PLANEACION ESTRATEGICAPLANEACION ESTRATEGICA

CUADERNO 1CUADERNO 1

INTRODUCCIONINTRODUCCION

La planeación Estratégica es una serie de actividades que tienen como fin el identificarlas oportunidades y amenazas que se presentan en el futuro de los aspectos económi-cos, sociales, etc. Y que influyen en nuestra operación para el logro de la Misión.

En pocas palabras, trata de planear el futuro en lugar de padecerlo, y así lograr la supervivencia de la empresa frente a la competencia local e internacional. Para poderlograr ese futuro deseado es necesario definir las directrices a seguir, es decir, lasmetas (Misión) a l as que se aspira llegar y los medios o métodos (estrategias) parapoder alcanzarlas, siendo esto la materia prima para introducir una Administración porDirectrices en nuestra organización, la cual se considera como una metodologíaindispensable para la Administración de Calidad Total.

Este cuaderno tiene como finalidad apoyar al directivo a definir un plan estratégico dela unidad a planear, siendo principalmente su uso para el Equipo EstratégicoDelegacional se puede utilizar en cualquier otra unidad ya sea normativa u operativa del IMSS adaptandolo a las características propias y su finalidad.

El proceso de la utilización de este material se considera de vital importancia, ya que debe ser en forma participativa lo que permite: Sinergia grupal así como elcompromiso directivo en el cumplimiento pleno de la Misión y apoyar el cambio hacia laimplantación de la Administración por Calidad Total.

DEFINICIONDEFINICION

Donde estoy, donde deseo estar en el mediano y largo plazo y comole hago para llegar.

Es una metodología del equipodirectivo de una organización oempresa que le ayuda a definirla razón de ser, y como llegar aello. Nivel

Tiempo

DEBE SER

ES

En forma general:

La planeación Estratégica es un proceso que inicia con la definición de los valores y creencias de la Alta Administración (Equipo Estratégico Delegacional)y el establecimiento de la visión y la misión de la Delegación definiendo despuéslas estrategias y objetivos necesarios para alcanzar esta visión y misión. Y por último desarrolla toda una planeación detallada hasta el nivel de actividad en la operación para obtener los fines buscados.

¿Que no es la PE?•Un ejercicio académico.•Una vía para que "gane el jefe".•Caos producido por la participación.•Cosa reservada a especialistas.•Un conjunto de sofisticadas herramientas•Medicina infalible a la primera

•Darle sentido y estructura a los procesos de calidad total. •Elevar la eficacia social de la organización.•Instrumentar los cambios que demanda el entorno.•Mejorar la eficiencia interna.•Satisfacer a los usuarios y a su propio personal.•Actualizar, renovar e integrar a los cuerpos directivos.•Analizar situaciones complejas con una metodología simple, accesible a todos los que comparten la responsabilidad.

La PE permite:

¿Quienes se encargan de la PE?EL DIRECTOR DE LA UNIDAD ESTRATEGICA

EL CUERPO DIRECTIVO INMEDIATO

Sería inaconsejable intentarinstalar un proceso de plane-ción si quien encabeza la organización no está conven-cido de su utilidad.

Buscando llevar la planeacióncada vez a niveles más operati-vos. es decir, más profundos.Y a nuevas áreas. De manera estructurada.

EN SUMA QUIENES DEBEN PLANEAR SON LOS RESPONSABLES DE LAORGANIZACION.

•Nadie mejor que ellos la conocen•Son sus mejores planeadores profesionales.•En este sentido no cuesta crear una nutrida "burocracia" de especialistas.

EL PROCESO DE PLANEACIONEL PROCESO DE PLANEACION

PENSAMIENTOPENSAMIENTO

ESTRATEGICOESTRATEGICO

PLANEACION PLANEACION AA

LARGO PLAZOLARGO PLAZO

PLANEACIONPLANEACION

TACTICATACTICA

IMPLANTACIONIMPLANTACIONPLANES YPLANES Y

RESULTADOSRESULTADOS

VALORESVALORESMISIONMISIONVISIONVISION

ESTRATEGIAESTRATEGIA

PERSPECTIVAPERSPECTIVA AREAS ESTRATEGICASAREAS ESTRATEGICASANALISIS DE ASPECTOS CRITICOSANALISIS DE ASPECTOS CRITICOS

OBJETIVOS A LARGO PLAZOOBJETIVOS A LARGO PLAZO PLANES DE ACCION ESTRATEGICOSPLANES DE ACCION ESTRATEGICOS

POSICIONPOSICION

AREAS DE RESULTADO CRITICASAREAS DE RESULTADO CRITICASANALISIS DE ASPECTOS CRITICOSANALISIS DE ASPECTOS CRITICOS

INDICADORES CLAVE DE RENDIMIENTOINDICADORES CLAVE DE RENDIMIENTOOBJETIVOSOBJETIVOS

PLANES DE ACCIONPLANES DE ACCIONREVISION DE PLANESREVISION DE PLANES

RENDIMIENTORENDIMIENTO

INSTUITIVOINSTUITIVO ANALITICOANALITICO

DIAGNOSTICOEXTERNO

IDENTIFICARAMENAZAS

IDENTIFICAROPORTUNIDADES

DIAGNOSTICOINTERNO

IDENTIFICARDEBILIDADES

IDENTIFICARFORTALEZAS

ANALISIS DECOMPARACIONDE FACTORES

FIJAROBJETIVOS

FORMULARESTRATEGIAS

APROVECHAR EN FORMAEFECTIVA LAS FORTALEZAS

TRATANDO DE VENCER LASDEBILIDADES

SACAR PROVECHO DE LASOPORTUNIDADES

EVITAR LAS AMENAZAS

VALORES YCREENCIAS

GRUPOSDE

INTERESVISION

PROCESOSDE

NEGOCIO

MIISION

Definición de los valores y creencias Definición de los valores y creencias de la alta administración.de la alta administración.

Para poder realizar una buena planeación es necesario primero definir y comprendercuales son los valores y creencia de la Alta Administración, y cual es la razón que justifica la existencia de la empresa.

Si estos valores y creencias no se establecen claramente desde un principio serán los aspectos triviales y cotidianos los que ocupen un lugar muy marcado en los intereses de la administración.

Por lo tanto el definir estos valores y creencias tiene como fin el crear un ideal comúny susceptible de alcanzar, que pueda convertirse en una doctrina, que al ser llevadaa todos los miembros de la organización y al estar presente día a día, llegue realmentea convertirse en parte de sus valores y creencias.

EVALUACION DE VALORES ESTRATEGICOS

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no es importante

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no es importante

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no es importante

no es importante

no es importante

no es importante

no es importante

no es importante

no es importante

no es importante

muy importante

muy importante

muy importante

muy importante

muy importante

muy importante

muy importante

muy importante

muy importante

muy importante

muy importante

muy importante

VALOR COMENTARIOCALIFICACION

RECTITUD

COOPERACION

CORTESIA

HUMILDAD

INNOVACION

GRATITUD

DIVERSION

COMPRENSION A LOS CLIENTES

SOLIDARIDAD

RENTABILIDAD

JUSTICIA

LEALTAD

ESFUERZO POR MEJORAR

OPTIMIZACION DE RECURSOS

HONESTIDAD

muy importante

muy importante

muy importante

no es importante

no es importante

no es importante

DESPUES DEL CONSENSO ANOPTAR LOS VALORES ADOPTADOS

ES LA RAZON DE SER DE LA ORGANIZACION

De su correcta comprensión depende el éxitode la planeación y el sentido de la metodologíade calidad.

La MISION es el elemento más permanente en la vida de la organización; no obstante se debe contextualizar y ubicar en el tiempo y espacio.

MISION

Componentes de la misión PROPOSITO

BASICO

¿QUE? ¿COMO?

¿PARAQUIEN?

¿PARAQUE?

¿CUAL ES NUESTRO NEGOCIO?

¿PORQUE EXISTIMOS (CUAL ES NUESTRO PROPOSITO BASICO)?

¿QUE ES LO QUE DISTINGUE A NUESTRA ORGANIZACION?

¿QUIENES SON NUESTROS PRINCIPALES CLIENTES?

¿CUALES SON NUESTROS PRINCIPALES PRODUCTOS/SERVICIOS

¿QUE PRIORIDADES O VALORES FILOSOFICOS SON IMPORTANTES PARANUESTRA ORGANIZACION?

HOJA DE TRABAJO PARA ACLARAR LA MISION

HOJA DE TRABAJO PARA EXAMINAR Y EVALUAR EL ENUNCIADO DE MISION

Escriba en este espacio su enunciado de misión

1.- ¿Que palabras o frases del borrador de la declaración de la misión no son claras o significativas para usted?2.- ¿Que puntos en el borrador de la declaración de la misión estamos tratando ahora.3.- ¿Que puntos no estamos tratando eficazmente?4.- ¿Que falta, que debería ser incluido5.- ¿Que está incluido que debiera ser modificado o eliminado?6.-¿Que comentarios o sugerencias tiene usted para hacer de la declaración de la misión mas significativa y útil?

MISION

Definición de los grupos de InterésDefinición de los grupos de InterésEl entorno de acción de la organización está compuesto por grupos de interés; por personas sujetas directa o indirectamente, a la forma en que cumplimos con nuestramisión. Existen dos tipos de grupos: de interés externos e internos. Los roles de estospueden cambiar conforme los ambientes evolucionan y se desarrollan, por lo que losdirectivos deben estar conscientes de este hecho para responder a los mencionadoscambios.

GRUPÓS DE INTERES EXTERNOS:

•Clientes o usuarios•Proveedores•Gobierno•De interés especial•Medios•Instituciones financieras•Otros

GRUPÓS DE INTERES INTERNOS:

•Trabajadores•Consejos•Sindicato•otros.

LA ORGANIZACION

Entorno de Acción de la organizaciónEntorno de Acción de la organización

Variables Sociales Variables Tecnológicas

Variables Económicas Variables Políticas

Trabajadores

Consejos

Clientes

Proveedores

Gobierno

Grupos deinterés

EspecialLos medios

Cámaras

Institucionesfinancieras

Otros

Entorno de Acción de la organizaciónEntorno de Acción de la organizaciónDefinir cuales son los grupos de interés de la unidad a planear:

GRUPO ¿QUE LE INTERESA? ¿QUE LE OTORGAMOS? OPORTUNIDAD

CONSTRUCCION DE LA VISIONCONSTRUCCION DE LA VISION

¿QUE ES LA VISION? ¿QUE ES LA VISION?

La visión es el sueño de la alta administración, visualizando la posición que quiere alcanzarLa visión es el sueño de la alta administración, visualizando la posición que quiere alcanzarla organización en los próximos años dentro de su entorno, centrandose en los fines y no enla organización en los próximos años dentro de su entorno, centrandose en los fines y no enlos medios. Debe ser idealista, inspiradora y positiva, pero a su vez completa y detallada, los medios. Debe ser idealista, inspiradora y positiva, pero a su vez completa y detallada, para que todos comprendan cual es su contribución para hacerla realidad.para que todos comprendan cual es su contribución para hacerla realidad.

¿ PORQUE ES IMPORTANTE?¿ PORQUE ES IMPORTANTE?

•Inspira y plantea retos para su logro.

• Es creíble y consistente con los valores estratégicos y la misión.

• Sirve como punto de consenso de todas las personas importantes.

• Muestra la esencia de lo que debe llegar a ser la empresa.

• Permite la flexibilidad y la creatividad en su ejecución.

EJEMPLOS DE VISIONEJEMPLOS DE VISION

Produciremos cualquier producto y entraremos a cualquier mercado donde lleguemos a ser el proveedor dominante de nuestra industria.

Seremos la mejor empresa en nuestro ramo en términos de:• satisfacción del cliente• rentabilidad por tienda

Somos y seguiremos siendo de primera clase en calidad y satisfacción del cliente

Defraudaremos constantemente a los clientes de ayer siendo mejores mañana

En nuestro negocio, la innovación, la diversión y las ganancias van de la mano.

La satisfacción del cliente. Cada cosa que nosotros hagamos debe se dirigida hacia la satisfacción de los clientes actuales y futuros. La calidad es definida por las necesidadesactuales y futuras y requerimientos de nuestros clientes.

VISION

INVENTARIO DE PROCESOS DE NEGOCIO

NOMBRE OBJETIVO INDICADOR

DIAGNOSTICO

DE ENTORNO

Oportunidades y amenazas

Factores externos que másafectan a la organización,ya sea en forma positiva

o negativa.Define la ATRACTIVIDAD

INTERNO

Fuerzas y debilidades

Factores internos de la organización para

responder a losdesafíos del entorno. Define la

COMPETITIVIDAD

PASOS PARA EL DIAGNOSTICO ESTRATEGICO

ESCOGER VARIABLES CLAVESESCOGER VARIABLES CLAVESY SUS FUENTESY SUS FUENTES

EXTERNAS

INTERNAS

•POLITICAS, GUBERNAMENTALES Y JURIDICAS•TECNOLOGICAS•ECOLOGICAS Y MEDIOAMBIENTALES•SOCIALES, DEMOGRAFICAS CULTURALES Y GEOGRAFICAS•ECONOMICAS, COMPETITIVAS O DE MERCADO

•TECNICO-ADMINISTRATIVAS•DE AMBIENTE FISICO•INFLUENCIAS ENTRE PROCESOS•CLIMA LABORAL•CALIDAD DE LAS SALIDAS

FUENTEINFORMACION

EXTERNA INTERNA

LA EMPRESA NOPUEDE CAMBIAR

EL FACTOR

LA EMPRESAPUEDE CAMBIAR

EL FACTOR

IMPACTO

OPORTUNIDAD FUERZA DEBILIDADAMENAZA

SACARPROVECHO

MANTENERO

INCREMENTAR

EVITAR OREDUCIR SU

EFECTO

REDUCIRELIMINAR

+ -

DIAGNOSTICO DE ENTORNO

OPORTUNIDADES AMENAZAS

DIAGNOSTICO INTERNO

FUERZAS DEBILIDADES

CONSTRUIR MATRIZ DE EVALUACIONCONSTRUIR MATRIZ DE EVALUACION

EXTERNAEXTERNA

LISTA DE :

OPORTUNIDADES YAMENAZAS PROPIAS

PONDERACION :

0.0 SIN IMPORTANCIA0.9 MUY IMPORTANTE CADA FACTOR EN RELACION AL EXITO

CLASIFICACION :

1. AMENAZA IMPORTANTE2. AMENAZA MENOR3. OPORTUNIDAD MENOR4. OPORTUNIDAD IMPORTANTE

MULTIPLICARPONDERACION PORCLASIFICACION YOBTENER RESULTADOPONDERADOSUMAR RESULTADOSPONDERADOS YOBTENER TOTALPONDERADO

INTERNAINTERNA

LISTA DE :

FUERZASFUNDAMENTALESY DEBILIDADESCRITICAS

PONDERACION :

0.0 SIN IMPORTANCIA0.9 MUY IMPORTANTE CADA FACTOR CON RELACION AL EXITO

CLASIFICACION :

1. DEBILIDAD IMPORTANTE2. DEBILIDAD MENOR3. FUERZA MENOR4. FUERZA IMPORTANTE

MULTIPLICARPONDERACION PORCLASIFICACION PARAOBTENER RESULTADOPONDERADO YSUMAR ESTOS PARAOBTENER TOTALPONDERADO

MATRIZ DE EVALUACION DEFACTORES EXTERNOSMATRIZ DE EVALUACION DEFACTORES EXTERNOS

AMENAZAS Y OPORTUNIDADES PRIORITARIAS

RESULTADOS TOTALES PONDERADOS

PONDERACIONRESULTADOPONDERADOCLASIFICACION

1.00

MATRIZ DE EVALUACION DEFACTORES INTERNOSMATRIZ DE EVALUACION DEFACTORES INTERNOS

DEBILIDADES Y FUERZAS PRIORITARIAS

RESULTADOS TOTALES PONDERADOS

PONDERACIONRESULTADOPONDERADOCLASIFICACION

1.00

POSICIONAMIENTO

MATRIZ DE POSICIONAMIENTO

Es un instrumento de uso

interno del cuerpo directivo

y expresa una auto aprecia-

ción del desempeño de la

organización

A

M

B

A M B

ATRACTIVIDAD

•Que tan necesarios somos. (eficacia social).

•Como o en que grado cum- plimos con las expectativas clientes.

•Que alternativas hay a nuestrosservicios y productos.

COMPETITIVIDAD

•Calidad.•Eficiencia.•Capacidad de respuesta a la demanda.

A

M

B

A M B

ATRACTIVIDAD

•Necesidad social del servicio•Existencia y capacidad del servicio de otros oferentes.•Demanda de nuevos servicios.•Precio de los servicios en el mercado.•Percepción de los clientes.•Crecimiento Demográfico.•Distribución del ingreso y situación económica.

COMPETITIVIDAD•Capacidad instalada (recursos materiales)•Recursos financieros.•Costo de los servicios.•Eficiencia y racionalidad.•Capacidad Gerencial.•Calificación del recurso humano.

•Actualización del recurso humano.•Disposición para el cambio.•Cultura organizacional.•Sistemas organizacionales.•Clima laboral.•Calidad en la atención.

POSICIONAMIENTO

AREAS DE LA MATRIZ DE AREAS DE LA MATRIZ DE POSICIONAMIENTOPOSICIONAMIENTO

4 3 2 1

2

1

3

I II III

IV V VI

VII VIII IX

FUERTE PROMEDIO DEBIL

ALTO

MEDIO

BAJO

CRECER YDESARROLLARSE

AS

PE

CT

OS

E

XT

ER

NO

S

ASPECTOS INTERNOS

RESISTIR

COSECHAR OELIMINAR

MATRIZ DE POSICIONAMIENTOMATRIZ DE POSICIONAMIENTO

4 3 2 1

2

1

3

FUERTE PROMEDIO DEBIL

ALTO

MEDIO

BAJO

AS

PE

CT

OS

EX

TE

RN

OS

ASPECTOS INTERNOS

ESTRATEGIAS

Resultan de nuestro posicionamiento, es decir,de que tan buenos somos para responder a losdesafíos del entorno, para poder alcanzar lamisión

TIPOS DE ESTRATEGIAS

Crecimiento

Mejora Continua

Mantenimiento

Diversificación

ESTRATEGIACONCEPTO

ES LA PRIMERA CONTEXTUALIZACIÓN DE LA MISION

• Es fundamental distinguir entre objetivos operacionales y estratégicos entre problemas triviales y problemas vitales.

• La definición de estrategias más que requerir un alto componente cuantitativo se centra en el análisis de elementos cualitativos. Perodentro de éstos deben estar las cifras absolutamente críticas y convincentes.

• Una estrategia consistente se representará en proyectos específicos

de cambio, en metas verificables por equipo directivo.

•Una organización debe definir entre 2 y 4 estrategias, tener más esno tener ninguna.

•Las estrategias son "los grandes caminos" que en su conjunto, y llevados a cabo con éxito, permiten alcanzar la misión.

ESTRATEGIASCONCEPTO DE ESTRATEGIA : ES LA SINTESIS, UNA EXPRESION RESUMIDA Y CONCRETA DE LOS FINES ULTINOS A QUE SE QUIERE LLEGAR Y DEL MODO DE HACERLO

OBJETIVOSOBJETIVOS

CONCEPTO: Es la finalidad que se pretende alcanzar a través del tiempo y el espacio, permite fijar directrices precisas por lo tanto medibles. Representan un reto importante pero factible de ser alcanzado por el equipo de trabajo.

COMPONENTES

ATRIBUTOATRIBUTO

ESCALA ESCALA DE MEDIDADE MEDIDA

NORMA O UMBRALNORMA O UMBRAL

HORIZONTEHORIZONTETEMPORALTEMPORAL

OBJETIVOSOBJETIVOS

PARA REDACTARLOS SE DEBE CONSIDERAR:PARA REDACTARLOS SE DEBE CONSIDERAR:• Enunciar en forma clara, comprensible, medible y verificable.• Iniciar con un verbo en infinitivo• Especificar un solo resultado clave a lograr (QUE) y una fecha para su logro.

PARA SU ELBORACION SE DEBE CONSIDERAR:•El análisis del diagnóstico, que utilice esta información de manera adecuada.

•¿Que pasa si no se aprovechaban las fuerzas y las oportunidades y si no evitamos las amenazas o eliminamos las debilidades.

•La respuesta genera conclusiones válidas para dar prioridad, Por la importan-cia de los efectos o consecuencias de lograr o no los objetivos, asignandorecursos y tiempo a las mas importantes.

FORMULACION DE DIRECTRICESLa definición de directrices se hace con el fin de tener una visión general de hacia dondedirigirse, por lo que además se definen las directrices anuales, que serán desplegadashacia todos los niveles de la organización para que sean puestas en operación, y así altérmino de un año obtener resultados, buenos o malos, evaluarlos y dar retroalimentaciónpara volver a definir las del siguiente año.

Las directrices se componen de tres partes:

1.- Directriz principal de alta prioridad.-Proviene de la misión de la empresa, representa elcompromiso de la alta dirección e indica: - La dirección que deben de tomar las actividades gerenciales - El área prioritaria - Los sectores más importantes a considerar.2.- La meta a ser alcanzada.- Es el resultado que se espera obtener al ejecutar la directriz,y esta consiste en: - Un ítem de control - Un valor numérico - Un punto de medición3.- Procedimiento a seguir para el cumplimiento de las metas.- Debe ser definido a travésde un análisis del proceso, basado en hechos y datos.

FORMULACION DE DIRECTRICES USANDO LA MATRIZ FODAFORMULACION DE DIRECTRICES USANDO LA MATRIZ FODA

NOMBRE DEL PROCESO

FUERZAS (F)

1.2.3.

1.2.3.

1.2.3.

1.2.3.

1.2.3.

1.2.3.

1.2.3.

1.2.3.

HACER LISTA DE FUERZAS HACER LISTA DE DEBILIDADES

DEBILIDADES (D)

OPORTUNIDADES (O)

HACER LISTA DEOPORTUNIDADES

AMENAZAS (A)

HACER LISTA DE AMENAZAS

USO DE FORTALEZAS PARAAPROVECHAR OPORTUNIDADES

VENCER DEBILIDADESAPROVECHANDO OPORTUNIDADES

USAR FORTALEZAS PARAEVITAR AMENAZAS

REDUCIR A UN MINIMO LADEBILIDADES Y EVITAR AMENAZAS

MATRIZ FODAMATRIZ FODA

FUERZAS (F) DEBILIDADES (D)

OPORTUNIDADES (O)

AMENAZAS (A)