IFRA ASESORES RED JURÍDICA ESPAÑOLA

GESTIÓN LABORAL – INFORMACIÓN BÁSICA

Desde el Área Laboral de IFRA asesores queremos ofrecer el mejor servicio a nuestros clientes, por esta razón creemos conveniente recordar y aclarar, en 24 puntos, algunas de las cuestiones importantes y dudas básicas que nos plantean nuestros clientes de forma más habitual.

1. PLAZOS DE COMUNICACIÓN DE ALTAS Y BAJAS DE TRABAJADORES

- La comunicación de las altas en Seguridad Social de trabajadores deberá tener siempre carácter previo a la incorporación del trabajador a la empresa. Comunique siempre a este despacho con antelación suficiente la incorporación de trabajadores a su empresa.

- La comunicación de las bajas de trabajadores en la empresa (fin de contrato, despido, etc*) tienen un plazo legal de 6 días naturales. Es decir, en caso de extinción de un contrato el día 31 del mes, hasta el día 6 del mes siguiente no constará dicha baja en la Seguridad Social ni al Servicio de Empleo (cuando el trabajador acuda a solicitar la prestación por desempleo antes de esos 6 días de plazo).

2. COMUNICACIÓN POR EMAIL CON NUESTRO DEPARTAMENTO LABORAL

Es conveniente que cualquier correo electrónico que su empresa envíe al departamento laboral de esta asesoría lo haga siempre enviándolo a nuestra cuenta de correo general ifralaboral@ifra-asesores.com pues los correos electrónicos enviados a otras direcciones particulares de nuestro despacho pueden quedar sin leer por encontrarse la persona responsable del mismo ausente por vacaciones, baja médica, etc.

3. CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN LABORAL/SEGURIDAD SOCIAL

IFRA asesores recomienda la conservación de toda la documentación de carácter Laboral/Seguridad Social durante al menos 10 años. Proponemos este plazo tan prolongado debido a la modificación que Ley Orgánica 7/2012 realizó en el Código Penal, introduciendo nuevos tipos agravados que castigan los delitos más graves contra la Seguridad Social con una pena de prisión de dos a seis años (arts. 307, 307.bis y 307.ter Código Penal). Y dado que las penas de prisión cuya duración máxima por Ley sea de mayor de 5 años y no excedan de 10 años, prescriben a los 10 años (art. 131 Código Penal) hemos de apostar por una postura prudencial y conservar toda la documentación

IFRA ASESORES RED JURÍDICA ESPAÑOLA

hasta el plazo de prescripción de 10 años durante los cuales puede ser exigida la documentación

4. CONSERVACIÓN DE CONTRATOS DE TRABAJO

Es obligación por parte de la empresa y del trabajador el conservar los originales firmados de los contratos de trabajo que hayan suscrito. Esta asesoría no guarda copia de dichos contratos ni puede volver a generarlos una vez remitidos a la empresa.

5. FIRMA ELECTRÓNICA Y NOTIFICACIONES DE LA SEGURIDAD SOCIAL

Todas las empresas y autónomos deben contar con una firma electrónica y darse de alta en el servicio de notificaciones telemáticas de la Seguridad Social. Las comunicaciones a las empresas por vía postal están en proceso de desaparición, por lo que las empresas, a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social deberán consultar periódicamente las notificaciones que puedan haber recibido (recomendamos la consulta semanal como mínimo). Desde nuestro despacho podemos informarle para la realización de estos trámites.

6. ENCUADRAMIENTO CORRECTO DE LOS TRABAJADORES

Con el fin mantener a los trabajadores correctamente encuadrados en el Régimen de la Seguridad Social al que deben pertenecer y evitar sanciones por parte de la autoridad laboral, es conveniente que la empresa comunique y mantenga informado a IFRA asesores de las circunstancias que puedan modificar el Régimen de Seguridad social al que debe pertenecer un trabajador (régimen autónomos, régimen general, etc..), como por ejemplo, el hecho de ser nombrado o cesado como administrador de la sociedad; el cambio en el porcentaje de participaciones o acciones que el trabajador pueda ostentar en la sociedad; la convivencia con familiares que posean participaciones o acciones de la empresa, etc.

7. PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES

- La empresa debe cumplir la normativa en prevención de riesgos laborales para la protección de sus trabajadores, por lo que en la mayoría de los casos deberá contratar un Servicio de Prevención de Riesgos Laborales. Para evitar sanciones por parte de la Autoridad Laboral no es suficiente con la mera contratación de este Servicio de Prevención de Riesgos, sino que es necesario que la empresa aplique diligentemente las recomendaciones y modificaciones que el servicio de prevención le propondrá en sus evaluaciones e informes.

- Es obligatorio que, antes de la incorporación de un nuevo trabajador a su empresa, este acuda a su Servicio de Prevención de Riesgos para someterse al correspondiente reconocimiento médico y le sea impartida la formación e información necesaria en materia de prevención de riesgos. Este despacho puede proporcionarle presupuesto de dicho servicio a través de una empresa colaboradora.

- Toda empresa debe comunicar de forma inmediata a su Servicio de Prevención, de cuantas modificaciones se efectúen en el seno de la empresa; a título de ejemplo: cambio

IFRA ASESORES RED JURÍDICA ESPAÑOLA

de maquinaria; reforma de las instalaciones; incorporación de nuevos trabajadores; incorporación de un trabajador que se haya encontrado en situación de Incapacidad Temporal durante largo tiempo, así como que se incorpore a la empresa tras haber sido dado de alta tras sufrir un accidente de trabajo que pueda haber mermado sus facultades en relación con su puesto de trabajo, contratación de menores de edad, situación de embarazo de alguna trabajadora, etc.

- Es muy importante la comunicación a su Servicio de Prevención de las variaciones en el nº de trabajadores que se puedan producir en su empresa, y especialmente el cese de la actividad total de la empresa, con el fin que el servicio de prevención cese en la prestación de servicios y no siga facturándole indebidamente.

8. PLAZO DE PRESCRIPCIÓN DE LAS FALTAS DE LOS TRABAJADORES

Las faltas que puedan cometer los trabajadores susceptibles de ser sancionadas disciplinariamente por el empresario conforme a lo establecido en la Ley o en el convenio colectivo de aplicación prescribirán a los 10 días para faltas leves; a los 20 días para las graves; y a los 60 días para las muy graves. Estos plazos deben entenderse como días naturales, y empiezan a computar a partir de la fecha en que la empresa tuvo conocimiento de su comisión. En cualquier caso, transcurridos seis meses desde la comisión de los hechos, aunque la empresa no hubiera tenido conocimiento estos hechos también prescriben.

9. SEGURO DE CONVENIO

Si el convenio colectivo de aplicación así lo estableciera, la empresa deberá contratar un “seguro de convenio” con una aseguradora para la cobertura de distintas contingencias de sus trabajadores (fallecimiento, incapacidad permanente, etc*). Este despacho puede proporcionarle presupuesto de dicho seguro a través de una empresa de seguros colaboradora.

10. LIBRO DE VISITAS DE LA INSPECCIÓN DE TRABAJO

Las empresas están obligadas a tener en cada centro de trabajo, y a disposición de la Inspección de Trabajo, un Libro de Visitas. Dicha obligación alcanza, asimismo, a los trabajadores por cuenta propia y a los titulares de centros o establecimientos, aun cuando no empleen trabajadores por cuenta ajena. Desde nuestro despacho podemos proporcionarle un Libro de Visitas debidamente diligenciado ante la Inspección Provincial.

11. REGISTRO DE LA JORNADA DE LOS TRABAJADORES A TIEMPO PARCIAL

Todas las empresas deben llevar un registro diario de la jornada realizada por los trabajadores contratados a tiempo parcial, que deberá totalizar en un modelo mensual y entregar copia del mismo al trabajador mensualmente junto a su nómina, conservando copia del mismo durante un mínimo de 3 años. Nuestro despacho puede proporcionarle un modelo para la llevanza de este registro.

IFRA ASESORES RED JURÍDICA ESPAÑOLA

12. CAMBIO DE BASES DE COTIZACIÓN DE AUTÓNOMOS

Los trabajadores autónomos podrán cambiar (incrementar o disminuir) su base de cotización únicamente 2 veces cada año. La primera, entre el 1 de enero y el 30 de abril, con efectos del 1 de julio siguiente, y antes del 1 de noviembre, con efectos del 1 de enero del año siguiente.

13. APERTURA DE CENTROS DE TRABAJO EN OBRAS DE CONSTRUCCIÓN

La comunicación a la autoridad laboral de la apertura de un centro de trabajo dedicado a obras de construcción debe ser previa al inicio de los trabajos. Es conveniente que comunique a este despacho con la antelación suficiente la intención de iniciar una obra de construcción.

14. REGISTRO DE EMPRESAS ACREDITADAS - REA

Las empresas que pretendan ser contratadas o subcontratadas para la realización de trabajos en una obra de construcción deberán estar inscritas en el R.E.A. (Registro de Empresas Acreditadas del sector de la construcción). Dicha inscripción deberá ser renovada cada 3 años. Desde nuestro despacho podemos asesorarle para la realización de estos trámites.

15. LIBROS DE SUBCONTRATACIÓN

En caso de ser ud. la empresa contratista principal que contrate directamente con un promotor la ejecución de cualquier obra de construcción en la Región de Murcia y que vayan a subcontratar a otras empresas para ejecutar parte de la misma, deberán disponer del Libro de Subcontratación. Desde nuestro despacho podemos realizar las gestiones para proporcionarle un Libro de Subcontratación debidamente habilitado por la Autoridad Laboral de Murcia.

16. TABLÓN DE ANUNCIOS

El tablón de anuncios es uno los medios reconocidos a los representantes de los trabajadores para dar a conocer las informaciones que puedan ser de interés a sus representados. Este tablón de anuncios también puede ser utilizado por la empresa para dar a conocer circulares informativas, órdenes, avisos, anuncios y cambios que se produzcan en el seno de la empresa, siempre que este uso no impida o menoscabe el legítimo derecho al uso del tablón por parte de los representantes de los trabajadores. Por esta razón, es recomendable aunque no obligatorio disponer de 2 tablones, uno para uso exclusivo de los representantes de los trabajadores y otro para las comunicaciones que realice la empresa. El tablón de anuncios debe colocarse en lugar visible para todos los trabajadores del centro de trabajo, pero debe estar a resguardo de la vista de terceros ajenos a la empresa (clientes, proveedores, etc).

IFRA ASESORES RED JURÍDICA ESPAÑOLA

Con independencia del deber de comunicar directamente a los trabajadores o sus representantes determinadas circunstancias y actuaciones por parte de la empresa el tablón de anuncios debe contener al menos la siguiente información: Calendario laboral de la empresa. Además es recomendable también calendario que fije las vacaciones. Documentos TC1 y TC2 del último mes (debidamente anonimizados si algún trabajador así lo solicitara expresamente). Protocolo de actuación en caso de acoso laboral, sexual y/o de género.

17. TRABAJADORES INDEFINIDOS EN EMPRESAS DE CONSTRUCCIÓN

Las empresas que se dediquen de forma habitual a trabajos en obras de construcción deben contar con un nº de trabajadores contratados con carácter indefinido de al menos el 30% de la plantilla.

18. DURACIÓN DE LAS BAJAS MÉDICAS

Las bajas médicas de los trabajadores (de cualquier régimen y tipo, enfermedad, accidente*) pueden tener una duración máxima de 12 meses, prorrogables por el INSS por otros 6 meses adicionales.

19. BAJAS MÉDICAS DE TRABAJADORES AUTÓNOMOS

Los trabajadores autónomos cobran directamente de su mutua las bajas médicas que sufran. Se dispone de 15 días hábiles para tramitar sus prestaciones por baja médica, de lo contrario puede perderse total o parcialmente el derecho a la prestación. Póngase en contacto con IFRA asesores a la mayor brevedad en caso de baja médica.

20. COMUNICACIÓN DE PARTES MÉDICOS

- En el caso de trabajadores empleados por cuenta ajena, la empresa dispone de 8 días para comunicar a la Seguridad Social la baja médica de sus trabajadores, y 24 horas para comunicar el alta médica. Le rogamos remita a nuestro despacho los partes médicos a la mayor brevedad.

- La empresa debe comunicar a su Servicio de Prevención de Riesgos la existencia en su empresa de cualquier accidente de trabajo, enfermedad profesional, trabajadora embarazada o incapacidad temporal de larga duración.

- La empresa debe realizar una investigación de cualquier accidente laboral con baja o sin baja, esta debe remitirse tanto a IFRA asesores como al Servicio de Prevención de Riesgos Laborales que la empresa tenga contratado. Puede solicitar a este despacho un modelo de investigación editable para para su cumplimentación en caso de accidente.

- Existe un plazo de 5 días hábiles desde la fecha de baja por accidente laboral para que IFRA asesores realice la correspondiente comunicación electrónica de accidentes de trabajo, por lo que deberá remitirnos a la mayor brevedad copia del parte de baja y la investigación del mismo.

IFRA ASESORES RED JURÍDICA ESPAÑOLA

21. ACCIDENTES LABORALES GRAVES, MUY GRAVES O MORTALES

En caso de accidente de trabajo calificado como grave, muy grave o mortal, o simplemente un accidente que afecte a 4 trabajadores simultáneamente, la empresa deberá realizar una comunicación urgente a la Autoridad Laboral en el plazo máximo de 24 horas desde el momento del accidente. En caso de producirse el accidente en fechas en que este despacho permanezca cerrado o no pueda contactar con IFRA asesores por otra vía dentro de esas 24 horas puede contactarnos en el tlf móvil 609 245 473 para la realización de dicha comunicación urgente. Así mismo, en caso de accidente grave es conveniente que el empresario dé parte de forma inmediata a su servicio de prevención de riesgos laborales.

22. BOTIQUÍN

La empresa debe disponer en cada centro de trabajo de material de primeros auxilios (botiquín) que le puede ser facilitado gratuitamente por la mutua de la empresa.

23. RESERVA DE PUESTOS PARA DISCAPACITADOS

Las empresas de 50 o más trabajadores vienen obligadas a que al menos el 2% de la plantilla de la empresa sean trabajadores discapacitados.

24. FIJACIÓN DE LAS FECHAS DE VACACIONES

El empresario, previa consulta con los representantes de los trabajadores, debe fijar un calendario de vacaciones. Los trabajadores deberán conocer las fechas de disfrute de sus vacaciones de conformidad con lo establecido al respecto en el convenio colectivo de aplicación, o en su defecto con al menos 2 meses de antelación al inicio de las mismas.

Lo cual ponemos en su conocimiento por considerarlo de su interés.

José Ruiz Sánchez Graduado Social,

Javier Ruiz La Rosa Graduado Social,

Asesores Asociados IFRA s.l. Oficinas centrales en Murcia, Avenida General Primo de Rivera, 10. 30008. Edificio Deportes, entresuelo. Tlf 968 233 925, Fax 968 233 562. ifralaboral@ifra-asesores.com – http://www.ifra-asesores.com