Impresión y Modificación de Reportes -...

1

Capítulo 16

Impresión y Modificación de Reportes En este capítulo encontrará toda la información relacionada con la impresión de los reportes en ésta nueva versión, la cual incluye muchos cambios y mejoras, por lo tanto este será uno de los capítulos más importantes, es necesario conocer las opciones de impresión con que cuenta el sistema, ya que sin duda una necesidad de un concurso o propuesta es la correcta impresión de la información generada. En este capítulo, encontrará todas las opciones relacionadas con la impresión, como son:

Pantalla de Impresión

Entorno de trabajo del Visor de Reportes 2009

Menús e Iconos del Visor de Reportes

Barra de Herramientas

Imprimir Reportes (Exportación de Reportes)

Ajuste de reportes para Impresión

Ver datos en un grid

Reportes Grabados

Imprimir los reportes seleccionados

Menú contextual

Crear una nueva carpeta de reportes

Cambiar logotipo a los reportes

NEODATA 2009 Manual de Usuario

2

Visor de Reportes

Lo nuevo Bienvenido al Visor de Reportes de Precios Unitarios 2009, en esta versión se implementa un gran cambio en lo que a impresión se refiere, esto debido a que el sistema en cada una de sus versiones busca satisfacer las necesidades del cliente, además de brindarle nuevas herramientas para hacer que su trabajo sea más fácil.

En versiones anteriores se presentaba una vista previa en la pantalla obligando así la salida de impresión a hoja de cálculo, ahora con ayuda de la tecnología Active Report for .NET se incrementa la facilidad y rapidez para imprimir un reporte, además de poder realizar sus propios formatos, agregar campos que antes no estaban disponibles y hacer operaciones aritméticas entre los mismos campos ya existentes. En esta versión, la exportación de los reportes se agiliza en forma considerable, usted puede llevar los reportes del presupuesto a Microsoft Excel, y además, puede ayudarse de otras herramientas de suma importancia como lo son Microsoft Word y Acrobat. En este capítulo usted revisará la nueva forma de impresión, dado que en una licitación uno de los puntos clave es la correcta presentación de los reportes, así como también revisar que la información arrojada sea correcta.

Pantalla de Impresión

De acuerdo con lo antes mencionado existe una pantalla única de impresión la cual lleva el nombre de Visor de Reportes, es en esta pantalla en donde podrá realizar todas las tareas necesarias para la impresión y modificación de cualquiera de los reportes. Para ingresar al visor de reportes seleccione cualquiera de las siguientes opciones:

1. Elija la opción Imprimir del menú Archivo. 2. Haga clic en el icono de la barra de herramientas. 3. Oprima Ctrl+P

Al ejecutar cualquiera de estas opciones el sistema muestra la siguiente pantalla:


3

Esta ventana puede ser activada desde cualquier parte del sistema, además puede regresar a la ventana del presupuesto sin tener que cerrar la ventana del Visor de Reportes.

Entorno de trabajo del Visor de Reportes 2009

La pantalla del Visor de Reportes se encuentra dividida en 4 secciones, recordemos que se trabaja bajo un estándar de Windows, por lo tanto, se tiene:

1. Barra de título de la ventana, donde indica el nombre de la ventana (en este caso es Reportes Precios Unitarios 2009) y la ruta de la obra de donde se obtiene la información que se desea imprimir.

2. La barra de Menú y de Herramientas.

3. El sistema muestra las carpetas de reportes en forma de árbol (izquierda) con el mismo estándar que el Explorador de Windows, en donde cada directorio de reportes se considera una carpeta y cada apartado de reportes una subcarpeta, por lo tanto cada hoja de estos apartados se muestra como un reporte o archivo independiente, de forma predeterminada el sistema integra tres carpetas que corresponden a Mis Reportes, Estándar y Mis reportes sin logo, sin embargo podrá generar tantas carpetas como requiera.

4. Muestra la vista completa del reporte seleccionado (derecha), listo para imprimirse.


4

Al igual que las ya incluidas en el sistema, todas las nuevas carpetas que genere estarán integradas por tres carpetas cada una de las cuales contienen los reportes de un tipo específico, los tipos con que cuenta son:

Auxiliares: Esta carpeta contiene todos los reportes que no son solicitados en concurso, pero que son de gran ayuda para el proyecto y desarrollo de la obra, así como para obtener información de forma más organizada de acuerdo a las necesidades de su empresa.

Propuesta Económica: Esta carpeta cuenta con todos los reportes solicitados en la propuesta

económica de un concurso.

Propuesta Técnica: En esta carpeta encontrará todos los reportes necesarios para elaborar la propuesta técnica de un concurso.

Algunos de los reportes se encuentran en dos de las carpetas, eso debido a que el mismo reporte puede proveer datos necesarios en ambas propuestas ó funcionar como auxiliar durante la obra, en este caso la diferencia la establecerá usted al elegir las propiedades con que se imprimirá.

Vista previa del Reporte


5

Menús del visor de reportes

Como se mencionó anteriormente se trabaja en un estándar de Windows, por tal motivo se tienen menús e iconos en la mayoría de las ventanas del sistema. Es importante conocer las opciones que se encuentran en cada menú así como también las opciones en la barra de herramientas (cabe aclarar que hay varias formas de realizar una misma operación ya sea con la ayuda del menú, la barra de herramientas, con teclas rápidas o el clic derecho del mouse) Archivo

Abrir: Sirve para abrir algún reporte guardado anteriormente y adicionarlo en la carpeta de Reportes Grabados. Su equivalente en tecla rápida es Ctrl+A. Nuevo Reporte: Esta opción sirve para crear un reporte nuevo en formato (*.rpx) Guardar: Esta opción sirve para grabar el reporte en formato (.rneo) Imprimir...: Esta opción sirve para mandar los reportes directamente a la impresora. Imprimir los seleccionados: Esta opción manda todos los reportes seleccionados a la impresora. Salir: Con esta opción salimos del visor de reportes


6

Edición

Fijar Carpeta Predeterminada: Con esta opción podemos fijar una carpeta predeterminada de reportes (al principio de todos los reportes) Copiar Reporte: Esta opción permite copiar un reporte, puede realizar la misma operación presionando la tecla Ctrl+C. Pegar Reporte: Con esta opción, pega el reporte copiado. Debe pegar el reporte copiado en la carpeta en la que fue copiado, o en cualquier carpeta excepto en la de Reportes grabados. La tecla rápida es Ctrl+V. NOTA: Si pega el reporte en una carpeta de reportes distinta a donde fue copiado, no aparecerá información, debido a que los campos de reporte varían según el tipo de reporte; sólo copiará el diseño del reporte. Eliminar reporte: Esta opción, sirve para eliminar el reporte seleccionado. Cambiar Nombre: Con esta opción puede renombrar el reporte seleccionado. La tecla rápida es F2.

Ver

Actualizar: Al dar clic en esta opción actualizará los datos del reporte que está visualizando. Opciones: Con esta opción podemos ver las opciones del reporte seleccionado y definir lo necesario para su impresión.


7

Herramientas

Exportar a Excel: Con esta opción podemos exportar el reporte seleccionado en formato de Microsoft Excel. Exportar a Word: Con esta opción se puede exportar el reporte seleccionado con formato de Microsoft Word. Exportar a PDF: Con esta opción podemos exportar el reporte seleccionado en formato (*.pdf) Configurar página: Con esta opción se puede definir la configuración de la hoja en donde se imprimirá el reporte. Personalizar reporte: Esta opción es de las más significativas en el nuevo Visor de Reportes 2009, ya que puede personalizar los reportes existentes y crear nuevos reportes que podremos adicionar a las carpetas existentes. Cambiar logotipo: Con esta opción puede cambiar el logotipo de los reportes que tiene el sistema. Configurar líneas de división: Esta opción le permite configurar las líneas de división para imprimirse en el reporte seleccionado.

?

Ayuda Contextual F1: Con esta opción puede acceder a la Ayuda del Visor de reportes 2009.


8


La barra de herramientas, cuenta con las mismas opciones que los menús mencionados anteriormente (1-5, 7-9) y agrega herramientas (6, 10-12) 1. Nuevo reporte: Con esta herramienta, puede crear un nuevo reporte. Para poder crear un

reporte debe estar sobre alguna de las propuestas (Auxiliares, Económica ó Técnica) 2. Abrir reporte. 3. Guardar reporte. 4. Exportar a Excel. 5. Exportar a Word. 6. Exportar a PDF. 7. Ver datos en un Grid: Esta opción muestra la información del reporte seleccionado en una

ventana. 8. Personalizar el reporte seleccionado. 9. Propiedades del Reporte.

10. Configurar página. 11. Actualizar: Rehace los datos que hayan sido modificados en el reporte ó bien en el

presupuesto. 12. Escala de impresión: Esta opción sirve para poder ajustar el contenido del reporte de

acuerdo al tamaño de la hoja. 13. Imprimir todos: Esta opción es para indicarle al sistema que imprima todos los registros del

reporte seleccionado, ya que se predetermina imprimir sólo un registro. 14. Líneas de división: Con esta opción podemos indicarle al sistema que muestre las líneas de

división en la hoja a imprimir. 15. Crece Títulos: Esta herramienta permite hacer del mismo tamaño el encabezado del reporte,

según el ancho del reporte. Esta herramienta es utilizada comúnmente en los programas de obra.

Imprimir Reportes

Desde esta ventana puede imprimir cualquier reporte que necesite, sin importar desde que ventana del presupuesto ha sido llamado el Visor, el proceso de impresión de cualquier reporte es muy sencillo y se reduce a 3 pasos que son:

Paso 1: Selección del reporte Paso 2: Configuración de las opciones del reporte Paso 3: Impresión del reporte

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15


9

A continuación detallaremos cada uno de estos pasos:

Paso 1: Selección del reporte

Debido a que en el visor se encuentran todos los reportes del sistema además de los personalizados (modificados por el usuario) es necesario seleccionar él o los reportes a imprimir, desde este visor puede seleccionar sólo un reporte o si lo prefiere puede seleccionar varios de una misma carpeta o de todas ellas y enviarlos todos a impresión al mismo tiempo y de esta forma ahorrar tiempo, ya que no tendrá que seleccionar uno cada vez. Para seleccionar un reporte realice el siguiente proceso:

1. Traslade su puntero a la carpeta que contiene los reportes que desea utilizar, el sistema incluye

3 carpetas, además de los reportes de varias dependencias. Las carpetas propias del sistema son: Estándar (los reportes no se modifican) Mis Reportes (todos los reportes pueden modificarse) y Mis reportes sin logo (los reportes pero sin ningún logotipo), si ha creado nuevas carpetas aparecerán listadas en orden alfabético.

2. A la izquierda de cada carpeta aparece un cuadro con un símbolo de suma , haga clic en el icono de la carpeta que contiene el reporte a imprimir, se desplegarán las tres carpetas correspondientes al tipo de reportes, recuerde que son: Auxiliares, Propuesta económica y Propuesta técnica, seleccione la carpeta correspondiente al reporte de su elección haciendo clic sobre ella.

3. Al presionar el cuadro que aparece a la izquierda de la carpeta( ), se despliegan todos los

apartados de reportes contenidos en ella, para localizar el reporte que requiere basta seleccionar el apartado al que pertenece el reporte, por ejemplo si necesita imprimir la Relación de básicos deberá hacer clic en el tipo de reporte de Insumos, igualmente si requiere imprimir el Presupuesto sin importar el formato debe abrir el apartado Presupuesto.

4. Al igual que las carpetas, cada tipo de reporte tiene un recuadro a la izquierda ( ) que al ser

presionado despliega todos los reportes con que cuenta

5. Seleccione el reporte haciendo clic en el nombre y en la ventana derecha verá un ejemplo del reporte seleccionado.

Desde este visor también puede seleccionar varios reportes para enviarlos juntos a la impresora sin necesidad de imprimir uno cada vez, para ello sólo debe marcar aquellos reportes que desee imprimir.

Paso 2: Configuración de las opciones del reporte La configuración del reporte es un punto clave en la impresión de un presupuesto ya que dentro de todo el visor existen reportes que contienen información distinta debido al tipo de reporte que se trate, así como también la carpeta de donde se haya elegido el reporte. Por tal motivo es recomendable que siempre revise las opciones de reporte antes de hacer una impresión.

Las opciones son diferentes de acuerdo al tipo de reporte seleccionado.


10

Una vez seleccionado el reporte procederemos a la configuración, este es un procedimiento muy sencillo, sólo realice cualquiera de las siguientes opciones:

1. Dé clic sobre el menú Ver y seleccione Opciones

2. Presione la tecla F4

3. Dé clic derecho sobre el reporte y seleccione Propiedades del reporte

Aparecerá la siguiente pantalla:

En la ventana de Opciones del Presupuesto se puede definir: • El Tipo de clasificación: este puede ser de varias formas:

a. Orden original del catálogo de conceptos, es decir, de acuerdo a como se capturó originalmente.

b. Por importe, imprime el presupuesto en orden descendente de acuerdo al importe de cada concepto.

c. Por código de Conceptos, imprime el presupuesto sólo en orden ascendente de acuerdo al código.

d. Por número de renglón, imprime el catálogo de conceptos por medio del reglón que tiene en cada partida de forma ascendente únicamente.

• El Rango de Partidas del Presupuesto (por ende está marcado el imprimir todas las Partidas del Presupuesto). Usted puede variar esta impresión desmarcando la opción Todas las partidas del presupuesto y seleccionando debajo el rango de su preferencia.

• Opciones a. Imprimir a Costo Directo, con esta opción usted elige imprimir los precios unitarios realizados a Costo Directo y su pie de indirectos se presentará hasta el final del presupuesto.


11

b. Imprimir Indirectos en cada Precio, cuando usted marque esta opción le indicará al sistema que imprima el pie de indirectos en cada uno de los precios unitarios (esta es la opción más común)

• Escala de Impresión, con esta opción usted puede ajustar el contenido del reporte en su totalidad al tamaño de la hoja en la que se imprimirán los reportes.

a. Ajustar al, si el contenido de información en el reporte sobrepasa al tamaño de la hoja carta (predeterminado en su impresora), basta seleccionar el porcentaje de ajuste para hacer que el contenido del reporte se ajuste al de la hoja de impresión. b. Ajustar al ancho de la página, al marcar esta opción el sistema busca el tamaño adecuado y ajustará el contenido del reporte a las dimensiones de la hoja de impresión.

• Acumular códigos duplicados, esta opción imprime una sola vez, los códigos de los conceptos que se dupliquen (conceptos repetidos en el presupuesto) colocando en uno sólo el importe total que tiene el concepto en todo el presupuesto. Una opción útil para ahorrar hojas en el proceso de impresión.

• Imprimir descripción detallada, cuando se marca esta opción sirve para imprimir la descripción detallada o larga (toma los datos de la columna de Texto completo), cuando esta desmarcada imprime la descripción corta del concepto (toma los datos de la columna de Descripción)

• Imprimir precio con letra de dólares en Inglés, con esta opción el sistema imprime el importe del presupuesto con letra en inglés para dólares.

• Imprimir totales al cambio de partida, al marcar esta opción imprime subtotales cuando termina una partida, así se obtiene un monto por partida antes de mostrar el monto total del presupuesto.

Una vez elegidas las opciones del reporte de clic en el botón de Aceptar para aplicar los cambios al reporte. Paso 3: Impresión del reporte Para imprimir el reporte, sólo diríjase al menú Archivo y de clic en la opción Imprimir, según la aplicación en la que se encuentre. Una vez seleccionadas las opciones de impresión procederemos a la exportación o impresión del reporte, este proceso de igual forma resulta sencillo.

En primera instancia revisaremos la exportación de reportes con sus diferentes formatos como se mencionó al inicio de este capítulo.


12

Exportaciones (Excel, Word y Acrobat)

Exportar a Excel

En este caso el sistema manda el reporte visualizado en un formato de Excel, para realizar la

exportación debe dar clic en el icono de Exportar a Excel o bien diríjase al menú de Herramientas y seleccione la opción de Exportar a Excel.

La exportación a Excel cuenta con las siguientes opciones:

a) Exportación simple: Esta opción será de gran utilidad en caso de no contar con Excel instalado.

b) Opción para Mejorar la apariencia del Reporte, al mejorar la apariencia el reporte tiene formato de Excel colocando el encabezado de la hoja como una imagen.

• Que Excel haga automáticamente los saltos de hoja: Esta nueva opción sirve para el caso que usted necesite ajustar la escala de impresión de su hoja en Excel con lo cual si reduce dicha escala en la hoja de Excel entra mas información. (No se recomienda para el reporte de Matrices)

• Omitir pie de página: Tal cual como lo menciona su nombre de este aparto quitara el pie de página en su hoja de cálculo.

• Encabezados de página: En esta opción usted tendrá 3 formas de enviar sus encabezados a la hoja de cálculo de Excel.

Como texto normal: El encabezado será enviado como un texto normal a su hoja de Excel.

Sin Encabezados: No enviará los encabezados al Excel.

Como Imagen: Se enviará el encabezado como imagen como lo hacia en la versión 2004.


13

Una vez en la hoja de cálculo puede guardar el documento en cualquier parte del disco duro y abrirlo sin ningún problema.

Enseguida le aparecerá una ventana donde le pide el nombre que tendrá el reporte y el lugar de ubicación, proporcione dichos datos y aparecerá en unos segundos un mensaje de exportación del reporte:


14

Exportar a Word

Ahora toca el turno a una de las herramientas de impresión más novedosas dentro del nuevo Visor de Reportes 2009, la exportación directa a Microsoft Word. Pensando en la familiaridad con el usuario, ahora podrá llevar los reportes del presupuesto en formato de Word. El proceso es muy sencillo, sólo de un clic en el icono de exportar a Word en la barra de herramientas o bien despliegue el menú de Herramientas y seleccione la opción de Exportar a Word, coloque el nombre del reporte y seleccione la ubicación. Posteriormente aparecerá un mensaje de exportación.


15

Exportar a Acrobat

Otra de las nuevas formas de exportación de los reportes es en formato PDF de Acrobat, prácticamente el tiempo de exportación es el más rápido y de mejor apariencia de los tres formatos de exportación. Para poder llevar el reporte a formato PDF, sólo debe dar clic en el icono de Exportar a PDF en la barra de herramientas, o bien de clic en el menú de Herramientas y seleccione la opción de Exportar a PDF. El sistema le pedirá al igual que en los otros formatos un nombre para poder guardar el reporte y la ruta de ubicación.


16

Cuando usted haya dado clic en Guardar, automáticamente le abrirá una sesión en Adobe para que pueda revisar el documento que ha guardado (esto ocurrirá si usted tiene instalada dicha aplicación) de lo contrario podrá guardar el archivo sin ningún problema.

La exportación del reporte en Acrobat se vería de la siguiente forma:

Haga clic en el ícono de explorar para buscar la ruta y colocar el nombre donde desea guardar el reporte.


17

Ajuste de reportes para impresión Puede darse el caso de que un reporte no esté configurado correctamente, ya sea porque el tamaño del papel no es el adecuado, o bien porque desee cambiar la configuración de la hoja en la que se imprimirá. Para esto, se tienen herramientas de ajuste ubicadas en distintos puntos de la pantalla como por ejemplo: 1. Menú de Herramientas 2. Barra de herramientas 3. Visualización

Por tal motivo revisaremos las opciones para ajuste de impresión en el siguiente orden:

Menú de Herramientas En esta ventana se puede configurar el margen de la hoja en la que se imprimirá el reporte. Para acceder a la ventana de Configurar página tiene varias alternativas:

a. Diríjase al menú de Herramientas y seleccione la opción de Configurar página. b. Dé un clic en el icono de Configurar página en la barra de Herramientas c. Presione la tecla rápida F7.


18

En cualquiera de los tres casos aparecerá la siguiente ventana:

Esta ventana consta de cuatro secciones: o Page Setup (Configuración de Página): En esta sección podremos definir los márgenes que

tendrá nuestra hoja, del lado derecho aparece una vista previa de la configuración que realice.

o Top margin (Margen Superior): Define el margen superior en centímetros (cm) por ejemplo:

Esta es la configuración definida a 3 cm

Esta es la configuración original 2.5 cm


19

o Bottom margin (Margen Inferior): Define el margen inferior en centímetros (cm) por ejemplo:

o Left margin (Margen Izquierdo): Esta opción define el margen izquierdo en centímetros (cm) por ejemplo:

o Right margin (Margen Derecho): Esta opción define el margen derecho en centímetros (cm) por ejemplo:








20

o Gutter (Encuadernación): Esta opción define un espacio adicional al que desee agregar

al margen de encuadernación, el sistema lo aplica a todas las hojas en centímetros (cm), por ejemplo:

o Mirror margins (Márgenes Simétricos): Esta opción ajusta los márgenes izquierdo y derecho de manera que cuando imprima en ambos lados de la página, los márgenes internos y exteriores tengan el mismo ancho en centímetros (cm) por ejemplo:

• Printer Settings (Ajustes de Impresión): Esta sección se realizan los ajustes necesarios para la

impresión del documento como son:

o Paper size (Tamaño de papel): Esta opción se define el tamaño de la hoja, siempre aparece predeterminada la opción de Printer Default pero se puede modificar desplegando el cuadro combo y seleccionando la opción necesaria, por ejemplo:



En este caso coloca un espacio al inicio de la hoja (para este ejemplo se utilizó la propiedad Gutter descrita anteriormente, y usted puede hacerlo en cualquiera de ellas de acuerdo a sus necesidades.


21

En este ejemplo el tamaño de papel definido es Carta, con sus respectivas medidas Width (Ancho): 21.59 y Height (Alto): 27.94 cuando se defina otro tamaño se actualizan las medidas de acuerdo al tamaño elegido, por ejemplo cambie el tamaño a oficio:

Note que en este ejemplo se deshabilitaron las opciones de Width (Ancho) y Height (Alto) debido al tamaño de papel elegido.

Puede darse otro caso, definir el tamaño usted mismo, es decir las opciones aquí listadas no coincidan con el tamaño de papel en el que usted imprimirá, si es su caso, puede definir el alto y el ancho, por ejemplo:

Seleccione en Paper Size (Tamaño de Papel): Custom Paper (Papel Personalizado) después defina el Ancho (Width) y el Alto (Height) deseado, recuerde que esta escala es en centímetros (cm)

o Orientation (Orientación): Con esta opción usted podrá cambiar la orientación que

tendrá la hoja, se tienen tres formas:


22

• Default (Predefinido): Toma el predeterminado en la impresora (en este caso en forma vertical)

• Portrait (Vertical): en forma vertical

• Landscape (Horizontal): en forma horizontal

• Styles (Estilos): Los estilos son formatos específicos de fuente que pueden ser agregados a los

reportes. Puede escoger de los predefinidos o bien puede crear su propio estilo. Para crear su propio estilo, haga clic en el icono de New , coloque el nombre del estilo y de clic en Aceptar.


23

Puede editar el estilo que desee modificando los valores que se presentan al lado derecho de la pantalla de Estilos.

• Global Settings (Ajustes Globales): Aquí se definen los ajustes del área de edición para los

reportes, como las columnas o los renglones de la cuadrícula, la unidad de medición, etc. Para más detalle sobre este apartado revise la sección de Editor de Reportes 2009.


En la barra de herramientas contamos con tres opciones ajustar a porcentaje, con esta opción se puede realizar un ajuste del contenido del reporte al tamaño de la hoja, por ejemplo tenemos el reporte de programa de obra:


24

En el reporte aparece una línea de color rojo, la cual indica el tamaño de la hoja, en este caso el contenido del reporte sobrepasa al tamaño de la hoja y se debe ajustar el contenido. Para ajustar dicho contenido lo podemos hacer definiendo un porcentaje en el combo, o bien le podemos indicar al sistema que lo ajuste al ancho de la hoja. Caso 1: Por ejemplo haga clic en un 75% Para seleccionar algún porcentaje despliegue el combo y seleccione las opciones de porcentaje o bien puede capturar el porcentaje deseado.

Como puede apreciar, el ajuste anterior reduce el contenido del documento y ahora la línea de ancho de hoja permite imprimir todos los datos del reporte.

Línea que indica el tamaño de la hoja

Línea que indica el tamaño de la hoja


25

Caso 2: ajustar al ancho de la pagina.

En este caso la línea desaparece porque el sistema ajustó automáticamente a las dimensiones de la hoja, cuando se marca esta opción se imprimirán todos los registros que contenga el reporte, por ejemplo:

En este caso no se marcó la opción de Imprimir todos, por tal motivo sólo se ha impreso una de las dos hojas del presupuesto; pero si marcamos la opción de Imprimir todos, se tiene lo siguiente:

Indicador de hoja: mostrando 1de 1


26

Ahora ya están todos los registros del presupuesto lo podemos verificar porque en el indicador de hojas el sistema está mostrando la hoja uno de dos. Cuando usted marque la opción de Imprimir todos, esta permanecerá marcada para todos los reportes que decida visualizar.

con esta opción usted le indica al sistema que imprima las Líneas de división en las celdas. Esta opción consta de tres partes:

Indicador de hoja: mostrando 1 de 2


27

• Líneas verticales en el detalle

• Líneas horizontales en el detalle

Cuando cierre el Visor de reportes, las configuraciones de línea que haya definido permanecerán grabadas.

Barra de Visualización Cuando se haya seleccionado el reporte a imprimir, del lado derecho aparecerá la visualización, aquí también hay herramientas de configuración, en este caso, dichas herramientas no afectan al modo de impresión sino a la visualización.

Recuerde que debe marcar la opción Líneas de división en la barra de herramientas del Visor de Reportes, ya que de lo contrario no se imprimirán las líneas aún después de haber sido configuradas.


28

Las herramientas con las que cuenta son las siguientes:

Table of contents (Tabla de Contenidos): Aquí se muestra otra barra para visualizar las partidas que tiene su presupuesto

Sólo aparecerá para los reportes que tengan cortes por partida, por ejemplo Presupuesto, Programa de obra por concepto, Programa de obra por partida, etc.

Imprimir: Con esta opción usted puede ingresar al panel de impresoras directamente para imprimir el reporte seleccionado.

Buscar: Con esta opción puede buscar algún registro, por ejemplo: busque el texto de preliminares, sólo de un clic en el icono de binoculares e ingrese el texto, posteriormente de clic en Find Next (Buscar siguiente)


29

Puede Buscar sólo palabras completas dentro del reporte (opción Match whole word only) o bien, buscar sólo alguna parte de la palabra (opción Match Case) también puede definir la dirección de la búsqueda: hacia arriba (Up) ó hacia abajo (Down)

Single Page View (Vista en una página): esta opción sirve para ver una sola página en la visualización.

Multiple Page View (Vista en múltiples páginas) con esta opción se puede cambiar el número de páginas a mostrar en la visualización, por ejemplo: Se tiene el reporte de matrices, en total son seis hojas, solamente haga que el sistema le muestre cuatro de esas seis, para hacerlo de clic sobre el icono de Vista en múltiples páginas y seleccione la vista 2x2, tendremos una vista de esta forma:

El sistema busca el texto ingresado y lo marca con un color


30

Para regresar a una sola página en la visualización sólo de un clic en el icono de Vista en una página.

Zoom: Esta herramienta sirve para agrandar o disminuir el tamaño de la visualización del documento y hacer un acercamiento o alejarse de algún punto en específico de

la visualización utilizando los iconos

Pagina anterior y Pagina siguiente: Con esta herramienta puede desplazarse a la hoja siguiente o a la anterior, según sea el caso, en la casilla de la derecha le indicará el número de hoja en el que se encuentra del total, en este caso usted se encuentra en la segunda hoja de seis (2 / 6)

Atrás y Adelante: Estas opciones son similares a la descrita anteriormente, usted puede ir a la hoja siguiente dando un clic en Forward (Adelante) o la anterior dando un clic en Backward (Atrás) y también la casilla de la derecha le indicará el número de hoja en el que se encuentra del total. Sólo puede avanzar o retroceder cuando se haya desplazado a otra hoja con las opciones anteriores.


31

Ver datos en un grid

Una vez que tenga la información deseada, existe una herramienta para visualizar la información de otra manera, “en una ventana”. En la ventana Datos del reporte actual aparece la información del reporte que tenga abierto en ese momento. Usted puede reorganizar la información tantas veces quiera de múltiples formas, ya sea por columnas, filtros, en donde a su vez, puede ordenar la información ascendente o descendentemente. Para ver los datos en la ventana, de un clic en el icono de Ver datos en un Grid , aparecerá la siguiente ventana:

• Organizar por columnas. Con esta opción puede ordenar la información ascendente o descendentemente cualquier columna que decida, sólo debe dar clic en el nombre de la columna para reordenar la información:

Área de filtrado

Columnas del reporte actual

Área de contenido del reporte


32

• Organizar por filtros. Para organizar por filtros, sólo debe arrastrar la columna con la que desee iniciar a organizar la información hacia el área de filtrado, por ejemplo filtre la información por Descripción:

En este momento, la información aparece por descripción, además, puede colocar los filtros que decida y reacomodarlos a su necesidad:

La información que filtre en esta ventana puede ser copiada y pegada en Excel.

Reportes grabados Una vez que usted ha configurado los reportes del presupuesto, puede grabar los reportes deseados en una carpeta especial para poder abrirlos rápidamente sin necesidad de entrar a la carpeta donde se encuentra originalmente dicho reporte.


33

La finalidad de esta carpeta, no es sólo para cargar los reportes que ha grabado, sino también, transportar dichos reportes a otros usuarios. Para realizar este movimiento sólo debe seleccionar un reporte y dar clic en el icono de Guardar

en la Barra de herramientas, o bien, vaya al menú de Archivo y elija Guardar.

Cuando guarde un reporte se grabará con formato de reportes del sistema (*.Rpx) Posteriormente de clic en el icono de Abrir o vaya al menú de Archivo y elija Abrir, busque la ruta del archivo grabado anteriormente para poder anexarlo a la carpeta de Reportes Grabados.


34

Una vez que los reportes sean agregados a la carpeta de Reportes grabados, usted no podrá hacer ninguna modificación en dicho reporte (no podrá abrir la ventana de Opciones del reporte ni editarlo) ya que queda como archivo de sólo lectura. Los reportes agregados en esta carpeta, indicarán la ruta donde han sido guardados, el nombre que tiene el reporte y la extensión de los reportes grabados: .rneo


35

Imprimir los reportes seleccionados

La opción de imprimir reportes seleccionados sirve para llevar a la impresora simultáneamente varios reportes que se hayan seleccionado, sin importar de que carpeta de reportes se trate ni tampoco que propuesta sea. Para utilizar esta opción debe realizar lo siguiente:

1. Seleccione los reportes a imprimir.

2. Vaya al menú de Archivo y de clic en la opción de Imprimir los seleccionados.


36

Cuando haya seleccionado los reportes le aparecerá el Panel de control de la impresora que tenga como predeterminada. NOTA: El Panel de control de la impresora aparecerá sólo la primera vez que desee imprimir los reportes seleccionados.


37

Menú contextual

Este menú sólo puede activarse cuando da un clic sobre el reporte seleccionado o bien sobre alguna de las carpetas de reportes contenidas en el árbol. Dicho menú contiene los siguientes iconos:

o Nuevo Reporte: Esta opción sirve para generar un reporte en blanco en el tipo de reporte en el que esté ubicado.

o Ver datos en un grid: Esta opción muestra la información de reportes seleccionados en una ventana.

o Exportar a PDF: Con esta opción podemos exportar el reporte seleccionado en formato PDF.

o Exportar a Excel: Con esta opción podemos exportar el reporte seleccionado en formato de Microsoft Excel.

o Exportar a Word: Con esta opción se puede exportar el reporte seleccionado con formato de Microsoft Word.

o Abrir: Sirve para abrir algún reporte guardado anteriormente y adicionarlo en la carpeta de Reportes Grabados. Su equivalente en tecla rápida es Ctrl+A.

o Guardar: Esta opción sirve para grabar el reporte en formato (*.rneo) o Opciones: Con esta opción puede abrir la ventana de Opciones del reporte. o Configurar página: Con esta opción se puede definir la configuración de la hoja en

donde se imprimirá el reporte. o Imprimir: Esta opción sirve para mandar los reportes directamente a la impresora.


38

o Personalizar Reporte: Esta opción es de las más significativas en el nuevo Visor de Reportes 2009, ya que puede personalizar los reportes existentes y crear nuevos reportes que puede adicionar a las carpetas existentes.

o Copiar Reporte: Esta opción permite copiar un reporte. o Pegar Reporte: Esta opción puede obtener una copia del reporte seleccionado. Debe

pegar el reporte copiado en la carpeta en la que fue copiada. o NOTA: Si pega el reporte en una carpeta de reportes distinta a donde fue copiado, no

aparecerá información, debido a que los campos de reporte varían según el tipo de reporte; sólo copiará el diseño del reporte.

o Fijar Carpeta Predeterminada: Con esta opción podemos fijar una carpeta predeterminada de reportes (al principio de todas las carpetas de reportes)

o Eliminar Reporte: Esta opción, sirve para eliminar el reporte seleccionado. o Cambiar Nombre: Con esta opción puede renombrar el reporte seleccionado.

Crear una nueva carpeta de reportes Además de las carpetas de reportes que aparecen en el sistema, usted puede agregar sus propias carpetas de reportes al árbol.

Esta herramienta es útil cuando desea utilizar sus propios reportes para impresión (aunque puede generar sus propios reportes en las otras carpetas). Para agregar carpetas al visor, realice los siguientes pasos:

Paso 1: Copie una carpeta de reportes y cambie el nombre Por ejemplo; copie la carpeta de Estándar y coloque un nombre a esa carpeta, por ejemplo “Mi carpeta de reportes”. La ruta de acceso es la siguiente: C:\Neow2009\Reportes\


39

Paso 2: Entre al Visor de reportes para ver la carpeta generada

La carpeta de reportes ya ha sido agregada al árbol de reportes del sistema

Cambie el nombre de la carpeta de reportes copiada

La carpeta de reportes contiene las mismas carpetas y reportes que la carpeta de la que fue copiada.


40

Una opción más rápida es, generar la carpeta de reportes en la ruta de acceso mencionada; entonces el sistema generará automáticamente las carpetas de Auxiliares, Propuesta Económica y Propuesta Técnica.

Cambiar logotipo a los reportes En esta versión, uno de los procesos más rápidos de realizar, es el cambio de logotipo, con la introducción de formatos .rpx, el proceso se agiliza considerablemente. Antes de cambiar el logotipo, existe una operación ha realizar de carácter importante, dentro de los reportes que haya realizado coloque el atributo de Logotipo en la barra de propiedades de la imagen, dentro de la sección de Datos en la propiedad DataField (para entrar al editor de reportes presione la tecla F6 o de un clic en el icono de Personalizar reporte ) La importancia de colocar este atributo a la imagen obedece a lo siguiente, cuando realice el cambio de logotipo, el sistema va a remplazar la imagen original por la que usted haya seleccionado, siempre y cuando tenga este atributo, en caso de no tenerlo el sistema conservará la imagen anterior. Ahora se puede realizar el cambio del logotipo, sólo siga los siguientes pasos:

Paso 1: Seleccione la carpeta de reportes a la que se cambiará el logotipo.

Paso 2: Vaya al menú de Herramientas y de clic en la opción de Cambiar logotipo. Aparecerá la pantalla para cambiar el logotipo a los reportes.


41

Paso 3: Busque la imagen que desee como logotipo, de un clic en el botón de seleccionar

logotipo para la carpeta de reportes Recuerde que sólo puede seleccionar imágenes: gif, jpg o bmp (de 24 bits) Paso 4: de clic en el botón de Aceptar para iniciar el cambio de logotipo:

También, puede eliminar el logotipo seleccionado de todos los reportes en la misma ventana de Cambiar logotipo en los reportes. Para eliminar el logotipo, marque la opción de quitar logotipo y de clic en el botón de Aceptar.


42

Entorno de trabajo del Editor de Reportes Una vez que ya se ha revisado la forma y las opciones de exportación y configuración de un reporte, es necesario saber las formas que se tienen para hacer una modificación del mismo. Por tal motivo, ahora revisaremos el Editor de reportes y las opciones con las que se cuentan para personalizar los reportes de manera eficaz. Comenzaremos por conocer el entorno de trabajo del Editor de reportes, para poder acceder sólo

debe dar clic en el icono de Personalizar reporte ubicado en la barra de herramientas o bien diríjase al menú de Herramientas y de un clic en la opción de Personalizar reporte.

IMPORTANTE: para cambiar o eliminar el logotipo, revise que el reporte tenga una imagen y a su vez dicha imagen tenga la propiedad de Logotipo dentro de la sección Datos / DataField en la barra de propiedades.


43

Cuando haya realizado cualquiera de estas opciones aparecerá la siguiente ventana:

Para familiarizarnos con esta ventana la dividiremos en:

Barra de título de la ventana En esta barra se indica la ruta y el reporte que se va a personalizar, en este caso tomamos el reporte de Presupuesto de la Propuesta técnica de la carpeta de reportes Estándar:

Los reportes que se modifican tienen una extensión (*.Rpx) en las versiones anteriores se trabajaba en formatos de Excel, es decir (*.xls) el cambio de formatos de reportes ahora tiene muchos atributos que Excel no podría brindarle, además de que en esta nueva versión se puede manipular en forma total la información de los reportes a editar.


44

Barra de menús Archivo

Abrir: Con esta opción se puede abrir un archivo de reporte en formato (*.rpx) Grabar: Esta opción sirve para grabar los cambios realizados en el reporte que ha modificado. Guardar como: Esta opción puede sacar una copia de los formatos de reportes existentes con el fin de personalizarlos sin perder los originales. Salir: Al dar clic en esta opción se cerrará el Editor de reportes.

Edición

Cortar: Esta opción sirve para cortar un elemento seleccionado. Copiar: Con esta opción puede copiar un elemento. Pegar: Esta opción pega el elemento copiado o cortado.

Ver

Ver propiedades: Con esta opción se puede visualizar la barra de propiedades del reporte (lado derecho), también puede abrir esta barra presionando la tecla F4. Ver herramientas: Esta opción sirve para visualizar la barra de herramientas del reporte (lado izquierdo), también puede abrir esta barra presionando la tecla F3. Ver cuadrícula: Con esta opción puede mostrar u ocultar la cuadrícula del reporte.


45

Insertar

Reporte Encabezado / Pie: Con esta opción puede insertar el encabezado y pie de reporte. Página Encabezado / Pie: Esta opción inserta el encabezado y pie de página. Grupo Encabezado / Pie: Con esta opción se inserta el encabezado y pie de un grupo para reporte. Etiqueta: Esta opción inserta una etiqueta para texto. Una etiqueta es un simple texto dentro del reporte. Cuadro de texto: Esta opción sirve para vincular alguna variable del sistema con algún cuadro de texto en el reporte. Imagen: Con esta opción usted puede insertar una imagen en el reporte. Rectángulo: Esta opción dibuja un rectángulo. Línea: Esta opción sirve para dibujar una línea.

Herramientas

Campos del reporte: Con esta opción se puede acceder a los campos específicos del reporte que se está modificando. También puede usar la tecla F6. Configurar página: Esta opción sirve para ajustar los márgenes y el tamaño de la hoja.

o Global Settings (Herramientas Generales): Aquí se definen todas las características de la cuadrícula de la edición de reportes.


46

o Show Grid (Mostrar Cuadrícula): Muestra la cuadrícula del Editor de reportes:

o Align controls to Grid (Alinear controles a la Cuadrícula): Alinea los controles (elementos dibujados) al grid:

o Grid Columns (Columnas de la Cuadrícula): Esta opción incrementa las columnas de la cuadrícula, el número de columnas predeterminados es 5:


47

o Grid Rows (Renglones de la Cuadrícula): Con esta opción se puede incrementar los

renglones de la cuadrícula, el predeterminado es de 5:

o Ruler Units (Regla de Unidades): Esta opción define la unidad de medida a utilizar para la cuadrícula, ya sea en centímetros (centimeters) o pulgadas (Inches)

Ajustar el ancho: Con esta opción se puede hacer un ajuste del formato de acuerdo al tamaño de una hoja, hay cuatro opciones.

Menú ?

Ayuda Contextual F1: Con esta opción puede acceder a la Ayuda del Visor de reportes 2009.

Barra de herramientas

Aquí se pueden encontrar las herramientas necesarias para dar formato a los controles que se utilizan en los reportes, además se puede abrir un reporte para poder modificarlo y que tenga formato *.rpx. La mayoría de estas herramientas, funcionan de acuerdo a alguna selección, es decir para poder activarlas debe seleccionar algún elemento del reporte o bien insertar uno nuevo. En esta barra puede encontrar iconos ya vistos anteriormente en la barra de menús y nuevos elementos que se describen a continuación:


48

Abrir

Con esta opción se puede abrir un archivo de reporte en formato (*.rpx)

Grabar Esta opción sirve para grabar los cambios realizados en el reporte que ha modificado.

Guardar como Esta opción puede sacar una copia de los formatos de reporte existentes con el fin de personalizarlos sin perder los originales.

Alinear a la cuadrícula Con esta opción se puede alinear el elemento seleccionado (cuadro de texto, etiqueta, línea, etc.) con respecto a la cuadrícula de fondo.

Alinear a los lados izquierdos Esta herramienta alinea los elementos seleccionados a la izquierda con base en algún otro. Los cuadros blancos indican que ese elemento será alineado, los cuadros azules indican la base para alinear el otro elemento. En este caso se desea alinear el cuadro de {dependencia1} (cuadros blancos) con respecto al de {dependencia} (cuadros azules):


49

Alinear a los centros Esta herramienta sirve para alinear dos elementos seleccionados al centro uno respecto de otro. Por ejemplo, tomando como base el ejemplo anterior, se debe alinear el cuadro de {dependencia1} al centro de {dependencia}:

Alinear a los lados derechos Con esta herramienta se alinean los elementos seleccionados a la derecha uno con respecto de otro:


50

Alinear a los lados superiores Esta herramienta sirve para alinear al mismo alto los elementos seleccionados:

Alinear a los puntos medios Con esta herramienta se pueden alinear los objetos seleccionados en un punto medio uno respecto de otro:

Alinear a los lados inferiores Con esta herramienta se pueden alinear los objetos seleccionados al borde inferior de uno de ellos:

Hacer del mismo ancho Con esta opción puede hacer que dos o más elementos seleccionados tengan el mismo ancho:


51

1. Hacer de la misma altura Con esta herramienta puede hacer que uno de los elementos seleccionados tenga la misma altura que el otro:

Hacer de la misma altura y ancho Esta herramienta sirve para poder hacer los elementos seleccionados del mismo alto y ancho:

Hacer del mismo tamaño el espacio horizontal Esta herramienta mide el espacio entre la figura base y la última para poder colocar una tercera exactamente en medio:


52

Aumentar el espacio horizontal Con esta herramienta se puede aumentar el espacio horizontal entre los elementos seleccionados. Tomando como base el ejemplo anterior:

Disminuir el espacio horizontal Esta herramienta al contrario de la anterior, disminuye el espacio horizontal entre los objetos seleccionados, tomando el ejemplo anterior:

Quitar el espacio horizontal Con esta herramienta se elimina el espacio horizontal entre los objetos seleccionados, y se alinean uno después de otro en forma horizontal, tomando el ejemplo anterior:


53

Hacer del mismo tamaño el espacio vertical Esta herramienta sirve para colocar el espacio vertical entre dos objetos seleccionados al mismo tamaño:

Aumentar espacio vertical Con esta herramienta se incrementa el espacio vertical entre dos o más objetos seleccionados:

Disminuir el espacio vertical

Con esta herramienta al contrario de la opción anterior, disminuye el espacio vertical existente entre dos o más objetos:


54

Quitar espacio vertical

Con esta opción se elimina totalmente el espacio vertical entre dos o más objetos seleccionados, quedando uno debajo de otro:

Centrar horizontalmente Esta opción sirve para centrar uno o más objetos seleccionados al centro de su área de diseño correspondiente (Report Header / Report Footer, Page Header / Page Footer, Group Header / Group Footer, Detail):


55

Centrar verticalmente Con esta herramienta se puede centrar los objetos seleccionados en forma vertical:

Traer al frente Cuando se genera un objeto se genera una capa, y así consecutivamente; por tanto, un objeto puede quedar debajo de otro a consecuencia de la capa. Esta herramienta puede colocar un objeto seleccionado arriba de otro.

Enviar al fondo Con esta herramienta, envía el objeto seleccionado al fondo:

Campos del reporte Esta herramienta abre la ventana de Campos del reporte, aquí se encuentran los campos específicos y generales del reporte que se está modificando.


56

Letra de encabezado Este combo despliega el formato de estilos que se puede colocar en un encabezado, hay cuatro formatos:

1. Normal

2. Heading 1

3. Heading 2

4. Heading 3

Tipo de letra Con esta herramienta se despliega el archivo de tipo de letras de Windows.

Tamaño de la letra Esta herramienta contiene los tamaños de letra.

Negrita, Cursiva, Subrayado Esta herramienta da el estilo al tipo de letra seleccionado, negrita, cursiva, subrayado.

Alineado a la izquierda Con esta herramienta se alinea el texto del elemento seleccionado a la izquierda:

Centrar Esta herramienta alinea el texto del elemento seleccionado al centro:

Alinear a la derecha Esta herramienta alinea el texto del elemento seleccionado a la derecha:


57

Justificar Con esta herramienta se puede justificar el texto del elemento seleccionado:

Color de relleno

Esta herramienta aplica el relleno a un objeto seleccionado.

Color de fuente Con esta herramienta se puede cambiar el color de la letra del elemento seleccionado.


58

Borde

Esta herramienta coloca los bordes para una etiqueta, cuadro de texto o imagen. Para colocar el borde debe seleccionar el elemento en primera instancia, después puede seleccionar los bordes preestablecidos Presets (Arreglos) ó bien puede seleccionar el estilo de línea y dar clic en el cuadro de la derecha para ver el previo del borde.

Alternar bloqueo de controles

Esta herramienta bloquea los elementos de área de diseño de reporte, evitando que se puedan cambiar de posición los objetos dentro del reporte.


59

Barra de herramientas de control

Puntero Esta herramienta sirve para poder hacer una selección con ayuda del puntero.

Etiqueta Con esta herramienta se puede dibujar una etiqueta:

Cuadro de texto Esta herramienta sirve para dibujar un cuadro de texto:

¿Etiqueta o Cuadro de texto?

Como se puede apreciar ambos campos nos son útiles para colocar texto, la pregunta obligada es ¿Cuál es la diferencia entre ambos? Estas son las diferencias principales:

o Que el Cuadro de texto tienen la propiedad de vincularse con la base de datos y arrojar algún dato deseado, por su lado la etiqueta no tiene dicha vinculación.

o El Cuadro de texto puede tener varias formas de arrojar un mismo dato mediante la

propiedad OutputFormat (Formato de Salida) mientras que no está disponible tal propiedad para la etiqueta.


60

o El Cuadro de texto a nivel de espacio dentro del reporte es más pesado, es decir el

uso constante del elemento para colocar un simple texto, provocará que el reporte ocupe más espacio en disco. Por tal motivo se recomienda que coloque una etiqueta en lugar de un cuadro de texto si lo que se desea es colocar un encabezado o un texto que no cambie en el reporte.

Imagen Con esta herramienta puede insertar una imagen en el reporte, por ejemplo la del logotipo ó cualquier otra.

Rectángulo Esta herramienta sirve para dibujar un rectángulo, es muy común en la utilización del encabezado del reporte:


61

Línea Con esta herramienta se puede dibujar una línea, utilizada en algunos casos para indicar subtotales:

Report Contents

Contenido del Reporte Dentro de la opción Main Report (Reporte Principal) se muestran las diferentes partes de las que se compone el reporte, si se despliega algún apartado se puede ver todos los elementos que lo conforman y si por alguna causa se tiene duda de algún elemento, basta con dar un clic sobre el elemento de la lista y aparecerá seleccionado del lado derecho.

Uso de líneas en el reporte


62

Barra de propiedades Apariencia

Esta sección permite dar algún tipo de apariencia o un formato específico a un elemento seleccionado. Es el equivalente a muchas de las opciones vistas anteriormente. Por ejemplo:

La opción VerticalAligment ó Alineación Vertical sirve para alinear el texto dentro de una etiqueta o cuadro de texto. Por ejemplo: VerticalAligment.


63

Top (arriba):

Middle (en medio):

Bottom (abajo): Comportamiento

La propiedad Comportamiento asigna una característica especial al objeto seleccionado, ya sea que pueda visualizarse o no, o bien, que pueda hacerse más grande el cuadro de texto según la descripción. Por ejemplo: en el encabezado del reporte de presupuesto, se imprime la fecha del concurso, en este caso lo que se necesita, es que el campo no se imprima en el reporte, pero no se desea eliminar dicho campo (porque puede ser utilizado en otros reportes)

La propiedad de Visible tiene valores True (verdadero) y False (falso) y se le asignó False para que no mostrara el campo; el reporte imprimirá los datos del encabezado a excepción de la fecha:

Campo de fecha en el reporte

Propiedad de Visible = False


64

Datos La propiedad Datos sirve para vincular algún elemento del reporte con un campo del sistema.

Por ejemplo, el campo Partida y DescripcionPartida están vinculados al sistema y arrojarán el código y la descripción de la partida respectivamente, esta vinculación se realiza mediante la opción DataField (Dato del Campo)

Por su parte las imágenes, tienen el atributo Logotipo, para que el sistema pueda reemplazar la imagen actual por la seleccionada, cuando realice el cambio de logotipo.


65

Diseño

El diseño muestra las características del elemento seleccionado, por ejemplo, las dimensiones.

o Name ó Nombre: Indica el nombre del objeto en que se colocó en este caso, la imagen.

o Location ó Localización: Indica la coordenadas en las que está posicionado el objeto.

o Size ó Tamaño: Indica las dimensiones que tiene el objeto en centímetros. o SizeMode ó Modalidad de tamaño: Puede cambiar la apariencia de la imagen:

Clip: Reduce la imagen.

Stretch: Ajusta la imagen al tamaño de la forma.


66

Zoom: Expande la imagen.

Summary Esta propiedad permite asignar características especiales a los objetos (sólo cuadros de texto) dentro del reporte, tales como realizar alguna operación, realizar conteos, tomar datos de algún grupo etc.

o Summary Func: Devuelve el tipo de función para procesar el valor del campo de

datos. o Summary Group: Devuelve el nombre de la sección de encabezado de grupo que es

usado para regresar un valor cuando se calculan subtotales. o Summary Running: Consigue o fija un valor que determina si el valor del campo

de datos será acumulado o se reajuste para cada nivel (detalle, grupo o página) o Summary Type: Arroja el valor que determina el tipo de clasificación que será

ejecutado. Varios

En esta propiedad se indica el Alto (height) del elemento seleccionado.

Secciones del reporte (Área de edición)

El Área de edición es donde se encuentran todos los elementos que componen un reporte, a su vez se subdivide en varios apartados.

Report Header / Report Footer Es la primera división del reporte, esta división es muy utilizada para colocar información en el reporte únicamente en la primera hoja en el caso de Report Header ó únicamente en la última hoja Report Footer como por ejemplo el reporte de programa de obra. En dicho reporte se coloca únicamente en la última hoja el acumulado del presupuesto.


67

Visto en el editor:

Visto en el Visor de reportes:

Page Header / Page Footer En este apartado se colocan normalmente los encabezados Page Header y el pie de página del reporte Page Footer.

Page Header en el editor de reporte:


68

Page Header en la vista del reporte:

Page Footer en el editor de reporte:

Page Footer en la vista del reporte:

Group Header / Group Footer

En esta sección se coloca el Encabezado (Group Header) y Pie de Grupo (Group Footer). Un grupo es una separación de información de acuerdo al tipo de reporte. Por ejemplo en el reporte de Presupuesto, tiene un sólo grupo, para indicar el código de la partida (campo Partida) y su descripción (campo DescripcionPartida):

Sólo puede haber una sección Report Header / Report Footer por reporte.

Group Header 1

Group Footer 1


69

En este reporte el grupo obedecerá a cada Partida del presupuesto, que está indicado en el Page Header y el Group Footer arrojará los totales por cada grupo, es decir por cada partida. Se presenta a continuación un ejemplo de lo mencionado anteriormente:

También pueden haber reportes en donde se utilicen dos Group Header / Group Footer, como por ejemplo el reporte de Matrices, donde el Group Header 1 indica el nombre, cantidad y unidad del concepto a imprimir, por su parte, el Group Header 2, indica el tipo de insumo que se detallará en el reporte:

La sección Group Footer realiza el corte del grupo ( por cada partida)

La sección Group Header indica el nombre del grupo (partida)

El Group Header 1 indica el nombre del concepto, unidad y cantidad.


70

En la visualización del reporte aparecerá de la siguiente forma:

Detail

En esta sección se presenta el detalle del reporte según el reporte seleccionado:

Propiedades significativas de las secciones del reporte Estas secciones tienen propiedades útiles y específicas que puede aplicar al reporte que está editando. Cabe aclarar que no se presentan todas las opciones del editor de reportes porque en algunos casos, son funciones no útiles para el usuario, por tal motivo sólo se presentarán a continuación las más representativas y que deben ser del conocimiento del usuario:

o Comportamiento

CanGrow (Puede Crecer): Esta propiedad permite hacer crecer una sección según la información que reciba de la base de datos.

CanShrink (Puede Disminuir): Hace decrecer una sección según la información que reciba de la base de datos.

KeepTogether (Mantenerse Junto): Con esta propiedad permite que una sección se mantenga unida según la longitud.

RepeatStyle (Repetir Estilo): Esta propiedad permite conservar el estilo propuesto a una sección, según la información que arroje.

o Datos

DataField (Campo de Dato): Esta propiedad vincula al campo o sección la información que toma del sistema.

Sólo puede haber una sección de Detail en el reporte


71

NewPage (Nueva Página): Con esta propiedad se indica el salto de página que hará la impresión según la información que arroje. Consta de cuatro opciones:

• None (Ninguno): No hace salto de página. • Before (Antes): Realiza el salto de página antes que cambie el tipo de

información. • After (Después): Realiza el salto de página después de que cambie el

tipo de información. • BeforeAfter (Antes y Después): Realiza el salto antes y después del

cambio de información.

Secciones del reporte Para tener un mejor entendimiento de las propiedades de cada sección se propone a continuación un ejemplo donde podrá revisar las funciones de cada una de estas secciones. Ejemplo 1 Se necesita que el reporte de insumos arroje el total de hojas, además debe hacer un conteo de hoja por insumo, es decir, si el total de hojas del reporte son 4, deberá indicar que está en la hoja 1 de 2 de materiales y así respectivamente por cada tipo de insumo que aparezca en el reporte.

Paso 1:

Tomaremos el reporte de Listado de insumos de la propuesta económica para realizar el ejercicio. Dentro del reporte, en la sección de Group Footer inserte tres etiquetas y dos cuadros de texto:

o Etiqueta 1: Coloque el texto “Hoja:” (para indicar el número de hoja en la que se

encuentra ubicado) o Etiqueta 2: Coloque el texto “de:” (para indicar el número total de hojas del reporte) o Etiqueta 3: Coloque el texto “de:” (para indicar el tipo de insumo) o Cuadro de texto 1:Indicará el número de hoja en la que se encuentra. o Cuadro de texto 2: Indicará el número de hojas totales dependiendo del insumo. o Cuadro de texto 3: Indicará la descripción del insumo (copie y pegue el campo de

DescripcionTipo)


72

Paso 2:

Lo siguiente es asignar el valor que tomará cada cuadro de texto de la siguiente forma:

Cuadro de texto 1: Asigne en la propiedad Summary los siguientes valores:

Cuadro de texto 2: Coloque los siguientes valores:

Paso 3:

Por último coloque los siguientes valores a la sección Group Header:

Etiqueta 1 Etiqueta 2 Etiqueta 3

Cuadro de Texto 1 Cuadro de Texto 2


73

El diseño anterior hará lo siguiente:

El SummaryType con la opción PageCount: indica que haga un conteo por cada hoja vista, el SumaryRunning le indica al sistema que realice el conteo mediante los grupos a imprimir (en este caso los grupos son los tipos de insumos, note que se encuentran los campos de Tipo y DescripcionTipo) y finalmente el SummaryGroup indica que se harán los movimientos en los encabezados de los grupos. El RepeatStyle indica al sistema que mantenga el conteo en cada página y la opción de NewPage, hace que cuando cambie el grupo a imprimir (tipo de insumo) haga un cambio de hoja. Finalmente el reporte quedará de la siguiente forma:

Observe que en la barra de herramientas de la visualización, se muestra el total de páginas que contiene este reporte. Por su parte, el reporte realiza otro conteo pero ahora por tipo de insumo, en este caso indica que se encuentra en la hoja uno de dos del listado de materiales y así sucesivamente.

No olvide alinear los campos insertados


74

Como se puede apreciar en este momento hace un corte (ya que ha terminado de imprimir los materiales) y comenzará en una nueva hoja para imprimir los insumos restantes con base en su tipo.

. Ejemplo 2 Basados nuevamente en el reporte de Listado de insumos, se necesita un reporte que realice un total de importes de los insumos por hoja, este es un ejemplo más sencillo.

Ahora se encuentra en la segunda hoja del listado de materiales.


75

Paso 1: Tomaremos el reporte de Listado de insumos de la propuesta económica para realizar el ejercicio. Guarde el reporte con otro nombre. Dentro del reporte, en la sección de Detail, copie el campo de ImporteCostoDirecto y péguelo dos veces en la sección PageFooter, posteriormente inserte etiquetas con los textos: “Total Hoja:” y “Total Hoja Acumulado”.

Paso 2:

Coloque los siguientes valores en la propiedad Summary para el campo 1 y 2:

El diseño anterior realizará lo siguiente: Para el campo 1 el valor SummaryType = PageTotal realizará el total de importe por hoja; mientras que el campo 2 el valor SummaryRunning = All y SummaryType = PageTotal, indica que aplica el importe acumulado a todas las hojas que contenga el reporte. Ahora guarde los cambios y el reporte se verá de la siguiente forma: Para la hoja 1 de 4:

Campo 2

Campo 1

Campo 2

Campo 1


76

Para la hoja 2 de 4:

Propiedades del Reporte

Además de las propiedades vistas para cada sección del reporte existen las propias del reporte. Como propiedad importante se puede agregar una imagen como marca de agua al reporte, para realizarlo haga clic en el cuadro gris del lado superior izquierdo, en la barra de propiedades existe un campo llamado Watermark (Marca de Agua). Busque la imagen que desea como marca de agua.

El reporte se verá de la siguiente forma:


77

Campos del Reporte

Esta es una de las ventanas más importantes del editor, ya que se encuentran aquí los campos correspondientes al reporte que se está editando. Esta ventana cuenta con dos tipos de campo:

o Generales: Son todos los campos disponibles para todos los reportes del sistema. o Específicos: Son los campos disponibles para el reporte que se está editando.

Del lado derecho, se encuentran las celdas de filtro para el reporte. En estas celdas se puede buscar rápidamente un campo ya sea por el código que tiene el campo, por descripción, por una fórmula y por tipo de campo (Número o Texto). Esta ventana indica el tipo de campo que se está mostrando, por ejemplo Importe:

Aquí indica el tipo de campos que muestra Tipos de campo

Área de campos


78

En este caso la ventana muestra todos los registros que se tienen con el texto capturado Importe, se puede ordenar ascendente o descendentemente cualquier columna de esta ventana para poder realizar una búsqueda. Una vez localizado el campo deseado puede insertarlo al reporte; sólo debe dar un clic sobre el y arrastrarlo hasta donde se necesite. También puede buscar palabras intermedias colocando un asterisco antes del texto a buscar:

Ahora que conoce la forma de buscar un campo, inserte el campo de fecha de inicio a la ventana del reporte.

En este momento se ha agregado el campo {fecha inicio} al reporte. De esta forma, se puede personalizar un reporte o bien generar sus propios formatos de reporte.

Fórmulas en los reportes

Puede darse el caso que necesite hacer operaciones específicas con la información presentada en el reporte. Por tal motivo, usted puede realizar sus propias fórmulas y adicionarlas a los reportes.


79

Por ejemplo; el reporte de Matrices arroja el importe del material utilizado, que se obtiene del factor del costo del insumo por la operación por la cantidad:

Lo que se necesita para este reporte, es dar el importe total por cada insumo, es decir después del importe obtenido (0.32) debe realizarse una multiplicación por la cantidad del concepto analizado (1200) Para ello, es necesario realizar una fórmula en la ventana de los campos del reporte indicando la operación que realizará. Dicha operación debe ser realizada con base en los campos que contiene este reporte. Para este ejemplo se utilizan los siguientes campos:

Costo = $16, operación = “*”, cantidad = 0.02=Importe $0.32


80

Posteriormente debe capturar la fórmula colocando el nombre del campo (su equivalente al código) la descripción (para indicar que es lo que realizará la fórmula a generar) y la operación como tal (fórmula)

En este caso la fórmula que se realizó fue: CantidadMat * Importepesos, es decir 1200 * 0.32 y deberá arrojar un importe de $384.00.

Una vez realizada la fórmula debe insertarla al reporte y colocar el formato del campo (OutputFormat) en este caso es un importe.


81

Finalmente guarde los cambios al reporte y salga del editor de reportes para ver el resultado.

Si tiene alguna duda sobre las operaciones que puede realizar en el editor de fórmulas, puede presionar la tecla F1 para acceder a la ayuda, donde se muestran todos los operadores que puede utilizar, así como las variables para realizar sus fórmulas.

Campo agregado al reporte

Encabezado agregado para indicar total

OutputFormat del campo seleccionado


82

Funciones en los reportes

Además de las fórmulas que coloque a los reportes, puede realizar y agregar funciones al mismo. Una función es una operación “predefinida” dentro del sistema. El editor de reportes, posee funciones que puede utilizar en los reportes, según su necesidad. Por ejemplo: se necesita un reporte donde hay que colocar los importes con letra de los insumos presupuestados. Para ello, debe crearse una función en el formulador y posteriormente agregar el campo de la función al reporte. La función que debe utilizar en este caso es la de Letras, dicha función convierte un número en letras. Para realizar la función, entre al editor de fórmulas y siga los pasos que a continuación se describen: a) Coloque en la columna de campo el Código que tendrá su función. b) Capture una breve descripción de su función. c) Capture la fórmula empezando con el nombre de la función, en este caso Letras. d) Indique el tipo de dato que arrojará su función (para la función de letras, el resultado

arrojará un texto.


83

Posteriormente el campo de su función al reporte.

Finalmente en el reporte se verá de la siguiente forma:

Para conocer más a fondo las diferentes funciones que contiene el sistema, revise la sección de Ayuda del formulador.

Menú contextual

Insert: o Insert Report Header / Footer o Insert Page Header / Footer o Insert Group Header / Footer


84

Reorder Groups:

Con esta opción se pueden reordenar los grupos insertados en el reporte que se está editando. Por ejemplo en el siguiente reporte sólo existe un Group Header, debe insertar un segundo Group Header dando clic derecho y seleccione la opción Insert Group Header.

Ahora de clic derecho y seleccione Reorder Groups (Reordenar Grupos) arrastre el botón del GroupHeader2 hacia arriba para reordenar los grupos y quedará de la siguiente forma:


85

Cut: Cortar. Copy: Copiar. Paste (Ctrl+V): Pegar. Delete (Supr): Eliminar. Bring to Front: Traer al frente. Send to back: Enviar atrás. Format Border: Formato de Borde.

Ayuda de formulador

Puede haber ocasiones, que las fórmulas que debe realizar son muy complejas o bien, no se tiene claro lo que se necesita; para ayudar al mejor entendimiento de las fórmulas que puede realizar en los reportes, se presenta a continuación la Ayuda del formulador.

Una fórmula tiene tres componentes básicamente: variables, operadores y constantes.

• Variables: una variable es un “nombre” que usted le asigna a una operación que está por

realizar. • Operadores: Son elementos que definen la operación a realizar. Los operadores básicos son:

Suma (+), Resta (-), Multiplicación (*) y División (/) • Constantes: Una constante, es un valor que nunca cambia, de ahí el nombre.

Los operadores que puede utilizar en el formulador son los siguientes:

Operadores

Operador Descripción Ejemplo

() Paréntesis (Var1 + 5) * 8 ^ Potenciación Var1 ^ Var2 * Multiplicación Var1 * Var2 / División Var1 / Var2 + Suma Var1 + Var2 - Resta Var1 – Var2


86

El formulador cuenta con funciones propias tipo Excel para ahorrar la realización de fórmulas complejas:

Funciones

Nombre Sintaxis Descripción / Ejemplo Tipo de datoAbs() Abs(Número) Regresa el valor positivo de un número.

E. Abs(-25) = 25 E. Var1 = -25 ; Abs(Var1) = 25

Número

Raiz() Raiz(Número) Calcula la raíz cuadrada de un número. E. Raiz(9) = 3 E. Var1 = 9; Raiz(Var1) = 3

Número

Redondea() Redondea(Número, Decimales)

Redondea un número a un número de decimales definido. E. Redondea(2.467,2) = 2.47 E. Var1= 3.46; Redondea(Var1,2) = 3.5

Número

RedondeaNeo() RedondeaNeo(Número) Redondea un número a los decimales establecidos en los parámetros generales del sistema (menú de Herramientas–Opciones-Moneda)

E. RedondeaNeo(2.467) = 2.47 E. Var1 = 3.46; RedondeaNeo(Var1) = 3.5

Número

Entero() Entero(Número) Regresa la parte entera del número dado. E. Entero(2.467) = 2 E. Var1 = 3.46; Entero(Var1) = 3

Número

Año() Año(Fecha) Regresa el año según la fecha proporcionada. E. Año(10/07/2005) = 2005, Año(06-08-2005) = 2005 E. Var1 = 10-01/2005; Año(Var1) = 2005 Var1 = 06/08/2005; Año(Var1) = 2005

Número

Mes() Mes(Fecha) Regresa el número de mes de una fecha proporcionada. E. Mes(10/07/2005) = 07 Mes(06-08-2005) = 08 E. Var1 = 10/07/2005, Mes(Var1) = 07 Var1 = 06-08-2005, Mes(Var1) = 08

Número

Dia() Dia(Fecha) Regresa el número de día, según la fecha Número


87

proporcionada. E. Dia(10/07/2005) = 10 Dia(06-08-2005) = 06 E. Var1 = 10/07/2005; Dia(Var1) = 10 Var1 = 06-08-2005; Dia(Var1) = 06

Dias() Dias(Fecha1, Fecha2) Regresa el número de días transcurridos de la fecha1 hasta la fecha2 E. Dias(10/07/2005, 06/08/2005) = 27 E. Var1(10-07-2005). Var2(06-08-2005) Dias(Var1, Var2) = 27

Número

SumaDias() SumaDias(Fecha, Dias) Regresa la suma de la fecha dada, con base en los días proporcionados. E. SumaDias(10/07/2005,6) = 16/07/2005 SumaDias(06-08-2005,8) = 14-08-2005 E. Var1(10/07/2005); SumaDias(Var1, 6) = 16/07/2005 Var2(06-08-2005); SumaDias(Var2, 8) = 14-08-2005

Fecha

Min() Min(Num1,Num2,…,Numn) Regresa el valor mínimo de una lista de números. E. Min(15, 2, 8) = 2 E. Var1 = 15 ; Var2 = 2 ; Var3 = 8 Min(Var1, Var2, Var3) = 2

Número

Max() Max(Num1, Num2, Numn) Regresa el valor máximo de una lista de números. E. Max(15, 2, 8) = 8 E. Var1 = 15; Var2 = 2; Var3 = 8 Max(Var1, Var2, Var3) = 15

Número

Letras() Letras(Número) Convierte un número dado a letras, poniendo el remate de la moneda definida en el sistema. E. Letras(100) = Cien Pesos 00/100 E. Var1= $100; Letras(Var1) = Cien Pesos 00/100

Texto

Letrasld() Letrasld(Número) Convierte un número dado a letras de dólares en inglés. E. Letrasld(10) = Ten Dollars 00/100 US E. Var1 = $100.20; Letrasld(Var1) = One Hundred 20/100 US

Texto


88

LetrasEd() LetrasEd(Número) Convierte el número dado a letras de

dólares en español. E. LetrasEd(10) = Diez Dólares 00/100 US E. Var1 = $100.20; LetrasEd(Var1) = Cien Dólares 20/100 US

Texto

Impresión y Modificación de Reportes -...

Documents

Transcript of Impresión y Modificación de Reportes -...