INFORMATIZACIÓN DEL REGISTRO CLÍNICO Y ADMINISTRATIVO EN LAS UNIDADES DE EMERGENCIA DEL ADULTO Y DE URGENCIA

OBSTÉTRICA

Hospital Santiago Oriente Dr. Luis Tisné Brousse

Población Beneficiaria del Hospital

Población Beneficiaria del Hospital

Mujeres mayores de 15 años

9 comunas

316.595 Mujeres mayores de 15 años

Inscritas en APS

9 comunas

298.280

Hombres mayores de 15 años

Peñalolén y Macul

102.254 Hombres mayores de 15 años

Inscritos en APS Peñalolén y Macul

117.590

Total 418.894

Total 415.870

Población del SSMO

Población Total SSMO 1.196.496

Población Inscrita Beneficiaria SSMO Mayor de 15 años 519.107

Proyecto SIDRA en HSO

El proceso de atención ambulatoria programada, está instaurado y operando en régimen desde Abril del 2011 en la Unidad de Patología Cervical (únicas prestaciones directamente solicitadas por APS en HSO), en el cual se está haciendo uso de los módulos de sistema Trakcare:

• Gestión de la Agenda.

• Referencia y Contra referencia.

El proceso de atención de Urgencia del Adulto y de Urgencia Gineco-Obstétrica, esta instaurado y operando en régimen desde Marzo del

2013, en el cual se está haciendo uso de los módulos de sistema

Trakcare :

• Gestión de la Urgencia

• Registro Clínico Electrónico

• Dispensación de Fármacos

• Gestión de Solicitudes de Medios Diagnósticos en forma parcial.

Evolución de Consultas de Servicios de Urgencia

Proceso de Atención de Urgencia

Proceso de Atención de Urgencia

La implementación se inicia en Agosto del 2012 culminando su salida en producción en Marzo del 2013.

Se conforma un Equipo de Referentes de Implementación del proceso, donde existen actores de diversas áreas Médicos, Enfermeras, Matronas, Químicos Farmacéuticos y Profesionales de Área Administrativa.

Se reestructuró y ajustó el Proceso de Atención, en paralelo a la configuración de la herramienta informática, para el apoyo del proceso.

Se previeron y se resolvieron los aspectos asociados a la estructura computacional requeridos, adecuada para un modelo de atención con Registro Clínico Electrónico Online.

Proceso de Atención de Urgencia

Se trabajaron en conjunto con los referentes la solución de diversas tareas para el éxito del proyecto:

Validación de la herramienta informática en flujos y datos.

Programación y orientación adecuada de las capacitaciones en base a la realidad que existe en el Hospital.

Reestructuración y Validación del Arsenal de Farmacia de la Institución.

Se diseño y exigió planilla de reportabilidad, para cumplir con informes que son solicitados de diversas áreas tanto internas como externas de la institución.

Se coordinó y se realizó procesos asociados a la gestión del cambio, para motivar y minimizar riesgos en el cambio cultural asociado al proyecto.

Finaliza el proceso con una Marcha Blanca, con acompañamiento técnico e informático 24x7 durante 2 semanas a cargo de personal del Hospital, para minimizar riesgos y aclarar dudas.

Marcha Blanca de SIDRA en Proceso de Atención de Urgencia

Proceso de Atención de Urgencia

Objetivo de la Presentación

Destacar las buenas prácticas en el proceso de implementación, como factor crítico de éxito en la incorporación del registro clínico electrónico hospitalario.

Metodología del Proyecto

Se constituye equipo gestor de la implementación del proyecto, y se

trabaja en equipos de tarea funcionales con liderazgo médico, de matronas y de enfermeras, y acompañamiento in situ.

Experiencia y Aprendizaje

Compromiso

•Elementos fundamentales y claves en el éxito de la

implantación:

• El compromiso del personal Médicos, Enfermeras;

Matronas, Administrativos de los servicios es

importante para llevar a cabo un proyecto de esta

envergadura.

• La experiencia del acompañamiento del Equipo

Directivo, a los referentes del proyecto, en esta

implantación de SIDRA Urgencia es uno de los

elementos que determino el éxito.

Implementación.

Experiencia y Aprendizaje

Capacitación

•Se deben organizar considerando las rotativas de turnos.

•El foco del entrenamiento debe ser un mejor proceso de

gestión clínica, no una nueva herramienta informática.

•Metodología de entrenamiento debe ser orientada al

personal en su totalidad y no con el enfoque de Usuarios

Expertos.

•El enfoque de Usuario Experto es útil cuando el sistema

entra en régimen, y se debe mantener un sistema de

capacitación permanente en caso de nuevos profesionales

(nuevos cargos, reemplazos, etc.), no para la

implementación.

Implementación.

Experiencia y Aprendizaje

Acompañamiento

•Se deben considerar diversos ámbitos:

• A nivel de soporte de Hardware 24x7, asegurando

operatividad de todos los sistemas y entregando

tranquilidad al equipo clínico.

• A nivel de soporte de Software, para aclarar dudas

al personal clínico, analizar posibles errores que

pudieran generarse, recoger inconsistencias en la

configuración o mejoras que pudieran intervenirse.

Implementación.

Experiencia y Aprendizaje

Recursos Adicionales

•Plataforma Tecnológica necesaria para proyectos de esta

índole.

•Recurso Humano necesario para el acompañamiento.

•Mayor información de las decisiones que se generan desde

el Nivel Central.

•Componentes adicionales no existentes en el proyecto

SIDRA, pero si en la herramienta, para completar el

proceso de atención en las diversas áreas.

•Integraciones con otros sistemas, y reportabilidad

adecuada para la toma de decisiones.

Implementación.

Valorización del Equipo del Proyecto

“El modelo de atención ha significado una mayor completitud en el registro de la

atención médica; de tal forma que síntomas, signos vitales y resultados de los

exámenes más relevantes como a si mismo diagnósticos e indicaciones son registrados

por el médico y se expresan en el DAU.

Dr. Eduardo Vera – Sub Director Medico

Valorización del Equipo del Proyecto

“La reportabilidad, aunque se puede optimizar, la ya existente es instantánea; no

teniendo que digitar la información, sólo extraerla; lo cual libera tiempo al personal

encargado para dedicarse a tareas de su servicio.”

“Sistema amigable y el mapa de piso que permite visualizar cómo se encuentra la

urgencia, rápidamente.”

“El personal de los servicios es importante para llevar a cabo un proyecto de esta

envergadura.“

Dra. Gabriela Brignardello – Jefa de Urgencia del Adulto

Andrea Orrego – Enfermera Supervisora de Urgencia del Adulto

Valorización del Equipo del Proyecto “Los médicos entendimos que el registro electrónico es lo que se viene. Que al largo

plazo trae beneficios tanto para el paciente como para el equipo de profesionales de

salud. Se puede tener información clínica ya que esta se encuentra disponible y legible.

También la información de los pacientes puede ser comparable por los parámetros

establecidos, pudiendo cuantificar la producción de la urgencia.”

Dr. Eduardo Faundez – Jefe Servicio de Gineco Obstetricia

“El nuevo sistema implementado en la atención de urgencia ordenó la atención del

paciente, llevó a realizar un proceso metódico en la atención, teniendo como resultado

una mayor claridad en indicaciones y en el tratamiento de los pacientes. Logrando un

mayor entendimiento del DAU por parte de los pacientes, sirviendo el mismo como

receta.

Dra. Emilia Zamora – Coordinadora Urgencia Gineco Obstetricia,

Referente Técnica SIDRA

Valorización del Equipo del Proyecto

“En el futuro se ve el trabajo mucho más expedito finalizando con el doble registro

(generar fichas de ingreso) faltando también la integración con el CRS.

El profesional va a poder tener acceso a toda la información de los pacientes ya que

con el cambio, la información es del paciente y no de donde se registró.”

Francisca Faundez – Matrona Supervisora Urgencia Gineco Obstetricia

“Lo que es positivo es que ahora al tener la opción de prescribir por medio del sistema, la dispensación de medicamentos se realiza de manera más segura y acorde a las necesidades para cada paciente, lo que ha permitido un mayor control en el flujo de los fármacos. Desde el punto de vista de farmacia la instalación de un sistema de RCE es un gran avance para la atención de los pacientes y una contribución importante para la organización de la farmacia .”

QF. Roberto Vargas – Jefe de Unidad de Farmacia

Valorización del Equipo del Proyecto

“Beneficios para el paciente que al efectuar traslados, los antecedentes clínicos ya

vienen cargados, esto traerá beneficios fundamentalmente para la atención clínica. El

trabajo en red brindará una mejor atención minimizando los riesgos adversos.”

Claudia Cuello – Jefa de Admisión y Recaudación.

“Contamos con información oportuna y clara de dónde está el paciente, nos permite

orientar e informar mejor a sus familiares, y además al tener acceso a información de

eventos anteriores de consulta, nos orienta las decisiones de apoyo clínico-social

dentro de la misma red asistencial”

Masiel Ayala – Jefa de Información y Servicio a las Personas

Debemos mejorar las debilidades del Proceso • Continuidad del contrato actual, que permite consolidar el proceso de atención con

apoyo de la herramienta Trakcare implementada, dado que este proceso se debe

considerar que es de largo plazo, debido a que esta asociado a un cambio de cultura

institucional, enfocado a Registro Clínico Electrónico Online.

• Soporte Nivel 1, originalmente definido a nivel de Servicio de Salud, debe estar

accesible en oportunidad para el equipo clínico, debe situarse en el Hospital.

• Conectividad: Estabilidad de la Red Minsal 5D, que es base para la comunicación.

• Cierre de Brecha de equipamiento que es necesario para estos proyectos y el

Recurso Humano necesario, en particular para dar soporte técnico 7x24.

• Mejor Gestión de Contrato, con participación del Hospital y optimizando los

beneficios exigibles a la empresa a cargo, en particular mantenciones correctivas y

mantenciones evolutivas.

Proceso de Atención de Urgencia

En resumen la implementación del proyecto impactó en:

Adopción usuaria.

Registro clínico inmediato, claro, completo y legible.

Proceso de atención estandarizado, transparente y monitorizado en tiempo real.

Reportabilidad en tiempo óptimo, mayor validez y confiabilidad de la información.

Conocimiento oportuno de producción hospitalaria.

Mejor control de flujo y stock de farmacia.

Mejor control de indicación de exámenes de laboratorio e imágenes.

Información clara para entregar a familiares.

Información clara para gestionar traslados.

Información clara para el paciente al momento de su alta.

Información objetiva para la toma de decisiones por parte de jefaturas clínicas y

directivas.

Proyecto SIDRA en HSO 2013

Instaurar los componentes de Gestión de Camas y Gestión de Pabellón

en el 100% del Hospital Santiago Oriente, a diciembre de 2013.

RCE de Servicio de Gineco Obstetricia completo operando al 31/12/2013

Gestión de Solicitudes de Medios Diagnósticos , global Hospital

Dispensación de Fármacos, global Hospital

Gracias