Indicadores de Procesos Parte 1

8/18/2019 Indicadores de Procesos Parte 1

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INDICADORES DE PROCESOS!"#$% '


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ÍNDICE()'*+,+)(-

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Contextualización –La visión sistémica de la gestión

Entendiendo el modelo de gestión

Definición de Proceso

Identificación de Procesos

¿Por qué y cómo medir el desempeño de procesos?

Los indicadores

Cómo crear un indicador

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CONTEXTUALIZACIÓN

La máxima arriba ya es un cliché en el área de administración, pero, representa una verdad innegable.

Después de todo, ¿de qué sirve realizar, planificar, producir, sin medir el éxito de las acciones, sinverificar la marcha y sin saber cuál el objetivo final a lograr?

Se sabe que las actividades de una organización están relacionadas a través de los procesos, que a suvez, necesitan ser monitoreados. Son los indicadores que permiten que los gestores evalúen

continuamente la posición y la evolución de los procesos dentro de la institución. Por lo tanto, la tomade decisiones pasa a ser más asertiva, mitigando los riesgos y aumentando los resultados.

La visión sistémica de la gestión“No se administra lo que no se mide, no se mide lo que no se define, no se define lo que no se

entiende, no hay éxito en lo que no se administra” W. E. Deming



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AccionistasPropietario

Comunidad

Gobierno

Clientes

Proveedores

Empleados

Interés con el medio ambienteResponsabilidad social

ImpuestosInversionesCooperación con las políticas

económicas

Buena calidadBuenos precios

Buenos servicios

Relaciones comercialesestables, éticas y

satisfactorias

LucroSeguridad del retorno

Aumento de patrimonio

RemuneraciónCondiciones de trabajo adecuadas

Crecimiento personalEmpleabilidad

PARTES INTERESADAS EN EL NEGOCIO DE UNA ORGAN

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Satisfacción de losFuncionarios

Satisfacción de losClientes

Éxito o Lucro

(Satisfacción de loaccionistas)

PARTES INTERESADAS EN EL NEGOCIO DE UNA ORGAN



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ENTENDIENDO EL MODELO DE GESTIÓN ¿Qué es el método científico? Es un modo de pensar sobre los problemas nuevos y resolverlos. Sigue algunos puntos de referencia

ENUNCIAR EL PROBLEMA

FORMULAR LA HIPÓTESIS

EJECUTAR LA EXPERIENCIA

INTERPRETAR LOS RESULTADOS

SACAR CONCLUSIONES

PLANIFICAR UN EXPERIMENTO,PREDICIENDO EL RESULTADO

P

D

CA

Fase de planificación del métodocientífico. Vamos a llamarla P deltérmino inglés plan .

Fase de ejecución del métodocientífico o D del término inglésdo .

Fase de verificación del método

científico o C del término ingléscheck .Fase de conclusiones del métodocientífico que llevarán a una accióno A del término inglésaction .



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MÉTODO PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS



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ENTENDIENDO EL MODELO DE GESTIÓN

Si la gestión se lleva a cabo todos los días, ¿cómo practicar el métodocontinuamente?

La continuidad del método se da practicándose el PDCA como un ciclo, por lo quetambién un método de aprendizaje continuo.

Practicar el cicloPDCA requieresistematización ypersistencia de

propósito.



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¿QUÉ RESULTADOS PODEMOESPERAR CUANDO APLICAMOPDCA?

Resultados estables y en constantemejoría.

¿CÓMO PODEMOS TENERESTABILIDAD Y CAMBIO A L

LARGO DEL TIEMPO?

A través del balance entre orden ydesorden.

Orden y desorden son como las dos ruedas de una bicicleta. Es necesario que estén las dos para obtener elequilibrio. Un sistema que sea sólo orden (estabilidad) muere y uno que sea sólo desorden (innovación) nonace.



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¿Y cómo conseguimos ese balance?

Usando las metodologías propias para mantener, mejorar e innovar los productosservicios, procesos y tecnología. De esta forma incluimos el resultado esperado en eModelo de Gestión de Stratec.



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Se observa en los resultados de los procesos que algunos días son mejoresque otros. ¿Esto es una falla en la gestión?

No necesariamente. Cuando hablamos de orden, estabilidad, control o manutención, no esperamos que el resultadosea invariable; esperamos que su variación esté dentro del control, es decir, que sea probable en el futuro. Entenderque existe variabilidad natural y saber cuándo actuar y cuándo no actuar es fundamental para una buena gestión.Por eso, hemos incluido el concepto de variabilidad en nuestro modelo de gestión.

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¿Cómo aplicar este método?Entendiendo que la gestión se rige por la ley de causa y efecto, el método PDCAdebe aplicarse sobre las principales dimensiones, propias de la naturaleza de lagestión.

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Finalmente, el éxito de una organización será proporcionalmente igual a la calidad de sudecisiones. El nivel deinformación y conocimiento de las personas de la organización esfundamental para que buenas decisiones se adopten. De esta forma, la información yconocimiento irrigan el modelo de gestión, dándole vida.

+FA:FC:FC= = ;=C:@= C: J:>AK=ENTENDIENDO EL MODELO DE GESTIÓN


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¿Cuál es el objetivo de todo esto?La razón de ser de un modelo de gestión es obtener buenos resultados. Esteenfoque nunca debe perderse. Por eso colocamos el resultado en el centro denuestro modelo de gestión.


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Así, un buen modelo de gestióndebe incorporar aprendizajecontinuo, el concepto devariabilidad y de las relaciones decausa y efecto, principalmenteenfocado en los resultados decorto, medio y largo plazo.


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DEFINICIÓN DE PROCESO



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CONCEPTO

! Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transformaninsumos (entradas) en productos y servicios para el cliente (salidas).

! Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos,métodos y técnicas.

Es un conjunto secuencial y peculiar de acciones destinadas alcanzar una meta. Se usa para crear,inventar, proyectar, transformar, producir, controlar, mantener y usar productos o sistemas.

(Wikipedia)



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CADENA DE VALOR DE LA EMPRESA

Una cadena de valor representa elconjunto de actividades desempeñadas

por una organización, desde lasrelaciones con los proveedores y ciclos

de producción y de venta, hasta lafase de distribución final.



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CADENA DE VALOR DE LA EMPRESA

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La cadena de valor de cada empresa se compone de nueve categorías genéricas de actividades.



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EJEMPLO DE CADENA DE VALOR – RED DE TV

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DETALLES DEL MACROPROCESO

“PRODUCIRPROGRAMA”

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MAPA DE RELACIÓN DE PROCESOS

El mapa de relación es un diagramaque contiene los procesos de laempresa y su relación, de forma quepermite el entendimiento delcomportamiento de la organizacióncomo un sistema. De esa forma,permite la comprensión de lasrelaciones inter-funcionales y de losprocesos ejecutados en cada área.



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EJEMPLO: MAPA DE RELACIÓN DE PROCESOS

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!E=M:>= C:'=;?F9MBM9VF

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IDENTIFICACIÓN DE PROCE



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IDENTIFICANDO LOS PROCESOS DUNA EMPRESA

1. Elaborar la cadena de valor de la organización, identificando susprincipales actividades o funciones

2. Identificar los macro procesos de la organización, asociados a las

actividades o funciones de la cadena de valor3. Desglosar los macro procesos en procesos, a través de la elaboración del

diagrama del proceso



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¿POR QUÉ Y CÓMO MEDIR EDESEMPEÑO DE LOSPROCESOS?



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¿QUÉ ES ADMINISTRACIÓN?

! Antes de responder a la pregunta por qué medir, es necesariorecordar el concepto de administración.

Administración es el proceso de establecer metas y planes de acción paralograrlas, implementar esos planes, verificar sus resultados y adoptar medidas

correctivas cuando sea necesario.



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¿POR QUÉ MEDIR?

Medir permite identificar y analizar eldesempeño de los procesos, bien comolas causas que llevan a esedesempeño. De esa forma, permite:

- La ejecución de la estrategia de laorganización

- Mejora continua

- Previsibilidad en el desempeño.

Para medir, necesitamos definir indicadores.



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LOS INDICADORES



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CONCEPTOS DE INDICADORES

“Es una relación matemática que mide numéricamente atributos de un procesoo de sus resultados, con el objetivo de comparar esta medida con metasnuméricas, pre-establecidas". (FPNQ, 1995).

"Un indicador de desempeño debe ser una forma objetiva de medir la situación realcontra un patrón previamente establecido y consensuado. Sólo debe tener sentido yser utilizado por el profesional completamente responsable por él". (Carvalho apud

De Rolt, 1998).

También denominados “indicadores de desempeño”, comprenden los datos quecuantifican las entradas (recursos o insumos), los procesos, las salidas(productos), el desempeño de proveedores y la satisfacción de las partesinteresadas.



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INDICADORES

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Proceso Producto

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CONCEPTO DE META

META = OBJETIVO + VALOR + PLAZObjetivo que debealcanzarse, medido

a través delindicador.

Número deseadode desempeñodel indicador.

Tiempo en elcual se espera

el logro delvalor.

EJEMPLO = ÍNDICE DE + 2% + DIC/201MOROSIDAD

META = Alcanzar un índice de morosidad de 2% a diciembre de 2015



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INDICADORES DE DESEMPEÑO

PROCESO PRODUCTOS YSERVICIOS CONSUMO

Indicador deProceso

MEDIOS FINES CONSECUENCIAS

Indicador deResultados

Indicador deImpacto

Causa Efecto Causa Efecto

GESTOR AUTORIDADRESPONSABILIDAD



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CÓMO CREAR UN INDICADO



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ENTENDIENDO LA FUNCIÓN DEL PROCESO


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ENTENDIENDO LA FUNCIÓN DEL PROCESO

! La función básica de un proceso es generalmente una función de alto nivel, quepara ser cumplida, requiere que sub-funciones o funciones secundarias se cumplan.

! Las funciones secundarias se identifican cuestionando “¿cómo?” se cumple la

función básica. Las funciones de un proceso se presentan en forma de diagrama yla técnica para su elaboración viene del Análisis de Valor agregado después delcumplimiento de la función.

! Según Larry de Miles, “el análisis de las funciones de un proceso y no de sus partes,

componentes o materiales utilizados, es la clave para mejorar el valor que elproceso incorpora al servicio o producto”

FAST - Function Analysis System Technique



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FAST DEL PROCESO DE EXPEDICIÓN

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TRAMPAS EN LA CREACIÓN DE UN INDICADOR


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! .BG1H E3


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! Garantiza la gestión estratégica

! Permite la administración de los indicadores de los procesos

! Identifica los desvíos de desempeño

! Permite la elaboración de planes de acción en los casos de metas incumplidas.

¿Para dónde queremos ir en el futuro? Las bases del futuro se construyen en el

presente.



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Este material tiene una continuación.

Pronto recibirá el volumen 2 en su correo.

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Somos una empresa que nace de la necesidad del mercado desistematizar y automatizar las metodologías de gestión corporativaaplicadas por nuestros clientes. Creemos que no basta con tenerconocimiento de la metodología, es necesario tener la herramientapara lograr aplicarla.

Actuando desde 2005 en todo Brasil y desde 2013 en América Latina,la desarrolladora de software Stratec tiene la misión de:

“Sistematizar metodologías de gestión aplicadas al nivel estratégicode organizaciones públicas y privadas, considerando la perspectiva ynecesidades de los usuarios.”


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Indicadores de Procesos Parte 1

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