Hoteles. Gestión y costes (1/2) -...

Hoteles. Gestión y costes (1/2)Autor: Juan Carlos Narro Serrano

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Presentación del curso

Gestión hotelera, costos hoteleros, auditoría nocturna, gestión presupuestal, contabilidad hotelera...Todos estos conceptos se estudian en este completo cursocon gráficos y tablas de gestión de hoteles (sobre todo se tratan hoteles de untamaño medio).

Se trata de la primera parte de un total de dos cursos.

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1. Introducción a la gestión hotelera

La capacitación y cursos de perfeccionamiento en temas como gestión hotelera, costos hoteleros, auditoria nocturna, gestión presupuestal, contabilidad hotelera entre otros en nuestro país es todavía limitada; la bibliografía que se cuenta es 100% foránea (Española, Estados Unidos, Colombiana, Mexicana entre otras) y noestá al alcance de todo el gran segmento de mercado que crece cada día, por elinterés de estas nuevas especialidades y por la demanda por parte de lasempresas del sector.

Si este es el análisis en Lima en provincias es aun mas ausente. Constituyendo asíun gran nicho de mercado a nivel nacional para los estudiantes de universidades,Institutos y perfeccionamiento de los trabajadores y directivos de este sector; sobretodo en los hoteles y restaurantes de mediana entidad.

Dentro del ámbito de La gestión empresarial; la problemática que de manerageneral se ha detectado en el sector en particular en el interior del país seenumera lo siguiente:

· No conocen métodos técnicos para estructurar sus costos departamentales

· No fijan sus precios en base a variables técnicas, haciéndolo en muchoscasos en base a la competencia.

· No distribuyen en forma técnica los gastos y servicios indirectos como laenergía, el agua, servicios de lavandería.

· No determinan el punto de equilibrio para la toma de decisiones.

· No realizan presupuestos ni planifica sus ventas

· Desconocen el tratamiento de los activos de operación en una empresahostelera (lencería, uniformes, loza, vajilla, cristalería, utensilios de bar, utensilio decocina entre otros).

· Conocimientos de costos estándar, que es la base para la implementación decostos de alimentos y bebidas.

· Falta de capacitación en temas de gestión, costos, marketing etc.

· No existe información ni bibliografía especializada y aplicada a la realidad peruana.

· Entre otros

Este manual recoge en gran parte las inquietudes indicadas en la problemática delsector; expone conceptos básicos de cada uno de los temas con sus respectivos casos y ejemplos. Se pone énfasis en los métodos de sistemas de costeo y seadicionan dos casos de aplicación práctica por cada método propuesto queconllevan a determinar los costos unitarios de los servicios que brinda el hotel(habitaciones, alimentos y bebidas, teléfono, lavandería y otros servicios) y laelaboración del informe de gestión mensual de una empresa hotelera de medianaentidad.

Este manual sobre costos aplicados a hoteles y restaurantes de mediana entidad ,

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pretende constituir un primer aporte básico que hace mención de las diversossistemas de costeo y desarrollo de la información gerencial que requiere laadministración para la toma de decisiones diarias . En tal sentido deseo agradecera los colegas, profesionales y personas comprometidas en la asesorías ycapacitación del sector hagan llegar sus críticas constructivas que conlleven amejorar y enriquecer la presentación de este manual.

Cualquier comunicación:

[email protected]

Lic. Juan Carlos Narro Serrano

Lima - Perú.

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2. La estructura empresarial y costos de un hotel demediana entidad

LA ESTRUCTURA EMPRESARIAL

La industria hotelera presenta algunos factores que diferencial del sector industrialde producción de bienes, por lo que es importante tomar en cuenta para su estructura empresarial.

El factor de más incidencia en la industria hotelera es el mercado de venta de losproductos y/ o servicios del hotel. El hotel se encuentra localizado en un lugar fijodonde acuden los clientes desplazados de su domicilio habitual, sea por motivos denegocios, vacaciones, u otras causas; en cambio el sector industrial puede trasladarsus productos a los lugares de consumos o de venta.

Otro factor es la ocupación. El hotel se diseña en función de la ocupabilidad delestablecimiento, es muy variada en días, meses o temporadas. En tal sentido laestructura empresarial y organizacional es directamente proporcional al tamaño dela misma, así como su participación en le costo y gasto. Esto se visualiza en elorganigrama funcional del personal del hotel.

Organigrama.- Es el diseño gráfico del personal distribuidos por departamentosoperativos y no operativos, que permita aplicar y cumplir de manera eficaz en laprestación de los servicios y también su incidencia den los costos.

Figura 1. Organigrama funcional - Dirección:

Hotel *** (50 – 70 habitaciones)

Figura 2. Organigrama del centro de producción ( archivo en exel)

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Figura 3 . Organigrama de los centros de servicio ( archivo en exel).

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3. Definir los departamentos y centros deproducción y servicios de un hotel

Así mismo es muy importante definir los departamentos y centros de producción yservicios que tiene generalmente tiene un hotel.

Tipos de departamentos.-

· De producción y /o operativos

· No operativos y /o de servicios

De producción y / o Operativos.- Se definen como aquellos que conforman unconjunto de actividades productivas que generan la venta de productos terminadosy / o servicios, y sus correspondientes costos y gastos dentro de los cualespodemos citar los siguientes:

Alojamiento.- Departamento que concentra el conjunto de procesos para laprestación del servicio de alojamiento. Dichos procesos conducen a la a laapropiación de la siguiente estructura:

Ingresos - Nómina (costos de personal) - Otros gastos= Utilidad departamental

Alimentos y bebidas.-Departamento operado que concentra el conjunto de procesospara la producción y venta de comidas y bebidas conduciendo a la generación delas siguientes apropiaciones:

Ingresos - Costo de venta - Nómina (costos de personal) - Otros gastos = Utilidad departamental

Lavandería.- Departamento que desarrolla los procesos de servicio de lavado deropa del huésped e los servicios internos del hotel a través del servicio del lavadode la lencería, mantelería y uniformes del pero personal concentra un conjunto deprocesos. Presentando toda una problemática para la estructura de costos, ya queestos costos se encuentran repartidos en los demás centros operativos del hotel. Laestructura que presenta el departamento es el siguiente:

Ingresos (servicio lavandería al huésped) - Costo de venta - Nómina (costos de personal) - Otros gastos = Utilidad departamental

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Teléfono.- Departamento operado que desarrolla los procesos de servicio decomunicación con los huéspedes, generando la siguiente estructura:

Ingresos (servicio de teléfono al huésped - Costo de venta (servicio llamadas Huésped) - Nómina (costos de personal) - Otros gastos = Utilidad departamental

El consumo de este servicio también es usado por los otros departamentos por lotanto su costo debe figurar en su propia estructura.

Frigobar. – Este centro para efectos de gestión debe figurar en forma independiente,a pesar que el servicio se encuentra del área de alojamiento y/o alimentos ybebidas. Presenta la siguiente estructura:

Ingresos (venta de mercaderías) - Costo de venta de mercaderías - Nómina – de justificarse - Otros gastos = Utilidad departamental

Departamentos menores.- Conjunto de actividades que identifican diferentesprocesos

Los centros de servicio.- Son los denominados departamentos no operados y sedefinen como aquellos que concentran un conjunto de actividades no productivas,pero son aquellos que dan el soporte y apoyo a los centros de producción; sufunción es la de ejercer el control administrativo.

Dentro de los centros de servicio tenemos:

AdministraciónComercial y ventasMantenimiento

Figura: 4

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL BASICA DE LOS CENTROS DE PRODUCCION YSERVICIO.

HOTEL

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4. El costo. importancia y objetivos

1.1 Concepto.

Es la sumatoria de todos los pagos y causaciones (consumos) en que se incurrepara la producción de bienes y/o en la prestación de servicios, independiente de laadministración y venta.

Es un conjunto valorado en dinero de los bienes y servicios necesarios para laproducción que constituye el objeto de la empresa.

Para que exista un costo, es imprescindible la existencia de consumos de bienes yservicios, y que estos consumos se cuantifiquen en unidades monetarias.

Medición en términos monetarios, de la cantidad de recursos usados para algúnpropósito u objetivo.

1.2 Importancia.-

1. Como una herramienta estratégica que permite presentar los resultados de lagestión operacional donde se puedan identificar los puntos débiles y fuertes de lainformación interna de la empresa, para la toma de decisiones cotidianas de la empresa.

2. Dota a la gerencia o administración de una herramienta para la planeación ycontrol de los ingresos y egresos a través de la comparación continua deldesempeño real con lo presupuestado o estimado, que demande accionescorrectivas para la administración.

3. Para analizar las variaciones de la gestión de la empresa por producto y/oservicio, por departamento o global de acuerdo con los objetivos y metas; de talmanera que permita las acciones correctivas para mejorar los resultados.

1.3 Objetivos.-

Podemos mencionar los siguientes:

· Controlar el mismo costo a través de sus variaciones.

· Fijar los precios de los productos.

· Conocer los verdaderos costos de los productos y/ o servicios del hotel.

· Conocer la productividad de la mano de obra.

· Conocer los índices de productividad del negocio.

· Reemplazar, mejorar o eliminar una nueva línea de productos o platos.

· Conocer los márgenes de rentabilidad de los productos.

· Mantener tasas de rendimiento razonable según los objetivos del empresario odueño.

· Corregir las variaciones de los estándares y los planes de la empresa.

· Entre otras.

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2.- CUANTIFICACION DE UN COSTO

Dos dimensiones:

a. Magnitud relativa

Formulación en unidades físicas

b. Magnitud económica

Formulación en unidades monetarias

3.-TIPOS DE CONSUMOS

Dos tipos:

a. Inventariables.- Bienes almacenables y su consumo se origina dentro de aempresa. Ejemplo: materias primas, suministros de limpieza, impresos, etc.

b. No inventariables.- Que se adquiere del exterior y que al no tener capacidadde almacenamiento, su consumo se produce en forma inmediata. Ejemplos: energía,teléfono, lavandería, etc.

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5. Clasificación de los costos de un hotel

Los costos pueden clasificarse de muchas formas en función de los intereses quedesee utilizar cada empresa.

Las clasificaciones más importantes y que tienen relación con la empresa hotelera:

4.1. Por su procedencia.- Se clasifican en costos externos y costos internos:

Costos externos.- Aquellos que se encuentran contabilizados y registrados en lacontabilidad general. Estos bienes y servicios son adquiridos del proveedor.

Ejemplos:

- Compras de materias primas

- Costos de energía eléctrica ,teléfono

- Costos de personal

- Gas, petróleo.

Costos internos.- Son aquellos cuyo cálculos e imputaciones se produceinternamente según la utilización o consumos departamentales.

Ejemplos:

- Consumos de materias primas –cafetería

- Costos de personal de bar

- Suministros de huésped –habitación doble

- Consumo de energía en la discoteca. Etc.

4.2 De acuerdo con su identificación con una actividad, departamento oservicio. – Se clasifican en costos directos y costos indirectos.

Costos directos.- Aquellos que puedan asociarse de una manera sencilla, con un producto, un servicio o un departamento y por lo tanto son plenamenteidentificables con ellos. Estos costos se afectan de manera directa sin recurrir aningún tipo de reparto.

Ejemplos:

- Materia prima -- consumo de A y B

- Suministros de huésped -- habitación doble

- Costo de personal (recepción) -- Alojamiento

- Publicidad -- Departamento comercial

El costo directo puede ser variable o fijo.

Costos indirectos.- Aquellos costos que no pueden atribuirse o identificarse con unproducto o servicio o departamento, haciendo necesario recurrir a criterios dereparto o distribución, existen varios criterios, pero la gran mayoría son muy

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subjetivos.

Ejemplos:

- Personal de limpieza --- se imputan a varios departamento

- Gastos de limpieza --- se imputa a varios departamentos

- Los gastos de energía --- se distribuye en varias áreas

- La depreciación ---se distribuye en varios departamentos del hotel.

Los costos indirectos a su vez pueden ser:

Costos indirectos variables.- Su variación depende directamente de la cantidad dehuéspedes, cubiertos o clientes a tender o servir, y de todos los conceptos queparticipen en la determinación del costo indirecto del servicio.

En producción, los costos indirectos variables son proporcionales a la cantidad deunidades producidas como:

· Materiales, suministros

· Energía

· Depreciación por unidades de producción

· Mano de obra extra

· Combustible

· Servicio de lavandería etc.

Costos indirectos fijos.- Son fijos en cuanto a su valor y concepto, pero no varíanpor el volumen de producción o del servicio. Ejemplos:

· Alquileres

· Seguros

· Honorarios

· Depreciación etc.

4.3 En función del volumen de actividad.-En:

1.- Costos variables y 2.- Costos fijos

1.- Costos variables.-

Son aquellos que varían al producirse variaciones en el nivel de actividad de laempresa.

Son aquellos que muestran variaciones en el nivel de actividad de la empresa y loshace en forma proporcional a los cambios.

Ejemplos:

RESTAURANTE HOTEL CONFECCIONESMercaderías

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Mercaderías

-Bebidas gaseosas

- Snacks

Comestibles

- Carnes

- Abarrotes

Licores

- Vino

- Pisco

- Ron

Suministros de

Huésped

Aseo

Servicios de lavandería

Teléfono huésped

Comisiones de venta

Telas

Encajes

Cierres

Botones

Etiquetas

Los costos variables se pueden subdividirse:

a) Costos variables proporcionales.- Aquellas que si se incrementa o disminuye el volumen de actividad, estos costos también varían en la mismaproporción. Ejemplos:

-Materias primas: Alimentos, bebidas

-Suministros: Jabones, papel higiénico.

b) Costos variables progresivos.- Son los que ante un aumento o disminucióndel volumen de producción aumenta o disminuye más proporcionalmente que éste.Ejemplo el costo de una hora laboral extra. Es más cara que una hora normal.

2.- Costos fijos.- Pueden definirse como aquellos que no se alteran al modificarseel nivel de producción, es decir se mantienen relativamente constantes sin afectarleslas variaciones que puedan tener los productos o servicios obtenidos por la empresa.

Son costos que por lo general no se alteran o se modifican por el nivel deproducción o venta.

Ejemplos:

Fijos Semifijos /semivariablesSueldos

Amortización

Tributos municipales

Mantenimiento equipos de computo

Seguros

Honorarios

Gastos financieros

Alquileres

Material de limpieza

Servicio de energía

Servicio de teléfono

Agua

Impresos

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Si consideramos niveles diferentes de producción, aparecen los costos semifijos, que serían aquellos que sufren variaciones a pesar de un límite a otro,manteniéndose constantes hasta alcanzar la siguiente cota de producción

También puede modificarse la estructura de costos fijos de una empresa pormotivos ajenos al volumen de producción, por ejemplo el efecto de la inflación.

Dentro de los costos fijos también se pueden distinguir los siguientes costos:

a) Costos fijos directos.- Son los que pueden asociarse de tal forma con elproducto o servicio o departamento, que si alguno de éstos desapareciera tal costo despareciera con él. Por ejemplo el costo de la depreciación de las cámarasfrigoríficas del restaurante de un hotel, dejaría de existir tal costo al desaparecerel área del restaurante.

b) Costos fijos indirectos.- Aquellos que son comunes a dos o más productos,servicios o departamentos, de tal forma que desapareciera uno de ellos nodesaparecería el costo. Ejemplo el costo del personal técnico es considerado fijo, enel caso que desapareciera el restaurante según el caso anterior el costo de serviciotécnico no desaparecería por que atendería las otras áreas del hotel.

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6. Elementos de los costos

ELEMENTOS DE LOS COSTOS

La competitividad exige que la estructura empresarial y costos dependandirectamente del volumen de ocupación y de aspectos como:

· Temporadas vacacionales, fechas festivas, fines de semana etc.

· Localización y

· Complemento de marketing

Las políticas del manejo operacional como el control de costos son deresponsabilidad de la gerencia general y de operaciones, de acuerdo a lospresupuestos de ocupación del periodo, diseñando el efecto de cada elemento delcosto.

Los elementos de costos de una empresa de hospedaje son:

1.- Materias primas, suministros y materiales

2.- mano de obra (directa e indirecta)

3.- Costos indirectos del servicio

1.- Materias primas, suministros y materiales. -

Principal elemento, valor que en un producto, lo conforma la mayor parte del costode las áreas de alimentos y bebidas.

Su requerimiento se efectúa en función de la ocupabilidad de los huéspedes y/ocomensales y de acuerdo a la carta que esta oferte.

a. - La materia prima.- Elemento que forma parte del producto.

- Perecederos : Carnes, aves, pecados y mariscos

-Semi - perecederos : Frutas, verduras, hortalizas

-No perecederos : Abarrotes, vinos, licores

b.- Suministros.- Bienes materiales que sirven de complemento para brindar unservicio (alojamiento, lavandería, a y b, entre otros)

- Suministros de huésped : Jabón, papel higiénico,

- Suministros de limpieza : Detergentes, ambientadores

- Formatos y papelería : Formatos, útiles de escritorio

c.- Materiales diversos.- Bienes que participan en la producción de bienes y servicios de los diversos departamentos operativos, ejemplos:

- Repuestos, combustible, gas entre otros.

En los establecimientos hoteleros la departamentalización del servicio a prestar,determina la naturaleza de la materia prima, suministros y materiales a utilizar

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según el departamento de servicio.

2.- Mano de obra.-

En cualquier empresa y en particular en una empresa de servicios el recurso humanoes el elemento más importante de la gestión y de la prestación del servicio, puespor mayor avance científico o tecnológico en un establecimiento hotelero serequiere de una persona que efectué, supervise y controle la operación, causandoasí un costo de mano de obra.

El promedio de ocupación anual determina el requerimiento de la planilla fija oestable, para evitar los sobre costos y tiempo.

Existen estándares de requerimiento de personal que está en función del númerode habitaciones del hotel.

Europa EEUU Japón Perú

1 empleado

Por cada

habitación

1.5 empleados

por cada

habitación

1.5empleados

por cada

habitación

No hay estudios Pero se estima enhoteles de 4 y 5 estrellas es de 2personas x habitación

Fuente: Revista AHORA. Julio del 2001

Además de los estándares, de acuerdo al producto a elaborar o servicio a prestar seestablecen los tiempos y movimientos mínimos como base para determinar eltrabajo en una hora, día, o el número de habitaciones por arreglar o el númeromesas por atender.

Para establecer la proyección de necesidad de mano de obra en un hotel de Xcantidad de habitaciones, se debe tener en cuenta el área de pisos, cantidad decamas, servicios adicionales, pues inciden directamente en el tiempo del arreglo deuna habitación.

Por ejemplo tomando como promedio de 20 minutos el arreglo de una habitacióndoble, se puede proyectar:

· Cuantas habitaciones arregla en un día una camarera.

· Cuantas camareras se necesitan en un hotel de X número de habitaciones.

· Según el presupuesto de ocupación, cuál será la mano de obra a contratar.

Según el grado de participación en el manejo del producto o servicio la mano deobra puede ser:

a) Mano de obra directa.- Los que intervienen directamente en el proceso deproducción o servicio. Por ello es muy importante definir el organigrama funcionaldel hotel donde se pueda identificar fácilmente el personal directo. Ejemplos:

La camarera, el recepcionista, el chef, el barman, el mesero etc.

La mano de obra directa debe ser variable, ya que pueda cambiar por eventos de laproducción o servicio, como incremento de la producción, temporada alta o baja.

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b) Mano de obra indirecta.- Se conforma por el personal de oficinasadministrativas y dirección, que no participan o no intervienen en forma directa enel proceso productivo o servicio. Ejemplos:

Mantenimiento, administración, compras etc.

3.- Costos indirectos de producción o del servicio – CIS. -

El tercer elemento está conformado por todos los gastos y servicios que no estánen los dos elementos anteriores, como por ejemplo el servicio de agua, energía,arriendo del local, servicios de reparaciones etc. Estos elementos también sonnecesarios para la producción o para la prestación del servicio.

Estos elementos para su distribución e identificación en los departamentosoperativos y / o servicios requieren de algunos métodos de reparto. Como porejemplo la energía en función (Kw) determinado por el consumo de los focos y delos equipos que utilizan energía eléctrica por habitación, los gastos de licencia y ladepreciación en función de los metros cuadrados de construcción del hotel, elconsumo de teléfono por ejemplo en función de las ventas, etc.

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7. Registro de los costos

La contabilidad general o financiera es la base de información para unacontabilidad de costos o contabilidad gerencial. En tal sentido podemos citar tresformas de registrar los costos de hoteles:

1.- Contabilidad – costos integrados.- El primer paso es la sistematización quemediante un programa integrado (FIDELIO) u otros programas, pueda registrar todas las transacciones, de todas las áreas generando información y resultadosinmediatos como los siguientes:

Estados financieros

Estados de costos departamentales

Presupuestos

Informes gerenciales etc.

Generalmente hoteles que justifiquen su costo de inversión (hoteles de 4 y 5estrellas de gran envergadura.

2.- Costos independientes.- Independiente de la contabilidad y / osistematización, se generan módulos o paquetes independientes de los diferentesdepartamentos, de tal manera que se produzca y genera informes oportunos,razonable y ágiles en la toma de decisiones diarias de la empresa.

Es una alternativa muy razonable de contar con información gerencial o de costos,pero lo recomendable en el futuro es que el hotel tenga un área o un departamentode costos.

El curso propuesto propone esta alternativa.

3.- Departamento de costos.- Dependiendo del volumen de operaciones, por lacantidad de habitaciones disponibles del establecimiento hotelero, el área de costosse diseña con todos los funcionarios y departamentos que requiere

Dicha estructura de costos.

Dentro del sistema de contabilidad en operación, se debe implantar el sistema decostos -hotelero, por lo que se requiere que el contador o controlar conozca decontabilidad de costos de hoteles; y su implementación debe iniciarse con lacreación de un plan de cuentas hotelero, diseñar los controles internos así como ladeterminación de la información gerencial y contable .

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8. Diagramas funcionales de los centros de ingresosy costos

Para implementar una estructura de ingresos y costos de un hotel es importanteidentificar claramente que elementos del costo participan de manera directa encada uno de los departamentos operativos y/o de servicios del hotel.

La administración del hotel debe establecer cuales son sus departamentosoperativos que generan ingresos. Por ejemplo un hotel puede tener habitaciones yuna cafetería y como áreas de servicio el departamento de administración encambio otros establecimientos pueden tener más departamentos operativos(restaurante, bar, discoteca, eventos) y como centros de servicio el departamentocomercial, administración, mantenimiento.

Los esquemas básicos de los centros de ingresos y costos del hotel:

1.- Figura 5. Esquema general de ingreso- costo-gasto

2.- Figura 6. Esquema del centro de costos de un hotel.

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9. Esquemas de los centros de costosdepartamentales básicos

· Figura 7. Centro de costos directos de alojamiento.

· Figura 8. Centro de costos directos de A y B.

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· Figura 9 .Centro de costos directos de teléfono.

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· Figura 10. Centro de costos directos de lavandería.

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· Figura 11. Centro de costos indirectos (administración, comercial,mantenimiento).

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10. La depreciación y tratamiento de los activos deoperación

1. –CONCEPTOS BÁSICOS

Activos fijos.-

Es un bien tangible que son propiedad de la empresa pero que no es objeto deventa. Es una unidad que paulatinamente pierde su valor a lo largo de su vida útil; lacompañía utiliza los bienes de activo fijo para producir bienes y servicios; estaacción conlleva a su desgaste, deterioro, u obsolescencia.

Son inversiones de largo plazo, esta inversión es cargada al gasto o costo a travésde su depreciación que se registra en los libros de contabilidad y lo va depreciandoa medida que va pasando el tiempo.

Principales cuentas que constituyen el activo fijo:

- Edificios, muebles, equipos, maquinarias, vehículos, terrenos, etc.

Depreciación. -

La depreciación es la disminución del valor de un activo fijo por efecto del paso deltiempo. Casi todos los activos fijos con la excepción de los terrenos merman el valorpor diferentes causas, que son también causas de la depreciación y estas puedenser de tres clases:

Depreciación Física.-Son producidas en los activos fijos por desgaste de losmateriales con los cuales están hechas y por consecuencia necesitando másmantenimiento.

Ejemplos:

- Televisores

- Equipos de lavandería

- Mobiliario

Depreciación Accidental:Son producidas en situaciones inesperadas o accidentalespero para ellas en muchas fábricas y empresas se han previsto este tipo decontingencias y utilizan un seguro contra accidentes. Cuando se presentasúbitamente sin necesidad de ser accidentales debido al deterioro o desgaste sedeberá llevar directamente al estado de ganancias y pérdidas ya que no es un costoocurrido en un tiempo específico.

Ejemplos:

- Calderos

- Vehículos

Depreciación Funcional:Lo sufren los activos cuando no son capaces de cumplir conlos requerimientos de la demanda o cuando ya no se necesitan porque se hadecidido no producir determinado producto. La perdida de valor que habrá entre elprecio pagado originalmente y el valor de salvamento, es una depreciación funcional.

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Ejemplos:

- Software: Infotel, Interhotel

- Equipos de computo , scaner

Activos Intangibles.-

Son aquellos constituidos por partidas no físicas y su valor se limita a los derechos y beneficios que se espera de ellos, aquí pertenece el capital y dentro de lassiguientes categorías: crédito mercantil o plusvalía, las marcas de fábrica, el Know-How (conocimientos adquiridos), las patentes, etc.

Generalmente los activos intangibles generalmente se amortizan, es decir serecuperan con el tiempo (generalmente en 10 años).

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11. Métodos de depreciación

1.- Depreciación en la Línea Recta.-

Al determinarse por porciones iguales del costo de adquisición, localizadas en losperiodos que conforman la vida útil del activo se le puede denominar como elmétodo de línea recta. Es el método más conocido y el más aplicado y aceptado porlas normas tributarias según tabla de depreciación.

Depreciación anual = Costo de adquisición / Vida estimada

Ejemplo: 1

Supongamos que el costo de adquisición de un equipo de sonido es de US $

206.66 y su vida estimada es de10 años, la depreciación anual calculada es de

20.66 (aprox.)

Desarrollo:

Años

Vida

Estimada

Depreciación Anual

(Apropiación)

Gastos

Balance

Depreciación

Acumulada

Costo de adquisición

por

depreciar 206.61 20.66 20.66 185.942 20.66 41.32 165.283 20.66 61.98 144.624 20.66 82.64 123.965 20.66 103.3 103.36 20.66 123.96 82.647 20.66 144.62 61.988 20.66 165.28 41.329 20.66 185.94 20.661 0 20.66 206.6 - - - - - - -

2.- Depreciación por unidades de producción.-

Este método mide la utilización del activo que se condiciona a las unidades deproducción (para maquinaria y equipo) que es capaz de ejecutar en su vidaestimada, dando como resultado asignaciones variables en cada periodo. Para talefecto se debe calcular la capacidad de producción de la maquina que reemplaza lavida estimada en determinado periodo, este método se utiliza para depreciarvehículos en el que el kilometraje es parámetro de medición, tal como se muestra enel siguiente ejemplo:

Ejemplo:

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Se compra un vehículo marca Toyota, cuyo costo de adquisición es de US $ 39.500traducidos en soles S/94.010 (cambio del día S/2.38) cero kilómetros pero sukilometraje de vida estimada es de 180,0000 kilómetros. Calcule el valor de ladepreciación por kilómetro.

Valor de depreciación = 94.010

Kilómetro = 180,000

Factor = 0.52

Este cálculo nos indica que al vehículo se le apropian 0.52 de depreciaciónpor kilómetro recorrido.

Cálculo de la depreciación del primer año, si el vehículo marco en el primer año30.782 kilómetros.

Valor de depreciación

Por kilómetro

0.52

Kilómetros recorridos

30,782

Depreciación

Primer año

16,007

Las ventajas de este método es que es más realista y se adapta a la naturaleza delactivo ya que se mide la depreciación en función al rendimiento o capacidad deproducción, pero tiene las siguientes limitaciones:

- No se puede aplicar en la totalidad de activos fijos

- No se puede preestablecer las asignaciones por periodos sino hasta queconozca la producción real

- Se deja de apreciar el activo hasta cuando el acumulado de unidades deproducción real sea igual al estimado inicialmente como base del cálculo del valor dedepreciación por unidad de depreciación.

3.- Depreciación Base Suma – Dígitos:

Se le conoce como depreciación acelerada ya que tienden a causar mayordepreciación en los primeros años el activo ofrece mayor eficiencia mientras que enlos últimos años debe de ser menor ya que el activo no es tan eficiente y requiere demayores gastos de mantenimiento, este método nos proporciona un efectocombinado.

¿Cómo se aplica este método?

El costo de adquisición se multiplica por el coeficiente que hace que la depreciaciónsea mayor en los primeros años. Este coeficiente resulta de tomar los dígitos quecomponen la vida estimada del activo y sumarlos, siendo este dato el denominadorde la fracción y el numerador se adjudica el orden inverso del año respectivo adepreciar. Por ejemplo:

Se compra un vehículo marca Toyota cuyo costo de adquisición es de US $ 39.500,traducidos en soles S/94.010(cambio del día S/2.38) vida estimada es de 5 años.Calculo del coeficiente para cada periodo es:

Suma de dígitos = 1+2+3+4+5

3 0




= 15

Año Fracción Coeficiente1 5 / 1 5 0.33332 4 / 1 5 0.26663 3 / 1 5 0.24 2 / 1 5 0.13335 1 / 1 5 0.0666 0.9998

Calculo de depreciación para cada periodo:

Año CoeficienteCosto de

adquisición

Depreciación

Anual1 0.3333 94.010 31333.52 0.2666 94.010 25063.13 0.2 94.010 188024 0.1333 94.010 12531.55 0.0668(aprox) 94.010 6279.9 1 94010

Tomando el dato de depreciación anual se determina el comportamiento respecto alcosto de adquisición:

3 1




12. Tratamiento de los activos de operación

3.1 Conceptualización de los activos de operación.-

Estos activos representan ciertas particularidades de carácter conceptual quecondicionan los registros contables, diferentes a los activos fijos. Estos activos seadquieren para que sean utilizados como soporte de las operaciones normales dealojamiento y alimentos- bebidas, tanto así que se identifican como parte integraldel servicio lo que es diferente a que se adquieran como la intención de servendidos.

Los recursos que pertenecen a este tipo de activos deben ajustarse al siguiente

comportamiento:

- Se adquieren con la intención de que conformen soporte de las operacionesnormales (función del activo).

- Que el tiempo de pertenencia es mantener dicho recurso en determinadaforma sea mayor a una año(esencia del activo), pero la gran mayoría de estosrecursos que presentan una vida útil menor a un año, además de presentarcaracterísticas de recursos agotables a estos no se le puede aplicarlos métodosconvencionalmente de depreciación. activos utilizados en hotelería.

3. 2 Tratamiento de activos de operación.-

Estos activos son parte de planta – propiedad – equipo, no se consideran comoinventario ya que las salidas de almacén de estos elementos no se puedenconsiderar como gasto, por que se mantienen en la operación por un cierto periodo.Se consideran a una cuenta de diferidos (activos de operación). Es decir suagotamiento o gasto es de acuerdo a su vida útil (6 meses, 8 meses según el activode operación.

3.2.1 Clasificación de activos de operación.-

Se clasifican considerando la utilización para cada departamento operativo.

Activo Habitaciones A y B Teléfono Lavandería Mantenim.Cristalería X Loza X Cubertería X Lencería Mantelería X X Utensilios de cocina X Utensilios de bar X Uniformes

De personal X X X X X

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A cada tipo de activo le corresponde un departamento operado específico, excepto“uniformes” que es utilizado por todos incluyendo el departamento demantenimiento, esto es importante ya que facilita la medición de la causacion.

3.2.2.- Como se mide una causación (el gasto ).-

Se utiliza una metodología que combine los conceptos de “depreciación” y“amortización” ya que se concluyen las siguientes particularidades en el tratamientode estos activos:

- Se consideran como planta – propiedad y equipo pero no se desprecian comotales.

- Pueden figurar en las cuantas de activo diferido “como retiro deoperación”Para luego convertirse en gasto.

- De acuerdo a su naturaleza y propensión al deterioro, estos activos,específicamente lencería, mantelería, uniformes y cierta cristalería, identifican unavida útil menor de un año, presentando características de recursos “agotables”.

- Estos activos se conforman por cientos o miles de piezas diferentes tamañosy capacidades, lo que hace imposible una identificación contable para la aplicaciónde los métodos de depreciación (calculo de la depreciación acumulada para cada uno)

- No solo son numerosos, sino propensos a la rotura y hurto lo que condicionaque el tratamiento contable debe reflejar dichas perdidas sin la necesidad demantener un estricto control o contabilización de cada uno, lo que es inoperante porel esfuerzo administrativo que implica.

3.2.3.- Medición de acusación a cada departamento.-

Una de las metodologías que se puede utilizar para la medición de la acusación (gasto) de cada departamento debe ser proporcional a un parámetro de actividadque condicione la utilización de estos activos y que a la vez estimule su deterioro.

Existen algunos tratamientos o métodos para calcular la amortización de estosactivos, uno de ellos está en función de los índices.

a) En función de coeficientes” .- Esto se identifica con el nivel de venta de losdepartamentos y la utilización del activo se presenta a través de un coeficiente quese aplica al parámetro mencionado para así calcular la depreciación. Se hanestablecido estándares de acuerdo a estudios realizados, que citamos a continuación:

AcusaciónCoeficiente

(%) ventasParámetros

Lencería 1.65 Habitaciones Loza 1.56 Alimentos Cristalería 1.56 A/B Cubertería 0.95 Alimentos Mantelería 0.79 A/B Utensilios de cocina 0.95 Alimentos Utensilios de bar 0.95 Bebidas

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Estos coeficientes varían en cada caso particular según el tipo de cadaestablecimiento que se este operando. En tal sentido cada establecimiento debería determinar y ajustar sus propios índices, en función de sus propias estadísticas.

Ejemplo de como hallar la causación (gasto).

Cristalería:

Si las ventas de A/B en el mes fueron de US $ 22.500 el cálculo sería:

Ventas de A/B. Coeficiente = causación o gasto

US $22.500 * 0.0156 = US $ 351

Esta cifra representa la utilización, pérdida, rotura de este activo, esta causación serefleja como gasto en el estado de resultados (ganancias y pérdidas).

b) Para el caso de los uniformes.- En este caso, es distinto ya que la vida útil delos uniformes depende de la calidad del material, el tratamiento y uso que se le de.Para facilitar el tratamiento existen varios criterios que se aplica a los tipos deuniformes son en función del su vida útil : 4, 6, 8, ó 12 meses.

Definida la vida útil se realiza el siguiente proceso:

1) Información de las compra de Uniformes:

2) Cálculo de la Causación (gasto) y apropiación departamental:

Saldo Inicial Uniformes + Compras durante el mes = Disponible

./. La vida útil / Causación (gasto)

Para comprender esta operación se plantea el siguiente ejemplo de los activos deoperación (uniformes):

Saldo inicial uniformes : S/. 5,200

+Registro compras durante período : 781

Vida útil : 6 meses

Act. De operación : Saldo inicial 5,200

+ Compras 781

= Disponible 5,981

. /. Vida útil 6

= Causación (gasto mes) 996.83

La apropiación departamental se determina de acuerdo al número de empleados queel hotel mantenga en cada área.

3.2.4 Inventario físico.-

Se procede a contar todo lo que se mantiene en almacén no propenso al deterioro ylo que se está utilizando normalmente.

a) Para el caso cristalería, cubertería y loza:

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a) Para el caso cristalería, cubertería y loza:

- Reunir todos los elementos en un área determinada clasificando por tipo deactivo.

- Disponer del número adecuado de personas que puedan realizar el conteo enpocas horas.

- Realizar el inventario en horas “muertas” es decir, cuando no se ofrezca elservicio, ni se presente alguna actividad. Se dificulta cuando la operación de “room -service” es de cierto tamaño obligando a suspender el servicio, a las 9 p.m. para asípoder recolectar los activos que se ha despachado a las habitaciones.

b) Utensilios de cocina y bar.-

- Aquí es más favorable ya que se encuentran más concentrados en ciertasáreas, son menos numerosos pero muy diversos.

c) Lencería que está en operación

- Elementos que se encuentran en las estaciones de ropería de cadaSupervisora de Piso.

- Lencería que se encuentra en Lavandería.

- En habitaciones que se toma como base de cuantificación el número decamas.

Nota: Los inventarios periódicos se deben practicar por lo menos en formasemestral, con la finalidad de determinar las cantidades y valores reales que van adarse de baja, o que han sido sustraídos, rotos, perdidos etc. Estos montos o valoresde conciliarse con los cálculos en función de los índices; de tal manera que puedandeterminarse índices más razonables según la operatividad de cada empresa.

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13. Casuística de la empresa hotelera

1- .Saldo de Activos de operación al 01 de julio:

Activo Saldo US $

Cristalería 7,000

Loza 6,000

Cubertería 13.000

Lencería 8,000

Mantelería 3,000

Utensilios Cocina 2,500

Utensilios de bar 1,500

Uniformes 6,500

Total act. operación 47,500

2. - Compras durante el período:

Considerando el movimiento del comprobante de Compras del mes de julio.

Reposición mes Movimiento compras

Cristalería 2,000

Loza 900

Cubertería 500

Lencería 400

Mantelería 200

Uniformes 1,000

Total Reposición 5,000

3.- Cálculo de la causación (gasto) y apropiación departamental

En primer lugar, se efectúan las operaciones respectivas tomando la información de ventas delComprobante y los coeficientes del cuadro.

Departamento Ventas US $

a) Habitaciones 205.900

b) Alimentos 81.407

c) Bebidas 52.343

· Causación - Lencería:

Venta habitaciones por coeficiente = Causación (gasto)

205,900 x 0,0165 = 3,398 aprox.

· Causación - Loza:

Venta alimentos por coeficiente = Causación

81,407 x 0,0156 = 1,630

· Causación - Cristalería:

Venta alimentos y bebidas por coeficiente = Causación

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52,343 x 0,0156 = 816

· Causación - mantelería:

Venta alimentos y bebidas por coeficiente = Causación

81,407 x 0,0079 = 643

· Causación - cubertería:

Venta de alimentos por coeficiente = Causación

81,407 x 0,0095 = 773

· Causación - utensilios cocina:

Venta de alimentos por coeficiente = Causación

81,407 x 0,0095 = 773

· Causación - utensilios bar:

Venta bebidas por coeficiente = Causación

52,343 x 0,0095 = 497

· Causación uniformes:

Saldo inicial = 6,500

+ Compras = 1,000

7,500

Vida útil = 6 meses

Causación ( gasto ) mes US$ 1,250

Diario = US $ 41.66

Cuadro de distribución % de los uniformes:

Departamento Porcentaje(número de empleados)Apropiación

Uniformes

Habitaciones 25% 312.50

Alimentos – Bebidas 43% 537.50

Teléfono 3% 37.50

Lavandería 15% 187.50

Mantenimiento 10% 125.00

Administración 4% 50.00

Total 100% 1,250.00

4. Cálculo del movimiento de cierre de la cuenta de causación (gasto) del mes:

LENCERÍA LOZA CRISTAL MANTEL CUBIERT COCINA UTEN.BAR

UNIFORMESxxxxxxx

3,398 1,630 816 643 773 773 497 1,250

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5.- Finalmente de efectuarse el inventario físico semestral de los activos operación, a fin de ajustar los verdaderos gastos de amortización de los activos y logrando tener índices de depreciación másrazonables del propio negocio.

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14. Los departamentos de servicio de un hotelcompras y almacén

INTRODUCCIÓN

El hotel para programar el normal funcionamiento de las áreas de alimentos ybebidas (restaurante, cafetería, bar, eventos), lo efectuará en primer lugar enrelación a la ocupabilidad del hotel, tipo de huéspedes, localización y la estrategiade marketing que desarrolle.

Las áreas de alimentos y bebidas, para su desarrollo diario, necesita comprar a susproveedores. Almacenar los insumos, transformar la materia prima en productos yvender a sus clientes.

La actividad del restaurante, cocina, y bar; sería imposible su operatividad si noexistiera los departamentos de compras y almacén.

El servicio de Almacén presenta cierta dificultad tanto organizativa como funcionalporque en él se producen constantes movimientos de mercancías de todo tipo,cuyas entradas y salidas han de tener un correcto tratamiento administrativo ycontable.

El almacén central, no solo atiende al departamento de alimentos y bebidas; si noque provee a todos los demás departamentos del hotel (alojamiento,mantenimiento, oficinas administrativas etc.

En la organización del almacén requiere de las siguientes condiciones básicas:

- Instalaciones adecuadas

- Adecuado control interno

- Arreglos y cuidados de las mercancías

- Coordinación con todos los departamentos afectados

- Sistematización de los instrumentos contables y de control. Recomendable para hoteles de 3, 4 o 5 estrellas.

- Análisis y control de la gestión de stock,

Recomendable mediante un ordenador.

Figura del organigrama funcional de línea de personal del área de compras yalmacén.

Jefe de alimentos

Jefe de marketing

Jefe de compras

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Y Bebidas Encargado de almacén

Alimentos y bebidas

- Chef

- Barman

El requerimiento de materia prima, suministros y materiales estará dado enfunción de la ocupabilidad y el plan de ventas que diseñe el hotel.

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15. Gestión de stocks. Análisis y control

Los procesos básicos son:

a) Recepción, verificación, inspección de las mercancías

b) Registros documentales básicos

- Control y registro higiénico sanitario

- Facturas

- Comandas

- Hojas de pedido cocina, cafetería y bar

- Vales de transferencias

- kardex de almacén

- Reportes diarios

c) Control de inventarios

- Inventarios periódico y perpetuo

- Valoración y control de stocks

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16. Control de inventarios

a).- Inventario periódico.- Es un control periódico físico, que consiste en un conteodetallado de las mercancías tanto del almacén como de las otras áreas (cocina,cafetería y bar). Este tipo de inventario se debe efectuar en forma obligatoria por lomenos cada fin de mes.

Organigrama del circuito de inventarios mensuales y resultados de gestión:

ALMACEN ADMINISTRADOR

PROCESO PARA REALIZAR EL CIERRE Y ANÁLISIS DE RESULTADOS

Impreso Inventario FísicoComprobación físicade las existencias realesOpción de Cuadre deAlmacénImprimir Inventario Final· Entran datos del siguiente mes Recomenzar los procesos diarios

1. Impreso InventarioFísico

2. Comprobación físicade las existencias reales

3. Obtener ConsumoNeto

4. Imprimir InventarioFinal

LISTADOSExtracto de ComprasExtracto de Salidas del Mes a :

NECESARIOS

Cocina

Bar

Restaurante

Otros

Esquema para determinar un inventario periódico y su relación con los inventariosperpetuos.

Inventario periódico Inventario perpetuo

Inventario inicial

+ Compras

= Existencias disponibles

- Inventario final *

- Inventario final de carnes

= Costo bruto de materia prima

Inventario inicial

+ Compras

= Existencia disponible

- Salidas de almacén

(salidas a cocina, caf. y bar)

= Inventario final

+ - Diferencias de inventarios

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= Inventario final *

b).-Inventario perpetuo.- Los inventarios son registros permanentes de lasmercancías, con la finalidad de resguardar la materia prima, evitar pérdidas osustracciones.

Los grupos de materias primas que requieren de un control perpetuo, mediante unordenador, tarjetas de inventarios, bin - card o kardex de almacén.

Inventarios físicos Grupos de inventarios perpetuos

Inventario diario CAP Carnes, pescados ,aves

Inventario mensualAEL Abarrotes( enlatados, conservas

Licores

Inventario diarioCB Cervezas

Bebidas

El grupo de LFV el grupo de lácteos, frutas, verduras, no requieren de inventariosperpetuos.

Valuación de las salidas de almacén. -

Consiste en la forma o procedimiento de cómo los productos o insumos se utilizanen la producción así como su valoración.

Los sistemas de valuación de inventarios más comunes son:

1. Sistema FIFO (Primeras Entradas Primeras Salidas)

2. Sistema LIFO (Ultimas Entradas Primeras Salidas)

3. Sistema PPP (Precio Promedio Ponderado)

1. Primeras entradas -primeras salidas (PEPS-FIFO).-

Este método consiste en que los productos que primero ingresas al almacén, sonlos primeros productos que se usan en la producción.

Para el negocio de comidas es muy importante desde el punto de gestión .Es decirtomar en cuenta para el manejo de las salidas de los productos ya que se tratan de productos perecibles en su gran mayoría.

2. Ultimas entradas - primeras salidas (IEDS-LIFO).-

Este método consiste en que loas mercancías ultimas que se adquirieron son lasprimeras que salen. Esté puede funcionar algunas empresas donde los productos nose puedan malograr o perder su valor por efecto de la obsolescencia. Ejemploempresas de producción de joyas,

3. Precio promedio ponderado (PPP).-

Este método perpetuo de control más usado y mas común por la empresa y consisteen que los productos para su consumo o venta deben de tener un valor monetariouniforme. Su implementación consiste en tomar los siguientes aspectos:

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· Los costos de las distintas entradas se promedian para obtener un único costoen almacén aplicable a todas las salidas o consumos.

· Los promedios se modifican cada vez que hayan compras cuyo costo seadiferente al promedio vigente.

· Las existencias finales quedan valorados al último costo promedio.

· Consumos de stock

· Para efectos de gestión se debe hacer una combinación .Tomar en cuenta elmétodo FIFO para el control, físico; pero para su valoración usar el métodopromedio.

Figura . 12.- Grafico del control perpetuo de inventario de alimentos y bebidas.

Fig. 13 Flujograma interdepartamental del almacén

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17. Hoja de pedido. Recepción, cocina y bar

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18. Control diario del bar de un hotel

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19. Desarrollo de ejemplo. Método direct-costing

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20. Conciliacion al final del periodo y determinacióndel costo bruto

Se debe definir los siguientes procesos:

1) Determinar el saldo de inventario de cada tarjeta

2) Efectuar el inventario físico de las existencias de almacén

3) Ajustes de inventarios por faltantes o sobrantes

4) Calcular el costo bruto de alimentos y bebida

Ejercicios de aplicación:

Determinación del costo bruto ( GRUPO CAP CARNES, AVES PESCADOS).

El hotel Modelo de acuerdo al inventario mensual del “almacén de carnes” al 01 denoviembre se disponía de S/.800 y en el área de cocina se encontró S/. 120.

Al 30 de noviembre según tarjeta de inventario de carnes el saldo fue de S/. 560. Alhacer el inventario físico del almacén se detectó un sobrante de S/.40. Elinventario físico de cocina al 30 de noviembre es de S/. 200.

Las compras de este grupo de carnes según reporte diario de ingresos de almacénen total fue de S/. 2,700.

Con esta información se solicita determinar el costo bruto del grupo CAP para elmes de noviembre.

Concepto Monto

Inventario inicial 800

+ Entradas al almacén 2,700

- Inventario final de almacén 520 (560-40)

= Sub - total 2,980

- Diferencias de inv. Diario de cocina. 80 (120 – 180)

= Costo bruto 2,900

- Ajuste de inventario 40

= Costo bruto (registro) 2,860

En el caso de no considerar sobrante, tendríamos:

Concepto Monto

Inventario inicial 800

+ Entradas al almacén 2,700

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- Inventario final de almacén 560 (560-00)

= Sub - total 2,940

- Diferencias de inv. Diario de cocina 80 120 – 180)

= Costo bruto 2,860

Notas importantes:

1. De la misma forma se calcula el costo bruto para cada grupo de CB - cervezasy bebidas

2. Para ele grupo AEL- abarrotes, enlatados, conservas, licores, es el mismocosto bruto anterior, sin considerar la diferencia de inventarios diarios.

3. Para el grupo de verduras, frutas, hortalizas, lácteos. Las entradas al almacénpor compras, es le mismo costo bruto, no es necesario aplicar diferencias deinventario.

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