Implementación de la herramienta Spaces for Art para el

Resguardo, gestión y difusión de los acervos de la

Fototeca del Tecnológico de Monterrey

EDGAR MORENO MARTÍNEZ

Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey

Monterrey, Nuevo León. México edgarmm@itesm.mx

MARCELA TORRES IBARRA

Spaces for Art Monterrey, Nuevo León. México

marcela@spaces-art.com

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Implementación de la herramienta Spaces for Art para el

Resguardo, gestión y difusión de los acervos de la

Fototeca del Tecnológico de Monterrey

EDGAR MORENO MARTÍNEZ

MARCELA TORRES IBARRA

Resumen.

El presente documento expone la implementación del software Spaces for Art

aplicada a las nueve colecciones fotográficas que resguarda la Fototeca del

Tecnológico de Monterrey, permitiendo no solo documentar y conservar el acervo

internamente, sino además dar una salida pública para promover la investigación y

optimizar procesos de gestión tales como solicitudes de reproducción de obra y

compra de imágenes digitales.

La Fototeca del Tecnológico de Monterrey inició en 1962 y desde su creación se

encuentra dentro de las instalaciones del Instituto Tecnológico y de Estudios

Superiores de Monterrey, (Campus Monterrey). Este patrimonio reúne más de siete

mil setecientas fotografías en positivo catalogadas y una innumerable cantidad de

negativos impresos en vidrio, que datan desde 1860 a 1996 aproximadamente.

Spaces for Art es una herramienta ha sido diseñada especialmente para el registro y

catalogación de colecciones culturales, es pionera en su tipo en México y América

Latina y permite almacenar y gestionar la información, explorar los objetos que

integran una colección, así como facilitar la colaboración entre diversos especialistas

de una manera sencilla e intuitiva.

Palabras clave:

Aplicación, arte, catalogación, colaboración, colección, coleccionismo, conservación,

difusión, digitalización, fotografías, fototeca, gestión, ITESM, inventario,

investigación, México, Monterrey, patrimonio cultural, registro, sistema, software,

Spaces for Art, tecnológico.

Introducción

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Ahora, más que en ninguna otra época, contamos con una gran cantidad de

herramientas tecnológicas que nos permiten registrar y conservar toda clase de

testimonios sobre el acontecer de nuestras vidas. Son tan comunes que incluso damos

por hecho que el contar con ciertos registros es sinónimo de resguardar esa

información y lograr que perdure más allá de nosotros mismos.

Sin embargo no siempre es así, olvidamos pronto, dejamos los registros como huellas

de nuestro paso y esos testimonios no alcanzan a descifrar todo lo que hubiésemos

deseado. Más esos trozos de historia -en principio personales- pueden ser conservados

e interpretados desde múltiples perspectivas, realidades y áreas del conocimiento;

donde la tecnología puede ser nuestro mejor aliado.

Así es como se conformaron las nueve colecciones que integran el patrimonio

fotográfico que resguarda la Fototeca del Tecnológico de Monterrey, que inició en

1962 y desde su creación se encuentra dentro de las instalaciones del Instituto

Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey, (Campus Monterrey). Este

patrimonio reúne más de siete mil setecientas fotografías en positivo catalogadas y

una innumerable cantidad de negativos impresos en vidrio, que datan desde 1860 a

1996 aproximadamente. Las nueve colecciones fotográficas que conforman el acervo

de la Fototeca del Tecnológico son archivos personales –la mayoría de ellos donados

al Tecnológico por sus propios creadores- que narran principalmente la

transformación de la ciudad de Monterrey, relatando costumbres, describiendo

paisajes, personajes de la vida cotidiana, de la vida religiosa, política y empresarial,

así como la propia historia de esta institución educativa que fue punto clave en el

desarrollo de la región y el país.

Para concentrar todo el conocimiento que diversos investigadores han

generado en torno a las piezas, aumentar la seguridad del acervo, unificar criterios de

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catalogación, conocer mejor el conjunto, optimizar su gestión e interactuar de una

manera más puntual con la comunidad interesada, se utilizó la plataforma tecnológica

Spaces for Art. Esta herramienta ha sido diseñada especialmente para el registro y

catalogación de colecciones culturales, es pionera en su tipo en México y América

Latina y permite almacenar y gestionar la información, explorar los objetos que

integran una colección, así como facilitar la colaboración entre diversos especialistas

de una manera sencilla e intuitiva.

Nuestra participación dentro del Primer congreso internacional el Patrimonio

Cultural y las Nuevas Tecnologías, Una visión contemporánea consistió en compartir

nuestra experiencia al implementar Spaces for Art para la gestión de la Fototeca del

Tecnológico de Monterrey y reflexionar en torno al uso de tecnología especializada

para aumentar nuestra productividad en general pero sobretodo, para colaborar en dar

sentido y difusión a los patrimonios bajo nuestra custodia.

Sobre Patrimonio Cultural del Instituto Tecnológico y de Estudios

Superiores de Monterrey

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Desde la fundación del Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey

(ITESM) en 1943, personas ligadas de diverso modo con el instituto, se preocuparon

porque sus estudiantes, egresados, directivos y colaboradores, adoptaran un espíritu

humanista y una amplia valoración de la cultura no solo de México sino también de

otras culturas a nivel internacional, es por ello que decidieron dotarlo de obras

antiguas y únicas, que en conjunto de la donación de la colección de ediciones de El

ingenioso Hidalgo Don Quijote de la Mancha y otras obras de Miguel de Cervantes

Saavedra, concluyeron en la apertura de la Biblioteca Cervantina en 1953, en el

edificio de Rectoría, Campus Monterrey.

Patrimonio Cultural del Tecnológico, es la conjunción de colecciones

especiales de libros antiguos y raros, fotografías, documentales, microfílmicas,

arqueológicas y de objetos antiguos que pose bajo su custodia el Tecnológico de

Monterrey.

La Sabiduría humanista y el interés por la cultura general, desde siempre han

sido tomadas en cuenta al lado del estudio y desarrollo de la técnica y la ciencia en el

Tecnológico de Monterrey. Esta preocupación por una formación universitaria

genuina, integradora y a la vez universal, ha propiciado la conformación y cuidado de

las diversas colecciones de Patrimonio Cultural, para consulta de la comunidad del

Tecnológico y de la comunidad en general. Su ubicación en el campus es de por si

significativa, así como su seguridad y vigilancia.

La conservación y preservación de este patrimonio excede todo valor, en tanto y

cuanto, es parte de la cultura y la historia de México y de su rica memoria.

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Con el paso de las décadas, y a través de generosas donaciones de consejeros y

amigos del Instituto, el fondo cultural patrimonial ha ido creciendo, tanto en cantidad

como en calidad y variedad.

A los fondos bibliográficos y documentales se agregaron:

En 1950, La Colección de piezas arqueológicas y los hierros coloniales.

A finales de la década de 1960, Las Colecciones microfílmicas y la Fototeca.

En 1990, Varias Colecciones bibliohemerográficas de singular valor.

Ya en Siglo XXI, La Colección de Mapas y Planos.

Durante todos los años de su existencia, se han recibido donaciones de alumnos y

empresas, en forma de libros, folletos, revistas, correspondencias, autógrafos,

periódicos, piezas arqueológicas y fotografías.

Colecciones de Patrimonio Cultural

Colección Alfonso Junco

Colección Cervantina

Colección Conde Zambrano

Colección Conway

Colección de Autógrafos

Colección de Cerámica y objetos prehispánicos

Colección de Hierros de la Conquista

Colección de Mapas y Planos

Colección de Microfilms

Colección de Negativos impresos en vidrio

Colección Hermanos Guajardo

Colección Ignacio Bernal

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Colección Méndez Plancarte

Colección Michel Antochiw

Colección Pedro Robredo

Colección Salvador Ugarte

Correspondencia Personal del Siglo XIX

Fototeca

Actualmente, los fondos patrimoniales se encuentran ubicados en varios

edificios del Campus Monterrey, aunque su origen y dirección sigue siendo el mismo

lugar donde fue creado: en el 3er nivel del edificio de Rectoría de Campus Monterrey.

Desde 1990 hasta la fecha, las donaciones bibliográficas, fotográficas y materiales

cartográficos, se encuentran en el segundo nivel de edificio de Biblioteca Central.

Además se mantienen varios espacios adicionales para exhibir muestras arqueológicas

y tres bodegas.

La Fototeca. Antecedentes.

Diez años después de la Fundación del Tecnológico de Monterrey, al tiempo de la

creación de la Biblioteca Cervantina en 1953, recibe el nombre de Archivo de

Fotografías (Colección Tec), el cual se modifica en 1999 a Foteca del Tecnológico de

Monterrey.

En 1963 Adquiere la primer colección de negativos y positivos, pertenecientes

al Fotógrafo Jesús R. Sandoval quien operó entre los años 1895 y 1940 en Monterrey.

A partir de ahí se han adquirido otros fondos. La Fototeca del Tecnológico, está

conformada por 9 colecciones fotográficas y cuenta actualmente con siete mil

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setecientas cincuenta y tres imágenes en positivo, catalogadas y digitalizadas, mismas

que los usuarios pueden consultar a través del sitio web: http://www.fototec.com.mx/.

Cuenta también con aproximadamente seis mil negativos, impresos en vidrio y

resguarda imágenes impresas en diferentes soportes, tales como contactos, planos,

transparencias, negativos, placas. (Éstos últimos materiales se adquirieron

recientemente con la Colección del Arq. Mario Pani).

Colecciones:

Agustín Basave

Guadalajara, Jalisco, México. (1886-1961) Arquitecto. El acervo está formado por

setecientas cincuenta positivos tomados y revelados por fotógrafos de todo el mundo.

Tiene un único tema: retratos de las más destacadas personalidades del mundo del siglo

XX. El arquitecto Basave formó parte de la colección siendo director del periódico El

Norte, en Monterrey. Las fotos pertenecen fundamentalmente a los años 1930-1960,

aunque hay algunas anteriores, a partir del último tercio del siglo XIX. La colección

fue donada al Tecnológico de Monterrey por su creador en la década de los sesenta.

Conde-Zambrano

Opulenta colección de fotografías, prácticamente todas de estudio, firmadas por

fotógrafos nacionales, norteamericanos y europeos. Está integrada por 34

álbumes originales que contienen alrededor de 3500 fotos, la gran mayoría con

personajes de México y del mundo de las décadas de 1860 a 1890, provenientes

de todas las esferas sociales: política, milicia, curia, eclesiástica, aristocracia,

alta burguesía, hacendados, música y literatura, tipos populares, jóvenes,

señoras, señoritas, familias, etc.

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Alberto Flores Varela

Monterrey, (1906). Fotógrafo profesional, comenzó de aprendiz en 1919, luego

instaló su propio estudio en 1929. El acervo está formado por ochenta positivos

y setenta y cinco negativos. Las fotos van de 1929 a 1996. El tema principal es

la vida litúrgica, iglesias y personajes del culto católico regiomontano. El

acervo fue donado al Tecnológico de Monterrey por el propio fotógrafo en

1998.

Desiderio Lagrange

Jura, Francia. (1849-1926). Ignoramos el número de fotografías pertenecientes a

Desiderio Lagrange –también hay de su hermano Alfonso- por que forman un

solo grupo con las fotos del fondo Jesús R. Sandoval. El tema general de las

fotografías de Lagrange es Monterrey, su gente y sus alrededores. Las fechas

van desde 1870, quizás algunos años antes, hasta la década de 1910. El acervo

de Lagrange fue adquirido por el Tecnológico en 1963 y se encontraba adherido

al de Jesús R. Sandoval.

Jesús R. Sandoval

Montemorelos, Nuevo León, México. (1871-1951). Fotografo profesional,

instaló su estudio en Monterrey en 1896, aunque desde la década anterior

ejercía la fotografía. Las fotos de Sandoval están mezcladas con las de

Desiderio Lagrange, el conjunto suma cerca de cuatro mil positivos y treinta y

ocho mil negativos. La acotación temporal para las fotosde Sandoval va de poco

antes de 1896 y llega hasta la década de 1940. El tema dominante sobre las

fotos de estudio, pero Sandoval fue además un cronista fotográfico infatigable,

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por lo que su trabajo registró prácticamente todos los motivos de una ciudad. El

acervo fue comprado por el Tecnológico de Monterrey en 1963.

Aureliano Tapia Méndez

Jacona, Michoacán, México (1931). Regiomontano por estudios eclesiásticos y

vida, Monseñor Tapia Méndez es profundamente respetado por la comunidad

como sacerdote y como historiador. Desde su adolescencia se destacó como

aplicado fotógrafo de no pocos logros. Cubre varios temas en torno a la vida

religiosa católica desde la década de 1920 hasta la actualidad. Dentro del

conjunto destaca la compilación de fotos tomadas directamente por el que fue

Arzobispo de Monterrey, don Alfonso Espino y Silva (Puebla, 1904-1976). El

acervo es donación del autor.

Tecnológico, Campus Monterrey

Las instantáneas de esta colección pertenecen a muchos fotógrafos,

desconocidos la gran mayoría porque no firmaron sus trabajos. El conjunto,

hasta el momento integrado por poco más de dos mil positivos, está en

constante aumento. El tema es la vida del Campus Monterrey desde su

fundación en 1943 hasta alrededor de 1985. El acervo se ha estado formando

desde 1993, con donaciones hormiga en torno a un conjunto creado por Librado

Rosales.

Isauro Villarreal García

Monterrey. (1904-1971). Empresario regiomontano que alcanzó una perfección

ejemplar en la práctica la fotografía, su afición personal. Hasta el momento el

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acervo está formado por alrededor de setecientos doce positivos y noventa

negativos, pero seguirá creciendo por donaciones pendientes. Los temas

dominantes son paisaje regional urbano y silvestre, y vida familiar. Las fotos

van de la década de 1920 a la de 1960. Josefina Rodriguez de Longoria, sobrina

del fotógrafo, es la promotora y donante, en 1999, de esta compilación.

Mario Pani Darqui

México, D.F. (1911-1993). Fue un arquitecto y urbanista mexicano, gran

promotor del funcionalismo y el estilo internacional en sus obras, así como de

las ideas de Le Corbusier en México, su legado abarca 136 proyectos en los que

abordó todas las tipologías; viviendas, escuelas, edificios públicos, hospitales,

hoteles, oficinas, edificios, comerciales, aeropuertos, planes urbanos.

Negativos impresos en vidrio Colección Sandoval-Lagrange.

Desconocemos el total exacto de estas imágenes, ya que se encuentran

almacenadas en una bodega especial y aún no están catalogadas, debido a que se

requiere un trato especial para su conservación y catalogación, sin embargo se

encuentran dispuestas por temática. Se han digitalizado sólo una parte de ellas

con un tratamiento básico sin completar su catalogación. El proyecto de

conservación y restauración está arrancando con la capacitación necesaria para

el acondicionamiento propio de un laboratorio.

Recursos humanos y materiales de la Fototeca

Además del personal de seguridad y mantenimiento, la Fototeca del Tecnológico de

Monterrey, cuenta con tres personas de planta (digitalizador, trámites administrativos

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y especialista), todos con los conocimientos necesarios para desarrollar cualquier

actividad relacionada a la Fototeca. Cada trabajador cuenta con un equipo de cómputo

actualizado y un escáner en condiciones óptimas, así como diversas herramientas que

permiten el desarrollo sus actividades, entre las que se encuentran:

Catalogación

Digitalización

Limpieza de materiales digitales y físicos

Atención al usuarios tanto de manera presencial como en línea

Venta de imágenes digital

Últimos tres años

Las actividades que se llevan a cabo en la Fototeca del Tecnológico de Monterrey

parecieran ser muy repetitivas, ya que como Centro de Información tiene como

finalidad satisfacer las necesidades informativas de los usuarios, sin embargo, durante

los últimos tres años, la Fototeca ha desarrollado actividades que le han permitido

optimizar su funcionamiento y que han colaborado a que esta insitución obtenga

mayor reconocimiento y el alcance de su visión y objetivos se vea beneficiado. Entre

ellas destacan:

1. Adquisición de la Colección Mario Pani.

2. Migración de registros catalográficos a un nuevo servidor.

3. Implementación de la herramienta Spaces for Art para el inventario y

admnisitración de las colecciones.

4. Creación de un proyecto de automatización para las solicitudes de imágenes.

5. Compra de estantería.

6. Organización del acervo fotográfico.

7. Cambio de guardas y de cajas.

8. Separación de materiales fotográficos (duplicados).

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9. Digitalización de negativos en acetato de 8 x 10, Contactos 5 x 3 “, Microfilms 1.5

x 1.5 “, Películas de carrete 35 mm. (Colección Mario Pani).

10. Como parte de las actividades del 70 aniversario del Tecnológico de

Monterrey, la Fototeca participó en la exhibición “Joyas del Patrimonio

Cultural”, aportando imágenes históricas y únicas con la finalidad de dar a

comocer la importancia de la historia no solo del Tecnológico sino también

de Monterrey.

11. Reacomodo de espacios físicos.

12. Capacitación a personal de otras áreas que cuentan con acervos

fotográficos.

13. Capacitación a becarios.

Implementación de Spaces for Art en La Fototeca del ITESM

Dentro de las actividades realizadas en los últimos años, la implementación de la

herramienta Spaces for Art fue una de las más significativas, ya que permite tanto la

optimización del inventario así como una mejor visibilidad de las colecciones y su

administración.

Spaces for Art surgió en 2010 como respuesta a la necesidad de las

instituciones culturales (en México y Latinoamérica) por mejorar la organización,

documentación y gestión de sus patrimonios. Esta herramienta, basada en estándares

internacionales de documentación patrimonial, fomenta también colaboración entre

diversos especialistas y áreas del conocimiento; todo de una manera sencilla, ágil y

segura. La herramienta tiene tres secciones básicas que se entrelazan entre sí: Autores,

Obras y Directorio. En el rubro del Autor se incluyen datos biográficos, semblanzas,

statement; en la sección de las Obras la información va desde la descripción física del

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objeto hasta los datos conceptuales, históricos, estados de conservac ión o

intervenciones de restauración, ubicación física de la obra, detalles de movimientos,

participación en exposiciones, bibliografía relacionada y notas y etiquetas que

permiten adjuntar archivos de diversos tipos. Tanto las obras como los autores pueden

llevar datos de contacto ya sea de propietarios, autores, representantes, galerías etc.

que se almacenan en el Directorio.

Como sabemos que la información no es solo parte documental de las obras

sino que también es fundamental para muchos de los procesos que se realizan al

interior de las instituciones, Spaces for art permite exportar la información a Excel o

Power Point, realizar diversas plantillas de impresión, generar etiquetas o códigos de

barras, personalizar con el logo de la institución y algo muy importante, la creación de

listas de trabajo, ya sea por la selección y agrupación o a través de reglas y criterios

específicos. El sistema se va mejorando constantemente, por lo que también se

realizan actualizaciones periódicas, mismas que se ejecutan de manera automática.

Desarrollo del proyecto.

El proyecto realizado en colaboración con Patrimonio Cultural del

Tecnológico de Monterrey en 2012, se llevó a cabo en dos fases principales que se

describen brevemente a continuación.

Fase I. Implementación de la herramienta Spaces for Art para la gestión de la

colección fotográfica y la creación de un sitio web público,

http://www.fototec.com.mx.

Como primer paso se realizó un diagnóstico técnico de la infraestructura

computacional del Tecnológico. Se tuvieron reuniones con la gerencia de Sistemas

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para garantizar que los componentes a instalar fueran compatibles con los sistemas

existentes y explicar las tareas de mantenimiento de la solución, incluyendo el

respaldo periódico de la base de datos y el código de la plataforma.

Posteriormente, se realizó un análisis de la base de datos existente de Fototeca,

confirmando con el responsable la posibilidad de exportar la información en formato

Excel y los archivos de imágenes digitales. Se hizo además una asociación de campos

de la base de datos existente con Spaces for Art, identificando campos no incluidos.

Como resultado de este análisis la plataforma se modificó, agregando una nueva

sección para Fotografía que incluye los campos generales aceptados

internacionalmente para esta categoría.

Debido a que la información estaría disponible al público, el proyecto incluyó el

servicio de “limpieza” de la base de datos. Utilizando mecanismos automatizados, se

creó consistencia en criterios de catalogación, se eliminó redundancia de etiquetas, se

hicieron correcciones ortográficas, estandarización de fechas, entre otras tareas que

hubieran tomado meses de realizarse manualmente.

En paralelo, se trabajó en crear un sitio de consulta de la base de datos,

disponible actualmente en la liga http://foto.mty.itesm.mx/. La filosofía del sitio de

búsqueda es recibir al visitante con una serie de fotografías aleatorias de un periodo

histórico determinado, de forma que cada visita al portal permita descubrir nuevas

facetas de la colección.

Se incluyó un campo de búsqueda único inspirado en Google Search que se

puede utilizar para buscar fotografías a través de diversos criterios como autor, año,

personajes, etc. Una vez realizada la búsqueda inicial, es posible filtrar los resultados

por términos adicionales como palabras clave, el Fondo fotográfico al que pertenece,

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así como ordenar los registros de forma ascendente o descendente. Cada fotografía

puede verse a detalle al dar un clic, con lo que se muestra información técnica como

título, autor, fondo fotográfico, fecha y lugar de toma, época, título de la serie, entre

otros.

El sitio permite además una navegación fluida y amigable para el visitante, ya

que no requiere de paginado. Si se quiere ver más fotografías para los mismos

criterios de búsqueda, sólo es necesario desplazarse a la parte inferior de la página y

nuevos registros se cargan automáticamente.

Adicionalmente, toda la información expuesta al público se administra desde

la aplicación Spaces for Art del Tecnológico de Monterrey, desde donde se decide qué

piezas se desean presentar. De esta forma, es sencillo mantener actualizada la

información del acervo, así como publicar nuevos Fondos fotográficos.

Fase II. Automatización de procesos públicos e internos asociados a la colección.

Uno de los beneficios de contar con un inventario actualizado y un portal público

amigable, es la posibilidad de automatizar procesos públicos e internos a la institución

relacionados con la colección. Ésta fue la segunda fase del proyecto.

Debido a los servicios que ofrece la Fototeca del Tecnológico, uno de sus principales

procesos públicos es la solicitud de permisos de reproducción y venta de

imágenes, utilizado por investigadores, historiadores, fotógrafos, casas editoriales y

diversas instituciones.

Se analizaron los formatos de solicitud con los que normalmente trabaja la

Fototeca, encontrando que la información de los solicitantes era común entre los

diferentes formatos utilizados. Se realizó el proceso de manera que un solicitante

pueda registrarse una vez y solicitar diferentes tipos de permisos sin tener que pasar

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por el proceso de registro de nuevo, agilizando el trámite. Para la experiencia pública

de registro y solicitud de permisos, se utilizó como inspiración el portal líder de

comercio electrónico Amazon, que lleva al cliente a realizar su operación de compra

en el menor número de pasos necesarios y con sólo la información pertinente.

En la fase de automatización de procesos, se agregó funcionalidad a los dos

componentes existentes: al sitio público se le incorporó el registro de solicitantes y

solicitud de permisos, y a la plataforma Spaces for Art se agregó el seguimiento a las

solicitudes.

La imagen siguiente muestra una vista general de la base de datos de la

Fototeca del Tecnológico en la aplicación Spaces for Art:

El proceso automatizado de solicitud de permisos de reproducción y venta de

imágenes diseñado para la Fototeca del Tecnológico se realiza de la siguiente manera:

Pasos de solicitante

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S1. El solicitante o cliente se registra en el sitio. Acepta las Políticas de la Fototeca.

S2. Ingresa en el sitio con su correo y clave de acceso.

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S3. Busca las fotografías que le interesan y las agrega al “carrito de compras”.

S4. Entra al carrito. Opcionalmente, quita fotografías no deseadas.

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S5. Complementa información requerida y envía solicitud que usualmente puede ser

para publicación impresa, publicación digital o exhibición.

Publicación impresa

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Publicación digital

Exhibición

(El Sistema envía una notificación automática a personal de Fototeca)

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Pasos de personal Fototeca ITESM

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F1. El administrador consulta bandeja de solicitudes / bandeja de solicitantes.

F2. Verifica datos de solicitud.

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F3. Verifica datos de solicitante. De manera externa a la aplicación realiza cálculo de

monto a pagar, notifica al solicitante si hay que realizar un pago, confirma el pago y

envía licencia a firmar.

F4. Anexa a Spaces for Art el comprobante de pago y la licencia firmada a la

solicitud. De manera externa a la aplicación genera liga con fotografías en alta

resolución.

F5. Agrega liga con fotografías a la solicitud. Completa solicitud.

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(El Sistema envía una notificación automática al solicitante con liga de fotografías)

Posteriormente, el personal de Fototeca puede consultar desde la plataforma

Spaces for Art qué solicitudes se han recibido, para qué fotografías y de qué

solicitantes, en cuanto tiempo se atendieron, y los documentos relacionados. Esta

información puede ser muy útil a la hora de hacer estadísticas y análisis de la

información que permite conocer mejor el uso que se le da al acervo y planear los

siguientes pasos en su mantenimiento y gestión.

Conclusión

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Con la implementación de Spaces for Art, los procesos de la Fototeca del Tecnológico

de Monterrey, tales como la catalogación, la difusión, el control y uso de las

fotografías lograron reforzarse, estableciendo una comunicación más eficiente con el

usuario, logrando con ello satisfacer las necesidades informativas, visuales y de

investigación, de los mismos. Las principales tareas implementadas fueron:

Automatizar el proceso de solicitud de imágenes fotográficas.

Hacer más eficientes los servicios de compra y venta de imágenes digitales.

Facilitar el acceso y uso a las colecciones fotográficas.

Contar con un sitio “amigable” para los usuarios.

Innovar el servicio que ofrece la fototeca no solo a la comunidad Tec, sino a

todos los que requieran el servicio.

Conocer mejor los acervos al interior de la institución así como detectar

posibilidades de mejora en la documentación y control de las colecciones.

Se observó un incremento en las visitas que recibió el sitio web; de 3900 que

registraba en 2011, a 5734 en el 2012 -año de implementación de la herramienta-

finalizando en 2014 con 6782. De igual manera, el número de clientes registrados en

2013 era de 10 personas y en 2014 se incrementó a 130 usuarios registrados, muchos

de ellos solicitando en más de una ocasión los servicios de la Fototeca.

Aún quedan tareas pendientes y otras que la Fototeca va desarrollando tanto en

materia de mantenimiento y almacenamiento físico, capacitación del personal para la

catalogoación y registro de materiales distitos a positivos y negativos y la

continuación del registro y catalogación de nuevas colecciones como la recién

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integrada Mario Pani. Al pasar el tiempo se ha detectado que Spaces for Art contiene

campos que pueden ayudar a tener un mejor control sobre los materiales fotográficos,

por lo que será una de las actividades a iniciar al corto plazo. De igual manera, el

sistema ofrece la flexibilidad de adaptarse a algunas de las tareas realizadas por la

Fototeca así como la posibilidad de continuar y mejorar el servicio y colaboración

investigadores y profesionales en cualquier parte del mundo.

Fuentes.

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Archivo de la Fototeca del Tecnológico de Monterrey.

Archivo Spaces for Art sobre documentación de proceso.

Elizondo Elizondo, Ricardo. Fototeca: Sumario de Colecciones. Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey. Monterrey, N.L. México. 2011.