servicios de GST disponibles para tender esas necesidades.

8.2. FUENTE DE LA INFORMACIÓN

La obtención de la información se realizó por medio de la realización de un taller de identificación

de servicios, con la participación del Gerente de GST y los Directores.

8.3. CONTENIDO

A continuación se lista el catálogo de servicios por categoría:

ADQUISICIONES TECNOLÓGICAS

SOPORTE TI (MESA DE AYUDA)

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE SW

SERVICIOS MISIONALES

o SERVICIOS DE BANNER

o SERVICIOS APEX (BANNER)

o SERVICIOS PORTAL WEB

o SERVICIOS MOODLE

o SERVICIOS PENTAHO

o SERVICIOS SAP

SERVICIOS CENTRO DE CONTACTO

TELECOMUNICACIONES

CENTRO DE DATOS

GESTIÓN PROVEEDORES



Febrero de 2014


Página 46 de 77


8.3.1. ADQUISICIONES TECNOLÓGICAS

Servicio Dueño GST Stakeholders que lo

consume

Planeación de compras

EQUIPOS DE CÓMPUTO

Dirección administrativa

Administrativos Docentes

Requisiciones

AYUDAS AUDIOVISUALES

VGA LICENCIAMIENTO

AUDIOVISUALES

Negociaciones convenios

GST

Validaciones y aprobaciones

Cotizaciones

Órdenes de compra

Supervisión de la adquisición

Recepción y trámite para pago

Devoluciones y garantías

Tabla 31. Catálogo de servicios Adquisiciones Tecnológicas

8.3.2. SOPORTE TI (MESA DE AYUDA)

Servicio Dueño GST Stakeholders que lo consume

SOFTWARE

Dirección de Mesa de Ayuda

Administrativos, Docentes HARDWARE

USUARIO FINAL

LOGÍSTICA Y ALISTAMIENTO DE EVENTOS



Febrero de 2014


Página 47 de 77



USO Y APROPIACIÓN DE TECNOLOGÍA

DESPLIEGUE TECNOLÓGICO DE SEDES

VIDEOCONFERENCIA

BASES DE CONOCIMIENTO

Tabla 32. Catálogo de Servicios Mesa de Ayuda

8.3.3. DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE SW


ANÁLISIS DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN

Dirección de sistemas de información

VGA

Tabla 33. Catálogo de Servicios Desarrollo e Implementación de Software

8.3.4. SERVICIOS MISIONALES

8.3.4.1. SERVICIOS DEL SIS (BANNER)


consume

CERTIFICACIONES ESTUDIANTILES

Registro

Dirección Sistemas de Información

VGA

Procesos de grado

Inscripciones estudiantiles web

Registros de notas

Consulta de notas

Inscripción de materias: web y manual

PROGRAMACIÓN ACADÉMICA



Febrero de 2014


Página 48 de 77



consume

ENCUESTAS

EVALUACIÓN DOCENTE

CATÁLOGO DE CURSOS

REGISTRO DOCENTE

REGISTRO DE PLANTA FÍSICA

SEDES

EDIFICIOS

SALONES

LABORATORIOS

SOLICITUDES ACADÉMICAS

ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS ADMINISTRAR

ADMÓN USUARIOS WEB

INTERFAZ BIBLIOTECA

REPORTES MEN

REGISTRO ESTUDIANTES ARTICULACIÓN

MANEJO DE RETENCIONES

PLAN DE DESARROLLO

EVENTOS DE BIENESTAR

PROCESO DE FACTURACIÓN UNICATÓLICA

MANEJO CONTRATOS

CAPACITACIONES Y DOCUMENTACIÓN

ELECCIONES DE EGRESADOS

AUTOEVALUACIÓN

ESCALAFÓN DOCENTE Y HOJA DE VIDA



Febrero de 2014


Página 49 de 77



consume

CARGA DE TRABAJO DOCENTE

PROSPECTOS

ADMISIONES MASIVAS

INTEROPERABILIDAD E INTERFACES

IMPLEMENTACIÓN DE REQUERIMIENTOS

DESARROLLO (WORK AROUND)

INGENIERÍA DE REQUERIMIENTOS

ANÁLISIS DISEÑO

DESARROLLO

PRUEBAS

IMPLEMENTACIÓN

DOCUMENTACIÓN

CAPACITACIÓN

MANTENIMIENTO (AJUSTES MENORES)

IMPLEMENTACIÓN NUEVAS FUNCIONALIDADES

IMPLEMENTACIÓN DE LOCALIZACIONES (LIBERACIÓN PROVEEDOR DE LA APLICACIÓN)

CONFIGURACIÓN DE AMBIENTES

Tabla 34. Catálogo de Servicios SIS (BANNER)

8.3.4.2. SERVICIOS APEX (BANNER)



Febrero de 2014


Página 50 de 77



consume

REPORTES - CONSULTAS

ESTRUCTURADAS DE LA INFORMACIÓN

BANNER

MATRICULADOS

Dirección de sistemas de información

VGA ADMITIDOS

GRADUADOS

DOCENTES

PROSPECTOS

DESERCIÓN

PROGRAMAS

Tabla 35. Catalogo de Servicios APEX - BANNER

8.3.4.3. SERVICIOS PORTAL WEB


consume

PLATAFORMA WEB

DISEÑO CENTRADO EN EL USUARIO

Dirección Portal Web

Administrativos, Docentes,

Estudiantes, Egresados

CAPACITACIÓN

AUDITORIA DE CONTENIDOS

SERVICIOS WEB

INSTALACIÓN DE APLICACIONES WEB

DESARROLLO BÁSICO DE FORMULARIOS

ADMINISTRACIÓN DE SITIOS

SOPORTE FUNCIONAL

CAPACITACIÓN

ASESORÍA DE ARQUITECTURA Y USABILIDAD DE SITIOS

CORREO MASIVO



Febrero de 2014


Página 51 de 77


Tabla 36. Catálogo de Servicios PORTAL WEB

8.3.4.4. SERVICIOS LMS (MOODLE)


consume

CREAR AULAS

Dirección de infraestructura tecnológica

UVD

ENROLAR ESTUDIANTES UVD

ADMINISTRACIÓN DE CONTENIDOS (UVD) Docentes

ADMINISTRACIÓN DE AULAS (UVD) UVD

Tabla 37. Catálogo de Servicios LMS (MOODLE)

8.3.4.5. SERVICIOS PENTAHO

Servicio Stakeholders que lo

consume

REPORTES DE INFORMACIÓN

GST

CONEXIÓN

GLPI

MOODLE

APEX

GOAUTODIAL

Tabla 38. Catálogo de Servicios Pentaho

8.3.4.6. SERVICIOS ERP (SAP)


consume

ASESORÍA Y ACOMPAÑAMIENTO

CONFIGURACIÓN

Dirección Proyectos SAP VGAF CAPACITACIÓN

PRUEBAS DE AMBIENTES

SOPORTE - MESA DE AYUDA SAP

PRIMER NIVEL: MESA DE AYUDA GENERAL



Febrero de 2014


Página 52 de 77



consume

SEGUNDO NIVEL: LÍDER FUNCIONAL

TERCER NIVEL: GST

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

DESARROLLOS

AUDITORIAS AL SISTEMA

CONTROL A LOS USUARIOS (ROLES Y PERFILES)

LOCALIZACIONES (NUEVAS VERSIONES SAP): - REVISIÓN DE NORMATIVIDAD - AJUSTES NORMATIVIDAD - ACTUALIZACIÓN DE APLICACIÓN

Tabla 39. Catálogo de Servicios ERP (SAP)

8.3.5. SERVICIOS CENTRO DE CONTACTO


consume

REALIZACIÓN DE LLAMADAS

DIMENSIONAMIENTO

Dirección de Contact Center DIRECCIÓN DE MK Y COMUNICACIONES,

SERVICIO AL CLIENTE

ANÁLISIS

EJECUCIÓN

RECEPCIÓN DE LLAMADAS

PQR (RECEPCIÓN Y ENRUTAMIENTO)

SERVICIO AL CLIENTE (ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN)



Febrero de 2014


Página 53 de 77



consume

EXTRACCIÓN DE BASE DE DATOS (ACTUALIZACIÓN, DEPURACIÓN)

MERCADEO (PROMOCIÓN DE PROGRAMAS ACADÉMICOS)

FAQ (BASE DE CONOCIMIENTOS, LECCIONES APRENDIDAS)

Tabla 40. Catálogo de Servicios CENTRO DE CONTACTO

8.3.6. TECNOLÓGICOS

Categoría Servicio Dueño GST Stakeholders

que lo consume

TELECOMUNICACIONES

VOZ SOBRE IP

Dirección de infraestructura

tecnológica

Todos

WAN (50 ENLACES)

LAN

ACCESO A INTERNET

BOGOTÁ 2 PROVEEDORES 300 MB POR CADA UNO

BELLO 1 PROVEEDOR 100 MB

ACCESO A REDES ACADÉMICAS

RUMBO

RUANA

WIFI BOGOTÁ: 120 SEDES: 60

CENTRO DE DATOS

SERVIDORES VIRTUALES

GST ALMACENAMIENTO

BACKUPS



Febrero de 2014


Página 54 de 77


Categoría Servicio Dueño GST Stakeholders

que lo consume

CINTAS DE SEGURIDAD

OPERACIÓN TÉCNICA

BASES DE DATOS

GST

SERVIDORES WEB

SERVIDORES DE APLICACIONES

LDAP

SISTEMAS OPERATIVOS

SERVICIOS BATCHS

CARGUE DE ESTUDIANTES DE BANNER A LDAP

CARGUE DE LDAP A CONTROL DE ACCESO

CARGUE DE BANNER A MOODLE (AULAS Y ESTUDIANTES)

GESTIÓN PROVEEDORES

CANALES DEDICADOS

GST LÍNEAS TELEFÓNICAS CONMUTADOR

CONTROL DE ACCESO

Tabla 41. Servicios Telecomunicaciones

9. Análisis del ciclo de vida de los servicios GST.

El ciclo de vida de los servicios de TI que presta la GST tiene las siguientes fases:



Febrero de 2014


Página 55 de 77


1. Estrategia del Servicio

2. Diseño de los Servicios

3. Alistamiento e Implementación de los Servicios (Transición)

4. Operación de los servicios

5. Mejora Continua de los Servicios

Estrategia del Servicio

Se efectúa un nivel de alineamiento a los objetivos estratégicos del Plan de desarrollo y al plan

operativo anual

La formulación del presupuesto de inversiones es restringida para los desafíos que hay que

lograr, sin embargo se hace un uso eficiente y se priorizan las inversiones

Diseño de los Servicios:

Se encontró una versión inicial del catálogo de servicios, que no necesariamente refleja todos

los que se tienen implementados

No se encontraron avances en la definición de acuerdos de niveles de servicio para todos los

servicios

Alistamiento e Implementación de los Servicios (Transición)

El dimensionamiento de la capacidad tecnológica y humana requerida por los servicios es

manejada en consenso con los proveedores y la experiencia del equipo técnico

Las implementaciones se planean por objetivos de logro y el equipo se focaliza en ello

Operación de los servicios

El equipo funcional y técnico de las direcciones de la GST vela por la disponibilidad de los

servicios y prestar el soporte

Mejora Continua de los Servicios:

Esta se gestiona a través de las peticiones que se gestionan el el sistema de gestión de

Incidentes (GLPI)



Febrero de 2014


Página 56 de 77


10. Inventario de Infraestructura


Obtener información de Infraestructura con el fin de poder establecer el estado actual de

arquitectura empresarial con relación al dominio de tecnología.


La obtención de información se realizó a través de entrevistas a profundidad con el Director de

Infraestructura Profesional Efraín Martinez y con base en el archivo proporcionado por la GST

“resumen_infraestruct_tecnologica_2013-1.PDF”

10.3. CONTENIDO

Estaciones de trabajo

Equipos de comunicaciones LAN

Puntos de acceso WIFI

Redes WAN

Telefonía

Correo Electrónico

Red de Video Conferencia

Esquema de Backup

10.3.1. Estaciones de trabajo

Estaciones de Trabajo Unidades

Laboratorios de Informática 3406

Personal Administrativo 1603

Personal docente 678

Total 5687

Tabla 42. Estaciones de Trabajo



Febrero de 2014


Página 57 de 77


10.3.2. Equipos de comunicaciones LAN

Tabla 43. Equipos de comunicaciones LAN

10.3.3. Puntos de acceso WIFI

Tabla 44. Puntos de acceso WIFI

10.3.4. Redes WAN



Febrero de 2014


Página 58 de 77


Tabla 45. Redes WAN

10.3.5. Telefonía

Tabla 46. Telefonía

10.3.6. Correo Electrónico

Tabla 47. Correo Electrónico



Febrero de 2014


Página 59 de 77


10.3.7. Red de Video Conferencia

Tabla 48. Red de Video Conferencia

10.3.8. ESQUEMA DE BACKUP

Tabla 49. Esquema de Backup



Febrero de 2014


Página 60 de 77


11. Matriz de distribución de aplicativos en los servidores.


Obtener información de distribución de aplicativos en los servidores y distribución de los

servidores virtuales con el fin de poder establecer el estado actual de arquitectura empresarial con

relación al dominio de tecnología.





11.3. CONTENIDO

Matriz de distribución de aplicaciones por servidor

Matriz de distribución de servidores virtuales

11.3.1. Matriz de distribución de aplicaciones por servidor

La siguiente tabla muestra la matriz de distribución de aplicaciones y servidores:

Aplicaciones y Servicios

Descripción Cantidad Descripción Cantidad

Cantidad de Servidores 171

Cantidad de Servidores

Virtuales 166

Cantidad de Servidores 5



Febrero de 2014


Página 61 de 77


Aplicaciones y Servicios

Descripción Cantidad Descripción Cantidad

Físicos

Sistema Operativo

(Cantidad de Servicios

Instalados con Sistema

Operativo)

320

Libre 156

Privativo 15

CentOS 84

Debian 10

Microsoft 15

Red Hat 29

UBUNTU 10

SUSE 1

Criticidad para la

Organización

(Servidores Virtuales)

166

Alta 17

Media 143

Baja 6

Personal Cantidad de Personal con responsabilidades de

administración de servidores 12

Áreas de la Organización

(Servidores

Relacionados a)

171

Sistemas de

Información 25

Infraestructura 88

Seguridad,

Autenticación,

Telecomunicaciones

29

Otros 29

Tabla 50. Matriz de distribución de servidores



Febrero de 2014


Página 62 de 77


11.3.2. Matriz de distribución de servidores virtuales

Distribución de Servidores Virtuales

AREA PRODUCCIÓN Des./Prue. Otros Total

Sistemas de Información 14 8 3 25

Infraestructura base 65 23 88

Seguridad y autenticación 14 2 16

Telecomunicaciones 11 2 13

Apoyo a Externos 14 14

Otros 5 5 10

SUBTOTAL 123 40 3 166 Tabla 51. Matriz de distribución de servidores virtuales

12. Características técnicas de la infraestructura.


Obtener información de las características técnicas de la infraestructura con el fin de poder

establecer el estado actual de arquitectura empresarial con relación al dominio de tecnología

parte técnica.





12.3. CONTENIDO

Centro de datos principal

Centro de datos alterno

Sistemas Operativos

Bases de Datos



Febrero de 2014


Página 63 de 77


Software Base

12.3.1. Centro de datos principal

CENTRO DE DATOS PRINCIPAL

UNIDADES CAPACIDAD

Área m2 19,1

Núcleos UNIDADES 208

Procesamiento Ghz 500

RAM TB 2,5

Almacenamiento TB 100

Cuchillas UNIDADES 14

ISP UNIDADES 4

Acceso a Internet Mbps 600

Tabla 52. Centro de datos principal

12.3.2. Centro de datos alterno

CENTRO DE DATOS ALTERNO

UNIDADES CAPACIDAD

Área m2 19,8

Núcleos UNIDADES 80

Procesamiento Ghz 192

RAM TB 0,9

Almacenamiento TB 24

Cuchillas UNIDADES 10

ISP UNIDADES 2

Acceso a Internet Mbps 100

Tabla 53. Centro de datos alterno



Febrero de 2014


Página 64 de 77


12.3.3. Sistemas Operativos

Sistemas Operativos

Linux Red Hat EL v. 4 y 5 (29)

Linux Centos 5.3 (84)

Debian (24)

Ubuntu (10)

Windows 2008 server (15)

Tabla 54. Sistemas Operativos

12.3.4. Bases de Datos

Bases de Datos

Oracle 11g

PostgreSQL

SQL Server

DB2

Mysql

Tabla 55. Bases de Datos

12.3.5. Software Base

Software Base Descripción

Software de servidores en infraestructura de redes y comunicaciones

Se utilizan herramientas de software libre para el control de seguridad y acceso, manejo de repositorios, manejo de directorios, manejo de sitios

web, colaboración y aplicaciones de correo.



Febrero de 2014


Página 65 de 77


Software Base Descripción

Software de Estaciones de Trabajo

Ofimática: Libre Office, Campus Agreement Sistema Operativo: Linux Ubuntu, Windows XP

Utilidades varias: Software libre: lector pdf, compresor, navegador web, Antivirus: Symantec Antivirus.

Convenios con Microsoft, Corel, Adobe, Autodesk

Software laboratorios Informática

Dependiendo de la Facultad (Ver archivo "resumen_infraestruct_tecnologica_2013-1.pdf" Anexo 2

Tabla 56. Software Base

13. Análisis del entorno y ubicación de la infraestructura.


Obtener información del entorno y ubicación de la infraestructura con el fin de poder establecer el

estado actual de arquitectura empresarial con relación al análisis de acceso y cobertura.





13.3. CONTENIDO

Mapa geográfico

Localización de computadores



Febrero de 2014


Página 66 de 77


Esquema de conectividad

Esquema de Interconexión y Acceso

13.3.1. Mapa geográfico

Sedes

UNIMINUTO Virtual y Distancia

Bogota Principal

Bello

Bogotá Sur

Cundinamarca

Tolima

Huila

Vaupés

Meta

Atlántico

Norte de Santander

Santander

Valle

Nariño

Antioquia

Caldas

Risaralda

Tabla 57. Mapa geográfico



Febrero de 2014


Página 67 de 77


13.3.2. Localización de computadores

Tabla 58. Localización de computadores



Febrero de 2014


Página 68 de 77


13.3.3. Esquema de conectividad

Tabla 59. Esquema de conectividad

13.3.4. Esquema de Interconexión y Acceso

Tabla 60. Esquema de Interconexión y Acceso



Febrero de 2014


Página 69 de 77


14. Listado de Repositorios y Fuentes de Información. La GST administra varias instancias de bases de datos y repositorios de contenido de información.

Las principales bases de datos que custodia son las de las aplicaciones que asisten los procesos de

negocio tanto en sus ambientes de producción como en los de desarrollo/pruebas:

1. Banner

2. SAP

3. Simcoplus

4. Aleph

5. Isolucion

6. LAMP- WEB

7. Life Ray

8. Alfresco

9. Dspace

10. Moodle

11. Men SNIES-SPADIES

Que están en diferentes motores de bases de datos:

Oracle 11g

PostgreSQL

SQL Server

DB2

Mysql

Y en cuanto a repositorios de contenido además del que se consolida en la base de datos de

Alfresco, administra carpetas compartidas en algunos servidores de la red.

Por otra parte ha contenido que se respalda de los discos duros de los colaboradores de

UniMinuto.

15. Valoración de la madurez del Sistema de Seguridad de la información.



Febrero de 2014


Página 70 de 77


Objetivo: utilizar como referencia el modelo y los métodos propuestos por el Open Group en el

estándar “Open Information Security Management Maturity Model”, conocido como O-ISM3, en

su última versión, 2.7, publicada en febrero de 2011. El cual evalúa 11 dominios:

1. Política de Seguridad

2. Organización de la Seguridad de la Información

3. Gestión de Activos

4. Seguridad de los Recursos Humanos

5. Seguridad física y ambiental

6. Gestión de comunicaciones y operaciones

7. Control de Acceso

8. Adquisición de Sistemas de Información, Desarrollo y Mantenimiento

9. Seguridad de la Información de Gestión de Incidentes

10. Gestión de Continuidad

11. Conformidad

Política de Seguridad

1. Documentación: Hay una primera versión de políticas

2. Comunicación con los stakeholder de la entidad: No disponemos de evidencias al respecto

3. Controles regulares para verificar la efectividad de las políticas: No disponemos de evidencias

al respecto

Organización de la Seguridad de la Información

4. Comité de Seguridad: : No disponemos de evidencias al respecto

5. Responsable de la seguridad: : No disponemos de evidencias al respecto

6. Evaluación de Riesgos: Hay una matriz de riesgos

7. Formación en Seguridad: Hay un equipo reducido que tiene familiaridad con Iso 27001 y un

Modelo de adopción

Gestión de Activos

8. Clasificación de la Información: Se dispone de una taxonomía para ello

9. Inventario: Se maneja un inventario

10. Responsable de activos: Director de Infraestructura



Febrero de 2014


Página 71 de 77


Seguridad de los Recursos Humanos en seguridad de la información

1. Roles y responsabilidades: Por definir

2. Educación en la formación de seguridad de la información: : No disponemos de evidencias al

respecto

3. Proceso Disciplinario: No disponemos de evidencias al respecto

4. Derechos de acceso: Se encontraron evidencias de administrar los perfiles de acceso a las

aplicaciones y a la red

5. Devolución de activos: No disponemos de evidencias al respecto, sin embargo hay ina

identificación básica de activos

Seguridad física y ambiental

1. Perímetro de seguridad física: : Para el Datacenter si se dispone, pero no para las otras áreas

2. Áreas seguras: : No disponemos de evidencias al respecto a diferencia del Data Center

3. Amenazas externas y ambientales: Hay un catálogo de riesgos pero no disponemos de

evidencias al respecto de su gestión

4. Medios seguros: : No disponemos de evidencias al respecto

Gestión de comunicaciones y operaciones

1. Back Up: Se dispone de un procedimiento diario de respaldo a las bases de datos

2. Controles contra software malicioso: Se dispone de software antivirus para los equipos de los

colaboradores

3. Seguridad de los servicios de red.: Se dispone de un Firewall para protección

4. Intercambio de información: : No disponemos de evidencias al respecto

Control de Acceso

1. Gestión de acceso de usuario: Si se gestionan los roles de acceso

2. Se controla y restringe la asignación y uso de privilegios: Si se gestionan los roles de acceso

3. Uso de password: Si se gestionan los paswords, aunque la política de renovación no se conoce

4. Aplicación de gestión de acceso: Se dispone de un directorio activo



Febrero de 2014


Página 72 de 77


Adquisición de Sistemas de Información, Desarrollo y Mantenimiento

1. Requisitos de seguridad de los sistemas de información: Las aplicaciones autentican contra el

directorio activo

2. Gestión de la vulnerabilidad técnica: No disponemos de evidencias al respecto

Seguridad de la Información de Gestión de Incidentes

1. Gestión de incidentes en la seguridad de la información: No disponemos de evidencias al

respecto

2. Detección y notificación de incidentes información: No disponemos de evidencias al respecto

3. Responsabilidades y procedimientos: No disponemos de evidencias al respecto

Gestión de Continuidad

1. Planes de continuidad del negocio: Se dispone de un sitio alterno pero no de un plan de

continuidad de negocio

2. Aspectos de la seguridad de la información para la gestión de la continuidad del negocio: No

disponemos de evidencias al respecto

Conformidad

1. Cumplimiento de los requisitos legales: Se han adoptado procedimientos para cumplir

exigencias del Ministerio y entidades regulatorias

2. Cumplimiento de las políticas de protección de la información y las normas: No disponemos de

evidencias al respecto

3. Sistema de información para las auditorias: No disponemos de evidencias al respecto

16. Matriz de Riesgos.

En conjunto el personal de Infraestructura de la GST y la vicerrectoría administrativa y financiera

han efectuado ejercicios de valoración de riesgos que han ayudado a alertar sobre el impacto de

materialización de los mismos.



Febrero de 2014


Página 73 de 77


Catálogo de amenazas

Por ejemplo en el la GST se dispone del siguiente Catálogo de amenazas

1. Fuego: Esta amenaza se puede presentar por calentamiento de equipos de HW, corto

eléctrico, factor humano, etc.

2. Acceso no autorizado: El acceso no autorizado se puede presentar sobre los siguientes ítems:

aplicaciones que permiten la gestión de información, Centro de computo, equipos de computo

de usuarios finales, acceso al sistema de correo electrónico, etc.

3. Fallo del suministro eléctrico: Dentro de los fallos eléctricos se encuentran: Corte eléctrico

total, corte eléctrico parcial, Falla en plantas eléctricas de respaldo, Fallo en sistemas UPS (No

mantenimiento) o baterías averiadas. Manipulación no adecuada de equipos y sobre-carga de

circuitos eléctricos.

4. Fallo equipos activos de red: Los fallos de equipos activos de red se pueden presentar por

diversos factores como fallo en el suministro electrico, manipulación no adecuada del

dispositivo, tormentas, etc, esto afecta considerablemente la comunicación y conectividad.

5. Errores de los usuarios: Este tipo de amenaza es muy frecuente en entornos cliente sefrvidor y

se presenta cuando un usuario realiza una ación sobre los datos que gestiona, puede hacer

cualquiera de las siguientes acciones: Borrado de información, alteración de la información,

entrega de información a terceros no autorizados.

6. Errores del administrador: Estos errores se presentan en entornos de pre-producción. Y

cuando no son detectados pueden ser aplicados al entorno productivo.

7. Difusión de software dañino: La difusión de software dañino se puede realizar utilizando la

red, uso de Memorias USB, instalación de sofware no autorizado, mensajes de correo

electrónico que tengan código malicioso, etc.

8. Ataques malintencionados: Estos ataques pueden ser: Suplantación de página web, inyección

de código, Correo Spam, Denegación de Servicios, etc.

9. Errores de diseño: El código elaborado IN-House para solucionar inconvenientes o

requerimientos del software existente.

10. Marcha de personal: Marcha de personal idóneo.

11. Terremotos

Y elaboró la siguiente Matriz de riesgos:



Febrero de 2014


Página 74 de 77


Por otra parte hasta ahora no se han identificado evidencias que esta matriz de riesgos este siendo

gestionada por el equipo de trabajo de la GST en su monitoreo y diseño-ejecución de planes de

mitigación que prevengan el impacto negativo de la materialización de alguno de estos riesgos.

17. Organigrama e Inventario de Roles

17.1. Objetivo del Documento



Febrero de 2014


Página 75 de 77


Identificar la conformación actual del equipo de trabajo de la Gerencia de Servicios Tecnológicos

de Uniminuto, de acuerdo a los roles asignados y niveles de autoridad que permita identificar las

responsabilidades asignadas a los colaboradores y los procesos que dinamizan al interior del

departamento.

17.2. Fuente de Información

A través de la presentación que hizo el Gerente de GST- Dr. Álvaro Blanco y el Gerente del

Proyecto en la sesión de trabajo del 3 de febrero, se identificó la composición de la organización

actual de la unidad y adicionalmente se proporcionó el archivo “GST_Planeacion_SI.pptx”. Con la

información inicialmente suministrada, se consolidó una tabla con el inventario de los roles

actuales que fue validad por el Gerente del Proyecto de GST. Otra fuente de información que se

consultó es el archivo “Perfiles GST III” publicado en Alfresco, que detalla el perfil, funciones y

competencias de 18 roles contemplados en el área.


17.3.1. Organigrama de la Gerencia de Servicios Tecnológicos de Uniminuto

La GST se compone actualmente por siete direcciones a cargo del Gerente de Servicios

Tecnológicos, que se distribuyen las responsabilidades de proveer los diferentes servicios a la

Institución. El siguiente organigrama.



Febrero de 2014


Página 76 de 77


Ilustración 1. Organigrama GST UNIMINUTO. Fuente: GST

17.3.2. Inventario de Roles

La organización de la GST, contempla actualmente 32 roles incluyendo la gerencia y distribuidos

en las siete direcciones. El actual diseño organizacional contempla 63 colaboradores y

actualmente hay tres vacantes que corresponden a la Dirección de Contact Center, Dirección de

Sistemas de Información y Dirección de Proyectos SAP, según se puede observar en la siguiente

tabla.



Febrero de 2014


Página 77 de 77


Tabla 61. Tabla Inventario de Roles GST Feb. 2014

Informe consolidado fase analisis v2014 03-02

Education

Transcript of Informe consolidado fase analisis v2014 03-02