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Eurowin 8.0 SQL Importar Asientos a Eurowin

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Eurowin 8.0 SQL

Importar Asientos

a

Eurowin

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Documento: me_importarasientos

Edición: 10

Nombre: Importar Asientos a Eurowin

Fecha: 03-02-2011

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Importar Asientos a Eurowin

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Tabla de contenidos

1. Importar Asientos a Eurowin ................................................................................................... 2

1.1. Dónde ................................................................................................................................................. 2

1.2. Cómo .................................................................................................................................................. 2

1.3. Origen ................................................................................................................................................. 3

2. Información técnica ................................................................................................................ 4

2.1. Estructura general del fichero ASCII de asientos .............................................................................. 4

2.2. NominaPlus ........................................................................................................................................ 4

2.2.1. Requisitos de validación de las líneas del fichero de NominaPlus .................................................. 5

2.3. Enlace contable de NominaPlus con Eurowin ................................................................................... 6

2.3.1. Registro de Trasp_ew_asientos.exe .............................................................................................. 6

2.3.2. Enlace y asignación de cuentas .................................................................................................... 7

2.4. Con separadores ................................................................................................................................ 9

2.4.1. Requisitos para la validación de las líneas del fichero con separadores ...................................... 10

3. Funcionamiento general ....................................................................................................... 11

3.1. Particularidades de la importación de facturas ............................................................................... 12

4. Ejemplos de importación ...................................................................................................... 14

4.1. Ejemplo de factura de venta ............................................................................................................ 14

4.2. Ejemplo de cobro ............................................................................................................................. 14

5. Automatización de la importación de asientos ..................................................................... 15

5.1. Ejemplos ........................................................................................................................................... 15

6. Novedades de este manual .................................................................................................. 16

6.1. Modificaciones de la edición 8ª de 13-10-2010 .............................................................................. 16

6.2. Modificaciones de la edición 9ª de 2-12-2010 ................................................................................ 16

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1. Importar Asientos a Eurowin

La aplicación Traspaso EW Asientos es la herramienta de Eurowin mediante la cual se pueden importar a

Eurowin los asientos contables creados desde otras aplicaciones, por ejemplo NominaPlus.

El traspaso de información se hace a través de un fichero de texto de tipo ASCII generado por la otra

aplicación con una estructura concreta.

1.1. Dónde

Al instalar Eurowin, en el menú de inicio de Windows se crea el grupo Eurowin 8.0 SQL que contiene el

acceso a las aplicaciones de Eurowin, entre las que se encuentra la opción Traspaso EW Asientos.

La aplicación Traspaso EW Asientos se ejecuta con el fichero Trasp_ew_asientos.exe que se encuentra en

la carpeta del terminal de Eurowin c:\ew800term, la misma que Eurowin.exe.

1.2. Cómo

Los pasos que hay que realizar para traspasar los asientos de otra aplicación a Eurowin son:

1. Desde la otra aplicación hay que exportar los asientos generando un fichero de texto ASCII.

2. Este fichero debe encontrarse en una carpeta accesible desde el terminal de Eurowin.

3. Ejecutar la opción Traspaso EW Asientos del menú Inicio de Windows (o el programa

Trasp_ew_asientos.exe).

4. En la pantalla "Importación de asientos" hay que:

4.1. En el apartado Origen datos, introducir la ruta y el nombre del fichero de texto o capturarlo con

el botón .

4.2. En el apartado Destino datos, seleccionar la empresa de Eurowin en la que se generan los

asientos, de la lista desplegable que aparece al pulsar el botón .

4.3. Pulsar el botón para iniciar el traspaso de asientos a Eurowin.

Otros botones:

cierra la pantalla sin realizar ninguna operación.

Explica cómo automatizar el proceso de importación de asientos.

La ruta y el nombre del fichero origen de datos se guardan en el fichero de configuración del terminal de

Eurowin Config.ini, bajo la clave EW-NOMINA, de forma que al volver a ejecutar el proceso se captura la ruta

del fichero origen automáticamente: [EW-NOMINA]

C:\GRUPOSP\NOB10R01\TEMP\ENLACE_CONTABLE\XDIARIO_1.TXT

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1.3. Origen

La aplicación de origen de los asientos puede ser NominaPlus Élite Gold 2009 (desde Marzo de 2009) y

todas las versiones de NominaPlus a partir de 2010: Élite Gold, Élite, Profesional y Básica.

NominaPlus es un producto de SageSP.

Se pueden importar asientos de cualquier aplicación capaz de generar un fichero de texto con las

estructuras descritas en el siguiente capítulo Información técnica de este manual.

Ilustración 1. Importación de asientos

a Eurowin

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2. Información técnica

2.1. Estructura general del fichero ASCII de asientos

Los ficheros de asientos a traspasar a Eurowin deben tener las siguientes características generales:

Texto de tipo ASCII.

Cada línea corresponde a un registro y está dividida en campos.

Los campos pueden estar separados por un carácter o tener una posición fija.

Las líneas finalizan con un retorno de carro (carácter CR, ASCII 13).

La herramienta Traspaso EW Asientos admite dos estructuras distintas de fichero origen:

NominaPlus

Con separadores

El programa detecta automáticamente el formato del fichero a importar según el contenido de la primera

línea.

En los siguientes capítulos se definen las estructuras permitidas del fichero de texto de origen.

2.2. NominaPlus

Las versiones de NominaPlus: Élite Gold, Élite, Profesional, Básica a partir del año 2010 pueden generar un

fichero de asientos de nóminas compatible con la herramienta Traspaso EW Asientos.

En el fichero de texto que genera NominaPlus, los campos tienen una posición fija dentro de la línea.

La estructura es la siguiente:

Estructura del fichero de asientos de NominaPlus

Pos Fijo Campo Tipo Long Dec Descripción Posición Inicial

1 * Asien Num 6 Número del asiento 1

2 * Fecha Fec 8 Fecha del asiento 7

3 * Subcta Car 12 Código de la cuenta 15

4 Contra Car 12 Código de la contrapartida / IVA 27

5 Ptadebe Num 16 2 Importe al debe en pesetas 39

6 * Concepto Car 25 Concepto del asiento 55

7 Ptahaber Num 16 2 Importe al haber en pesetas 80

8 Factura Num 8 Número de factura al IVA 96

9 Baseimpo Num 16 2 Base imponible del IVA en pesetas 104

10 Iva Num 5 2 Tanto por ciento de IVA 120

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Estructura del fichero de asientos de NominaPlus

Pos Fijo Campo Tipo Long Dec Descripción Posición Inicial

11 Recequiv Num 5 2 Porcentaje de recargo de equivalencia 125

12 Documento Car 10 Número de documento 130

13 Departa Car 3 Código de departamento 140

14 Clave Car 6 Código del proyecto 143

15 Estado Car 1 Punteo (interno) 149

16 Ncasado Num 6 Numérico de casación (interno) 150

17 Tcasado Num 1 Tipo de casado (interno) 156

18 Trans Num 6 Número de pago 157

19 Cambio Num 16 6 Cambio a aplicar 163

20 Debeme Num 16 2 Importe debe moneda extranjera 179

21 Haberme Num 16 2 Importe haber moneda extranjera 195

22 Auxiliar Car 1 (Interno) 211

23 Serie Car 1 Serie de la facturación 212

24 Sucursal Car 4 Sin uso 213

25 Coddivisa Car 5 Código de la divisa 217

26 Impauxme Num 16 2 Importe auxiliar moneda extranjera 222

27 Monedauso Car 1 1 - Ptas; 2 - Euros (siempre Euros) 238

28 * Eurodebe Num 16 2 Importe al debe en euros 239

29 * Eurohaber Num 16 2 Importe al haber en euros 255

30 Baseeuro Num 16 2 Base imponible del IVA en euros 271

31 Noconv Log 1 (Interno) 287

32 Numeroinv Car 10 Código de Activo 288

33 Serie_rt Car 1 Serie factura rectificada 298

34 Factu_rt Num 8 Número factura rectificada 299

35 Baseimp_rt Num 16 2 Base imponible factura rectificada 307

36 Baseimp_rf Num 16 2 Base imponible factura rectificativa 323

37 Rectifica Log 1 .T. en caso de factura rectificativa 339

38 Fecha_rt Fec 8 Fecha factura rectificativa 340

2.2.1. Requisitos de validación de las líneas del fichero de NominaPlus

Antes de generar los asientos, la herramienta Traspaso EW Asientos realiza las siguientes comprobaciones

sobre el fichero de texto elaborado por NominaPlus:

Cada línea debe tener 255 caracteres o más.

El campo ASIEN debe ser numérico y no estar vacío.

El campo FECHA debe tener la estructura AAAAMMDD y ser una fecha correcta.

El campo EURODEBE debe ser numérico. Si es 0 el registro corresponde al haber.

El campo EUROHABER debe ser numérico.

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El campo SUBCTA debe tener el mismo número de caracteres, sin contar los espacios, que las

cuentas contables de Eurowin. Si son distintos aparece el siguiente mensaje:

"Por favor verifique que haya entrado las subcuentas contables del trabajador. Esta

información la puede entrar en el apartado Datos contables del trabajador"

IMPORTANTE. En el momento de realizar la importación de asientos de NominaPlus, en la

configuración regional de Windows, el separador de decimales debe ser el punto (“.”) y el separador

de millares la coma (“,”). En el caso contrario, el programa presenta un aviso por pantalla y, en el caso

de continuar con la importación los asientos generados en Eurowin quedarían descuadrados.

NOTA: El fichero de NominaPlus no exporta cuentas secundarias, ni facturas. Por lo tanto, no tiene ni

IVA, ni recargo, ni previsiones.

2.3. Enlace contable de NominaPlus con Eurowin

Para generar el fichero de asientos de nóminas de NominaPlus necesario para exportar estos asientos a

Eurowin se tienen que enlazar las dos aplicaciones:

1. En primer lugar hay que registrar trasp_ew_asientos.exe.

2. Después hay que configurar el enlace en NominaPlus.

2.3.1. Registro de Trasp_ew_asientos.exe

En primer lugar hay que registrar el programa Trasp_ew_asientos.exe de la siguiente forma:

1. Abrir la carpeta del terminal de Eurowin en la que se encuentra el fichero Trasp_ew_asientos.exe.

2. Crear un acceso directo del ejecutable arrastrándolo con el botón secundario del ratón y soltándolo

sobre un espacio libre de la misma carpeta.

3. Pulsar sobre el acceso directo con el botón secundario del ratón y abrir la opción "Propiedades".

4. En el campo "Destino", a la derecha después del contenido existente, añadir un espacio y el texto

"/regserver", siendo [c:\ew800term\trasp_ew_asientos.exe /regserver]

5. Aceptar para grabar los cambios de las propiedades.

6. Ejecutar este acceso directo.

7. Borrar el acceso directo de Trasp_ew_asientos.exe.

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2.3.2. Enlace y asignación de cuentas

El enlace de NominaPlus con Eurowin se define en la pantalla "Configuración del paso contable". En la

misma pantalla y en la página "Datos contables" de la pantalla de datos de cada trabajador se asignan las

cuentas contables que intervienen en la contabilización de las nóminas.

Se puede acceder a la opción Configuración del paso contable desde:

El Panel de exploración (menú vertical) » Enlace a Contabilidad » Configuración Paso Contable

El menú horizontal » Útil » Configuración Paso Contable

La pantalla Configuración del Paso Contable tiene dos páginas:

1. Datos para el enlace

1. Ruta contabilidad: Escribir la ruta de la carpeta del terminal de Eurowin o capturarla con el

botón . Entonces NominaPlus conecta con los datos de Eurowin permitiendo capturar la

empresa a enlazar y las cuentas contables (subcuentas) de la empresa y de los

trabajadores.

2. Empresa: Seleccionar la empresa de Eurowin con el botón .

2. Subcuentas

o Asociar las cuentas contables de Eurowin a los diferentes conceptos de subcuenta

pulsando el botón adjunto a cada campo y seleccionando la cuenta correspondiente de

la lista de cuentas de Eurowin.

En la pantalla Trabajadores » página Datos contables se asignan al trabajador las cuentas contables de

Eurowin para los distintos conceptos.

IMPORTANTE. Si no se realiza en NominaPlus la asignación de cuentas de Eurowin, las

subcuentas tienen 7 dígitos por lo que no se podrán importar los asientos a Eurowin.

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Ilustración 2. NominaPlus: Configuración del paso contable y asignación de cuentas de Eurowin

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2.4. Con separadores

Este formato del fichero de asientos tiene los campos de longitud variable y separados por el carácter “|”

(carácter ASCII 124).

Si la primera línea contiene como mínimo 6 caracteres separadores, el programa interpreta que el fichero

tiene la estructura que se describe en este capítulo.

El orden de los campos es el siguiente:

Estructura del fichero de asientos

Pos Campo Comentario

1 Asiento Número de asiento

2 Fecha Fecha del asiento en formato “dd/mm/aa” o “dd-mm-aa”

3 Cuenta Código de la cuenta contable

4 Definición Definición del apunte contable, máximo 50 caracteres

5 D/H Apunte de Debe "D" o Haber "H"

6 Importe Importe de la línea

7 Referencia Referencia interna para identificar el asiento

8 Cuenta Secundaria Código de la cuenta secundaria

9 Nombre cuenta Nombre de la cuenta contable para poder crearla en Eurowin si no existe

10 Número de factura Número de factura en los asientos de IVA

11 Base IVA Importe base del registro de IVA. Debe aparecer en las cuentas de IVA

12 Importe recargo Importe del recargo, sólo se debe especificar en las cuentas de IVA y si hay recargo

13 Tipo retención Código del tipo de retención

14 Banco Código de la cuenta bancaria de cobro o de pago

15 C / P Tipo de operación: C - Cobro, P - Pago

16 Ejercicio Año de la factura

17 Orden Número de recibo

18 Terceros Código de terceros. Exclusivo para versiones de Colombia. En las demás versiones hay que dejar la columna en blanco.

19 Tipo de documento Código del tipo de documento. Exclusivo para versiones de Colombia. En las demás versiones hay que dejar la columna en blanco.

20 Cuenta de IVA Cuenta de IVA. Por ejemplo, sirve para asignar la cuenta de IVA de un cliente de contado cuando en el asiento no hay ninguna cuenta de cliente.

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2.4.1. Requisitos para la validación de las líneas del fichero con separadores

La herramienta Traspaso EW Asientos realiza las siguientes comprobaciones previas al importar ficheros con

esta estructura:

Cada línea debe tener como mínimo 6 caracteres separadores.

El número de dígitos de las cuentas contables debe ser el mismo que en Eurowin.

En los importes el separador decimal es el punto. No debe haber separador de miles.

Si hay, las cuentas secundarias deben estar dadas de alta en Eurowin.

Si hay facturas, éstas deben existir en Eurowin.

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3. Funcionamiento general

La importación de asientos tiene las siguientes características generales:

- Para obtener el número de asiento hay dos posibilidades:

o El número de asiento del fichero inicial no es el utilizado en Eurowin. Eurowin obtiene siempre el

número de asiento contable a partir del contador de asientos de la empresa de destino.

o A partir de la versión 8.06.18 de 01-07-2009 se puede grabar el mismo número de asiento del

fichero importado. En este caso, los asientos cuyo número ya existe en Eurowin no se

importan. Para ello hay que añadir la siguiente cláusula en el fichero Config.ini del terminal de

Eurowin:

[NUMERO_ASIENTO_EW_ASIENTOS]

SI

- Actualiza el contador de facturas de venta del mantenimiento de la empresa.

- Los registros de los asientos se insertan en la tabla ASIENTOS.

- Si la cuenta no existe se da de alta en la tabla CUENTAS.

- Los registros de las cuentas secundarias del asiento se insertan en la tabla OTRASIEN.

- Si la cuenta secundaria no existe se da de alta en la tabla OTRAS.

- Se crean los registros de IVA soportado o IVA repercutido en las tablas IVASOPOR o IVAREPER,

respectivamente.

- Se crean los registros de retención.

- El importe del recargo sólo debe aparecer en los registros correspondientes a cuentas de IVA con

recargo. Para recuperar el recargo, en el registro de IVA es necesario que la cuenta del cliente o

proveedor tenga marcada la opción “Recargo” en la ficha y que la cuenta de IVA tenga un porcentaje de

recargo.

- A partir de la versión 8.06.6 de 22 de Enero de 2009, el sistema genera automáticamente las

previsiones las previsiones de cobro y de pago según las condiciones de pago indicadas en la ficha del

cliente y proveedor de Eurowin al capturar las facturas de compra y de venta. Las previsiones de cobro

y de pago generadas quedan pendientes de cobro y de pago. Para activar la generación de previsiones,

en el fichero de configuración CONFIG.INI del terminal hay que introducir la clave:

[PREVIS_EW_ASIENTOS] SI

- Los errores e incidencias ocurridos durante el proceso se graban en un fichero situado en la carpeta del

terminal denominado ERR_EW_NOMINAS.TXT.

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3.1. Particularidades de la importación de facturas

El campo Factura se utiliza en los asientos de IVA y de Retención para hacer la anotación de los registros de

IVA soportado o de IVA repercutido, retención soportada o retención repercutida, a la vez que para realizar

la cancelación de cobros y de pagos. También se usa en las cuentas del grupo 4 si posteriormente hacen

referencia a cobros o pagos.

El campo Base IVA tiene que incluir el importe cuando se trata del registro de una cuenta de IVA.

El campo Importe recargo sólo se debe especificar en las cuentas de IVA. Para recuperar el recargo en el

registro de IVA es necesario que la cuenta de cliente / proveedor tenga marcado recargo en la ficha y que la

cuenta de IVA tenga un porcentaje de recargo.

Cuando la línea del asiento es de retención, se debe indicar el porcentaje de retención en el campo Tipo

Retención Además se debe indicar el número de Factura y la Base de IVA para indicar la base de la

retención.

Requiere que la ficha del cliente tenga marcado el campo de retención y el código de tipo de retención.

El campo Banco se indica cuando se trata de una factura de compra o de venta en la línea del asiento que

tiene la cuenta del cliente o del proveedor.

En una factura de compra de Eurowin se genera automáticamente la previsión de pago definiendo el banco

por el cual está previsto pagar dicha factura.

En este campo debe especificarse la cuenta contable del banco (ejemplo “57200001”). Si no se especifica

ninguna cuenta, se utiliza el banco definido en la ficha del proveedor o del cliente.

El campo Tipo C/P se indica sólo cuando el asiento es un cobro o un pago y la cuenta es del grupo 4

(cliente o proveedor). Se indica el valor ‘C’ si es un cobro o ‘P’ si es un pago.

También deben indicarse el número de la factura, el año de la factura y el número de recibo.

El campo Ejercicio es el año de la factura que se está pagando o cobrando. Si no se especifica el año se

utiliza el del fichero de previsiones, y si hubiese más de una factura con el mismo número, se utiliza la última.

El campo Orden hace referencia al número de recibo que se está cobrando o pagando de la factura que se

informa en la línea. Si no se indica, el programa busca la previsión con vencimiento más antiguo, y si el

importe es el mismo la marca como pagada o cobrada. Si no encuentra ninguna previsión, el proceso

realiza el asiento y no marca ninguna previsión como pagada o cobrada.

NOTAS

- Los códigos de los tipos de IVA deben estar creados en Eurowin con los mismos porcentajes y

cuentas contables que las utilizadas en el fichero de importación.

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- Cuando el asiento es de retención deben estar creadas las cuentas de retención, con su

correspondiente mantenimiento y porcentaje.

- La moneda que se usa es la moneda de la empresa de destino de Eurowin.

- Hay que tener en cuenta los giros de los clientes pues si, por ejemplo, se genera una factura de 100

euros y luego el cobro también por 100, si el cliente tiene 3 giros no se marcan las previsiones

como cobradas.

- En el fichero de importación primero tienen que ir los asientos de las facturas y luego los cobros. De

esta forma, al cobrar o pagar una factura existirá la previsión.

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4. Ejemplos de importación

Ejemplos de importación de asientos a partir de un fichero con separadores.

4.1. Ejemplo de factura de venta

1|01/06/05|43000066|ASIENTO DE PRUEBA|D|120|||CLIENTE X|212|100

1|01/06/05|70000001|ASIENTO DE PRUEBA|H|100|||CLIENTE X|212|100

1|01/06/05|47700016|ASIENTO DE PRUEBA|H|16|||CLIENTE X|212|100|4

1|01/06/05|47700026|ASIENTO DE PRUEBA|H|4|||CLIENTE X|212|100

A partir de este fichero se crea el asiento de la factura de venta 6543212, con IVA y recargo.

La línea 3 es la línea de la cuenta de IVA y la línea 4 es la del recargo.

Observar que en la línea de la cuenta de IVA se incluye el importe del recargo.

4.2. Ejemplo de cobro

2|11/01/09|4300006|COBRO FACTURA|H|116||||212||||C|2008|1

2|11/01/09|5720001|COBRO FACTURA|D|116||||||||||

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5. Automatización de la importación de asientos

Es posible automatizar la importación de asientos. Para ello hay que crear un acceso directo al programa

trasp_ew_asientos.exe con los dos parámetros siguientes:

1. Nombre del fichero a importar 2. Código de grupo de empresas 3. / 4. Código de Empresa destino de Eurowin. Si no se trabaja con grupo de empresa se incluyen en su

lugar los caracteres “__” (dos caracteres ASCII 95, [Mays] + [-]) El código de grupo de empresas y el código de empresa se separan con el carácter “/” (carácter ASCII 47, [Mays] + [7]).

El usuario puede ejecutar el acceso directo de forma manual pulsando doble click en el mismo o creando

una tarea programada de Windows.

5.1. Ejemplos

Importar el fichero “asientos_imp.txt” a la empresa “01”. No hay grupos de empresa:

Trasp_ew_asientos.exe c:\carpeta\asientos_imp.txt __/01

Importar el fichero “asi_ew.txt” a la empresa “02” del grupo “01”:

Trasp_ew_asientos.exe c:\carpeta\asi_ew.txt 01/02

Ilustración 3. Automatizar la importación de asientos

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6. Novedades de este manual

6.1. Modificaciones de la edición 8ª de 13-10-2010

En la nota del capítulo "1.6.1 Requisitos de validación de las líneas del fichero de Nóminas Plus Élite

Golden 2009" de la página 6 se ha cambiado la frase siguiente:

"Nota: El fichero de Nóminas Plus Élite Golden 2009 de Sage SP no importa cuentas

secundarias, ni facturas. Por lo tanto, no tiene IVA ni recargo ni previsiones."

Donde decía "no importa" debe decir "no exporta".

En el capítulo "1.7. Funcionamiento general" se ha añadido la siguiente línea:

" - Si la cuenta secundaria no existe se da de alta en la tabla OTRAS."

6.2. Modificaciones de la edición 9ª de 2-12-2010

Reestructuración completa del manual. Se añade la compatibilidad de todas las versiones de NominaPlus

de SageSP a partir del año 2010: Élite Gold, Élite, Profesional y Básica.

Configuración del enlace contable de NominaPlus Eurowin.

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Este documento ha sido creado por el Departamento de Documentación de Sage Eurowin. La información que contiene es cierta salvo error u omisión. El funcionamiento del programa puede ser modificado sin previo aviso. De producirse, las modificaciones se comunican a través de los procedimientos habituales establecidos. Con el fin de mejorar la calidad de este manual, si detecta alguna errata puede comunicárnosla enviando un mensaje a la siguiente dirección de correo electrónico: [email protected] Queda totalmente prohibida la reproducción parcial o total, así como la venta de este documento, sin el expreso consentimiento de la empresa. Todas las ofertas, promociones, condiciones y/o tarifas reflejadas en él tienen la vigencia concretada en el mismo.