SIGM@

NOTES TÍTOLS PROPIS> Tramitació

de títols propis

 Bellaterra (Cerdanyola del Vallès), 3 de maig de 2012 

     

Opció de menú del TIS (Títols SIGM@) Procés

Gestió de sol·licituds – Gestió de sol·licituds de títols –

Identificació de l’estudiant

1. per a iniciar el procés de tramitació de la sol·licitud és important verificar si l’estudiant

està donat d’alta com a persona a SIGM@ i capturar les seves dades, malgrat que no té

un expedient acadèmic enregistrat a SIGM@ dels estudis pels quals sol·licita el títol, atès

que pot estar donat d’alta per a d’altres estudis. Només en cas contrari s’ha de donar

d’alta.

2. Es duu a terme a TIS l’enregistrament de la sol·licitud del títol.

Gestió de sol·licituds – Validar sol·licituds – Validació

acadèmica manual

3. Després que l’estudiant hagi verificat que les dades enregistrades són correctes, es valida

acadèmicament la sol·licitud. S’edita des de TIS el formulari de sol·licitud i es lliura a

l’estudiant, per a que el signi. Quan s’ha comprovat que s’ha abonat el preu per l’expedició del

títol, es lliura el certificat substitutori del títol a l’estudiant.

Gestió de sol·licituds – Validar sol·licituds – Validació

del pagament de la sol·licitud

4. Un cop s’ha verificat que s’ha dut a terme el pagament per entitat financera, es fa la

validació del pagament i es lliura el certificat a l’estudiant. O bé quan es rep la cinta de l’entitat

bancària els pagaments queden automàticament validats i conciliats.

Gestió de sol·licituds – Validar sol·licituds – Validació

massiva del fedatari (liquidació)

5. Un cop fet el pagament de la sol·licitud, i dins del període establert, es fa la validació del

fedatari, que pot ser massiva o individual. Aquest procés deixa la sol·licitud pendent d’imprimir.

Gestió de sol·licituds – Entrega de títols – Generació de

notificacions de recollida

6. Quan el títol està imprès i a disposició del centre, des de TIS es gestiona la tramesa a

l’estudiant de la notificació de recollida, per tal d’informar-li que pot recollir-lo.

Gestió de sol·licituds – Entrega de títols – Recollir títol

7. S’informa a l’aplicació TIS de la data i de la modalitat de recollida del títol.

TRAMITACIÓ DE TÍTOLS PROPIS - Expedients acadèmics NO enregistrats a l’aplicació SIGM@ - Procés d’enregistrament i tramitació de sol·licituds

2

INDEX:

0. Accés a l’aplicació

1. Menú Gestió de títols

2. Sol·licitud de títol

2.1. Localització i alta de l’estudiant i de l’expedient

2.1.1. Donar d’alta un nou alumne

2.1.2. Estudiant sense expedient sigma

2.1.3. Estudiant amb expedient sigma que no tanca

2.2. Gravació de la sol·licitud del títol

2.2.1. Pagament per entitat financera

2.2.2. Pagament per TPV Manual, Ingrés/transferència

3. Gestió de sol·licituds enregistrades

3.1. Anul·lar sol·licituds

3.2. Modificar sol·licituds

3.3. Tramitació de duplicats

3.4. Reimpressió dels documents de la sol·licitud

4. Validació de sol·licituds

5. Entrega de títols

6. Generació de llistats

3

L’usuari s’ha de connectar a l’enllaç de serveis d’intranet de la UAB a través d’aquest

navegador. S’ha de seleccionar, a la pestanya PAS, l’opció SIGM@.

S’ha de tenir en compte que l’accés a SIGM@ sempre s’ha de fer mitjançant aquesta

adreça web.

0. Accés a l’aplicació

http://sia.uab.es/

4

S’ha d’introduir el nom d’usuari de SIGM@ i la contrassenya corresponent.

S’ha d’entrar al menú de l'aplicació informàtica, i escollir l’opció Gestió de Títols.

5

En aquesta pantalla es pot:- Donar d’alta una nova sol·licitud o cercar una sol·licitud enregistrada.- Validar sol·licituds.- Enregistrar el lliurament d’un títol des del menú Entrega de títols.- Generar llistats.

1. Gestió de títols

Menú => Gestió de sol·licituds

6

Menú => Gestió de sol·licitud => Gestió de sol·licituds de títols

2. Sol·licitud de títol

2.1. Localització i alta de l’estudiant:

En aquesta pantalla es localitza l’estudiant que sol·licita l’expedició del títol. Aquesta

localització es pot realitzar pel número d’identificació personal (NIP), pel número

d’identificació de l’alumne/a (NIA), pel document nacional d’identitat (DNI), o bé per les

dades personals (Nom, primer i segon cognom). Una cop s’han introduït les dades de

l’estudiant, cal fer Cercar.

7

2.1.1. Donar d’alta un nou alumne i sense expedient a sigma:

Si s’ha de donar d’alta un estudiant que no existeix a BBDD de SIGM@ (sense NIA ni NIP),

cal escollir la pestanya de Nou Alumne/a.

Es dóna d’alta a l’aplicació les dades de l’estudiant. Quan aquestes dades estiguin introduïdes, cal gravar amb el botó Gravar del final de la pantalla.

8

Un cop hem informat les dades personals de l’estudiant, s’ha d’assignar un centre i un pla d’estudis i escollir el codi del títol que li correspongui.

A continuació, cal informar l’any d’obertura de l’expedient, l’any d’accés al centre i l’any d’accés als estudis. També cal que, des del desplegable, s’informi el motiu pel qual es fa l’assignació manual.

9

Un cop s’ha donat d’alta l’estudiant, apareixen les opcions de menú següents. Per gravar la

sol·licitud del títol s’ha de triar l’opció Nova Sol·licitud (veure punt 3 del circuit).

2.1.2. Estudiant existent a la BBDD de sigma però sense expedient sigma:

En primer lloc s’ha de localitzar l’estudiant:

10

Un cop seleccionat l’estudiant, apareix la pantalla següent.Per assignar un expedient a l’estudiant s’ha d’anar a l’opció Assignar i escollir l’opció: Assignació Expedient No Sigma.

Aquesta permet assignar un títol a un estudiant que no disposa d’un expedient obert a l’aplicació informàtica.

S’ha d’assignar un centre i un pla d’estudis i escollir el codi del títol que li correspongui a l’estudiant.

11

A continuació, cal informar l’any d’obertura de l’expedient, l’any d’accés al centre i l’any d’accés als estudis. També cal que, des del desplegable, s’informi el motiu pel qual es fa l’assignació manual.

Un cop s’ha assignat el títol a l’estudiant, apareixen les opcions de menú següents. Per

gravar la sol·licitud del títol s’ha de triar l’opció Nova Sol·licitud (veure punt 3 del circuit).

12

2.1.3. Estudiant amb expedient sigma que no tanca:

Un cop hem localitzat l’estudiant, s’ha d’escollir l’opció:Assignació Manual del Títol.

Aquesta permet assignar un títol a un estudiant que disposa d’un expedient a l’aplicació

informàtica, però que no li assigna el títol automàticament (l’expedient no tanca

automàticament).

Només ens dóna l’opció d’assignar a l’expedient un dels títols que pot obtenir segons el pla

d’estudis corresponent i que apareixen en el llistat de la pantalla.

13

S’ha d’informar el motiu de l’assignació del títol, dins de les opcions que apareixen en el desplegable.

Un cop s’ha gravat l’assignació del títol a l’expedient, i per tal de gravar la sol·licitud del

títol s’ha de triar l’opció Nova Sol·licitud (veure punt 3 del circuit).

14

2.2. Enregistrament de la sol·licitud de títol:

Un cop localitzat l’alumne, cal prémer l’opció Nova Sol·licitud:

Menú => Gestió de sol·licituds => Gestió de sol·licituds de títols Opció => Nova sol·licitud

Cal seleccionar l’expedient corresponent al títol sol·licitat per l’estudiant (l’expedient ha d’estar en estat: Tancat en disposició de títol).

15

A la pantalla següent, es recullen les dades que consten a l’aplicació informàtica. S’ha d’incloure, si és el cas, els accents i les conjuncions i/y entre els cognoms (circuit de “Notes per a la Introducció de dades de títols”). Qualsevol altra modificació de les dades personals de l’estudiant (nacionalitat, sexe, data de naixement, etc.) s’ha de fer accedint a les Dades Personals amb el botó que es troba al final de la pantalla.En el camp Data de sol·licitud, s’ha d’informar: si l’estudiant paga per entitat financera, informarem la data de sol·licitud del títol. Si l’estudiant paga per TPV Manual – Ingrés/transferència, cal informar la data de pagament ( en aquest cas la data de sol·licitud és la mateixa que la de pagament).Pel que fa a la llengua d’expedició, cal marcar sempre l’opció castellà i català (Catalunya).Un cop omplerts els camps, es grava la pantalla prement el botó Següent.

16

Cal tenir en compte que, a les sol·licituds de títols propis, no s’aplica el descompte per família nombrosa, per bé que a la pantalla Càlcul de taxes aparegui l’opció d’aplicar-lo.

Abans d’enregistrar la sol·licitud, s’ha de comprovar que les dades introduïdes siguin correctes.

2.2.1. Pagament per entitat financera:

17

Un cop enregistrada la sol·licitud, l’aplicació ens informa que aquesta s’ha donat per vàlida. En el cas contrari, ens indica quina incidència ha trobat. A la part inferior de la pantalla, es visualitza la pestanya de visualitzar instància i visualitzar abonaré, cal imprimir la instància dues vegades i es lliura l’abonaré a l’alumne per a realitzar el pagament.Des de la pestanya de visualització del certificat acadèmic es pot d’imprimir aquest document, si escau, i s’arxiva a l’expedient de l’estudiant una vegada hagi abonat l’import corresponent.

L’estat de la sol·licitud del títol queda pendent de la validació del pagament. I en cas que es tracti d’una assignació manual de títol, també queda pendent de la validació acadèmica manual.

18

2.2.2. Pagament per TPV Manual– Ingrés/transferència:

Abans d’enregistrar la sol·licitud, s’ha de comprovar que les dades introduïdes siguin correctes.

Cal triar la forma de pagament que correspongui: TPV Manual o Ingrés/ transferència.

19

Un cop enregistrada la sol·licitud, l’aplicació ens informa que aquesta s’ha donat per vàlida i li assigna el número de registre universitari que li correspongui. En el cas contrari, ens indica quina incidència ha trobat. Es visualitzen les pestanyes amb els documents: instància, certificat substitutori i certificat acadèmic, si escau. Cal imprimir la instància dues vegades. El certificat substitutori, una vegada signat, es lliura a l’estudiant. I el certificat acadèmic, si escau, s’arxiva a l’expedient de l’estudiant.

El procés de sol·licitud ha finalitzat i la sol·licitud queda en estat Pagada.

20

3. Gestió de sol·licituds enregistrades

Menú => Gestió de sol·licituds de títols

Un cop localitzat l’estudiant ens apareix la pantalla següent, amb les sol·licituds tramitades i l’estat en el que es troben. Cal seleccionar la sol·licitud sobre la que es vol actuar.

21

La següent pantalla ens informa del detall de la sol·licitud i de les accions que s’hi poden realitzar: Anul·lar, modificar, duplicar i reimprimir els documents de la sol·licitud.

22

3.1. Anul·lar sol·licitud:

Apareix la pantalla que es mostra a continuació, en què s’ha d’indicar el motiu pel qual es vol anul·lar la sol·licitud. Els motius són els següents: - Caducitat del procediment - Canvi preu taxa - Duplicat - Errada de mecanització - Modificació títol - Prescripció del títolUn cop indicat el motiu, cal prémer Confirmar.

Cal tenir en compte que no es pot anul·lar una sol·licitud de títol un cop s’ha fet la liquidació. Per tant, els estats en què una sol·licitud pot ser anul·lada són els següents: - PV: Pendent validació - VA: Validada acadèmicament - PA: Pagada

23

3.2. Modificar sol·licitud:

Aquesta opció ens permet modificar les dades gravades a la sol·licitud.

Cal tenir en compte que no es pot modificar una sol·licitud de títol un cop s’ha fet la liquidació. Per tant, els estats en què una sol·licitud pot ser modificada són els següents: - PV: Pendent validació - VA: Validada acadèmicament - PA: Pagada

24

3.3. Duplicar sol·licitud:

Amb aquesta opció es tramiten els duplicats dels títols (veure circuit de “Tramitació de duplicats de títols”).

Cal tenir en compte que els estats en què es pot tramitar un duplicat del títol són els següents:

- PE: Pendent d’entrega - RE: Recollit - NA: No acceptat - TD: Tramitació de duplicat

25

3.3. Reimpressió dels documents de la sol·licitud:

Aquesta opció ens permet reimprimir els documents de la sol·licitud del títol:

26

4. Validació de sol·licituds

Menú => Gestió de sol·licituds => Validar sol·licituds

Les opcions disponibles són:4.1. Validació acadèmica manual: en el cas que l’expedient no estigui en estat tancat en disposició del títol, la validació de la sol·licitud l’ha de fer el gestor/a acadèmic/a.4.2. Validació del pagament de la sol·licitud: quan sigui l’estudiant qui porti el comprovant de pagament a la gestió acadèmica del seu centre (en cas de pagament per entitat financera).4.3. Validació individual del fedatari (liquidació) i Validació massiva del fedatari (liquidació): corresponen a la liquidació de taxes. Un cop fet el procés, les sol·licituds passen a l’estat Pendent d’impressió (PI).4.4. Reimpressió de documents de la liquidació: permet reimprimir els documents d’una liquidació.

27

4.1. Validació acadèmica manual:

Quan s’assigna un títol manualment a una sol·licitud (estat PV – pendent de validació), cal que el gestor/a acadèmic/a també faci una validació acadèmica manual, per a deixar constància que aquesta assignació al títol és la correcta.

Cerquem l’estudiant i l’expedient, i una vegada s‘ha comprovat que les dades són correctes, cal prémer el botó Acceptar.

28

Si l’estudiant ha pagat en TPV Manual – Ingrés/transferència, ens mostra el número de registre universitari propi assignat (NRUP) i ja es pot lliurar a l’estudiant el document de certificat corresponent. La sol·licitud quedarà en estat PA-pagada.

Si l’estudiant ha pagat en entitat financiera, cal realitzar la validació del pagament un cop l’estudiant ha lliurat l’abonaré segellat per l’entitat financiera a la gestió acadèmica del centre. En cas que l’estudiant no presenti el document, es validarà i conciliarà automàticament per la cinta rebuda de l’entitat financera. La sol·licitud quedarà en estat PA-pagada.

29

4.2. Validació del pagament de la sol·licitud:

En el cas que la sol·licitud s’hagi pagat per entitat financera i l’estudiant porti el comprovant de pagament, s’ha d’informar la data del pagament de les taxes d’expedició del títol amb l’opció: Validació del pagament. A l’acceptar, la sol·licitud queda en estat Pagada (PA).

30

A continuació, apareix una pantalla informativa. Mostra el número de registre universitari propi (NRUP) assignat.Un cop validat el pagament, ja es pot lliurar a l’estudiant el certificat substitutori.La sol·licitud resta pendent de la liquidació (validació massiva del fedatari).

31

S’ha de seleccionar el centre i els estudis corresponents. A l’acceptar, les sol·licituds passen a l’estat PI-Pendent d’impressió.Un cop acceptat el procés, SIGM@ genera el llistat de liquidació, el qual s’ha d’imprimir amb el botó corresponent del navegador.

4.3. Validació massiva del fedatari:

4.4. Reimpressió dels documents de la liquidació :

Es selecciona el centre i es prem Acceptar. A continuació, cal escollir la liquidació que es vulgui imprimir.

32

5. Entrega de títols

Menú => Gestió de sol·licituds => Entrega de títols

Per mitjà d’aquesta opció, es gestiona el lliurament de títols als estudiants. Les opcions disponibles són:5.1. Generació de notificacions de recollida: es genera la carta i el correu electrònic de notificació de recollida del títol que se li enviarà a l’estudiant.5.2. Reimpressió de notificacions de recollida: aquesta opció permet reimprimir les notificacions de recollida.5.3. Recollir títol: s’informa la data de recollida i si el títol ha estat recollit per l’estudiant o a una persona autoritzada.

33

5.1. Generació de notificacions de recollida:

En aquesta pantalla apareixen les dades dels títols del centre que correspongui que es trobin en estat Pendent d’Entrega (PE).Es pot escollir entre sol·licitar totes les notificacions del centre, o fer una selecció per títol o per lot generat. També es pot escollir entre enviar les notificacions de recollida per correu ordinari, o bé per correu electrònic.La casella d’enviament per correu electrònic apareix per defecte. Si es fa la comunicació per aquest mitjà, cal que s’indiqui l’adreça electrònica de la Gestió Acadèmica (que apareixerà com a remitent de la notificació).

Un cop seleccionats els paràmetres que es vulgui, cal prémer Enviar Notificacions. SIGM@ informa del total de notificacions que es generaran, corresponents a totes les sol·licituds en estat PE que hagi trobat.Si s'està d’acord, es pot generar els documents prement el botó Acceptar.

34

Un cop acceptat el procés de Generació de notificacions de recollida, apareix la pantalla següent:

Apareixen els documents següents:- Un document word amb les cartes de notificació de recollida, tant dels estudiants a qui s’ha notificat via correu electrònic com dels estudiants als quals s’ha enviat la notificació per correu ordinari.- Un llistat de justificació de recepció.- Un llistat resum de les cartes que es trameten als estudiants.Aquests dos llistats es generen per tal que es pugui enviar les cartes amb acusament de rebuda.

Si s’ha escollit l’opció d’enviament de notificacions per correu electrònic i s’ha informat incorrectament l’adreça de correu electrònic, apareix un fitxer d’errors. En aquest fitxer, hi ha relacionats els estudiants que o bé no tenen adreça electrònica, o bé tenen una adreça no vàlida. S’ha de trametre la notificació per carta a aquests estudiants, amb els documents corresponents.

35

5.2. Reimpressió de notificacions de recollida :

Les notificacions de recollida es poden reimprimir des de l’opció Gestió de sol·licituds => Entrega de títols => Reimpressió de notificacions de recollida.

S’ha de tenir en compte que només s'imprimiran les notificacions dels títols que estiguin en estat PE- Pendent d’entrega.

36

5.3. Entrega del títol :

Quan s’hagi d’efectuar la recollida del títol per l’estudiant, per una persona que hagi estat autoritzada per ell, o bé s’hagi enviat per correu certificat amb avís de rebuda, cal enregistrar l’acceptació del títol des de l’opció Recollir títol.Un cop s’ha cercat l’estudiant, apareix la pantalla Recollir el títol, en què s’ha de marcar l’opció Acceptació del títol, o l‘opció No Acceptació del títol, segons correspongui.

37

Si en el moment del lliurament, el centre o l’estudiant detecta un error al títol que s’ha de corregir, cal marcar l’opció No Acceptació del títol i caldrà tramitar el duplicat corresponent.Si, en canvi, es marca l’acceptació del títol, apareix una nova pantalla, Acceptació del títol, en què cal indicar la data real de lliurament del títol, així com la seva forma de lliurament. Un cop fet això, cal prémer Gravar.

38

Un cop gravat, SIGM@ mostra el missatge que apareix a continuació, amb el qual finalitza el procediment d’expedició del títol propi.

Nota important:

1)Quan els títols propis arriben al centre, cal que es registrin pel revers del títol. En primer lloc, s’ha de posar al títol el número de registre de centre (NRC) que consti en el registre corresponent, lliurat per l’Àrea d’Afers Acadèmics. En segon lloc, la data de registre. Finalment, el títol ha de ser signat pel gestor/a acadèmic/a corresponent.

2) Cal arxivar per ordre de registre els fulls amb els números de registre de centre (NRC), per a la posterior signatura de l’estudiant.

3) La Gestió Acadèmica únicament pot lliurar els títols propis de tres maneres diferents:

.- A l'estudiant, que s'ha d'identificar per mitjà del DNI o del passaport .- A una altra persona que hagi estat autoritzada per escrit per l’estudiant. També caldrà que presenti una fotocòpia del DNI o del passaport del mateix estudiant. .- Per correu certificat amb avís de rebuda, quan l’estudiant estigui fora de l'àrea geogràfica de la UAB, tenint en compte que ha de responsabilitzar-se de la pèrdua o del deteriorament que pugui produir-se. Prèviament, l’estudiant ha d’haver sol·licitat per escrit al deganat o direcció del centre o servei la tramesa del seu títol per correu certificat.

39

6. Llistats

Menú => Gestió de sol·licituds => Llistats

L’aplicació SIGM@ permet treure un llistat d’informe de seguiment de títols per estats, amb el qual es pot controlar el número de sol·licituds de títol que hi ha per cada estat.Cal seleccionar a cada ítem aquelles opcions que es vol que l’aplicació informàtica utilitzi com a indicador de cerca de dades (centre, titulació, ...). Cal tenir en compte, que abans de seleccionar el codi de títol, s’ha de modificar la classe d’estudis i seleccionar “propi”.

40

El llistat es pot generar en format PDF o Excel.Existeix també l’opció d’enviar aquest llistat per correu electrònic. Cal afegir l’adreça electrònica del destinatari al camp “Direcció d'email per a rebre notificacions i llistats”, i marcar l’opció del marge inferior “Enviar per email”.Finalment, cal prémer el botó Acceptar.

41