SISTEMA INTEGRADO DE LEASING

VISION LEASING

Descripción General

El sistema integrado de Leasing de BankVision VISION-LEASING, ha sido concebido como una

solución tecnológica que respalde nuestros clientes en la toma de decisiones, en la adecuada

administración de las reglas del negocio derivadas de los procesos de Leasing, y en optimizar los

procesos operativos, basados en la versatilidad de la solución para crear y controlar los diferentes

tipos de productos de Leasing a través de la integridad de los módulos de contratos, activos,

proveedores, seguros, y control de préstamos, tal como se puede apreciar en el diagrama

funcional.

Confidencial

VINCULACIONVINCULACION

CLIENTESCLIENTES

P

A

R

A

M

E

T

R

O

S

P

A

R

A

M

E

T

R

O

S

CONTRATOS

CONTRATOS

GARANTIASGARANTIAS

ENDEUDAMIENTOENDEUDAMIENTO

CONTABILIDADCONTABILIDAD

COLOCACIONES/PRESTAMOS

COLOCACIONES/PRESTAMOS

DEPOSITOS (Transferencias Automáticas)

CASTIGOSCASTIGOS

Gestión Activos y Pasivos

LMELME

(Proveedores y pagos nacionales)

(Proveedores y pagos nacionales)

TRIBUTARIA

ACTIVOSACTIVOS

SEGUROSSEGUROS

BANCA ELECTRÓNICA

RECAUDOS

COMERCIO INTERNACIONAL

(Proveedores y pagos internacionales)

COMERCIO INTERNACIONAL

(Proveedores y pagos internacionales)

CIFIN

DATACREDITO

CONSULTA DE CLIENTES

GRUPOS DE RIESGO

MAPA MODULAR VISION LEASINGMAPA MODULAR VISION LEASING

PROVEEDORESPROVEEDORES

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VISION-LEASING permite a nuestro cliente contar con beneficios que redundarán en el

mejoramiento de la administración de la información, entre otros:

Reducción de costos administrativos

Estandarización y automatización de Procesos

Mayor agilidad en los procesos, eliminando la duplicidad de los mismos

Integración, mayor control y seguridad de la Información

Mejoramiento de los niveles de competividad, oportunidad y calidad

Menor riesgo y costo en procesamiento y soporte

Manteniendo el concepto de todas las soluciones de Bankvision, VISION-LEASING es un sistema

de causación diaria, en tiempo real y está integrada a las otras soluciones de la familia BankVision.

Está fudamentada en Planes que se construyen mediante parámetros, dentro de un esquema mult-

oficina, multi-moneda y con los manuales de procedimientos basados en ayudas en línea.

Confidencial 2

Creación y asociación de los SEGUROS a los

activos

CICLO DE APROBACIÓN Y ACTIVACIÓN DE CONTRATOS

Generación de los P R E S T A M O S por cada tipo de

activo

Creación de los

ACTIVOS

Registra, autoriza y controla el pago a PROVEEDORES

Creación del

CONTRATO previa

validación entre

ACTIVOS-

PROVEEDORES-

SEGUROS

APROBACIÓN ACTIVACIÓN

Con VISION-LEASING, nuestro cliente podrá diseñar e inmediatamente implementar productos de

préstamos para satisfacer las necesidades del mercado, mientras se mantienen estructuras de

costos que son rentables y competitivas para la Entidad.

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MÓDULO DE CONTRATOS

El módulo de Contratos le permite a la entidad tener el control total de los contratos celebrados en

arrendamiento financiero, bien sean operativos ó financieros. El nivel de parametrización permite

definir a través de planes los diferentes tipos de leasing y de productos que la Entidad requiera.

Con VISION-LEASING se puede realizar el mantenimiento a la información general de un contrato

leasing.

Una vez la solicitud del cliente ha sido aprobada, el sistema genera el contrato conservando las

condiciones de aprobación de la solicitud. A través de éste módulo es posible modificar algunas de

estas condiciones, de acuerdo con las necesidades de negociación del activo o activos que están

amparados por el contrato.

DEFINICIÓN DE TIPOS DE PRODUCTOS

Con VISION-LEASING el proceso de definición los distintos productos del negocio se estructuran

mediante la definición de parámetros. A manera de ejemplo, identificamos productos como:

Leasing Inmobiliario, Vehículos, Importación, Hatoleasing, Granlease, LeaseBack, entre otros, los

cuales se construyen a partir de definiciones como las que enumeramos a continuación:

¿El tipo de leasing permitirá el otorgamiento de anticipos a la iniciación del contrato? De ser así,

¿cuál es el monto máximo permitido y definición de la tasa máxima permitida

Determinar de si los contratos asociados a cada tipo de producto podrán ser o no garantía para

emisiones futuras de bonos de la Entidad

Definición de los contratos que requerirán respaldo del Fondo Nacional de Garantías

Definición de los tipos de contratos en los que se cobrará el cánon sanción por prepago de los

mismos

Establecimiento del plan de préstamos, donde se indican las condiciones financieras que hacen parte

de un producto

Definición de los tipos de leasing, que en la actualidad y por norma vigente pueden ser financieros u

operativos.

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DEFINICIÓN DE CONDICIONES FINANCIERAS A TRAVÉS DE LA OPCIÓN DE

PLANES DE PRÉSTAMOS

VISION-LEASING permite la definición de las condiciones financieras incluidas en los planes de

préstamos que la entidad podrá ofrecer a sus clientes. Cada contrato requiere de la definición de

un plan de préstamos y de un plan de amortización para lograr obtener uno o “n” préstamos

dependiendo de los tipos de activos; de esta manera, se logra la independencia para controlar la

información básica del contrato a través de éste módulo de Contratos y los préstamos asociados a

través de la Aplicación de Préstamos.

PLANES DE AMORTIZACIÓN

Contar con distintos modelos de amortización le facilita al sistema el cálculo de cuotas regulares,

amortizaciones fijas a capital, gradientes crecientes en porcentajes o valores, gradientes

decrecientes en porcentaje o valores, amortizaciones con abonos extraordinarios a capital y

amortizaciones de capital aceleradas.

DEFINICIÓN DE LA CUOTA DE COBRO (CONCEPTOS ALTERNOS)

Nuestra funcionalidad permite establecer dentro del proceso de facturación al cliente, las diferentes

clases de cuotas, regulares y/o irreguales, que puede llegar a requerir.

Dentro de las cuotas los conceptos alternos como:

Impuestos de Timbre

Seguros correspondientes al tipo de negocio

Conceptos de intereses de mora

Impuesto al valor agregado (IVA)

Honorarios de Abogados

Bodegajes

Comisiones especiales que dependen del tipo de Negocio ( CEBAR para HatoLeasing,

Comisión del Fondo Nacional de Garantías)

Cobros extras de capital

A manera de ejemplo:

Confidencial 5

Cuota para el Leasing Financiero = Capital & Intereses + timbre

Cuota para el Leasing Operativo = Capital & Intereses + timbre + IVA sobre cánon.

Es importante resaltar que en la cuota no hay necesidad de parametrizar los seguros dado que

para este control existe el módulo de Seguros en el cual se efectúan los cálculos de primas de

seguros y se adicionan en forma automática a la cuota.

CONTROL SOBRE COBROS PERIÓDICOS DIFERENTES DE LA CUOTA

A través de la definición de los conceptos alternos, el sistema permite tener el control sobre todos y

cada uno de los conceptos a facturar y cobrar resultantes de celebrar el contrato de arrendamiento

financiero. Estos conceptos, entendidos como “otros conceptos” son: Comisión Fondo Nacional de

Garantías, Comisión Cebar, Impuesto de Timbre, Impuesto sobre las ventas, y otros adicionales o

esporádicos como bodegajes, honorarios abogado, transporte entre otros.

El sistema le permite al usuario la forma de cobro de estos conceptos y cómo requiere causar los

mismos, estableciendo, creando y parametrizando para ello los diferentes tipos de cobros

periódicos que se requieran. En esta definición de tipos de cobros periódicos el usuario requiere

evaluar y definir por una sola vez la base del cobro, el %, parametrización de cambio de tasa

inicialmente definida y el método de cálculo que implica si el cobro va a ser vencido o anticipado en

la misma periodicidad del préstamo o un cobro fijo en facturación, o el sistema permite direccionar

el tipo de cobro periódico a una tabla.

Estos conceptos hacen referencia a:

Fondo Nacional de Garantías

Es parametrizable y permite definir y controlar la facturación y el cobro de las comisiones sobre las

diferentes garantías que puede otorgar el Fondo Nacional de Garantías. Con base en la

normatividad vigente, estas garantías pueden ser globales, individuales, semiautomáticas,

Bancoldex $, o Bancoldex US$ y tan sólo definiendo en la creación de la garantía el tipo de

garantía y la cobertura, previa definición de los parámetros generales para ser cobrada en la cuota,

el sistema calcula el valor de la comisión a ser facturada; su cálculo es año anticipado y se cobra

en la cuota definida.

Comisión Cebar

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Es parametrizable y permite definir y controlar la facturación y el cobro en aquellos contratos

celebrados cuyo bien objeto del contrato corresponde a un Hato de Ganado. El sistema permite

tener el control sobre la comisión cebar, la cual posteriormente debe ser girada a través de la

Leasing a la Entidad encargada de la Administración de los Hatos de Ganado.

Impuesto de Timbre

El sistema permite el control, parametrización, facturación y posterior cobro del impuesto de timbre

evaluando para ello el tipo de documento jurídico firmado bien sea un contrato o una oferta

mercantil, la base mínima y el porcentaje exigidos por Ley.

Impuesto sobre las ventas - IVA

El sistema permite el control, parametrización, facturación y posterior cobro del impuesto sobre las

ventas cobrado sobre las cuotas en los Leasing operativos, tomando como base el cánon y

estableciendo en forma automática, previa parametrización el costo del bien, y calculando con la

base establecida y el % de Ley el valor a cobrar por este concepto.

Conceptos adicionales como bodegajes, honorarios de abogado, transporte y demás

conceptos

A través de la creación de los diferentes tipos de cobros periódicos la Entidad puede llegar a

facturar cualquier otro concepto que se origine a través de la vida del contrato y que corresponda a

un valor fijo en facturación y que su cobro sea por una sola vez; lo anterior se logra creando el tipo

de cobro periódico, digitando el valor a cobrar y la fecha en que requiere que figure en la

facturación y el sistema en forma automática lo incorpora en la cuota respectiva, permitiéndole al

área responsable de la facturación disminuir en un alto porcentaje el riesgo de no facturar

conceptos que generalmente entran directamente como un registro a la contabilidad.

DEFINICIÓN Y CREACIÓN OPCIÓN DE COMPRA O VALOR RESIDUAL

Dado que una de las características de los contratos leasing es la definición del valor de opción de

compra o valor residual, el sistema permite a la Entidad capturar dicho monto bien sea para un

contrato financiero o uno operativo cuando se tenga garantía sobre este valor residual. De acuerdo

con lo pactado en el contrato, el usuario puede definir un porcentaje y el sistema calcula el valor

correspondiente o bien puede capturar directamente el valor pactado.

CREACIÓN DE LA CUOTA Y APLICACIÓN DEL PAGO

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Así como el usuario puede crear, parametrizar y controlar la cuota que va a cobrar, de igual modo,

el usuario puede crear, parametrizar y controlar la cuota que va a recibir del cliente para definirle al

sistema la forma de aplicación del pago recibido: es decir, los niveles de prioridad en dicha

aplicación. Como ejemplo, se puede crear una cuota de pago de Leasing parametrizando la

siguiente prioridad :

1. Honorarios abogado

2. Cargo por Bodegajes

3. Otros Conceptos

4. Impuesto de timbre

5. IVA sobre cánon

6. IVA sobre mora

7. Seguro de incendio

8. Seguro de rotura

9. Otros seguros

10. Intereses de Mora

11. Intereses Corrientes

12. Capital.

CONTROL DE PLAZOS DEL CONTRATO - FRECUENCIAS DE PAGO –

MODALIDAD ANTICIPADA O VENCIDA

El sistema ofrece la posibilidad a la Entidad de definir los diferentes plazos y frecuencias de pago

de las cuotas, entendiéndose como plazo la vigencia del contrato la cual puede ser expresada en

días o en meses (720 días o 24 meses) y la frecuencia de pago que corresponde a la periodicidad

con la que se van a facturar y cobrar las cuotas las cuales se pueden parametrizar en meses,

bimestres, semestres o frecuencias expresadas en días como 30, 60, 90, 180 y cualquier otro

irregular. De igual modo, el sistema permite definir la modalidad del contrato bien sea anticipada o

vencida.

CONTROL SOBRE ANTICIPOS A PROVEEDORES PARA LA FABRICACIÓN O

IMPORTACIÓN DE BIENES INCLUIDOS EN EL LEASING

VISION-LEASING controla los anticipos entregados a los proveedores para la fabricación y/o

importación de bienes, previo acuerdo contractual.

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Mediante la creación del documento (Factura o Cuenta de Cobro) en el módulo de Proveedores, el

sistema promueve la autorización de dicho documento y la generación del desembolso, creando

para ello un préstamo en forma automática. Es posible realizar una revisión de las condiciones

financieras del préstamo (confirmación o replanteamiento de las tasas de interés pactadas, fijas a

variables o viceversa).

Con el control de los montos desembolsados a los proveedores, se genera la facturación y el

cobro de la correspondiente financiación durante los plazos previamente acordados. Por cada

desembolso realizado, el sistema genera en forma automática un préstamo. Así, un cliente puede

tener asociado uno o más préstamos de anticipos hasta la fecha de legalización de los mismos,

fecha en la cual el sistema permite crear la factura definitiva y crear el contrato en forma

automática cancelando para ello el o los anticipos asociados y validando si eventualmente al iniciar

el contrato quedan intereses por financiación pendientes por legalizar.

INCORPORACIÓN DE NUEVOS ACTIVOS A UN CONTRATO VIGENTE

A través del plazo del contrato, el cliente puede requerir a la Entidad de Leasing realizar una

adición de un activo al contrato vigente. El sistema permite la incorporación de este activo a un

contrato, realizando la afectación en préstamos incrementando el valor autorizado y efectuando la

reliquidación de las cuotas correspondientes. Este tipo de adiciones se realizan cumpliendo las

normas establecidas por la entidad, como que el grupo y subgrupo del activo a adicionarse

pertenezca a los mismos matriculados en el activo inicial objeto del contrato firmado.

CONTROL SOBRE GARANTÍAS ADICIONALES

Se permite a través de la parametrización del contrato definir si éste requiere de garantías

adicionales. De ser así, el sistema ofrece la posibilidad de crearlas y controlarlas a través del

Módulo de Garantías.

CONTRATOS GARANTÍA SOBRE EMISIÓN DE BONOS

Brindamos un total control sobre los contratos que son garantía de las emisiones de bonos

emitidas por la Entidad de Leasing y controladas a través de fideicomisos. El sistema facilita su

control a través de la creación de las condiciones exigidas por el fideicomiso de acuerdo con la

emisión autorizada; estas condiciones y parámetros son: Código de la Compañía. Fideicomiso,

Monto Total de la Emisión, Estado de los Contratos que pueden ser garantía en la emisión,

Calificación Mínima Requerida del cliente, Valor Presente Mínimo del Contrato a ser garantía y

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Número Mínimo de Contratos exigidos. Con esta definición de condiciones en forma automática, al

final del mes el sistema evalúa todos los contratos y le muestra al usuario aquellos que cumplen

con estas condiciones y que se convierten en “candidatos” para ser garantía en una emisión; el

usuario decide tan sólo efectuando una marcación de los contratos que garantizan cada emisión.

La Compañía puede tener “n” emisiones de bonos y el sistema controla que un contrato sea

garantía únicamente de una emisión. Cada mes el sistema efectúa en forma automática la revisión

de las condiciones y la revisión sobre los contratos mostrando aquellos que estaban como garantía

en el mes anterior pero que en el mes actual ya no cumplen con las condiciones requeridas para

que se tomen las decisiones a que haya lugar; lo anterior facilita la actualización permanente de las

emisiones de bonos en cuanto a respaldos o garantías de contratos y elimina riesgos de

descubiertos o existencia de contratos que no cumplen con las condiciones exigidas por las

Fiduciarias que soportan el negocio.

CONTROL SOBRE CONTRATOS GRANLEASE

VISION-LEASING administra completamente el concepto de Granlease, donde se firma un solo

contrato con un cupo asignado y amparados en este, se establecen subcontratos por diferentes

tipos de activos y con condiciones definidas en el momento del cada desembolso.

DEFINICIÓN Y CONTROL SOBRE REDESCUENTOS

Contamos con la adminstración de los contratos que han sido fondeados en un porcentaje con

recursos externos mediante la figura de redescuento, como por ejemplo Bancoldex.

El sistema permite parametrizar la captura de un contrato con redescuento creándo el Número de

redescuento, el tipo de redescuento, el porcentaje de redescuento, el código de Banco

redescontante y los puntos adicionales en la tasa. VISION-LEASING controla en forma automática

el código de la tasa variable del contrato y calcula el valor del redescuento. Cuando un contrato

entra en vigencia, el sistema dispara en forma automática no solamente el o los préstamos

asociados al contrato sino también el préstamo asociado al redescuento, permitiéndole de esta

forma tener el control sobre el crédito otorgado por la Entidad Redescontante.

TRANSACCIONES DIRIGIDAS O GLOBALES

Las Transacciones de los préstamos asociados que no se consideran de cartera ordinaria, como

son los anticipos, se pueden de administrar y aplicar para que afecten un contrato en su totalidad.

Esto es, a todos los préstamos generados por ese contrato o a un préstamo específico del

contrato.

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CAMPOS DE USUARIO

VISION-LEASING cuenta con gran variedad de campos de usuario tales como: códigos, fechas,

montos, descripciones, datos, números, oficinas, direcciones, oficiales y tasas de usuario. Estos

campos pueden ser utilizados por la Entidad con propósitos de reportes o para añadir funcionalidad

a la Aplicación.

Confidencial 11

MÓDULO DE ACTIVOS

El módulo de Activos controla la informacion inherente a los activos dados en arrendamiento

financiero desde la creación y evolución a través del tiempo, hasta la cancelación del contrato en

leasing. Al controlar todos los bienes que han sido entregados en arrendamiento financiero, estos

se clasifican en grupos y subgrupos de activos con base en las políticas establecidas por nuestro

cliente, asociarle las características requeridas, tener el control sobre los activos importados y/o

fabricados, definición de partes del activo si requiere mayor detalle, control de garantías otorgadas

por el proveedor, y a través de la duración del contrato tener el control en forma automática sobre

las posibles situaciones que se pueden presentar sobre el activo, como son restituciones, manejos

parciales de capital, daciones recibidas como parte de pago, ventas, recolocaciones y reemplazos

de activos, entre otras. En forma paralela durante la vigencia del contrato, la Entidad puede tener el

control sobre las visitas de inspección e impuestos requeridos, sin apartarse que el sistema

controla en forma automática hechos como los cálculos por los sistemas de depreciación según se

requiera, los ajustes por inflación para los bienes asociados a leasing operativos, la generación de

provisiones sobre bienes restituidos y/o daciones recibidas y la amortización de la utilidad diferida

cuando haya lugar por efecto de las recolocaciones.

CREACIÓN DE ACTIVOS

Se permite la clasificación y creación de los activos en grupos y subgrupos de acuerdo con los

tipos de activos, las necesidades de la Entidad de Leasing y la dinámica del Plan Único de Cuentas

(PUC), o por sectores económicos del bien, entre otros.

DEFINICIÓN DE CARACTERÍSTICAS

Es posible crear y asociar características a cada grupo y subgrupo de activos creados, incluyendo

aquellas que se consideren particulares a cada activo. Estas características pueden ser: matrícula

inmobiliaria, notaria, fecha matrícula, ciudad, placa, modelo y código fasecolda, entre otras.

CONTROL DE GARANTÍAS OTORGADAS POR EL PROVEEDOR

El sistema facilita la captura de las fechas de cobertura de las garantías otorgadas por el

proveedor, esto es, fecha de inicio y fecha de terminación de las garantías, lo que contribuye a la

Entidad a evitar la posibilidad de perder las garantías otorgadas por desconocimiento de los

Confidencial 12

vencimientos para su reemplazo, mejora o ajuste requerido para la puesta en funcionamiento

normal del bien.

ACTIVOS IMPORTADOS

Se cuenta con un control permanente sobre los activos importados. Se ha diseñado un

mantenimiento exclusivo para mantener y controlar la información inherente al estado de la

importación del bien como la identificación del proveedor, declaración y registro de importación,

fechas de la declaración y registro de importación, términos de la negociación, puertos de

embarque y de llegada, tipo y estado de la importación, transportadora internacional y SIA, entre

otros.

VISITAS DE INSPECCIÓN A ACTIVOS

Por cada activo el sistema permite mantener el control sobre las visitas de inspección,

manteniendo su historia en información inherente a la fecha de la visita, entidad avaluadora, estado

del activo, calificación, paz y salvo de impuestos y descripción fotográfica como los más relevantes.

CONTROL DE IMPUESTOS

La Entidad tiene la facilidad de llevar el control sobre los impuestos que pueden estar asociados a

un activo, permitiendo la definición de los diferentes tipos de impuestos, el estado de impuesto

(pagado, pendiente de pago, vencido y otros que se puedan requerir), impuesto adicional

(extemporáneo, programado y otros que se puedan requerir), fecha y monto del pago entre otros.

CONTROL DE PARTES DEL ACTIVO

Existe la flexibilidad, si lo Entidad lo requiere, de capturar para un activo las diferentes partes que lo

conforman pudiendo llevar la historia de la descripción de las partes (de 1 a n) asociándole a cada

una el nit del proveedor y el tipo de documento a título informativo.

ESTADOS DEL ACTIVO

Los procesos controlan los escenarios para que los estados de un activo se vayan ejecutando. La

entidad, a su vez, define mediante parámetros cada uno de los estados en los que se puede

encontrar un activo y el ciclo de estados a los que se pueden convertir, asociandole a cada uno el

próximo estado permitido.

Confidencial 13

Adicionalmente, se ha habilitado en el maestro de activos un campo llamado “estado alterno”,

donde el usuario define estados alternos en que pueden estar los activos cuando se encuentran en

procesos intermedios. Los posibles estados, como ejemplo, pueden ser vigente, restituido, vendido,

cancelado, castigado, entre otros.

REEMPLAZO DE ACTIVOS

La Entidad puede llevar el control sobre los activos que el cliente ha solicitado en reemplazo del

mismo y éste ha sido aprobado por la Leasing. Debe corresponder a un cambio de activo

únicamente sin que se vea afectado el valor del contrato previamente firmado.

MANEJOS PARCIALES DE CAPITAL

Durante la vigencia del contrato de arrendamiento financiero la Entidad puede requerir fraccionar

un activo (Ej. Un vehículo de transporte pesado en chasis, carrocería y aire acondicionado), a

través del mantenimiento de manejos parciales de capital. El usuario sólo requiere saber del costo

total de adquisición del activo cuanto de la parte que va a fraccionar y con esta información el

sistema establece automaticamente la proporcionalidad de la información que ha quedado

asociada al activo inicial (Ej. Gasto por depreciación, depreciación acumulada, entre otros) y la

abre en cuantas fracciones la Entidad lo requiera, siempre en forma proporcional.

SISTEMAS DE DEPRECIACIÓN

De acuerdo a la legislación vigente, el sistema y calcula y controla 4 sistemas de depreciación a

saber:

Sistema de depreciación en línea recta sin valor de rescate

Este sistema de depreciación corresponde a la depreciación en línea recta en alicuotas

iguales a la vida útil de los bienes dados en leasing operativo considerando que la Entidad no

tiene garantizado por un tercero el valor de rescate.

Sistema de depreciación financiera

Este sistema de depreciación aplica a los bienes dados en leasing operativo, cuando el plazo

del contrato sea menor a la vida útil del activo y se registra como gasto por depreciación el

mismo valor amortizado a capital de tal suerte que todos los meses debe existir cálculo y

registro de depreciación.

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Sistema de depreciación en línea recta incluyendo valor de rescate

Este sistema de depreciación corresponde a la depreciación en línea recta en alicuotas

iguales a la vida útil de los bienes dados en leasing operativo considerando que la Entidad

tiene garantizado por un tercero el valor de rescate.

Sistema de depreciación por reducción de saldos

Este sistema de depreciación permite acelerar la depreciación a través de la vida útil del

activo, calculando para ello el % fijo de depreciación anual. Este porcentaje fijo es calculado

como:

1 – [ (Vr. De rescate / Vr. Activo) ^ (1/vida útil en años) ].

CONTROL DE ACTIVOS RESTITUIDOS

Durante la vigencia del contrato, una de las situaciones que se presentan con el bien dado en

arrendamiento financiero es que haya incumplimiento de los términos del contrato y por ende la

Entidad de Leasing deba proceder a la recuperación del bien de su propiedad, situación que

comúnmente se conoce como restitución del bien. Esta restitución puede ser por vía voluntaria o

por vía jurídica. El sistema permite la captura y el control de los bienes restituidos mediante una

facilidad denominada mantenimento de ventas y restituciones. En este caso, una vez se selecciona

el bien a restituir, el sistema en forma automática controla la fecha de restitución, captura de

préstamos el saldo del capital del préstamo asociado al bien y en forma automática deja el saldo

del préstamos en cero transladando dicho valor al campo de valor de la restitución. Con este

manejo se permite que en forma automática esté registrada en la contabilidad la restitución sin

transacciones y/o registros adicionales.

CONTROL DE ACTIVOS VENDIDOS Y / O RECOLOCADOS

Cuando por incumplimiento los bienes dados en arrendamiento financiero llegan a un estado

restituido, por normatividad vigente, pueden ser vendidos o recolocados.

Activos vendidos

El sistema controla la venta de activos que de acuerdo a la permisibilidad otorgada en el

mantenimiento de control de funciones de activos por estado y/o por las validaciones propias

del sistema, están habilitados para ser vendidos. Este mantenimiento permite la selección

Confidencial 15

del activo a ser vendido, la captura del valor de venta y en forma automática aplica las

transacciones correspondientes para cancelar todos los conceptos asociados al préstamo y

aplicar la cancelación al capital del préstamo. Además, genera automáticamente la utilidad

en la venta siempre y cuando se cumpla que el Valor de venta menos otros conceptos

menos capital es mayor que cero.

Activos recolocados

El sistema permite controlar y generar la recolocación de los activos que previamente han

sido restituidos. En este caso, al asociarlo a un nuevo contrato, el sistema en forma

automática interactúa con préstamos para efectuar la cancelación de los saldos en los otros

conceptos y en el capital del préstamo, reflejando en forma automática la generación de la

utilidad en la recolocación.

CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE LA UTILIDAD EN ACTIVOS VENDIDOS

La utilidad calculada en los procesos de ventas y restituciones se traslada en forma automática a

una provisión para el manejo de utilidad por venta de activos. De esta forma, el usuario decide si

devuelve el dinero al cliente y/o registra la diferencia como utilidad.

De acuerdo con la normatividad vigente, se lleva el control y registro de la utilidad generada en la

recolocación de los activos, comúnmente conocida como utilidad diferida. El sistema por el proceso

de recolocación establece que en dicho proceso se ha generado una utilidad y la comienza a diferir

en el plazo del nuevo contrato teniendo en cuenta los abonos a capital que el cliente vaya

realizando sobre mismo. Este proceso se realiza el último día de cada mes.

CONTROL DE DACIONES EN PAGO RECIBIDAS

Sobre los bienes recibidos como daciones en pago, el sistema permite establecer la forma de

aplicación del valor de la dación a uno ó varios contratos, administrándolo para ser vendido o

recolocado y generando las correspondientes provisiones desde el momento de la recepción de la

dación.

PROVISIÓN SOBRE ACTIVOS RESTITUIDOS Y/O DACIONES RECIBIDAS

Dentro los parámetros definidos en los tipos de activos se definen las reglas para las provisiones

de activos restituidos y/o daciones en pago. Allí se define:

Confidencial 16

Plazo definido por los entes reguladores para vender y/o recolocar el activo

El número de días a provisionar

Porcentajes exigidos por cada año

Una vez definido el activo que requiere provisión, el sistema calcula automaticamente el valor

mensual a provisionar teniendo en cuenta el valor restituido y/o recibido como dación. A la

terminación de los plazos normales por Ley para vender o recolocar el bien y si la Entidad ha

solicitado prórroga de venta o recolocación al Organismo Competente, el sistema permite capturar

la fecha de prórroga y calcula en forma automática la provisión restante a constituir hasta la fecha

de prórroga otorgada. Este proceso se realiza el último día de cada mes.

AJUSTES POR INFLACIÓN SOBRE BIENES DADOS EN LEASING

OPERATIVO

El sistema calcula y registra (previa parametrización contable) en forma automática el último día de

cada mes el efecto de ajustes por inflación sobre el costo de los bienes dados en leasing operativo,

sobre la depreciación acumulada y calcula el gasto por depreciación generado incluyendo el efecto

de los ajustes por inflación.

El cálculo del gasto es como sigue:

[ ( Costo ajustado al día 1º del mes – Depreciación acumulada

ajustada al día 1 del mes ) / Vida útil restante al inicio del mes ] *

No. Días del mes calculado.

Con este modelo se garantiza que al finalizar la vida útil del activo, el costo ajustado sea igual a la

depreciación acumulada ajustada, calculando costo neto = cero.

Confidencial 17

MÓDULO DE SEGUROS

Controla la informacion inherente a los seguros derivados de los bienes dados en arrendamiento

financiero desde la creación, evolución a través del tiempo, hasta la cancelación del contrato en

leasing. Permite la creación de tipos de seguros, compañías aseguradoras, corredores de

seguros, la asociación de los tipos de seguros por grupos y subgrupos de activos, la definición de

las bases y factores para el cobro, la definición de condiciones para cobrar la prima, la creación de

las pólizas colectivas para permitir la generación de las primas de seguros controlando fechas de

coberturas desde el inicio hasta su cancelación, siendo flexible para controlar los cambios de tasas

y permitiendo el control de pólizas internas y externas según se haya pactado con el cliente.

De igual forma, el módulo le permite a la Entidad mantener el control sobre los posibles siniestros

que a través del plazo del contrato se puedan presentar a los bienes dados en arrendamiento,

desde su reclamación, pago de la compañía aseguradora, aplicación al contrato y posible

devolución al cliente si ello se presentara. Otras adiciones para mayor y mejor control que

permite el módulo de Seguros es la creación de pólizas de cumplimiento, creación de pólizas para

maquinaria amarilla, parametrización de bases y porcentajes para el cálculo de comisiones y la

creación de la tabla FASECOLDA con la valoración legal vigente de los vehículos, necesaria para

calcular las primas de dichos bienes.

CONTROL POR TIPOS DE SEGUROS

Se crean los diferentes tipos de seguros que se asocian a los activos dependiendo las coberturas

exigidas por la Entidad de Leasing para cada tipo de activo. Estos tipos de seguros pueden ser

incendio, rotura, sustracción, maquinaria amarilla, equipo electrónico, entre otros.

CREACIÓN DE LAS COMPAÑÍAS ASEGURADORAS Y CORREDORES

Se definen las diferentes entidades aseguradoras y/o corredores con los cuales se tiene vínculo.

DEFINICIÓN DE BASES Y FACTORES PARA EL COBRO DE SEGUROS

Para asegurar la estrategia de cobro de los conceptos de seguros, el módulo facilita la definición de

las bases, los factores, la modalidad de cobro y la periodicidad, posibilitando además el cobro en

períodos irregulares.

Confidencial 18

ASOCIACIÓN DE LOS SEGUROS REQUERIDOS POR GRUPOS Y/O

SUBGRUPOS DE ACTIVOS

Por cada grupo y subgrupo de activos, se definen los tipos de seguros necesarios y/o requeridos

previamente pactados con las Compañías aseguradoras de acuerdo con las coberturas.

CREACIÓN DE PÓLIZAS ASOCIADAS A CADA COMPAÑÍA ASEGURADORA

Cada póliza está asociada a la compañía aseguradora respectiva, incluyendo además el código del

corredor, el tipo de seguro (incendio, sustracción, rotura y demás), la clase del bien asegurado, las

condiciones de cobro, el porcentaje para deducciones en caso de reclamaciones, las fechas de

inicio de la póliza y fecha de inicio de pago a la compañía aseguradora, además de otros datos.

CONTROL DE PÓLIZAS CONDICIONADAS

Entendiendo la necesidad de las Entidades de Leasing de tener el control sobre el cobro de

seguros, BankVision brinda la flexilibidad para que el usuario analice las posibles condiciones en el

evento del cobro de una póliza, permitiendo realizar todas combinaciones para efectuar los cobros

requeridos en la facturación de seguros. Para obtener estas condiciones se utilizan los códigos de

relación “ y / o “ y los códigos de condiciones “igual a, mayor o igual a, mayor que, menor o igual a,

lista, menor que, no igual a entre otros“.

CONTROL Y MANEJO DE PÓLIZAS INTERNAS Y EXTERNAS

VISION-LEASING tiene la versatilidad de crear en forma automática los seguros asociados a

pólizas internas, lleva el control sobre las pólizas externas y permite la modificación de pólizas

internas a externas y viceversa.

Control sobre pólizas internas

Basados en los datos de compañías aseguradoras, corredores, pólizas colectivas, tipos de

seguros y tipos de cobros periódicos, se define para cada activo el código de corredor,

creando en forma automática los seguros que deben ser facturados en cada contrato.

Control sobre pólizas externas

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Se cuenta con procesos de control en los seguros y coberturas requeridas para aquellos

casos en los que el cliente contrata directamente con la Compañía Aseguradora externa.

Este proceso requiere de autorización de la Entidad de Leasing.

Control de vencimientos de pólizas internas y externas

El sistema en forma automática controla y renueva las pólizas internas revisando en cada

periodo los posibles cambios de factores que el usuario puede parametrizar y autorizar.

Adicionalmente, controla los vencimientos de las pólizas externas, revisando si ya se ha

creado la renovación de la misma. Cuando no existe la renovación automática, asegura el

activo dentro de las pólizas colectivas de acuerdo con los tipos de seguros definidos para

cada tipo de activo, garantizando por lo tanto, que el activo siempre se encuentre protegido y

cubierto.

CONTROL Y CÁLCULO DE LAS PRIMAS DE SEGUROS

El sistema realiza el cálculo y facturación de las primas respectivas por cada tipo de seguro.

Refleja en la facturación los “n” tipos de seguros asociados al activo con los valores a cobrar en las

periodicidades previamente definidas. Para los activos asociados a una póliza colectiva va a

conservar un número de póliza individual, la Compañía Aseguradora, el estado de la póliza, valor

del seguro del periodo actual, el origen de la póliza sea interno o externo, las fechas de control (de

inicio, próximo cobro, de vencimiento, de renovación), la tasa o factor actual, el tipo de seguro, el

valor de la cuota, la historia sobre siniestralidad y los valores de comisiones pactadas, entre otra

información.

CONTROL DE SINIESTROS

La Entidad siendo propietaria de los bienes dados en Leasing, no está exenta de un posible

siniestro sobre sus activos; por lo tanto, se debe llevar un estricto control sobre los mismos.

VISION-LEASING permite llevar este control garantizando que todas las reclamaciones efectuadas

puedan ser recuperadas y aplicadas. Igualmente, mantiene el control del siniestro desde la

reclamación a la Compañía Aseguradora, hasta la recepción del pago efectuado por ésta, la

aplicación automática al préstamo previa definición del usuario del valor que requiere aplicar y

posible devolución al cliente, si se requiere.

GENERACIÓN Y CONTROL DE PAGOS DE COMISIONES A CORREDORES,

VENDEDORES Y COMISIONES POR ADMINISTRACIÓN

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Se calculan y controlan las comisiones pactadas con las Compañías Aseguradoras por la

intermediación realizada en el control y cobro de los seguros a los clientes. La entidad puede llegar

a pactar comisiones para corredores, proveedores de seguros y comisiones propias para la Entidad

de Leasing por su administración.

A corredores

El sistema facilita el control y el pago de las comisiones pactadas con los corredores de

seguros por su intermediación entre la Compañía Aseguradora y la Entidad de Leasing.

A vendedores

La Entidad puede llegar a pactar comisiones con los vendedores del bien (normalmente

vehículo), para que estos incorporen en el proceso de venta el seguro con la Compañía

Aseguradora de la Leasing. Para administrar esta situación, el sistema permite parametrizar,

controlar y pagar las comisiones.

A la Entidad de Leasing

Se cuentan con controles sobre los porcentajes pactados como comisiones sobre las primas

de seguros pagadas a las Compañías Aseguradoras, como contraprestación por su

intermediación en el manejo y control de los seguros de los clientes.

POLIZAS DE CUMPLIMIENTO

Las pólizas de cumplimiento exigidas a sus proveedores como garantía y respaldo por los anticipos

entregados a los mismos para la fabricación y/o importación de bienes, se controlan integralmente.

La creación requiere el número del contrato objeto del respaldo, número de la póliza de

cumplimiento, fecha inicial y de vencimiento y valor de la póliza. Con esta información, cada vez

que la Entidad autorice un desembolso como ANTICIPO, el sistema en forma automática verifica la

existencia de la póliza de cumplimiento, validando que la fecha del desembolso esté dentro de los

límites de fecha inicial y de vencimiento y que el valor a girar no exceda el valor de la póliza.

CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN TABLA FASECOLDA

Contamos con la facilidad de crear cada código fasecolda e ingresarle la clase de vehículo

(automóvil, campero, remolcador entre otros), marca y descripción del mismo, vigencia de los

precios actualizados, valor actual y siguiente del vehículo. Basados en esta tabla, se garantiza el

cálculo automático de seguros.

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PÓLIZAS MAQUINARIA AMARILLA

Las prácticas actuales definen que las pólizas para maquinaria amarilla tienen un manejo especial

ya que los pagos a las Aseguradoras se realizan año anticipado. Sin embargo, el cobro al cliente

se realiza de acuerdo con la frecuencia de pago pactado en el contrato.

Para administrar esta figura, el control de las pólizas para maquinaria amarilla se hace simulando

un crédito al que se transfieren los costos para poder efectuar el control individual de facturación,

cobro y recaudo.

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MÓDULO DE PROVEEDORES

El módulo de Proveedores permite administrar de una manera independiente la facturación

asociada a la compra de los activos o bienes entregados en arrendamiento financiero.

Se cuenta con el control de la información inherente a la o las facturas asociadas a un contrato, se

autoriza el pago de las facturas previa validaciones internas y se controlan los valores en mora de

un cliente/proveedor del sistema Leasing.

CONTROL POR TIPO DE DOCUMENTO

El módulo ofrece la facilidad de crear y parametrizar los diferentes tipos de documentos que

pueden ser aceptados por la entidad para respaldar la compra de un bien. Estos tipos de

documentos pueden ser facturas parciales o definitivas asociadas a anticipos, facturas definivas de

compra, notas débito ó crédito y notas contables.

CAPTURA DE LAS FACTURAS

El sistema permite el ingreso de los diferentes tipos de documentos o facturas los cuales se

convierten en respaldo por la adquisición de bienes para ser colocados en arrendamiento

financiero, permitiéndo crear el Número del contrato al cual respalda.

CONTROL DE CUENTAS DE PROVEEDORES CONVERTIDOS EN CLIENTES

O CLIENTES CONVERTIDOS EN PROVEEDORES

La integridad de las Aplicaciones y Módulos Bankvision permite tener el control sobre las cuentas

asociadas a proveedores que se pueden convertir en clientes o de clientes que se convierten en

proveedores, permitiendo a la Entidad controlar los saldos en cada una de estas situaciones y

dando la facilidad de efectuar en forma automática cruces de cuentas para evitar pagos

innecesarios o indebidos por moralidad de un cliente/proveedor.

CONTROL SOBRE APROBACIÓN DE FACTURAS

A través de este módulo, el sistema le permite a la Entidad efectuar la aprobación de las facturas

asociadas a los contratos, previa validación de la existencia del contrato, al que se ha asociado la

factura a aprobar y que dicho valor no supere el monto autorizado en el contrato. Una vez

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aprobado el desembolso, nuestra solución le entregará a la de PAGOS que tenga la entidad, la

información correspondiente mediante una interfase.

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