IINNFFOORRMMEE FFIINNAALL SEERRVVIIZZOO · PDF fileAntón Xosé González...

Informe final Servizo de Xestión Financeira

UUUNNNIIIVVVEEERRRSSSIIIDDDAAADDDEEE DDDAAA CCCOOORRRUUUÑÑÑAAA

IIINNNFFFOOORRRMMMEEE FFFIIINNNAAALLL

SSSEEERRRVVVIIIZZZOOO DDDEEE XXXEEESSSTTTIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCEEEIIIRRRAAA

MMMAAARRRZZZOOO,,, 222000000777

Informe Final Servizo de Xestión Financeira

Ficha técnica do servizo

Limiar ............................................................................................................................... 1

Valoración do proceso de autoavaliación......................................................................... 5

Valoración do proceso de avaliación externa................................................................... 6

Principais puntos fortes, puntos febles e áreas de mellora que se detectaron ................ 11

Anexo I: Plano de melloras

ÍNDICE


I. DENOMINACIÓN DO SERVIZO Servizo de Xestión Financeira

II. DEPENDENCIA Xerencia

III. XEFE DO SERVIZO Antón Xosé González Artiaga

IV. ENDEREZO Reitoría Rúa da Maestranza, núm. 9, 2º andar 15001 A Coruña

V. CARGOS, NOMES E TELÉFONOS DO PERSOAL DO SERVIZO

Nº POSTO DENOMINACIÓN DO CARGO NOME E APELIDOS EXT.

286 XEFE SERVIZO ANTÓN XOSÉ GONZÁLEZ ARTIAGA 1091 287 XEFA SECCIÓN CONTABILIDADE Mª JOSÉ GÓMEZ REGA 1098 288 XEFA NEGOCIADO CONTABILIDADE LUISA CASTRO MAS 1086 289 XEFE SECCIÓN TESOURARÍA JUAN POMBO PRIETO 1099 290 XEFA NEGOCIADO TESOURARÍA Mª DOLORES REY LODEIRO 1088 291 XEFA SECCIÓN ORZAMENTOS FERNANDA TAPIA HERMIDA 1142 292 XEFE NEGOCIADO ORZAMENTOS JOSÉ AMARO MARTÍNEZ SUÁREZ 1084 293 POSTO BASE MANUELA FIGUEIRA GONZÁLEZ 1085 294 POSTO BASE Mª TERESA NOYA ANDRADE 1081 295 POSTO BASE Mª BEGOÑA GARCÍA VILA 1029 296 POSTO BASE SUSANA VILLANUEVA RODRÍGUEZ 1087 297 POSTO BASE SOLEDAD GRACIA GAVIN 2386 298 POSTO BASE CONCEPCION POSSE ARENAS 2383

299 POSTO BASE Con destino no CITEEC realizando funcións alleas ás do Servizo de Xestión Financeira

VI. FAX Externo: 981 16 70 12 Interno: 1068

VII. CORREO ELECTRÓNICO [email protected]

VIII. PÁXINA WEB http://www.udc.es/servizos/ga/Servizo.asp?Servizo=925

IX. HORARIO DE ATENCIÓN AO PÚBLICO 9.00 – 14.00

FICHA TÉCNICA DO SERVIZO


Páxina 1

No ano 1991 a Universidade da Coruña1 creou o Servizo de Xestión Económica o cal tiña cometidos do futuro Servizo de Contabilidade (Negociado de Presupostos e Negociado de Contabilidade). No ano 1992 apareceu por primeira vez o Servizo de Contabilidade como ente propio sen indicar cales eran as funcións que debía desenvolver. Despois de varias Relacións de Postos de Traballo2 na páxina 5 da RPT de 2005 (publicada no DOG3 núm. 165, con data do 29/08/2005), establécese que “o antigo Servizo de Contabilidade muda o seu nome para adaptalo ao conxunto de funcións que desenvolve realmente e recibe a nova denominación de Servizo de Xestión Financeira4”, aínda que seguen sen aparecer definidos con claridade cales son os cometidos específicos ou as funcións que desenvolve o servizo. Respecto á dependencia orgánica do servizo dentro da estrutura organizativa da UDC, o artigo 40.1 dos Estatutos da UDC sinala que “o xerente exercerá, baixo a autoridade do reitor, a xestión dos servizos económicos e administrativos da Universidade ....”, por outra banda, o artigo 92.2 ao referirse á RPT sinala que “... é o instrumento técnico a través do que se realiza a ordenación do persoal, de acordo coas necesidades dos servizos ...”, engadindo no subparágrafo b “que deberá constar na RPT a unidade orgánica á que están adscritos os postos de traballo ...”, polo que remitíndonos á RPT actual o servizo (postos de traballo núms. 286 a 299) aparece dependendo da Xerencia, circunstancia que é ratificada na páxina 5 da memoria xustificativa da elaboración da actual RPT, ao indicar as novidades que a nova RPT realiza “na estrutura de servizos dependentes da Xerencia”, no que está incluído este servizo. Continuando coa indagación da dependencia do servizo dende o punto de vista funcional, entendemos que é válido o sinalado anteriormente e dado que as referencias mencionadas non distinguen entre dependencia orgánica e funcional, existindo só unha referencia nos Estatutos da UDC (artigo 91.1) en canto á dependencia orgánica e funcional do persoal de administración e servizos5, sinalándose que o PAS depende organicamente do órgano ao que está adscrito, neste caso de Xerencia. 1 En adiante UDC 2 En adiante RPT 3 Diario Oficial de Galicia 4 En adiante SXF 5 En adiante PAS

1. LIMIAR


Páxina 2

AUTOAVALIACIÓN Con data do 01/04/2005 este servizo recibiu un correo electrónico da Unidade Técnica de Calidade6 no que se indicaba a relación dos servizos que serían avaliados na anualidade 2005-2006, nesta relación aparecía o Servizo de Contabilidade. Ademais tamén se indicaba a páxina web na que se podía atopar a guía de avaliación para ir mirándoa e elaborar a enquisa de satisfacción dos/as nosos/as usuarios/as. No mes de abril a maior parte do servizo acudiu ao “Curso de métodos de avaliación dos servizos da UDC” para introducirse na cultura da calidade nos servizos universitarios. O 9 de maio celebrouse unha reunión entre o director da UTC e o persoal responsable dos diferentes servizos que nesa anualidade se avaliarían de acordo co modelo EFQM. Posteriormente o director do SXF comunicou ao persoal do servizo a necesidade de realizar a autoavaliación, preguntando quen quería participar no Comité de Autoavaliación7. O persoal do servizo mostrou un grande interese para participar neste proceso e así, con data do 19/05/2005, o director do SXF comunicou á UTC e ao persoal do servizo a constitución formal do CA establecendo ademais a data da primeira sesión ordinaria. Ademais, e en beneficio da autoavaliación, do 6 ao 10 de xuño, o persoal do servizo acudiu ao “Obradoiro de Servizos na UDC: obradoiro práctico” para familiarizarse co modelo EFQM8 a aplicar. * RELACIÓN DE INTEGRANTES DO COMITÉ DE AUTOAVALIACIÓN

A) Membros do servizo:

Antón Xosé González Artiaga (xefe do servizo) presidente do CA

María Teresa Noya Andrade (posto base) secretaria do CA

María Fernanda Tapia Hermida (xefa da Sección de Orzamentos)

María José Gómez Rega (xefa da Sección de Contabilidade)

Juan Pombo Prieto (xefe da Sección de Tesouraría)

José Amaro Martínez Suárez (xefe de Negociado da Sección de Orzamentos)

Luisa Castro Más (xefa de Negociado da Sección de Contabilidade)

María Dolores Rey Lodeiro (xefa de Negociado da Sección de Tesouraría)

6 En adiante UTC 7 En adiante CA 8 European Foundation for Quality Management


Páxina 3

B) Usuarios/as do servizo:

Eduardo Reigosa Fernández (xefe da Sección do Servizo de Intervención)

María Jesús Grela Barreiro (vicexerente)

Silverio Díaz Vázquez (xefe da Sección de Retribucións e Seguridade Social) * RELACIÓN DE SESIÓNS DO COMITÉ DE AUTOAVALIACIÓN 1ª Sesión ordinaria: 17/06/2005

Nesta primeira sesión estableceuse o seguinte programa de traballo:

1. Distribuíronse as tarefas e as responsabilidades entre os diferentes membros do CA.

2. Estableceuse a lectura das dúas guías de autoavaliación para poder resolver as dúbidas que se presentasen na seguinte sesión, así como a elaboración da síntese dos procesos que leva a cabo cada sección.

2ª Sesión ordinaria: 23/06/2005

Nesta sesión estivo, ademais do CA, o director da UTC para resolver dúbidas. Ademais estableceuse o seguinte programa de traballo:

− Ver as táboas

− Ler os cuestionarios

− Identificar e delimitar os procesos do servizo

− Facer o borrador da/s enquisa/s de satisfacción 3ª Sesión ordinaria: 28/08/2005

Nesta sesión o coordinador do comité entregou e explicou o modelo da “ficha de identificación dos procesos do servizo”. Ademais vense varios modelos de borradores de enquisas de satisfacción solicitándose ao persoal do servizo suxestións respecto aos borradores ata o 29 de setembro.

O CA decide que se van facer dúas enquisas diferentes:

− unha enquisa de satisfacción para todos os/as usuarios/as do servizo, e unha vez vistas todas as suxestións do CA e do persoal do servizo, decídese o 19 de setembro enviar o borrador definitivo á UTC. Dende o 8 de novembro ata o 25 de


Páxina 4

novembro a enquisa estivo publicada na páxina web da UTC, respondendo 94 persoas. A maior parte dos que responderon foron estudantes universitarios

− outra enquisa de satisfacción exclusiva para o persoal do servizo que foi contestada por todos/as.


Páxina 5

A fase de autoavaliación comezou en xuño de 2005 durando ata setembro do 2006 coa presentación do “informe de autoavaliación”9. Durante o proceso tivemos en conta a guía para sistematizar a información que o servizo recolleu nas táboas de datos, nos resultados das dúas enquisas (do persoal do servizo e dos/as usuarios/as), as reunións do CA, o traballo do resto do servizo, a páxina web da UTC e demais documentos. Débese ter en conta que aínda que a guía foi unha liña que seguir para facer o informe a verdade é que non se axustou en ningún momento a este servizo en concreto. O proceso de autoavaliación tivo un ritmo lento xa que todos os anos hai certas datas que supoñen un incremento considerable no traballo do servizo o cal provocou o retraso respecto as reunións do CA, así como á elaboración do informe. Aínda así a implicación de todos os membros do servizo foi moi importante, sobre todo a labor do CA. Así mesmo a escaseza da información, en moitos casos, provocou que o informe fose incompleto en moitos aspectos. Aínda así o CA está contento co seu informe xa que foi a primeira experiencia respecto a un traballo totalmente novo e moi laborioso. O IA supuxo para o servizo un coñecemento máis profundo deste, así como unha posibilidade importante de poder reflectir as deficiencias e problemas cos que se atopa día a día. O resumo de puntos fortes e débiles facilitou unha relación de propostas de mellora e que agora no “informe final”10 reflíctense nos anexos de propostas. A pesares dos posibles erros ou fallos que puidesen ver os avaliadores externos o CA está moi satisfeito co seu traballo e considera que nos próximos informes terá máis experiencia na elaboración dos mesmos.

9 En adiante IA 10 En adiante IF

2. VALORACIÓN DO PROCESO DE AUTOAVALIACIÓN


Páxina 6

O PROCESO DE AVALIACIÓN EXTERNA A visita dos avaliadores externos tivo lugar o día 22 de xaneiro de 2007 despois de recibir os seus membros o IA remitido pola “Axencia para a Calidade do Sistema Universitario de Galicia”11. O informe de avaliación externa12 que emitiron chegou a este servizo o día 27 de febreiro. O plano de traballo do CEE desenvolveuse conxuntamente para o Servizo de Retribucións, Seguridade Social e Acción Social, Servizo de Xestión Financeira e o Servizo de Intervención, ao longo dos días 22, 23 e 24 de xaneiro; aínda que, e segundo o que comentan no IAE “El programa de trabajo previsto no fue cumplido con normalidad dado que a primera hora de la mañana visitamos las instalaciones de los tres Servicios. Asimismo, resaltar que el CEE consideró interesante adelantar la presentación del informe preliminar oral” * RELACIÓN DE INTEGRANTES DO COMITÉ DE AVALIACIÓN EXTERNA13

María Leonor González Menorca (catedrática da Escola Universitaria de Organización de empresas da Universidad de La Rioja) presidenta

Gerardo Panizo Panizo (xefe do Servizo de Xestión Económica da Universidad de Burgos) vogal técnico

Ana María Pedrosa Castillo (xefa da Sección de Xestión Económica e Control Orzamentario da Consellería de Presidencia, Administracións Públicas e Xustiza da Xunta de Galicia) vogal profesional

VALORACIÓN E COMENTARIOS DO IAE POR PARTE DO SXF De seguido comentamos algúns aspectos do IAE14 :

11 En adiante ACSUG 12 En adiante IAE 13 En adiante CEE 14 O texto, pertencente ao IAE irá en castelán, en cursiva e co número de páxina de donde se extraeu.

3. VALORACIÓN DO PROCESO DE AVALIACIÓN EXTERNA


Páxina 7

1. El número de asistentes a las audiencias no fue demasiado numeroso, aunque ello no impidió al CEE obtener datos y evidencias suficientes para poder valorar el Servicio. (páx. 4)

COMENTARIO DO SXF:

O SXF enviou 80 invitacións (por correo interno, e-mail e fax) aos/ás usuarios/as (decanos/as de facultades e escolas, xefes/as de negociado de asuntos económicos, directores de institutos universitarios, profesores, PAS e provedores) deste servizo así como ao propio persoal do servizo invitándoos ás reunións co CAE. Segundo a información do servizo os/as asistentes as mesmas alcanzaron o número de 12 persoas.

2. Este CEE considera que en la composición del CA hubiese sido interesante haber

contado con personal de Centros y Departamentos que hubiesen dado su opinión del servicio desde otra perspectiva y enriquecido el trabajo. (páx. 5)

COMENTARIO DO SXF:

O SXF considera que a nosa relación cos centros e departamentos non é tan intensa como para incluilos no CA, aínda que ás audiencias co comité de avaliación externa15 foron convocados para asistir as reunións os/as xefes/as de negociado e os/as decanos/as e directores/as dos centros e institutos universitarios.

3. La evaluación del Servicio de Gestión Financiera se inicia a propuesta del Equipo

Rectoral, y consideramos que existe en el proceso representación a nivel institucional ya que forma parte del Comité la Vicegerente de la Universidad. (páx. 5)

COMENTARIO DO SXF:

Débese ter en conta que cando se formou o CA do servizo a persoa que agora é a vicexerente non ocupaba este cargo, senón que ocupaba o cargo de “xefa de Negociado de Investigación”. Neste sentido era a persoa máis adecuada xa que a nosa relación con Investigación é moi habitual.

4. Se observa falta de datos e información en algunas de las tablas requeridas en el

proceso de evaluación. Los datos estadísticos presentados proceden de dos fuentes, por una parte de los proporcionados por la Unidad Técnica de Calidad y, por otra parte, por los recopilados por el propio servicio. (páx. 6)

15 En adiante CAE


Páxina 8

COMENTARIO DO SXF:

Os datos e a información das táboas na maioría foron consecuencia do traballo do servizo.

5. El proceso ha contado con la participación de prácticamente la totalidad de los

colectivos universitarios que tienen relación con el Servicio Gestión Financiera. La reflexión ha sido, por tanto, participativa.

No obstante evidenciamos poca participación de los responsables de contratación, investigación, centros y departamentos, que son unidades con mucha relación colateral con este servicio. (páx. 6)

COMENTARIO DO SXF:

Non entendemos este punto parecéndonos unha contradición o primeiro parágrafo do segundo.

6. El CEE considera que el Informe realizado constituye un claro diagnóstico de la

situación real de la unidad evaluada, aunque hay una serie de problemas ocultos que no aparecen, entre los que se encuentra la descoordinación con otros servicios o la desmotivación. Por ello esperamos que cuando se elabore el informe final se realice una reflexión profunda que sirva de punto de partida para la elaboración de un Plano de Mejora. (páx. 7)

COMENTARIO DO SXF:

A coordinación con outros servizo debe proceder de unidades administrativas superiores que teñan competencias sobre os mesmos (servizos económicos)

7. Consideramos que se deberían haber analizado con más detenimiento las tablas e

indicadores presentados en el anexo y haber reflexionado sobre los diferentes subcriterios de manera más pormenorizada, ya que de esa forma hubiésemos tenido una mayor aportación de la información manejada y se hubiesen basado algunos juicios en evidencias. (páx. 8)

COMENTARIO DO SXF:

Dado que é a primeira vez que nos enfrontamos con este procedemento a falta de experiencia sería a causa desta falta de reflexión pormenorizada que esperamos remediar no futuro.

8. El CEE considera que el Comité de Autoevaluación no ha realizado un esfuerzo por

motivar a sus usuarios para que respondiesen el cuestionario. Llama la atención el hecho de que el mayor porcentaje de respuesta al cuestionario proviene del colectivo


Páxina 9

de estudiantes que evidenciamos no tienen una relación directa con este servicio. (páx. 8)

COMENTARIO DO SXF:

O noso servizo e un dos máis consultados telefonicamente respecto das dúbidas económicas ou fiscais que se lle presentan a este colectivo da comunidade universitaria. Así existe máis comunicación con este colectivo que co persoal dos departamentos. Neste sentido temos documentación suficiente que demostra estas comunicacións.

9. No se encontraron evidencias del grado de participación del servicio en la

elaboración del Presupuesto de la Universidad de La Coruña. Aspecto muy importante. (páx.10)

COMENTARIO DO SXF:

Entendemos que é unha apreciación errónea do CAE, dado que este servizo participa dunha maneira directa, xunto coa Vicerreitoría de Planificación e Estratexia Económica, no anteproxecto do orzamento da UDC.

10. El personal asignado al servicio tiene un buen nivel de motivación e interés por la actividad desarrollada, si bien se detecta que es necesario profundizar en la definición clara de políticas de reconocimiento a las personas y en eliminar las dificultades existentes en materia de comunicación. (páx.10)

COMENTARIO DO SXF:

Estamos de acordo con este punto mais a “política de recoñecemento das persoas” pensamos que debería de vir por parte dos órganos superiores.

11. El análisis que en este punto hace el IA se centra principalmente en la formación del

personal. De las entrevistas se desprende que no hay un plan de formación y que no se consulta con el personal acerca de sus necesidades formativas específicas para desarrollar el trabajo. Sería necesario mejorar la formación mediante la impartición de cursos específicos, relativos a la actividad diaria, enfocándolos hacia un objetivo concreto que es la formación del personal funcionario. (páx.10)

COMENTARIO DO SXF:

Isto é algo que vimos pedindo dende o noso servizo dende hai moitos anos, sobre todo porque ao longo da existencia do servizo houbo moitos cambios de persoal que provocaron moito retraso no traballo debido á falta de programas de formación.


Páxina 10

12. De las entrevistas con el personal evidenciamos que hay un buen ambiente de trabajo, sin embargo se ha podido evidenciar que por el hecho de no existir un buen sistema de comunicación ni reconocimientos de personal existe una cierta desmotivación del personal. (páxs.10 e 11)

COMENTARIO DO SXF:

Sorpréndenos, en gran medida, esta reflexión do CAE cando noutros parágrafos do IA menciónase como favorable a boa relación existente, incluída a comunicación, entre os seus compoñentes.

Estamos, así pois, en desacordo con este punto respecto ao sistema de comunicación entre o persoal do servizo, xa que consideramos que existe unha boa comunicación. Agora ben respecto aos recoñecementos do persoal, e tal como indicamos no punto 10 deberían de ser os órganos superiores os que iniciaran unha “política de recoñecemento”.

13. Tras la lectura del IA y las entrevistas queda patente que no están documentados los

procesos ni se dispone de protocolos ni procedimientos. (páx. 12)

COMENTARIO DO SXF:

Unha das prioridades do servizo foi a de dotalo duns manuais de procedemento para o cal se foron elaborando distintas instrucións, mais o que non se realizou foi unha refundición e actualización das mesmas. Esta é pois unha das futuras propostas de mellora do servizo.

14. Llama la atención lo escueto que ha sido el CA al desarrollar este criterio pues

plantea todo en un folio y apareciendo aspectos como “ Ejecución presupuestaria: adecuado”, todo ello sin estar apoyado en evidencias. Esto denota que el servicio no ha reflexionado lo suficiente sobre el trabajo que realiza y sobre todo en recabar una información fiable sobre la prestación del servicio que realiza en la Universidad. (páx. 14)

COMENTARIO DO SXF:

Dende un punto de vista externo pode dar esa impresión mais dende un punto de vista interno non se ven as cousas desa maneira.


Páxina 11

PUNTOS FORTES

o Bo trato do persoal servizo respecto dos/as usuarios/as, clientes/as e provedores/as, detectando as súas necesidades, suxestións e queixas.

o Boa comunicación cos servizos de carácter económico.

o Adaptación continua do persoal ás novas tecnoloxías favorecendo a comunicación cos/cas usuarios/as, clientes/as e provedores/as

o Curto período de tempo na tramitación de pagamentos.

o Creación dun correo electrónico para as suxestións, queixas e dúbidas dos/as usuarios/as.

o Coñecemento maioritariamente externo do servizo en canto a súa función como unidade que efectúa os pagamentos da UDC.

o Motivación do persoal en relación ao seu traballo e potenciación das relacións persoais. Fomento da comunicación, participación e intercambio de ideas do persoal.

o Implicación dos/as responsables na cultura da calidade.

o Accesibilidade respecto dos/as responsables do servizo.

o Información mensual da execución orzamentaria de gastos.

o Optimización de recursos.

o Aproveitamento dos recursos persoais e materiais.

o Boa relación entre o custo do servizo e a súa actividade.

4. PRINCIPAIS PUNTOS FORTES, PUNTOS FEBLES E ÁREAS DE MELLORA


Páxina 12

PUNTOS FEBLES

o Inexistencia dun plano estratéxico propio do servizo

o Falta de definición, por escrito, das funcións do servizo

o Inexistencia dun mapa de procesos e procedementos do servizo

o Falta de programas informáticos adecuados complementarios do sistema informático UNIVERSITAS XXI – ECONÓMICO

o Inexistencia dunha fonte de iniciativas para a mellora do servizo

o Falta de instalacións adecuadas e falta de espazo de traballo (despachos, almacéns, arquivos, etc) para todo o persoal do servizo (actualmente hai unha persoa pertencente ao SXF que traballa no CITEEC que non se podería incorporar ao servizo por falta de espazo)

o Na actual RPT de 2005 aparece unha praza asignada ao SXF mais a persoa que ocupa esta praza está destinada no CITEEC realizando funcións alleas ás de este servizo

o Formación específica insuficiente para o persoal do servizo (falta dun plano de formación)

o Falta de formación na actualización das novas versións que continuamente se instalan do sistema informático UNIVERSITAS XXI - ECONÓMICO

o Falta de formación do persoal do SXF sobre o arquivo e a documentación do servizo

o Falta de coñecemento no emprego das novas tecnoloxías

o Falta dunha plataforma informática para facilitar a comunicación cos/as usuarios/as

o Falta de informatización da información que facilita o SXF aos órganos internos e a outras Administracións Públicas

o Dispersión da normativa económico-administrativa reguladora do traballo do servizo

o Inexistencia de procesos de avaliación e criterios xustificativos do traballo do persoal do servizo


Páxina 13

PROPOSTAS DE MELLORA

o Elaboración dun plano estratéxico propio do servizo

o Elaboración dun manual de funcións do servizo

o Elaboración dun mapa de procesos e procedementos do servizo

o Elaboración de instrumentos que faciliten o desenvolvemento e a creación dos procesos que realiza o servizo

o Constitución dun grupo de mellora continua do servizo

o Mellora das condicións de traballo do persoal do servizo (condicións de habitabilidade e de espazo para que todo o persoal do SXF, segundo a RPT de 2005, poida traballar no servizo)

o Incorporación da persoa que aparece na praza 299, de nova creación, da RPT de 2005 ao SXF

o Mellora do espazo para o arquivo e a documentación do servizo

o Plano de formación específica do persoal do servizo

o Actualizacións formativas das diferentes novas versións do sistema informático UNIVERSITAS XXI - ECONÓMICO

o Formación do persoal do SXF en materia de arquivo e a documentación e, remisión periódica de documentación ao Centro de Documentación e Arquivo

o Formación do persoal do servizo sobre as novas tecnoloxías

o Creación e mantemento dunha páxina web propia do servizo

o Informatización dos informes a render aos órganos da Universidade e á Xunta de Galicia

o Refundición da normativa económico-administrativa interna da UDC

o Definición dun sistema de indicadores de cumplimento de obxectivos e rendemento do traballo do persoal do servizo


Páxina 14

UUUNNNIIIVVVEEERRRSSSIIIDDDAAADDDEEE DDDAAA CCCOOORRRUUUÑÑÑAAA

INFORME FINAL

SERVIZO DE XESTIÓN FINANCEIRA

ANEXO I

PLANO DE MELLORAS


Páxina 15

PPPRRROOOPPPOOOSSSTTTAAA NNNººº 111

Denominación da proposta de mellora Elaboración dun plano estratéxico do SXF

Punto feble detectado Inexistencia dun plano estratéxico do SXF

Ámbito de aplicación - Xestión de procesos - Recursos - Información, comunicación e participación

Responsable da súa aplicación SXF

Planificación da acción:

Obxectivos específicos da acción Coordinar o plano estratéxico da UDC co plano do SXF

Actuacións a desenvolver

- Establecer a misión do SXF acorde coa da UDC

- Establecer unha visión do SXF acorde coa da UDC

- Establecer os valores do SXF

Período de execución previsto 2007 Gastos Recursos, financiación necesaria Custo total

Indicadores de execución/acción Responsable do seu seguemento Nivel de cumprimento da acción Resultados obtidos/acción Grao de satisfacción Accións correctoras a desenvolver despois da súa implementación

Observacións


Páxina 16


Denominación da proposta de mellora Elaboración dun manual de funcións do SXF

Punto feble detectado Falta de definición, por escrito, das funcións do SXF




Obxectivos específicos da acción Delimitar as competencias e funcións que cada un dos membros do SXF debe desenvolver


- Elaborar un documento no que se fixen as competencias que cada traballador/ra de acordo cos procesos chave e soporte definidos

- Elaborar os procedementos propios do SXF



Observacións


Páxina 17


Denominación da proposta de mellora Elaboración dun mapa de procesos e procedementos do SXF

Punto feble detectado Inexistencia dun mapa de procesos e procedementos do SXF




Obxectivos específicos da acción Mellorar o desenvolvemento dos procesos do SXF


- Establecer por escrito os procesos e procedementos do SXF

- Actualizar os procesos do SXF - Valorar os procesos



Observacións


Páxina 18


Denominación da proposta de mellora Elaboración de instrumentos que faciliten o desenvolvemento e creación dos procesos que realiza o SXF

Punto feble detectado

Falta de programas informáticos adecuados complementarios do sistema informático UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO

Ámbito de aplicación - Xestión de procesos - Recursos informáticos - Información, comunicación e participación

Responsable da súa aplicación Servizo de Informática e Comunicacións


Obxectivos específicos da acción Dotar duns programas periféricos do sistema informático UNIVERSITAS XXI - ECONÓMICO


Sustituir os actuais programas periféricos e rudimentarios (cargos, facturas, adiantos, convenios, etc) por uns programas adaptados ou complementarios do sistema informático UNIVERSITAS XXI - ECONÓMICO



Observacións


Páxina 19

PPPRRROOOPPPOOOSSSTTTAAA NNNººº 555 Denominación da proposta de mellora Constitución dun grupo de mellora

continua do SXF

Punto feble detectado Inexistencia dunha fonte de iniciativas para a mellora do SXF




Obxectivos específicos da acción

Crear un órgano representativo administrativo que puidera asumir as funcións de coordinar as iniciativas de mellora

Actuacións a desenvolver Responsabilización a cada sección das iniciativas que redunden nas súas funcións e procedementos



Observacións


Páxina 20


Denominación da proposta de mellora

Mellora das condicións de traballo do persoal do SXF (condicións de habitabilidade e incorporación ao servizo da persoa que aparece na praza 299 da RPT de 2005)

Puntos febles detectados

- Falta de instalacións adecuadas e falta de espazo de traballo (despachos, almacéns, arquivos, etc) para o persoal do SXF. Situación que xerá actualmente anomalías no servizo, así actualmente na RPT aparece un praza pertencente ao servizo que non pode ser ocupada por falta de espazo - Na actual RPT hai unha praza, de nova creación, asignada ao noso servizo mais a persoa que ocupa esta praza está destinada no CITEEC realizando funcións alleas ás de este servizo.

Ámbito de aplicación - Xestión de procesos - Instalacións - Recursos humanos - Información, comunicación e participación

Responsable da súa aplicación Vicerreitoría de Infraestruturas Xerencia



- Mellorar as condicións de traballo do persoal e das instalacións do SXF - Incorporar ao espazo físico e ao traballo do servizo á persoa que aparece na RPT e que, en troques, está a desenvolver un traballo totalmente alleo


- Redistribución máis axeitada do espazo e do persoal do SXF - Incorporación ao servizo da persoa que aparece na praza 299 da RPT de 2005

Período de execución previsto 2007


Páxina 21

Gastos Recursos, financiación necesaria Custo total


Observacións


Páxina 22


Denominación da proposta de mellora Mellora do espazo para o arquivo e a documentación do SXF

Punto feble detectado Falta de instalacións adecuadas e espazo de traballo (despachos, almacéns, arquivos, etc) para o persoal do SXF

Ámbito de aplicación - Xestión de procesos - Instalacións - Información, comunicación e participación

Responsable da súa aplicación Vicerreitoría de Infraestruturas Xerencia



Acondicionar amplos espazos para o arquivo temporal (de dous a tres exercicios económicos) da documentación económico-administrativa

Actuacións a desenvolver Creación dun arquivo intermedio de doado acceso e cercano ao SXF



Observacións


Páxina 23


Denominación da proposta de mellora Plano de formación específica do persoal do SXF

Punto feble detectado Formación específica insuficiente para o persoal do SXF (falta dun plano de formación)

Ámbito de aplicación - Xestión de procesos - Recursos humanos - Información, comunicación e participación

Responsable da súa aplicación Responsables do Plano de formación


Obxectivos específicos da acción Dar coñecementos actuais e necesarios ao persoal do SXF


Plano específico de formación en materia de ingresos, gastos e pagamentos; contabilidade orzamentaria, financeira e de custes.

Período de execución previsto 2007-2008 Gastos Recursos, financiación necesaria Custo total


Observacións


Páxina 24


Denominación da proposta de mellora Actualizacións formativas das diferentes e novas versión do sistema informático UNIVERSITAS XXI - ECONÓMICO

Punto feble detectado

Falta de formación na actualización das novas versións que continuamente se instalan do sistema informático UNIVERSITAS XXI - ECONÓMICO


Responsable da súa aplicación Coordinador/ra do sistema informático UNIVERSITAS XXI - ECONÓMICO


Obxectivos específicos da acción Formación continua do persoal do SXF


- Plano de formación periódica segundo a instalación das novas versións

- Nomeamento dun/ha coordinador/ra do sistema informático UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO

Período de execución previsto Segundo a instalación das novas versións Gastos Recursos, financiación necesaria Custo total


Observacións


Páxina 25


Denominación da proposta de mellora

Formación do persoal do SXF en materia de arquivo e documentación e, remisión periódica de documentación ao Centro de Documentación e Arquivo

Punto feble detectado Falta de formación do persoal do SXF sobre o arquivo e a documentación do servizo

Ámbito de aplicación - Xestión de procesos - Recursos humanos - Información, comunicación e participación

Responsable da súa aplicación Xerencia Vicexerencia



- Dar coñecemento ao persoal do SXF sobre a forma de facer funcionar os arquivos de xeito eficaz atendendo as súas necesidades e facilitándolles o acceso á información

- Dar cumplimento á normativa do Centro de Documentación e Arquivo


- Curso de organización dun arquivo, prazos de vida do arquivo, manual de arquivo, sistemas de clasificación, etc

- Curso de formación da utilización de novos soportes de arquivo



Observacións


Páxina 26


Denominación da proposta de mellora Formación do persoal do SXF sobre as novas tecnoloxías

Punto feble detectado Falta de coñecementos no emprego das novas tecnoloxías


Responsable da súa aplicación Vicerreitoría de Calidade Xerencia


Obxectivos específicos da acción Formación do persoal nas novas tecnoloxías, e a utilización das mesmas no traballo administrativo


Cursos de formación da utilización desas novas tecnoloxías:

- mantemento de equipos de novas tecnoloxías

- sistema OpenOffice.org - correo electrónico - internet, páxinas web

Período de execución previsto 2007-2008 Gastos Recursos, financiación necesaria Custo total


Observacións


Páxina 27


Denominación da proposta de mellora Creación e mantemento dunha páxina web propia do SXF

Punto feble detectado Falta dunha plataforma informática para facilitar a comunicación cos/as usuarios/as


Responsable da súa aplicación Vicerreitoría de Calidade


Obxectivos específicos da acción Facilitar e propiciar unha comunicación entre o SXF e os/as usuarios/as do servizo


Creación dunha páxina web na que figure: - a documentación que o/a usuario/a

debe empregar para solicitar algún trámite económico-administrativo

- buzón de suxestións, queixas ou solicitudes

- normativa actualizada - enlaces con outras páxinas web



Observacións


Páxina 28


Denominación da proposta de mellora Informatización dos informes a render aos órganos da Universidade e á Xunta de Galicia

Punto feble detectado Falta de informatización da información que facilita o SXF a órganos internos e a outras Administracións Públicas


Responsable da súa aplicación Vicerreitoría de Calidade



- Facilitar os informes de gastos e ingresos aos órganos económicos da UDC - Facilitar os informes trimestrais sobre o déficit público

Actuacións a desenvolver Facer operativo o sistema de información á dirección en relación cos informes a emitir polo SXF



Observacións


Páxina 29


Denominación da proposta de mellora Refundición da normativa económica-administrativa interna da UDC

Punto feble detectado Dispersión da normativa económico-administrativa reguladora do traballo do SXF


Responsable da súa aplicación

- Servizos económicos - Xerencia - Vicerreitoría de Estratexia e

Planificación Económica


Obxectivos específicos da acción Sistematizar a normativa vixente no eido económico-administrativo para facilitar a xestión


- Recompilación de normativa - Harmonización e adecuación entre as

normas recompiladas - Publicación dun texto e a súa

actualización periódica Período de execución previsto 2007-2008

Gastos Recursos, financiación necesaria Custo total Indicadores de execución/acción Responsable do seu seguemento Nivel de cumprimento da acción Resultados obtidos/acción Grao de satisfacción Accións correctoras a desenvolver despois da súa implementación

Observacións


Páxina 30


Denominación da proposta de mellora Definición dun sistema de indicadores de cumplimento de obxectivos e rendemento do traballo do SXF

Punto feble detectado Inexistencia de procesos de avaliación e criterios xustificativos do traballo do persoal do SXF


Responsable da súa aplicación Xerencia SXF


Obxectivos específicos da acción Determinar unha serie de indicadores que midan os resultados dos procesos


- Estudo de indicadores de resultados - Elaboración de indicadores que

midan os resultados dos procesos do SXF

- Valoración dos indicadores Período de execución previsto 2007-2008

Gastos Recursos, financiación necesaria Custo total


Observacións

IINNFFOORRMMEE FFIINNAALL SEERRVVIIZZOO · PDF fileAntón Xosé González...

Documents

Transcript of IINNFFOORRMMEE FFIINNAALL SEERRVVIIZZOO · PDF fileAntón Xosé González...