I L U S T R E M UN I C I P AL I D AD D E C O N ST I T U C ... · control de los inventarios. I L U...

I L U S T R E M U N I C I P A L I D A D D E C O N S T I T U C I O ND I R E C C I O N D E C O N T R O L

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INFORME – AUDITORIA A DAEM.INVERTARIOS Y BODEGA, RECURSOSLEY SEP.__________________________________/

CONSTITUCION, 15 de Octubre 2014.

En cumplimiento al Plan de Auditoria y alPrograma de Mejoramiento de la Gestión Municipal de la Municipalidad deConstitución, esta Dirección de Control, en conformidad con la facultad establecidaen el artículo 29 de la Ley N° 18.695 Orgánica Constitucional de Municipalidades,informa a Ud., los resultados de la auditoría efectuada a los bienes físicos mueblesexistentes tanto en el departamento de educación como de los establecimientoseducacionales definidos en la muestra, la auditoria consistió en la revisión, de lasbodegas, como al inventario de bienes muebles. Correspondiente de recursosprovenientes de la Subvención Especial Preferencial.

La revisión se efectuó de acuerdo a lasnormas y procedimientos de control, aceptados por las normas de auditoría,incluyendo las pruebas de validación respectivas y otros medios técnicos estimadosnecesarios a las circunstancias.

En esta oportunidad, el examen fuepracticado sobre un universo de 8 establecimientos educacionales más eldepartamento de educación, lo que presenta un 32% del universo de establecimientos,si se relaciona la muestra con el tamaño del establecimiento representado esta vez porla matricula, obtenemos que el examen se practicó sobre un universo de 4.017alumnos lo que representa un 91.18% del universo de 4.382 alumnos.

El resultado de la fiscalización se expresa acontinuación de acuerdo a cada establecimiento.

Departamento Administrativo de Educación Municipal. Escuela Cerro Alto José Opazo Díaz. Escuela Enrique Don Müller Escuela Superior Nueva Bilbao Escuela Chacarillas Escuela Costa Blanca Liceo de Constitución Liceo Rural de Putu Liceo Rural Enrique Mac-Iver


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1. EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DELDEPARTAMENTO DAEM

1.1.- Plan de Organización.

La Municipalidad cuenta con un ReglamentoInterno, sancionado por decreto Alcaldicio N° 452, del 2001.

Dicho documento, no obstante de noencontrarse actualizado, está vigente y en él se establecen las responsabilidades yfunciones inherentes a cada una de las Direcciones involucradas en la gestiónmunicipal; no obstante se debe señalar que tanto los establecimientoseducacionales, como el departamento de educación no poseen un reglamentointerno propio de sus distintas estructuras orgánicas, como tampoco se estableniveles de coordinación con los distintos establecimientos educacionales con eldepartamento de educación.

1.2.-Procedimientos y Métodos.

El citado Departamento, carece de unManual de Procedimientos que describa los principales procedimientos llevados acabo por Los Establecimientos educacionales para la recepción de bienes y elcontrol de los inventarios.


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2.0 AUDITORIA A RECURSOS LEY SEP AÑO 2013 ADQUIRIDOS POR ELDEPARATAMENTO ADMINISTRACION EDUCACIONAL MUNICIPAL DAEM.

Se practica una inspección ocular, sobreinventario de los Bienes fungibles y no fungibles, cancelados mediante recursosSEP, para los establecimientos educacionales, adquisiciones efectuadasmediante dos resoluciones de pago que se detallan en cuadro adjunto y quefueron adquiridas por el DAEM.

2.1.- Detalle de Compras:

Área Decreto de Pago Fecha Decreto N º Factura Valor Factura

Finanzas 160 07/02/2014 7711789 1.468.372

TOTAL 1.468.372

Ley Sep 489 14/05/2013 469258 591.607469259 445.707469260 317.052469261 280.388469262 506.393469263 1.321.168469264 499.631469328 37.923

TOTAL $3.999.869

2.2.-ANALISIS DE BIENES NO FUNGIBLES

Detalle Artículos SegúnFactura

SegúnInventario Diferen Con

RespaldoSin

RespaldoValor

UnitarioValor

Faltantecalculadora Casio D-40L

10 1 9 7 2 8.556 17.112

perforador industrial65 hj

2 1 1 0 1 13.930 13.930

perforador torre t-138 10 6 4 3 1 7.726 7.726

pistola silicona artel 2 1 1 0 1 1.629 1.629

plastificadora fellowesmars doble carro

2 1 1 0 1 30.988 30.988

tijera isofit 305 A 20 11 9 2 7 753 5.271

Total sin IVA. 46 21 25 12 13 76.656

Al efectuar la revisión de los bienesadquiridos sujeto a inventario, de las facturas detalladas en el cuadro anterior,se verifico lo siguiente:

i. De un total de 46 artículos inventaríales, la toma de inventarioarrojo una existencia de 21 artículos en bodega.


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ii. De los 25 artículos que no se encontraban en bodega tan solo 12de ellos contaba con el respectivo respaldo, de entrega a losdistintos establecimientos.

iii. Los 13 artículos restantes no contaban con respaldo de salida,cuyo detalle se encuentra en el presente esquema. Lo querepresenta un 28,2% de posible detrimento patrimonial.

iv. La valorización de tales bienes faltantes se eleva a $ 76.656.- másIVA..

2.3.- ANALISIS DE LOS BIENES FUNGIBLES

Detalle de Artículos SegúnFactura

SegúnInventari

oDif. Con

RespaldoSin

Respaldo Unitario Faltante

acc clip isofit (50un) 5 3 2 0 2 649 1.298anotador rhein simple vinilico 10 8 2 0 2 1.419 2.838apoya muñeca kensington wristpillow 10 1 9 4 5 3.048 15.240

apretador hand negro (25mm) 360 9 351 2 349 21 7.329apretador hand negro(50mm) 360 360 0 360 53 19.080arch auca oficio ancho 125 35 90 2 88 622 54.736banderitas 3M post IT 683-4 30 5 25 2 23 2.840 65.320Bl apunte colon 7MM 80hojas 30 11 19 1 18 376 6.768borrador proarte maderap/pizarra 10 6 4 2 2 281 562

c.torre top black 7MM 150hojas 20 0 20 3 17 2.584 43.928

c.u.rehin 3/class oficio 7MM150hojas 20 0 20 11 9 3.259 29.331

caja archivo rehin standard 50 30 20 0 20 544 10.880carp rehin cartera c/elastico 30 0 30 11 19 432 8.208carp rehin oficio cartulina 200 20 180 33 147 87 12.789centro mensaje 3M 6 0 6 0 6 8.933 53.598chinche adix metalico 50 un 5 0 5 0 5 867 4.335cinta embalaje café 40*46mm 26 22 4 2 2 205 410cinta embalaje transparente40*46 74 51 23 2 21 205 4.305

clip hand 28mm 20 2 18 1 17 107 1.819clip hand 50mm 10 0 10 0 10 309 3.090clip hand 77mm 5 0 5 0 5 573 2.865clip torre 1kg punta redonda 20 0 20 0 20 2.097 41.940corrector lapiz paper mate 20 8 12 3 9 521 4.689dedal goma n°11,5 15mm 15 2 13 0 13 41 533dedal goma n°12 17mm 15 3 12 0 12 41 492caja p/CD normal 300 0 300 0 300 232 69.600acces point d-link dop- 1360wireless 2 0 2 0 2 44.421 88.842

corchete bostitch 205 5/16 20 0 20 0 20 1.388 27.760corchete bostitch sb -s19 1/4500un 50 0 50 0 50 684 34.200

corchete rapid 23/8 1000un 50 0 50 0 50 299 14.950cuchillo cartón grande n°70transp/colo 10 0 10 2 8 150 1.200

destacador isofit lapiz 60 0 60 14 46 305 14.030dispensador cinta adhesivaisofit chico 10 5 5 2 3 883 2.649

escuadra maped graphic 21cm45° 10 0 10 2 8 172 1.376

espiral offiline 12mm 200 140 60 0 60 12 720


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espiral offiline 16mm 200 150 50 0 50 36 1.800espiral offiline 6mm 200 40 160 0 160 10 1.600fechador trodat 4820 2 0 2 0 2 4.716 9.432funda adix tamaño carta 500 0 500 100 400 17 6.800funda adix tamaño oficio 500 0 500 100 400 21 8.400goma borrar factis plástica p20 20 0 20 5 15 134 2.010La. Roller artline sofline 1700 450 0 450 12 438 403 176.514libreta índice telefónico rehin 10 6 4 3 1 1.348 1.348limpiador 3M teclado y pantallacl680 20 0 20 0 20 3.205 64.100

marcador pilot permanente fino 80 0 80 0 80 660 52.800marcador pilot pizarra 40 0 40 0 40 589 23.560libro correspondencia rem100hj 20 0 20 0 20 1.180 23.600

marcador pilot pizarradesechable 20 0 20 11 9 589 5.301

marcador sharpie CD/Dvdmarker 20 0 20 0 20 539 10.780

mica lisa diazol carta 300 4 296 0 296 50 14.800mica lisa diazol oficio 300 0 300 0 300 58 17.400mina pentel 0,5mm 30 0 30 1 29 215 6.235papel envolver laja 600 simple 100 0 100 0 100 41 4.100papel fotocopia equalite carta500hj 155 60 95 25 70 1.701 119.070

papel fotocopia equalite oficio500hj 220 100 120 3 117 2.011 235.287

peg henkel stick 20gr. 100 0 100 1 99 371 36.729porta clip adix magnéticofantasía 10 5 5 2 3 249 747

porta scotch 3M antideslizante 10 0 10 3 7 7.154 50.078plástico rexel p/termilaminadocarnet 100 0 100 0 100 16 1.600

plástico rexel p/termilaminadooficio 200 0 200 1 199 103 20.497

porta calendario grandesemicuero 6 0 6 3 3 4.706 14.118

post-it 3M 653 50 27 23 7 16 268 4.288post-it 3M 654 50 0 50 0 50 862 43.100regla hand plástica biselada 20 9 11 4 7 109 763sacapuntas proarte plásticoc/deposito 10 8 2 1 1 129 129

separador datazone oficioplástico 100 0 100 11 89 1.115 99.235

sobre americano blanco 250 0 250 0 250 9 2.250sobre p/CD Adetecc/ventana(50un) 3 0 3 0 3 960 2.880

sobre saco revista blancoc/adhesivo 90 250 0 250 0 250 72 18.000

taco calendario rhein grande 6 0 6 4 2 991 1.982tinta trodat p/tampon 7014 10 8 2 1 1 1.063 1.063Total sin IVA 6.550 778 5.772 397 5375 1.734.106

Al efectuar la revisión de los bienesadquiridos fungibles, de las facturas detalladas en el cuadro 2.1.- se verifico losiguiente:

i. De un total de 6.550.- artículos inventaríales, la toma de inventarioarrojo una existencia de 778 artículos en bodega.

ii. De los 5.572 artículos que no se encontraban en bodega tan solo 397de ellos contaba con el respectivo respaldo, de entrega a los distintosestablecimientos Educacionales.


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iii. Los 5.375.- artículos restantes no contaban con respaldo de salida,cuyo detalle se encuentra en el esquema de este punto. Lo querepresenta un 82.0% de posible detrimento patrimonial.

iv. La valorización de tales bienes faltantes se eleva a $ 1.734.106.- másIVA.

2.4.- ANALISIS Y CONCLUSIONES DE LOS HALLAZGO ENCONTRADOS

i. Se constata la existencia de dos bodegas, de bienes fungibles, laprimera bodega ubicada a la entrada del DAEM 1er Piso con materialesde aseo y artículos de oficina, a cargo de una funcionaria de FinanzasDAEM., identificada como Sandra Concha Molina, quien poseía lasllaves de dicha bodega y una segunda bodega, ubicada en el 2do Pisoen el sector Terraza, que almacenaba diferentes materiales, conllaves en poder de la Coordinadora la ley Sep., Señorita Susana EsterSandoval Salinas. (Certificado por Jefe de finanzas Certificado N° 10de Marzo del 2014)

Al respecto se debe señalar lo improcedente de contar con dosbodegas, llevadas por dos funcionarias distintas, sin haberles asignadodicha función como a su vez una de ellas no posee responsabilidadadministrativa. Corresponde a la Administración del DAEM,responsabilizarse y tomar medidas al respecto.

ii. Al solicitar a la Sra. Concha los registros de los materiales adquiridos,indico que no llevaba registros de entrada y salida de materiales, lo queno permitido realizar un cotejo de lo ingresado y lo entregado.

Lo anterior reviste tal gravedad de una funcionaria con responsabilidadadministrativa, no lleve los registros pertinentes, ni que su superior noefectué el control jerárquico correspondiente.

iii. La segunda bodega a cargo de la Coordinadora de la Ley Sep., seconstató la existencia de un libro de entrega de materiales, donde seregistra solamente la salida de materiales.

La funcionaria a cargo de la Ley Sep, lleva registros parciales de losbienes adquiridos, no llevando un Boucher con la entrada y salida decada artículo

iv. Al valorizar los materiales y artículos que no cuentan con respaldo desu entrega, se desprende el faltante a $ 1.810.762.- lo que deberá seraclarado por dicha Dirección, de lo contrario se deberán realizar lasacciones administrativas en miras de determinar las responsabilidades,que correspondieren, al posible detrimento patrimonial.


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3.0.- ESCUELA CERRO ALTO JOSE OPAZO DIAZ.

Se realiza una inspección en terrenode los Bienes cancelados mediante 18 Resoluciones de Pago, quecorresponden al 86% de los artículos inventaríales del año 2013,correspondiente a la Ley SEP, para este Establecimiento Educacional.

3.1.- ANALISIS DE COMPRAS LEY SEP INVENTARIABLES

Detalle Artículos Decreto Factura SegúnFactura

SegúnInspección Faltante Valor

Dif.Computadores 86 45849 29 29 0 0Fotocopiadora 45 12861 2 2 0 0Impresoras 174 39882 7 7 0 0Impresoras 174 39872 16 16 0 0Led 32" 264 10916 19 19 0 0Computadores 322 149987 7 7 0 0Pizarra Interactiva 194 20882 10 10 0 0Bajo Electrico 236 8785 1 1 0 0Amplificador Baj 236 8785 1 1 0 0Guitarra Electrica 236 8785 1 1 0 0Amplificador Gui 236 8785 1 1 0 0Amplificador BE. 236 8785 2 2 0 0Mesa control 236 8785 1 1 0 0Multipar 236 8785 2 2 0 0Parlante 236 8785 2 2 0 0Multifuncional 236 499018 2 2 0 0Lentes 3D 278 11278 180 180 0Estantes 246 186 3 3 0 $ 0Puff para bibliotecakinder

246 12944 50 38 12$151.260

Escritorios 246 12966 2 2 0 0Escritorios + Sillas 215 863 36 35 1 $77.000Aire Acondicionado 215 166960 1 1 0 0Computadores HP 196 2546 7 7 0 0Multifuncional 196 39953 2 2 0 0Proyector 217 40097 1 1 0 0Computadores 217 2580 16 16 0 0Escritorios 187 11646 7 7 0 0Sillas giratorias 187 11643 7 7 0 0Soporte espex lcd led 844 33811 19 19 0 0Parlantes pizarrainteractiva

844 22120 10 10 0 0

kit pizarra inetractiva 915 22121 8 8 0 0Disco+ Lector Barra+1Soporte

1193 22532 2 2 0 0

TOTALES 454 441 13 228.260.


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Al efectuar la revisión de losbienes adquiridos sujeto a inventario, de las facturas detalladaspresentemente, se verifico lo siguiente:

i. De un total de 454.- bienes inventaríales, la toma de inventariopermitió verificar la existencia de 441 bienes, que se encontrabanen el establecimiento, en distintas oficinas.

ii. De los 13 bienes (Una Mesa y Silla más 12 Puff) que no seencontraban físicamente en el establecimiento, se consultó alDirector sobre los bienes faltantes, señalando el Director quedesconocía su ubicación.


i. Se constató la existencia de un registro de Inventario noactualizado y no digitalizado de los bienes adquiridos conrecursos de la Ley Sep, como tampoco existe una hoja mural encada dependencia que dé cuenta de los bienes existentes en eselugar.

ii. Se verifico que recientemente se contrató a una funcionaria, aquien se le encomendó la función de llevar el inventario, Sra. LidiaFuentes. Cuyo contrato es a Honorarios, no siendo posible,asignársele responsabilidad administrativa, por lo que su contratode regularizarse.

iii. El resguardo de los materiales está en una sala que es utilizadacomo bodega.

iv. Se verifica que la documentación de respaldo de lasadquisiciones actuales se archivan adjuntándose: Ordinario,Factura, Orden de Compra, Certificado de Recepción firmado porel Director del Establecimiento.

v. Se observan Impresoras multifuncional (Brother MFC.J825DW) ,adquiridas con Factura n° 39872 de fecha 23/01/2013, canceladocon decreto de pago N°174 por un monto de $ 1,347.909 , de lascuales 10 de ellas, se encontraban embaladas y sin utilizar,bienes que no estaban codificados en el inventario.

vi. La falta de los bienes no encontrados, reviste tal gravedad, que laautoridad de los establecimientos educacionales, deberá incoarun proceso sumarial, para determinar la ubicación de tales bienesy/o determinar las responsabilidades, por el posible detrimentopatrimonial, que se calcula en $ 228.260 valor neto.


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4.0.- ESCUELA ENRIQUE DONN MULLER.

Se realiza una inspección ocular enterreno de lo Bienes cancelados mediante 4 Resoluciones de Pago quecorresponden al 80 % del universo de los de los decretos de pago, de esteEstablecimiento, que corresponden a bienes inventaríales.



SegúnInspección Faltante Valor

Dif.Reloj control 879 144072 1 1 0 0Impresora de Tickets 879 144072 1 1 0 0Woofer GENIUS SW-A21700

1261 13876 20 20 0 0

LED 3D TV HD 42" 1261 13876 2 2 0 0Radio Portátil SONY 1261 13876 6 6 0 0Cámara NIKON D3100 1261 13876 1 1 0 0Cámara SONY 1261 13876 1 1 0 0Impresoramultifuncional

1333 687141 1 1 0 0

Computadores 1849 76168 6 6 0 0TOTALES 39 39 0 0

Al efectuar la revisión de losbienes adquiridos sujeto a inventario, de las facturas detalladasprecedentemente, se verifico que no existen diferencias, comprobándose quese encontraban en el establecimiento la totalidad de los bienes que seauditaron.


i. Se constata que no cuentan con un Inventario impreso y digitalizadode los materiales comprados con recursos de la Ley Sep. Comotampoco existe una hoja mural en cada dependencia que dé cuenta delos bienes existentes en ese lugar.

ii. Se encuentra a una funcionaria Sra. Luz Gonzales San Martin, a cargode llevar el inventario de los recursos Ley Sep.

iii. El resguardo de los materiales está en una sala que es utilizada comobodega, sin una clasificación y orden coherente.


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iv. Se comprueba la existencia de un control en la entrega de bienesinventariarle en año 2013 mediante un cuaderno de entrega.

v. Se señala que al realizar la inspección ocular que algunos bienesFungibles, estos no están debidamente clasificados, guardados encompleto desorden, impidiendo su correcta contabilización.

vi. Se puede señalar que el inventario se lleva mediante un registromanual, no codificándose los bienes, no obstante se indica que no hayfaltantes.

5.0.- ESCUELA NUEBA BILBAO.

Se realiza una inspección ocular enterreno de lo Bienes, cancelados mediante 9 Resoluciones de Pago quecorresponden al 100 % de las resoluciones de artículos inventariables del año2013.



SegúnInspección

Faltante ValorDif.

2 tv LCD 38 12851 2 2 0 0Notebook 58 12811 6 6 0 0Notebook 58 12783 4 4 0 0CPU 58 12759 4 4 0 0Grabador de metaleléctrico

83 27 1 1 0 0

Colchoneta+1 Balanza 153 2315 1 1 0 0Microfono+11 cable vga+1proyector+7 soportes

115 149448 2 2 0 0

Sillas+ Mesas 245 843 35 35 0 0Silla de Rueda+ 01 Camilla 1354 75 1 1 0 0Cámara video 1854 576074 1 1 0 0Lector Óptico 1860 1239 1 1 0 0TOTALES 58 58 0 0

Al efectuar la revisión de los bienesadquiridos sujeto a inventario, de las facturas detalladas precedentemente, severifico que no existen diferencias, comprobándose que se encontraban en elestablecimiento la totalidad de los bienes que se auditaron.


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i. Se constata que cuentan con un Inventario digitalizado de losmateriales comprados con recursos de la Ley Sep.

ii. Se encuentra a una funcionaria Sra. Lucia Torres Rojas, a cargo dellevar el inventario de los recursos Ley Sep.

iii. El resguardo de los materiales está en una sala que es utilizadacomo bodega, la cual se ve aparentemente ordenada.

iv. Se observa un control en la entrega de bienes no fungibles en año2013 mediante un cuaderno de entrega.

v. Se puede señalar que el inventario se lleva mediante un registromanual, no codificándose los bienes, no obstante se indica que nohay faltantes.

6.0.- ESCUELA CHACARILLAS.

Se Realiza una inspección ocular enterreno de lo Bienes inventariables, cancelados mediante 11 Resoluciones de Pagoque corresponden al 92 % del total de resoluciones de los bienes adquiridos el año2013.



SegúnInspección

Faltante Valor Dif.

Piano Digital 210 27 1 1 0Saxo Alto 210 27 1 1 0Trompeta 210 27 1 1 0Violín 210 27 1 0 -1 134.369Guitarra E Ibáñez 210 27 2 0 -2 67.900Micrófono skp 58 210 27 2 2 0Set de Micrófonos 210 27 1 1 0Micrófono skp 92 210 27 1 1 0Impresoras 55 12857 3 3 0Fotocopiadora 55 653126 1 1 0Cámara video 210 12951 1 1 0Escenario móvil 244 96 1 1 0Mueble 244 4157 1 1 0Radios 199 666 14 14 0Cámara video 188 32913 1 1 0Impresoramultifuncional color

874 5608 1 1 0

Lector Óptico 1143 1192 1 0 -1 1.400.000Proyector 1190 7557540 6 6 0Disco Duro 1239 508546 1 1 030 Maletines 1850 1376 30 30 0TOTALES 71 67 -4 1.702.269


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Al efectuar la revisión de los bienesadquiridos sujeto a inventario, de las facturas detalladas presentemente, severifico lo siguiente:

i. De un total de 71.- bienes inventaríales, la toma de inventario permitióverificar la existencia de 67 bienes, que se encontraban en elestablecimiento, en distintas oficinas.

ii. De los 4 bienes (Violín, Guitarra E Ibáñez, Lector Óptico) que no seencontraban físicamente en el establecimiento, se consultó al Directorsobre los bienes faltantes, señalando el Director que desconocía suubicación.


i.Se constata la existencia de un Inventario impresos no actualizado ydigitalizado de los materiales comprados con recursos de la Ley Sep.

ii.Se encuentra a una funcionaria Sra. Yocelyn Cordero, a cargo dellevar el inventario de los recursos Ley Sep.

iii.El resguardo de los materiales está en una sala que es utilizada comobodega, sin una clasificación y orden coherente.

iv.Se comprueba la que algunos bienes inventariables en año 2013 seentregaron mediante contratos de comodato mal extendidos, todavez que no se identifica en el pie de firma al responsable, sin embargoen el transcurso de la revisión, se estregan correctamente.

v.Se comprueba que algunos bienes adquiridos están en otra sala, sinllave y abierta, aparentemente una bodega todo sin clasificar, encompleto desorden se ven desechos computacionales y mobiliario,además basura.

vi.Se comprueba Instrumentos Musicales, adquiridas con Factura n° 27de fecha 12/02/2013 ,cancelados con decreto de pago n°210 ,detallados en 1 Piano Digital Casio AP220,1 Saxo alta Estinger SA-50,1 Trompeta Estinger tro-82 los cuales se encontraronembalados en sus cajas originales, no siendo codificada en elinventario.

vii.Se comprueba 1 impresora Láser color HP CP 1025NW, se encuentraembalada en su caja original en la sala que es utilizada como bodegaley Sep.


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viii.Se constata la ausencia de Lector Óptico Optimark, comprados con lafactura n°1192 de fecha 27/09/2013 y cancelados con decreto depago n°1143 de fecha 05/11/2013, por un monto de $ 1.666.000.

ix.Se verifica la ausencia de un Violín Cremona SV 1504/4 y 2 guitarrasE/A Ibáñez GA3EC, comprados con la factura nº 27 de fecha12/02/2013 cancelados con decreto de pago nº 210 de fecha18/03/2013.

x.Se verifica la entrega de 30 Maletines para uso del personal docente,comprados con la factura nº 1376, pagados con el decreto de pago nº1850 de fecha 12/12/2013, situación que no procede, debiendo elDAEM, verificar lo anterior y verificar que su uso sea para los finespedagógicos.

xi.La falta de los bienes no encontrados, reviste tal gravedad, que laautoridad de los establecimientos educacionales, deberá incoar unproceso sumarial, para determinar la ubicación de tales bienes y/odeterminar las responsabilidades, por el posible detrimentopatrimonial, que se calcula en $ 1.702.269 valor neto, correspondientea un violín, Guitarra y Lector Óptico.

7.0.- ESCUELA COSTA BLANCA.

Se realiza una inspección ocular en terrenode lo Bienes, cancelados mediante 3 Resoluciones de Pago que corresponden al38% de resoluciones destinado a artículos inventariables del año 2013.



SegúnInspección

Faltante Valor Dif.

Reflectores Neewer 1085 3 1 1 0 0Pro Steady dslr 1085 3 1 1 0 0Atr-6550 1085 3 1 1 0 0Rode Video mic. 1085 3 1 1 0 0Cámara canon 620d 1085 3 1 1 0 0Cámara canon t5i 1085 3 1 1 0 0Manfrotto 501 hdv 1085 3 1 1 0 0Manfrotto 058b 1085 3 1 1 0 0Parlantes Genius 910 31 4 4 0 0Telón Quartertet 910 31 4 4 0 0Proyectores 910 31 4 4 0 0Soportes proyector 910 31 4 4 0 0Perforadora 1782 515520 2 2 0 0TOTALES 25 25 0 0


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i. Se constata que cuentan con un Inventario impresos y digitalizadode los materiales comprados con recursos de la Ley Sep.

ii. Se encuentra a una funcionaria Sra. Marinéala Gómez, a cargo dellevar el inventario de los recursos Ley Sep.

iii. El resguardo de los materiales está en una sala que es utilizada comobodega ,la cual se ve aparentemente ordenada.

iv. Se comprueba que la Impresora, HP Lasert Jet CP 5525DN, no seencuentra codificada e inventariada.

v. Se observan un control en las entrega de los recursos utilizando uncuaderno el cual es revisado y se constata que esta actualizado.-

8.0.- LICEO CONSTITUCION.

Se realiza una inspección ocular enterreno de lo Bienes, cancelados mediante 6 Resoluciones de Pago quecorresponden al 86 % de resoluciones destinados a artículos inventariables del año2013.



SegúnInspección

Faltante Valor Dif.

Computadores 794 65302 1 1 0 0Impresoras 849 484568 2 2 0 0Proyector 875 4540 7 7 0 0Impresoramultifuncional

938 22555 1 1 0 0

Cámara Fotográfica 1104 958 2 2 0 0Notebook+ Soporte Jaula 1104 1810 2 2 0 0Sillas escritorios 1241 14181 2 2 0 0TOTALES 17 17 0 0


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i. Se constata que cuentan con un Inventario impresos y digitalizado delos materiales comprados con recursos de la Ley Sep.

ii. Se encuentra a una funcionaria a cargo Srta. Pilar Contreras, dice ser laresponsable del Plan de mejoramiento Ley Sep.

iii. Se comprueba que no existe lugar físico para resguardo de los recursos(bodega)

iv. Se comprueba que no existe formalidad en la recepción y entrega de losrecursos.

v. Se comprueba que todos los bienes inventariables están en usosdebidamente codificados en inventariados.

vi. Se constata un faltante de un Table Samsung Galaxy note N8000,compra realizada con la factura nº 04735 de fecha de emisión10/01/2014, cancelada con el decreto de pago nº 112 de fecha10/01/2014, situación que fue denunciada por el Director de Control através de memorándum N° 315 del 19.08.2014. Solicitando el respectivoSumario Administrativo.

9.0.- LICEO RURAL DE PUTU.

Se realiza una inspección ocular enterreno de lo Bienes, cancelados mediante 11 Resoluciones de Pago quecorresponden al 100 % del universo de artículos inventariables del año 2013.


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SegúnInspección

Faltante Valor Dif.

Cámaras +6memorias

60 12822 1 1 0 0

Notebook 134 5663 12 12 0 0Multifuncional 118 486892 14 14 0 0Cámaras 237 794 3 3 0 0GrabadoresPortátil

237 12931 3 3 0 0

TV, 237 12934 1 1 0 0Monitores 1031 806 4 4 0 0Computadores HP 1295 3423 8 8 0 0Computadores 1295 3424 2 2 0 0Proyector 1344 69109 8 8 0 0Soporte proyector 1345 5877 10 10 0 0Impresora laser 1346 10621 8 8 0 0Telón 1351 34345 21 21 0 0Multifuncional 1851 46840 1 1 0 0Parlante Genius 1851 7604302 8 8 0 0Computadores 1195 52720 9 9 0 0TOTALES 113 113 0 0

Al efectuar la revisión de losbienes adquiridos sujeto a inventario, de las facturas detalladas precedentemente,se verifico que no existen diferencias, comprobándose que se encontraban en elestablecimiento la totalidad de los bienes que se auditaron.


i. Se constata que cuentan con un Inventario impresos y digitalizado delos materiales comprados con recursos de la Ley Sep.

ii. Se encuentra a una funcionaria Sra. Priscila Larraín Pizarro. a cargo dellevar el inventario de los recursos Ley Sep.

iii. Se comprueba que tienen lugar físico para resguardo de los recursos(bodega).

iv. Se comprueba que los recursos se entregan formalmente mediantecontrato comodato.

v. Se observa que algunos juegos didácticos están arrumbados en un patiosin usos.


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10.- LICEO RURAL ENRIQUE MAC-IVER.

Se realiza una inspección ocular en terrenode lo Bienes, cancelados mediante 16 Resoluciones de Pago que corresponden al90% de las resoluciones de Pago, de este establecimiento de los bienesinventariables del año 2013.


Detalle ArtículosDecreto Factura Según

FacturaSegún

InspecciónFaltante Valor

Dif.Computadores 90 12863 2 2 0Impresora 90 12863 4 4 0Duplicadores 61 4341 2 2 0Mueble 252 1191 22 22 0Ventiladores 240 1523 37 35 -2 $43.800Pizarra digitales 218 35 21 21 0Proyector Epson 253 2095 6 6 0Salamandras 253 48700 12 12 0Disco Duro 222 46989 7 6 -1 $44.990Sillas + mesa 280 462 64 64 0Proyector Epson 608 5145 14 14 0Telón mural 737 33555 14 14 0Computadores 872 50933 8 8 0Multifuncionalcanon

1106 10526 2 2 0

Cámarafotográfica

1106 2492 2 2 0

ComputadoresHP

1106 3364 4 4 0

ComputadoresHP

1106 3365 1 1 0

HP Notebook 1265 698755 8 8 0Notebook 1265 716313 1 1 0Multifuncional 1265 686926 1 1 0Multifuncional 1169 682326 1 1 0Multifuncional 1169 683374 2 2 0Cámara video 1248 457 2 2 0Multifuncionalcanon

1881 10662 2 2 0

TOTALES 239 236 3 $88.790

Al efectuar la revisión de losbienes adquiridos sujeto a inventario, de las facturas detalladas presentemente, severifico lo siguiente:


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i. De un total de 239.- bienes inventaríales, la toma de inventario permitióverificar la existencia de 236 bienes, que se encontraban en elestablecimiento, en distintas oficinas.

ii. De los 3 bienes (2 ventiladores y 1 disco duro) que no se encontrabanfísicamente en el establecimiento, se consultó al Director sobre losbienes faltantes, señalando el Director que desconocía su ubicación.


i. Se constata que cuentan con un Inventario impresos y digitalizadode los materiales comprados con recursos de la Ley Sep.

ii. Se encuentra a una funcionaria Sra. Yesenia Riquelme Valenzuela. acargo de llevar el inventario de los recursos Ley Sep.

iii. Se comprueba una desorganización en la sala que se utiliza comobodega de bienes inventariables lo cual dificulta el chequeo de losrecursos inventariables.

iv. Se comprueba que todos los recursos inventariables que utilizan losdocentes, tiene como respaldo un cuaderno, el que es firmado por quienretira los artículos.

v. Se comprueba que no existe formalidad en la recepción y entrega de losrecursos.

vi. Se comprueba que bienes de origen mobiliario (estantes mesas sillas)no están codificados ni inventariados.

vii. La falta de los bienes no encontrados, reviste tal gravedad, que laautoridad de los establecimientos educacionales, deberá incoar unproceso sumarial, para determinar la ubicación de tales bienes y/odeterminar las responsabilidades, por el posible detrimento patrimonial,que se calcula en $ 88.790 valor neto.


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11.- CONCLUCIONES:

De acuerdo a los antecedentes recopiladosen la presente auditoria a los inventarios de bienes fungibles y no fungiblesadquiridos con fondos de la Ley Sep, y de conformidad con los aspectosnormativos y procedimentales, se puede concluir que:

1. El departamento de educación, carece deuna normativa, que regulen los procedimientos de custodia de bienes, como a suvez no posee procedimientos escritos, respecto a la custodia de bienesinventariables.

2. Se constato la existencia de dosbodegas, de bienes fungibles, a cargos de funcionarias distintas, las cuales nollevan un registro formal de los ingresos y salidas, lo que no permitió verificardiferencias en el caso de la primera bodega ubicada a la entrada del DAEM 1erPiso con materiales de aseo y artículos de oficina, a cargo de una funcionaria deFinanzas DAEM., Sra. Sandra Concha Molina. La segunda bodega, ubicada enel 2do Piso en el sector Terraza, que almacenaba diferentes materiales, a cargode la Coordinadora la ley Sep., Señorita Susana Ester Sandoval Salinas.(según lo Certificado por Jefe de finanzas Certificado N° 10 de Marzo del 2014),Bodega en la cual se constató la existencia de un libro de entrega de materiales,donde se registra solamente la salida de materiales, con registros parciales delos bienes adquiridos, no llevando un Boucher con la entrada y salida de cadaartículo.

Al respecto se debe señalar lo improcedentede contar con dos bodegas, llevadas por dos funcionarias distintas, sin haberlesasignado dicha función como a su vez una de ellas no posee responsabilidadadministrativa. Corresponde a la Administración del DAEM, corregir lo anterior ytomar medidas administrativas al respecto.

3. Con respecto a los EstablecimientosEducacionales, que no obstante que cada Director asigno a un funcionarioresponsable de los inventarios, no existe un registro formal en la mayoría de lasescuelas Municipales, faltando en muchas de ellas hoja mural que dé cuenta delos bienes pertenecientes a cada oficina o dependencia.

El departamento de educación deberá,corregir lo anterior estableciendo procedimientos escritos, de manejo y custodiade estos bienes, asignando responsabilidades y ejerciendo un control,permanente.


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4. Respecto a la inexistencia de un TabletSamsung Galaxy note N8000, compra realizada con la mediante facturaNº 04735 del 10/01/2014, cancelada mediante resolución de pago Nº 112 defecha 10/01/2014, en la que figuran la compra de tres tablet y quesupuestamente habrían llegado solo dos al establecimiento, dicha situación fuepuesta en conocimiento de la primera autoridad comunal como del Jefe de Daemsubrogante a través de memorándum N° 315 del 19.08.2014. con la finalidad seinvestigue lo sucedido

5. Se constató en el transcurso de laauditoria, la falta de los siguientes bienes, en cada establecimiento educacional,según cuadro adjunto.

ESTABLECIMIENTO BIENES FALTANTES RESOLUCION DEPAGO VALOR

Escuela Cerro Alto- 12 Puf (asientos)

- 1 Escritorio y silla

246/2013

215/2013

180.000.-

91.630.-

Escuela Chacarillas

- 1 Violín y 2 Guitarraseléctricas.

- Lector óptico

210/2013

1143/2013

240.700.-

1.666.000.-

Liceo Rural EnriqueMac-Iver

- 2 ventiladores

- 1 Disco Duro

240/2013

222/2013

52.122.-

53.538.-

TOTALESVALORIZACION 2.283.990.-

El departamento de educación, deberáverificar la falta de tales bienes adquiridos con recursos de la Ley Sep durante elaño 2013, informando a esta Dirección de Control, su cometido, si compruebaque definitivamente dichos bienes no se encuentran, y que existe una pérdidapatrimonial de $ 2.283.990.- deberá incoar los procesos sumariales paraperseguir las responsabilidades de los funcionarios que tienen la obligación decustodiar los bienes fiscales adquiridos.

Transcríbase al Sr. alcalde de laMunicipalidad de Constitución, al Honorable Concejo Municipal, al señorAdministrador Municipal y Sr Director del Departamento de Educación Municipal.

CESAR ARELLANO SEPULVEDACONTADOR PÚBLICO – AUDITOR

MAGISTER EN GERENCIA Y ADMINISTRACION PÚBLICADIRECTOR DE CONTROL

INFORME Nº 11

Constitución, 15 Octubre del 2014.-

Ref. : Lo que indica.

De : DIRECTOR DE CONTROL INTERNO.

A : SR. PRESIDENTE DEL HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL

Junto con saludarle, me permito comunicar a Ud., que dentro delPrograma de Auditoria de esta Dirección del año 2014, corresponde a esta Direcciónefectuar una auditoria al DAEM.

La Auditoria verso sobre los bienes adquiridos con recursos de la LeySEP, correspondientes al año 2013, en especial la revisión de bodegas e inventario de 8Establecimientos Educacionales y el DAEM, concerniente al 91.18% del universo dealumnos de la Comuna, la revisión se efectuó entre los meses de Julio a Septiembre del,los resultados y detalles de dicha auditoria se expresan en documento adjunto.

Lo que envió a Ud., para vuestro conocimiento y fines pertinentes, quedandoa vuestra disposición para aclarar cualquier duda, le saluda atentamente a Ud.,

CESAR ARELLANO SEPULVEDADIRECTOR DE CONTROL

DISTRIBUCION:1. Alcalde Municipalidad de Constitución – Don Carlos Valenzuela Gajardo2. C.C. Secretaria Municipal – Sra. Alda Veliz Syfrig3. C.c. Administrador Municipal. – Paulo Gómez Barrera.4. C.c. Jefe Daem – Claudio Roldan5. C.C. Control Interno /

CAS/cas.-

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