UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA

FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y DE LA SALUD

ESCUELA DE ENFERMERÍA

MODULO:

INFORMÁTICA

TEMA:

ENTORNO EXCEL

ESTUDIANTE:

NOBOA LAPO KATHERINE GERALDINE

DOCENTE:

ING. KARINA GARCÍA

CURSO:

PRIMER SEMESTRE _”A”

MACHALA – EL ORO – ECUADOR

2013

ENTORNO DE EXCEL

Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de

cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado

normalmente en tareas financieras y contables.

INTRODUCCION

Microsoft Excel es un programa que pertenece al grupo de las hojas de cálculo

o electrónicas que ha sido diseñado por la compañía Microsoft para trabajar

baja ambiente del sistema operativo Windows, por lo cual funciona con todas

las características y principios básicos de todas las aplicaciones que trabajan

bajo este mismo sistema operativo.

Todas las hojas electrónicas, en nuestro caso Excel, tienen como finalidad

permitir realizar operaciones matemáticas o cálculos en forma rápida pero

precisa. Se utilizan especialmente para llevar información de tipo contable,

financiera o estadística. Todo lo anterior es debido a que este tipo de

programas facilitan el diseño y creación de fórmulas matemáticas dentro de su

hoja de trabajo para realizar los cálculos que necesitemos así poder hallar los

resultados correctos de nuestras operaciones.

REQUISITOS PARA INSTALAR EXCEL

MODOS DE INGRESO A EXCEL

Al igual que todas las aplicaciones de Office, Excel se encuentra agrupado

dentro de la opción Programas del Menú Inicio de Windows. Los pasos para el

ingreso a Excel son los siguientes:

Activamos el Menú Inicio con un Clic. Desde el teclado lo podemos

hacer utilizando la combinación de teclas CTRL + ESC o presionando la

tecla Windows.

Seleccionamos la opción Todos los Programas y luego aparece un

submenú en la pantalla

Dentro del submenú debe aparecer una carpeta de nombre Microsoft

office, dentro Microsoft Excel.

ENTORNO DE TRABAJO

La ventana de trabajo de Excel contiene los mismos elementos básicos de

todas

las ventanas de Windows y su manejo es el mismo.

El cambio está más bien en su área de trabajo ósea en la estructura central de

la hoja de cálculo, la cual está formada por un arreglo de filas horizontales y

columnas verticales, donde las filas van enumerada (1,2,3,…) y las columnas

se identifican con las letras del alfabeto (A,B,C,….)

El lugar donde se unen o se interceptan una fila con una columna se conoce

con el nombre de Celda y a su vez cada celda se identifica mediante una

coordenada que resulta de unir la letra de la columna con el número de la fila

correspondiente, así por ejemplo, la primera celda de la hoja de trabajo se

identifica como A1 (Columna A, fila 1)

Los libros de trabajo de Excel, está formado básicamente por tres (3) hojas de

trabajo, aunque este número puede ser aumentado o disminuido de acuerdo a

las necesidades del usuario. En todas las hojas vamos a encontrar el mismo

número de filas y de columnas.

ASPECTO Y ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL

Este tema es parte fundamental de EXCEL ya que sin ella no podríamos

trabajar. Aquí podrás conocer donde se encuentra cada uno de las

herramientas de EXCEL aquí viene bien especificado donde y para qué sirve

cada una de ellas entre las cuales tenemos barra de menú , barra de título,

barra de fórmulas, barra herramientas estándar entre otras más.

ELEMENTOS:

BARRA DE TITULO:

¿Para que sirve?

La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está

trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el

nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que

queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar,

restaurar y cerrar. 

                                                                       BARRA   DE   MENUS

¿PARA QUE SIRVE?

Es el sistema central de EXCEL ya que hay se encuentran casi todas las

funciones de EXCEL.

Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al

hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con

los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las

operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más

habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras

barras que veremos a continuación. El icono con la cruz, del extremo derecho,

nos permite cerrar el libro actual. 

   BARRA DE HERRAMIENTAS   ESTANDAR  

¿PARA QUE SIRVE?

La barra de herramientas estándar incluye botones que son métodos

abreviados para los comandos más utilizados. Contiene botones para las

herramientas que se usa con más frecuencia, tales como guardar, abrir e

imprimir libros. 

                                           BARRA DE FORMATO  

  ¿PARA QUE SIRVE?

Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de cálculo y de

sus números. Como los números representan tanto, dentro de todo lo que

contiene una hoja de cálculo, Excel dispone de varios botones para dar formato

a los mismos. Los otros botones para dar formato  funcionan como se espera.   

                                         

BARRA DE FORMULAS

¿PARA QUE SIRVE?

La barra de fórmula permite ver, escribir y editar datos en la celda

seleccionada. Si la celda contiene una fórmula, se mostrará aquí. Si hay una

fórmula se mostrará el contenido de la celda. El contenido de la celda se puede

editar directamente en las celdas o en la barra de fórmulas. 

 CUADRO DE NOMBRES  

¿PARA QUE   SIRVE?

Cuadro Nombre muestra la dirección de la celda activa. Por ejemplo, la celda

seleccionada en la siguiente imagen es en la intersección de la columna A y fila

15. "A15" aparecerá en el cuadro Nombre, que indica que la celda activa es la

A15. El contenido de la celda seleccionada aparece en la barra de fórmula a la

derecha del cuadro Nombre.

CELDA   ACTIVA  

¿PARA QUE SIRVE? 

Es la celda en la que se pueden introducir datos; números, palabras símbolos,

en este caso la B3.

                                                                               BARRA DE ESTADO

 ¿PARA QUE SIRVE?

Muestra mensajes y comentarios. Si la barra de estado está activada aparecerá

en la parte inferior de la pantalla. Para activar la barra de estado, en caso de

que no lo este, se siguen los siguientes pasos

 

Seleccione ver de la barra de menús.

Hacer clic para abrir el menú desplegable.

En el menú desplegable, desplazase hasta " barra de Estado" luego

marcar la casilla de verificación

La barra de Estado debe aparecer en la parte inferior de la pantalla.

Se verá la palabra LISTO en el lado izquierdo de la pantalla y NUM del

lado derecho. Esto nos indicará que Excel está en modo Listo y

esperando el siguiente comando.

                               ETIQUETAS DE HOJAS  

 

  ¿ PARA QUE SIRVE?  

Las barras de desplazamiento vertical y horizontal están disponibles para

ayudarnos a desplazarnos en las hojas de cálculo.

PANEL DE TAREAS

 ¿PARA QUE SIRVE?

En el panel de tareas se encuentran los comandos que son relevantes para

cualquier tarea que se esté realizando en Excel. Fácilmente se puede ocultar el

panel de tareas si se desea tener más espacio para trabajar en un libro, para

esto se hace clic en el botón de cierre que se encuentra en la esquina superior

derecha del panel de tareas. Para abrirlo nuevamente, se sigue la secuencia

Ver->Panel de tareas. 

CAMBIAR NOMBRE DE LA HOJA

En Excel 2010 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto

cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2,...

Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un

nombre de hoja para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una

hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría

nombrar Enero, la segunda Febrero,...

La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.

No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el

mismo nombre.

Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos:

RANGOS DE CELDA

El seleccionar varias celdas con el mouse o por medio del teclado, se le

denomina rango de celdas, este rango lo estipula el usuario, y será según los

requerimientos que este tenga en el momento, ejemplo:

ENTRADA DE DATOS

En una hoja de trabajo de Excel, los datos son manejados generalmente de

forma individual dentro de cada celda, no se escriben grandes cantidades de

texto o números en forma continua como se hace con los procesadores de

textos. En las celdas se pueden introducir datos numéricos o alfanuméricos

(letras y números), esto se logra de forma simple, pues solo basta con escribir

el tipo de dato y pulsar la tecla Enter o las teclas direccionales o cursoras. 

Se debe tener en cuenta que cada tipo de datos tiene un formato de alineación

dentro de las celdas ya preestablecido así:

Los datos alfanuméricos se alinean al lado izquierdo de las celdas.

Los datos numéricos se alinean del lado derecho.

OPERACIONES BÁSICAS CON LA HOJA DE TRABAJO

Borrar rango seleccionado: para borrar un rango seleccionado lo realizamos

por el Menú Edición comando Borrar, y luego nos presenta las siguientes

opciones de un submenú: 

•Todo: Elimina el contenido, los formatos y comentarios aplicados sobre las

celdas. 

•Formato: Elimina únicamente los formatos aplicados mas no el contenido. 

•Contenido: Elimina los contenidos mas no los formatos aplicados allí. Se

puede usar la tecla SUPR 

•Comentarios: Elimina comentarios aplicados sobre las celdas.

Eliminar celdas, filas y columnas:

Según las necesidades que se tengan para eliminar un bloque que celdas,

Excel nos ofrece las siguientes opciones que encontramos a través del Menú

Edición comando Eliminar...:

•Desplazar celdas hacia la izquierda.

•Desplazar celdas hacia arriba.

•Toda la fila.

•Toda la columna.

Estas operaciones también se pueden realizar utilizando el clic derecho del

mouse sobre las celdas seleccionadas. En el caso de las filas o las columnas

también se hace clic derecho sobre sus cabeceras.

Insertar celdas, filas y columnas: 

Otra de las necesidades que se presentan frecuentemente es la de poder

insertar un bloque que celdas, en este caso Excel nos ofrece las siguientes

opciones que encontramos a través del Menú Insertar comando Celdas...: 

•Desplazar celdas hacia la derecha. 

•Desplazar celdas hacia abajo. 

•Insertar toda una fila. 

•Insertar toda una columna. 

Estas operaciones también se pueden realizar utilizando el clic derecho del

mouse sobre las celdas seleccionadas. 

En el caso de las filas o las columnas también se hace clic derecho sobre sus

cabeceras. 

Otras operaciones con columnas:

Para realizar todas las operaciones básicas con las columnas seleccionadas,

debemos entrar al Menú Formato escoger el comando Columna y allí

encontramos las siguientes opciones: 

•Ancho: para ajustar el ancho manualmente. 

•Ajustar a la selección: el ancho se ajusta automáticamente al texto más

extenso del bloque seleccionado. 

•Ocultar: oculta las columnas seleccionadas, se puede hacer con CTRL + 0

(cero) 

•Mostrar: des oculta las columnas indicadas en la selección. 

•Ancho estándar: coloca las columnas en su ancho o tamaño normal. 

Si lo que deseamos es insertar columnas, debemos seleccionarlas inicialmente

y luego entramos al Menú Insertar y escogemos el comando Columnas. La otra

alternativa es utilizar el clic derecho del mouse sobre la cabecera de la columna

o las columnas, si son varias. 

Otras operaciones con filas:

Para realizar todas las operaciones básicas con las filas seleccionadas,

debemos utilizar el Menú Formato y escoger el comando Fila y allí

encontramos las siguientes opciones: 

•Alto: para ajustar la altura manualmente. 

•Ajustar a la selección: la altura se ajusta automáticamente al texto más grande

del bloque seleccionado. 

•Ocultar: oculta las filas seleccionadas, se puede hacer con CTRL + 9 

•Mostrar: des oculta las filas indicadas en la selección. 

Si lo que queremos es insertar filas, debemos seleccionarlas inicialmente y

luego entramos al Menú Insertar y escogemos el comando Filas, o utilizando el

clic derecho del mouse sobre la cabecera de las filas.

VENTANA FORMATOS DE CELDA

El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de

cálculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de

los datos presentados. Las herramientas de formato en Excel 2013 las

podemos encontrar en tres ubicaciones:

1. En la Cinta de opciones.

2. En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.

3. En el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel,

podremos acceder a una gran cantidad de comandos desde las tres

ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de la Cinta de opciones se

encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineación y

Estilos. También podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra

mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango:

Además de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos encontrar estas

opciones de configuración de formato dentro del cuadro de diálogo Formato de

celdas. Podemos acceder a este cuadro de diálogo de diferentes maneras:

Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente

o Alineación de la ficha Inicio.

Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del menú desplegable

seleccionar la opción Formato de celdas.

En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botón Formato y

seleccionar la opción Formato de celdas.

Además existen comandos de la Cinta de opciones que ofrecen la posibilidad

de consultar más opciones y que nos llevarán a este mismo cuadro de diálogo.

Por ejemplo, el comando Inicio > Alineación > Formato de alineación de celdas

abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas en la sección correspondiente:

Pero si ninguna de las opciones mencionadas hasta ahora te parece funcional,

entonces podemos abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas con tan sólo

pulsar la combinación de teclado Ctrl + 1.

Cambiar la fuente

De manera predeterminada, Excel 2013 utiliza el tipo de fuente Calibri de

tamaño 11. Nosotros podemos utilizar una fuente y tamaño diferentes para

resaltar un texto o el encabezado de alguna tabla. Este cambio lo podemos

hacer desde tres ubicaciones diferentes:

En la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, encontramos la lista

desplegable de tipos de fuente de los cuales podremos elegir la más

adecuada. Además, justo al lado derecho de la lista de fuentes

encontramos la lista desplegable con el tamaño de fuente.

La mini barra muestra estas mismas listas desplegables.

El cuadro de diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada

Fuente donde encontramos las mismas opciones de configuración.

Este cuadro de diálogo nos ofrece algunas configuraciones adicionales como el

estilo de la fuente, su color o tipo de subrayado. Algunos atajos de comando

que podemos utilizar en este sentido son los siguientes: Negrita (Ctrl + N),

Cursiva (Ctrl + K), Subrayado (Ctrl + S). Para cambiar el color de la fuente

tenemos el comando respectivo tanto en la Cinta de opciones como en la mini

barra:

Alineación de celdas

De manera predeterminada Excel alinea los valores numéricos a la derecha y

el texto a la izquierda pero es posible modificar esta alineación utilizando los

comandos de la ficha Inicio > Alineación.

1. Alineación vertical: Con estos tres botones podemos alinear el

contenido de una celda verticalmente ya sea en la parte superior, inferior

o media de la celda.

2. Alineación horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda,

derecha o al centro de la misma.

3. Orientación: Nos da la oportunidad de girar el texto a un ángulo

específico lo cual es de utilidad cuando necesitamos cambiar la

orientación del título de una columna muy estrecha.

4. Sangría: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y

su contenido.

5. Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad

dentro de una celda, este comando ajustará el texto en varias líneas

para mostrar todo el contenido.

6. Combinar y centrar: Combinará las celdas seleccionadas para hacer

una sola celda y además centrará el contenido. Al pulsar en la flecha del

menú desplegable se mostrarán algunas opciones adicionales como la

de volver a separar las celdas.

Estos mismos comandos de alineación los podemos encontrar en el cuadro de

diálogo Formato de celdas dentro de la sección Alineación.

Relleno de una celda

Podemos establecer un relleno para una celda utilizando un color específico o

una trama. Para indicar el color de fondo de una celda podemos utilizar el

comando Color de relleno que se encuentra en el grupo Fuente de la ficha

Inicio.

Este comando también lo puedes encontrar en la mini barra y se mostrará la

misma paleta de colores a seleccionar. Por otro lado, si quieres establecer

como relleno una trama entonces es necesario abrir el cuadro de

diálogo Formato de celdas y en la sección Relleno podrás elegir tanto el estilo

de la trama como su color.

Bordes de una celda

La cuadrícula que delimita cada una de las celdas de una hoja es solo una

ayuda visual ya que dichas líneas no se imprimen de manera predeterminada

en cambio los bordes si son impresos y de gran utilidad para agrupar un rango

de celdas y distinguirlas de las demás. Existen diferentes estilos y grosores de

bordes y podrás seleccionar la configuración deseada desde el comando

Bordes que se encuentra en la ficha Inicio > Fuente:

Este comando también está disponibles desde la mini barra. Por otro lado el

cuadro de diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Borde que es

donde podrás hacer todas las configuraciones necesarias a los bordes de una

celda.

Estilos de celda

Excel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de

manera que no tengamos que hacer cada modificación por nuestra cuenta sino

que solamente seleccionamos el estilo de nuestra preferencia desde la ficha

Inicio > Estilos > Estilos de celda:

Dicha opción ofrece el modo de vista previa el cual refleja el estilo de la celda

con solo posicionar el ratón sobre alguna de las opciones. Para hacer efectiva

la aplicación del estilo debes hacer clic sobre la opción deseada. Si por alguna

razón deseas regresar al estilo predeterminado de una celda, entonces debes

seleccionar la opción Normal.

También puedes notar que al final del menú se muestran las opciones Nuevo

estilo de celda la cual nos da la posibilidad de crear un nuevo estilo y tenerlo

disponible en todo momento. La opción Combinar estilos nos permite copiar los

estilos contenidos en otro libro de Excel.

El formato de celdas en Excel 2013 nos da la oportunidad de aplicar el estilo

adecuado a las celdas de nuestro libro para mejorar la presentación de los

datos y de esta manera tener una mejor compresión e interpretación de los

mismos.