III Jornada de Buenas Prácticas : Evaluación del Desempeño en la Biblioteca Complutense
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Seminarios y Formación
III Jornada de Buenas Prácticas :
Evaluación del Desempeño en la Biblioteca Complutense
Javier Gimeno Perelló
José Antonio Berbes Cardós
Madrid – XX de XXXXXXX de XXXX
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2
Seminarios y Formación
2010 - 2013
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Seminarios y Formación
Plan Estratégico BUC 2010-2013
Líneas estratégicas
1. Personas
2. Organización y calidad
3. Infraestructuras
4. Servicios
5. Biblioteca y sociedad
6. Colecciones
7. Patrimonio bibliográfico1. Personas
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Seminarios y Formación
1. Personas
1. Completar los estudios en curso de evaluación del desempeño del personal con vistas a una actualización de la RPT que redistribuya de forma justa y equitativa los efectivos disponibles en los distintos centros y servicios.
1.1 Diseñar una propuesta de modificación de la actual RPT para adecuar los perfiles y competencias profesionales de los puestos de trabajo a las nuevas necesidades de la BUC.
1.2 Elaborar un estudio de los recursos humanos necesarios para cubrir las necesidades prioritarias de la biblioteca.
1.3 Establecer un protocolo de actuación para cubrir con la máxima celeridad los puestos vacantes de atención preferente.
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Seminarios y Formación
Evaluación del desempeño
La evaluación del desempeño es MÁS que la evaluación del rendimiento
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Seminarios y Formación
Evaluación del desempeño
Mientras que la evaluación del rendimiento es el resultado final del trabajo desarrollado…
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Seminarios y Formación
Evaluación del desempeño
La evaluación del desempeño es el análisis sistemático y periódico de las funciones desarrolladas por el conjunto de la plantilla en los diferentes puestos de trabajo
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Seminarios y Formación
Evaluación del desempeño
Objetivos:
- conocer el panorama general del trabajo realizado en el servicio
- identificar aspectos susceptibles de mejora
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Seminarios y Formación
Evaluación del desempeño
para la toma de decisiones sobre la política de personal:
- evaluando carencias y debilidades
- identificando necesidades objetivas
- racionalizando la distribución del personal
- estableciendo o mejorando los planes de formación
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Seminarios y Formación
Evaluación del desempeño
- reformulando procedimientos de trabajo
- incorporando nuevas tecnologías
- adoptando medidas de estímulo y motivación
- mejorando el desarrollo profesional
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Seminarios y Formación
Evaluación del desempeño
OBJETIVO FINAL:
Mejorar la calidad del servicio público para satisfacer las necesidades y los derechos de los usuarios
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Seminarios y Formación
¿Cómo se evalúa el trabajo?
• Preguntando a nuestros usuarios
• Preguntando al personal
• Con datos estadísticos
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Evaluación del desempeño en la Biblioteca de la Universidad Complutense
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¿Evaluación del desempeño?
¿Qué es evaluar el desempeño?
Analizar en qué se concreta nuestro trabajo.
¿Para qué se evalúa?
• Para conocer de manera objetiva y contrastada cómo estamos trabajando.
• Para mejorar. Para reforzar nuestras técnicas de trabajo
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¿Cómo se evalúa el trabajo?
• Preguntando a nuestros usuarios
• Preguntando al personal
• Con datos estadísticos
Analizando todo ello
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Análisis objetivo de datos
Producción
Datos estadísticos
Dedicación
Cuadro de Reparto de tareas (CRT)
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¿Control de la dedicación?
• Realizado mediante encuestas de Evaluación del Desempeño suministrada a todo el personal de la biblioteca.
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Trabajador A
Actividades principales Dedicación
• Adquisición 5 %
• Proceso técnico 25 %
• Búsqueda y colocación 10%
• Préstamo 10%
• PI 10%
• Control y manten. colec. 10%
• Información 20%
• Formación usuarios 10%
• Apoyo docencia 15%
• Extensión cultural 5%
100%
Trabajador B
Actividades principales Dedicación
• Adquisición 5 %
• Proceso técnico 25 %
• Búsqueda y colocación 20 %
• Préstamo 0%
• PI 10%
• Control y manten. colec. 15 %
• Información 5 %
• Formación usuarios 10%
• Apoyo docencia 5%
• Extensión cultural 5%
100%
Cuadro de reparto de tareas (CRT)
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PETC como unidad de tiempo
• La unidad básica de análisis utilizada ha sido el concepto PETC (Personal Equivalente a Tiempo Completo), referencia correspondiente a una jornada laboral de 35 horas semanales distribuidas entre 215 días trabajados al año (1505 horas anuales). El PETC permite conocer el tiempo de dedicación del personal a cada actividad considerando todas las casuísticas posibles (reducciones de jornada, horarios según tipo de personal, bajas, sustituciones, traslados, becarios, etc.)
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Ejemplo
1. Personal de la biblioteca
BIBLIOTECA X
(1 trabajador equivalente a tiempo completo (PETC) = 1.505 h./año, 215 jornadas/año)
Trabajadores
35 h./semana = 4 PETC
35 h./semana (de baja 6 meses en 2010) = 0,5 PETC
31 h./semana = 1,7 PETC
becaria 5 h. = 25 h./semana = 0,7 PETC
becario 3 h.= 15 h./semana = 0,4 PETC
9 personas 7,3 TTC
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Biblioteca X Σ % dedicación
Actividades principales Dedicación
• Adquisición 75 %
• Proceso técnico 110 %
• Búsqueda y colocación 70%
• Préstamo 125%
• PI 60%
• Control y mant. colec. 60%
• Información 65%
• Formación usuarios 53%
• Apoyo docencia 35%
• Extensión cultural45%
• Tareas organizativas 30%
Biblioteca X Σ TTC dedicados
Actividades principales TTC dedicados
• Adquisición 0,75
• Proceso técnico 1,10
• Búsqueda y colocación 0,70
• Préstamo 1,25
• PI 0,60
• Control y mant. colec. 0,60
• Información 0,65
• Formación usuarios 0,53
• Apoyo docencia 0,35
• Extensión cultural 0,45
• Tareas organizativas 0,30
7,3 TTC
Resultados de dedicación
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23
Horas de dedicación
% tiempo dedicación
PETC Humanidades Btcas. tipo A BUC
Adquisición 3.386,3 7,3% 2,3 Adquisición 6,2% 5,8% 5,3%Proceso técnico 6.237,7 13,4% 4,1 Proc. Téc. 16,3% 16,7% 15,8%
Búsqueda y colocación de ejemplares 10.931,2 23,5% 7,3 Búsqúeda 17,7% 14,0% 11,2%Préstamo 10.565,1 22,7% 7,0 Préstamo 20,8% 21,9% 17,7%
Préstamo interbibliotecario 2.847,0 6,1% 1,9 Prést. Intbib 5,2% 5,1% 6,1%Control y mantenimiento de la colección 3.870,2 8,3% 2,6 Ctrol. Colec. 8,5% 9,3% 8,8%
Información 4.298,6 9,2% 2,9 Información 12,1% 12,3% 12,0%Formación de usuarios 1.201,5 2,6% 0,8 Formación u 3,3% 3,7% 3,6%
Apoyo a la docencia 602,0 1,3% 0,4 Apyo. Doc. 1,9% 2,1% 2,4%Extensión cultural 149,2 0,3% 0,1 Ext. cult. 1,3% 1,0% 1,5%
Tareas organizativas 1.851,2 4,0% 1,2 Tar. Org. 4,5% 5,3% 2,1%Asistencia cursos de formación 176,8 0,4% 0,1 Asis. Cur. 1,5% 1,9% 8,9%
Otras actividades 411,0 0,9% 0,3 Otras 0,8% 1,0% 4,5%Total 46.527,7 100% 30,9 Total horas 151767,0 305468,8 622864,2
% del tiempo dedicaciónGHI
Total tiempo de dedicación anual
Cuadro 1. Cuadro 2
Dedicación del PETC a cada tarea según el área profesional: directiva, técnica, auxiliar y becarios. Incluye el total de horaactividades por cada área profesional.Gráficos: rojo: área directiva, naranja: área técnica, amarillo: área auxiliar, Azul: becarios
Reparto de tareas del PETC entre los turnos de mañana y de tarde. Incluye el nº total de horas de dedicación del PETC en cadaGráficos(amarillo: turno de mañana, azul: turno de tarde)
su área su tipo a la BUC
Adquisición 1,1% 1,4% 2,0%Proc. Téc. -2,9% -3,3% -2,4%Búsqúeda 5,8% 9,5% 12,3%Préstamo 1,9% 0,8% 5,0%
Prést. Intbib 0,9% 1,0% 0,1%Ctrol. Colec. -0,2% -0,9% -0,5%Información -2,9% -3,1% -2,8%Formación u -0,7% -1,2% -1,0%Apyo. Doc. -0,6% -0,8% -1,1%Ext. cult. -1,0% -0,7% -1,2%Tar. Org. -0,5% -1,3% 1,9%Asis. Cur. -1,2% -1,5% -8,5%
Otras 0,1% -0,1% -3,6%Más tiempo de dedicación que la mediaMenos tiempo de dedicación que la media
Diferencial en el % del tiempo de dedicación con respecto a:
Cuadro 3
Dedicación del PETC a cada tarea según el área profesional: directiva, técnica, auxiliar y becarios. Incluye el total de horas dedicadas al conjunto de las
Reparto de tareas del PETC entre los turnos de mañana y de tarde. Incluye el nº total de horas de dedicación del PETC en cada turno.
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24
Evaluación comparativadel desempeño
Producción Dedicación
Biblioteca X 32,7% 21,7%
Biblioteca Y 39,2% 37,6%
Biblioteca Z 28,12% 40,7%
100% 100%
ADQUISICIÓN
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Ejemplo de análisis del desempeño de un servicio en una biblioteca
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1. Datos estadísticos de PI de la biblioteca de Geografía e Historia
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2005 2006 2007 2008 2009 2010GHI - F. Geografía e Historia PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIOP.I.: transacciones totales 2.154 2.084 2.256 2.583 3.082 3.300GHI - F. Geografía e Historia P.I.: Solicitados por la BUCP.I. Libros: España conseguidos 190 173 178 225 313 321P.I. Libros: extranjero conseguidos 106 0 126 127 148 137P.I. Libros: intercentros UCM conseguidos 162 125 124 154 256 274P.I.: total de libros solicitados por la biblioteca 478 306 447 528 733 761P.I. Copias: España conseguidos 86 81 79 161 242 274P.I. Copias: extranjero conseguidos 58 47 92 134 206 186P.I. Copias: intercentros UCM conseguidos 31 49 26 61 66 110P.I. total de copias solicitadas por la biblioteca 194 186 213 359 540 595P.I. conseguidos por la Biblioteca (no intercentros) 443 302 478 647 909 918P.I.: Total de copias y libros no intercentros solicitados por la Biblioteca 462 310 499 663 949 964
P.I.: transacciones (solicitudes desde la biblioteca) 672 492 660 887 1.273 1.356
2005 2006 2007 2008 2009 2010GHI - F. Geografía e Historia P.I.: Solicitados a la BUCP.I. Libros: España servidos 575 556 522 557 580 509P.I. Libros: extranjero servidos 38 29 45 55 48 18P.I. Libros: intercentros UCM servidos 217 295 312 334 382 453P.I.: total libros solicitados a la biblioteca 914 1.008 1.001 1.037 1.066 1.025P.I. Copias: España servidos 335 364 356 418 468 592P.I. Copias: extranjero servidos 11 18 23 17 22 15P.I. Copias: intercentros UCM servidos 98 73 79 95 159 191P.I.: total de copias enviadas 444 455 458 530 649 798P.I.: total de copias solicitadas a la biblioteca 568 584 595 659 743 919P.I. servidos por la Biblioteca al exterior 959 967 946 1.047 1.118 1.134P.I.: solicitudes externas 1.132 1.177 1.148 1.228 1.227 1.251P.I.: transacciones (solicitudes a la biblioteca) 1.482 1.592 1.596 1.696 1.809 1.944
Estadísticas para los centros y parámetros seleccionados
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28
2. Análisis de la evaluación del desempeño PI de la biblioteca de Geografía e Historia
2.258
1.806
2.606
2008 2009 2010
F. Geografía e Historia
Horas de desempeño dedicadas a la gestión del PI
2.583
3.0823.300
2008 2009 2010
F. Geografía e Historia
P.I.: transacciones totales
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MAPA DE REPARTO DE TAREAS EN EL PERSONAL DE PLANTILLA DE LA BIBLIOTECA. 2008
OtrasTar. Org.Ext. cult.
Apyo. Doc.Formación uInformaciónCtrol. Colec.Prést. IntbibPréstamoBúsqúedaProc. Téc.Adquisición
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30
OtrasAsis. Cursos
Tar. Org.Ext. cult.
Apyo. Doc.Formación uInformaciónCtrol. Colec.Prést. IntbibPréstamoBúsqúedaProc. Téc.Adquisición
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
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MAPA DE REPARTO DE TAREAS EN EL PERSONAL DE PLANTILLA DE LA BIBLIOTECA. 2009
![Page 31: III Jornada de Buenas Prácticas : Evaluación del Desempeño en la Biblioteca Complutense](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062221/568146b9550346895db3e621/html5/thumbnails/31.jpg)
31
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MAPA DE REPARTO DE TAREAS EN EL PERSONAL DE PLANTILLA DE LA BIBLIOTECA. 2010
OtrasAsis. Cursos
Tar. Org.Ext. cult.
Apyo. Doc.Formación uInformaciónCtrol. Colec.Prést. IntbibPréstamoBúsqúedaProc. Téc.Adquisición
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P.I.: transacciones (solicitudes desde la biblioteca)
Horas de desempeño dedicadas a la gestión del PI: año 2008
2008
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P.I.: transacciones (solicitudes desde la biblioteca)
Horas de desempeño dedicadas a la gestión del PI: año 2009
2009
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34
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P.I.: transacciones (solicitudes desde la biblioteca)
Horas de desempeño dedicadas a la gestión del PI: año 2010
2010
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35
Encuesta de evaluación del desempeño. Año 2010
Personas de plantilla encuestadas 419
PERSONAL TIPOFUNCIONARIO 336 80,2%INTERINO 36 8,6%LABORAL 41 9,8%CONTRATO RELEVO 6 1,4%
SEXOHOMBRES 117 27,9%MUJERES 302 72,1%
Promedio de edad del personalÁrea MAÑANA TARDE
1. Directiva 53,5 48,12. Técnica 51,2 45,73. Auxiliar 50,6 48,1
![Page 36: III Jornada de Buenas Prácticas : Evaluación del Desempeño en la Biblioteca Complutense](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062221/568146b9550346895db3e621/html5/thumbnails/36.jpg)
36
Personal 2010
• 425 personas de plantilla
• 44 becarios
394
410
429436
432425
2005 2006 2007 2008 2009 2010
BIBLIOTECA COMPLUTENSE
Miembros de personal de plantilla
140 140131
75
45 44
2005 2006 2007 2008 2009 2010
BIBLIOTECA COMPLUTENSE
Becarios total
![Page 37: III Jornada de Buenas Prácticas : Evaluación del Desempeño en la Biblioteca Complutense](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062221/568146b9550346895db3e621/html5/thumbnails/37.jpg)
37
Personal de plantilla de la BUC
0
20
40
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80
100
120
20-25 26-30 31-35 36-40 41-45 46-50 51-55 56-60 61-65 66-70
Distribución del personal de la BUC según la edad. año 2010
Menos de 46 años 31%
Más de 45 años
69%
![Page 38: III Jornada de Buenas Prácticas : Evaluación del Desempeño en la Biblioteca Complutense](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062221/568146b9550346895db3e621/html5/thumbnails/38.jpg)
38
Porcentaje de tiempo de dedicación al total de tareas
% de dedicación 2008 2009 2010Variación 2008-2010
Adquisición 6,3% 5,8% 5,4% -0,9%
Proceso técnico 17,2% 16,8% 16,2% -1,0%
Búsqueda y colocación de ejemplares 11,8% 11,3% 11,1% -0,7%
Préstamo 18,7% 17,8% 17,8% -0,9%
Préstamo interbibliotecario 5,4% 5,9% 6,2% 0,7%
Control y mantenimiento de la colección 8,6% 8,9% 9,0% 0,4%
Información 12,0% 12,3% 11,9% -0,2%
Formación de usuarios 3,1% 3,6% 3,6% 0,5%
Apoyo a la docencia 2,0% 2,4% 2,5% 0,5%
Extensión cultural 0,8% 1,1% 1,4% 0,6%
Tareas organizativas 8,8% 8,9% 9,0% 0,2%
Asistencia cursos de formación 1,6% 2,0% 0,3%
Otras actividades 4,8% 3,4% 3,6% 0,2%
![Page 39: III Jornada de Buenas Prácticas : Evaluación del Desempeño en la Biblioteca Complutense](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062221/568146b9550346895db3e621/html5/thumbnails/39.jpg)
39
Distribución del tiempo de dedicación por grupo de actividad
0,0%
5,0%
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15,0%
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25,0%
30,0%
35,0%
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2008 2009 2010
% de dedicación anual a las tareas de: Adquisición + Proceso técnico
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50,0%
2008 2009 2010
% de dedicación anual a las tareas de: Búsqueda y colocación de ejemplares + Préstamo + PI + Control y
mantenimiento de la colección
![Page 40: III Jornada de Buenas Prácticas : Evaluación del Desempeño en la Biblioteca Complutense](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062221/568146b9550346895db3e621/html5/thumbnails/40.jpg)
40
Distribución del tiempo de dedicación por grupo de actividad
0,0%
5,0%
10,0%
15,0%
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35,0%
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2008 2009 2010
% de dedicación anual a las tareas de: Información + Formación de usuarios + Apoyo a la docencia + Extensión
cultural
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25,0%
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50,0%
2008 2009 2010
% de dedicación anual a tareas organizativas + asistencia a cursos de formación + otras tareas
![Page 41: III Jornada de Buenas Prácticas : Evaluación del Desempeño en la Biblioteca Complutense](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062221/568146b9550346895db3e621/html5/thumbnails/41.jpg)
41
Horas anuales de dedicación
90,2% 93,8% 94,6%
9,8% 6,2% 5,4%
2008 2009 2010
% del tiempo de actividad
Personal Becarios
2008 2009 2010Personal 576.807 593.545 575.391Becarios 62.480 39.320 32.599
![Page 42: III Jornada de Buenas Prácticas : Evaluación del Desempeño en la Biblioteca Complutense](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062221/568146b9550346895db3e621/html5/thumbnails/42.jpg)
42
Porcentaje de dedicación a las diferentes tareas según género
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Adquisición
Proceso técnico
Búsqueda y colocación de ejemplares
Préstamo
Préstamo interbibliotecario
Control y mantenimiento de la colección
Información
Formación de usuarios
Apoyo a la docencia
Extensión cultural
Tareas organizativas
Asistencia cursos de formación
Otras actividades
Distribución de las tareas por género
Hombres Mujeres
29%
71%
% del total de horas desempeñadas
HombresMujeres
![Page 43: III Jornada de Buenas Prácticas : Evaluación del Desempeño en la Biblioteca Complutense](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062221/568146b9550346895db3e621/html5/thumbnails/43.jpg)
43
0
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100000
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Distribución de las tareas por área profesional
4. Becario
3. Auxiliar
2. Técnica
1. Directiva
![Page 44: III Jornada de Buenas Prácticas : Evaluación del Desempeño en la Biblioteca Complutense](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062221/568146b9550346895db3e621/html5/thumbnails/44.jpg)
44
Año 2010. Porcentaje del total de tiempo de dedicación según tipo de personal
79%
8%7%
1%
5%
Distribución de las horas por tipo de personalFUNCIONARIO INTERINO LABORAL CONTRATO RELEVO BECARIO
![Page 45: III Jornada de Buenas Prácticas : Evaluación del Desempeño en la Biblioteca Complutense](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062221/568146b9550346895db3e621/html5/thumbnails/45.jpg)
45
Año 2010. Porcentaje del total de tiempo de dedicación según el área profesional
16%
22%
57%
5%
Distribución de las tareas por área profesional
1. Directiva 2. Técnica 3. Auxiliar 4. Becario
![Page 46: III Jornada de Buenas Prácticas : Evaluación del Desempeño en la Biblioteca Complutense](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062221/568146b9550346895db3e621/html5/thumbnails/46.jpg)
46
Año 2010. Porcentaje del total de tiempo de dedicación según el turno de trabajo
32%
31%8%
29%
Distribución de las tareas por turno
J.P. MAÑANA J.P. (TARDE) TARDE
![Page 47: III Jornada de Buenas Prácticas : Evaluación del Desempeño en la Biblioteca Complutense](https://reader035.fdocuments.ec/reader035/viewer/2022062221/568146b9550346895db3e621/html5/thumbnails/47.jpg)
47
Porcentaje de dedicación según el turno de trabajo
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Adquisición
Proceso técnico
Búsqueda y colocación de ejemplares
Préstamo
Préstamo interbibliotecario
Control y mantenimiento de la colección
Información
Formación de usuarios
Apoyo a la docencia
Extensión cultural
Tareas organizativas
Asistencia cursos de formación
Otras actividades
Distribución de las tareas por turno
J.P. MAÑANA J.P. (TARDE) TARDE