IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGIA 5´S EN UNA EMPRESA DE ARTES

GRAFICAS

CAMILO ANDRES AGUACIA ORTEGON

MAYERLY SIMBAQUEVA BAUTISTA

JOSE RICARDO MONROY VASQUEZ

UNIVERSITARIA UNIAGUSTINIANA

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

BOGOTA

2015

INTRODUCCIÓN

Graficas J.M es una empresa dedica a la producción de las artes gráficas

en el sector de Bogotá, comprometida con elaborar productos de calidad y llevar el

producto al cliente en las mejores condiciones.

La empresa cuenta con un local ubicado en la Carrera 74 A No 71 A 56, en

donde se encuentran todas las maquinarias necesarias para el desarrollo de su

labor. La implementación de la metodología de las 5´s se ejecutara en el área de

Diseño, Producción y Acabados de uno de sus productos con más salida, las

libretas

Con esta implementación se busca obtener como resultados una

distribución optima del espacio y áreas más organizadas, limpias y adecuadas

para realizar el trabajo

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

A pesar de su alta producción y de tener una manufactura de muy buena

calidad, es una empresa que no tiene buenas condiciones de distribución de

planta, orden y limpieza

Dentro de la empresa encontramos algunos factores de riesgo, entre ellos están:

1. Inseguridad-Locativo (Estado de paredes, pisos y techos: desorden y

desaseo; distribución de puestos)

2. Inseguridad-Orden y aseo deficientes (Herramientas en lugar

inadecuado, espacios desorganizados, cosas inservibles, objetos fuera del

sitio apropiado)

Con el fin de implementar la metodología 5´s se hizo una observación detallada

de las diferentes áreas de la empresa para así poder analizar cuál de estas

presentaba más falencias e investigar las causas por las cuales la productividad,

eficiencia, rendimiento y distribución del espacio no son los más adecuados. Es

por esto que las áreas de: Diseño, Producción y Acabados serán nuestro objeto de

estudio o limitantes, debido a estos componentes que se presentan principalmente

allí. Además que se busca tener la base para la mejora continua y de obtener

procesos con mayor productividad, menos accidentes, menor pérdidas de tiempo

para buscar herramientas, mayor calidad del producto, menos desperdicios

generados y una mayor satisfacción de los clientes.

A continuación se especificara la situación actual en la que se encuentra cada

una de las áreas de estudio, detallando la información por medio de fotografías

que ayudan a tener un control visual sobre los puntos críticos

1.1 AREA DE DISEÑO

Figura 1. Situación actual del Área de Diseño

La (Figura 1) muestra el área de Diseño allí podemos evidenciar que hay

objetos ajenos a esta área y las herramientas que necesita el diseñador no se

encuentran a su alcance o no las encuentra

1.2 AREA DE PRODUCCIÓN

Figura 2. Situación actual del Área de Producción

Figura 3. Situación actual del Área de Producción

Las (Figuras 2-3) muestran algunos puntos críticos del área de producción,

la ubicación de las maquinas hace que se hagan recorridos inútiles, algunos

objetos se encuentran en posiciones indebidas ya que no tienen asignado algún

lugar estratégico.

También se notó que el empleado no cuenta con los implementos de

seguridad necesarios para elaborar esta labor (Tapabocas, Guantes), lo cual hace

que se encuentre expuesto a la inhalación de químicos y residuos del papel

durante toda su jornada laboral.

1.3 AREA DE ACABADOS

Figura 4. Situación actual del Área de Acabados

En la (Figura 4) evidenciamos las falencias que tiene el área de acabados

allí hay una maquina utilizada para la perforación de las libretas pero esta se

encuentra ocupada con elementos innecesarios

2. JUSTIFICACIÓN

Las 5´s es una técnica de mejora continua que tiene como propósito

mejorar el proceso, permitiendo el crecimiento y la optimización de factores

importantes de la empresa que mejoren el rendimiento de manera significativa.

Las diferentes herramientas del lean manufacturing, son muy importantes y

esenciales en el desarrollo de un proyecto y en la implementación de dicha

metodología para una empresa; sin embargo la metodología 5´s es la primordial y

la primer técnica que se debe implementar en una empresa antes de ejecutar

cualquier otra herramienta del lean, ya que es considerada como la práctica ideal

para mejorar los niveles de calidad, eliminación de tiempos muertos, mejorar la

productividad, eficiencia, condiciones de trabajo y reducir los costos. La

implementación de esta metodología proporciona beneficios a la empresa

brindándole ambientes de trabajo limpios, agradables y seguros, eliminado

diversas clases de equipos u objetos innecesarios haciendo que el trabajo sea

más fácil y menos agotador para el trabajador. Ayuda a que los empleados se

preparen y acepten las 5´s y de esta manera adquieran autodisciplina, destacando

los problemas que se presentan durante el proceso que es importante para la

eliminación de pérdidas y desperdicios, identificando los productos defectuosos, el

exceso de inventarios y el porcentaje de reproceso que se realiza durante la

producción, mejorando de esta manera la eficiencia y la efectividad en el trabajo,

aumentando así el nivel de producción. Luego de analizar todas las herramientas

del lean, se decidió por implementar la metodología 5´s, debido a que la empresa

necesita obtener condiciones óptimas en las áreas de trabajo, mayor rendimiento

en la producción, menos desperdicio, disminución en la pérdida del tiempo y un

mejor aprovecho del espacio físico, así como la distribución estratégica de las

máquinas y herramientas de trabajo para aumentar la productividad y disminuir los

costos de operación.

3. OBJETIVO GENERAL

Implementar la metodología 5´S en la empresa Graficas J.M. debido a que

hay falencias en sus niveles de seguridad y desorganización que no aportan valor

al proceso de producción, de modo que se minimicen los tiempos de producción y

costos en las áreas de diseño, producción y acabados

3.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Identificar aquellos objetos innecesarios, de modo que se facilite la acción y

la movilidad del operario en el área de trabajo

Identificar los objetos que el operario considere estrictamente necesarios,

para así garantizar su entorno de trabajo, permitiéndole realizar sus

actividades de una manera más eficiente

Capacitar al personal de la empresa Graficas J.M., previo a la ejecución del

proyecto, durante y después de esta misma con el fin de socializar con los

empleados el impacto y efectos de la implementación de la metodología 5´s

a fin de generar un compromiso y la adopción de sus conceptos y

procedimientos

Programación de auditorías para verificar que se estén realizando todas las

actividades que se planearon con el fin de dar un seguimiento

4. MARCO TEORICO

La metodología 5´s es un programa de trabajo para talleres y oficinas que

consiste en desarrollar actividades de orden/limpieza y detección de anomalías en

el puesto de trabajo, que por su sencillez permite la participación a nivel

individual/grupal, mejorando el ambiente de trabajo, la seguridad de personas y

equipos y la productividad.

Las 5´s crean disciplina para obtener una mejora significativa en la

productividad del puesto de trabajo, por medio de la estandarización de hábitos de

orden y limpieza. Para lograr esto se debe generar e implementar cambios en los

procesos en cinco etapas, donde cada una servirá de fundamento; para así

mantener sus beneficios en el largo plazo.

Las 5s son cinco principios japoneses cuyos nombres comienzan por S y

que van todos en la dirección de conseguir una fábrica limpia y ordenada. Estos

nombres son:

4.1 Seiri (Seleccionar): Significa remover del área de trabajo todo lo que

no es necesario para realizar operaciones productivas. El proceso de

selección que se debe seguir para remover los artículos innecesarios del

área de trabajo son:

Reconocer el área de oportunidad: Esta lista ayuda a detectar

áreas u objetos que por su naturaleza pudieran pasar desapercibido.

Definir los criterios de selección: Es importante definir un estándar

que ayude a diferenciar lo que es realmente necesario de lo que no

lo es. Se utilizan algunos criterios como:

Sobre la base de tiempo

Seleccione como necesario todo lo que se va a utilizar

durante un mes de trabajo.

Seleccione como no necesario todo lo que no se utilizó

durante el mes pasado.

Sobre la base de frecuencia de uso

Seleccionar como necesario lo que se utiliza más de

una vez al mes.

Seleccionar como innecesario lo que se utiliza menos

de una vez al mes.

Sobre la cantidad a usar

Seleccione como no necesario el excedente de lo que

se utiliza en el área de trabajo

Identificar los objetos seleccionados: los objetos seleccionados

como no necesarios deben ser identificados y confinados en un área

de cuarentena.

Evaluar los objetos seleccionados: En esta etapa se decide qué

hacer con los objetos que fueron seleccionados como no necesarios.

.Figura 5. Diagrama para la selección de objetos

Figura 6. Formato tarjeta Roja

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4.2 Seiton (organizar): Organizar los artículos necesarios, identificándolos

de forma adecuada para localizarlos y posteriormente, regresarlos a su

lugar de origen. Para realizar el proceso de organización se sigue el

siguiente procedimiento.

Preparar el área de trabajo: Dividir el área de trabajo en zonas

manejables para que cualquier persona las pueda identificar,

para esto se sigue un código de colores que permite de forma

sencilla y practica identificar visualmente la función para cada

área.

Señales: puede usarse tableros, pizarrones, etiquetas o algún

otro medio identifique apropiadamente las áreas de trabajo.

Ordenar el área de trabajo: Esto permite al trabajador ver, tomar

y regresar cualquier artículo a su ubicación original.

Figura 7. Diagrama de frecuencia de uso de objetos.

Establecer reglas y seguirlas: es importante que todas las

personas conozcan cómo está organizada el área de trabajo, por

lo tanto, se debe documentar el método de organización y dar

entrenamiento a los trabajadores para que sigas los

procedimientos.

4.3 Seiso (Limpiar): Mantener en buenas condiciones de limpieza y

funcionalidad. El proceso de limpieza que se debe seguir para limpiar y

mantener un área de trabajo siempre en buenas condiciones, sigue el

siguiente orden:

Determinar un programa de limpieza: Se debe definir qué es lo

que se requiere limpiar, con qué frecuencia, como se debe llevar

a cabo y asignar responsables de las actividades de limpieza.

Una vez recabada esta información, se documenta el plan de

limpieza. Al asignar las actividades de limpieza, se debe tomar en

cuenta que mantener el área de trabajo limpia es responsabilidad

de las personas que en esta trabajan.

Definir los métodos de limpieza: Una vez definido qué es lo

que se debe limpiar, cuando y quien lo va hacer, luego se debe

establecer cómo se va a realizar esta actividad, para esto se

enlistan:

Cada una de las actividades de limpieza a realizar.

Los artículos y equipos de limpieza que se necesitan.

Un procedimiento de limpieza.

Crear disciplina: Al implementar el programa de limpieza es

importante no olvidar dar entrenamiento adecuado, y

proporcionar la comunicación suficiente para que todo el personal

involucrado en la operación entienda el qué, por qué, para qué y

cómo, de las actividades de limpieza.

4.4 Seiketsu (Estandarizar): La consistencia y regularidad de los

procedimientos, las prácticas asegura que la selección, organización y

limpieza, sean estandarizadas en las áreas de trabajo. El proceso de

estandarización comprende etapas:

La integración de las actividades de las 5s en el trabajo

regular: Existen diversas maneras mediante las cuales se

pueden integrar las actividades de las 5s en las prácticas

rutinarias de trabajo.

Estableciendo procedimientos: Esto se logra estableciendo

procedimientos e implementando auditorias de revisión.

La evaluación de los resultados: A partir de los resultados de

las auditorias se evalúa cuantitativamente el nivel de

implementación del programa de las 5s en cada área de trabajo.

4.5 Shitsuke (Seguimiento): Finalmente lograr convertir en hábito las

actividades de las 5s, manteniendo correctamente los procesos

generados a través del compromiso de todos.

Las tres primeras fases, selección, orden y limpieza, son operativas. La

cuarta, a través del control visual ayuda a mantener el estado alcanzado en

las fases anteriores mediante la aplicación de estándares. La quinta fase

permite adquirir el hábito de las prácticas y aplicar la mejora continua en el

trabajo diario

5. METODOLOGIA

Para implementar la metodología 5´s planeamos varias propuestas de mejora para las áreas de estudio, con el fin de que se realice una correcta distribución optima de las máquinas y herramientas del área de producción, además se rediseña el espacio del trabajo del área de producción, con la finalidad de que se mejoren las condiciones adecuadas

5.1 Reconocimiento de las áreas

En esta etapa se realizan una serie de recorridos por las tres áreas de estudio, se conocen las diferentes tareas, el personal encargado, los equipos, las herramientas y los métodos que son utilizados por las personas para desarrollar el trabajo

5.2 Recolección de la información

Durante las visitas que se hacen en la empresa, se deben realizar entrevistas con el personal encargado, validación de datos y un análisis del proceso para evaluar la situación actual de las dos áreas por medio de un cuestionario de auditoria.

Tabla 1. Cuestionario de auditorías 5´S

5.3 Implementación Metodología 5´s

5.3.5 Seleccionar: Para llevar a cabo la clasificación de los

objetos necesarios e innecesarios, se tendrá el

acompañamiento de los empleados acordes al conocimiento

del material, para luego tomar una decisión acertada sobre el

destino de dicho objeto y posteriormente utilizar la tarjeta roja

para tener una identificación y registro de cada elemento.

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5.3.2 Organizar: Se realizara una redistribución en el área de producción,

de manera que quede cada objeto y elemento en su lugar y principalmente

se situaran estanterías para ubicar elementos estrictamente identificados,

de modo que se minimice el tiempo improductivo de la persona e ir a

buscar sus herramientas de trabajo, para el caso del área de producción se

diseñara una estantería en donde se encontrara ubicada la herramienta

que el operario de las maquinas usa con más frecuencia.

5.3.3 Limpiar: Se requiere un compromiso de la persona para generar una

limpieza en los puntos más críticos y necesarios de la empresa, de esta

manera se diseñará una ficha en donde se podrá visualizar que elementos

son los que se usan para limpiar esa área, allí dirá la programación de aseo

que se hará antes, durante y después de la jornada laboral.

5.3.4 Estandarizar: Se evalúan los resultados de las auditorias para medir

el nivel de implementación de la metodología 5´s

5.3.5 Seguimiento: Realizar una auditoria por mes, para llevar un control

exhaustivo de cada que se ejecuta en la empresa, de modo que se puede

asegurar la implementación de la metodologia5´s en el transcurso del

tiempo

6. RESULTADOS

Se lograron identificar los factores de riesgo definidos anteriormente,

la mala distribución de las maquinarias y recursos de trabajo, el desorden y

el tiempo ocioso, lo cual fue fundamental para optar implementar las 5´s, ya

que la empresa necesitaba de la planeación y ejecución de este proyecto.

Para la implementación de la primera S (Selección), se contó con el

acompañamiento de los empleados y de igual manera se utilizó la tarjeta

roja para identificar y eliminar los objetos innecesarios que se encontraban

en las áreas de trabajo, logrando de esta manera resultados

insignificanticos e inmediatos.

Durante la implementación de las siguientes dos S (Orden y

Limpieza), se alcanzaron a identificar y eliminar los objetos que eran

innecesarios para el proceso, además se rediseño la ubicación de las

máquinas para así mejorar la distribución de la empresa, se realizaron

acciones de limpieza por cada puesto de trabajo.

Para la implementación de la siguiente S (Estandarizar), se piensa

mantener los procedimientos realizados en las tres primeras S´s,

obteniendo mejores resultados en l cuestionario de auditoria.

Para la última S (Seguimiento), se asignaran diferentes funciones a

cada empleado en su puesto de trabajo para mantener la mejora continua

durante el tiempo y obtener resultados positivos

Figura 8. Implementación Tarjeta Roja

Figura 9. Antes de la Implementación de la metodología 5´s en el área

de producción

Figura 10. Después de la Implementación de la metodología 5´s en el

área de producción

Figura 11. Antes de la Implementación de la metodología 5´s en el área de

Acabados

Figura 12. Después de la Implementación de la metodología 5´s en el área de

Acabados

Figura 13. FICHA 5´S

CONCLUSIONES

Durante el primer pilar En la ejecución de las 5´s, se lograron clasificar los

objetos necesarios e innecesarios en las dos áreas, obteniendo resultados

satisfactorios; como una mejor distribución del espacio físico, personal y materia

prima.

Se eliminaron todos los objetos innecesarios, llevando a la disposición de la

“venta” a muchos de estos, de modo que se generara dinero para invertir en

recursos que eran necesarios para los empleados

Con la redistribución que se realizó en el área de producción se despejo el

espacio que estaba siendo utilizado de manera inadecuada y que ahora es

utilizado en procesos necesarios para elaborar los productos.