i7~j~u.Órgano de Controllnstitudonal

• t

'~ño de la Diversificación Productiva y del Fortalecímiento1re la Educación"

ANEXO 01

FORMATO PARA LA PUBLlCACION DE RECOMENDACIONES Y ESTADO DE SU IMPLEMENTACION DE LOS INFORMES DE CONTROL DE OCI

ACCIONES ADOPTADAS

•<.lIk

'NomIlle de'lfEntia¡¡d¿'j~ °1 Municipalidad Distrital de San Miguel PERIODOOESEGUIMIENTO 1 DEL: 01.07.2014 1 AL: 131.12.2014 1)~ol'Q,W;~del&qr9íl~OylºfoQl1ant~81j :i\f!.1 Órgano de Controllntemo

1

"EXAMEN ESPECIAL ALPROGRAMA DEL VASO DELECHE· PERíODO 2007 Y

ENERO A ABRIL 2008"

ENOACIÓNWJ?E INE9RM~."(NOMBRE DB!!dNFOR:ME

001·2007·2·2167

"EXAMEN ESPECIAL A LASAUTORIZACIONES

ADMINISTRATIVAS A LOSPROYECTOS DE

CONSTRUCCiÓN"

002·2008·2·2167

2

4

3

AL GERENTE MUNICIPAL:

Disponer se prosiga, hasta su aprobación y difusión, con la aprobación del Plano deZonificación Distrital, el mismo que deberá contener expresamente las limitacionesderivadas de las áreas de tratamiento especial ubicadas en el distrito.

(Conclusiones N° 01 al 03)

AL ALCALDE:

Disponer que la Gerencia de Participación Vecinal y Promoción Social, elabore unadirectiva que regule los procesos de planificación, adquisición, distribución y supervisióndel Programa del Vaso de Leche y las pautas a seguir para su eficiente, oportuna yeconómica gestión.

En la elaboración de la mencionada directiva deben participar: el Comité deAdministración del Programa del Vaso de Leche, la Gerencia de Administración yFinanzas, la Subgerencia de Programas Sociales y Nutricionales y la Subgerencia deLoaística, con el monitoreo de la Gerencia de Planeamiento y Presuouesto, Esta norma

CI(lN O E~TAOO DEM~~TACíOND~1.A

RECOMENDACiÓN:

EN PROCESO

EN PROCESO

Página 1 17

~.,~''Año de la Diversificación Productiva y del Fortalec"fTnientode la Educación ,. '~

~.~

Órgano de Controllnstitudonal

interna además de considerar el diagrama del fundamento metodológico de los procesosde planificación, adquisición, distribución y supervisión, debe incluir entre otros aspectos:la periodicidad de las reuniones del Comité de Administración del Vaso de Lecha; losindicadores que permitan al mencionado Comité, fiscalizar, controlar y evaluar la gestióndel programa a lo largo del año, así como un calendario en el que se señalen los plazosmáximos de las actividades de cada proceso y/o subprocesos. Aspecto relevante aconsiderar en la mencionada directiva es la metodología a seguir para la eficientefocalización de los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche.

El plazo para la elaboración y aprobación de la referida directiva, no debe exceder delmes de noviembre del 2008, a fin que su vigencia se haga efectiva a partir del ejerciciofiscal 2009. Con el propósito de que los resultados de su aplicación sean eficientes,deberá disponerse la capacitación de los funcionarios involucrados en la gestión delPrograma del Vaso de Leche.

(Conclusiones N° 02, 03, 04, 05 Y 06)

AL ALCALDE:

584·2013CG/CRL·EE Disponer que la Gerencia Municipal, establezca los mecanismos de control y supervisión

"EXAMEN ESPECIAL A LAnecesarios en la Gerencia de Servicios a la Ciudad y Medio Ambiente, Gerencia de

MUNICIPALIDADAdministración y Finanzas y Subgerencia de Logística; que garanticen la Correcta

DISTRIT AL DE SAN 3adquisición de Combustible de acuerdo a la normativa aplicable a las contrataciones de

PENDIENTEMIGUEL, PROVINCIA LIMA,

bienes y servicios que efectúe la Entidad, así como la emisión de una Directiva intema

LIMA.que regule las contrataciones directas en aras de la transparencia de los actos de la

CONTRA TACION DEadministración pública,

3 BIENES Y SERVICIOS,PAGO DE RETENCIONES,

(Conclusión n° 1)

CONTRIBUCIONESAL ALCALDE:SOCIALES y OTROS

DESEMBOLSOS" •Dísponer que Gerencia Municipal, implemente las recomendaciones contenidas en elPERIODO DEL 03 DE

ENERO 2011 AL 28 DE 4 Memorándum de Control Interno, debiendo informar al Despacho de Alcaldía, con copia PENDIENTE

JUNIO 2012. al Órgano de Controllnstitucional, respecto al estado situacional de las mismas.

(Conclusión n° 2)

Página 217

f.~ ~

t

''Año de la Diversificación Productiva y del1='órtalecimiento de la Educación"

Órgano de Controllnstltudonal

AL ALCALDE:

Disponer a la Gerencia de Administración y Finanzas, la conciliación de las diferenciasresultante entre lo reportado por el ente recaudador y los estados financieros de lamunicipalidad a fin de establecer y evaluar el saldo real de los montos adeudados, así

5 como se identifique las causas que motivaron la falta de pago de las retenciones y PENDIENTEaportaciones, y de ser el caso, se realicen las acciones administrativas y legales a quehubiere lugar en cautela de los recursos de la Entidad.

(Conclusión n° 3)

AL GERENTE MUNICIPAL:

Disponga que, el Procurador Público Municipal, instruya a los responsables de ingresarlos datos en el software que esta implementado, para que realicen una depuración de losprocesos legales a fin de no íncluir en las misma las causas que se encuentren archivadasy actualizar la información del estado situacional (en trámite, con sentencia impugnada y

2 en ejecución de sentencia) así como el monto de la contingencia generada de los EN PROCESOprocesos legales; que va permitir con una base de datos que contenga la información

023-2014-3-0029 necesaria y suficiente con relación al estado situacional y de contingencias de losprocesos judiciales y de laudos arbitrales donde la Municipalidad Distrital es parte

"INFORME LARGO DE procesal.AUDITORIA FINANCIERA

4 AL 31 DE DICIEMBRE 2013" (Conclusión n° 2)(F.IBERICO y ASOCIADOSCONTADORES PÚBLICOS AL GERENTE MUNICIPAL:

S.C./EDGAR GARAY &ASOCIADOS). Disponga que, el Gerente de la Oficina de Administración y Finanzas (Presidente del

Comité de Saneamíento Contable), disponga que la Subgerente de la Oficina deContabilidad en coordinación con los demás miembros del comité concluyan con

3 efectuar el estudio y evaluación de la documentación que sustenten las cuentas contables PENDIENTEsujetas a saneamiento contable, para proponer al Concejo Municipal, la depuración oincorporación para partidas contables mediante Acta de Saneamiento Contable,aprobada por todos sus miembros y I resolución respectiva; a fin de que los estadosfinancieros expresen en forma fidedigna a la realidad económica, financiera y patrimonial.

(Conclusión n° 06)Página 317

&

'~f'~

t

''Año de la Diversificación Produdi¡'¡a y del Fortalecimiento de la Educación"e.~

Órgano de Controllnstitudonal

AL GERENTE MUNICIPAL:

Al no haberse implementado el Sistema de Control Intemo hasta la fecha, efectúe lassiguientes acciones:

a) Emita las acciones necesarias para que a través de su despacho se aprueberesolutivamente el Plan de Trabajo para la implementación del Sistema deControllntemo - SC!. para el periodo 2014, y contenga necesariamente cadauno de los componentes del Sistema de Control Intemo, además deberá

4 considerar las tareas a partir del segundo semestre del año referido. PENDIENTEb) Disponga bajo responsabilidad al Comité Especial del Sistema de ControlInterno cumpla con cada una de sus funciones asignadas, asimismo, deberádisponer que se efectúe una labor permanente de monitoreo y seguimiento,para cada una de las tareas establecidas en el Plan de Trabajo sean cumplidasde acuerdo a los tiempos y formas consideradas, toda vez que se hacenecesario se implante en la entidad, el Sistema de Control Interno - SCI, encada uno de los procesos, actividades, operaciones y gestiones administrativas.

(Conclusión nOO7)

AL GERENTE DE LA OFICINA DE ADMINISTRACION y FINANZAS DE LA MDSM:

Efectúe oportunamente las gestiones para contratar los servicios de una empresa paraque se encargue de realizar el inventario de los rubros "Edificios o Unidades noResidenciales", "Estructuras", "Tierras y Terrenos" y "Vehículos Maquinaria y Otros" queal 31 de Diciembre de 2013 ascienden a SI. 63, 026,931 (Neto de Depreciación

5 acumulada de SI. 17, 214,956), al 31 de diciembre de 2013, a efectos que se encarguen EN PROCESOantes del cierre de cada ejercicio fiscal, de verificar su exístencia física y estado deconservación, y que permita contrastar con la información contable, efectuando lasregularizaciones que corresponda; a fin de reflejar estados financieros razonables yconsistentes.

(Conclusión n° 03)

Página 417

~~~

~'~ño de la Diversificación fJFoductivay del Fortalecimiento de la Educación"

~.:~

Órgano de Controllnstitudonal

AL GERENTE DE LA OFICINA DE ADMINISTRACION y FINANZAS DE LA MDSM:

Considere gestionar la Resolución de Alcaldía, que nombre al Comité para la toma deInventario Físico de Edificios No Residenciales y de Otras Estructuras para los siguientesejercicios presupuestales, para que verifiquen su existencia física, que según el BalanceGeneral al31 de diciembre de 2013 están valoradas en SI. 23, 317,289 (neto depreciación

6 acumulada de SI. 3, 936,582), para lo cual deberán solicitar a las áreas pertinentes, que EN PROCESOremitan el sustento técnico que permita su verificación física; a fin de sincerar el valor delas cuentas 1501.07 "Construcción de Edificios No Residenciales", 1501.08 "Construcciónde Otras Estructuras" y 1508.0104 "Depreciación Acumulada de Edificios NoResidenciales y Estructuras por Reclasificar".

(Conclusión n° 04)

AL GERENTE DE LA OFICINA DE ADMINISTRACION y FINANZAS DE LA MDSM:

Disponga que la Subgerente de la Oficina de Contabilidad, efectúe la conciliación entrelos beneficiarios de la ejecución de sentencia de las Administradoras de Fondos dePensiones y otras que al 31 de diciembre de 2013 ascienden a SI. 292,939 contra los

8 pagos efectuados a dichos beneficiarios en años anteriores; a fin de demostrar si EN PROCESOcorresponde efectuar la provisión de cuentas por pagar y/o en su defecto solicitar alProcurador Municipal que proceda a archivar dichos expedientes judiciales.

(Conclusión n° 05)

001·2014·2·2167 AL ALCALDE:

"EXAMEN ESPECIAL A LA Disponer que la Gerente de Desarrollo Urbano, en coordinación con el Subgerente de

GERENCIA DE Estudios y Obras Públicas, diseñe e implemente los mecanismos de supervisión y

DESARROLLO URBANO DE control necesarios, para la adecuada verificación de la documentación y de las labores

5 LA MUNICIPALIDAD 2 administrativas que desarrollan los inspectores de obra, a fin de garantizar la conformidad EN PROCESODISTRITAL DE SAN de los montos de reintegros calculados a favor de las empresas contratistas, para lo cual

MIGUEL - PERIODO DEL 03 se deberá efectuar una minuciosa revisión no solo de los cálculos matemáticos y de la

DE ENERO 2011 AL 31 DE documentación general, sino también de los parámetros utilizados, verificando que

DICIEMBRE 2012" guarden coherencia con la normativa vigente.

(Conclusión n° 1)Página 517

~,~ ~ f.

'Año de la Diversific':t,ón Productiva y del Fortalecimiento de la Educación" :~-

Órgano de Controllnstitudonal

AL ALCALDE:

Disponer que la Gerente de Desarrollo Urbano, efectué acciones de supervisión ycontrol de las labores que ejecuta la Subgerencia de Estudios y Obras Publicas comoárea usuaria, en los actos preparatorios de los procesos de selección para la contrataciónde obras, asi como en el trámite previo de los expedientes técnicos, a fin de asegurar que

3 los términos de referencia formulados, guardan coherencia con la naturaleza y EN PROCESOenvergadura de las obras a contratarse, y que las actuaciones del personal de esta unidadorgánica, en el trámite de documentos son transparentes, con el propósito de promoverla concurrencia, pluralidad y participación de más postores.

(Conclusión n° 2)

AL ALCALDE:

Disponer que la Gerencia de Desarrollo Urbano, en coordinación con la Subgerenciade Estudios y Obras Públicas, efectué labores de supervisión y control oportunas, antes

5de aprobar los expedientes técnicos de las obras, a fin de cautelar que los cambios EN PROCESOsustanciales que se produzcan en dichos expedientes, sean incluidos previamente a suaprobación, y de no ser posible, se deberá tramitar el correspondiente adicional de obra.

(Conclusión n° 4)

AL ALCALDE:

Disponer que la Subgerencia de Estudios y Obras Publicas y el Órgano encargadode las contrataciones, efectúen labores de coordinación permanentes, a fin dedeterminar que la modalidad de contratación a suma alzada, solo se utilice para aquellasobras cuyas cantidades, magnitudes y calidades de la prestación, estén totalmente

6 definidas en los planos y especificaciones técnicas respectivas. EN PROCESO

(Conclusión n° 4)

Página 617

t •

'Año de la Dí~rsífícación Productiva y del Fortalecimiento de la Educa~'T8n"

Órgano de Controllnstitudonal

AL ALCALDE:

Disponer que la Gerencia de Desarrollo Urbano" en coordinación con la Subgerenciade Estudios y Obras Públicas, efectué acciones efectivas de supervisión de las laboresque realiza el coordinador de obra que se encarga de la revisión de los expedientes

7 técnicos asignados, a fin de garantizar la conformidad de todos y cada uno de los EN PROCESOdocumentos que conforman dichos expedientes, incidiendo en la correcta aplicación delDecreto Supremo 11-79-VC y sus modificatorias, para lo cual deberá elaborar informesperiódicos sobre los resultados de la revisión efectuada.

(Conclusión n° 5)

003·2014·2·2167 Disponer que la Gerencia Municipal, establezca los mecanismos de control y supervisiónnecesarios en la Gerencia de Servicios a la Ciudad y Medio Ambiente, Subgerencia

"EXAMEN ESPECIAL A LAde Parques y Jardines y Medio Ambiente y Subgerencia de Logística; a fin de

MUNICIPALIDAD 3 garantizar la correcta adquisición, uso y destino de los bienes utilizados en el PENDIENTEDISTRITAL DE SAN mantenimiento de las áreas verdes del distrito de San Miguel, cuyos requerimientos

MIGUEL, PROVINCIA DE debieron estar técnicamente sustentados a fin de asegurar la eficiencia, eficacia,

LIMA, LIMA, economía y transparencia del uso de los recursos públicos.

6 PROCESO DE Disponer que la Gerencia Municipal, implemente las recomendaciones contenidas en elCONTRATACiÓN DEBIENES PARA EL 4 Memorando de Control Interno, debiendo informar al Despacho de Alcaldía, con copia PENDIENTE

MANTENIMIENTO DE al Órgano de Controllnstitucional, respecto al estado situacional de las mismas.

PARQUES y JARDINESDisponer que la Subgerencia de logística, cuando las áreas usuarias efectúenPERIODO 3 DE ENERO DE

2011 AL 31 DE DICIEMBRE requerimientos recurrentes y sucesivos de bienes o servicios, que no hayan sido

DE 2012" 5 considerados en el Plan Anual de Contrataciones, para incluir tales adquisiciones, PENDIENTEmediante el proceso de selección respectivo, a fin de no realizar adquisiciones directas.

Fecha: 27 de enero 2015

Página 717