Inducción compras

PROCESO COMPRAS

OBJETIVO Atender de forma eficiente los requerimientos de la empresa usuaria y los procesos, asegurando su continuo abastecimiento, así mismo la rentabilidad de la organización a través de la adquisición de bienes y servicios, dentro del cumplimiento de la legislación aplicable y las directrices del SGI.

PROCESO DE COMPRAS

Proceso de comprasGerencia corporativa

CICLO PHVA

•Cada vez que se recibe o entrega un pedido.

•El cumplimiento de los requisitos para Selección, Monitoreo y seguimiento al desempeño de los proveedores (Evaluación y Reevaluación).

•Medición y Verificación Cumplimiento de los indicadores de gestión del proceso para generar información de entrada para la revisión y la mejora.

• .

•Aplicación de Acciones Correctivas, Preventivas y de mejora al proceso y a los proveedores de mutuo acuerdo y ser necesario.

•Atención de Quejas, Reclamos y No Conformidades relacionadas con su proceso.

•Revisión y Validación de Objetivos, indicadores y metas.

•Planificación de Compras de acuerdo con las necesidades del cliente.

•Planeación de la Evaluación y Reevaluación de Proveedores.

• Planeación de Actividades para mejora del proceso

P A

VH


• Cumplir con las directrices para la selección, monitoreo seguimiento y registro de proveedores.

• Gestionar las solicitudes de los procesos y empresas usuarias.

• Cumplir con el monitoreo, Evaluación y reevaluación de proveedores programadas.

• Realizar la Calificación de Proveedores de Productos/Servicios Críticos y el control de calidad del servicio de estos proveedores.

• Controlar existencias y compras de los insumos.• Control Base de Datos Proveedores.• Gestionar ordenes de compra, recibo y entrega

pedidos

INDICADORES PROCESO COMPRAS

CUMPLIMIENTO DE PRESUPUESTO DECOMPRA

INFORME DE LA ENTREGA PERFECTA

CUMPLIMIENTO PLAN DEMANTENIMIENTO PREVENTIVO

MAQUINARIA Y EQUIPO

CUMPLIMIENTO PLAN DEMANTENIMIENTO PREVENTIVO

INFRAESTRUCTURA


Coordinador Nacional Compras- Cali Ivonne Rincón Cortes

[email protected]. 3188273497

Asistente de Compras- CaliLizeth Zuleta García


Gerente Corporativo-CaliArmando Gil Molina

[email protected] Cel. 3178514560

Asistente de Compras- BogotáDiógenes Gil [email protected]

Cel. 3174355173

Auxiliar de Almacen- CaliYurley Salazar Grajales



EQUIPO DE TRABAJO

mailto:[email protected]





DISTRIBUCION INSUMOS MENSUALES SE

# EMPRESA CLIENTE CIUDAD DE ENTREGA SUPERVISOR SOLICITANTE APROBADOR

1 Acueducto Bogotá Mónica Maribel Bohórquez Cel. 3174327309

Rosalba GilCel. 3108830740

2 Corpoboyacá Bogotá Rosalba Gil Acevedo Cel. 31088307403 Dermatológico Bogotá Jhon Gil Cel. 31743265584 Hospital Chapinero Bogotá Carlos Uriel Gil Cel. 3176396420

ALMACENAMIENTO TEMPORAL BOGOTÁ (Diógenes Gil)1 Unimagdalena Santa marta Milton AgudeloCel. 3103922852 Sandra Gil

Cel. 3175031064ALMACENAMIENTO TEMPORAL CALI (Yurley Salazar)

Responsable Requerimientos

Ivonne Rincón Cortés-Coord. Nal Compras Solicitudes de Clientes: Insumos mensuales, maquinaria, dotación, Epps, equipos computo, comunicaciones, compras de reinversión y todas las solicitudes de clientes.

Lizeth Zuleta-Asistente Compras Solicitud Gastos internos: papelería y elementos internos, equipos computo y comunicación, publicidad, insumos aseo planta, reparaciones locativas, apoyo en gestión de gastos de viaje.


RESPONSABLES DE REQUERIMIENTOS

1. Detectar la necesidad de compra y gestionar visto bueno de jefe inmediato para gastos internos

2. Toda solicitud de compra debe ser tramitada teniendo en cuenta el cronograma de solicitud de gastos internos y cronograma de entrega a clientes para la distribución de insumos mensuales

3. Para las solicitudes de Elementos, Materiales, Insumos, Equipos, Dotación deben diligenciar el formato COM-FOR-001, para la solicitud de servicios debe tramitarse por escrito a través de un correo electrónico

4. Toda compra debe ser aprobada por el responsable SAC para cada cliente y por la Gerencia Corporativa para gastos internos, las entregas se realizarán de acuerdo a esta aprobación.

5. Toda compra debe ser soportada con el recibido a satisfacción a través del COM-FOR-001 para todos los requerimientos y el COM-FOR-005 para entrega de dotación por colaborador Proceso de compras

Gerencia corporativa

PROCESO DE COMPRA

CRONOGRAMA SOLICITUD REQUERIMIENTOS INTERNOS

L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6

4 5 6 7 8 9 10 8 9 10 11 12 13 14 3 8 9 10 11 12 1311 12 13 14 15 16 17 15 16 17 18 19 20 21 14 15 16 17 18 19 2018 19 20 21 22 23 24 22 23 24 25 26 27 28 21 22 23 24 25 26 2725 26 27 28 29 30 31 29 28 29 30 31

L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D1 2 3 1 1 2 3 4 5

4 5 6 7 8 9 10 2 3 4 5 6 7 8 6 7 8 9 10 11 1211 12 13 14 15 16 17 9 10 11 12 13 14 15 13 14 15 16 17 18 1918 19 20 21 22 23 24 16 17 18 19 20 21 22 20 21 22 23 24 25 2625 26 27 28 29 30 23 24 25 26 27 28 29 27 28 29 30

L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4

4 5 6 7 8 9 10 8 9 10 11 12 13 14 5 6 7 8 9 10 1111 12 13 14 15 16 17 15 16 17 18 19 20 21 12 13 14 15 16 17 1818 19 20 21 22 23 24 22 23 24 25 26 27 28 19 20 21 22 23 24 2525 26 27 28 29 30 31 29 30 31 26 27 28 29 30

L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D1 2 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4

3 4 5 6 7 8 9 7 8 9 10 11 12 13 5 6 7 8 9 10 1110 11 12 13 14 15 16 14 15 16 17 18 19 20 12 13 14 15 16 17 1817 18 19 20 21 22 23 21 22 23 24 25 26 27 19 20 21 22 23 24 2524 25 26 27 28 29 30 28 29 30 26 27 28 29 30 31

123

ENERO FEBRERO MARZO

ABRIL MAYO JUNIO

SOLICITUD GASTO INTERNO PROCESO COMPRAS AÑO 2016

Realización y envío de pedido en formato COM-FOR-001, enviar por ticket ó ubicación en red, ruta: Consolidación, visto bueno, aprobación y compra de los requerimientos de gasto internoEntrega de requerimientos a solicitantes

JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE

OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

1. Todos los pedidos deben solicitarse a través del COM-FOR-001, si no viene en el formato deberá realizarse nuevamente

2. Los solicitantes que no tengan acceso a serviticket deben ubicar los pedidos en la siguiente ruta: Y:\ARCHIVOS DE CONSULTA SGI\DOCUMENTOS USO COMUN\14-GESTION PROCESOS\COM\1. SOLICITUD PEDIDOS\ASOLICITUDES PAPELERIA,CAFETERIA Y ASEO GASTO INTERNO

3. La Asistente de gerencia consolida las solicitudes Bogotá y gestiona visto bueno de Gerencia Regional, la Asistente de Compras consolida Cali y Ciudades

4. Todos los pedidos serán aprobados por la Gerencia Corporativa y se realizarán las entregas de acuerdo a esta aprobación

5. Para las regionales Pereira, Medellín, Barranquilla, Ibagué y Bucaramagna se realizará un pedido bimensual

Ruta cronograma: Y:\ARCHIVOS DE CONSULTA SGI\DOCUMENTOS USO COMUN\14-GESTION PROCESOS\COM\0. PLANEACION PROCESO COM


SOPORTES DE ENTREGA DE REQUERIMIENTOS

Ruta Copia Controlada: Y:\ARCHIVOS DE CONSULTA SGI\DOCUMENTOS USO COMUN\14-GESTION PROCESOS\COM\7. COPIAS CONTROLADAS COM

COM-FOR-001

COM-FOR-005


Naturaleza Documentación requerida

Persona Jurídica

Cámara y comercioRUTCertificación bancaria (si la certificación no está a nombre del proveedor debe enviar carta autenticada autorizando el pago a otro tercero)Cedula Representante Legal

alidar con Compras si el proveedor aplica para realizar registro (COM-FOR-002 Registro Proveedor) y otros requisitos.

Persona Natural

RUT/ Cámara y Comercio

Certificación bancaria (si la certificación no está a nombre del proveedor debe enviar carta autenticada autorizando el pago a otro tercero)Cedula Representante LegalValidar con Compras si el proveedor aplica para realizar registro (COM-FOR-002 Registro Proveedor) y otros requisitos.Las cuentas de cobro deben tener todos los datos requeridos por el modelo de cuenta de cobro suministrado por el proceso de compras.

Si se requiere realizar compra a un proveedor puntual se debe validar con el proceso de compras que el proveedor se encuentre registrado en el sistema, en caso contrario se debe solicitar y enviar los siguientes documentos:

• En caso de que el proveedor entregue la factura/cuenta de cobro directamente al solicitante, debe enviarla de manera inmediata a compras teniendo en cuenta los tiempos de envío para asegurar que el documento sea radicado en la oficina principal dentro de las fechas establecidas

• Cada solicitante debe verificar las condiciones de entrega de los productos o servicios y firmar recibido a satisfacción en la remisión que el proveedor presenta como soporte de facturación

• Ningún colaborador está autorizado para informar fechas de pago a proveedores, deben consultar con el proceso de tesorería para brindar esta información

• Deben radicar las facturas sólo en original en la sucursal principal, de acuerdo al cronograma de cierre de facturación proveedores


TRAMITES DE PROVEEDORES

Sólo se radicaran facturas correspondientes al mes en curso en la ciudad de Cali, hasta las fechas indicadas para cada periodo:

ENERO FEBRERO MARZOVIERNES MARTES MIERCOLES

ABRIL MAYO JUNIOVIERNES LUNES JUEVES

JULIO AGOSTO SEPTIEMBREVIERNES LUNES VIERNES

OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRELUNES MIERCOLES VIERNES

CRONOGRAMA CIERRE FACTURACION PROVEEDORES

RUTA CRONOGRAMA: :\ARCHIVOS DE CONSULTA SGI\DOCUMENTOS USO COMUN\14-GESTION PROCESOS\COM\0. PLANEACION PROCESO COM


CIERRE DE FACTURACIÒN PROVEEDORES

GASTOS DE VIAJE

1. Detectar necesidad de viaje: Todo colaborador debe justificar requerimiento a través de plan de trabajo y presentarlo a jefe inmediato para que defina con Gerencia de Planeación y Desarrollo o Gerencia General viabilidad de viaje.

2. Enviar cotización a proveedor: Dentro de nuestras instalaciones contamos con un asesor de nuestro proveedor de viajes. Todo colaborador debe enviar a través de correo datos de rutas y horarios para que el proveedor inicie cotización:

3. Selección de opciones: El proveedor envía opciones y cada colaborador debe gestionar elección y visto bueno de la opción por parte de jefe inmediato, en este paso y no antes se diligencia el formato SOLICITUD Y APROBACION DE GASTOS DE VIAJE.

4. Aprobación: El colaborador/jefe inmediato gestiona aprobación por parte de Gerencia de Planeación y Desarrollo o Gerencia General a través del formato y lo envía al correo electrónico de Recio para que inicie el proceso de compra.

RUTA POLÍTICA GASTOS DE VIAJE: Y:\ARCHIVOS DE CONSULTA SGI\DOCUMENTOS USO COMUN\14-GESTION PROCESOS\COM\11. GASTOS DE VIAJES\POLITICA Y FORMATOS UTILIZADOS


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