Implementación del Sistema Integrado de Bibliotecas

Koha en la Universidad del Desarrollo

Santiago, Octubre de 2014

Paola Massaro MoralesClaudio Escobar Arriagada

Koha

• Sistema Integrado de Bibliotecas (ILS) de código abierto• La primera versión se desarrolló hace 15 años• Es 100% web, por lo que no requiere instalación en PC cliente• Es modular (Adquisiciones, Catalogación, Autoridades, Circulación,

Publicaciones Periódicas, Usuarios, etc.)• Presenta 2 interfaces: OPAC y Staff

Etapas de implementación

1. Definiciones previas (Diciembre 2013)

2. Instalación, configuración y puesta en marcha (Enero – Marzo

2014). Se trabajó con SIGE Chile

3. Soporte (Agosto 2014 - ). Se trabaja con OpenGeek

Definiciones previas

• Bibliotecas (obligatorio)• Grupos (opcional)• Tipos de ítem (obligatorio)• Tipos de usuario (obligatorio)• Políticas de circulación (cantidad y días de préstamo, multas,

renovaciones, etc.)

Instalación de Koha en equipo de desarrolloCaracterísticas equipo:- Procesador DualCore i5

(3,3 GHz)- Disco duro 300 GB- 4 GB memoria RAM- Ubuntu 12.04 (32 bits)

Migración registros bibliográficos• Pérgamo (ILS anterior a Koha) no trabaja con Marc• Exportación de registros bibliográficos a WinIsis• Generación de archivo ISO desde WinIsis• Transformación de ISO a Marc empleando IsisMarc• Carga de archivo Marc en Koha

Problema con diacríticos en registros bibliográficos

Exportación de registros en formato MarcEdición de registros en Excel (cambios masivos de diacríticos)Carga de registros modificados en Koha

Creación de Grupos y Bibliotecas• Koha requiere de la creación de al

menos 1 biblioteca• El uso de grupos es opcional• Los grupos son ‘contenedores’ de

bibliotecas

Las búsquedas se pueden filtrar o refinar por medio de las bibliotecas o grupos

Creación de categorías de usuario• Obligatoriamente se debe crear al

menos 1 categoría de usuario.• Koha permite definir las políticas de

circulación en base a las categorías de usuarios.

Alumno Pregrado, Alumno Postgrado, Docente, Funcionario, Funcionario Biblioteca, Súper Bibliotecario

Creación de tipos de ítems

• Koha también es capaz de definir las políticas de circulación basándose en los tipos de ítems.• Se pueden asignar íconos a las categorías

Reglas de circulación

• Las reglas se pueden definir en base a tipos de ítems o usuarios• Koha permite definir:

Koha permite definir reglas de circulación mezclando categorías de

usuario e ítems.

Cantidad de Préstamos Suspensión

Período de préstamo Renovaciones (días)

Multa Cantidad de renovaciones

Período de gracia Días de renovación

Cargas masivas

• Informática UDD envió a Biblioteca respaldos de los ítems y usuarios.• Se generaron sentencias SQL para realizar cargas masivas de ítems y

usuarios.• Para ello se estudió la estructura de la Base de Datos Koha,

especialmente las tablas que almacenan estos datos.

Link a esquema de BD Kohahttp://schema.koha-community.org/

Usuarios con acceso a Staff Koha• Para que los usuarios accedan al

Staff de Koha se requiere que se le otorguen permisos especiales.

• Se asignaron los permisos al personal profesional y administrativo acorde a lo definido en la etapa previa a la implementación.

Privilegios Staff Koha

Configuración de validación vía LDAP• El primer mes de funcionamiento se empleó la validación propia del

sistema Koha (usuario/contraseña)• Se solicitó a SIGE que habilitara la validación vía LDAP (uso de credenciales

UDD)• Dicha modificación requirió modificación en la programación de Koha.

Actualmente se encuentra funcionando sin inconvenientes

Carga de préstamos históricos

• Al momento de instalar Koha existían alrededor de 800 préstamos vigentes cargados en el antiguo sistema.• Se realizó una carga masiva directamente en la base de datos (de

forma similar a la carga de ítems y usuarios)

Los préstamos cargaron bien en el sistema, pero al realizar la devolución de esos préstamos se producía un error (asociado al formato de fechas). Se modificó el formato y se solucionó el problema.

Carga fotografías usuarios

• Koha permite la carga de fotografías a través de 2 opciones del Staff:• Carga individual a través del perfil de un usuario• Carga por lotes a través de un archivo ZIP que contenga las fotografías y un

archivo de texto con el RUT del usuario y el nombre del archivo de la fotografía

Servidores Z39.50

• Koha permite ingresar servidores Z39.50 para ser utilizados en el módulo de catalogación• Catalogadores seleccionaron 12 servidores http://gtbib.info/gtbib_z3950.php

Ingreso de nuevo servidor Z39.50Búsquedas Z39.50 en módulo Catalogación

Hojas de trabajo (plantillas) Catalogación• Koha trae por defecto 10 hojas de trabajo para catalogar• Se modificaron la ‘Hoja predeterminada’ y la ‘Libros’

En las plantilla se definen los campos (y subcampos) que se cargarán por defecto, así como su

obligatoriedad.

Traspaso de Koha a servidor de producciónDespués de haber instalado y configurado Koha en el equipo de desarrollo, Informática UDD procedió a copiarlo y traspasarlo al servidor de producción.

Características primer servidor:- Procesador 4 x 2,4 GHz- Disco duro 170 GB- 4 GB memoria RAM- Ubuntu 12.04 (32 bits)

Características servidor actual:- Procesador 4 x 2,4 GHz- Disco duro 170 GB- 6 GB memoria RAM- Debian 7 (64 bits)

Modificación template OPAC

• Koha ofrece 3 temas (templates) para el OPAC: ccsr, prog y bootstrap• Actualmente se usa bootstrap por su capacidad de adaptarse a

distintos dispositivos (responsividad).• Se puede modificar el diseño a través del Staff de Koha ingresando

código HTML y/o CSS.

Se está trabajando con OpenGeek en la modificación del diseño

Creación de Reportes

• Koha ofrece informes predefinidos• 2 formas de crear nuevos informes:• Asistente de informes guiados• A partir de SQL

Informe a partir de SQL

Activación envío de avisos mediante SMTP• Configuración de Koha con cuenta de correo institucional (biblioteca@udd.cl

)• Limitante (cantidad máxima de envío por día)• Se solicitó a OpenGeek que cambiara la configuración, empleando otro

servidor SMTP (sin límite de envíos)- Koha permite definir a nivel de usuario que avisos

se enviarán- También se puede configurar para que el usuario

elija que quiere recibir a través de su cuenta (OPAC)

Actualmente solo se envían avisos recordando a los usuarios que tienen préstamos por vencer

Capacitaciones

• Capacitación externa (por parte de SIGE Chile)• Realizada al personal profesional antes de la instalación de Koha

• Capacitación interna• Realizada al personal administrativo (orientada al uso del módulo de

circulación)• Capacitación de SQL (SELECT) al personal profesional para la generación de

informes

Paola Massaro Moralespmassaro@udd.cl

Claudio Escobar Arriagadacescobar@udd.cl