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SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN PRE SE N TE

ÍACUSEj C ONTRALORIA

OFICIO No. C SCJN/DGNDA IN540/2015

México, D. F., 25 de septiembre de 2015

En cumplimiento al Programa Anual de Control y Auditoría 2015, aprobado por el H. Comité de Gobierno y Administración de la SCJN, el 8 de junio de 2015 se emitió, a través del oficio CSCJN/ DGNDAIN310/2015, la orden para practicar una auditoría a la Dirección General de la Tesorería (DGT), relativa a la administración de los recursos financieros, por el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

Con fundamento en el punto 11.3, apartado " Informe de auditoría", numeral 2, último párrafo de la Guía General de Auditoría 1, se presenta el informe número DA IN2015/22.

l. OBJETIVO

Verificar la gestión y control de los procesos operativos sustantivos y la administración de los recursos en cumplimiento a la normativa.

Objetivos Específicos

Identificar el grado de confiabilidad de los controles establecidos en la operatividad del área auditada, la emisión de políticas internas, la oportunidad en la gestión y el apego al manual de procedimientos en cumplimiento a la normativa vigente.

- Comprobar que la gestión de los seguros patrimonial y vehicular se hayan llevado a cabo conforme a lo establecido en las condiciones (generales y particulares) de las pólizas y la normatividad aplicable.

- Constatar que el órgano auditado resguarda documentos vigentes, así mismo que cuenta con las medidas de seguridad para la salvaguarda de los valores.

- Evaluar la oportunidad en el seguimiento a la comprobación de los viáticos otorgados a los servidores públicos de éste Alto Tribunal.

11. ALCANCE

Durante el período sujeto a rev1s1on se vendieron 67,037 boletos de comedor equivalentes a $1,675,925 M. N., la DGT realizó el pago de 7,407 cuentas por liquidar certificadas; se emitieron 153 dictámenes financieros; se gestionaron 66 procedimientos de indemnización de bienes que sufrieron un siniestro; tramitó el alta y/o baja de 63 unidades en la póliza vehicular; llevó a cabo el resguardo de 3,488 documentos y/o valores remitidos por diversas áreas administrativas; presentó un saldo por viáticos por comprobar de $827,348.08 al mes de diciembre de 2014 y administró 528 bienes (m�biliario y equipo informático) que le fueron asignados para su operación.

M/ M DIG/PYH/JL RG rme presentado por la Dirección General de Auditoría será autorizado por el Contralor. quien lo enviará al superior jerarquice de uditado, al titular de dicho órgano y a las instancias que en cada caso se requiera

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Por lo anterior y tomando en consideración la importancia de las operaciones y la administración de sus recursos, se aplicaron procedimientos de auditoría en las siguientes muestras:

54% de las ventas de boletos de comedor realizadas en el ejercicio. 48% de las cuentas por liquidar certificadas pagadas durante el año. 30% de los dictámenes financieros emitidos. 42% de las indemnizaciones de bienes tramitadas. 63% del total de las altas y/o bajas reportadas a la aseguradora (póliza vehicular). 35% de los valores y/o documentos resguardados. 94% del monto total de viáticos pendientes de comprobar. 32% del mobiliario y equipo informático asignado.

111. OBSERVACIONES

Control interno

01. De la revisión a las actividades que desarrolla el órgano auditado se identificó que las referentes a la administración de fondos fijos, pagos en efectivo, emisión de dictámenes financieros, venta de boletos de comedor, atención de solicitudes externas (transparencia,auditoría. entre otros.) administración de recursos humanos, materiales y presupuestalespropios y la revisión o renovación de contratos, por destacar algunas de las más importantes,no cuentan con sus respectivos procedimientos, lo que incumple con lo establecido en elartículo 1 1, fracción VI del Reglamento Interior en Materia de Administración de la SCJN que ala letra indica:

"Artículo 11. Los directores generales y titular de unidad tendrán las siguientes atribuciones

VI. Coordinar la elaboración y actualización de los manuales de organización y deprocedimientos. así como validar su contemdo

Causa: Se incluyen en el manual de procedimientos únicamente las actividades preponderantes conforme a las facultades otorgadas.

Efecto: Riesgo de incurrir en errores en la operatividad de las actividades observadas.

Recomendación correctiva

01. La DGT deberá de efectuar una revisión de las actividades que actualmente realiza aefecto de identificar aquellas que no cuentan con procedimiento, y así proceder a suelaboración y difusión, en términos de lo establecido en el Reglamento Orgánico enMateria de Administración.

02. Derivado del inventarió físico del mobiliario de oficina y equipo de cómputo, se determinaronlas siguientes inconsistencias: 19 activos están físicamente pero no se contemplan en elcontrol del área auditada; 3 activos registrados en SIA bajo resguardo de la Tesorería sin quese tenga físicamente en el área; 23 bienes contemplados en el control del área auditada y queya fueron dados de baja y se encuentran físicamente en el Almacén de Zaragoza; 20 bienesdados de baja sin liberación correspondiente por mencionar las más relevantes, lo queincumple con lo establecido en el artículo 11, fracción 1, del Reglamento Interior en Materia deAdministración:

J M/ MD IG/PYH/JL RG 2

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"Artículo 11. Los directores generales y titular de unidad tendrán las sigwentes atnbuc1ones·

l. Administrar los recursos humanos, materiales. tecnológicos y presupuesta/es quese les asignen para el cumplimiento de sus atribuciones ·

Causa: Falta de seguimiento y supervisión en la administración de los bienes.

Efecto: Riesgo de sustracción o extravío de los bienes asignados.

Recomendación correctiva

01. Realizar un inventario al 100% de los bienes de activo fijo que tiene bajo su cargo ysolicitar a la DG R M, la actualización y/o la liberación de los resguardos.

03. La Tesorería tiene bajo su resguardo según registro en SIA los vehículos oficiales Honda Accord EX L4 2013 con placas 644�svx y el Toyota Corolla 2009 con placas 182WGT, los cuales dejaron de estar a cargo del área, el 7 y 6 de enero de 2011 y 2014 respectivamente.Por lo que no se cumple con lo establecido en el artículo 213 del AGA Vl/2008:

''Artículo 213. Obltgación del Usuano

Es obligación de los usuarios solicitar a la Dirección de Almacenes la liberación de su resguardo de aquellos bienes que dejan de estar bajo su responsabilidad por causa justificada.

Los titulares de las áreas contribwrán al correcto control de los bienes que ltene asignado el personal a su cargo, para la cual podrán solicitar a la Dirección de Almacenes la información relativa a los bienes referidos a fin de conciliar con sus existencias y, en su caso requenr la actualización de sus resguardos '

Causa: La DGT no había solicitado el documento de liberación de los vehículos.

Efecto: Continuar siendo responsable por bienes que ya no se encuentran en resguardo del área.

Recomendación correctiva

01. Solicitar a la Dirección General de Recursos Materiales la liberación del resguardo de losvehículos retirados y actualizar su control.

04. De la revisión a la actividad para la venta de boletos de comedor, se observó que no se cuenta con un procedimiento establecido, se carece de políticas de operación autorizadas, existen servidores públicos que participan en la actividad sin tenerla incluida en su cédula de funciones, no existen lineamientos para la venta a personal externo, por destacar las más importantes, por consiguiente no se da cabal cumplimiento a lo establecido en el artículo 11, fracción 11 del Reglamento Interior en Materia de Administración de la SCJN:

Artículo 11. Los directores generales y titular de umdad tendrán las siguientes atribuciones:

M/ MD IG/PYH/JL RG

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11. Coordinar el ejercicio de las atribuciones conferidas al órgano ba10 su cargo. conestricto apego al marco normativo y procedimental que regula su actuación:"

Causa: No ser considerada como una actividad preponderante del área.

Efecto: Carecer de elementos formales que permitan regular la actividad y delimitar la responsabilidad de los que intervienen.

Recomendación correctiva

01. Elaborar las políticas y procedimientos que permitan regular de manera concreta ypormenorizada la actividad para la venta de boletos de comedor, los cuales una vezautorizados deberán de ser difundidos entre el personal involucrado en su operación.

05. De la revisión al control interno con que cuenta el área auditada para la venta de boletos decomedor, se identificó que para el ingreso al sistema utilizado en la venta diaria, existen trescuentas de acceso pertenecientes a servidores públicos que anteriormente participaban endicha actividad, sin embargo actualmente no tienen injerencia en la misma, las cualesregistraron su último movimiento (venta) en 2007.

Causa:Falta de seguimiento en la cancelación de cuentas por parte del servidor público quesupervisa la actividad.

Efecto:Riesgo de que exista mal uso del sistema para la venta de boletos.

Recomendación correctiva

0 1. La DGT solicite a la Dirección General de Tecnologías de la Información, la cancelación delas cuentas con el estatus de "activo" correspondientes a servidores públicos que no participan en la actividad de venta de boletos de comedor.

06. Como resultado de la revisión a los reportes de venta de boletos de comedor generados por elárea auditada, se detectó que durante el ejercicio sujeto a revisión, participó en esta actividadla servidora pública Sonia Dávila Alteres con puesto de secretaria con tipo de plaza "base", loque se contrapone a lo establecido en el artículo 180 de la Ley Orgánica del Poder Judicial dela Federación:

"ARTICULO 180. En la Suprema Corte de Justicia de la Nación tendrán el carácter de servidores públicos de confianza. el secretario general de acuerdos el subsecretario general de acuerdos. los secretarios de estudio y cuenta. los secretarios y subsecretarios de Sala. los secretarios auxiliares de acuerdos los actuarios, la persona o personas designadas por su Presidente para auxiliarlo en las funciones administrativas el Coordinador de Compilación y Sistematización de Tesis. los directores generales. los directores de área, los subdirectores, los 1efes de departamento. el personal de apoyo y asesoría de los servidores públicos de nivel de director general o superior, y todos aquellos que tengan a su cargo funciones de vigilancia. control. mane10 de recursos. adquisiciones o inventarios .

.,

Causa: Falta de personal que pudiera cubrir dichas actividades.

�M/M DIG/PYH/J L RG 4

Efecto: Incumplimiento a lo establecido en el marco normativo.

Recomendación correctiva

01. La DGT solicite a la Dirección General de Tecnologías de la Información la cancelación dela cuenta de acceso de la servidora pública e instruir a su inmediato superior que no leasigne esta actividad de venta de boletos de comedor.

07. De la revisión efectuada al sistema con que cuenta el área auditada para el control en la ventade boletos de comedor, se detectó que existen diferencias en las cifras que emiten losreportes denominados "Acumulado" y " Detallado", aún y cuando los parámetros de consultason los mismos para ambos, de igual manera se identificó que las modificaciones(correcciones) a los registros que son realizados por personal de la Dirección General deTecnologías de la Información no prevalecen mediante un histórico, lo que conlleva a nesgode alteración sin dejar evidencia alguna.

Causa:Fallas en la programación y/o desarrollo del sistema.

Efecto: Emitir información poco confiable, manipulación de los registros sin dejar evidencia.

Recomendación correctiva

01. Establecer una bitácora en la que se registren y documenten las fallas detectadas en el sistema para la venta de boletos de comedor y solicite a la Dirección General de Tecnologías de la Información la corrección de las mismas a fin de fortalecer su operatividad.

Recomendación preventiva

01. La Dirección General de la Tesorería solicite a su homóloga de Tecnologías de laInformación fortalecer la seguridad del sistema para la venta de boletos de comedor encuanto a dejar evidencia de las correcciones y/o cambios realizados en la base de datos por parte del personal de la DGTI.

08. Del análisis a los tiempos de recuperación de los reembolsos del fondo revolvente especialmoneda nacional, se observó que en 1 O comprobaciones el tiempo de recuperación fue de 1 Oa 105 días hábiles debido a inconsistencias manifestadas por la DGPC, incumpliendo con loestablecido en el artículo 179 del AGA 1/2012.

"'Artículo 179. El Coordmador o Enlace Admm1strat1vo deberá verificar que Ja documentación comprobatona del gasto del Fondo cumpla con los requisitos establecidos en las disposiciones fiscales aplicables. ·

Causa: No revisar adecuadamente los soportes de los gastos pagados conforme a la normativa.

Efecto: Falta de disponibilidad de recursos oportunamente.

Recomendación correctiva

01. Instruir por escrito al responsable de la administración del fondo especial de cabal cumplimiento a la normativa para asegurar que los comprobantes de los gastos reúnan los requisitos fiscales y administrativos.

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09. De las pólizas cheques enviadas a las unidades administrativas de este Supremo Tribunal para su entrega a los beneficiaros, se determinó que 1 O de 62 fueron devueltas para su cancelación entre 5 y 28 días hábiles, lo que incumple con lo establecido en el artículo 111 del AGA 1/2012.

''Artículo 111. Cuando las circunstancias de la contratación requieran que el pago se realice al proveedor, prestador de servicios o contratista, contra la entrega de los bienes o por la prestación de servicios, y en ese momento se expida el comprobante de pago, se podrá solicitar con anticipación a Presupuesto y Contabilidad del gasto a reserva de comprobar. mediante transferencia bancana o cheque nominativo y devolver la póliza cheque debidamente requisitada a la Tesorería en un plazo no mavor a tres días hábiles. para estar en posibilidad de remllirla a Presupuesto y Contabilidad dentro del plazo establecido."

Causa: No se tiene implementado un control para la devolución de las pólizas cheques.

Efecto: Incumplimiento a lo establecido en las disposiciones normativas aplicables.

Recomendación preventiva

01. Implementar un control que permita dar seguimiento a la entrega y devolución de laspólizas cheque

1 O. Se comprobó que el área auditada realizó la cancelación de 4 pólizas cheques por concepto de remuneraciones a servidores públicos en el mes de junio de 2015, de las cuales 2 datan de abril y las restantes de diciembre de 2013, transcurriendo para los primeros 2 años 2 meses y para los segundos 1 año 6 meses para su cancelación.

Por otra parte de la revisión física efectuada a los cheques pendientes de entregar a sus beneficiarios se determinó que 14 de 34 cheques tienen una antigüedad entre 7 y 1 O meses de su emisión.

Causa: Falta de procedimiento y política que regule la cancelación de cheques en el pago de remuneraciones.

Efecto: Riesgo de pérdida o extravió de los cheques.

Recomendación preventiva

01. Incluir en el procedimiento que se elabore, una política que regule el plazo para la cancelación de cheques.

Administración de Seguros.

11. De la revisión efectuada a la integración de los expedientes referentes a las gestionesrealizadas para la indemnización de los bienes propiedad de la SCJN, se identificó que de una muestra de 28 que fueron revisados, 24 de éstos carecen de entre 1 y 6 documentos que conforme a las políticas, condiciones generales de la póliza y procedimiento, deben de contener, lo que transgrede a lo establecido en la circular número 011 /2014 de fecha 12 de febrero de 2014.

Causa:Falta de supervisión en la integración de los expedientes de indemnizaciones por siniestro.

/ MDIG/PYH/J LRG

S:- -rr /L_ ______ ___________________ __ -- -- -- --

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Efecto: Carecer de toda la documentación necesaria que acredite las gestiones realizadas.

Recomendación preventiva

0 1. La titular de la DGT deberá de instruir a la Directora de Seguros, Fianzas y Normatividad de cumplimiento a lo establecido en las políticas internas para la integración de los expedientes de indemnizaciones y a su vez esta última ejerza mayor supervisión a través de la implementación de una hoja de requisitos "checklist" en cada uno de los expedientes, a efecto de dar cumplimiento a lo señalado en dicho ordenamiento.

12. De la revisión efectuada al proceso para la indemnización de los bienes propiedad de la SCJN que sufrieron un siniestro, se observó que el tiempo de gestión que transcurre entre la fechaen que se presenta el siniestro y en la que son depositados los recursos por parte de la aseguradora, es de entre 38 y 332 días hábiles, cabe señalar que durante dicho procedimientolos tiempos más prolongados prevalecen desde el momento en que se reporta el siniestro alórgano auditado y este a su vez lo hace del conocimiento de la aseguradora, lo anteriorincumple con lo establecido en la cláusula 3ª, fracción b, de la póliza número 940069932 "Seguro Empresarial"; así mismo a lo señalado en el artículo 132, inciso a), fracción 111 delAGA Vl/2008:

"b) Aviso de siniestro.- Al ocurrir un s1111estro que pudiera dar lugar a indemnización conforme a este seguro, el Asegurado tendrá la obligación de notificarlo de inmediato a la Compañia. por el medio de comumcación más rápido disponible y confirmarlo en carta certificada dentro de los 5 días hábiles sigwentes

También mformará a las autondades las pérdidas o daños sufndos por incendio o robo. La falta oportuna de este aviso podrá dar lugar a que la mdemnizac1ón sea reducida a la cantidad que origmalmente hubiere importado el siniestro si la Compañía hubiere tenido aviso sobre el mismo.

"Artículo 132. ADMINISTRACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS. Las pólizas de seguros serán admmistradas por Ja Unidad Técmca que corresponda, que se encargará, de manera enunc1at1va más no limitativa de las siguientes actividades

a) Tesorería:

111. Para el caso de siniestros de bienes patnmoniales. entendidos como bienes inmuebles y de sus contemdos, el área usuaria deberá dar aviso a la Tesorena gwen a su vez deberá dar oportunamente los avisos en caso de simestro y sol1c1tar la inteNención de los ajustadores. previo reporte que reciba de las Unidades Solicitantes que tengan bajo su custodia los bienes simestrados ·

Causa: La DGT no da seguimiento a las condiciones generales establecidas en la póliza.

Efecto: Riesgo de una reducción en el monto de la indemnización.

Recomendación preventiva

01. La titular de la DGT comunique a las diferentes áreas de la SCJN que cuando presentenalgún siniestro este deberá de ser informado de inmediato al área auditada para que estaa su vez lo notifique a la Aseguradora y proceda a confirmarlo dentro de los cinco díashábiles siguientes.

� ............. v / M D IG/PYH/JL RG 7 .e � { (. /

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1 3. De la revisión a la integración de las sumas aseguradas presentadas a la compañía QBE de México S. A de C. V., para la determinación de las respectivas primas de la póliza patrimonial, se identificó que fueron considerados los montos correspondientes a las compras futuras que tenían programadas por realizar las Direcciones Generales de Recursos Materiales y Tecnologías de la Información concerniente a activos, sin embargo se observó que durante el primer semestre únicamente habían entrado al almacén bienes por un monto de $3,246,529.68 que representó el 3.4% del total de la suma asegurada estimada, incumpliendo lo establecido en el postulado básico 8 " Devengo Contable" del Consejo Nacional de Armonización Contable y al artículo 13 1 del AGA Vl/2008:

"(. . .) El gasto devengado. es el momento contable que refleja el reconocimiento deuna obligación de pago a favor de terceros por la recepción de conformidad de bienes. servicios. obra pública contratados, así como de las obl1gac1ones que derivan de tratados. leyes. decretos, resoluciones y sentencias definitivas ··

Explicación del postulado básico

b) Los gastos se consideran devengados desde el momento que se formalizan /astransacciones. mediante la recepción de /os serv1c1os o bienes a satisfacción independientemente de la fecha de pago ..

"Artículo 131. ACTUALIZACION DE VALORES DE LOS BIENES A ASEGURAR Y DE LAS SUMAS ASEGURADAS. Tesorería y la D1recc1ón General de Personal según corresponda deberán so/1c1tar de Adqwsiciones y Servicios. Informática. Obras y Mantenimiento o de los Órganos de la Suprema Corte que tengan ba10 su resguardo o custodia bienes de aseguramiento especial. la información correspondiente para mantener actualizados los inventarios y los valores de los bienes a asegurar o de las sumas aseguradas "

Así mismo conforme a lo establecido en el artículo 4, fracción XX de la Ley General de Contabilidad Gubernamental establece.

XX. Inventario la relación o lista de bienes muebles e inmuebles y mercancíascomprendidas en el activo. la cual debe mostrar la descripción de los mismos códigos de identificación y sus montos por grupos y clasificaciones específicas.

Causa: Considerar en el aseguramiento bienes que aún no forman parte del patrimonio de este Alto Tribunal.

Efecto: Riesgo de realizar pagos en exceso de primas de seguro.

Recomendación preventiva

0 1. La titular de la DGT deberá instruir al personal encargado de administrar las pólizas de seguro el considerar para futuras contrataciones lo establecido en la normatividad aplicable para la SCJN, principalmente que los bienes de activo fijo se aseguren cuando efectivamente formen parte del patrimonio de este Alto Tribunal y no con base a adquisiciones futuras.

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14. De la revisión a la póliza vehicular se identificó que durante el periodo sujeto a revisión fueron asegurados los vehículos Chevrolet Suburban 4X4 modelo 2011, con número de serie: 1GNSK8E39BR129543 y Honda Odyssey Touring modelo 201 O, con número de serie:5KBR L3880AB802594 los cuales fueron vendidos a servidores públicos el 26 de mayo y 7 defebrero de 2014, respectivamente y de los cuales no se procedió a realizar la baja de los vehículos ante la aseguradora y la solicitud de la devolución de las primas no devengadas, lo que transgredió a lo establecido en el artículo 132, inciso a), fracción 11 señalado lo siguiente.

"Artículo 132. ADMINISTRACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS. Las pólizas de seguros serán administradas por la Unidad Técntca que corresponda, que se encargará, de manera enunciativa más no limitativa. de las siguientes actividades

a) Tesorena:

11. Solicitar a la aseguradora la baja de los bienes que dejen de formar parte de su patrimonio o dejen de estar bajo el resguardo de la Suprema Corte y. en su caso la devolución de primas no devengadas

Causa: La DG R M no dio aviso a su homóloga de la Tesorería respecto de la venta de los vehículos.

Efecto: Pagos en exceso por un importe de $18,661.00 por concepto de primas de seguro no devengadas.

Recomendación correctiva

01. La titular de la DGT instruya al Director de Seguros, Fianzas y Normatividad que realice las gestiones necesarias que conlleven a la recuperación de las primas no devengadas de losvehículos mencionados en esta observación.

Recomendación preventiva

01. La titular establezca un procedimiento que cuando el área de ingresos registre la venta de vehículos oficiales informe al área de seguros a efecto de que tome conocimiento ycontacte al personal de la Dirección General de Recursos Materiales, para dar inicio a la baja y reclamación de primas de seguro no devengadas ante la compañía aseguradora.

15. El Comité de Gobierno y Administración autorizó la venta de 7 vehículos a los servidorespúblicos que los tenían asignados los cuales estarían asegurados por la SCJN hasta el mes de mayo de 2014, posterior a esta fecha las primas devengadas correrían a cargo del comprador en tanto no llevara a cabo el cambio de la respectiva póliza de seguro, porconsiguiente se observó que para efecto de proceder a las gestiones de recuperación de las primas devengadas por la SCJN y aplicables a los compradores de las unidades conforme a lainstrucción del órgano de gobierno, pasó un plazo de 17 a 98 días hábiles entre la fecha enque se notificó a la Tesorería el cambio de la póliza por cada uno de los funcionarios y lacorrespondiente en que se les comunicó el monto de las primas para su depósito, lo anterior incumple con lo establecido en el artículo 11, fracción 11 del Reglamento Interior en Materia de Administración de la SCJN mencionado con anterioridad.

Causa:Falta de supervisión en el seguimiento a la recuperación de los montos devengados.

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Efecto: Riesgo de no recuperar los recursos financieros.

Recomendación preventiva

01. La titular de la DGT instruya a la Directora de Seguros, Fianzas y Normatividadimplemente un mecanismo de control mediante el cual le permita dar seguimiento a losasuntos que le son turnados y estar en posibilidad de dar respuesta en tiempo y forma para su atención.

16. Del análisis a la administración de la póliza del seguro obligatorio de viajero se identificó quedurante el periodo sujeto a revisión se llevó a cabo la desincorporación de dos vehículos ysiete más fueron puestos a disposición para su venta ante el Servicio de Administracion yEnajenación de Bienes (SAE) el 31 de octubre de 2014, por lo que se observó que en ninguno de los casos anteriores se llevó a cabo la baja correspondiente ante la aseguradora y así estaren posibilidad de recuperar las primas no devengadas por los plazos estimados de 60, 215, 324 y 360 días naturales, lo que se contrapone a lo establecido en el artículo 132, inciso a), fracción 11 del AGA Vl/2008 anteriormente citado.

Causa:La DG R M no informó de la desincorporación de los bienes al área auditada.

Efecto:Pagos en exceso de primas no devengadas.

Recomendación correctiva

01. La titular de la DGT instruya a la Directora de Seguros, Fianzas y Normatividad para quesolicite a la compañía Q BE de México S. A de C. V., la devolución de las primas nodevengadas por el tiempo proporcional que los vehículos se encontraron en proceso dedesincorporación.

17. Del análisis realizado a una muestra de 21 procedimientos de indemnización, se observo queel tiempo aproximado que tarda el área auditada en informar a su homóloga de Recursos Materiales los bienes que fueron siniestrados para efecto de proceder a su respectiva baja osciló entre los 4 y los 85 días hábiles tomando como referencia la fecha en que se realizó el depósito de los recursos, por lo que no se da cumplimiento oportuno a lo establecido en los artículos 132, inciso a), fracción VI I y 242 del AGA Vl/2008 que indican lo siguiente

·'Artículo 132. ADMINISTRACION DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS. Las pólizasde seguros serán administradas por la Unidad Técnica que corresponda. que se encargara, de manera enunciativa más no lim1tat1va, de las sigwentes actividades.

a) Tesorería:

VII. Solicitar a las áreas correspondientes. el inicio del procedimiento de desmcorporac1ón previsto en este Acuerdo General del bien siniestrado y su ba;a de los inventarios y de los registros contables

"Artículo 242. INDEMNIZACIÓN. Cuando los bienes sean desincomorados con motivo del robo extravío o daño, el usuario. una vez que hubiera levantado el acta administrativa correspondiente. dará aviso a la Contraloría y a la Tesorería para que gesuone el pago de mdemnización ante la compaí7ía aseguradora, ( . .)

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La Tesorería informará a Adquisiciones y Servicios del pago de la indemnizacion del bien para su reposición y para su baja administrativa en los inventarios

·

Causa: No informar los eventos conforme se van presentando al hacerlo de manera acumulativa.

Efecto: Falta de oportunidad en la actualización de los inventarios y registros contables.

Recomendación preventiva

01. La titular de la DGT instruya a la Directora de Seguros, Fianzas y Normatividad a efecto deque una vez que sean recibidos los recursos por concepto de la indemnización de bienes se proceda a informar de manera inmediata a la DG R M para proceder a su respectiva baja de los inventarios.

18. Como resultado del análisis a la integración de las sumas aseguradas presentadas a laempresa Q BE de México S. A de C. V., para efectos de generar las primas a pagar durante losejercicios 2011-2014, se observó que el área auditada no cuenta con la documentación exactay/o la metodología empleada en su momento, que permita integrar a detalle la sumaasegurada de $799'845,425.22 por concepto de "contenidos" de la póliza patrimonial.

Cabe señalar que este órgano de control interno procedió a integrar el monto de contenidos,conforme a la información que fue remitida por el área auditada, resultando una diferencia por un monto de $584,335,202.47 del cual se desconocen los motivos por los que no fueron incluidos en la determinación de la suma asegurada en mención, sin que la DGT pudieraaclarar esta situación.

Causa:Falta de conocimiento en el manejo e integración de su información.

Efecto:Que la documentación manejada por el área sea insuficiente.

Recomendaciones correctivas

01. El área auditada en un plazo no mayor a 1 O días hábiles posteriores a la presentación de este informe, integre el monto de la suma asegurada de $799,845,425.42 por concepto de "contenidos" y se haga del conocimiento de este órgano interno de control.

02. La titular de la DGT analice los perfiles de los servidores públicos que administran la pólizapatrimonial de la SCJN y realice las acciones pertinentes.

Recomendaciones preventivas

01. La titular de la DGT implemente un programa de capacitación continua para el personal de la Dirección de Seguros, Fianzas y Normatividad, enfocado a la contratacion yadministración de los seguros

02. El órgano auditado deberá de diseñar un procedimiento en el que establezca la metodología para integración de la información que le compete para la contratación de los seguros que administra y así mismo hacerlo del conocimiento del personal involucrado.

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Resguardo de Valores

1 9. De la revisión efectuada a los documentos en resguardo con que cuenta el área auditada, sedetectó que existían 57 pagarés de becarios que ya habían cumplido con los requisitos para lacondonación de la deuda, por lo que se determinó que transcurrió de 115 a 1,019 días hábiles para su devolución, por lo que la DG RHIA no cumple con lo establecido en el artículo 38 del AGA 111/2008:

·'Artículo 38. La deuda adqumda con motivo del otorgamiento de una Beca-SCJNserá condonada después de que

( . )Con motivo de la condonación se devolverá al becario el pagaré respectivo ...

Causa: Falta de seguimiento por parte de la DG RHIA en la devolución de pagarés.

Efecto: Almacenar documentos que ya no cuentan con valor alguno.

Recomendaciones preventivas

01. La DGT solicite a su homóloga de Recursos Humanos e Innovación Administrativa, que cuando le remita pagarés de becarios para su resguardo indique para cada caso la vigencia de los mismos, a efecto de poder dar el seguimiento para su devolución.

02. La DGT establezca un procedimiento que contemple la conciliación semestral con laDG RHIA a efecto de determinar los pagarés que cumplieron su exigibilidad y proceder a su devolución a los becarios.

20. De la revisión a los controles internos establecidos por la Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa para el seguimiento de las becas otorgadas a servidores públicos, se identificó que no está actualizado toda vez que en algunos casos no muestra el estado real de su cumplimiento, contiene inconsistencias de datos en los nombres de los beneficiarios y el número de expediente de los mismos, por destacar las mas relevantes, transgrediendo lo establecido en el artículo 11, fracción 11 del Reglamento Interioren Materia de Administración de la SCJN antes citado.

Causa:Falta de supervisión en la actividad.

Efecto:Resguardar documentos sin valor alguno.

Recomendación preventiva

01. La titular de la DG RHIA deberá de instruir al personal encargado de dar seguimiento a lasbecas otorgadas a los servidores públicos a efecto de cotejar la información contenida en la base de datos contra los documentos con que cuenta cada uno de los expedientes de los beneficiarios.

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21. Del análisis realizado a 45 pagarés suscritos por becarios que habían cumplido con losrequisitos para la condonación de la deuda conforme a lo establecido en el AGA 111/2008. se observó que 19 de estos no presentan evidencia de que hayan sido devueltos a los servidores públicos como lo establece el artículo 38 del AGA 111/2008

�Artículo 38. La deuda adquirida con motivo del otorgamiento de una Beca-SCJN sera condonada después de que:

. .) Con motivo de la condonación se devolverá al becario el pagaré respectivo. una vez transcurrido el año orevisto en la fracción VIII del artículo 34 "

Causa: Falta de seguimiento y supervisión en la devolución de pagarés.

Efecto: Riesgo de que puedan ser extraviados.

Recomendación correctiva

01. La titular de la DG RHIA instruya al personal de la Dirección de Capacitación y Profesionalización que cumpla con lo establecido en el procedimiento "PA-DH-CP-03 Procedimiento para gestión de becas activas" para la devolución de pagarés a los servidores públicos.

22. De la revisión a la información proporcionada por la DG RH IA en cuanto a los pagarés quefueron suscritos por los becarios y la inspección física de los mismos en el área auditada. se identificó que existen cinco documentos los cuales la Tesorería no tiene evidencia documental de su recepción para su resguardo, lo que denota que fueron conservados en todo momento por la DG RHIA, por lo que esta última llevó a cabo una atribución que le compete a la DGT, como lo estableció el artículo 17, fracción XII del Reglamento Interior en Materia de Administración de la SCJN:

"Artículo 17. El Director General de la Tesorería tendrá las sigwentes atribuciones·

XII. Recibir. guardar. resguardar y devolver los bienes, valores y documentos otorgados en custodia. así como los títulos de propiedad de la Suprema Corte conforme a las políticas lineamientos y procedimientos que elabore y someta a consideración del Oficial Mayor;"

Causa: Inobservancia a la normatividad establecida.

Efecto: Riesgo de extravío de los pagarés suscritos por los servidores públicos.

Recomendación preventiva

01. La titular de la DG RHIA instruya al personal encargado de dar seguimiento a las becas otorgadas a los servidores públicos a efecto identificar si se cuentan con pagares vigentes que tenga bajo su resguardo, y de ser el caso proceder a su envío a la DGT por ser ésta la facultada para su custodia.

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23. Del análisis a los documentos y valores en custodia con que cuenta el área auditada, se observó que de 5 12 fianzas que representan el 73% del total resguardado, se desconoce si están vigentes y cuentan con una antigüedad de hasta 13 años.

Cantidad 2 6 10 12 30 58 79 108 38 31 45 26 67 190 702 0% 1º<> 2°í. 2�o 4% 8"-o 1 l°'o 150.,. 6% 4"-o 6°.. 4°0 10°0 27% 100%

Por lo antes mencionado se considera que no se da cabal cumplimiento a lo establecido en el artículo 16, fracción 11 del AGA Vl/2008 que a la letra indican:

"Artículo 16. ATRIBUCIONES DE LA TESORERÍA. Independientemente de las atribuciones conferidas a la Tesorería mediante otros acuerdos. por conducto de su titular. participará en los procedimientos previstos en este Acuerdo General con las atribuciones y obligac10nes siguientes

11. Llevar el control y custodia de las garantías exhibidas por los proveedores.prestadores de servicios y contratistas a favor de la Tesorería de la Federación. en los términos señalados en el artículo 55 párrafo último. de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendana así como solicitar su cancelacion según proceda. notificar y enviar la documentac10n correspondiente a la T esorena de la Federación para hacer efectivas las garantías. como órgano auxiliar de ésta conforme a Jo dispuesto en los art1culos 5°, fracción IV y 48 de la Ley del Serv1c10 de Tesorería de la Federaciór ·

Causa: Falta de seguimiento a la devolución de las fianzas.

Efecto: Utilización de recursos para resguardar documentos que ya prescribieron.

Recomendación correctiva

0 1. La DGT deberá de establecer comunicación con sus homólogas de Recursos Materiales e Infraestructura Física a efecto de conciliar el estado que guardan las fianzas en custodia y proceder a su devolución y/o cancelación en los casos que proceda.

Recomendación preventiva

0 1. La DGT complemente su procedimiento "PO-TE-NF-09 Procedimiento de recepción, registro, guarda, custodia, certificación, devolución y cancelación de valores" para que se establezca que en forma semestral se concilie la información con las Direcciones Generales de Recursos Materiales e Infraestructura Física y se proceda a la devolución o cancelación de las fianzas.

Viáticos

24. De la información obtenida mediante el SIA y los Estados Financieros, se identificó que al 31 de diciembre de 20 14 se contaba con un saldo de $827,348.08 por concepto de viáticos pendientes de comprobar de los cuales $570, 159.94 que representan el 69% corresponden al acreedor E000025426 "Alfredo Ortiz Avilés", servidor público adscrito al área auditada.

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V

Cabe señalar que la DGT no presentó documentación soporte que acredite algún tipo de gestión realizada durante el ejercicio 2014 para dar seguimiento a los viáticos pendientes de comprobar, lo que se contrapone con lo establecido en el artículo 17, fracción XI del Reglamento Interior en Materia de Administración de la SCJN vigente en el periodo de revisión:

"Articulo 17. El Director General de la Tesorería tendrá las siguientes atribuciones

XI. Contratar los serv1c1os de transoortación que se requieran para las com1s1onesasignadas a los servidores públicos de la Suprema Corte, v controlar. de conformidad con /as disposiciones aplicables el otorgamiento y comprobación de viáticos. así como lo referente al pago de las erogaciones por traslado de los participantes en los programas de difusión y promoción de la cultura jurídica y 1unsdiccíona/, "

Causa: Falta de seguimiento a la comprobación de viáticos.

Efecto· Convertirse en una cuenta incobrable.

Recomendación correctiva

01. La DGT deberá establecer comunicación con su homóloga de Presupuesto y Contabilidada efecto de dar seguimiento a la recuperación de los recursos pendientes de comprobar.

Nota: Con respecto a las observaciones números 21, 22 y 23 se informa que estas serán hechas del conocimiento mediante oficio a la Dirección General de Recursos Humanos e lnnovacion Administrativa a efecto de dar seguimiento a las recomendaciones que le fueron emitidas por ser el área encargada de su atención conforme a las atribuciones que le fueron conferidas, por lo tanto con respecto al área auditada únicamente se hacen de su conocimiento por haber emanado de un procedimiento de auditoría aplicado en la revisión a la que hace referencia el presente informe

IV. CONCLUSIÓN

Como resultado de la auditoría integral realizada a la Dirección General de la Tesorería, este órgano interno de control concluye que el auditado presentó las siguientes deficiencias en el control interno y en la administración de los recursos operativos, seguros patrimoniales, resguardo de valores y viáticos·

1. Carecen de procedimientos las actividades desarrolladas por la DGT correspondientes a: administración de fondos fijos, pagos en efectivo, emisión de dictámenes financieros, revisión orenovación de contratos y administración de recursos humanos, materiales y presupuestales por destacar las más importantes.

2. La actividad para la venta de boletos de comedor no cuenta con un procedimiento establecido, se carece de políticas autorizadas.

3. Se identificaron 4 pólizas cheques las cuales fueron canceladas hasta 2 años después de suemisión y 14 tienen una antigüedad entre 7 y 10 meses.

4. De la revisión a la integración de los expedientes concernientes a las gestiones realizadas para laindemnización de los bienes, se identificó que de una muestra de 28 de estos, 24 carecen de entre 1 y 6 documentos que deben de contener.

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5. El tiempo de gestión que transcurre entre la fecha en que se presenta un siniestro y la indemnización es de 38 a 332 días hábiles.

6. Se consideraron compras de activo fijo programadas por realizar durante el año para ta determinación de la suma asegurada observándose que en el primer semestre únicamente entraron al almacén bienes por un monto de $3,246,529.68 lo que representó el 3.4% del total de la suma asegurada.

7. No se llevó a cabo ante la aseguradora la baja de dos vehículos que fueron vendidos en los meses de febrero y mayo de 2014 a servidores públicos de este alto Tribunal, generando pagos en exceso por un importe de $18,661.00 por primas no devengadas. Por lo anteriormente señalado se recomendó la recuperación de dicho monto.

8. Se realizó la desincorporación de dos vehículos y siete más fueron puestos a disposición para su venta ante el SAE, sin realizarse la baja del seguro denominado "obligatorio de viajero" que conllevó a la no reclamación de primas sin devengar por 60, 215, 324 y 360 días naturales. Por lo que se recomendó la recuperación de los montos no devengados.

9. El tiempo aproximado que tardó el área auditada en informar a su homóloga de Recursos Materiales los bienes que fueron indemnizados para efecto de proceder a su respectiva baja osciló entre los 4 y los 85 días hábiles.

1 O. La DGT no cuenta con la información exacta para la integración de la suma asegurada de $799,845,425.22 por el concepto de "Contenidos" de la póliza patrimonial; lo que conllevó el solicitarle la integración del monto en un plazo de 1 O días hábiles posteriores a la fecha de conocimiento de la observación.

1 1. Existían 5 7 pagarés en resguardo concernientes a becarios que ya habían cumplido con los requisitos para la condonación de la deuda, los cuales fueron solicitados por la DG RHIA en el mes de junio de 2015 observándose que de la fecha de término de la Beca a la que fue solicitado el respectivo pagaré pasaron da 115 a 1,019 días hábiles.

12. Se observó que 512 fianzas que representan el 73%, se desconoce si están vigentes y cuentan con una antigüedad de hasta 13 años.

De lo anterior, se solicita atender las recomendaciones hechas en el presente informe, a efecto de mejorar el control interno y el apego a la normativa.

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Director General de Auditoría L. C. Pedro Yoval uesca

Director de Auditoría Integral "A"

JCDOM/MDIG/PYH/J LRG 16 Esta hoja corresponde al Informe de Auditoria número DAIA/2015/22, relativo a la Dirección General de la Tesorena. por el período de

enero a diciembre de 2014

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