Procedimiento para Importar registros de Inventarios de Excel® a Aspel-CAJA 2.0

Existen empresas que llevan su información en hojas de Excel® y cuando adquieren el sistema de Aspel-CAJA desean incorporar su información del catálogo de Inventarios al sistema.

A continuación se indican los pasos a seguir para realizar la importación de la información de una hoja de Excel®

Es indispensable tener las siguientes consideraciones.

Los campos son de diferentes tipos y de cierta longitud, para ello, se anexa el Layout de la tabla Inventarios de Aspel-CAJA 2.0

Tabla de Catálogo de inventarios

Campo Campo en inventario

Ejemplo Longitud máxima

Producto Clave A002 16

Descripción Descripción CUADERNO PROF.RAYADO MARCA BASIC

60

Linea Línea CPBAS (Clave de la línea) 5

Departamento Departamento 01 (Número de departamento) 2

Moneda Moneda 03  (Clave de la moneda) 2

PrecioP Precio público 10.3 0

Precio 2 Precio 2 10.2 0

Precio 3 Precio 3 10.2 0

Precio 4 Precio 4 10.2 0

Precio 5 Precio 5 10.2 0

Precio 6 Precio 6 10.2 0

Precio 7 Precio 7 10.2 0

Precio 8 Precio 8 10.2 0

Precio 9 Precio 9 10.2 0

PrecioMin Mínimo 10.2 0

ClaveAlterna Clave alterna ART02 16

UnidadSalida Unidad de entrada

pz 5

UnidadEntrada Unidad de salida pz 5

Factordeconversión

Factor de conversión

1.00 0

Existencia Existencia en tienda

5 0

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EsquemaImpuesto

Esquema de impuesto

01 (Clave del impuesto) 2

Consideraciones

En caso que no se encuentren dadas de alta  la clave de la línea, departamento y/o moneda del producto, al realizar la importación estos campos se mostrarán vacíos.Si no se encuentra la clave del esquema del impuesto del producto, el sistema le asignará el esquema 01 por default.

Los campos de tipo flotante con longitud "0",  se puede poner cualquier cantidad ya que no hay una longitud máxima.Una vez indicado el archivo a importar, el sistema te sugiere un ejemplo del archivo a importar para que los datos que tengas sean los correctos para una importación exitosa.Es importante que la clave de los productos a  importar no pasen de los 16 dígitos ya que el sistema trunca hasta la cantidad y es posible que los productos importados muestren incongruencias.

Por ejemplo: los productos con clave TORNILLOBLANCO123, "Tornillo blanco con 50 piezas"  y TORNILLOBLANCO124,  "Tornillo blanco con 100 piezas", tienen en la clave más de los dígitos que el sistema acepta, al realizar el proceso de importación  la clave coincidirá, y sólo se tomará la descripción del primer producto TORNILLOBLANCO12 "Tornillo blanco con 50 piezas".

NOTA: La hoja de Excel® solo debe de tener los datos de el inventario, en el orden que se menciono anteriormente, no debe de llevar ningún titulo en las columnas.

Elaborado el documento en Excel® , dentro del sistema de Aspel-CAJA 2.0, ir a Menú Archivo/ Catálogos /Cajas y seleccionar Inventarios.

En la barra de Herramientas seleccionar el Icono de “Importación del Inventario”

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Indicar la tienda a la que se realizara la importación del Catálogo de artículos el formato del archivo en Excel® y la ruta donde se encuentra el archivo.

Seguido mostrara la siguiente mensaje, en caso se querer un ejemplo sobre el archivo a importar oprimir la opción de aceptar.

Mostrando la siguiente información.

Es indispensable observar que los datos están dentro de la columna que le corresponde, si vemos que los datos son correctos, continuamos, si no regresar al paso 1.

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Al concluir con el proceso el sistema mandara el mensaje de que la importación se realizo exitosamente y el número de registros que importo.

Se puede observar que en el catálogo de Inventarios ya existen los productos que se tienen en Excel® .

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