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MANUAL DE FUNCIONES �

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FUNCIONES, REQUISITOS Y COMPETENCIAS

Acuerdo No 266 Fecha: 01/09/05 222 Coord. Admisiones y registros

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I .IDENTIFICACIÓN Nivel Profesional Denominación del empleo Profesional Especializado Código 222 Grado 9 Número de Cargos Uno ( 1 ) Dependencia Coordinador Admisiones y Registro Cargo del jefe inmediato Jefe Oficina Admisiones Y Registros

II. PROPÓSITO PRINCIPAL El Coordinador de Admisiones y Registros es el encargado de Aplicar principios técnicos, conocimientos de ingeniería, control en la administración de los procesos y programas académicos, con el objetivo de brindar apoyo en el área de admisiones y registros, que permitan la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes, la formulación, desarrollo de nuevos procedimientos administrativos y académicos de la Educación Superior

III. DESCRIPCIONES FUNCIONES ESENCIALES 1. Proponer reformas al diseño y formulación de los procesos de la

dependencia de admisiones y registros, con miras a optimizar la utilización de los recursos disponibles.

2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de ingeniería, para generar nuevos productos y o servicios, efectuar aplicaciones de los servicios ya existentes y desarrollar métodos de producción y acción.

3. Consultar y mantener disponible el registro actualizado de la información de los procesos de la dependencia.

4. Aportar los elementos de juicio para apoyar las actividades académicas y administrativas en lo referente a la adopción, ejecución y control de planes y programas.

5. Elaborar los informes estadísticos y de tipo técnico que sean requeridos por el jefe de admisiones o solicitados por entidades u organismos internos o externos de la Institución.

6. Asistir al jefe de la dependencia de Admisiones y registros o a otros funcionarios de la universidad en la adecuada aplicación de las normas o procedimientos.

7. Diseñar y presentar al jefe de admisiones, mecanismos de control, evaluación y seguimientos a planes, programas y proyectos de su dependencia.

8. Analizar, proyectar y realizar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y metas de la dependencia.


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9. Participar en el diseño e implementar planes, programas, proyectos o actividades administrativas a su dependencia.

10. Analizar, revisar, controlar y evaluar los sistemas y procedimientos, así como su correcta aplicación para garantizar la efectividad.

11. Vigilar el cumplimiento de los planes y políticas y las disposiciones vigentes. Garantizando la correcta aplicación de las normas y los procedimientos Institucionales.

12. Estudiar, evaluar y conceptuar sobre los asuntos de competencia, de acuerdo con las normas pre-establecidas.

13. Responder por el efectivo cumplimiento y el correcto manejo de los recursos físicos y tecnológicos a cargo.

14. Asesorar y auxiliar a las autoridades académicas de la facultad o instituto en la organización y ejecución de las diferentes actividades y procedimientos académicos en lo concerniente al sistema académico.

15. Apoyar la coordinación con los decanos, jefes de programas académicos y la jefatura de registros académicos, la programación semestral de docencia para los diferentes planes de estudio.

16. Participar en la planeación y ejecución de las matrículas y las actividades de admisión, reingreso, traslados, transferencias y demás novedades académicas de la institución.

17. Atender las consultas académicas que sean de su competencia, formuladas por el decanos, los jefes de departamento, jefes de programa, profesores, estudiantes y la comunicad académico en general.

18. Organizar, dirigir y custodiar los archivos, registros, bases de datos y calificaciones de los estudiantes de la Institución.

19. Acordar con los decanos, jefes de departamento, jefes de programas, los calendarios de exámenes y registros de notas

20. Comunicar a los estudiantes las decisiones adoptadas por los comités y consejos en relación con sus consultas y solicitudes.

21. Reportar dentro de los plazos establecidos, la información que se requiera sobre estímulos académicos de los estudiantes, bajo rendimiento, candidatos a grados y demás.

22. Presentar los informes, análisis, estadísticas periódicas o especiales, requeridas por la rectoría, dirección académica, unidades centrales de admisión académica,

23. Realizar el cierre del semestre o balance académico de conformidad a las disposiciones de instancias superiores.

24. Mantener actualizado y almacenar la información de los estudiantes egresados de los diferentes programas académicos. A su vez revisar la documentación pertinente y requerimientos exigidos de los graduados.

25. Proporcionar información para la elaboración de informes y expedición de certificados, registros de notas de cursos de extensión, como también las calificaciones de exámenes especiales.

26. Proporcionar la gestión y soporte informático en el manejo y solución de aplicación AKADEMIA y el sistema académico a los funcionarios de la


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institución, estudiantes y profesores, como también, la asignación de cuentas y claves a los mismos.

27. Realizar las copias de seguridad diariamente del sistema académico y de acuerdo con las directrices institucionales.

28. Diseñar, actualizar y realizar el mantenimiento de los informes y consultas del sistema académico.

29. Coordinar con el responsable de la unidades de informática la disponibilidad de equipos para la digitación y consulta de notas por parte de docentes y estudiantes.

30. Brindar asesoría y apoyo a los usuarios nuevos en el sistema académico y la aplicación de la AKADEMIA .

31. Realizar las copias de seguridad diariamente del sistema académico y de acuerdo con las directrices instituciones.

32. Revisar las cargas académicas en el sistema académico con el propósito de actualizar y ajustar las inconsistencias presentadas

33. Elaborar archivos y planos para algunas de las dependencias de la institución de acuerdo a los requerimientos solicitados

34. Soportar los procesos de automatización de admisiones y registros conforme a las demandas

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

V. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

VI. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia en años

Profesional universitario en Ingenieria de sistemas diplomado en formación en investigación estudios de CCNA CISCO (certificate of course completion).”inteligencia artificial, manejo de Access, SQL Visual Basic, Office,.Conocimiento y manejo de redes. Diplomado en la normatividad de la Educación Superior.

Por lo menos cinco (5) años de experiencia en el manejo de software diseñados para la oficina de admisiones y registros en instituciones de educación.


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COMPETENCIAS COMUNES A LOS SERVIDORES PÚBLICOS ( Art. 7 Decreto 2539 22/07/2005 )

1 Orientación a Resultados: Realizar las funciones y cumplir los compromisos organizacionales con eficacia y calidad

2 Orientación al usuario y al ciudadano: Dirigir las decisiones y las acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos y externos, de conformidad con las responsabilidades públicas asignadas a la entidad

3 Transparencia: Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su utilización y garantizar el acceso a la información gubernamental

4 Compromiso con la organización: Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y metas organizacionales.

COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES NIVEL PROFESIONAL ( Art. 8 Decreto

2539/22/07/2005 )

1 Aprendizaje continuo: Adquirir y desarrollar permanentemente conocimientos, destrezas y habilidades, con el fin de mantener altos estándares de eficacia organizacional..

2 Experiencia profesional: Aplicar el conocimiento profesional en la resolución de problemas y transferirlo a su entorno laboral.

3 Trabajo en equipo y colaboración: Trabajar con otros en forma conjunta y de manera participativa, integrando esfuerzos para la consecución de metas institucionales comunes,

4 Creatividad e innovación : Generar y desarrollar nuevas ideas y conceptos, métodos y soluciones.

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