IMPLANTACIÓN SOBRE SAP R/3 DEL MODELO DE PROCESOS DE DISTRIBUCIÓN SECUNDARIA PARA UNA EMPRESA...

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UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR DECAATO DE ESTUDIOS PROFESIOALES

COORDIACI DE IGEIERA DE PRODUCCI Y ORGAIZACI EMPRESARIAL

IMPLATACI DEL MDULO DE GESTI DE MATERIALES DE SAP R/3 E U

MODELO DE IDUSTRIA DE ALIMETOS

Por:

Roco Peralta Tapia

IFORME DE PASATA Presentado ante la Ilustre Universidad Simn Bolvar

como requisito parcial para optar al ttulo de Ingeniero de Produccin

Sartenejas, Marzo de 2009

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UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR DECAATO DE ESTUDIOS PROFESIOALES

COORDIACI DE IGEIERA DE PRODUCCI Y ORGAIZACI EMPRESARIAL

IMPLATACI DEL MDULO DE GESTI DE MATERIALES DE SAP R/3 E U

MODELO DE IDUSTRIA DE ALIMETOS

Por:

Roco Peralta Tapia

Realizado con la asesora de:

Tutor Acadmico: Ana Mara Borges Tutor Industrial: Omar Jos Fierro Chacare

INFORME DE PASANTA Presentado ante la Ilustre Universidad Simn Bolvar

como requisito parcial para optar al ttulo de Ingeniero Geofsico

Sartenejas, Marzo de 2009

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IMPLATACI DEL MDULO DE GESTI DE MATERIALES DE SAP R/3 E U MODELO DE IDUSTRIA DE ALIMETOS

Por:

Roco Peralta Tapia

RESUME

El presente proyecto fue realizado en IBM de Venezuela, en la unidad de consultora GBS

(Servicios globales de negocio). En l se desarroll la configuracin del mdulo MM (Gestin

de Materiales) del sistema SAP R/3 (Sistema de planificacin de empresas basado en una

arquitectura cliente-servidor) para una industria de alimentos ficticia (Alimentos SSA). Para

realizar este proyecto se sigui la metodologa de IBM llamada Assendant SAP (SAP

ascendente), adaptada al caso de desarrollo, puesto que no es una implantacin real. Se realiz el

levantamiento de informacin para la industria de alimentos, para luego construir una gua de

negocios donde se describe el modelo del negocio y se proponen las vistas de la aplicacin

necesarias a desarrollar en un caso real. La configuracin del mdulo se inicia con la definicin

de la estructura organizativa de la empresa, en esta etapa se involucran otros mdulos que

conforman tambin esa estructura. A la par de las configuraciones se realiz una gua de

replicacin donde se describen los procedimientos de la configuracin. Finalmente se desarrollan

los escenarios de prueba, donde se comprueba la correcta realizacin de las configuraciones. Se

presentan tres apndices que contienen extractos de los documentos generados a lo largo del

proyecto.

Palabras clave: SAP R/3, Gestin de materiales, Alimentos.

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DICE GEERAL

DICE GEERAL ...................................................................................................................... V

DICE DE TABLAS .............................................................................................................. VIII

DICE DE FIGURAS ............................................................................................................... IX

LISTA DE ABREVIATURAS ...................................................................................................... X

ITRODUCCI ......................................................................................................................... 1

Justificacin del Problema ........................................................................................................... 1

Antecedentes ................................................................................................................................ 2

Planteamiento del Problema ........................................................................................................ 2

Objetivos Generales ..................................................................................................................... 2

Objetivos Especficos .................................................................................................................. 3

CAPTULO 1 ................................................................................................................................. 4

ETORO EMPRESARIAL ...................................................................................................... 4

1.1 IBM Corporacin ................................................................................................................... 4

1.1.1 Misin .............................................................................................................................. 4

1.1.2 Visin ................................................................................................................................. 5

1.2 IBM en Venezuela ................................................................................................................. 5

1.2.1 Estructura Organizativa ...................................................................................................... 5

1.2.2 Servicios Globales de Negocios ......................................................................................... 6

Misin ...................................................................................................................................... 6

1.2.3 Ubicacin del pasante ......................................................................................................... 8

CAPTULO 2 ................................................................................................................................. 9

MARCO TERICO ...................................................................................................................... 9

2.1 Gestin de Materiales ............................................................................................................ 9

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2.2 ERP ...................................................................................................................................... 10

2.3 SAP R/3 ............................................................................................................................... 12

2.3.1 Arquitectura del Sistema .................................................................................................. 13

2.3.2 Ambientes ......................................................................................................................... 14

2.3.3 Estructura Modular de SAP R/3 ....................................................................................... 15

CAPTULO 3 ............................................................................................................................... 19

MARCO METODOLGICO .................................................................................................... 19

3.1 Ascendant SAP .................................................................................................................... 19

3.2 Fases de Ascendant SAP ..................................................................................................... 19

3.2.1 Evaluacin ........................................................................................................................ 20

3.2.2 Preparacin del Proyecto .................................................................................................. 21

3.2.3 Gua de Negocios ............................................................................................................. 21

3.2.4 Realizacin ....................................................................................................................... 22

3.2.5 Preparacin final ............................................................................................................... 22

3.2.6 Salida en produccin y soporte ......................................................................................... 23

3.2.7 Sostener ............................................................................................................................ 23

CAPTULO 4 ............................................................................................................................... 25

PROCEDIMIETO EXPERIMETAL .................................................................................. 25

4.1 Fase de preparacin del proyecto. ....................................................................................... 25

4.1.1 Introduccin a IBM .......................................................................................................... 25

4.1.2 Introduccin a SAP R/3 .................................................................................................... 25

4.1.3 Rplicas en SAP ............................................................................................................... 28

4.2 Fase de gua de negocios ..................................................................................................... 28

4.2.1 Levantamiento de informacin ......................................................................................... 29

4.2.1.1 Ciclo de Procura ............................................................................................................ 29

4.2.2 Modelo de Empresa .......................................................................................................... 31

4.2.3 Lineamientos de la empresa ............................................................................................. 31

4.2.4 Vistas de negocio .............................................................................................................. 32

4.2.4.1 Vista Logstica ............................................................................................................... 32

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4.2.4.2 Gestin de Materiales .................................................................................................... 33

4.2.5 Desarrollo de la Gua de Negocio de Gestin de Materiales. ........................................... 34

4.2.5.1 Registro de Datos Maestros ....................................................................................... 34

4.2.5.2 Administracin de Pedidos ........................................................................................ 35

4.2.5.3 Adquirir Recursos Materiales .................................................................................... 35

4.2.5.4 Contratar Servicios .................................................................................................... 36

4.2.5.5 Manejo de Inventarios y Almacenes ......................................................................... 36

4.3 Fase de realizacin y preparacin final ............................................................................... 36

4.3.1 Configuracin del modelo ................................................................................................ 37

4.3.1.1 Estructura de la Empresa ........................................................................................... 37

4.3.2 Reportes de MM ............................................................................................................... 40

4.3.3 Escenarios de Prueba ........................................................................................................ 43

Escenario 1: Solicitud de pedidos de materiales. .................................................................. 43

Escenario2: Peticin de oferta, procesamiento de informacin y comparacin. ................... 43

Escenario 3: Procesar pedido y contrato marco..................................................................... 43

Escenario 4: Recepcin del pedido. ....................................................................................... 44

COCLUSIOES Y RECOMEDACIOES ........................................................................ 45

REFERECIAS BIBLIOGRFICAS ...................................................................................... 46

APDICE A .............................................................................................................................. 47

APDICE B ............................................................................................................................... 55

APDICE C .............................................................................................................................. 60

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DICE DE TABLAS

Tabla 1.1 Ventajas y desventajas de los ERP.12

Tabla 4.1. Vistas del negocio y mdulos asociados .32

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DICE DE FIGURAS

Figura 1.01 Estructura organizativa de IBM de Venezuela. ............................................................ 6

Figura 2.01 Arquitectura cliente-servidor de tres capas. ............................................................... 13

Figura 2.02 Arquitectura modular de SAP R/3 ............................................................................. 15

Figura 3.01 Etapas bsicas del mtodo de implementacin Ascendant. ....................................... 20

Figura 3.02 Fases aplicadas en el proyecto de pasanta. ............................................................... 24

Figura 4.01 Ventana de acceso a SAP y de inicio de sesin. ........................................................ 26

Figura 4.02 Pantalla de inicio de acceso fcil. .............................................................................. 27

Figura 4.03 Ciclo del proceso de procura o compra de materiales................................................ 30

Figura 4.04 Estructura Organizacional (MM) SAP R/3 ................................................................ 34

Figura 4.05 Sociedad de Alimentos SSA y sus caractersticas...................................................... 38

Figura 4.06 Centros logsticos de Alimentos SSA. ....................................................................... 38

Figura 4.07 Almacenes definidos y asignados a un centro logstico. ............................................ 39

Figura 4.08 Centro de coste para el centro logstico de Valencia. ................................................ 40

Figura 4.09 Pasos a seguir para la creacin de reportes de compras. ............................................ 41

Figura 4.10 Reporte de compras para el centro logstico de Valencia (AL01). ............................ 42

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LISTA DE ABREVIATURAS

IBM International Business Machines (Mquinas de Negocio Internacional)

GBS Global Business Services (Unidad de Servicios de Negocios Globales)

ERP Enterprise Resource Planning (Sistema de Planificacin de los Recursos de la

Empresa)

SAP Sistems, aplications, products (sistemas, aplicaciones y productos)

MM Mdulo de Gestin de Materiales

PP Mdulo de Planificacin de la Produccin

HR Mdulo de Recursos Humanos

FI Mdulo de Finanzas

CO Mdulo de Contabilidad

IS Solucin de Industria

MRP Material request planification (Planificacin de requerimientos de materiales)

S&C Estrategia y cambio

CRM Administracin de las relaciones con los clientes

HCM Administracin de capital humano

SCM Administracin de la cadena de suministros

AS Servicios de aplicaciones

IT Tecnologa de informacin

DV Ambiente de desarrollo de SAP

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xi

QA Ambiente de calidad de SAP

PR Ambiente productivo de SAP

RICE Reportes, interfaces, conversiones, ampliaciones

SAP GUI Interfaz de acceso a SAP R/3

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ITRODUCCI

En esta seccin se presenta la problemtica actual de las industrias a nivel mundial, se

menciona especficamente el sector que se desarrolla en el proyecto, que es el de alimentos. Bajo

las condiciones expuestas, se presentan las soluciones que han surgido para agregar valor a las

empresas. Dentro de estas soluciones, se encuentra la utilizada a lo largo de la pasanta.

Justificacin del Problema

La industria de alimentos siempre ha tenido y tendr una demanda segura en el mercado,

debido a la naturaleza humana y al crecimiento de la poblacin mundial. Este sector es vital en la

industria y no dejar de ser uno de los ms importantes, con la ventaja de necesitar innovacin

tanto en los productos como en los procesos. Adems, en este sector de la industria existe una

amplia gama de posibles productos a ofertar.

En el ambiente empresarial mundial, las compaas se encuentran en crecimiento continuo,

buscando agregar valor a sus procesos y productos. Por esta razn las empresas en constante

competencia utilizan las innovaciones tecnolgicas para darle valor a su negocio.

En la bsqueda constante de las empresas por mejorar y ser lderes en el mercado, los avances

tecnolgicos han sido un punto clave. El internet ha mejorado la comunicacin dentro y fuera de

la empresa, fortaleciendo lazos en la cadena de suministro y facilitando su buen funcionamiento.

A lo largo del tiempo han salido al mercado nuevos sistemas de informacin que facilitan los

procesos; entre estos sistemas se encuentra SAP (sistema de planificacin de empresas) el cual

posee una estructura modular integrada abarcando casi todas las reas de la empresa.

SAP est dirigido a cualquier tipo de empresa, incluyendo el sector de alimentos. La

implementacin de este sistema en una empresa tiene una estructura bsica, la cual se moldea a

partir de los requerimientos de la empresa.

En el departamento que se trabaj se busca crear guas de configuracin de SAP enfocadas a

diferentes sectores o tipos de empresa que sirvan como modelos a seguir en el momento de

trabajar con un cliente; por este motivo surge la necesidad de crear guas de configuracin para

una empresa de alimentos ficticia. Por ser SAP una herramienta tan completa, resulta muy difcil

conocer y manejar todos los mdulos; debido a esto la configuracin est enfocada para uno solo.

2

Al conocer la necesidad de consultores especializados en el mdulo de Gestin de Materiales, y

la relacin del pasante con esta rea, se asign el proyecto.

Antecedentes

En el departamento de GBS (Servicios Globales de Negocios), se han realizado proyectos de

implantacin de SAP, sistema de planificacin de empresas, para diferentes industrias. La

mayora de los proyectos realizados anteriormente son enfocados a un modelo de industria

petrolera, debido a que es el sector productivo ms grande en el pas.

Planteamiento del Problema

Es una necesidad constante para las empresas la bsqueda de mejorar sus procesos, reducir

costos, minimizar tiempos, aumentar eficiencia y eficacia, entre otros. En esta bsqueda han

surgido tecnologas de informacin que contribuyen a mejorar los procesos de negocio en las

empresas. El sistema SAP es uno de los ms conocidos de los sistemas de planificacin

empresarial, que integran las reas de la empresa y renen la informacin en una sola base de

datos compartida, reduciendo las redundancias en el sistema.

Actualmente las empresas de diferentes sectores estn implementando SAP, la industria de

alimentos es muy grande y necesita automatizar sus procesos y reducir sus costos, an ms en un

entorno de crisis. El departamento de GBS que ofrece implantar la solucin SAP a las industrias,

el tener una plantilla modelo especfica para una industria que permita conocer ms del sector y

guiar la implantacin, le facilita la consultora a la empresa y llegar al cliente con una idea creada

de lo que se quiere.

Objetivos Generales

Crear un modelo de negocios y desarrollar las configuraciones necesarias, para la gestin de

materiales de una empresa ficticia de produccin y distribucin de alimentos en el sistema

modular SAP R/3 (sistema de planificacin de recursos de la empresa basado en la arquitectura

cliente/servidor). Para esto se trabajar en el mdulo del manejo de materiales de SAP (MM).

3

Objetivos Especficos

Conocer y aprender el funcionamiento del sistema SAP R/3.

Conocer los procesos de negocios asociados al manejo de materiales en la industria de

alimentos.

Construir una gua de negocios para la empresa de alimentos, que incluya las vistas de

SAP que se pueden aplicar en la empresa.

Conocer y aplicar la metodologa ASAP (SAP ascendente).

Configurar, para una empresa ficticia, el mdulo MM de SAP.

Construir una gua de replicacin de las configuraciones a realizar.

Realizar las pruebas de la configuracin.

Presentar el proyecto.

En base a las necesidades que presenta la industria de alimentos y a las dimensiones de la

misma, se construye una gua de apoyo para futuras implementaciones de SAP en esta rea.

Siguiendo una metodologa predeterminada y con los objetivos definidos, se procedi a realizar

las actividades planificadas para el proyecto.

4

CAPTULO 1

ETORO EMPRESARIAL

En este captulo se menciona el inicio de la empresa en la que se realiz el proyecto, la cual

surge en otro pas y, en su bsqueda de crecimiento llega a Venezuela. Se presenta su filosofa

empresarial y su estructura organizacional en el pas. Se profundiza en las funciones y reas de la

unidad de negocios GBS (servicios globales de negocios), donde se llev a cabo la pasanta.

1.1 IBM Corporacin

La corporacin de IBM tiene su origen en el momento en que nace la industria de

procesamiento de datos, en este momento ocurre la fusin entre la International Time Recording

Co., Computing Scale Company y la Tabulating Recording Co. En el ao 1942 Thomas J.

Watson, ubicado en la gerencia general de la empresa, la reorganiza bajo el nombre de

International Business Machines (IBM) [1].

Actualmente, IBM una de las empresas lderes en las soluciones de tecnologa de informacin

a nivel mundial. Se encuentra presente en 170 pases alrededor del mundo.

1.1.1 Misin

En IBM nos esforzamos por ser lderes en la creacin, desarrollo y fabricacin de soluciones de

tecnologa avanzada de informacin, incluyendo sistemas de computacin, software, servicios de TI,

consultora, dispositivos de almacenamiento y microelectrnica. Ayudamos a nuestros clientes a lograr

sus objetivos proveyendo soluciones de negocio y de tecnologa de informacin [1].

5

1.1.2 Visin

Identificar necesidades del mercado y desarrollar respuestas tecnolgicas de la mejor calidad y

nivel de servicio. Ofrecer precios competitivos y esforzarnos en mejorar la satisfaccin de los

clientes, empleados, proveedores, asociados y de las comunidades donde operamos.[1]

1.1.3 Valores

Dedicacin al xito de cada uno de nuestros clientes.

Innovacin relevante para nuestra compaa y para el mundo.

Confianza y responsabilidad personal en todas las relaciones.

1.2 IBM en Venezuela

En Venezuela, IBM se fund el 18 de enero de 1938 con el nombre de Compaa Annima

Watson de Mquinas Comerciales. En esta primera versin de la empresa, se comercializaban

relojes de oficina, mquinas de contabilidad y fechadores, todos los productos que vendan eran

manufacturados por International Business Machines. A partir del ao 1947, se cambia el

nombre a IBM de Venezuela S.A. y es con este nombre que la empresa se consolida y crece

progresivamente, actualmente tiene 70 aos en el pas.

1.2.1 Estructura Organizativa

La estructura organizativa de IBM tiene cuatro grandes divisiones: Industrias, Marcas, Rutas y

Soporte. Las marcas de IBM y tiene tres divisiones principales o marcas: el rea de software,

rea de hardware y el rea de servicios (IGS). Dentro del rea de servicios existen cuatro

divisiones que operan independientes, Global Business Services (GBS) es la ms grande de estas

cuatro. En la figura 1.01 se puede apreciar en mayor detalle, la estructura mencionada.

6

Figura 1.01 Estructura organizativa de IBM de Venezuela [1].

1.2.2 Servicios Globales de egocios

Misin

Ayudar a nuestros clientes con los procesos de negocio, aportando nuestra experiencia en la industria y

un profundo conocimiento de soluciones tecnolgicas que le permitirn conocer temas especficos de la

industria y adquirir la habilidad para disear, construir y ejecutar esas soluciones, logrando as el valor

principal del negocio.[1]

GBS, por sus siglas en ingls, ofrece a sus clientes diversos servicios de consultora que aportan

valor a las empresas clientes, estos se presentan a continuacin [1]:

Ayudar a integrar las estrategias de negocios y tecnologa, alineando los procesos,

aplicaciones e infraestructura;

Colaborar con la transformacin de la manera en que trabaja su personal, elevando el

valor que pueden brindar al negocio;

7

Optimizar sus procesos financieros de negocios, mediante transacciones ms

eficientes;

Llegar ms rpido al mercado, a travs de la mejora de operaciones y una cadena de

suministros ms gil y de colaboracin entre su empresa y sus proveedores;

Optimizar la relacin con sus clientes y aumentar sus ingresos para generar clientes

ms leales a su empresa;

Lograr transformar su negocio y reducir costos, enfocndose en lo que diferencia a su

empresa;

Mejorar sus capacidades IT (tecnologa de informacin), optimizando la gestin de

sus aplicaciones e integracin de sus sistemas.

Estos servicios son administrados en diversas reas que conforman el departamento, estas reas

son:

Estrategia y Cambio (S&C): Ayuda a los clientes a transformar sus empresas y

operaciones.

Administracin de las relaciones con los clientes (CRM): Ayuda a los clientes a reducir

costos y a optimizar la fidelidad y satisfaccin de ellos, as como su rentabilidad.

Administracin financiera: Ayuda a los gerentes del rea financiera a implementar la

transformacin de la empresa y de los procesos de gestin de contabilidad y finanzas, as

como optimizacin de procesos y soluciones tecnolgicas.

Administracin de Capital Humano (HCM): Se enfoca en ayudar a los clientes a obtener

ms de la gente, brindar espacios de trabajo dinmicos y mejorar la gestin de RRHH.

Administracin de la Cadena de Suministro (SCM): Es una unidad de consultora

mundial, que cubre mltiples industrias y combina capacidades y experiencias de IBM.

Aportan soluciones a todos los desafos en la cadena de suministros.

Innovacin en aplicaciones: Se concentra en brindar capacidades de integracin de

sistemas y desarrollo de aplicaciones de escala mundial a los clientes.

Servicios de Aplicaciones (AS): Es una serie de servicios que abarcan el ciclo de vida

completo, desarrollo, manejo, mantenimiento, soporte y gestin aplicadas a un amplio

rango de aplicaciones.

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1.2.3 Ubicacin del pasante

La sede de IBM de Venezuela S.A. se encuentra ubicada en la ciudad Caracas, Avenida Ernesto

Blohm en urbanizacin de Chuao, Torre IBM. El proyecto de pasanta larga se realiz en la

unidad de negocios de GBS, IBM Global Business Services, en el rea de consultora de

negocios. El proyecto se realiz bajo el cargo de consultor junior, a lo largo de la pasanta se

adquieren conocimientos especializados en un mdulo de SAP que se aplican en el desarrollo de

la implementacin.

9

CAPTULO 2

MARCO TERICO

En este captulo se abarcan los conceptos principales de la gestin de materiales y el sistema

usado en la implementacin. Toda industria realiza una gestin de materiales, algunos no le dan

tanta importancia y otros buscan mejorarla. El segundo grupo toma en cuenta que el manejo de

materiales una de las reas de la empresa que genera ms costos, por esto invierten para mejorar

sus procesos.

Entre las soluciones que han surgido para la industria se encuentran los ERP (sistema de

planificacin de los recursos de la empresa), estos buscan integrar los procesos tanto internos

como externos del cliente. SAP R/3 (sistema de planificacin empresarial basado en la

arquitectura cliente/servidor) es uno de los sistemas ERP de mayor prestigio en el mercado, este

posee una estructura modular y gracias a esto se pudo realizar el proyecto en el rea de MM

(gestin de materiales).

2.1 Gestin de Materiales

A partir de 1970 el manejo de materiales se ocupo de un grupo de funciones especficas que

conforman el flujo de materiales en la empresa, entre las que se encuentran:

Compras y control interno de materiales.

Planificacin y control del trabajo en proceso.

Almacenamiento y distribucin.

10

En la mayora de las empresas el aprovisionamiento o proceso de compra de materiales es el

costo ms alto que enfrentan, por esto es vital para ellas tener una estrategia de

aprovisionamiento que logre los objetivos y aumente su efectividad. [2]

En la actualidad las empresas se esfuerzan por aplicar polticas en el manejo de materiales, tales

como reducir inventario (el material en almacn no agrega valor) y producir en grandes

volmenes. En esta bsqueda de reducir costos surge la necesidad de tener proveedores flexibles

y de respuesta rpida a los requerimientos de la empresa.

Para realizar la evaluacin de los proveedores se toma en cuenta una serie de variables que

afectan a la empresa, esto se realiza en formatos de evaluacin, donde segn una escala

preestablecida se le da una puntuacin al proveedor y finalmente se procede a comparar. Hoy en

da existen sistemas que automatizan este proceso.

Para el sector de manufactura el flujo continuo sin almacenamiento es una situacin ideal de

reduccin de costos, puesto que todo el material que recibe la empresa es procesado, se convierte

en producto final y es directamente enviado a los clientes. Esto es muy difcil pues requiere que

las todos los procesos y operaciones se encuentren sincronizados, pero es ms factible con la

automatizacin de los procesos y con la implantacin de sistemas de informacin especializados

en el rea. [3]

2.2 ERP

Actualmente, las empresas que se encuentran en un ambiente competitivo no buscan ser

mejores que su competencia, stas se enfocan en encontrar los recursos o medios que generen

valor a sus procesos de negocio y por ende a su empresa para, de esta forma ser nicos en el

mercado. Esta estrategia ha llevado a las empresas a buscar una forma de integracin de las reas

que los conforman, de manera que se agregue valor a la comunicacin interdepartamental,

logrando con ello que se reduzcan tiempos, costos y si se puede la burocracia corporativa.

Los ERP son sistemas de planificacin de los recursos de la empresa, estos son una evolucin

del MRP que es un sistema de gestin de materiales. Este sistema de administracin ampla ese

concepto e integra la gestin todas las reas de la empresa, formando parte en la cadena de

suministros ya que interacta con clientes, proveedores, el manejo de inventario, planificacin de

11

la produccin, entre otros. Se entiende tambin que es adaptable o configurable a las necesidades

del cliente, esto hasta cierto punto en que el cliente se debe adaptar al sistema [2].

El sistema de planificacin de recursos es un concepto que se inici a partir de 1970, su objetivo

era brindar soluciones computarizadas para integrar y automatizar procesos de negocio a travs

de las oficinas internas de las compaas [4].

La idea de este nuevo sistema era que las empresas percibieran reduccin en los costos,

eficiencia en sus procesos y mejoras en las relaciones con los socios del negocio, tanto clientes,

como inversionistas, proveedores, entre otros. En la dcada de los 90 este sistema revolucion la

forma en que las empresas llevaban sus procesos de negocios [4].

El ERP facilita la toma de decisiones de los gerentes ya que unifica la informacin de todos los

departamentos; brindando as un punto de vista ms global, sin dejar de lado los detalles que se

quieran o deban tomar en cuenta.

Es muy comn que entre departamentos de una misma institucin existan conflictos, que poco a

poco dificulten la fluidez de los procesos cotidianos, el ERP logra romper las barreras creadas, ya

que automatiza muchos procesos, mejora la comunicacin, y en algunos casos se implementa el

flujo de trabajo donde las aprobaciones se realizan en lnea.

La implementacin del ERP no es algo trivial, ste afecta a cada rea que se desee integrar al

mismo. Se debe tomar en cuenta a cada persona afectada, puesto que normalmente se muestra

resistencia al cambio por la costumbre a los procedimientos practicados anteriormente. De esta

manera el cambio no es automtico, lleva tiempo y se debe capacitar al personal para realizar sus

tareas en un nuevo ambiente. Por otra parte, normalmente estos sistemas los utilizan las

medianas y grandes empresas debido a su alto precio.

Como se ha podido apreciar el ERP tiene ventajas y desventajas, depender de la empresa que

lo desee implantar el hacer la evaluacin de stas. En la Tabla 1.1 presentada a continuacin se

presentan puntualmente las ventajas y desventajas de este tipo de sistema.

12

Tabla 1.1 Ventajas y desventajas de los ERP. [5]

Ventajas

CONSIGUE LA INTEGRACIN DE LA CADENA DE SUMINISTRO, EL PROCESO DE PRODUCCIN Y EL ADMINISTRATIVO.

CREA UN SISTEMA DE BASES DE DATOS COMN.

PUEDE INCORPORAR PROCESOS MEJORADOS Y REDISEADOS: "LOS MEJORES PROCESOS".

AUMENTA LA COMUNICACIN Y LA COLABORACIN MUNDIAL.

AYUDA A INTEGRAR MLTIPLES SITIOS Y UNIDADES DE NEGOCIOS.

EL NCLEO DEL PAQUETE DE SOFTWARE SE CODIFICA EN EL ACTO.

PUEDE PROPORCIONAR UNA VENTAJA ESTRATGICA SOBRE LOS COMPETIDORES.

Desventajas

ES MUY CARO DE ADQUIRIR E INCLUSO MS COSTOSO DE PERSONALIZAR

SU IMPLANTACIN REQUIERE GRANDES CAMBIOS EN LA COMPAA Y EN SUS PROCESOS

ES TAN COMPLEJO QUE MUCHAS COMPAAS NO PUEDEN ACOMODARSE AL MISMO.

IMPLICA UN PROCESO CONTINUO DE IMPLEMENTACIN, QUE PUEDE NO COMPLETARSE NUNCA.

EXISTEN POCOS EXPERTOS EN ERP, LO QUE HACE DE LAS DOTACIONES DE PERSONAL UN PROBLEMA AADIDO.

Hay muchos tipos de ERP en el mercado actual, cada uno con su estructura y funcionalidad

propia. Entre ellos se encuentra el sistema SAP R/3, el cual se definir a continuacin.

2.3 SAP R/3

SAP, cuyas siglas significan sistema, aplicacin y producto; es una compaa alemana creada

por cinco ex empleados de IBM (mquinas de negocio internacionales). Estas personas

compartan una visin y con esto crearon una aplicacin que tomara en cuenta diferentes

actividades de negocios. Su meta fue crear una solucin completa para todos los procesos de

negocios de una empresa y que se desarrollara en tiempo real. De esta idea surgi la primera

versin de SAP en 1972, en poco tiempo se fue mejorando esta versin y se consolid la empresa

que ahora se encuentra entre las mejores de solucin ERP.

En principio este sistema estaba dirigido a grandes empresas, debido a su alto costo; pero

actualmente SAP ha ampliado sus horizontes creando soluciones especficas y estndar para

diferentes tipos de empresas, logrando as que la pequea y mediana industria pueda implementar

este sistema en sus organizaciones.

2.3.1 Arquitectura del Sistema

El sistema SAP tiene una arquitectura

capas, en la figura 2.01 se aprecian los niveles y sus interacciones,

continuacin [4].

Figura 2.01 Arquitectura cliente

Primer Nivel: Est c

datos y la red.

Segundo Nivel: Repre

Sistema SAP R/3 y el primer nivel.

Tercer Nivel: Es el nivel superior de la arquitectura, donde se encuentra la aplicacin R/3

y sus funcionalidades. Es la capa de interfaz con el usuario donde principalmente accede

a todas las funcionalidades a travs de transacciones.

En la arquitectura de SAP R/3 hay definiciones particulares del sistema que es importante tener

claras. Las ms importantes y que se deben mencionar son las transacciones y el mandante. Las

transacciones son una definicin importante por el simple hecho de que el sistema de SAP debe

ser visto como un sistema de procesamiento de transacciones de negocio.

Transaccin: es la operacin con la que se maneja el sistema de SAP R/3, con ellas se

tareas necesarias.

Arquitectura del Sistema

El sistema SAP tiene una arquitectura de cliente/servidor, este tipo de arquitectura es de tres

se aprecian los niveles y sus interacciones, las cuales se explicarn a

1 Arquitectura cliente-servidor de tres capas [elaboracin propia

: Est conformado por el sistema de operacin, el m

Segundo Nivel: Representa el middleware, que viene siendo el componente interfaz entre

Sistema SAP R/3 y el primer nivel.


funcionalidades. Es la capa de interfaz con el usuario donde principalmente accede

funcionalidades a travs de transacciones.

SAP R/3 hay definiciones particulares del sistema que es importante tener

portantes y que se deben mencionar son las transacciones y el mandante. Las



es la operacin con la que se maneja el sistema de SAP R/3, con ellas se

13

este tipo de arquitectura es de tres

las cuales se explicarn a

[elaboracin propia].

onformado por el sistema de operacin, el manejador de base de

el componente interfaz entre


funcionalidades. Es la capa de interfaz con el usuario donde principalmente accede

SAP R/3 hay definiciones particulares del sistema que es importante tener

portantes y que se deben mencionar son las transacciones y el mandante. Las



es la operacin con la que se maneja el sistema de SAP R/3, con ellas se realizan las

14

Las transacciones son operaciones que permiten que los usuarios realicen cambios a la base de datos.

Todo el flujo de datos que fluye a travs de los mdulos de la aplicacin es ejecutada usando las

transaccionesLa base de datos no va a ser actualizada hasta que la transaccin haya terminado. Para

mantener la consistencia, si la transaccin no se ha terminado, todos los cambios realizados todava son

reversiblesEn el sistema varios usuarios tienen la facilidad de acceder a la misma informacin, por esto,

para que la transaccin sea consistente, existe un mecanismo de bloqueo durante el tiempo que tome

procesar la transaccin. Todas las transacciones en el sistema SAP R/3 se encuentran asociadas a un

cdigo de transaccin. Una forma rpida y til de moverse a travs del sistema es escribiendo el cdigo

de la transaccin directamente en el campo de comando. [4]

En el caso del mandante, este es uno de los campos que se deben completar para poder entrar

en la aplicacin, por esto es necesario conocer su definicin en SAP, expuesto a continuacin:

El mandante es definido como una unidad legal y organizacionalmente independiente dentro del sistema

de SAP R/3; por ejemplo un grupo de compaa, una unidad de negocios, o una corporacin. Al hacer una

implementacin, luego de instalar el sistema una de las primeras cosas que se debe hacer es copiar uno de

los mandantes estndar incluidos en el paquete. Con estos se pueden hacer pruebas, entrenamiento o se

puede comenzar una configuracin real. SAP viene con tres mandantes estndar, el 000, 001 y el 066,

cada uno de ellos para diferentes finesSAP tiene herramientas que permiten crear, copiar, transferir,

borrar y comparar mandantes. [4]

Datos Maestra

Representan los principales registros en el sistema, estos pueden ser utilizados a travs de

diversas aplicaciones. Esta informacin se mantiene intacta por largos perodos de tiempo, y

se puede acceder a ella desde cualquier rea de la empresa. En MM en particular existe la data

maestra para materiales, proveedores y servicios.

2.3.2 Ambientes

SAP tiene tres diferentes ambientes de trabajo, cada uno de ellos tiene est orientado a un

usuario diferente. Los ambientes mencionados son:

Ambiente de Desarrollo (DV): este ambiente tambin es llamado caja de arena, puesto

que en l se realizan las pruebas y las configuraciones y se admiten errores. Este

ambiente es el primero que usan los consultores en la implantacin de SAP para un

cliente.

Ambiente de Calidad (QA):

configuraciones realizadas en el ambiente de desarrollo funcionen, este es un ambiente

limpio debido a que solo se utiliza cuando ya se han completado

se cree que no hay e

Ambiente Productivo (PR):

diario, este se actualiza

que trabajan los usua

primero por los otros dos ambientes.

2.3.3 Estructura Modular de SAP R/3

Esta solucin empresarial

procesos y la comunicacin a lo largo de toda la cadena de suministros. La estructura

los segmentos de SAP son representados

estos interactan con la base de datos central y entre s.

Figura

En la figura 2.02 se puede apreciar los distintos mdulos de SAP

de datos relacional antes mencionada;

la organizacin.

Ambiente de Calidad (QA): el ambiente de calidad es en el que se prueba que todas las


limpio debido a que solo se utiliza cuando ya se han completado

se cree que no hay errores. En QA se verifica la calidad de la configuracin.

Ambiente Productivo (PR): este ambiente es el que utilizan los usuarios del cliente a

se actualiza constantemente y se puede decir que es el sistema real o con el

que trabajan los usuarios en vivo. Por esto si se realizan configuraciones deben pasar

primero por los otros dos ambientes.

Estructura Modular de SAP R/3

Esta solucin empresarial integra todas las reas de la organizacin, mejorando las relaciones,

procesos y la comunicacin a lo largo de toda la cadena de suministros. La estructura

los segmentos de SAP son representados de forma modular como se muestra en la figura

estos interactan con la base de datos central y entre s.

Figura 2.02 Arquitectura modular de SAP R/3.

se puede apreciar los distintos mdulos de SAP, estos se ubican

de datos relacional antes mencionada; cada uno de esos mdulos gestion

15

el ambiente de calidad es en el que se prueba que todas las


limpio debido a que solo se utiliza cuando ya se han completado la configuracin en DV y

rrores. En QA se verifica la calidad de la configuracin.

este ambiente es el que utilizan los usuarios del cliente a

y se puede decir que es el sistema real o con el

rios en vivo. Por esto si se realizan configuraciones deben pasar

integra todas las reas de la organizacin, mejorando las relaciones,

procesos y la comunicacin a lo largo de toda la cadena de suministros. La estructura general y

de forma modular como se muestra en la figura 2.02,

.

, estos se ubican sobre la base

da uno de esos mdulos gestiona las tareas de un rea de

Para implantar SAP no es necesario utilizarlas todas, se implementan las que el cliente

considere necesarias para su

presentan los principales mdulos

FI (Finanzas): En este mdulo se maneja

empresa. Sus sub-mdulos son:

cobrar, contabilidad de costos,

SD (Gestin de Ventas y Distribucin):

que ver con la venta de productos o servicios a los clientes. En la parte de ventas

manejan los registros de los

la parte de distribucin se maneja el

transporte y hacer seguimiento a los envos.

ejecucin de transportes, y s

HR (Recursos Humanos):

nmina, gestin de personal, contrataciones. Sus sub

de personal, desarrollo de personal, y

PP (Planificacin de la Producci

planificacin de las actividades, para lograr su ejecucin y con esto el producto o

servicio. Los sub-mdulos de PP son: c

frmulas, aseguramiento de calidad y g

MM (Gestin de Materiales): Este

empresa, todo lo relacionado con inventarios y proveedores. En este mdulo se

configuran los materiales y sus proveedores, pero antes de esto tambin se debe

definir toda la estructura de la empresa; desde los

almacenes. Los sub-mdulos de

almacenes y gestin de compras.

El proyecto de pasanta se desarroll en el mdulo de materiales en particular, por esto a

continuacin se brinda una definicin ms especfica de sus funciones.

todas las actividades relacionadas con las compras de materiales y el

almacenes, partes muy importantes para el proceso de produccin, debido a que sin los insumo


para su negocio, que en algunos casos son todas.

presentan los principales mdulos, del sistema [4].

En este mdulo se maneja toda la contabilidad y las finanzas de la

mdulos son: contabilidad general, cuentas por pagar,

ontabilidad de costos, administracin de activos y gestin de contratos.

Gestin de Ventas y Distribucin): En el se registra y maneja todo lo que tiene

que ver con la venta de productos o servicios a los clientes. En la parte de ventas

manejan los registros de los clientes y se gestionan las rdenes de los mismos. Por

la parte de distribucin se maneja el tipo de envo, se puede definir una estrategia de

transporte y hacer seguimiento a los envos. Lo sub-mdulos de SD son:

ejecucin de transportes, y sistema de informacin de logstica.

(Recursos Humanos): Este Mdulo trabaja con todo lo relacionado con

personal, contrataciones. Sus sub-mdulos son: administr

esarrollo de personal, y nmina.

(Planificacin de la Produccin): Este mdulo de logstica gestiona la

de las actividades, para lograr su ejecucin y con esto el producto o

mdulos de PP son: control y mantenimiento de planta,

frmulas, aseguramiento de calidad y gestin de medio ambiente.

(Gestin de Materiales): Este mdulo maneja una parte de la logstica de la



definir toda la estructura de la empresa; desde los centros logsticos y sus respectivos

mdulos de MM son gestin de inventarios,

estin de compras.


continuacin se brinda una definicin ms especfica de sus funciones.

todas las actividades relacionadas con las compras de materiales y el

, partes muy importantes para el proceso de produccin, debido a que sin los insumo

16


negocio, que en algunos casos son todas. A continuacin se

s finanzas de la

tas por pagar, cuentas por

estin de contratos.

En el se registra y maneja todo lo que tiene

que ver con la venta de productos o servicios a los clientes. En la parte de ventas se

clientes y se gestionan las rdenes de los mismos. Por

tipo de envo, se puede definir una estrategia de

mdulos de SD son: logstica y

o lo relacionado con

dministracin

de logstica gestiona la

de las actividades, para lograr su ejecucin y con esto el producto o

ontrol y mantenimiento de planta, gestin de

mdulo maneja una parte de la logstica de la



centros logsticos y sus respectivos

estin de inventarios, gestin de


continuacin se brinda una definicin ms especfica de sus funciones. Este mdulo trabaja con

todas las actividades relacionadas con las compras de materiales y el control de inventario y

, partes muy importantes para el proceso de produccin, debido a que sin los insumos

17

necesarios la planta no produce. Por esta razn este mdulo de logstica es de vital importancia

para la empresa y se debe llevar cuidadosamente y a la par de las necesidades de produccin.

La seccin de compras tiene un rango muy completo de operaciones, entre ellas estn: peticin

de oferta, limites de necesidades, comparacin de precios de proveedores, evaluacin de

proveedores, estatus y seguimiento de la orden, y muchos ms. Gracias a estas herramientas el

departamento de procura de la empresa puede realizar sus tareas de manera automatizada y con

mayor eficiencia.

El manejo del inventario es una herramienta muy til para la planificacin de la produccin y

tambin permite a los usuarios, comparar los materiales que han sido ordenados o requeridos y

los que ya han sido recibidos. Esta seccin tiene relacin directa con las reas de compras y de

calidad de la produccin, por lo que debe haber una retroalimentacin entre ellos y la

informacin brindada debe ser confiable.

En cuanto a la seccin de los almacenes se pueden manejar estructuras complejas de almacenes,

las diversas reas destinadas a ello, y las rutas de transporte. En particular est muy relacionado

con el mdulo de ventas y distribucin y con el manejo de inversin del capital.

En MM tambin se pueden realizar las tareas de verificacin de las facturas, esta rea se

relaciona directamente con los mdulos de contabilidad y de control para as controlar los

movimientos de los materiales y evitar realizar pagos innecesarios o ms caros de lo que se

quiere.

IS (Soluciones especficas por industria): Este mdulo busca satisfacer los requerimientos

especficos de la empresa que implanta el sistema, clasificando estas soluciones por sector de la

industria. Estas soluciones se encuentran como transacciones extra en los mdulos bsicos de

SAP mencionados anteriormente. A continuacin se listan todas las soluciones especficas.

SAP aeroespacial y defensa.

SAP para banca.

SAP para productos de consumo.

SAP para el manejo de almacenes.

SAP para defensa y seguridad.

SAP para ingeniera, construccin y operaciones.

18

SAP para proveedores de servicios financieros.

SAP para la salud.

SAP para los medios de comunicacin.

SAP para educacin superior e investigacin.

SAP para alta tecnologa.

SAP para seguros.

SAP para minera.

SAP para combustible y gas.

SAP para servicios profesionales.

SAP para el sector pblico.

SAP para la venta al por menor.

SAP para la venta y distribucin al por mayor.

SAP para telecomunicaciones.

19

CAPTULO 3

MARCO METODOLGICO

A continuacin se presenta la metodologa ascendente SAP (sistema de planificacin de

recursos empresariales), utilizada por IBM (empresa de mquinas de negocios internacionales) en

las implantaciones del sistema en los clientes. Esta metodologa es adaptada para el proyecto,

puesto que ste se realiza para un modelo de empresa y no se tiene un cliente real.

3.1 Ascendant SAP

El mtodo de implementacin ascendant (ascendente) de SAP est basado en ASAP (SAP

acelerado), la metodologa que utiliza la empresa SAP para implementar su producto en el

cliente. IBM aadi las etapas de evaluacin y soporte para apoyar la direccin estratgica del

mercado de IBM en las prcticas de SAP. Tambin aadi suplementos, que se alinean con la

estrategia de mercado de IBM, a las fases existentes.

3.2 Fases de Ascendant SAP

La metodologa ascendant tiene siete fases, las cuales se deben realizar en el orden

especificado, estas fases se llevan a cabo gracias a un balance entre la gente que conforma los

equipos de trabajo, los procesos establecidos, el conocimiento y la tecnologa disponible. A

continuacin se explicarn las etapas de la metodologa, las cuales son presentadas en la Figura

3.01.

Figura 3.01 Etapas bsicas del mt

3.2.1 Evaluacin

En esta fase de la metodologa

requerimientos del cliente, y con esto

va a presentar al cliente. Lo que se bu

proyecto, asegurar que el mismo se encuentre alineado con la estrategia de la empresa

A lo largo de esta fase se definirn, el plan

implementacin y los recursos que se van a necesitar para llevar a cabo el proyecto. Se

formalizan los objetivos, el tiempo previsto y el presupuesto necesario.

Las actividades especficas q

Evaluacin actual.

Alcance del proyecto y estudio de factibilidad.

Alineacin de la estrategia y planificacin del proyecto.

Caso de negocio y beneficios del proyecto.

Chequeo de Calidad.

1 Etapas bsicas del mtodo de implementacin ascendente

e la metodologa ascendant el equipo de trabajo de IBM

del cliente, y con esto coordinar actividades para desarrollar la

Lo que se busca en esta etapa es desarrollar o establecer el alcance del

proyecto, asegurar que el mismo se encuentre alineado con la estrategia de la empresa

A lo largo de esta fase se definirn, el plan del proyecto de alto nivel, la estrategia a seguir en la


formalizan los objetivos, el tiempo previsto y el presupuesto necesario. [

Las actividades especficas que se realizan en esta fase se presentan a continuacin:

Alcance del proyecto y estudio de factibilidad.

Alineacin de la estrategia y planificacin del proyecto.

Caso de negocio y beneficios del proyecto.

Chequeo de Calidad.

20

odo de implementacin ascendente [6].

el equipo de trabajo de IBM debe evaluar los

para desarrollar la propuesta que se le

sca en esta etapa es desarrollar o establecer el alcance del

proyecto, asegurar que el mismo se encuentre alineado con la estrategia de la empresa.

del proyecto de alto nivel, la estrategia a seguir en la


[7]

ue se realizan en esta fase se presentan a continuacin:

21

3.2.2 Preparacin del Proyecto

El objetivo de esta fase es realizar la planificacin del proyecto de forma y establecer el

alcance, ambos de forma muy detallada; en l tambin se define el equipo de trabajo que va a

estar en el proyecto. Por otra parte tambin se deben refinar o mejorar los documentos creados

en la fase previa.

El equipo que se escogi deber establecer en esta fase, cmo se van a organizar, qu mtodos

van a utilizar y deben crear la estrategia a seguir que debe estar alineada con la que se present en

la evaluacin [7].

Para esta fase sus actividades especficas son:

Planificacin del proyecto inicial.

Procedimientos del proyecto.

Planificacin de los requerimientos tcnicos.

Inicio del proyecto.

Chequeo de calidad.

3.2.3 Gua de egocios

La gua de negocios tambin llamada business blueprint, es una descripcin detallada de los

requerimientos del cliente en sus respectivos procesos de negocio. Esta descripcin es construida

en base a diferentes modelos que pueden o no estar a la disposicin del equipo de trabajo; el

modelo de referencia de SAP R/3, los modelos de industrias de IBM o el modelo de negocios

creado por el cliente [7].

Las actividades que se realizan en esta fase especficamente se presentan a continuacin:

Gua de negocios.

Entrenamiento del equipo de trabajo.

Estructura organizativa del negocio.

Definicin del proceso de negocio.

Desarrollo del ambiente del sistema.

Chequeo de calidad.

22

3.2.4 Realizacin

El objetivo de esta etapa de la metodologa es transformar los requerimientos de los procesos de

negocio establecidos en la fase anterior en un sistema aprobado y en funcionamiento.

Existen cuatro equipos, los cuales se distribuyen el trabajo segn su funcin. El equipo del

proceso de negocio va a realizar las configuraciones bsicas del proceso de negocio y organiza el

prototipo; el equipo tcnico finaliza el prototipo y los requerimientos des sistema de produccin;

el equipo de desarrollo del sistema se encarga de crear todas las conversiones, interfaces entre

otras tareas, y finalmente el equipo de gestin de cambio se encarga de identificar y expresar

todos los cambios que van a ser necesarios para lograr los beneficios del negocio [7].

Para esta fase se realizaron diversas actividades que se muestran a continuacin:

Entrenamiento del equipo de trabajo.

Configuracin base y final.

Desarrollo de RICE (reportes, interfaces, conversiones, ampliacin)

Gestin o administracin del sistema.

Se construye el material de entrenamiento del usuario final.

Desarrollo de perfiles de seguridad.

Prueba final de integracin del sistema.

Chequeo de calidad.

3.2.5 Preparacin final

El propsito de esta fase es finalizar la preparacin del sistema productivo de SAP, incluyendo

el entrenamiento del usuario final, la administracin del sistema, entre otros. [7]

Las actividades especficas realizadas a lo largo de esta fase se mencionan a continuacin:

El sistema de produccin es creado, probado y asegurado.

Entrenamiento del usuario final.

Establecer el soporte tcnico.

23

Aprobacin gerencial para salida en produccin.

3.2.6 Salida en produccin y soporte

El objetivo de esta fase es realizar la transicin de un ambiente pre productivo a uno productivo

y estable. Las actividades que se realizan en esta fase son las siguientes:

Resolver los problemas crticos del proyecto.

Soporte de produccin.

Conclusin del proyecto.

3.2.7 Sostener

El objetivo de esta fase es verificar que el marco de trabajo es estable y que se puede mejorar el

desempeo del sistema luego de salir en produccin. El sistema est siendo continuamente

monitoreado para saber si se estn logrando las metas establecidas.

Revisin post implementacin.

Mejoras y apoyo.

3.2 Caso de desarrollo de la Pasanta

Se debe destacar que la metodologa ascendant es flexible y adaptable al proyecto que se este

desarrollando. Para el proyecto de pasanta se utiliz esta metodologa, adaptndola a las

necesidades del proyecto debido a que se trata de un modelo de industria y no un cliente en

particular. Por este motivo, se inici el proceso a partir de la fase de preparacin del proyecto;

las actividades realizadas varan por la misma razn.

Por la razn mencionada previamente, las fases utilizadas para la pasanta fueron los mostrados

en la Figura 3.02 que se presenta a continuacin.

Figura 3.02 Fases aplicadas en el proyecto de pasanta

En la primera fase se realizaron

luego conocer SAP y hacer rpl

debe crear la gua de negocios para el sector en el que se va a

fase, como su nombre lo indica, se realizan las configuraciones para la empresa fictici

etapa final se realizan las pruebas

2 Fases aplicadas en el proyecto de pasanta [elaboracin propia]

primera fase se realizaron tres actividades macro, primero la introduccin a la emp

hacer rplicas de guas de configuracin de SAP. En la

gua de negocios para el sector en el que se va a realizar el proyecto. La siguiente

fase, como su nombre lo indica, se realizan las configuraciones para la empresa fictici

las pruebas para verificar la configuracin.

24


actividades macro, primero la introduccin a la empresa,

de SAP. En la siguiente fase, se

realizar el proyecto. La siguiente

fase, como su nombre lo indica, se realizan las configuraciones para la empresa ficticia. En la

25

CAPTULO 4

PROCEDIMIETO EXPERIMETAL

El procedimiento realizado est basado en la metodologa definida en el captulo anterior,

adaptada al proyecto por no ser una implementacin real. Se desarrollan cuatro etapas, la

preparacin del proyecto, la gua de negocios, la realizacin y preparacin final (las dos ltimas

se desarrollan en conjunto). En estas etapas se pasa desde la introduccin a la empresa hasta la

configuracin del modelo.

4.1 Fase de preparacin del proyecto.

4.1.1 Introduccin a IBM

En los primeros das de la pasanta se asisti a reuniones de introduccin a IBM (empresa de

mquinas internacionales de negocios), esto con el fin de conocer la empresa, su misin y visin,

las diferentes marcas que existen en Venezuela, conocer la organizacin de GBS por sus siglas en

ingles que significa servicios de negocios globales, que es el departamento en el que se realiz el

proyecto.

Se conocieron las instalaciones y se realizaron los trmites para tener acceso al lugar de trabajo

y para la asignacin del computador que se utiliz para realizar el proyecto.

4.1.2 Introduccin a SAP R/3

Luego de conocer a la empresa y el rea en el que se trabaj, se asisti a una reunin para los

nuevos pasantes en la que se dio a conocer qu es SAP R/3 (sistema de planificacin de los

recursos de empresas basado en arquitectura cliente/servidor)

sistema, la interfaz con el usuario

en el sistema. En la Figura

inicio de sesin en SAP R/3

Figura 4.01 Ventana de acceso a SAP

En la Figura 4.01 se puede apreciar la ventana para acceder a la sesin de SAP, en ella se debe

elegir al servidor al que se va a acceder, en este caso se elige la resaltada en la imagen debido a

que el de IBM a disposicin de los consultores de GBS.

la ventana donde se introduce el mandante, el nombre del usuario, la clave de acceso y la clave

del idioma a utilizar, para el espaol es es.

pantalla de inicio del sistema

recursos de empresas basado en arquitectura cliente/servidor) y la navegacin bsica en el

la interfaz con el usuario, el inicio del sistema y las herramientas bsicas para trabajar

igura 4.01 mostrada a continuacin se presenta la ventana para realizar el

inicio de sesin en SAP R/3 con el usuario creado para Roco Peralta.

Ventana de acceso a SAP y de inicio de sesin [elaboracin propia]

1 se puede apreciar la ventana para acceder a la sesin de SAP, en ella se debe


cin de los consultores de GBS. Al presionar el botn acceder se abre


del idioma a utilizar, para el espaol es es. Luego de introducir los datos requeridos aparece la

pantalla de inicio del sistema, sta se aprecia en la Figura 4.02.

26

y la navegacin bsica en el

, el inicio del sistema y las herramientas bsicas para trabajar

1 mostrada a continuacin se presenta la ventana para realizar el


1 se puede apreciar la ventana para acceder a la sesin de SAP, en ella se debe


Al presionar el botn acceder se abre


Luego de introducir los datos requeridos aparece la

Figura 4.02 Pantalla de inicio de acceso fcil

En la imagen se puede apreciar

programas en ambiente de Windows, debajo de sta, se encuentra una barra de botones estndar,

en ella se encuentran botones para guardar, retroceder, avanzar, entre otro

de ttulo se encuentra la barra de botones de aplicaciones.

Se observa una barra de ttulo, que en este caso dice

Acceso fcil SAP. Esta ventana se llama as porque desde ah se accede a las tr

sistema, esto se puede hacer de dos formas diferentes. La primera forma es utilizando el rbol que

se encuentra en la parte inferior de la ventana,

presionar la flecha a la izquierda de la pa

transaccin y no su clave.

blanco que se encuentra a

conoce el cdigo de la trans

Luego de presenciar la presentacin en la que

tener el equipo asignado para el proyecto,

acceso al servidor, que en

2 Pantalla de inicio de acceso fcil [elaboracin propia]

apreciar que el sistema tiene una barra de men similar a la de los


en ella se encuentran botones para guardar, retroceder, avanzar, entre otro

de ttulo se encuentra la barra de botones de aplicaciones.

Se observa una barra de ttulo, que en este caso dice SAP Easy Access

Acceso fcil SAP. Esta ventana se llama as porque desde ah se accede a las tr


se encuentra en la parte inferior de la ventana, se despliegan las diferentes opciones luego de

presionar la flecha a la izquierda de la palabra. Se utiliza cuando se tiene el nombre

transaccin y no su clave. La otra opcin es utilizando el campo comando, es un espacio en

blanco que se encuentra al lado izquierdo del men de botones estndar,

la transaccin que se quiere utilizar.

Luego de presenciar la presentacin en la que se explica la navegacin bsica en SAP y

tener el equipo asignado para el proyecto, se instal SAP GUI, que es la interfaz para lograr el

acceso al servidor, que en este caso se encuentra ubicado en IBM. S

27


que el sistema tiene una barra de men similar a la de los


en ella se encuentran botones para guardar, retroceder, avanzar, entre otros. Debajo de la barra

SAP Easy Access, lo que significa

Acceso fcil SAP. Esta ventana se llama as porque desde ah se accede a las transacciones en el


se despliegan las diferentes opciones luego de

e utiliza cuando se tiene el nombre de la

La otra opcin es utilizando el campo comando, es un espacio en

estndar, se utiliza cuando se

navegacin bsica en SAP y de

se instal SAP GUI, que es la interfaz para lograr el

este caso se encuentra ubicado en IBM. Se cre un usuario para el

28

pasante y a partir de ese momento se pudo explorar y conocer el sistema tomando en cuenta lo

aprendido en la reunin mencionada anteriormente.

4.1.3 Rplicas en SAP

Las rplicas en SAP son un tipo de entrenamiento y un mtodo de aprendizaje para conocer

ms a fondo cmo utilizar el sistema y qu cosas abarca ste. Se utilizan las llamadas guas de

configuracin de cualquier mdulo, aunque se recomienda empezar por el mdulo de finanzas

porque en l se configura informacin bsica del pas y de la empresa. Estas guas tienen una

descripcin detallada paso a paso de las configuraciones bsicas necesarias para un sector

particular de la industria.

El pasante debe replicar o seguir los pasos que la gua dice y de esta forma encuentra errores en

la gua, errores en su configuracin, conoce y se maneja mejor en el sistema. Para cualquiera de

estos casos o si se necesita apoyo, cualquier consultor de GBS se encuentra capacitado y en

disposicin para ayudar al pasante, y si no tiene la respuesta refiere al pasante a otro consultor

experto en el rea. Con esta actividad adems de ayudar al pasante, se mejoran y corrigen las

guas a medida que entra un nuevo pasante, manteniendo as una mejora continua de esta

herramienta de aprendizaje.

En esta etapa el pasante replic guas de los mdulos de finanzas (FI), planificacin de la

produccin (PP) y de gestin de materiales (MM). Las tres guas eran de una empresa ficticia en

un modelo de industria petrolero.

4.2 Fase de gua de negocios

En la etapa de la gua de negocios se investiga y se conocen los procesos de negocio que se

llevan a cabo en cliente, y con esto se busca satisfacer los requerimientos y las metas del mismo.

Con esta informacin y con el modelo de negocios de la industria o cliente, se puede saber cules

son las vistas de negocio que son necesarias para la implementacin. Extractos de este

documento se encuentra en el Apndice A, esto debido a la confidencialidad de la informacin.

29

En esta fase se realiz la gua de negocios para una empresa de alimentos ficticia, por lo que el

modelo de negocios que se cre tambin fue ficticio, esto debido a que no existe un cliente

especfico que pueda prestar esa informacin. El modelo se cre en base a informacin de

empresas de alimentos y a modelos de otros tipos de industria que se encuentran disponibles para

los consultores en IBM.

En este mdulo se llevan a cabo dos grandes procesos, el de inventario y el de procura. Para

este caso se profundiza en el de adquisicin de materiales o procura.

4.2.1 Levantamiento de informacin

Se puede decir que esta etapa es la primera del proyecto en s, puesto que es en la que se

comienza a investigar o levantar la informacin necesaria para el proyecto especfico. IBM

brinda un gran apoyo en esta fase, gracias a toda su plataforma de informacin en la red, los

llamados e-learnings (aprendizaje en lnea); con esto la red de IBM es un punto de apoyo clave

para obtener la informacin. Por otra parte, hay guas de negocios, en su mayora de industria

petrolera que sirvieron como modelo a seguir.

En una empresa de alimentos hay muchos procesos de negocios que se llevan a cabo a diario o

cada cierto tiempo, por esto se crearon diferentes vistas que pudieron abarcar la mayor parte de

estos procesos. El proyecto de pasanta se enfoca en la configuracin del mdulo de gestin de

materiales, por lo que se explicarn a continuacin el proceso de procura, que es el que se lleva a

cabo en el mdulo mencionado.

4.2.1.1 Ciclo de Procura

El ciclo de procura abarca todos los procesos de gestin de materiales en MM. En l se lleva a

cabo las compras de materiales, sean para el proceso de produccin o para otras necesidades de la

empresa, se involucra el departamento de compras, produccin, finanzas, entre otros. En la

Figura 4.03 se presenta el ciclo de procura.

Figura 4.03 Ciclo del proceso de procura o compra de materiales

Se puede apreciar en la figura que el ciclo se inicia cuando se detecta una necesidad o

requerimiento de un material en particular, esto se logra a travs del MRP (planificacin de

requerimientos de materiales)

requisicin. Al tener esta orden, el rea de compras busca posibles proveedo

basndose en rdenes de compras anteriores, contratos y presupuestos.

Si no se encuentra un proveedor,

suplidores registrados. Al recibir la informacin, el sistema y el

atributos, realizando as la evaluacin de

seleccionados.

A continuacin se puede crear la

requisicin. El estatus de

verifica el buen desarrollo del proceso

Para la llegada de los materiales,

el producto sean consistentes con lo que se

Llegada de Materiales

Verificacin de recibo

Proceso de pago

3 Ciclo del proceso de procura o compra de materiales


imiento de un material en particular, esto se logra a travs del MRP (planificacin de

requerimientos de materiales) o del usuario que genera la requisicin de compra, u orden de

requisicin. Al tener esta orden, el rea de compras busca posibles proveedo


Si no se encuentra un proveedor, se puede generar un proceso para pedir ofertas a diversos

suplidores registrados. Al recibir la informacin, el sistema y el usuario comparan precios y otros

atributos, realizando as la evaluacin de estos, se envan cartas a los proveedores no

A continuacin se puede crear la orden de compra, en base al presupuesto y a la orden de

requisicin. El estatus de la orden se puede monitorear a travs del sistema, de este modo se

verifica el buen desarrollo del proceso.

la llegada de los materiales, estos se registran en el sistema y se chequea que la cantidad y

consistentes con lo que se pide en la orden. Luego de esto se realiza el chequeo

Determinacin de

Requerimientos

Determinacin de Proveedor

Seleccin y comparacin de

Proveedores

Procesamiento de la Orden

Monitoreo de la Orden de Compra

Llegada de Materiales

Verificacin de

Proceso de pago

30

3 Ciclo del proceso de procura o compra de materiales [8].


imiento de un material en particular, esto se logra a travs del MRP (planificacin de

o del usuario que genera la requisicin de compra, u orden de

requisicin. Al tener esta orden, el rea de compras busca posibles proveedores para el material,


se puede generar un proceso para pedir ofertas a diversos

usuario comparan precios y otros

s, se envan cartas a los proveedores no

orden de compra, en base al presupuesto y a la orden de

la orden se puede monitorear a travs del sistema, de este modo se

s se registran en el sistema y se chequea que la cantidad y

Luego de esto se realiza el chequeo

comparacin de

31

de los precios en el recibo de compra y que concuerden con las cantidades acordadas.

Finalmente, el pago al proveedor es realizado por el rea de finanzas.

4.2.2 Modelo de Empresa

El modelo de empresa es un documento donde se abarcan todos los aspectos importantes de una

empresa de alimentos, tomando en cuenta el papel que juega la empresa en el mercado a nivel

nacional y su estructura organizativa. En el se definen los lineamientos de la industria y forma

parte de la gua de negocios.

4.2.3 Lineamientos de la empresa

La empresa de alimentos ficticia es llamada Alimentos SSA, ella tiene un papel importante a

nivel nacional, mas an no ha incursionado en el mercado internacional. Alimentos SSA es

manufacturera y distribuidora de alimentos, abarcando el 85% del territorio nacional. Sus plantas

de produccin se encuentran ubicadas en ocho diferentes estados, facilitando su distribucin, no

slo en ciudades, sino tambin en zonas rurales.

La empresa lleva a cabo sus procesos utilizando tecnologa de punta que garantiza la calidad de

sus productos. Tienen una cadena de suministros bien definida, adquiriendo la materia prima a

requerida a travs de sus proveedores, luego a travs de los procesos necesarios para el producto

se transforma en producto terminado, de aqu se pasa al proceso de distribucin para el cual se

posee una gran flota terrestre y algunas embarcaciones para proveer especficamente al estado

nueva esparta y las diversas islas del norte del pas; este proceso se da desde que se cargan los

medios de transporte hasta que se entrega la mercanca al cliente final de la empresa (mayorista o

minorista).

Alimentos SSA es una de las empresas lderes en el pas y por su buen desempeo en los

ltimos aos est buscando crecer al mercado internacional. Por esto quiere integrar su negocio y

realiza estudios para conocer las necesidades del consumidor en el exterior.

32

4.2.4 Vistas de negocio

Al desarrollar en una aplicacin preconfigurada se deben tomar en cuenta los mismos aspectos

que se toman en una configuracin convencional. Por esto se estudia el alcance de la herramienta

y las entidades necesarias para el modelo de informacin que el cliente desea.

El modelo de informacin se constituye por un conjunto de vistas de la empresa. Para el caso

de Alimentos SSA se proponen tres vistas y cada una est soportada por la configuracin de los

mdulos involucrados. En la Tabla 4.1 se presentan las vistas y mdulos antes mencionados

Tabla 4.1. Vistas del negocio y mdulos asociados [elaboracin propia].

Vista Financiera Gestin de Finanzas (FI)

Gestin de Controling (CO)

Vista Logstica Gestin de Materiales (MM)

Gestin de Planificacin de la Produccin (PP)

Gestin de Mantenimiento de Planta (PM)

Vista Comercial Gestin de Ventas y Distribucin (SD)

.

4.2.4.1 Vista Logstica

La vista logstica requiere para su definicin los resultados obtenidos en el modelo de la

empresa con relacin a la estructura organizativa y las entidades fsicas.

Dentro de esta vista se ubican los tres mdulos de SAP sealados en la Tabla 4.1, cada uno

enfocado en su rea de logstica. El mdulo de manejo de materiales es en el que se definen

estructuras de la empresa, por lo que es necesario desarrollarlo para esta vista.

33

4.2.4.2 Gestin de Materiales

El mdulo de gestin de materiales es en el que se desarrollaron las configuraciones para la

empresa ficticia Alimentos SSA. En el Apndice B se encuentra parte de la gua de negocios de

la gestin de materiales, este documento se presenta incompleto por polticas de confidencialidad

de la empresa.

En este mdulo, como se menciona anteriormente, se llevan a cabo los procesos de procura, en

los cuales se ven involucrados los proveedores, los materiales, los centros logsticos y otros

organismos que se definen en la estructura logstica de la empresa.

En el se definen los centros y almacenes logsticos de la sociedad, la sociedad es el nivel ms

alto de la estructura organizativa, en este caso es la empresa como tal. Los centros no son

entidades financieras, sino entes donde se maneja o valoriza inventario. Por otra parte, se incluye

la organizacin de compras, encargada de adquirir los recursos especficos para el desarrollo de

las actividades en cada uno de los centros, para este caso se crearon dos organizaciones de

compras, una para la regin oriental y la otra para occidente.

En la Figura 4.04 se puede apreciar la estructura organizacional de Alimentos SSA en lo que

respecta al manejo de materiales. Se observa que cada centro tiene asignado un almacn lgico

dividido en tres grandes secciones, una para almacenar la materia prima adquirida por la empresa,

otra para los productos terminados que estn listos para ser distribuidos, y otra que funciona

como depsito de maquinarias y equipos que posee la empresa. A cada almacn se le asigna un

inventario perteneciente a la planta que le corresponde.

Figura 4.04 Estructura Organizacional (MM) SAP R/3

4.2.5 Desarrollo de la Gua de egocio de Gestin de Materiales.

Dentro de la fase de la gua de negocios, se realiza una gua especfica para los procesos que se

llevan a cabo en el mdulo de gestin de materiales. Segmentos de este documento se encuentran

en el Anexo B.

4.2.5.1 Registro de Datos

Esta es lo primero que se debe hacer para pod

datos se van a necesitar constantemente. Se realiza el registro del maestro de materiales, donde

se crean registros de materiales y de proveedores, luego se establece la relacin entre los

proveedores y los materiales que

Para cada una los registros

4 Estructura Organizacional (MM) SAP R/3 [elaboracin propia]

llo de la Gua de egocio de Gestin de Materiales.


en el mdulo de gestin de materiales. Segmentos de este documento se encuentran

Registro de Datos Maestros

Esta es lo primero que se debe hacer para poder realizar las tareas del

a necesitar constantemente. Se realiza el registro del maestro de materiales, donde


proveedores y los materiales que estos manejan.

Para cada una los registros existe la opcin de crearlos, modificarlos, visualizarlos y borrar.

34

boracin propia]


en el mdulo de gestin de materiales. Segmentos de este documento se encuentran

er realizar las tareas del rea, puesto que estos

a necesitar constantemente. Se realiza el registro del maestro de materiales, donde


la opcin de crearlos, modificarlos, visualizarlos y borrar.

35

4.2.5.2 Administracin de Pedidos

Este ciclo est asociado al registro de las facturas presentadas en el sistema por la adquisicin

de algn material. El registro de una factura puede hacerse con o sin referencia a un pedido, los

registros sin referencia son la respuesta a las compras de materiales no planificadas, que son

originadas por emergencia y por esto no son cargadas al sistema; estas formas de registro son

reflejadas directamente. Para el caso en que no se pueda registrar una factura en su totalidad,

stas deben cargarse en el sistema a travs de un registro preliminar para su posterior asiento

correspondiente.

4.2.5.3 Adquirir Recursos Materiales

Este ciclo involucra todos los procesos necesarios para adquirir materiales en la empresa, este

es el ciclo de procura.

El ciclo inicia en el momento en que se detecta la necesidad y se crea una solicitud de pedido,

luego de ser verificada y aprobada por los entes correspondientes, la solicitud se libera y se enva

una peticin de oferta con los requerimientos a los proveedores. Se evalan las ofertas y se

escoge el proveedor. Luego de esto se crea el pedido que puede ser con referencia al proveedor

conocido, a pedido abierto o mediante peticin de oferta. Luego se procesa la recepcin del

pedido y la introduccin de ste al sistema.

Todo el ciclo descrito, se define en los siguientes procesos, que a su vez vienen enlazados con

diversas tares de creacin, evaluacin, liberacin, entre otras:

Procesar solicitud para materiales

Procesar peticin de oferta

Procesar pedido para materiales

Procesar contrato marco

Procesar recepcin de materiales

36

4.2.5.4 Contratar Servicios

En este ciclo se encuentran los procesos de contratacin de un servicio comercial o profesional.

Su definicin es similar a los procesos de adquisicin de recursos materiales, se puede apreciar

en los procesos que se deben seguir mostrados a continuacin:

Procesar solicitud para servicios comerciales

Procesar peticin de oferta

Procesar pedido

Procesar contrato marco

Procesar entrada de servicios

4.2.5.5 Manejo de Inventarios y Almacenes

En esta rea se manejan todos los procesos relacionados con los almacenes y los inventarios su

contabilizacin o traslado, entre otros. A continuacin se presentan los procesos de esta rea del

manejo de materiales.

Inventario fsico, si se quiere registrar el inventario para muchos materiales el sistema lo

puede hacer automticamente con ciertas especificaciones.

Reevaluar precios de inventario, esta funcin permite aumentar o reducir los precios de

los materiales, que se deban hacer por motivos diversos.

Movimientos de inventario, dentro de esto entran las reservas de materiales, distribucin

de bienes, movimientos entre almacenes o plantas, y el desecho o venta de materiales.

4.3 Fase de realizacin y preparacin final

En esta etapa se realiz principalmente las actividades de configuracin para el modelo de

empresa de Alimentos SSA. Estas configuraciones son parte de lo que sera el proceso de

implantacin en un cliente real, en este proceso tambin se gener la documentacin que respalda

estas configuraciones y finalmente se realizaron unos escenarios de prueba para comprobar que

se logr una buena configuracin.

37

Para esta etapa del proyecto se gener la gua de replicacin de las configuraciones realizadas,

la cual es presentada en el Apndice C. Se debe tomar en cuenta que este documento contiene

informacin confidencial, por lo que se presentan extractos del documento real.

En la fase de realizacin se deben desarrollar los ARICE (autorizaciones, reportes, interfaz,

conversin y ampliacin). Por ser una implantacin a un modelo de industrias no se tienen las

brechas de las configuraciones y lo que el cliente quiere adaptar, por esta razn en el caso de este

proyecto slo se listarn los reportes que se generan en el mdulo de manejo de material

IMPLANTACIÓN SOBRE SAP R/3 DEL MODELO DE PROCESOS DE DISTRIBUCIÓN SECUNDARIA PARA UNA EMPRESA...

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